Báo cáo Thực tập Công ty Dịch vụ Xuất nhập khẩu và Thương Mại HANECO

y lúc bắt đầu thành lập là Công ty hợp tác kinh tế với nước ngoài, bắt đầu hoạt động từ ngày 20/3/1990. Năm 1993, theo Nghị định 388-HĐBT ngày 20/11/1991 của Hội đồng Bộ trưởng và Thông tư của Chính phủ, Công ty HANECO được thành lập lại và đổi tên thành Công ty Dịch vụ Xuất nhập khẩu và Thương mại với tên giao dịch HANECO. Công ty HANECO là loại hình doanh nghiệp Nhà nước, thuộc sở hữu Nhà nước, hoạt động hạch toán kinh tế độc lập. Có thể khái quát các giai đoạn phát triển của Công ty như sau: - Từ năm 1991 đến năm 1993: Công ty mới bắt đầu đi vào hoạt động nên chỉ tiến hành các hoạt động dịch vụ như: dịch vụ du lịch, dịch vụ môI giới lao động… Giai đoạn này mang tính chất thăm dò. - Từ năm 1994 đến năm 1996: Đây là giai đoạn phát triển mạnh các hoạt động dịch vụ môI giới (nhà cửa, lao động…), đồng thời đẩy mạnh công tác XNK dựa trên số vốn tích luỹ được từ hoạt động dịch vụ. - Từ năm 1997 đến nay: Là thời kỳ phát triển mạnh mẽ với doanh thu tăng nhanh. Kinh doanh môi giới lao động, nhà cửa và hoạt động XNK đi dần vào ổn định đưa lại mức lợi nhuận ngày một cao cho Công ty. 2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty: Theo chủ trương của Thành uỷ, UBND thành phố Hà nội cần thiết phải cho ra đời một công ty phục vụ nhu cầu đổi mới đáp ứng nhu cầu dịch vụ đối ngoại như xuất nhập khẩu. Công ty HANECO được thành lập để đáp ứng nhu cầu cấp bách này. Nhiệm vụ chính của Công ty khi tiến hành hoạt động kinh doanh bao gồm hai lĩnh vực cụ thể: * Kinh doanh dịch vụ đối ngoại: Cung cấp lao động cho các Công ty nước ngoài ở Việt nam, dịch vụ cho thuê nhà. * Hoạt động kinh doanh XNK: Công ty được phép kinh doanh trực tiếp. Các hoạt động XNK của Công ty bao gồm: - Xuất khẩu các sản phẩm như: Dệt, may mặc, da giầy, cao su dưới hình thức trực tiếp và uỷ thác. - Nhập khẩu các mặt hàng phục vụ sản xuất hàng hoá và phục vụ tiêu dùng được Nhà nước cho phép dưới hình thức trực tiếp và uỷ thác. Ngày nay, với đòi hỏi bức bách của thị trường, Công ty HANECO được bổ sung chức năng nhiệm vụ sau: + Tổ chức dịch vụ đầu tư, tư vấn với nước ngoài + Tổ chức kinh doanh dịch vụ du lịch như dịch vụ khách sạn, ăn nghỉ, vui chơi giải trí cho khách du lịch trong nước và ngoài nước. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty HANECO: Công ty HANECO hoạt động theo luật doanh nghiệp Nhà nước, chịu sự quản lý của Sở Kinh tế Đối ngoại và Uỷ ban Nhân dân TP. Hà nội. Công ty có 4 phòng ban với các chức năng và nhiệm vụ khác nhau. * Ban Giám đốc: Đứng đầu Công ty là Giám đốc, chịu trách nhiệm quản lý và đIều hành Công ty. Giúp việc cho Giám đốc có một Phó Giám đốc. Cả Giám đốc và Phó Giám đốc đều do Uỷ ban Nhân dân TP. Hà nội trực tiếp uỷ nhiệm, bãi nhiệm. * Các phòng ban thuộc Công ty: Phòng Tổ chức Hành chính: Quản lý vấn đề nhân sự của Công ty, theo dõi thực hiện nội quy của cán bộ, công nhân viên trong Công ty. Phòng Kế toán Tài vụ: - Tham mưu cho Ban Giám đốc đề xuất với Nhà nước về các chính sách tài chính, ngân hàng và kế toán, vốn và nguồn vốn nhằm hỗ trợ kinh doanh có hiệu quả hơn. - Tham mưu cho Ban Giám đốc lên kế hoạch về tài chính vốn và nguồn vốn, kết quả doanh thu từng quý và năm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Thực hiện và chấp hành tốt các quy định, Nghị định, văn bản của Bộ Tài chính, Ngân hàng Trung ương và của Thành phố về các chế độ kế toán tài chính và ngân hàng - Thực hiện và chấp hành tốt về chế độ kế toán, nộp các loại thuế hiện hành đúng kỳ hạn, đúng theo biểu thuế của Nhà nước quy định, góp phần làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước. Phòng xuất nhập khẩu: - Tham mưu cho Ban Giám đốc, đề xuất với Nhà nước về chính sách XNK nhằm tạo điều kiện cho Công ty kinh doanh hiệu quả hơn. Tham mưu cho Ban Giám đốc lên kế hoạch về XNK, kết quả doanh thu và lợi nhuận từng quý và năm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Thực hiện và chấp hành tốt các quy định, nghị định, văn bản của Bộ Thương mại, Tổng cục Hải quan, Tổng cục thuế và các nghành của Thành phố về chế độ chính sách trong XNK. - Thực hiện và chấp hành tốt chế độ về báo cáo, nộp các loại thuế hiện hành đúng kỳ hạn, đúng biểu mẫu quy định. Phòng dịch vụ cho thuê nhà và cung ứng lao động: Chịu trách nhiệm kinh doanh dịch vụ đối ngoại của Công ty trong lĩnh vực cho thuê nhà và cung ứng lao động, đặc biệt khách hàng là các văn phòng đại diện nước ngoài ở Việt nam. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty HANECO: 4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty HANECO: Kế toán là công cụ quan trọng để điều hành, quản lý các hoạt động, tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và chủ động tài chính của Công ty. Phòng kế toán tài vụ của Công ty có chức năng và nhiệm vụ như tham mưu cho Ban Giám đốc lên kế hoạch về tài chính vốn và nguồn vốn, kết quả doanh thu từng quý và năm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đồng thời thực hiện và chấp hành tốt về chế độ kế toán, thực hiện các báo cáo theo quy định của Trung ương và thành phố, của các ngành về các hoạt động tài chính của Công ty. Để đảm bảo thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình, phòng kế toán tài vụ của Công ty có 06 nhân viên và mỗi nhân viên chịu trách nhiệm về một phần việc của mình, gồm: Một Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng Một kế toán tiền lương kiêm TSCĐ, vật tư, hàng hoá Một kế toán thanh toán kiêm giao dịch Ngân hàng Một kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ Thủ quỹ *Kế toán trưởng (Trưởng phòng): - Giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê của Công ty, tổ chức điều hành chung bộ máy kế toán, phân công công việc cụ thể cho từng phần hành kế toán. - Tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiện các chế độ, thể lệ kế toán, các chính sách, chế độ kinh tế tài chính trong Công ty cũng như chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ kế toán, chính sách thuế, chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng cũng như chế dộ trích lập và sử dụng các quỹ của Công ty. - Có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính theo yêu cầu quản lý và theo quy định của Trung ương và Thành phố cũng như của các ngành chức năng. * Kế toán tiền lương kiêm kế toán vật tư, hàng hoá, tài sản cố định: - Về tiền lương, BHXH, BHYT: Tổ chức hạch toán, cung cấp thông tin về tình hình sử dụng lao động tại Công ty, về chi phí tiền lương và các khoản trích nộp BHYT, BHXH. Cuối kỳ có nhiệm vụ làm báo cáo thực hiện quỹ lương và các khoản nộp bảo hiểm trích theo lương. - Về tài sản cố định: Xác định giá trị của tài sản, tham gia kiểm kê tài sản và theo dõi vào sổ sách tình hình tài sản phát sinh trong Công ty trong tháng, quý và năm, đồng thời lập các báo cáo kế toán nội bộ về tăng giảm tài sản cố định. - Về vật tư, hàng hoá: Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình hiện có và biến động từng loại vật tư, hàng hoá. đồng thời chấp hành đầy đủ quy định về thủ tục nhập, xuất, bảo quản vật tư, hàng hoá. Cuối tháng lập bảng kê tổng hợp xuất, nhập, tồn vật tư, hàng hoá. * Kế toán thanh toán kiêm giao dịch ngân hàng: Chịu trách nhiệm về mở tài khoản, ghi séc, uỷ nhiệm chi, thanh toán tiền ngân hàng..., hướng dẫn thủ tục thanh toán, kiểm tra chứng từ, kiểm tra việc mở sổ, ghi sổ xuất nhập vật tư hàng hoá của Công ty. Cuối kỳ lập báo cáo thu, chi, tồn quỹ tiền mặt và đối chiếu với ngân hàng, lập báo cáo kiểm kê quỹ. * Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: Thu thập, lập và kiểm tra chứng từ kế toán, tham gia giúp lãnh đạo xét duyệt chi phí cho các hoạt động kinh doanh của Công ty. * Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ: Theo dõi tình hình công nợ, tạm ứng của khách hàng, các thủ tục kê khai nộp thuế, tổ chức đối chiếu công nợ, thu hồi các khoản nợ của khách hàng, cân đối nhu cầu vốn, tránh tình trạng thiếu vốn trong kinh doanh. * Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt, có nhiệm vụ thu chi tiền mặt khi có sự chỉ đạo của cấp trên. Hàng ngày phải kiểm kê số tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu trong sổ sách. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và luân chuyển chứng từ tại Công ty HANECO: Một trong những đặc trưng của hạch toán kế toán là ghi nhận thông tin phải có căn cứ chứng từ. Chứng từ kế toán là bằng chứng xác minh nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Phương pháp chứng từ kế toán là một công việc chủ yếu của tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị. Công ty HANECO đã sử dụng các loại chứng từ kế toán theo quy định hiện hành như các loại phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn xuất nhập khẩu và hoá đơn bán hàng. Cách ghi chép và luân chuyển chứng từ hợp lý, thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu, đồng thời đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý. * Các chứng từ kế toán được sử dụng tại Công ty HANECO như sau: a) Các chứng từ về tiền tệ gồm: - Phiếu thu: là căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp tài khoản 111- Tiền mặt. - Phiếu chi: là căn cứ để thủ quỹ chi tiền, ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp tài khoản 111-Tiền mặt - Biên bản kiểm kê quỹ: xác nhận số tiền tồn quỹ thực tế tại thời đIểm kiểm kê. b) Các chứng từ về tài sản cố định gồm: - Biên bản kiểm kê tài sản cố định Biên bản đánh giá lạI tài sản cố định Biên bản thanh lý tài sản cố định Biên bản bàn giao tài sản cố định Hoá đơn VAT Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định c) Các chứng từ về lao động tiền lương gồm: - Bảng thanh toán tiền lương: là căn cứ để thanh toán tiền lương và phụ cấp cho người lao động và đồng thời là căn cứ để thống kê tiền lương và lao động trong Công ty. - Bảng theo dõi chấm công: Theo dõi thời gian làm việc, nghỉ việc, nghỉ BHXH, BHYT, làm căn cứ để tính lương và đóng BHXH, BHYT theo quy định hiện hành của Nhà nước cho cabs bộ công nhân viên d) Các chứng từ về bán hàng gồm: - Hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT - Bảng kê bán hàng - Sổ chi tiết bán hàng e) Các chứng từ về vật tư, hàng hoá gồm: - Thẻ kho: làm căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Thủ kho có nhiệm vụ ghi số lượng và thẻ kho. Mỗi loại vật tư được mở một thẻ kho riêng. - Phiếu nhập kho: Là căn cứ để thủ kho nhập vật tư, hàng hóa, và là căn cứ để kế toán ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp tài khoản 152, 153, 155, 156. - Phiếu xuất kho: là căn cứ để thủ kho xuất kho vật tư, hàng hoá, ghi thẻ kho và là căn cứ để kế toán ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp tài khoản 152, 153, 155, 156. * Quy trình kế toán trong Công ty được tổ chức theo các bước sau: - Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ kế toán: kiểm tra, xác minh chứng từ xem có trung thực, có hợp lệ, có đúng chế độ thể lệ kế toán hay không để dùng làm chứng từ kế toán. - Cập nhật chứng từ: các kế toán viên có nhiệm vụ ghi chép nội dung thuộc phần công việc mình được giao như số vật tư, hàng hoá nhập, xuất, tồn, số tiền thu, chi, các khoản phải trả cán bộ công nhân viên, các khoản BHYT, BHXH trích nộp theo lương… tổng hợp số liệu và định khoản kế toán. - Luân chuyển chứng từ: Các chứng từ sẽ được luân chuyển về các bộ phận được quy định tuỳ theo tính chất và nội dung của từng loại để các bộ phận đó vào sổ kế toán chi tiết và sổ tổng hợp đồng thời vào máy, nhằm đáp ứng yêu cầu về các thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác. - Lưu trữ chứng từ: Bộ phận kế toán tài vụ chịu trách nhiệm về quản lý và bảo quản hồ sơ tài liệu phòng mình và các chứng từ kế toán một cách khoa học, có hệ thống và đầy đủ theo đúng quy định, dễ tìm khi cần sử dụng. Hệ thống Tài khoản kế toán Công ty sử dụng: SỐ HIỆU TK TÊN TÀI KHOẢN SỐ HIỆU TK TÊN TÀI KHOẢN LOẠI 1: TÀI SẢN LƯU ĐỘNG LOẠI 3: NỢ PHẢI TRẢ 111 1111 1112 Tiền mặt Tiền Việt nam Ngoại tệ 315 Nợ dài hạn đến hạn trả 331 Phải trả cho người bán 112 1121 1122 Tiền gửi NH Tiền Việt Nam Ngoại tệ 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 113 1131 1132 Tiền đang chuyển Tiền Việt nam Ngoại tệ 3331 33311 33312 3333 3334 3338 Thuế GTGT phải nộp Thuế GTGT đầu ra Thuế GTGT hàng N. khẩu Thuế XNK Thuế thu nhập DN Các thuế khác 133 1331 1332 Thuế GTGT được khấu trừ Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ Thuế GTGT được khtrừ của TSCĐ 138 Phải thu khác 334 Phải trả công nhân viên 141 Tạm ứng 335 Chi phí phải trả 142 1421 1422 Chi phí