Báo cáo thực tập Công tác văn thư ở trung tâm nghiên cứu và phát triển vùng bộ khoa học và công nghệ

c Nhà nước Văn bản là sản phẩm hoạt động áp dụng luật do đó nó là cơ sở pháp lý vững chắc để Nhà nước giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ quản lý hết sức phức tạp của mình. Chức năng quản lý Văn bản cung cấp thông tin cần thiết giúp cho việc tổ chức tốt công việc của lãnh đạo. Văn bản tham gia vào điều hành công việc tổ chức thực hiện các quyết định quản lý. Văn bản là công cụ để các nhà lãnh đạo điều hành công việc. Văn bản là đầu mối để theo dõi kiểm tra hoạt động của cấp dưới. CÁC LOẠI VĂN BẢN Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình từ luật định trong đó có các quy tác xử sự chung được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Văn bản quy phạm pháp luật có các loại sau: Hiến pháp: Là đạo luật cơ bản của Nhà nước quy định những điều cơ bản về chế độ Chính trị, Xã hội, quyền lợi và nghĩa vụ của công dân. Các nguyên tắc cơ bản về tổ chức và hoạt động của bộ máy Nhà nước. Đặc điểm: Hiến pháp là nền tảng cơ sở cho toàn bộ pháp luật của Nhà nước. Luật: Là văn bản có hiệu lực pháp lý sau Hiến pháp. Dùng để cụ thể hoá các nguyên tắc cơ bản được ghi trong Hiến pháp. Là văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý cao nhất và là bộ phận hợp thành quan trọng nhất của luật pháp CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM . Đặc điểm: có tính ổn định cao, áp dụng lâu dài. Pháp lệnh: Là loại văn bản dùng để quy định những vần đề về chính sách, về chế độ của Nhà nước và những vần đề cấp bách trong quản lý Nhà nước khi chưa ban hành thành Luật: VD Pháp lệnh bảo vệ rừng. Đặc điểm: Manh tính cấp bách thực hiện sau một thời gian sẽ được xây dựng thành Luật Lệnh: Là loại văn bản dùng để công bố Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, thực hiện nghĩa vụ của Chủ tịch nước đã được Pháp luật quy định. Đặc điểm: Dùng để công bố quy định, công bố tình trạng chiến tranh, đại xá, ra lệnh tổng động viên, ban bố tình trạng khẩn cấp trong cả nước hoặc trong từng vùng. Nghị quyết: Là loại văn bản ban hành các chủ trương, chính sách của Chính phủ thông qua dự án, kế hoạch và Ngân sách Nhà nước, phê duyệt đề ước quốc tế, chương trình hoạt động của các cơ quan chấp hành cung cấp, ghi lại kết luận đã được thảo luận và thông qua tại các cuộc họp. Đặc điểm: Nghị quyết là cơ sở để ban hành các văn bản khác kể cả các văn bản quy phạm pháp luật có giá trị pháp lý cao hơn. Nghị định: Là loại văn bản dùng để: Ban hành các quyết định về quyền lợi và nghĩa vụ của công dân nhằm quyết định biện pháp và quản lý của Nhà nước, điều chỉnh trên phần ranh giới, địa giới hành chính dưới cấp tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương. Quyết định về nghĩa vụ quyền hạn, bộ máy tổ chức của các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ và các cơ quan khác thuộc quyền của Chính phủ Ban hành các chính sách về chế độ thể lệ của Nhà nước Nghị định của Chính phủ là những vấn đề hết sức cấp thiết nhưng chưa đủ điều kiện để xây dựng thành luật hoặc Pháp lệnh để đáp ứng yêu cầu quản lý của Nhà nước Quyết định: Là loại văn bản dùng để ban hành các chế độ chính sách, quy đinh, quy chế trong cả nước hay trong một ngành, một địa phương, điều chỉnh các công việc về tổ chức nhân sự, áp dụng từng chính sách cho từng đối tượng. Giải quyết một số sự việc, cụ thể trong từng cơ quan. Chỉ thị: Là văn bản của các cơ quan cấp trên gửi cơ quan cấp dưới nhằm truyền đạt những chủ trương chính sách, biện pháp quản lý và chỉ đạo việc tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách đó. Đặc điểm: Loại văn bản này không đặt ra chế độ chính sách mới Thông tư: Là loại văn bản dùng để hướng dẫn giải thích thì hành các văn bản quy phạm pháp luật có giá trị pháp lý cao hơn. Đặc điểm: Thường gắn liền với một văn bản quy phạm pháp luật được loại văn bản này hướng dẫn. Văn bản hành chính thông thường Văn bản hành chính thông thường là bộ phận không thể thiếu được trong các cơ quan nhà nước. Nó dùng để tryền đạt, trao đổi thông tin giao dịch giữa các cơ quan với nhau, giữa các cơ quan với cá nhân. Văn bản hành chính thông thường có các loại sau: Kế hoạch công tác: Là đề án chương trình, kế hoạch cộng tác, là văn bản về phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu tiến hành một nhiệm vụ công tác trong một thời gian nhất định. Báo cáo: Là văn bản dùng để tổng kết, sơ kết, kết quả công tác hoặc phản ánh sự việc vụ việc đã và đang xảy ra. Biên bản: Là văn bản ghi lại những sự việc đã và đang xẩy ra. Công văn hành chính: Là loại văn bản không có tên loại được dùng để thông tin trong các hoạt động giao dịch, trao đổi công tác giữa các chủ thể có thẩm quyền để giải quyết những công việc có liên quan. Công văn có nhiều loại: công văn hướng dẫn, công văn chỉ đạo, công văn nhắc nhở, công văn yêu cầu … Tờ trình: Là các loại văn bản mang tính chất trình bầy các chủ trương kế hoạch công tác, sự việc của cơ quan cấp dưới, đề xuất với cơ quan cấp trên xin xét duyệt Công điện: Là loại văn bản ngắn gọn để truyền đạt mệnh lệnh của tổ chức hoặc người có thẩm quyền có tính khẩn cấp băng phương tiện thông tin vô tuyến hoặc hữu tuyến. Sau khi gửi công điện, nếu vấn đề cần thiết thì cơ quan gửi công điện phải ra văn bản để gửi đến cơ quan nhận. Giấy giới thiệu: Là loại giấy tờ cấp cho các công chức, viên chức để thực hiện vần đề được giao. Thông báo: Là loại văn bản của các cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng và Nhà nước để công bố một quyết định quan trọng về đối ngoại và đối nội. SOẠN THẢO VĂN BẢN Việc soạn thảo văn bản là một công việc mà bất cứ một người văn thư chuyên trách nào cũng phải biết. Họ phải nắm được các yêu cầu chung, yêu cầu về nội dung, quy trình soạn thảo của một văn bản. Những yêu cầu chung trong quá trình soạn thảo văn bản: Phương thức sử dụng từ ngữ: Cần dùng từ đúng nghĩa sao cho từ phải biểu hiện chính xác nội dung cần thể hiện: Không làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa Sử dụng từ đúng nghĩa ngữ pháp: đặt từ vào đúng vị trị ngữ pháp của nó trong quan hệ từ đó với những từ khác trong câu Sử dụng từ đúng văn phong pháp luật ban hành: Sử dụng từ ngữ phổ thông trung tính thuộc văn viết, không dùng từ thuộc phong cách khẩu ngữ Tránh sử dụng từ cổ, thần trọng dùng từ mới. Không dùng từ địa phương. Không dùng tiếng