Báo cáo Thực tập tại Công ty TNHH Du lịch - Thương mại công đoàn giao thông vận tải

PhÇn më ®Çu. Trong giai ®o¹n hiÖn nay chóng ta ®· thÊy cuéc c¸ch m¹ng th«ng tin diÔn ra s«i ®éng ®· t¸c ®éng s©u s¾c, trùc tiÕp lªn mäi mÆt ho¹t ®éng kinh tÕ x· héi. Th«ng tin chÝnh x¸c kÞp thêi lµ yÕu tè quyÕt ®Þnh ®èi víi sù thµnh c«ng cña doanh nghiÖp. ChÝnh v× vËy ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh chóng ta cÇn ph¶i øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµo lÜnh vùc kinh tÕ, ®iÒu nµy kh«ng nh÷ng lµm cho doanh nghiÖp ®¸p øng mäi nhu cÇu cña kh¸ch hµng hiÖn t¹i mµ cßn n©ng cao n¨ng lùc xö lý th«ng tin cña doanh nghiÖp nh»m thu hót ngµy cµng nhiÒu kh¸ch hµng ®Õn víi doanh nghiÖp. LÇn nµy, nhê thuËn lîi ®­îc ®i thùc tËp thùc tÕ t¹i c«ng ty, em cµng nhËn râ tÇm quan träng cña tin häc nãi chung vµ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý nãi riªng khi ¸p dông vµo doanh nghiÖp. Sau thêi gian quan s¸t, t×m hiÓu vµ häc hái, em ®· t×m hiÓu ®­îc nh÷ng ®Æc tr­ng vµ c¸c ho¹t ®éng chñ yÕu cña c«ng ty. §Ó x©y dùng ®­îc mét hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý tèt th× viÖc t×m hiÓu hÖ thèng ®ãng vai trß quyÕt ®Þnh ®Õn chÊt l­îng cña phÇn mÒm. Do ®­îc nhµ tr­êng t¹o ®iÒu kiÖn vÒ thêi gian ®i thùc tËp nµy, em ®· rót ra ®­îc nh÷ng nÐt c¬ b¶n vÒ c«ng ty SunTravel vµ em xin ®­îc tr×nh bµy qua b¸o c¸o thùc tËp tæng qu¸t nµy. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n sù gióp ®ì cña nhµ tr­êng vµ ®Æc biÖt lµ TS. NguyÔn ThÞ Song Minh ®· h­íng dÉn em trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn b¸o c¸o nµy. Ch­¬ng I. Tæng quan vÒ c«ng ty. I/ Qu¸ tr×nh h×nh thµnh cña c«ng ty TNHH Du lÞch - Th­¬ng m¹i c«ng ®oµn giao th«ng vËn t¶i. N­íc ta cã rÊt nhiÒu tiÒm n¨ng lín ®Ó ph¸t triÓn du lÞch vµ c¸c ngµnh dÞch vô kh¸c nh»m phôc vô sù ph¸t triÓn cña nÒn kinh tÕ quèc d©n. Thùc hiÖn ®­êng lèi míi cña §¶ng céng s¶n ViÖt Nam, nÒn kinh tÕ cña ®Êt n­íc cã nhiÒu b­íc ph¸t triÓn m¹nh. Trong ®ã, cã sù ®ãng gãp tÝch cùc cña ngµnh th­¬ng m¹i dÞch vô vµ du lÞch ViÖt nam. C«ng ty TNHH Du lÞch - Th­¬ng m¹i C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i trùc thuéc C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam, ®­îc thµnh lËp t¹i quyÕt ®Þnh sè 13 Q§/C§GTVT ngµy 08/01/2001 cña C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam, tæ chøc vµ ho¹t ®éng hîp ph¸p t¹i ViÖt Nam, thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng kinh doanh theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt. C«ng ty SunTravel tiÒn th©n lµ trung t©m du lÞch dÞch vô Giao Th«ng VËn T¶i ®­îc thµnh lËp n¨m 1995. Sau 6 n¨m ho¹t ®éng SunTravel ®· ®­a ®ãn ®­îc gÇn 2 v¹n kh¸ch du lÞch trong vµ ngoµi n­íc ®¶m b¶o chÊt l­îng, an toµn, hoµn thµnh xuÊt s¾c nhiÖm vô ®­îc giao. H×nh thøc tæ chøc. - C«ng ty TNHH Du lÞch - Th­¬ng m¹i C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i thuéc lo¹i h×nh C«ng ty TNHH mét thµnh viªn, lµ ®¬n vÞ h¹ch to¸n ®éc lËp, cã t­ c¸ch ph¸p nh©n, cã con dÊu riªng, cã tµi kho¶n b»ng tiÒn ViÖt Nam vµ ngo¹i tÖ. - C«ng ty ho¹t ®éng b»ng vèn do C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam cÊp, chÞu sù qu¶n lý, ®iÒu hµnh trùc tiÕp cña C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam. C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ mäi mÆt ho¹t ®éng cña C«ng ty trong ph¹m vi sè vèn cÊp cho C«ng ty. -Tr¸ch nhiÖm vµ quyÒn h¹n cña c«ng ty tnhh Du lÞch - Th­¬ng m¹i c«ng ®oµn giao th«ng vËn t¶i ®èi víi c«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam ChÞu sù qu¶n lý cña Ban Th­êng vô C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam trong viÖc x©y dùng vµ thùc hiÖn ®Þnh h­íng kinh doanh, c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý, chÊp hµnh nghiªm chØnh c¸c nghÞ quyÕt, quyÕt ®Þnh cña Ban Th­êng vô C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam. Sö dông cã hiÖu qu¶, b¶o toµn, ph¸t triÓn