Báo cáo Thực tập tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu kỹ thuật Technimex

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU KỸ THUẬT TECHNIMEX 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX * Khái quát chung Tên gọi: Công ty cổ phần xuất nhập khẩu kỹ thuật- Technimex Tên giao dich quốc tế: technique import export joint stock company Tên viết tắt: technimex jsc Trụ sở chính: 70 Trần Hưng Đạo Hà Nội Điện thoại: 048223509/048224953 Fax: 048220377 Tài khoản số VNĐ: 002.1.00.0000408 - Tại Ngân hàng Ngoại thương Hà nội Ngoại tệ: 002.1.37.0020269 -Tại Ngân hàng Ngoại thương Hà nội Mã số thuế: 0101192851 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0103000693 – Do phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hà nội cấp ngày 19/12/2001 Giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp XNK trực tiếp số 4429- do cục Hải Quan TP Hà Nội cấp ngày 02/01/2002 * Quá trình hình thành và phát triển của Công ty CP xuất nhập khẩu kỹ thuật Technimex Công ty cổ phầp xuất nhập khẩu kỹ thuật được thành lập từ năm 1982 và đã đi vào hoạt động được hơn 20 năm. Quá trình hoạt động của công ty có thể chia làm 3 giai đoạn. - Giai đoạn 1982-1992: Do nhu cầu hợp tác phát triển khoa học kỹ thuật với nước ngoài cũng như được sự uỷ quyền của hội đồng bộ trưởng, ngày 06/10/1982 Giáo sư Đặng Hữu Chủ nhiệm Uỷ ban Khoa học Kỹ thuật Nhà nước đã ký quyết định 112/QĐ về việc thành lập công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật. Trụ sở chính của công ty được đặt ở 70 Trần Hưng Đạo Hà Nội. Chức năng chính của công ty giai đoạn này là trực tiếp quan hệ, giao dịch, ký kết các hợp đồng về hợp tác khoa học kỹ thuật đã được thoả thuận trong các hiệp định, nghị định thư của chính phủ Việt Nam với chính phủ các nước khác. - Giai đoạn 1993- 2001: Trong giai đoạn này thực hiện chủ trương sắp xếp lại doanh nghiệp nhà nước theo nghị định 388/HĐBT, Bộ Trưởng Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường đã ra quyết định sáp nhập Công ty ứng dụng và phát triển Năng lượng Hạt nhân vào Công ty Xuất nhập khẩu kỹ thuật, cùng với nó là việc phê duyệt lại điều lệ tổ chức của công ty. Công ty đã có các phòng ban nghiệp vụ và hai trung là Trung tâm ứng dụng và phát triển năng lượng hạt nhân và trung tâm triển khai công nghệ mới và chi nhánh của công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh. Các hoạt động của công ty trong giai đoạn này là: + Chuyển giao công nghệ: Đầu tư từ quỹ phát triển sản xuất cùng với các cơ sở nghiên cứu, cán bộ khoa học thực hiện nghiên cứu ứng dụng, chuyền giao công nghệ tiên tiến vào thực tế. + Đầu tư phát triển các hoạt động về triển khai dịch vụ khoa học và sản xuất + Kinh doanh xuất nhập khẩu - Giai đoạn 2001 đến nay Ngày 20/11/2001 Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ và Môi Trường đã ký quyết định số 2625/QĐ-BKHCNMT chuyển đổi pháp nhân kinh doanh của công ty từ loại hình doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần. Đây thực sự là một cột mốc quan trọng trong quá trình phát triển của công ty. Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu kỹ thuật- Technimex là pháp nhân thừa kế toàn bộ quá trình hình thành và phát triển của công ty Xuất nhập khẩu kỹ thuật. 1.2 Đặc điểm kinh doanh của Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX * Ngành nghề kinh doanh - Kinh doanh XNK vật tư, máy móc thiết bị trong các lĩnh vực: + Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư máy móc thiết bị phục vụ cho nghiên cứu và sản xuất gồm: Thiết bị công nghệ sinh học, thiết bị y tế, thiết bị tin học, viễn thông; thiết bị hạt nhân; thiết bị lạnh, điều hoà không khí; thiết bị điện thí nghiêm; thiết bị công nghệ hàn cao cấp; phương tiện vận tải, phụ tùng thay thế; thiết bị vật tư máy móc phục vụ công nghiệp, nông lâm ngư nghiệp. + Kinh doanh xuất nhập khẩu hoá chất tinh khiết, chất thử thí nghiệm, xét nghiệm và phục vụ sản xuất. + Kinh doanh sách, tạp chí khoa học kỹ thuật trên giấy và trên đĩa CD-ROM + Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, vật liêu, thiết bị văn phòng, hàng thủ công mỹ nghệ, may mặc + Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng tư liệu tiêu dùng, hàng tư liệu sản xuất. - Dịch vụ khoa học kỹ thuật và chuyển giao công nghệ + Tư vấn chuyển giao công nghệ và đầu tư trong lĩnh vực công nghệ- môi trường + Xuất nhập khẩu lao động kỹ thuật; lao động có hàm lượng chất xám cao. + Thực hiện các