Báo cáo Thực tập tại công ty kho vận Hòn Gai TKV

u lao động theo phòng ban 21 Bảng 5: Cơ cấu nhân lực của phòng Tổ chức lao động tiền lương 23 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình ảnh 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy Cty kho vận Hòn Gai – TKV 11 Hình ảnh 2: Quy trình kinh doanh than 14 Hình ảnh 3: Đồ thị về cơ cấu lao động theo tuổi 18 A. LỜI MỞ ĐẦU Trong thời điểm này Thế giới đang trải qua cuộc khủng hoảng kinh tế sâu rộng đẩy các nền kinh tế các nước đi vào suy thoái và phát triển chậm lại. Nền kinh tế Việt Nam đang bị tác động mạnh trực tiếp ảnh hưởng đến các ngành, đến đời sống của nhân dân. Trước tình hình đó, việc ổn định được đội ngũ cán bộ bên trong doanh nghiệp hoạt động theo một cơ cấu tổ chức khoa học và linh hoạt là một điều hết sức cần thiết nhằm giúp doanh nghiệp có thể phát huy hết nội lực của nguồn nhân lực trong tổ chức của mình, giảm lãng phí do bố trí sắp xếp người không đúng việc, còn có việc lại thiếu người làm … Đây sẽ là một hướng đi an toàn và đảm bảo sự vững chắc trong tiến trình phát triển của bất cư doanh nghiệp nào. Tại Công ty kho vận Hòn Gai – TKV, một trong những chi nhánh của tập đoàn công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam toàn thể cán bộ công nhân viên chức của công ty, đặc biệt là ban lãnh đạo công ty cũng ý thức được xu thế biến đổi này nên công ty rất chú trọng đến các hoạt động quản trị nhân lực, để sao cho với nguồn lực vốn có ấy có thể mang lại hiệu quả tốt đẹp nhẩt. Công ty tuy mới được thành lập song những hoạt động quản trị nhân lực của công ty đã khá hoàn chỉnh và những thành tích mà công ty đạt được cũng đáng được ghi nhận và học tập. Bài tổng kết này nhằm báo cáo quá trình thực tập tổng hợp của tôi trong 5 tuần vừa qua, qua đó giới thiệu Công ty kho vận Hòn Gai – TKV và các hoạt động của công ty một các tổng quát nhất và hiệu quả nhất nhằm phục vụ cho quá trình thực tập chuyên đề sắp tới. Nội dung chính bao gồm 3 phần: Phần I: Giới thiệu tổng quan về Công ty kho vận Hòn Gai – TKV. Phần II: Các đặc điểm của công ty ảnh hưởng đến hoạt động quản trị nhân lực. Phần III: Hoạt động quản trị nhân lực trong công ty. B. NỘI DUNG PHẦN I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY KHO VẬN HÒN GAI – TKV. 1/ Quá trình hình thành và phát triển. Công ty kho vận Hòn Gai – TKV được thành lập và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01 tháng 06 năm 2008 theo quyết định số 1098 của Hội đồng quản trị Tập đoàn công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam ngày 14 tháng 05 năm 2008. Công ty là một trong những chi nhánh của Tập đoàn công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam do đó trực tiếp hoạt động theo điều hành từ phía tập đoàn. Công ty Kho vận Hòn Gai – TKV có tên giao dịch quốc tế là Vinacomin – Hongay Logistics Company, là doanh nghiệp Nhà nước 100%, và được xếp là doanh nghiệp loại I. Tiền thân của công ty là Xí nghiệp dịch vụ và kinh doanh than – Thuộc công ty than Hòn Gai ra đời từ tháng 09 năm 1998. Cho đến năm 2008, do đòi hỏi của thị trường cũng như kế hoạch phát triển của tập đoàn mà xí nghiệp ấy chính thức giải thể và hình thành lên Công ty kho vận Hòn Gai – TKV hiện nay. So với khi còn là xí nghiệp, tầm hoạt động của công ty hiện nay đã rộng và chuyên nghiệp hơn trước rất nhiều, ngoài lĩnh vực chính là kinh doanh than công ty còn tham gia vào các lĩnh vực đầu tư và hạng mục xây dựng lớn nữa. Hiện nay, trụ sở chính của công ty đặt tại: Cột 5, phường Hồng Hà, thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh. Ngoài ra còn có 4 phân xưởng trực thuộc nằm rải rác trong thành phố là Phân xưởng kho cảng Làng Khánh, Phân xưởng kho cảng Nam Cầu Trắng, Phân xưởng kho cảng Hà Ráng và Phân xưởng kho cảng Việt Hưng. Cho đến nay công ty hoạt động đã được gần 9 tháng, phần nào ổn định được bộ máy tổ chức và đang triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh mà Tập đoàn công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam giao. Tháng 1 năm 2009 vừa qua, công ty cũng đã tổ chức Đại hội công nhân viên chức năm 2009 nhằm đánh giá lại tình hình hoạt động của 6 tháng cuối năm 2008, cũng là 6 tháng hoạt động đầu tiên của công ty và trên cơ sở đó toàn thể cán bộ lãnh đạo cũng như công nhân viên chức cùng nhau xây dựng những mục tiêu cần đạt được trong năm 2009 này. 2/ Các hoạt động sản xuất kinh doanh. Như đã giới thiệu, Công ty là một chi nhánh của Tập đoàn công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam nên các hoạt động chính của công ty sẽ được xác định dựa vào các nhiệm vụ mà Tập đoàn giao cho công ty. Cụ thể là: Đầu tư, quản lý, khai thác hệ thống cảng và bến thủy nội địa của Tập đoàn TKV trên địa bàn thành phố Hạ Long, huyện Hoành Bồ, bao gồm cả khu vực song Diễn Vọng và các khu vực khác theo phân công của tập đoàn. Thực hiện nhiệm vụ tổ chức tiếp nhận than từ các công ty sản xuất, sang tuyển than trên địa bàn và tổ chức giao than cho khách hang tại cảng, bến thủy nội địa hoặc chuyển tải và/ hoặc các địa điểm giao nhận khác. Quản lý hệ thống kho than Xếp dỡ, chuyển tải, vận chuyển than Các nhiệm vụ khác do Tập đoàn giao. Từ đó công ty đã được Tập đoàn cho phép hoạt động trong các lĩnh vực, ngành nghề như sau: Quản lý, khai thác cảng biển, bến thủy nội địa; Vận tải đường sắt, đường bộ, đường thủy; Chế biến, kinh doanh than; Xếp dỡ, chuyển tải hàng hóa; Đầu tư, kinh doanh kết cấu hạ tầng và bất động sản; Xây dựng các công trình công nghiệp, giao thông và dân dụng. à Tóm lại, công ty hoạt động trong lĩnh vực chính là kinh doanh than, tất cả mọi ngành nghề mà công ty tham gia vào đều là để phục vụ cho mục tiêu kinh doanh than được tốt nhất. Từ việc nhập than từ các công ty chế biến và khai thác, đến khâu xuất bán và vận chuyển đến tận nơi giao hàng cho khách đều được công ty đảm nhận, như vậy đòi hỏi việc đầu tư và quản lý bến bãi của công ty phải được quan tâm đúng mực. Chính việc đầu tư xây dựng ấy cũng mang lại lợi nhuận lâu dài cho công ty do đó đây cũng là một hướng phát triển mà Tập đoàn muốn công ty theo đuổi. Kinh doanh than nói riêng và kinh doanh khoáng sản nói chung là một lĩnh vực tiềm ẩn rất nhiều cơ hội cũng như thách thức. Chỉ những biến động nhỏ trên thị trường trong nước cũng như quốc tế, các điều chỉnh chính sách từ phía Nhà nước … cũng sẽ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh và do đó cần có sự điều chỉnh sao cho phù hợp. Biến động xảy ra có thể là cơ hội hay thách thức thì còn tùy thuộc vào các mà công ty nhìn nhận và xử lý nó ra sao. Ban lãnh đạo công ty luôn luôn ý thức được điều này nên rất quan tâm đến việc theo dõi sát sao các biến động trên thị trường, những chính sách của Nhà nước, cùng với các ý kiến chỉ đạo từ phía tập đoàn mà điều hành hoạt động của công ứng phó với thị trường một cách hợp lý nhất. 3/ Kết quả sản xuất kinh doanh trong thời gian vừa qua. 3.1. Kết quả thể hiện qua một số chỉ tiêu. Sau 9 tháng chính thức hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp từ phía Tập đoàn công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam, công ty kho vận Hòn Gai – TKV cũng đã đạt được một số thành tích nhất định. Công ty đang tham gia vào một lĩnh vực kinh doanh mà nhu cầu tiêu thụ trong nước tạm thời ổn định đặc biệt là các hộ trọng điểm đã có tác động thúc đẩy sản xuất, tiêu thụ và đảm bảo doanh thu về tiêu thụ. Ngoài ra, quan hệ sản xuất kinh doanh với các đối tác, bạn hàng tiếp tục được duy trì và phát triển thuận lợi đã tạo cơ hội thuận lợi cho hoạt động SXKD. Sự tăng trưởng ổn định của tập đoàn trong những năm qua, cộng thêm sự phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị khai thác trong vùng Hạ Long là điều kiện tốt cho sự phát triển vững chắc của công ty. Hơn nữa, Ban lãnh đạo công ty đã rất năng động và luôn chỉ đạo sát sao công việc, trao đổi từng ngày về tình hình hoạt động của Công ty và có những giải pháp kịp thời và cụ thể. Và cuối cùng nhưng cũng là quan trọng nhất đó chính là tinh thần làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viêc chức của công ty, với sự nhiệt tình hăng say trong công việc, trình độ nghiệp vụ và kinh nghiệm trong công tác tiêu thụ than họ đã làm nên được những kết quả đáng ghi nhận. Với tất cả những thuận lợi ấy, tổng kết 6 tháng cuối năm 2008 công ty đã đạt được kết quả như sau: Bảng 1: Kết quả sản xuất kinh doanh năm 2008 TT Chỉ tiêu ĐVT KH năm 2008 TH năm 2008 So sánh KH năm ( %) I Các chỉ tiêu sản lượng 1 Than tiêu thụ 1000 tấn 5.700 4.269 74,89 Xuất khẩu ‘’ 2.680 1.393 51,96 Trong nước ‘’ 3.020 2.877 95,26 2 Than mua mỏ ‘’ 5.700 4.569 80,16 II Doanh thu tổng số Tr đồng 5.451.919 3.830.073 70,25 1 Doanh thu bán than chưa có VAT ‘’ 5.391.151 3.714.800 68,90 Xuất khẩu ‘’ 3.693.399 2.176.800 58,93 Trong nước ‘’ 1.697.753 1.538.000 90,59 2 Doanh thu SX chưa có VAT ‘’ 60.768 115.273 189,69 III Giá trị than mua mỏ ‘’ 3.040.052 3.000.000 98,68 IV Giá trị bán than bình quân Đ/tấn 876.609 840.216 95,83 V Tiền lương Trđ 16.455 16.970 103,13 VI Lợi nhuận ‘’ 1.247.733 697.000 55,85 VII Lao động tiền lương Lao động định mức Người 552 573 103,80 Tiền lương BQ theo LĐ định mức 1000đ/ng 4.258 4.300 100,9 (Nguồn: Văn phòng giám đốc – Cty kho vận HG – TKV) Theo dõi bảng tổng kết này, chúng ta thấy kết quả này chưa đạt so với mục tiêu mà công ty đã đề ra. Tổng sản lượng tiêu thụ chỉ đạt 74,89% so với kế hoach đề ra, do đó lợi nhuận trong 6 tháng qua là 697.000 triệu đồng chỉ đạt 55,85% kế hoạch. Giải thích cho vấn đề này đầu tiên là do các nguyên nhân khách quan mà công ty không thể kiểm soát được: + Thời tiết không thuận lợi trong quý III và đầu quý IV, khoảng thời gian này mưa bão lớn liên tục xuất hiện trong địa bàn tỉnh Quảng Ninh thêm vào đó là điện lưới hoạt động không ổn định đã ảnh hưởng không nhỏ tới tiến độ sản xuất. + Nguồn than các đơn vị giao không ổn định về chất lượng đã ảnh hưởng đến việc chuẩn bị chân hàng tiêu thụ. + Biến động của ngành than về việc lập lại trật tự, kỷ cương trong việc khai thác tiêu thụ than trên địa bàn Quảng Ninh. + Thị trường than Trung Quốc giảm, xuất khẩu tiểu ngạch tạm dừng làm ảnh hưởng lớn đến công tác tiêu thụ và doanh thu của công ty. + Thị trường than xuất khẩu sang các nước có chiều hướng giảm sút do ảnh hưởng suy thoái kinh tế toàn cầu. + Chính sách nhà nước có nhiều thay đổi, làm phát gia tăng đã ảnh hưởng trực tiếp tới tiến độ triển khai các dự án đầu tư của công ty. Tiếp đến là các nguyên nhân chủ quan mà công ty cần nghiêm túc xem xét và điều chỉnh trong thời gian tới: + Trang thiết bị máy móc chủ yếu chuyển giao từ các đơn vị khác về đã cũ, hiệu quả sử dụng thấp. Hạ tầng cơ sở các phân xưởng sản xuất còn nghèo nàn. + Tư tưởng cán bộ công nhân viên đôi lúc còn giao động, chưa ổn định. 3.2. Đánh giá quá trình sản xuất kinh doanh trong thời gian vừa qua. Kết quả hoạt động SXKD của công ty trong năm 2008 các chỉ tiêu thực hiện bám sát theo kế hoạch đề ra đạt bình quân 75% kế hoạch năm, công tác quản lý, công tác chỉ huy điều hành các mặt hoạt động được duy trì, giữ vững có tính ổn định và phát triển. Bên cạnh những kết quả đạt được cần quan tâm rút kinh nghiệm những vấn đề sau: - Tiến độ giải quyết công việc, sự phối hợp giữa các phòng ban, phân xưởng kho càng còn chưa nhịp nhàng. - Các dự án đầu tư xây dựng chưa đạt so với yêu cầu kế hoạch đặt ra - Cán bộ chưa phát huy hết năng lực công tác. Như vậy công tác quản trị nhân lực vẫn đang còn rất nhiều điều cần điều chỉnh và hoàn thiện. 4/ Những nhiệm vụ và phương hướng đổi mới trong năm 2009 của công ty. 4.1. Các chỉ tiêu số lượng Bảng 2: Các chỉ tiêu hoạt động năm 2009 TT Các chỉ tiêu ĐVT TH 2008 KH 2009 I Các chỉ tiêu sản lượng 1 Than tiêu thụ 1000 tấn 4.269 8.619 Xuất khẩu ‘’ 1.392 2088 Trong nước ‘’ 2.877 2.266 2 Than mua mỏ ‘’ 4.569 3.409 II Lợi nhuận Tr.đồng 697.000 1.196.400 III Lao động tiền lương Lao động định mức Người 573 572 Tiền lương BQ theo LĐ định mức 1000đ/ng 4.300 4.500 (Nguồn: Văn phòng giám đốc – Cty kho vận HG – TKV) Các chỉ tiêu này được xây dựng sau khi Ban lãnh đạo công ty họp bàn, kết hợp những yêu cầu từ phía Tập đoàn, nguồn nội lực của công ty với điều kiện thị trường hiện nay. Công ty mới thành lập nên mục tiêu doanh thu hay lợi nhuận chưa được Ban giám đốc quan tâm đặc biệt như là mục tiêu ổn định bộ máy tổ chức. Khi và chỉ khi công ty đã có một bộ máy hoạt động linh hoạt, khoa học và hiệu quả thì doanh thu về lâu dài sẽ không còn là vấn đề số một nữa. 4.2. Mục tiêu cụ thể: “ An toàn - Ổn định – Hiệu quả - Phát triển ”. Hoàn thành xuất sắc kế hoạch, nâng cao giá trị gia tăng và hiệu quả kinh tế - xã hội, đảm bảo an toàn lao động và bảo vệ môi trường trên cơ sở Trên tiêu chí của Tập đoàn: Ổn định việc làm, đời sống giữ vững an ninh chính trị. Phấn đấu hoàn thành vượt mức kế hoạch SXKD năm 2009 mà Tập đoàn TKV giao cho công ty. Thực hiện mục tiêu quản lý và tổ chức tốt để hoàn thành nhiệm vụ trọng tâm đó là: Lập lại trật tự trong khai thác than, vận chuyển, chế biến và tiêu thụ than trên địa bàn đơn vị quản lý. Tích cực đầu tư có chiều sâu về cơ sở vật chất, phương tiện sản xuất, chất lượng lao động vv … để công ty phát triển bền vững về mọi mặt. Chấp hành tốt mọi chủ trương đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước, vận động CBCNV trong toàn công ty sống và làm việc theo Pháp luật. Phát động và làm tốt các phong trào thi đua lao động sản xuất, các phong trào văn hóa, văn nghệ thể dục thể thao nhằm nâng cao đời sống về vật chất cũng như tinh thần cho người lao động. Đẩy mạnh đổi mới, tiếp tục hợp lý hóa công nghệ trong tất cả các khâu theo hướng giảm tiêu hao vật tư, tăng năng suất lao động. Đảm bảo an toàn và an ninh trật tự nội bộ. Phấn đấu không để xảy ra TNLĐ nặng, TNLĐ nghiêm trọng, các sự cố loại 1 và loại 2 do nguyên nhân chủ quan. Giảm tới mức thấp nhất TNLĐ nhẹ. Tiếp tục duy trì, quản lý chặt chẽ, hợp lý chi phí sản xuất. Giảm 10% chi phí bản thân để nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD của Công ty cũng như thu nhập của người lao động. Tổ chức sản xuất đảm bảo cho công nhân có việc làm, đảm bảo năng suất lao động để có thu nhập bình quân đạt 4.500.000 đ/người/tháng. Xây dựng tác phong công nghiệp và nếp sống văn minh thợ mỏ, hài hòa môi trường sản xuất và thiên nhiên. Giữ cam kết về công tác xây dựng, bảo vệ môi trường với Tập đoàn và cơ quan quản lý Nhà nước. Với 10 mục tiêu cụ thể được trình bày ở trên, Ban lãnh đạo công ty hi vọng đây sẽ là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của toàn thể CBCNV trong công ty, tất cả cùng một lòng hướng tới mục tiêu ấy. Hoạt động quản trị nhân lực trong công ty cũng không nằm ngoài số đó, phải làm sao để các CBCNV được làm việc trong điều kiện tốt nhất có thể, bố trí đúng người đúng việc đúng lúc để bộ máy tổ chức của công ty hoạt động trơn tru nhất. Ban lãnh đạo và toàn thể CBCNV trong công ty Kho vận Hòn Gai – TKV quyết tâm thực hiện tốt mọi nhiệm vụ kinh tế, chính trị phấn đấu hoàn thành kế hoạch SXKD năm 2009 để làm tiền đề phát triển cho những năm tiếp theo. PHẦN II: CÁC ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NHÂN LỰC 1/ Hệ thống tổ chức bộ máy. Công ty Kho vận Hòn Gai – TKV hoạt động với bộ máy tổ chức bao gồm: a) Giám đốc Công ty; b) Các phó giám đốc, kế toán trưởng Công ty; c) Các phòng kỹ thuật, nghiệp vụ; d) Các phân xưởng và đơn vị trực tiếp sản xuất, kinh doanh. Bên cạnh đó là các tổ chức Công đoàn, Đoàn thanh niên, Đảng ủy … Cơ cấu công ty được xây dựng theo mô hình Trực tuyến – Chức năng, một trong các mô hình đang khá phổ biến trong các công ty Nhà nước của chúng ta, theo mô hình này Giám đốc công ty là người chịu trách nhiệm cuối cùng cho tất cả các quyết định trong công ty. Các phòng ban, phân xưởng trong công ty được phân chia các chức năng nhiệm vụ cụ thể. Mỗi đơn vị chịu trách nhiệm một mảng chức năng hay công việc nào đó, trong từng đơn vị cụ thể thì công việc lại được phân chia đến từng người, ngoài ra giữa các phòng ban còn có mối quan hệ phối hợp trên cơ sở chức năng nhiệm vụ được phân công nhằm thực hiện những mục tiêu chung của công ty và hỗ trợ cho Giám đốc ra quyết định. Hình ảnh 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy Cty kho vận Hòn Gai – TKV Giám đốc Phó Giám đốc Đầu tư Kế toán trưởng Phó Giám đốc Sản xuất-tiêu thụ Phó Giám đốc Kỹ thuật Phòng Kế toán TK- TC Phòng kỹ thuật - an toàn Phòng Điều hành - Tiêu thụ - Phòng Đầu tư Phòng Ytế- Đời Sống Hệ thống kế toán Thống kê Phân xưởng VP giám đốc Phòng TC LĐTL Phòng Bảo vệ QS-TT Phòng KH-VT Phân xưởng KCS Phân xưởng KC Việt Hưng Phân xưởng KC Hà Ráng Phân xưởng KC Nam Cầu trắng Phân xưởng KC Làng Khánh Đội cơ giới (Nguồn: Phòng Tổ chức lao động tiền lương – Cty kho vận HG – TKV) Bên cạnh đó, với đặc thù kinh doanh trên cả các lĩnh vực liên quan đến đầu tư nên công ty cũng có khá nhiều dự án đầu tư xây dựng cần thực hiện. Vì vậy, mỗi khi có dự án mới là cơ cấu lao động được điều động theo mô hình Ma trận. Cụ thể như sau ví dụ khi dự án “ Đầu tư xây mới kho cảng Nam Cầu Trắng ” bắt đầu đi vào hoạt động thì Giám đốc xác định đây là mảng chuyên môn của phòng đầu tư do đó cử Trưởng phòng Đầu tư là giám đốc dự án, người sẽ chịu trách nhiệm chính với Giám đốc về tiền trình thực hiện và kết quả của dự án. Sau đó, trưởng phòng đầu tư sẽ tham khảo ý kiến của các chuyên viên về nhân lực trong công ty để xem xét xem nhòm dự án của mình sẽ cần những ai, có chuyên môn thế nào, trình độ ra sao … và đề nghị những điều này nên giám đốc. Ví dụ, dự án sẽ cần 5 người nữa gồm: 01 nhân viên phòng đầu tư 01 nhân viên chuyên môn đấu thầu dự án xây dựng 01 nhân viên kỹ thuật xây dựng 01 nhân viên kế toán công trình 01 thư ký Đề nghị này nếu được giám đốc duyệt thì nhóm dự án sẽ bắt đầu làm việc, và nhóm chỉ tan rã khi dự án đã hoàn thành xong. Trong thời gian dự án diễn ra, các nhân viên được huy động này chịu sự quản lý của 2 cấp quản lý, trước tiên là trưởng bộ phận nơi mình đang làm việc và sao đó là giám đốc dự án mà mình đang tham gia. Ưu điểm của cơ cấu tổ chức này là huy động mạnh mẽ nguồn nhân lực vào mọi hoạt động của công ty. Nhược điểm, dễ gây nên sự chồng chéo nếu một nhân viên cùng một lúc ở trong quá nhiều dự án. 2/ Đặc điểm của sản phẩm. Quy trình công nghệ sản xuất – kinh doanh sản phẩm. 2.1. Đặc điểm của sản phẩm. Than chính là sản phẩm kinh doanh của công ty, hiện nay công ty chủ yếu nhập các loại than với chất lượng từ thấp đến cao tùy vào yêu cầu của khách hàng. Than được dùng chủ yếu trong các ngành công nghiệp nhẹ làm nhiên liệu cung cấp nhiệt, hoặc trong các công ty nhiệt điện … Như vậy tầm quan trọng của sản phẩm mà công ty đang kinh doanh là khá lớn, thị trường rộng với rất nhiều khách hàng tiềm năng, hướng phát triển của công ty sẽ thật khởi sắc. Với các yêu cầu kỹ thuật mà Tập đoàn đã quy định, từng loại than được nhập vào từng kho với đặc thù riêng, ví dụ kho than cám 3A, 3B, 4A , 4B , 4C … Cách làm này sẽ rất thuận lợi cho việc xuất và nhập than. Đặc điểm nổi bật của than cám là đã được chế biến, nghiền nhỏ nên trong khâu vận chuyển hay lưu vào kho bãi có một khó khăn lớn là vấn đề ô nhiễm môi trường, bụi than luôn luôn có trong không khí ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của người công nhân tại kho cảng, và trong quá trình di chuyển từ các bến bãi khác nhau sẽ gây ô nhiễm cho môi trường sung quanh.Hơn nữa, bảo quản than cũng là một vấn đề cần nhiều kiến thức chuyên môn. Than từng loại khác nhau sẽ có kích cỡ khác nhau, độ ẩm khác nhau nên nếu nhiệt độ không đúng quy định sẽ làm giảm chất lượng than. 2.2. Quy trình công nghệ sản xuất – kinh doanh sản phẩm. Hoạt động quản trị nhân lực nói chung bao gồm mấy vấn đề cơ bản là: Kế hoạch hóa nguồn nhân lực, phân tích đánh giá công việc, đào tạo và phát triển, tuyển dụng, bố trí sắp xếp, tiền lương … và ở bất cứ một doanh nghiệp hay tổ chức nào thì cũng phải thực hiện những điều ấy. Song điểm khác biệt sẽ là thực hiện nó như thế nào? Quy mô ra sao? Cách thức nào là hiệu quả nhất thì câu trả lời sẽ phụ thuộc vào việc công ty ấy hoạt động trong lĩnh vực gì? Phương thức hoạt động ra sao và quy trình công nghệ thế nào? … 2.2.1. Quy trình kinh doanh Việc kinh doanh của công ty sẽ được thực hiện theo một chu trình như sau: Tập đoàn chỉ thị những kế hoạch kinh doanh cụ thể, sau đó ban lãnh đạo công ty sắp xếp và bố trí từng công việc hợp lý cho các phòng ban và ở đây phòng Điều hành tiêu thụ sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc giám sát việc nhập và xuất tại các phân xưởng kho cảng sao cho đúng các kế hoạch kinh doanh đã đề ra. Hình ảnh 2: Quy trình kinh doanh than Nhập kho Xuất bán Mua than Nhập kho Chế biến Xuất bán Bán thẳng cho khách hàng không qua nhập kho (Nguồn: Phòng Điều hành tiêu thụ - Cty kho vận HG – TKV) à Như vậy quy trình kinh doanh than của công ty có 3 dạng sau: Mua than => Nhập kho => Xuất bán cho khách hàng Đây là dạng kinh doanh phổ biến nhất của công ty hiện nay, vì với đặc thù kinh doanh theo điều hành của Tập đoàn cho nên công ty là khâu cuối cùng của quá trình khai thác và kinh doanh than trên toàn địa bàn thành phố Hạ Long, sản phẩm của các công ty khai thác và chế biến than đã là than thành phẩm hơn nữa các công ty khai thác hệ thống kho chứa của họ không được đầu tư như công ty nên nhiệm vụ mà Tập đoàn giao cho công ty chính là một trong những nơi nhập và lưu kho than. Việc xuất bán sẽ được sắp xếp sau, công tác này cũng được thực hiện với chỉ thị từ phía tập đoàn. Hiện nay các khách hàng lớn của công ty chính là các hộ trọng điểm về nhu cấu than như: Nhà máy Chinfon Hải Phòng, Nhiệt điện Cẩm Phả, Công ty kinh doanh vật tư xây dựng Sông Hồng Hà Nội, … Mua than => Nhập kho => Chế biến ( Pha trộn, nghiền, sàng … ) => Bán cho khách hàng. Chức năng chế biến của công ty không được đầu tư mạnh, song tại các phân xưởng cũng được đầu tư trang thiết bị đầy đủ để phục vụ chế biến khi cần. Việc chế biến ở đây chỉ thực hiện khi sản phẩm than mà khách hàng yêu cầu tại kho của công ty không có, theo chỉ thị của ban lãnh đạo và Tập đoàn, phân xưởng sẽ tiến hành chế biến những loại than đang có trong kho thành sản phầm than theo đúng yêu cầu khách hàng với chất lượng tốt nhất. Ví dụ, tại Phân xưởng kho cảng Hà Ráng, công ty chỉ đạo xuất bán 1,5 tấn than cám 4A cho Nhiệt điện Phả Lại. Song trong kho của phân xưởng không còn loại than này, công ty sẽ chỉ thị cho 3 phân xưởng còn lại xem ở đâu còn than cám 4A thì chuyển ngay cho Phân xưởng kho cảng Hà Ráng. Nếu cả 4 phân xưởng đều không còn, việc này sẽ ngay lập tức được báo cáo lên Tập đoàn, ở đó họ có trách nhiệm điều hàng các chi nhánh khác của Tập đoàn trên địa bàn thành phố Hạ Long chuyển than cám 4A về công ty kho vận Hòn Gai. 2 khả năng sẽ xảy ra 1--Nếu các chi nhánh khác có than cám 4A, hình thức kinh doanh sẽ như dạng thứ 3 được trình bày dưới đây. Tức là công ty mua than rồi bán thẳng cho khách hàng mà không cần nhập kho nữa. 2--Khả năng cuối cùng là các chi nhánh cũng không còn loại than này thì Tập đoàn sẽ chỉ thị cho công ty, yêu cầu phân xưởng kho cảng Hà Ráng tiến hành pha trộn, nghiền hay sàng … nói chung là chế biến từ các loại than có trong kho thành than cám 4A và yêu cầu đúng các yêu cầu kỹ thuật mà Tập đoàn đã đề ra. Mua than sau đó bán thẳng cho khách hàng ( Không qua nhập kho). Dạng kinh doanh này sẽ xảy ra nếu tại kho than của công ty không có loại than mà khách hàng yêu cầu, Tập đoàn chỉ thị nhập than từ chi nhánh khác về để bán chứ không tự chế biến. 2.2.2. Quy trình sản suất Quy trình này gồm 3 khâu chủ yếu là chế biến, xuất nhập kho và vận chuyển than. Xét về khâu chế biến gồm các công việc sau; Khâu pha trộn: Tùy theo yêu cầu của khách hàng mà các phân xưởng trực thuộc pha trộn cho phù hợp với yêu cầu đó, song luôn luôn phải đảm bảo về chất lượng theo quy định của Tập đoàn. Khâu nghiền đập: Chủ yếu sử dụng cho than cục, do yêu cầu của khách hàng vào từng thời điểm cần các loại than có cỡ hạt nhỏ hơn, các trạm tôt chức cho nghiến, đập từ các loại than có cỡ hạt to thành loại nhỏ đúng theo yêu cầu. Khâu sàng tuyển: áp dụng cho những loại than chất lượng thấp, lẫn nhiều tạp chất, than nguyên khai …Qua khâu này, than sẽ được chạy trên băng chuyền qua nhiều công đoạn sàng khác nhau để tuyển ra các loại than có cỡ hạt đồng bộ. Vấn đề cần quan tâm ở đây chính là sự ô nhiềm môi trường không khí trong các phân xưởng chế biến, than trong quá trình chế biến, sàng tuyển sẽ tung ra không khí rất nhiều chất độc hại, điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe người công nhân và lâu dài làm giảm năng suất của cả phân xưởng. Xét về khâu xuất nhập kho: công nhân sẽ phải tiếp xúc với các máy móc thiết bị lớn như cần cẩu, băng chuyền, máy rót than … để nhập than cũng như xuất than ra khỏi kho. Khâu này sẽ được quản đốc từng phân xưởng trực tiếp điều hành cho công nhân theo lệnh của công ty. Còn khâu vận chuyển thì các phân xưởng đang cùng một lúc sử dụng 3 loại phương tiện: Đường thủy, đường sắt và đường bộ. Với đặc thù kinh doanh thương mại nên các phương tiện đường thủy trọng tải lớn công ty không đầu tư mà chỉ thuê của các đơn vị khác mỗi khi cần sử dụng theo yêu cầu của khách hàng. à Quy trình sản xuất được thực hiện chủ yếu dưới các phân xưởng trực thuộc. Quản đốc từng phân xưởng sẽ là người nhận lệnh trực tiếp từ phía công ty và chịu trách nhiệm chính giám sát công việc của phân xưởng mình. Quy trình sản xuất với đặc thù chuyên môn cao, yêu cầu những người lao động phải được đào tạo và huấn luyện trực tiếp trước khi tham gia vào công việc. Luôn tiếp xúc với máy móc trọng tải lớn, dây chuyền liên tục và hơn nữa là ô nhiễm không khí, sự an toàn trong lao động phải được quan tâm hàng đầu. Công tác phục vụ nơi làm việc, hiệp tác lao động, an toàn vệ sinh lao động tại các phân xưởng phải được quan tâm đúng mực, phòng tránh tối đa các vấn đề về bệnh nghề nghiệp và tai nạn lao động. Các nhân viên chuyên môn về các vấn đề nhân sự cần có những tham mưu cho ban lãnh đạo để xây dựng những kế hoạch dài hạn vê phòng chống ô nhiễm môi trường, các khóa học an toàn, các cách tổ chức lao động khoa học nhất … 3/ Đặc điểm của đội ngũ lao động. Đội ngũ lao động trong công ty chính là đối tượng quan trọng nhất cần hướng đến của các hoạt động quản trị nhân lực, do đó tìm hiểu chi tiết đặc điểm của yếu tố này sẽ giúp chúng ta có nền tảng cơ bản để đánh giá các hoạt động quản trị mà công ty đang áp dụng là hợp lý hay chưa và cũng từ đó mà các giải pháp kiến nghị sẽ có giá trị thực tế hơn rất nhiều. 3.1. Cơ cấu lao động theo giới tính Như đã trình bày ở trên, hiện nay công ty kho vận Hòn Gai - TKV có tổng số lao động là 573 người, trong đó chỉ có 172 lao động là nữ nghĩa là chỉ chiếm 30,02% tổng lao động trong công ty. Có vẻ cơ cấu lao động về giới tính quá chênh lệch. Song, với đặc thù sản xuất và kinh doanh trong lĩnh vực khoáng sản, thường xuyên tiếp xúc với các máy móc và phương tiện trọng tải lớn yêu cầu cao về sức khỏe và sức chịu đựng áp lực lớn thì việc lao động công ty chủ yếu là nam giới là hoàn toàn hợp lý. Tại các phân xưởng, với các vị trí quan trọng, trực tiếp chịu trách nhiệm sản xuất và vận hành các phương tiện vận chuyển đường thủy, đường bộ hay đường sắt người lao động chủ yếu là nam giới, mà các công việc này chiếm phần lớn trong số các công việc của phân xưởng. Lao động nữ hầu như đảm nhiệm các vai trò như kế toán, văn thư,nhân viên thống kê, công nhân tổ kho, nhân viên KCS, … do đó mới có sự chênh lệch về cơ cấu giới tính. Điều này có vẻ khả quan hơn trong khối phòng ban tại trụ sở chính của công ty, các công việc ở đây phần lớn là tham mưu cho giám đốc để điều hành công ty một cách tốt nhất. Đặc thù công việc ở đây là lao động trí óc nên vấn đề về giới không còn là quan trọng như ở phân xưởng nữa. 3.2. Cơ cấu lao động theo tuổi Thống kê về cơ cấu lao động theo độ tuổi trong công ty được trình bày bằng đồ thị dưới đây: Hình ảnh 3: Đồ thị về cơ cấu lao động theo tuổi Đơn vị tính: Người (Nguồn: Phòng Tổ chức lao động tiền lương – Cty kho vận HG – TKV) Qua đồ thị này ta cũng có thể đưa ra các kết luận như sau về đội ngũ lao động của công ty: Phần lớn lao động của công ty đang ở độ tuổi từ 25 đến 45, cụ thể là 373 người và chiếm 65,09% tổng số lao động. Đây là độ tuổi chín muồi về kinh nghiệm lao động, cũng là độ tuổi vẫn còn khá nhiều thời gian đóng góp sức lao động trong công ty. Một dấu hiệu đáng mừng, vì chúng ta không phải đối mặt với sự thiếu kinh nghiệm của các lao động trẻ hay sự lo lắng thiếu lao động kế cận nếu lao động quá già. Các vấn đề này sẽ nằm trong kế hoạch 5 năm hay 10 năm tới. 25,38% số lao động đang ở độ tuổi từ 45 trở lên. Hầu hết họ đang nắm gữi các vai trò chủ chốt trong công ty như giám đốc, phó giám đốc, quản đốc hay đốc công. Điều này hoàn toàn hợp lý song nó cũng có trở ngại là nếu những người nắm giữ vai trò quan trọng này mà thuộc túy người bảo thủ, không học hỏi các cách làm việc khoa học và hiện đại thì sẽ là một yếu tố kìm nén sự phát triển. Hơn nữa trong 3 tới 5 năm nữa đội ngũ cán bộ này sẽ đến tuổi về hưu, công tác kế hoạch hóa nhân lực cần lưu ý vấn đề này để có những bổ sung kịp thời và hợp lý. Số lao động trẻ trong công ty hiện nay là 51 người, chiếm 8,90% tổng số lao động. Con số này là hơi ít nếu so với một doanh nghiệp cùng ngành, song vấn đề là công ty mới thành lập chưa được 1 năm nên dù sao việc tuyển dụng nhân lực trẻ cũng chưa là vấn đề quan tâm số một của ban lãnh đạo. Những lao động trẻ của công ty hiện nay đang làm việc hầu hết ở các vị trí như công nhân vận hành dây chuyền, công nhân giao nhận than, cấp dưỡng, kỹ sư quản trị mạng … các vị trí chưa đòi hỏi nhiều về mặt kinh nghiệm cũng như chuyên môn. Tóm lại, lao động của công ty khá già, lực lượng lao động trẻ là quá ít. Các hoạt động quản trị nhân lực ngoài việc chú ý đến vấn đề về kế hoạch hóa còn cần chú ý đến tâm lý hầu hết các lao động trong công ty, họ đã quen với cách làm việc cũ, tiếp nhận những phương thức quá mới mẻ sẽ làm họ bối rối và hơn nữa họ thường sẽ có phản ứng không đồng tình nếu cán bộ lãnh đạo trẻ hơn mình. Do vậy các chính sách hay điều chỉnh về nhân sự cần phải có tính thuyết phục cao và phổ biến rõ rang chi tiết nhất đến người lao động, tránh những trường hợp áp đặt sự thay đổi quá nhanh không những mạo hiểm mà còn tạo hiệu ứng xấu. 3.3. Cơ cấu lao động theo trình độ. Nghiên cứu đội ngũ lao động của công ty dưới góc độ trình độ sẽ giúp chúng ta có được cái nhìn toàn diện hơn, sâu sắc hơn về sự hợp lý trong bố trí lao động trong công ty. Bảng 3: Cơ cấu lao động theo trình độ STT Trình độ Số lượng Cơ cấu % 1 Kỹ sư 71 12.39 2 Cử nhân 67 11.69 3 Cao đẳng 17 2.97 4 Trung cấp 70 12.22 5 Sơ cấp 46 8.03 6 Học nghề, bằng lái xe, chứng chỉ, tốt nghiệp PTTH 302 52.70 7 Tổng cộng 573 100 (Nguồn: Phòng Tổ chức lao động tiền lương – Cty kho vận HG – TKV) Với một đội ngũ như bảng báo cáo trên, nhìn chung lực lượng lao động chất lượng cao ( kỹ sư, cử nhân, cao đẳng) ở công ty là khá lớn tổng cộng có đến 155 người chiếm 27,05% đội ngũ lao động trong công ty, trong đó trung cấp là 70 người chiếm 12,22% và sơ cấp, học nghề là 348 người chiếm 60,73%. Hiện tượng tỷ lệ lao động theo trình độ Đại học, cao đẳng – Trung cấp – Học nghề của công ty là 5 : 2 : 10, trong khi tỷ lệ chuẩn mà các nhà nghiên cứu cung cấp phải là 1 : 4 : 10. Đây được gọi tên một cái tượng hình nhất là hiện tượng “ Thừa thầy, thiếu thợ ” một hiện tượng cũng khá phổ biến trong các doanh nghiệp Nhà nước ở Việt Nam hiện nay. Những việc cần làm trước mắt đối với công ty đó là công tác đào tạo và phát triển nhằm nâng cao trình độ lành nghề của các công nhân trong phân xưởng để họ nắm bắt được những kiến thức khoa học hiện đại theo kịp công nghệ mới, không bị lạc hậu. 3.4. Cơ cấu theo phòng ban và các phân xưởng trực thuộc. Tỷ lệ lao động quản lý của công ty chiếm tỷ lệ khá cao. Riêng khối văn phòng đã chiếm 38,22% so với tổng sổ CBCNV toàn công ty, hơn nữa theo thống kê trung bình 1 đội công nhân gồm 20 người thì đã có 5 lao động quản lý. Điều này chứng tỏ sự lãng phí nhân lực trong công tác bố trí nhân lực của công ty và như vậy hậu quả dẫn đến là chi phí quản lý sẽ tăng lên. Bảng 4: Cơ cầu lao động theo phòng ban Phòng ban, phân xưởng Số lượng CBCNV Cơ cấu (%) I/ Khối văn phòng: 219 38.22 1.Ban lãnh đạo 6 1.05 2.Phòng đầu tư 6 1.05 3.Phòng kỹ thuật - an toàn 4 0.69 4.Phòng kế hoạch vật tư 8 1.39 5.Văn phòng giám đốc 14 2.44 6.Phòng y tế - đời sống 12 2.09 7.Phòng điều hành tiêu thụ 23 4.01 8.Phòng tổ chức lao động tiền lương 5 0.87 9.Phòng kế toán 16 2.79 10.Phòng Bảo vệ - quân sự - thanh tra 17 2.97 11.Phòng KCS 108 18.87 II/ Phân xưởng kho cảng 354 61.78 1. PXKC Làng Khánh 180 31.41 2. PXKC Việt Hưng 32 5.58 3. PXKC Nam Cầu trắng 95 16.58 4. PXKC Hà Ráng 47 8.21 Tổng cộng 573 100 ( Nguồn: Phòng Tổ chức lao động tiền lương – Cty kho vận HG - TKV) Tóm lại, đội ngũ lao động mà công ty Kho vận Hòn Gai – TKV đang quản lý là một đội ngũ lao động mất cân bằng về giới ( nam giới chiếm gần 70% tổng sốlao động ); lao động khá già; mất cân bằng về trình độ thừa lao động quản lý trình độ cao, thiếu công nhân lành nghề được đào tạo chuyên môn; hơn nữa bộ máy quản lý lại khá cồng kềnh gây lãng phí nhân lực. Với những đặc điểm này tạo cho công ty thế mạnh trong vài năm sắp tới do còn có đội ngũ CNCNV lành nghề gữi được xong vấn đề sẽ nghiêm trọng hơn trong thời gian dài sau này nếu công ty không lên kế hoạch cho lớp lao động kế cận ngay từ bây giờ, và hướng thứ hai để hoàn thiện bộ máy đó là tinh giảm lao động quản lý, bố trí sắp xếp hợp lý hơn để tránh tình trạng lãng phí dẫn đến tăng giá thành sản phẩm. PHẦN III: HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TRONG CÔNG TY 1/ Cơ cấu nhân lực của phòng Tổ chức lao động tiền lương Phòng Tổ chức lao động tiền lương là phòng ban chuyên trách về hoạt động quản trị nhân lực trong công ty, được thành lập ngay từ khi công ty ra đời và chịu sự quản lý trực tiếp từ Giám đốc công ty. Ban lãnh đạo công ty nhìn nhận đội ngũ cán bộ công nhân viên chính là cốt lõi cho mọi thành công của công ty, nguồn nhân lực mà mạnh về tinh thần, giỏi về trình độ và đoàn kết cùng vì mục tiêu chung thì mọi khó khăn sẽ đều được khắc phục và sự phát triển của công ty sẽ rất vững chắc và lâu dài. Hiện nay phòng Tổ chức lao động tiền lương có 5 nhân viên đó là: Bảng 5: Cơ cấu nhân lực của phòng Tổ chức lao động tiền lương TT Chức vụ Họ và tên Năm sinh Giới tính Trình độ 1 Trưởng phòng Nguyễn Đăng Nghĩa 1964 Nam Kỹ sư quản trị kinh doanh 2 Phó phòng Phạm Thị Dung 1972 Nữ Kỹ sư KTVTB, Tổ chức LĐTL 3 Nhân viên Trần Thị Chanh 1973 Nữ Cử nhân kinh tế Dương Văn Hùng 1981 Nam Cử nhân quản trị kinh doanh Đặng Thị Tuyết Nhung 1984 Nữ Cử nhân sư phạm nhạc họa ( Nguồn: Phòng Tổ chức lao động tiền lương – Cty kho vận HG - TKV) 2/ Chức năng nhiệm vụ chủ yếu 2.1. Chức năng Tham mưu giúp Giám đốc quản lý, chỉ đạo, thực hiện công tác Tổ chức cán bộ, đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, định mức hao phí lao động, tiền lương; công tác y tế doanh nghiệp và giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động trong công ty theo quy định pháp luật 2.2. Nhiệm vụ Đây là các nhiệm vụ mà Giám đốc trực tiếp giao cho phòng TCLĐLT, nhằm thực hiện tốt nhất chức năng của phòng: Nghiên cứu thiết lập, trình duyệt và tổ chức thực hiện các phương án về mô hình, cơ cấu tổ chức bộ máy và cán bộ từ công ty đến các đơn vị đảm bảo yêu cầu SXKD trong từng kỳ kế hoạch. Chủ trì xây dựng, chỉ đạo thực hiện qui hoạch và kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn hàng năm: Qui hoạch cán bộ và cán bộ kế cận; Xây dựng tiêu chuẩn chức danh viên chức; Kế hoạch lao động và tiền lương; Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực; Kế hoạch trang cấp các phương tiện bảo hộ lao động; Kế hoạch chi phí thực hiện chế độ bồi dưỡng ăn ca và các chi phí khác để thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động. Chủ trì việc hướng dẫn, xây dựng, chỉ đạo thực hiện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức và biên chế của các đơn vị trong công ty; Trình giám đốc quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, chấm dứt HĐLĐ, điều động, tuyển dụng, cử đi học, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, thôi việc, nghỉ hưu đối với CBCNV theo phân cấp quản lý của Công ty. Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác cán bộ, đánh giá phân loại cán bộ trong công ty. Nghiên cứu xây dựng, thực hiện kế hoạch về đổi mới công tác quản lý lao động cả về nội dung, phương pháp và nhận xét, đánh giá phân loại hàng năm. Tổ chức theo dõi thực hiện hệ thống định mức hao phí lao động cho tất cả các loại hình công việc trên cơ sở khoa học, chế độ chính sách của nhà nước và điều kiện cụ thể sản xuất, quản lý của từng đơn vị. Trình giám đốc giao kế hoạch lao động, định mức, đơn giá tiền lương sản phẩm gắn liền với nhiệm vụ SXKD từng tháng, quí, năm. Điều chỉnh bổ sung kịp thời định mức, đơn giá khi điều kiện sản xuất thay đổi hoặc khi có phát sinh mới. Quản lý và sử dụng tốt quỹ tiền lương, tiền lương theo quy định. Xây dựng và hoàn thiện qui chế quản lý cán bộ, quy chế đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, qui chế quản lý lao động và tiền lương, nội quy lao động và các qui định theo chức năng, đảm bảo yêu cầu đối mới cơ chế điều hành, quản lý của công ty và Tập đoàn TKV. Tổ chức thực hiện: Tổ chức sắp xếp, kiện toàn, quản lý hồ sơ lý lịch của CBCNV đảm bảo khoa học, đúng quy định của Pháp luật Giải quyết các chế độ: Bảo hiểm xã hội; Phiếu khám chữa bệnh theo quy định của Bảo hiểm y tế; Bảo hiểm than thể và các chế độ, chính sách khác đối với CBCNV theo quy định của Pháp luật và quy định của Công ty. Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, giám sát việc thực hiện và chấp hành các qui định về quản lý lao động, phân phối tiền lương, tiền thưởng, thực hiện chế độ BHXH và các chế độ chính sách khác đối với CBCNV ở các đơn vị trong công ty. Thực hiện công tác bảo vệ môi trường, phòng chống sự cố môi trường trong phạm vi đơn vị quản lý theo quy định của Pháp luật. Thực hiện những nhiệm vụ khác được giao. Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo theo quy định của công ty và cơ quan quản lý cấp trên. 3/ Hoạt động của phòng thời gian qua. 3.1. Công tác tổ chức cán bộ, tổ chức sản xuất Trước tiên cần nắm rõ vấn đề là công ty Kho vận Hòn Gai – TKV khi được thành lập do chỉ thị của Tập đoàn là sau khi Tập đoàn đã cho giải thể 1 số xí nghiệp làm việc không còn hiệu quả nữa, do đó nguồn nhân lực hiện nay của công ty hầu hết là cán bộ công nhân viên cũ của các xí nghiệp này. Những CBCNV cũ này đã quen với cách làm việc theo kiểu xí nghiệp nhỏ ngày xưa nên việc theo kịp tác phong công nghiệp của một công ty lớn hơn sẽ cần một thời gian nhất định. Công tác tổ chức cán bộ, tổ chức sản xuất vì vậy tuy có thuận lợi là có được đội ngũ lao động đã quen việc, có kinh nghiệm xong vấn đề khó khăn chính là làm thế nào để mọi người quen với cách làm việc mới. Kết quả đạt được: - Hoàn thành việc ổn định tổ chức sản xuất ( Các bộ máy: Đảng, chuyên môn, các tổ chức đoàn thể ) phù hợp với chức năng nhiệm vụ của công ty - Củng cố ổn định tổ chức nhân sự và một số đơn vị phòng ban cho phù hợp với tình hình sản xuất thực tế. Bổ nhiệm các chức danh cán bộ, cán bộ dự nhiệm, chức danh quản lý, chỉ huy điều hành sản xuất. 3.2. Công tác kế hoạch hóa - bố trí nhân lực Đây là công việc chuyên môn của phòng TCLĐTL, nhưng do tính chất quan trọng của công tác nên Ban lãnh đạo công ty quyết định thành lập một Hội đồng xét duyệt với người nắm vai trò quyết định là Phó giám đốc Đầu tư ông Lâm Văn Thuyên, hội phó là trưởng phòng TCLĐTL ông Nguyễn Đăng Nghĩa và sau đó là 4 hội viên bao gồm: Chánh văn phòng giám đốc, Phó phòng TCLĐTL, Trưởng phòng Kế hoạch cuối cùng là 1 thành viên từ phía Công đoàn của công ty. Hội đồng xét duyệt sẽ chính thức lên kế hoạch về nguồn nhân lực trong công ty trong thời gian ngắn hạn cũng như dài hạn căn cứ vào kế hoạch phát triển của công ty do trưởng phòng Kế hoạch cung cấp, các hội viên sẽ bàn bạc cho đến khi ý kiến thống nhất là trong vòng 1 năm ( hay dài hơn ) sắp tới, những vị trí nào cần được bổ sung vì có người sắp về hưu, những vị trí nào cần thuyên chuyển công tác, thăng chức hay xuống chức … Căn cứ vào các dự án mà công ty đang triển khai để có kế hoạch về nhân lực kịp thời. Ví dụ, quí III năm 2009, công ty sẽ đưa vào hoạt động hệ thống cân tự động tại 2 phân xưởng là PXKC Làng Khánh và PXKC Nam Cầu Trắng do đó yêu cầu về công nhân vận hành cân sẽ xuất hiện đòi hỏi Hội đồng phải tìm cách khắc phục. Yêu cầu từ phía Tập đoàn TKV là năm 2009, công ty không được tuyển dụng thêm lao động nên Hội đồng sẽ đề xuất kiến nghị gửi Giám đốc công ty về việc cử 30 công nhân tại 2 phân xưởng nói trên đi học về vận hành cân tự động. Khi Giám đốc phê duyệt thì quyết định được gửi xuống 2 phân xưởng về bộ phận lãnh đạo dưới phân xưởng gồm các quản đốc, đốc công và công đoàn cũng như đoàn thanh niên … sẽ họp bàn, bầu chọn ra 30 người công nhân phù hợp nhất để được đào tạo trong đợt này. 3.3. Công tác bồi dưỡng và đào tạo Công ty luôn rất coi trọng công tác này, vì đây được xem như phương cách nâng cao chất lượng lao động một cách hiệu quả nhất và cũng mang lại kết quả lâu dài nhất. Phòng TCLĐTL căn cứ vào những yêu cầu đặt ra từ Hội đồng xét duyệt mà lựa chọn, tham mưu cho Giám đốc cách thức đào tạo nhanh, tốn kém ít và mang lại kết quả tốt nhất: - Với các CBCNV trẻ tuổi mới vào làm việc thì sử dụng phương pháp đào tạo trong công việc, nghĩa là hướng dẫn cho các CBCNV đã có kinh nghiệm chỉ dẫn và kèm cặp cho những người mới này cách thức làm việc trong môi trường công ty. Ngoài ra, thông qua việc này những sáng tạo của sức trẻ cũng được phát huy và bổ sung bằng kinh nghiệm của những người đi trước. - Với các yêu cầu đào tạo thêm về nghiệp vụ như ở ví dụ trên thì phòng TVLĐTL đã tham mưu cho Giám đốc là cử 30 công nhân này đi học tại các lớp cạnh doanh nghiệp nghĩa là đề trình yêu cầu này lên Tập đoàn TKV để họ điều động một lớp học về vận hành cân tự động cho 30 người do các cán bộ kỹ sư , kỹ thuật chuyên nghiệp phụ trách. Lớp học này được tổ chức tại trường Cao đẳng mỏ Hồng Cẩm – đây cũng là một chi nhánh của Tập đoàn. Kết quả đạt được: trong năm 2008 vừa qua công ty cũng đã triển khai được 1 lớp đào tạo vận hành cân và 1 lớp đào tạo giám định cho 60 công nhân làm công tác giao nhận, tiêu thụ than. 3.4. Công tác tuyển dụng Hiện nay theo chỉ thị từ phía tập đoàn thì trong năm 2009, công ty không được tuyển dụng thêm lao động. Còn trong thời gian lâu dài sau này thì việc thực hiệc công tác này cách thức cũng như công tác đào tạo cụ thể là sẽ căn cứ vào các yêu cầu đặt ra, theo chỉ đạo từ Hội đồng xét duyệt mà quyết định tuyển bao nhiêu lao động, vào vị trí nào. Phòng TCLĐTL lên kế hoạch, cách thức tuyển dụng báo cáo cho Giám đốc và Giám đốc đồng ý phê duyệt thì mới thực hiện. 3.5. Công tác đánh giá thực hiện công việc Việc đánh giá được thực hiện 1 năm 1 lần, vào thời điểm trước khi diễn ra Đại hội công nhân viên chức. Trưởng phòng hay là các đốc công và quản đốc là những người trực tiếp đánh giá cùng với sự tham gia của Công đoàn, đoàn thanh niên nữa. Công việc đánh giá nhằm tìm ra những CBCNV xuất sắc nhất để đạt danh hiệu “ Chiến sĩ thi đua ” trong năm vừa qua, hay là các ứng viên cho giải “ Sáng kiến ” … Phòng TCLĐTL có vai trò đưa ra các chỉ tiêu đế đánh giá và tư vấn cho các trưởng phòng và đốc công cách thức đánh giá một nhân viên, một công nhân của mình như thế nào là đạt tốt, khá hay trung bình trong công việc. Kết quả đánh giá thực hiện công việc 3.6. Công tác tiền lương Công ty áp dụng thang bảng lương chuẩn của Nhà nước ban hành dành cho người lao động. Áp dụng cho toàn thể công nhân viên trong công ty. Ngoài ra trong công ty các đơn vị được chia ra làm 2 khối: - Khối điều hành: Bao gồm những CBCNV trực tiếp làm ra lợi nhuận cho công ty. Nhận lương theo bậc lương và hệ số lương của mình, ngoài ra nếu tháng nào mà tổng lợi nhuận vượt kế hoạch thì sau khi trừ đi 1 khoản vào quỹ đầu tư thì số còn lại được chia đều cho tất cả. - Khối thừa hành: Bao gồm những CBCNV làm những công việc phục vụ cho quá trình SXKD. Chỉ nhận lương theo bậc lương và hệ số lương của mình. Ví dụ công nhân lưu kho than, bậc ¼ thì nhận lương 108.000 đ/ công. Cuối tháng đếm số công đi làm mà nhận lương. Sau khi tổng kết cuối tháng, nếu lợi nhuận vượt mức chỉ tiêu đề ra ví dụ là 3 tỷ thì 2 tỷ sẽ được gữi lại để đầu tư và phát triển còn 1 tý ấy được chia đếu cho các CBCNV thuộc khối điều hành Cuối năm tổng kết các khoản, có cả các khoản như 2 tý dự trù cho đầu tư hàng tháng mà cuối năm vẫn dư thì tổng các khoản du ấy sẽ được chia đều cho toàn CBCNV. Kết quả đạt được: Cho đến nay phòng đã kiểm tra và kịp thời công tác quản lý lao động tiền lương ở các đơn vị trong công ty. Xây dựng xong các hệ số giãn cách tiền lương trong công ty. Kịp thời điều chỉnh, hướng dẫn các đơn vị thực hiện phù hợp với tình hình thực tế. Tiền lương bình quân năm 2008 đạt: 4.300.000 đ/người/tháng. Cơ bản đã hoàn thiện làm thẻ ATM để trả lương vào thẻ cho CBCNV. 3.7. Công tác chế độ với người lao động Tính đến ngày 31/12/2008, tổng số CBCNV Công ty là 573 người, trong đó có 172 nữ giới. Hiện nay phòng đã rà soát và ra quyết định điều chỉnh chức danh nghề cho công nhân của các đơn vị vùng Hòn Gai bàn giao cho Công ty. Giải quyết chế độ kịp thời cho các trường hợp về nghỉ chế độ hưu trí và chấm dứt hợp đồng lao động. Đã triển khai thực hiện công tác trang bị BHLĐ, duy trì chế độ bồi dưỡng độc hại cho CBCNV. Rà soát để nâng lương và chuyển ngạch lương cho các đối tượng lao động đã đủ điều kiện nâng lương. 3.8. Công tác An toàn – Bảo hộ lao động Xây dựng lại hệ thống các văn bản về công tác AT – BHLĐ trong toàn Công ty và triển khai thực hiện đầy đủ theo quy định của Nhà nước. Tiêu chuẩn hóa hồ sơ, sổ sách quản lý an toàn – BHLĐ theo quy định từ Công ty đến các Phân xưởng kho cảng. Hướng dẫn triển khai huấn luyện an toàn định kỳ cho người lao động đạt 100%, huấn luyện mạng lưới An toàn – Vệ sinh trong công ty, tổ chức tốt các hội nghị và tập huấn về công tác an toàn viên. Tăng cường công tác kiểm tra và kiểm tra chéo ở tất cả các đơn vị. Do tính chất quan trọng của công tác này với một công ty hoạt động trong lĩnh vực than – khoáng sản như công ty Kho vận Hòn Gai – TKV thì công tác này không do phòng TCLĐTL trực tiếp đảm nhận mà có Phòng Kỹ thuật – An toàn trực tiếp thực hiện. Phòng tổ chức chỉ có nhiệm vụ tư vấn những cách bố trí sắp xếp công nhân tại kho cảng sao cho hợp lý nhất, an toàn nhất. 4/ Đánh giá chung Nhìn chung, phòng TCLĐTL đã hoàn thành được khối lượng công việc khá lớn. Phần nào đưa hoạt động của công ty vào một quỹ đạo liên tục, có phân công công việc, có chuyên môn hóa, có sự kết hợp giao lưu trong công việc … Và vì vậy đã hoàn thành 75% kế hoạch mà công ty đặt ra trước khi đi vào hoạt động. Các hoạt động quản trị nhân lực được lên kê hoạch và thực hiện một cách khá chuyên nghiệp song vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục: - Một số những vướng mắc trong sự phối kết hợp giữa các đơn vị trong công ty, đây sẽ còn là một vấn đề cần bàn tiếp trong năm 2009 vì chỉ khi mọi đơn vị trong công ty hoạt động nhịp nhàng với nhau thì công ty mới bền vững mà phát triển được - Công tác tạo động lực, thi đua khen thưởng chưa được mạnh và vì vậy tinh thần làm việc của CBCNV đôi lúc thể hiện sự mệt mói, tư tưởng giao động, chưa ổn định. - Công tác đánh giá thực hiện công việc có lẽ vẫn cần phải đầu tư hơn, quan tâm chú trọng hơn. Người lao động cần hiểu được tầm quan trọng của công tác này, phải thấy rằng đây chính là cầu nối giữa mình và các cấp quản lý cao hơn trong công tý, là tấm gương phản chiếu những gì mình đã làm được để người quản lý ghi nhận và có những khích lệ thích đáng. - Công tác tiền lương đã hoàn thành xong chưa thấy được ý kiến phản hổi của CBCNV về vấn đề này. Phòng TCLĐTL nên làm tốt hơn vấn đề thông tin phản hồi của CBCNV trong công ty. Nói chung, với một bộ máy mới đi vào hoạt động chưa tròn 1 năm thì việc đòi hỏi quá cao là không hợp lý, song chúng ta luôn luôn cần hướng đến những trình độ cao hơn trong cách quản lý con người để tổ chức của chúng ta đạt được những kết quả sản xuất kinh doanh cao hơn nữa, rực rỡ hơn nữa. Do vậy, công tác quản trị nhân lực luôn cần hoàn thiện hơn, phòng Tổ chức lao động tiền lương luôn cần cố gắng hơn nữa trong các công việc của mình. 5/ Phương hướng hoạt động trong năm 2009 Dựa vào mục tiêu trong năm tới mà Công ty đã xây dựng dưới sự chỉ đạo của Tập đoàn TKV mà phòng TCLĐTL có những kế hoạch riêng cho mình. Sẽ tiếp tục ổn định bộ máy hoạt đông của công ty sao có trơn tru nhất, hoàn thiện các công tác còn hạn chế, chưa thực hiện được trong năm 2008. Cụ thể: - Tham mưu cho giám đốc phương án tạo đường dây thông tin liên lạc, phối kết hợp giữa các đơn vị trong Công ty nhịp nhàng, linh hoạt và khoa học. - Tổ chức các chương trình tạo động thức nhằm thúc đẩy tinh thần CBCNV của công ty. Các chương trình văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao cần được tổ chức sôi nổi hơn nữa, thu hút đông đảo cán bộ công nhân viên hơn nữa vì điều này sẽ càng tăng thêm động lực làm việc cho mọi người. - Hoàn thiện hơn hệ thống đánh giá thực hiện công việc trong năm 2009 tới đây. Bên cạnh đó cần làm cho mọi CBCNV biết đến tầm quan trọng của công tác này. - Xây dựng hệ thống thông tin hai chiều trong công ty, làm sao để giữa lao động và người quản lý có được tiếng nói chung, không có những sự bất bình không được lên tiếng kịp thời. C. KẾT THÚC Quá trình thực tập tổng hợp tại công ty Kho vận Hòn Gai – TKV đã mang lại cho một sinh viên như tôi nhiều kiến thức thực tế hơn, nhiều những bài học mà trong những cuốn sách đã học không thể nói hết được. Và điều đó càng thôi thúc việc kết hợp những kiến thức khoa học mà em được đọc. được học với những vấn đề đang diễn ra trong công ty để có thể đưa ra những ý kiến đóng góp của mình nhằm mong muốn hoàn thiện hơn hoạt động Quản trị nhân lực trong công ty. Dựa vào những phương hướng trong năm tới của công ty để xác định hướng đề tài lựa chọn để nghiên cứu chuyên sâu hơn trong thời gian thực tập sắp tới vì như vậy vừa có cơ hội học hỏi những điều mà công ty đã làm được và bên cạnh đó dựa vào những kiến thức đã học để cùng xây dựng một bộ máy hoạt động hiệu quả nhất cho công ty Kho vận Hòn Gai – TKV. Hi vọng thời gian thực tập chuyên ngành sắp tới sẽ hứa hẹn nhiều điều bổ ích và đạt thành công hơn nữa. Trong quá trình hoàn thành bản báo cáo tổng hợp này em xin chân thành cám ơn Th.s. Nguyễn Vân Điềm đã tận tình hướng dẫn và chỉ bảo, cơ sở thực tập là công ty Kho vận Hòn gai – TKV đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp em có được thời gian thực tập thành công. Em chân thành cám ơn !