lóng, từ thông tục vì chúng sẽ làm mất đi tính trang trọng uy nghiêm của văn bản Sử dụng đúng và hợp lý các thuật ngữ chuyên ngành. Sử dụng từ đúng chính tả: Tránh các lỗi về thanh điệu Tránh các lỗi về vần Tránh các lỗi về phụ âm đầu Phân bố các kí hiệu biểu thị một âm Tránh lẫn về từ viết hoa Dùng từ đúng quan hệ kết hợp: Câu trong văn bản Trong văn bản không được dùng các câu nghi vấn và câu cảm thán Hạn chế sử dụng câu phức, những câu đặc biệt chỉ được sử dụng trong những trường hợp được quy định Xét theo mục đích phát ngôn của văn bản thi có: câu tường thuật và câu mệnh lệnh Xét theo cấu trúc ngữ pháp thì có: Câu đơn Trong văn bản không được dùng dấu ? , !, … , Trình bầy đề mục Đề mục phải thể hiện được toàn vẹn hệ thống Đề mục dễ theo dõi và dễ sử dụng Đảm bảo tính logic của nội dung văn bản Những yêu cầu về nội dung văn bản: Văn bản phải có tính mục đích Văn bản phải có tính khoa học Văn bản phải có tính đại chúng Văn bản phải có tính quy phạm Văn bản phải có tính khả thi Quá trình chuẩn bị soạn thảo: Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các bước đi cần thiết được sắp xếp một cách khoa học để xây dựng một văn bản nhằm đạt được các yêu cầu về hiệu quả và chất lượng của văn bản. Quy trình soạn thảo nhằm mục đích: Đảm bảo cho việc thực hiện pháp luật được nghiêm minh đặc biệt là đối với văn bản quy phạm pháp luật. Tránh sự chồng chéo mâu thuẫn các nội dung văn bản giữa các cơ quan trong cùng một hệ thống hoặc trong cùng một cơ quan. Tuân thủ quy trình đảm bảo cho văn bản có tính trật tự logic về nội dung Đảm bảo tính khoa học, tính khả thi thực tiễn cho văn bản. Quá trình chuẩn bị soạn thảo văn bản bao gồm các bước sau Sơ bộ xác định vần đề: Khi soạn thảo văn bản phải xem xét các vấn đề trước khi soạn thảo như mục đích ban hành văn bản, thời gian ban hành văn bản, vấn đề cần giải quyết trong văn bản, đối tượng giải quyết trong văn bản, kết quả tác động của văn bản. Xác định tên loại văn bản: Khi xác định tên loại văn bản phải căn cứ vào thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan, nội dung vần đề cần giải quyết, mục đích yêu cầu ra văn bản. Nội dung của việc xác định tên loại văn bản phải so sánh giữa mục đích của từng loại văn bản với công dụng của từng loại văn bản để chọn ra văn bản cần sử dụng, sau đó xác định mẫu văn bản theo tên loại đã chọn. Thu thập thông tin: Mỗi văn bản đều cần phải có các số liệu, dẫn chứng sự việc, căn cứ pháp lý … Đó là thông tin cần thiết cho việc soạn thảo văn bản. Các thông tin phải được thu thập một cách đầy đủ, khách quan, chính xác … Mỗi loại thông tin khi thu thập đánh giá cần phải đảm bảo những tiêu chuẩn sau: Thông tin phải đúng chính xác đặc trưng của sự vật hiện tượng Thông tin phải đủ phản ánh được mọi khía cạnh của sự việc hiện tượng Thông tin phải kịp thời đúng lúc đúng thực trạng mang theo góc độ thời gian Thông tin phải hệ thống có nghĩa là nắm trong một sâu chuỗi sự việc hiện tượng có trình tự hợp lý, có trật tự rõ ràng, Thông tin phải khả dụng Lập đề cương Đây là bước cần thiết cho việc soạn thảo văn bản, là việc hình thành một cách toàn diện, văn bản sẽ được soạn thảo với việc sắp xếp nội dung một cách hợp lý, dễ hiểu. Sắp xếp trật tự các ý sao cho khoa học và logic nhất: có các cách sắp xếp sau Sắp xếp theo tầm quan trọng Sắp xếp theo thời gian Sắp xếp theo không gian Sắp xếp từ cụ thể đến khái quát và ngược lại Sắp xếp theo logic nguyên nhân và kết quả của vần đề Chú ý: Cần phải cân nhắc kĩ các điểm cần khái quát, cụ thể và điều chỉnh sao cho cân đối. Những điểm có nội dung giống nhau và có liên quan chặt chẽ với nhau thì tập hợp lại trong cùng một chương, mục hoặc phần. Cần chú ý dến biểu hiện liên kết về hình thức của văn bản; đó là hệ thống đề mục phải thống nhất ý chính, ý phụ, thứ bậc phải rõ ràng. Viết bản thảo Dựa vào đề cương để viết bản thảo. Chú ý tuân thủ văn phong, pháp luật hành chính. Bản thảo viết song phải được kiểm tra từng khâu. Trao đổi ý kiến và sửa chữa bản thảo Trao đổi ý kiến của lãnh đạo cơ quan để nắm được tư tưởng chỉ đạo. Lấy ý kiến của các cơ quan hữu quan để đảm bảo tính khách quan và trành mâu thuẫn chồng chéo. Lấy ý kiến của các chuyên gia soạn thảo văn bản và các chuyên gia về chuyên môn để đảm bảo nội dung đúng hình thức chuẩn. Lấy ý kiến của bộ phận văn thư để đảm bảo các thủ tục hành chính cần thiết theo quy định của Nhà nước. Duyệt văn bản Bản thảo văn bản phải được duyệt trước khi đánh máy trình ký và được làm thủ tục gửi đi, người duyệ bản thảo phải ký tắt vào bản thảo đã duyệt. Tuỳ từng văn bản, từng cơ quan mà việc tổ chức duyệt bản thảo có những điểm riêng. Trình ký và hoàn thiện văn bản Sau khi văn bản đã được trình ký thì phải làm thủ tục hoạn thiện về thể thức phải đóng dấu điền ngày tháng năm ban hành lên văn bản. Những văn bản này thi do cơ quan chuyên trách của văn thư đảm nhận. Thể thức văn bản: Thể thức văn bản là toàn bộ những yếu tố phải có trong một văn bản được trình bầy theo các quy định và phương pháp khoa học để đảm bảo tính chân thực giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn. Các yếu tố phải có trong một văn bản: Quốc hiệu ( tiêu ngữ) Tác giả: Tên cơ quan, đơn vị, đoàn thể, tổ chức làm ra văn bản Địa danh, ngày tháng năm viết văn bản Số và kí hiệu của văn bản Tên gọi và trích yếu nội dung của văn bản Nội dung văn bản Nơi nhận Chữ ký Con dấu Ngoài ra còn có thể có Dấu chỉ mức độ mật hoặc khẩn của văn bản. CHƯƠNG III: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Văn bản đến cùng với văn bản đi do các cơ quan hình thành ra tạo nên một loại phương tiện, một loại công cụ rất đặc biệt trong hoạt động điều hành, quản lý của các cơ quan. Để văn bản có thể phát huy được tối đa ý nghĩa, tác dụng thì vấn đề tổ chức giải quyết tốt loại văn bản này có tầm quan trọng không thể xem nhẹ. Bởi vì hiệu quả của công việc quản lý, điều hành ở từng cơ quan lệ thuộc vào việc có xử lý, phân tích, đánh giá các thông tin ở trong các văn bản đến kịp thời, triệt để hay không Khái niệm văn bản đến Tất cả các văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến bằng con đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị về hoặc qua con đường bưu điện … được gọi chung là văn bản đến. Nguyên tắc chung Văn bản đến dù dưới bất kỳ dạng nào đều phải được xử lý theo nguyên tắc kịp thời, chính xác, và thống nhất. Bảo đảm được nguyên tắc này các văn bản đến sẽ được xử lý giải quyết ngay, không bị lẫn lộn, văn bản không bị chuyển đi chuyển lại lòng vòng, gây nên sự chậm trễ và tốn kém thời gian và công sức. Trách nhiệm tổ chức quản lý và giải quyết văn bản thuộc về Chánh, Phó Văn phòng. Trưởng, Phó phòng Hành chính của mỗi cơ quan. Bộ phận Văn thư cơ quan trực tiếp thực hiện một số công việc cụ thể như sau: Quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đến Tiếp nhận kiểm tra, phân loại các loại văn bản đến: Kiểm tra văn bản do các nơi gửi đến, nếu phát hiện văn bản gửi sai đối tượng, hoặc bì đựng tài liệu bị rách nát, có đấu hiệu bị lộ thông tin của tài liệu … thì phải hỏi lại nhân viên bưu điện hay người chuyển văn bản. Đồng thời phải báo cáo cho lãnh đạo văn phòng, hoặc Trưởng phòng Hành chín có biện pháp giải quyết. Kiểm tra cả về số lượng của văn bản xem đủ hay thiếu. Sau khi kiểm tra thì tiến hành phân loại văn bản: (phân làm hai loại) + Văn bản đăng ký: văn bản của cơ quan khác gửi đến + văn bản không phải đăng ký: Sách báo, tạp chí, thư cá nhân Bóc bì đựng văn bản đến (trừ các văn bản gửi trực tiếp cho cá nhân và các văn bản đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật”). Nếu văn thư cơ quan tổ chức theo nguyên tác tập trung thì theo sự phân công của lãnh đạo Văn phòng. Văn thư bóc bì văn bản , vào sổ và chuyển đến các đối tượng liên quan. Bóc bì văn bản không được làm rách, mất chữ của tìa liệu. Địa chỉ nơi gửi, dấu của bưu điện … phải giữ lại để tiện kiểm tra khi cần thiết Những bì văn bản có đóng dấu “khẩn” “thượng khẩn” “hoả tốc” phải được bóc bì ngay và trình lãnh đạo giải quyết kịp thời. Văn bản gủi đến có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhân phải ký xác nhận và đóng dấu vào phiếu gửi và chuyển trả lại cơ quan gửi để theo dõi, xử lý kịp thời những “sự cố” trên đường vẫn chuyển có thể xảy ra Đóng dấu đến Đóng dấu đến vào văn bản mà cơ quan nhân được. Số đến và ngày đến của văn bản phải ghi khớp với số và ngày ghi trong sổ đăng ký văn bản đến. Số đến ghi liện lực từ 01 bất đâu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 hàng năm Dấu đến phải đóng rõ ràng bằng mực dấu đỏ ở phân giấy trắng dưới số, ký hiệu hoặc trích yếu nội dung văn bản. Đăng ký văn bản đến Mọi văn bản đến đều phải đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến. Những cơ quan lớn số lượng văn bản đến nhiêu thì có thể đăng ký văn bản dến vào các sổ khác nhau như: (một sổ đăng ký văn bản mật, một sổ đăng ký của cấp dưới và các đơn vị trực thuộc gửi lên, một sổ đăng ký văn bản của các cơ quan khác gửi tới, một sổ đăng ký đơn thư). Nếu cơ quan có số lượng văn bản đến hàng ngày, hàng tháng, hàng năm ít chỉ cần một sổ đăng ký văn bản mật, một sổ đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản Mẫu sổ đăng ký văn bản đến: Số đến Ngày đến Nơi gửi văn bản Số ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại trích yếu nội dung văn bản Lưu hồ sơ số Nơi nhận hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Mẫu sổ đăng ký văn bản mật Số đến Ngày đến Nơi gửi văn bản Số ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại trích yếu nội dung văn bản Mức độ mật Nơi nhận hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Trình các văn bản đến Tất cả văng bản đến, sau khi đã đăng ký, tuỳ theo chế độ công tác văn thư của cơ quan, cán bộ công chức phụ trách công tác này phải trình ngay cho Chánh văn phòng xem xét, nghiên cứu để quyết định phương hướng giải quyết. Lãnh đạo Văn phòng ghi rõ văn bản được chuyển đến cá nhân, đơn vị phải giải quyết. Văn thư cơ quan căn cứ vào đó để chuyển văn bản đến các đối tượng có liên quan trong thời gian sớm nhất. Chuyển giao văn bản đến Đối với những cơ quan nhỏ, các đơn vị ở chung trong một khu vực thì không phải làm sổ chyển riêng mà sử dụng sổ đăng ký văn bản đến của cơ quan làm sổ chuyển. Sao in văn bản đến Trong thực tế hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan đơn vị cần thiết phải sao in văn bản đến thành nhiều bản. Hiện nay, ở hầu hết các cơ quan sử dụng rất phổ biến các bản photocopy đề chuyển tải thông tin đến các đối tượng có liên quan. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến là công việc phức tạp đời hỏi các cơ quan phải quan tâm chú ý thích đáng TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI Hàng ngày, các cơ quan trong khi giải quyết các công việc thuộc chức năng nhiệm vụ, quyền hạn được giao đều phải xử lý những vấn đề liện quan tới việc tổ chức quản lý công văn, giấy tờ mà cơ quan gửi đi (văn bản đi). Giải quyết tốt vấn đề này sẽ có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan. Đồng thời qua đó góp phần vào việc rèn luyện tính nghiêm túc, khoa học đối với mỗi cán bộ, công chức trong việc thực hiện nhưũng công việc được giao. Khái niệm văn bản đi Tất cả các loại văn bản do cơ quan làm ra để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi. Ngyên tắc chung Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vi vậy, việc tổ chức quản lý văn bản đi phải bảo đảm chính xác, kịp thời, tiếp kiệm và theo đúng quy trình mà Nhà nước đã quy định. Chỉ có như vậy, các văn bản đi do cơ quan làm ra mới có tác dụng thiết thực đối với mỗi cơ quan. Để tổ chức quản lý thống nhất văn bản đi, theo nguyên tác này thì các văn bản đều phải được quy về một đầu mối - đó là bộ phận văn thư. Và phải thực hiện một số công việc cụ thể như sau: Quy trình Trình văn bản đi. Các văn bản đi của cơ quan thông thường được giao cho các chuyên viên am hiểu về từng lĩnh vực chuyên môn chuẩn bị soạn thảo. Sau khi văn bản đã được soạn và in ấn xong thì phải trình cho thủ trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi ban hành Đối với văn bản thông thường, nội dung không phức tạp thì chỉ cần trình văn bản in đã được kiểm tra kỹ cho người có thẩm quyền ký là đủ. Văn bản có nội dung phức tạp khi trình cho thủ trưởng ký nhất thiết phải kèm theo các văn bản có liên quan gọi là hồ sơ trình ký dể người ký thẩm tra lại nội dung văn bản khi cần thiết Xem lại thể thức, ghi ngày tháng Công việc được giao cho bộ phận văn thư của cơ quan thực hiện. Nhiệm vụ cụ thể ở đây là soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức theo quy định hiện hành. Những văn bản không đủ về thể thức nhất thiết phải sửa lại trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan. Ghi số và ghi ngày tháng đới với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không loại trừ bất kỳ văn bản nào. Mỗi văn bản được ghi một số và một ngày tháng nhất định, tính từ số 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm. Ghi số văn bản từ 1 đến 9, ngày 1 đến ngày 9 và tháng 1 đến tháng 2 đều phải thêm số 0 đằng trước để tránh sự nhầm lẫn. Số của văn bản ghi ở phía trên, bên trái dưới tác giả của văn bản BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN VÙNG Số: …./PTV Hà nội, ngày tháng năm Ngày tháng của văn bản ghi, sau địa danh dưới quốc hiệu Đóng dấu văn bản đi Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ, tức là chữ ký của thủ trưởng hoặc ngươi được uỷ quyền ký. Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng, đúng mẫu mực dấu theo quy định chung của Nhà nước . Dấu chỉ được đóng trùm lên từ một phần tư đến một phần ba chữ ký về phía bên trái. Đăng ký văn bản đi Đăng ký văn bản đi là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyên giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Các văn bản đi đều phải đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột mục theo quy định. Khi đăng ký không được dùng bút chì, không tẩy xoá, không viết tắt những từ ít thông dụng. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi: Số và ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung Nơi nhận văn bản Số lượng bản Đơn vị hoặc người lưu văn bản Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 Chuyển giao văn bản đi Tất cả văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có liên quan phải thực hiện một nguyên tắc chung là: Chính xác, đúng đối tượng và kịp thời. Văn bản của cơ quan trước khi chuyển đi cho các đối tượng có liên quan đều phải để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin. Phong bì gửi văn bản phải làm bằng giấy bền, dai, ngoài không nhìn rõ chữ, bị ẩm ướt không bị rách, mủn. Ngoài bì phải ghi rõ ràng và chính xác tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan hay người nhận, sổ và ký hiệu văn bản, số lượng văn bản để chuyển nhanh chóng chính xác đến người nhận, tránh mọi sự nhầm lẫn có thể xảy ra. Phải làm sổ chuyển giao văn bản đi: Đây là công việc phải hoàn tất trước khi chuyển giao văn bản đi. Sổ chuyển giao văn bản đi có mẫu sau: Ngày tháng chuyển Số, ký hiệu văn bản (số phiếu gửi phiếu chuyển) Số lượng văn bản (hoặc số lượng bì) Đơn vị hoặc cá nhân văn bản hay bì Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 Văn bản sau khi được người có thẩm quyền ký đóng dấu, ghi số, ghi ký hiệu, ngày tháng và đăng ký vào sổ văn bản đi phải được gửi ngay đến các đối tượng có liên quan. Công việc này có thể gửi trực tiếp, nhưng phổ biến là gửi theo đường bưu điện. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu. Mỗi văn bản do cơ quan làm ra để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lý đều được giữ hai bản chính để lưu lại, một bản gửi cho đơn vị hoặc người thảo, một bản lưu ở văn thư Các tập văn bản lưu phải do bộ phận văn thư thuộc văn phòng cơ quan quản lý chặt chẽ và thống nhất. CHƯƠNG IV: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản. Dấu là thành phần biểu hiện quyền lực của nhà nước và của cơ quan trong văn bản. Dấu là thành phần giúp cho việc chống giả mạo văn bản. Sử dụng dấu Dấu chỉ được đóng lên văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền, không được đóng dấu trên giấy trắng, giấy khống chỉ (văn bản giấy tờ chưa có chữ ký của cấp có thẩm quyền) hoặc đóng dấu vào văn bản giấy tờ chưa ghi nội dung. Dấu phải đóng rõ ràng ngay ngắn. Trường hợp đóng đấu ngược, mờ phải huỷ văn bản để làm văn bản khác. Chỉ người được giao giữu dấu mới được đóng vào văn bản. Tất cả những người khác không được mượn dấu để đóng vào văn bản hoặc giấy tờ khác. Dấu cơ quan đóng vào văn bản do cơ quan làm Dấu Văn phòng đóng vào văn bản lấy danh nghĩa Văn phòng làm ra. Bảo quản con dấu Dấu phải để tại cơ quan, đơn vị và phải được quản lý chặt chẽ. Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa cơ quan, đơn vị, Thủ trưởng của cơ quan, tổ chức có thể mang con dấu đi theo, nhưng phải bảo quản cẩn thận và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu. Dấu phải giao cho một cán bộ văn thư đủ tin cẩn giữ và đóng dấu, khi vắng phải giao lại cho người khác theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan. Dấu phải để trong hòm, tủ có khoá chắc chắn trong cũng như ngoài giờ làm việc. Không được sử dụng vật cứng để cọ rửa dấu. Khi cần cọ rủa dấu có thể ngâm vào xăng và dùng chổi lông để rửa. Khi dấu bị mòn trong quá trình sử dụng hoặc hỏng, biến dạng phải xin phép khắc dấu mới và nộp lại dấu cũ. Nếu để mất con dấu, đóng dấu không đúng quy đinh, lợi dụng việc bảo quan, sử dụng để hoạt động phạm pháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tố trước pháp luật (Nghị định 49 CP ngày 15/8/1996 của Chính phủ về xử phạt Hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự) Khi con dấu bị mất phải báo ngay cho cơ quan Công an gần nhất, đồng thời báo cáo cho cơ quan Công an cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy tìm và thông báo huỷ bỏ con dấu bị mất. PHẦN C: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN VÙNG I. NÔI DUNG THỰC TẬP Những công việc được giao Trong thời gian thực tập tại văn phòng của Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển vùng, em đã học thêm được rất nhiều kinh nghiệm trong công tác văn phòng và được các anh (chị) giao cho một số việc sau: Tổ chức giải quyết văn bản đến Đóng dấu đến, ghi số cho văn bản đến Phôtô văn bản đến Đăng ký vào sổ văn bản đến Lưu vào hồ sơ để văn bản đến Tổ chức quản lý văn bản đi Đăng ký vào sổ văn bản đi Lưu vào hồ sơ để văn bản đi Soạn thảo một số các công văn đơn giản như giấy mời, công văn trả lời ... trên máy vi tính Phôtô một số tài liệu: giấy mời, giấy giới thiệu, công văn đến, công văn đi, thông báo … Và đôi khi cũng phải trực điện thoại và ghi lại những tin nhắn cần thiết. II. TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở TRUNG TÂM Cơ sở vật chất của phòng văn thư Trung tâm. Phòng văn thư của trung tâm được một cán bộ chuyên trách đảm nhiệm. Phòng văn thư của Trung tâm có cơ sở vật chất đầy đủ để phục vụ cho công tác văn thư được hoàn thành tốt. Cơ sở vật chất của phòng văn thư bao gồm: Hai tủ đựng hồ sơ tài liệu dùng để lưu các văn bản Một bàn làm việc Một máy vi tính cá nhân Một máy in Một máy fax Một máy điện thoại Ngoài ra còn có các đồ văn phòng phẩm phục vụ cho công tác văn thư. Những công việc của cán bộ văn thư trung tâm phải đảm nhận. Cán bộ văn thư phải đảm nhận mọi việc liên quan đến công tác văn thư như: Tiếp nhận công văn đến Gửi công văn đi Đóng dấu văn bản Lưu hồ sơ tài liệu Soạn thảo văn bản, công văn Nhưng ngoài những việc trên cán bộ văn thư của trung tâm còn đảm nhận một số công việc khác như: Ngoại giao và liên hệ công tác cho Trung tâm Thường xuyên trực điện thoại Quản lý các đồ văn phòng phẩm cho Trung tâm Tiếp khách khi cần thiết Nhận báo hàng ngày cho Trung tâm Soạn thảo văn bản của Trung tâm Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển vùng có thể ban hành tất cả các loại văn bản hành chính công vụ có liên quan đến chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm mình. Các loại văn bản mà Trung tâm ban hành có thể chia làm hai loại chính: Văn bản ban hành để gửi đi: Thì chủ yếu là các công văn hành chính ban hành để giải quyết các công việc của Trung tâm với cơ quan cấp trên, cơ quan ngang cấp, các đơn vị trực thuộc Trung tâm … Văn bản nội bộ: Được ban hành để giải quyết các công việc nội bộ trong Trung tâm. Văn bản nội bộ gồm rất nhiều loại Các Quyết định của Giám đốc về những công việc của Trung tâm như: Quyết định của Giám đốc Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng về việc thành lập Ban tổ chức Hội thảo quốc tế “ Hợp tác Việt - Trung về ứng dụng năng lượng mặt trời trong phát triển bền vững” hay “về việc tăng thêm lương tháng cho cán bộ, công nhân viên và người lao động” (Phụ lục số 2) Văn bản về các kế hoạch công tác, báo cáo, biên bản, thông báo… Trung tâm còn có các loại hợp đồng: Hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng thêu khoán. Qua sơ đồ ta có thể thấy được tổng sổ văn bản mà Trung tâm ban hành thì Công văn chiếm phần lớn số lượng văn bản mà Trung tâm ban hành ra Ngoài ra ta còn có sơ đồ riêng về số lượng công văn mà Trung tâm ban hành để gửi đi từ năm 2000 – 2003. Vì điều kiện không cho phép nên em chỉ thống kê được số lượng công văn gửi đi của Trung tâm trong những năm vừa qua. Công văn của Trung tâm phải được soạn thảo theo mẫu và theo quy định của Bộ Khoa học và Công nghệ. BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ ------------------------- TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN VÙNG ------------------------- Số: /PTV V/v CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà nội, ngày tháng năm Kính gửi Nơi nhận: Lưu VT Như trên GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN VÙNG Sau đây là quy định các kiểu, cỡ chữ dùng trong công văn của Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng TT Thành phần và thể thức công văn Font Cỡ chữ Kiểu chữ 1 Tiêu ngữ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------------------- .VntimeH .Vntime 12 13 Đậm Đậm 2 Tên cơ quan trực thuộc và cơ quan ban hành BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ ---------------------- TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN VÙNG ------------------------- .VntimeH .VntimeH 12 12 Đứng Đậm 3 Số và ký hiệu: Số: /PTV .Vntime 14 Đứng 4 Địa danh, tháng, năm ban hành Hà nội, Ngày tháng năm .Vntime 14 Nghiêng 5 Trích yếu của công văn V/v: thành lập Doanh nghiệp liên doanh Việt Trung Kính gửi: .Vntime .Vntime 14 14 Nghiêng Nghiên, đậm 6 Nội dung công văn .Vntime 14 Đứng 7 Chữ ký Chức vụ người ký: GIÁM ĐỐC Họ tên người ký: Phan Huy Chi .VntimeH .Vntime 13 14 Đứng Đứng 8 Nơi nhận văn bản, bản sao Chữ Nơi nhận: (phái trái cuối văn bản) .Vntime 14 Nghiêng Còn sau đây là quy định của Nhà nước về các kiểu chữ, cỡ chữ dùng trong các văn bản, công văn quản lý nhà nước. TT Thành phần và thể thức công văn Font Cỡ chữ Kiểu chữ 1 Tiêu đề CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc .VnTimeH .VnTime 13 13 Đậm Đậm, 2 Tên cơ quan ban hành văn bản BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN VÙNG .VntimeH .VntimeH 13 13 Đứng Đậm 3 Số và ký hiệu văn bản: Số /PTV .Vntime 13 Đứng 4 Địa danh, ngày tháng năm .Vntime 14 Nghiêng 5 - Trích yếu của công văn V/v Hợp tác với Trung Quốc - Kính gửi .Vntime .Vntime 14 14 Đứng Đứng 6 Nội dung công văn .Vntime 14 Đứng 7 Chữ ký Chức vụ người ký GIÁM ĐỐC Họ tên người ký: Phan Huy Chi .VntimeH .Vntime 13 14 Đậm Đậm 8 Chữ Nơi nhận (phía trái cuối văn bản) .Vntime 12 Nghiêng Đậm Qua hai bảng mẫu ở trên ta có thể nhận ra việc soạn thảo văn bản của Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng có những khác biệt rõ rệt so với việc soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước theo quy định của Nhà nước. Hiện nay theo mẫu quy định về văn bản quản lý Nhà nước thì văn bản còn phải quy đinh lề của văn bản. Nhưng trong quá trình soạn thảo văn bản của Trung tâm thì không lưu ý đến việc để lề cho văn bản mà chỉ làm sao cho văn bản trông cân đối, đẹp mắt và hợp lý là được. Hiện nay việc soạn thảo văn bản theo TCVN 5007 – 2002 còn có quy định văn bản khi đánh máy phải để lề cho văn bản là Mặt trước của văn bản - Phia trên của văn bản là: 25mm Phía dưới của văn bản là: 20mm Bên phải của văn bản là: 35mm Bên trái của văn bản là: 20mm Mặt sau của văn bản Phái triên của văn bản là: 25mm Phái dưới của văn bản là: 20mm Bên phải của văn bản là: 20mm Bên trái của văn bản là: 35mm Đối với các văn bản của bộ phận chuyên môn thì trước tiên cán bộ của các bộ phận chuyên môn phải soạn thảo văn bản theo đúng mẫu quy định của Bộ Khoa học và Công nghệ trước. Sau đó phải mang cho Giám đốc hoặc CVP duyệt và xem đã đúng về nội dung và đủ về hình thức chưa nêu chưa đúng hoặc chưa đủ thì phải sửa lại. Nếu là văn bản do Giám đốc yêu cầu soạn thảo thì cán bộ văn thư phải đảm nhận việc soạn thảo cho Giám đốc. Nếu là văn bản đơn giản thì Giám đốc chỉ cần nêu ra yêu cầu, và các ý chính là cán bộ văn thư có thể soạn thảo được. Nhưng nếu là văn bản mang tính chuyên môn, cần các thông tin chính xác thì Giám đốc sẽ viết bản thảo và cán bộ văn thư dựa vào đó để đánh máy, trình bầy văn bản và có thể sữa chữa những chỗ cảm thấy không đúng, không hợp lý. Sau khi soạn thảo và đánh máy xong phải trình lại vơi Giám đốc để xem xét lại đã đúng và đủ chưa. Tổ chức và quản lý văn bản Văn bản đi Văn bản đi của Trung tâm có rất nhiều loại nhưng chủ yếu là các công văn (phụ lục số 3). Các văn bản hay công văn gửi đi của Trung tâm giao cho các cán bộ am hiểu về từng lĩnh vực chuyên môn