Báo cáo thực tập Công ty cổ phần phát triển công nghệ trung dũng

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ TRUNG DŨNG I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ TRUNG DŨNG. 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Trung Dũng. *Quá trình hình thành của công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Trung Dũng Năm 1999, Công ty TNHH đầu tư phát triển công nghệ Trung Dũng được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 072470 cấp ngày 14/7/1999 tại Hà Nội. Đến năm 2006, chuyển đổi thành công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Trung Dũng theo giấy chứng nhận ĐKKD số 010300913 do sở kế hoạch và Đầu Tư Hà Nội Tên công ty: Công ty cổ phần đầu tư phất triển công nghệ Trung Dũng Tên giao dịch: Trung Dung technology development investment joint stock company Tên viết tắt: TDJSC Địa chỉ trụ sở chính: số 10 Đỗ Hành, Phường Nguyễn Du, Quận Hai Bà Trưng, Thành Phố Hà Nội. Điện thoại: 04-9421506/9421503 Fax: 9421508 Email: td@hn.vnn.vn Số tài khoản: 431101002047 Mã số thuế: 0101245246 Vốn điều lệ: 5.000.000.000 đồng (5 tỷ đồng) Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Trung Dũng là nhà thầu chuyên nghiệp trong lĩnh vực thiết kế, tư vấn, cung cấp thi công lắp đặt các hệ thống điều hoà không khí dân dụng và công nghiệp. Là doanh nghiệp có: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có chức năng xuất nhập khẩu mã số:0101245246 do Tổng cục hải quan- Cục hải quan thành phố Hà Nội cấp ngày 31/5/2002. * Các ngành nghề kinh doanh: - Cung cấp và lắp đặt hệ thống không khí trung tâm và khí sạch trong lĩnh vực y tế, thuỷ sản, công nghiệp. - Cung cấp và lắp đặt thiết bị hệ thống điều hoà không khí dân dụng và công nghiệp. - Kinh doanh trang thiết bị y tế. - Buôn bán và chế biến các sản phẩm tiêu dùng, nông, lâm, thuỷ sản, thủ công mỹ nghệ, dệt may. - Cung cấp và lắp đặt thiết bị và hệ thống xử lý chất thải lỏng, chất thải rắn, khí trong lĩnh vực y tế, dân dụng, công nghiệp. Mua bán, lắp đặt trạm điện, đường dây đến 35KV. Mua bán, lắp đặt máy phát điện dùng trong lĩnh vực công nghiệp và dân dụng. In, chế bản điện tử và các dịch vụ có liên quan đến in (trừ loại nhà nước cấm) Mua bán, lắp đặt hệ thống thang máy dân dụng, công nghiệp. Sản xuất và buôn bán thiết bị giáo dục, giảng dạy. Tư vấn đầu tư (không bao gồm tư vấn pháp luật). Các thiết bị do công ty cung cấp: 1. Hệ thống điều hoà không khí và xử lý môi trường không khí: Đại lý uỷ quyền cung cấp và lắp đặt các hệ thống điều hoà cục bộ và trung tâm của hãng Mitsubishi (Nhật Bản), Fujiaire (Nhật bản), Trane(Mỹ), York( Mỹ), LG-MECA (Việt Nam) Máy treo tường Máy treo trần/Đặt sàn Máy cassette treo trần Máy tủ đứng Điều hoà công nghiệp giải nhiệt gió 2 làn Điều hoà trung tâm - giải nhiệt nước Điều hoà hệ thống loại máy nén xoắn ốc Điều hòa hệ thống loại máy nén ly tâm Điều hoà hệ thống loại hấp thụ Tủ điều không Giàn phân phôi gió 2. Cung cấp và lắp đặt thang máy: Cung cấp và lắp đặt thang máy của các hãng nổi tiếng: Thang máy HITACHI, NIPPON của Nhật Thang máy ELEX của Italy 3. Cung cấp thiết bị y tế, nghiên cứu khoa học của một số hãng nổi tiếng trên thế giới: - Hãng Varian(Mỹ) cung cấp thiết bị phân tích. - Hãng Eviro Technology(Anh) cung cấp các thiết bị phân tích môi trường khí, khí tượng thuỷ văn kèm phần mềm xử lý số lượng như: - Hệ thống trích béo tự động của hãng Buchi (Thuỵ sỹ) - Máy tạo khí Hydro Ulta High Purily- Hydrigen Generator của hãng Dominick Hunter(Anh) - Hãng Wagtech(Anh) cung cấp các thiết bị phân tích, kiểm tra chất lượng nước trong phòng thí nghiệm hoặc ngoài hiện trường như: - Cung cấp các sản phẩm về hình ảnh dùng trong y tế của hãng Sony(Nhật bản) như: Màn hình độ phân giải cao, máy in mầu, camera, thiết bị giám sát phòng mổ, giám sát bệnh nhân. - Cung cấp các thiết bị vô trùng không khí của hãng Honeywell(Nhật), Abatement(Mỹ), Aironic(Úc), và các thiết bị xử lý môi trường không khí của trung tâm Nhiệt Đới Việt Nga. - Đại lý cung cấp và lắp đặt các loại máy giặt, máy sấy, máy công nghiệp của hãng Primus (Bỉ). 