dịch vụ khoa học, công nghệ trong lĩnh vực môi trường; viễn thông; điện công nghiệp, điện dân dụng + Thi công xây lắp các công trình khoa học, kỹ thuật, dân dụng, điều hoà không khí, kỹ thuật lạnh. * Đặc điểm kinh doanh Để tiến hành nhập khẩu hàng hoà, công ty phải tiến hàng ký kết các hợp đồng mua bán với nước ngoài thông qua hình thức đàm phán, giao dịch trực tiếp hoặc thông qua các đơn chào hàng cố định, phí công ty căn cứ vào đơn đặt hàng của bên bán, bên uỷ thác. Công ty sẽ tiến hành lập phương án kinh doanh. Sau đó cùng với vịêc đàm phán có kết quả, Công ty tiến hành ký kết các hợp đồng ngoại chính thức. Hợp đồng này phải được ký kết theo đúng nguyên tắc, đúng quy định của pháp luật hiện hành, phải có chữ ký hợp pháp đại diện hai bên. Hợp đồng phải được thể hiện dưới hình thức bằng văn bản tiếng Anh hoặc tiếng Việt. Theo đó đối với hoạt động nhập khẩu Công ty phải tiến hành các bước sau đây: Ký kết hợp đồng nhập khẩu Xin phép giấy nhập khẩu Mở L/C khi bên báo Đôn đốc bên bán giao hàng Thuê tàu Giao hàng cho đơn vị đặt hàng Kiểm tra hàng hoá Nhận hàng Làm thủ tục hải quan Làm thủ tục thanh toán Giải quyết khiếu nại (nếu có) Mua bảo hiểm hàng hoá (1) (2) Hoạt động nhập khẩu ở công ty được tiến hành theo hai phương thức: - Nhập khẩu trực tiếp: Có áp dụng ở Công ty ở hai hình thức là: + Nhập về sau đó mới bán nhưng điều này rất ít vì căn cứ vào nhu cầu thị trường kỳ trước + Nhập hàng về trên cơ sở đã ký kết hợp đồng với khách hàng trong nước, đây là hoạt động chủ yếu của Công ty. - Nhập khẩu uỷ thác: Đối với phương thức này Công ty tiến hành trên cơ sở ký kết hợp đồng với khách hàng trong nước. Những khách hàng không có đủ điều kiện chuyên môn, đủ tư cách pháp nhân để tiến hành nhập khẩu hàng hoá) gọi là các hợp đồng nội, sau đó nhập hàng về cho họ và hưởng % hoa hồng nhất định gọi là phí uỷ thác ( % hoa hồng chính là doanh thu của Công ty ). Ở công ty mức phí này khoảng từ 1%-3% tuỳ theo giá trị hàng hoá và mức độ phức tạp cũng như quãng đường vận chuyển ( nếu mua theo giá FOB) Cũng chính vì đặc điểm này mà Công ty thường không có hàng tồn kho và hàng về là Công ty giao cho khách hàng của mình ngay trên cơ sở hai bên đã thanh toán cho nhau. Nếu hợp đồng nội có liên quan đến nhiều hợp đồng ngoại thì để giảm các chi phí liên quan và đảm bảo giao hàng cho khách hàng đúng thời hạn thì Công ty phải lưu trữ hàng hoá trong kho để chờ đủ hàng giao cho khách. Công ty thường nhập hàng theo giá CIF ( mua hàng tại cảng Việt Nam theo đó giá đã bao gồm cả bảo hiểm và chi phí vận chuỷên) Công ty không phải tiến hành bước (1) và (2), sau đó trên cơ sở hóa đơn chứng từ về hàng hoá Công ty tiến hành thanh toán với khách hàng. Đôi khi Công ty cũng tiến hành mua theo giá FOX, theo phương thức này Công ty phải mua bảo hiểm hàng hoá và thuê tàu vận chuyển về Việt Nam ( Công ty phải tiến hành cả bứơc (1) và (2)). Mức giá mà Công ty đòi khách hàng của mình bao gồm cả hai loại phí này. Xuất phát từ hoạt động của mình Công ty có sử dụng 3 phương thức thanh toán chủ yếu: - Mở L/C - Chuyển tiền - Nhờ thu Trong 3 phương thức này Công ty sử dung phổ biến nhất là phương thức mở L/C Ở mỗi phương thức Công ty áp dụng những cách thức thích hợp phù hợp với từng loại hợp đồng, loại hàng hoá và theo yêu cầu cũng như sự thoả thuận của đôi bên. * Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH Ngày 31 tháng 07 năm 2007 Đvt: đồng Chỉ tiêu Mã số Cuối năm Đầu năm 1.Tổng doanh thu 01 140.862.112.538 118.595.857.892 Các khoản giảm trừ (03=05+06+07) 02 - 1.487.787.000 -Giảm giá hàng bán 05 - 664.987.000 -Hàng bán bị trả lại 06 - 816.800.000 2.. Doanh thu thuần(03=05+06+07) 10 140.862.112.538 117.114.070.892 3. Giá vốn hàng bán 11 114.482.737.448 97.885.365.743 4. Lợi nhuận gộp(20=10-11) 20 26.379.375.090 19.228.705.149 5. Chi phí bán hàng 21 9.276.846.555 8.336.482.405 6. Chí phí quản lý doanh nghiệp 22 5.317.277.124 4.778.511.502 7. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 30 11.785.251.411 6.113.711.242 8. Doanh thu hoạt động tài chính 31 332.682.321 301.345.208 9. Chi phí hoạt động tài chính 32 1.262.393.662 1.591.873.757 10. Thu nhập khác 41 40.380.709 283.033.197 11. Chi phí khác 42 - 23.955.511 12.Tổng lợi nhuận trước thuế (30+40+50) 60 10.895.920.779 5.082.260.379 13. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 70 3.050.857.818 1.423.032.906 14. Lợi nhuận sau thuế(80=60+70) 80 7.845.062.961 3.659.227.473 (Bảng 1: Báo cáo sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX năm 2007) 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX tương đối gọn nhẹ và đảm bảo hiệu quả cao về quản lý. Công ty có 5 phòng ban, 2 trung tâm và 1 chi nhánh tại TP HCM. Mô hình tổ chức bộ máy của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến (một cấp). Toàn bộ mọi hoạt động của Công ty đều chịu sự quản lý thống nhất của ban giám đốc Công ty. Kiểu cơ cấu này có ưu điểm tăng cường trách nhiệm cá nhân, tránh được tình trạng người thừa phải thi hành những chỉ thị khác nhau thậm chí mâu thuân nhau của người phụ trách. PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG DỰ ÁN KHOA HỌC PHÒNG KINH DOANH VÀ XNK TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ SINH HỌC V.P ĐẠI DIỆN TẠI TPHCM TRUNG TÂM LẮP ĐẶT VÀ BẢO HÀNH THIẾT BỊ ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT BAN ĐIỀU HÀNH Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX ¯ Đại hội đồng cổ đông Đại hội đồng cổ đông là cơ quan cao nhất hoạch định chiến lược kinh doanh phát triển của toàn thể Công ty. Đại hội đồng cổ đông họp 12 tháng một lần để bầu ra các cơ quan chức năng các chức vụ chủ chốt của Công ty như: Hội đồng quản trị, ban kiểm soát. Xem xét và đánh giá các hoạt động của Hội đồng quản trị và ban kiểm soát, quyết định tổ chức quản lý Công ty. ¯ Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị do Đại hội đồng tín nhiệm bầu ra. Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất mọi hoạt động của Công ty. Là cơ quan đưa ra các chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh trong nhiệm kỳ hoạt động của mình. Hội đồng quản trị có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức giám đốc và các cán bộ quan trọng khác của Công ty, quyết định cơ cấu tổ chức. ¯ Ban kiểm soát Ban kiểm soát được thành lập ra với mục đích theo dõi các công tác hoạt động của Hội đồng quản trị và Ban điều hành trong nhiệm kỳ hoạt động. Cụ thể, Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý trong quản lý điều hành Công ty trong ghi chép sổ sách kế toán cũng như trong báo cáo tài chính và các báo cáo khác của Công ty. ¯ Ban điều hành Đây là cơ quan giữ vai trò trọng trách cao nhất và trực tiếp nhất đối với mọi hoạt động của Công ty, là đại diện pháp lý của Công ty trước pháp luật. Ban điều hành có quỳên quyết định đến mọi hoạt động hàng ngày của Công ty, tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị, tổ chức thực hiện kinh doanh và phương án đầu tư, kiến nghị phương án tổ chức và quy chế quản lý nội bộ của Công ty. Ban điều hành do Hội đồng quản trị bổ nhiệm gồm: Giám đốc, Phó giám đốc, Kế Toán trưởng. ¯ Các phòng chức năng - Các trưởng phòng: trực tiếp điều hành hoạt động của phòng mình và chịu trách nhiệm trứoc Ban giám đốc về nhiệm vụ được giao, đồng thời có nhiệm vụ cung cấp thông tin thuộc phạm vi chức năng phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và chỉ đạo kinh doanh kịp thời của Giám đốc - Các trung tâm: Là các đơn vị hạch toán phụ thuộc, chịu sự giám sát và điều hành của Giám đốc Công ty. - Phòng hành chính tổng hợp: Bao gồm trưởng phòng, một phó phòng và các nhân viên. Phòng hành chính tổng hợp giữ nhiệm vụ quản lý chung về mặt nhân sự đối với toàn Công ty. - Phòng tài chính kế toán: Bao gồm kế toán trưởng và các kế toán viên, là nơi tiến hành mọi hoạt động về kế toán, tài chính, giám đốc về các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Phòng dự án khoa học kỹ thuật: Bao gồm trưởng phòng, một phó phòng và các nhân viên, là nơi chuyên cung cấp các thiết bị nghiên cứu khoa học kỹ thuật, các thiết bị thí nghiệm chuyên sâu trong các lĩnh vực như: Công nghệ sinh học, vật liệu, đo lường… - Phòng kinh doanh và XNK: Bao gồm một trưởng phòng, phó phòng và các nhân viên, là phòng được thành lập từ khởi đầu. Ngoài chức năng thực hiện nhiệm vụ kinh doanh và XNK còn giữ vai trò khai thác các mảng sản phẩm và dịch vụ mới trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty - Trung tâm công nghệ sinh học: Nhằm hỗ trợ các dự án về thiết bị công nghệ sinh học, trung tâm được thành lập với nhiệm vụ cung cấp các sản phảm mới, các phương pháp nghiên cứu mới trong lĩnh vực này. - Trung tâm lắp đặt và bảo hành thiết bị: Trung tâm được thành lập với nhiệm vụ theo dõi, bảo dưỡng duy trì và thực hiện các dịch vụ sau bán hàng với các thiết bị do Công ty cung cấp. - Văn phòng đại diện tại TPHCM Trụ sở: 120- Sương Nguyệt Ánh- TPHCM Là đại điện pháp lý của Công ty đối với các hợp đồng cung cấp thiết bị. Ngoài chức năng này, văn phòng còn là cơ sở liên lạc của Công ty, là cơ quan thực hiện các hoạt động triển khai thực hiện hợp đồng, theo dõi, cung ứng sản phẩm hàng hoá kịp thời, hướng dẫn sử dụng và thực hiện các dịch vụ sau bán hàng. PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XNK KỸ THUẬT TECHNIMEX 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty tương đối gọn nhẹ và đạt hiệu quả. Các bộ phận có các chức năng nhiệm vụ khác nhau nhưng có mối liên hệ mật thiết với nhau và đảm bảo hoạt động được nhịp nhàng thông suốt. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX là mô hình tập trung, chịu trách nhiệm theo dõi, phản ánh, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho việc quản lý, ghi sổ hạch toán mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh; tổng hợp và lập báo cáo chung của toàn Công ty. Bộ máy kế toán của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: KẾ TOÁN TRƯỞNG Phó trưởng phòng TC-KT Kế toán tiền mặt Kế toán TGNH, thanh toán Kế toán công nợ, TSCĐ Kế toán kho, giá vốn Kế toán thuế và NSNN Thủ quỹ Thủ kho Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX * Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo cao nhất trong phòng Tài chính - kế toán + Có quyền tổ chức cơ cấu nhân sự, phân công, đôn đốc công việc của các cán bộ nhân viên trong phòng + Có quyền kiểm tra tính đúng đắn của tất cả các chứng từ kế toán trước khi trình Giám đốc duyệt + Là người hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị Công ty, Ban giam đốc Công ty về tất cả các nghiệp vụ tài chính kế toán phát sinh trong Công ty. + Có trách nhiệm lập báo cáo quyết toán tài chính 6 tháng 1 lần và các báo cáo quyết toán quản trị ( theo yêu cầu của Hội đồng quản trị ) trình lên Ban Giám đốc Công ty. + Có trách nhiệm tư vấn cho Ban Giám đốc Công ty về tất cả các nghiệp vụ kế toán tài chính. + Có trách nhiệm giải trình các số liệu kế toán với Hôi đồng quản trị, Ban kiểm soát sau mỗi 6 tháng và với tất cả các cổ đông tại các Đại hội đại biểu cổ đông thường niên. * Phó trưởng phòng tài chính - kế toán: Là người thay mặt kế toán trưởng điều hành các công việc của phòng kế toán khi Kế toán trưởng vắng mặt. Do đặc thù của Công ty, Phó trưởng phòng Tài chính- kế toán là người trực tiếp thực hiện công vịêc của một kế toán của một phần hành theo sự phân công của kế toán trưởng * Kế toán tiền mặt: Là người trực tiếp lập các phiếu thu, chi; tính ra tiền lương, tiền thưởng trong tháng trên cơ sở bảng chấm công của phòng Tổng hợp; tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo đúng tỷ lệ quy định + Có quyền kiểm tra tính đúng đắn của các chứng từ gốc trước khi lập phiếu + Có trách nhiệm giải trình các phiếu thu, chi đã lập với Kế toán trưởng. + Hàng tháng phải đối chiếu số phát sinh với Thủ quỹ * Kế toán tiền gửi ngân hàng, thanh toán: Là người có trách nhiệm cập nhật toàn bộ các chứng từ phát sinh tại ngân hàng vào phần mềm kế toán. + Có trách nhiệm lập và chuyển các lệnh chuyển tiền, L/C, hợp đônngf tín dụng, thư bảo lãnh…ra ngân hàng. + Có trách nhiệm lập các sổ cái tiền gửi ngân hàng, đối chiếu các số dư giữa sổ phụ và sổ cái. * Kế toán công nợ, tài sản cố định: Là người trực tiếp theo dõi cũng như lên kế hoạch trả tất cả các khoản nợ của Công ty với khách hàng ( trừ nợ vay ngân hàng), các khoản nợ của khách hàng đối với Công ty. + Có trách nhiệm cập nhật toàn bộ các hoá đơn đã xuất trong ngày. + Đầu hàng tuần phải báo cáo lên Kế toán trưởng tình hình công nợ của toàn Công ty đến cuối tuần trước. + Theo dõi tình hình biến động TSCĐ của Công ty. * Kế toán kho, giá vốn hàng bán: Là người có trách nhiệm nhận, kiểm tra toàn bộ các chứng từ liên quan đến hàng hoá Công ty mua về, copy lưu giữ bộ chứng từ đầu vào (hoá đơn), chuyển bản gốc các hoá đơn cho bộ phân kế toán thuế lưu giữ. + Có trách nhiệm lập toàn bộ các hoá đơn hàng xuất, tính giá vốn hàng bán kịp thời phục vụ cho công tác lập Báo cáo quyết toán. + Hàng tháng phải tiến hành kiểm kê, đối chiếu hàng tồn kho trên sổ sách với hàng tồn kho thực tế với Thủ kho. * Kế toán thuế và ngân sách Nhà nước: Là người hàng tháng phải có trách nhiệm lập và gửỉ các Báo cáo thuế hàng tháng tới cơ quan thuế đúngthời hạn quy định của Nhà nước. + Theo dõi, yêu cầu các bộ phận kế toán tiền mặt, tiền gưỉ ngân hàng nộp toàn bộ các khoản nợ ngân sách đúng kỳ hạn. * Thủ quỹ: Là người bảo quản, giữ gìn tiền mặt trong Công ty. + Thu, chi tiền, kiểm tra các chứng từ hợp lệ, ghi sỗ quỹ hàng ngày, thường xuyên đối chiếu số dư với kế toán tiền mặt. + Kiểm kê quỹ vào cuối tháng theo quy định. + Giúp đỡ và tạo điều kiện cho kế toán tiền mặt trong việc sắp xếp và bảo quản chứng từ hàng tháng. * Thủ kho: Là người bảo quản, giữ gìn vật tư hàng hoá của Công ty. + Có trách nhiệm trong việc nhập hàng vào kho hoặc xuất hàng cho khách hàng phải theo đúng phiếu nhập kho, phiếu xuất kho mà kế toán kho đã lập. + Ghi sổ vật tư hàng hóa theo thực tế nhập - xuất hàng ngày để cuối mỗi tháng đối chiếu sổ sách với kế toán kho, tránh trường hợp thiếu hụt, nhầm lẫn vì mặt hàng của Công ty rất đa dang và phong phú. Từ đó, kiểm tra vật tư hàng hoá trong kho để đảm bảo đủ, đúng số lượng. 2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán trong Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX. Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam đã được đăng ký với Nhà nước, đó là hệ thống các chuẩn mực, chính sách theo quy định của Nhà nước Việt Nam. Công ty áp dụng các loại chứng từ, sổ kế toán, hệ thống tài khoản, hệ thống báo cáo được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài Chính ngày 20/3/2006. * Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Để hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ Tài Chính, trong đó chi tiết một số tài khoản cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị. Bao gồm: - TK 111: Tiền mặt Chi tiết: + TK 1111: Tiền mặt Việt Nam + TK 1112: Tiền mặt ngoại tệ - TK112: Tiền gửi ngân hàng ( chi tiết từng ngân hàng) + TK 1121: TGNH Việt Nam + TK 1122: TGNH ngoại tệ ( chi tiết từng ngoại tệ) - TK 133: Thuế GTGT đuợc khấu trừ + TK1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ - TK 138 (1388): Phải thu khác (chi tiết từng đối tượng) - TK 144- Ký quỹ, ký cược ngắn hạn - TK 151: Hàng mua đang đi đường - TK 156: Hàng hoá + TK1561: Trị giá hàng mua - TK 311: Vay ngắn hạn - TK 331: Phải trả người bán ( chi tiết từng nhà cung cấp) + TK 3311: Phải trả người bán + TK3312: Ứng trước cho người bán - TK 333: Thuế và các khoản phải nộp ngân sách + TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp TK 33311: THuế GTGT đầu ra phải nộp TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu +TK 3333: Thuế XNK TK 33332: Thuế nhập khẩu - TK 338 (3388): Phải trả khác ( chi tiết từng đối tựơng) - TK 635: Chi phí tài chính - Tk 641: Chi phí bán hàng - TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp * Vận dụng chế độ chứng từ kế toán Các chứng từ của công ty lập theo đúng quy định trong chế độ và được cập nhật kịp thời, chính xác nhằm phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Các chứng từ được đánh thứ tự liên tục đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toán. Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống chứng từ kế toán được ban hành theo QĐ15 ngày 30/06/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Công ty sử dụng các chứng từ bắt buộc và lựa chọn một số chứng từ mang tính hướng dẫn để phục vụ cho việc hạch toán ban đầu. Chứng từ sau khi cập nhật vào máy được luân chuyển theo quy định hiện hành. Quy trình luân chuyển được thực hiện chặt chẽ và đầy đủ. Các chứng từ chủ yếu công ty đang sử dụng gồm: * Lao động và tiền lương gồm: Bảng chấm công; Bảng thanh toán tiền lương; Bảng thanh toán tiền thưởng; Bảng thanh toán tiền thuê ngoài; Bảng kê trích nộp các khoản theo lương; Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội… * Hàng tồn kho gồm: Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá; Bảng kê mua hàng… * Bán hàng gồm: Hoá đơn bán hàng; bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi… * Tiền tệ gồm: Phiếu thu; phiếu chi; giấy đề nghị tạm ứng; giấy thanh toán tạm ứng; giấy đề nghị thanh toán; biên lai thu tiền; bảng kiểm kê quỹ… * Tài sản cố định gồm: Biên bản ghi nhận TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ; Biên bản bàn giao TSCĐ sữa chữa lớn hoàn thành; Biên bản đánh giá lại TSCĐ; Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ… Ngoài ra, công ty còn sử dụng các chứng từ ban hành theo các văn bản pháp luật khác, như: hoá đơn GTGT; phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý… * Vận dụng chế độ sổ kế toán Tổ chức kế toán trong một doanh nghiệp cũng như công tác nhập khẩu phải gắn liền với việc nghiên cứu, vận dụng hình thức kế toán phù hợp với quy mô hoạt động kinh doanh của Công ty. Xuất phát từ yêu cầu đó Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX đã vận dụng hình thức sổ nhật ký chung. Đây là hình thức sổ thích hợp với mọi loại hình, quy mô kinh doanh, thuận tiện cho việc vi tính hoá công tác kế toán. Hiện nay Công ty đang sử dụng phần mềm của Bộ Tài Chính. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán sẽ tiến hành tổng hợp phân loại. Chứng từ thuộc bộ phận nào thì bộ phận ấy phản ánh vào sổ sách liên quan và nhập số liệu vào chứng từ tương ứng có trong máy vi tính, máy sẽ tự xử lý số liệu và đưa ra thông tin theo yêu cầu được khai báo. Quy trình được thể hiện qua sơ đồ sau: Chứng từ gốc Nhập máy tính Các sổ sách kế toán cần thiết ( Sổ chi tiết, sổ tổng hợp, sổ nhật ký chung) Báo cáo quyết toán quý, năm (Sơ đồ 3: Quy trình ghi sổ kế toán tại công ty) * Vận dụng hệ thống báo cáo tài chính Hệ thống báo cáo tài chính Công ty áp dụng theo quyết định số 167/2000- QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành. Bao gồm: - Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01- DN - Báo cáo kết quả kinh doanh Mẫu số B 02- DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03- DN - Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09- DN 2.3. Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX là một đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Quy trình tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu của đơn vị như sau: 2.3.1. Kế toán vốn bằng tiền * Đặc điểm vốn bằng tiền và yêu cầu quản lý + Tiền mặt Tiền mặt được quản lý thống nhất tại quỹ của công ty, bao gồm tiền Việt Nam và một số loại ngoại tệ. Các loại tiền ngoại tệ khi phát sinh đều phải được quy đổi ra Việt Nam đồng trước khi được phản ánh vào sổ sách kế toán. Các nghiệp vụ phát sinh bằng tiền mặt là các nghiệp vụ thu chi, thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp, thanh toán các nghiệp vụ tạm ứng, thanh toán lương, rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ. Các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt phát sinh một cách thường xuyên, chính vì vậy hằng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ cung cấp, phản ánh đầy đủ vào sổ sách kế toán. Định kỳ, cuối mỗi quý công ty sẽ tiến hành kiểm kê quỹ một lần. Quá trình kiểm tra quỹ được thực hiện đúng quy trình nhằm đảm bảo độ an toàn tài sản của công ty. +Tiền gửi ngân hàng Các nghiệp vụ thanh toán với quốc tế được thực hiện qua ngân hàng. Tiền gửi ngân hàng của công ty bao gồm cả tiền Việt Nam và ngoại tệ. Ngoại tệ chủ yếu mà công ty dùng để giao dịch là USD và đông EURO. Các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng của công ty phát sinh khá thường xuyên, chủ yếu là thanh toán cho các nhà cung cấp khi công ty nhập khẩu hàng hoá từ nước ngoài về và trong trường hợp nhận thanh toán khi cung cấp sản phẩm cho các tổ chức nước ngoài. Để hạch toán ngoại tệ công ty dùng tỷ giá thực tế, hàng ngày kế toán căn cứ tỷ giá thực tế tại ngày phát sinh nghiệp vụ để tiến hành hạch toán. Việc điều chỉnh tỷ giá và phản ánh chênh lệch tỷ giá được thể hiện thông qua tài khoản 515 “Doanh thu hoạt động tài chính” và tài khoản 635 “ chi phí hoạt động tài chính”. Tại công ty các nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng rất phong phú, từ các nghiệp thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp đến nghiệp vụ thanh toán với nhà nước và các tổ chức bảo hiểm xã hội. Công ty phải trả một khoản phí giao dịch trong quá trình thực hiện các giao dịch, phí này cũng được thực hiện qua tài khoản tiền gửi. Các phí ngân hàng chủ yếu là phí dịch vụ chuyển tiền, phí này được hạch toán vào tài khoản 641. Cuối mỗi quý, căn cứ vào giấy báo số dư tiền gửi của ngân hàng kế toán tiến hành đối chiếu với Sổ Cái và sổ chi tiết tài khoản 112 để kiểm tra việc ghi chép và phản ánh tiền gửi ngân hàng của công ty. * Chứng từ sử dụng - Chứng từ gốc: Hoá đơn mua hàng, hoá đơn bán hàng, các loại hợp đồng, giấy đề nghị tạm ứng, các lệnh chi hợp lệ - Các chứng từ tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi - Các chứng từ tiền gửi ngân hàng: uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc, giấy báo nợ, giấy báo có * Sổ sách và quy trình ghi sổ - Tiền mặt tại công ty chủ yếu là tiền Việt Nam và ngoại tệ được quản lý một cách chặt chẽ tại quỹ của công ty. Kế toán sử dụng tài khoản “Tiền mặt” để hạch toán, tài khoản 111 được chi tiết thành hai tài khoản cấp 2 là: 1111: Tiền Việt Nam: phản ánh tình hình thu chi, thừa, thiếu, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt. 1112: Ngoại tệ: phản ánh tình hình thu, chi, thừa, thiếu, điều chỉnh tỷ giá, tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt quy đổi theo đồng Việt nam. - Đối với tiền gửi ngân hàng, kế toán sử dụng TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” và cũng chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2 là: 1121: Tiền Việt nam: Phản ánh các khoản tiền Việt nam đang gửi tại ngân hàng 1122: Ngoại tệ: phản ánh các khoản ngọai tệ đang gửi tại ngân hàng đã quy đổi ra tiền Việt nam. Các tài khoản mà công ty sử dụng có nội dung và kết cấu đúng theo chế độ quy định. Quy trình ghi sổ các nghiệp vụ phần hành vốn bằng tiền của công ty được khái quát qua sơ đồ: Phiếu thu, phiếu chi Nhật ký thu tiền Nhật ký chi tiền Sổ cái Báo cáo quỹ Sổ chi tiết tiền mặt Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra (Sơ đồ 4: Quy trình ghi sổ kế toán vốn bằng tiền tại Công ty) 2.3.2 Kế toán phần hành thanh toán Các nghiệp vụ thanh toán của công ty tương đối đa dạng, bao gồm các khoản thanh toán với nhà cung cấp, thanh toán với khách hàng, thanh toán lương, thanh toán tạm ứng…Chính vì vậy đòi hỏi kế toán thanh toán phải theo dõi và hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 2.3.2.1 Kế toán thanh toán với nhà cung cấp Nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp phát sinh trong quá trình cung ứng các yếu tố đầu vào cho quá trình kinh doanh thương mại. Để hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp kế toán sử dụng tài khoản 331 “Phải trả người bán”. Tài khoản này được mở chi tiết đến từng nhà cung cấp để tạo điều kiện cho việc quản lý công nợ. Nhà cung cấp của công ty chủ yếu là các tổ chức nước ngoài, chính vì vậy, kế toán phải thường xuyên theo dõi tỷ giá thực tế trong ngày để đảm bảo công tác hạch toán được tiến hành chính xác. Chứng từ trong phần này chủ yếu là các hợp đồng được ký kết giữa công ty và các nhà cung cấp nước ngoài, các phiếu giao hàng được người bán cung cấp. Quá trình ghi sổ tổng hợp được tiến hành như sau: Chứng từ kế toán Số chi tiết thanh toán với ngưòi bán Nhật ký mua hàng Sổ cái TK 331 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối kế toán Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu, kiểm tra ( Sơ đồ 5: Quy trình ghi sổ kế toán thanh toán với nhà cung cấp) 3.3.2.2. Kế toán thanh toán với khách hàng Các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán với khách hàng đi liền với hoạt động bán hàng. Công ty sử dụng TK 131 “Thanh toán với người mua” để hạch toán. Tài khoản này được chi tiết đến từng đối tượng. Đồng thời, công ty cũng sử dụng TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để hạch toán doanh thu bán hàng. Quy trình hạch toán tổng hợp của nghiệp vụ thanh toán với người mua được thực hiện như sau: Nhật ký bán hàng Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng Nhật ký chung Báo cáo tài chính Chứng từ ban đầu Bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng Sổ cái TK 511, 311 Bảng cân đối số phát sinh Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu kiểm tra (Sơ đồ 6: Quy trình ghi sổ kế toán thanh toán với khách hàng) PHẦN III: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU TECHNIMEX Công ty được thành lập trong giai đoạn trước khi đất nước đổi mới, cũng như các doanh nghiệp thời bấy giờ, doanh nghiệp cũng gặp không ít khó khăn. Tuy nhiên với sự nỗ lực không ngừng của tập thể cán bộ công nhân viên công ty đã mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, tìm kiếm thị trường, và từng bước khẳng định vị trí và uy tín của mình trên thị trường. 3.1. Những ưu điểm Thứ nhất: Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh và tổ chức hệ thống kinh doanh của mình. Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX đã chọn cho mình hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán. Hình thức này tạo nhiều điều kiện kiểm tra, giám sát của kế toán đối với các hoạt động của các bộ phận và hạn chế bớt những khó khăn trong phân công lao động, chuyên môn hoá, nâng cao nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên kế toán cũng như có thể trang bị áp dụng phương tiện tính toán và thông tin trong công tác kế toán. Thứ hai: Hình thức ghi sổ được áp dụng tại Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX là hình thức sổ nhật ký chung. Hình thức này đơn giản về quy trình hạch toán, khối lượng công việc phân đều trong tháng. Số lượng sổ phù hợp với quy mô của doanh nghiệp và thuận tiện cho việc áp dụng kế toán máy. Thứ ba: Về hệ thống sổ chi tiết: Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX có hệ thống sổ chi tiết khá hoàn chỉnh. Kế toán mở sổ theo dõi từng đối tượng, chẳng hạn đối với các khoản phải thu, phải trả; chi tiết theo dõi đối tượng cần thanh toán, với tài khoản tiền gửi bằng ngoại tệ; chi tiết theo từng loại ngoại tệ và từng Ngân hàng nơi đơn vị có quan hệ giao dịch. Cuối tháng, kế toán sẽ tổng hợp chi tiết theo khoản mục, làm cơ sỏ để đối chiếu với sổ Cái. Với hệ thống sổ chi tiết như vậy, quy trình hạch toán của Công ty tỏ ra khá chặt chẽ, khả năng kiểm tra, kiểm soát cao. Thứ tư: Phương pháp xác định giá vốn hàng xuất tại đơn vị được thực hiện trên cơ sở hợp đồng mua bán trong nước, hàng bán buôn theo từng lô, khi nhập về thường được chuyển giao ngay cho khách hàng. Áp dụng phương pháp tính giá này là đơn giản và chính xác nhất. Thứ năm: Cán bộ công nhân viên kế toán đều có trình độ chuyên môn, nắm chắc các nguyên lý kế toán. Họ luôn được bồi dưỡng tay nghề, đồng thời công tác hướng dẫn, đào tạo luôn được triển khai kịp thời. Công ty đã thực hiện đầy đủ, kịp thời nghĩa vụ nộp thuế cho ngân sách Nhà nước. 3.2. Những tồn tại Cùng với những ưu điểm mà Công ty đã đạt được trong tổ chức bộ máy kế toán thì vẫn còn một số tồn tại đòi hỏi cần phải được quan tâm, xem xét nhằm không ngừng hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty. Cụ thể là: Thứ nhất: Về nhân sự bộ máy kế toán Vì quy mô của công ty là tương đối lớn cho nên việc xuất hiện những nhược điểm và thiếu sót trong công tác hạch toán kế toán là điều không thể tránh khỏi. Tuy mô hình bộ máy và việc tổ chức công tác kế toán có những ưu điểm nhưng cũng tồn tại rất nhiều yếu điểm cần khắc phục. Công ty đang ngày càng phát triển, lĩnh vực và phạm vị hoạt động ngày càng được mở rộng, các nghiệp vụ phát sinh nhiều. Do vậy, bộ máy kế toán của công ty với số lượng chỉ 4 người ở phòng kế toán sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc phân công nhiệm vụ cho từng người. Các kế toán viên phải kiêm một lúc nhiều việc, ví dụ như kế toán tiền mặt thì đảm nhiệm cả chức năng thanh toán công nợ. Kế toán nhập dữ liệu thì phải hạch toán tất cả các phần hành do thiếu nhân lực để có thể chuyên môn hoá. Điều này đặt ra khối lượng công việc rất lớn cho từng kế toán viên. Đặc biệt là cuối kỳ, khi số liệu, chứng từ quá nhiều. Điều này ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công tác hạch toán của công ty. Thứ hai: Về luân chuyển chứng từ Sự chuyển biến về hệ thống tổ chức kế toán còn chậm, chưa hình thành được mối quan hệ, chế độ báo cáo, phương thức và trách nhiệm của các bên trong luân chuyển chứng từ một cách thật sự khoa học nên chưa đáp ứng được yêu cầu cập nhật chứng từ và dễ tạo ra sơ hở, tiêu cực, làm giảm độ chính xác trong số liệu kế toán Thứ ba: Về xác định kết quả kinh doanh Việc xác định kết quả kinh doanh đựoc tiến hành vào cuối năm đã không đảm bảo tính điều chỉnh tích cực của công ty. Nếu doanh nghiệp xác định kết quả kinh doanh theo quý thì kết quả quý trước sẽ đảm bảo cho Công ty biết phải làm gì ở quý sau để từ đó khắc phục kịp thời những tồn đọng đã xảy ra. KẾT LUẬN Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX tiền thân là Công ty XNK kỹ thuật với truyền thống và kinh nghiệm trong lĩnh vực XNK, đã nhanh chóng thích nghi với cơ cấu tổ chức mới, vượt qua những khó khăn ban đầu để trở thành một trong những doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực XNK kỹ thuật. Kết thúc giai đoạn thực tập tổng hợp, em đã tìm hiểu khái quát về công ty, về bộ máy tổ chức quản lý và bộ máy tổ chức kế toán tại công ty. Công tác tổ chức kế toán tại công ty trong những năm qua đã có rất nhiều đóng góp to lớn trong sự phát triển chung của Công ty. Tuy nhiên, trong công tác tổ chức bộ máy kế toán vẫn còn một số những tồn tại nhất định. Vì vậy, với những kiến thức và thời gian có hạn, em dự kiến đưa ra đề tài phục vụ cho giai đoạn thực tập chuyên đề như sau: “Một số giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nhập khẩu tại Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX” DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Nguồn tài liệu được cung cấp từ phòng tài chính kế toán tại Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX. 2. Trang web technimexvn.com MỤC LỤC