vèn vµ c¸c nguån lùc kh¸c do C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam cÊp. ChÞu tr¸ch nhiÖm b¸o c¸o ®Þnh kú th­êng xuyªn vµ ®ét xuÊt t×nh h×nh mäi mÆt cña C«ng ty, t¹o ®iÒu kiÖn thuËn tiÖn ®Ó chñ së h÷u kiÓm tra gi¸m s¸t ho¹t ®éng cña C«ng ty. ChÞu tr¸ch nhiÖm tr×nh b¸o c¸o kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh vµ quyÕt to¸n tµi chÝnh hµng n¨m víi chñ së h÷u. ChÞu sù kiÓm tra, kiÓm so¸t cña chñ së h÷u trong viÖc chÊp hµnh ph¸p luËt, §iÒu lÖ C«ng ty, c¸c nghÞ quyÕt, quyÕt ®Þnh cña Ban Th­êng vô C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam. TrÝch nép nghÜa vô cÊp trªn theo quyÕt ®Þnh cña chñ së h÷u. Mäi ho¹t ®éng cña C«ng ty tu©n thñ c¸c quy ®Þnh cña ph¸p luËt hiÖn hµnh vµ chÞu sù qu¶n lý trùc tiÕp cña chñ së h÷u lµ C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam. 2.Tªn gäi, Trô së chÝnh C«ng ty a) Tªn C«ng ty: Tªn giao dÞch b»ng tiÕng ViÖt : C«ng ty TNhH Du lÞch - Th­¬ng m¹i c«ng ®oµn giao th«ng vËn t¶i. Tªn giao dÞch b»ng tiÕng Anh: transport & communication trade union tourism trading company limited. Tªn viÕt t¾t b»ng tiÕng Anh : Sun travel Co., Ltd. b) Trô së C«ng ty. Trô së chÝnh cña C«ng ty : Sè 1B, phè Ng« QuyÒn, ph­êng Lý Th¸i Tæ, quËn Hoµn KiÕm, TP. Hµ Néi. §iÖn tho¹i : 04.9348498 Fax : 04.9344458 Email : Suntravel@fpt.vn 3. Tæ chøc thµnh lËp C«ng ty (Chñ së h÷u) Tªn gäi : C«ng §oµn Giao th«ng vËn t¶i ViÖt Nam Trô së chÝnh : Sè 1B, phè Ng« QuyÒn, ph­êng Lý Th¸i Tæ, quËn Hoµn KiÕm, TP. Hµ Néi. §iÖn tho¹i : 04. 8259718 Fax : 04. 9347443 4. Ngµnh, nghÒ kinh doanh L÷ hµnh néi ®Þa, l÷ hµnh quèc tÕ vµ c¸c dÞch vô du lÞch kh¸c. VËn t¶i hµng ho¸, vËn chuyÓn hµnh kh¸ch (chñ yÕu lµ kh¸ch du lÞch). §¹i lý vÐ m¸y bay, tµu háa. Tæ chøc héi chî triÓn l·m, héi nghÞ, héi th¶o trong n­íc vµ quèc tÕ. 5. T×nh h×nh kinh doanh hiÖn t¹i. N¨m 2003, mÆc dï gÆp nhiÒu khã kh¨n bëi ¶nh h­ëng cña n¹n dÞch SARS, nh­ng víi sù cè g¾ng kh«ng ngõng céng víi uy tÝn vµ c¸ch ®i riªng cña minh, Sun Travel ®· phôc vô ®­îc 5000 l­ît kh¸ch du lÞch, trong ®ã cã 700 kh¸ch ViÖt Nam ®i n­íc ngoµi vµ 900 kh¸ch quèc tÕ ®Õn ViÖt Nam. ChÝnh v× vËy, doanh thu cña c«ng ty ngµy cµng t¨ng tr­ëng n¨m sau cao h¬n n¨m tr­íc. N¨m 2001 doanh thu cña c«ng ty ®¹t h¬n 1,7 tØ ®ång, n¨m 2002 ®¹t h¬n 4 tØ vµ n¨m 2003 ®¹t h¬n 7 tØ ®ång. Lµ mét ®¬n vÞ ho¹t ®éng d­íi sù b¶o trî cña C«ng ®oµn Giao Th«ng VËn T¶i, Sun Travel ®· ph¸t huy thÕ m¹nh cña m×nh lµ tæ chøc tèt c¸c phong trµo thi ®ua, phong trµo lao ®éng giái, tËp trung n©ng cao chÊt l­îng phôc vô ®Ó gi÷ ch÷ tÝn víi c¸c ®oµn kh¸ch trong vµ ngoµi n­íc. II/ C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý. 1. Mét sè quy ®Þnh qu¶n lý c«ng ty. 1. C«ng ty TNHH Du lÞch - Th­¬ng m¹i C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i thuéc lo¹i h×nh C«ng ty TNHH mét thµnh viªn, ®­îc tæ chøc vµ qu¶n lý theo c¬ cÊu Chñ tÞch C«ng ty vµ Gi¸m ®èc. Chñ tÞch C«ng ty cã thÓ ®ång thêi lµ Gi¸m ®èc C«ng ty. 2. C¬ quan quyÕt ®Þnh cao nhÊt cña C«ng ty lµ Ban Th­êng vô C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam - Chñ së h÷u; chÞu tr¸ch nhiÖm trùc tiÕp qu¶n lý ho¹t ®éng cña C«ng ty lµ Chñ tÞch C«ng ty, Gi¸m ®èc C«ng ty chÞu tr¸ch nhiÖm ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. 3. Ban Th­êng vô C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam bæ nhiÖm Chñ tÞch, Gi¸m ®èc, Phã Gi¸m ®èc, KÕ to¸n tr­ëng C«ng ty. Chñ tÞch C«ng ty bæ nhiÖm c¸c chøc danh cßn l¹i cña C«ng ty ®Ó ®iÒu hµnh ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty. 4. C«ng ty ®­îc më c¸c chi nh¸nh, v¨n phßng ®¹i diÖn trong n­íc vµ n­íc ngoµi khi cã nhu cÇu. Khi më chi nh¸nh, v¨n phßng ®¹i diÖn ph¶i ®­îc sù nhÊt trÝ b»ng v¨n b¶n cña C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam vµ tu©n theo c¸c quy ®Þnh cña ph¸p luËt. 5. C«ng ty cã thÓ thµnh lËp liªn doanh víi c¸c tæ chøc, c¸ nh©n trong n­íc vµ n­íc ngoµi khi ®­îc sù nhÊt trÝ b»ng v¨n b¶n cña C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam vµ ®­îc sù chÊp thuËn cña c¸c c¬ quan qu¶n lý Nhµ n­íc cã thÈm quyÒn. 2. C¸c phßng ban trong c«ng ty. Phßng ®iÒu hµnh Gi¸m §èc Phßng thÞ tr­êng Phßng dÞch vô. V¨n phßng Phßng kÕ to¸n Phßng nh©n sù S¬ ®å tæ chøc cña c«ng ty Sun Travel. NhiÖm vô cña c¸c phßng ban. chñ tÞch c«ng ty 1. Chñ tÞch C«ng ty lµ ng­êi trùc tiÕp gióp Chñ së h÷u C«ng ty trong viÖc thùc hiÖn c¸c quyÒn vµ nghÜa vô cña chñ së h÷u. 2. Chñ tÞch C«ng ty cã c¸c quyÒn vµ nghÜa vô sau: a) KiÕn nghÞ víi Chñ së h÷u C«ng ty quyÕt ®Þnh c¸c vÊn ®Ò thuéc thÈm quyÒn cña chñ së h÷u. b) KiÕn nghÞ víi Chñ së h÷u C«ng ty vÒ viÖc bæ nhiÖm, miÔn nhiÖm, c¸ch chøc gi¸m ®èc vµ c¸c chøc danh qu¶n lý kh¸c quy ®Þnh t¹i §iÒu lÖ C«ng ty; vÒ møc l­¬ng vµ c¸c lîi Ých kh¸c cña c¸n bé qu¶n lý ®ã. c) Tæ chøc gi¸m s¸t viÖc thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh cña Chñ së h÷u C«ng ty; b¸o c¸o Chñ së h÷u C«ng ty kÕt qu¶ vµ t×nh h×nh ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty. Gi¸m ®èc C«ng ty 1. Gi¸m ®èc C«ng ty lµ ng­êi ®iÒu hµnh ho¹t ®éng kinh doanh hµng ngµy cña C«ng ty, chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Chñ së h÷u C«ng ty vÒ viÖc thùc hiÖn c¸c quyÒn vµ nghÜa vô cña m×nh. 2. Gi¸m ®èc lµ ng­êi ®¹i diÖn theo ph¸p luËt cña c«ng ty cã c¸c quyÒn vµ nghÜa vô sau: a) NhËn vèn, ®Êt ®ai, nhµ lµm viÖc vµ c¸c nguån lùc kh¸c cña Ban Th­êng vô C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam ®Ó qu¶n lý, sö dông theo môc tiªu cña chñ së h÷u trªn c¬ së cã hiÖu qu¶ b¶o toµn, ph¸t triÓn vèn. b) QuyÕt ®Þnh c¸c hîp ®ång mua, b¸n, vay, cho vay cã gi¸ trÞ d­íi 50% tæng gi¸ trÞ ®­îc ghi trong sæ s¸ch kÕ to¸n cña C«ng ty, c¸c dù ¸n ®Çu t­ vµ thanh lý tµi s¶n d­íi 20% vèn §iÒu lÖ C«ng ty. c) X©y dùng ph­¬ng ¸n tæ chøc kinh doanh, biªn chÕ bé m¸y qu¶n lý, quy chÕ qu¶n lý c«ng ty tr×nh Chñ së h÷u C«ng ty quyÕt ®Þnh hoÆc phª duyÖt. d) Tæ chøc thùc hiÖn kÕ ho¹ch kinh doanh vµ kÕ ho¹ch ®Çu t­ cña C«ng ty. e) QuyÕt ®Þnh c¸c gi¶i ph¸p ph¸t triÓn thÞ tr­êng, hîp t¸c, ph¸t triÓn khoa häc c«ng nghÖ. f) Ban hµnh quy chÕ qu¶n lý C«ng ty ®­îc Chñ së h÷u C«ng ty chÊp thuËn. g) DuyÖt c¸c kÕ ho¹ch, ph­¬ng ¸n kinh doanh cña c¸c bé phËn trong C«ng ty vµ ph©n c«ng, ph©n nhiÖm, uû quyÒn cho c¸c bé phËn trªn c¬ së c¸c ph­¬ng ¸n tæ chøc kinh doanh cña C«ng ty ®· ®­îc chñ së h÷u phª duyÖt. h) KiÕn nghÞ Chñ tÞch C«ng ty bæ nhiÖm, miÔn nhiÖm, khen th­ëng, kû luËt c¸c chøc danh qu¶n lý trong C«ng ty, trõ c¸c chøc danh thuéc thÈm quyÒn cña Chñ së h÷u C«ng ty. i) Tr×nh Ban Th­êng vô C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh hµng n¨m, b¸o c¸o c¸c quyÕt to¸n tµi chÝnh 6 th¸ng, hµng n¨m lªn Chñ së h÷u C«ng ty vµ ph­¬ng ¸n sö dông lîi nhuËn, xö lý c¸c kho¶n lç trong kinh doanh. k) Thùc hiÖn kÕ ho¹ch sö dông lao ®éng. l) Kh«ng ®­îc l¹m dông ®Þa vÞ vµ quyÒn h¹n, sö dông tµi s¶n cña C«ng ty ®Ó thu lîi cho b¶n th©n vµ cho ng­êi kh¸c. Tr­êng hîp vi ph¹m §iÒu lÖ C«ng ty, quyÕt ®Þnh v­ît thÈm quyÒn g©y thiÖt h¹i cho C«ng ty vµ Nhµ n­íc ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm theo qui ®Þnh cña ph¸p luËt vµ chñ së h÷u. m) Khi C«ng ty kh«ng thanh to¸n ®ñ c¸c kho¶n nî vµ c¸c nghÜa vô tµi s¶n kh¸c ®Õn h¹n ph¶i tr¶ th× ph¶i b¸o c¸o t×nh h×nh tµi chÝnh cña C«ng ty cho Chñ së h÷u C«ng ty vµ chñ nî biÕt; kh«ng ®­îc t¨ng tiÒn l­¬ng, kh«ng ®­îc tr¶ tiÒn th­ëng cho c«ng nh©n viªn cña C«ng ty kÓ c¶ cho ng­êi qu¶n lý; kiÕn nghÞ biÖn ph¸p kh¾c phôc khã kh¨n vÒ tµi chÝnh cña C«ng ty. n) Chñ tÞch vµ Gi¸m ®èc h­ëng l­¬ng vµ tiÒn th­ëng theo n¨m t­¬ng øng víi hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty do Th­êng trùc Ban Th­êng vô C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam quyÕt ®Þnh. V¨n phßng: Tr¸ch nhiÖm: Photo in Ên tµi liÖu L­u gi÷ hå s¬, giÊy tê cÇn thiÕt. So¹n th¶o, ®¸nh m¸y vi tÝnh Gäi ®iÖn tho¹i ®Õn c¸c ®¬n vÞ ®Ó chµo c¸c ch­¬ng tr×nh Nghe, nhËn th«ng tin b»ng ®iÖn tho¹i Qu¶n lý c¸c thiÕt bÞ v¨n phßng B¸o c¸o c«ng viÖc b»ng v¨n b¶n vµo cuèi ngµy lµm viÖc TiÕp kh¸ch, trùc ®iÖn tho¹i, qu¶n lý ®iÖn tho¹i , fax. H­íng dÉn hå s¬, thñ tôc xuÊt nhËp c¶nh cho kh¸ch. KÕ to¸n, thñ quü: Tr¸ch nhiÖm cña kÕ to¸n: Thùc hiÖn thu, chi theo ®óng nguyªn t¾c. Lµm hîp ®ång víi kh¸ch hµng. PhiÕu thu, chi néi bé vµ kh¸ch hµng ph¶i ®ãng dÊu C«ng ty Suntravel vµ ghi ®óng sè thø tù. Kh«ng thu, chi ngoµi phiÕu thu, chi. Khi viÕt phiÕu ®­a ký ph¶i cã chøng tõ kÌm theo. TËp hîp c¸c chøng tõ sau khi kÕt thóc Tour vµ khi ®iÒu Tour, lµm viÖc víi h­íng dÉn ®Ó thanh quyÕt to¸n hîp ®ång vµ h¹ch to¸n c¸c Tour. Hµng th¸ng b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh, b¸o c¸o tµi chÝnh, lµm sæ s¸ch b¸o thuÕ. Phßng ®iÒu hµnh. Tr¸ch nhiÖm: Khi nhËn hîp ®ång Tour cÇn: Lµm viÖc thËt kü víi ng­êi ký hîp ®ång vµ tiÕp thÞ Tour ®Ó n¾m ®­îc tÝnh chÊt ®oµn vµ ch­¬ng tr×nh. §Æt phßng kh¸ch s¹n, nhµ hµng, xe…Ph¶i b¸o c¸o b»ng v¨n b¶n cho ban gi¸m ®èc tr­íc khi ®Æt c¸c dÞch vô. Khi ®iÒu xong ph¶i th«ng b¸o cho tiÕp thÞ th«ng b¸o víi kh¸ch cïng thèng nhÊt. Giao nhiÖm vô cho h­íng dÉn cô thÓ, ch­¬ng tr×nh, nh÷ng yªu cÇu cña ®oµn kh¸ch. Lµm viÖc viÖc víi h­íng dÉn sau chuyÕn ®i, kiÓm tra kÕt qu¶ cña chuyÕn ®i vµ phÇn chi phÝ trong Tour råi chuyÓn cho kÕ to¸n; cïng kÕ to¸n phèi hîp ®Ó thanh to¸n hîp ®ång cho kh¸ch hµng vµ ®èi t¸c X©y dùng ch­¬ng tr×nh vµ tÝnh to¸n gi¸ c¶ cho c¸c Tour, phèi hîp cïng tiÕp thÞ ®Ó ký kÕt hîp ®ång. phßng DÞch vô. a) §èi víi h­íng dÉn viªn: Tr¸ch nhiÖm: Ph¶i n¾m ®­îc lÞch tr×nh vµ tÝnh chÊt ®oµn khi ®i h­íng dÉn Tr­íc khi ®i ph¶i t×m hiÓu thËt kü, am hiÓu vÒ ®Þa lý, lÞch sö n¬i ®oµn ®Õn. Ph¶i nhanh nhÑn, th¸o v¸t, øng xö tèt, xö lý linh ho¹t c¸c t×nh huèng x¶y ra. Cã th¸i ®é lÞch sù nh· nhÆn, khiªm tèn víi kh¸ch. Khi thay ®æi lÞch tr×nh trong qu¸ tr×nh ®i tour ph¶i b¸o c¸o cho ®iÒu tour biÕt ®Ó kÞp thêi bæ xung. LÊy x¸c nhËn cña ®oµn sau chuyÕn ®i, ph¶i lÊt ®Çy ®ñ chøng tõ ®Æt c¸c dÞch vô vÒ ®Ó quyÕt to¸n Tour. Chèt sè l­îng kh¸ch ®i víi tr­ëng ®oµn vµ yªu cÇu tr­ëng ®oµn ký x¸c nhËn sè l­îng kh¸ch. Kh«ng cho sè l­îng ng­êi ®i t¨ng mµ kh«ng cã kÝ nhËn cña tr­ëng ®oµn. Khi kÕt thóc Tour ph¶i b¸o c¸o vÒ chi phÝ ph¸t sinh vµ kÕt qu¶ cho ®iÒu Tour Ph¶i thanh to¸n tiÒn t¹m øng sau khi kÕt thóc Tour 01 ngµy Cïng víi kÕ to¸n ®i thanh lý hîp ®ång. b) §èi víi bé phËn cßn l¹i. Phô tr¸ch visa, xÕp lÞch ®­a tiÔn kh¸ch ®Çy ®ñ. §èi víi phßng thÞ tr­êng. Tr¸ch nhiÖm: Th­êng xuyªn nghiªn cøu thÞ tr­êng, ®èi t­îng kh¸ch hµng cÇn ®Õn tiÕp thÞ, qu¶ng c¸o ch­¬ng tr×nh. N¾m b¾t kÞp thêi c¸c th«ng tin kh¸ch hµng. N¾m toµn bé c¸c ch­¬ng tr×nh, gi¸ c¶ cña c¸c ch­¬ng tr×nh. T×m hiÓu vÒ th«ng tin, gi¸ c¶ c¸ ®¬n vÞ cho ®iÒu Tour biÕt ®Ó so s¸nh. Cïng víi ng­êi cã thÈm quyÒn ®i ký kÕt hîp ®ång xong bµn giao l¹i cho ®iÒu Tour. ChÞu sù ph©n c«ng, qu¶n lý cña tr­ëng bé phËn, cña Ban Gi¸m ®èc. Th«ng b¸o kÞp thêi cho ®iÒu Tour vÒ tÝnh chÊt, yªu cÇu cña ®oµn, phèi hîp cïng ®iÒu Tour ®Ó thùc hiÖn Tour. Bµn giao b»ng v¨n b¶n tÊt c¶ c¸c tho¶ thuËn víi kh¸ch hµng vÒ hîp ®ång ®· ký ®Ó kÕ to¸n theo dâi thanh quyÕt to¸n. Phßng nh©n sù. TuyÓn chän vµ ®¸nh gi¸ ng­êi lao ®éng trong c«ng ty. Ph¸t triÓn nguån nh©n lùc trong t­¬ng lai: ®µo t¹o l¹i, ®µo t¹o thªm c¸c kü n¨ng cÇn thiÕt cho c«ng viÖc. Thuyªn chuyÓn hay buéc th«i viÖc nh©n viªn. §¶m b¶o cÊc vÊn ®Ò phóc lîi, b¶o hiÓm cho ng­êi lao ®éng. B¸o c¸o th­êng xuyªn cho cÊp trªn vÒ t×nh h×nh ng­êi lao ®éng trong c«ng ty vµ nh÷ng thay ®æi còng nh­ quyÕt s¸ch quan träng. III/ T×nh h×nh tin häc ho¸ cña tæ chøc. VÒ phÇn cøng: Phßng thÞ tr­êng cña c«ng ty ®· ®­îc trang bÞ bèn m¸y vi tÝnh vµ mét m¸y in; c¸c m¸y tÝnh cã cÊu h×nh nh­ sau : Intel Pentium 500 MHz, 128 MB RAM, Hard Disk driver :10,2 GB QUANTUM …, ®Òu cµi hÖ ®iÒu hµnh Windows 98, nèi m¹ng internet vµ intranet, lo¹i m¸y in: LaserJet 1100. VÒ phÇn mÒm: Mçi phßng ban ®Òu cã mét phÇn mÒm phôc vô c«ng t¸c chuyªn m«n nh­ phÇn mÒm kÕ to¸n, phÇn mÒm qu¶n lý Visa viÕt b»ng Foxpro. HiÖn trong phßng thÞ tr­êng ch­a cã phÇn mÒm qu¶n lý kh¸ch hµng. Mäi viÖc ®Òu l­u tr÷ b»ng Word, Excel vµ thñ c«ng. Ch­¬ng II C¬ së ph­¬ng ph¸p luËn ®Ó ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin. §Ó ph¸t triÓn ®­îc mét hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý tèt, chóng ta cÇn ph¶i n¾m râ nh÷ng kh¸i niÖm c¬ b¶n nhÊt trong qu¸ tr×nh x©y dùng mét hÖ thèng th«ng tin. I/ HÖ thèng th«ng tin. 1. Th«ng tin lµ g× vµ tÇm quan träng cña hÖ thèng th«ng tin trong mét tæ chøc Tr­íc hÕt, chóng ta h·y cïng t×m hiÓu mét sè kh¸i niÖm nÒn t¶ng trong mét hÖ thèng th«ng tin. Th«ng tin lµ sù ph¶n ¸nh vµ biÕn ph¶n ¸nh thµnh tri thøc míi vÒ ®èi t­îng ®­îc ph¶n ¸nh trong tri thøc cña chñ thÓ nhËn ph¶n ¸nh. Trong thêi ®¹i hiÖn nay, th«ng tin cã mét vai trß quyÕt ®Þnh. Cã thÓ nãi, c«ng ty nµo n¾m b¾t nhanh th«ng tin th× rÊt dÔ dµng dµnh ®­îc chiÕn th¾ng. Ngµy nay, chóng ta ®ang sèng trong mét x· héi th«ng tin, trong x· héi nµy, c¸c c¬ quan t¹o ra s¶n phÈm vµ dÞch vô dùa trªn th«ng tin vÒ kh¸ch hµng…vµ bæ xung th«ng tin vµo s¶n phÈm, dïng th«ng tin ®Ó t¨ng hiÖu qu¶ hay ®Ó dµnh ®­îc nh÷ng lîi thÕ c¹nh tranh. Th«ng tin qu¶n lý lµ th«ng tin mµ cã Ýt nhÊt mét c¸n bé qu¶n lý cÇn hoÆc cã ý muèn dïng vµo viÖc ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý. Trong qu¸ tr×nh ra nh÷ng quyÕt s¸ch, nhµ qu¶n lý cã nh÷ng yªu cÇu nhÊt ®Þnh ®èi víi th«ng tin mµ hä tiÕp nhËn. C¸c nhµ qu¶n lý mong nhËn ®­îc nh÷ng th«ng tin h÷u Ých, phï hîp víi hä trong t×nh h×nh kinh doanh hiÖn t¹i cña c«ng ty. Vµ, v× kú väng cña c¸c nhµ qu¶n lý kh«ng æn ®Þnh nªn hÖ thèng cung cÊp th«ng tin cho hä còng ph¶i ®ñ linh ho¹t ®Ó ®¸p øng th«ng tin mét c¸ch chÝnh x¸c vµ nhÊt qu¸n cho yªu cÇu cña nhµ qu¶n lý trong t×nh h×nh ®ã. §Æc biÖt, trong ngµnh du lÞch vµ dÞch vô, viÖc n¾m b¾t th«ng tin lµ v« cïng quan träng ®Ó cã thÓ phôc vô ®­îc kh¸ch hµng tËn t×nh, chu ®¸o. 2. HÖ thèng th«ng tin vµ c¸c bé phËn cÊu thµnh hÖ thèng th«ng tin. V× c¸c nhµ qu¶n lý ph¶i ban hµnh nhiÒu quyÕt ®Þnh trong mét thêi gian ng¾n nªn hä lu«n cÇn nh÷ng th«ng tin, nh÷ng b¸o c¸o tæng qu¸t nhÊt. Vµ, víi hÖ thèng th«ng tin cã thÓ cung cÊp cho nh÷ng nhµ qu¶n lý mét l­îng th«ng tin ®Çy ®ñ, nhµ qu¶n lý sÏ cã kh¶ n¨ng ®­a ra ®­îc nhiÒu quyÕt ®Þnh vµ chän ra mét quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n nhÊt. VËy, hÖ thèng th«ng tin lµ mét tËp hîp nh÷ng con ng­êi, nh÷ng thiÕt bÞ phÇn cøng, phÇn mÒm, d÷ liÖu… thùc hiÖn ho¹t ®éng thu thËp, l­u tr÷, xö lý vµ ph©n phèi th«ng tin trong mét tËp c¸c rµng buéc gäi lµ m«i tr­êng. Sau ®©y lµ m« h×nh biÓu diÔn c¸c yÕu tè cÊu thµnh trong hÖ thèng th«ng tin. Nh­ h×nh trªn minh ho¹, mäi hÖ thèng th«ng tin cã 4 bé ph©n :Bé phËn ®­a d÷ liÖu vµo, bé phËn xö lý, kho d÷ liÖu vµ bé phËn ®­a d÷ liÖu ra. §Çu vµo cña hÖ thèng th«ng tin ®­îc lÊy tõ c¸c nguån vµ ®­îc xö lý bëi hÖ thèng sö dông nã cïng víi c¸c d÷ liÖu ®· ®­îc l­u tr÷ tõ tr­íc. KÕt qu¶ cña xö lý ®­îc chuyÓn ®Õn c¸c ®Þch hoÆc cËp nhËt vµo kho d÷ liÖu. Tuú theo môc ®Ých phôc vô cña th«ng tin ®Çu ra hay nghiÖp vô mµ hÖ thèng th«ng tin phôc vô mµ chóng ta cã nhiÒu lo¹i hÖ thèng th«ng tin. Mét trong sè ®ã cã hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý. II/ HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý. §Þnh nghÜa. HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý lµ hÖ thèng th«ng tin trî gióp c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý cña tæ chøc, c¸c ho¹t ®éng nµy n»m ë møc ®iÒu khiÓn t¸c nghiÖp, ®iÒu khiÓn qu¶n lý hoÆc lËp kÕ ho¹ch chiÕn l­îc. HÖ thèng nµy t¹o ra c¸c b¸o c¸o cho c¸c nhµ qu¶n lý mét c¸ch ®Þnh kú hoÆc theo yªu cÇu. C¸c b¸o c¸o nµy tãm l­îc t×nh h×nh vÒ mét mÆt ®Æc biÖt nµo ®ã cña tæ chøc. C¸c b¸o c¸o nµy th­êng cã tÝnh so s¸nh, chóng lµm t­¬ng ph¶n t×nh h×nh hiÖn t¹i víi mét t×nh h×nh ®· ®­îc dù kiÕn tr­íc. HiÖu qu¶ kinh tÕ cña hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý. HiÖu qu¶ kinh tÕ cña hÖ thèng th«ng tin chÝnh lµ phÇn lîi Ých b»ng tiÒn mµ nã mang l¹i cho tæ chøc. HÖ thèng th«ng tin còng lµ mét c«ng cô trî gióp cho c¸c nhµ qu¶n lý, ®Ó x©y dùng hÖ thèng th«ng tin cÇn bá ra chi phÝ vµ chØ khi lîi Ých cña hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý ®ã lín h¬n c¸i chi phÝ mµ hä ph¶i bá ra th× hÖ thèng th«ng tin míi ®­îc x©y dùng ®Ó ¸p dông trong c«ng viÖc. HiÖu qu¶ kinh tÕ cña hÖ thèng th«ng tin sinh ra bëi gi¸ trÞ cña nã. Gi¸ trÞ cña mét hÖ thèng th«ng tin lµ sù thÓ hiÖn b»ng tiÒn tËp hîp nh÷ng rñi ro mµ tæ chøc tr¸nh ®­îc vµ nh÷ng c¬ héi thuËn lîi mµ tæ chøc cã ®­îc nhê hÖ thèng th«ng tin. C¸c giai ®o¹n ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin trong mét tæ chøc. §Ó ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin trong mét tæ chøc ph¶i qua c¸c giai ®o¹n sau: Giai ®o¹n I: §¸nh gi¸ yªu cÇu. §¸nh gi¸ ®óng yªu cÇu lµ quan träng trong viÖc thµnh c«ng cña mét dù ¸n. Bëi dù ¸n ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin lµ lo¹i dù ¸n ®ßi hái ®Çu t­ kh«ng chØ tiÒn b¹c, thêi gian mµ c¶ nguån nh©n lùc. Do ®ã quyÕt ®Þnh hÖ thèng th«ng tin cã ®­îc thùc hiÖn kh«ng ph¶i ®­îc thùc hiÖn sau mét cuéc ph©n tÝch cho phÐp x¸c ®Þnh c¬ héi vµ kh¶ n¨ng thùc thi. Sù ph©n tÝch nµy gäi lµ ®¸nh gi¸ hay thÈm ®Þnh yªu cÇu. Giai ®o¹n nµy lµ sù ®¸nh gi¸ s¬ bé vÒ vÊn ®Ò cña hÖ thèng, nguyªn nh©n vµ gi¶i phÊp. Nã gîi ý cho ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm ra quyÕt ®Þnh. §©y lµ mét giai ®o¹n t­¬ng ®èi ng¾n vµ nã gåm c¸c b­íc sau: LËp kÕ ho¹ch ®¸nh gi¸ yªu cÇu. Lµm râ yªu cÇu ë giai ®o¹n nµy, ta cÇn x¸c ®Þnh ®­îc khung c¶nh hÖ thèng. Khung c¶nh hÖ thèng ®­îc xem lµ c¸c nguån vµ c¸c ®Ých cña th«ng tin, còng nh­ c¸c chøc n¨ng vµ c¸c c¸ nh©n tham gia xö lý d÷ liÖu. §Þnh nghÜa vÒ khung c¶nh sÏ cã mét ¶nh h­ëng lín ®èi víi phÇn mÒm ®­îc x©y dùng trong t­¬ng lai. §èi víi c«ng ty Sun Travel vµ trong lÜnh vùc l÷ kh¸ch, ta cã s¬ ®å ng÷ c¶nh sau : P. §iÒu hµnh. Gi¸m ®èc. QuyÕt ®Þnh qu¶n lý kh¸ch hµng. HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý l÷ kh¸ch. P. ThÞ tr­êng V¨n phßng Yªu cÇu cña kh¸ch hµng. B¸o c¸o th«ng tin vÒ kh¸ch. B¸o c¸o tæng hîp. Yªu cÇu cña kh¸ch hµng. Kh¸ch hµng. Hå s¬ kh¸ch hµng. §¸nh gi¸ kh¶ n¨ng thùc thi. ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o ®¸nh gi¸ yªu cÇu. B¸o c¸o th­êng ®­îc tr×nh bµy ®Ó nhµ l·nh ®¹o cã thÓ yªu cÇu lµm râ thªm vÊn ®Ò. Sau ®ã dù ¸n sÏ ®­îc quyÕt ®Þnh xem lµ tiÕp tôc hay lo¹i bá dù ¸n. NÕu dù ¸n ®­îc tiÕp tôc chóng ta cã giai ®o¹n 2: Giai ®o¹n II: Ph©n tÝch chi tiÕt. Môc ®Ých chÝnh cña giai ®o¹n ph©n tÝch chi tiÕt lµ ®­a ra ®­îc chÈn ®o¸n vÒ hÖ thèng ®ang tån t¹i, nghÜa lµ x¸c ®Þnh ®­îcv¸n ®Ò chÝnh còng nh­ nguyªn nh©n chÝnh cña chóng, x¸c ®Þnh ®­îc môc tiªu ®¹t ®­îc cña hÖ thèng míi vµ ®Ò xuÊt ®­îc c¸c yÕu tè cña gi¶i ph¸p cho phÐp ®¹t ®­îc môc tiªu trªn. §Ó lµm ®­îc ®iÒu nµy chóng ta ph¶i cã mét hiÓu biÕt s©u s¾c vÒ m«i tr­êng trong ®ã hÖ thèng ph¸t triÓn vµ hiÓu thÊu ®¸o ho¹t ®éng chÝnh cña hÖ thèng. §Ó lµm tèt ®­îc giai ®o¹n nµy, chóng ta cã nh÷ng b­íc c¬ së sau: LËp kÕ ho¹ch ph©n tÝch chi tiÕt. Nghiªn cøu m«i tr­êng cña hÖ thèng ®ang tån t¹i. Nghiªn cøu hÖ thèng thùc t¹i. §­a ra chuÈn ®o¸n vµ x¸c ®Þnh c¸c yÕu tè cña gi¶i ph¸p. §¸nh gi¸ l¹i kh¶ thi. Thay ®æi ®Ò xuÊt cña dù ¸n. ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o ph©n tÝch chi tiÕt. Giai ®o¹n III: ThiÕt kÕ logic. Sau khi tr×nh bµy b¸o c¸o ph©n tÝch chi tiÕt vµ cã quyÕt ®Þnh tiÕp tôc ph¸t triÓn dù ¸n th× ®éi ngò ph©n tÝch chuyÓn xang giai ®o¹n thiÕt kÕ logÝc cho hÖ thèng míi.Môc ®Ých cña giai ®o¹n nµy lµ x¸c ®Þnh mét c¸ch chi tiÕt vµ chÝnh x¸c nh÷ng g× mµ hÖ thèng míi ph¶i lµm ®Ó ®¹t ®­îc môc tiªu ®· ®­îc thiÕt lËp tõ giai ®o¹n ph©n tÝch chi tiÕt mµ vÉn lu«n tu©n thñ nh÷ng rµng buéc cña méi tr­êng. X©y dùng m« h×nh l«-gÝc cho hÖ thèng míi lµ mét qu¸ tr×nh t­¬ng ®èi phøc t¹p, cÇn ph¶i cã nh÷ng hiÓu biÕt s©u s¾c vÒ hÖ thèng ®ang nghiªn cøu, cÇn ph¶i biÕt lµm chñ nh÷ng c«ng cô t¹o ra vµ hoµn chØnh c¸c tµi liÖu hÖ thèng møc l«gÝc vµ ph¶i am hiÓu nh÷ng kh¸i niÖm tinh tÕ cña c¬ së d÷ liÖu. ViÖc thiÕt kÕ l«-gÝc nªn b¾t ®Çu tõ viÖc thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu cho hÖ thèng th«ng tin míi. C¸ch tiÕp cËn nh­ vËy ®¶m b¶o tÊt c¶ c¸c d÷ liÖu lµ cÇn thiÕt, chØ nh÷ng d÷ liÖu ®ã sÏ ®­îc nhËp vµo vµ l­u tr÷ trong hÖ thèng vµ chØ nh÷ng xö lý yªu cÇu ®­îc thùc hiÖn S¶n phÈm cña giai ®o¹n nµy lµ m« h×nh hÖ thèng míi b»ng c¸c s¬ ®å luång d÷ liÖu DFD, s¬ ®å cÊu tróc d÷ liÖu DSD, c¸c s¬ ®å ph©n tÝch tra cøu vµ c¸c phÝch logÝc cña tõ ®iÓn hÖ thèng. Giai ®o¹n nµy bao gåm c¸c c«ng ®o¹n: ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu. ThiÕt kÕ c¸c xö lý. ThiÕt kÕ c¸c luång d÷ liÖu vµo. ChØnh söa d÷ liÖu cho møc logÝc. Hîp thøc ho¸ m« h×nh logÝc. Giai ®o¹n IV: §Ò xuÊt ph­¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p. Qua c¸c giai ®o¹n trªn, ta ®· hiÓu ®­îc hÖ thèng th«ng tin míi ph¶i lµm g×? vµ t¹i sao ph¶i lµm nh­ vËy? Tuy nhiªn ë møc logÝc c¸c vÊn ®Ò sau ch­a ®­îc lµm s¸ng tá. §ã lµ: Ai chÞu tr¸ch nhiÖm nhËp d÷ liÖu? Ch¸ch thøc xö lý nµo ®­îc sö dông cho mçi xö lý? Ph­¬ng tiÖn nµo ®­îc sö dông? BËt mang tin dïng cho viÖc thu thËp vµ ph©n ph¸t kÕt qu¶ xö lý?…Nh÷ng c¸i nh­ vËy cã rÊt nhiÒu kh¶ n¨ng lùa chän kh¸c nhau. Môc ®Ých cña giai ®o¹n nµy lµ thiÕt lËp c¸c ph¸c ho¹ cho m« h×nh vËt lü, ®¸nh gi¸ chi phÝ vµ lîi Ých cho c¸c ph¸c ho¹, x¸c ®Þnh kh¶ n¨ng ®¹t môc tiªu còng nh­ sù t¸c ®éng cña chóng vµo tæ chøc vµ nh©n sù ®ang lµm viÖc t¹i hÖ thèng vµ ®­a ra nh÷ng khuyÕn nghÞ cho l·nh ®¹o nh÷ng ph­¬ng ¸n høa hÑn nhÊt. C¸c b­íc trong giai ®o¹n nµy ®ã lµ: X¸c ®Þnh c¸c rµng buéc tin häc vµ rµng buéc tæ chøc. X©y dùng c¸c ph­¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p §¸nh gi¸ c¸c ph­¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p. ChuÈn bÞ tr×nh bµy b¸o c¸o cña giai ®o¹n ®Ò xuÊt c¸c ph­¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p. Giai ®o¹n V: ThiÕt kÕ vËt lý ngoµi. ThiÕt kÕ vËt lý ngoµi lµ m« t¶ chi tiÕt ph­¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p ®· ®­îc chän ë giai ®o¹n tr­íc ®©y. §©y lµ mét giai ®o¹n rÊt quan träng, v× nh÷ng m« t¶ chÝnh x¸c ë ®©y cã ¶nh h­ëng vµ t¸c ®éng trùc tiÕp tíi c«ng viÖc th­êng ngµy cña ng­êi sö dông. Trong thiÕt kÕ vËt lý, cÇn sö dông tèt cña n«m tæ chøc hîp lý lao ®éng nhËn thøc, ®Æc biÖt lµ khi thiÕt kÕ c¸c giao t¸c ng­êi m¸y. ThiÕt kÕ vËt lý gåm hai tµi liÖu cÇn cã: Tr­íc hÕt lµ mét tµi liÖu chøa tÊt c¶ c¸c ®Æc tr­ng cña hÖ thèng míi sÏ cÇn cho viÖc thùc hiÖn kü thuËt. TiÕp ®ã lµ tµi liÖu dµnh cho ng­êi sö dông vµ nã m« t¶ phÇn thñ c«ng vµ c¶ nh÷ng giao diÖn víi ph©n tin häc ho¸. Nh÷ng c«ng ®o¹n chÝnh cña giai ®o¹n nµy lµ: LËp kÕ ho¹ch thiÕt kÕ vËt lý ngoµi. ThiÕt kÕ chi tiÕt c¸c giao diÖn ( vµo/ra ) ThiÕt kÕ c¸ch thøc t­¬ng t¸c víi phÇn tin häc ho¸. ThiÕt kÕ c¸c thñ tôc thñ c«ng. ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o vÒ thiÕt kÕ vËt lý ngoµi. Giai ®o¹n VI: TriÓn khai hÖ thèng th«ng tin. Giai ®o¹n triÓn khai hÖ thèng th«ng tin cã nhiÖm vô ®­a ra c¸c quyÕt ®Þnh cã liªn quan tíi viÖc lùa chän c¸c c«ng cô ph¸t triÓn hÖ thèng, tæ chøc vËt lý cña c¬ së d÷ liÖu, c¸ch thøc truy cËp c¸c b¶n ghi cña tÖp vµ nh÷ng ch­¬ng tr×nh m¸y tÝnh kh¸c nhau cÊu thµnh nªn hÖ thèng th«ng tin. ViÖc viÕt ch­¬ng tr×nh, thö nghiªm c¸c m«®un vµ toµn bé hÖ thèng còng ®­îc thùc hiÖn trong giai ®o¹n nµy. Môc tiªu chÝnh cña giai ®o¹n triÓn khai hÖ thèng lµ x©y dùng mét hÖ thèng ho¹t ®éng tèt. KÕt qu¶ quan träng nhÊt cña giai ®o¹n nµy lµ phÇn tin häc ho¸ hÖ thèng th«ng tin. §ã lµ phÇn mÒm. Ngoµi ra trong giai ®o¹n nµy cßn ph¶i hoµn thiÖn mäi tµi liÖu hÖ thèng vµ tµi liÖu h­íng dÉn sö dông cho ng­êi dïng, cho thao t¸c viªn. Nh÷ng c«ng ®o¹n chÝnh cña giai ®o¹n triÓn khai bao gåm: LËp kÕ ho¹ch triÓn khai. ThiÕt kÕ vËt lý trong LËp tr×nh Thö nghiÖm Hoµn thiÖn hÖ thèng c¸c tµi liÖu. §µo t¹o ng­êi sö dông. Giai ®o¹n VII: Cµi ®Æt, b¶o tr× vµ khai th¸c hÖ thèng. Cµi ®Æt lµ qu¸ tr×nh chuyÓn tõ hÖ thèng cò xang hÖ thèng míi. Môc tiªu cña giai ®o¹n nµy lµ tÝch hîp hÖ thèng ®­îc ph¸t triÓn vµo c¸c ho¹t ®éng cña tæ chøc mét cachs Ýt lçi nhÊt vµ ®¸p øng ®­îc nh÷ng thay ®æi x¶y ra trong suèt qu¸ tr×nh sö dông. B¶o tr× lµ giai ®o¹n chiÕm chi phÝ lín nhÊt trong chu kú sèng cña hÖ thèng th«ng tin ®èi víi phÇn lín c¸c tæ chøc. Qu¸ tr×nh nµy cã thÓ b¾t ®Çu ngay khi hÖ thèng ®­îc cµi ®Æt. Lý do cho sù tån t¹i cña giai do¹n nµy lµ nh»m tiÕn triÓn hÖ thèng vÒ mÆt chøc n¨ng ®Ó hç trî tè h¬n nh÷ng nhu cÇu thay ®æi vÒ mÆt chøc n¨ng ®Ó hç trî tèt h¬n nh÷ng thay ®æi vÒ mÆt nghiÖp vô. Giai ®o¹n nµy gåm c¸c c«ng ®o¹n sau: LËp kÕ ho¹ch cµi ®Æt. ChuyÓn ®æi. Khai th¸c vµ b¶o tr×. §¸nh gi¸. Ch­¬ng III C¸c vÊn ®Ò vÒ hÖ thèng qu¶n lý th«ng tin l÷ kh¸ch hiÖn thêi t¹i c«ng ty. I/ §èi t­îng kh¸ch hµng cña c«ng ty. LÜnh vùc kinh doanh Kh¸ch cã nhu cÇu héi nghÞ, héi th¶o trong n­íc vµ quèc tÕ. Kh¸ch mua vÐ m¸y bay, tµu ho¶. DÞch vô du lÞch: l÷ hµnh néi ®Þa, quèc tÕ, trong n­íc VËn t¶i, vËn chuyÓn hµnh kh¸ch. Dùa trªn ngµnh nghÒ kinh doanh cña c«ng ty, ta cã c¸c m¶ng nghiÖp vô vÒ c¸c ®èi t­îng kh¸ch hµng sau: Trong ®ã, m¶ng dÞch vô du lÞch l÷ hµnh néi ®Þa, quèc tÕ vµ trong n­íc lµ m¶ng kinh doanh chñ yÕu cña c«ng ty. §©y lµ m¶ng em nghiªn cøu trong ®Ò tµi. II) M« t¶ ho¹t ®éng qu¶n lý l÷ kh¸ch. S¬ ®å chøc n¨ng cña qu¶n lý l÷ kh¸ch trong c«ng ty:  Danh s¸ch kh¸ch hµng ®· thùc hiÖn tour. Danh s¸ch nh÷ng ng­êi liªn hÖ trong tæ chøc kh¸c (do cã tour theo ®oµn). Qu¶n lý l÷ kh¸ch Qu¶n lý hîp ®ång, (tiÒn cäc, thanh lý hîp ®ång v…v.) Qu¶n lý hé chiÕu, visa, c«ng v¨n. (Danh s¸ch cÊp míi, ngµy kÕt thóc, tiÒn thùc hiÖn v…v.) L­u tr÷ c¸c kÕt qu¶ trong th¨m dß ý kiÕn sau mçi chuyÕn ®i. C¸c kÕt qu¶ trong b¶n th¨m dß ý kiÕn. C¸c giao dÞch víi kh¸ch : kh¸ch ®oµn, kh¸ch lÎ ph¶i ghÐp trong c«ng ty vµ ghÐp víi ®èi t¸c, xe, kh¸ch s¹n, tuyÕn v…v.) M«i tr­êng vËt lý cña hÖ thèng hiÖn thêi. Phßng thÞ tr­êng tiÕp nhËn c¸c phiÕu ®¨ng ký ®i du lÞch theo ®oµn hoÆc kh¸ch lÎ qua viÖc tiÕp xóc víi kh¸ch hµng ë v¨n phßng hay nh÷ng kh¸ch ®¨ng ký trùc tiÕp. Ngoµi ra, kh¸ch cã thÓ ®¨ng ký qua ®iÖn tho¹i vÒ ngµy ®i (dù ®Þnh hoÆc ®i ngay), tuyÕn ®i, th«ng tin c¸ nh©n... Nh÷ng th«ng tin nµy sÏ ®­îc l­u tr÷ thñ c«ng. Sau ®ã, nh÷ng kh¸ch hµng muèn ®i ngay th× th«ng tin cña hä ®­îc chuyÓn ®Õn phßng ®iÒu hµnh ®Ó s¾p xÕp. Kh¸ch sÏ ®i trong thêi gian tíi sÏ ®­îc l­u tr÷ riªng cßn kh¸ch néi ®Þa vµ kh¸ch n­íc ngoµi sÏ cÇn thu thËp thªm mét sè th«ng tin nh­ hé chiÕu, visa…NÕu nh÷ng kh¸ch nµy ch­a cã ®ñ giÊy tê th× nh÷ng th«ng tin liªn quan ®Õn viÖc lµm c¸c thñ tôc trªn còng ®­îc thu thËp vµ nh÷ng th«ng tin nµy còng ®­îc chuyÓn ®Õn phßng ®iÒu hµnh. Phßng ®iÒu hµnh sÏ thùc hiÖn xÕp lÞch tr×nh vµ nÕu kh¸ch ®ång ý, hä sÏ ph¶i nép mét kho¶n tiÒn ®Æt tr­íc vµ lµm hîp ®ång víi phßng kÕ to¸n. NÕu kh«ng ®ång ý th× chØnh söa lÞch tham quan vµ ®Ó kh¸ch duyÖt l¹i. M¶ng nµy ch­a cã phÇn mÒm hç trî nªn c«ng viÖc rÊt thñ c«ng vµ khã kh¨n trong tæng hîp d÷ liÖu. V× vËy, em xin nªu lªn ®Ò tµi ®Ó gi¶i quyÕt vÊn ®Ò: Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý l÷ kh¸ch t¹i c«ng ty du lÞch vµ th­¬ng m¹i c«ng ®oµn Giao Th«ng VËn T¶i SunTravel. PhÇn kÕt luËn. Trªn ®©y lµ nh÷ng th«ng tin mµ em thu thËp ®­îc ë c«ng ty Sun Travel trong thêi gian thùc tËp võa qua. ViÖc ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin cho c«ng ty trong t×nh h×nh hiÖn nay lµ hoµn toµn ®óng ®¾n. Bëi, ®èi víi ®iÒu kiÖn bªn ngoµi, ph¸t triÓn, ¸p dông c«ng nghÖ trong qu¶n lý ®ang lµ mét b­íc ®i tÊt yÕu cña x· héi. Víi c«ng nghÖ m¸y tÝnh vµ m¹ng côc bé, mét lo¹t c¸c vÊn ®Ò n¶y sinh trong qu¸ tr×nh xö lý thñ c«ng hay chia sÎ d÷ liÖu kh¸ch hµng sÏ ®­îc gi¶i quyÕt mét c¸ch nhanh chãng vµ hîp lý.