Báo cáo Thực tập tại Công ty Công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt

LỜI NÓI ĐẦU. Để đưa nước ta trở thành một nước giàu mạnh, từng bước hội nhập vào công cuộc phát triển của khu vực và trên toàn thế giới Đảng và Nhà nước ta đã đưa ra Chiến lược phát triển kinh tế – xã hội thời kỳ mới mang tên “Chiến lược đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá theo định hướng xã hội chủ nghĩa, xây dựng nền tảng để đến năm 2020 nước ta cơ bản trở thành một nước công nghiệp”. Để thực hiện được mục tiêu này, Đảng và Nhà nước đã đưa ra nhiều chính sách đúng đắn và ưu đãi nhằm thu hút và tận dụng các nguồn lực trong và ngoài nước. Công ty Công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt đã ra đời trong hoàn cảnh đó. Trong quá trình tìm hiểu về công ty em đã lập được Báo cáo tổng hợp bao gồm 3 phần chính sau đây: PHẦN I: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CÔNG NGHIỆP NẶNG VÀ XÂY DỰNG HÀN - VIỆT (HANVICO) PHẦN II: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY PHẦN III: KẾT LUẬN CHUNG PHẦN 1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CÔNG NGHIỆP NẶNG VÀ XÂY DỰNG HÀN - VIỆT (HANVICO) I - QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY. Công ty công nghiệp nặng và xây dựng Hàn-Việt (gọi tắt là HANVICO) ra đời vào ngày 15 tháng 11 năm 1995. Công việc xây dựng nhà máy bắt đầu từ ngày 31 tháng 8 năm 1996 và hoàn thành vào ngày 30 tháng 6 năm 1998. Công ty chính thức đi vào hoạt động từ ngày 1 tháng 7 năm 1998. Là một liên doanh giữa Công ty Công nghiệp nặng và xây dựng Hàn quốc (Hanjung), Công ty Ssangyong Hàn quốc và Công ty cơ khí Duyên hải (phía Việt nam). Giấy phép đầu tư số 1404/GP, do Uỷ ban nhà nước về hợp tác và đầu tư, nay là Bộ kế hoạch và đầu tư cấp ngày 23 tháng 10 năm 1995. Thời hạn hoạt động của công ty là 30 năm kể từ ngày cấp giấy phép đầu tư. Công ty được phép sản xuất và lắp đặt các sản phẩm phi tiêu chuẩn bằng thép phục vụ cho các công trình như: Nhà máy nhiệt điện, thủy điện, nhà máy xi măng, hoá dầu, nhà máy đường, nhà máy chưng cất nước ngọt ... Tổng vốn đầu tư: 25.700.000 Đô la Mỹ Vốn pháp định là 10.160.000 đô la Mỹ và tỷ lệ góp vốn như sau: Công ty Công nghiệp nặng và xây dựng Hàn quốc góp 6.096.000 đô la Mỹ (chiếm 60%) bằng thiết bị, máy móc, giá trị công nghệ chuyển giao và ngoại tệ. Công ty Ssangyong Hàn quốc góp 1.016.000 đô la Mỹ (chiếm 10%) bằng ngoại tệ. Công ty Cơ khí Duyên Hải - Việt Nam góp 3.048.000 đô la Mỹ (chiếm 30%) bằng giá trị quyền sử dụng 70.000 m2 đất tại phường Sở dầu, quận Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng. Trụ sở chính: Số 933 Tôn Đức Thắng Thắng, Quận Hồng Bàng, Thành phố Hải Phòng. Thời gian đầu, công ty còn gặp nhiều khó khăn: tìm kiếm đơn đặt hàng, đào tạo đội ngũ công nhân có thể đáp ứng với những mặt hàng đòi hỏi chất lượng cao. Tuy nhiên, với sự nỗ lực của toàn bộ ban lãnh đạo, tập thể cán bộ công nhân viên cộng thêm với sự giúp đỡ nhiệt tình của chính phủ Việt nam cũng như từ công ty mẹ ở Hàn quốc ngày càng có nhiều bạn hàng cả trong và ngoài nước tìm đến và tin tưởng vào chất lượng sản phẩm của HANVICO. Điều đó đã giúp cho công ty thành công trong việc cung cấp và lắp đặt hàng chục nghìn tấn thiết bị cho các nhà máy lớn, góp phần không nhỏ vào việc đẩy nhanh tiến độ của các dự án trọng điểm của Quốc gia, từng bước thay cách nhìn của các tập đoàn lớn về chất lượng các sản phẩm công nghiệp nặng tại sản xuất tại Việt nam. Tuy nhiên để hợp tác được với bạn hàng quốc tế, những công ty, tập đoàn lớn trên các Châu lục thì điều kiện đầu tiên là phải có các chứng chỉ nhất định do cơ quan kiểm định nổi tiếng có uy tín cấp. Để được cấp những chứng chỉ này công ty đã không ngừng hoàn thiện về mặt tổ chức sản xuất đảm bảo chất lượng, thời gian giao hàng đúng hẹn của các mặt hàng làm ra. Công ty đã xây dựng được một hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến và liên tiếp nhận được các chứng chỉ quan trọng nhất. Hiện tại công ty đã được cấp những chứng chỉ sau: Chứng chỉ ISO 9001: 2000 do đại diện của Tổ chức ISO quốc tế HSB (Mỹ) cấp ngày 13/8/1999, gia hạn tháng 8/2004 cho hệ thống quản lý chất lượng của Công ty. Với chứng chỉ này công ty HANVICO trở thành công ty đầu tiên trong nghành sản xuất các thiết bị công nghiệp nặng tại nước ta được nhận chứng chỉ Quốc tế ISO 9001, nó khẳng định công ty có đầy đủ năng lực về kỹ thuật và quản lý tiến hành trọn vẹn tất cả các công đoạn của một công trình từ khâu thiết kế đến việc lắp ráp hoàn thiện bàn giao cho khách hàng theo phương thức chìa khoá trao tay cũng như các dịnh vụ sau bán hàng. Chứng chỉ ASME do Hiệp hội các kỹ sư cơ khí Mỹ cấp ngày 17/8/1999, gia hạn ngày 17/8/2004 gồm các dấu U (sản xuất và lắp đặt bình bồn áp lực) tem U2 ((sản xuất và lắp đặt bình bồn áp lực) và tem S (sản xuất và lắp đặt hệ thống nồi hơi). Chứng chỉ khẳng định nhà thầu có đầy đủ năng lực trong việc thiết kế, chế tạo và lắp đặt các sản phẩm áp lực có yêu cầu rất cao về mặt an toàn dưới sự giám sát ngặt nghèo của đại diện Hiệp hội các kỹ sư cơ khí Mỹ. HANVICO cũng nhận được rất nhiều chứng chỉ do chính các tập đoàn lớn trao tặng về việc cung cấp các sản phẩm chất lượng cao cho họ như: tập đoàn Mitsui Babcock của Anh, tập đoàn IHI của Nhật, tập đoàn Samsung của Hàn quốc, tập đoàn ABB của Pháp... Với phương châm hoạt động là sản xuất ra được những sản phẩm đạt chất lượng cao, đúng thời gian giao hàng với chi phí rẻ nhất có thể, trong những năm qua công ty không ngừng lớn mạnh: nếu như những năm đầu hoạt động công ty chỉ có khoảng 200 cán bộ công nhân viên thì đến nay đội ngũ này đã lớn mạnh lên đến hơn 550 người với mức thu nhập bình quân là khá cao so với mặt bằng chung. II - CHỨC NĂNG VÀ CÁC MẶT HÀNG CHỦ YẾU 1. Chức năng của công ty Sản xuất các sản phẩm phi tiêu chuẩn bằng thép, lắp đặt nhà xưởng, máy móc thiết bị cho các công trình, các nhà máy công nghiệp; cung cấp kỹ thuật, công nghệ và các dịch vụ phụ trợ cho sản xuất công nghiệp; xây dựng các nhà máy thủy điện, nhiệt điện ở nước ngoài và cung cấp dịch vụ phụ trợ theo các Hợp đồng ký kết; thực hiện xây dựng các công trình trong nước đối với các công trình nhận cung cấp sản phẩm do công ty sản xuất tại Việt Nam. 2. Sản phẩm chủ yếu của công ty: Bình áp lực và các thiết bi trao đổi nhiệt Kết cấu thép Bình chứa Các công việc về ống dẫn Các công việc về chế tạo thép Cho: Các dự án hoá chất, hoá dầu và lọc dầu Các dự án nhiệt điện Các dự án xi măng Các thiết bị nâng hạ Cầu thép Các nhà máy công nghiệp khác III - KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH: 1. Các loại hàng hoá và dịch vụ của công ty Các mặt hàng của công ty khá đa dạng về chủng loại như: các thiết bị cho Nhà máy Điện, Nhà máy Xi măng, Hoá chất, Thuỷ điện (như kết cấu thép, bình bồn áp lực, quạt thông gió, đường ống áp lực, hệ thống thu hồi nhiệt...) hay các loại cầu thép, cần cẩu... Các mặt hàng của công ty đều mang đặc điểm chung là các sản phẩm siêu trường, siêu trọng được sản xuất riêng biệt cho từng công trình công nghiệp nhất định chứ không phải các sản phẩm sản xuất hàng loạt sau đó mới bày bán. Sản phẩm làm ra tuy rất đa dạng về chủng loại, mẫu mã nhưng kích thước của các sản phẩm giống nhau thì hầu như không lặp lại. Những sản phẩm này hoặc sẽ được lắp đặt vào trong một hệ thống hoàn chỉnh của một nhà máy nào đó và góp phần tạo lên cấu trúc đồng bộ để vận hành Nhà máy hoặc là sản phẩm riêng lẻ có thể dùng ngay như thiết bị nâng hạ (cẩn cẩu). Mẫu mã của sản phẩm hoàn toàn phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng về màu sơn, kích cỡ hay hình dáng cũng như yêu cầu chất lượng của các sản phẩm hoàn toàn phụ thuộc và tính năng kỹ thuật của chúng theo những tiêu chuẩn cụ thể như độ chính xác về kích thước, cơ tính vật liệu, chất lượng mối hàn và độ bền của lớp sơn bảo vệ. 2. Thị trường tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ Sản phẩm của công ty làm ra không phục vụ cho đông đảo người tiêu dùng mà người mua chỉ là các công ty, các tập đoàn hay nhà nước. Tuy nhiên các sản phẩm này lại có thể sử dụng được ở tất cả các Nhà máy công nghiệp ở các quốc gia trên thế giới do tính chất đặc thù của nó. Sản phẩm của công ty thường có giá trị rất cao từ vài trăm nghìn đến hàng triệu đô la Mỹ và cũng đòi hỏi chất lượng cao nên việc kí kết được một hợp đồng với khách hàng là không hề đơn giản. Tuy nhiên toàn công ty và nhất là các cán bộ nhân viên phòng makerting đã nỗ lực không ngừng để tìm kiếm những đơn hàng mới cho công ty, số lượng hợp đồng công ty nhận được ngày càng nhiều so với những năm đầu đi vào hoạt động. Dưới đây là một số chỉ tiêu đã phần nào cho chúng ta thấy được sự nỗ lực đó: BIỂU 01: KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY Đơn vị: USD STT Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 6 tháng đầu năm 2004 1 Vốn kinh doanh 10.160.000 10.160.000 10.160.000 10.160.000 2 Doanh thu 12.455.436 10.329.716 13.614.650 9.852.699 Trong đó doanh thu XK 12.319.276 7.675.199 12.421.847 9.555.107 3 Nộp ngân sách 196.050 196.050 416.187 4 Lợi nhuận sau thuế 495.308 911.795 830.366 935.101 5 Tổng số lao động (người) 468 484 553 552 6 Thu nhập bình quân 115.58 100.06 118.74 150.63 Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty cho thấy HANVICO đã lớn mạnh và trưởng thành lên rất nhiều. Doanh thu ngày càng lớn, đặc biệt xuất khẩu chiếm tỷ trọng rất lớn và cơ cấu sản phẩm cũng được đa dạng hoá về chủng loại. Trước kia sản phẩm chủ yếu của Doanh nghiệp là kết cấu thép và các thiết bị thuộc loại đơn giản, dễ làm thì đến nay Công ty chú trọng đi vào các mặt hàng đòi hỏi chất lượng kỹ thuật cao, chính những mặt hàng này mới là nguồn thu nhập chủ yếu của công ty vì nó mang lại lợi nhuận cao. Cho đến thời điểm hiện tại, sản phẩm của công ty đã có mặt ở 26 nước trên thế giới, kể cả ở các nước có nền công nghiệp rất phát triển như Mỹ, Tây Ban Nha, Nhật Bản, Úc, Singapo.... IV - HÌNH THỨC TỔ CHỨC SẢN XUẤT VÀ KẾT CẤU SẢN XUẤT Kết cấu sản xuất của công ty: được chia ra thành bộ phận sản xuất chính và bộ phận sản xuất phụ trợ. Bộ phận sản xuất chính bao gồm các tổ: Tổ lấy dấu, tổ cắt, tổ uốn lốc, tổ gá lắp, tổ hàn, tổ gia công cơ khí, tổ xử lý nhiệt, tổ sơn và tổ bao gói sản phẩm. Bộ phận sản xuất phụ trợ là các tổ: Tổ vận chuyển, tổ cơ điện. Bộ phận sản xuất chính và bộ phận sản xuất phụ trợ có mối quan hệ mật thiết với nhau, hỗ trợ nhau. Do kích thước sản phẩm lớn nên trong quá trình sản xuất khi cần vận chuyển bán sản phẩm giữa các bộ phận sản xuất chính, luôn cần đến tổ vận chuyển hoặc bộ phận cơ điện luôn phải đảm bảo các máy móc thiết bị của công ty luôn hoạt động tốt và được kiểm định đúng kỳ hạn. Hình thức chuyên môn hoá: Do đặc thù sản phẩm phi tiêu chuẩn không thông dụng, không sản phẩm nào hoàn toàn giống sản phẩm nào, hình thức tổ chức sản xuất của công ty HANVICO được chuyên môn hoá theo từng công việc trong dây chuyền sản xuất. Bộ phận sản xuất của công ty được chia ra từng bộ phận nhỏ (Thường từ 12 đến 15 người mỗi tổ) có chuyên môn khác nhau. Tất cả công nhân của từng tổ đều được lựa chọn theo nghành nghề được đào tạo và được cán bộ kỹ thuật của công ty đào tạo lại. V - CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty gồm Tổng giám đốc là người Hàn Quốc, Phó tổng giám đốc là người Việt Nam. Cơ cấu tổ chức của các bộ phận theo kiểu trực tuyến chức năng với tính chuyên môn hóa cao. Chức năng của từng phòng được quy định cụ thể trong sổ tay đảm bảo chất lượng của công ty. Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức quản lý TỔNG GIÁM ĐỐC GENERAL PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC GENERAL GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT GENERAL PHÒNG THỊ TRƯỜNG GENERAL PHÒNG HÀNH CHÍNH GENERAL QUẢN LÝ DỰ ÁN GENERAL PHÒNG QL CHẤT LƯỢNG GENERAL PHÒNG THIẾT KẾ GENERAL PHÒNG KỸ THUẬT VÀ HÀN GENERAL PHÒNG QUẢN LÝ SẢN XUẤT GENERAL PHÒNG SẢN XUẤT GENERAL SƠ ĐỒ TỔ CHỨC QUẢN LÝ Giải thích sơ đồ: Tổng giám đốc: là người đứng đầu bộ máy quản lý doanh nghiệp, có quyền lực cao nhất, có quyền quyết định mọi vấn đề của doanh nghiệp. Đặc biệt Tổng giám đốc trực tiếp quản lý hai phòng Marketing và phòng Quản lý chất lượng. Phó tổng giám đốc: giúp việc cho Tổng giám đốc, là người theo dõi và chỉ đạo hoạt động chung của công ty, chỉ đạo việc thực hiện các chính sách của nhà nước. Giám đốc sản xuất: chịu trách nhiệm điều hành chung về mặt sản xuất nhưng chủ yếu là các phòng thiết kế, công nghệ, quản lý sản xuất và phòng sản xuất. Ngoài ra còn diều hành và kiểm tra hoạt động của nhóm báo giá. Phòng Marketing: Được sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm trong việc tìm kiếm các đơn hàng, chuẩn bị Hồ sơ dự thầu cho các dự án mới, tìm kiếm thông tin về các dự án. Nhưng do tính đặc thù về mặt hàng của công ty nên trong các cuộc đàm phám đi đến ký kết nhất định phải có sự gia tham của giám đốc sản xuất. Phòng quản lý chất lượng sản phẩm: chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc thi hành, thực hiện qui trình đảm bảo chất lượng theo sổ tay đảm bảo chất lượng. Theo dõi và kiểm tra việc tuân thủ tất cả các quy trình công nghệ, tiến hành kiểm tra tất cả các sản phẩm đang trong quá trình sản xuất theo thủ tục quản lý chất lượng sản phẩm và theo yêu cầu của khách hàng. Phòng đảm bảo chất lượng hoạt động độc lập với bộ phận sản xuất và chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ tổng giám đốc và có quyền dừng quá trình sản xuất nếu thấy các qui trình không được tuân thủ nghiêm ngặt. Phòng hành chính được chia thành ba bộ phận: Phòng mua hàng: Mua các vật liệu theo yêu cầu mua bán vật liệu do phòng thiết kế phát hành từ các nhà cung cấp đủ tư cách trong và ngoài nước, chịu trách nhiệm ký kết các hợp đồng vận tải sản phẩm, làm thủ tục xuất nhập cũng như tất cả các vấn đề liên quan đến việc nhập khẩu vật liệu và xuất khẩu sản phẩm. Phòng