Báo cáo thực tập tại Chi nhánh NHNN & PTNT Hà Nội

Phần I Tổng quan về ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn hà nội I. Vài nét về quá trình hình thành của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (NHN0 & PTNT) Hà Nội. - Chi nhánh NHN0 & PTNT Hà Nội (viết tắt: Chi nhánh NHN0 & PTNT Hà Nội) là đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trực thuộc NHN0 & PTNT Việt Nam được thành lập theo quyết định Số 51/QĐ - NHNN ngày 27/6/1988 của Thống đốc Ngân hàng Việt Nam. - Theo quyết định này chi nhánh NHN0 & PTNT Hà nội là đại diện uỷ quyền của NHN0 & PTNT Việt Nam có quyền tự chủ kinh doanh theo phân cấp của Ngân hàng Nhà nước, chịu sự ràng buộc về nghĩa vụ và quyền lợi đối với Ngân hàng Nhà nước. Trụ sở chính của chi nhánh NHN0 & PTNT Hà nội đặt tại số 77 Lạc Trung - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội. - Trong những ngày đầu thành lập, Ngân hàng đã gặp phải rất nhiều khó khăn do quá trình chuyển dịch từ nền kinh tế theo cơ chế tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trường. Sau 15 năm hoạt động kinh doanh, Ngân hàng đã đạt được những thành tựu to lớn, góp phần vào sự nghiệp chung, xây dựng nền kinh tế vững mạnh cho thủ đô Hà Nội. - Trải qua nhiều thử thách Ngân hàng ngày càng đi lên và khẳng định chỗ đứng của mình trong hệ thống Ngân hàng Việt Nam. II. Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận 1. Sơ đồ bộ máy quản lý - Qua 15 năm hoạt động, cùng với sự phát triển liên tục, Ngân hàng luôn chú ý đầu tư thêm trang thiết bị, cải tạo, nâng cấp cơ sở vật chất hiện có, trẻ hoá đội ngũ cán bộ, đào tạo nâng cao trình độ của cán bộ viên chức (CBVC), mở rộng các phòng ban; Hiện tại NHN0 & PTNT Hà Nội đang hoạt động với 8 phòng ban có 165 CBCNV dưới sự chỉ đạo và quản lý của một Giám đốc, 2 phó Giám đốc. Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc Phòng kế toán Phòng kiểm soát Phòng kinh doanh Phòng kế hoạch Phòng thanh toán quốc tế Phòng tổ chức cán bộ Phòng vi tính Phòng hành chính Phòng ngân quỹ Hình1:Sơ đồ tổ chức quản lý NHN0 & PTNT Hà Nội - Chi nhánh NHN0 & PTNT Hà Nội là chi nhánh cấp 1. Với sự phát triển không ngừng, đến nay Ngân hàng đã thiết lập được 10 chi nhánh trực thuộc, 25 phòng giao dịch và 10 quỹ tiết kiệm đặt tại các Quận các chi nhánh trực thuộc NHN0 & PTNT Hà Nội. STT Tên chi nhánh Xếp loại Năm thành lập 1 Chi nhánh chợ Hôm Cấp 2 loại 4 1994 2 Chi nhánh Đồng Xuân nt 1995 3 Chi nhánh Thanh Xuân nt 1995 4 Chi nhánh Tây Hồ nt 1996 5 Chi nhánh Giảng Võ nt 1996 6 Chi nhánh Cầu Giấy nt 1997 7 Chi nhánh Đống Đa nt 1999 8 Chi nhánh KV Tam Trinh Cấp 2 loại 5 1999 9 Chi nhánh Tràng Tiền Cấp 2 loại 4 2002 10 Chi nhánh Chương Dương nt 2002 Bảng1: Các chi nhánh trực thuộc NHN0 & PTNT Hà Nội. 2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận 2.1. Giám đốc - Giám đốc chi nhánh NHN0 & PTNT Hà Nội do chủ tịch Hội đồng quản trị NHN0 Việt Nam bổ nhiệm, là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động của Ngân hàng. a. Nhiệm vụ, quyền hạn của Giám đốc: + Trực tiếp tổ chức điều hành hoạt động của chi nhánh; chỉ đạo, điều hành theo phân cấp uỷ quyền của NHN0 Việt Nam đối với các chi nhánh NHN0 & PTNT trực thuộc trên địa bàn. + Thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của mình theo uỷ quyền của Tổng Giám đốc Ngân hàng Nông nghiệp về các mặt nghiệp vụ liên quan đến kinh doanh; chịu trách nhiệm trước pháp luật và Tổng giám đốc NHN0 Việt Nam về các quyết định của mình. + Quy định nhiệm vụ cho các phòng nghiệp vụ, nội quy lao động, lề lối làm việc thuộc chi nhánh NHN0 & PTNT nhưng không được trái với nội dung quy chế này. b. Đề nghị tổng Giám đốc NHN0 + Quyết định thành lập, sát nhập hoặc giải thể các chi nhánh NHN0 & PTNT loại III trực thuộc trên địa bàn. + Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật các chức danh phó giám đốc, trưởng phòng kế toán, kiểm tra trưởng các chi nhánh NHN0 & PTNT loại I, II. c. Quyết định những vấn đề về tổ chức, cán bộ và đào tạo. + Ký kết các hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp tài sản và nhiều hợp đồng khác có liên quan đến hoạt động kinh doanh ngân hàng theo quy định. + Đại diện Tổng giám đốc NHN0 Việt Nam khởi kiện, công chứng, giải quyết tranh chấp, tham gia tố tụng trước toàn án. + Tổ chức việc hạch toán kinh tế, phân tích hoạt động kinh doanh, hoạt động tài chính, phân phối tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi đến cán bộ, nhân viên trong chi nhánh. + Chấp hành chế độ giao ban thường xuyên tại chi nhánh NHN0 & PTNT, lập báo cáo định kỳ, đột xuất theo chế độ gửi về NHN0 theo quy định. + Phân công cho phó Giám đốc tham dự các cuộc họp trong, ngoài ngành có liên quan trực tiếp đến hoạt động của chi nhánh NHN0 & PTNT trên địa bàn; khi Giám đốc đi vắng thì uỷ quyền bằng văn bản cho một phó Giám đốc chỉ đạo, điều hành công việc chung. 2.2 Phó Giám đốc Hai phó giám đốc, do Tổng giám đốc NHN0 Việt Nam quyết định bổ nhiệm. - Nhiệm vụ, quyền hạn của hai phó giám đốc + Thay mặt giám đốc điều hành một số công việc khi giám đốc vắng mặt (Theo văn bản uỷ quyền của giám đốc có mặt tại đơn vị. + Phó Giám đốc chỉ đạo, điều hành một số nghiệp vụ do giám đốc phân công phụ trách và chịu trách nhiệm trước giám đốc về các quyết định của mình. + Bàn bạc và tham mư cho giám đốc về hoạt động kinh doanh theo nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ một thủ trưởng. 2.3 Nhiệm vụ các phòng ban 2.3.1 Phòng kế toán - Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thanh toán theo quy định của Ngân hàng Nhà nước và NHN0 Việt Nam. - Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu, chi tài chính, quỹ tiền lương đối với các chi nhánh NHN0 & PTNT trên địa bàn trình NHN0 cấp trên phê duyệt. - Tổng hợp, lưu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toán, kế toán, quyết toán và các báo cáo theo quy định. - Thực hiện nghiệp vụ thanh toán trong và ngoài nước - Quản lý, sử dụng thiết bị thông tin, điện toán phục vụ nghiệp vụ kinh doanh theo quy định của NHN0 & PTNT - Chấp hành chế độ báo cáo và kiểm tra chuyên đề. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc chi nhánh NHN0 & PTNT giao. 2.3.2 Phòng kiểm soát(hay phòng kiểm tra, kiểm toán nội bộ) - Kiểm tra công tác điều hành của chi nhánh NHN0 & PTNT và các đơn vị trực thuộc theo Nghị định của Hội đồng quản trị và chỉ đạo của Tổng giám đốc NHN0. - Kiểm tra, giám sát việc chấp hành quy trình nghiệp vụ kinh doanh theo quy định của pháp luật, NHN0. - Giám sát việc chấp hành các quy định của Ngân hàng Nhà nước về đảm bảo an toàn trong hoạt động tiền tệ, tín dụng và dịch vụ ngân hàng. - Kiểm tra độ chính xác của báo cáo Tài chính, báo cáo cân đối kế toán, việc tuân thủ các nguyên tắc chế độ về chính sách kế toán theo quy định của Nhà nước, ngành ngân hàng. - Báo cáo Tổng giám đốc NHN0, giám đốc chi nhánh NHN0 & PTNT kết quả kiểm tra và đề xuất biện pháp xử lý, khắc phục khuyết điểm và tồn tại. - Giải quyết đơn thư, khiếu tố liên quan đến hoạt động của chi nhánh NHN0 & PTNT trên địa bàn trong phạm vi phân cấp uỷ quyền của tổng giám đốc NHN0. - Tổ chức giao ban thường kỳ về công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm toán nội bộ đối với các chi nhánh NHN0 & PTNT trên địa bàn: sơ kết, tổng kết công tác kiểm tra, kiểm toán nội bộ theo quy định. - Làm đầu mối trong việc kiểm toán độc lập, thanh tra, kiểm soát của ngành ngân hàng và các cơ quan pháp luật khác đến làm việc với chi nhánh NHN0 & PTNT. - Thực hiện báo cáo chuyên đề về các nhiệm vụ khác do Giám đốc chi nhánh NHN0 & PTNT, Trưởng ban kiểm tra, kiểm toán nội bộ giao. 2.3.3 Phòng kinh doanh: - Nghiên cứu xây dựng chiến lược khách hàng tín dụng, phân loại khách hàng và đề xuất các chính sách ưu đãi đối với từng loại khách hàng nhằm mở rộng theo hướng đầu tư tín dụng khép kín: sản xuất, chế biến, tiêu thụ, xuất khẩu và gắn tín dụng sản xuất, lưu thông và tiêu dùng. - Phân tích kinh tế theo ngành, nghề kinh tế kỹ thuật, danh mục khách hàng lựa chọn biện pháp cho vay an toàn và đạt hiệu quả cao. - Thẩm định và đề xuất cho vay các dự án tín dụng theo phân cấp uỷ quyền. - Thẩm định các dự án, hoàn thiện hồ sơ trình NHN0 cấp trên theo phân cấp uỷ quyền. - Tiếp nhận và thực hiện các chương trình, dự án thuộc nguồn vốn trong nước, nước ngoài. Trực tiếp làm dịch vụ uỷ thác nguồn vốn thuộc Chính phủ, Bộ, Ngành khác và các tổ chức kinh tế, cá nhân trong và ngoài nước. - Xây dựng và thực hiện các mô hình tín dụng thí điểm, thử nghiệm rong địa bàn, đồng thời theo dõi, đánh giá, sơ kết, tổng kết, đề xuất Tổng Giám đốc cho phép nhân rộng. - Thường xuyên phân loại dư nợ, phân tích nợ quá hạn, tìm nguyên nhân và đề xuất hướng khắc phục. - Giúp giám đốc chi nhánh chỉ đạo, kiểm tra hoạt động tín dụng của các chi nhánh NHN0 & PTNT trực thuộc trên địa bàn. - Tổng hợp, báo cáo và kiểm tra chuyên đề theo quy định - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Chi nhánh NHN0 & PTNT giao. 2.3.4 Phòng kế hoạch - Nghiên cứu đề xuất chiến lược khách hàng, chiến lược huy động vốn tại địa phương. - Xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, trung và dài hạn theo định hướng kinh doanh của NHN0 - Tổng hợp, theo dõi các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh và quyết toán kế hoạch đến các chi nhánh NHN0 & PTNT trên địa bàn. - Cân đối nguồn vốn, sử dụng vốn và điều hoà vốn kinh doanh đối với các chi nhánh NHN0 & PTNT trên địa bàn. - Tổng hợp, phân tích hoạt động kinh doanh quý, năm. Dự thảo các báo cáo sơ kết, tổng kết. - Đầu mối thực hiện thông tin phòng ngừa rủi ro và xử lý rủi ro tín dụng. - Tổng hợp, báo cáo chuyên đề theo quy định - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc NHN0 giao. 2.3.5 Phòng thanh toán quốc tế Phòng thanh toán quốc tế thực hiện các nghĩa vụ sau: - Mở L/C(Letter credit) trả chậm + L/C nhập khẩu + L/C xuất khẩu - Thanh toán biên mậu - Đồng tài trợ xuất khẩu, nhập khẩu - Thanh toán tiền điện (chuyển tiền điện) -Thanh toán hàng xuất khẩu - Thanh toán quốc tế qua mạng SWIFT 2.3.6 Phòng tổ chức cán bộ - Đào tạo - Xây dựng quy định, lề lối làm việc trong đơn vị và mối quan hệ với tổ chức Đảng, Công đoàn, Chi nhánh trực thuộc trên địa bàn. - Đề xuất mở rộng mạng lưới kinh doanh trên địa bàn - Đề xuất định mức lao động, giao khoán quỹ tiền lương đến các chi nhánh của NHN0 & PTNT. - Thực hiện công tác quy hoạch cán bộ, đề xuất cử cán bộ, nhân viên để công tác, học tập trong và ngoài nước. Tổng hợp, theo dõi thường xuyên cán bộ, nhân viên được quy hoạch, đào tạo. - Đề xuất, hoàn thiện và lưu trữ hồ sơ theo đúng quy định của nhà nước, Đảng, Ngành ngân hàng trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, nhân viên trong phạm vi phân cấp uỷ quyền của Tổng giám đốc Ngân hàng Nông nghiệp. - Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ thuộc chi nhánh NHN0 & PTNT quản lý và hoàn tất hồ sơ, chế độ đối với cán bộ nghỉ hưu, nghỉ chế độ theo quy định của nhà nước, của ngành ngân hàng. -Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng của chi nhánh NHN0 & PTNT - Chấp hành công tác báo cáo thống kê, kiểm tra chuyên đề. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc chi nhánh NHN0 & PTNT giao. 2.3.7 Phòng vi tính - Tổng hợp, thống kê và lưu trữ số liệu, thông tin liên quan đến hoạt động của chi nhánh. - Xử lý các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hạch toán kế toán, kế toán thống kê, hạch toán nghiệp vụ và tín dụng và các hoạt động khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh. - Chấp hành chế độ báo cáo, thống kê và cung cấp số liệu, thông tin theo quy định. - Quản lý, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc, thiết bị tin học - Làm dịch vụ tin học -Thực hiện các nhiệm vụ được Giám đốc chi nhánh giao. 2.3.8 Phòng hành chính - Xây dựng chương trình công tác hàng tháng, quý của chi nhánh và có trách nhiệm thường xuyên đôn đốc việc thực hiện chương trình đã được Giám đốc chi nhánh NHN0 & PTNT phê duyệt. - Xây dựng và triển khai chương trình giao ban nội bộ chi nhánh và các chi nhánh NHN0 & PTNT trực thuộc trên địa bàn. -Trực tiếp làm thư ký tổng hợp cho Giám đốc NHN0 & PTNT. - Tư vấn pháp chế trong việc thực thi các nhiệm vụ cụ thể và giao kết hợp đồng, hoạt động tố tụng, tranh chấp dân sự, hình sự, kinh tế, lao động, hành chính liên quan đến cán bộ, nhân viên và tài sản có liên quan đến an ninh, trật tự, phòng cháy nổ tại cơ quan. -Lưu trữ các văn bản pháp luật có liên quan đến ngân hàng và văn bản định chế của NHN0& PTNT. - Đầu mối giao tiếp với khách đến làm việc, công tác tại chi nhánh NHN0 & PTNTHN. - Trực tiếp quản lý con dấu của chi nhánh: Thực hiện công tác hành chính; văn thư, lễ tân, phương tiện giao thông, bảo vệ, y tế của NHN0 & PTNTHN. - Thực hiện công tác xây dựng cơ bản, sửa chữa TSCĐ, mua sắm công cụ lao động, quản lý nhà tập thể, nhà khách, nhà nghỉ của cơ quan. - Thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền, quảng cáo, tiếp thị theo chỉ đạo của Ban lãnh đạo chi nhánh NHN0 & PTNT HN. - Đầu mối trong việc chăm lo đời sống vật chất, văn hoá - tinh thần và thăm hỏi ốm đau, hiếu, hỷ cho cán bộ, nhân viên -Thực hiện các nhiệm vụ khác được Giám đốc giao. 2.4.9 Phòng ngân quỹ: - Quản lý và sử dụng các quỹ chuyên dùng theo quy định của NHN0 & PTNT HN trên địa bàn. - Thực hiện các khoản nộp ngân sách nhà nước theo quy định - Chấp hành quy định về an toàn kho quỹ và định mức tồn quỹ theo quy định. III. Tình hình hoạt động của văn phòng Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn. 1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng - Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, bởi vậy nó có những mối quan hệ đặc trưng với môi trường mà nó tồn tại. Hay nói cách khác, văn phòng cũng có những chức năng tồn tại độc lập tương đối như các tổ chức, đơn vị khác cả về phương diện tự nhiên và phương diện xã hội. - Từ khái niệm trên về văn phòng ta thấy được văn phòng của Chi nhánh NHN0 & PTNT Hà nội có những chức năng sau: giúp giám đốc trung tâm trong công việc văn phòng, công tác tổ chức cán bộ và đào tạo, hành chính tổng hợp và quản trị. Phòng hành chính Trưởng phòng Phó phòng Bộ phận hành chính tổng hợp Bộ phận Tài vụ &QLTS Bộ phận Chuẩn bị đầu tư Bộ phận Quảng cáo Bộ phận quản trị Bộ phận sửa chữa điện nước Bộ phận phòng chống cháy Bộ phận y tế Bộ phận đội xe Bộ phận Bảo vệ Bộ phận Tổ bếp Bộ phận xây dựng cơ bản Hình 2. sơ đồ văn phòng của NHN0 & PTNT Từ chức năng trên, văn phòng ngân hàng có những nhiệm vụ cụ thể sau: * Bộ phận quản trị có nhiệm vụ: - Xây dựng phương hướng, kế hoạch công tác hàng năm, quý, tháng của khối văn phòng, đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn thực hiện kế hoạch. - Đầu mối thi hành các mặt về quản lý pháp lý hành chính. - Chỉ đạo văn thư thực hiện đầy đủ quy trình xử lý văn bản, mẫu biểu, sổ sách, lập hồ sơ công việc... - Ký các văn bản hành chính: giấy giới thiệu, giấy đi đường.... - Xây dựng, soạn thảo các văn bản hành chính. - Quản lý hệ thống thông tin liên lạc, báo chí. - Ghi chép, thảo biên bản các cuộc họp. - Thảo luận các văn bản của giám đốc trung tâm: quyết định.... - Xây dựng quy chế tiếp khách của trung tâm - Lập các chương trình quảng cáo theo quyết định của giám đốc - Chỉ đạo việc theo dõi hội nghị, cuộc họp theo lịch của giám đốc và đăng ký của các đơn vị, đoàn thể. - Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị đồ dùng văn phòng, điều hành các phương tiện vận tải. - Ký trình và xin chỉ thị của lãnh đạo trung tâm theo chức danh được phân công. - Hướng dẫn khách đến cơ quan làm việc. * Bộ phận văn thư lưu trữ có nhiệm vụ - Tiếp nhận và xử lý công văn tài liệu từ cơ quan khác đến. + Vào sổ theo dõi, ghi số hiệu, kịp thời trình lãnh đạo trung tâm giải quyết. + Thực hiện việc lưu chuyển văn bản theo kết quả xử lý của lãnh đạo trung tâm. + Theo dõi việc thực hiện kết quả xử lý công văn, tài liệu và việc lập hồ sơ công việc. - Soạn thảo công văn và tài liệu gửi đi + Kiểm tra thể thức văn bản, sao chụp văn bản. + Trình ký + Vào sổ đăng ký + Gửi công văn, tài liệu đúng địa chỉ yêu cầu. + Quản lý con dấu theo quy định của nhà nước và của lãnh đạo trung tâm. + Thực hiện nhiệm vụ thông tin liên lạc, lưu trữ, đánh máy. + Đặt mua, quản lý, sử dụng các loại sổ sách, biểu mẫu văn phòng. + Giao phát tài liệu, giấy tờ. + Thực hiện công tác lưu trữ văn phòng + Tra cứu tài liệu khi lãnh đạo trung tâm yêu cầu. + Xử lý tài liệu lưu trữ quá kỳ theo quy định. + Cấp các loại giấy tờ: giấy giới thiệu, giấy đi đường.... * Bộ phận xây dựng cơ bản - Chịu trách nhiệm mua sắm, lắp đặt đầy đủ các trang thiết bị, điện nước cho trụ sở và các chi nhánh của ngân hàng trên địa bàn. - Hướng dẫn tập huấn các phương án phòng cháy nổ cho cán bộ trong cơ quan. - Các bộ phận trong văn phòng có vị trí cực kỳ quan trọng trong bất kỳ tổ chức hoạt động của mọi cơ quan đơn vị. Sự thành công hay thất bị của đơn vị thuộc rất lớn vào sự thành công, thất bị của văn phòng. - Khác với các hoạt động khác trong ngân hàng, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục, vừa đối nội, đối ngoại, vừa lập quy, thực thi, vừa kiểm tra.... Đặc điểm này xuất phát từ chức năng của văn phòng để đảm bảo tiếp xúc được với mọi đối tượng trong hoạt động của trung tâm. 2. Công tác chính của các bộ phận trong văn phòng ở ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn 2.1 Công tác thông tin - Công tác thông tin đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của Ngân hàng. Mọi thông tin về giá cả thị trường, tỷ giá trao đổi đóng vai trò quyết định trong hoạt động của Ngân hàng, các thông tin sau khi được nhận sẽ được ban giám đốc ngân hàng phân tích và đánh giá và từ đó đề ra các quyết định phù hợp cho hoạt động kinh doanh. Công tác xây dựng và tổ chức nguồn tin của ngân hàng được tiến hành theo nhiều kênh khác nhau đảm bảo cho việc phân tích và xử lý thông tin được chính xác rõ ràng. Các thông tin quan trọng luôn được phổ biến nhanh chóng, kịp thời đến từng phòng ban bằng nhiều hình thức khác nhau. 2.2 Công tác văn thư - Công tác văn thư đã đảm bảo cho hoạt động văn phòng ở Ngân hàng có sự thông suốt. Tất cả công văn đến đều được phòng hành chính đăng ký vào sổ, quản lý ngày, tháng, năm công văn đến, nội dung công văn. - Công văn đến được phân loại sơ bộ, tiến hành kiểm tra nội dung và được bộ phận văn thư đóng dấu để xác định nội dung công văn. Sau đó sẽ trình lên ban giám đốc để xem xét nội dung và hướng giải quyết. - Công văn đi đều được đưa qua bộ phận văn thư để đăng ký đóng dấu và làm thủ tục gửi đi. Tất cả công văn đi đều ra thành hai bản, một bản để lưu văn thư và một bản để gửi đi. 2.3 Công tác hậu cần - Mọi công tác, công đoạn, tác nghiệp của công tác hậu cần của văn phòng trước hết phải xuất phát tính từ phục vụ quần chúng lấy cán bộ, nhân viên trong cơ quan làm gốc; ở NHN0 & PTNT đối tượng phục phụ chính là của công tác hậu cần là tất cả cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đảm bảo cho toàn thể cán bộ trong cơ quan làm việc trong môi trường dân chủ, phát huy được tinh thần trách nhiệm của anh chị em trong cơ quan. - Nội dung chỉ tiêu hành chính sự nghiệp bao gồm: lương chính, lương phụ cấp, lương BHXH, sinh hoạt phí cán bộ, tiền thưởng, y tế, vệ sinh, công tác phí, hội nghị phí, giao dịch, mua sắm TSCĐ, sửa chữa nhà, đều được ban giám đốc ngân hàng coi trọng và đảm bảo tốt cho anh chị em trong cơ quan nên tạo ra trong ngân hàng không khí làm việc rất khẩn trương nhưng vẫn thoải mái. 2.4 Công tác tổ chức hội nghị - Hội nghị là hình thức làm việc nhằm thông báo, phổ biến thông tin, tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc nhằm nâng cao tinh thần tập thể, tạo ra hiệu quả kinh doanh cao. - Phòng hành chính của Ngân hàng đã hoàn thành rất tốt công tác tổ chức hội nghị và đảm bảo rất tốt các yêu cầu nêu trên. Phòng hành chính thường xuyên trao đổi thông tin nhằm phổ biến các quy định, giải thích các đường lối, chủ trương, chính sách của chi bộ Đảng và ban giám đốc. - Triển khai thực hiện tốt các buổi họp giao ban trong ngân hàng và ở các chi nhánh trưc thuộc NHN0 & PTNT trên địa bàn. - Công tác tổ chức hội nghị được tiến hành rất tốt và các báo cáo về hoạt động tài chính, hoạt động xã hội, các tham luận được công khai để tất cả cán bộ trong cơ quan nhìn nhận cụ thể tình hình công việc. - Ngân hàng bố trí nơi ăn, ở và phương tiện đi lại cho đại biểu đến dự hội nghị, tạo ra không khí thoải mái cho đại biểu tham gia Đại hội. 2.5 Hoạt động giao tiếp - Hoạt động giao tiếp của nhân viên Ngân hàng đóng vai trò rất quan trọng. Để tạo niềm tin cho khách hàng các cán bộ nhân viên của Ngân hàng luôn hoà nhã, niềm nở hướng dẫn khách hàng các thủ tục cần thiết khi đến giao dịch. Thực hiện nghiêm túc nội dung của ngân hàng trong giao dịch biết quan tâm đến yêu cầu của khách hàng và thoả mãn trong phạm vi cho phép các yêu cầu của khách hàng. Hầu hết khách hàng đều có thái độ thoải mái và tin tưởng khi làm việc với ngân hàng. 3. Đánh giá tình hình hoạt động của văn phòng Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Hà nội - Hoạt động của văn phòng gắn liền với hoạt động của ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam, những thành tựu mà ngân hàng đạt được ngày hôm nay có một phần đóng góp không nhỏ của bộ phận văn phòng. So với mô hình lý thuyết thì mô hình tổ chức bộ máy văn phòng tại ngân hàng ít có sự thay đổi. - Khối văn phòng của ngân hàng với đội ngũ nhân viên có năng lực, linh hoạt trong công việc, đảm bảo tính kịp thời của mọi nguồn thông tin. Kịp thời xử lý các văn bản đi, đến một cách nhanh chóng, đúng quy định, làm giảm ách tắc, giảm thời gian tiếp nhận xử lý văn bản, truyền tải thông tin kịp thời phục vụ cho hoạt động quản lý của đơn vị nhanh, chính xác. - Văn phòng thường xuyên chủ động khai thác thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng như báo chí, truyền hình, điện thoại.... thu thập được những thông tin cấp nhật, kịp thời đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của công việc. Bộ phận văn thư lưu trữ có nhiệm vụ tổng hợp thông tin, tư liệu của ban lãnh đạo để gửi, truyền đạt đến các đơn vị trực thuộc từng tháng, quý, năm; nắm bắt tình hình thực tế để báo cáo lãnh đạo. Đội ngũ nhân viên văn phòng đang dần được trẻ hoá, đa số nhân viên đã tốt nghiệp Đại học (khoảng 70%), có năng lực, trách nhiệm. - Cùng với sự tồn tại và phát triển của NHN0 & PTNT Hà nội, công tác văn phòng luôn được ban giám đốc chú trọng phát triển. Công tác soạn thảo văn bản được tiến hành và kiểm tra theo đúng thủ tục, thể thức quy định của nhà nước và của Trung tâm. Văn phòng còn thực hiện chức năng tham mưu cho giám đốc về hoạt động của ngân hàng trong từng thời kỳ khác nhau, để đề ra những quyết định cụ thể về chuyên môn và quản lý phù hợp. Là một đơn vị hoạt động một phần mang hình thái của đơn vị kinh doanh, chính vì vậy mà nhiệm vụ chính của văn phòng NHN0 & PTNT Hà nội càng nặng nề hơn. Ngoài việc phải phối kết hợp với các phòng chức năng lấy thông tin tổng hợp cho mình, văn phòng còn thu thập thông tin từ môi trường bên ngoài để giúp giám đốc ra những quyết định phù hợp tình hình thực tế. Nhưng đồng thời quyết định đó cũng phải phù hợp với điều kiện của các tổ chức cá nhân có quan hệ kinh doanh với ngân hàng. - Để đảm bảo cho mọi hoạt động của đơn vị được diễn ra một cách linh hoạt, thông suốt, văn phòng đã được đầu tư các trang thiết bị như: máy điện thoại, máy Fax, máy Photocopy ... nhằm theo kịp với sự chuyển mình của thế giới, đáp ứng được nhu cầu quản lý. Thêm vào đó đời sống của mỗi cán bộ nhân viên trong văn phòng cũng được quan tâm nhiều hơn. Không khí sôi nổi vui vẻ khi làm việc đã làm cho mọi người xích lại gần nhau và làm việc có hiệu quả hơn trong kinh doanh. Từng phòng ban đều được trang bị các điều kiện làm việc tốt từ chỗ ăn, chỗ ở của khách đến liên hệ công tác, từng vấn đề nhỏ trong tổ chức hội nghị, hội thảo Maketing, quảng cáo đều được văn phòng quan tâm, chỉ đạo nhằm tạo thêm và giữ gìn các mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. IV. Các nghiệp vụ chủ yếu của NHN0&PTNT Hà Nội. 1. Huy động vốn - Khai thác và nhận tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn, có kỳ hạn, tiền gửi thanh toán của các tổ chức, cá nhân thuộc mọi thành phần kinh tế trong nước và nước ngoài bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ. - Phát hành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu, kỳ phiếu ngân hàng và thực hiện các hình thức huy động vốn khác theo quy định của NHN0. - Tiếp nhận các nguồn vốn tài trợ, vốn uỷ thác của Chính phủ, chính quyền địa phương và các tổ chức kinh tế, cá nhân trong nước và nước ngoài theo quy định của NHN0. - Được phép vay vốn các tổ chức tài chính, tín dụng trong nước khi Tổng giám đốc NHN0 cho phép. 2. Cho vay - Cho vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ đối với các tổ chức kinh tế. - Cho vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn bằng đồng Việt Nam đối với cá nhân và hộ gia đình thuộc mọi thành phần kinh tế. 3. Kinh doanh ngoại hối - Huy động vốn, cho vay, mua, bán ngoại tệ, thanh toán quốc tế và các dịch vụ khác về ngoại hối theo chính sách quản lý ngoại hối của Chính phủ, Ngân hàng Nhà nước và NHN0. 4. Kinh doanh dịch vụ - Thu, chi tiền mặt, mua bán vàng bạc, máy rút tiền tự độn,; dịch vụ thẻ tín dụng, két sắt, nhận cấp giữ, chiết khấu các loại giấy tờ trị giá được bằng tiền, thẻ thanh toán, nhận uỷ thác cho vay của các tổ chức tài chính, tín dụng, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước, các dịch vụ ngân hàng khác được nhà nước, NHN0 cho phép. 5. Cân đối, điều hoà vốn kinh doanh nội tệ đối với các chi nhánh NHN0 & PTNT trực thuộc trên địa bàn. 6. Thực hiện hạch toán kinh doanh và phân phối thu nhập theo quy định của NHN0 7. Thực hiện đầu tư dưới các hình thức như: Huy động vốn, liên doanh, mua cổ phần và các hình thức đầu tư khác với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khác khi được NHN0 cho phép. 8. Làm dịch vụ cho Ngân hàng phục vụ người nghèo. 9. Quản lý nhà khách, nhà nghỉ và đào tạo tay nghề trên địa bàn (nếu được Tổng giám đốc NHN0 giao). 10. Thực hiện công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, thi đua, khen thưởng theo phân cấp uỷ quyền của NHN0. 11. Thực hiện kiểm tra, kiểm toán nội bộ, việc chấp hành thể lệ, chế độ nghiệp vụ trong phạm vi địa bàn theo quy định của NHN0 12. Tổ chức phổ biến, hướng dẫn và triển khai thực hiện các cơ chế, quy chế nghiệp vụ và văn bản pháp luật của nhà nước, ngành Ngân hàng và NHN0 liên quan đến hoạt động của các chi nhánh NHN0 & PTNT. 13. Nghiên cứu, phân tích kinh tế liên quan đến hoạt động tiền tệ, tín dụng và đề ra kế hoạch kinh doanh phù hợp với kế hoạch kinh doanh của NHN0 và kế hoạch phát triển kinh tế xã hội địa phương. 14. Chấp hành đầy đủ các báo cáo, thống kê theo chế độ quy định và theo yêu cầu đột xuất của Tổng giám đốc NHN0. 15. Thực hiện các nhiệm vụ khai thác được Tổng giám đốc NHN0 giao. Phần II Tình hình hoạt động kinh doanh trong thời gian qua I. Tình hình kinh tế - xã hội 1. Thuận lợi - Nền kinh tế của cả nước nói chung và thủ đô Hà Nội nói riêng tiếp tục phát triển ổn định và vững chắc, một số doanh nghiệp đã dần dần đứng vững trong cơ chế thị trường, một số ngành hàng, mặt hàng đã tìm được chỗ đứng trong nước và trên thị trường thế giới. Một số chính sách kinh tế của nhà nước và cơ chế của ngành Ngân hàng đã tác dụng tích cực thúc đẩy các thành phần kinh tế phát triển tạo thuận lợi cho hoạt động ngân hàng nói chung và NHN0 & PTNT Hà Nội nói riêng. 2. Khó khăn - Tình hình thiên tại xảy ra thường xuyên ở các tỉnh miền Trung và Đông Nam Bộ đã gây ảnh hưởng lớn đến đời sống người dân ở các địa phương đó, dẫn đến việc huy động vốn giảm, gây tổn thất cho hoạt động kinh doanh của Ngân hàng. - Sự bất ổn định chính trị trên thế giới, đặc biệt là các nước Trung Đông và vùng vịnh đã tác động đến tỷ giá ngoại tệ, gây nên hiện tượng khan hiếm ngoại tệ trên thị trường thế giới; dẫn đến hiện tượng khan hiếm ngoại tệ trên hệ thống liên ngân hàng nói chung và NHN0 & PTNT nói riêng. - Sự cạnh tranh trong hoạt động ngân hàng trên địa bàn Hà Nội ngày càng gay gắt đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả kinh doanh của tổ chức tín dụng nói chung và NHN0 & PTNT Hà Nội nói riêng. II. Tình hình hoạt động kinh doanh và kết quả đạt được năm 2002. 1. Nguồn vốn - Đạt 6.152 tỷ đồng, tăng 44,4% so với năm 2001 chia ra. + Nguồn vốn VNĐ: 5.378 tỷ đồng, tăng 39,1% + Nguồn vốn ngoại tệ: 774 tỷ, tăng 98%. - Với kết cấu của nguồn vốn trung dài hạn chiếm 40%, NHN0 & PTNT Hà Nội có khả năng đầu tư cho các dự án Trung, dài hạn lớn nhằm hiện đại hoá, công nghiệp hoá nền kinh tế thủ đô. 2. Đầu tư tín dụng - Đạt 2.003 tỷ đồng, tăng 27,4% so với năm 2001. Chia ra + Dư nợ ngắn hạn 1.258 tỷ, tăng 10,1% so với năm 201 + Dư nợ trung và dài hạn 745 tỷ, tăng 73,7% so với năm 2001 - Bao gồm: + Dư nợ VNĐ 1.630 tỷ + Dư nợ ngoại tệ 373 tỷ, tương đương 24,2 triệu USD - Trong năm 2002, NHN0 & PTNT Hà Nội đã mở rộng đầu tư tín dụng cho các thành phần kinh tế, chú trọng mở rộng cho vay trung dài hạn để hỗ trợ cho các doanh nghiệp đổi mới thiết bị, mở rộng quy mô sản xuất, trong năm đã áp dụng phương thức đầu tư tín dụng đồng tài trợ đối với hai dự án lớn đó là cho Tổng Công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng vay 206 tỷ đồng để xây dựng nhà máy kính nổi Bình Dương, Tổng Công ty Máy động lực và máy nông nghiệp vay 12 triệu USD để đầu tư dự án xe Bus xuất khẩu sang IRAV. - Nhờ đổi mới kinh doanh nên năm 2001 có thêm trên 18 doanh nghiệp vay vốn tín dụng tại NHN0 & PTNT Hà Nội. - Bên cạnh đó, ngân hàng còn mở rộng cho vay sinh hoạt đối với cán bộ, nhân viên, sĩ quan, công nhân viên quốc phòng trong các doanh nghiệp, trường học, bệnh viện, lực lượng vũ trang, với gần 400 tỷ đồng. Năm 2000 2001 2002 Nguồn vốn 3345 4257 6152 Dư nợ 1295 1572 2003 Bảng 2: Bảng so sánh kết quả hoạt động kinh doanh - Cho vay hộ nghèo: năm 2002 được sự giúp đỡ của các Quận, Phường NHN0 & PTNT Hà Nội đã giải ngân cho ngần 700 hộ nghèo vay 2.100 triệu đồng một số hộ đã tạo thêm được công ăn việc làm, thu nhập tăng, đời sống được cải thiện, trả nợ Ngân hàng sòng phẳng, cuối năm 2002 còn 835 hộ có dự nợ vay Ngân hàng 2.300 triệu đồng. NHN0 & PTNT Hà Nội đã góp phần cùng các cấp, các ngành của Hà Nội thực hiện chương trình 03 của Thành uỷ Hà nội về xoá đói giảm nghèo trên điạ bàn Hà Nội. - Chất lượng tín dụng: nợ quá hạn chiếm 2,85% dự nợ, đó là nợ tồn đọng của một số doanh nghiệp nhà nước được giãn nợ từ nhiều năm dồn lại. Song chất lượng tín dụng từ năm 2000 đến nay đã từng bước được nâng lên rõ rệt nhờ sự phát triển của các doanh nghiệp và tinh thần trách nhiệm của nghiệp vụ tín dụng. 2. Hoạt động kinh doanh đối ngoại - Năm 2002 NHN0 & PTNT Hà Nội tiếp tục mở rộng nghiệp vụ thanh toán quốc tế, đến nay NHN0 & PTNT Hà Nội đa có quan hệ đại lý và thanh toán với 600 ngân hàng và chi nhánh ngân hàng nước ngoài, phát triển nghiệp vụ thu đổi ngoại tệ kể cả nhân dân tệ và tổ chức thanh toán biên mậu nhằm đảm bảo thuận lợi cho khách hàng có quan hệ mua bán với Trung quốc. Do vậy doanh số hoạt động tăng trưởng khá: - Về xuất khẩu: Gửi chứng từ đòi tiền đến 74 món, trị giá 1,8 triệu USD, thu tiền 65 món trị giá 1,5 triệu USD - Về nhập khẩu: Mở 877 L/C trị giá 100,9 triệu USD, thanh toán L/C 992 món, trị giá 92,4 triệu USD, nhờ thu 311 món, trị giá 4,5 triệu USD, thanh toán 1.202 món trị giá 36,7 triệu USD. Thu dịch vụ phí 191 triệu USD. 3. Về tài chính thanh toán và Ngân quỹ - Về công tác thanh toán: Trong năm 2002 đã chuyển tiền điện tử 24.476 món với 12.137 tỷ đồng tăng 2,3 lần số món thanh toán so với năm 2001 mà không để xảy ra sai sót, nhầm lẫn cho khách hàng - Về kết quả tài chính: chênh lệch thu chi tăng 120%, trích rủi ro tăng 25% so với năm 2001, đạt kế hoạch NHN0 & PTNT Việt Nam giao cả năm, đảm bảo đủ tiền lương cho người lao động theo quy định chung của NHN0 & PTNT Việt Nam - Ngân quỹ: Năm 2002 với mạng lưới 33 điểm giao dịch tổng thu 8.457 tỷ, tăng 83% so với năm 2001, Tổng chi 4.579, tăng 85% so với năm 2001 - Trong năm, chị em bộ phân ngân quỹ đã nêu nhiều tấm gương liên khiết, đã trả 615 món tiền thừa cho khách hàng với số tiền 792 triệu đồng, có món tới 200 triệu và 3 món, mỗi món 100 triệu được khách hàng khen ngợi. Đồng thời với đức tính cần cù, tỷ mỉ và thận trọng trong thu chi đã phát hiện 14 triệu đồng tiền giả. 4. Các công tác khác - Năm 2002 NHN0 & PTNT Hà Nội luôn chú trọng đến công tác hỗ trợ cho kinh doanh đó là: - Công tác quản lý điều hành: nhận thức được những khó khăn và thách thức. Ban lãnh đạo NHN0 & PTNT Hà Nội đã xác định phương châm hoạt động đúng đắn, đặt mục tiêu an toàn, tiết kiệm và hiệu quả lên hàng đầu, tập trung chấn chỉnh các hoạt động Ngân hàng, và soát lại các quy trình nghiệp vụ và bộ máy tổ chức, nhân sự, công tác chỉ đạo điều hành luôn luôn theo sát các diễn biến về nguồn vốn, đầu tư vốn để từ đó có sự chỉ đạo kịp thời về lãi suất và đảm bảo khả năng chi trả. - Công tác kiểm soát: được nâng cao về chất lượng - Công tác đào tạo: NHN0 & PTNT Hà Nội đã tổ chức đào tạo tại chỗ các nghiệp vụ tín dụng, kế toán, vi tính và ngân quỹ cho đội ngũ cán bộ vào những ngày nghỉ cuối tuần đạt kết quả tốt. - Công tác thi đua được phát động thường xuyên, đẩy mạnh vai trò các tổ chức đoàn thể, công đoàn, đoàn thanh niên, phụ nữ. III. Đánh giá thực trạng hoạt động kinh doanh - Năm 2002, NHN0 & PTNT Hà Nội tuy có gặp nhiều khó khăn, nhưng với lòng quyết tâm và sự thống nhất cao độ của Đảng uỷ, Ban giám đốc cùng toàn thể người lao động và sự giúp đỡ nhiệt tình của các cấp chính quyền, các Ban ngành từ trung ương đến địa phương sự chỉ đạo sâu xát của Ngân hàng cấp trên, sự cộng tác tích cực của khách hàng đã giúp NHN0 & PTNT Hà nội vượt qua khó khăn, giành thắng lợi trong kinh doanh góp một phần không nhỏ vào sự phát triển của ngành và cho thủ đô Hà Nội. IV. Mục tiêu định hướng kinh doanh năm 2003 1. Định hướng kinh doanh - Nguồn vốn tăng trưởng từ 40% so với năm 2002, chú trọng huy động nguồn vốn ngoại tệ USD trung và dài hạn - Đầu tư tín dụng tăng 30%, tập trung đầu tư cho các dự án sản xuất, chế biến hàng nông sản xuất khẩu và các mặt hàng thay thế nhập khẩu. - NQH dưới 3% - Lợi nhuận tăng 20% so với năm 2002 2. Các giải pháp thực hiện - Mở rộng mạng lưới kinh doanh: trong năm sẽ khai trương thêm 10 - 12 phòng giao dịch để khai thác các loại nguồn vốn. - Bố trí lại lực lượng lao động, tăng cường cán bộ tín dụng để mở rộng dư nợ cho các thành phần kinh tế. Tập trung xử lý nợ tồn đọng và kiến nghị các cấp, các ngành xử lý đối với những doanh nghiệp làm ăn không có hiệu quả. - Thực hiện khoán Tài chính và tiền lương triệt để đến các Ngân hàng, từng phòng ban và tiến tới từng người lao động, gắn quyền lợi vật chất với trách nhiệm của từng người trong kinh doanh. - Tăng cường kiểm tra, kiểm soát, xử lý nghiêm túc những cán bộ thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc hiệu quả kinh doanh thấp. - Đào tạo tại chỗ về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ mà trước hết là cán bộ lãnh đạo các phòng ban, các ngân hàng Quận, các phòng giao dịch... Coi đây là tiêu chuẩn quan trọng để thi nâng bậc lương hoặc chuyển ngạch lương viên chức. Phần III Bài học kinh nghiệm - Qua thực tế hoạt động kinh doanh năm 2002 và những năm trước đây, NHN0 & PTNT Hà nội đã rút ra những bài học kinh nghiệm thiết thực là: - Thường xuyên duy trì và phát huy vai trò lãnh đạo của Đảng nêu cao tinh thần đoàn kết trong các cấp uỷ Đảng, Ban giám đốc, lãnh đạo các phòng ban đến các Ngân hàng cơ sở mang tính quyết định quan trọng đến kết quả hoạt động kinh doanh, đồng thời phát huy được tính chủ động, tự giác của tập thể người lao động. - Gắn quyền lợi vật chất với kết quả lao động của từng người lao động, thường xuyên động viên, khen thưởng những người làm tốt đạt hiệu quả cao, đồng thời xử lý nghiêm những cán bộ vi phạm nội quy, quy chế. - Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát trên tất cả các mặt nghiệp vụ, chỉ đạo kiên quyết khắc phục những tồn tại phát hiện qua kiểm tra. - Tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh tốt ở tất cả các phòng Ban, trong mọi lĩnh vực hoạt động một cách cụ thể về nguyên nhân hoàn thành các chỉ tiêu để đánh giá mặt mạnh, mặt yếu trong công tác kinh doanh để có biện pháp chỉ đạo sát thực. - Xử lý linh hoạt các vấn đề đặt ra trong kinh doanh, gắn lợi ích trước mắt với lâu dài, lợi ích cục bộ với lợi ích toàn ngành. Kết luận Qua thời gian thực tập tổng hợp tại NHN0 & PTNT Hà Nội, được sự hướng dẫn tận tình của cô giáo. PGS. TS Trịnh Thị Thơ Thơ và sự hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ nhân viên NHN0 & PTNT Hà nội. Em đã hoàn thành bản báo cáo tổng hợp này. Do kinh nghiệm thực tế còn nhiều hạn chế nên bản báo cáo sẽ không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em mong cô giáo hướng dẫn và các cán bộ của NHN0 & PTNT Hà Nội cho em những ý kiến đóng góp để em có thể hoàn thiện hơn bản luận văn tốt nghiệp của mình Em xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 20 tháng 2năm 2003 Người viết báo cáo Ngô Lệ Thu Mục lục Lời nói đầu