Báo cáo Thực tập tại công ty bất động sản Hùng Thịnh Vượng

PHỤ LỤC I. GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP. 1.1. Khái quát Công ty Bất động sản Hùng Thịnh Vượng Hùng Thịnh Vượng được thành lập từ tháng 01/2009. Từ khi được thành lập đến nay công ty luôn phấn đấu để đem lại sản phẩm dịch vụ về bất động sản tốt nhất cho khách hàng, cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp về mua bán, thuê, cho thuê và tiếp thị Bất động sản cao cấp (căn hộ, biệt thự, đất, văn phòng...). Nhờ luôn đặt ra mục tiêu lấy chữ tín làm đầu, công ty đã có những bước phát triển vượt bật trong hơn 1 năm qua với số lượng bạn hàng ngày càng gia tăng. Sự tín nhiệm của khách hàng đối với công ty đã góp phần duy trì, củng cố và mở rộng khách hàng. Địa điểm giao dịch: Số 3 Ngõ 44 Trần Cung, Hà Nội Ngày thành lập: 01/2009 Lĩnh vực hoạt động: * Các lĩnh vực hoạt động chính: - Đầu tư bất động sản. - Môi giới Bất Động sản. - Tư vấn đầu tư các dự án đầu tư xây dựng. - Cung cấp dịch vụ quản lý, khai thác bất động sản. * Các lĩnh vực khác: - Nghiên cứu, phân tích thị trường. - Cập nhật các vấn đề pháp lý liên quan đến thủ tục đất đai và thủ tục đầu tư, hợp tác, góp vốn. - Nghiên cứu, tìm kiếm, áp dụng các biện pháp kỹ thuật, công nghệ. - Nghiên cứu về các loại sản phẩm trong lĩnh vực bất động sản. - Nghiên cứu, thiết lập các mô hình và ý tưởng kinh doanh, phương án kinh doanh. - Tìm kiếm cơ hội đầu tư. - Tìm kiếm các nguồn vốn hợp tác liên doanh. - Xúc tiến hợp tác thương mại, huy động tài chính. Đại diện pháp luật: Giám đốc điều hành Hùng Thịnh Vượng Email: hungthinhvuong.corp@gmail.com Di động : 0903402356 1.2. Cơ cấu tổ chức: Hiện nay công ty có 10 nhân viên. Công ty được chia ra làm 3 phòng ban chính: Phòng Marketing ( phòng tư vấn), Phòng Kinh doanh và Phòng Kế Toán dưới sự điều hành của Giám đốc. Giám đốc Phòng Marketing Quảng cáo về công ty, mặt hàng bất động sản của công ty Tìm kiếm thông tin trên thị trường Tuyển dụng nhân sự Phòng Kinh doanh Thực hiện tư vấn, môi giới. Giải quyết vấn đề liên quan đến thủ tục pháp lý. Phòng kế toán: Thực hiện các vấn đề liên quan đến tài chính 1.3. Cơ sở vật chất kỹ thuật Công ty trang bị cho mỗi nhân viên một máy tính nối mạng để có không gian làm việc riêng và tìm kiếm, thu thập, xử lý thông tin được thuận tiện, dễ dàng. Ngoài ra, công ty cũng trang bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ công việc như: máy photocopy, máy fax, máy in, máy scan, máy ảnh. 1.4. Khu vực hoạt động: Rộng khắp trên địa bàn Hà Nội II. KỸ NĂNG MÔI GIỚI BẤT ĐỘNG SẢN CỦA NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY: 2.1. Kỹ năng thu thập thông tin 2.1.1. Xác định vị trí, đặc điểm của Bất động sản: Mỗi một bất động sản có tính đặc thù riêng do những vị trí riêng biệt, độc nhất của nó. Vị trí và các đặc điểm của bất động sản ảnh hưởng đến giá trị của bất động sản. Những thông tin về vị trí, đặc điểm gồm có: Địa điểm, địa chỉ của BĐS: Cần ghi rõ mảnh đất thuộc lô, thửa, tờ bản đồ số, số nhà, ngõ (độ rộng ngõ, tuyến đường phố, phường (xã), Quận (Huyện),… Có gần tuyến phố chính nào không, Khoảng đến tuyến phố đó. Khoảng cách đến các trung tâm thương mại, siêu thị, các công trình công cộng: trường học, nhà trẻ, bệnh viện, công viên, trạm xe buýt, bãi đỗ xe công cộng,… Hướng nhà đất; Tầm nhìn, cảnh quan; Loại nhà, kích thước, hình thể, không gian. Thông tin về bất động sản liền kề, tình hình an ninh khu vực. 2.1.2. Những thông tin về tình trạng kỹ thuật toà nhà: Đối với BĐS gồm cả nhà và đất thì những thông tin này làm cơ sở để có thể định giá nhà từ đó định giá được giá trị của toàn bộ BĐS. Nếu chủ nhà thuê thiết kế xây dựng thì tất cả những thông tin này có trong bản thiết kế chi tiết xây dựng. Diện tích đất xây dựng, diện tích sàn sử dụng; Chi tiết chất liệu (sàn, kết cấu móng, tường, sơn, …) thời gian sử dụng, chế độ bảo dưỡng…. Kiến trúc ngôi nhà: Số tầng số phòng thiết kế, diện tích sử dụng từng phòng; 2.1.3. Những thông tin về trang thiết bị: Đây là những thông tin về hạ tầng cơ bản ảnh hưởng đến đến khả năng hiệu dụng cơ bản sau này của BĐS. Hệ thống điện , nước, chiếu sáng, hệ thống dẫn chất thải, bên trong và bên ngoài ngôi nhà. Hệ thống cầu thang máy, cầu thang Các hệ thống phục vụ trong nhà khác: Hệ thống điều hoà nhiệt độ, đường điện thoại, cáp truyền hình; đường truyền Internet,… Các trang thiết bị: Điều hoà, quạt, bồn tắm, máy nóng lạnh, tủ lạnh, máy hút mùi,… . Trong quá trình thu thập thông tin, những đồ dùng này cần được ghi chép và chụp ảnh để biết rõ nhãn mác, thời gian sản xuất, thời gian đã sử dụng, tình trạng hiện tại………để lưu vào hồ sơ bất động sản nhằm tránh tranh chấp trong quá trình mua bán sau này. 2.1.4. Tình trạng pháp lý: Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (có hay không, có khả năng làm hay không, có đảm bảo cho khách hàng mua hay không,…), có đứng tên chính chủ hay không, mục đích sử dụng đất theo quy định của nhà nước là đất thổ cư hay đất trồng cây lâu năm,... Đây là những yếu tố pháp lý được quan tâm hàng đầu quyết định thương vụ mua bán. BĐS hiện có sử dụng vào mục đích cầm cố, thế chấp,… hay không. Vấn đề này rất dễ kiểm tra nhưng nếu nhà môi giới không để ý sẽ dễ bị lừa, gây thiệt hại kinh tế. Có tranh chấp với hàng xóm về ranh giới thửa đất hay không, có tranh chấp tài sản giữa người nhà với nhau hay không,… những thông tin này rất cần thiết nhà môi giới phải quan tâm vì sẽ rất dễ làm mất uy tín của mình và công ty. Những thông tin về quy hoạch vùng, quy hoạch không gian, các cơ sở hạ tầng kỹ thuật khác, các dịch vụ công cộng,... nơi có BĐS đang toạ lạc. Với những thông tin chính xác về quy hoạch sẽ giúp người mua an tâm hơn, thậm chí có nhiều hy vọng về giá trị tương lai của BĐS, khiến BĐS thêm phần hấp dẫn. Quyền năng và những giới hạn về quyền năng của BĐS như: ngõ chung, chỉ giới xây dựng, hạn chế độ cao