4. Cung cấp và lắp đặt thiết bị: chống trộm, báo cháy, báo nổ… của các hãng nổi tiếng trên thế giới. * Kinh nghiệm của Công ty trong việc triển khai dự án: Công ty Trung Dũng đã và đang triển khai các dự án đầu tư chiều sâu, nâng cấp và cải tạo tại các viện nghiên cứu, các trung tâm nghiên cứu, các trường đại học, các bệnh viện, các cơ quan quốc phòng và các xí nghiệp trên khắp cả nước như: Hệ thống ngân hàng Nông nghiệp phát triển nông thôn Việt Nam, Hệ thống ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, Hệ thống các bệnh viện trung tâm thuộc Bộ Y Tế, Hệ thống các trường Đại Học và Trung Học, Trung tâm nhiệt đới Việt Nga, Cục quan y-Tổng cục Hậu cần- Bộ quốc phòng, Viện dược liệu, Viện dinh dưỡng, Trung tâm Công nghệ sinh học, Trường Đại Học Dược Hà Nội, các công ty xây dựng thuộc Tổng công ty VINACONEX. Công ty đầu tư phát triển công nghệ Trung Dũng đã xây dựng được quan hệ thương mại vững chắc với các nhà sản xuất có uy tín trên thế giới và uy tín với khách hàng. Để có sự tin tưởng tuyệt đối của các hãng trên thế giới và đặc biệt của các khách hàng. Công ty Trung Dũng luôn luôn cố gắng xây dựng và phát huy truyền thống phục khách hàng tận tuỵ, nhiệt tình. 1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty: Sau đây là sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Trung Dũng: Cũng như hầu hết các công ty khác, công ty cp đầu tư phát triển công nghệ TD tổ chức văn phòng và các xưởng sản xuất gia công lắp đặt tại Hà Nội và TP.HCM. Tại trụ sở, mỗi phòng nghiệp vụ có chức năng riêng của mình nhưng đều chịu sự quản lý trực tiếp từ trưởng phòng, phó giám đốc, giám đốc sau đó báo cáo lên HĐQT. *Chủ tịch HĐQT: là người đại diện cho công ty trước pháp luật, có nhiệm vụ lập chương trình hoạt động, nội dung các tài liệu phục vụ các cuộc họp, triệu tập và chủ tọa các cuộc họp HĐQT. * Giám đốc: Là người điều hành mọi hoạt động của công ty, có chức năng nhiệm vụ điều hành, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động SXKD của công ty trước HĐQT. * Phòng tổ chức hành chính: Gồm 3 người có nhiệm vụ điều hành các hoạt động của công ty đồng thời giúp ban giám đốc của công ty quản lý cán bộ nhân viên, tổ chức tuyển dụng, đào tạo, nâng bậc cho người lao động, sắp xếp bố trí cán bộ công nhân lao động. Giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động theo quy định * Phòng kinh doanh: gồm 5 người có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc trong việc ký kết hợp đồng thầu. Phòng có nhiệm vụ khai thác thị trường, tìm kiếm các đối tác để bán các sản phẩm của công ty, đồng thời phải thường xuyên theo dõi và giám sát chặt chẽ việc thực hiện kế hoạch của công ty. * Phòng tài chính kế toán: là phòng phụ trách về tình hình tài chính và kế toán của công ty như quản lý về thuế, ngân hàng, thu chi thanh toán, công nợ, làm hợp đồng cho các công trình lớn, đi giao dịch với khách hàng.., ngoài ra có chức năng tham mưu, chỉ đạo, chịu trách nhiệm trước công ty và cơ quan có thẩm quyền về công tác quản lý tài chính, công tác hạch toán kế toán, thiết lập hệ thống sổ sách kế toán theo quyết định của công ty và nhà nước. * Phòng kỹ thuật và triển khai dự án: gồm 27 người chịu trách nhiệm về mọi mặt kỹ thuật sản xuất và triển khai các dự án của công ty. Đây là phòng đóng vai trò hết sức quan trọng của công ty TD, gồm nhiều bộ phận như giám sát kỹ thuật và thi công, thiết kế, quản lý kỹ thuật.. 1.3. Tình hình nhân sự của Công ty: Nhìn chung đại đa số cán bộ trong ban lãnh đạo và các phòng ban của công ty có trình độ đại học và cao đẳng. Đặc biệt tất cả các cán bộ kỹ thuật thực hiện dự án và các cán bộ trong phòng kế toán đều có trình độ Đại Học. Nhưng vẫn còn có một tỷ lệ nhỏ các cán bộ chỉ có trình độ trung cấp ở phòng lắp đặt. Điều này hoàn toàn không ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của công ty mà còn thể hiện được một chế độ sử dụng nhân lực khá hợp lý, tiết kiệm cho công ty một khoản chí phí lương. Độ tuổi của các nhân viên và các cán bộ trong công ty tập trung ở độ tuổi 22-40 tuổi. Đây là độ tuổi mà lao động còn trẻ, năng động và giàu tinh thần học hỏi. Bên cạnh đó là lớp nhân viên lâu năm với độ tuổi trên 40, dày dặn kinh nghiệm. Cơ cấu nhân viên theo trình độ chuyên môn: Trình độ Chứcnăng Trình độ chuyên môn Trình độ ngoại ngữ Trung cấp Đại học Cao đẳng Trình độ B Trình độ C Sau C Toàn công ty 6 32 24 12 5 0 Ban lãnh đạo 0 3 0 3 Phòng ban 6 29 24 II. TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY ( 2005-2007). 2.1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh: * Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh: Về sản xuất: Công ty sản xuất mặt hàng chủ yếu là ống gió phục vụ cho hệ thống điều hòa. Nguyên vật liệu công ty sử dụng chủ yếu được nhập khẩu. Tuy mới đi vào sản xuất chưa lâu nhung các sản phẩm của công ty đã rất được thị trường ưa chuộng, nó thay thế dần các sản phẩm này trước đây công ty phải nhập khẩu và đây được coi là bước tiến lớn của công ty trong việc cải tiến công nghệ điều hòa không khí tại Việt Nam. Về thương mại: Công ty chủ yếu nhập khẩu hàng từ các nước Anh, Mỹ, Nhật, Úc……..Hàng hóa công ty nhập khẩu chủ yếu là điều hòa không khí, thiết bị y tế và nghiên cứu khoa học, máy phát điện, dây điện…..Hàng năm công ty có các hợp đồng mua bán và lắp đặt hệ thống ĐHKK, hệ thống điện, hệ thống thang máy, thiết bị y tế cho các khu nhà chung cư, khu công nghiệp, trường đại học… * Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh: Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty tổ chức một đội sản xuất gia công. Đội sản xuất này có quy mô nhỏ và đứng đầu là đội trưởng đội sản xuất và tiếp đến là các công nhân của đội. Đội có chức năng chính là sản xuất và gia công ống gió để phục vụ cho hệ thống điều hòa. Lĩnh vực hoạt động chính của công ty vẫn là cung cấp và lắp đặt các hệ thống vì vậy khi thực hiện một công trình nào đấy công ty sẽ tổ chức thành các bộ phận như bộ phận cung ứng vật tư, bộ phận giám sát kỹ thuật , bộ phận quản lý kỹ thuật, và dưới các bộ phận là các tổ đội thi công như đội thi công ống gió, đội thi công ống gas, đội thi công lắp đặt. Tất cảc các bộ phận này đều chịu sự quản lý của chỉ huy công trình. Dựa vào sơ đồ tổ chức cung cấp và lắp đặt tại hiện trường. quy mô tính chất và yêu cầu kỹ thuật của công trình. Giám đốc công ty sẽ trực tiếp chỉ định chỉ huy công trình. Chỉ huy công trình là người chịu trách nhiệm trực tiếp điều hành toàn bộ công việc có liên quan tại hiện trường: Thay mặt công ty giao dịch với chủ đầu tư. Chịu trách nhiệm về chất lượng công trình Chịu trách nhiệm về tiến đôi thi công. Điều động và phân công nhân lực tùy theo tính chất tại thời điểm thi công. Tham gia giám sát kỹ thuật. Vấn đề an toàn trong lao động, biện pháp và trang bị an toàn lao động……. Chỉ huy công trình là người đại diện trực tiếp của công ty, tham gua giải quyết các vấn đề tại hiện trường. là đầu mối liên lạc với bên A, các đơn vị tham gia các hạng mục khác như: Hạng mục xây dựng, hạng mục báo cháy, hạng mục thông tin tín hiệu.. để cùng đơn vị này phối hợp giải quyết các công việc phát sinh trong thi công, tạo điều kiện cho nhau bảo đảm tiến độ cũng như chất lượng công trình. Chỉ huy công trình thực hiện quản lý điều hành công việc cùng với sực hỗ trợ của các bộ phận cụ thể như sau: Bộ phận cung ứng vật tư: Hàng hóa sẽ được vận chuyển bằng xe tải từ kho của nhà thầu phân phối đến kho của chủ đầu tư 4 ngày kể từ khi hợp đồng kinh tế có hiệu lực. Bộ phận giám sát kỹ thuật và thi công: Gồm 4 kỹ sư giám sát kỹ thuật va các công nhân kỹ thuật được chia làm 4 đội điều động đến công trình. Các kỹ sư chịu trách nhiệm giám sát điều hành nhân lực, máy móc thiết bị thi công cho từng khu vực mình quản lý. Đảm bảo tiến độ thi công, hiệu quả khoa học trong phân công công việc, bám sát thiết kế và chất lượng trong thi công. Đưa ra các biện pháp thi công cụ thể đảm bảo an toàn trong lao động và báo cáo hàng ngày cho chỉ huy công trình. Bộ phận quản lý kỹ thuật: Các kỹ sư đồng thời giám sát kỹ thuật,vừa quản lý kỹ thuật. Chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp bộ phận thi công về kỹ thuật , chất lượng thi công. Đảm bảo việc thi công đúng thiết kế, theo các tiêu chuẩn đã đề ra trong hồ sơ thầu. Đản bảo về kỹ mỹ thuật. Trong quá trình tiến hành thi công công trình , néu xẩy ra các vướng mắc như: khó khăn về vị trí thi công, vị trí lắp đặt không phù hợp với nội thất, các thiết bị và bộ phận trong hệ thống buộc phải đi qua tường hoặc phải phá bỏ kết cấu xây dựng …mà trên bản vẽ thiết kế chưa đề cập hết. Bộ phận quản lý kỹ thuật sẽ thông qua chỉ huy công trình hoặc trực tiếp cùng với bên A bàn bạc và thống nhất, đảm bảo kỹ thuật, tiết kiệm nhân lực và vật tư. Sau đây là sơ đồ tổ chức thi công: Ban giám đốc Phụ trách công trình Bộ phận giám sát kỹ thuật Bộ phận thi công Bộ phận cung ứng Tổ xây dựng lắp đặt đường ống Tổ điện lạnh Tổ lắp đặt thiết bị 2.2.Tình hình kinh doanh chung của công ty . Để đánh giá khái quát tình hình kinh doanh của công ty cp đầu tư phát triển công nghệ Trung Dũng trong những năm gần đây, chúng ta xem xét một số chỉ tiêu thông qua bảng số liệu sau: Đơn vị tính:VNĐ Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Vốn kinh doanh 5000.000.000 5000.000.000 5000.000.000 Tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 9.234.074.649 8.614.194.092 15.056.784.774 Tổng quỹ lương 432.569.161 591.576.922 865.800.000 Lợi nhuận chưa phân phối 95.385.193 109.278.310 214.489.092 Nợ phải trả 2.425.356.456 3.436.049.746 6.905.352.024 Nguồn vốn chủ sở hữu 5.575.372.487 5.875.394.913 6.088.784.006 Phải thu khách hang 1.020.504.967 1.779.072.416 5.516.340.331 Vay ngắn hạn 2.269.756.456 3.092.447.162 6.743.749.440 Chi phí quản lý 367.530.539 844.950.134 1021.325.600 Tổng số lao động 22 39 41 Thu nhập BQ/người/tháng 1.613.000 1.286.000 1.850.000 Qua bảng số liệu trên ta thấy công ty đang trên đà phát triển, tuy vốn kinh doanh của công ty không tăng nhưng doanh thu cung cấp hàng hóa và dịch vụ năm 2007 tăng gần gấp đôi năm 2006, lợi nhuận chưa phân phối tăng 50%. Tổng số lao động năm 2006 tăng gấp đôi so với năm 2005, điều này chứng tỏ quy mô của công ty đã được mở rộng, tuy nhiên thu nhập bình quân của người lao động lại giảm xuống đáng kể là 345 nghìn đồng/người. Nợ phải trả năm 2006 gấp đôi năm 2005. Năm 2007 tăng gấp 3 lần 2005. Đây là tình trạng đáng báo động vì tỷ lệ Nợ phải trả/ tổng nguồn vốn năm 2004 là 49,67%, năm 2005 là 30,30%, năm 2006 là 36.9%, năm 2007 là 53,34%. Tỷ lệ này ngày càng tăng và năm 2007 lớn hơn 50% chứng tỏ tỷ lệ nợ của công ty quá lớn, công ty lâm vào tình trạng không tự chủ về mặt tài chính. Chiếm dụng vốn là tốt vì nó giúp công ty có thể phát triển với nguồn vốn ít ỏi của chủ sở hữu nhưng nếu vượt quá một mức độ cho phép, một khi khả năng thanh toán của công ty gặp vấn đề thì công ty rất dễ bị phá sản. Đứng trước tình hình này đòi hỏi công ty cp đầu tư phát triển công nghệ Trung Dũng cần có những giải pháp đúng đắn, kịp thời để tháo gỡ những khó khăn đang tồn tại trước mắt nhằm mục đích tăng doanh thu, giảm chi phí, tối đa hóa lợi nhuận của công ty. PHẦN II: THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CP ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ TRUNG DŨNG. 2.1.Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của công ty gồm có 4 người: Kế toán trưởng: Là người phụ trách chung về tài chính, kế toán của công ty như quản lý chung về thuế, ngân hàng, thu chi thanh toán, công nợ, làm hợp đồng cho các công trình lớn, đi giao dịch với khác hàng….Có chức năng tham mưu, chỉ đạo, chịu trách nhiệm trước công ty và cơ quan có thẩm quyền về công tác quản lý tài chính, công tác hạch toán kế toán, thống kê tại công ty. Kế toán trưởng là người tổ chức kế toán theo quyết định của công ty và nhà nước; phân công công việc, hướng dẫn tổ chức, kiểm tra kiểm soát công tác kế toán của từng kế toán chi tiết. 1 kế toán tổng hợp: Do công ty có quy mô nhỏ do đó chỉ có một kế toán kiêm nhiệm các việc là kế toán công nợ vừa là kế toán thanh toán vừa là kế toán vật tư hàng hóa. Có nhiệm vụ theo dõi vấn đề công nợ của công ty; ghi chép, phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác, rõ ràng tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả, Hàng tháng, hàng ngày, phải đối chiếu công nợ với khách hàng, lên kế hoạch phải thu khách hàng đến hạn trả, ngăn ngừa các khoản chiếm dụng vốn. Hướng dẫn cho khách hàng làm thủ tục thu chi thanh toán, Đồng thời kế toán thanh toán còn có nhiệm vụ vào sổ quỹ, viết hóa đơn tài chính, các lệnh sản xuất..và kiểm tra thanh toán quyết toán.Theo dõi, giám sát và toàn bộ vật tư, hàng hóa luân chuyển qua công ty. Hàng ngày nhận, tập hợp, cập nhật và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ nhập xuất vật tư, hàng hóa cùng các hồ sơ, chứng từ đi kèm….. Thủ quỹ: Thực hiện các công việc liên quan đến thu chi tiền mặt tại công ty. Có nhiệm vụ chi tiền sau kho đã được giám đốc phê duyệt, thanh toán đồng thời lên các phương án vay vốn, làm bảo lãnh, thực hiện hợp đồng. Quản lý quỹ tiền mặt như thu, chi, và vào sổ quỹ theo phiếu thu, phiếu chi, và lập báo cáo hàng ngày về kết quả giao dịch với khách hàng, báo cáo quỹ. Thủ kho: Có nhiệm vụ nhập xuất kho, kiểm kê kho hàng tháng, báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn, hàng hóa cho kế toán trưởng. Công ty thực hiện chế độ theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các Thông tư hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán của Bộ Tài Chính. Hình thức kế toán mà công ty áp dụng là hình thức nhật ký chung, niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho được sử dụng là phương pháp kê khai thường xuyên, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền. 2.2. Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ: - Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán mà công ty áp dụng: Công ty sử dụng hệ thống chứng từ theo mẫu quy định của Bộ Tài chính, Các chứng từ sử dụng là các chứng từ thông dụng như sau: phiếu thu 01-TT, phiếu chi 02-TT, Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT, Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04-TT, Biên lai thu tiền 06-TT, Giấy báo nợ, Giấy báo có, Biên bản giao nhân TSCĐ 01-TT, Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ, Phiếu nhập kho 01-VT, Phiếu xuất kho VT-03, Biên bản kiểm kê vật tư , hàng hóa 03-VT, Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa 05-VT, Bảng phân bổ nguyên vật liệu 07-VT, Bảng kê mua hàng 06-VT, Phiếu báo vật tư còng lại cuối kỳ, Bảng thanh toán lương 02-LĐTL, Giấy đi đường 04-LĐTL, Hóa đơn giá trị gia tăng 01GTKT-3LL, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03PXK-3LL Đối với các chứng từ bắt buộc do Bộ tài chính in và phát hành. Đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, thì công ty đã tự thiết kế, tự in, và đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại điều 17 Bộ luật kế toán. - Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ: Tất cả chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập và từ bên ngoài chuyển đến đèu tập trung ở bộ phận kế toán của công ty. Bộ phận kế toán sẽ kiểm tra chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ kế toán mới dung những chứng từ kế toán đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán ở công ty bao gồm những bước sau: - Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán. - Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kết toán hoặc trình giám đốc doanh nghiệp ký duyệt. - Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. 2.3. Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế. Cũng giống như các công ty nhỏ và vừa khác công ty sử dụng hầu hết các TK trong hệ thống tài khoản của doanh nghiệp theo quyết định 15 ngày 20/3/2006 của BTC ban hành. Hệ thống TK kế toán DN vừa và nhỏ bao gồm các TK cấp 1, cấp 2, TK trong bảng cân đối và tài khoản ngoại bảng theo quy định của chế độ kế toán này. Chỉ có một số thay đổi sau: Không sử dụng những tài khoản 1113- Vàng, bạc, đá quý tại quỹ, tài khoản 1123- Vàng, bạc, đá quý gửi tại ngân hàng; TK 121- Đầu tư chứng khoán ngắn hạn; TK128- Đầu tư ngắn hạn khác; TK129- Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn, TK 136- phải thu nội bộ, TK Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc, Các TK đầu tư vào công ty con, công ty liên kết, đầu tư dài hạn khác, TK dự phòng giảm giá chứng khoán đầu tư chứng khoán…. Không sử các tài khoản ngoài bản cân đối như: TK tài khoản thuê ngoài, TK dự toán chi dự nghiệp, dự án, TK Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược….. Chi tiết TK cấp 3 cho TK tiề gửi ngân hàng VNĐ như TK11211 tiền gửi ngân hàng TMCP XNK chi nhánh HN (Eximbank), TK 11212 tiền gửi ngân hàng NN và PTNT, TK 11213 tiền gửi ngân hàng cổ phần Quân đội. TK cấp 4 như TK 112121 tiền gửi ngân hang NN và PTNT quận tây hồ, TK 112122 tiền gửi ngân hàng quận Đống Đa, TK 112123 tiền gửi ngân hàng NN và PTNT Bắc Hà Nội…. Chi tiết một số TK khác như: TK 1311- phải thu khách hàng là công ty TNHH thương mại- kỹ thuật Đức Long, TK 1312 phải thu công ty in 2/3 Hòa bình, TK 1313 phải thu công ty TNHH đầu tư 4D. ….TK 3311 phải trả người bán là công ty TNHH thương mại kỹ thuật 4T, TK 3312 công ty Hà Thành - Bộ quốc phòng, TK 3313 công ty cổ phần điện máy REE, TK 3314 công ty cổ phần quảng cáo báo chí và tuyên truyền…. Chi tiết TK 1411 tạm ứng theo công trình, TK 1412 Tạm ứng không theo công trình… 2.4. Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ kế toán: Công ty ghi sổ kế toán bằng máy vi tính, sử dụng phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc hình thức sổ nhật ký chung. Các loại sổ kế toán công ty đang sử dụng là: 2.4.1. Sổ kế toán tổng hợp: bao gồm sổ nhật ký chung, sổ cái tổng hợp, và các nhật ký đặc biệt như nhật ký thu tiền, nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng…. 2.4.2. Sổ kế toán chi tiết: Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ theo dõi tiền mặt, sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ theo dõi tài sản cố định, sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất dùng cho công trình, sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng, sổ chi phí sản xuất kinh doanh, sổ chi tiết các tài khoản, thẻ chi tiết nhập- xuất- tồn hàng hóa, công cụ, dụng cụ….. 2.4.3. Trình tự ghi sổ kế toán: Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của chế độ kế toán và phù hợp với đặc thù quản lý, kinh doanh, công ty thực hiện tổ chức hạch toán theo hình thức nhật ký chung. Mặt khác, với tình hình phát triển hiện nay của công ty để phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép và đáp ứng yêu cầu của quản lý, công ty đã áp dụng kế toán máy. Quy trình ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau: Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái các tài khoản Chứng từ gốc Nhập dữ liệu vào trong máy Máy xử lý các thao tác trên máy Nhật ký chung Sổ chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Để thực hiện công tác kế toán tại công ty, phòng kế toán trang bị 3 máy tính. Các thao tác ghi sổ từ các chứng từ đã được kiểm tra được dùng làm thao tác ghi sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.Do công ty sử dụng phần mềm kế toán, kế toán viên sẽ nhập dữ liệu vào máy theo các bảng biểu được thiết kế sẵn. Theo quy trình kế toán máy, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái, sổ nhật ký chung..) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối quý hoặc bất cứ thời điểm nào cấn thiết, kế toán thực hiện chi tiết các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được tự động thực hiện và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. 2.5. Đặc điểm vận dụng báo cáo kế toán: * Danh mục báo cáo tài chính công ty sử dụng: Báo cáo tài chính năm: Bảng cân đối kế toán- Mẫu số B01-DN, Báo cáo kết quả kinh doanh- Mẫu số B02-DN, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ- Mẫu số B-03-DN, Bản thuyết minh báo cáo tài chính- Mẫu số B09-DN. Báo cáo do công ty quy định: Báo cáo doanh thu bán hàng, báo cáo bán hàng theo hóa đơn, chứng từ, Báo cáo thu-chi. PHẦN III: ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ TRUNG DŨNG. 3.1. Ưu điểm: Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, công ty không chỉ phải chịu sức ép của cạnh tranh với các công ty trong nước mà gay gắt, quyết liệt hơn từ các tập đoàn đa quốc gia, những công ty hùng mạnh về vốn, thương hiệu và trình độ quản lý. Do đó, để cạnh tranh được công ty phải có hướng đi hợp lý để tồn tại và phát triển. Một trong các giải pháp cần phải làm là tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao hiệu quả quản lý…mà thông tin làm cơ sở không thể khác ngoài thông tin kế toán.. chính vì vậy công ty đã có sự đầu tư không nhỏ vào bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán của công ty hoạt động khá hiệu quả. Công ty đã mua và sử dụng phần mềm kế toán riêng của công ty.Mặt khác công ty đã áp dụng chế độ kế toán một cách nghiêm túc từ việc lập chứng từ, ghi sổ sách, tài khoản, báo cáo tài chính, kiểm kê… 3.2. Nhược điểm: - Bộ máy kế toán của các công ty được xây dựng chủ yếu tập trung vào công tác thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin của kế toán tài chính cho việc tổng hợp mà chưa có bộ phận riêng phục vụ cho yêu cầu quản trị cũng như phân tích hoạt động kinh doanh. Vì vậy, trong bộ máy của công ty chưa có bộ phận kế toán quản trị. - Trình độ về công nghệ thông tin của cán bộ kế toán trong công ty chưa cao nên việc ứng dụng công nghệ, kỹ thuật hiện đại, đặc biệt là máy vi tính chưa hiệu quả; thu thập, xử lý, tổng hợp cung cấp lưu trữ thông tin còn hạn chế. - Bên cạnh đó công ty còn chưa sử dụng đầy đủ các chứng từ cần thiết ể phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cho đúng với tính chất và nội dung của nghiệp vụ cũng như yêu cầu quản lý. Một số chứng từ kế toán còn chưa đảm bảo đầy đủ tính hợp lệ của chứng từ, một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh không đảm bảo đầy đủ các chứng từ chứng minh, (không được duyệt, thiếu chữ ký hoặc nội dung) ảnh hưởng đến tiển trình tổng hợp số liệu vào máy móc và lập báo cáo tài chính. Đặc biệt, công ty chưa thực sự quan tâm tới công tác quản lý, sử dụng, xử lý đối với các thiết bị tồn kho do việc theo dõi quá trình luân chuyển chứng từ thuộc công ty còn yếu. - Tuy công ty đã sử dụng phần mềm kế toán song công tác kế toán còn mang nặng tính tường thuật hơn là cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định ban giám đốc công ty. 3.3. Một số biện pháp chung nhằm năng cao hiệu quả của bộ máy kế toán: Một là, xây dựng bộ máy kế toán phù hợp với cơ cấu quản lý của công ty. Xác định số lượng nhân viên kế toán cần thiết để đảm nhận khối lượng công việc kế toán của công ty. Tìm kiếm những nhân viên kế toán có trình độ phù hợp với quy mô phát triển của công ty để tiết kiệm chi phí. Hai là, tổ chức thực hiện, vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, luân chuyển chứng từ, xử lý chứng từ là khâu quan trọng, quyết định đến thông tin kế toán. Do vậy, việc tổ chức luân chuyển trong công ty phải đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, nhanh chóng, tránh chồng chéo là rất cần thiết.  Thứ ba, việc cung cấp thông tin kế toán phải đa dạng, phải coi trọng việc xây dựng, khai thác hệ thống báo cáo nội bộ và phải thấy được ý nghĩa của báo cáo kế toán quản trị trên các mặt sau: cung cấp số liệu để phân tích thường xuyên tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế theo từng mặt cụ thể; cung cấp các thông tin cần thiết để xây dựng kế hoạch, dự toán cũng như đánh giá lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh tối ưu. Tổng hợp và đánh giá một cách chi tiết tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo những chỉ tiêu kinh tế tài chính cụ thể và theo yêu cầu quản lý cụ thể của công ty; củng cố và nâng cao chất lượng công tác hạch toán ở các bộ phận sản xuất kinh doanh của công ty. Khi công ty xây dựng hệ thống báo cáo kế toán nội bộ phải bảo đảm yêu cầu sau: Các chỉ tiêu phản ánh trong báo cáo kế toán nội bộ phải thống nhất với các chỉ tiêu của báo cáo tài chính, các chỉ tiêu kế hoạch, dự toán và về phương pháp tính để đảm bảo so sánh được; Cung cấp đầy đủ thông tin cho quản trị kinh doanh của công ty; số liệu của các chỉ tiêu có liên quan phản ánh trên các báo cáo nội bộ phải thống nhất, đầy đủ, chính xác và trung thực; Hệ thống chỉ tiêu trong báo cáo trung thực; mẫu biểu phải được xây dựng phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị và phải đơn giản, thuận tiện cho người sử dụng các báo cáo nội bộ.           Bốn là, cần phải từng bước xây dựng một hệ thống báo cáo quản trị. Một số báo cáo cần thiết trong quản trị doanh nghiệp là: Báo cáo tình hình sử dụng vật tư trong đó phản ánh số lượng, đơn giá của từng chủng loại nhập , xuất dùng, ở từng bộ phận sử dụng. Để thấy được tính hiệu quả trong việc sử dụng vật tư tại từng bộ phận, từ đó có biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng hơn nữa; Báo cáo tình hình nợ phải thu; Báo cáo tình hình nợ phải trả theo từng chủ nợ và thời hạn thanh toán