nhân sự : chịu trách nhiệm thực hiện công tác tuyển dụng lao động, công tác lao động tiền lương. Phòng kế toán: Kiểm soát mọi hoạt động tài chính của công ty, theo dõi việc mua vật tư về cho sản xuất cũng như các sản phẩm xuất xưởng. Hạch toán chi phí, tính lỗ lãi cho từng đơn hàng công ty thực hiện. Phát hành hoá đơn tài chính. Phòng quản lý dự án: là đầu mối chính liên lạc với khách hàng, tiếp nhận tài liệu từ khách hàng và đưa đến các bộ phận chức năng, giải quyêt các vấn đề khúc mắc của khách hàng. Phòng quản lý sản xuất: lập lịch trình sản xuất cho từng dự án cụ thể cũng như cho toàn bộ các dự án công ty đang tiến hành, theo dõi tiến độ thực hiện tất cả các công đoạn của các dự án, tính toán nhân lực cho từng giai đoạn và đề ra các biện pháp cụ thể đảm bảo sản xuất được thông suốt. Phòng thiết kế: chịu trách nhiệm thiết kế ra sản phẩm phù hợp với các yêu cầu của khách hàng, tính toán khối lượng vật tư chính cần thiết cho mỗi dự án, phát hành phiếu yêu cầu mua vật tư cho từng dự án, vẽ bản vẽ chế tạo phục vụ cho sản xuất, lập ra sơ đồ cắt cho các chi tiết của sản phẩm, tính toán trọng lượng cuối cùng của sản phẩm. Khi cần thiết phòng thiết kế phải tham gia tính toán báo giá và lập hồ sơ dự thầu. Phòng công nghệ và hàn: chịu trách nhiệm tiếp nhận bản vẽ chế tạo từ phòng thiết kế, lập ra quy trình công nghệ và qui trình hàn cho từng dự án dựa trên các yêu cầu kỹ thuật của khách hàng, tính toán khối lượng vật liệu hàn, hướng dẫn công nhân thi hành đúng theo các bước của các qui trình được đặt ra. Ngoài ra phòng công nghệ và hàn có trách nhiệm đào tạo thợ hàn định kỳ theo sổ tay đảm bảo chất lượng, đào tạo thợ mới phục vụ cho các dự án. Phòng sản xuất gồm các kỹ sư trực tiếp theo dõi, hướng dẫn triển khai công việc sản xuất và xưởng sản xuất bao gồm 22 tổ với tính chuyên môn hóa cao: tổ lấy dấu, tổ cắt , tổ gá lắp , tổ hàn tổ gia công cơ khí , tổ vận chuyển , tổ bảo dưỡng, tổ kiểm tra, tổ sơn và bao gói. Đứng đầu các tổ là các tổ trưởng, có trách nhiệm điều hành trực tiếp các thành viên, nhận nhiệm vụ trực tiếp từ xưởng trưởng, có trách nhiệm nắm vững các yêu cầu kỹ thuật đề ra cho công việc của tổ mình và hướng dẫn các thành viên thực hiện. PHẦN 2 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY HANVICO I - TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI NHÀ MÁY 1. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN. Chức năng kế toán ở công ty là thu nhận, hệ thống hoá các thông tin về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị nhằm cung cấp các thông tin kế toán cần thiết phục vụ cho cho công tác quản lý giúp lãnh đạo đề ra các quyết định sáng suốt để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Để đảm bảo yêu cầu tổ chức, cơ cấu bộ máy kế toán hợp lý, gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, Công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. Không có kế toán riêng ở các bộ phận phân xưởng mà chỉ có thống kê phân xưởng làm nhiệm vụ hướng dẫn, thực hiện hạch toán ban đầu, thu nhập, kiểm tra chứng từ và lập kế hoạch định kỳ gửi về phòng kế toán tập trung. Phòng kế toán của công ty bao gồm 05 người đảm nhiệm các phần hành kế toán khác nhau. Tất cả đều có trình độ đại học, thực hiện hạch toán kế toán các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở bộ phận các phân xưởng, khối văn phòng cùng với việc tổng hợp số liệu chung toàn nhà máy, lập các báo cáo kế toán định kỳ, quản lý toàn bộ công tác kế toán của công ty. - Kế toán trưởng: Chỉ đạo các bộ phận kế toán về nghiệp vụ và ghi chép các chứng từ ban đầu đến việc sử dụng sổ sách kế toán, thay mặt giám đốc tổ chức công tác kế toán của nhà máy, cung cấp thông tin kế toán tài chính cho giám đốc và chịu trách nhiệm về sự chính xác của các thông tin đó. Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về công tác kế toán được giao với nhiệm vụ: Tổng hợp chi phí xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty và lập báo cáo quyết toán tài chính theo quy định của nhà nước. Theo dõi sự biến động của tài sản, chịu trách nhiệm trong việc quản lý toàn bộ tài sản cố định, trích và phân bổ khấu hao tài sản cố định cho các đối tượng sử dụng theo quy định của nhà nước. Theo dõi, ghi chép đối chiếu các khoản thanh toán với công nhân viên. Theo dõi bảng tổng hợp thanh toán lương và phụ cấp cho các nhân viên, lập bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương cho từng đối tượng. Kế toán Thanh toán: Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về nhiệm vụ được giao: + Kiểm tra các chứng từ thu chi, vay mượn hợp lý , hợp lệ theo đúng quy định của Nhà