Báo cáo Thực tập tại công ty cổ phần công nghiệp thương mại Sông Đà

bao và may. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong hệ thống quản lý doanh nghiệp Hoạt động tổ chức sản xuất và kinh doanh được chỉ đạo thống nhất từ công ty trực tiếp tới các phòng ban, xưởng sản xuất. Quan hệ chỉ đạo của công ty với các bộ phận theo nguyên tắc trực tuyến: công ty -Các phòng ban, công ty– các phân xưởng sản xuất, công ty trực tiếp và điều hành sản xuất, các xưởng sản xuất do quản đốc trực tiếp quản lý sản xuất. Các phòng ban có mối quan hệ rất chặt chẽ với nhau: Nhận lệnh điều động sản xuất từ Giám Đốc công ty tới phòng Tổng hợp, phòng tổng hợp soạn thảo công văn : Lệnh điều động sản xuất, giấy giao nhiệm vụ, lập tiêu chuẩn kỹ thuật sản phẩm cần làm, giấy yêu cầu giao hàng, trình Giám Đốc công ty duyệt rồi giao cho bộ phận quản lý phân xưởng sản xuất, phân xưởng trực tiếp chỉ đạo kiểm tra thực hiện tới từng bộ phận tổ sản xuất, phòng tổng hợp quản lý về công tác tổ chức nhân sự sắp xếp lao động hợp lý cho từng bộ phận kiểm tra đôn đốc về kỷ luật lao động theo dõi thực hiện các định mức kinh tế, gửi công văn dự trù vật tư, lệnh giao hàng tới phòng vật tư thị trường. Phòng vật tư chỉ đạo tới từng bộ phận trong phòng dự trù cấp vật cho từng tổ sản xuất, nhập hàng khi sản phẩm đã hoàn thành được nhận từ bộ phận kỹ thuật may bao của xưởng II.và lo khâu giao hàng đủ số lượng và chất lượng theo đúng tiến độ mà công ty yêu cầu . phòng vật tư có trách nhiệm dự trù mua vật tư, bảo quản kho vật tư khi vật tư nhập kho cùng phòng tổng hợp kiểm tra chất lượng và số lượng lập biên bản kiểm tra nguyên vật liệu khi số lượng và chất lượng đạt yêu cầu chuyển lên phòng kế toán công ty làm thủ tục nhập kho. Phòng tổng hợp lập các hợp đồng kinh tế chuyển lên ban Giám Đốc duyệt sau đó chuyển tới từng phòng ban trong công ty. Khi được lệnh của Giám Đốc công ty triển khai công việc trực tiếp tới các phòng ban trong công ty, phòng vật tư có trách nhiệm phát triển công tác tiếp thị thị trường, quảng cáo sản phẩm mở rộng thị trường tiêu thụ, kiểm tra theo dõi các nhà cung ứng đã nhập hàng theo hợp đồng và báo cho phòng tổng hợp khi đã hoàn tất theo hợp đồng. Các phòng ban trong công ty đều có liên quan tới nhau, xưởng chỉ đạo trực tiếp sản xuất thống kê toàn bộ sản phẩm từng tổ, nhóm, cá nhân trong tuần, trong tháng chuyển về phòng kế toán để tính lương cho từng bộ phận. Từng tổ sản xuất viết yêu cầu cấp vật tư chuyển cho. Quản đốc phân xưởng ký duyệt chuyển lên phòng vật tư duyệt viết phiếu xuất kho. Khi cấp bảo hộ lao động tổ trưởng viết yêu cầu cấp bảo hộ lao động quản đốc phân xưởng ký duyệt chuyển phòng tổng hợp duyệt cấp, phòng vật tư viết phiếu xuất và xuống bộ phận kho cấp, Phòng tổng hợp chuyển bậc lương, mức đóng bảo hiểm xã hội về phòng kế toán, phòng vật tư chuyển toàn bộ phiếu xuất vật tư về phòng kế toán, phòng kế toán tập hợp phiếu nhập vật tư, phiếu xuất bán ngoài, phiếu thu, phiếu chi, bảng lương chuyển Giám đốc công ty duyệt. Toàn bộ giấy tờ từ các phòng ban trong công ty chuyển tới phòng kế toán công ty để vào hạch toán và phòng kế toán có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ tính hợp pháp hợp lý của chứng từ. Viết phiếu xuất bán ngoài, phiếu nhập gửi xuống phòng vật tư để vào thẻ kho vật tư. Và hàng tháng, quý, kiểm kê 6 tháng, một năm, đối chiếu cùng thủ kho theo lũy kế nhập-xuất-tồn Phòng tổng hợp lên kế hoạch bảo dưỡng định kỳ hàng tháng, hàng quý, máy móc thiết bị gửi tới văn phòng xưởng chỉ đạo trực tiếp tới tổ cơ điện. Các phòng ban trong công ty có những công việc cần giải quyết trực tiếp gặp Giám đốc công ty xin lệnh điều động công việc. Giám đốc công ty trực tiếp hàng ngày giao nhiệm vụ tới từng bộ phận phòng ban, phân xưởng và ngược lại các phòng ban, phân xưởng có công việc cần thiết lên trình giám đốc duyệt và tìm phương hướng chỉ đạo sản xuất. 1.2.2. Đặc điểm về tổ chức sản xuất Công ty sản xuất dưới loại hình phân xưởng, có 2 xưởng sản xuất và mỗi phân xưởng thực hiện chỉ một số công đoạn nhất định trong quy trình sản xuất sản phẩm. Xưởng 1 thực hiện công đoạn kéo sợi và công đoạn dệt. Xưởng 2 thực hiện công đoạn phức, dựng bao và may. Công ty đã chú trọng đầu tư trang bị dây chuyền máy móc thiết bị đồng bộ, tiên tiến trên thế giới, có xuất xứ đài Loan, ấn Độ, Trung Quốc...là các nước có thế mạnh trong việc chế tạo các thiết bị công nghệ sản xuất bao bì trên thế giới. Các máy móc thiết bị chính của công ty đều là các máy móc hiện đại so với các doanh nghiệp trong nước sản xuất cùng ngành hàng bao bì đang sử dụng. Sử dụng công nghệ mới này cho phép tăng năng suất, chất lượng, tiết kiệm vật tư nhiên liệu. Chất lượng sản phẩm của công ty hiện được khách hàng đánh giá cao, có khả năng cạnh tranh cao trên thị trường. Các sản phẩm của công ty được sản xuất trên dây chuyền công nghệ mới, tiên tiến và đồng bộ chủ yếu do Đài Loan sản xuất gồm: 02 dây chuyền máy kéo sợi, 01 máy phức hợp, 01 dây chuyền máy dựng bao, 32 máy dệt vải PP, 04 dây chuyền máy may CN. Hiện nay công ty tiếp tục thực hiện các dự án đầu tư nâng cao năng lực sản xuất bằng công nghệ máy móc của Đài Loan, ấn Độ do tính ưu việt của công nghệ mới này nhằm thực hiện dự án nâng cao năng lực sản xuất thêm 15-20 triệu vỏ bao/năm với giá trị đầu tư dự kiến khoảng hơn 21 tỷ đồng thực hiện năm 2007 sẽ đưa vào vận hành đầu 2008. Trong công ty cổ phần công nghiệp thương mại sông đà sản phẩm chính của công ty là sản xuất ra vỏ bao xi măng. dây truyền làm hoàn thành ra sản phẩm ở công ty là dây truyền làm ra sản phẩm vỏ bao xi măng trải qua 05 công đoạn sản xuất sau s Sơ đồ 2: Quy trình công nghệ sản xuất tại công ty CÔNG ĐOẠN KÉO SỢI CÔNG ĐOẠN DỆT VẢI CÔNG ĐOẠN DỰNG BAO CÔNG ĐOẠN PHỨC CÔNG ĐOẠN MAY Nhựa kéo sợi Nhựa Taical Nhựa tái sinh Nhựa Bicoat Nhựa sủi Sợi Vải Bao Phôi Manh VỎ BAO Nhựa các loại Giấy Nhựa các loại Giấy Mực Chỉ may Giấy nẹp Nhiệm vụ từng công đoạn: Quy trình sản xuất công nghệ đơn giản nhưng có mối quan hệ móc xích liên tục qua các công đoạn nhất định. Quy trình này được khái quát qua 5 công đoạn như sau: Công đoạn 1: Kéo sợi Quy trình sản xuất sợi là quá trình sử dụng thiết bị chuyên dùng nấu chảy hạt nhựa, kéo thành mảng mỏng, chẻ thành sợi gia công cho sợi nhựa có tiêu chuẩn kỹ thuật theo yêu cầu. Nguyên liệu được trộn theo chỉ tiêu kỹ thuật và đưa vào máy, nhựa được đẩy ra miệng khuôn tạo thành một màng nhựa chảy dẻo, màng nhựa được bể nước làm nguội và định hình, sau đó được hệ thống lô ép kéo căng và trục dao chẻ thành các sợi nhỏ. Sợi sau khi chẻ được kéo dăn qua bàn nhiệt để có sợi theo tiêu chuẩn và được cuộn lại thành từng ống sợi để chuyển sang công đoạn dệt bao. Công đoạn 2: Dệt vải PP Dệt vải PP là quá trình sử dụng sợi nhựa PP đan sợi ngang bằng thoi vào giàn sợi dọc theo một quy trình được thiết kế trên máy dệt để dệt thành vải PP dạng ống tṛơn hoặc manh vải phẳng. Công đoạn 3: Phức Phức hợp là việc ép dán giữa hai lớp nguyên vật liệu bằng 1 lớp liên kết để cho ra một sản phẩm mới Công đoạn 4: Dựng bao Dựng bao là quá trình dùng manh phức KP định dạng hình dáng của bao theo yêu cầu kỹ thuật, theo mẫu mã của khách hàng, lồng lớp giấy Krap làm ruột vào trong gấp cạnh dán và chặt thành các ống bao có kích thước theo quy định. Vải KP được chuyển sang bộ phận in, và được in mẫu mă theo yêu cầu của từng khách hàng rồi lắp các cuộn giấy vào trục máy, lồng giấy vào trong lòng manh KP, đục lỗ thoát khí đối với loại bao khách hàng yêu cầu, định hình bao, dán các mép bao và cắt bao. Công đoạn 5: May May bao là bước gấp tạo van nẹp và may hai đầu ống bao tạo thành vỏ bao hoàn chỉnh. Các ống bao trước khi may được gấp tạo van để nạp xi măng. Các van này sau khi đóng đầy xi măng sẽ tự động đóng kín. Sau khi được tạo van sẽ được chuyển lên để may hai đầu có nẹp bao bắng 1 đến 2 lớp nẹp tuỳ theo yêu cầu. Trang thiết bị được sử dụng trong công ty như sau: STT Loại trang thiết bị ĐVT Số lượng Năm sx Nước sx 1 Máy kéo sợi Dàn 02 2005 Đài loan 2 Máy dệt 06 thoi Dàn 15 2004 Đài loan 3 Máy dệt 4 thoi Dàn 18 1998 Trung quốc 4 Máy dệt 06 thoi Dàn 06 2007 Ân độ 5 Máy Fức Dàn 02 2002 Trung quốc 6 Máy dựng bao Dàn 01 2004 Đài loan 7 Máy may CN Dàn 04 2005 Nhật bản Đặc điểm bố trí mặt bằng nhà xưởng: mặt bằng nhà xưởng rộng rãi, thoáng mát, diện tích nhà làm việc của khối văn phòng là dãy nhà 3 tầng, xưởng sản xuất được bố trí trên một mặt bằng rộng với diện tích: 4.500m2 gồm 5 dãy nhà xưởng, và 3 nhà cầu với diện tích 1. 340m2 rất thuận tiện cho việc sản xuất một dây truyền sản xuất khép kín. Nhà xưởng được bố trí xung quanh là quạt thông gió và điện ánh sáng đầy đủ Loại hình sản xuất của doanh nghiệp: là loại hình sản xuất hàng loạt với số lượng lớn, làm theo đơn đặt hàng, chu kỳ sản xuất tùy theo số lô, mà khách hàng yêu cầu. Công ty ký hợp đồng theo chu kỳ là từng năm với các bạn hàng lớn như công ty xi măng Hoàng thạch, công ty xi măng Hoàng Mai, công ty xi măng Chin fon, công ty xi măng Thanh Ba…theo năm và được lấy theo từng tháng với số lượng đã được ấn định trước để công ty lập kế hoạch sản xuất và giao hàng theo đúng tiến. Chu kỳ sản xuất cũng có lúc làm theo thời vụ (ví dụ: mùa mưa thì nhu cầu cần vỏ bao xi măng giảm, còn mùa khô nhu cầu xây dựng cần nhiều và gấp thì công ty lại đẩy nhanh tiến độ sản xuất để đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng nên công ty luôn trú trọng đổi mới công nghệ sản xuất, máy móc thiêt bị phù hợp với tiến độ cũng như chất lượng sản phẩm thoả mãn mọi yêu cầu của khách hàng) 1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 1.3.1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Công ty có một phòng kế toán tài chính riêng nằm ở tầng hai của dãy nhà hành chính. Hiện nay công ty đang tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Toàn bộ công việc kế toán từ việc lập chứng từ, ghi sổ chi tiết đến tổng hợp số liệu, lập báo cáo tài chính... đều được thực hiện tại phòng kế toán tài chính của công ty. Ở mỗi phân xưởng đều có bộ phận thống kê làm nhiệm vụ ghi chép những thông tin kinh tế ban đầu về nguyên vật liệu, sản phẩm, tiền lương...sau đó định kỳ bộ phận này sẽ lập báo cáo theo từng chỉ tiêu để gửi về phòng kế toán tài chính để các nhân viên kế toán xử lý số liệu và lập các sổ sách, báo cáo cần thiết. Năm 2007 công ty áp dụng chuẩn mực và chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 và các quy định của kế toán Việt Nam như: VAS 11: hợp nhất kinh doanh VAS 17: thuế thu nhập doanh nghiệp VAS 18: các khoản dự phòng, tài sản và nợ tiềm tàng VAS 23: các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc kỳ kế toán năm VAS 27: báo cáo tài chính giữa niên độ VAS 28: báo cáo bộ phận VAS 29: thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót VAS 30: Lãi trên cổ phiếu Phòng kế toán có 5 người trong đó có 1 kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, 1 thủ quỹ và 3 kế toán còn lại thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty. Sơ đồ 3: Bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Kế toán tiền lương Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Kế toán vật tư và tài sản cố định Thủ quỹ Nhân viên thống kê ở các phân xưởng Kế toán trưởng: điều hành bộ máy kế toán, thực thi theo đúng chế độ đồng thời là người đề xuất với các giám đốc về các chính sách tài chính, các quy định kế toán riêng cho công ty, các chiến lược kinh doanh... nhưng cũng phải chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc công ty, trước pháp luật, các bên có liên quan đến số liệu mà kế toán cung cấp như công ty kiểm toán, nhà đầu tư, khách hàng, nhà cung cấp... Kế toán vật tư và tài sản cố định: hàng ngày giám sát tình hình nhập-xuất-tồn vật tư và ký xác nhận về số lượng, chủng loại vật tư thực nhập, thực xuất, đối chiếu phiếu xuất kho cho từng phân xưởng với bảng định mức vật tư cấp, phát hiện và đề xuất biện pháp xử lý với lãnh đạo những trường hợp vật tư nhập kho không đảm bảo chất lượng Đồng thời kiêm luôn kế toán tài sản cố định: có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động của tài sản cố định hàng tháng và tiến hành trích khấu hao tài sản cố định, phân bổ cho từng đối tượng có liên quan và ghi sổ kế toán Kế toán tiền lương: có nhiệm vụ tính tiền lương và các khoản trích theo lương (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn), phụ cấp, tiền thưởng cho từng người ở từng bộ phận, phòng ban sau đó lập bảng tổng hợp tiền lương từng phân xưởng và toan bộ công ty Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: có nhiệm vụ hàng tháng tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất, tính giá thành thực tế cho sản phẩm hoàn thành Thủ quỹ: hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, kế toán thực hiện việc thu, chi đối với khách hàng và cuối ngày kế toán sẽ vào sổ thu chi tồn quỹ Các nhân viên thống kê ở phân xưởng: có nhiệm vụ hướng dẫn và thực hiện hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ánh nghiệp vụ phát sinh ở phân xưởng, rồi gửi chứng từ về phòng kế toán để phòng kế toán vào sổ sách và tổng hợp báo cáo. Các phần hành kế toán không chỉ có mối liên hệ mật thiết với nhau mà còn có sự quan hệ mật thiết với các phòng ban khác trong công ty thông qua việc cung cấp số liệu. Tuy rằng phòng kế toán tài chính được phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng kế toán viên, tuy nhiên thực tế mọi người đều có thể làm tất cả các phần hành và nó không nhất thiết như sự phân công đó. 1.3.2.Đặc điểm tổ chức hình thức sổ kế toán Bắt đầu niên độ kế toán, kế toán sẽ mở một bộ sổ mới và cuối niên độ thì thực hiện khóa sổ sau khi đã cộng sổ, tính số phát sinh và số dư cuối kỳ. Niên độ kế toán tại công ty bắt đầu từ ngày 01/12 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Công ty cổ phần công nghiệp thương mại Sông Đà là một công ty cổ phần có quy mô vừa. Để thuận tiện cho việc ghi chép, hệ thống hóa số liệu, hiện nay công ty đang sử dụng hình thức sổ kế toán là “Nhật ký chung” tức là: tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Đồng thời sử dụng phần mềm kế toán của trung tâm UNESCO Phát triển công nghệ thông tin để hỗ trợ quá trình ghi chép, lập sổ sách. Công ty hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Trình tự ghi sổ theo hình thức “Nhật ký chung” kết hợp với phần mềm kế toán như sau: Sơ đồ 4: Sơ đồ luân chuyển chứng từ theo hình thức Nhật ký chung tại công ty Các bút toán điều chỉnh kết chuyển Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết tài khoản Sổ cái tài khoản Chứng từ gốc Bảng cân đối thử Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó tự phần mềm kế toán sẽ ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp, rồi ghi vào các sổ chi tiết có liên quan. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ. Công ty không lập nhật ký đặc biệt. 1.4. Một số đặc điểm kinh tế tài chính khác Về sản phẩm của công ty: công ty sản xuất các bao bì cho các nhà máy xi măng. Vì thế mẫu mã của sản phẩm là hoàn toàn phụ thuộc vào khách hàng, sản phẩm được sản xuất hàng loạt theo đơn đặt hàng của khách hàng Về thị trường tiêu thụ: do các công ty xi măng ngày càng lớn mạnh nên có xu hướng mở thêm xưởng sản xuất vỏ bao xi măng để tự cung cấp cho nhu cầu của chính công ty. Vì thế mà một số khách hàng lớn của công ty không còn. Mặt khác ngày càng có nhiều công ty sản xuất bao bì ra đời, sự cạnh tranh của công ty ngày càng gay găt, yêu cầu đặt ra công ty phảicos biện pháp để nâng cao chất lượng sản phẩm và hạ giá thành Phần 2: Đặc điểm một số phần hành kế toán chủ yếu tại công ty cổ phần công nghiệp thương mại Sông Đà Sau một thời gian thực tập tại công ty cổ phần công nghiệp thương mại Sông Đà em đã đi sâu tìm hiểu đặc điểm của một số phần hành kế toán chủ yếu sau: 2.1. Đặc điểm kế toán vốn bằng tiền 2.1.1. Đặc điểm Tiền là loại tài sản ngắn hạn biểu hiện dưới hình thức giá trị, gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng. Tiền có tính thanh khoản cao. Đối với một doanh nghiệp sản xuất như công ty, vốn bằng tiền có vai trò rất quan trọng, được sử dụng để mua sắm máy móc thiết bị, nguyên vật liệu đầu vào, vừa để thanh toán các khoản nợ đồng thời nó cũng là kết quả của quá trình tiêu thụ sản phẩm… Vốn bằng tiền là loại tài sản rất dễ mất mát, tham ô, chiếm đoạt, khả năng xảy ra rủi ro cao. Do vậy yêu cầu đặt ra đối với doanh nghiệp phải quản lý thường xuyên, chặt chẽ chính vì thế mà kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp có vai trò rất quan trọng. Để thực hiện tốt việc quản lý vốn bằng tiền công ty đã tách biệt nhiệm vụ giữ tiền và nhiệm vụ lập, giữ sổ sách kế toán bằng cách có một thủ quỹ riêng không kiêm bất kỳ phần hành kế toán nào. Kế toán vốn bằng tiền theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ của các loại tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý… và các khoản tạm ứng, thanh toán tạm ứng của đơn vị nhằm cung cấp những thông tin cần thiết cho kế toán và quản lý đơn vị trong lĩnh vực tiền tệ. Nhờ đó mà các nhà quản lý nắm bắt được tình hình tài chính của mình, từ đó ra các quyết định đầu tư phù hợp đồng thời có biện pháp để điều chỉnh và ồn định luồng tiền trong công ty nhằm luôn đảm bảo khả năng thanh toán Việc thanh toán cho công nhân viên trong doanh nghiệp chủ yếu bằng tiền mặt. Vì là công ty cổ phần, giao dịch thường xuyên trên sàn chứng khoán và có khách hàng, nhà cung cấp ở khắp trong và ngoài nước nên việc sử dụng tài khoản ở ngân hàng để thanh toán là rất phổ biến. Ngân hàng chính mà công ty thường giao dịch và gửi tiền là ngân hàng đầu tư và phát triển chi nhánh Hà Tây, ngoài ra công ty còn giao dịch với rất nhiều các ngân hàng khách như: ngân hàng công thương chi nhánh Hà Tây, ngân hàng ACB, ngân hàng Incombank… Địa bàn của công ty tuy hơi xa trung tâm thành phố nhưng công ty không sử dụng tài khoản 113- tiền đang chuyển, đây chính là một hạn chế của kế toán tiền 2.1.2 Chứng từ sử dụng Để phục vụ cho hạch toán vốn bằng tiền nhằm tránh xảy ra gian lận, sai sót như ghi sai, ghi khống, lập chứng từ giả, thu chi không đúng… kế toán vốn bằng tiền sử dụng các chứng từ sau: Phiếu thu (mẫu số 01-TT) Phiếu chi (mẫu số 02-TT) Giấy đề nghị tạm ứng (mẫu số 03-TT) Giấy thanh toán tiền tạm ứng (mẫu số 04-TT) Biên lai thu tiền (mẫu số 05-TT) Bảng kê ngoại tệ, vàng bạc, đá quý Bảng kiểm kê quỹ (mẫu số 07-TT) Báo cáo số dư tiền gửi ngân hàng Quy trình hoạt động của phần hành kế toán tiền: khi khách hàng thanh toán cho công ty hoặc khi công ty thu được một khoản tiền nào đó về quỹ thì đồng thời kế toán phải tiến hành lập phiếu thu. Ngược lại khi công ty phải bỏ tiền ra để thanh toán cho nhà cung cấp, trả tiền lương cho cán bộ công nhân viên hay chi mua các vật dụng cần thiết…. thì kế toán phải ghi phiếu chi. Nếu bỏ tiền ra tạm ứng trước thì ghi vào phiếu chi tạm ứng. Sau đó kế toán sẽ phải hạch toán vào Nợ- Có của tài khoản thích hợp. Sơ đồ 5: Quy trình hoạt động của phần hành kế toán vốn bằng tiền Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 111,112 Sổ cái TK 111,112 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ tổng hợp chi tiết TK 111, 112 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu 2.2. Đặc điểm kế toán tiền lương 2.2.1. Đặc điểm Kế toán tiền lương theo dõi tình hình sử dụng thời gian lao động và các khoản thanh toán cho người lao động như: tiền lương, các khoản phụ cấp, trợ cấp, bảo hiểm xã hội và tiền thưởng theo thời gian và hiệu quả lao động. Đồng thời cung cấp những tài liệu cần thiết cho việc hạch toán chi phí sản xuất cụ thể như chi phí nhân công trực tiếp, tính giá thành sản phẩm, hạch toán thu nhập và một số nội dung khác có liên quan. Vì tiền công là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng tương đối trong giá thành sản phẩm ( 10 - 12 % ) nên kế toán tiền lương có vai trò rất quan trọng. Do đặc điểm tổ chức sản xuất, đặc điểm quy trình công nghệ và trình độ quản lý xí nghiệp đã áp dụng 2 hình thức trả lương sau: Hình thức trả lương theo thời gian ( xí nghiệp chỉ áp dụng hình thức này để tính lương cho bộ phận gián tiếp, phục vụ, sửa chữa...): là hình thức căn cứ vào giờ công lao động, lương cấp bậc, đơn giá tiền lương cho một ngày công hay tùy theo ca làm việc. Kế toán tính ra số tiền lương phải trả cho công nhân viên như sau: Lương thời gian = Số giờ công x đơn giá lương Hình thức trả lương theo sản phẩm: Đây là hình thức chủ yếu mà công ty áp dụng, đa số công nhân trực tiếp sản xuất tại Xí nghiệp làm theo hợp đồng đã ký. Xí nghiệp chỉ trả lương cho công nhân sản xuất ra bán thành phẩm, hoặc thành phẩm đủ tiêu chuẩn kỹ thuật qui định không kể đến sản phẩm làm dở. Theo hình thức này kế toán căn cứ vào phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành (bán thành phẩm) ở từng tổ do bộ phận OTK và tổ trưởng đã ký xác nhận gửi lên. Cùng với đơn giá khoán mà Xí nghiệp xây dựng cho từng tổ (ghi trong hợp đồng khoán) để tính ra chi phí tiền lương phải trả cho từng tổ như sau: Lương sản phẩm phải trả = Số lượng sản phẩm x Đơn giá khoán cho từng tổ hoàn thành Tổng tiền lương sản phẩm phải trả của các tổ là toàn bộ chi phí tiền lương sản phẩm toàn Xí nghiệp phải tính vào chi phí nhân công trực tiếp.. VD: Ở bộ phận táo sợi băng máy khi hoàn thành được một sản phẩm A ở ca 1, ca 2 thì đơn giá sản phẩm là 128đ/sp, ở ca 3 thì được hưởng 167đ/sp Ngoài lương chính (lương thời gian, lương sản phẩm ) trong chi phí nhân công trực tiếp còn bao gồm cả trong khoản phụ cấp trách nhiệm, tiền ăn ca, các khoản tiền thưởng, tiền làm thêm vào những ngày lễ, chủ nhật. Toàn bộ những khoản tiền này được cộng vào lương chính và được trả cho công nhân vào cuối tháng. Đối với tiền làm thêm vào ngày chủ nhật sẽ được tính bằng 150% lương ngày thường, ngày lễ Tết được tính 200% lương ngày thường. Vì đa số lao động của Xí nghiệp được trả lương theo hình thức khoán sản phẩm nên Xí nghiệp không phải trả lương cho công nhân trong những ngày ngừng, nghỉ vì thiếu nguyên vật liệu. Đồng thời để khuyến khích người lao động gắn trách nhiệm của họ với kết quả lao động nhằm nâng cao tinh thần làm việc, nâng cao năng xuất lao động. Xí nghiệp đã áp dụng chế độ tiền thưởng phải rất hợp lý. VD: Với bộ phận dệt vải PP khi hoàn thành vượt mức khoán được thưởng như sau: Nếu tăng từ 1000 đến 2000 kg được nhận 120% lương sản phẩm phần tăng thêm. Nếu tăng từ 2500 đến 3500 kg được nhận 140% lương sản phẩm phần tăng thêm. Nếu tăng từ 4000 đến 5000 kg được nhận 160% lương sản phẩm phần tăng thêm. Số tiền này được xí nghiệp hạch toán vào chi phí nhân công trong kỳ. Tiền lương nghỉ phép: Trong công ty tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất chiếm tỷ trọng rất nhỏ. Vì vậy ngay tháng 1 kế toán đã trích trước tiền lương nghỉ phép vào chi phí trong tháng theo kế hoạch nghỉ phép cả năm. Do đó các tháng tiếp theo trong khoản mục chi phí nhân công trực tiếp không phát sinh mục này. Trích BHXH, BHYT, KPCĐ (theo chế độ quy định): phải trích nộp 25% theo lương cấp bậc, trong đó:20% BHXH được tính theo lương cấp bậc: trong đó 15% BHXH hạch toán vào giá thành (tức khoản này được người sử dụng lao động nộp,không trừ vào lương), 5%người lao động phải nộp (hàng tháng được khấu trừ ngay khi phát lương). Kinh phí công đoàn 2%: khoản này được tính trên tiền lương thực tế của công nhân sản xuất, được hạch toán vào giá thành. BHYT: 3% tính theo lương cấp bậc trong đó 1% được trừ vào lương 2% được tính vào giá thành sản phẩm. Như vậy 19% được tính vào chi phí trong kỳ, 6% người lao động phải chịu. 2.2.2. Chứng từ sử dụng Để phục vụ cho việc hạch toán kế toán, kế toán tiền lương sử dụng các chứng từ sau: 1.Bảng chấm công (mẫu số 01-LĐTL) theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ bảo hiễm xã hội để có căn cứ tính trả lương, báo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị. Mỗi phân xưởng phải lập bảng chấm công hàng tháng. Hàng ngày tổ trưởng phân xưởng căn cứ vào tình hình thực tế chấm công cho từng người trong ngày. Cuối tháng bảng chấm côngvà các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội….. được chuyển cho bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu, quy ra công để tính lương, bảo hiểm xã hội. 2.Bảng thanh toán tiền lương (mẫu số 02-LĐTL): là căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh, đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương. Nó được lập hàng tháng tương ứng với bảng chấm công. Bộ phận kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương 3.Phiếu nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội (mẫu số 03-LĐTL): giấy này xác nhận số ngày nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ trông con ốm… của người lao động, làm căn cứ tính trợ cấp bảo hiểm xã hội trả thay lương theo chế độ quy định 4.Danh sách người lao động hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội (mẫu số 04- LĐTL): công ty lập theo tháng để đề nghị xét duyệt bảo hiểm xã hội 5.Bảng thanh toán tiền thưởng (mẫu số 05- LĐTL) 6.Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (mẫu số 06-LĐTL): là cơ sở để lập bảng thanh toán tiền công cho người lao động (chủ yếu áp dụng cho công nhân hay cho lao động trực tiếp) 7.Phiếu báo làm thêm giờ (mẫu số 07- LĐTL): là chứng từ xác nhận giờ công, đơn giá và số tiền làm thêm được hưởng của từng công việc, là cơ sở tính lương cho người lao động. 8.Hợp đồng giao khoán (mẫu số 08- LĐTL): là chứng từ ghi rõ trách nhiệm, quyền lợi của người nhận khoán và người giao khoán. 9.Biên bản điều tra tai nạn lao động (mẫu số 09- LĐTL): nhằm xác định các vụ tai nạn xảy ra tại đơn vị để có chế độ bảo hiểm cho người lao động một cách thỏa đáng và có các biện pháp ngăn ngừa tai nan, bảo đảm an toàn lao động. Sơ đồ 6: Quy trình hoạt động của phần hành kế toán tiền lương Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 111,112 Sổ cái TK 334, 338 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ tổng hợp chi tiết TK 334,338 Chứng từ gốc Bảng lương Bảng phân bổ tiền lương Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu 2.3. Đặc điêm kế toán tài sản cố định 2.3.1. Đặc điểm Tài sản cố định là những tài sản có giá trị lớn trên 10.000.000 đồng, có thời gian sử dụng trên một năm. Giá trị của tài sản cố định trong công ty chiếm một tỷ lệ rất lớn trong tổng tài sản. Với những loại tài sản này cần phải được quản lý và sử dụng có hiệu quả, đồng thời có kế hoạch đổi mới khi tài sản này hết giá trị sử dụng hoặc lỗi thời, lạc hậu không đáp ứng được nhu cầu sản xuất của công ty. Kế toán tài sản cố định phản ánh tình hình biến động về số lượng, chất lượng và giá trị của tài sản cố định. Giám đốc chặt chẽ tình hình sử dụng, thanh lý và sửa chữa tài sản cố định Tài sản cố định được theo dõi theo giá trị còn lại bằng nguyên giá trừ đi hao mòn lũy kế. Nguyên giá gồm toàn bộ chi phí để tài sản cố định có thể sẵn sàng sử dụng. Công ty tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng trên thời gian hữu dụng ước tính đồng thời tính theo phương pháp tròn tháng. Mỗi loại tài sản cố định khác nhau lại có số năm tính khấu hao khác nhau, như:nhà cửa vật kiến trúc 12-30 năm, máy móc thiết bị 5-8 năm, phương tiện vận tải truyền dẫn 5 năm, thiết bị dụng cụ quản lý 4-5 năm. Chi phí khấu hao tài sản cố định chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất chung bao gồm khấu hao cơ bản của toàn bộ tài sản cố định phục vụ cho sản xuất ở các phân xưởng. Ví dụ: nhà xưởng, máy móc, thiết bị. Trong số 75 máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất ở XN có một số máy móc thiết bị đẵ khấu hao hết, nhưng vẫn còn năng lực sử dụng. XN không thực hiện trích khấu hao lần 2 theo đúng nghị định 59 của Chính Phủ ban hành Tỷ lệ trích khấu hao: Xí nghiệp trích khấu hao và chi phí trong kỳ theo phương pháp đường thẳng. Tỷ lệ trích khấu hao = Sau đó xác định: Khấu hao phải trích = Hàng tháng kế toán tài sản cố định tính toán số tiền khấu hao cơ bản của từng tài sản cố định trên sổ khấu hao, lập bảng chi tiết phân bổ khấu hao và bảng tổng hợp phân bổ khấu hao, số liệu trên bảng này sẽ là căn cứ để ghi vào sổ nhật ký chung và sổ cái TK 627, sổ chi tiết tài khoản 6274. 2.3.2 Chứng từ sử dụng Để phục vụ cho việc hạch toán kế toán, kế toán tài sản cố định sử dụng các chứng từ sau: Biên bản giao nhận tài sản cố định (mãu số 01-TSCĐ): xác nhận việc giao nhận tài sản cố định sau khi hoàn thành xây dựng, mua sắm, được cấp trên cấp phát, được tặng biếu, viện trợ, nhận vốn góp liên doanh, tài sản cố định thuê ngoài… đưa vào sử dụng tại đơn vị hoặc tài sản của đơn vị được bàn giao cho đơn vị khác theo lệnh của cấp trên, theo hợp đồng liên doanh. Thẻ tài sản cố định (mẫu số 02- TSCĐ): theo dõi chi tiết từng tài sản cố định của đơn vị, tình hình thay đổi nguyên giá và giá trị hao mòn đã trích hàng năm của tài sản cố định Biên bản thanh lý tài sản cố định (mẫu số 03-TSCĐ) Biên bản giao nhận sữa chữa lớn hoàn thành (mẫu số 04-TSCĐ): xác nhận việc giao nhận tài sản cố định sau khi hoàn thành việc sửa chữa lớn giữa bên có TSCĐ và bên sửa chữa TSCĐ, là căn cứ ghi sổ kế toán và thanh toán chi phí sửa chữa Biên bản đánh giá lại TSCĐ (mẫu số 05-TSCĐ) Ngoài ra công ty còn sử dụng rất nhiều chứng từ khác như: báo cáo tổng hợp tăng, giảm tài sản cố định ; bảng kê chi tiết tăng, giảm tài sản cố định; bảng chi tiết và bản tổng hợp phân bổ khấu hao tài sản cố định, báo cáo tài sản cố định bình quân cần tính khấu hao….. Sơ đồ 7: Quy trình hoạt động của phần hành kế toán TSCĐ Nhật ký chung Thẻ TSCĐ Sổ cái TK 211,213,214 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ tổng hợp TSCĐ dùng cho cả DN Chứng từ gốc về tăng, giảm TSCĐ Bảng phân bổ và trích KHTSCĐ Sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng 2.4. Đặc điểm kế toán vật tư 2.4.1. Đặc điểm Kế toán vật tư theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng vật tư làm căn cứ kiểm tra tình hình tiêu dùng, dự trữ vật tư và cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý vật tư Ở công ty vật tư được xác định trên cơ sở giá gốc gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí khác liên quan trực tiếp để có được vật tư ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Giá trị vật tư được tính theo phương pháp bình quân gia quyền và được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Vật tư là một trong những hàng tồn kho quan trọng của công ty, nó phục vụ cho quá trình sản xuất của công ty. Việc xuất dùng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm được quản lý hết sức chặt chẽ và tuân thủ theo trình tự, nguyên tắc nghiêm ngặt. Tất cả nhu cầu sử dụng phải được xuất phát từ nhiệm vụ cụ thể.Căn cứ vào định mức tiêu hao do phòng kỹ thuật kế hoạch lập dựa trên kế hoạch sản xuất trong tháng của mỗi tổ, mỗi phân xưởng. Tổ trưởng viết phiếu yêu cầu lĩnh vật tư. Trên phiếu ghi rõ tên vật tư cần dùng, số lượng chủng loại, có chữ ký của quản đốc phân xưởng và Giám đốc duyệt. Căn cứ vào phiếu yêu cầu lĩnh vật tư, kế toán vật tưs viết phiếu xuất kho chỉ bao gồm chỉ tiêu số lượng. Thủ kho sau khi xem xét tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ tiến hành xuất kho nguyên vật liệu theo phiếu xuất. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, vào bảng kê xuất kho nguyên vật liệu và bảng kê lũy kế nhập xuất tồn. Đồng thời tính toán giá trị nguyên vật liệu xuất kho cho từng thứ từng loại bằng phương pháp bình quân gia quyền. Trị giá NVL Trị giá thực tế Đơn giá bình tồn đầu kỳ + NVL nhập trong kỳ quân vật liệu = xuất dùng. Số lượng nguyên + Số lượng NVL vật liệu tồn đầu kỳ nhập trong kỳ. Trị giá thực tế = Số lượng NVL x Đơn giá NVL xuất dùng xuất dùng bình quân Đối với công ty, vật tư gồm có nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ. Tài khoản sử dụng là Tk 152, 153. 2.4.2. Chứng từ sử dụng Để phục vụ cho việc hạch toán kế toán, kế toán vật tư sử dụng các chứng từ sau: Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT): xác nhận số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hóa nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán. Phiếu xuất kho (mẫu số 02- VT): theo dõi số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hóa xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa (mẫu số 05-VT): xác định số lượng, quy cách và chất lượng vật tư, sản phẩm, hàng hóa trước khi nhập kho, làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản Thẻ kho (mẫu số 06-VT): theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ vật tư, sản phẩm, hàng hóa và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 07-VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (mẫu số 08-VT) Sơ đồ 8: Quy trình hoạt động phần hành kế toán vật tư Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 152,153 Sổ cái TK 152,153 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ tổng hợp chi tiết TK 152,153 Chứng từ gốc Thẻ kho Bảng phân bổ NVL,CCDC Như vậy khi công ty mua nhập kho vật tư mua ngoài, nhận góp vốn cổ phần, nhận liên doanh hoặc vật tư thừa phát hiện trong kiểm kê thì bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập phiếu nhập kho. Khi xuất vật tư cho sản xuất thì bộ phận xin lĩnh hoặc phòng cung ứng lập phiếu xuất kho. Cả phiếu nhập và phiếu xuất kho đều phải có chữ ký của thủ kho. Sau đó thủ kho lấy đó làm cơ sở để ghi vào thẻ kho, rồi gửi lên cho phòng kế toán để hạch toán vào Nợ-Có tài khoản 152,153 2.5. Đặc điểm phần hành kế toán chi phí sản xuất 2.5.1. Đặc điểm Loại hình sản xuất của doanh nghiệp là sản xuất hàng loạt với số lượng lớn nên công ty áp dụng phương pháp tính giá thành theo công đoạn, dựa trên cách tính từng loại mặt hàng, loại vỏ bao theo đơn đặt hàng khác nhau tính đơn giá khác nhau Chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống, lao động vật hóa và các chi phí khác mà doanh nghiệp đã chi ra để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định. Chi phí sản xuất kinh doanh có rất nhiều cách phân loại. Phân loại chi phí sản xuất theo tính chất nội dung của chi phí, theo mục đích công dụng của chi phí, theo mối quan hệ với khối lượng sản phẩm công việc, lao vụ sản xuất trong kỳ; theo phương pháp tập hợp chi phí; theo nội dung cấu thành của chi phí. Tuy nhiên đối với doanh nghiệp sản xuất như công ty, đặc biệt đối với kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành thì chi phí sản xuất được chia theo mục đích công dụng của chi phí gồm 3 loại sau: 1.Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Là toàn bộ chi phí về nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu...tham gia trực tiếp vào sản xuất chế tạo sản phẩm. 2.Chi phí nhân công trực tiếp: Bao gồm tiền lương chính, tiền lương phụ và các khoản trích cho các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn…của công nhân trực tiếp sản xuât. 3.Chi phí sản xuất chung: Là toàn bộ những chi phí phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh phát sinh trong phạm vi phân xưởng, tổ, đội. Trong khoản mục này bao gồm: Chi phí vật liệu xuất dùng cho phục vụ quản lý sản xuất chung. Chi phí nhân viên phân xưởng: Là các chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên quản lý phân xưởng, kế toán phân xưởng... Chi phí công cụ dụng cụ. Chi phí khấu hao tài sản cố định. Chi phí dịch vụ mua ngoài. Chi phí khác bằng tiền. Phân loại chi phí sản xuất theo mục đích công dụng kinh tế của chi phí có tác dụng phục vụ cho công tác quản lý chi phí theo định mức, cung cấp số liệu cho công tác tính giá thành, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành. 2.5.2. Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách sử dụng Khi tập hợp chi phí sản xuất kế toán sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 621 (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp),Tài khoản 622 (chi phí nhân công trực tiếp).Tài khoản 627 (chi phí sản xuất chung). Tài khoản 154 (chi phí sản xuất kinh doanh dở dang). Tài khoản này dùng để tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất trong kỳ.Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan như: TK 155- thành phẩm, TK 632- giá vốn hàng bán Tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: (CPNVLTT) Phương pháp: đối với những vật liệu xuất dùng có liên quan trực tiếp đối với từng đối tượng tập hợp chi phí riêng biệt thì hạch toán cho đối tượng đó. Nếu vật liệu xuất dùng có liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phí, không thể tổ chức hạch toán riêng phải áp dụng phương pháp phân bổ gián tiếp. Tài khoản sử dụng là TK 621, 152, 331, 154… Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp (CPNCTT) Tài khoản sử dụng là TK 622- chi phí công nhân trực tiếp- không chi tiết cho từng phân xưởng. tổ đội, TK 334- phải trả công nhân viên, TK 3384 - BHYT, TK 3383 -BHXH, TK 3384 - KPCĐ Về nguyên tắc và phương pháp tập hợp chi phí nhân công trực tiếp cũng tương tự như hạch toán chi phí NVLTT. Toàn bộ lương chính, lương phụ và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ được tập hợp trực tiếp vào bên nợ TK 622 mà không chi tiết cho từng phân xưởng. Vì vậy kế toán chỉ lập bảng phân bổ tiền lương. tổng thể (không phải chi tiết cho từng tổ đội ) Tập hợp chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung thường liên quan đến từng đối tượng vì vậy khi phát sinh chi phí phải được hạch toán riêng cho từng phân xưởng tổ đội sau đó phân bổ cho các đối tượng có liên quan theo tiêu thức hợp lý. Tài khoản sử dụng là TK 627,111,112,334,338,152,153,214,154…. Kế toán tập hợp chi phí sản xuất toàn doanh nghiệp: Chi phí sản xuất trong kỳ sau khi đã tập hợp theo 3 khoản mục: chi phí ngyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung sẽ lần lượt được phân bổ và kết chuyển để tập hợp chi phí sản xuất toàn doanh nghiệp và được chi tiết theo từng đối tượng tập hợp chi phí. Tài khoản sử dụng: TK 621,622,627,154,152,138,155,632… Hệ thống sổ sách sử dụng: Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 621,622,627,254 Sổ chi tiết cho các tài khoản trên Các bảng phân bổ tiền lương, bảng phân bổ nguyên vật liệu, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. Sơ đồ 9: Quy trình tập hợp chi phí sản xuất toàn doanh nghiệp Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 621,622, 627,154… Sổ cái TK 621,622, 627,154… Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tính giá thành và bảng tổng hợp chi tiết Phần 3: Đánh giá và một số kiến nghị sơ bộ để hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty cổ phần công nghiệp thương mại Sông Đà 3.1. Đánh giá Sau một thời gian thực tập tại công ty cổ phần công nghiệp thương mại Sông Đà, em nhận thấy công ty hoạt động, làm ăn khá hiệu quả. Bộ máy tổ chức quản lý cũng như bộ máy kế toán hoạt động theo đúng quy định của pháp luật tuy nhiên vẫn có một số hạn chế cần khắc phục, cụ thể như sau: 3.1.1. Ưu điểm Bộ máy quản lý của công ty theo mô hình trực tuyến chức năng, hoạt động tương đối tốt. Công ty chia ra thành các phòng ban, các tổ, đội để quản lý. Mỗi phòng ban, tổ đội có trách nhiệm riêng và có người quản lý trực tiếp. Cấp trên giám sát cấp dưới vì thế mà mọi hoạt động đều được giám sát chặt chẽ và có hiệu quả cao. Bộ máy kế toán theo mô hình tập trung đã đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với công tác kế toán, kiểm tra xử lý và cung cấp thông tin một cách kịp thời. Bộ máy kế toán cũng khá gọn nhẹ, được chia ra thành các phần hành cụ thể và giao trách nhiệm tới từng nhân viên kế toán. Nhờ đó mà phòng kế toán bao quát được toàn bộ các nghiệp vụ kế toán phát sinh hàng ngày với số lượng lớn, phức tạp mà vẫn đảm bảo được sự phân công, phân nhiệm rõ ràng giữa các nhân viên kế toán. Giữa các nhân viên kế toán có sự phối hợp, giúp đỡ lẫn nhau giúp cho công tác kế toán thuận lợi hơn. Trình độ của kế toán viên đang dần được nâng cao. Phòng kế toán tài chính của công ty được tách ra thành một phòng riêng được trang bị máy vi tính, cùng với việc sử dụng phần mềm kế toán đã làm giảm bớt khối lượng ghi chép sổ sách kế toán, tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác, hiệu quả hơn, đáp ứng được yêu cầu quản lý của công ty và phục vụ cho các đối tượng có liên quan khác. Hệ thống chứng từ, sổ sách, tài khoản kế toán khá đầy đủ, rõ ràng, chính xác, đều tuân thủ theo quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam. Việc báo cáo, lập sổ sách được lập thường xuyên và đúng quy định. Công ty tổ chức hai hệ thống sổ sách kế toán là sổ chi tiết và sổ tổng hợp phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu sổ sách, đối chiếu số liệu, cung cấp thông tin cụ thể, chi tiết cho nhà quản lý, các đối tượng quan tâm cũng như phục vụ cho việc tổng hợp số liệu và báo cáo cuối kỳ. Công ty lập bốn loại báo cáo tài chính bắt buộc, ngoài ra còn lập thêm một số báo cáo khác tùy theo yêu cầu của nhà quản lý. Công ty hạch toán theo hình thức “Nhật ký chung”. Hình thức này vừa đơn giản, phổ biến, dễ ghi chép lại hiệu quả, rất phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa như công ty. Về phương pháp kế toán: công ty là một doanh nghiệp sản xuất nên yêu cầu cung cấp thông tin một cách kịp thời, thường xuyên là rất cần thiết. Vì thế công ty lựa chọn áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên là hoàn toàn hợp lý. Phương pháp tính giá thành, đánh giá sản phẩm dở dang cũng hoàn toàn phù hợp. Hệ thống sổ sách chứng từ cũng như các báo cáo tài chính của công ty sau khi được cổ phần hóa đều được kiểm toán bởi các công ty kiểm toán có tiếng như: VACO, A&C… Một số phần hành kế toán chủ yếu, quan trọng của công ty như trình bày ở phần hai được tổ chức hạch toán khá hiệu quả. Như vậy công tác tổ chức hạch toán kế toán của công ty như trình bày ở trên có rất nhiều ưu điểm. Tuy nhiên nó vẫn tránh khỏi còn một số hạn chế, nhược điểm. 3.1.2. Nhược điểm Về cơ cấu tổ chức phòng kế toán: hiện nay công ty chưa có phòng kế toán, phòng tài chính tách riêng mà phòng kế toán vừa làm chức năng kế toán, vừa làm chức năng tài chính. Do vậy công việc liên quan đến tài chính chỉ có kế toán trưởng làm, các nhân viên kế toán còn lại chỉ làm những phần hành được giao. Vì thế các chỉ tiêu tài chính liên quan đến hoạt động của công ty chưa được cập nhật kịp thời và chi tiết. Về tổ chức hình thức sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung nhưng công ty không áp dụng mở sổ Nhật ký đặc biệt như: nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng. Trong khi số lượng các nghiệp vụ mua vật tư, bán thành phẩm diễn ra rất nhiều. Vì thế làm cho quy mô của nhật ký chung khá lớn. Hệ thống sổ chi tiết mới được thiết kế theo dõi chung cho toàn công ty chứ chưa theo dõi từng xí nghiệp. Trong khi công ty có nhiều phân xưởng vì thế việc sử dụng và quản lý chi phí cho từng phân xưởng chưa được quản lý chặt chẽ, gây lãng phí trong sản xuất. Về hệ thống tài khoản: công ty không sử dụng một số tài khoản sau 113, 161, 343, 461, 623, 244…Do là một doanh nghiệp sản xuất và do đặc điểm của công ty nên việc không sử dụng một số tài khoản cũng là phù hợp. Tuy nhiên em nhận thấy việc không mở tài khoản 113-tiền đang chuyển nhiều lúc đã gây khó khăn cho công ty. Vì công ty cũng xa trung tâm, nhiều lúc tiền đang chuyển gặp vấn đề, bị nghẽn, không chyển được. Khi đó kế toán công ty không biết hạch toán như thế nào, gây khó khăn trong việc hạch toán. Bên cạnh đó công ty chọn đối tượng tập hợp chi phí là từng nhóm hàng nhưng lại chưa xây dựng hệ thống tài khoản riêng cho từng nhóm sản phẩm ở từng xí nghiệp, do vậy công tác hạch toán gặp khó khăn, dễ nhầm lẫn. Việc áp dụng chế độ kế toán hiện hành vẫn còn một số hạn chế. Một số hóa đơn chứng từ thiếu thông tin, gây khó khăn cho trong ghi sổ và hạch toán, quá trình hạch toán không phản ánh được chính xác, kịp thời, luân chuyển chứng từ chậm. Về trang thiết bị và phần mềm kế toán: mặc dù công ty đã trang bị máy vi tính cho phòng kế toán tuy nhiên hệ thống máy hơi cũ, sử dụng Windows 98 gây khó khăn cho việc chuyển tài liệu sang các máy khác. Phần mềm kế toán của trung tâm UNESCO cũng chưa hoàn toàn phù hợp cho doanh nghiệp. Về việc phân nhiệm giữa các phần hành kế toán. Tuy bộ máy kế toán đã có sự phân nhiệm công việc cụ thể cho từng nhân viên kế toán nhưng thực tế các nhân viên kế toán vẫn làm mọi phần hành. Công ty chưa có được sự bảo mật thông tin kế toán một cách triệt để. Mỗi nhân viên kế toán trong phòng kế toán đều có thể vào bất kỳ phần hành kế toán nào trên máy. Đây là hạn chế cần khắc phục sớm, tránh tình trạng thông tin kế toán bị rò rỉ ra ngoài và chưa có sự chuyên môn hóa trong công việc. Bộ máy kế toán chưa có kế toán phó, trong khi trình độ của một số nhân viên kế toán chưa cao, chưa đồng đều. Do vậy khi kế toán trưởng có việc phải xin nghỉ làm thì công việc trong phòng kế toán thường xuyên gặp khó khăn. Một số phần hành kế toán chủ yếu cũng có những điểm hạn chế: Kế toán tài sản cố định: công ty chọn hình thức khấu hao theo đường thẳng, khấu hao tròn tháng. Do vậy mà kế toán chưa theo dõi được khấu hao cho từng ngày đúng với tình hình tăng giảm của tài sản cố định. Mặt khác do khấu hao theo đường thẳng, giá trị khấu hao không đổi theo các tháng nên thu hồi vốn chậm, đầu tư đổi mới tài sản cố định không kịp thời làm cho tài sản cố định bị lạc hậu, không đáp ứng được yêu cầu quản lý sản xuất trong kinh doanh. Ngoài ra có những tài sản cố định không sử dụng cần thanh lý nhưng chưa có quyết định xử lý làm cho vốn thu hồi chậm, lãng phí rất nhiều và ảnh hưởng đến việc đầu tư đổi mới tài sản cố định. Kế toán vốn bằng tiền: công ty chưa mở tài khoản 113 như trình bày ở trên Kế toán tiền lương:công ty không tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân trực tiếp sản xuất gây ra chênh lệch lớn trong giá thành sản xuất giữa các kỳ. Kế toán xác định chi phí và tính giá thành: Toàn bộ chi phí sản xuất phát sinh được kế toán tập hợp hết vào bên nợ TK 154 mà không tập hợp riêng cho từng phân xưởng và chi tiết cho từng tổ đội. Việc tập hợp như vậy đáp ứng được yêu cầu công tác kế toán là đảm bảo đơn giản. Song không đáp ứng được yêu cầu quản lý chi phí sản xuất là phải quản lý theo từng nơi phát sinh chi phí, từng đối tượng chịu chi phí, không đáp ứng được yêu cầu của hạch toán kinh tế nội bộ. . Công ty xác định kỳ tập hợp chi phí và kỳ tính giá thành theo từng tháng như vậy chỉ có những chi phí phát sinh trong tháng, những chi phí sản xuất được ghi nhận trong tháng mới được tập hợp để cung cấp số liệu cho công tác tính giá thành. Song trên thực tế có những chi phí phát sinh trong cả năm như chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định, cả quý như chi phí BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn. Xí nghiệp không phân bổ vào chi phí cho tháng 1, tháng 2 mà phân bổ toàn bộ chi phí vào tháng 3. Việc làm đó giảm được công việc ghi chép đơn giản cho công tác tính toán phân bổ xong không phản ánh đúng chi phí phát sinh trong tháng vi phạm nguyên tắc chính xác trong kế toán, ảnh hưởng đến giá thành Toàn bộ các khoản trích theo lương cho người lao động (ngay cả cho nhân viên phân xưởng) đều được hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp, nó làm cho chi phí nhân công trực tiếp cao lên , chi phí sản xuất chung giảm xuống. Như vây việc hạch toán chi phí theo khoản mục là không chính xác. Đối với công tác đánh giá sản phẩm dở dang: việc đánh giá sản phẩm dở dang theo giá thành đơn vị định mức đảm bảo cung cấp số liệu nhanh chóng kịp thời xong tính chính xác của kết quả không cao, phụ thuộc vào giá thành kế hoạch của Xí nghiệp đẵ lập. Mặt khác việc xác định giá trị sản phẩm dở dang không chi tiết từng khoản mục bởi vậy sẽ gây khó khăn cho công tác tính giá thành sản phẩm theo khoản mục sau này 3.2. Một số kiến nghị sơ bộ nhằm hoàn thiện bộ máy kế toán tại công ty cổ phần công nghiệp thương mại Sông Đà Qua thời gian thực tập tại Xí nghiệp và trên cơ sở những kiến thức đã học, em xin đề xuất một số ý kiến sau để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tại công ty: Công ty phải thường xuyên cập nhật các chính sách, quy định, những thay đổi của chế độ kế toán Phải đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho nhân viên kế toán. Có sự phân công, phân nhiệm, bố trí rõ ràng cho từng nhân viên kế toán, phụ trách phàn hành kế toán phù hợp với từng nhân viên để tránh tình trạng kiêm nhiệm dẫn đến không hiệu quả. Công ty nên thay thế hệ thống máy tính hiện đại hơn, sử dụng Windows 2003 hoặc 2007, nếu có thể công ty nên thay thế phần mềm kế toán khác để hiệu quả hơn: như phần mềm SAP, EFECT… Mở thêm một số tài khoản cần thiết, như tài khoản 113. Mở tài khoản chi tiết cho từng loại hàng hóa để tránh sự nhầm lẫn. Lập hệ thống sổ kế toán chi tiết hơn, chi tiết tới từng phân xưởng. Công ty nên thay đổi một số cách thức, phương pháp hạch toán kế toán. Ví dụ: công ty nên trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân viên, xác định chi phí theo từng khoản mục, từng phân xưởng. Các khoản trích theo lương cho người lao động ở bộ phận nào thì hạch toán vào chi phí theo khoản mục tương ứng, phù hợp với chế độ kế toán (các khoản trích theo lương cho nhân viên phân xưởng thì hạch toán vào chi phí sản xuất chung, cho công nhân lao động trực tiếp thì hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp…) . Các khoản chi phí phát sinh lớn (chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định) cần phải tiến hành phân bổ. Các khoản trích theo lương cũng cần phân bổ cho từng tháng…. Kết luận Trên đây là những tìm hiểu sơ bộ của em về bộ máy quản lý, hoạt động tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần công nghiệp thương mại Sông Đà. Qua thời gian thực tập tại Công ty em nhận thấy công ty đã quan tâm đúng mức tới công tác kế toán tuy nhiên nó vẫn còn một số những hạn chế, tồn tại nhất định. Với những kiến thức đã học ở trường, em xin mạnh dạn đóng góp đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại công ty. Mặc dù rất cố gắng song do thời gian thực tập ngắn và bước đầu áp dụng lý luận vào thực tiễn nên bài báo cáo không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp của thầy cô và các bạn để em hoàn thiện hơn bài báo cáo của mình. Qua đây em xin chân thành cảm ơn cô giáo, PGS. TS. Phạm Thị Gái cùng các nhân viên kế toán tại phòng kế toán tài chính của công ty cổ phần công nghiệp thương mại Sông Đà đã giúp đỡ em rất nhiều trong việc hoàn thành báo cáo thực tập tổng hợp này. MỤC LỤC