Bên cạnh những ưu điểm thì trong việc tổ chức hạch toán kế toán tại công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội vẫn còn tồn tại một số nhược điểm do những yếu tố chủ quan và khách quan khác nhau cần khắc phục
- Việc hạch toán kế toán của công ty được thực hiện trên máy vi tính với phần mềm kế toán của công ty tin học bên ngoài. Do vậy khi cần sửa đổi bổ sung hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán sẽ gặp nhiều khó khăn vì đòi hỏi phải sửa lại các chương trình đã được lập
- Việc sử dụng các tài khoản ngoài bảng còn chưa được quan tâm. Hiện nay công ty mới chỉ sử dụng duy nhất một tài khoản là TK 009 – Nguồn vốn khấu hao cơ bản. Trong khi đó với thực tế là một công ty kinh doanh thương mại xuất nhập khẩu nên thường có các giao dịch bằng ngoại tệ nhưng công ty lại không thực hiện theo dõi nguyên tệ trên TK 007 – Nguyên tệ các loại, mà lại theo dõi luôn trên sổ cái tài khoản ngoại tệ. Do đó, việc theo dõi ngoại tệ theo các nguyên tệ khác nhau không được phản ánh chi tiết, gây khó khăn cho công tác kiểm tra và dễ gây nhầm lẫn giữa các loại nguyên tệ với nhau. Bên cạnh đó công ty cũng không sử dụng các tài khoản ngoài bảng khác nên dẫn đễn làm cho việc hạch toán không đúng với chế độ quy định
- Về sổ sách kế toán, có một số loại sổ phản ánh chưa được cụ thể rõ ràng, không tuân theo đúng các quy định về mẫu sổ
- Vấn đề kiểm tra nội bộ trong công ty chưa được tổ chức một cách có hệ thống.
37 trang |
Chia sẻ: oanh_nt | Lượt xem: 1533 | Lượt tải: 0
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Báo cáo thực tập tại Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp hà nội, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Phần I:
Khái quát chung về đặc điểm quản lý, hoạt động kinh doanh của công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội
1.1) Lịch sử hình thành và phát triển của công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tông hợp Hà Nội
Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội có tiền thân là Liên hiệp các hợp tác xã tiểu thủ công nghiệp Hà Nội. Theo chủ trương đổi mới và để thích nghi với cơ chế thị trường, theo nghị quyết 16/NQ của Bộ chính trị và nghị quyết số 146/HĐBT của Hội Đồng Bộ Trưởng thực hiện việc giải thể Liên hiệp hợp tác xã tiểu thủ công nghiệp, ngày 18/12/1989 UBND thành phố Hà Nội đã ra quyết định số 591/QĐ-TC chuyển Liên hiệp hợp tác xã tiẻu thủ công nghiệp Hà Nội thành Liên hiệp sản xuất, dịch vụ và xuất nhập khẩu tiểu thủ công nghiệp Hà Nội trên cơ sở tiếp nhận, tổ chức lại lao động, cơ sở vật chất, nguồn vốn… của Liên hiệp hợp tác xã tiểu thủ công nghiệp. Theo quyết định này Liên hiệp sản xuất, dịch vụ và xuất nhập khẩu Hà Nội là một tổ chức kinh tế tập thể có tư cách pháp nhân và thực hiện chế độ hạch toán kinh tế. Từ năm 1989 đến năm 1993, đây là Liên hiệp xuất nhập khẩu tổng hợp mạnh nhất trực thuộc UBND thành phố Hà Nội, có hoạt động trên mọi lĩnh vực xuất nhập khẩu. Các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là: sắt, thép, phân bón, hoá chất, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất… Các mặt hàng xuất khẩu chính là hàng hoá nông lâm sản, khoáng sản, nguyên vật liệu thô, các mặt hàng tiểu thủ công nghiệp… Tuy nhiên, nhìn chung trong giai đoạn này Liên hiệp vẫn chủ yếu kinh doanh theo chỉ tiêu pháp lệnh, đơn đặt hàng, hạn ngạch do nhà nước cấp, khả năng tự chủ thấp, cơ cấu và bộ máy tổ chức còn cồng kềnh, hiệu quả chưa cao.
Năm 1993, công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội được thành lập theo quyết định số 528/QĐ/UB ngày 29 tháng 1 năm 1993 của UBND thành phố Hà Nội với tên gọi ban đầu là Công ty sản xuất, dịch vụ và xuất nhập khẩu tiểu thủ công nghiệp Hà Nội trực thuộc Liên hiệp sản xuất, dịch vụ và xuất nhập khẩu tiểu thủ công nghiệp Hà Nội. Theo quyết định này, công ty là doanh nghiệp nhà nước có dầy đủ tư cách pháp nhân và hạch toán độc lập, được mở tài khoản tại các ngân hàng kể cả tài khoản ngoại tệ và được sử dụng con dấu riêng theo quyết định của nhà nước. Cũng theo quyết định thành lập này, công ty có số vốn kinh doanh ban đầu là 1564,5 triệu đồng, bao gồm:
Vốn cố định là 550,7 triệu đồng
Vốn lưu động là 1013,8 triệu đồng
Trong đó:
Vốn ngân sách nhà nước cấp : 1552,5 triệu đồng
Vốn doanh nghiệp tự bổ sung: 12,0 triệu đồng
Đến ngày 30 tháng 8 năm 1993, UBND thành phố Hà Nội lại ra quyết định số 3236/QĐ/UB đổi tên công ty thành tên chính thức hiện nay là Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội ( có tên viết tắt là HAPROSIMEX)
+ Trụ sở chính đặt tại 22 phố Hàng Lược – quận Hoàn Kiếm – Hà Nội
+ Đăng ký kinh doanh số 109194 do Uỷ ban kếa hoạch nhà nước cấp ngày 10/09/1993.
+ Điện thoại: 8267708
+ Fax: (844)8264014
Trong những buổi đầu thành lập, công ty đã gặp phải không ít khó khăn cả về khách quan lẫn chủ quan. Đó là do việc phải chuyển đổi từ một cơ quan hành chính bao cấp sang thành đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập cùng với cơ sở vật chất nghèo nàn lạc hậu, đội ngũ công nhân viên chưa quen với công việc sản xuất kinh doanh mới cộng với việc thanh tra kiểm tra kéo dài… Bên cạnh đó là những khó khăn do việc các thị trường xuất nhập khẩu truyền thống như Liên Xô và các nước Đông Âu có nhiều xáo trộn, trong khi thị trường Tây Âu và khu vực châu á tuy có mở rộng nhưng vẫn còn rất mới. Trong tình hình đó, toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty đã đoàn kết phấn đấu vừa sắp xếp lại tổ chức, vừa duy trì hoạt động kinh doanh và từng bước tháo gỡ những vướng mắc về tài sản, về vốn, về tổ chức quản lý … Từ đó cồng ty đã nâng cao được kết quả hoạt động kinh doanh, từng bước mở rộng thị trường. Được sự quan tâm chỉ đạo của thành uỷ, UBND thành phố Hà Nội cùng các cơ quan chức năng kết hợp với sự năng động sáng tạo của ban giám đốc và tập thể cán bộ công nhân viên, công ty đã đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của mình không ngừng phát triển với tốc độ năm sau cao hơn năm trước. Đến nay công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội dẫ là một trong những doanh nghiệp dẫn đầu của thành phố Hà Nội cũng như của cả nước, với tốc độ tăng trưởng bình quân là 25%/năm. Công ty đã có tích luỹ, đầu tư chiều sâu, mở rộng ngành nghề và đa dạng hoá mặt hàng, mở rộng thị trường xuất nhập khẩu với nhiều nước trên thế giới, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Hiện nay, công ty đã có chỗ đứng vững chắc trên thương trường và có tiềm năng phát triển lớn mạnh hơn.
1.2) Chức năng nhiệm vụ của công ty
1.2.1/ Chức năng:
Tổ chức các cơ sở sản xuất may mặc, dệt len, lắp ráp xe máy,gia công chế biến nông lâm sản và các hàng hoá khác để xuất khẩu và làm dịch vụ xây dựng
Xuất khẩu trực tiếp các mặt hàng thủ công nghiệp, công nghiệp, hàng nông lâm, hải sản, khoáng sản
Nhập khẩu vật tư nguyên liệu, thiết bị phụ tùng, phương tiện để phục vụ cho các ngành sản xuất và nhập khẩu hàng tiêu dùng phục vụ cho nhu cầu cuả thị trường
Nhận uỷ thác xuất khẩu và nhập khẩu cho các doanh nghiệp trong nước và quốc tế, tham gia liên doanh, liên kết sản xuất hàng xuất khẩu và tiêu dùng trong nước
Hợp tác, liên doanh liên kết mở cửa hàng làm đại lý giới thiệu, tiêu thụ sản phẩm của công ty và sản phẩm liên doanh với các tổ chức kinh tế trong ngoài nước.
1.2.2/ Nhiệm vụ:
Là một doanh nghiệp thuộc loại hình doanh nghiệp nhà nước do UBND thành phố Hà Nội quản lý, có tư cách pháp nhân, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có tài sản riêng, nhiệm vụ của công ty là:
Tổ chức và hoàn thiện bộ máy của công ty
Bảo toàn và phát triển vốn nhà nước giao
Nộp ngân sách nhà nước và địa phương
Thực hiện chế độ thu chi, hoá đơn, chứng từ theo chế độ hạch toán của nhà nước
Chấp hành nghiêm chỉnh luật pháp trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thực hiện đúng đường lối chính sách bảo vệ tài nguyên môi trường
1.3) Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội
Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh trong nền kinh tế thị trường, ban lãnh đạo công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội xác định là phải xây dựng một mô hình quản lý gọn nhẹ nhưng phải có hiệu lực, phục vụ tốt cho chiến lược kinh doanh, đáp ứng yêu cầu mở rộng thị trường cũng như tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên của công ty phát huy được hết năng lực để giúp cho công ty ngày càng phát triển. Theo đó, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình sau (Bảng 1):
Giám đốc
Phó giám đốc
Phòng tổ chức hành chính
Phòng kế toán
Phòng KH - đàu tư tài chính
Phòngđối ngoại
Phòng kinh doanh XNK
Phó giám đốc
Xí nghiệp may Thanh Trì
Xí nghiệp mũ xuất khẩu
Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh
*Bảng 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
* Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:
Ban giám đốc: gồm một giám đốc và hai phó giám đốc
+ Giám đốc: là người lãnh đạo cao nhất trong công ty, điều hành chung toàn bộ hoạt động của công ty thông qua các phó giám đốc và các trưởng phòng chức năng, đồng thời là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước và cấp trênvề mọi hoạt động kinh doanh của công ty
+ Phó giám đốc là những người điều hành trực tiếp các cơ sở sản xuất gồm một phó giám đốc phụ trách xí nghiệp may Thanh Trì, một phó giám đốc phụ trách xí nghiệp mũ xuất khẩu. Các phó giám đốc chịu trách nhiệm trước giám đốc về hiệu quả kinh doanh của xí nghiệp mình phụ trách. Các phó giám đốc chỉ được trực tiếp ký hợp đồng khi có sự uỷ quyền của giám đốc.
Phòng tổ chức hành chính: là phòng có chức năng tổ chức hành chính quản trị, tổ chức cán bộ lao động và tiền lương, đồng thời kết hợp với các phòng chức năng nhằm hoàn thành công tác xuất nhập khẩu. Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ chủ yếu là quản lý tài sản, mua sắm trang thiết bị, quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên…
Phòng tài chính kế toán: có nhiệm vụ lập, theo dõi và kiểm tra sổ sách kế toán…một cách hợp lệ, theo đúng chế độ và luật pháp do nhà nước ban hành, quản lý tốt các hoạt động tín dụng tiền tệ, đáp ứng đủ, kịp thời nhu cầu về vốn cho sản xuất kinh doanh; đồng thời chịu trách nhiệmvề tình hình thu chi tài chính cũng như việc cung cấp chính xác các thông tin tài chính cho giám đốc
Phòng kế hoạch đầu tư và tài chính: có nhiệm vụ lập các kế hoạch tổng thể trình giám đốc cùng các phòng ban khác của công ty xem xét ra quyết định kinh doanh. Đồng thời đảm nhận hoạt động đầu tư trong nội bộ doanh nghiệp cũng như đầu tư của doanh nghiệp ra bên ngoài. Ngoài ra phòng kế hoạch đầu tư và tài chính còn đảm bảo cung cấp đầy đủ và đều đặn các nguồn vốn cho các đơn vị của công ty như đi vay hoặc huy động vốn nhàn rỗi từ các nguồn bên trong hoặc bên ngoài công ty
Phòng đối ngoại: giải quyết các vấn đề về giao dịch, đàm phán với đối tác cũng như việc tìm kiếm, khảo sát, thăm dò thị trường, cung cấp thông tin thương mại cho giám đốc, trên cơ sở đó giám đốc sẽ đưa ra quyết định cuối cùng.
Phòng xuất nhập khẩu: Hiện nay công ty có 6 phòng xuất nhập khẩu, mỗi phòng phụ trách nghiên cứu nhu cầu thị trường, tiếp thị giới thiệu sản phẩm và kinh doanh một nhóm mặt hàng, đảm bảo chuyên môn hoá ngay trong hoạt động xuất nhập khẩu, huy động tối đa năng lực làm việc của cán bộ kinh doanh trong công ty
Chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh: Có nhiệm vụ khai thác và tiêu thụ sản phẩm ở các tỉnh phía Nam và hoạt động theo cơ chế hạch toán kinh doanh độc lập. Tuy nhiên nguồn vốn hoạt động sản xuất kinh doanh do công ty cấp
Các xí nghiệp thành viên: Công ty có hai xí nghiệp thành viên là Xí nghiệp may Thanh Trì và Xí nghiệp mũ xuất khẩu chủ yếu phục vụ cho hoạt động xuất khẩu của công ty. Hai xí nghiệp này đồng thời có bộ máy quản lý riên, thực hiện chế độ hạch toán nội bộ, hoạt động vừa độc lập, có thể trực tiếp xuất khẩu sản phẩm ra nước ngoài, vừa ràng buộc với hoạt động của toàn công ty.
1.4) Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty:
Là công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp, công ty vừa trực tiếp sản xuất một số mặt hàng, vừa chủ động tìm nguồn hàng để xuất khẩu sang thị trường các nước. Đồng thời công ty cũng rất năng động nghiên cứu thị trường, nhập khẩu từ nước ngoài các mặt hàng phục vụ cho sản xuất cũng như tiêu dùng trong nước. Do đó, lĩnh vực kinh doanh chính của công ty là xuất khẩu và nhập khẩu
Về xuất khẩu, công ty hiện nay đã xuất khẩu sang hơn 40 nước trên thế giới với các sản phẩm có chất lượng cao, mẫu mã và màu sắc đa dạng, giá cả hợp lý và cạnh tranh như hàng thủ công mỹ nghệ, nông lâm sản, hàng may mặc,… Bên cạnh khả năng xuất khẩu, công ty còn tham gia vào hoạt động nhập khẩu với các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu gồm: sắt tấm, sắt nguyên liệu dùng cho sản xuất, hàng tiêu dùng như mỹ phẩm,…
Phương thức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo kiểu công nghiệp hoá hướng về xuất khẩu, thực hiện phân công lao động và chuyên môn hoá cao. Bất cứ phòng xuất nhập khẩu nào được lập ra cũng xuất phát từ yêu cầu công việc và hiệu quả kinh tế, được đặt trong mối tương quan chung với toàn bộ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chung của công ty.
Từ khi thành lập đến nay, công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội đã không ngừng phát triển về mọi mặt. Tuy gặp nhiều khó khăn nhưng doanh nghiệp vẫn làm ăn có lãi và thực hiện đây đủ nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước. Một trong những nguyên nhân dẫn đến kết quả này là nhờ công ty đã thường xuyên đổi mới và hoàn thiện công tác quản lý kinh doanh theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước. Đối với một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu trong nền kinh tế thị trường thì vấn đề Maketing rất được công ty coi trọng. Bên cạnh đó, với mục đích duy trì và đẩy mạnh nhịp độ tăng trưởng của hoạt động xuất nhập khẩu, công ty rất chú trọng đến công tác khai thác mở rộng thị trường. Nhờ đó, đến nay, công ty đã thiết lập được mối quan hệ kinh doanh xuất nhập khẩu với nhiều nước trên thế giới, trong đó đã tham gia thị trường xuất khẩu với 38 nước, thị trường nhập khẩu với 26 nước. Ngoài ra, công ty còn có đội ngũ cộng tác viên rộng khắp, biết kết hợp chặt chẽ với Bộ thương mại và các đại diện, các thương vụ, sứ quán Việt Nam ở nước ngoài để khai thác thông tin và mở rộng thị trường.
Về cơ sở vật chất kỹ thuật, cho đến cuối năm 2003 công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội đã có một mạng lưới các phòng giao dịch được trang bị hiện tại cùng một số các phương tiện vận chuyển hàng hoá, kho tàng và 2 xí nghiệp sản xuất là:
Xí nghiệp may Thanh Trì: được thành lập năm 1993 và hiện nay đã được cấp chứng chỉ ISO 9002. Xí nghiệp này có 4 phân xưởng thêu, 13 dây chuyền may với 1000 máy là hơi và hơn 20 đầu máy Tajima được điều khiển bằng máy vi tính. Xí nghiệp may Thanh Trì có công suất là 600.000 áo Jacket hoặc 2 triệu áo sơmi/năm cùng1200 công nhân.
Xí nghiệp mũ xuất khẩu: thành lập năm 1996, là xí nghiệp hợp tác với Hàn Quốc với chức năng gia công toàn bộ sản phẩm cho Hàn Quốc. Xí nghiệp mũ có 480 máy các loại, trong đó có 5 máy thêu điều khiển bằng máy vi tính, 20 đầu máy và các thiết bị khác chuyên phục vụ cho may công nghiệp và sản xuất mũ. Xí nghiệp hiện có 700 công nhân và công suất là5 triệu mũ các loại/năm.
Ngoài ra, để đáp ứng nhu cầu mở rộng kinh doanh, công ty đã trích một phần lợi nhuận của các năm bổ sung vào số vốn của mình, đưa tổng số vốn lên 127.924.582.477 VNĐ (năm 2003), trong đó:
+ Vốn cố định là 5.575.225.456 VNĐ
+ Vốn lưu động là 122.167.357.021 VNĐ
Đến nay sau hơn 10 năm thành lập và hoạt động, công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội đã không ngừng lớn mạnh, trở thành một công ty xuất nhập khẩu có uy tín trên thị trường với những kết quả kinh doanh ngày càng được nâng cao, năm sau cao hơn năm trước.
Bảng 2:
Bảng so sánh một số chỉ tiêu kinh doanh của công ty
Năm 2002/2003
(Đơn vị tính: đồng VN)
Chỉ tiêu
Năm 2002
Năm 2003
Chênh lệch
Số tiền
%
1) NVKD
8041139075
8941139075
900000000
111,2
2) Nguyên giá TSCĐ
7499095498
7703283070
204187572
102,7
3) Các khoản phải thu
44442246000
78274846000
33832600000
176,1
4) Các khoản phải trả
62510277000
116893222000
54382945000
187,1
5) Nợ dài hạn
9489342000
8597500000
(891842000)
90,6
6) Nợ ngắn hạn
53020935000
109122069000
56101134
205,8
7) Tổng doanh thu
762789338715
551762055275
(211027283560)
72,3
8) Giá vốn hàng bán
734963653962
521865597681
(213098056441)
71,1
9) Lợi tức gộp
27825684753
29896457594
2070772841
107,4
10) LN thuần từ HĐKD
4973474335
2670185624
(2303288711)
53,7
11) Tổng LN trước thuế
756478832
1858685884
1102207052
245,7
Phần 2:
Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán ở công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội
2.1) Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội
Đối với mỗi doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm tổ chức kinh doanh, điều kiện của doanh nghiệp mà lựa chọn một hình thức tổ chức bộ máy kế toán sao cho phù hợp. Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội hoạt động với quy mô vừa trên địa bàn rộng, lại có 2 đơn vị phụ thuộc và một chi nhánh hạch toán báo sổ, nên công ty đã lựa chọn hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Theo đó, bộ máy kế toán của công ty bao gồm: Phòng kế toán tại văn phòng công ty, tại chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh, tại xí nghiệp may Thanh Trì và Xí nghiệp mũ xuất khẩu.
+ Phòng kế toán tại công ty có nhiệm vụ vừa xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không phân cấp cho các đơn vị cơ sở, vừa tính toán, tổng hợp số liệu cuối kỳ của toàn công ty để lập báo cáo tài chính cho giám đốc công ty và gửi báo cáo các hoạt động thu chi tài chính, kết quả sản xuất kinh doanh của công ty tới các cấp thẩm quyền theo quy định.
+ Bộ phận kế toán ở đơn vị phụ thuộc sẽ thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị phân cấp hạch toán, cuối kỳ gửi báo cáo kế toán về phòng kế toán công ty.
+ Bộ phận kế toán tại chi nhánh của công ty báo sổ theo dõi kết quả hoạt động kinh doanh của mình nhưng chỉ ở mưc độ tương đối. Cuối quý báo cáo quyết toán về công ty, chứng từ gốc nằm tại đơn vị.
Tại công ty, bộ máy kế toán có nhiệm vụ giúp giám đốc kiểm tra, quản lý chỉ đạo các hoạt động tài chính tiền tệ của công ty và các đơn vị cơ sở; quản lý, tính toán về hiệu quả kinh tế trong kinh doanh, cân đối giữa vốn và nguồn vốn, kiểm tra việc bảo vệ và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, giải quyết các khoản nợ trong và ngoài nước còn tồn đọng.
Bộ máy kế toán tại văn phòng công ty gồm có 7 người, trong đó mỗi người thực hiện một nhiệm vụ nhất định.
Kế toán trưởng: là người phụ trách, quản lý chung tất cả các vấn đề phát sinh thuộc phòng kế toán. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty, xác định kết quả kinh doanh và lập báo cáo tài chính theo từng kỳ hạch toán, điều hành phòng kế toán.
Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ theo dõi các tài khoản công nợ, tổng hợp số liệu kế toán, định kỳ lập các báo cáo tài chính.
Kế toán tiền mặt: phụ trách tài khoản tiền mặt và tài khoản công cụ dụng cụ, theo dõi về lương, BHXH,… Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, hoá đơn để viết phiếu thu chi.
Kế toán ngân hàng: theo dõi các tài khoản ngân hàng và tài khoản ký quỹ, phụ trách giao dịch với ngân hàng.
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
Kế toán tiền mặt
Kế toán ngân hàng
Kế toán tiền vay
Kế toán hàng hoá
Thủ quỹ
*Bảng 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Kế toán tiền vay: có nhiệm vụ làm thủ tục vay, trả nợ; trích hao mòn TSCĐ; theo dõi các tài khoản chi phí 641, 642 để phân chia cho từng bộ phận.
Kế toán hàng hoá: theo dõi nhập kho, xuất kho hàng hoá, doanh thu, giá vốn; kê khai thuế
Thủ quỹ: là người quản lý tiền mặt, trực tiếp thu chi tiền mặt theo các chứng từ hợp lệ tại công ty.
2.2) Tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ ở công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội
Hệ thống chứng từ:
Phòng kế toán công ty có nhiệm vụ chủ yếu là theo dõi các hoạt động kinh doanh của các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tại văn phòng công ty. Vì vậy việc hạch toán sẽ theo mô hình của doanh nghiệp thưong mại. Hệ thống chứng từ của công ty tuân thủ theo mẫu chứng từ do nhà nước ban hành, ngoài ra còn dựa trên các chứng từ gốc tùy theo từng nghiệp vụ phát sinh do đặc thù của hoạt động kinh doanh thương mại xuất nhập khẩu. Như vậy, ngoài các chứng từ thông thường theo luật định như: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT,… công ty còn dựa trên các loại chứng từ khác để làm căn cứ hạch toán như: Hợp đồng mua bán hàng hoá, Hợp đồng xuất nhập khẩu, Tờ khai hải quan, Giấy báo Nợ,Giấy báo Có,…
Luân chuyển chứng từ:
Quy trình luân chuyển chứng từ ở công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội chủ yếu là tập trung vào 2 loại sau:
Các chứng từ liên quan đến tiền:
Bộ phận sử dụng viết giấy đề nghị phòng kế toán
Kế toán trưởng duyệt trình ban giám đốc
Ban giám đốc ký duyệt phòng kế toán
Kế toán làm trực tiếp
Các chứng từ về hàng hoá, doanh thu
Các bộ phận kinh doanh viết phiếu nhập kho, hoá đơn, hợp đồng,… chuyển cho phòng kế toán.
Kế toán trưởng ký duyệt ban giám đốc
Ban giám đốc ký duyệt phòng kế toán
Kế toán phụ trách trực tiếp
2.3) Tổ chức hệ thống tài khoản ở công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội
Do đặc điểm là doanh nghiệp kinh doanh thương mại xuất nhập khẩu nên công ty dã sử dụng hệ thống tài khoản được xây dựng dựa trên hệ thống tài khoản theo quyết định 1141/TC/CĐKT do Bộ tài chính ban hành năm1995, tuy nhiên đãđược vận dụng sao cho phù hợp với điều kiện của công ty.
Theo đó, các tài khoản sẽ được xây dựng chi tiết theo yêu cầu quản lý cũng như đặc điểm kinh kinh doanh của công ty. Ví dụ như các tài khoản tiền mặt, tiền gửi, tài khoản hàng tồn kho, các tài khoản phải thu, phải trả,… Đặc biệt, do công ty có 6 phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tham gia trực tiếp các hoạt kinh doanh nên các tài khoản doanh thu, chi phí thường sẽ được chi tiết tới từng phòng để có thể dễ dàng theo dõi kết quả kinh doanh của từng phòng. Ngoài ra, do yêu cầu quản lý nên một số tài khoản còn có thể chi tiết theo loại hình kinh doanh xuất khầu hay nhập khầu
Sau đây là một số nguyên tắc xây dựng các tài khoản chi tiết cho một số tài khoản thường sử dụng trong công ty:
TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Tài khoản này được chi tiết theo nguyên tắc sau;
+ Cấp 1: chi tiết theo tiền Việt Nam hay ngoại tệ
TK 112.1 – Tiền VN gửi ngân hàng
TK 112.2 – Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ
+ Cấp 2: chi tiết theo từng ngân hàng mà công ty mở tài khoản
TK 112.21 – Tiền ngoại tệ tại Vietcombank Hà Nội
TK 112.22 – Tiền ngoại tệ tại Techcombank
TK 112.23 – Tiền ngoại tệ tại NH Công thương Ba Đình
TK 112.24 – Tiền ngoại tệ tại HSBC
TK 112.25 – Tiền ngoại tệ tại VCBTW
TK 112.26 – Tiền ngoại tệ tại NH Đầu tư & phát triển Hà Nội
+ Cấp 3: chi tiết theo từng loại tiền ngoại tệ
TK 112.211 – Dolar Mỹ tại Vietcombank Hà Nội
TK 112.212 – Euro tại Vietcombank HN
TK 112.213 – USD quản lý giữ hộ tại Vietcombank HN
TK 112.214 – Tiền JPY tại Vietcombank HN
TK công nợ
+ Cấp 1: chi tiết theo từng phòng kinh doanh
+ Cấp 2: chi tiết theo từng khách hàng
Ví dụ:
TK131 – Phải thu của khách hàng
TK 131.1 – Phải thu của phòng nhập khẩu
TK 131.101 _ TYHAKO Co.Ltd
TK 131.102 _ Công ty TNHH Phương Đông
Tài khoản ngoài bảng:
Đối với loại TK ngoài bảng, ở công ty chỉ sử dụng duy nhất một tài khoản là TK 009 – Nguồn vốn khấu hao cơ bản. Việc ghi chép TK này giống như chế độ quy định.
* Bảng 4 :
Danh mục các tài khoản được sử dụng
Tại công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội
Số hiệu TK
Tên tài khoản
Số hiệu TK
Tên tài khoản
Cấp 1
Cấp 2
Cấp 1
Cấp 2
Loại 1: tài sản lưu động
Loại 2: tài sản cố định
111
Tiền mặt
211
Tài sản cố định hữu hình
111.1
Tiền việt nam
211.2
Nhà cửa , vật kiến trúc
111.2
Ngoại tệ
211.3
Máy móc , thiết bị
112
Tiền gửi ngân hàng
211.4
Phương tiện vận tải , truyền dẫn
112.1
Tiền việt nam
211.5
Thiết bị , dụng cụ quản lý
112.2
Ngoại tệ
211.6
Cây lâu năm, súc vât làm việc
113
Tiền đang chuyển
211.8
Tài sản cố định hữu hình khác
131
Phải thu của khách hàng
214
Hao mòn TSCĐ
133
Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
214.1
Hao mòn TSCĐ hữu hình
133.1
VAT được khấu trừ của HH, DV
222
Góp vốn liên doanh
133.2
VAT được khấu trừ của TSCĐ
241
Xây dựng cơ bản dở dang
136
Phải thu nội bộ
244
Ký cược , ký quỹ dài hạn
136.1
Vốn KD ở các đơn vị trực thuộc
Loại 3: nợ phải trả
136.8
Phải thu nội bộ khác
311
Vay ngắn hạn
138
Phải thu khác
315
Nợ dài hạn đến hạn trả
138.1
Tài sản thiếu chờ xử lý
331
Phải trả cho người bán
138.8
Phải thu khác
333
Thuế và các khoản phải nộp nhà nước
139
Dự phòng phải thu khó đòi
333.1
Thuế giá trị gia tăng
141
Tạm ứng
333.11 – Thuế GTGT đầu ra
142
Chi phí trả trước
333.12 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu
142.1
Chi phí trả trước
333.2
Thuế tiêu thụ đặc biệt
142.2
Chi phí chờ kết chuyển
333.3
Thuế xuất , nhập khẩu
144
Thế chấp,ký cược, ký quỹ ngắn hạn
333.4
Thuế thu nhập doanh nghiệp
154
CPSX kinh doanh dở dang
333.5
Thu trên vốn
155
Thành phẩm
333.6
Thuế tài nguyên
156
Hàng hoá
333.7
Thuế nhà đất , tiền thuê đất
156.1
Giá mua hàng hoá
333.8
Các loại thuế khác
156.2
Chi phí thu mua hàng hoá
333.9
Phí , lệ phí và các khoản phải nộp khác
159
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
334
Phải trả công nhân viên
Loai4: nguồn vốn chủ sở hữu
335
Chi phí phải trả
411
Nguồn vốn kinh doanh
336
Phải trả nội bộ
412
Chênh lệch đánh giá lại tài sẩn
338
Phải trả , phải nộp khác
413
Chênh lệch tỷ giá
338.1
Tài sản thừa chờ giải quyết
414
Quỹ đầu tư phát triển
338.2
Kinh phí công đoàn
415
Quỹ dự phòng tài chính
338.3
Bảo hiểm xã hội
416
Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm
338.4
Bảo hiểm y tế
421
Lọi nhuận chưa phân phối
338.7
Doanh thu chưa thực hiện
421.1
Lợi nhuận năm trước
338.8
Phải trả , phải nộp khác
421.2
Lợi nhuận năm nay
341
Vay dài hạn
431
Quỹ khen thưởng , phúc lợi
342
Nợ dài hạn
431.1
Quỹ khen thưởng
Loại 5: doanh thu
431.2
Quỹ phúc lợi
511
Doanh thu
431.3
Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ
515
DT hoạt động tài chính
441
Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản
521
Chiết khấu thương mại
451
Quỹ quản lý của cấp trên
531
Hàng bán bị trả lại
532
Giảm giá hàng bán
Loại 6: chi phí sxkd
Loại 7: thu nhập hoạt động khác
632
Giá vốn hàng bán
711
Thu nhập khác
635
Chi phí hoạt động tài chính
641
Chi phí bán hàng
Loại 8 : chi phí hoạt động khác
641.1
Chi phí nhân viên
811
Chi phí khác
641.2
CP vật liệu bao bì
641.3
CP dụng cụ , đồ dùng
Loại 9 : xác định kết quả kinh doanh
641.4
CP khấu hao TSCĐ
911
Xác định kết quả kinh doanh
641.5
CP bảo hành
641.7
CP dịch vụ mua ngoài
Loại 0 : tài khoản ngoài bảng CĐKT
641.8
CP bằng tiền khác
009
Nguồn vốn khấu hao cơ bản
441.9
CP tại XN, CN & thưởng kim ngạch
642
Chi phí quản lý doanh nghiệp
642.1
CP nhân viên quản lý
642.2
CP vật liệu quản lý
642.3
CP đồ dùng văn phòng
642.4
CP khấu hao TSCĐ
642.5
Thuế , phí và lệ phí
642.6
CP dự phòng
642.7
CP dịch vụ mua ngoài
642.8
CP bằng tiền khác
2.4) Tổ chức hệ thống sổ kế toán tại công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội:
2.4.1/ Hình thức sổ kế toán được áp dụng ở công ty:
Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội sử dụng hình thức sổ “Chứng từ – Ghi sổ” để tổ chức hạch toán và được thực hiện ghi chép trên máy vi tính.
Theo hình thức “Chứng từ – Ghi sổ”, chứng từ gốc được phân loại theo từng loại nghiệp vụ kinh tế. Sổ sách trong hình thức này bao gồm các loại:
+ Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán áp dụng trong doanh nghiệp và được mở riêng cho từng tài khoản
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh.
+ Sổ, thẻ kế toán chi tiết: là sổ dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối
số phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ quỹ
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Chchú Chú thích:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối kỳ
: Kiểm tra, đối chiếu.
* Bảng 5: Trình tự hạch toán theo hình thức “Chứng từ – Ghi sổ”
2.4.2/ Tổ chức vận dụng hình thức “Chứng từ – Ghi sổ” trong thực tế hạch toán ở công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội
Do quá trình ghi chép hạch toán ở công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội được thực hiện trên máy vi tính thông qua chương trình kế toán máy được thiết kế riêng cho công ty nên trình tự hạch toán trong thực tế sẽ là theo sơ đồ sau:
Chứng từ gốc
Phiếu nhập kho , hoá đơn ( GTGT ) , hoá đơn thương mại, vận đơn , bảng kê khai hàng hoá xuất khẩu , giấy chứng nhận xuất xứ , giấy báo Nợ , giấy báo Có …
Sổ theo dõi hàng hoá theo lô
Các chứng từ trong máy vi tính
Bảng kê phiếu nhập / xuất / hoá đơn
Bảng kê chứng từ theo đối tưọng , theo tài khoản đối ứng , theo vụ việc … theo tiểu khoản … của TK 156 , 131 , 331 , 632 , 642 , 511 , 911 …
Sổ cái các TK 156 , 632 , 131 , 331 …
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
* Bảng 6: Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty
Tại công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vật tư, hàng hoá. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc như: Hoá đơn (GTGT), phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn thương mại, vận đơn, bảng kê khai hàng hoá,… kế toán sẽ tổng hợp, phân loại. Chứng từ thuộc bộ phận nào thì bộ phận ấy phản ánh vào sổ sách có liên quan và nhập số liệu vào chứng từ tương ứng có trong máy vi tính, máy sẽ tự xử lý số liệu và đưa vào các sổ kế toán liên quan như: bảng kê phiếu xuất, phiếu nhập, hoá đơn; bảng kê chứng từ theo đối tượng, theo tài khoản đối ứng; bảng kê chứng từ theo tiểu khoản theo vụ việc của các tài khoản như: TK 156, TK 131, TK 632, TK 331, TK 112, TK 111…
Từ các chứng từ trong máy, chương trình kế toán máy sẽ tự lập sổ cái các tài khoản. Sau đó, từ sổ cái sẽ lập được bảng cân đối số phát sinh, các báo cáo tài chính (bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh,…), các báo cáo khác theo yêu cầu quản trị nội bộ của công ty.
2.5) Hệ thống báo cáo kế toán của công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội:
Báo cáo tài chính:
Các báo cáo tài chính được công ty lập định kỳ theo quy định của Bộ tài chính là:
Bảng cân đối kế toán: là báo cáo kế toán chủ yếu, phản ánh tổng hợp tình hình tài sản và nguồn vốn chủ yếu của công ty tại một thời điểm nhất định dưới hình thái tiền tệ.
Báo cáo kết quả kinh doanh: là một báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quát tình hình và kết quả kinh doanh trong một kỳ kế toán của công ty, tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước và các khoản phải nộp khác.
Thuyết minh báo cáo tài chính: là một bộ phận hợp thành hệ thống báo cáo tài chính của doanh nghiệp, được lập để giải quyết một số vấn đề về hoạt động sản xuất – kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp trong kỳ báo cáo
Các báo cáo này đều tuân theo đúng biểu mẫu như chế độ quy định và sẽ được chương trình kế toán máy lập tự động trên máy khi có yêu cầu lập (ngoại trừ Thuyết minh báo cáo tài chính máy không thể tự lập).
* Bảng 7 :
Bảng cân đối kế toán
Từ 01/01/2003 đến 31/12/2003
(Đơn vị tính: VNĐ)
Tài sản
Mã
Đầu năm
Cuối năm
A/ TSLĐ và ĐT ngắn hạn
100
65106779848
122167357021
I – Tiền
110
954519291
30991935655
1) Tiền mặt tại quỹ
111
416142755
146878879
2) Tiền gửi ngân hàng
112
538376536
30845056776
II – Các khoản phải thu
130
44205350628
78789685664
1) Phải thu của khách hàng
131
8592211881
8193773292
2) Trả trước cho người bán
132
397216077
10813646823
3) Thuế GTGT đầu vào
133
320637701
712527534
4) Phải thu nội bộ
- Vốn KD ở đơn vị trực thuộc
134
135
34711422285
34711422285
30877101888
30877101888
5) Các khoản phải thu khác
138
183862684
28192636127
III – Hàng tồn kho
140
19063403558
12818877395
1) Chi phí SXKD DD
144
0
6428264959
2) Thành phẩm tồn kho
145
2393375631
0
3) Hàng hoá tồn kho
146
16659406427
6690612436
4) Hàng gửi đi bán
147
10621500
0
IV – TSLĐ khác
150
883506371
- 433141693
1) Tạm ứng
151
557533261
197687700
2) Chi phí trả trước
152
- 2174017
0
3) Chi phí chờ kết chuyển
153
93353757
- 1403852333
4) Các khoản thế chấp, ký quỹ
155
234793370
773022940
B/ TSCĐ và ĐT dài hạn
200
5668968721
5757225456
I – TSCĐ
210
5590268231
5003606410
1) TSCĐ hữu hình
211
7499095498
7703283070
2) Hao mòn TSCĐ HH
212
- 1908827267
- 2699676660
II – Đầu tư TC dài hạn
220
50000000
753619046
1) Góp vốn liên doanh
222
50000000
753619046
III – Chi phí XDCB dd
230
17154000
0
IV – Các khoản ký quỹ, ký cược
240
11154000
0
Tổng cộng tài sản
250
70775748
127924580477
Nguồn vốn
A/ Nợ phải trả
300
62510277810
117719568972
I – Nợ ngắn hạn
310
53020935570
109112068972
1) Vay ngắn hạn
311
42305370833
97808407810
2) Phải trả người bán
313
5296757582
4527113259
3) Người mua trả tiền trước
314
2864637104
2704995742
4) Thuế và các khoản phải nộp
315
201419357
336714485
5) Phải trả CNV
316
799339081
1500000000
6) Các khoản phải trả khác
318
1553411613
2244837676
II – Nợ dài hạn
320
9489342240
8597500000
1) Vay dài han
321
9489342240
8597500000
B/ Nguồn vốn chủ sở hữu
400
8265470759
10205013505
I – Nguồn vốn – Quỹ
410
8243706133
10127640941
1) Nguồn vốn kinh doanh
411
8041139075
8541139075
2) Chênh lệch tỷ giá
413
146521
0
3) Quỹ đầu tư phát triển
414
26105096
560624480
4) Quỹ dự phòng TC
415
43529253
104745130
5) Lợi nhuận chưa phân phối
416
0
0
6) Quỹ khen thưởng phúc lợi
417
118501147
506847215
7) Nguôn vốn đầu tư XDCB
418
14285041
14285041
II – Nguồn kinh phí
420
21764626
77372564
Tổng cộng nguồn vốn
430
70775748569
127924582477
Các báo cáo nội bộ:
Ngoài các báo cáo tài chính bắt buộc phải lập theo quy đinh thì kế toán của công ty sẽ lập thêm một số báo cáo chi tiết khác để phục vụ cho quản trị nội bộ. Các báo cáo này thường chỉ lưu hành nội bộ và chỉ được lập khi cần sử dụng. Việc lập các báo cáo nội bộ này cũng sẽ được thực hiện tự động trên máy khi đưa lệnh yêu cầu. Tại công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội thì các báo cáo nội bộ thường được lập là:
Báo cáo chi tiết kết quả kinh doanh cho từng bộ phận (từng phòng xuất nhập khẩu), cho từng mặt hàng, từng loại hình kinh doanh (hàng xuất khẩu, hàng nhập khẩu),…
Báo cáo chi tiết công nợ
Báo cáo luân chuyển hàng hoá
Báo cáo thu chi ngoại tệ
Báo cáo tổng hợp tiêu thụ và thuế
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tính khấu hao
……..
2.6) Quy trình hạch toán một số phần hành kế toán chính ở công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội
Vì là doanh nghiệp thương mại lại kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nên các nghiệp vụ phát sinh chủ yếu ở công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội là liên quan đến lĩnh vực luân chuyển hàng hoá với hai loại nghiệp vụ chủ yếu là mua hàng và bán hàng
2.6.1/ Quy trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng:
Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng của công ty:
Các hình thức mua hàng: công ty chủ yếu thực hiện thu mua hàng hoá theo hợp đồng. Trong đó, hàng hoá thu mua trong nước để phục vụ cho xuất khẩu, còn lại là hàng hoá nhập khẩu để phục vụ tiêu dùng trong nước
Phương pháp hạch toán: phương pháp kê khai thường xuyên
Tính giá hàng mua: theo giá thực tế hàng mua
Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ
Giá thực tế của hàng hoá mua vào được xác định theo công thức sau:
Giá thực tế Giá mua Thuế nhập Giảm giá Chi phí của hàng = hàng + khẩu, thuế - hàng + mua hoá mua hoá TTĐB (nếu có) mua hàng
Trong đó:
+ Giá mua hàng hoá là giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào và là giá mua ghi trong hoá đơn, hợp đồng
+ Chi phí mua hàng bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng (vận chuyển, bốc xếp hàng hoá, chi phí bảo hiểm, chi phí lưu kho,…). Ngoài ra, trong trường hợp hàng mua vào trước khi bán ra cần phải sơ chế, phân loại, đóng gói,… thì toàn bộ chi phí phát sinh đó cũng sẽ hạch toán vào giá thực tế hàng mua.
+ Giảm giá hàng mua là các khoản giảm giá, bớt giá, hồi khấu mà công ty được hưởng khi mua hàng.
Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua hàng, kế toán sử dụng các tài khoản chính sau:
+ TK 156 – Hàng hoá
+ TK 331 – Phải trả người bán
+ TK 111 – Tiền mặt
+ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Các chứng từ được sử dụng để phản ánh quá trình mua hàng:
Các chứng từ do công ty lập: hợp đồng thu mua, phiếu chi, bảng kê thanh toán tạm ứng, phiếu nhập kho,...
Các chứng từ tiếp nhận từ bên ngoài: hoá đơn (GTGT), các chứng từ về giao nhận,…
Phương pháp hạch toán chung quá trình mua hàng ở công ty:
Nếu mua hàng về nhập kho
Nợ TK 156 – Hàng hoá
Nợ TK 133.1 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112 : Số tiền đã trả
Có TK 331: Số còn phải trả nhà cung cấp
Nếu chuyển bán thẳng
Nợ TK 632 – Giá vốn
Nợ TK 113.1 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112 : Số tiền đã trả
Có TK 331: Số còn phải trả nhà cung cấp
Quy trình ghi chép trên sổ kế toán:
Các nghiệp vụ mua hàng của công ty sẽ được phản ánh vào hệ thống sổ kế toán của công ty thông qua chương trình kế toán máy. Quy trình đó như sau:
Căn cứ vào các chứng từ gốc ban đầu của nghiệp vụ mua hàng, kế toán sẽ hạch toán vào các chứng từ trong máy để làm cơ sở cho chương trình kế toán máy tiến hành ghi sổ tự động
Các chứng từ gốc của nghiệp vụ mua hàng: Phiếu nhập kho, hoá đơn ( GTGT), giấy báo Nợ, bảng kê khai hàng hoá nhập khẩu,vận đơn,…
Sổ theo dõi hàng hoá theo lô
Các chứng từ trong máy vi tính
Các bảng kê phiếu nhập, xuất, hoá đơn
Bảng kê chứng từ theo đối tượng, theo tài khoản đối ứng, theo vụ việc , theo tiểu khoản,…của các TK 156,331,…
Sổ cái các TK 156, 331,…
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng 8: Trình tự ghi sổ nghiệp vụ mua hàng tại công ty
2.6.2/ Quy trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng
Đặc điểm:
Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội chủ yếu thực hiện bán hàng bằng phương thức bán buôn
Thời điểm kết thúc nghiệp vụ bán và ghi sổ các chỉ tiêu liên quan là khi thời điểm kết thúc việc giao nhận quyền sở hữu về hàng hoá và hoàn tất các thủ tục bán hàng
Phương pháp đánh giá hàng xuất bán là theo giá trị thực tế và giá bình quân
Tài khoản sử dụng:
TK 156 – Hàng hoá
TK 157 – Hàng gửi bán
TK 632 – Giá vốn hàng bán
TK 511 – Doanh thu
Các chứng từ được sử dụng để phản ánh quá trình bán hàng:
Các chứng từ do công ty lập: hoá đơn (GTGT), hợp đồng mua bán, phiếu thu, phiếu xuất kho,...
Các chứng từ tiếp nhận từ bên ngoài: các chứng từ về giao nhận, giấy báo Có,…
Phương pháp hạch toán chung quá trình bán hàng ở công ty:
Hàng gửi bán:
+ Xuất hàng gửi bán:
Nợ TK 157
Có TK 156
+ Khi tiêu thụ
đ Giá vốn:
Nợ TK 632
Có TK 157
đ Ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131: Số phải thu của khách hàng
Nợ TK 111, 112: Số đã thu
Có TK 511: Doanh thu không có thuế
Có TK 333.11: Thuế GTGT đầu ra
Xuất bán trực tiếp:
+ Giá vốn:
Nợ TK 632
Có TK 156
+ Doanh thu:
Nợ TK 111, 112
Nợ TK 131
Có TK 511
Có TK 333.11
Bán hàng vận chuyển thẳng:
+ Giá vốn:
Nợ TK 632 : Giá vốn
Nợ TK 133.1: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111,112: Tiền mặt, TGNH
Có TK 331: Phải trả nhà cung cấp
+ Doanh thu:
Nợ TK 131
Nợ TK 111, 112
Có TK 511
Có TK 333.11
Các chứng từ gốc của nghiệp vụ bán hàng: Phiếu xuất kho, hoá đơn ( GTGT), giấy báo Có, bảng kê khai hàng hoá xuất khẩu,vận đơn,…
Sổ theo dõi hàng hoá theo lô
Các chứng từ trong máy vi tính
Các bảng kê phiếu nhập, xuất, hoá đơn
Bảng kê chứng từ theo đối tượng, theo tài khoản đối ứng, theo vụ việc , theo tiểu khoản,…của các TK 156, 131,…
Sổ cái các TK 156,131,…
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
* Bảng 9: Trình tự ghi sổ nghiệp vụ bán hàng
* Bảng 10:
Thẻ kho
Mặt hàng: 21001 – Gạo
Thời gian: 01/01/2004 đ 10/01/2004
Lượng Tiền Tồn đầu kỳ:
Chứng từ
Diễn giải
Nhập
Xuất
Số
Ngày
Lượng
Tiền
Lượng
Tiền
1
02/01/2004
Gạo
2999,950
8.116.718.462
656
02/01/2004
Gạo
2999,950
8.116.718.462
Cộng
2999,950
8.116.718.462
2999,950
8.116.718.462
Tồn cuối kỳ:
Lập biểu Kế toán trưởng
* Bảng 11:
Báo cáo tổng hợp tiêu thụ & thuế
01/01/2004 đ 10/01/2004
Mã
Mặt hàng
Lượng
Doanh thu
Thuế GTGT
Giá vốn
210001
Gạo
2999,950
8.379.700.065
8.116.718.642
220001
Gốm sứ
1183,000
73.310.440
65.952.300
220013
Hàng mây tre
2900,000
43.048.590
33.850.000
230004
Bảng QC
3560,000
115.267.500
87.005.000
330004
Vải phin BTP
4357,000
41.572.244
4.157.224
41.539.638
330005
Vải phin trắng
443,000
4.430.000
443.000
4.430.000
Cộng
8.657.328.837
4.600.224
8.349.495.400
* Bảng 12 :
Báo cáo luân chuyển hàng hoá
Thời gian: 01/01/2004 đ 10/01/2004
Tổng hợp
Tên hàng
Mã
ĐVT
Tồn đầu kỳ
Mua trong kỳ
Xuất trong kỳ
Tồn CK
Lượng
Tiền
Lượng
Tiền
Lượng
Tiền
Lượng
Tiền
Hàng XK
2
Gạo
210001
Tấn
2999,950
8.116.718.462
2999.950
8.116.718.462
Gốm sứ
220001
B/ch
1183,000
65.952.300
1183,000
65.952.300
Hàng mây tre
220013
B/ch
2900,000
33.850.000
2900,000
33.850.000
Bảng QC
230001
Ch
3560,000
87.005.000
3560,000
87.005.000
Loại hình KD 2
33.850.000
8.269.675.762
8.303.525.762
Hàng nội địa
3
Vải phin BTP
330004
Tấm
4357,000
41.539.638
4357,000
41.539.638
Vải phin trắng
330005
m
443,000
4.430.000
443,000
4.430.000
Loại hình KD 3
45.969.638
45.969.638
79.829.638
8.269.675.762
8.349.495.400
* Bảng 13 :
Báo cáo chi tiết nhập hàng hoá
Số
Ngày
Tên hàng
TK
Nợ
TK
Có
Lượng
Tiền
Thuế NK
Cộng nhập
Thuế GT
Mã
Tên
1
02/01/2004
210001
Gạo
156.11
331.103
2999,950
8.116.718.462
8.116.718.462
405.835.923
Cộng
2999,950
8.116.718.462
8.116.718.462
405.825.923
2
08/01/2004
220001
Gốm sứ
156.11
331.204
1183,000
65.952.300
65.952.300
6.595.230
Cộng
1183,000
65.952.300
65.952.300
6.595.230
3
09/01/2004
230001
Bảng QC
156.11
331.304
3560,000
87.005.000
87.005.000
8.700.500
Cộng
3560,000
87.005.000
87.005.000
8.700.500
Tổng cộng
8.269.675.762
8.269.675.762
421.131.653
Phần III:
Đánh giá chung về tổ chức hạch toán kế toán tại
công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội
Để đánh giá một cách chính xác và toàn diện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội thì ta cần xem xét những ưu điểm và những hạn chế trong quá trình thực hiện. Từ đó, để có cơ sở để đưa ra các biện pháp nhằm phát huy những ưu điểm, đồng thời hạn chế những nhược điểm còn tồn tại, giúp hoàn thiện hơn công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty.
Sau một thời gian thực tập tại công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội, em đã có những đánh giá ban đầu về công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty như sau:
3.1) Những ưu điểm:
Qua tìm hiểu thực tế, em nhận thấy có thể thấy công tác tổ chức hạch toán kế toán ở công ty về cơ bản đã đáp ứng yêu cầu quản lý đặt ra, đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán với các bộ khác có liên quan cũng như giữa các nội dung của công tác kế toán; đồng thời cũng đã đảm bảo cho số liệu kế toán phản ánh trung thực hợp lý. Việc tổ chức công tác kế toán ở công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội hiện nay tương đối phù hợp với điều kiện của công ty.
Về tổ chức bộ máy kế toan:
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán nên có nhiều thuận lợi trong việc hạch toán và kiểm tra kế toán cũng như phục vụ tốt cho công tác quản lý chung của công ty. Việc tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình này cũng thuận lợi cho công tác tin học hoá kế toá, tập trung thông tin và giám sát được chính xác, hợp lý, hợp lệ các khoản chi phí phát sinh.
Riêng bộ máy kế toán tại văn phòng công ty đã được tổ chức hợp lý với 7 cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao và có nhiều kinh nghiệp, hiểu biết về nền kinh thị trường. Tại phòng, công việc kế toán được phân công hợp lý rõ ràng cho từng kế toán viên, mỗi kế toán viên phụ trách một mảng công việc riêng để từ đó giúp nâng cao ý thức trách nhiệm của mỗi người cũng như tạo ra sự liên kết chặt chẽ để đạt dược hiệu quả cao nhất trong công việc. Công ty đã biết khai thác khả năng về chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ kế toán, giảm nhẹ khối lượng công việc, sức lao động nhưng vẫn đảm bảo thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của công tác kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời từ chi tiết đến tổng hợp theo yêu cầu quản lý.
Về hệ thống chứng từ kế toán:
Công ty đã sử dụng một cách đồng bộ hệ thống chứng từ kế toán từ văn phòng công ty đến các đơn vị trực thuộc. Công ty xây dựng một quá trình luân chuyển chứng từ hợp lý, chứng từ sau khi được lập được chuyển đến bộ phận kế toán liên quan để đảm bảo theo dõi và phản ánh kịp thời sự biến động tăng, giảm của các khoản mục tài sản, nguồn vốn. Các chứng từ được lập theo mẫu do Bộ tài chính quy định và theo thông lệ quốc tế đối vớ các chứng từ giao dịch với nước ngoài giúp đảm bảo tính pháp lý, tránh tranh chấp. Các chứng từ cũng được thu thập, lưu trữ, bảo quản tốt, được sắp xếp thành bộ hoàn chỉnh theo từng loại nghiệp vụ, theo thời gian phát sinh thuận lợi cho việc kiểm tra theo dõi.
Về hình thức ghi sổ kế toán:
Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ kết hợp với việc sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính vào công tác hạch toán kế toán. Đây là việc làm đúng đắn, kịp thời , làm đơn giản công việc ghi chép kế toán, hạn chế được sai sót do việc ghi trùng lắp bởi số liệu cần vào một lần từ các chứng từ gốc. Sử dụng phần mềm kế toán rất thuận lợi cho quá trình kiểm tra đối chiếu các số liệu trên nhiều loại sổ khác nhau, đồng thời các bảng biểu được lập trên sổ được tính toán tự động nên công việc hạch toán kế toán đơn giản hơn và tiết kiệm hơn
Về hệ thống tài khoản sử dụng:
Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội vận dụng hệ thống tài khoản do nhà nước quy định phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty, đồng thời cũng đã xây dựng được riêng cho mình được hệ thống các tài khoản chi tiết để đáp ứng yêu cầu hạch toán chi tiết
Về các báo cáo tài chính:
Công ty đã tuân thủ đúng chế độ kế toán của Bộ Tài chính ban hành là lập các báo cáo tài chính phản ánh kết quả kinh doanh của công ty như: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính
Ngoài ra, công ty cũng đã xây dựng được cho mình một hệ thống báo cáo nội bộ để phục vụ hữu ích cho công tác quản lí
3.2) Những hạn chế:
Bên cạnh những ưu điểm thì trong việc tổ chức hạch toán kế toán tại công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội vẫn còn tồn tại một số nhược điểm do những yếu tố chủ quan và khách quan khác nhau cần khắc phục
Việc hạch toán kế toán của công ty được thực hiện trên máy vi tính với phần mềm kế toán của công ty tin học bên ngoài. Do vậy khi cần sửa đổi bổ sung hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán sẽ gặp nhiều khó khăn vì đòi hỏi phải sửa lại các chương trình đã được lập
Việc sử dụng các tài khoản ngoài bảng còn chưa được quan tâm. Hiện nay công ty mới chỉ sử dụng duy nhất một tài khoản là TK 009 – Nguồn vốn khấu hao cơ bản. Trong khi đó với thực tế là một công ty kinh doanh thương mại xuất nhập khẩu nên thường có các giao dịch bằng ngoại tệ nhưng công ty lại không thực hiện theo dõi nguyên tệ trên TK 007 – Nguyên tệ các loại, mà lại theo dõi luôn trên sổ cái tài khoản ngoại tệ. Do đó, việc theo dõi ngoại tệ theo các nguyên tệ khác nhau không được phản ánh chi tiết, gây khó khăn cho công tác kiểm tra và dễ gây nhầm lẫn giữa các loại nguyên tệ với nhau. Bên cạnh đó công ty cũng không sử dụng các tài khoản ngoài bảng khác nên dẫn đễn làm cho việc hạch toán không đúng với chế độ quy định
Về sổ sách kế toán, có một số loại sổ phản ánh chưa được cụ thể rõ ràng, không tuân theo đúng các quy định về mẫu sổ
Vấn đề kiểm tra nội bộ trong công ty chưa được tổ chức một cách có hệ thống.
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- BC906.doc