Báo cáo thực tập tại Công ty cổ phần thiết bị vật tư y tế Thanh Hoá

hiệm vụ của mình công ty đã thiết kế cho mình một bộ máy kế toán gọn nhẹ nhưng vẫn đầy đủ để đáp ứng nhu cầu cung cấp các thông tin kịp thời cho cấp trên cũng như các yêu cầu khác một cách nhanh chóng và hiệu quả. Phòng kế toán tài chính giữ một vị trí quan trọng trong việc điều hành kinh tế, thông tin trên khắp mọi lĩnh vực kinh doanh ghi chép và phản ánh các số liệu về tình hình hoạt động của công ty, đồng thời giám sát và bảo vệ tài sản cho công ty. Công ty dựa trên cơ sở chế độ kế toán ban đầu của nhà nước và hoạt động kế toán của mình mà xây dựng bộ máy kế toán theo hình thức kế toán tập trung. Sơ đồ bộ máy kế toán gồm 5 nhân viên: Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Thiết bị Vật tư y tế Thanh Hóa Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán hàng tồn kho, TSCĐ Kế toán tiêu thụ, kết quả và Báo cáo thuế Kế toán tiền mặt và thanh toán với người bán Kế toán Ngân hàng và thanh toán với người mua - Kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổ chức, hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác tài chính, kế toán ở Công ty, cung cấp thông tin kế toán và giúp lãnh đạo phân tích hoạt động kinh tế để đề ra được các quyết định kinh tế. Chịu trách nhiệm xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của Công ty. - Kế toán tổng hợp kiêm theo dõi hàng tồn kho : Chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép, phản ánh chính xác lượng hàng hoá nhập vào, xuất ra, tình hình tăng giảm tài sản cố định. Tổng hợp số liệu kế toán cuối tháng báo cáo chi tiết cho Kế toán trưởng. - Kế toán vốn Ngân hàng và thanh toán với người mua: Thực hiện việc lập, theo dõi tình hình thu, chi tiền gửi Ngân hàng, theo dõi công nợ phải thucủa Công ty. Chịu trách nhiệm về số liệu, chỉ tiêu tài chính, cuối tháng có báo cáo tổng hợp và báo cáo chi tiết cho Kế toán trưởng. - Kế toán tiền mặt và thanh toán với người bán: Thực hiện việc lập, theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt, thanh toán với khách hàng và Cán bộ công nhân viên về các khoản chi phí quản lý thường xuyên của Công ty, theo dõi công nợ phải trả của Công ty. Chịu trách nhiệm về số liệu, chỉ tiêu tài chính, cuối tháng có báo cáo tổng hợp và báo cáo chi tiết cho Kế toán trưởng. - Kế toán tiêu thụ và kết quả: Chịu trách nhiệm theo dõi doanh thu tiêu thụ của toàn Công ty (Bao gồm : doanh thu tiêu thụ hàng hoá, doanh thu dịch vụ sửa chữa, bảo hành, bảo trì, doanh thu liên doanh khám chữa bệnh, doanh thu vận chuyển cấp cứu…). Tập hợp các chi phí phát sinh trong tháng, cuối tháng lập báo cáo chi tiết báo cáo kế toán trưởng. Chịu trách nhiệm tập hợp hóa đơn lập báo cáo thuế GTGT hàng tháng. 2.2. Vận dụng chế độ kế toán tại Công ty cổ phần thiết bị vật tư y tế Thanh Hoá 2.2.1. Các chính sách kế toán tại Công ty Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty theo Quyết định số 15/2006/QĐ /BTC ngày 20/03/2006 và các Thông tư quy định sửa đổi bổ sung theo chuẩn mực kế toán Việt Nam...Chế độ kế toán mới được áp dụng tại Công ty như sau : - Niên độ kế toán bắt đầu: 01/01 đến 31/12 - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt Nam đồng - Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: Theo tỷ giá ngân hàng thông báo tại thời điểm hạch toán (tỷ giá thực tế) - Phương pháp chi tiết hàng tồn kho: Ghi thẻ song song - Phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Giá bình quân gia quyền. - Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Công ty sử dụng phần mềm của công ty FAST theo hình thức chứng từ ghi sổ. Bởi công ty đã nhận thấy những ưu việt của việc sử dụng máy vi tính trong hạch toán như : + Cung cấp thông tin kế toán một cách nhanh chóng , chính xác vì mội số liệu đều được xử lý trực tiếp theo chứng từ gốc nên không có sự sai lệch . + Tinh giảm được lao động . + Thuận tiện cho việc kiểm tra và dễ phát hiện sai sót ….. Đối với hạch toán kế toán trên máy quan trọng nhất là khâu thu thập xử lý phân loại chứng từ và định khoản kế toán . Đây là khâu đầu tiên của quá trình hạch toán mà kế toán chỉ vào dữ liệu cho máy thật đầy đủ chính xác , còn các thông tin đầu ra do máy xử lý và thống kê trên cơ sở những dữ liệu đầu vào . 2.2.2. Chứng từ kế toán tại Công ty Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu được lập ra đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ được phân loại và hệ thống hoá theo từng nghiệp vụ kinh tế , theo thời gian phát sinh và được đóng thành từng tập theo từng tháng dễ dàng cho việc tìm kiếm, kiểm tra, đối chiếu khi cần. 2.2.3. Tổ chức vận dụng tài khoản tại Công ty Công ty tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản theo chuẩn mực kế toán hiện hành. 2.2.4. Hệ thống sổ kế toán tại Công ty Hình thức sổ kế toán là một hệ thống các loại sổ kế toán , có chức năng ghi chép, kết cấu nội dung khác nhau, được liên kết với nhau trong một trình tự hạch toán trên cơ sở của chứng từ gốc. Căn cứ vào quy mô đặc điểm sản xuất, yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ của các cán bộ kế toán cũng như việc trang bị máy vi tính vào xử lý thông tin. Công ty đã lựa chọn hình thức sổ kế toán: Chứng từ ghi sổ, hình thức này hoàn toàn phù hợp với đặc điểm kinh doanh và bộ máy kế toán của công ty. Hình thức này lại dễ dàng trong khâu sử dụng máy vi tính để hạch toán. Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau: Sổ kế toán tổng hợp: gồm Chứng từ ghi sổ: là sổ nhật ký rời dùng phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ theo trình tự thời gian. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: phản ánh các chứng từ ghi sổ đã lập trong kỳ. Sổ cái: là sổ mở cho tài khoản tổng hợp, mỗi sổ cái được mở cho một tài khoản. Gồm sổ cái các tài khoán TK 111, TK 112, TK 632, TK 511,… - Sổ kế toán chi tiết: sổ chi tiết tiền mặt ( TK 111), sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng ( TK 112), sổ chi tiết giá vốn hàng bán ( TK 632), sổ chi tiết chi phí bán hàng ( TK 641), sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp ( TK 642), sổ chi tiết doanh thu bán hàng (TK 511),… Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ tổ chức sổ kế toán và trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán của Công ty theo hình thức ‘Chứng từ ghi sổ ‘. Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Sổ kế toán chi tiết Báo cáo quỹ hàng ngày Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Các bảng chi tiết số phát sinh Bảng cân đối tài khoản Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác Ghi chú : : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Kiểm tra, đối chiếu số liệu 2.2.5. Hệ thống báo cáo kế toán Để phản ánh tình hình biến động tài sản , nguồn vốn , tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ hạch toán công ty sử dụng báo cáo tài chính bao gồm : - Bảng cân đối kế toán. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. - Thuyết minh báo cáo tài chính. - Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh. - Báo cáo tổng hợp kiểm kê tài sản cuối mỗi niên độ. Các báo cáo tài chính được lập theo Quyết định số 15/2006/QĐ /BTC ngày 20/03/2006 và các Thông tư quy định sửa đổi bổ sung theo chuẩn mực kế toán Việt Nam. 2.3. Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty 2.3.1. Kế toán tiền mặt - Quá trình ghi sổ : Sơ đồ 2.3. Quy trình ghi sổ kế toán tiền mặt tại Công ty cổ phần thiết bị vật tư y tế Thanh Hoá. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 111 - Phiếu thu - Phiếu chi Báo cáo tài chính và báo cáo kế toán khác Bảng cân đối tài khoản Ghi chú : : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Kiểm tra, đối chiếu số liệu - Chứng từ, sổ sách sử dụng : Chứng từ gốc : Phiếu thu, Phiếu chi, Sổ sách sử dụng : Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK 111. 2.3.2. Kế toán thanh toán với người mua Quá trình ghi sổ : Sơ đồ 2.4 : Quy trình ghi sổ kế toán thanh toán với người mua tại Công ty cổ phần thiết bị vật tư y tế Thanh Hoá. Sổ tổng hợp chi tiết TK 131 Hoá đơn mua hàng, chứng từ thanh toán… Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 131 Sổ chi tiết TK 131 Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính và báo cáo kế toán khác Ghi chú : : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Kiểm tra, đối chiếu số liệu - Chứng từ, sổ sách sử dụng: Chứng từ gốc: hoá đơn mua hàng, Phiếu thu… Sổ sách sử dụng: Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK 131, Sổ chi tiết TK 131, Sổ tổng hợp chi tiết TK 131. 2.3.3. Kế toán hàng tồn kho - Quá trình ghi sổ : Sơ đò2.4 : Quy trình ghi sổ kế toán hàng tồn kho tại Công ty cổ phần vật tư y tế Thanh Hoá. Báo cáo tài chính và báo cáo kế toán khác Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết TK 155,156,… Sổ tổng hợp nhập xuất tồn Sổ cái TK 155,156… Bảng cân đối tài khoản Thẻ kho Ghi chú : : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Kiểm tra, đối chiếu số liệu Chứng từ, sổ sách sử dụng : Chứng từ gốc : Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Thẻ kho… Sổ sách sử dụng : Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK 155,156…., Sổ chi tiết TK 155,156…, Sổ tổng hợp nhập xuất tồn, Sổ cái TK 155,156…. 2.3.4. Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả - Quá trình ghi sổ : Sơ đồ 2.5 : Quy trình ghi sổ kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tại Công ty cổ phần thiết bị vật tư y tế Thanh Hoá. Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 511,641, 642,911,421,… Sổ kế toán chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính và báo cáo kế toán khác Sổ tổng hợp chi tiết TK 632,511 Sổ chi tiết TK 632,511 Ghi chú : : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Kiểm tra, đối chiếu số liệu - Chứng từ , sổ sách sử dụng Chứng từ gốc : Phiếu nhập, Phiếu xuất, Hoá đơn bán hàng, Chứng từ thanh toán… Sổ sách sử dụng : Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK 511,632,641,642,911,421…, Sổ chi tiết TK 632,511, Sổ tổng hợp chi tiết TK 632,511…. 2.4. Đặc điểm phần hành kế toán tiêu thụ và xác định kết quả 2.4.1. Hạch toán giá vốn hàng bán a. Đặc điểm hàng hóa và phương pháp xác định trị giá vốn hàng bán tại Công ty: Hàng hóa kinh doanh tại Công ty hoàn toàn nhập mua của các đơn vị sản xuất, kinh doanh trong nước và nhập khẩu. Hàng hóa kinh doanh tại Công ty bao gồm các loại máy móc thiết bị y tế, vật tư tiêu hao, hóa chất xét nghiệm được dùng trong công tác khám chữa bệnh tại các cơ sở y tế, thuốc chữa bệnh, kính thuốc y tế. Công ty đã xây dựng được hệ thống danh điểm hàng hóa (mã hàng hóa) hoàn chỉnh và chi tiết đến từng nguồn hàng. Hiện nay danh mục hàng hóa kinh doanh tại Công ty có gần 3.000 mặt hàng được chia thành 20 loại khác nhau. - Tính trị giá vốn hàng hàng bán: Đơn giá bình quân được tính theo từng tháng theo công thức: Trị giá vốn thực tế hàng hóa xuất kho = Số lượng hàng hóa xuất kho x Đơn giá bình quân gia quyền Đơn giá bình quân = Trị giá thực tế của hàng hóa tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế hàng hóa nhập trong kỳ Số lượng hàng hóa tồn đầu kỳ + Số lượng hàng hóa nhập trong kỳ b. Tài khoản sử dụng TK 632: giá vốn hàng bán. Tài khoản này phản ánh giá vốn của hàng hoá bán được trong kỳ. c. Phương pháp hạch toán: Hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ mua bán hàng, phòng kinh doanh Công ty lập Phiếu nhập kho, Hóa đơn GTGT. .Ví dụ: Ngày 02/06/2008 Công ty nhập mua của Chi nhánh Công ty cổ phần Merufa tại Hà nội 15.600 đôi găng tay y tế tiệt trùng bao giấy cỡ 7,5. Phiếu nhập kho: Công ty CP thiết bị vật tư y tế Thanh Hóa 109 Nguyễn Trãi - TP Thanh Hóa Phiếu nhập kho Ngày 02 tháng 06 năm 2008 Số NK1020 Người giao hàng: Nguyễn Văn Mong Đơn vị: CTMERUFA - Chi nhánh công ty cổ phần Merufa Địa chỉ: 40 Phương Mai - Đống Đa - Hà Nội Số hóa đơn: 0095053 Seri: CM/20008B Ngày 02/06/2008 Nội dung: Tài khoản có: 33111 - Phải trả cho người bán: hoạt động SXKD Mã kho Tên vật tư TK Đvt SL Đơn giá Thành tiền LUAN1 120016 - Găng tay tiệt trùng bao giấy cỡ 7,5 - Merufa - Việt Nam 156 Đôi 15 600 2 150 33 540 000 Tổng cộng tiền hàng 7 500 33 540 000 Chi phí Thuế giá trị gia tăng 1 677 000 Tổng cộng tiền thanh toán 35 217 000 Bằng chữ: Ba lăm triệu hai trăm mười bảy ngàn đồng chẵn Nhập ngày …. tháng…. năm …. Thủ trưởng Kế toán trưởng Người lập Người giao Thủ đơn vị phiếu hàng kho - Trong tháng 06/2008 Công ty đã xuất bán mặt hàng găng tay y tế tiệt trùng bao giấy cỡ 7,5 - Merufa - Việt Nam cho các Bệnh viện, Trung tâm y tế trong toàn tỉnh. Phòng kinh doanh lập hóa đơn GTGT (kiêm phiếu xuất kho) như sau: Hoá đơn Mẫu số: 01/GTKT - 3LL Giá trị gia tăng DD/2005B Liên 2 Giao khách hàng Ngày 01 tháng 06 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Thiết bị Vật tư y tế Thanh Hoá Địa chỉ: 109 Nguyễn Trãi - Thành phố Thanh Hoá Số TK: 710 A . 60. 141 Tại Ngân hàng Công thương Thanh Hoá Điện thoại: Mã số: 2800588271-1 Họ tên người mua hàng: Anh Quang (139) Tên đơn vị: Bệnh viện Đa khoa Thanh Hoá Địa chỉ: Thành phố Thanh Hoá Hình thức thanh toán: Mã số: STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 120016 - Găng tay tiệt trùng bao giấy cỡ 7,5 - Merufa - Việt Nam Đôi 4 500 2 667 12 001 500 Cộng tiền hàng: Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: 12 001 500 600 075 12 601 575 Số tiền viết bằng chữ: Mười hai triệu sáu trăm linh một nghìn năm trăm bảy lăm đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Số liệu tính toán cũng được cập nhật vào Sổ chi tiết vật tư hàng hóa, Tổng hợp nhập - xuất - tồn. Cuối tháng phòng Kế toán tiến hành đối chiếu giữa sổ chi tiết hàng hóa với thẻ kho của thủ kho và số liệu kiểm kê thực tế, đối chiếu dòng tổng cộng trên Tổng hợp nhập - xuất - tồn với sổ kế toán tổng hợp (TK 156). Ví dụ: Căn cứ vào các phiếu nhập kho và hóa đơn bán hàng trong tháng của mặt hàng Găng y tế tiệt trung bao giấy cỡ 7,5 Merufa - mã vật tư: 120016, tính toán giá bình quân tháng và cập nhật vào Sổ chi tiết hàng hóa như sau: Sổ chi tiết vật tư Kho: LUAN1 - Kho thiết bị Vật tư: Găng y tế tiệt trung bao giấy cỡ 7,5 Merufa, ĐVT: Đôi, TK 156 Tồn đầu: 15.450 33.330.105 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Ngày Số Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị 01/06 HD 0064672 Xuất bán cho BV Đa khoa T.Hóa 632 2151,84 4.500 9.683.300 01/06 HD 0064676 Xuất bán cho TTYT Hà Trung 632 2151,84 300 645.553 01/06 HD 0064680 Xuất bán cho TTYT Hà Trung 632 2151,84 300 645.553 02/06 PN NK1020 Nhập mua 33111 2150 15.600 33.540.000 02/06 HD 0064685 Xuất bán cho BV phụ sản 632 2151,84 1.200 2.582.213 ………. 27/06 PN 95364 Nhập mua 33111 2150 4.500 9.675.000 Tổng cộng 45.600 98.040.000 19.500 41.960.965 Tồn cuối: 41.550 89.409.140 Ngày 30 tháng 06 năm 2008 Người lập biểu - Tổng hợp nhập xuất tồn (chỉ nêu ví dụ một loại hàng hóa: Găng y tế tiệt trung bao giấy cỡ 7,5 Merufa - mã vật tư: 120016 Tổng hợp nhập xuất tồn Kho: LUAN 1 Từ ngày 01/06/2008 đến ngày 30/06/2008 STT Mã VT Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 120016 Găng y tế tiệt trùng bao giấy cỡ 7,5 Merufa Đôi 15.450 33.330.105 45.600 98.040.000 19.500 41.960.965 41.550 89.409.140 Ngày 30 tháng 06 năm 2008 Kế toán trưởng Người lập biểu Số liệu hạch toán giá vốn của từng hoá đơn bán hàng được cập nhật vào “Sổ chi tiết TK 632” và “Bảng kê chứng từ gốc cùng loại” của TK 632, cuối tháng kế toán đối chiếu số liệu giữa Bảng kê chứng từ gốc cùng loại, Sổ chi tiết và Sổ cái TK 632. Từ đó có thể phát hiện sai sót về hạch toán trong kỳ để kịp thời điều chỉnh. Sổ chi tiết TK 632 - Giá vốn hàng bán Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Tháng 06/2008 Số dư đầu tháng 0 0 01/06 HD 0064672 Xuất bán cho BVĐK 156 9.681.136 01/06 HD 0064676 Xuất bán (TTYT Hà Trung) 156 5.214.320 01/06 HD 0064680 Xuất bán (TTYT Hà Trung) 156 2.412.682 02/06 HD 0064685 Xuất bán cho BV phụ sản 156 16.729.237 …… ……. 30/06 HD 0068278 Xuất bán (TTYT Đông Sơn) 156 876.945 30/06 HD 0068279 Xuất bán (TTYT Đông Sơn) 156 2.063.647 30/06 CT 50 Kết chuyển giá vốn 911 1.969.115.138 1.971.991.328 1.971.991.328 Số dư cuối tháng 0 0 - Căn cứ vào "Bảng kê chứng từ gốc cùng loại" TK 632 của tháng, kế toán lập chứng từ ghi sổ hạch toán giá vốn hàng bán trong tháng. Bảng kê chứng từ gốc cùng loại Ghi Nợ TK 632 - Ghi Có các TK liên quan Từ ngày 01/06/2008 đến ngày 30/06/2008 Chứng từ Diễn giải Nợ TK 632 Ghi Có các TK Ngày Số TK 156 01/06 HD 0064672 Xuất bán cho BVĐK 9.681.136 9.681.136 01/06 HD 0064676 Xuất bán (TTYT Hà Trung) 5.214.320 5.214.320 01/06 HD 0064680 Xuất bán (TTYT Hà Trung) 2.412.682 2.412.682 02/06 HD 0064685 Xuất bán cho BV phụ sản 16.729.237 16.729.237 ……… ………. ……… ………. ……… ………. 30/06 HD 0068278 Xuất bán (TTYT Đông Sơn) 876.945 876.945 30/06 HD 0068279 Xuất bán (TTYT Đông Sơn) 2.063.647 2.063.647 Cộng phát sinh 1.971.991.328 1.971.991.328 Ngày 30tháng 06 năm 2008 Người lập biểu Chứng từ ghi sổ Số: 50 Ngày 30/06/2008 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Nợ Có Số Ngày Nợ Có BK 30/06 Xuất giá vốn hàng bán tháng 06 632 156 1.971.991.328 1.971.991.328 Cộng 1.971.991.328 1.971.991.328 kế toán trưởng Người lập biểu Chứng từ ghi sổ và bút toán kết chuyển tự động được cập nhật vào Sổ Cái TK 632 trong tháng 06 như sau: Sổ cái TK 632 - Giá vốn hàng bán Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư đầu năm Tháng 1 …… …… Tháng 06/2008 Số dư đầu tháng 50 30/06 Xuất giá vốn tháng 06 156 1.971.991.328 Kết chuyển giá vốn xác định KQ 911 1.971.991.328 Cộng phát sinh tháng 06/2008 1.971.991.328 1.971.991.328 Số dư cuối tháng 0 0 2.4.2. Hạch toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu Hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần thiết bị vật tư y tế rất đa dạng, ngoài cung ứng thiết bị, vật tư y tế cho các cơ sở khám chữa bệnh trong tỉnh, Công ty còn cung cấp dịch vụ vận chuyển cấp cứu bệnh nhân, dịch vụ sửa chữa, bảo trì thiết bị y tế cho các Bệnh viện, Trung tâm y tế. a. Hạch toán doanh thu hàng hóa Tài khoản sử dụng: TK 5111 - Doanh thu bán hàng. Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, phòng kinh doanh Công ty lập Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn GTGT) trên phần mềm kế toán mục "Cập nhật hóa đơn bán hàng". Khi cập nhật hóa đơn này đồng thời cập nhật các bút toán: + Bút toán ghi nhận doanh thu bán hàng: Nợ TK 131 Có TK 5111 Có TK 3331 + Bút toán phản ánh giá vốn hàng xuất kho để bán: Nợ TK 632 Có TK 156 Ví dụ: Hạch toán hóa đơn bán hàng số 0064672 ngày 02/06/2008 Nợ TK 131: 12.601.575 đ Có TK 5111: 12.001.500 đ Có TK 3331: 600.075 đ - Cuối tháng căn cứ số tính toán trị giá vốn hàng xuất bán, máy tính tự động cập nhật số liệu vào bút toán tính giá vốn: Nợ TK 632: 9.683.300 đ Có TK 156: 9.683.300 đ b. Hạch toán dịch vụ vận chuyển cấp cứu, dịch vụ sửa chữa bảo trì thiết bị y tế. - Đối với dịch vụ sửa chữa, bảo trì thiết bị y tế: Tài khoản sử dụng: TK 5113 "Doanh thu dịch vụ sữa chữa, bảo trì TBYT". Khi thực hiện dịch vụ này Công ty đồng thời cung ứng cho khách hàng phần vật tư thay thế cho máy móc, thiết bị y tế và nhân công sửa chữa. Khi công việc sửa chữa, bảo trì hoàn thành Công ty xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng gồm 2 mục: + Phần cung cấp vật tư thay thế: Được lập và hạch toán giống như hóa đơn bán hàng thông thường nhưng hạch toán vào TK 5113. + Phần nhân công sửa chữa: Được lập trên phần mềm kế toán ở mục " Hóa đơn dịch vụ". Khi cập nhật mục này, máy tính tự động hạch toán: Nợ TK 131: Có TK 5113: Có TK 3331: Hóa đơn dịch vụ không hạch toán bút toán tính trị giá vốn hàng bán. Ví dụ: Trong tháng 06/2008 Công ty thực hiện sữa chữa máy siêu âm cho Trung tâm y tế Triệu Sơn, Công ty xuất hoá đơn như sau: Hoá đơn Mẫu số: 01/GTKT - 3LL Giá trị gia tănG DD/2008B Liên2: Giao cho khách hàng 0064779 Ngày 08 tháng 06 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Thiết bị Vật tư y tế Thanh Hoá Địa chỉ: 109 Nguyễn Trãi - Thành phố Thanh Hoá Số TK: 710 A . 60. 141 Tại Ngân hàng Công thương Thanh Hoá Điện thoại: Mã số: 2800588271-1 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Trung tâm y tế Triệu Sơn Địa chỉ: Thành phố Thanh Hoá Hình thức thanh toán: Mã số: STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 260185 - Lụa của lô sấy Cái 1 571.429 571.429 2 260186 - Sensor nhận giấy Cái 2 333.333 666.666 3 260187 - Lô cuốn giấy Cái 1 709.524 709.524 4 260188 - Quạt làm mát Cái 1 142.857 142.857 5 Công sửa chữa Công 2 142.857 285.714 Cộng tiền hàng: Thuế suất GTGT: Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: 2.376.190 118.810 2.495.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu bốn trăm chín lăm ngàn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Đối với dịch vụ vận chuyển cấp cứu bệnh nhân: Tài khoản sử dụng: TK 5119 " Doanh thu vận chuyển cấp cứu". Hàng ngày khi phát sinh nghiệp vụ, tại Trung tâm vận chuyển cấp cứu bệnh nhân lập Hợp đồng vận chuyển và Biên lai thu tiền của khách hàng. Cuối tháng, căn cứ vào Bảng kê thu tiền vận chuyển cấp cứu bệnh nhân do Trung tâm vận chuyển cấp cứu lập, kế toán lập Hóa đơn GTGT trên phần mềm kế toán. Hóa đơn này được lập ở mục "Hóa đơn dịch vụ" và hạch toán như phần nhân công của dịch vụ sửa chữa, bảo trì thiết bị y tế. Ví dụ: Hóa đơn số 0068280 ngày 30/06/2008 Hoá đơn Mẫu số: 01/GTKT - 3LL Giá trị gia tăng DD/2008B Liên 2: Giao cho khách hàng 0068280 Ngày 30 tháng 06 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Thiết bị Vật tư y tế Thanh Hoá Địa chỉ: 109 Nguyễn Trãi - Thành phố Thanh Hoá Số TK: 710 A . 60. 141 Tại Ngân hàng Công thương Thanh Hoá Điện thoại: Mã số: 2800588271-1 Họ tên người mua hàng: Thu dịch vụ vận chuyển cấp cứu bệnh nhân theo Bảng kê. Tên đơn vị: Địa chỉ: Thành phố Thanh Hoá Hình thức thanh toán: Mã số: STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Dịch vụ vận chuyển cấp cứu bệnh nhân tháng 06/2008 100.881.600 Cộng tiền hàng: Thuế suất GTGT: Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: 100.881.600 100.881.600 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm triệu tám trăm tám mốt ngàn sáu trăm đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Đồng thời, kế toán lập phiếu thu, thu tiền vận chuyển cấp cứu . Số liệu hạch toán của từng hoá đơn được cập nhật vào Sổ chi tiết TK 511 (Có thể chi tiết đến từng TK cấp 2: 5113, 5119). Sổ chi tiết TK 5111- Doanh thu bán hàng (Thiết bị vật tư y tế) Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số tiền Ngày Số Nợ Có Tháng 06/2008 Số dư đầu tháng 0 0 01/06 HD 0064672 Xuất bán cho BVĐK 131 12.001.500 01/06 HD 0064676 Xuất bán (TTYT Hà Trung) 131 6.138.898 01/06 HD 0064680 Xuất bán (TTYT Hà Trung) 131 2.913.918 02/06 HD 0064685 Xuất bán cho BV phụ sản 131 20.449.880 …… ……. 30/06 HD 0068279 Xuất bán (TTYT Đông Sơn) 131 2.063.647 30/06 HD 0068280 Vận chuyển cấp cứu bệnh nhân 131 30/06 CT 50 Kết chuyển doanh thu 911 2.374.312.884 2.374.312.884 2.374.312.884 Số dư cuối tháng 0 0 - Cuối tháng kế toán lập "Bảng kê chứng từ gốc cùng loại" TK 131 , kế toán lập chứng từ ghi sổ hạch toán doanh thu thực hiện trong tháng. Bảng kê chứng từ gốc cùng loạ Ghi Nợ TK 131 - Ghi Có các TK liên quan Từ ngày 01/06/2008 đến ngày 30/06/2008 Chứng từ Diễn giải Nợ TK 131 Ghi Có các TK Ngày Số 5111 5113 5119 3331 01/06 HD 0064672 Xuất bán cho BVĐK 12.601.575 12.001.500 600.075 01/06 HD 0064676 Xuất bán (TTYT Hà Trung) 6.445.843 6.138.898 306.945 01/06 HD 0064680 Xuất bán (TTYT Hà Trung) 3.059.614 2.913.918 145.696 02/06 HD 0064685 Xuất bán cho BV phụ sản 21.472.374 20.449.880 1.022.494 …….. …….. 8/06 HD 0064799 S/chữa (TTYT Triệu Sơn) 2.495.000 2.376.190 118.810 …… ……. 30/6 HD 0068279 Xuất bán (TTYT Đông Sơn) 2.603.010 2.476.200 123.810 30/6 HD 0068280 Thu vận chuyển cấp cứu 100.881.600 100.881.600 Cộng phát sinh tháng 2.598.833.541 2.374.312.884 4.280.952 100.881.600 119.358.105 Ngày 30/06/2008 Người lập biểu Chứng từ ghi sổ Số: 52 Ngày 30/06/2008 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Nợ Có Số Ngày Nợ Có BK 30/06 Bán hàng tháng 06/2008 131 5111 2.374.312.884 2.374.312.884 131 5113 4.280.952 4.280.952 131 5119 100.881.600 100.881.600 131 3331 119.358.105 119.358.105 Tổng cộng 2.598.833.541 2.598.833.541 Người lập biểu Kế toán trưởng c. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu. Do đặc thù kinh doanh hàng hóa của Công ty là: Khách hàng chủ yếu là các đơn vị sự nghiệp y tế, giá bán các chủng loại thiết bị lớn chủ yếu là giá trúng thầu, giá bán vật tư y tế tiêu hao là giá được Sở Tài chính thông báo theo từng Quý. Hàng tháng các cơ sở khám chữa bệnh trong tỉnh lập dự trù vật tư y tế cần mua trong tháng gửi Công ty trong đó có ghi rõ yêu cầu về chủng loại, quy cách của hàng hóa, Công ty lập Hóa đơn bán hàng theo dự trù và giao cho khách hàng. Khi giao hàng cho các Bệnh viện, Trung tâm y tế thường được Khoa Dược tại cơ sở đó nghiệm thu đối chiếu với dự trù đã gửi cho Công ty trước khi hàng được nhập kho của Bệnh viện. Do đó ở Công ty không phát sinh các nghiệp vụ giảm trừ doanh thu bán hàng. * Số liệu trên chứng từ ghi sổ và bút toán kết chuyển tự động được cập nhật vào Sổ cái TK 511 Sổ cái TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư đầu năm Tháng 1 …… …… Tháng 06/2008 Số dư đầu tháng 52 30/06 Doanh thu tháng 6 131 2.497.951.941 Kết chuyển DT xác định KQ 911 2.497.951.941 Cộng phát sinh tháng 06/2008 2.497.951.941 2.497.951.941 Số dư cuối tháng 0 0 2.4.3. Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. + Tài khoản sử dụng: TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp + Phương pháp hạch toán: - Hàng ngày khi phát sinh chi phí bán hàng, chi phí QLDN kế toán kiểm tra chứng từ gốc; căn cứ vào chứng từ gốc kế toán lập phiếu chi thanh toán các khoản phí trên. - Đối với tiền lương, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ căn cứ vào các Bảng thanh toán tiền lương và phụ cấp, Bảng tính BHXH, …kế toán lập Phiếu kế toán để hạch toán các nghiệp vụ trên. Công ty thực hiện trả lương theo hệ số quy định của Công ty, thu và trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo hệ số lương đăng ký với cơ quan Bảo hiểm xã hội. Hàng tháng, căn cứ vào Bảng thanh toán lương kế toán lập phiếu chi theo số tiền lương thực trả và hạch toán trên phiếu kế toán khoản thu 6% BHXH, BHYT của người lao động. Cuối tháng, kế toán tập hợp và phân bổ tiền lương cho các bộ phận: Văn phòng Công ty, bán hàng và lập phiếu kế toán kết chuyển vào TK 6411, 6421. Ví dụ: Phiếu kế toán số 29 ngày 30/06/2008 kết chuyển tiền lương,BHYT, BHXH, KPCĐ Phiếu kế toán Số: PKT 30 Ngày 30 tháng 06 năm 2008 Nội dung TK Vụ việc Số tiền Nợ Số tiền Có Tiền lương tháng 06 6421 90.416.200 Tiền lương tháng 06 6411 26.996.900 Tiền lương tháng 06 3341 117.413.100 Tổng cộng 117.413.100 117.413.100 Số tiền (Bằng chữ): Một trăm bốn mốt triệu, bảy trăm bốn hai ngàn không trăm sáu mốt đồng. Ngày 30 tháng 06 năm 2008 Kế toán trưởng Người lập biểu - Chi phí của hoạt động vận chuyển cấp cứu bệnh nhân, kế toán phản ánh trực tiếp vào TK 642 (6429 - Chi phí vận chuyển cấp cứu) Khi cập nhật các chứng từ liên quan đến chi phí 641,642 theo chi tiết tương ứng với các TK cấp 2 và mã phí, riêng TK 642 Công ty mở thêm TK 6429 để hạch toán chi phí vận chuyển cấp cứu bệnh nhân. Các chứng từ được tự động cập nhật vào Bảng kê chứng từ theo khoản mục phí, Bảng kê này cũng được sử dụng như Sổ chi tiết Ví dụ: Bảng kê chứng từ theo khoản mục phí Bảng kê chứng từ theo khoản mục chi phí TK 642 - Chi phí QLDN Từ ngày 01/06/2008/ đến ngày 30/06/2008 Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số tiền Ngày Số Nợ Có 001 – Tiền lương và phụ cấp 90.416.200 30/06 PKT 30 Tiền lương nhân viên VP tháng 06 3341 90.416.200 002 – BHXH, BHYT, KPCĐ 7.190.550 30/06 PKT 31 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ 7.190.550 003 – Xăng dầu, lệ phí cầu đường 15.014.979 02/06 PC 06 Mua xăng (CHXD Nam Ngạn) 1111 2.405.454 04/06 PC 24 Mua xăng (CHXD chất đốt HN) 1111 354.000 …. 30/06 PKT 15 Mua dầu (CHXD Trường Thi) 3311 2.620.975 …….. 012 – Các khoản chi khác 50.449.500 03/06 PC 19 Thanh toán tiền hộ tống bệnh nhân 1111 2.662.000 03/06 PC 22 Phôtô công chứng tài liệu 3311 45.000 ……. 30/06 PC 161 Mua hoa hội nghị 200.000 Cộng các khoản phí phát sinh 246.440.875 30/06 CT 55 Kết chuyển chi phí QL 246.440.875 Tổng cộng 246.440.875 246.440.875 - Cuối tháng kế toán khai báo bút toán kết chuyển tự động để máy tính tự động kết chuyển các khoản chi phí để tính kết quả kinh doanh của tháng - Cuối tháng kế toán lập "Bảng kê chứng từ gốc cùng loại" đối với TK 1111, các phiếu kế toán phản ánh tiền lương, phụ cấp, BHYT, BHXH, KPCĐ kế toán lập chứng từ ghi sổ hạch toán các khoản chi phí trong tháng và cập nhật vào Sổ Cái. 2.4.4. Hạch toán doanh thu và chi phí tài chính. Các nghiệp vụ liên quan đến doanh thu và chi phí tài chính tại Công ty cổ phần thiết bị vật tư y tế Thanh Hóa chủ yếu là trả lãi vốn vay và thu lãi tiền cho cá nhân trong Công ty vay. a. Hạch toán chi phí tài chính: - Căn cứ vào chứng từ tính và thu lãi tiền vay của Ngân hàng, kế toán hạch toán: Nợ TK 635 / Có TK 1121 Ví dụ: Căn cứ vào Bảng tính lãi tiền vay và báo Nợ số 185 ngày 26/06/2008 của Ngân hàng Công thương Thanh Hóa, Công ty hạch toán Nợ TK 635: 4.697.432 đ Có TK 1121: 4.697.432 đ - Đối với vốn vay của cá nhân, đến hạn Công ty tính toán lãi vay. Căn cứ vào Bảng tính lãi tiền vay, kế toán lập phiếu chi thanh toán lãi vốn vay. Ví dụ: Phiếu chi số 96 ngày 17/06/2008 thanh toán lãi tiền vay tháng 06/2008 Nợ TK 635: 25.050.700 đ Có TK 1111: 25.050.700 đ Cuối tháng, kế toán khai báo bút toán kết chuyển tự động chi phí tài chính, tính kết quả kinh doanh: Ví dụ: Số liệu tháng 06/2008: Nợ TK 911: 82.920.700 đ Có TK 635: 82.920.700 đ b. Hạch toán doanh thu tài chính. - Định kỳ kế toán tính toán lãi của số vốn Công ty cho các cá nhân vay. Căn cứ vào Bảng tính tiền lãi phải thu, kế toán lập phiếu thu thu tiền vào Quỹ. Ví dụ: Phiếu thu số 55 ngày 26/06/2008 thu lãi tiền vay Nợ TK 1111: 5.756.667 đ Có TK 515: 5.756.667 đ Cuối tháng, kế toán khai báo bút toán kết chuyển tự động doanh thu tài chính, tính kết quả kinh doanh: Ví dụ: Số liệu tháng 06/2008 Nợ TK 515: 5.270.596 đ Có TK 911: 5.270.596 đ 2.4.5. Hạch toán thu nhập và chi phí khác. - Khi phát sinh các khoản thu nhập khác, kế toán ghi: Nợ TK 1111, 1121, 131… Có TK 711 - Khi phát sinh các khoản chi phí khác kế toán ghi: Nợ TK 811 Có TK 1111, 1121. Trong tháng 06/2008 trong Công ty không phát sinh khoản doanh thu khác. 2.4.6. Hạch toán xác định kết quả kinh doanh. - Tài khoản sử dụng: TK 911: Xác định kết quả kinh doan - Trình tự hạch toán: Như đã trình bày ở các mục trên, các bút toán kết chuyển giá vốn hàng bán, doanh thu, chi phí trong tháng được khai báo bằng các bút toán kết chuyển tự động và máy tính tự động kết chuyển. Để tính toán kết quả kinh doanh trong tháng, căn cứ vào chênh lệch giữa bên Nợ và bên Có TK 911 được xác định từ số liệu của các bút toán tự động trên, kế toán lập bút toán tự động kết chuyển lãi (hoặc lỗ) kinh doanh trong tháng. Trường hợp lãi, kế toán ghi Nợ TK 911 / Có TK 4212 Trường hợp lỗ, kế toán ghi Nợ TK 4212 / Có TK 911. Sơ đồ: TK 632 TK 911 TK 511 Kết chuyển giá vốn hàng bán K/c doanh thu bán hàng và TK 641,642, 1422 cung cấp dịch vụ trong kỳ K/c chi phí