Báo cáo thực tập Công tác quản lý văn bản đi ở Văn phòng Huyện ủy Sóc Sơn

LỜI NÓI ĐẦU Công tác văn thư là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân. Thông tin là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản lý Nhà nước, thông tin được lưu giữ bằng nhiều hình thức như: truyền miệng, khắc trên phiến đá, gỗ,... để phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày và truyền kinh nghiệm cho các thế hệ sau. Hoạt động quản lý Nhà nước bằng thông tin trước kia được hiểu theo khái niệm nôm na là một công việc mang tính chung chung là công việc sổ sách, giấy tờ. Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển và từng bước chiếm vị trí quan trọng trong xã hội và công việc sổ sách, giấy tờ cũng được hiểu cụ thể hơn bằng cái tên mới là công tác văn thư. Công tác văn thư ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình trong hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng. Cũng là một bộ phận quan trọng trong hoạt động văn phòng, bao gồm những công việc như sau: xây dựng văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu. Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu và chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước. Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Qua thời gian 16 tuần thực tập (từ ngày 19/4 đến ngày 06/8/2010 ) tại Văn phòng Huyện ủy Sóc Sơn (Hà Nội) được sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn và tạo điều kiện để tôi có thêm kinh nghiệm thâm nhập thực tế công việc, củng cố thêm phần kiến thức vẫn còn thiếu và nâng cao trình độ. Vận dụng lý luận, kiến thức đã học tại trường mà thầy cô đã trang bị vào thực tiễn và rèn luyện kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ để có thêm kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ cho công việc hiện tại của bản thân. Theo kế hoạch của Nhà trường, khoa Văn thư – Lưu trữ cùng sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ Văn phòng Huyện uỷ Sóc Sơn nơi tôi thực tập. Đặc biệt là bác Phạm Thị Thu – Cán bộ văn thư Huyện ủy, tôi đã có 16 tuần tìm hiểu kỹ hơn về nội dung công tác nghiệp vụ văn thư ở Văn phòng Huyện ủy Sóc Sơn. Trong nghiệp vụ văn thư gồm có: xây dựng và ban hành văn bản; quản lý giải quyết văn bản đi – đến; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ cơ quan. Với bài báo cáo của mình, tôi xin được trình bày cụ thể một trong những nội dung nghiệp vụ văn thư trên là Công tác quản lý văn bản đi của cơ quan. Lý do tôi chọn chuyên đề này vì tôi thấy đây là một chuyên đề hay và thú vị. Văn bản đi là những văn bản do chính cơ quan soạn thảo, ban hành và quản lý. Làm tốt công tác này sẽ giúp chi các khâu nghiệp vụ khác được tốt hơn. Được sự giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của các cán bộ trong cơ quan cùng với vốn kiến thức đã được trang bị ở trường, trong quá trình nghiên cứu chuyên đề của bản thân, tôi cũng gặp được nhiều thuận lợi, tiếp cận với thực tế để hiểu sâu hơn về công tác văn thư và công tác quản lý văn bản đi là việc thống kê số lượng văn bản đi trong ngày và việc sắp xếp và bảo quản sử dụng văn bản lưu tốt. Bên cạnh những thuận lợi đó thì còn có một số khó khăn nhỏ khi thực hiện chuyên đề. Qua bài báo cáo của mình, cá nhân tôi cũng xin bày tỏ lòng cảm ơn tới tất cả mọi người đã giúp đỡ tôi hoàn thành tốt đợt thực tập của mình qua quá trình học tập cũng như những kinh nghiệm thực tế của bản thân trong suốt khóa học. Em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới các thầy cô trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt cho chúng em những kiến thức là những bài giảng trên lớp và những ví dụ sát với thực tế để chúng em tích luỹ được kiến thức làm hành trang khi bước vào cuộc sống. Tôi xin gửi lời cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ của các cán bộ, lãnh đạo của Văn phòng Huyện ủy Sóc Sơn đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi được tiếp xúc với thực tế công việc để tìm hiểu kỹ hơn và phát hiện ra những thiếu xót mà mình. Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn tất cả mọi người đã giúp đỡ tôi hoàn thành tốt đợt thực tập và củng cố kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ cho công việc cũng như học tập của bản thân sau này. CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HUYỆN SÓC SƠN I. KHÁI QUÁT CHUNG  Huyện Sóc Sơn được thành lập trên cơ sở sáp nhập hai huyện Đa Phúc và Kim Anh thuộc tỉnh Vĩnh Phú (nay đã tách thành hai tỉnh Vĩnh Phúc và Phú Thọ) cùng với thị trấn Xuân Hòa thuộc tỉnh theo Quyết định số 178/QĐ-CP ngày 05/7/1977 của Hội đồng Chính phủ. Khi ấy huyện Sóc Sơn vẫn thuộc tỉnh Vĩnh Phú. Ngày 29/12/1978, Huyện Sóc Sơn được chuyển về trực thuộc thành phố Hà Nội và tồn tại đến ngày nay. Tháng 10-1977, huyện Sóc Sơn hợp nhất có 29 xã (14 xã của huyện Đa Phúc, 15 xã của huyện Kim Anh và thị trấn Xuân Hoà, trừ hai xã Quang Minh và Kim Hoa chuyển về huyện Mê Linh). Ngày 1-4-1979, khi huyện Sóc Sơn chuyển về Thành phố Hà Nội, 4 xã (Phúc Thắng, Cao Minh, Nam Viêm, Ngọc Thanh) và thị trấn Xuân Hoà chuyển về huyện Mê Linh; huyện Sóc Sơn lúc này còn lại 25 xã: Thanh Xuân Minh Phú Quang Tiến Phú Minh Phù Lỗ Nam Sơn Hồng Kỳ Tân Hưng Việt Long Đức Hoà Kim Lũ Tân Minh Tân Dân Minh Trí Hiền Ninh Phú Cường Mai Đình Đông Xuân Bắc Sơn Trung Giã Bắc Phú Xuân Giang Xuân Thu Phù Linh Tiên Dược Tháng 3-1987, thị trấn Sóc Sơn được thành lập đã nâng tổng số đơn vị hành chính của huyện lên 26. Số đơn vị hành chính này được giữ nguyên cho đến ngày nay. 1. Vị trí địa lý: Huyện Sóc Sơn là huyện ở phía Bắc thành phố Hà Nội. Phía Bắc giáp tỉnh Thái Nguyên, phía Đông giáp tỉnh Bắc Giang, Bắc Ninh, phía Tây giáp Huyện Mê Linh, phía Nam giáp huyện Đông Anh. Huyện Sóc Sơn được chia làm 2 vùng. Vùng đồi núi trung du gồm các xã Bắc Sơn, Nam Sơn và một phần các xã Minh Trí, Minh Phú, Quang Tiến, Phù Linh, Hồng Kỳ, là vùng sản xuất nông nghiệp và lâm nghiệp, số còn lại là vùng trũng ven sông và đồng bằng. Phía Tây Bắc huyện còn có đoạn cuối của dãy núi Tam Đảo, có tên là núi Thằn Lằn, cao trên 100 m và núi Sóc bao bọc, phía Đông và Nam có 3 con sông, sông Phù Lỗ (sông Cầu), sông Công, sông Cà Lồ làm ranh giới. Địa hình của huyện là bán sơn địa, thuộc vùng trung du phía Nam dãy Tam Đảo, cao trung bình từ 8 - 20m. Phía Bắc và Tây Bắc là khu vực đồi núi. Huyện có các sông như sông Cầu, sông Cà Lồ và nhiều hồ, đầm. 2. Một số thông tin về Kinh tế - Văn hoá - Xã hội Hiện nay, huyện Sóc Sơn đang phấn đấu để xây dựng huyện trở thành một vùng phát triển của thủ đô. Trong những năm gần đây, kinh tế của huyện phát triển tương đối ổn định, tăng đều ở mức 14,5%/năm. Cơ cấu kinh tế có sự thay đổi rõ rệt theo hướng tăng tỷ trọng công nghiệp, thương nghiệp, dịch vụ. Thu hút đầu tư trên địa bàn tăng mạnh. Tổng vốn đầu tư phát triển hạ tầng kỹ thuật xã hội năm 2007 đạt 1835 tỷ đồng. Hiện nay, huyện đang tập trung triển khai các dự án trọng điểm bao gồm: dự án triển khai khu công nghiệp tập trung Nội Bài 388 ha, dự án khu công nghiệp vừa và nhỏ Mai Đình 50 ha, dự án phát triển khu du lịch đền Sóc Sơn 274,5 ha, dự án làng du lịch sinh thái Đình Phú xã Minh Phú hơn 400 ha, dự án sân gôn và khu vui chơi giải trí Minh Trí, dự án phát triển khu đông bắc huyện, xây dựng trường trung học dạy nghề đa ngành, 2 trường THPT và Phòng khám đa khoa khu vực. Nông nghiệp đã chuyển đổi mạnh mẽ cơ cấu cây trồng, vật nuôi, giá trị trên một hecta đất canh tác đạt gần 40 triệu đồng. Diện tích rừng trồng từ 234 ha trước năm 1980 đã nâng lên trên 6.000 ha, cơ bản phủ kín đất trống, đồi núi trọc, có giá trị về sinh thái và phục vụ du lịch - dịch vụ. II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HUYỆN ỦY SÓC SƠN 1. Trách nhiệm, quyền hạn của huyện ủy Sóc Sơn Quyết định chương trình công tác toàn khóa và chương trình công tác hàng năm của Huyện ủy; quy chế làm việc của huyện ủy; quy chế làm việc của ban kiểm tra huyện ủy và kế hoạch kiểm tra toàn khóa. Quyết định chủ trương, biện pháp lớn trên các lĩnh vực công tác; phương hướng, nhiệm vụ chủ yếu của kế hoạch kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng, xây dựng hệ thống chính trị 6 tháng hàng năm và nhiệm kỳ của Đảng bộ. Quyết định những chương trình mang tính đột phá của từng năm và toàn khóa trên các lĩnh vực công tác nhằm cụ thể hóa Nghị quyết Đại hội Đảng bộ huyện. Có trách nhiệm thảo luận và quyết định tập thể về công tác cán bộ của Đảng bộ huyện, báo cáo Thành ủy Hà Nội phương án cán bộ, quy định các chức danh thuộc thẩm quyền theo quy định. Thực hiện giám sát thường xuyên và giám sát theo chuyên đề, theo quy định tại Hướng dẫn 05-HD/KTTW ngày 25 tháng 7 năm 2007 của Ủy ban kiểm tra trung ương “Hướng dẫn thực hiện giám sát cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy các cấp”. 2. Cơ cấu tổ chức của Huyện ủy Sóc Sơn Thường trực Huyện ủy gồm Bí thư và các phó Bí thư Huyện ủy. Gồm các phòng ban chức năng có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho Huyện ủy. Ban Tổ chức Ban Dân vận Ủy ban kiểm tra Ban Tuyên giáo Văn phòng Huyện ủy * Bí thư Huyện ủy là người đứng đầu Ban chấp hành Đảng bộ huyện chịu trách nhiệm cao nhất, toàn diện trước Ban chấp hành, Ban thường vụ và thường trực huyện ủy, cùng Ban chấp hành Đảng bộ huyện, Ban thường cụ huyện ủy chịu trách nhiệm trước ban thường vụ, trước dảng bộ huyện về sự lãnh đạo trên mọi lĩnh vực hoạt động của huyện. * Phó bí thư huyện ủy chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của Đảng bộ huyện, giúp bí thư giải quyết công việc hàng ngày của Đảng bộ, chịu trách nhiệm điều hành bộ máy Đảng. Trực tiếp giải quyết những công việc do bí thư huyện ủy phân công, thay mặt bí thư huyên ủy điều hành công việc khi bí thư ủy nhiệm. SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY CHÁNH VĂN PHÒNG TỔNG HỢP VĂN PHÒNG TẠP VỤ - BẾP ĂN PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG TỔNG HỢP KẾ TOÁN - TÀI VỤ PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG HÀNH CHÍNH VĂN THƯ LÁI XE - BẢO VỆ LƯU TRỮ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐIỆN NƯỚC - VỆ SINH Văn phòng là bộ phận tham mưu, tổng hợp, phối hợp phục vụ lãnh đạo Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng: văn phòng có Chánh văn phòng và hai phó văn phòng - Chánh văn phòng là người chỉ đạo, điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng. Sắp xếp tổ chức, bộ máy văn phòng theo quy đinh, chịu trách nhiệm trước Thường trực, Ban Thường vụ Huyện uỷ về toàn bộ hoạt động của văn phòng. Chánh văn phòng ký các văn bản thuộc phạm vi điều hành, phối hợp. - Phó văn phòng là người giúp việc cho Chánh văn phòng, được phân công theo dõi từng mảng công việc riêng và chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về các lĩnh vực công việc được phân công phụ trách. 3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của Văn phòng huyện ủy Công tác tham mưu thông tin tổng hợp Căn cứ nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất của cấp ủy, văn phòng giúp cấp ủy xây dựng lịch công tác năm, quý, tháng, tuần của thường trực, Ban Thường vụ và Huyện ủy, góp phần vào việc tăng cường công tác lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy. Chủ động phối hợp các phòng, ban, ngành, đơn vị tham mưu giúp cấp ủy theo dõi, đôn đốc các phòng, ban, ngành,…thực hiện các nhiệm vụ chương trình công tác đề ra. Giúp cấp ủy chuẩn bị tốt nội dung và các điều kiện cần thiết phục vụ các cuộc họp để đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị công tác phục vụ chu đáo, khoa học. Chuẩn bị đầy đủ văn bản, tài liệu cần thiết. Chủ động nắm tình hình triển khai thực hiện các chương trình, nhiệm vụ của huyện uỷ và cơ sở, tổng hợp, phân tích, xử lý thông tin kịp thời để tham mưu cho cấp ủy lãnh đạo, chỉ đạo. Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất và báo cáo chuyên đề với Thành ủy. Công tác nội chính, tiếp dân Tham mưu giúp Thường trực Huyện ủy nắm bắt tình hình nội chính, công tác nội chính và hoat động của cơ quan nội chính, tham mưu giúp Thường trực Huyện ủy tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo công tác nội chính. Thực hiện nghiêm túc quy trình tiếp nhận, xử lý đơn thư theo quy định. Thực hiện nghiêm túc chế độ tiếp công dân vào thứ 2 và thứ 6 hàng tuần, bố trí 02 đồng chí lãnh đạo, cán bộ theo dõi, phụ trách công tác tiếp dân. Thực hiện nghiêm túc chế độ tiếp dân, giải quyết đơn thư góp phần quan trọng vào việc giải quyết những mâu thuẫn, vướng mắc trong nhân dân. Ổn định tình hình chính trị, tạo điều kiện phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn. Công tác văn thư, lưu trữ Thực hiện nghiêm túc Nghị định 110/ 2004 ngày 08/ 4/ 2004 của Chính phủ về công tác Văn thư và Quyết định 1559 của Thành ủy về gửi nhận văn bản. Thực hiện tốt quy trình từ khâu soạn thảo, chỉnh sửa, trình ký, vào sổ theo dõi văn bản đi và lưu văn bản, quy định về tiếp nhận văn bản đến được tổ chức thực hiện tốt, thực hiện tốt quy trình theo dõi, xử lý công văn trên mạng máy tính. Chấp hành nghiêm túc các quy định về bảo quản tài liệu, bảo quản con dấu không xảy ra sự cố. Thường xuyên củng cố, nâng cấp, bổ sung trang thiết bị, cơ sở vật chất đáp ứng nhu cầu lưu trữ. Công tác quản lý tài liệu được tăng cường. Công nghệ thông tin Phối hợp với trung tâm Công nghệ thông tin văn phòng Thành ủy quản lý, đảm bảo chế độ vận hành, bảo vệ mạng thông tin của cấp ủy Tăng cường công tác kiểm tra mạng nội bộ của các Đảng ủy xã – thị trấn, duy trì tốt chế độ bảo trì mạng nội bộ cơ quan huyện ủy. Công tác quản trị hành chính Thực hiện nghiêm túc công tác quản lý, sử dụng tài chính, tài sản Đảng theo phương thức khoán chi, giúp các đơn vị chủ động trong hoạt động tài chính. Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ tài chính cho cấp ủy, cơ sở Đảm bảo tốt chế độ, chính sách của cán bộ công nhân viên trong cơ quan. Công tác hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ Công tác lưu trữ tại các đơn vị, cơ sở được quan tâm chỉ đạo. Văn phòng Huyện ủy đã triển khai, tổ chức tập huấn, hướng dẫn chỉnh lý tài liệu phông Lưu trữ Đảng ủy các xã, thị trấn Xây dựng kế hoạch, phối hợp tổ chức mở một lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng cho các đồng chí lãnh đạo, chuyên viên các ban Đảng, phó Bí thư, Thường trực Đảng, văn phòng Đảng ủy các chi, Đảng bộ trực thuộc huyện tại trung tâm bồi dưỡng chính trị. CHƯƠNG II TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY I. HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN THƯ 1. Chức năng, nhiệm vụ của văn thư Văn thư thuộc văn phòng huyện ủy có chức năng tham mưu, tổng hợp và mang tính chất phục vụ (hậu cần) cho huyện ủy. Phối hợp, điều hòa mối quan hệ các cơ quan trên địa bàn huyện, chịu sự chỉ đạo và quản lý trực tiếp của thường trực huyện ủy, đồng thời chịu sự chỉ đạo về mặt nghiệp vụ của văn phòng huyện ủy Cán bộ văn thư có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình Quản lý công văn đi, đến, bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, hồ sơ lưu trữ Phân loại công văn đến và trực tiếp vào sổ, chuyển giao văn bản. Đăng ký công văn, văn bản đi vào sổ Cán bộ văn thư phải xem xét lần cuối về nội dung và thể thức văn bản rồi đóng dấu ban hành. Sau khi mọi thủ tục hoàn thành xong, tiến hành chuyển giao văn bản, đóng gói công văn, trực tiếp gửi bưu điện cho các cơ quan, đơn vị theo nơi nhận. Giúp Thường trực huyện ủy quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ cơ quan. Công tác soạn thảo văn bản, ban hành văn bản,… đối với các đơn vị phòng ban theo đúng quy định, nguyên tắc hành chính chế độ bảo mật văn thư Nhà nước. Đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất cần thiết cho hoạt động của văn phòng Để đảm bảo cho quá trình hoạt động của huyện ủy, văn thư phải thực hiện tốt những nhiệm vụ trên. 2. Lề lối làm việc của văn thư Văn phòng huyện ủy làm việc theo chế độ thủ trưởng mà người chỉ đạo chung là Chánh văn phòng nên văn thư cũng chịu sự chỉ đạo trực tiếp đó. Bộ phận văn thư quản lý Công tác văn bản: Sau khi văn bản hoàn tất, cán bộ văn thư căn cứ vào thành phần nơi nhận và số lượng văn bản để gửi đi nhanh chóng, kịp thời, đúng số lượng. Công tác tạp vụ: Làm công tác vệ sinh phòng làm việc của lãnh đạo, phòng văn thư. Chuẩn bị hội trường, phòng họp phục vụ hội nghị, hội họp do Thường trực huyện ủy tổ chức, quản lý toàn bộ tài sản, trang thiết bị phục vụ trong hoạt động của cơ quan. Quản lý các loại văn phòng phẩm của cơ quan, các phòng ban. Khi thiếu hoặc chưa đáp ứng phục vụ cho công tác thì phải xin ý kiến với lãnh đạo để có biện pháp giải quyết II. CÁCH BỐ TRÍ PHÒNG LÀM VIỆC VÀ TRANG THIẾT BỊ TRONG VĂN THƯ CƠ QUAN Cách bố trí nơi làm việc và các trang thiết bị trong văn thư rất quan trọng, nếu bố trí nơi làm việc khoa học thì hiệu quả công việc sẽ cao. Văn phòng huyện ủy được bố trí như sau: Cách bố trí nơi làm việc Trụ sở làm việc của Huyện ủy Sóc Sơn là một tòa nhà 5 tầng SƠ ĐỒ PHÒNG LÀM VIỆC CỦA HUYỆN ỦY SÓC SƠN (sau phụ lục) Ưu điểm Thuận lợi cho việc đi lại, trao đổi thông tin, xử lý các công việc nhanh chóng, đảm bảo quá trình giải quyết công việc, quá trình trao đổi công tác giữa các phòng ban, đơn vị với nhau rất dễ dàng, đáp ứng yêu cầu từng mặt nghiệp vụ. Thuận lợi cho quá trình trao đổi, giải quyết công việc. Nhược điểm Có phòng vẫn sắp xếp cán bộ làm việc chung với nhau đôi khi cũng ảnh hưởng tới quá trình giải quyết và năng suất công việc. Các trang thiết bị trong văn phòng Trong quá trình làm việc, một trong những yếu tố không thể thiếu để phục vụ hoạt động tại cơ quan đó là trang thiết bị trong văn phòng.Văn phòng được trang bị đầy đủ sẽ góp phần nâng cao hiệu quả trong công việc, phục vụ công tác cho mỗi cán bộ. Các phòng, ban trong huyện ủy được trang bị khá đầy đủ máy móc, văn phòng phẩm như: máy tính kèm theo máy in; mạng Internet, mạng thông tin nội bộ, điện thoại, mạng điện thoại nội bộ trong tất cả các phòng, ban. Huyện ủy cũng được trang bị đầy đủ các loại tủ, giá đựng hồ sơ, tài liệu, các văn phòng phẩm như: bút, giấy in, thước, mực dấu, gim, kẹp,… Nhìn chung văn phòng huyện ủy cũng đã được trang bị đầy đủ nên công việc được giải quyết khá thuận lợi, nhanh chóng, chính xác, tiện lợi.Cùng với việc bố trí nơi làm việc khoa học góp phần đạt kết quả cao. Tuy nhiên để đáp ứng nhu cầu trong công việc cần mua sắm thiết bị trong văn thư đầy đủ hơn và hợp lý hơn. III. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HUYỆN ỦY SÓC SƠN Công tác văn thư là hoạt động để đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của cả cơ quan. Trong văn phòng, công tác văn thư là nội dung quan trọng chiếm phần lớn hoạt động của văn phòng, của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với văn phòng huyện ủy nói riêng. Huyện ủy có một cán bộ văn thư làm nhiệm vụ quản lý các văn bản đi – đến của cơ quan. Cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm lâu năm nên thành thạo trong quá trình giải quyết công việc. Những nét chung về nghiệp vụ công tác Văn thư của Văn phòng huyện ủy Sóc Sơn Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và chủ yếu để tiến hành và tổ chức mọi hoạt động của các cơ quan Nhà nước, Đảng được coi là bộ mặt của cơ quan và đồng thời đó là nguồn tư liệu xác thực quý giá cho việc nghiên cứu về chính trị, kinh tế - xã hội, lịch sử, văn hóa,… Thực hiện tốt công tác quản lý công văn là một yếu tố có tính quyết định đến hiệu quả công tác của cơ quan. Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết khách quan của công tác quản lý công văn, huyện ủy cũng có những quy định về chế độ tiếp nhận, xử lý, phân phối, giải quyết và theo dõi giải quyết công việc, quy trình soạn thảo văn bản, đến khâu quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, bảo quản hồ sơ. Trong nghiệp vụ văn thư nội dung gồm có: Công tác xây dựng và ban hành văn bản; Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến; Công tác quản lý văn bản đi; Công tác quản lý và sử dụng con dấu; Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình đi sâu vào thực tế tìm hiểu công tác văn thư tại huyện ủy Sóc Sơn, nhìn chung văn bản của huyện đều đúng với quy định của Nhà nước. Cụ thể như sau: Công tác xây dựng và ban hành văn bản Để đảm bảo mọi văn bản của văn phòng huyện ủy được thực hiện nghiêm túc, đầy đủ có tính khả thi, đúng quy định và có tính hiệu quả cao. Văn phòng huyện ủy Sóc Sơn xây dựng quy trình soạn thảo gồm 5 bước: Bước 1. Chuẩn bị mục đích và nội dung văn bản, tên loại văn bản và thu thập xử lý thông tin. Bước 2. Xây dựng bản thảo Bước 3. Duyệt văn bản Bước 4. Xử lý kỹ thuật về mặt hành chính Bước 5. Triển khai văn bản Quy trình xây dựng và soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quant lý của cơ quan. Đòi hỏi cán bộ văn thư cơ quan phải có trình độ hiểu biết sâu rộng và trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao thì việc ban hành văn bản của cơ quan mới có chất lượng và hiệu quả. Thực tế, tôi thấy văn thư huyện ủy Sóc Sơn đã làm rất tốt khâu như kiểm tra chất lượng văn bản, ban hành văn bản nhanh chóng, kịp thời. Tuy nhiên vẫn còn một số sai sót nhỏ ở phần thể thức do các phòng ban soạn thảo và vẫn được phát hành văn bản đó. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến Văn bản đến là tất cả các văn bản từ các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài gửi đến cơ quan qua nhiều con đường khác nhau: có thể trực tiếp do cán bộ đi họp mang về hoặc qua đường bưu điện,... Văn bản đến tại huyện ủy Sóc Sơn được cán bộ văn thư thực hiện theo các bước được quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật: Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản; Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến; Đăng ký văn bản đến; Trình văn bản đến; Chuyển giao văn bản đến; Giải quyết, theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến, Thực tế công tác quản lý và giải quyết văn bản đến ở Văn phòng huyện ủy cũng được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và Đảng nhưng vẫn còn nhiều hạn chế như không có sổ theo dõi giải quyết văn bản đến nên nhiều khi các đơn vị, cá nhân gửi văn bản đến hỏi về việc xử lý, giải quyết văn bản thuộc về đơn vị nào thì cán bộ văn thư lại tìm trong sổ đăng ký văn bản đến. Như vậy, rất khó khăn và không được nhanh chóng. Việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư gửi đến các phòng ban nhưng lại không có sổ ký nhận và khi văn bản bị mất thì văn thư sẽ lại phải chịu trách nhiệm. Công tác quản lý văn bản đi Văn bản đi là tất cả các văn bản, giấy tờ do cơ quan mình làm ra để quản lý công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình gửi đến các đối tượng có liên quan. Quy trình quản lý văn bản đi gồm các bước sau: Kiểm tra thể thức; Trình ký văn bản; Ghi số, ngày tháng văn bản; Đóng dấu văn bản; Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản Sắp xếp và bảo quản sử dụng văn bản lưu. Nhìn chung quy trình nghiệp vụ tổ chức quản lý văn bản đi của huyện ủy Sóc Sơn được cán bộ văn thư thực hiện một cách chặt chẽ, nghiêm túc theo đúng quy định của Đảng và Nhà nước đề ra. Tuy nhiên, vẫn còn một số thiếu sót nhỏ về thể thức văn bản nhưng tôi tin rằng những thiếu sót đó sẽ nhanh chóng được khắc phục để công tác quản lý văn bản đi được tốt hơn, hiệu quả hơn. Công tác quản lý và sử dụng con dấu Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan được thực hiện theo bản hướng dẫn của Nhà nước như Nghị định số 58/2001/NĐ–CP ngày 29 tháng 9 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. Việc quản lý và sử dụng con dấu của huyện ủy Sóc Sơn được cán bộ văn thư quản lý chặt chẽ, nghiêm ngặt, có tủ bảo quản riêng. Đảm bảo cho việc con dấu đóng không bị đóng tràn lan, tránh được tình trạng văn bản không đúng thẩm quyền. Bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế như cán bộ văn thư có nhiều việc nên đóng dấu nhầm của huyện ủy thành dấu của của văn phòng Các loại dấu: dấu cơ quan huyện ủy, dấu văn phòng, dấu tên, dấu chức danh, dấu đến, dấu chuyển,… Trường hợp khắc lại con dấu do bị mòn, méo thì phải có công văn của cơ quan dùng dấu nêu rõ lý do và đề nghị cơ quan công an cho phép khắc lại con dấu. Huyện ủy Sóc Sơn cũng đã khắc lại dấu bị mòn do quá trình sử dụng. Sau khi việc khắc lại con dấu được hoàn thành và được đưa vào sử dụng thì Văn phòng thực hiện công việc thông báo thay đổi mẫu dấu mới để các cơ quan, ban, ngành có liên quan biết về việc thay đổi mấu dấu mới của cơ quan. Như Thông báo số 424-TB/HU ngày 14/7/2010 về việc thay đổi mẫu dấu của các tổ chức Đảng, cơ quan Đảng trong toàn Đảng bộ Thành phố Hà Nội (xem phụ lục 1). Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Đây là công việc thường xuyên mà cán bộ văn phòng nào cũng làm khi giải quyết công việc do mình quản lý. Việc lập hồ sơ hiện hành tại huyện ủy Sóc Sơn nhìn chung là đúng quy trình của Cục Văn thư Lưu trữ. Tuy nhiên, một số phòng ban còn chưa lập hồ sơ, các tài liệu còn lộn xộn, gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu để nộp lưu trữ. Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực hiện vào cuối năm. Chuyên đề ‘Quản lý và giải quyết văn bản đi’ thực trạng và giải pháp Văn bản đi của văn phòng huyện ủy do cán bộ văn thư quản lý và giải quyết là những văn bản của huyện ủy do lãnh đạo huyện ủy ký. Sau đó văn thư đóng dấu và làm thủ tục ban hành văn bản. Văn bản do cơ quan ban hành ra phản ánh toàn bộ các mặt công tác trong hoạt động của cơ quan. Tất cả các văn bản đi đều phải qua cán bộ văn thư quản lý, tập trung thống nhất tại văn thư cơ quan và phải đảm bảo nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật và đúng đối tượng. Đối với các văn bản khẩn cần được làm thủ tục chuyển phát ngay sau khi văn bản được hoàn thiện. Tất cả các văn bản do cơ quan ban hành đều được đánh máy và trình bày sạch sẽ,gọn gàng trên khổ giấy A4. Căn cứ vào sổ đăng ký văn bản đi của huyện ủy Sóc Sơn năm 2009. Huyện ủy đã ban hành được 1284 văn bản đi bao gồm: quyết định, chỉ thị, báo cáo, công văn, tờ trình, thông báo, thông tri, kế hoạch,.. Mỗi loại có một quyển sổ đăng ký riêng nên văn bản thuộc loại nào thì đăng ký vào quyển sổ đó. Nghiệp vụ tổ chức văn bản đi Quy trình quản lý văn bản đi của cơ quan huyện ủy gồm các quy trình sau: Kiểm tra lại thể thức văn bản Văn bản sau khi hoàn thành, trước khi trình ký sẽ được cán bộ văn phòng kiêm nhiệm kiểm tra lại thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản và khi trình ký xong thì chuyển sang cho cán bộ văn thư để đóng dấu. Cán bộ văn thư sẽ kiểm tra lại một lần nữa, nếu phát hiện sai sót phải kịp thời báo cáo cho người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết. Thực tế tồn tại: Theo thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Thì mỗi căn cứ lùi vào đầu dòng và sau mỗi căn cứ là dấu chấm phẩy( ;) và căn cứ cuối cùng là dấu phẩy( ,), trước căn cứ không có gạch đầu dòng và chữ Quyết định thứ hai cỡ chữ 14 và có dấu 2 chấm (:) Vẫn còn một số văn bản sai thể thức trình bày Ví dụ: Quyết định số 5086–QĐ/HU ngày 28 tháng 5 năm 2010 (xem phụ lục 2) Trước Căn cứ lại là một gạch đầu dòng, sau mỗi căn cứ là dấu chấm. Quyết định thì dùng cỡ chữ 12, không có dấu hai chấm (:). Nơi nhận không nghiêng, sai phông chữ và không có gạch chân. Và còn một phần nữa là các điều khoản thì được in đậm và sau mỗi điều là dấu chấm. Như Quyết định số 5040-QĐ/HU ngày 06/3/2010 (xem phụ lục 3) thì các điều khoản lại không được in đậm và sau mỗi điều lại là dấu hai chấm( :). Nơi nhận cũng không được in đậm và in nghiêng. Và còn một số công văn thiếu phần trích yếu, khi trình lãnh đạo ký được đồng ý và chuyển cán bộ văn thư đóng dấu. Sau khi cán bộ văn thư xem xét phát hiện thì thông báo cho cán bộ chuyên môn làm lại văn bản để hoàn thiện văn bản theo đúng thể thức của Nhà nước đề ra. Trình văn bản Công tác trình ký văn bản của huyện ủy Sóc Sơn thực hiện theo văn bản thuộc lĩnh vực của phòng ban nào thì phòng ban đó sẽ soạn thảo và văn bản phải được kiểm định tính hợp pháp và tính hợp lý của văn bản. Sau đó văn bản sẽ được trình ký thông qua văn phòng xem xét và trình lên lãnh đạo cơ quan. Trưởng các phòng ban chủ động theo kế hoạch của các bộ phận hoặc ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo để soạn thảo văn bản của cơ quan. Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo văn bản phải tuân thủ tư tưởng chỉ đạo của lãnh đạo huyện ủy thực hiện nội dung văn bản. Khi có nhu cầu phối hợp giữa các bộ phận để soạn thảo văn bản thì các bộ phận liên quan phải tạo điều kiện và chịu trách nhiệm về lĩnh vực chuyên môn mà mình phụ trách, các cán bộ chủ trì chủ động liên hệ với các phòng liên quan thống nhất và ra văn bản. Sau khi cán bộ chuyên môn thực hiện và kiểm tra lại và sau đó trình lãnh đạo ký. Ghi số, ngày, tháng văn bản Các văn bản đi của huyện ủy Sóc Sơn đều được đánh số theo tên loại của văn bản đi do cán bộ văn thư kiêm nghiệm thống nhất quản lý. Mỗi loại đều được đánh số từ số 01 bắt đầu của một nhiệm kỳ cho đến số cuối cùng khi nhiệm kỳ kết thúc. Sau khi ghi số phải ghi ngày tháng của văn bản, việc ghi ngày tháng văn bản phải được thực hiện theo quy định tại điểm B khoản 4 mục II của thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của BNV-VPCP hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Văn bản của huyện ủy nhìn chung là đúng thể thức, số ký hiệu đầy đủ.Tuy nhiên vẫn còn một số văn bản bị trùng lặp số vì có một số phòng ban khi tới văn thư thống nhất lấy số sau đó không giả lại cho văn thư để vào sổ làm cho cán bộ văn thư đôi khi không nhớ nên khi có phòng ban khác tới lấy số thì cán bộ văn thư ghi số tiếp theo sau số đã đăng ký vào sổ và còn một số văn bản sai ngày tháng. Đóng dấu văn bản Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo của Văn phòng chính phủ được thực hiện theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Dấu được đóng ngay ngắn, đúng quy định trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái. Về phần đóng dấu thì cán bộ văn thư cơ quan huyện ủy làm tương đối là tốt. Ví dụ: Thông báo số 335-TB/HU ngày 08/02/2010 (xem phụ lục 4) và Thông báo số 418-TB/HU ngày 22 tháng 6 năm 2010 (xem phụ lục 5). Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định thì dấu đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hay phụ lục. Như danh sách được gửi kèm theo công văn số 1148-CV/HU ngày 16 tháng 6 năm 2010 thì không được đóng dấu điều này sẽ làm cho việc chỉnh sửa danh sách được dễ dàng sẽ gây sai sót cho văn bản ban hành (xem phụ lục 6). Và bản danh mục kèm theo Thông báo số 417-TB/HU ngày 22 tháng 6 năm 2010 thì dấu lại không được đóng đúng vị trí là trùm lên một phần tên của phụ lục (xem phụ lục 7) Đăng ký văn bản đi Sau khi hoàn thiện văn bản, cán bộ văn thư tiến hành đăng ký. Việc đăng ký văn bản là thủ tục không thể thiếu đối với bất kỳ văn bản nào nhằm tạo thuận lợi cho việc tra tìm và quản lý số lượng ban hành trong năm. Sổ đăng ký văn bản của huyện ủy Sóc Sơn được đăng ký theo nhiệm kỳ nên khi hết một nhiệm kỳ thì bắt đầu sổ mới. Sổ phải được Chánh văn phòng ký duyệt sử dụng và đóng dấu cơ quan ở trang đầu trước khi dùng. Văn thư chịu trách nhiệm về chất lường đăng ký và giữ gìn, bảo quản sổ Trang cuối sổ dùng ghi chứng từ kết thúc: trong đó ghi rõ những đặc điểm của sổ trong quá trình đăng ký, sử dụng và bảo quản như tình trang nhảy số, trùng số, trang nào bị rách, hỏng. Chứng từ kết thúc do Chánh văn phòng ký xác nhận và đóng dấu cơ quan, văn thư ký và ghi rõ họ tên. Khi đăng ký công văn thì dùng một loại mực bền màu, không dùng mực đỏ, bút chì, chữ viết rõ ràng, sạch sẽ, khoảng cách giữa các công văn là một dòng, không tẩy xóa, xé trang. Sổ được sử dụng và bảo quản theo chế độ mật của Đảng, hết năm hoặc hết nhiệm kỳ nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan. Trong những năm trước văn bản của huyện ủy Sóc Sơn đăng ký văn bản đi bằng sổ đăng ký văn bản đi. Trong những năm gần đây thì huyện ủy đăng ký công văn đi bằng sổ cùng với việc đăng ký văn bản trên máy tính. Văn bản được ban hành trong ngày nào thì được cán bộ văn thư đăng ký vào sổ ngày đó. Tuy nhiên, việc đăng ký văn bản vẫn còn một số vấn đề nhỏ là khi có một số văn bản ngày tháng ban hành văn bản trước thì số sau mà có số văn bản ngày tháng ban hành sau lại là số trước. Như vậy, rất khó khăn trong việc đăng ký văn bản vào sổ và còn có một số phòng ban khi lấy số không gửi lại bản gốc làm chậm quá trình đăng ký vào sổ và làm cho cán bộ văn thư có thể quyên dẫn đến việc phòng ban khác tới lấy số thì cán bộ văn thư đọc số tiếp theo trong sổ dẫn tới việc trùng lặp số. Các văn bản đi của huyện ủy Sóc Sơn được đăng ký vào sổ theo mẫu: Bìa sổ: ĐẢNG BỘ THÀNH PHỐ HÀ NỘI (1) HUYỆN ỦY SÓC SƠN (2) SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI ……………….. Năm:…. (3) Từ ngày…..đến ngày…. (4) Từ số…..đến số….. (5) Quyển số…. (6) Hướng dẫn cách ghi bìa sổ: (1): Tên cơ quan ( tổ chức) chủ quản cấp trên trực thuộc( nếu có) (2): Tên cơ quan ( tổ chức) hoặc đơn vị (3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đi (4): Ngày tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong sổ (5): Số thứ tự đăng ký văn bản đầu tiên và cuối cùng trong sổ (6): Số thứ tự của quyển số Khi thực hiện công việc đăng ký văn bản đi, tôi nhận thấy các văn bản trong sổ đều đúng quy định. Tuy nhiên, còn nhiều văn bản đăng ký được viết tắt nên nhiều văn bản còn gây khó khăn cho công tác tra tìm và một số lỗi ở phần trên như trùng lặp số, ngày tháng,… Phần đăng ký bên trong: Ngày tháng văn bản Số ký hiệu văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Người ký Nơi nhận văn bản Số trang Số bản Lưu hồ sơ số Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Hướng dẫn đăng ký: Cột 1: Ghi ngày tháng ban hành văn bản, đối với văn bản có ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước số đó. Ví dụ: 03/01, 05/02 Cột 2: Ghi rõ số và ký hiệu văn bản Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản Cột 5: Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản Cột 6: Ghi rõ số trang văn bản Cột 7: Ghi rõ số lượng văn bản được phát hành Cột 8: Ghi rõ số lượng văn bản lưu Cột 9: Ghi những điều cần thiết Mẫu “SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN MẬT ĐI” đi giống như “sổ đăng ký văn bản đi” (loại thường), phần đăng ký bên trong có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung văn bản”. Thực tế thì huyện ủy văn bản mật số lượng ít nên được đăng ký chung với sổ đăng ký văn bản thường. Chuyển giao văn bản và theo dõi việc chuyển giao văn bản đi Tất cả các văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng liên quan đều phải thực hiện đúng nguyên tắc chuyển giao, kịp thời, chính xác và đúng đối tượng. Văn bản có 2 loại: Loại gửi trong nội bộ huyện ủy và loại gửi cho cơ quan cấp trên, các cơ quan có liên quan.Nếu chuyển giao nội bộ thì không cần làm bì, còn nếu chuyển giao qua bưu điện thì phải có bì riêng. - Mẫu bì văn bản: ĐẢNG BỘ THÀNH PHỐ HÀ NỘI ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM HUYỆN ỦY SÓC SƠN ------------- *** ------------ ___________________ ………………............... Kính gửi:………………… ……………………………. ………................................. Sổ gửi văn bản đi bưu điện Mẫu sổ Bìa sổ: ĐẢNG BỘ THÀNH PHỐ HÀ NỘI (1) HUYỆN ỦY SÓC SƠN (2) SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN Năm:…(3) Từ ngày….đến ngày….(4) Quyển số:…..(5) - Hướng dẫn cách ghi bìa sổ: (1): Tên cơ quan chủ quản (nếu có) (2): Tên cơ quan ban hành ra văn bản (3): Năm mở sổ chuyển giao văn bản đi (4): Ngày bắt đầu chuyển giao và kết thúc văn bản đi (5): Thứ tự quyển số Phần đăng ký bên trong: Ngày chuyển Số, ký hiệu văn bản Nơi nhận văn bản Số lượng bì Ký nhận, dấu bưu điện Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) Hướng dẫn đăng ký: Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 01/12 Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản Cột 3: Ghi tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản Cột 4: Ghi số lượng bì của văn bản gửi đi Côt 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản và dấu của bưu điện (nếu có) Cột 6: Ghi những điểm cần thiết khác Huyện ủy Sóc Sơn đã có những mẫu sổ như theo quy định của Nhà nước đề ra. Tuy nhiên, vẫn còn thiếu sổ chuyển giao văn bản đi nội bộ nên việc thống kê số lượng văn bản gửi cho các phòng ban trong năm tạo sự khó khăn cho cán bộ văn thư và các phòng, ban. Sổ chuyển giao văn bản đi bưu điện được cán bộ văn thư làm rất tốt công tác này, khi có công văn cần gửi cho các cơ quan có liên quan thì cán bộ văn thư cần xem lại những đơn vị cần gửi và cho vào bì rồi thống kê số lượng và đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi bưu điện. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng văn bản lưu Mỗi văn bản do cơ quan làm ra để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lý đều được giữ hai bản chính để lưu, một bản sau khi được ban hành được lưu lại tại đơn vị hoặc người soạn thảo văn bản, một bản lưu tại văn thư. Bản lưu dùng để làm căn cứ pháp lý và phục vụ cho việc tra tìm khi cần thiết. Các văn bản lưu là văn bản chính và được sắp xếp theo số, ký hiệu. Văn bản lưu của huyện ủy được cán bộ văn thư sắp xếp rất gọn gàng và khoa học nên rất thuận lợi cho việc tra tìm văn bản. Văn bản lưu của huyện ủy được sắp xếp theo tên loại văn bản: Mỗi một tập văn bản tương ứng với một tên loại cụ thể. Văn bản có số nhỏ, ban hành sớm thì xếp trước. Văn bản có số lớn, ngày ban hành muộn thì xếp sau. Tại Văn phòng huyện ủy, tập lưu được hình thành vào cuối năm, cán bộ văn thư đưa văn bản lưu vào tờ bìa hồ sơ, đánh số tờ, viết mục lục, chứng từ kết thúc và viết bìa tập lưu.Tập lưu văn bản được cán bộ văn thư sắp xếp theo một trật tự nhất định sau đó được đưa vào cặp, hộp và xếp lên giá, tủ tài liệu. Ngoài ra, một số phòng ban, đơn vị mượn bản lưu để phục vụ cho công việc của mình sau đó không mang trả lại cho cán bộ văn thư. Do vậy mà vẫn còn một số văn bản đến khi lập tập lưu thì không đủ và sẽ gây khó khăn cho công tác lập hồ sơ nộp vào lưu trữ. Nhiều khi các cán bộ đến mượn văn bản, tài liệu cho công việc thì cán bộ văn thư lại không tìm thấy mà cũng không biết là văn bản đó đang nằm ở đâu nữa,vì vậy mà cán bộ văn thư cần phải chặt chẽ hơn nữa trong việc sắp xếp, bảo quản tập lưu. CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA HUYỆN ỦY SÓC SƠN Công tác văn thư là công việc không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan. Nội dung công tác văn thư gồm rất nhiều công việc và liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận. Nhìn chung công tác văn thư ở huyện ủy Sóc Sơn đã đi vào nề nếp và có những thành tích tốt. Do cán bộ văn thư phải kiêm nhiệm nhiều công việc nên việc tập trung cho công tác văn thư vẫn còn gặp nhiều hạn chế. Là một sinh viên vừa học vừa làm nên thời gian thực tập của tôi cũng gặp rất nhiều thuận lợi, với sự giúp đỡ của các bác, các cô, chú, anh chị ở cơ quan và đặc biệt là bác Thu, người trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo tôi trong thời gian tiếp cận thực tế để tôi hiểu sâu hơn về công tác văn thư. Giữa việc học lý thuyết ở trường và khi áp dụng vào thực tế để sau này sẽ không còn bỡ ngỡ khi bước vào công việc và cùng với sự học hỏi trong 16 tuần thực tập tại cơ quan và nỗ lực của bản thân, tôi cũng đã đạt được những kết quả. 1. Một vài nhận xét, đánh giá về thực trang công tác văn thư tại Huyện ủy Sóc Sơn Công tác văn thư là công việc thường xuyên và liên tục. Đây là công việc được đào tạo theo chuyên ngành nên bản thân tôi đã rất cố gắng hoàn thành tốt nghiệp vụ. Đồng thời cũng mạnh dạn đưa ra các ý kiến của bản thân để góp ý với cơ quan cho công tác văn thư đạt kết quả cao hơn. Qua 16 tuần thực tập và làm việc tại Văn phòng huyện ủy, bản thân tôi thấy việc áp dụng lý thuyết vào thực tế là hết sức cần thiết và giữa thực tế với những gì đã được học còn rất nhiều khác nhau nên đợt thực tập chính là sự rèn luyện, học hỏi và rút kinh nghiệm cho sự thiếu sót trong quá trình học tập và hiểu rõ về nghiệp vụ của mình trong thực tế. Công tác văn thư tại Huyện ủy Sóc Sơn đã đạt được nhiều thành tích tốt, bên cạnh đó vẫn còn nhiều điểm yếu kém cần khắc phục để công tác văn thư tại cơ quan đạt được những kết quả tốt hơn nữa. Ưu điểm Huyện ủy Sóc Sơn luôn quan tâm chú trọng đầu tư các trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công tác văn phòng như: máy tính, máy in, máy photo, điều hòa, … Đặc biệt chú trọng việc nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho các cán bộ trong cơ quan và cán bộ làm công tác văn thư. Công tác văn thư luôn được lãnh đạo quan tâm chú trọng trang bị về trang thiết bị và hàng năm cử cán bộ đi học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư. Chính nhờ sự quan tâm của lãnh đạo nên công tác văn thư đảm bảo được thực hiện tốt, hiệu quả công việc và ngày càng hoàn thiện hơn. Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được thì công tác văn thư vẫn còn gặp một số hạn chế sau: Tủ đựng tài liệu chưa được khoa học Phòng văn thư chưa được trang bị máy tính Sổ đăng ký văn bản đi thì được đăng ký theo một nhiệm kỳ nên sẽ khó khăn hơn trong việc tra tìm văn bản 2. Một số giải pháp nâng cao công tác văn thư Cần trang bị thêm cho phòng văn thư máy tính để việc đăng ký văn bản trên máy, phục vụ cho công tác tra tìm và lưu giữ văn bản. Công tác văn thư cần lập danh mục hồ sơ, đồng thời các đơn vị, phòng ban chức năng đưa ra danh mục hồ sơ mà đơn vị mình lập để dựa vào đó cán bộ văn thư lập danh mục hồ sơ cho cơ quan. Cán bộ văn thư cần chú trọng thực hiện nhiệm vụ của mình để công tác văn thư của cơ quan đạt được kết quả cao hơn. 3. Một số kiến nghị với cơ quan Cuộc sống là những học hỏi, hiểu biết và khám phá không ngừng nên bản thân tôi cũng đã và đang cố gắng mang nhiều kiến thức được trang bị ở trường để bước vào thực tế, phục vụ cho công việc của bản thân và góp một số ý kiến để công tác văn thư của cơ quan được hoàn thiện hơn. Bên cạnh những đổi mới mà cơ quan đã đạt được thì Huyện ủy Sóc Sơn cũng còn những việc đang và cần thay đổi. Em cũng xin đưa ra một số ý kiến của bản thân mình qua đợt thực tập đã rút ra những kinh nghiệm cho bản thân mình và góp thêm chút ý kiến vào cơ quan. Kính mong cơ quan mình trong thời gian tới đầu tư mua sắm trang thiết bị phù hợp như tủ đựng tài liệu và máy tính phục vụ cho công tác văn thư. Và một giá để đặt các loại con dấu cơ quan cùng các loại dấu chức danh, dấu tên để thuận tiện hơn trong việc đóng dấu nhằm tránh sự nhầm lẫn khi một lúc phải đóng mấy loại con dấu Cần sử dụng sổ chuyển giao văn bản đi nội bộ để tránh tình trạng không có sự ký nhận văn bản và văn bản bị thất lạc nhằm gây khó khăn trong việc tìm kiếm và chịu trách nhiệm với văn bản thất lạc. Do cán bộ văn thư còn phải kiêm nhiệm nhiều việc khác nữa nên công tác văn thư còn gặp nhiều khó khăn. Vì vậy, cần có sự phân công cho các cán bộ những công việc cụ thể và đúng chức năng để gánh bớt phần việc của cán bộ văn thư. Vì là cơ quan cấp trên cùng với những văn bản gửi cho cấp dưới như các xã thì Huyện ủy cần kiểm tra kỹ hơn phần thể thức văn bản hay việc đóng dấu để mình còn làm gương cho các xã noi theo và giúp họ thực hiện đúng như quy định của Đảng và Nhà nước đã đề ra. Về sổ đăng ký văn bản thì theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến quy định về sổ đăng ký văn bản gồm chín cột. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của Văn phòng huyện ủy có phần khoa hoc là có thêm hai cột là số trang và số bản sẽ giúp cho việc tra tìm tài liệu sẽ dễ hơn vì nắm được số trang, số bản để tránh nhầm lẫn, sai sót. Và có thể có thêm một cột nữa là cột “Đơn vị, người nhận bản lưu” sau cột “Nơi nhận văn bản” để khi có phòng, ban cần đến một văn bản thì xem sổ sẽ biết là phòng ban nào lưu giữ văn bản đó. KẾT LUẬN Công tác văn thư chính là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước nói chung và Huyện ủy Sóc Sơn nói riêng. Qua 16 tuần (từ ngày 19/4/2010 đến ngày 06/8/2010) tại huyện ủy Sóc Sơn, đó là khoảng thời gian không dài nhưng cũng đủ để tôi, một sinh viên đang ngồi trên ghế nhà trường được sự dìu dắt, dạy dỗ của các thầy cô và đặc biệt hơn là tạo điều kiện để tôi cùng với những sinh viên khác được đi vào thực tế để tìm hiểu sâu hơn, hiểu rõ hơn về chuyên ngành mình đã chọn. Qua thời gian thực tập tại Huyện ủy Sóc Sơn, tôi đã được sự quan tâm, giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của các cán bộ tại văn phòng cùng với sự nhiệt tình của công việc. Tôi đã học hỏi được rất nhiều điều, được đi vào thực tế tìm hiểu sâu hơn về chuyên ngành của mình và đặc biệt là chuyên đề mà tôi đã chọn. Tất cả các khâu trong công tác văn thư đều được cán bộ văn thư tại Văn phòng huyện ủy làm tốt từ việc quản lý văn bản đi – đến cho tới việc quản lý và sử dụng con dấu đều được thực hiện theo đúng nghiệp vụ do cán bộ văn thư được trang bị đầy đủ kiến thức và kinh nghiệm làm việc lâu năm. Qua quá trình thực tập đã giúp tôi trưởng thành hơn rất nhiều, vận dụng những kiến thức đã học áp dụng vào thực tế không phải là khó nhưng nó cũng không đơn giản, nó cần sự nhanh nhạy, khéo léo biết lựa chọn những thứ sao cho phù hợp với công việc của mình. Trong quá trình thực tập, không tránh tránh khỏi những sai sót, tôi cũng đã có gặp phải những sai sót trong quá trình làm việc nhưng tôi đã được các cán bộ quan tâm, chỉ bảo tận tình để tôi biết được nhưng lỗi mình đã mắc phải để sửa sai. Và đó cũng chính là những thử thách đầu tiên, những va chạm công việc khi bước vào thực tế. Và tôi tin rằng, mỗi một lần mắc lỗi sẽ làm cho bản thân mình trưởng thành hơn, vững bước hơn và tự tin hơn trong công việc. Qua đây, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô đã trang bị cho những học trò của mình vốn kiến thức đầy đủ để giúp cho quá trình thực tế không ngỡ ngàng và tự tin với kiến thức mình đã được trang bị ở trường. Và tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới tất cả các cán bộ trong cơ quan Huyện ủy đã giúp đỡ, bảo ban tôi trong quá trình thực tập tại cơ quan./.