xây dựng,... Đây là những thông tin không thể thiếu để dự báo cho khách hàng (đặc biệt là những khách hàng mua đất). Nếu không thu thập loại thông tin này, hay không cảnh báo cho người mua đất sẽ rất dễ phát sinh tranh chấp không đáng có giữa đôi bên dẫn đến giao dịch không thành ở giai đoạn cuối rất đáng tiếc. 2.1.5. Những yếu tố lịch sử - xã hội: Lịch sử BĐS: (Thời gian, người sử dụng, người xây dựng, quá trình phát triển) Có rất nhiều khách hàng quan tâm đến thông tin này do mê tín. BĐS có lịch sử đẹp sẽ rất thuận lợi khi giao dịch, đây cũng là thông tin quý mà nhà môi giới cần khai thác để chinh phục khách hàng. Môi trường xã hội, dân cư: Hay còn gọi là môi trường sống xung quanh, yếu tố này quyết định rất lớn đến giá trị của bất động sản và khả năng thực hiện giao dịch. Khách hàng sẵn sàng trả tiền nhiều hơn để được sống tại môi trường có trình độ dân trí cao hơn, an ninh tốt, văn minh hơn có mặt bằng sinh hoạt lịch sự hơn … Phong thuỷ và các yếu tố đặc biệt khác: Đôi khi yếu tố này lại mang yếu tố quyết định thương vụ có thành công hay không. Vì đây là những yếu tố mang tính tâm linh nên nó tuỳ vào tâm lý từng khách hàng khác nhau. Đây là yếu tố để nhà môi giới phát huy nghệ thuật khai thác tâm lý khách hàng. Am hiểu về phong thuỷ là kỹ năng cần thiết của một nhà môi giới giỏi. 2.1.6. Đánh giá khả năng sinh lợi của Bất động sản: Đó là việc phân tích và đưa ra những đánh giá về tiềm năng sinh lợi của bất động sản. Một khách hàng muốn mua, thuê,… một BĐS để kinh doanh sẽ có những tiêu chí khác đối với một BĐS để ở. Việc đánh giá chính xác một bất động sản phù hợp với mục đích để ở, để kinh doanh dịch vụ hay dùng để làm văn phòng cho thuê,…. từ đó tìm kiếm đúng đối tượng khách hàng có nhu cầu là điểm khởi tạo cho một giao dịch thành công. 2.2. Kỹ năng giao dịch với khách hàng Giao tiếp được chúng ta biết đến như cách làm cảm thông lẫn nhau, trao đổi thông tin và xử lý phản hồi thông tin đó. Nói chung có hai dạng truyền đạt thông tin: lời nói, chữ viết và ngôn ngữ hình thể. Nhiều người cho rằng lời nói và chữ viết là phương tiện truyền tải tốt nhất nhưng thực chất trong giao tiếp trực diện ngôn ngữ trực diện lại có khả năng ảnh hưởng và đóng vai trò lớn nhất thậm chí trong nhiêù tình huống lên tới 70% đến 80%. Các loại ngôn ngữ cơ thể bao gồm: nét mặt, điệu bộ, tư thế/ cử động, ăn mặc và bề ngoài. Nhân viên của công ty luôn nhận thức được tầm quan trọng của kỹ việc các nhân viên đã chú trọng đế từ trang phục, gàng tạo sự thoải mái, tự tin năng động. Do đó khi tiếp xúc với khách hang nhân viên công ty có sự tự tin, và khá chuyên nghiệp. Với nhà môi giới, việc thường xuyên tiếp xúc trực diện với khách hàng là điều hiển nhiên. Và qua những cuộc tiếp xúc này nhân viên công ty luôn tìm cách làm sao để khai thác thông tin khách hàngg tốt nhất. Vì vậy nhân viên công ty luôn học hỏi kỹ năng lắng nghe khách hàng và coi khách hàng là trung tâm. Trong quá