BH, QLDN, phí PB TK 635 TK 515 K/c chi phí tài chính K/c doanh thu HĐ tài chính TK 811 K/c chi phí khác TK 711 K/c thu nhập khác TK 421 Lãi kinh doanh Trường hợp lỗ kinh doanh trong kỳ Ví dụ: Tháng 06/2008 căn cứ vào số liệu kế toán từ các bút toán kết chuyển, kế toán có thể tính được kết quả kinh doanh tháng 06 sổ cái TK 911 - Xác định kết quả Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư đầu năm Tháng 1 …… …… Tháng 06/2008 Số dư đầu tháng 30/06 Kết chuyển giá vốn 632 1.971.991.328 30/06 Kết chuyển doanh thu HĐKD 511 2.497.951.941 30/06 Kết chuyển chi phí tài chính 635 82.920.700 30/06 Kết chuyển doanh thu tài chính 515 5.270.596 30/06 Kết chuyển chi phí bán hàng 641 123.220.438 30/06 Kết chuyển chi phí QLDN 642 246.440.875 30/06 Lãi kinh doanh tháng 06 78.649.196 Cộng phát sinh tháng 06/2008 2.503.222.573 2.503.222.573 Số dư cuối tháng 0 0 2.5. Qui trình lập Báo cáo tài chính tại Công ty cổ phần thiết bị vật tư y tế Thanh Hoá * Nguyên tắc xác định các khoản tiền : Tiền bao gồm : Tiền mặt , tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Tương đương tiền là các khoản đầu tư ngắn hạn , có tính thanh toán cao mà sẵn sàng có thể chuyển đổi thành những khoản tiền xác định với thời gian đáo hạn ban đầu nhỏ hơn hoặc bằng ba tháng và không có rủi ro đáng kể nào về thay đổi giá trị . * Chính sách đối với hàng tồn kho : + Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định trên cơ sở : Số lượng thông qua công tác kiểm kê hàng tồn kho và đơn giá hàng tồn kho cuối kỳ của từng mặt hàng tính theo phương pháp bình quân gia quyền; + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : Tại công ty hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Giá xuất hàng tồn kho được xác định theo phương pháp thực tế địch danh . + Lập dự phòng dự phòng giảm giá hàng tồn kho : Công ty không thực hiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. * Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải thu và phải thu khác : Các khoản phải thu được đánh giá theo giá trị thuần ước tính có thể thu được, Khoản phải thu được trình bày theo nguyên tắc : Tổng số phải thu, số dư phải thu quá hạn và các khoản phải thu không có khả năng thu hồi ; * Ghi nhận và khấu hao tài sản cố định. - Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định : + TSCĐ được phản ánh theo nguyên giá , khấu hao luỹ kế và giá trị còn lại, khi tài sản được bán thanh lý , nguyên giá và giá trị khấu hao luỹ kế của tài được loại khỏi tài khoản và lãi lỗ phát sinh từ việc thanh lý tài sản được được hạch toán vào báo cáo kết quả kinh doanh ; + Nguyên giá của TSCĐ hữu hình bao gồm : Được xác định trong tong trường hợp cụ thể theo quy định tại chuẩn mực kế toán Việt Nam số 04; - Phương pháp khấu hao TSCĐ: + Khấu hao TSCĐ được tính theo phương pháp đường thẳng theo thời gian hữu dụng ước tính phù hợp với theo Quyết định số 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/03/2006 về ban hành chế độ quản lý , sử dụng và trích khấu hao TSCĐ của Bộ trưởng bộ tài chính . * Nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng: Doanh thu bán hàng của công ty được ghi nhận trên cơ sở hàng đã giao cho khách và được khách hàng chấp nhận thanh toán mà không kể đến việc đã thu tiền hay chưa ; Nguyên tắc ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ: doanh thu cho thuê tài sản thì được ghi nhận trên cơ sở hàng đã giao cho khách hàng đã được khách hàng thanh toán mà không kể đến việc đã thu được tiền hay chưa ; Nguyên tắc ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính: Các hoạt động tài chính khi có thu nhập và được các bên liên quan chấp nhận thanh toán thì được ghi nhận là doanh thu hoạt động tài chính không tính đến việc đã thu được tiền hay chưa. Phần III đánh giá thực trạng hạch toán kế toán tại công ty cổ phần thiết bị vật tư y tế thanh hoá. 3.1. Những ưu điểm đạt được Thứ nhất, việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán đã giúp cho việc tính toán, xử lý và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, có chất lượng từ đó Công ty đã xây dựng được kế hoạch kinh doanh hợp lý, có hiệu quả cao. Thứ hai, Công ty đã xây dựng được hệ thống danh điểm hàng hóa hoàn chỉnh, áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán lưu chuyển hàng hóa là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Phương pháp này giúp Công ty quản lý chặt chẽ hàng hóa cả về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại và giá trị, có biện pháp xử lý kịp thời khi có sự biến động của thị trường. Thứ ba, phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho được tính theo giá bình quân gia quyền theo từng tháng giúp cho việc cập nhật thông tin một cách kịp thời, linh hoạt góp phần quan trọng trong công tác hoạch định kế hoạch kinh doanh cũng như quản lý doanh nghiệp. Thứ tư, quản lý chi phí một cách chặt chẽ, tính toán kết quả kinh doanh từng tháng đã giúp Công ty có thể điều chỉnh và khắc phục kịp thời những yếu kém trong công tác tiêu thụ tháng trước, đề ra phương hướng hợp lý trong tháng tiếp theo. 3.2. Những tồn tại và nguyên nhân Bên cạnh những ưu điểm đạt được thực trạng hạch toán kế toán tại Công ty vẫn còn tồn tại những hạn chế mà Công ty cần phải nghiên cứu và hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quá trình quản lý kinh doanh của mình. Thứ nhất : Công ty chưa tuân thủ nguyên tắc giá gốc. Đó là: Trị giá vốn thực tế của hàng hóa là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được những hàng hóa ở địa điểm và trạng thái hiện tại (bao gồm giá mua và chi phí vận chuyển, bốc dỡ …). Công ty lại không hạch toán riêng biệt chi phí mua hàng để phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ như chế độ quy định. Toàn bộ chi phí mua hàng công ty đều tập hợp trên tài khoản 642 mà theo quy định thì toàn bộ chi phí liên quan đến việc mua hàng trong các doanh nghiệp thương mại phải hạch toán vào tài khoản 1562 – Chi phí mua hàng. Phương pháp hạch toán này không phản ánh đúng giá gốc của hàng hóa dẫn đến việc tính sai giá vốn hàng bán và chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. Điều này phần nào đó đã ảnh hưởng đến việc phân tích một cách chính xác các nhân tố ảnh hưởng và đánh giá hiệu quả của công tác kinh doanh trong kỳ. Thứ hai: Công ty chưa thực hiện nguyên tắc thận trọng khi đánh giá hàng hóa: Giá trị hàng hoá tồn kho cuối kỳ chưa được tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Do đó giá trị hàng hoá tồn kho cuối kỳ có thể cao hơn giá bán ở kỳ kế toán tiếp theo trong khi Công ty không thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Nguyên tắc hạch toán này sẽ không đảm bảo tính an toàn tài chính trong quản lý doanh nghiệp. Thứ ba: Chi phí của hoạt động kinh doanh vận chuyển cấp cứu bệnh nhân được Công ty hạch toán trực tiếp vào TK 642 (6429) dẫn đến phản ánh không chính xác chi phí QLDN trong kỳ, trong khi đó không phản ánh được giá vốn của hoạt động dịch vụ này. 3.3. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện quá trình hạch toán kế toán tại Công ty Trong quá trình kiến tập tại Công ty, đi sâu tìm hiểu công tác hạch toán kế toán hàng tồn kho, tình hình ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên qua đến nhập - xuất hàng hóa. áp dụng với lý thuyết đã được học, em xin mạnh dạn kiến nghị những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán hàng hóa như sau: 3.3.1. Công ty cần phải tuân thủ nguyên tắc và phương pháp hạch toán hàng hóa theo Chuẩn mực kế toán số 02 "Hàng tồn kho". Đó là: hàng hoá tồn kho là hàng tồn kho được ghi nhận ban đầu (tại thời điểm mua) theo giá gốc bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến (nếu có) và các chi phí khác để có hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Cuối niên độ kế toán hàng hoá tồn kho được ghi nhận theo giá trị thuần có thể thực hiện được nếu giá trị này thấp hơn giá gốc. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng hoá tồn kho trong kỳ trừ đi chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. a. Hạch toán chi phí thu mua vào TK 1562 - Chi phí thu mua. + Các chi phí liên quan trực tiếp việc mua hàng hóa từ nơi mua về kho doanh nghiệp: Nợ TK 156 (1562) - Hàng hóa (chi phí thu mua hàng hóa) Nợ TK 133 (1331)- Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu được khấu trừ thuế GTGT ) Có các TK 111, 112, 141, 331 ... (tổng giá thanh toán) + Các chi phí thu mua thực tế phát sinh trong quá trình mua như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, tiền thuê kho, bãi... được hạch toán riêng đến cuối tháng mới phân bổ cho hàng hóa xuất kho để tính trị giá vốn thực tế của hàng hóa xuất kho theo công thức sau: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất kho = Chi phí thu mua phân bổ cho hàng đầu kỳ + Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ x Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho Trị giá mua thực tế của hàng còn đầu kỳ + Trị giá mua thực tế của hàng nhập trong kỳ Trị giá vốn thực tế của hàng hóa xuất kho = Trị giá mua thực tế của hàng hóa xuất kho + Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa xuất kho Công ty có thể mở sổ chi tiết theo dõi chi phí thu mua như sau: Sổ chi tiết chi phí thu mua Từ ngày ……. đến ngày……. TT Khoản mục phí Diễn giải Vận chuyển Bốc xếp … Tổng cộng 1 Chi phí còn lại đầu kỳ 2 Chi phí phát sinh …. …. 3 Phân bổ chi phí cho hàng xuất kho 4 Chi phí còn lại cuối kỳ Ví dụ: Căn cứ số liệu thực tế phát sinh tháng 06/2008 về chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá nhập kho là 51.132.000 đ. Trong đó: Vận chuyển 50.650.000 đ và bốc xếp hàng hoá: 482.000 đ. Giả sử chi phí mua hàng còn lại đầu kỳ = 0 Sổ chi tiết theo dõi chi phí thu mua tháng 06 có thể lập như sau: Sổ chi tiết chi phí thu mua Từ ngày 01/06/2008 đến ngày 30/06/2008 TT Khoản mục phí Diễn giải Vận chuyển Bốc xếp Tổng cộng 1 Chi phí còn lại đầu kỳ 0 0 0 2 Chi phí phát sinh 50.650.000 482.000 51.132.000 PC 15 ngày 02/06 40.000 PC 32 ngày 04/06 52.000 …. PC 118 ngày 23/06 15.400.000 …. 3 Phân bổ CP cho hàng xuất kho 32.325.601 307.620 32.633.221 4 Chi phí còn lại cuối kỳ 18.324.399 174.380 18.498.779 b. Thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Cuối niên độ kế toán khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho bằng số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho với giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập cho từng thứ, loại hàng hóa tồn kho vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và được ghi vào Tài khoản 159 "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho". Mức dự phòng giảm giá này được sử dụng để điều chỉnh giảm trị giá ghi sổ kế toán của hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán - Theo quy định của chế độ tài chính hiện hành mức lập các khoản dự phòng hàng tồn kho không được vượt quá số lợi nhuận phát sinh của doanh nghiệp (Sau khi đã hoàn nhập các khoản trích lập dự phòng năm trước) với các điều kiện: + Khi những hàng hóa tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá thị trường thấp hơn giá trị trên sổ sách kế toán. + Hàng hóa là mặt hàng kinh doanh và thuộc quyền sở hữu của Doanh nghiệp; có chứng từ hóa đơn hợp lý, hợp lệ hoặc các chứng từ khác chúng minh giá vốn hàng tồn kho. Các loại hàng hóa tồn kho khi không đủ các điều kiện trên thì không được lập dự phòng. - Công ty phải thành lập Hội đồng để thẩm định mức độ giảm giá hàng hóa tồn kho. Hội đồng do Giám đốc thành lập với các thành phần bắt buộc là: Giám đốc, kế toán trưởng, trưởng phòng kinh doanh. - Phương pháp kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho: + Cuối kỳ kế toán năm, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu hoặc lập bổ sung nếu số lập năm nay lớn hơn số đã lập năm trước: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho + Cuối kỳ kế toán năm, hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nếu số lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay nhỏ hơn số đã lập năm trước, hoặc hoàn nhập số dự phòng của số hàng tồn kho đã xuất bán: Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 - Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) 3.3.2. Tập hợp chi phí của hoạt động dịch vụ vận chuyển cấp cứu bệnh nhân. a. Nội dung chi phí: Chi phí vận chuyển cấp cứu bệnh nhân tại Công ty bao gồm các khoản mục sau: + Tiền lương của lái xe. + Trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lương của lái xe. + Nhiên liệu + Vật liệu phụ + Chi phí săm lốp + Chi phí sửa chữa phương tiện + Chi phí khấu hao phương tiện + Chi phí công cụ, dụng cụ + Chi phí dịch vụ mua ngoài + Các khoản chi phí khác. b. Tài khoản sử dụng: Để theo dõi và hạch toán chi phí nhiên liệu, kế toán sử dụng TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Để tập hợp chi phí nhân công trực tiếp như tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ của lái xe, kế toán sử dụng TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp. Các khoản mục chi phí còn lại được tập hợp và theo dõi trên TK 627 - Chi phí sản xuất chung. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí vào TK 154 - Chi phí SXKD dở dang và kết chuyển toàn bộ sang TK 632 - Giá vốn hàng bán do hoạt động này không có sản phẩm dở dang cuối kỳ. c. Phương pháp hạch toán: Sơ đồ 3.1: Kế toán chi phí và giá vốn vận chuyển cấp cứu bệnh nhân tại Công ty cổ phần thiết bị vật tư y tế Thanh Hóa TK 152 TK 621 TK 154 TK 632 CP nhiên liệu tiêu hao K/c CP nhiên liệu TK 334,338 TK 622 CP nhân công trực tiếp K/c CP nhân công TK 111, 112, 214 … TK 627 K/c giá vốn Các CP khác phát sinh dịch vụ TK 335 K/c chi phí SX chung CP săm lốp phát Trích trước CP sinh săm lốp Ví dụ: Số liệu chi phí của hoạt động dịch vụ cấp cứu bệnh nhân tháng 06/2008 Căn cứ số liệu thực tế phát sinh, kế toán có thể tập hợp chi phí dịch vụ vận chuyển cấp cứu bệnh nhân theo khoản mục như sau: + Tiền lương lái xe: 14.200.000 đ + Trích BHXH, BHYT, KPCĐ: 1.008.330 đ + Nhiên liệu: 18.754.940 đ + Vật liệu phụ: 875.000 đ + Chi phí sửa chữa: 3.200.000 đ + Khấu hao TSCĐ: 10.748.449 đ + Chi CCDC + vật tư cấp cứu: 2.397.962 đ + Dịch vụ mua ngoài: 1.918.000 đ + Các khoản chi khác: 26.401.450 đ Tổng cộng: 79.504.131 đ Trên từng chứng từ kế toán phát sinh, kế toán cũng theo dõi chi phí theo khoản mục phí cho từng TK 621, 622, 627 như đã theo dõi trên TK 641, 642. Cuối tháng, kế toán lập các chứng từ ghi sổ kết chuyển chi phí trên các TK 621, 622, 627 sang TK 154 và lập Bảng tập hợp chi phí vận chuyển cấp cứu như sau: Bảng tập hợp chi phí TK 154 - Chi phí SXKD dở dang Từ ngày 01/06/2008 đến ngày 30/06/2008 Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 30/06 Kết chuyển chi phí NVL 621 19.629.940 30/06 Kết chuyển chi phí nhân công 622 15.208.330 30/06 Kết chuyển chi phí chung 627 44.665.861 Tổng cộng 79.504.131 Ngày 30 tháng 6 năm 2008 Kế toán trưởng Người lập biểu Cuối tháng, sau khi thực hiện các bút toán kết chuyển tự động, Sổ Cái TK 911 có số liệu như sau: Sổ cái TK 911 - Xác định kết quả Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư đầu năm Tháng 1 …… …… Tháng 06/2008 Số dư đầu tháng 30/06 Kết chuyển giá vốn 632 2.084.128.680 30/06 Kết chuyển doanh thu HĐKD 511 2.497.951.941 30/06 Kết chuyển chi phí tài chính 635 82.920.700 30/06 Kết chuyển doanh thu tài chính 515 5.270.596 30/06 Kết chuyển chi phí bán hàng 641 123.220.438 30/06 Kết chuyển chi phí QLDN 642 115.804.744 30/06 Lãi kinh doanh tháng 06 97.148.011 Cộng phát sinh tháng 06/2008 2.503.222.573 2.503.222.573 Số dư cuối tháng 0 0 Kết luận Sau thời gian hai tháng kiến tập tại Công ty cổ phần thiết bị vật tư y tế Thanh Hoá giúp em học hỏi được rất nhiều điều: Thứ nhất, nắm vững và hiểu sâu hơn những kiến thức trên ghế nhà trường. Thứ hai, có cơ hội tiếp xúc với thực tế. Đây là khoảng thời gian học hỏi kinh nghiệm ngắn ngủi nhưng rất hiệu quả. Em xin chân thành cảm ơn các anh chị trong phòng Tài chính Kế toán đã giúp đỡ em trong thời gian kiến tập tại Quý công ty, cảm ơn TS. Phạm Thị Bích Chi đã chỉ bảo tận tình giúp em hoàn thành tốt đợt kiến tập này. Danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp Nhà xuất bản Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chủ biên: PGS. TS. Đặng Thị Loan Chế độ kế toán doanh nghiệp Hướng dẫn lập chứng từ kế toán Hướng dẫn ghi sổ kế toán Nhà xuất bản tài chính. Quyết định số 15/2006/QĐ /BTC ngày 20/03/2006 và các Thông tư quy định sửa đổi bổ sung theo chuẩn mực kế toán Việt Nam. Điều lệ Công ty cổ phần thiết bị vật tư y tế Thanh Hoá. Báo cáo tài chính năm 2005- 2006- 2007 của Công ty cổ phần thiết bị vật tư y tế Thanh Hoá. Tài liệu kế toán tháng 06/2008 tại Công ty cổ phần thiết bị vật tư y tế Thanh Hoá. Quyết định thành lập Công ty cổ phần thiết bị vật tư y tế Thanh Hoá. Mục lục Trang Lời mở đầu Phần I Tổng quan về Công ty cổ phần thiết bị vật tư y tế Thanh Hoá. 1.1. Lịch sử hình thành Công ty cổ phần thiết bị vật tư y tế Thanh Hoá 2 1.2. Mục tiêu và ngành nghề kinh doanh của Công ty cổ phần thiết bị vật tư y tế Thanh Hoá 3 1.2.1. Mục tiêu 3 1.2.2. Ngành nghề kinh doanh 3 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty 4 1.4. Mối quan hệ của Công ty với các bên liên quan 8 1.5. Hướng hoạt động của Công ty trong một số năm gần đây 9 1.6. Phương hướng chiến lược phát trỉên của Công ty trong thời gian tới 10 Phần II Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần thiết bị vật tư y tế Thanh Hoá. 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 11 2.2. Vận dụng chế độ kế toán tại Công ty 13 2.2.1. Các chính sách kế toán tại Công ty 13 2.2.2. Chứng từ kế toán 14 2.2.3. Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán 14 2.2.4. Hệ thống sổ kế toán 14 2.2.5. Hệ thống báo cáo kế toán 15 2.3. Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty 16 2.3.1. Kế toán tìên mặt 16 2.3.2. Kế toán thanh toán với người bán 17 2.3.3. Kế toán hàng tồn kho 18 2.3.4. Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả 19 2.4. Đặc điểm phần hành kế toán tiêu thụ và xác định kết quả 20 2.4.1. Hạch toán giá vốn hàng bán 20 2.4.2. Hạch toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu 27 2.4.3. Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 34 2.4.4. Hạch toán doanh thu và chi phí tài chính 37 2.4.5. Hạch toán thu nhập và chi phí khác 38 2.4.6. Hạch toán xác định kết quả kinh doanh 38 2.5. Qui trình lập báo cáo tài chính tại Công ty cổ phần thiết bị vật tư y tế Thanh Hoá 41 Phần III Đánh giá thực trạng hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần thiết bị vật tư y tế Thanh Hoá. 3.1. Những ưu điểm đạt được 43 3.2. Những tồn tại và nguyên nhân……………………. 43 3.3. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện quá trình hạch toán kế toán tại Công ty……………………… 44 Kết luận Danh mục tài liệu tham khảo