trả trước Chi phí trả trước Chi phí chờ kết chuyển 338 3381 3382 3383 3384 3388 Phải trả phải nộp khác TS thừa chờ xử lý Kinh phí công đoàn BHXH BHYT Phải trả khác 156 1561 1562 Hàng hoá Giá mua hàng hoá Chi phí thu mua hàng hoá 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho LOẠI 4: VỐN CHỦ SỞ HỮU LOẠI 2: TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 411 Nguồn vốn kinh doanh 211 2112 2113 2115 TàI sản cố định hữu hình Nhà cửa (Văn phòng, kho ) Máy móc, thiết bị Thiết bị, dụng cụ quản lý 412 Chlệch đánh giá lạI tài sản 413 Chlệch tỷ giá 415 Quỹ dự phòng tài chính 421 Lợi nhuận chưa phân phối 213 TSCĐ vô hình 431 Quỹ phúc lợi khen thưởng 214 2141 2142 Hao mòn TSCĐ Hao mòn TSCĐ hữu hình Hao mòn TSCĐ vô hình 511 Doanh thu 521 Chiết khấu bán hàng 311 Vay ngắn hạn 611 Mua hàng 341 Vay dài hạn 632 Giá vốn hàng hoá 711 Thu nhập hoạt động tài chính 641 Chi phí bán hàng 721 Các khoản thu nhập bất thường 642 Chi phí quản lý DN 811 Chi phí hoạt động tài chính 001 Tài sản thuê ngoài 821 Chi phí bất thường 007 Ngoại tệ các loại 911 Xác định kquả kinh doanh 009 Nguồn vốn khấu hao cơ bản 4.4 Tổ chức Hệ thống sổ kế toán tại Công ty: Để phù hợp quy mô cũng như điều kiện thực tế, Công ty HANECO áp dụng hình thức hạch toán Chứng từ ghi sổ và các loại sổ của hình thức này gồm có: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái và các sổ chi tiết tài khoản. * Hệ thống sổ kế toán được áp dụng tại Công ty: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết các tài khoản: TK 131, TK 133, TK 138, TK141, TK142, TK, TK157, TK159, TK211, TK331, TK333, TK334, TK 411, TK 412, TK 413, TK511, TK 521… - Sổ cái: Mỗi tài khoản được sử dụng một số trang sổ riêng như TK 111, TK 511, TK 641, TK 642… - Bảng tổng hợp chi tiết * Quy trình hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Sổ chi tiết Bảng TH chi tiết Chứng từ kế toán Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối kì Đối chiếu, so sánh 4.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại Công ty: Công ty HANECO sử dụng hệ thống báo cáo kế toán theo đúng chế độ và quy định của Nhà nước và thực hiện tốt các báo cáo về các hoạt động tài chính của Công ty. * Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty HANECO gồm: Báo cáo quyết toán (theo quý, năm) Bảng cân đối kế toán (theo quý, năm) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (theo quý, năm) Bảng cân đối tài khoản (theo quý, năm) Tờ khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập (theo năm) Quyết toán thuế thu nhập Doanh nghiệp (theo năm) Quyết toán thuế GTGT (theo năm) Thuyết minh báo cáo tài chính (cuối năm) * Các báo cáo tài chính trên được gửi vào cuối mỗi quý của niên độ kế toán và được gửi tới các cơ quan sau: Cơ quan cấp chủ quản (Sở Thương Mại) Chi cục Tài chính Doanh nghiệp Cục Thống kê Cục thuế Ngoài ra Công ty còn sử dụng một số loại báo cáo nội bộ như: Báo cáo các khoản phải thu, phải trả, tình hình công nợ, tình hình xuất nhập khẩu các sản phẩm, hàng hoá, phân tích kết quả về tài chính và các hoạt động kinh doanh trong xuất nhập khẩu các mặt hàng của Công ty. Các báo cáo này sẽ được gửi tới Ban Giám đốc Công ty. THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY HANECO: 1. Một số vấn đề chung về quản lý và kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương tại Công ty HANECO: 1.1/ Phương pháp quản lý lao động và tiền lương tại Công ty HANECO: Để cho quá trình tái sản xuất xã hội nói chung và quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp nói riêng được diễn ra thường xuyên liên tục thì một vấn đề thiết yếu là phải tái sản xuất sức lao động. Người lao động phải có vật phẩm tiêu dùng để tái sản xuất sức lao động, vì vậy khi họ tham gia lao động sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải trả thù lao lao động cho họ. Chi phí về lao động là một trong các yếu tố chi phí cơ bản cấu thành lên giá thành sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp. Việc sử dụng hợp lý lao động cũng chính là tiết kiệm về chi phí lao động sống dẫn đến hạ giá thành sản xuất sản phẩm tạo điều kiện tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho công nhân viên, cho người lao động. * Quản lý lao động và tiền lương là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay Công ty HANECO đang quản lý lao động theo hai loại, bao gồm: + Lao động trong biên chế: gồm Giám đốc, Phó Giám đốc và Kế toán trưởng. + Lao động dài hạn: gồm tất cả các công nhân viên còn lại trong công ty. * Về công tác quản lý tiền lương, Công ty quản lý theo hai loại: - Quỹ tiền lương chính: là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm nhiệm vụ chính đã quy định cho họ bao gồm tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên. - Quỹ tiền lương phụ: là tiền lương trả cho người lao động trong những thời gian không làm nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng theo chế độ quy định như tiền lương trong thời gian nghỉ phép, thời gian đi làm nghĩa vụ xã hội, hội họp, học tập… 1.2/ Hình thức trả lương tại Công ty HANECO: Việc tính và trả chi phí lao động có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Hiện nay Công ty áp dụng một hình thức trả lương chính. Đó là trả lương theo thời gian mà cụ thể là hình thức trả tiền lương tháng. Việc xác định tiền lương phải trả cho người lao động căn cứ vào hệ số mức lương cấp bậc, chức vụ và phụ cấp trách nhiệm (nếu có). Ngoài ra, tuỳ theo tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty, nếu Công ty đạt được mức doanh thu theo chỉ tiêu, kế hoạch đề ra thì các cán bộ, công nhân viên trong Công ty sẽ được hưởng thêm một hệ số lương của Công ty, có thể là 1,5 hoặc 2…tuỳ theo mức lợi nhuận đạt được Thời gian để tính lương, tính thưởng, phụ cấp, trợ cấp và các khoản khác phải trả cho người lao động là theo tháng. Ví dụ: Ví dụ anh Lại Việt Cường, Trưởng phòng Hành chính Công ty có hệ số lương là 3,94; phụ cấp trách nhiệm là 0,2. Ngoài ra, do hoạt động kinh doanh năm 2002 đạt lợi nhuận cao, hoàn thành vượt mức chỉ tiêu đề ra nên toàn bộ các cán bộ công nhân viên trong Công ty được hưởng thêm một hệ số lương của Công ty là 2. Vậy mức lương tháng 3/2002 của anh Cường sẽ là: (3,94 + 0,2 + 2) x 210.000 = 1.289.400 (đồng/tháng) Ngoài chế độ tiền lương, Công ty còn tiến hành xây dựng chế dộ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động kinh doanh nhằm khuyến khích người lao động có nhiều đóng góp hơn cho sự phát triển của Công ty. 1.3/ Xác định đơn giá tiền lương tại Công ty: Việc thực hiện hình thức trả lương thích hợp cho người lao động, kết hợp chặt chẽ giữa lợi ích chung của xã hội với lợi ích của doanh nghiệp và người lao động sẽ có tác dụng là đòn bẩy kinh tế, khuyến khích người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, có trách nhiệm với công việc, không ngừng học hỏi, sáng tạo, nâng cao trình độ về kiến thức cũng như kỹ năng công việc… Bên cạnh chế độ tiền lương, tiền thưởng, cán bộ, công nhân viên trong Công ty còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc Quỹ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế trong các trường hợp ốm đau, thai sản… theo đúng chế độ hiện hành của nhà nước. Theo hình thức tính lương trên, hàng tháng kế toán tiền lương của Công ty sẽ tiến hành tính lương phải trả cho người lao động, đồng thời tính các khoản trích theo lương như Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế. Bảng thanh toán tiền lương sẽ được kế toán tiền lương (người lập bảng lương) ký, ghi rõ họ tên rồi chuyển cho Kế toán trưởng kiểm tra, ký xác nhận, sau đó Giám đốc Công ty ký duyệt. Công ty sẽ tiến hành trả lương cho nhân viên làm hai kỳ: - Kỳ I: Tạm ứng lương (Vào các ngày mồng 5 hàng tháng) - Kỳ II: Cuối tháng căn cứ vào bảng quyết toán lương và các khoản trích theo lương trừ đi số tạm ứng đầu tháng và thanh toán số còn lại cho người lao động. Bảng Tạm ứng lương Kỳ I và Bảng thanh toán lương Kỳ II sẽ được lưu tại Phòng kế toán. Mỗi lần lĩnh lương, nhân viên Công ty phải trực tiếp ký vào cột “Ký nhận”. Nếu có người nhận thay thì phải ghi “KT”(ký thay) và ký tên. Bên cạnh đó, để thuận tiện cho việc theo dõi số ngày công làm việc thực tế, ngày nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH, nghỉ họp, nghỉ phép… để làm căn cứ thanh toán cho người lao động các khoản phụ cấp, tiền thưởng, các chế độ BHXH như ốm đau, thai sản, BHXH trả thay lương… Công ty có sử dụng Bảng Chấm công theo quy định hiện hành của Nhà nước. Mỗi phòng ban trong Công ty phải lập bảng chấm công hàng tháng cho các nhân viên trong phòng mình. Hàng ngày, người được phân công công việc chấm công phải căn cứ theo tình hình thực tế của phòng mình để chấm công cho từng người, ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo ký hiệu quy định trong chứng từ như sau: - Lương thời gian + - ốm, điều dưỡng ô - Tai nạn T - Nghỉ phép P - Hội nghị, học tập H - Nghỉ thai sản TS - Nghỉ không lương T2 - Ngừng việc N - Nghỉ bù NB - Con ốm Cố - Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng BHXH có xác nhận của cán bộ Y tế, ... về bộ phận kế toán để nhân viên kế toán kiểm tra, đối chiếu quy ra công để tính phụ cấp tiền ăn trưa của Công ty cho công nhân viên và các chế độ BHXH (thai sản), chế độ lương BHXH (ốm đau, tai nạn rủi ro…) Kế toán tiền lương sẽ căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người và tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng của từng cán bộ công nhân viên trong Công ty. 1.4/ Chế độ thanh toán BHXH trả thay lương tại Công ty HANECO: Công ty thực hiện theo đúng chế độ hiện hành của Nhà nước như trong trường hợp nghỉ việc vì ốm đau, thai sản, tai nạn rủi ro có xác nhận của cán bộ Y tế. Thời gian nghỉ hưởng BHXH sẽ được căn cứ như sau: * Nếu làm việc trong điều kiện bình thường mà có thời gian đóng BHXH: Dưới 15 năm sẽ được nghỉ 30 ngày/năm. Từ 15 năm đến 30 năm được nghỉ 40 ngày/năm. Trên 30 năm được nghỉ 50 ngày/năm. * Nếu làm việc trong môi trường độc hại, nặng nhọc, nơi có phụ cấp khu vực hệ số 0,7 thì được nghỉ thêm 10 ngày so với mức hưởng ở điều kiện làm việc bình thường. * Nếu bị bệnh dài ngày với các bệnh đặc biệt được Bộ Y tế ban hành thì thời gian nghỉ hưởng BHXH không quá 180 ngày/năm không phân biệt thời gian đóng BHXH. * Tỷ lệ hưởng BHXH trong trường hợp này được hưởng 75% lương cơ bản. *Với công thức tính lương BHXH trả thay lương như sau: Mức lương BHXH trả thay lương = Mức lương cơ bản 26 ngày x Số ngày nghỉ hưởng BHXH x Tỷ lệ hưởng BHXH * Chứng từ kế toán BHXH trả thay lương Công ty sử dụng gồm: Phiếu nghỉ hưởng BHXH và bảng thanh toán BHXH 1/ Phiếu nghỉ hưởng BHXH: - Trong thời gian lao động, người lao động bị ốm được Cơ quan Y tế cho phép nghỉ, người được nghỉ phải báo cho Công ty và nộp giấy nghỉ cho người phụ trách chấm công. Số ngày nghỉ thực tế của người lao động căn cứ theo bảng chấm công hàng tháng. - Cuối tháng phiếu nghỉ hưởng BHXH kèm theo bảng chấm công kế toán của đơn vị chuyển về phòng kế toán Công ty để tính BHXH. Tuỳ thuộc vào số người phải thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lương trong tháng của từng đơn vị mà kế toán có thể lập bảng thanh toán BHXH cho từng phòng, ban, bộ phận hay toàn công ty. Cơ sở để lập bảng thanh toán BHXH là phiếu nghỉ hưởng BHXH. Khi lập phải phân bổ chi tiết theo từng trường hợp: nghỉ bản thân ốm, con ốm, tai nạn lao động, tai nạn rủi ro, thai sản... Trong mỗi khoản phải phân ra số ngày và số tiền trợ cấp BHXH trả thay lương. - Cuối tháng kế toán tính tổng hợp số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng người và cho toàn Công ty, bảng này phải được nhân viên phụ trách về chế độ BHXH của Công ty xác nhận và chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi. Bảng này được lập thành 2 liên: 1 liên gửi cho Cơ quan quản lý Quỹ BHXH cấp trên để thanh toán số thực chi, 1 liên lưu tại phòng kế toán cùng các chứng từ khác có liên quan. 2. Thực tế công tác kế toán tiền lương tại Công ty HANECO: Để đảm bảo đời sống sinh hoạt cho các cán bộ, công nhân viên trong Công ty, cứ đầu tháng Công ty cho tạm ứng lương kỳ I. Tuỳ thuộc vào mức lương cơ bản của từng người mà họ có thể ứng lương theo nhu cầu của mình nhưng không được vượt quá mức lương cơ bản của Cụ thể trong tháng 3/2002 có bảng thanh toán tạm ứng lương Kỳ I như sau: BẢNG THANH TOÁN TẠM ỨNG LƯƠNG KỲ I Tháng 3/2002 Đơn vị: Công ty Dịch vụ XNK và TM HANECO Stt Họ và tên Phòng Tạm ứng kỳ I Ký nhận Cao Xuân Thông GĐ 400000 Vũ Chinh PGĐ 300000 Nguyễn Duy Minh XNK 300000 Trần Văn Lâm XNK 200000 Nguyễn thị Hoa Hành chính 200000 Lê Thu Hà Kế toán 200000 Phí Anh Dương Kế toán 200000 Lê Văn Hải XNK 200000 Vũ Thanh Hằng Hành chính 200000 Nguyễn Quỳnh Chi Dịch vụ 200000 Lại Việt Cường Hành chính 400000 Bùi Hữu Bằng Dịch vụ 300000 Vũ Lâm Tùng Dịch vụ 300000 Vũ Kim Huệ Kế toán 300000 Đăng Sĩ Khang Kế toán 200000 Đào Thuỷ Linh Hành chính 200000 Phạm Nhật Minh Kế toán 200000 Hoàng Ngọc Điệp Kế toán 200000 Trần Quang Huy Kế toán 200000 Cộng: 4.700.000 NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Hoàng Ngọc Điệp Trần Quang Huy Cao Xuân Thông Căn cứ vào bảng thanh toán tạm ứng tiền lương kỳ I, kế toán tiền lương lập phiếu chi tạm ứng lương kỳ I: Đơn vị: Cty HANECO Địa chỉ: Telefax: PHIẾU CHI Ngày 5 tháng 3 năm 2002 Quyển số: 02 Số: 20 NỢTK 334 CÓTK1111 Mẫu số: 02-TT QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1tháng 11năm1995 của Bộ Tài chính Họ tên người nhận tiền: Hoàng Ngọc Điệp Địa chỉ: Phòng Kế toán Lý do chi: Thanh toán tạm ứng lương kỳ I tháng3/2002 Số tiền: 4.700.000 (Viết bằng chữ) Bốn triệu bảy trăm ngàn đồng chẵn Kèm theo: 01 chứng từ gốc: Bảng tạm ứng tiền lương kỳ I tháng 3/2002. Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bốn triệu bảy trăm ngàn đồng chẵn. Ngày 05 tháng 3 năm 2002 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Cao Xuân Thông Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Hoàng Ngọc Điệp Thủ quỹ (Ký, họ tên) Ngày 25/3, Công ty thanh toán nốt số tiền lương còn lại cho cán bộ công nhân viên sau khi đã trừ đi 5% BHXH, 2%BHYT và 1%KPCĐ. Kế toán tiền lương lập phiếu chi thanh toán tiền lương Kỳ II tháng 3/2002 cho Công ty: Đơn vị: Cty HANECO Địa chỉ: Telefax: PHIẾU CHI Ngày 25 tháng 3 năm 2002 Quyển số: 02 Số: 32 NỢTK 334 CÓTK1111 Mẫu số: 02-TT QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1tháng 11năm1995 của Bộ Tài chính Họ tên người nhận tiền: Hoàng Ngọc Điệp Địa chỉ: Phòng Kế toán Lý do chi: Thanh toán lương kỳ II tháng3/2002 Số tiền: 4.596.199 (Viết bằng chữ) Bốn triệu năm trăm chín mươi sáu ngàn một trăm chín chín đồng Kèm theo: 01 chứng từ gốc: Bảng thanh toán tiền lương kỳ II tháng 3/2002. Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bốn triệu năm trăm chín mươi sáu ngàn một trăm chín chín đồng Ngày 25 tháng 3 năm 2002 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Cao Xuân Thông Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Hoàng Ngọc Điệp Thủ quỹ (Ký, họ tên) *Các nghiệp vụ hạch toán tiền lương ở Công ty: Nghiệp vụ 1: Cuối tháng, căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán lương tháng 3/02 và phiếu chi số 20 ngày 05/3/02, phiếu chi số 32 ngày 25/3/02, kế toán ghi số tiền lương phải trả cán bộ công nhân viên vào Sổ chi tiết Tài khoản 334 theo định khoản: Nợ TK 642: 9.296.199 Có TK 334: 9.296.199 Đồng thời nghiệp vụ trên được nhân viên kế toán phản ánh ở chứng từ ghi sổ như sau: Chứng từ ghi sổ Ngày 26/3 Số: 25 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Tiền lương tháng 3/02 phải trả cán bộ công nhân viên 642 334 9.296.199 Cộng: 9.296.199 Kèm theo chứng từ gốc: Bảng thanh toán tạm ứng lương kỳ I và bảng thanh toán lương (kỳ II) tháng 3/02 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nghiệp vụ 2: Ngày 5/3/2002, Công ty đã trả tiền lương Kỳ I cho công nhân viên. Căn cứ vào bảng thanh toán tạm ứng lương kỳ I và phiếu chi số 20 ngày 05/3/02, kế toán ghi vào Sổ chi tiết TK 334 theo định khoản: Nợ TK 334: 4.700.000 Có TK 1111: 4.700.000 Nhân viên kế toán phản ánh các nghiệp vụ trên ở chứng từ ghi sổ như sau: Chứng từ ghi sổ Ngày 05/3 Số: 08 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Thanh toán tạm ứng lương kỳ I tháng 3/02 cho toàn Công ty 334 111 4.700.000 Cộng: 4.700.000 Kèm theo chứng từ gốc: Bảng thanh toán tạm ứng lương kỳ I tháng 3/02 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nghiệp vụ 3: Ngày 28/3/2002, Công ty đã thanh toán tiền lương kỳ II cho công nhân viên. Căn cứ vào bảng thanh toán lương (kỳ II) và phiếu chi số 32 ngày 25/3/02, kế toán ghi vào Sổ chi tiết TK 334 định khoản: Nợ TK 334: 4.596.199 Có TK 1111: 4.596.199 Đồng thời nghiệp vụ này được phản ánh ở chứng từ ghi sổ như sau: Chứng từ ghi sổ Ngày 25/3 Số: 21 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Thanh toán tiền lương kỳ II tháng 3/02 cho toàn Công ty 334 111 4.596.199 Cộng: 4.596.199 Kèm theo chứng từ gốc: Bảng thanh toán lương (kỳ II) tháng 3/02 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Từ chứng từ ghi sổ, nhân viên kế toán có nhiệm vụ vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Cuối tháng, căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán vào sổ cái TK 334, TK 111, TK642 (Trang sau) 3. Thực tế kế toán các khoản trích theo lương tại Công ty HANECO: 3.1/ Phương pháp trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ tại Công ty: Việc trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ ở Công ty HANECO được thực hiện theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước: - BHXH trích theo tỷ lệ 20 %, trong đó 15% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 5% khấu trừ vào tiền lương cơ bản của người lao động. - BHYT trích theo tỷ lệ 3%, trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 1% khấu trừ vào tiền lương cơ bản của người lao động. - Kinh phí công đoàn trích theo tỷ lệ quy định là 2% theo tiền lương cơ bản của người lao động. Căn cứ vào tổng tiền lương cơ bản tháng 3/2002 của toàn Công ty, kế toán tính các khoản khấu trừ vào lương, bao gồm: BHXH 5%: 10.113.600 x 5% = 505.680 (đồng) BHYT 1%: 10.113.600 x 1% = 101.136 (đồng) 3.2/ Các nghiệp vụ trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ: Nghiệp vụ 1: Nhân viên kế toán phản ánh số tiền BHXH trích theo lương công nhân viên tháng 3/02 vào Sổ chi tiết TK 338 như sau: Nợ TK334: 505.680 Có TK 3383: 505.680 Đồng thời nghiệp vụ trên được nhân viên kế toán phản ánh ở chứng từ ghi sổ như sau: Chứng từ ghi sổ Ngày 26/3 Số: 26 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Số tiền BHXH trích theo lương công nhân viên tháng 3/02 334 3383 505.680 Cộng: 505.680 Kèm theo chứng từ gốc: Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nghiệp vụ 2: Nhân viên kế toán phản ánh kết chuyển số BHXH phải trả công nhân viên vào chi phí quản lý tháng 3/02 vào sổ chi tiết TK338 như sau: Nợ TK 642: 1.517.040 (= 10.113.600 x 15%) Có TK 3383: 1.517.040 Đồng thời nghiệp vụ trên được nhân viên kế toán phản ánh ở chứng từ ghi sổ như sau: Chứng từ ghi sổ Ngày 28/3 Số: 29 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có BHXH phải trả công nhân viên tháng 3/02 642 3383 1.517.040 Cộng: 1.517.040 Kèm theo chứng từ gốc: Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nghiệp vụ 3: Ngày 30/3/2002, Công ty đã chuyển nộp tiền Bảo hiểm xã hội quý I/02 của toàn Công ty cho Cơ quản BHXH Quận Hai Bà Trưng. Nhân viên kế toán phản ánh vào Sổ chi tiết TK 3383 như sau: Nợ TK 3383: 6.068.160 (=10.113.600 x 20% x 3) Có TK 1121: 6.068.160 Đồng thời nghiệp vụ trên được nhân viên kế toán phản ánh ở chứng từ ghi sổ như sau: Chứng từ ghi sổ Ngày 30/3 Số: 32 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Chuyển nộp tiền BHXH quý I/02 3383 1121 6.068.160 Cộng: 6.068.160 Kèm theo chứng từ gốc: Tờ khai nộp BHXH quý I/02 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nghiệp vụ 4: Nhân viên kế toán phản ánh số KPCĐ trích tháng 3/02 vào sổ chi tiết TK 338: Nợ TK 3382: 101.136 (=10.113.600 x 1%) Có TK 111: 101.136 Đồng thời kế toán tiến hành phản ánh ở chứng từ ghi sổ: Chứng từ ghi sổ Ngày 30/3 Số: 33 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Chuyển nộp tiền BHXH tháng 3/02 3382 111 101.136 Cộng: 101.136 Kèm theo chứng từ gốc: Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 4. Chế độ thanh toán BHXH trả thay lương tại Công ty: Trong tháng 3/2002, anh Vũ Lâm Tùng là nhân viên thuộc Phòng Dịch vụ của Công ty bị bệnh, có xác nhận của Bác sỹ. Theo bảng chấm công số ngày công thực tế của anh là 6 ngày, anh nghỉ ốm 15 ngày. Mức lương cơ bản của anh là 2,98. Theo chế độ hiện hành thì anh được hưởng mức lương BHXH trả thay lương được tính như sau: Số tiền lương BHXH trả thay lương = 2,98 x 210000 26 ngày x 15 x 75% = 270.800 Vậy anh Tùng sẽ được hưởng mức lương BHXH trả thay lương tháng 3 là 270.800 đồng. Phiếu nghỉ hưởng BHXH (Giấy chứng nhận nghỉ ốm) được sử dụng tại Công ty theo mẫu sau: (Mặt trước) Tên Cơ quan Y tế Ban hành theo mẫu CV .............. Số 90TC/CĐKT ngày 20/7/99 của BTC Số KB/BA 622 GIẤY CHỨNG NHẬN NGHỈ ỐM Quyển số: 127 Số: 037 Họ và tên: Vũ Lâm Tùng Tuổi: 36 Đơn vị công tác: Công ty DV XNK & TM HANECO Lý do cho nghỉ: Phẫu thuật xương khớp gối Số ngày cho nghỉ: 15 ngày (Từ ngày 3/3 đến hết ngày 18/3/2002) Ngày 2 tháng 3 năm 2002 Xác nhận của phụ trách đơn vị Số ngày nghỉ: 15 ngày (Ký, Họ tên) Y bác sĩ KCB (Đã ký, đóng dấu) Nguyễn Thị Hồng (Mặt sau) PHẦN BHXH Số sổ BHXH: 01133943564 1 - Số ngày thực nghỉ được hưởng BHXH : 15 ngày 2 - Luỹ kế ngày nghỉ cùng chế độ : ngày 3 - Lương tháng đóng BHXH : 270.800 đồng 4 - Lương bình quân ngày : 24.069 đồng 5 - Tỷ lệ hưởng BHXH : 75% 6 - Số tiền hưởng BHXH : 270.800 đồng Ngày 2 tháng 3 năm 2002 Cán bộ Cơ quan BHXH (Ký, Họ tên) Phụ trách BHXH đơn vị (Ký, Họ tên) Hoàng Ngọc Điệp (Ghi chú: Phần mặt sau căn cứ ghi vào giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH hoặc giấy ra viện) 2/ Bảng thanh toán BHXH: Sau khi tổng hợp tất cả các phiếu nghỉ hưởng BHXH như trên, kế toán lập bảng thanh toán BHXH cho toàn Công ty theo mẫu sau: Đơn vị: CTy DVXNK & TM HANECO Mẫu số 04 - LĐTL BẢNG THANH TOÁN BHXH Tháng 3 năm 2002 Nợ 334: 270.800 Có 111: 270.800 TT Họ và tên Nghỉ ốm Nghỉ con ốm Nghỉ đẻ Nghỉ tai nạn Tổng số tiền Ký nhận SN ST SN ST SN ST SN ST 1 Vũ Lâm Tùng 15 270.800 270.800 Cộng: 270.800 (Tổng số tiền viết bằng chữ: Hai trăm bẩy mươi nghìn tám trăm đồng) Kế toán BHXH (Ký, Họ tên) Nhân viên theo dõi (Ký, Họ tên) Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) * Từ bảng thanh toán BHXH tháng 3/2002, kế toán Công ty lập phiếu chi tiền BHXH trả thay lương cho toàn Công ty. - Cụ thể ta có uỷ nhiệm chi về kinh phí BHXH do Cơ quan BHXH cấp cho Công ty. UỶ NHIỆM CHI Số: 30 (Tương đương Giấy báo Có) Chuyển khoản tiền: Thư - Điện ngày 28/2/2002 Đơn vị trả tiền: Cơ quan BHXH Quận Hai Bà Trưng Số tài khoản : Tại ngân hàng : Đơn vị nhận tiền: Công ty DV XNK & TM HANECO Địa chỉ: Số 21 Bà Triệu Số tài khoản: 710A - 00047 Tại ngân hàng: Công thương TP Hà Nội Nội dung thanh toán: Cấp kinh phí BHXH Số tiền: 270.800 đồng Số tiền bằng chữ: Hai trăm bẩy mươi nghìn tám trăm đồng. Ngày 12 tháng 3 năm 2002 Đơn vị trả tiền KT Chủ T.Khoản (đã ký, đóng dấu) Ngân hàng A Ngày 28/2/02 số phụ kiểm soát Trưởng Ngân hàng (đã ký, đóng dấu) Ngân hàng B Ngày 28/2/02 số phụ kiểm soát Trưởng Ngân hàng (đã ký, đóng dấu) Kế toán Công ty viết phiếu chi tiền mặt chi lương BHXH trả thay lương tháng 3/2002: Đơn vị: Cty HANECO Địa chỉ: Telefax: PHIẾU CHI Ngày 12 tháng 3 năm 2002 Quyển số: 02 Số: 43 NỢTK 334 CÓTK 111 Mẫu số: 02-TT QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1tháng 11năm1995 của Bộ Tài chính Họ tên người nhận tiền: Vũ Lâm Tùng Địa chỉ: Phòng Dịch vụ- Cty HANECO Lý do chi: Chi lương BHXH tháng 3/2002 Số tiền: 270.800 (Viết bằng chữ) Hai trăm bảy mươi ngàn tám trăm đồng Kèm theo: 02 chứng từ gốc Phiếu nghỉ hưởng BHXH và bảng thanh toán lương BHXH Đã nhận đủ số tiền: 270.800 (viết bằng chữ): Hai trăm bảy mươi ngàn tám trăm đồng Ngày 12 tháng 3 năm 2002 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Cao Xuân Thông Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Vũ Tùng Lâm Thủ quỹ (Ký, họ tên) Lê Thu Hà 4.1/ Các nghiệp vụ hạch toán BHXH trả thay lương: Nghiệp vụ 1: Căn cứ vào bảng thanh toán BHXH và phiếu chi tiền mặt số 43 ngày 12/3/2002, kế toán tiến hành hạch toán vào sổ chi tiết TK 334 số tiền thanh toán cho anh Vũ Lâm Tùng như sau: Nợ TK 334: 270.800 Có TK 111: 270.800 Đồng thời nghiệp vụ trên được nhân viên kế toán phản ánh ở chứng từ ghi sổ như sau: Chứng từ ghi sổ Ngày 30/3 Số: 34 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Thanh toán chế độ BHXH cho nhân viên Vũ Tùng Lâm 334 111 270.800 Cộng: 270.800 Kèm theo 04 chứng từ gốc: Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nghiệp vụ 2: Cuối tháng 3/02 kế toán tiền lương tiến hành hạch toán lương BHXH trả thay lương cho nhân viên Vũ Lâm Tùng vào Sổ chi tiết TK 3383 như sau: Nợ TK 3383: 270.800 Có TK 334: 270.800 Đồng thời nghiệp vụ trên được nhân viên kế toán phản ánh ở chứng từ ghi sổ như sau: Chứng từ ghi sổ Ngày 31/3 Số: 36 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Số tiền BHXH trả thay lương phải trả cho nhân viên Vũ Lâm Tùng 3383 334 270.800 Cộng: 270.800 Kèm theo chứng từ gốc: Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên Nghiệp vụ 3: Căn cứ uỷ nhiệm chi số 30 ngày 30/32/2002 của Cơ quan BHXH Quận Hai Bà Trưng về việc cấp kinh phí BHXH, kế toán tiến hành hạch toán vào Sổ chi tiết TK 112 như sau: Nợ TK 112: 270.800 Có TK 3383: 270.800 Đồng thời nghiệp vụ trên được phản ánh ở chứng từ ghi sổ như sau: Chứng từ ghi sổ Ngày 31/3 Số: 38 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Nhận ủy nhiệm chi về cấp kinh phí BHXH 112 3383 270.800 Cộng: 270.800 Kèm theo chứng từ gốc: Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Từ các chứng từ ghi sổ trên, nhân viên kế toán có nhiệm vụ vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm 2002 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT SH NT 12 05/3 4.700.000 32 29/3 2.022.720 21 25/3 4.596.199 34 30/3 270.800 25 26/3 9.296.199 36 31/3 270.800 26 26/3 505.680 38 31/3 270.800 29 28/3 1.517.040 Cộng : 27.038.181 Cuối tháng, căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán vào Sổ cái TK 111, TK112, TK334, TK338… SỔ CÁI Tên TK: Tiền mặt Số hiệu TK: 111 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Dư đầu kỳ: 102.569.780 06/3 12 5/3 Thanh toán tạm ứng lương kỳ I tháng 3/02 334 4.700.000 12/3 18 12/3 Rút TGNH về quỹ 112 45.500.000 15/3 18 13/3 Chi tạm ứng tiền hàng cho Cty IPAS 331 42.500.000 26/3 21 25/3 Thanh toán lương kỳ II tháng 3/02 334 4.596.199 28/3 27 28/3 Thu tiền hàng nợ đợt 1 tháng 3/02 của Cty MED 131 17.475.000 29/3 29 29/3 Mua hàng nhập kho 156 38.453.350 30/3/02 33 30/3 Trích KPCĐ tháng 3/02 3382 101.136 31/3 34 30/3 Thanh toán BHXH cho Vũ Lâm Tùng 334 270.000 Cộng phát sinh: Dư cuối kỳ: 165.544.780 113.376.645 52.168.135 SỔ CÁI Tên TK: Phải trả Công nhân viên Số hiệu TK: 334 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ: 1.176.504 06/3 12 5/3 Thanh toán tạm ứng lương Kỳ I tháng 3/02 1111 4.700.000 18/3 15 8/3 Trả tiền lương tháng 2 cho Lại Việt Cường 3388 777.756 25/3 21 25/3 Thanh toán lương kỳ II 1111 4.596.199 27/3 25 26/3 Tiền lương phải trả công nhân viên tháng 3/02 642 9.296.199 30/3 34 30/3 Thanh toán chế độ BHXH cho Vũ Lâm Tùng 1111 270.800 31/3 36 30/3 Số tiền BHXH trả thay lương cho Vũ Lâm Tùng tháng 3/02 3383 270.800 Cộng phát sinh: 10344755 10.743.503 Dư cuối kỳ: 398.748 SỔ CÁI Tên TK: Phải trả, phải nộp khác Số hiệu TK: 338 TK 3383: BHXH Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Dư đầu kỳ: 4.045.440 27/3 26 26/3 BHXH trích theo lương công nhân viên tháng 3/02 (5%) 334 505.680 28/3 29 28/3 BHXH phải trả công nhân viên tháng 3/02 (15%) 642 1.517.040 31/3 32 30/3 Chuyển nộp tiền BHXH quý I cho toàn Công ty 112 6.068.160 31/3 36 31/3 Thanh toán BHXH trả thay lương cho Vũ Lâm Tùng 334 270.800 31/3 38 31/3 Nhận uỷ nhiệm chi BHXH 112 270.800 Cộng phát sinh: Dư cuối kỳ: 6.338.960 6.338.960 0 SỔ CHI TIẾT TK 334 TIỀN LƯƠNG Năm 2002 Chứng từ Nội dung TKĐƯ Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Số NT Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ: 1.176.504 12 05/3 Thanh toán Tạm ứng lương kỳ I tháng 3/02 1111 4.700.000 15 18/3 Trả tiền lương tháng 2 chưa lĩnh cho Lại Việt Cường 1111 777.756 21 25/3 Thanh toán lương kỳ II tháng 3/02 1111 4.596.199 25 26/3 Tiền lương phải trả CNVtháng 3/02 642 9.296.199 34 30/3 Thanh toán BHXH trả thay lương cho Vũ Lâm Tùng 1111 270.800 38 31/3 BHXH phải trả Vũ Lâm Tùng 3383 270.800 Cộng phát sinh: 10.344.675 9.566.919 Dư cuối kỳ: 398.748 PHẦN III HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY HANECO I . NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY: Từ khi được thành lập, Công ty Dịch vụ Xuất nhập khẩu và Thương mại HANECO đã không ngừng phấn đấu hoàn thiện cơ chế quản lý kinh doanh của mình. Ban Lãnh đạo Công ty luôn phổ biến kịp thời những văn bản pháp luật mới, nâng cao trình độ hiểu biết pháp luật cho cán bộ công nhân viên để Công ty hoạt động đúng pháp luật và kinh doanh có hiệu quả ngày càng cao. Bên cạnh đó, Công ty thường xuyên quan tâm, củng cố đội ngũ cán bộ có năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức. Công ty đã cử những cán bộ có năng lực chuyên môn làm cán bộ chuyên trách công tác thanh tra của Công ty , đồng thời luôn tạo điều kiện cho cán bộ chủ chốt của Công ty tham gia các khoá học và tập huấn ngắn hạn do cấp trên mở nhằm mở mang kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn cho họ. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG CỦA CÔNG TY: Ưu điểm: Công ty hiện đang áp dụng hình thức hạch toán chứng từ ghi sổ, một loại hình hạch toán không phù hợp với quy mô của Công ty mà còn rất thuận tiện cho việc cơ giới hóa tính toán. Cùng với sự phát triển của Công ty, tổ chức bộ máy kế toán cũng không ngừng được hoàn thiện, tham mưu và giúp cho Ban Giám đốc điều hành các phần việc mà mình phụ trách, đảm bảo cung cấp kịp thời và chính xác những thông tin về tài chính của Công ty giúp cho lãnh đạo Công ty ra các quyết định đúng đắn về quản lý điều hành các hoạt động kinh doanh của Công ty. Bộ phận kế toán của Công ty đã thực hiện việc thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên Công ty rất cụ thể, chính xác đáp ứng được nhu cầu của cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Việc chi trả tiền lương, thực hiện đúng các quy định hiện hành của Nhà nước về các chế độ BHXH, BHYT… đảm bảo quyền lợi trực tiếp của người lao động. Công ty cũng sử dụng đầy đủ các chứng từ kế toán đã quy định trong chế độ ghi chép ban đầu về tiền lương, về thanh toán các chế độ BHXH…. Bên cạnh đó, do thực hiện chế độ hưởng lương theo lợi nhuận nên khi Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, đạt doanh thu cao thì mức thu nhập của các cán bộ công nhân viên trong Công ty được nâng cao, góp phần đảm bảo được mức sống và sinh hoạt của họ, khuyến khích được tinh thần trách nhiệm của người lao động trong công việc. Nhược điểm: Công ty HANECO là loại hình doanh nghiệp Nhà nước, hoạt động hạch toán kinh tế độc lập. Hiện tại công ty đang áp dụng hình thức hưởng lương theo lợi nhuận. Theo hình thức trả lương này thì nếu Công ty hoạt động kinh doanh có hiệu quả thì thu nhập của Cán bộ công nhân viên trong Công ty sẽ được nâng cao như việc đảm bảo mức thu nhập của họ có được ổn định không nếu hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty không đạt hiệu qủa hay không đạt được mức doanh thu như kế hoạch đã đề ra. Do đó Công ty cần có chính sách khen thưởng hợp lý để khuyến khích người lao động trong công việc và cũng phần nào cải thiện được cuộc sống của người lao động. Điều đó đòi hỏi Ban Lãnh đạo Công ty phải luôn tăng cường công tác quản lý, quan tâm và củng cố đội ngũ các bộ có năng lực chuyên môn, đào tạo bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn để góp phần cho sự phát triển Công ty, giúp cho tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty luôn đạt được hiệu quả, đạt doanh thu cao. Về hệ thống sổ kế toán, chứng từ kế toán thì do áp dụng theo hình thức chứng từ ghi sổ nên trong việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh còn có sự trùng lắp, dễ nhầm lẫn và tốn nhiều công. PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY HANECO: 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Ta đã biết tiền lương là một vấn đề hết sức quan trọng. Một chính sách tiền lương hợp lý sẽ là cơ sở, đòn bẩy cho sự phát triển của Doanh nghiệp. Còn đối với người lao động, tiền lương nhận được thoả đáng sẽ là động lực thúc đẩy năng lực sáng tạo, sự nhiệt tình trong công việc góp phần không nhỏ làm tăng năng suất lao động, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng đạt kết quả cao. Do đó ở mỗi doanh nghiệp, tuỳ theo loại hình kinh doanh của doanh nghiệp, quy mô của doanh nghiệp cũng như tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình mà có chế độ kế toán tiền lương sao cho hợp lý, luôn nghiên cứu và hoàn thiện hơn công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, các chế độ hưởng BHXH, các chế độ khen thưởng, khuyến khích lương … để sao cho quyền lợi của người lao động động luôn được đảm bảo và được đặt lên hàng đầu , góp phần nâng cao thu nhập cho người lao động, khuyến khích được người lao động trong sản xuất kinh doanh là một vấn đề rất quan trọng. 2. Nguyên tắc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Tiền lương góp phần quyết định đến sự thành công hay thất bại của từng doanh nghiệp. Đối với nd sản xuất kinh doanh, tiền lương là một phần không nhỏ của chi phí sản xuất. Do đó, nếu doanh nghiệp vận dụng chế độ tiền lương hợp lý sẽ tạo động lực tăng năng suất lao động. Việc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở mỗi doanh nghiệp là rất cần thiết và quan trọng nhưng nó đòi hỏi phải luôn đảm bảo nguyên tắc công bằng và xứng đáng đối với sức lao động mà người lao động đã bỏ ra. Tiền lương nhận được thoả đáng thì người lao động sẵn sàng nhận công việc được giao dù ở đâu, làm gì trong điều kiện sức lực và trí tuệ của họ cho phép. Bên cạnh đó, việc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở từng doanh nghiệp phải đảm bảo nguyên tắc: tuân thủ theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước, của Bộ Tài chính về các vấn đề như: cách tính lương, phân bổ tiền lương… cũng như phải đầy thực hiện đúng hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán có liên quan. 3. Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và cách khoản trích theo lương: Tuỳ theo tình hình thực tế của từng doanh nghiệp mà có phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở doanh nghiệp mình sao cho phù hợp. Doanh nghiệp cần áp dụng ngay những chính sách, quy định mới ban hành của Nhà nước về chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương để đảm bảo quyền lợi của người lao động. Doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến đội ngũ kế toán của doanh nghiệp, không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn để họ hoàn thành tốt công việc của mình và có khả năng thích nghi với những chế độ chính sách kế toán mới, đảm bảo sao cho người lao động được hưởng đầy đủ các chế độ hiện hành của Nhà nước cũng như những quyền lợi của họ. Bên cạnh đó, mỗi Doanh nghiệp cũng cần lập những quỹ Khen thưởng, phúc lợi, chế độ trợ cấp và chế độ khen thưởng thiết thực, công bằng, hợp lý đối với người lao động để khuyến khích họ trong công việc, góp phần giúp họ đảm bảo và nâng cao cuộc sống của bản thân mình và gia đình. KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập Công ty Dịch vụ Xuất nhập khẩu và Thương Mại HANECO, em đã có điều kiện được tìm hiểu tổ chức bộ máy kế toán cũng như những phương pháp hạch toán của Công ty, đặc biệt là đi sâu vào nghiên cứu vấn đề hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty. Quá trình thực tập tại Công ty đã giúp em nắm bắt được những kiến thức nhất định về công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, những kiến thức mà em đã được học ở trường mà chưa có điều kiện được áp dụng thực hành. Trong quá trình thực tập, được sự hướng dẫn tận tình của Cô giáo cùng sự nhiệt tình giúp đỡ của Ban Giám đốc Công ty cũng như các anh chị trong phòng Kế toán, cùng với sự nỗ lực của bản thân em đã hoàn thành chuyên đề thực tập tổng hợp tại Công ty. Tuy nhiên do trình độ còn hạn chế, kiến thức còn ít ỏi nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Do đó em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của Cô giáo cũng như của Ban Lãnh đạo Công ty và đặc biệt là các anh chị Phòng Kết toán thuộc Công ty để chuyên đề thực tập của em được phong phú về lý luận và sát với thực tế của Công ty hơn. Cuối cùng em xin chân thành cám ơn Cô giáo, Ban Giám đốc Công ty và các phòng ban chức năng, đặc biệt là Phòng Kế toán đã tận tình giúp đỡ và tạo điều kiện để em hoàn thành chuyên đề thực tập này./. XÁC NHẬN CỦA CÔNG TY DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THƯƠNG MẠI HANECO Hà nội ngày 28 tháng 4 năm 2002 Sinh viên Nguyễn Thu Hoài Lớp Kế toán B – K30 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình kinh tế lao động Giáo trình kinh tế tài chính Các văn bản quy định chế độ tiền lương mới Tài liệu của Công ty Dịch vụ Xuất nhập khẩu và Thương mại HANECO (các nội quy, quy chế, quy định có liên quan của Công ty) Hệ thống sổ sách kế toán, chứng từ kế toán có liên quan Các báo cáo tổng kết tình hình hoạt động kinh doanh các năm 1999, 2000, 2001 của Công ty HANECO