nước và pháp luật + Phản ánh ghi chép chính xác, đầy đủ số liệu, tình hình tăng giảm quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản vay ngắn hạn, dài hạn và vay các đối tượng khác, phụ trách việc mở L/C nhập khẩu. Kế toán NLVL, CCDC: Theo dõi và hạch toán tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ, tham gia kiểm kê định kỳ và đột xuất, cung cấp số liệu cho phòng điều độ sản xuất, hướng dẫn thủ kho mở thẻ kho ghi chép và quy định phương pháp đối chiếu luân chuyển chứng từ giữa kho và kế toán. Thủ quỹ kiêm kế toán công nợ: + Chịu trách nhiệm trong việc quản lý bảo quản toàn bộ lượng tiền mặt của Công ty trong két sắt. + Theo dõi, ghi chép đối chiếu công nợ phải thu khách hàng, phải trả người cung cấp. - Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng) Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán NVL, CCDC Thủ quỹ kiêm kế toán công nợ Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Tuy có sự phân chia giữa các phần hành kế toán (mỗi nhân viên kế toán phụ trách một công việc nhất định) nhưng giữa các bộ phận có sự kết hợp hài hoà với nhau. 2. ĐẶC ĐIỂM CÔNG TÁC KẾ TOÁN a. Chế độ kế toán áp dụng Công ty áp dụng Hệ thống kế toán Doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo Quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995, Chế độ Báo cáo tài chính Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 167/2000/QĐ/BTC ngày 25 tháng 10 năm 2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các thông tư hướng dẫn, sửa đổi bổ sung Quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT của Bộ Tài chính. b. Hình thức sổ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán “Chứng từ ghi sổ” Trình tự ghi sổ tuân theo các bước được thể hiện qua sơ đồ sau: Chứng từ kế toán Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO KẾ TOÁN Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiét Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ : Đối chiếu : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ Sơ đồ 3: Trình tự luân chuyển chứng từ Hệ thống sổ kế toán Công ty gồm: Sổ chi tiết theo dõi chi phí sản xuất. Sổ chi tiết theo dõi vật tư. Sổ chi tiết phải trả cho người bán . Sổ chi tiết phải thu của khách hàng. Sổ tổng hợp: Sổ Cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Công tác kế toán ở nhà máy mang tính chất thủ công. Việc ứng dụng tin học chỉ là ứng dụng chương trình excel hỗ trợ cho viêc tính toán và lập bảng biểu. Danh mục tài khoản công ty sử dụng theo hệ thống danh mục tài khoản của bộ tài chính. Ngoài ra công ty cũng sử dụng thêm tài khoản cấp 2 và cấp 3 để phục vụ cho việc quản lý tốt hơn. Đơn vị tiền tệ sử dụng để lập báo cáo tài chính là đô la Mỹ (USD). Các nghiệp vụ phát sinh bằng đơn vị tiền tệ khác được chuyển đổi sang đô la Mỹ theo tỷ giá thực tế tại ngày phát sinh nghiệp vụ. Chênh lệch tỷ giá phát sinh từ những nghiệp vụ này được phản ánh vào thu nhập, chi phí hoạt động tài chính. Tài sản và nợ phải trả bằng ngoại tệ được chuyển đổi theo tỷ giá tại ngày kết thúc niên độ kế toán. Các khoản lãi chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại tại ngày lập Bảng Cân đối kế toán không được coi là khoản thu nhập để phân phối cho các chủ sở hữu góp vốn. 3. MỘT SỐ PHẦN HÀNH CHỦ YẾU SỬ DỤNG TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY a. PHẦN HÀNH TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Nguyên tắc đánh giá Tài sản cố định được xác định theo nguyên giá trừ (-) giá trị hao mòn lũy kế. Nguyên giá tài sản cố định bao gồm giá mua và những chi phí có liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thai sẵn sàng sử dụng. Những chi phí mua sắm, cải tiến và tân trang được tính vào giá trị tài sản cố định và những chi phí bảo trì sửa chữa được tính vào Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Phương pháp khấu hao áp dụng Tài sản cố định khấu hao theo phương pháp đường thẳng để trừ dần nguyên giá tàI sản cố định theo thời gian hữu dụng ước tính, phù hợp với hướng dẫn theo Quyết định số 206/2003/QĐ/BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính. Tỷ lệ khấu hao cho các nhóm tài sản như sau: Nhóm TSCĐ Thời gian khấu hao (năm) Nhà cửa, vật kiến trúc 30 Máy móc thiết bị 10 – 15 Phương tiện vận tải 10 Dụng cụ quản lý 8 Tổng cộng tài sản cố định đưa vào tính khấu hao của công ty cho đến ngày 31/12/2004 là 11.321.649 đô la Mỹ có cơ cấu như sau Đơn vị: USD Loại TSCĐ Nguyên giá Hao mòn lũy kế Giá trị còn lại TSCĐ Hữu hình Nhà cửa, vật kiến trúc 9.735.127 2.726.746 7.008.381 Máy móc thiết bị 4.873.997 2.805.780 2.068.217 Phương tiện vận tải 92.822 31.482 61.340 Dụng cụ quản lý 93.925 58.546 35.379 Tổng TSCĐ hữu hình 14.795.871 5.622.554 9.173.317 TSCĐ vô hình Quyền sử dụng đất 3.048.000 899.668 2.148.332 Tổng 17.843.871 6.522.222 11.321.649 Thiết bị máy móc của công ty chủ yếu là nhập từ nước ngoài về, trong đó nhập từ Hàn Quốc chiếm 60%, còn lại là từ các nước tư bản phát triển như Mỹ, Nhật, Thụy sĩ, Thụy điển, Italia. Công ty cũng có một bộ phận bảo dưỡng cho các thiết bị máy móc, tất cả các thiết bị này được qui định kỳ và thời gian bảo dưỡng. Bộ phận bảo dưỡng còn có nhiệm vụ sửa chữa, hiệu chỉnh máy móc theo định kì hoặc theo tình hình cụ thể. Chứng từ sử dụng: Biên bản giao nhận tài sản cố định mẫu số 01 – TSCĐ: dùng trong trường hợp giao nhận tài sản cố định tăng do mua ngoài… Thẻ TSCĐ mẫu 02 – TSCĐ: thẻ này dùng để phản ánh tài sản cố định tăng của Công ty, mỗi tài sản cố định được ghi trên một thẻ và được theo dõi từ khi tài sản cố định về Công ty cho đến khi không sử dụng được nữa. Biên bản thanh lý tài sản cố định mẫu 03 – TSCĐ: dùng để ghi chép các nghiệp vụ thanh lý TSCĐ. Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ mẫu số 03 – BPB Sổ chi tiết: Sổ tài sản cố định dùng chung cho toàn doanh nghiệp, sổ này được mở cho cả năm, căn cứ vào cách thức phân loại tàisản cố định, theo kết cấu để phản ánh số lượng từng loại vào sổ tài sản cố định. Sơ đồ 4: Sơ đồ tổ chức ghi sổ tài sản cố định Chứng từ tăng, giảm và khấu hao TSCĐ Chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK 211, 213, 214 Bảng cân đối số phát sinh Báo Cáo Kế Toán Thẻ TSCĐ Sổ chi tiết TSCĐ Sổ Tổng Hợp : Đối chiếu : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ b. PHẦN HÀNH VẬT TƯ Nguyên tác đánh giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho được đánh giá theo giá gốc Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Nhập trước, xuất trước Phương pháp hạch toán: Kê khai thường xuyên Vật tư được dùng chủ yếu ở công ty là các loại thép : thép hình, thép tấm, thép cuộn, các loại que hàn, bu lông, đai ốc.... Căn cứ vào số lượng sản phẩm kì kế hoạch, công ty sẽ tính toán ra lượng định mức và chủng loại vật tư cần thiết có tính đến tỉ lệ hao phí của vật liệu cần mua về để sản xuất. Nói chung chủ yếu các loại vật tư ở Công ty được nhập từ nước ngoài, còn phần mua trong nước chiếm rất ít phần trăm. Sổ sách sử dụng: Thẻ kho: do thủ kho lập cho từng loại vật tư, dùng để phản ánh tình hình nhập xuất vật tư về mặt số lượng. Cơ sở ghi thẻ kho là các chứng từ Nhập – Xuất vật tư, mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho. Cuối tháng cộng tổng lượng nhập, lượng xuất tính ra số tồn kho trên từng thẻ và đối chiếu với sỏ chi tiết vật tư của kế toán theo chỉ tiêu số lượng. Sổ chi tiết vật tư: Do kế toán mở theo từng kho do mình phụ trách tương ứng với thẻ kho. Cơ sở để ghi sổ chi tiết là phiếu nhập, phiếu xuất, mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho. Cuối tháng cộng sổ chi tiết đối chiếu với thẻ kho của thủ kho về mặt số lượng và đối chiếu với kế toán tổng hợp về mặt giá trị thông qua bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn. Sổ tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn do kế toán lập vào cuối kỳ, bảng này được theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Sơ đồ 5: Sơ đồ tổ chức ghi sổ vật tư Chứng từ tăng giảm vật tư Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ Cái Tài khoản 152, TK153 Bảng cân đối số phát sinh Chứng từ ghi sổ Thẻ kho, sổ kế toán chi tiết BÁO CÁO KẾ TOÁN Bảng tổng hợp chi tiết : Đối chiếu : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ c. PHẦN HÀNH LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG Cơ cấu lao động của công ty Hiện tại, công ty có 552 lao động Việt nam bao gồm 531 lao động chính thức và 11 lao động thời vụ, được chia thành hai bộ phận chính là bộ phận gián tiếp (gồm có 107 người được chia thành 6 phòng chính trong đó có 85 người có trình độ đại học và bộ phận trực tiếp (gồm có 445 người được chia thành 22 tổ riêng biệt như tổ lấy dấu, cắt, hàn, gia công cơ khí, sơn... hầu hết họ là lao động đã qua đào tạo. Thời gian lao động: Hiện tại, Công ty chỉ có một hình thức trả lương duy nhất đó là lương thời gian. Thời gian làm việc chính thức là 8 tiếng một ngày, 26 ngày một tháng, cụ thể như sau: Số ngày nghỉ (chủ nhật): 52 ngày/năm Nghỉ lễ, tết: 8 ngày/năm Nghỉ phép (cho những lao động chính thức đã có thời gian làm việc trên 1 năm): 12 ngày/năm Số ngày làm việc thực tế: 293 ngày/năm Ngoài ra, tùy thuộc tình hình cụ thể, có thể có thời gian làm thêm giờ dựa trên sự tự nguyện của người lao động theo đề đạt của cấp lãnh đạo. Thời gian làm thêm giờ sẽ được trả lương ưu đãi theo quy định (1,5 lần lương trong giờ làm việc, nếu là chủ nhật thì gấp 2 lần, là ngày lễ, tết là 3 lần). Chứng từ sử dụng: Bảng chấm công bao gồm Bảng chấm công ngày làm việc theo quy định, và Bảng chấm công số giờ làm thêm: theo dõi số ngày công làm việc thực tế, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH là căn cứ tính trả lương, BHXH cho người lao động, bảng này do người được ủy quyền chấm công cho từng bộ phận lập Cuối tháng ký và lấy xác nhận của phụ trách bộ phận rồi gửi về phòng tổ chức hành chính để tổng hợp số liệu rồi chuyển lên phòng kế toán kiểm tra, đối chiếu, tính lương và bảo hiểm xã hội trả cho người lao động. Bảng thanh toán tiền lương: là căn cứ để trả lương cho người lao động và để thống kê về lao động, tiền lương trong đơn vị. Chứng từ này do kết toán tiền lương lập, chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt làm căn cứ lập phiếu chi lương và được lưu tại phòng kế toán. Phiếu báo làm thêm giờ: do người báo làm thêm giờ lập sau đó chuyển lên kế toán tiền lương. Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội Danh sách người lao động hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội Bản thanh toán tiền thưởng: chứng từ này xác nhận số tiền thưởng cho người lao động trong các ngày lễ, tết hay thưởng cuối năm…Chứng từ này do kết toán tiền lương lập, kế toán thanh toán và kế toán trưởng phải ký duyệt. Sổ chi tiết: Mở sổ chi tiết các tài khoản: TK 334, TK 338, TK 3382, TK 3383, TK 3384 Sơ đồ 6: Sơ đồ tổ chức ghi sổ lao động, tiền lương Chứng từ về lao động, tiền lương Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết thanh toán với CNV Bảng tổng hợp chi tiết Báo Cáo kế toán Sổ Cái TK 334, 338 Bảng cân đối số phát sinh Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ : Đối chiếu : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ d. PHẦN HÀNH TIÊU THỤ Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập, phiếu xuất Biên bản kiểm kê, kiểm nhận Các chứng từ thanh toán Các sổ chi tiết TK 155, TK 632, TK 641, TK 642, TK 511, TK 131 Sơ đồ 7: Sơ đồ tổ chức ghi sổ tiêu thụ thành phẩm Chứng từ gốc về tiêu thụ thành phẩm Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết TK 155, TK 632, TK 641, TK 642, TK 511, TK 131 Bảng tổng hợp chi tiết Báo Cáo kế toán Sổ Cái TK 155, TK 641, TK 642, TK 511, TK 512, TK 911 Bảng cân đối số phát sinh Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ : Đối chiếu : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ e. PHẦN HÀNH CHI PHÍ VÀ GIÁ THÀNH Các loại chi phí của công ty được phân chia theo khoản mục, gồm có Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (bao gồm cả tiền mua vật liệu, thuế nhập khẩu, chi phí vận tải, làm thủ tục hải quan, bốc dỡ tại xưởng). Chi phí nhân công trực tiếp (chi phí lương cho lao động trực tiếp gồm cả bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, tiền ăn ca) Chi phí sản xuất chung: (gồm chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí điện, nước, điện thoại, vật dụng mau mòn chóng hỏng...phát sinh ở phân xưởng) Chi phí quản lý doanh nghiệp: chi phí cho hoạt động của công ty như lương của cán bộ phòng ban, khấu hao TSCĐ, dịch vụ mua ngoài... phát sinh ở khối văn phòng) Chi phí bán hàng: bao gồm chi phí làm thủ tục hải quan, chi phí vận tải đưa hàng đến nơi qui định, chi phí bảo hành và các chi phí cho bộ phận bán hàng… Trong các loại chi phí trên thì chi phí cho nguyên vật liệu trực tiếp là lớn nhất, có những dự án chi phí cho nó chiếm hơn 60% tổng chi phí do giá thành các loại vật tư này rất cao lại phải gánh chịu chi phí vận tải do mua từ nước ngoài về. Chi phí cho mỗi tấn sản phẩm của từng dự án được tính toán như sau: Chi phí cho nguyên vật liệu trực tiếp căn cứ vào khối lượng phiếu xuất kho của dự án đó (do bộ phận quản lý vật tư cung cấp) và giá của vật liệu cùng với chi phí vận tải và chi phí khác (căn cứ vào hợp đồng mua vật tư, các hoá đơn chứng từ vận tải, hải quan...) Chi phí nhân công trực tiếp được thống kê theo từng dự án do số người được phân công làm việc cho mỗi dự án cũng như tổng giờ công lao động là xác định được. Chi phí sản xuất chung (trừ chi phí khấu hao TSCĐ) được phân bổ theo số giờ công thực hiện dự án đó còn khấu hao TSCĐ được phân bổ theo giá trị hợp đồng trên tổng giá trị hợp đồng thực hiện của năm. Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng được phân bổ theo giá trị hợp đồng của dự án đó. Giá thành của công ty được tính là giá thành trên một tấn sản phẩm riêng biệt của từng dự án và các giá thành của các dự án khác nhau thì khác nhau. Nói chung giá thành cao hay thấp phụ thuộc vào chủng loại vật liệu yêu cầu, độ khó của sản phẩm, các yêu cầu về kỹ thuật như yêu cầu về mức độ kiểm tra, hàn , sơn. Các con số này sẽ được cụ thể hoá từ báo giá của các nhà cung cấp và dựa trên tính toán về số giờ công cũng như chi phí quản lý, chi phí bán hàng... Chứng từ sử dụng: Bảng phân bổ vật liệu Bảng phân bổ tiền lương Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định Phiếu chi Giấy báo nợ Hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh Sơ đồ 8: Sơ đồ tổ chức ghi sổ Chi phí và giá thành Chứng từ gốc về chi phí Chứng từ ghi sổ Sổ chi phí SXKD TK 621, 622, 627, 154 Bảng tổng hợp chi tiết Báo Cáo kế toán Sổ Cái TK 621, TK 622, TK 627, TK154 Bảng cân đối số phát sinh Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ : Đối chiếu : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ 4. TỔ CHỨC HỆ THỐNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 hàng năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Báo cáo tài chính của công ty được lập theo niên độ hàng năm, bao gồm Bảng Cân đối kế toán, Báo Cáo kết quả kinh doanh và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Báo cáo tài chính được kiểm toán bởi một công ty kiểm toán độc lập . Và được nộp cho cục thuế, cục thống kê và sở kế hoạch và đầu tư. Ngoài ra theo yêu cầu chỉ đạo, điều hành kinh doanh về hoạt động tiêu thụ của các nhà quản lý doanh nghiệp, kế toán còn phải lập báo cáo kế toán quản trị phản ánh chi tiết tình hình hàng tồn kho, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của doanh nghiệp vào một thời điểm bất kỳ. PHẦN 3 KẾT LUẬN CHUNG Nhìn chung, tổ chức công tác kế toán của công ty Công Nghiệp nặng và xây dựng Hàn-Việt (Hanvico) phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, thực hiện quản lý tốt các phần hành kế toán. Đáp ứng nhanh chóng kịp thời nhu cầu quản trị của ban giám đốc, thực hiện tốt nhiệm vụ chức năng được giao. Công tác kiểm soát nội bộ cũng đã được thực hiện thông qua việc kiểm tra, đối chiếu thường xuyên. Công ty đã chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của Nhà Nước về nghiệp vụ kế toán bao gồm: Chúng từ, sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản, công tác cập nhật, lưu trữ hóa đơn, tài liệu. Thực hiện tốt các chuẩn mực kế toán áp dụng. Qua thời gian thực tập nghiên cứu hệ thống kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng tại công ty Hanvico có một số nhận xét như sau: - Qua thực tế cho thấy, công tác kế toán nói chung ở công ty đã đảm bảo được đúng yêu cầu thống nhất phạm vi tính toán chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận có liên quan cũng như nội dung của công tác kế toán, đồng thời đảm bảo cho số liệu kế toán phản ánh một cách chính xác, trung thực, hợp lí, rõ ràng, dễ hiểu tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lí kinh doanh ở công ty. Do đó, việc tổ chức công tác kế toán tại Công ty là phù hợp với điều kiện thực tế tại công ty. - Việc tổ chức đội ng̣ũ nhân công kế toán: Với số lượng nhân công hiện có 5 người, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho công tác quản lí. Cán bộ phòng tài chính kế toán đã làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, có chuyên môn vững chắc và có sự phối hợp trong công tác kế toán, bộ máy tổ chức được sắp xếp gọn nhẹ phù hợp với trình độ, sự tiến bộ của từng người. Với cơ cấu tổ chức khoa học nên công tác kế toán nói chung và hệ thống chứng từ, sổ sách của công ty được thiết lập một cách tương đối đầy đủ và khoa học, các mẫu sổ được kết hợp theo quy định của nhà nước và cải biến theo đặc điểm riêng của công ty. - Công ty đã áp dụng hình thức hạch toán "chứng từ ghi sổ" nên việc mở sổ ghi chép tính toán chính xác theo đúng chế độ quy định của Nhà nước, phần nghiệp vụ kế toán nói chung, phần kế toán nguyên vật liệu nói riêng về mặt tổng thể đã được vận dụng đúng các chế độ kế toán hiện hành trên cơ sở phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của Công ty. Công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất sản phẩm có kích cỡ lớn lại là hàng siêu trường siêu trọng do vậy chủng loại vật tư nguyên liệu rất đa dạng dẫn đến số lượng sổ sách theo dõi rất lớn và phức tạp. Hiện nay, phòng kế toán Công ty vẫn thực hiện bằng tay trên sổ sách giấy tờ do vậy rất vất vả, đôi lúc không đáp ứng được yêu cầu hạch toán cũng như cung cấp thông tin cho lãnh đạo, từ đó Phòng kế toán cần thiết đề nghị Lãnh đạo Công ty tạo điều kiện cho áp dụng kế toán trên phần mềm vi tính để phục vụ tốt hơn yêu cầu nhiệm vụ , phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty.