Báo cáo Thực tập tại công ty TNHH kiểm toán Phương Đông ICA

iến chấp nhận hay không chấp nhận khách hàng mới. Hợp đồng kiểm toán là sự thỏa thuận bằng văn bản giữa PCA với khách hàng, xác định rõ nội dung, phạm vi công việc, quyền lợi và nghĩa vụ, các quy đinh pháp lý liên quan, phí dịch vụ,…Hợp đồng kiểm toán tại PCA cũng được lập theo đúng mẫu đã quy định trong Chuẩn mực kiểm toán số 210 về “Hợp đồng kiểm toán”. Lập kế hoạch kiểm toán: Sau khi đã thống nhất hợp đồng kiểm toán, công việc tiếp theo là lập kế hoạch kiểm toán. Đây là một công việc chiếm tỷ trọng đáng kể trong quá trình chuẩn bị kiểm toán – kinh nghiệm PCA cho thấy thất bại kiểm toán phần lớn là việc xây dựng một kế hoạch kiểm toán không thích hợp hơn là từ thực hiện kiểm toán. Về cơ bản, quy trình lập kế hoạch kiểm toán bao gồm: Bước 1: Quyết định duy trì hoặc chấp nhận hợp đồng kiểm toán. Bước 2: Chấp nhận những điều khoản của hợp đồng bao gồm các vấn đề cơ bản về thời gian và ngày phát hành báo cáo. Bước 3: Xây dựng chiến lược kiểm toán mới hoặc sửa đổi các chiến lược từ những năm trước. Bước 4: Thực hiện các công việc hành chính, bao gồm phân công nhóm kiểm toán, dự thảo lịch làm việc cụ thể để thông báo cho khách hàng về lịch làm việc, nhân sự và yêu cầu tài liệu… Bước 5: Thu thập hoặc cập nhật những thông tin về khách hàng: Xây dựng mức trọng yếu. Thu thập hoặc cập nhật những hiểu biết về tình hình kinh doanh và tính chất hoạt động kinh doanh của khách hàng. Xem xét những thay đổi trong yêu cầu lập Báo cáo tài chính. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, bao gồm: Môi trường kiểm soát chung, quy trình đánh giá rủi ro của khách hàng, hệ thống thông tin bao gồm quy trình lưu chuyển thông tin từ hoạt động kinh doanh tới báo cáo tài chính, các thủ tục kiểm soát và điều hành kiểm soát. Thực hiện đánh giá sơ bộ về tình hình hoạt động liên tục và giao dịch với các bên liên quan. Thực hiện đánh giá sơ bộ về độ tin cậy của các bên liên quan. Thực hiện soát xét phân tích sơ bộ. Bước 6: Tổ chức một cuộc họp nhóm kiểm toán để chia sẽ những thông tin về khách hàng; rủi ro kinh doanh; thảo luận về khả năng sai phạm trọng yếu trên báo cáo tài chính do gian lận và sai sót. Bước 7: Xác định các nhân tố rủi ro liên quan tới cuộc kiểm toán; Xác định phương pháp đánh giá mức độ rủi ro trên tổng thể báo cáo tài chính; Xác định rủi ro phát hiện ở cơ sở dữ liệu. Bước 8: Thiết kế chương trình kiểm toán chi tiết. Xem xét các thủ tục kiểm soát áp dụng, hiệu quả các thủ tục kiểm soát này và xem xét các thủ tục kiểm toán chi tiết để có thể thu thập được các bằng chứng kiểm toán đầy đủ thích hợp. Trình tự lập kế hoạch kiểm toán có thể không tuân theo những bước trên do ảnh hưởng của từng yếu tố: tính chất cuộc kiểm toán; quy mô và tính phức tạp trong công việc kinh doanh của khách hàng; quy mô của những thay đổi trong kinh doanh của khách hàng và những yêu cầu báo cáo từ cuộc kiểm toán trước. Trình tự này nhìn chung tuân theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300 về “Lập kế hoạch kiểm toán” nhưng vẫn có sự thay đổi cho phù hợp với trình tự chung mà tập đoàn PKF quy định. Điểm khác biệt ở đây là không phân biệt việc lập kế hoạch chiến lược và lập kế hoạch kiểm toán tổng thể. Trong quy trình trên, việc thực hiện lập kế hoạch chiến lược và kế hoạch kiểm toán tổng thể được thực hiện đan xen kết hợp. Chiến lược kiểm toán: Xây dựng chiến lược kiểm toán nằm trong quy trình lập kế hoạch kiểm toán. Sau khi chấp nhận hoặc tiếp tục hợp đồng kiểm toán, công việc đầu tiên là xem xét chiến lược kiểm toán tổng thể. Trường hợp khách hàng cũ, chiến lược kiểm toán tổng thể có thể được thực hiện khi bắt đầu quá trình lập kế hoạch dựa vào hiểu biết đã có về khách hàng và rủi ro trọng yếu có thể xét đoán được. Với một hợp đồng kiểm toán mới công việc đầu tiên là thu thập những hiểu biết và thủ tục đánh giá rủi ro sơ bộ trước khi KTV xác định chiến lược kiểm toán. Chiến lược kiểm toán tổng thể thiết lập phạm vi, thời gian và định hướng của cuộc kiểm toán và hướng dẫn triển khai kế hoạch kiểm toán chi tiết. Để lập được chiến lược kiểm toán, KTV cần chú ý: Phạm vi, nội dung và thời gian của hợp đồng kiểm toán: Các yêu cầu lập báo cáo; địa điểm thực hiện kiểm toán; người mà KTV sẽ trao đổi những phát hiện kiểm toán; thời hạn và lịch trình kiểm toán. Vùng trọng yếu của kiểm toán: Số dư tài khoản trọng yếu, các loại giao dịch và thuyết minh; những yêu cầu mới về lập báo cáo tài chính; vùng có khả năng xảy ra sai sót cao. Kết luận sơ bộ của KTV liệu có phải tiến hành thử nghiệm kiểm soát. Chiến lược kiểm toán của PCA bao gồm việc tổ chức, quản lý và thực hiện kiểm toán, được ghi lại trên biểu Chiến lược kiểm toán D2. Biểu mẫu này tóm gọn gồm: Vùng trọng yếu của kiểm toán. Kết luận sơ bộ của KTV về các vùng rủi ro mà KTV cần thực hiện các thử nghiệm kiểm soát. Nguồn lực được phân công thực hiện kiểm toán các khu vực kiểm toán đặc biệt, ví dụ như thành viên thực hiện kiểm toán có kinh nghiệm thích hợp cho vùng rủi ro cao hoặc sử dụng tư vấn của chuyên gia khi có vấn đề phức tạp. Xác định nhân lực cho kiểm toán, ví dụ như số lượng nhân viên tham gia kiểm kê, phạm vi soát xét lại của KTV khác khi kiểm toán tập đoàn; ngân sách thời gian thực hiện kiểm toán các khu vực có độ rủi ro cao. Thời gian triển khai nhân lực kiểm toán, có thể kiểm toán giữa hai niên độ hoặc tại ngày kết thúc niên độ. Cách thức thực hiện quản lý, chỉ đạo và giám sát công việc khi thảo luận nhóm, họp trao đổi lại. Cách thức chủ nhiệm kiểm toán và BGĐ soát xét công việc và xem xét sự cần thiết phải thực hiện soát xét đảm bảo chất lượng không. Chiến lược kiểm toán cũng được PCA xác định tùy thuộc quy mô, tính chất hoạt động của từng khách hàng. Sau khi có chiến lược kiểm toán, PCA sẽ tiến hành tuần tự các bước như trong quy trình lập kế hoạch kiểm toán đã nêu trên. Việc thực hiện các bước trên tuân theo đúng quy định của Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam. Cuối cùng là thiết kế chương trình kiểm toán chi tiết hay các thủ tục kiểm toán thích hợp. Chương trình kiểm toán: Chương trình kiểm toán được PCA lập và thực hiện cho mọi cuộc kiểm toán, chính là việc thiết kế một chương trình cho các thử nghiệm cơ bản gồm thủ tục kiểm tra chi tiết và thủ tục phân tích; các thủ tục này thiết kế cho mỗi phần hành kiểm toán cụ thể và tham chiếu mỗi bước tới cơ sở dẫn liệu liên quan trong chương trình kiểm toán. Chương trình lập trên giả định rằng các thử nghiệm kiểm soát mang lại những kết quả như mong muốn (nếu kết quả sau này trái với dự đoán ban đầu thì cần thực hiện soát xét lại bằng các thủ tục kiểm toán chi tiết). Thủ tục cơ bản cần được thực hiện dựa trên những đánh giá rủi ro, mức độ cần thiết thu thập bằng chứng kiểm toán bổ sung. Ngoài ra các thủ tục kiểm toán cơ bản cần được thực hiện đối với các giao dịch quan trọng, số dư tài khoản và thuyết minh báo cáo tài chính. Để thiết kế những thủ tục này, KTV cần xem xét: Tầm quan trọng của những nhân tố rủi ro; Khả năng sai sót trọng yếu có thể xảy ra; Đặc điểm của giao dịch, số dư các tài khoản và thuyết minh; Bản chất các thủ tục kiểm soát được khách hàng sử dụng và các thủ tục này được thực hiện thủ công hay tự động; Liệu bằng cách kiểm tra hệ thống kiểm soát, KTV hy vọng thu được bằng chứng kiểm toán khẳng định hệ thống kiểm soát của khách hàng có thể ngăn chặn hiệu quả hoặc phát hiện và sữa chữa những vùng sai sót trọng yếu. Bản chất và quy mô của các thử nghiệm cơ bản dựa trên những xét đoán của KTV dựa trên những yếu tố trên. Trong trường hợp có rủi ro trọng yếu thì KTV phải thực hiện cả thủ tục phân tích và kiểm tra chi tiết. Trường hợp khách hàng nhỏ có thể không có nhiều hoạt động kiểm soát vì thế có thể chỉ cần tiến hành các thủ tục phân tích. Nhìn chung, việc xây dựng chương trình kiểm toán tại PCA không có mấy khác biệt so với quy định trong Chuẩn mực kiểm toán số 300. Giai đoạn 2: Thực hiện kiểm toán hay thực hiện các thủ tục kiểm toán: Các thủ tục kiểm toán được áp dụng tại PCA chính là các thủ tục kiểm toán cơ bản. PCA cũng xác định rõ và thực hiện theo đúng Chuẩn mực kiểm toán số 330 về “Thủ tục kiểm toán trên cơ sở đánh giá những rủi ro” có quy định “Thử nghiệm cơ bản gồm các kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ, số dư khoản mục, các giải trình có liên quan và các quy trình phân tích. Kiểm toán viên lập kế hoạch và thực hiện các thử nghiệm cơ bản để xử lý rủi ro có sai sót trọng yếu”. Tổng quan chung về các thủ tục cơ bản PCA áp dụng: Nhìn chung các thủ tục cơ bản cần được lập phù hợp với việc đánh giá rủi ro trọng yếu. Ngoài ra cũng cần đưa ra các yếu tố không dự đoán được vào nội dung, thời gian và phạm vi của các thủ tục kiểm toán để ngăn chặn các rủi ro của sai sót trọng yếu do gian lận. Bên cạnh việc đánh giá rủi ro, KTV phải thực hiện một số thủ tục kiểm tra chi tiết một số giao dịch trọng yếu, số dư tài khoản và thuyết minh báo cáo tài chính. Đây là trường hợp không quan tâm tới việc KTV tin tưởng vào hệ thống kiểm soát nội bộ hay không và nhận thấy rằng việc đánh giá rủi ro là theo phán đoán và có sự giới hạn tiềm tàng tới hệ thống kiểm soát nội bộ. Tuy nhiện, nhìn chung nếu KTV không phát hiện thêm rủi ro và KTV tin tưởng vào hệ thống kiểm soát nội bộ, thì cả hai điều này sẽ giúp hạn chế các thủ tục kiểm tra chi tiết. Khi các thủ tục chi tiết đã được thực hiện ở cuộc kiểm toán giữa kỳ KTV cần bổ sung các thủ tục chi tiết hoặc kết hợp với việc thử nghiệm kiểm soát trong kỳ cuối năm để có cơ sở hợp lý cho các kết luận kiểm toán từ giữa kỳ tới ngày kết thúc niên độ. Trong hầu hết các trường hợp bằng chứng kiểm toán từ các thủ tục chi tiết từ kỳ trước cung cấp ít hoặc không cung cấp các bằng chứng kiểm toán cho giai đoạn hiện tại. Tuy nhiên, trong một số trường hợp nó có thể cung cấp các bằng chứng hữu ích và khi KTV có ý định sử dụng các bằng chứng kiểm toán chi tiết được thực hiện trong kỳ trước, KTV phải thực hiện các thủ tục kiểm toán trong cả giai đoạn hiện tại để xác định tính tương quan liên tục của các bằng chứng kiểm toán. Ví dụ như một ý kiến pháp lý từ kỳ trước đề cập tới vấn đề an ninh mà ở kỳ này không xảy ra sự thay đổi nào thì có thể cung cấp bằng chứng kiểm toán hữu ích. Các thủ tục cơ bản có liên quan tới rủi ro trọng yếu: Khi KTV xác định được rằng rủi ro ở mức cơ sở dẫn liệu là một rủi ro trọng yếu thì KTV cần thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết để đối phó với rủi ro đó. Ví dụ, nếu KTV nhận thấy BGĐ của khách hàng đang chịu áp lực để đạt mục tiêu lợi nhuận, đó có thể là rủi ro mà BGĐ sẽ thổi phồng doanh thu bán hàng bằng ghi nhận doanh thu của các hợp đồng không phù hợp; xuất hóa đơn trước khi xuất hàng hoặc ghi giảm chi phí. Bên cạnh đó, KTV có thể kết hợp với việc thăm dò các cá nhân không liên quan tới mảng tài chính trong đơn vị về những thay đổi trong hợp đồng mua bán và các điều khoản giao hàng. Các thủ tục kiểm toán cơ bản bao gồm các bước kiểm tra chi tiết, hay kết hợp kiểm tra chi tiết và các thủ tục phân tích cơ bản. Để đạt được các bằng chứng kiểm toán đầy đủ, các thủ tục cơ bản phải đảm bảo độ tin cậy cao. Kiểm tra chi tiết và thủ tục phân tích: Các phân tích cơ bản thường áp dụng cho các giao dịch có số lượng lớn mà có thể dự đoán trước. Các kiểm tra chi tiết thường thích hợp để đạt được các bằng chứng kiểm toán liên quan đến cơ sở dẫn liệu của số dư tài khoản, bao gồm sự hiện hữu và tính đánh giá. Trong một vài trường hợp, KTV có thể xác định rằng chỉ thực hiện các thủ tục phân tích cơ bản có thể đủ để giảm thiểu rủi ro sai sót trọng yếu tới mức có thể chấp nhận. Phương pháp kiểm tra chi tiết chủ yếu kiểm tra hiện hữu/ tồn tại và khớp đúng chính xác số dư các khoản mục, nên cần chọn mẫu để tiến hành kiểm tra. Liên quan tới tính đầy đủ việc chọn lọc các khoản mục đã được ghi nhận là không phù hợp. KTV nên chọn lọc các chỉ tiêu từ tổng thể mà làm tăng một chỉ tiêu trong tổng thể đã được ghi nhận – ví dụ chọn các thông báo bốc dỡ hàng nếu KTV đang kiểm tra sự đầy đủ của các biên lại/ doanh thu. Các thủ tục phân tích thường bao gồm: + Phân tích các mối quan hệ giữa các chỉ tiêu thông tin tài chính và phi tài chính (ví dụ giữa tổng số tiền lương và số lượng công nhân viên). + So sánh thông tin kỳ này với kỳ khác, với mức trung bình của ngành và với các doanh nghiệp khác cùng ngành. + So sánh kết quả thực tế với kế hoạch. + Kiểm tra các sai sót không mong muốn từ các phân tích và so sánh. + Các giải thích nguyên nhân sai lệch. Các thủ tục phân tích là các kiểm tra chi tiết bởi vì mục tiêu của chúng là để phát hiện và định lượng giá trị tiền tệ cho bất kỳ các khoản sai lệch nào trên số dư tài khoản hay sai sót trong các loại giao dịch chứ không phải là thử nghiệm kiểm soát. Các thủ tục phân tích thường được sử dụng trong các trường hợp sau: + Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán: KTV sử dụng thủ tục phân tích tại giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán để hiểu biết về doanh nghiệp và để xác định các vùng cần kiểm tra chi tiết. Các thủ tục phân tích có thể là thủ tục tài chính hay phi tài chính. + Là phương tiện giảm thiểu hay thay thế việc kiểm tra chi tiết: Có trường hợp bằng chứng kiểm toán từ các thủ tục phân tích đầy đủ và hiệu quả để có thể giảm bớt các bước kiểm tra chi tiết. Đó là các thủ tục phân tích nâng cao. + Áp dụng trong suốt quá trình kiểm toán để kết hợp với kiểm tra chi tiết, đảm bảo bằng chứng thu thập được có độ tin cậy cao. + Áp dụng trong soát xét tổng thể cuộc kiểm toán trước khi ký báo cáo kiểm toán. Chọn mẫu kiểm tra: Phương pháp chọn mẫu chủ yếu là xét đoán nghề nghiệp. Cỡ mẫu được xác định trên cơ sở xét đoán chuyên môn của KTV và dựa trên đánh giá về: rủi ro, sai sót trọng yếu, mức độ kỳ vọng của các sai lệch,…và thường tập trung vào các khoản mục phát sinh lớn, các nghiệp vụ đặc biệt, có tính chất bất thường. Tất cả các bước công việc cũng như bằng chứng kiểm toán KTV thu thập được phải được ghi chép đầy đủ vào giấy tờ làm việc và lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán. Giai đoạn 3: Kết thúc kiểm toán: Đây là giai đoạn hoàn tất kiểm toán, quy trình hoàn tất kiểm toán tại PCA bao gồm: Bảo đảm rằng tất cả các công việc đã được hoàn thành và đã đưa ra những kết luận phù hợp. Bảo đảm quy trình soát xét đã được thực hiện; những vấn đề soát xét được làm sáng tỏ và không còn vấn đề trọng yếu. Thu thập giải trình của BGĐ nếu cần thiết. Thực hiện soát xét sự kiện phát sinh sau niên độ và đảm bảo rằng các kết quả được phản ánh trên báo cáo tài chính thích hợp. Ký và phát hành báo cáo kiểm toán. Đảm bảo các vấn đề được phát hiện thông báo cho khách hàng được ghi lại trong báo cáo. Đảm bảo rằng bất kỳ báo cáo nào khác được yêu cầu đã được phát hành. Soát xét là một phần quan trọng trong hoàn tất kiểm toán, cần thực hiện: Kiểm tra chi tiết và khái quát, tập hợp tất cả những hiểu biết về khách hàng và công việc của KTV. Đánh dấu những vấn đề hoặc thiếu sót trong công việc của KTV và hoàn thiện chúng. Đánh giá cách thức tiến hành công việc và phương pháp cải thiện trong tương lại. Là một công cụ đào tạo và phát triển, một phần trong quy trình phát triển của PCA là đào tạo nhân viên, đánh giá năng lực nhân viên thông qua kết quả công việc kiểm toán. Soát xét được thực hiện đối với các vấn đề trọng yếu, do chủ nhiệm kiểm toán hoặc người soát xét chất lượng tiến hành. Những vấn đề mà có thể dẫn đến một báo cáo kiểm toán không theo chuẩn mực nên được ghi vào hồ sơ. Tất cả các vấn đề phải được người soát xét và chủ nhiệm kiểm toán làm rõ trước khi nêu ý kiến kiểm toán. Đặc biệt trong giai đoạn này cần chú ý tới các sự kiện phát sinh sau ngày khóa sổ, xem xét những ảnh hưởng của nó đối với thông tin trên báo cáo tài chính. Quy trình phân tích cũng áp dụng trong giai đoạn soát xét tổng thể cuộc kiểm toán. Trong giai đoạn soát xét tổng thể cuộc kiểm toán, KTV phải áp dụng quy trình phân tích để có kết luận tổng quát về sự phù hợp trên các khía cạnh trọng yếu của báo cáo tài chính với những hiểu biết của mình về tình hình kinh doanh của đơn vị. Quy trình phân tích giúp KTV khẳng định lại những kết luận có được trong suốt quá trình kiểm tra các tài khoản hoặc các khoản mục trên báo cáo tài chính. Trên cơ sở đó giúp kiểm toán viên đưa ra kết luận tổng quát về tính trung thực, hợp lý của toàn bộ báo cáo tài chính. Tuy nhiên, quy trình phân tích cũng chỉ ra những điểm yêu cầu kiểm toán viên phải thực hiện công việc kiểm toán bổ sung. Đồng thời nên chỉ rõ các vấn đề cần lưu ý cho kiểm toán năm sau. Kết thúc quá trình kiểm toán CPA sẽ: Phát hành Báo cáo kiểm toán hoặc biên bản kiểm toán. Thư quản lý kèm theo (nếu có) đề cập tới các mặt hạn chế cần khắc phục và ý kiến đề xuất của KTV nhằm cải tiến hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ. 2.2. Đặc điểm tổ chức nhân sự tại Công ty TNHH Kiểm toán Phương đông ICA. Cơ cấu tổ chức bộ máy nhân sự ở Công ty tuân thủ chặt chẽ Chính sách nhân sự và các thủ tục thiết kế đảm bảo luôn có đủ nhân sự có trình độ và năng lực đáp ứng được yêu cầu và cam kết thực hiện các nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp, để thực hiện cuộc kiểm toán theo các chuẩn mực nghề nghiệp và các yêu cầu pháp lý và giúp công ty kiểm toán và lãnh đạo phát hành báo cáo kiểm toán. Để đạt mục tiêu này PCA đã thiết kế những chính sách và thủ tục bao gồm: Tuyển dụng nhân sự. Đánh giá ban lãnh đạo và nhân viên. Đào tạo kiến thức chuyên ngành. Cơ hội thăng tiến và phát triển nghề nghiệp. Chế độ khen thưởng cho lãnh đạo và nhân viên. Lãnh đạo phụ trách chính sách nhân sự có trách nhiệm liên lạc với trưởng phòng hành chính và đào tạo để đảm bảo chính sách và thủ tục của công ty đáp ứng được các yêu cầu nghề nghiệp trong những lĩnh vực trên. Tuyển dụng: Trưởng phòng kiểm toán và đảm bảo định kỳ đánh giá khối lượng công việc của công ty trong tương lai, thời gian thực hiện kiểm toán/ đảm bảo và yêu cầu nhân sự thực hiện hợp đồng. Ngoài ra cũng cần xem xét sự phù hợp với ngân sách của công ty và chi phí nhân sự. Ngân sách được xét duyệt hàng năm còn nhân sự các cấp được xét duyệt hàng tháng tại cuộc họp ban lãnh đạo. Để có thể thu hút được các thí sinh tốt nhất tham gia dự tuyển vào làm việc tại Công ty, Công ty luôn có một nhóm đặc trách tập hợp các chuyên gia về nhân sự do Giám đốc đứng đầu. Để được xem xét tuyển vào làm việc tại Công ty, mỗi ứng viên phải được kiểm tra năng lực, khả năng của cá nhân đó. Bên cạnh việc nhận CV/lý lịch các ứng viên phải viết đơn xin việc đảm bảo việc cung cấp đủ thông tin, Công ty luôn yêu cầu 02 người để tham khảo thông tin của ứng viên bao gồm lãnh đạo hiện tại của ứng viên trong trường hợp cần thiết. Công ty công khai chính sách tuyển dụng của mình với tất cả mọi ứng viên. Ứng viên tham gia cần có năng lực chuyên môn vững vàng, tính trung thực, hiểu biết, tháo vát, độc lập, sáng tạo và có tầm nhìn rộng. Cơ hội công bằng cho tất cả các ứng cử viên nam và nữ. Khi được tuyển dụng tất cả các nhân viên đều được tham gia khoá học định hướng để làm quen với chính sách, thủ tục và các nhiệm vụ của họ đối với Công ty. Lưu trữ hồ sơ nhân sự: Hồ sơ nhân sự cần được lập cho tất cả các lãnh đạo và nhân viên. Trong đó cần có bảng đánh giá, bảng phỏng vấn và những tiến bộ. Mỗi năm ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên được trưởng phòng kiểm toán và đảm bảo phỏng vấn trao đổi về các điểm mạnh và yếu của từng người. Mỗi cá nhân sẽ được tư vấn để phát triển trong tương lai. Những cuộc phỏng vấn này sẽ được Công ty lưu lại trong hồ sơ nhân sự. Đào tạo và phát triển chuyên môn: Việc duy trì năng lực của ban lãnh đạo và nhân sự là cần thiết để đảm bảo nhân sự có trình độ để hoàn thành nhiệm vụ được giao. PCA rất coi trọng việc hỗ trợ phát triển chuyên môn và thực hiện nhiệm vụ. Công ty không chịu trách nhiệm cung cấp những cơ hội đào tạo và học tập trong chương trình phát triển nghề nghiệp. Chương trình phát triển nghề nghiệp do trưởng phòng đào tạo và lãnh đạo phụ trách hành chính đảm nhiệm. Định kỳ, ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên hoàn thiện chương trình phát triển nghề nghiệp trong đó nêu rõ những nhiệm vụ cần phải hoàn thành trong năm tới, những kiến thức chuyên môn mà họ cần đạt được (ví dụ loại hình hoạt động kinh doanh mới của khách hàng mà họ cần phải hiểu biết, áp dụng công nghệ thông tin mới) và những kiến thức đã có (ví dụ từ những bảng đánh giá/ tự đánh giá). Kế hoạch phát triển nghề nghiệp được thảo luận và phê duyệt bởi trưởng phòng kiểm toán và đảm bảo khi thực hiện đánh giá hàng năm Mỗi lãnh đạo và nhân viên chịu trách nhiệm duy trì hồ sơ đào tạo chuyên môn ở mẫu phát triển nghề nghiệp. Mẫu này sẽ được trưởng phòng kiểm toán và đảm bảo soát xét hàng năm và được sử dụng để thông báo kế hoạch cho những năm tiếp theo. Chương trình phát triển nghề nghiệp không đảm bảo rằng tất cả các thành viên sẽ luôn cung cấp dịch vụ chất lượng cao. Để làm được điều đó yêu cầu họ phải duy trì năng lực chuyên môn, sử dụng các xét đoán nghề nghiệp và thái độ khách quan. Ngoài ra những người tham gia chương trình phát triển nghề nghiệp không phải ai cũng thu được lợi ích của chương trình vì sự khác biệt về trình độ giữa các cá nhân. Tuy nhiên có điều chắc chắn là những ai không được cập nhật kiến thức chuyên môn sẽ không thể cung cấp các dịch vụ chất lượng cao. Cơ hội thăng tiến: Công ty có các cấp độ nhân sự tương ứng với trách nhiệm và nghĩa vụ khác nhau. Nghĩa vụ và trách nhiệm là căn cứ để quyết định thăng tiến. Tiêu chí đánh giá kết quả và năng suất công việc bao gồm kiến thức chuyên môn, khả năng phân tích và đánh giá, kỹ năng giao tiếp, lãnh đạo và đào tạo, quan hệ với khách hàng và ứng xử cá nhân. Các cá nhân đáp ứng được các yêu cầu trên sẽ được ưu tiên cất nhắc lên vị trí cao hơn. Đối với các vị trí cấp cao trong công ty, ví dụ đối với lãnh đạo các phẩm chất không chỉ là kiến thức chuyên môn mà còn là khả năng đóng góp mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty. Chế độ khen thưởng: Khen thưởng cho lãnh đạo và nhân viên thể hiện việc họ đã hoàn thành các tiêu chí đề ra bao gồm cả chất lượng công việc. Việc khen thưởng có thể được xác định dựa trên cơ sở phí dịch vụ kiểm toán thu được từ khách hàng. Phân công nhóm kiểm toán: Mỗi một hợp đồng kiểm toán sẽ được giao cho một nhóm kiểm toán. Với kỳ vọng các thành viên trong nhóm kiểm toán sẽ hoàn thành tốt công việc được giao với trình độ chuyên môn và kỹ năng được yêu cầu trong từng trường hợp cụ thể nên việc phân công công việc trong nhóm kiểm toán đóng vai trò rất quan trọng. PCA có quy định cụ thể: Công ty giao trách nhiệm quản lý từng hợp đồng cho lãnh đạo. Danh tính và vai trò của lãnh đạo cần được giới thiệu đến ban lãnh đạo và hội đồng quản trị của khách hàng. Trưởng phòng kiểm toán và đảm bảo chịu trách nhiệm điều hành công việc và sắp xếp nhân sự cho cuộc kiểm toán để đảm bảo từng thành viên có đủ thời gian thực hiện công việc của mình. Mỗi hợp đồng kiểm toán bao gồm một chủ nhiệm kiểm toán và một người soát xét chịu trách nhiệm sau hoặc thậm chí chịu trách nhiệm cao hơn lãnh đạo. Khi phân công nhân sự thực hiện kiểm toán cần duy trì mức độ liên tục với hợp đồng. Tính liên tục không chỉ là việc phân công nhiệm vụ cho các thành viên mà còn giúp họ làm quen với các khách hàng và vấn đề tương tự sau này. Khi phân công các nhân viên ít kinh nghiệm cần phải chú ý sắp xếp để họ gần những thành viên có kinh nghiệm để họ có thể kèm cặp hoặc giám sát. Phân công nhóm kiểm toán được thực hiện sau khi cân nhắc các vấn đề như mâu thuẫn lợi ích, tính độc lập ví dụ như cử nhân viên kiểm toán khách hàng mà họ đã từng làm việc hoặc có quan hệ họ hàng với khách hàng. Khi phân công nhóm kiểm toán cần chú ý đến khả năng và trình độ của từng thành viên và mức độ giám sát. Mỗi một nhóm kiểm toán tại PCA thường bao gồm 03 đến 05 người tùy thuộc quy mô từng cuộc kiểm toán và một chủ nhiệm kiểm toán và KTV chính thực hiện soát xét chung cho toàn bộ cuộc kiểm toán. Trách nhiệm của từng người được phân tách rõ ràng, cụ thể: Chủ nhiệm kiểm toán (trưởng bộ phận): Chủ nhiệm kiểm toán phải chịu trách nhiệm trực tiếp trước BGĐ, mỗi người sẽ chịu trách nhiệm một số khách hàng cụ thể. Trách nhiệm chính của họ bao gồm: Duy trì mối quan hệ với cán bộ chủ chốt của khách hàng. Chuẩn bị các bản chào hàng đầu tiên. Lập kế hoạch và phân bổ nhân lực cho từng hợp đồng kiểm toán. Giám sát hoạt động của các nhân viên thực hiện công việc và xét duyệt các khoản làm ngoài giờ, các chi phí khác nếu cần. Xem xét lại các giấy tờ làm việc, bản thảo thư quản lý và báo cáo của ban lãnh đạo để kiểm tra xem chúng có phù hợp với các chuẩn mực kiểm toán được chấp nhận rộng rãi hay có tuân theo các tiêu chuẩn của Công ty hay không. Tiến hành tổ chức họp tổng kết rút kinh nghiệm với nhóm kiểm toán để xác định các vấn đề cần xem xét thêm. Tham gia vào các chương trình đào tạo nhân viên. Chuẩn bị và phân tích các hóa đơn cho khách hàng. Chuẩn bị báo cáo tiến độ thực hiện công việc của các nhân viên và xem xét lại những báo cáo do người có chuyên môn lập khi kết thúc một công việc kiểm toán và vào những thời điểm khác nếu cần. Tìm kiếm và phát hiện những khách hàng tiềm năng. Kiểm toán viên chính: KTV chính là người được cấp giấy phép hành nghề (CPA) hoặc một giấy chứng nhận có giá trị tương đương. Người này sẽ đảm nhiệm những trọng trách chỉ sau chủ nhiệm kiểm toán. Bao gồm việc giám sát công việc của các trợ lý/ nhân viên thực hiện hợp đồng kiểm toán. Ngoài những trách nhiệm đề ra cho người trợ lý cao cấp, người KTV chính còn có một số nhiệm vụ hỗ trợ cho chủ nhiệm kiểm toán như: soát xét các giấy tờ làm việc sơ bộ; hỗ trợ việc đào tạo các nhân viên ở địa phương, bố trí nhân sự cho kiểm toán;… KTV chính cũng có thể được yêu cầu đồng ký vào báo cáo kiểm toán. Trợ lý cao cấp: Trợ lý cao cấp chịu trách nhiệm đối với công việc kiểm toán tại đơn vị. Và thường chỉ có 01 người cho mỗi cuộc kiểm toán, có kinh nghiệm kiểm toán ít nhất là 03 năm. Trách nhiệm của trợ lý cao cấp là: Hiểu biết về nghiệp vụ kế toán và kiểm toán, những quy định về kiểm toán, thuế và pháp luật, các yêu cầu chuẩn mực của kế toán, kiểm toán quốc tế. Có kiến thức về kiểm toán nâng cao, bao gồm thống kê mẫu. Ngoài ra cũng phải nắm được các kiến thức kế toán nâng cao bao gồm mua và hợp nhất các bên liên doanh. Nắm được đặc điểm, tính chất ngành nghề kinh doanh của khách hàng. Tùy thuộc vào quyết định của chủ nhiệm kiểm toán hoặc KTV chính mà người trợ lý cao cấp phải chịu trách nhiệm về việc lập quỹ thời gian dự tính và chuẩn bị một cách sơ bộ các chương trình kiểm toán rút gọn để thực hiện công việc mà người đó được giao. Trong quá trình thực hiện kiểm toán, người trợ lý cao cấp chịu trách nhiệm lập kế hoạch vè thời gian biểu cho từng bước kiểm toán cũng như đào tạo và giám sát công việc của tất cả những người được phân công trong nhóm kiểm toán. Theo định kỳ, người trợ lý cao cấp phải kết hợp với nhân viên được phân công thực hiện nhiệm vụ xem xét lại kết quả hoạt động của từng người và khi kết thúc đợt kiểm toán chuẩn bị các báo cáo tiến độ thích hợp. Người trợ lý cao cấp phải cung cấp những thông tin cần thiết cho chủ nhiệm kiểm toán, đồng thời chuẩn bị sơ bộ các báo cáo, các bức thư quản lý, thảo luận với khách hàng thống nhất báo cáo kiểm toán trước khi phát hành. Thêm vào đó, PCA cũng yêu cầu trợ lý cao cấp phải thành thạo tiếng Anh hoặc một ngôn ngữ khác tương đương, luôn có mục tiêu nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp. Trợ lý: Người trợ lý phải có kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán và kiểm toán, thường đảm nhận những bước công việc nhất định và khá quan trọng trong chương trình kiểm toán theo như sự phân công của trợ lý kiểm toán cao cấp. Người trợ lý phải chịu trách nhiệm trước nhiều trợ lý khác và phải có năng lực soạn thảo sơ bộ các phần, mục trong báo cáo kiểm toán dự thảo. Trợ lý cũng cần thông thạo ngoại ngữ và chịu trách nhiệm liên lạc với nhân viên của khách hàng về các vấn đề chuyên môn. Trợ lý mới vào nghề: Thông thường, những trường đại học, cao đẳng trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán, có khả năng, có thể bắt đầu làm việc cho Công ty với tư cách trợ lý mới vào nghề. Người trợ lý mới vào nghề thường được phân công những công việc nhỏ trong cuộc kiểm toán, những khoản mục ít trọng yếu. Để có được những điều kiện cần thiết cho cuộc kiểm toán, người trợ lý mới vào nghề chịu trách nhiệm thực hiện những công việc như một thư ký thường ngày. 2.3. Đặc điểm lưu trữ hồ sơ tại Công ty TNHH Kiểm toán Phương đông ICA. Toàn bộ hồ sơ kiểm toán tại PCA được lưu trữ rất cẩn thận, khoa học. Theo Chuẩn mực kiểm toán số 230 về “Hồ sơ kiểm toán” quy định: “Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên phải lập hồ sơ kiểm toán đầy đủ và chi tiết sao cho kiểm toán viên khác hoặc người có trách nhiệm kiểm tra (soát xét) đọc sẽ hiểu được toàn bộ về cuộc kiểm toán…Và hồ sơ kiểm toán gồm 02 loại: Hồ sơ kiểm toán chung và Hồ sơ kiểm toán năm”.Tại PCA, một bộ hồ sơ kiểm toán thực hiện một hợp đồng kiểm toán, và cũng được phân thành 02 loại theo quy định trên nhưng có sự khác biệt. Đó là hồ sơ năm bao gồm 02 loại: Hồ sơ thường trực và hồ sơ làm việc. Loại hồ sơ này được lập và lưu trữ theo đúng quy định của PKF. Hồ sơ chung lưu giữ tất cả những thông tin chung về khách hàng, bao gồm: + Tên và số hiệu hồ sơ; ngày, tháng lập và ngày, tháng lưu trữ. + Các thông tin chung về khách hàng: Các ghi chép hoặc bản sao các tài liệu pháp lý, thoả thuận và biên bản quan trọng: Quyết định thành lập, Điều lệ công ty, Giấy phép thành lập, đăng ký kinh doanh, biên bản họp Hội đồng quản trị,… Các thông tin liên quan đến môi trường kinh doanh, môi trường pháp luật có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng. + Các tài liệu về thuế: Các văn bản, chế độ thuế riêng trong lĩnh vực hoạt động của khách hàng được cơ quan thuế cho phép, các tài liệu về thực hiện nghĩa vụ thuế hàng năm. + Các tài liệu về nhân sự: Các hợp đồng lao động, các qui định riêng của khách hàng về nhân sự; Quy định về quản lý và sử dụng qũy lương; ... + Các tài liệu về kế toán. + Các hợp đồng hoặc thoả thuận với bên thứ ba (3) có hiệu lực trong thời gian dài (ít nhất cho hai (2) năm tài chính): Hợp đồng kiểm toán, hợp đồng cho thuê, hợp đồng bảo hiểm, thoả thuận vay... + Các tài liệu khác. Hồ sơ kiểm toán chung được cập nhật hàng năm khi có sự thay đổi liên quan đến các tài liệu đề cập trên. Hồ sơ kiểm toán năm bao gồm hồ sơ thường trực và hồ sơ làm việc. Hồ sơ thường trực bao gồm: + Các thông tin về người lập, người kiểm tra (soát xét) hồ sơ kiểm toán, ngày tháng thực hiện kiểm toán + Các văn bản về tài chính, kế toán, thuế,...của cơ quan Nhà nước và cấp trên liên quan đến năm tài chính. + Báo cáo kiểm toán, thư quản lý, báo cáo tài chính và các báo cáo khác,…(bản dự thảo và bản chính thức). + Hợp đồng kiểm toán, thư hẹn kiểm toán, phụ lục hợp đồng (nếu có) và bản thanh lý hợp đồng. + Những bằng chứng về kế hoạch chiến lược, kế hoạch kiểm toán chi tiết, chương trình làm việc và những thay đổi của kế hoạch đó. + Những bằng chứng về thay đổi hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. + Những bằng chứng và kết luận trong việc đánh giá rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và những đánh giá khác. + Những bằng chứng đánh giá của kiểm toán viên về những công việc và kết luận của kiểm toán viên nội bộ. + Các sự kiện phát sinh sau khi kết thúc niên độ. + Những ghi chép về nội dung, chương trình và phạm vi của những thủ tục kiểm toán được thực hiện và kết quả thu được. + Những bằng chứng về việc kiểm tra và soát xét của kiểm toán viên và người có thẩm quyền đối với những công việc do kiểm toán viên, trợ lý kiểm toán viên hoặc chuyên gia khác thực hiện; + Các thư từ liên lạc với các kiểm toán viên khác, các chuyên gia khác và các bên hữu quan; + Các văn bản hoặc những chú giải về những vấn đề đã trao đổi với khách hàng, kể cả các điều khoản của hợp đồng kiểm toán; + Bản giải trình của Giám đốc (hoặc người đứng đầu) đơn vị được kiểm toán + Bản xác nhận do khách hàng hoặc người thứ ba gửi tới; + Các kết luận của kiểm toán viên về những vấn đề trọng yếu của cuộc kiểm toán, bao gồm cả những vấn đề bất thường (nếu có) cùng với các thủ tục mà kiểm toán viên đã thực hiện để giải quyết các vấn đề đó; + Các tài liệu liên quan khác. Hồ sơ làm việc là chi tiết những ghi chép về công việc và thủ tục kiểm toán viên đã thực hiện có kèm theo các bằng chứng kiểm toán. Trong hồ sơ làm việc cũng chứa đựng các giấy tờ làm việc, và bao gồm cả: + Những phân tích của kiểm toán viên về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số dư các tài khoản. + Những phân tích về các tỷ lệ, xu hướng quan trọng đối với tình hình hoạt động của khách hàng. + Các chi tiết về những thủ tục kiểm toán mà kiểm toán viên khác thực hiện khi kiểm toán báo cáo tài chính của đơn vị cấp dưới… Mỗi một khoản mục kiểm toán được thực hiện trên một bộ giấy tờ làm việc (Working Paper), thường gồm: Biểu chỉ đạo (E100.1); Biểu tổng hợp sai sót (E100.2), Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ (E100.3); Thủ tục kiểm toán cơ bản (E100.4) và các W.P khác (E100.5,…) và bắt buộc phải đánh tham chiếu xuống các phần hành tương ứng. Các văn bản tài liệu khác của Công ty cũng được quản lý chặt chẽ, có quy định rõ ràng, như: Chỉ có Ban giám đốc mới có thẩm quyền đại diện ký các thư tín. Tất cả mọi thư tín phải tuân theo các quy định về soạn thảo văn bản. Dấu của Công ty do người làm công tác hành chính giữ. Khi phát hành báo cáo, một điều tối quan trọng là Công ty phải đảm bảo chất lượng các tài liệu gửi đi là chính xác, trình bày sạch sẽ và hợp lý. Tất cả các tài liệu, báo cáo phải được soát xét theo quy định của Công ty trước khi phát hành. Bằng chứng của việc soát xét là bắt buộc và phải lập một mẫu phát hành báo cáo. Kiểm tra giấy tờ làm việc: tất cả các giấy tờ, tài liệu phải được kiểm tra trước khi gửi ra khỏi Công ty; các con số trong dự thảo báo cáo cuối cùng phải được đối chiếu với hồ sơ lưu giữ các giấy tờ làm việc. Các mẫu phát hành báo cáo sẽ được lưu trong một hồ sơ chính riêng biệt. Thư viện Công ty do bộ phận hành chính quản lý. Thư viện lưu trữ các hồ sơ kiểm toán và các tài liệu, văn bản hướng dẫn cho toàn thể nhân viên Công ty sử dụng. 2.4. Kiểm soát chất lượng kiểm toán tại Công ty TNHH Kiểm toán Phương đông ICA. 2.4.1. Sổ tay Kiểm soát chất lượng: Để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình hiệu quả nhất, đảm bảo chất lượng cuộc kiểm toán cũng như uy tín của Công ty, PCA luôn đề cao việc giám sát chất lượng kiểm toán. PCA đã soạn thảo và ban hành Sổ tay kiểm soát chất lượng kiểm toán cho toàn thể nhân viên và ban lãnh đạo Công ty quy định về giám sát chất lượng kiểm toán. Sổ tay Kiểm soát chất lượng (gọi tắt là QCM) quy định các thủ tục, nguyên tắc cơ bản và hướng dẫn thể thức áp dụng hệ thống quản lý chất lượng này cho hoạt động kiểm toán và những dịch vụ đảm bảo khác. Kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải thực hiện các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng đối với toàn bộ hoạt động kiểm toán của công ty kiểm toán và đối với từng cuộc kiểm toán. Đây là tài liệu tham khảo cho tất cả các lãnh đạo và nhân viên công ty được giao nhiệm vụ cung cấp các dịch vụ kiểm toán và các dịch vụ liên quan. Là thành viên duy nhất của Tập đoàn PKF Quốc tế tại Việt Nam, PCA cần phải tuân thủ theo các chuẩn mực nghề nghiệp quốc tế (gọi tắt là IPSM). Cuốn sổ tay này vì thế được soạn thảo nhất quán với những yêu cầu của Sổ tay hướng dẫn các chuẩn mực nghề nghiệp quốc tế. Công ty thành viên đã thiết lập hệ thống kiểm soát chất lượng nhằm đảm bảo hợp lý rằng công ty đã tuân thủ theo những chuẩn mực nghề nghiệp và những yêu cầu về luật lệ khác; đồng thời đảm báo tính đúng đắn và hợp lý của các báo cáo kiểm toán được công ty phát hành. Cuốn QCM này được thông qua bởi Hội đồng lãnh đạo quản lý, là những người chịu trách nhiệm cao nhất cho việc kiểm soát chất lượng các hoạt động kiểm toán. Ban lãnh đạo của công ty tin tưởng rằng mỗi cá nhân đều phải có trách nhiệm với chất lượng hoạt động kiểm toán. Một hoạt động không thể được điều hành hiệu quả nếu không có một hệ thống kiểm soát chất lượng hợp lý. Chính vì vậy mà chuẩn mực này được soạn thảo với mục đích cho phép những người chịu trách nhiệm kiểm toán có thể bảo đảm rằng: nhân viên công ty hiểu đúng đắn và rõ ràng, thi hành nghiêm chỉnh cũng như tuân thủ nghiêm ngặt những chính sách này tại mọi thời điểm. 2.4.2. Những yếu tố của hệ thống kiểm soát chất lượng: Hệ thống kiểm soát chất lượng của Công ty đề cập đến các yếu tố sau: Trách nhiệm của các cấp lãnh đạo đối với Chất lượng hoạt động kiểm toán. Yêu cầu về đạo đức nghề nghiệp. Chấp nhận và duy trì quan hệ khách hàng và những cuộc kiểm toán cụ thể. Nhân sự. Kết quả cuộc kiểm toán. Giám sát cuộc kiểm toán. Công ty hiểu rõ sự quan trọng của việc thu thập những ý kiến phản hồi của nhân viên công ty về hệ thống kiểm soát chất lượng. Vì vậy, Công ty khuyến khích nhân viên của mình trao đổi quan điểm hoặc những mối quan tâm của họ về vấn đề kiểm soát chất lượng. Tất cả ý kiến góp ý sẽ được chuyển tới người quản lý Kiểm soát chất lượng. 2.4.3. Nội dung giám sát chất lượng kiểm toán tại PCA 2.4.3.1. Kiểm soát chất lượng đối với toàn bộ Công ty: - Tuân thủ chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp: Cán bộ, nhân viên chuyên nghiệp của CTKT phải tuân thủ đạo đức nghề nghiệp kiểm toán. - Kỹ năng và năng lực chuyên môn: Cán bộ, nhân viên chuyên nghiệp của CTKT phải có kỹ năng và năng lực chuyên môn, phải thường xuyên duy trì, cập nhật và nâng cao kiến thức để hoàn thành nhiệm vụ được giao. - Giao việc: Công việc kiểm toán phải được giao cho những cán bộ, nhân viên chuyên nghiệp được đào tạo và có đầy đủ kỹ năng và năng lực chuyên môn đáp ứng yêu cầu thực tế. - Hướng dẫn và giám sát: Công việc kiểm toán phải được hướng dẫn, giám sát và thực hiện đầy đủ ở tất cả các cấp nhằm đảm bảo là công việc kiểm toán đã được thực hiện phù hợp với chuẩn mực kiểm toán và các quy định có liên quan. - Tham khảo ý kiến: Khi cần thiết phải tham khảo ý kiến tư vấn của chuyên gia trong hoặc ngoài công ty. - Duy trì và chấp nhận khách hàng cũ: Trong quá trình duy trì khách hàng hiện có và đánh giá đến khách hàng tiềm năng, CTKT phải cân nhắc đến tính độc lập và năng lực phục vụ khách hàng của CTKT và tính chính trực của Ban quản lý khách hàng. - Kiểm tra: CTKT phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra tính đầy đủ và tính hiệu quả trong suốt quá trình thực hiện các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán của Công ty. + Công ty kiểm toán phải xây dựng và thực hiện các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng. + Các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán của CTKT phải được phổ biến tới tất cả cán bộ, nhân viên công ty. 2.4.3.2. Kiểm soát chất lượng cho từng hợp đồng kiểm toán: - Hướng dẫn: + KTV phải hướng dẫn trợ lý kiểm toán những nội dung cần thiết liên quan đến cuộc kiểm toán. + Kế hoạch kiểm toán tổng thể và chương trình kiểm toán là một công cụ quan trọng để hướng dẫn KTV và trợ lý kiểm toán thực hiện các thủ tục kiểm toán. Chức năng giám sát bao gồm: + Giám sát quá trình thực hiện kiểm toán để xác định xem kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán có đủ kỹ năng và năng lực chuyên môn cần thiết không; các trợ lý có hiểu các hướng dẫn kiểm toán không; có được thực hiện theo đúng kế hoạch kiểm toán tổng thể và chương trình kiểm toán hay không ; + Nắm bắt và xác định các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm toán để điểu chỉnh kế hoạch và chương trình cho phù hợp; + Xử lý các ý kiến khác nhau về chuyên môn, xem xét có cần tham khảo tư vấn không. Kiểm tra nhằm xác định về: + Thực hiện theo kế hoạch, chương trình kiểm toán. + Lưu giữ đầy đủ vào hồ sơ kiểm toán. + Những vấn đề quan trọng đã được giải quyết hoặc đã được phản ánh trong kết luận kiểm toán. + Những mục tiêu của thủ tục kiểm toán đã đạt được hay chưa. + Các kết luận có nhất quán với kết quả của công việc đã được thực hiện và có hỗ trợ cho ý kiến kiểm toán hay không. Kiểm tra phải do người có chuyên môn bằng hoặc cao hơn KTV thực hiện. PHẦN 3:NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ TỔ CHỨC KIỂM TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN PHƯƠNG ĐÔNG ICA (PCA) 3.1. Nhận xét, đánh giá tổng quát về tổ chức kiểm toán tại Công ty TNHH Kiểm toán Phương đông ICA: 3.1.1. Nhận xét, đánh giá về tổ chức công tác kiểm toán: Với 07 năm hoạt động trong lĩnh vực kiểm toán, tài chính, kế toán và tư vấn thuế… Công ty đã có mạng lưới khách hàng rộng lớn, đáp ứng đầy đủ các điều kiện tiêu chuẩn để tham gia cung cấp dịch vụ kiểm toán các dự án ODA, cho các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế trong đó bao gồm các tổ chức phát hành, tổ chức niêm yết, các ngân hàng thương mại, các tổ chức tín dụng,… Để đạt được điều đó, Công ty TNHH Kiểm toán Phương đông ICA đã không ngừng hoàn thiện quy trình kiểm toán và nâng cao dịch vụ khách hàng. Bên cạnh tiếp tục hợp đồng đối với các khách hàng truyền thống, PCA còn tăng cường tiếp cận khách hàng mới tiềm năng, mở rộng quy mô cũng như chất lượng dịch vụ cung cấp. Quy trình kiểm toán của PCA luôn tuân thủ nghiêm ngặt chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam và các quy định của Pháp luật. Ưu điểm: Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán: Công ty luôn thực hiện nghiêm chỉnh các nội dung trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán. Đặc biệt, PCA đặt quan tâm lớn vào đánh giá rủi ro kiểm toán, rủi ro tiềm tàng trước khi chấp nhận hợp đồng kiểm toán. Phương pháp chủ yếu được áp dụng là tiến hành tìm hiểu về khách hàng (lĩnh vực kinh doanh. Bộ máy tổ chức, phong cách điều hành của ban lãnh đạo khách hàng…). KTV đã tiến hành đánh giá mức trọng yếu đối với từng khoản mục và từ đó làm cơ sở để thiết kế chương trình kiểm toán cho từng khoản mục. Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán: PCA thực hiện phân công công việc một cách rõ ràng, khoa học nên việc thực hiện kiểm toán khá hiệu quả. Các khoản mục có chương trình, thủ tục kiểm toán riêng và được thực hiện cẩn thận từng bước một. Sau khi KTV chịu trách nhiệm kiểm toán thực hiện tìm hiểu chung, các KTV mới thực hiện thủ tục phân tích và kiểm tra chi tiết. Các thủ tục kiểm tra chi tiết được tiến hành một cách đầy đủ, theo đúng chương trình kiểm toán đã thiết kế. Nếu có bất cứ sự thay đổi nào trong chương trình kiểm toán thì sẽ được toàn thể nhóm kiểm toán thảo luận và thống nhất. Các phát hiện của Kiểm toán đều phải báo cáo và xin ý kiến của trưởng nhóm kiểm toán, được ghi chép đầy đủ trên giấy tờ làm việc. Trưởng nhóm kiểm toán phải nắm bắt được tất cả các khoản mục, các phát hiện và điều chỉnh cho hợp lý. Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán: Giai đoạn này cũng được PCA thực hiện hết sức chặt chẽ. Trước khi phát hành báo cáo, công việc kiểm tra tài liệu là bắt buộc. Các sự kiện sau ngày lập BCTC cũng được xem xét cẩn thận để đảm bảo về sự ảnh hưởng của các sự kiện này đối với kết quả trên BCTC của khách hàng. BCKT phát hành đúng chuẩn mực, đảm bảo chất lượng tốt nhất và được lưu trữ trong một hồ sơ chính riêng biệt. Nhược điểm: Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán: Việc đánh giá rủi ro, trọng yếu tuy được coi trong nhưng vẫn còn nhiều hạn chế. Hạn chế ở chỗ ý kiến đánh giá rủi ro, trọng yếu chủ yếu giao cho KTV phụ trách cuộc kiểm toán, vì vậy không tránh khỏi tính thiếu khách quan, chính xác. Chương trình kiểm toán tại PCA được thiết kế chung cho hầu hết các cuộc kiểm toán, tuy trong quá trình thực hiện có sự thay đổi cho phù hợp, nhưng do loại hình hoạt động và các dịch vụ cung cấp của Công ty là khá đa dạng nên kiểm toán theo chương trình chung như vậy sẽ bộc lộ nhiều hạn chế trong việc phát hiện các sai phạm trọng yếu mang tính chất đặc thù. Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán: Công ty chưa chú trọng vào việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và việc thực hiện các thủ tục phân tích. Các bước công việc đánh giá và thực hiện thủ tục phân tích có thực hiện nhưng chưa chặt chẽ, chủ yếu tập trung xem xét sơ bộ về tình hình tăng, giảm các khoản mục trọng yếu qua các niên độ tài chính. Trong khi đó việc thực hiện đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và thực hiện thủ tục phân tích sẽ giúp hạn chế bớt các thủ tục kiểm tra chi tiết. Việc tiến hành kiểm toán thực hiện chủ yếu là chọn mẫu kiểm toán. Việc chọn mẫu tiến hành trên cơ sở kinh nghiệm và đánh giá rủi ro, trọng yếu của KTV. Việc này đôi khi bỏ sót các sai phạm trọng yếu. Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán: Tuy Công ty thực hiện đầy đủ việc xem xét các sự kiện sau niên độ nhưng lại gặp phải nhiều khó khăn từ phía khách hàng: như chậm cung cấp tài liệu, thông tin liên quan… làm Công ty chậm trễ trong việc phát hành BCKT và BCKT phát hành đôi khi không phù hợp. 3.1.2. Nhận xét, đánh giá về cơ cấu tổ chức bộ máy: Bộ máy tổ chức của Công ty TNHH Kiểm toán Phương Đông ICA được phân chia thành các phòng ban chuyên trách. Bộ máy tổ chức gọn nhẹ tập trung, phân chia trách nhiệm rõ ràng cụ thể. Hàng tuần, các bộ phận tổng kết, báo cáo tình hình, rút kinh nghiệm từ những hạn chế gặp phải và khen thưởng những nhân viên thành tích tốt, đưa ra nhiệm vụ cho tuần tiếp theo. Có thể nói, Công ty có bộ máy tổ chức khá khoa học và phù hợp. Nhờ có sự tổ chức chặt chẽ đó mà hoạt động của toàn bộ công ty cũng như các chi nhánh khá hiệu quả. Công ty đã xây dựng được mạng lưới khách hàng đa dạng, bao gồm các công ty có vốn đầu tư nước ngoài, các DNNN, các tổ chức hoạt động theo luật doanh nghiệp, các tổ chức quốc tế và các tổ chức phi chính phủ. Với phương châm hoạt động vì uy tín cao, PCA luôn cung cấp những dịch vụ chất lượng tốt nhất phục vụ nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Bên cạnh đó, Công ty không ngừng tìm kiểm khách hàng, mở rộng thị trường, hoàn thiện chất lượng dịch vụ cung cấp, từng bước cố gắng hoàn thiện hơn nữa bộ máy tổ chức và cách thức hoạt động. Nhân viên : Công ty có triển khai các chương trình và các chính sách về nhân sự nhằm quản lý hành chính một cách hiệu quả nhất và được thiết kế để tạo điều kiện tốt nhất cho việc nâng cao trình độ nghiệp vụ cũng như kinh nghiệm của các nhân viên. Các chương trình cho nhân viên này cần được xem xét thường xuyên liên tục nhằm khuyến khích, động viên và duy trì được đội ngũ nhân viên có trình độ cao ở mọi cấp bậc khác nhau. Đồng thời luôn duy trì môi trường làm việc năng động, sáng tạo và hoạt động nhóm hiệu quả. Tuy nhiên, số lượng nhân viên của PCA còn khá hạn chế. Điều này đôi khi làm ảnh hưởng tới việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Vì thế, Công ty luôn xem trọng vấn đề tuyển dụng nhân sự, cần số lượng nhiều nhưng chất lượng cũng phải cao. Tuyển dụng lao động: Công ty có chính sách tuyển dụng khá chặt chẽ và có hiệu quả, đảm bảo chất lượng cũng như số lượng nhân viên có trình độ đạt theo yêu cầu. Phát triển nhân viên: Công ty đặt trọng tâm vào nâng cao trình độ các nhân viên nghiệp vụ của Công ty mình. Tuy nhiên như phân tích ở trên, trình độ của nhân viên sẽ được nâng cao tùy thuộc vào năng lực của bản thân nhân viên đó, đồng thời với thời gian kinh nghiệm cũng được tích lũy dần. Có thể nói, tại PCA các nhân viên luôn luôn được tạo điều kiện tốt nhất để được đào tạo nâng cao trình độ và phát triển nghề nghiệp. Các quy định về chế độ tiền lương, lao động được quy định rõ ràng, quy củ và công khai. Lưu trữ hồ sơ kiểm toán khoa học và thống nhất. Có hệ thống lưu trữ cả trên giấy tờ lẫn trên phần mềm giúp công tác bảo quản, sử dụng tốt hơn và hiệu quả cao. Việc kiểm soát chất lượng kiểm toán cũng được PCA rất coi trọng và coi là nhiệm vụ quan trọng, được quy định cụ thể rõ ràng, toàn thể nhân viên Công ty tuân thủ nghiêm ngặt. 3.2. Kiến nghị về tổ chức kiểm toán tại Công ty TNHH Kiểm toán Phương đông ICA: Công ty TNHH Kiểm toán Phương đông ICA có cơ cấu tổ chức rất hiệu quả, khoa học nên Công ty cần duy trì và củng cố hơn nữa để giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh, nhân sự cũng như công tác tài chính kế toán tốt hơn nữa. Riêng đối với quy trình tổ chức kiểm toán còn nhiều hạn chế cần phải khắc phục như sau: Giai đoạn chuẩn bị lập kế hoạch: Công ty cần chú ý tới việc đánh giá rủi ro và mức trọng yếu. Việc đánh giá này nên được thực hiện bởi nhiều người có chuyên môn và kinh nghiệm, bằng nhiều phương pháp tiếp cận khách hàng khác nhau, ngoài phỏng vấn, tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ,…Công ty nên lập các chương trình kiểm toán riêng cho từng cuộc kiểm toán theo tính chất, đặc điểm kiểm toán như kiểm toán BCTC tại đơn vị kinh doanh sản xuất, đơn vi kinh doanh dịch vụ, đơn vị kinh doanh tín dụng, chứng khoán… Giai đoạn thực hiện kiểm toán: Công ty nên tăng cường thực hiện đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và thủ tục phân tích để hạn chế bớt thủ tục kiểm tra chi tiết, tiết kiệm thời gian mà chất lượng kiểm toán vẫn đảm bảo. Giai đoạn kết thúc kiểm toán: Để đảm bảo việc phát hành BCKT đúng thời hạn hợp đồng, Công ty cần nêu rõ mọi yêu cầu về cung cấp tài liệu, thông tin liên quan một cách đầy đủ và trước tiên trong hợp đồng kiểm toán, tránh tình trạng thiếu thông tin về khách hàng. Điều này rất quan trọng trong việc duy trì và tăng uy tín của Công ty. KẾT LUẬN Có thể thấy, hoạt động của PCA xây dựng trên đội ngũ kiểm toán viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, không ngừng phát triển cả về số lượng lẫn chất lượng. Đầu năm 2008, PCA đã trở thành đại diện duy nhất của tập đoàn kiểm toán quốc tế KPF tại Việt Nam. Tập đoàn kiểm toán quốc tế KPF là một trong 10 tập đoàn kiểm toán và tư vấn lớn nhất trên thế giới với số lượng hơn 14.500 thành viên và nhân viên chuyên nghiệp trên 400 văn phòng đặt tại 120 nước. Tổng doanh thu của tập đoàn trong năm 2007 lên tới 2 tỷ USĐ. Đây là điều kiện thuận lợi để PCA thực hiện mục tiêu trở thành một trong những công ty kiểm toán hàng đầu tại Việt Nam về chất lượng phục vụ. Vì vậy, có cơ hội được thực tập thực tế tại Công ty là cơ hội rất tốt để em bồi dưỡng và nâng cao kiến thức kiểm toán đã học ở nhà trường, đồng thời tích lũy kinh nghiệm thực tế công tác kiểm toán. Do sự hạn chế về hiểu biết và thời gian nghiên cứu tìm hiểu thực tế tại Công ty nên báo cáo này còn nhiều vấn đề chưa đề cập đến hay mới chỉ lướt qua với những thiếu sót là không thể tránh khỏi. Do vậy, em rất mong đươc sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo cũng như toàn thể các anh chị nhân viên trong Công ty TNHH Kiểm toán Phương đông ICA đã tạo điều kiện thuận lợi, giúp đỡ và cung cấp thông tin số liệu giúp em hoàn chỉnh báo cáo này một cách nhanh chóng. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của ThS. Tạ Thu Trang, đã giúp em rất nhiều trong suốt quá trình kiến tập ở Công ty TNHH Kiểm toán Phương đông ICA. Em xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 09 tháng 02 năm 2009 Sinh viên Nguyễn Thị Trang MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU