Báo cáo thực tập tại công ty cổ phần khoá Minh Khai

Mở đầu Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế đang phát triển như hiện nay thì các doanh nghiệp có rất nhiều cơ hội phát triển không chỉ trong nước mà còn có điều kiện vươn sang thị trường nước ngoài. Tuy nhiên để có những cơ hội đó thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải vượt qua hàng loạt những thách thức khó khăn do xu thế này tạo ra. Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp phải không ngừng cải tiến kỹ thuật, nâng cao sức cạnh tranh của mình trên thị trường. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì điều này được thể hiện thông qua chất lượng và giá cả sản phẩm. Để làm được như vậy thì công tác quản lý nguyên vật liệu trở thành 1 trong những khâu quan trọng nhất nhằm tiết kiệm tối đa chi phí sản xuất nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng đầu ra của sản phẩm. Đối với công ty cổ phần khoá Minh Khai, một công ty cơ khí với tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu chiếm tới trên 70% thì điều này càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Nhận thấy rõ được vấn đề này, các cán bộ kế toán của công ty đã và đang tìm cách hoàn thiện bộ máy kế toán nguyên vật liệu ngày một tốt hơn nhằm nâng cao công tác quản lý và giảm chi phí về nguyên vật liệu tới mức tối thiểu mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm theo đúng yêu cầu kỹ thuật đặt ra. Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần khoá Minh Khai, cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo Đỗ Thị Phương và các cô chú trong phòng tài vụ của công ty đã giúp em tìm hiểu thêm về công tác kế toán nguyên vật liệu tại đây. Nội dung Chương I : Tổng quan về công ty cổ phần khoá Minh Khai Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần khoá Minh Khai Công ty khoá Minh Khai được thành lập theo quyết định số 562/BKT ngày 5/5/1972 với tên gọi ban đầu là nhà máy khoá Minh Khai. Cuối năm 1973 nhà máy mới bắt đầu sản xuất thử. Đầu năm 1974 nhà máy mới chính thức đi vào sản xuất hàng loạt. Ngày 5/5/1993, theo quyết định số 163A/BXD – TCLĐ của Bộ trưởng Bộ xây dựng nhà máy khoá Minh Khai được thành lập lại vẫn với tên gọi nhà máy khoá Minh Khai nhưng trực thuộc Liên hiệp các xí nghiệp cơ khí xây dựng, bộ xây dựng. Ngày 7/3/1994, thủ tướng chính phủ ra quyết định số 90/TTG về việc tiếp tục sắp xếp lại doanh nghiệp nhà nước, liên hiệp các xí nghiệp cơ khí xây dựng được tổ chức thành Tổng công ty cơ khí xây dựng và nhà máy khoá Minh Khai được đổi tên thành công ty khoá Minh Khai. Công ty được tổ chức và hoạt động theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty cơ khí xây dựng do bộ trưởng bộ xây dựng phê chuẩn. Điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty khoá Minh Khai do Hội đồng quản trị Tổng công ty cơ khí xây dựng phê chuẩn theo quyết định số 189/HĐQT ngày 17/2/1998 của Chủ tịch Hội đồng quản trị. Đến ngày 07/11/2005 theo quyết định số 1524/QĐ-BXD của bộ trưởng Bộ Xây Dựng về việc điều chỉnh phương án cổ phần hoá và chuyển công ty khoá Minh Khai thuộc Tổng công ty Cơ khí xây dựng thành Công ty cổ phần khoá Minh Khai. Với hơn 35 năm xây dựng và trưởng thành, công ty cổ phần khoá Minh Khai đã bốn lần bổ xung đăng ký kinh doanh cho phù hợp với sự phát triển của công ty, kèm theo giấy phép kinh doanh số 0103015907 do Sở kế hoạch đầu tư cấp ngày 01/01/2006. Vốn điều lệ của công ty tại thời điểm thành lập là 6.600.000.000 đồng. Cơ cấu vốn tuân theo : Giá trị cổ phần nhà nước là 3.485.660.000 đồng, chiếm 52,81% Giá trị cổ phần bán ra là 3.114.340.000 đồng, chiếm 47,19% Công ty cổ phần khoá Minh Khai là đơn vị thành viên trực thuộc Tổng công ty cơ khí Xây dựng, thuộc sở hữu của các cổ đông, có tư cách pháp nhân và con dấu, có tài khoản tại ngân hàng Việt Nam, hạch toán kinh tế độc lập. Công ty được tổ chức và hoạt động theo luật doanh nghiệp và các văn bản pháp luật có liên quan, tự chịu trách nhiệm về tài chính và kết quả sản xuất kinh doanh, cam kết thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình với nhà nước và với khách hàng theo hợp đồng và theo các quy định của pháp luật. Ngành nghề sản xuất kinh doanh chính của công ty là sản xuất các loại khoá thông dụng và cao cấp, các loại chốt, ke, bản lề, chế