chuẩn bị soạn thảo. Sau khi văn bản đã được soạn và in ấn xong thì phải trình cho Giám đốc Trung tâm ký trước khi ban hành. Nếu là các văn bản thông thường, nội dung không phức tạp thì chỉ cần trình văn bản đã in được Giám đốc kiểm tra và ký. Nhưng nếu là các văn bản phức tạp thì khi ký phải mang theo các tài liệu có liên quan gọi là hồ sơ trình ký. Sau khi Giám đốc ký người soạn thảo công văn phải để cán bộ văn thư xem lại thể thức, ghi số, ghi ngày tháng cho văn bản và vào sổ đăng ký công văn đi. Cán bộ văn thư phải soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản theo quy định hiện hành. Những văn bản không đủ về thể thức phải sửa lại trước khi chuyển đến đối tượng có liên quan. Ghi số cho tất cả các văn bản đi của Trung tâm. Mỗi văn bản ghi một số và ngày tháng nhất định. Số của văn bản được ghi theo quy định của nhà nước bắt đầu từ số 01 ngày 01 tháng 01 của năm cho đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 của năm. Nhưng trong việc ghi số và ngày tháng văn bản của Trung tâm cũng có một chút sai xot, tức là theo quy định của nhà nước số từ 1 đến 9, từ ngày 1 đến ngày 9 và tháng 1 đến tháng 2 đều phải thêm số 0 đằng trước, nhưng các văn bản của Trung tâm thì không lưu ý về điều đó lúc thì có số 0 lúc thì không. Đối với các văn bản đi của Trung tâm thì chỉ có mỗi công văn là được đăng ký vào sổ đăng ký công văn. Mẫu bìa sổ đăng ký công văn đi của Trung tâm (Phụ lục số 4) Mẫu sổ đăng ký công văn đi của Trung tâm (Phụ lục số 5) Cũng giống như sổ “đăng ký công văn đến” thì sổ “đăng ký công văn đi” cũng là sổ cũ và cũng có một chút khác so với sổ “đăng ký công văn đi” hiện nay. Ngoài bìa của sổ “đăng ký công văn đi” cũng không có tên cơ quan chủ quản và tên cơ quan đơn vị sử dụng sổ. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi hiện nay là có 7 cột mục còn sổ đăng ký công văn đi của Trung tâm lai có 8 cột mục. Sổ hiện nay không có cột 4 với nội dung là “Người ký”. Đối với sổ hiện nay cột 1 là “Số và ký hiệu” cột 2 là “Ngày tháng của văn bản”. Nhưng sổ của Trung tâm thì lại ngược lại cột 1 là “Ngày tháng của công văn” còn cột 2 là “Số và ký hiệu” Văn bản gửi đi phải có đầy đủ chữ ký và dấu của Trung tâm thì khi gửi đi mới có hiệu lực pháp lý. Sau đó gửi văn bản đi: nếu văn bản gửi sang bên Bộ Khoa học và Công nghệ thì phải trực tiếp mang sang và gửi ở Văn thư Bộ, nếu văn bản gửi cho các cơ quan đơn vị khác thì ta có thể gửi bằng đường bưu điện. Khi gửi văn bản qua đường bưu điện thì văn bản phải được để trong phong bì dán hoặc kẹp ghim gẩn thận tránh tình trạng mất văn bản bên trong. Ta có mẫu phong bị dưới đây BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN VÙNG Kính gửi……………………………………… ……………………………………………… ………………………………………………. Các công văn mà Trung tâm gửi đi chủ yếu gửi cho Bộ Khoa học và Công nghệ. Ngoài ra còn gửi cho các sở Khoa học và Công nghệ ở các tỉnh thành trong cả nước như (Sở KH&CN tỉnh Cao Bằng, Sở KH&CN tỉnh Lào Cai, Sở KH&CN thành phố Hà Nội), gửi cho các Vụ như (Vụ Quan hệ Quốc tế, Vụ Kế hoạch Tổ chức – Bộ Khoa học và Công nghệ), gửi cho UBND ( Huyện Bắc Hà, Lào Cai, Thành phố Hà Nội), gửi cho các Trung tâm (Trung tâm tin học, Trung tâm Hỗ trợ và Phát triển), gưi cho các Cục (cục thuế thành phố Hà nội, cục kiểm tra thu thuế XNK)… Công văn của Trung tâm gửi đi cũng có nhiều nội dung như Về việc Hợp tác phát triển trồng hoa xuất khẩu gửi cho tỉnh Tuyên Quang Về việc Đề nghị chuyển đổi chủ đầu tư dự án gửi Lãnh đạo Bộ KH&CN Về việc Khảo sát báo cáo số lượng, chất lượng gửi cho Vụ Tổ chức cán bộ Việc tổ chức và giải quyết công văn đi cũng phải nhanh chóng, kịp thời, chính xác để công việc được diễn ra đúng tiến độ công việc. Văn bản đến Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển vùng được thành lập từ năm 1999 đến này đã được hơn ba năm và Trung tâm cũng đã nhận được một khối lượng văn bản tương đối lớn và qua các năm khác nhau thì Trung tâm cũng nhận được số lượng văn bản khác nhau năm nhiều năm ít. Nhưng vì điều kiện không cho phép nên em chỉ có thể thống kê được số lượng công văn mà Trung tâm nhận được trong những năm vừa qua…Và số công văn Trung tâm nhận được cũng chiếm đa số trong tổng sổ các văn bản mà Trung tâm nhận được Văn bản đến ở Trung tâm đến chủ yếu từ hai nguồn: Trực tiếp, và gián tiếp Trực tiếp: Chủ yếu là các văn bản của Bộ Khoa hoc và Công nghệ gửi cho Trung tâm. Và do điều kiện đi lại tốt, Bộ với Trung tâm nằm gần nhau nên cán bộ văn thư phải trực tiếp sang Bộ để lấy văn bản về Trung tâm. Ngoài ra còn có số ít công văn do cơ quan đơn vị trực tiếp mang đến cho Trung tâm. Gián tiếp: Chủ yếu là qua đường bưu điện. Do diều kiện đi lại không thuận tiện nên các cơ quan đơn vị phải chuyển công văn cho Trung tâm qua đường bưu điện. Trung tâm làm việc với rất nhiều các cơ quan, đơn vị làm về Khoa học và Công nghệ ở các tỉnh xa (Sở Khoa học và Công Nghệ), Trung tâm cũng có nhiều dự án ở các vùng xa do vậy họ phải gửi văn bản đến cho Trung tâm qua đường bưu điện. Đối với văn bản đến Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng thì chỉ có công văn đến là phải đóng dấu đến và đăng ký vào “Sổ đăng ký Công văn đến”. Các công văn đến của Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng có được kèm theo báo cáo ở phần (phụ lục số 6) Khi cán bộ văn thư nhận được văn bản dến: Nếu là văn bản của Bộ Khoa học và Công nghệ, do phải sang tận nơi lấy nên không có phong bì. Do đó mà cán bộ văn thư có thể phân loại luôn. Nếu văn bản của nơi khác gửi đến qua đường bưu điện thì cán bộ văn thư phải là người bóc bì kiểm tra văn bản bên trong rồi mới phân loại. Công văn gửi cho Trung tâm hoặc Giám đốc thì cán bộ văn thư phải đóng dấu đến và đăng ký vào sổ công văn đến và lưu tại văn thư của mình một bản. Nếu là công văn gửi cho đích danh cho cán bộ, hay gửi đến các bộ phận chuyên môn thì gửi thẳng lên bộ phận chuyên môn đó và bộ phận chuyên môn có trách nhiệm lưu văn bản tại bộ phận của mình. Không phải đóng dấu đến và kông phải đăng ký tại bộ phận văn thư của Trung tâm. (Phụ lục số 7) Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng được thành lập từ năm 1999 và do số lượng văn bản gửi đến cho Trung tâm cũng không nhiều nên sổ đăng ký Công văn hiện tại của Trung tâm vẫn là sổ cũ và từ năm 1999 đến nay Trung tâm vẫn sử dụng một quyển sổ (mẫu sổ đăng ký Công văn đến của Trung tâm Phụ lục số 8) Do đó sổ đăng ký công văn, văn bản có một chút khác so với mẫu sổ đăng ký công văn, văn bản theo mẫu hiện nay như: Ngoài bìa thì phải có tên cơ quan chủ quản và tên cơ quan dùng sổ nghĩa là ở trên phải có (Bìa Sổ đăng ký công văn đến phụ lục số 9) BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN VÙNG Còn nội dung bên trong sổ cũng có khác so với sổ theo mẫu hiện nay. Sổ hiện nay có 10 cột mục thì sổ của Trung tâm chỉ có 9 cột mục thiếu mất cột thứ 7 với nội dung là “lưu hồ sơ số”. Theo mẫu sổ hiện nay thì cột 1 là “Số đến” và cột 2 là “Ngày đến”. Còn sổ của Trung tâm thì lại ngược lại cột 1 là “Ngày đến” và cột 2 là “Số dến”. Sau khi đăng ký vào sổ đăng ký Công văn đến cán bộ văn thư phải phôtô ra thêm một bản để lưu còn bản chính phải trình cho Giám đốc hoặc CVP duyệt. Nếu là các công việc đề cấp trong công văn đơn giản không phức tạp thì Giám đốc hoặc CVP có thể ghi ý kiến chỉ đạo của mình ở cuối công văn đến rồi chuyển đến cho các bộ phận chuyên môn có liên quan (Phụ lục 10). Còn nếu những công việc đề cập trong công văn là những việc quan trọng phức tạp thì Giám độc hoặc CVP sẽ trực tiếp bàn bạc với các bộ phận chuyên môn có liên quan. Đối với các văn bản khác như các Quyết định của Bộ gửi cho. Trung tâm thì chỉ cần lưu văn thư chứ không cần phải đóng dấu đến và không có sổ đăng ký các Quyết định. Các văn bản đến của Trung tâm nhận được chủ yếu là các loại công văn như: Công văn mời họp, công văn thông báo, công văn trả lời…Công văn Trung tâm nhận được liên quan đến rất nhiều các công việc như… Về việc đề nghị cử cán bộ đi họp dự lớp tập huấn về những chính sách và quy định mới trong công tác tổ chức và cán bộ năm 2004 của Bộ. Về việc triệu tập hội nghị nghiên cứu quán triệt kết luận hội nghị Trung ương X của Đảng uỷ khối cơ quan của Bộ. Về việc chuyển trụ sở của Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng. Ngoài ra trung tâm còn nhận được là các quyết định. Các quyết định mà Trung tâm nhận được chủ yếu là Quyết định của Bộ trưởng, Thứ trưởng của Bộ Khoa học và Công nghệ. Quyết định của Bộ cũng liên quan đến nhiều công việc như… Quyết định của Bộ Trưởng bộ Khoa học và Công nghệ về việc cử cán bộ đi khảo sát Hàn Quốc. Quyết định của Bộ Trưởng bộ Khoa học và Công nghệ về việc Thành lập hội đồng Khoa học. Quyết định của Bộ Trưởng bô Khoa học và Công nghệ về việc cử Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng tổ chức hội thảo quốc tế. Các văn bản mà Trung tâm nhận được chủ yếu là của Bộ Khoa học và Công nghệ vì Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan cấp trên quản lý trực tiếp Trung tâm. Ngoài ra là văn bản của các Sở Khoa học và Công nghệ ở các tỉnh thành trong cả nước, văn bản của UBND các Huyện, văn bản của bên Đoàn, Đảng… Tổ chức quản lý và giải quyết công văn đến là công việc phức tạp đòi hỏi các cơ quan phải quan tâm chú ý thích đáng. Lưu văn bản Tất cả các loại văn bản đều được lưu lại cơ quan Do số lượng văn bản của cơ quan cũng không nhiều nên cán bộ văn thư và các bộ phận chuyên môn thường lưu theo tên loại văn bản: Khi nhận được văn bản đến gửi cho Trung tâm và Giám đốc thì cán bộ văn thư phải phôtô thêm một bản, bản chính để trình Giám đốc còn bản sao thì lưu tại bộ phận văn thư. Văn bản mà gửi đích danh cho cá nhân và cho bộ phận chuyên môn thì bộ phận chuyên môn phải có trách nhiệm lưu tại bộ phận mình. Văn bản đến thì lưu theo Công văn đến để trong một cặp riêng Quyết định gửi đến cho Trung tâm cũng được để trong một cặp để tài liệu riêng (Quyết định của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ, Quyết định của Thủ tướng Chính phủ…) Khi gửi văn bản đi bao giờ cán bộ văn thư cũng phải phôtô thêm hai bản nữa và đóng dấu. Bản chính sẽ lưu tại văn thư Trung tâm, một bản gửi đi, một bản lưu tại bộ phận chuyên môn. Văn bản đi thì được lưu theo - Công văn đi được để riêng trong một cặp đựng tài liệu bìa cứng. Rất thuận tiện cho việc tra tìm. Quyết đinh của Giám đốc Trung tâm cũng lưu thành một hồ sơ riêng Văn bản nội bộ Báo cáo tổng kết riêng Biên bản họp (Họp tổng kết, họp giao ban, họp văn phòng, họp sơ kết…) Các loại hợp đồng cũng lưu thành một hồ sơ riêng ( hợp đồng dịch vụ, hợp đồng lao dộng, hợp đồng thuê khoán…) Tất cả đều được để trong cặp hộp và được để trong tủ hồ sơ cẩn thận. Và rất thuận tiện cho việc tra tìm và nghiên cứu. Quản lý và sử dụng con dấu. Dấu của Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng là dấu của tổ chức hoạt động công nghệ và khoa học nên con dấu có đường kính là 30mm. Dấu có hai đường chỉ, đường chỉ ngoài gồm hai đường tròn sát nhau (đường tròn ngoài nét đậm, đường tròn trong nét nhỏ), đường chỉ trong là một đường tròn nét nhỏ. Khoảng cách từ đường chỉ ngoài và đường chỉ trong là 4mm. Vì Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng là cơ quan trực thuộc bộ nên, vành ngoài của dấu khắc tên bộ ( BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ), và kết thúc là một ngôi sao năm cánh, ở giữa dấu thì khắc tên Trung tâm (TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN VÙNG) Trước đây khi Trung tâm còn có tên là “Trung tâm nghiên cứu và hỗ trợ phát triển vùng lãnh thổ Đồng bằng Sông Hồng Trực thuộc Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. Khi đó Trung tâm sử dụng một con dấu khác. Con dấu đó vành ngoài khắc “BỘ KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƯỜNG” ở giữa khắc tên Trung tâm Đến năm 1999 Trung tâm đổi tên “Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng” trực thuộc Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. Lúc đó trung tâm cũng sử dụng một con dấu khác. Con dấu đó vành ngoài khắc “BỘ KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƯỜNG” và ở giữa dấu thì khắc tên Trung tâm là “TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN VÙNG) Đến năm 2002 thì Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường tách ra làm hai Bộ là “Bộ Khoa học và Công nghê” và “Bộ Tài nguyên và Môi trường”. Nên một lần nữa Trung tâm phải đổi dấu, và con dấu đó Trung tâm vẫn sử dụng đến này Do điều kiện không cho phép em không sưu tập đượcc các con dấu cũ của Trung tâm. Nên em chỉ có thể mô tả lại hình dạng và nội dung các con dấu đó. Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu thì tất cả các cơ quan đều phải thực hiện theo đúng quy định của nhà nước. Đối với Trung tâm Nghiên cứu và phát triển vùng cũng vậy. Dấu phải được giao cho một cán bộ văn thư chuyên trách giữ để bảo quản và sử dụng. Dấu được đóng theo đúng quy định: Không đóng dấu vào giấy trắng, giấy khống chỉ, văn bản chưa có chữ ký của lãnh đạo. Dấu được để ở Trung tâm và được cất trong tủ cẩn thận. Khi người được giữ dấu xin nghỉ thì phải làm biên bản bàn giao dấu cho người khác giữ, và phải được sự cho phép của Giám đốc cơ quan. Con dấu thể hiện tính hợp pháp và chân thực của văn bản của Trung tâm. KẾT LUẬN Công việc học được trong đợi thực tập: Sử dụng thành thạo các loại sổ dùng trong công tác văn thư lưu trữ như sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký văn bản đi … Soạn thảo được một số các văn bản đơn giản như công văn, giấy mời, thông báo … Sử dụng thành thạo một số các thiết bị văn phòng như máy phôto, máy fax, mạng điện thoại nội bộ … Ưu nhược điểm công tác văn thư của Trung tâm: Trong thời gian thực tập tại Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng về đề tài Văn thư em nhận thấy công tác văn thư tại Trung tâm có những ưu, nhược điểm sau. Ưu điểm: Công tác văn thư tại Trung tâm được giao cho một cán bộ văn thư có chuyên môn cao, cẩn thận và nhanh nhẹn trong công việc… có tinh thần trách nhiệm với công việc được giao. Điều kiện làm việc tốt có phòng riêng và có điều hoà nhiệt độ giúp cho cán bộ văn thư không cảm thấy thoải mái. Được trang bị đầy đủ các thiết bị hiện đại nhằm phục vụ công tác văn thư được tốt hơn: như máy vi tính, máy in, máy fax, điện thoại riêng…Ngoài ra còn được cung cấp đầy đủ các đồ văn phòng phẩm phục vụ cho công tác văn thư như phong bì gửi công văn, giấy in, giấy fax, bút viết, mực dấu, ghim, kẹp…và các cặp hộp hồ sơ để lưu văn bản và công văn. Do công tác văn thư của Trung tâm không bận lắm nên đã kết hợp phòng văn thư cùng với phòng lễ tân, vừa tiết kiệm được diện tích sử dụng, vừa tiết kiệm được nhân lực…Phòng văn thư được đặt ngay phòng đầu tiên gần lối ra vào của Trung tâm vừa tiện liên lạc với các nhân viên khác trong cơ quan lại vừa tiện cho việc tiếp khách đến liên hệ với Trung tâm. Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm công tác văn thư của Trung tâm cũng có nhưng nhược điểm sau: Khi các văn bản gửi đến hoặc văn bản gửi đi thì chỉ đăng ký các công văn còn các loại văn bản khác thì không phải đăng ký, trong khi nguyên tắc là phải đăng ký tất cả các văn bản bất kể là văn bản gì. Sổ đăng ký thì chỉ có sổ đăng ký công văn còn không có sổ đăng ký cho các loại văn bản khác. Nhưng sổ đăng ký công văn thì cũng đã quá cũ như vậy là sai với mẫu quy định hiện hành. Ngoài ra thì cán bộ văn thư của Trung tâm hơi lãng phí về các đồ văn phòng phẩm dùng trong công tác văn thư nhưng giấy in… Dù chúng là những vật dụng nhỏ ít tiền nhưng cũng nên tiết kiếm. Giải pháp và kiến nghị: Đối với những nhược điểm trên của Trung tâm thì cũng không phải là khó khắc phục Cán bộ văn thư chịu khó cấp nhật các thông tin mới nhất, các văn bản mới ban hành về công tác văn thư lưu trữ. Đăng ký tất cả các văn bản đến của Trung tâm chứ không chỉ riêng công văn đến Mua sổ đăng ký cho tất cả các loại văn bản của Trung tâm Và cán bộ văn thư và các nhân viên khác có ý thức tiết kiệm hơn trong việc sử dụng đồ văn phòng phẩm Tự đánh giá và nhận xét: Em rất vinh hạnh khi được nhận vào thực tập ở Trung tâm nghiên cứu và phát triển vùng, nhất là tại Văn phòng. Thời gian thực tập này thật có ích đối với em bởi những công việc ở đây thật đa dạng và phong phú, giúp em có thể áp dụng được những kỹ năng trong nghiệp vụ thư ký. Thời gian đầu khi mới vào thực tập, do còn bỡ ngỡ nên em còn mắc phải nhiều thiếu sót, nhưng sau một thời gian nhờ có sự chỉ bảo tận tình của các anh (chị) cho nên em đã dần quen và có thể làm một số công việc thông thường. Bản thân em cũng đã cố gắng, nỗ lực hết sức để hoàn thành tốt công việc được giao. Bên cạnh đó, em còn học hỏi được nhiều kinh nghiệm quý báu về nghiệp vụ công tác văn thư. Qua quá trình tìm hiểu, tham gia vào những công việc hàng ngày của văn phòng, em được tiếp xúc với một môi trường làm việc lớn. Môi trường thực tế này rất mới mẻ, nó không chỉ giúp em sửa chữa những sai sót và bổ sung thêm các kiến thức còn hổng: mà nó con tạo điều kiện cho em vận dụng các kiến thức được học ở trường trước khi tốt nghiệp, để em có thể trở thành một nhân viện văn phòng tương lai vững vàng. Em xin bầy tỏ lòng biết ơn trường TH Thương mại – Du lịch HN, nơi đã trang bị cho em những kiến thức cơ bản để bước vào đời. Một lần nữa em xin cảm ơn toàn thể các anh (chị) trong Văn phòng Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng và chị Nguyễn Hoàng Anh (cán bộ văn thư), người đã tạo điều kiện cho em trong suốt thời gian thực tập. Trận trọng cảm ơn cô giáo Nguyễn Hồng Hà, người đã trực tiếp chỉ bảo em hoàn thành tốt báo cáo thực tập tốt nghiệp này. TÀI LIỆU THAM KHẢO Hiến pháp nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992, Nhà xuất bản sự thaat, Hà nội, 1992. Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, Hà nội, 1996. Pháp lệnh, Nghị định, Thông tư bảo vệ bí mật Nhà nước: Bộ nội vụ, Hà nội, 1992. Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia năm 1992. Cục lưu trữ Nhà nước, Hà nội, 1982. Cục Lưu trữ Nhà nước. Công tác lưu trữ Việt Nam. Nhà xuất bản khoa học xã hội, Hà nội, 1987. PGS.TS Nguyễn Văn Thâm. Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý Nhà nước. Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, Hà nội, 1997. Nguyễn Hữu thời (chủ biên). Tự điển lưu trữ Việt nam. Cục Lưu trữ Nhà nước, Hà nội, 1992. Nghiêm Ký Hồng (chủ biên). Văn bản hiện hành về công tác văn thư và công tác lưu trữ. Nhà xuất bản lao động, Hà nội, 1996. Lê Văn In, Phạm Mạnh Hưng. Soạn thảo văn bản hành chính và các mẫu văn bản tham khảo. Trường Hành chính thành phố Hồ Chí Minh, 1995. Cục Lưu trữ Nhà nước. Công tác văn thư lưu trữ (giáo trình lớp ngắn hạn). Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, Hà Nội, 1999. Kỷ yếu hội nghị ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư lưu trữ. Trung tâm nghiên cứu khoa học lưu trữ, Hà Nội, 1996. Cẩm nang công tác văn thư. Báo cáo kết quả đề tài cấp ngành. Cục Lưu trữ Nhà nước Hà Nội, 1998. Học viện Hành chính Quốc gia. Giáo trình về quản lý Nhà nước. Nhà xuất bản giáo dục, Hà Nội, 1994. Nghiệp vụ công tác Vă n thư của trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng 1. NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỠNG DẪN