trình tiếp xúc, thái độ cởi mở, tươi cười và đúng mực được công ty quán triệt đã tạo ấn tượng về thái độ phục vụ chuyên nghiệp của công ty. Mặt khác, các nhân viên đặt khách hàng làm trung tâm khi không để cho cuộc đối thoại diễn ra chỉ là độc thoại. Họ chăm chú, lắng nghe khách hàng từ đó biết được rõ nhu cầu và mong muốn thực sự của khách hàng nhờ biết cách gợi mở và chắt lọc những thông tin chính xác. Đó là nhờ việc nhân viên công ty biết dẫn dắt các cuộc đối thoại. Họ đưa ra những câu hỏi dạng mở để thăm dò, khai thác thông tin : “Dạ, chúng cháu có thể giúp gì được cho bác?”. Hay “Hiện bác đang ở đâu ạ?” “Sao bác lại có nhu cầu bán nhà? Đôi khi nhân viên còn gợi mở những câu chuyện như: chuyện gia đình, chuyện công việc, các vấn đề về thị trường chứng khoán, vàng, ngoại tệ…và đưa ra những lời tư vấn chân thành và hợp lý. Chính điều này tạo sự gắn bó và thông hiểu giữa khách hàng và nhân viên. Và gia tăng niềm tin nơi khách hàng vì họ biết đến với công ty khách hàng cảm nhận được sự chia sẻ, và giúp đỡ thực sự chứ không đơn thuần là việc mua bán hàng hóa từ đó giúp họ sẵn lòng và cảm thấy thỏa đáng cho thù lao mà đội ngũ nhân viên môi giới tận tình và chuyên nghiệp. 2.3. Kỹ năng soạn thảo hợp đồng môi giới bất động sản Hợp đồng dịch vụ môi giới là bản quy định phạm vi, trách nhiệm của nhà môi giới (nhà cung cấp dịch vụ) và khách hàng (bên yêu cầu dịch vụ), là minh chứng cho ý chí thống nhất của hai bên (hay nhiều bên), trong đó có các quy định được thống nhất giữa các bên. Kỹ năng soạn thảo hợp đồng thể hiện ở nội dung hợp đồng soạn thảo có đầy đủ thông tin, đầy đủ nội dung quy định quyền hạn, nghĩa vụ các bên hay không. Ngoài việc phải tuân thủ những nguyên tắc cơ bản của nội dụng một hợp đồng thì do có những đặc thù riêng về quan hệ kinh tế nên hợp đồng môi giới BĐS cũng có những đăch thù riêng biệt chần chú ý như: + Xác định rõ thông tin về các bên tham giá hợp đồng cũng như thông tin về BĐS. + Xác định rõ những tình huống làm hợp đồng trở nên vô hiệu. + Xác định rõ với khách hàng những nguyên tắc hoạt động cơ bản, những nội dung công việc cơ bản đã thoả thuận. + Xác định rõ về trách nhiệm của nhà môi giới bảo đảm cho lợi ích khách hàng. + Xác định rõ trách nhiệm của khách hàng phải đảm bảo mức độ chính xác và chịu trách nhiệm trước những thông tin do khách hàng cung cấp. + Xác định mối quan hệ giữa khách hàng và các quyền được hưởng khi đồng ý sử dụng dịch vụ môi giới. + Ghi giá cả của BĐS vào hợp đồng, khi thay đổi giá cần ghi lại giá mới vào tất cả các bản hợp đồng đã ký. + Soạn thảo cách thu phí và cách xác định mức hoa hồng môi giới đưa vào trong nội dung hợp đồng. + Thông báo về khả năng môi giới cho bên thứ hai và rằng khách hàng có thể chấp nhận với tình huống có thể xảy ra này. + Cam kết sử dụng những thông tin cá nhân. + Phần cuối hợp đồng khi ký tên cần ghi rõ thẻ hành nghề của nhà môi giới, chữ ký của lãnh đạo cao nhất doanh nghiệp và con dấu. Trên đây là những thông tin cần chú ý nhất trong một hợp đồng môi giới BĐS. Nếu có đủ các điều khoản này trong hợp đồng sẽ đảm bảo được quyền lợi và trách nhiện của bên cung cấp dịch vụ và bên cần dịch vụ một cách đầy đủ nhất, hạn chế tối đa những tranh chấp bất lợi cho cả đôi bên. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc ----- oOo ----- HỢP ĐỒNG MÔI GIỚI BẤT ĐỘNG SẢN Hôm nay ngày ….. tháng ….. năm 200… Công ty gồm có : BÊN A :…………………………………………………………………….. Địa chỉ :………………………………………………………………. Người đại diện: Ông (Bà)………………..Chức vụ:…………………. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số:……………………………. Do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư cấp ngày ……tháng ….. năm…………. Điện Thoại………………………………………Fax:…………….. Là Bên trung gian, giới thiệu Bên bán/cho thuê bất động sản với Bên mua/thuê bất động sản. BÊN B : Công ty/Ông/Bà Địa chỉ : Người đại diện (nếu là công ty): Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: Do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư cấp ngày ….. tháng ….. năm Điện thoại: Fax: Là Bên bán/cho thuê bất động sản . Sau khi thoả thuận hai bên thống nhất ký vào hợp đồng với các điều khoản sau: ĐIỀU I: THÔNG TIN LIÊN LẠC CỦA BÊN MUA/THUÊ BẤT ĐỘNG SẢN Tên Công Ty/Ông/Bà: Địa chỉ : Điện thoại : Fax ĐIỀU II: NGHĨA VỤ CỦA BÊN A Cung cấp cho Bên B thông tin liên lạc của bên cần mua/thuê bất động sản. ĐIỀU III: QUYỀN LỢI CỦA BÊN A Được nhận khoản hoa hồng bằng 10% của 1 tháng tiền thuê bất động sản hoặc 0.2% giá trị bất động sản được bán từ Bên B. ĐIỀU IV: NGHĨA VỤ CỦA BÊN B Không tiết lộ thông tin của bên mua/thuê bất động sản. Trình cho bên mua/thuê xem các giấy tờ chứng minh chủ sở hữu/người được ủy quyền hợp pháp của bất động sản. Hướng dẫn khách đến tận nơi và giới thiệu khách xem tường tận, chi tiết toàn bộ tài sản cùng những giấy tờ liên quan đến bất động sản bán/cho thuê. Nếu Bên mua/thuê bất động sản muốn xem nhiều bất động sản tại nhiều địa điểm khác nhau, Bên B phải sẵn sàng đáp ứng. Ngay sau khi hợp đồng mua bán/cho thuê bất động sản được ký giữa bên bán/cho thuê với bên mua/thuê. Bên B sẽ chi cho Bên A khoản tiền hoa hồng bằng 10% của 1 tháng tiền thuê bất động sản hoặc 0.2% giá trị bán ra của bất động sản đó. ĐIỀU V: QUYỀN LỢI CỦA BÊN B Được cung cấp toàn bộ thông tin liên lạc của bên cần mua/thuê bất động sản. ĐIỀU VI: CAM KẾT Hai bên cam kết thực hiện đúng đầy đủ các điều khoản đã ghi trong hợp đồng. Trường hợp xảy ra tranh chấp hai bên cùng thương lượng giải quyết, nếu thỏa thuận không đạt dược sẽ nhờ sự can thiệp của các cơ quan pháp luật. ĐIỀU VII: HIỆU LỰC HỢP ĐỒNG Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi bên mua/thuê bất động sản đã mua/thuê được bất động sản như yêu cầu. Hợp đồng này được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản và có giá trị pháp lý như nhau. BÊN A BÊN B III. ĐÁNH GIÁ VÀ BÌNH LUẬN. 3.1. Ưu và nhược điểm: 3.1.1. Nhược điểm: Văn phòng còn nhỏ hẹp, máy tính chất lượng chưa tốt, dẫn đến việc xử lý thông tin bị gián đoạn. Đội ngũ nhân viên còn ít kinh nghiệm, khả năng xử lý thông tin và khai thác thông tin trên thị trường chưa được nhanh và kịp thời Việc quảng bá tên tuổi công ty chưa được chú trọng do chưa có kết nối với các phương tiện thông tin đại chúng. Do vậy số lượng khách hàng giao dịch và doanh số giao dịch chưa tương xứng với tiềm năng phát triển của công ty. 3.1.2. Ưu điểm: Có thể nói, tuy quy mô công ty còn nhỏ hẹp, thời gian hoạt động chưa nhiều nhưng nhờ tinh thần đoàn kết hợp tác và sự quan tâm của lãnh đạo, công ty dần vượt qua khó khăn và tạo được chữ tín đối với khách hàng. Có được điều đó là do những nguyên nhân sau: Về phía nhân viên: Đội ngũ nhân viên của công ty đều khá trẻ, nhiệt huyết và năng động, ham học hỏi, chú trọng phục vụ khách hàng với phương châm nhằm mang lại sự tin tưởng và thỏa mãn cao nhất nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Về chính sách của công ty đối với nhân viên: luôn có chế độ khen thưởng xứng đáng với kết quả kinh doanh đạt được. Chế độ nghỉ dưỡng cũng được chú trọng, tổ chức các chuyến du lịch và dã ngoại nhằm giải tỏa căng thẳng cho đội ngũ cán bộ nhân viên sau những giờ làm việc căng thẳng, và nâng cao tinh thần đoàn kết, hợp tác trong công ty. Về chính sách của công ty với khách hàng: Công ty thường có những ưu đãi đối với khách hàng của mình. Ví dụ: công ty không thu phí hoặc mức phí rất thấp đối với khách hàng, và chỉ đến khi khách hàng hoàn thành mọi thủ tục công ty mới nhận tiền hoa hồng môi giới. Ngoài ra với những khách hàng quen thuộc , công ty thường nhận tiền hoa hồng với tỷ lệ thấp hơn, và chi thưởng hoa hồng cho những khách hàng giới thiệu khách mới cho công ty. 3.2. Kiến nghị và giải pháp Công ty tạo điều kiện cho nhân viên đăng ký các khóa học bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn về bất động sản: môi giới, định giá, quản lý sàn giao dịch bất động sản. Bên cạnh đó nhân viên công ty cũng nên tham gia các khóa đào tạo về kĩ năng mềm: kỹ năng bán hàng, kỹ năng giao tiếp… , tích cực tham gia các khóa đào tạo. Nâng cấp hệ thống phần mềm vi tính giúp cho việc xử lý khai thác thông tin, quản lý và xử lý thông tin tốt hơn. Nhân viên cần thường xuyên cập nhật thông tin thị trường, các quy định văn bản pháp luật, thông tin về quy hoạch… Sửa sang, trang trí và sắp xếp lại văn phòng tạo không giang thoáng, chuyên nghiệp. Ngoài việc tư vấn về bất động sản, nhân viên cần bồi dưỡng để tư vấn cho khách hàng về các sản phẩm vay vốn ngân hàng, đầu tư thị trường chứng khoán… nhằm đáp ứng nhu cầu đầy đủ của khách hàng và thể hiện sự hiểu biết, tận tâm và chuyên nghiệp của nhà môi giới. Liên kết với các công ty môi giới, kinh doanh bất động sản khác nhằm chia sẽ thông tin, kinh nghiệpm và tránh va chạm khách hàng. Quảng bá tên tuổi hơn nữa để thu hút khách hàng biết và tìm đến công ty.