tạo sản xuất kinh doanh các sản phẩm khoá và tiểu ngũ kim… Một số chỉ tiêu hoạt động kinh doanh của công ty : STT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Chênh lệch Tỷ lệ (%) 1 Tổng nguyên giá TSCĐ 9.340.587 9.410.685 70.098 0,75 2 Nguồn vốn kinh doanh 4.179.721 4.400.688 220.967 5,28 3 Chi phí QLDN 2.317.948 2.171.659 - 200.289 - 8,64 4 Doanh thu tiêu thụ 25.420.116 31.245.977 5.825.861 22,91 5 Lợi nhuận 111.603 121.778 10.175 9,11 6 Nộp ngân sách 1.122.555 1.259.007 136.452 12,15 Nhìn vào những số liệu trên có thể nhận thấy tình hình kinh doanh của công ty trong năm qua tăng đáng kể. Đặc biệt doanh thu tăng 22,91% so với năm trước, trong khi chi phí quản lý doanh nghiệp giảm 8,64%. Mặc dù còn có nhiều khó khăn nhưng với những số liệu khả quan ở trên có thể thấy ban lãnh đạo công ty đã có nhiều cố gắng, nỗ lực trong chỉ đạo và sản xuất. Trong những năm gần đây, công ty cổ phần khoá Minh Khai đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt, liên tục phát triển cả về quy mô sản xuất lẫn dây chuyền công nghệ. Ngoài ra công ty luôn cải tiến nâng cao chất lượng sản phẩm và nắm bắt kịp thời thị hiếu người tiêu dùng để tung ra thị trường những sản phẩm phù hợp. Sản phẩm hiện nay của công ty đủ sức cạnh tranh và tiêu thụ tốt trên thị trường. Cơ cấu tổ chức bộ máy và chức năng của các phòng ban Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Đứng đầu công ty là Đại hội đồng cổ đông, sau là hội đồng quản trị lãnh đạo công ty. Điều hành hoạt động hàng ngày của công ty là Tổng giám đốc, trợ giúp cho Tổng giám đốc là các Phó tổng giám đốc, gồm có Phó tổng giám đốc kỹ thuật, Phó tổng giám đốc, trợ giúp cho Tổng giám đốc có Phó tổng giám đốc kỹ thuật, Phó tổng giám đốc sản xuất, phó Tổng giám đốc kỹ thuật, Phó Tổng giám đốc sản xuất, Phó tổng giám đốc TCH-KD. Ngoài ra còn có các phòng ban chức năng có nhiệm vụ giúp ban giám đốc công ty quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc công ty. Gồm có : Phòng tổ chức hành chính : có nhiệm vụ bố trí sắp xếp lao động trong công ty về số lượng, trình độ nghiệp vụ, tay nghề phù hợp với từng phòng ban, từng bộ phận sản xuất, xây dựng kế hoạch đào tạo cho cán bộ công nhân viên, tập hợp các định mức lao động, tổ chức ký kết các hợp đồng lao động… Phòng kế hoạch vật tư : có nhiệm vụ nghiêm cứu thị trường, tìm ra và phát hiện nhu cầu, đồng thời giới thiệu sản phẩm của công ty trên thị trường…nhằm cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin cập nhật giúp cho việc ra quyết định. Phòng kỹ thuật : có nhiệm vụ kết hợp với phòng kế hoạch xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, thiết kế các khuôn mẫu sản phẩm, thiết kế các bản vẽ kỹ thuật… tham gia sửa chữa lớn máy móc thiết bị. Phòng KCS : có chức năng kiểm tra giám định chất lượng sản phẩm trước khi nhập kho thành phẩm. Phòng tài vụ : có nhiệm vụ thu thập, xử lý và đưa ra các thông tin tài chính giúp cho việc quản lý và giám sát một cách thường xuyên liên tục, có hệ thống mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Phòng kinh doanh : có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tìm và phát hiện nhu cầu thị trường, đồng thời giới thiệu sản phẩm của công ty trên thị trường nhằm cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin cập nhật giúp cho việc ra quyết định. Các phân xưởng sản xuất và xí nghiệp cơ khí 1 : hoàn thành kế hoạch sản xuất do công ty giao cho, tổ chức các mặt quản lý nhằm phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, hợp lý hoá sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư. Cùng với hoạt động quản lý của các phòng ban chức năng, ở các phân xưởng, tổ đội sản xuất có các quản đốc phân xưởng và các tổ trưởng tổ đội trực thuộc là người chịu trách nhiệm chung trong hoạt động kinh doanh trong nội bộ của bộ phận mình. Như vậy, mỗi phòng ban bộ phận trong công ty đều có chức năng nhiệm vụ riêng song giữa chúng có mỗi quan hệ chặt chẽ, phối hợp với nhau dưới sự điều hành của Ban giám đốc nhằm đem lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cao nhất. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty : Phụ lục 1 Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ của công ty cổ phần khoá Minh Khai Đặc điểm tổ chức sản xuất Đối với các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp việc tổ chức hợp lý, khoa học quy trình chế tạo công nghệ sản phẩm là vô cùng quan trọng nó quyết định rất lớn đến năng suất, chất lượng sản phẩm. Tuy nhiên việc tổ chức quy trình công nghệ trong doanh nghiệp còn phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp (về cơ sở vật chất kỹ thuật, trình độ quản lý).  Nằm trên diện tích 17000m2 nên việc bố trí sắp xếp các phân xưởng, các bộ phận sản xuất của công ty tương đối thuận tiện cho việc vận chuyển vật tư, vận chuyển thành phẩm hay bán thành phẩm giữa các tổ chức sản xuất hay các phân xưởng với nhau. Việc sắp xếp các bộ phận sản xuất của công ty khá hợp lý và khoa học nên việc luân chuyển giữa các phân xưởng đảm bảo nhanh gọn, thuận tiện từ khâu đưa nguyên liệu vào đến khâu cuối cùng là tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh. Để sản xuất lượng khoá như hiện nay, ngoài việc gia công nội bộ, công ty thường xuyên thuê gia công tại các cơ sở một số chi tiết khoá đơn giản. Ngoài ra, đối với một số chi tiết cần độ chính xác cao, công ty đã liên kết với các cơ sở sản xuất có khả năng về thiết bị kỹ thuật, nhất là các đơn vị trong quân đội. Chính nhờ sự liên kết này đã giúp công ty khắc phục được những hạn chế về sản xuất trong nội bộ và đã cho ra đời nhiều loại khoá cao cấp. Quy trình công nghệ Sản phẩm của công ty có nhiều loại, mỗi loại có quy trình công nghệ sản xuất riêng nhưng quy trình chế tạo 1 sản phẩm thường bao gồm ba giai đoạn: giai đoạn chế tạo phôi, giai đoạn gia công cơ khí cuối cùng là giai đoạn lắp ráp hoàn chỉnh sản phẩm. Xuất phát từ đặc điểm chung của quy trình công nghệ (Phụ lục 2) hiện nay công ty khoá Minh Khai tổ chức sản xuất thành các phân xưởng với chức năng, nhiệm vụ của từng phân xưởng như sau: Phân xưởng cơ khí – cơ điện : gồm 2 bộ phận: Bộ phận cơ khí : có nhiệm vụ tạo phôi ban đầu như đập định hình ra các khuôn mẫu( phôi, ke, khoá), đúc tay năm nhôm, đúc đồng thỏi để tiện lõi khoá… Bộ phận cơ điện : nhiệm vụ của bộ phận này là sửa chữa thường xuyên, trung đại tu máy móc thiết bị trong công ty kể cả phần cơ và phần điện. Phân xưởng bóng mạ sơn: có nhiệm vụ chủ yếu là tạo mạ quai khoá, bản lề, chốt, cremon, … Phân xưởng lắp ráp khoá bao gồm các tổ: lắp 1, láp 2, lắp 3, lắp 4, lắp khoá… có nhiệm vụ lắp ráp các chi tiết rời do các phân xưởng khác tạp ra thành sản phẩm hoàn chỉnh. Phân xưởng kết cấu thép: Nhiệm vụ của phân xưởng là sản xuất các mặt hàng kết cấu thép như giàn giáo, cửa chớp, cửa hoa,… Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán của công ty có 7 người, được tổ chức theo kiểu tập trung, có nhiệm vụ thực hiện kế hoạch tài chính, tính toán ghi chép chính xác về nguồn vốn và tình hình tăng giảm tài sản cố định, vật tư, các loại vốn bằng tiền và cung cấp báo cáo kế toán kịp thời các thông tin kế toán cho lãnh đạo công ty. Cụ thể, phòng tài vụ của công ty gồm : Kế toán trưởng : chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác kế toán tài chính của công ty, đồng thời là người hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra công việc của các nhân viên kế toán cũng như thực hiện như thực hiện các giao dịch với bên ngoài. Thủ quỹ kiêm kế toán tài sản cố định : có nhiệm vụ mở sổ theo dõi thu, chi bằng tiền mặt phát sinh trong từng ngày. Ngoài ra còn phải theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, tình hình tính và trích lập khấu hao. Kế toán thanh toán : có nhiệm vụ lập và theo dõi phiếu thu, phiếu chi, mở sổ theo dõi tình hình thanh toán với ngân hàng, thanh toán với ngân sách Nhà nước, theo dõi các khoản phải thu, phải trả và tình hình huy động vốn của cán bộ công nhân viên. Kế toán vật tư : là người có trách nhiệm theo dõi tổng hợp chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật tư. Kế toán tiêu thụ thành phẩm kiểm kê toán tổng hợp : có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất phát sinh làm cơ sở tính giá thành cho từng loại thành phẩm. Đồng thời theo dõi tình hình tiêu thụ. Hàng tháng lập báo cáo kế toán theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cấp trên. Kế toán dự án đầu tư : có nhiệm vụ theo dõi và tổng hợp về nguồn vốn đầu tư hình thành, về vấn để sử dụng và quyết toán vốn đầu tư, kiểm tra vịêc quản lý, sử dụng các loại vật tư tài sản, tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán, chấp hành dự toán. Kế toán tiền lương : có nhiệm vụ tính lương, tạm ứng và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty : Phụ lục 3 Một số đặc điểm chủ yếu của công tác kế toán tại công ty cổ phần khoá Minh Khai Kể từ quý I năm 1996, công ty bắt đầu áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Song do vẫn quen với cách hạch toán cũ là hình thức nhật ký chứng từ, nên sổ sách kế toán sử dụng vẫn còn các bảng kê, nhật ký chứng từ chủ yếu dùng cho việc hạch toán vật tư và dùng để đối chiếu so sánh. Trình tự ghi sổ kế toán (Phụ lục 4) Chế độ kế toán áp dụng tại công ty theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ trưởng Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp. Niên độ kế toán : Bắt đầu từ 1/1 kết thúc 31/12 Kỳ lập báo cáo : Công ty tiến hành lập báo cáo tài chính theo quý, năm. Công ty áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Công ty nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán : đồng Việt Nam Hệ thống tài khoản sử dụng : áp dụng theo chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán… Công ty lập cả bốn báo cáo tài chinh (bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính) theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25 tháng 10 năm 2000 của bộ trưởng bộ tài chính. Chương II : khái quát Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần khoá Minh Khai Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu Đặc điểm nguyên vật liệu Là đơn vị sản xuất ra các loại cơ khí nên vật liệu của công ty là sản phẩm của các ngành khác như thép cây, thép tấm với khối lượng lớn và chủng loại nhiều. Tổng số danh điểm vật liệu của công ty trên 1000 loại. Do đặc điểm sản phẩm của công ty có chi phí vật liệu chiếm 70% - 75%, vì vậy chỉ cần 1 thay đổi nhỏ về vật liệu cũng làm ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm. Mặt khác, vật liệu được dùng có loại hiếm, nhiều loại có yêu cầu kỹ thuật cao trong nước chưa sản xuất được phải nhập ngoại như thép lá của Nga, hợp kim bi, các chi tiết khoá có loại khó bảo quản, dễ hỏng như hoá chất, sơn, có loại dễ han gỉ như bulông, ốc vít. Do vậy việc quản lý chặt chẽ định mức nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất đóng vai trò rất quan trọng. Phân loại nguyên vật liệu Thực tế công ty khoá Minh Khai đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo nội dung kinh tế, công dụng của từng thứ, nhiệm vụ đối với quá trình sản xuất sản phẩm và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Cụ thể nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu tham gia cấu tạo thực thể sản phẩm. Cụ thể gồm có: thép các loại, nhôm, đồng, thân khoá, lõi khoá, bi….. Vật liệu phụ là đối tượng lao động nhưng không tham gia cấu thành thực thể sản phẩm nhưng có chức năng hoàn chỉnh sản phẩm, làm cho sản phẩm bền đẹp hơn. Gồm có: dầu AC10, dầu pha sơn, dây mayso, giẻ lau, sơn các loại… Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất. Gồm có: xăng A83, dầu Mazút, than, củi đốt…… Vật liệu khác gồm bao bì, hộp giấy, hộp nhựa…. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho Nguyên vật liệu mua theo hoá đơn GTGT thì Giá mua = Giá chưa có GTGT + CP vận chuyển (nếu có) Nguyên vật liệu mua theo hoá đơn thông thường thì Giá mua = Giá thanh toán + CP vận chuyển (nếu có) Nhập kho NVL từ nguồn gia công thuê ngoài chế biến thì Trị giá NVL nhập Trị giá thực tế NVL Chi phí Chi phí kho do thuê ngoài = xuất kho thuê ngoài + thuê ngoài + vận chuyển gia công gia công gia công Nhập kho NVL từ nguồn gia công chế biến Trị giá NVL nhập kho = Trị giá thực tế vật liệu + Chi phí tự gia công chế biến xuất kho gia công gia công Đánh giá NVL xuất kho Đối với nguyên vật liệu xuất kho, hiện tại công ty đang sử dụng 2 loại giá là giá thực tế và giá hạch toán. Trong đó giá hạch toán được sử dụng để phản ánh phát sinh hàng ngày, còn giá thực tế dùng để phản ánh trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần khoá Minh Khai Chứng từ kế toán sử dụng Các chứng từ bắt buộc : Phiếu nhập kho vật tư, phiếu xuất kho vật tư, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản kiểm kê vật tư, hoá đơn, hoá đơn cước vận chuyển. Các chứng từ hướng dẫn : biên bản kiểm nghiệm, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, giấy đề nghị duyệt mua. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu Đối với kế toán nguyên vật liệu, kế toán áp dụng phương pháp ghi sổ số dư (Phụ lục 5). Điều này hoàn toàn phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty : có nhiều chủng loại vật tư, tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên. ở kho Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập (xuất) kho thủ kho ghi số lượng thực nhập (xuất) vào thẻ kho (Phụ lục 6). Thẻ kho được cho từng danh điểm vật tư, mỗi chứng từ được ghi vào thẻ 1 dòng. Đến cuối ngày thủ kho tính số tồn của từng thứ vật tư. Cuối tháng căn cứ vào số tồn trên thẻ kho của từng thứ vật tư ghi vào sổ số dư. ở phòng kế toán Cứ mỗi tháng 1 lần, kế toán vật tư xuống kho nhận phiếu nhập (xuất) kho và tiến hành định khoản. Từ các phiếu nhập kho kế toán vật tư ghi vào bảng kê nhập vật tư (Phụ lục 7) cho đối tượng sử dụng, bảng này mở riêng cho từng nguyên vật liệu nhập kho (ghi có TK 111, 112, 331…) bảng kê nhập có kết cấu nhiều cột tương ứng với mỗi loại vật liệu nhập, mỗi dòng ứng với 1 phiếu nhập. Trị giá nguyên vật liệu được ghi trên bảng kê nhập được tính dựa trên số lượng và đơn giá hạch toán trên phiếu nhập. Từ các phiếu xuất kho, kế toán ghi vào bảng kê xuất vật tư theo dõi đối tượng sử dụng (Phụ lục 8) bảng kê được mở riêng cho từng loại vật liệu và được chia thành nhiều cột, mỗi cột tương ứng với 1 đối tượng sử dụng, mỗi dòng tương ứng với 1 phiếu xuất. Trị giá nguyên vật liệu trên bảng kê xuất được tính dựa trên số lượng vật liệu xuất kho theo đơn giá hạch toán. Để theo dõi việc xuất dùng nguyên vật liệu, công ty sử dụng bảng phân bổ nguyên vật liệu (Phụ lục 9) Cuối tháng kế toán kiểm tra thủ kho có ghi chép, tính toán đúng khối lượng vật liệu tồn kho cuối tháng trên thẻ kho hay không, nếu khớp kế toán ký xác nhận và ghi vào cột giá trị trên sổ số dư. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Nhập nguyên vật liệu mua ngoài thanh toán chậm Căn cứ vào hoá đơn GTGT (Phụ lục 10) số 0026944 ngày 27/01/2007 và phiếu nhập kho số 89 (Phụ lục 11), mua thép lá cán nguội 1.4 ly của công ty TNHH TM & VT công nghiệp, kế toán tiến hành nhập số liệu vào phần mềm theo định khoản Nợ TK 152 : 11.680.146 Nợ TK 1331 : 584.007 Có TK 331 : 12.264.153 Ngoài ra kế toán còn phải ghi thủ công vào nhật ký chứng từ số 5 (Phụ lục 12) Nguyên vật liệu mua ngoài thanh toán ngay bằng tiền mặt : Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0025434 ngày 12/01/2007 mua vật tư công nghiệp của công ty An Hoà, biên bản kiểm kê vật tư, phiếu nhập kho, kế toán ghi : Nợ TK 1521 : 40.500.000 Nợ TK 1331 : 2.025.000 Có TK 111 : 42.525.000 Ngoài ra kế toán còn ghi thủ công vào Nhật ký chứng từ số 1 (Phụ lục 13) Nhập NVL từ nguồn tự gia công hoặc thuê ngoài gia công Theo phiếu nhập kho số 64 ngày 23/01/2007 nhập kho 2875 lõi khoá MK10S do tổ điện gia công . Trị giá lõi khoá MK10S là 4.566.400, kế toán định khoản Nợ TK 152 : 4.566.400 Có TK 154 : 4.566.400 Kế toán tổng hợp xuất NVL Xuất NVL cho sản xuất sản phẩm : Theo phiếu xuất kho số 55 ngày 25/01/2007 (Phụ lục 14) xuất 540 kg thép lá cán nóng cho tổ dập. Lượng thép xuất thuộc nhóm vật liệu chính có hệ số giá là 0,992 Lượng thép xuất có trị giá hạch toán là : 540 x 12.045 = 6.504.300 Giá thực tế vật liệu xuất dùng : 6.504.300 x 0,992 = 6.452.265,6 Nợ TK 621 : 6.452.265,6 Có TK 1521 : 6.452.265,6 Sau khi kế toán nhập liệu vào chương trình kế toán trên máy tính, chương trình sẽ cho phép xem và in dữ liệu ra nhật ký chung (Phụ lục 15) Xuất kho NVL cho sản xuất chung : tương tự như trên chỉ khác thay TK 621 thành 6272. Ví dụ : Theo phiếu xuất kho số 69 ngày 31/01/2007 xuất cremon để làm tay nắm cremon. Trị giá hạch toán là 1.556.696, hệ số giá của phụ tùng thay thế là 1.Kế toán định khoản Nợ TK 6272 : 1.556.696 Có TK 1521 : 1.556.696 Xuất kho NVL cho bộ phận bán hàng : Ví dụ : Theo phiếu xuất kho số 32 ngày 18/01/2007, xuất kho 20 hộp cacton để đóng gói sản phẩm. Trị giá hạch toán là 65.472 đồng. Hệ số giá là 1. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 6417 : 65.472 Có TK 1521 : 65.472 Chương III : Một số phương hướng nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần khoá Minh Khai Đánh giá chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần khoá Minh Khai. ưu điểm Công ty áp dụng hình thức nhật ký chung rất phù hợp với quy mô hoạt động của công ty, cùng với việc áp dụng phần mềm kế toán đã làm cho khối lượng công việc kế toán được giảm bớt, bộ máy kế toán gọn nhẹ, số liệu kế toán được cung cấp kịp thời, chính xác. Việc tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên hoàn toàn phù hợp với tình hình thực tế của công ty, đảm bảo cho việc quản lý nguyên vật liệu được thường xuyên, liên tục, tránh lãng phí. Với số lượng chủng loại nguyên vật liệu nhiều, nhưng bộ máy kế toán của công ty đã xây dựng và tổ chức tốt kế hoạch thu mua nguyên vật liệu nên luôn cung cấp đầy đủ không làm gián đoạn việc sản xuất. Một số tồn tại Bên cạnh những ưu điểm mà bộ máy kế toán công ty đạt được vẫn còn 1 số vấn đề tồn tại như : Thứ nhất, về hệ thống danh điểm nguyên vật liệu : hiện nay hệ thống danh điểm nguyên vật liệu của công ty vẫn chưa chi tiết, chưa thể hiện đúng tính chất của từng nguyên vật liệu. Thứ hai, về hình thức kế toán : công ty sử dụng hình thức kế toán là nhật ký chung, tuy nhiên trong việc hạch toán nguyên vật liệu công ty vẫn sử dụng một số loại sổ của hình thức kế toán nhật ký chứng từ, điều này là không phù hợp và không đúng với chế độ kế toán hiện hành. Thứ ba, về phương pháp ghi chép thủ công : ngoài việc sử dụng phần mềm kế toán trên máy tính công ty vẫn thực hiện việc ghi chép thủ công vào sổ gây ra sự trùng lặp trong công việc và lãng phí thời gian. Thứ tư, về công tác tổ chức và phân công lao động trong phòng kế toán : các cán bộ kế toán trong công ty cùng 1 lúc phải đảm nhiệm nhiều công việc dễ gây ra nhầm lẫn trong quá trình làm việc. Nhất là với quy mô của công ty thì điều này là rất quan trọng. Một số phương hướng nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần khoá Minh Khai Sau một thời gian thực tập, dưới góc độ là sinh viên thực tập, em xin mạnh dạn nêu ra 1 vài ý kiến nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần khoá Minh Khai : Thứ nhất, về hệ thống danh điểm nguyên vật liệu : công ty cần lập 1 hệ thống danh điểm nguyên vật liệu đầy đủ và chi tiết hơn. Điều này sẽ giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu được chính xác và dễ dàng hơn. Thứ hai, về hình thức kế toán : công ty nên sử dụng 1 hình thức ghi sổ là hình thức nhật ký chung thay vì dùng thêm hình thức nhật ký chứng từ cho việc hạch toán nguyên vật liệu như hiện nay. Thứ ba, về phương pháp ghi chép thủ công : công ty nên sử dụng phần mềm kế toán trong việc hạch toán là chủ yếu, hạn chế việc ghi chép thủ công. Điều này không chỉ tránh lãng phí về mặt thời gian mà còn tăng thêm tính năng động trong công việc của các cán bộ kế toán trong công ty. Thứ tư, về công tác tổ chức và phân công lao động trong phòng kế toán : nên phân chia công việc hợp lý đối với từng nhân viên kế toán trong công ty. Giảm thiểu sự dồn ứ công việc do 1 người cùng một lúc phải kiêm nhiều nhiệm vụ. Chẳng hạn như thủ quỹ còn phải kiêm thêm công tác kế toán tài sản cố định. Kết luận Những hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp sản xuất hiện nay đang từng bước hoá nhập vào thị trường chung của thế giới, xu hướng này đòi hỏi các doanh nghiệp không những phải cạnh tranh về giá cả mà còn về chất lượng, chủng loại, mẫu mã sản phẩm. Vấn đề đặt ra ở đây không phải là tăng lợi nhuận từ việc mua rẻ bán đắt mà tăng lợi nhuận từ chính tiềm lực của mình, đó là việc giảm chi phí sản xuất kinh doanh thông qua việc tiết kiệm các khoản mục chi phí không cần thiết. Đối với công ty cổ phần khoá Minh Khai thì vấn đề quản lý chặt chẽ nguồn nguyên vật liệu đã góp phần không nhỏ vào việc giảm chi phí trong sản xuất. Trong thời gian thực tập tại công ty khoá Minh Khai nhờ sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú trong phòng kế toán và cô giáo Đỗ Thị Phương em đã hiểu được thêm về công tác kế toán nguyên vật liệu. Từ đó em xin mạnh dạn đưa ra 1 vài ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa về công tác kế toán tại công ty. Do trình độ và hiểu biết còn hạn chế nên bản báo cáo của em còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô để bài báo cáo được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! Phụ lục 1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty cổ phần khoá Minh Khai Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc PHC-KD Phó tổng giám đốc sản xuất Phó tổng giám đốc kỹ thuật Phòng kỹ thuật công nghệ Phòng kinh doanh Phòng kế hoạch, đầu tư Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức hành chính Văn phòng đại diện của Công ty Phân xưởng cơ khí Phân xưởng khoá II Phân xưởng cơ điện Phân xưởng bóng mạ Xí nghiệp khoá 1 Ban kiểm soát Phụ lục 2 QUY TRèNH CễNG NGHỆ Nguyên vật liệu Phân xưởng kết cấu thép Phân xưởng bóng mạ sơn Phân xưởng cơ khí cơ điện Phân xưởng lắp khoá Phân xưởng nhập kho Phụ lục 3 Bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán thành phẩnm và tiêu thụ Kế toán tiền lương và bán thành phẩm Kế toán vật tư Kế toán dự án đầu tư Thủ quỹ kiêm kế toán TSCĐ Kế toán thanh toán Phụ lục 4 Trình tự ghi sổ kế toán Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu Phụ lục 5 Phương pháp ghi sổ số dư Phiếu nhập kho Bảng kê nhập vật tư Bảng luỹ kế nhập xuất tồn Phiếu xuất kho Thẻ kho Bảng kê xuất vật tư Sổ số dư Phụ lục 6 THẺ KHO Ngày lập thẻ 01/01/ 2007 Tờ số 1 Mẫu số: 12-DN QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chớnh Tờn nhón hiệu, quy cỏch vật tư: Thộp ống inox F144,3 x 3 x 6m Đơn vị tớnh: Kg Mó số: Ngày thỏng năm Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xỏc nhận của KT Nhập Xuất NT Nhập Xuất Tồn Tồn 1/1/2007 175 25/1 1157 Cty Tiến Đạt 1157 25/1 540 Anh Đức tổ dập 540 Cộng số PS 1157 540 175 Tồn 31/01/2007 792 Phụ lục 7 BẢNG TỔNG HỢP NHẬP VẬT TƯ CHO ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG : GHI Cể TK 331 Thỏng 01 năm 2007 TK 1521 TK 1522 TK 1523 TK 1524 TK 1528 TK 153 PN Tiền PN Tiền PN Tiền PN Tiền PN Tiền PN Tiền 16 17 18 19 28 33 … 100 104 105 105 395.431.008 118.501.440 120.484.654 61.975.872 115..667.200 12.886.290 ... 2.919.000 11.545.000 16.000.000 1.330.000 11 29 37 61 62 65 ... 90 93 94 95 4.550.000 1.953.000 22.228.000 450.000 25.000 280.000 32.000 176.000 65.000 250.000 2.978.000 8 10 24 31 72 88 432.000 60.000 150.000 120.000 432.000 10.530.000 74 80 ... 880.000 340.000 … 15 92 … 5.818.182 7.632.500 ... 26 62 63 67 … 325.000 18.000 580.000 2.950.000 ... Cộng 1.353.903.578 47.593.600 11.724.000 1.220.000 14.382.582 29.162.000 Phụ lục 8 BẢNG PHÂN BỔ VẬT TƯ CHO ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG: GHI Cể TK 1521 thỏng 01 năm 2007 TC34 TH. Gia cường Hàng phỏp GKG 14F Chốt trong TK 6417 PX Tiờn PX Tiền PX Tiền PX Tiền PX Tiền PX Tiền PX Tiền 94 4.772.727 74 14.931.539 74 25.620.206 93 22.306.000 78 8.587.800 34 29.230.283 30 33.000 122 4.740.000 67 33.000 4.772.727 14.931.539 25.620.206 22.306.000 13.327.800 29.230.283 66.000 14F-N01 14F-N02 14F-N04 14F-N02 14F-N03 14F-N04 14F-N05 32 12.545.400 32 22.581.720 32 9.272.640 132 .528.000 96 855.264 132 4.016.688 96 997.808 127 12.545.400 51 28.168.000 132 3.421.056 132 3.421.056 25.090.800 22.581.720 37.440.640 3.528.000 4.276.320 4.016.688 4.418.864 14N-06 14N-07 14N-12 14N-13 14N-14 14N-15 14N-16 132 7.856.640 132 8.033.472 132 95.454 96 4.868.154 96 3.340.890 0 8.033.472 95.454 4.868.154 3.340.890 Phụ lục 9 BẢNG PHÂN BỔ NGUYấN VẬT LIỆU THÁNG 1 NĂM 2007 TT Ghi cú cỏc TK Ghi nợ cỏc TK TK 1521 TK 1521 TK 1521 TK 1521 TK 1521 Tổng HT TT HT TT HT TT HT TT HT TT A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1 Khúa MK 10S 31.824.000 31.824.000 0 0 0 433.000 453.784 31.927.720 2 Khúa MK 10Sẳ 21.400.000 21.164.600 0 0 0 0 21.164.600 ... … … … … … ... ... … ... ... ... ... 40 Cremon 23ZX 27.000.000 26.703.000 1.818.200 1.947.292 0 52.400 52.024 2.841.450 2.977.840 31.682.156 … … … … ... ... ... ... ... ... ... ... ... 60 ụ tụ 1/5 4.515.554 46.002.894 0 0 0 0 46.002.894 I Tổng TK 621 874.892.339 865.268.523 11.829.450 12.669.341 255.000 258.060 52.400 54.024 23.194.310 24.307.637 902.557585 II TK 6272 35.778.928 35.384.737 39.215.550 41.999.985 11.162.000 11.295.944 1.207.581 189.000 198.072 90.123.623 III TK 154 0 0 0 0 0 IV TK 2412 0 0 0 0 0 V TK6417 29.400 29.077 228.200 244.402 24.000 24.288 532.000 557.536 855.303 VI TK613 60.653.200 59.986.015 0 0 0 59.986.015 VII TK1388 3.330.750 3.330.750 63.000 63.000 3.393.750 Tổng 974.683.987 963.999.102 51.336.200 54.976.597 11.441.000 1.578.292 1.259.981 1299.040 23.915.310 25.063.245 1.056.916.276 Ngày 28 thỏng 02 năm 2007 Người lập bảng Kế toỏn trưởng Phụ lục 10 HểA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ngày 25 thỏng 01 năm 2007 Mẫu số: 01 GTKT-3LL Ký hiệu: KN/2007B Số HĐ: 0026944 Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty TNHH TM & VT cụng nghiệp Địa chỉ: 142 Nguyễn Đức Cảnh - Hà Nội Mó số thuế: 0101396397 Điện thoại: 04.8754365 Họ tờn người mua hàng: Nguyễn Văn Thành Tờn đơn vị: Cụng ty cổ phần khoỏ Minh Khai Địa chỉ: 125D Minh Khai - Hà Nội Số tài khoản: Hỡnh thức thanh toỏn: TM Mó số thuế: 0100106507 TT Tờn hàng hoỏ Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 Thộp cỏn nguội 1,2 x495 x 2000 Kg 1157 10.095,2 11.680.146 Cộng tiền hàng: 11.680.146 Thuế suất GTGT: 5% 584.007 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 12.264.153 Số tiền viết bằng chữ: Mười hai triệu, hai trăm sỏu mươi bốn ngàn, một trăm năm mươi ba đồng Người mua hàng (ký, ghi rừ họ tờn) Người bỏn hàng (ký, ghi rừ họ tờn) Thủ trưởng đơn vị (ký, đúng dấu, ghi rừ họ tờn) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoỏ đơn) Phụ lục 11 Đơn vị: Cụng ty CP khoỏ Minh Khai Địa chỉ: 125D Minh Khai PHIẾU NHẬP KHO Ngày 25 thỏng 01 năm 2007 Số: 89 Nợ: 1521 Cú: 331 Mẫu số: 01-VT QĐ:số:15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 thỏng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng Bộ Tài Chớnh Họ tờn người giao hàng: Cụng ty TNHH TM&VT cụng nghiệp Theo:…..số…...ngày…...thỏng…….năm 2007 của………………………………… Nhập tại kho: Vật tư Cụng ty STT Chủng loại vật tư Mó số Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Theo CT Thực nhập Thộp lỏ cỏn nguội 1.4 ly Kg 1157 1157 1157 x 10.095,2 11.680.146 Cộng: 11.680.146 Ngày 25 thỏng 01 năm 2007 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng Phụ lục 12 NHẬT Kí CHỨNG TỪ SỐ 5 “ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN” Thỏng 01 năm 2007 TT Tờn đơn vị SD đầu thỏng Ghi cú TK 331/Ghi nợ cỏc TK Cộng cú TK 331 Theo dừi thanh toỏn ghi nợ TK 331/Ghi cú cỏc TK Cộng nợ TK 331 SD cuối thỏng TK 331 Nợ Cú 1521 Giỏ TT 1522 Giỏ TT 1331 Giỏ TT 11111 311 Nợ Cú 1 NMCK Z129 95.939.474 38.283.391 42.071.130 45.000.000 45.000.000 93.010.604 2 P.K. Hoạch - VT 146.951.112 12.841.951 5.274.600 842.823 66.128.556 3 Cty TNHH An Hoà 43.326.570 13.298.000 664.900 13.962.900 0 57.289.470 4 Cty TM & VT 0 107.997.997 5.399.900 107.997.997 0 107.997.997 … … Tổng cộng 2.058.129.000 4.276.417.952 1.352.563.895 45.753.600 127.345.672 1.621.744.250 397.709.974 1.467.376.746 1.884.709.720 4.034.452.482 Phụ lục 13 NHẬT Kí CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi cú TK 111 - Tiền mặt Thỏng 01 năm 2007 STT Ngày Ghi cú TK111, Ghi nợ cỏc TK 1331 1521 1522 1523 1524 1528 Cộng cú TK111 1 2 3 4 5 6 7 8 9 … ... … … … 16 12/01/2007 2.025.000 40.500.00 42.525.000 … … … … … Cộng Phụ lục 14 Đơn vị: KMK Địa chỉ: 125D Minh Khai PHIẾU XUẤT KHO Ngày 25 thỏng 01 năm 2007 Số 55 Nợ: 621 Cú: 1521 Mẫu số: 02-VT Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chớnh Họ tờn người nhận hàng: Anh Đức Địa chỉ (bộ phận): Tổ dập Lý do xuất kho: Gia cụng chi tiết khoỏ Xuất tại kho: Vật tư STT Tờn, nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoỏ) Mó số Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Yờu cầu Thực xuất A B C D 1 Thộp lỏ cỏn núng kg 540 540 540 x 12.045 Cộng: 540 540 6.504.300 Cộng thành tiền (bằng chữ):..sỏu triệu năm trăm linh bốn nghỡn ba trăm đồng .............................................................................................................................................. Xuất, ngày 25 thỏng 01 năm 2007 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng Giỏm đốc (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) Phụ lục 15 NHẬT Kí CHUNG (trớch) Thỏng 01/2007 Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số phỏt sinh SH NT Nợ Cú 2 3 4 6 7 8 … … Trang trước chuyển sang … … … 89 25/01 Mua thộp ống inox. Cty Tiến Đạt - Nguyờn vật liệu chớnh -Thuế GTGT được khấu trừ - Phải trả người bỏn 1521 1331 331 5.733.405 286.670 6.020.075 94 27/01 Mua thộp lá Cty TM&VT CN - Nguyờn vật liệu chớnh -Thuế GTGT được khấu trừ - Phải trả người bỏn 1521 1331 331 11.680.146 584.007 12.264.153 78 31/01 Thanh toỏn tiền mua NVL cho Cty Tiến Đạt: Phải trả người bỏn Tiền mặt 331 1111 6.020.075 6.020.075 ……..