Báo cáo thực tập tại Khách sạn Guoman Hà nội

Lời mở đầu: Kế toán là một trong những công cụ quản lý kinh tế quan trọng đối với các doanh nghiệp thương mại. Với chức năng thu thập xử lý thông tin , kế toán giúp cho các nhà quản lý định ra các kế hoạch như dự án, đồng thời biết được quá trình sử dụngvốn đầu tư của doanh nghiệp. Với những kiến thức về kế toán đã được trang bị trong thời gian học ở trường nay được đi thực tế em đã chọn Khách sạn Guoman Hà nội là nơi thực tập. Qua thời gian thực tập một tháng từ ngày 10 tháng 03 năm 2004 đến ngày 10 tháng 04 năm 2004 tại Khách sạn Guoman Hà nội em đã tìm hiểu được đặc điểm tình hình hoạt động kinh doanh của Khách sạn và từ đó em đã hiểu thêm được về hoạt động kinh doanh của loại hình Khách sạn nói chung và đặc biệt về đặc điểm hệ thống kế toán nói riêng tại Khách sạn Guoman Hà nội. Em xin được đưa ra báo cáo thực tập với các nội dung chính như sau: Phần thứ nhất : Tổng quan giới thiệu về Khách sạn Guoman Hà nội Phần thứ hai : Tổ chức bộ máy và công tác kế toán của Khách sạn Phần thứ ba : Đánh giá nhận xét tình hình hoạt động kinh doanh của Khách sạn Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện báo cáo, do còn hạn chế về kiến thức lý luận và khảo sát thực tiễn nên không tránh khỏi những thiếu sót. Bởi vậy em rất mong nhận được ý kiến phê bình và góp ý của thầy giáo để báo cáo thực tập của em được hoàn thiện hơn. Em xin gửi lời cám ơn đến Ban lãnh đạo Khách sạn Guoman Hà nội và Thày giáo đã giúp em hoàn thành báo cáo thực tập tổng hợp này. Phần 1 Tổng quan giới thiệu về Khách sạn Guoman Hà nội Sơ lược về lịch sử hình thành và phát triển của Khách sạn GUOMAN Hànội Khách sạn Guoman Hà nội trực thuộc công ty TNHH _ HLL Guoco Việt nam địa chỉ 83 A Lý thường kiệt. Đây là công ty liên doanh giữa tập đoàn HONGLEONG của Malaysia ( chuyên kinh doanh về bất động sản và ngân hàng) trụ sở đặt tại 17 Bond Street, Channel Island, Malaysia và Công ty Vật tư kỹ thuật Vận tải ô tô thuộc Bộ giao thông vận tải có trụ sở tại 83A Lý Thường Kiệt. Hợp đồng giữa hai bên được ký kết vào ngày 03/07/93. Thời hạn hoạt động của công ty liên doanh là 30 năm kể từ ngày được cấp phép ( 20/07/93) . Khách sạn Guoman Hà nội được xây dựng và bắt đầu hoạt động vào ngày 31/10/97 với tỷ lệ vốn đầu tư là 3/7 trong đó phía Việt Nam chiếm 26,9%. Khách sạn được thiết kế và xây dựng theo tiêu chuẩn quốc tế với 151 phòng sang trọng, đã đi vào hoạt động và chính thức được Tổng cục Du lịch Việt Nam công nhận hạng 4 sao vào ngày 05/04/00. Về cơ sở vật chất kỹ thuật Khách sạn Guoman Hà nội có tất cả 151 phòng trong đó có 149 phòng phục vụ hoạt động kinh doanh lưu trú, 2 phòng giành cho tập đoàn, 36 phòng deluxe, 110 phòng Premium, 2 phòng Junior Suite và 1 phòng executive Suite,Tất cả các phòng khách ở đây đều có diện tích rộng, trang bị nội thất sang trọng và được bố trí một cách hợp lý đạt tiêu chuẩn quốc tế 4 sao. Đằng sau bãi gửi xe có sức chứa 30 xe ô tô, 2 nhà hàng phục vụ các món ăn âu á, 1 quầy Bar, 1 trung tâm dịch vụ thương mại, 1 phòng hội thảo, 1Phòng tập thể hình, 6 phòng Mát sa và 2 phòng xông hơi. Với gần 7 năm hoạt dộng, Khách sạn đã sớm thu hút được sự chú ý của khách Quốc tế và các doanh nhân trong nước bởi không những khách sạn nằm ở vị trí thuận tiện cho cả việc du lịch, thư giãn và làm việc mà con nhờ vào uy tín của GUOMAN INTERNATIONAL đã được khách hàng tin cậyvề độ an toàn và chất lượng phục vụ. Khách sạn đã tự khẳng định được mình đồng thời cũng tích luỹ được kinh nghiệm quản lý đặc sắc. Tuy nhiên khách sạn Guoman Hà nội ra đời đúng những năm mà sức cạnh tranh trên thị trường diễn ra gay gắt do tình hình kinh doanh khách sạn du lịch gần đây ở Hà nội ở Hà nội nói riêng và khắp cả nước nói chung có nhiều giảm sút, đồng thời cùng những biến động mạnh của nền kinh tế thị trường đòi hỏi khách sạn phải có đường lối chiến lược chính sách hết sức đúng đắn thì mới có thể duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh có hiệu quả trên thị trường. Chức năng nhiệm vụ của Khách sạn: Khách sạn Guoman Hà nội được thành lập theo giấy phép đầu tư số 638/GP cấp ngày 20 tháng 07 năm 1993 và giấy phép này đồng thời có giá trị là giấy đăng ký điều lệ công ty, có hiệu lực từ ngày ký với nội dung như sau: Điều 1: cho phép 2 bên, gồm: Bên Việt Nam: Công ty vật tư kỹ thuật vận tải ô tô: trụ sở đặt tại 83 A Lý Thường Kiệt, Hà nội Bên nước ngoài: Công ty HLL _ Guoco Investment limited được thành lập theo luật pháp của Channel islands: trụ sở đặt tại 17 Bond street. Helier, Jersey, Channel ilands thành lập Công ty liên doanh để xây dựng một khách sạn đạt tiêu chuẩn quốc tế 4 sao tại 83 A Lý Thường Kiệt, Hà nội để kinh doanh các dịch vụ Khách sạn tại đây. Điều 2: Công ty liên doanh có tên gọi là Công ty TNHH HLL-Guoco- Việt nam: trụ sở tại 83 A Lý Thường Kiệt, Hà nội. Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và phải mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của pháp luật Việt nam. Điều3: Tổng số vốn đầu tư là 13,200,000.00 đô la ( mười ba triệu hai trăm ngàn đô la). Vốn pháp định của Công ty liên doanh là 6,748,923.00 (sáu triệu bảy trăm bốn mươi tám nghìn chín trăm hai mươi ba đô la trong đó: Bên Việt nam góp 1,747,919.00 (một triệu bẩy trăm bốn mươi bẩy nghìn chín trănm bảy mươi mốt đô la chiếm 25,9% vốn pháp định, gồm: +Quyền sử dụng 2950 m2 đất trong thời gian 30 năm, trị giá 1,416,000.00 đô la. + Nhà cửa hiện có trị giá 331,917.00 đô la Bên nước ngoài góp 5,000,592.00(năm triệu năm trăm chín mươi hai) đô la chiếm 74, 1% vốn pháp định, bằng thiết bị vật tư, phương tiện vận chuyển và tiền nước ngoài. Điều 4: Thời hạn hoạt động của công ty liên doanh là 30 năm kể từ ngày được cấp giấy phếp đầu tư. Điều 5: Công ty liên doanh được miễn thuế nhập khẩu đối với thiết bị máy móc, phụ tùng, các phương tiện sản xuất kinh doanh(gồm cả phương tiện vận chuyển) và các vật tư nhập khẩu vào Việt nam để tiến hành đầu tư xây dựng cơ bản hình thành công ty. Hàng hóa trên nếu bán tại thị trường Việt nam phải nộp thuế nhập khẩu, thuế doanh thu theo các quy định hiện hành của pháp luật Việt nam. Công ty liên doanh phải nộp thuế nhập khẩu và thuế doanh thu hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt đối với hàng hóa nhập khẩu để kinh doanh dịch vụ Khách sạn. Thiết bị máy móc, phương tiện vận chuyển…do công ty liên doanh nhập khẩu phải là sản phẩm mới. Điều 6: Công ty liên doanh có nghĩa vụ nộp cho Nhà nước Việt nam: Thuế lợi tức bằng 25% lợi nhuận thu được Các loại thuế khác theo quy định hiện hành tại thời điểm nộp thuế hàng năm Điều 7: Sau khi thực hiện mọi nghĩa vụ tài chính với nhà nước Việt nam và trích lập các quĩ công ty, lợi nhuận còn lại của công ty liên doanh được chia cho 2 bên liên doanh theo tỷ lệ sau: Từ năm thứ nhất đến năm thứ 22: + Bên Việt nam: 25.9% + Bên nước ngoài: 74.1% - Từ năm thứ 23 đến năm thứ 26 + Bên Việt nam: 40% + Bên nước ngoài: 60% -Từ năm thứ 27 đến năm thứ 30: + Bên Việt nam: 49% + Bên nước ngoài: 51% Sau thời hạn 30 năm toàn bộ giá trị tài sản của công ty liên doanh được chia cho 2 bên liên doanh theo tỷ lệ sau: + Bên Việt nam: 60% + Bên nước ngoài: 40% Điều 8: Khi chuyển lợi nhuận ra khỏi Việt Nam, bên nước ngoài phải nộp thuế bằng 7% lợi nhuận chuyển ra. Điều 9: Sau khi nhận được giấy phép đầu tư Công ty liên doanh phải thực hiện đầy đủ quy định tại thông tư hướng dẫn số 238\HTDT-VP ngày 17 tháng 5 năm 1991 của ủy ban nhà nước về hợp tác và đầu tư: lập danh mục hàng hóa nhập khẩu trình Bộ thương mại xét duyệt và cấp giấy phép nhập khẩu. Việc xây dựng khách sạn và các công trình dịch vụ phải tuân thủ các quy định về quản lý xây dựng cơ bản của nhà nước Việt nam. Nếu áp dụng quy trình, quy phạm của nước ngoài thì phải được Bộ xây dựng Việt nam chấp thuận. Việc xây dựng và lắp đặc trang thiết bị được thực hiện theo nguyên tắc: trong cùng điều kiện kỹ thuật và giá cả như nhau thì ưu tiên cho các tổ chức kinh tế Việt nam thực hiện thông qua hợp đồng kinh tế. Nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị, phụ tùng thay thế, phương tiện vận chuyển phục vụ xây dựng kinh doanh trước hết ưu tiên mua tại thị trường Việt nam nếu có cùng điều kiện kỹ thuật thương mại. Điều 10: Trong quá trình hoạt động, Công ty liên doanh phải tuân thủ pháp luật Việt Nam, các quy định của giấy phép đầu tư, các khoản của hợp đồng liên doanh, Điều lệ Công ty liên doanh và phụ lục sửa đổi, bổ xung hợp đồng do hai bên liên doanh ngày 03 tháng 07 năm 1993. Mọi điều khoản của hợp đồng liên doanh, điều lệ công ty liên doanh và phụ lục sửa đổi, bổ sung hợp đồng trái với nội dung Giấy phép đầu tư này phải được hiểu theo quy định của giấy phép đầu tư. Công ty liên doanh phải áp dụng các biện pháp bảo vệ môi trường, phòng cháy và an toàn lao động theo các quy định của nhà nước Việt nam. Điều 11: Giấy phép này đồng thời có giá trị là giấy chứng nhận đăng ký điều lệ công ty TNHH- HLL- Guoco Việt nam có hiệu lực kể từ ngày ký. Điều 12: Giấy phép này được lập thành bốn bản gốc: hai bản cấp cho hai bên liên doanh, một bản cấp cho công ty liên doanh và một bản đăng ký tại ủy ban nhà nước về hợp tác và đầu tư. 1.3 Tình hình kinh doanh của Khách sạn: Tình hình vốn của Khách sạn: Khách sạn Guoman Hà nội là một khách sạn liên doanh với tổng số vốn đầu tư là 13,200,000.00 đô la ( mười ba triệu hai trăm ngàn đô la). Vốn pháp định của Công ty liên doanh là 6,748,923.00 (sáu triệu bảy trăm bốn mươi tám nghìn chín trăm hai mươi ba đô la trong đó: Bên Việt nam góp 1,747,919.00 (một triệu bẩy trăm bốn mươi bẩy nghìn chín trănm bảy mươi mốt đô la chiếm 25,9% vốn pháp định, gồm: +Quyền sử dụng 2950 m2 đất trong thời gian 30 năm, trị giá 1,416,000.00 đô la. + Nhà cửa hiện có trị giá 331,917.00 đô la Bên nước ngoài góp 5,000,592.00(năm triệu năm trăm chín mươi hai) đô la chiếm 74, 1% vốn pháp định, bằng thiết bị vật tư, phương tiện vận chuyển và tiền nước ngoài. Khách sạn Guoman Hà nội nằm ngay trong khu trung tâm thương mại thành phố Hà nội, xung quanh là các đại sứ quán các nước và trụ sở của một số các hiệp hội quốc tế như UNICEP, UNDP và hàng loạt các công ty lớn nhỏ của nhà nước... Nhờ vào vị trí thuận lợi như vậy và với uy tín của tập đoàn Guoman International cho nên Khách sạn chọn thị trường khách mục tiêu của mình là khách du lịch nước ngoài, các thương gia trong và ngoài nước, khách công vụ quốc tế đến thăm quan và làm việc tại trụ sở các hiệp hội hay các đại sứ quán. Với lối kiến trúc độc đáo theo kiểu Pháp Khách sạn Guoman có 12 tầng và có diện tích 2.950 m2 nằm trên trục đường Lý Thường Kiệt với một địa thế khá thuận lợi về giao thông di lại, chỉ cách ga Hà nội 500 m , cách trung tâm thành phố 700m. Từ đây chỉ mất 5 phút đi ô tô là khách có thể tới được Hồ Hoàn Kiếm hoặc phố cổ ở ngay trung tâm thành phố. Để đưa đón khách từ Khách sạn ra sân bay Nội bài chỉ mất 35 phút. Hơn nữa Khách sạn lại gần các đại sứ quán, các công sở lớn của nước ngoài đặt tại Việt Nam như trụ sở UNICEF, UNDP nên có điều kiện thu hút được rất nhiều khách công vụ. Ngoài ra KS còn gần Cung Văn hoá hữu nghị Việt xô, rạp chiếu phim Fandsland và gần các di tích lịch sử của Thành phố, các khu vui chơi giải trí điều này giúp cho KS có điều kiện tổ chức các chương trình cho khách tại KS. Không gian ở đây rất thoáng mát và yên tĩnh vì không thuộc khu đông dân cư và có độ an toàn về an ninh, chính trị cao nên thu hút được các đối tượng khách muốn nghỉ ngơi tìm hiểu hoặc tổ chức các cuộc hội đàm. Trong xu hướng kinh doanh hiện nay, Đảng và nhà nước đã giành cho ngành du lịch nói chung và các khách sạn nói riêng rất nhiều những chính sách ưu đãi nhằm thu hút đầu tư của các công ty nước ngoài đến đây làm việc do vậy đây cũng là môi trường thuận lợi cho Khách sạn Guoman Hà nội phát huy hơn nữa khả năng của mình. Tuy nhiên do hình thành và phát triển trong cơ chế thị trường nên Khách sạn Guoman Hà nội chịu khá nhiều thử thách và ảnh hưởng trong khu vực kinh doanh của mình. Các đối thủ cạnh tranh với Khách sạn khá nhiều , các khách sạn lớn ở rất gần Guoman như Hà nội Tower, Khách sạn Melia, Khách sạn Sài Gòn, Khách sạn Công đoàn...và rất nhiều các khách sạn khác đang mọc lên như nấm cùng với các đối thủ cạnh tranh như Khách sạn Sunway, Fortuna, Horison, Sofitel Metropol, Daewoo... luôn gây sức ép cho khách sạn đe doạ cướp mất thị phần của Guoman trên thị trường Hà nội. Khách sạn còn phải đương đầu với một vấn đề nữa là tình hinh chung ở Hà nội hiện nay với số lượng phòng cung cấp rất lớn trong khi đó lượng khách đến Hà nội chưa cao do ảnh hưởng của dịch bệnh cum ga số lượng phòng năm 2004 là 9696 phòng trong khi đó số khách du lịch quốc tế đến Hà nội là 380 nghìn lượt khách . Như vậy có thể nói công suất sử dụng phòng trung bình của các khách sạn ở Hà nội năm 2004 chỉ đạt 42%. Một công suất sử dụng phòng trung bình khá thấp. Vì vậy để cạnh tranh được trong thời kỳ hiện nay là rất khó khăn không chỉ riêng Khách sạn Guoman Hà nội. 1.4 Hệ thống tổ chức hoạt động của Khách sạn 1.4.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Khách sạn Hệ thống tổ chức và điều hành của Khách sạn GUOMAN Hà nội: Cũng như những khách sạn lớn khác, trong cơ cấu tổ chức lao động của mình, Khách sạn Guoman cũng bố trí theo cấp bậc để tiện cho việc phân quyền, thống nhất quản lý và tính lương, tăng lương. Trong mỗi bộ phận, cơ cấu tổ chức được sắp xếp như sau: Nhân viên phụ Nhân viên học việc Trưởng bộ phận Nhân viên chính Giám sát viên Giám đốc Trong đó: Ban Lãnh đạo bao gồm: - Tổng giám đốc Khách sạn : Là người chịu trách nhiệm chính điều hành hoạt động của Khách sạn thông qua các trưởng bộ phận cũng như đưa ra các chiến lược kinh doanh cụ thể để Khách sạn tồn tại và phát triển. - Các trưởng bộ phận: + Trưởng bộ phận lễ tân ( Front Office Manager): Phụ trách điều hành toàn bộ nhân viên lễ tân, nhân viên đón khách, nhân viên phụ trách hành lý, nhân viên tổng đài, nhân viên phòng thương mại trong hoạt động đón tiếp khách ra vào Khách sạn và giải quyết các phàn nàn của khách. + Trưởng bộ phận Buồng (Executive Housekeeper): Chịu trách nhiệm phụ trách toàn bộ nhân phục vụ buồng, nhân viên giặt là và các nhân viên khách như nhân viên làm vệ sinh công cộng, nhân viên may mặc, nhân viên phụ trách đồng phục, nhân viên phụ trách đồ uống trong phòng. + Trưởng bộ phận Ăn uống (F&B Manager): Là người đứng đầu phụ trách nhân viên 2 bộ phận đó là bộ phận Bếp và Bộ phận Nhà Hàng và chịu trách nhiệm toàn bộ các dịch vụ ăn uống tại Khách sạn. + Trưởng bộ phận Bảo dưỡng: Phụ trách toàn bộ nhân viên bộ phận bảo dưỡng và chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động bảo dưỡng bảo trì máy móc trong Khách sạn và phục vụ các dịch vụ cho khách khi có yêu cầu. + Trưởng bộ phận Bảo vệ: Phụ trách toàn bộ nhân viên bảo vệ để đảm an ninh, trật tự, an toàn cho Khách sạn cho Khách đến ở Khách sạn và cho toàn thể nhân viên Khách sạn, + Trưởng bộ phận kế toán (Hotel Controller): Là người đứng đầu bộ phận kế toán chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ nhân viên kế toán của Khách sạn. + Trưởng bộ phận Nhân sự (Human Resources Manager): Là người chịu trách nhiệm trong việc tuyển dụng, hoạch định chế độ chính sách thủ tục cho khách sạn và giám sát tình hình chấp hành kỷ luật của nhân viên. Nhìn vào sơ đồ ta thấy rằng đây thuộc kiểu cơ cấu tổ chức chức năng. Tổng giám đốc khách sạn là người đứng đầu trong bộ máy quản lý của khách sạn và chịu mọi trách nhiệm trước tập đoàn. + Trưởng bộ phận Marketing: Là người phụ trách bộ phận kinh doanh tiếp thị và đưa ra các chiến lược kinh doanh cho Khách sạn. Sơ đồ tổ chức của khách sạn guoman SƠ Đồ Số 1 - Quy trình công nghệ: Là một khách sạn quốc tế 4 sao Khách sạn Guoman đã áp dụng công nghệ khách sạn và mô hình quản lý theo kiểu Malaysia vì Khách sạn Guoman Hà nội trực thuộc tập đoàn Hongleong do người Malaysia quản lý. Cơ sở vật chất và trang thiết bị ở đây rất hiện đại do liên tục được nâng cấp. Công việc quản lý ở đây cũng được giảm nhẹ do được trang bị đầy đủ các thiết bị như hệ thống máy tính được nối mạng, hệ thống camera quan sát tại các tầng và các khu vực công cộng , các phương tiện bảo hộ lao động và hệ thống bộ đàm không dây hiện đại. Do vậy số lượng nhân viên ở đây cũng rất thấp chỉ có 130 nhân viên / tổng số 151 buồng phòng. Có thể nói đây là một Khách sạn được áp dụng công nghệ hiện đại, chính vì lẽ đó mà nó đã thu hút được rất nhiều khách đến đây. Phần 2 Tổ chức bộ máy và công tác kế toán của khách sạn 2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Khách sạn: Do đặc điểm và điều kiện kinh doanh của Khách sạn, Khách sạn tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Bộ phận Kế toán của Khách sạn bao gồm 15 người . Đội ngũ nhân viên phòng kế toán tại đây đều đã tốt nghiệp trường đại học chuyên ngành kế toán, biết sử dụng thành thạo vi tính văn phòng, có kinh nghiệm làm việc và được ban lãnh đạo đánh giá là bộ phận hoạt động có hiệu quả trong thời gian qua. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán SƠ Đồ Số 2 Chức năng và nhiệm vụ từng người trong bộ phận kế toán được tóm tắt như sau: Giám đốc tài chính (Hotel Controller): Là người nước ngoài đứng đầu bộ phận chịu trách nhiệm và theo dõi tình hình tài chính của Khách sạn, chỉ đạo và giám sát toàn bộ nhân viên trong bộ phận thông qua Kế toán trưởng. Kế toán trưởng (Chief Accountant): Là trợ lý cho giám đốc tài chính chịu trách nhiệm quản lý các nhân viên trong bộ phận và báo cáo hoạt động kinh doanh của Khách sạn cho Giám đốc tài chính. Kế toán trưởng này còn kiêm nhiệm công việc của kế toán tổng hợp và là người phụ trách tài sản cố định của Khách sạn. Giám sát viên thu ngân (Cashier Supervisor): Chịu trách nhiệm quản lý nhân viên thu ngân và cũng đóng vai trò như một trưởng ca theo dõi phản ánh chính xác kịp thời số tiền thu được hiện có và mọi biến động về tiền gửi ngân hàng của Khách sạn, thực hiện việc giao dịch giữa Khách sạn với các ngân hàng quan hệ với Khách sạn. Nhân viên thu ngân (Cashier): Chịu trách nhiệm thu tiền của Khách và hàng ngày dưới sự chỉ đạo của giám sát viên thu ngân. Kế toán thanh toán(Account Payable) : Là người chịu trách nhiệm thanh toán với cả người mua và người bán. Kế toán thu mua( Purchasing Officer): Là người chịu trách nhiệm mua bán khi khách sạn có yêu cầu. Ngoài ra Kế toán thu mua còn phụ trách 2 nhân viên khác đó là thủ kho và kế toán nguyên vật liệu. Thủ kho(Store Controller): Là người cai quản toàn bộ kho hàng hoá của Khách sạn và chịu trách nhiệm thông báo cho các bộ phận liên quan khi hàng hết hoặc hàng tồn. Kế toán nguyên vật liệu (Material Accountant) : Là nhân viên phụ trách việc tính giá và hạch toán nguyên vật liệu của Khách sạn. Kiểm toán doanh thu (Income Auditor): Là nhân viên kiểm toán của Khách sạn chịu trách nhiệm giám sát và phát hiện tất cả các sai trái có liên quan đến doanh thu của Khách sạn. Kiểm toán đêm (Night Auditor): Do mô hình khách sạn hoạt động 24 trên 24 giờ nên Khách sạn rất cần phải có nhân viên kiểm toán ban đêm. Nhân viên này sẽ thu thập toàn bộ các số liệu kế toán trong ngày từ bộ phận Buồng, Phòng, ăn uống để làm báo cáo cho giám đốc tài chính. Nhân viên phụ trách máy tính (EDP Officer): Là người chịu trách nhiệm giám sát, bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp toàn bộ hệ thống máy tính của khách sạn và trả lời tất cả các thắc mắc của Khách hàng khi có yêu cầu. Nhân viên phụ trách tiền lương (Payroll Master): Là nhân viên tính lương cho toàn thể nhân viên khách sạn. Nhân viên này không trực thuộc bộ phận kế toán mà là nhân viên phòng Nhân sự. 2.2: Những vấn đề chung của Bộ phận Kế toán Khách sạn Guoman Hànội *Chế độ kế toán mà Khách sạn Guoman hiện nay đang áp dụng là kế toán Quốc tế (kế toán Mỹ) *Kỳ kế toán : theo năm từ 01 tháng 07 năm nay sang 30 tháng 06 năm sau *Khách sạn tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng *Hình thức sổ:Để phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Khách sạn về quy mô tổ chức, trình độ khả năng của đội ngũ cán bộ công nhân viên phòng kế toán Khách sạn Guoman Hà nội đã áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Đặc trưng có bản của hình thức Nhật ký chung là sử dụng sổ nhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và có phân tích theo tài khoản đối ứng. Các loại sổ kế toán được dùng trong hình thức nhật ký chung, sổ nhật ký chuyên dùng, các sổ kế toán chi tiết, sổ cái. * Trình tự ghi sổ: Hàng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào chứng từ kế toán đã lập để ghi vào Sổ nhật ký chung theo đúng trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ, sau đó căn cứ vào số liệu đã có đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào số cái của từng tài khoản cho phù hợp. Cuối kỳ căn cứ vào số liệu trên sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh, căn cứ vào số liệu trên các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết. Số liệu trên bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết sau khi đã được kiểm tra đối chiếu là cơ sở để lập các báo cáo tài chính. Doanh nghiệp hạch toán theo hình thức nhật ký chung là đơn giản và hợp lý nhất. Sổ nhật ký chung: Là sổ kế toán cơ bản dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong khách sạn theo trình tự thời gian và làm căn cứ để ghi sổ cái. Sổ nhật ký chung có ưu điểm thuận lợi cho việc ghi chép đối chiếu, kiểm tra, tránh được nhiều tiêu cực. Tuy nhiên, việc ghi chép còn có nhiều trùng lặp mỗi chứng từ thường được ghi ít nhất từ 2 sổ nhật ký trở lên. Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp để hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của từng tài khoản tổng hợp số liệu của sổ cái được dùng để ghi vào bảng cân đối số phát sinh và bảng cân đối kế toán. Các sổ chi tiết được dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng hạch toán mà trên sổ cái không phản ánh hết được. Ví dụ như: Sổ chi tiết TSCĐ, sổ chi tiết thanh toán với người bán Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh du lịch, nên kế toán tại Khách sạn Guoman có một số đặc điểm riêng khác với kế toán của đơn vị sản xuất đó là: + Kinh doanh hướng dẫn du lịch + Kinh doanh vận chuyển + Kinh doanh buồng ngủ + Kinh doanh hàng ăn + Kinh doanh hàng uống + Kinh doanh các dịch vụ khác: giặt là, tắm hơi, xoa bóp, điện tín, điện thoại, vui chơi giải trí. vì vậy nội dung hạch toán chủ yếu của Khách sạn là hạch toán các nghiệp vụ kinh doanh hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho khách. Hạch toán chi phí các hoạt động kinh doanh chủ yếu trong khách sạn: + Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Để theo dõi các chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, kế toán sử dụng tài khoản 621 Phương pháp hạch toán: (theo sơ đồ 3 sau) TK 152, 331, 111, 112 TK621 TK 152 Vật liệu xuất dùng trực Vật liệu dùng không hết Tiếp để sản xuất nhập lại kho TK154 Sản phẩm, thực hiện lao vụ Kết chuyển chi phí VL tr.tiếp + Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp: Để theo dõi chi phí nhân công trực tiếp, kế toán sử dụng tài khoản 622- chi phí nhân công trực tiếp. Phương pháp hạch toán: Nợ TK 622- chi tiết từng hoạt động Có TK 634- phải trả công nhân viên Tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định Nợ TK 622 ( chi tiết từng hoạt động) Có TK 338 Cuối kỳ kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào tài khoản tính giá thành theo từng đối tượng tập hợp chi phí ghi: Nợ TK 154 hoặc 631 Có TK 622 + Hạch toán chi phí sản xuất chung: Kế toán sử dụng tài khoản 627 Phương pháp hạch toán: Nợ TK 627 (6271) chi tiết theo bộ phận, loại hoạt động Có TK 334 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ: Nợ TK 627 (6271) chi tiết theo bộ phận hoạt động Có TK 338 Chi phí vật liệu chi ra để sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ dùng cho quản lý điều hành của từng bộ phận: Nợ TK 627 (6272) chi tiết từng bộ phận, loại hoạt động Có TK 152 Khi xuất công cụ dụng cụ sản xuất có trị giá nhỏ cho các BP căn cứ phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 627(6273)và chi tiết theo bộ phận, loại hoạt động Có TK 152 Còn loại có giá trị lớn phải phân bổ dần thì được hạch toán thông qua TK 142 -Chi phí trả trước Trích khấu hao TSCĐ cho các Bộ phận kết toán ghi: Nợ TK 627 (6274) chi tiết từng BP hoạt động Có TK 214 Phát sinh các chi phí dịch vụ mua ngoài: Điện, nước, điện thoại Nợ TK 627(6277) chi tiết từng bộ phận, loại hoạt động Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ nếu có Có TK 111, 112, 331 Nếu PS các khoản giảm chi phí SX chung kế toán ghi Nợ TK 111, 112, 138 Có TK 627 Cuối kỳ tính phân bổ chi phí SX chung và kết chuyển vào các TK có liên quan cho từng lợi sản phâmr, lao vụ, dịch vụ theo tiêu thức thích hợp. Nợ TK 154 hoặc 631 Có TK 627 chi tiết từng bộ phận, loại hoạt động + Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Kế toán sử dụng tài khoản 642 Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên nợ TK 911- Xác định kết quản kinh doanh. Đối với các hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có sản phẩm tiêu thụ thì cuối kỳ kế toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên nợ TK 142- Chi phí trả trước (1422- chi phí chờ kết chuyển). + Tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm dịch vụ: Khách sạn áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ để phục vụ cho việc tập hợp chi phí SX và tính giá thành sản phẩm lao vụ, dịch vụ, kế toan sử dụng tài khoản 631- giá thành sản xuất. Tài khoản này được theo dõi chi tiết cho từng hoạt động như ăn uống , phục vụ buồng ngủ, phục vụ vui chơi giải trí. Và chỉ được hạch toán vào TK631 các loại chi phí sản xuất- kinh doanh sau: -Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Chi phí nhân công trực tiếp, Chi phí sản xuất chung. Phương pháp hạch toán: Nợ TK 631 chi tiết từng bộ phận, từng hoạt động Có TK 154 Cuối kỳ kết chuyển chi phí nguyên vật liệu, vật liệu trực tiếp vào giá thành xuất, theo từng đối tượng tập hợp chi phí. Nợ TK 631 Có TK 621 Cuối kỳ kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào TK giá thành SX theo từng đối tượng tập hợp chi phí Nợ TK 631 Có TK 622 Cuối kỳ tính toán phân bổ chi phí sản xuất chung vào giá thành SX theo từng loại SP, dịch vụ Nợ TK 154 Có TK 631 Giá thành sản phẩm lao vụ dịch vụ hoàn thành: Nợ TK 632 Có TK 631 + Hạch toán hoạt động kinh doanh hàng hoá: Tất cả các loại hàng hoá mà khách sạn mua vào nhằm mục đích bán ra đều coi là hàng hoá và được hạch toán vào TK 156- Hàng hoá. Ngoài ra để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình hàng hoá, lao vụ , dịch vụ như chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển, giới thiệu sản phẩm kế toán sử dụng TK 641 – Chi phí bán hàng Tài khoản 641 có thể được mở thêm một số nội dung chi phí. Cuối kỳ kế toán kết chuyển chi phí bán hàng bên nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh Phần 3 Đánh giá tình hình hoạt động của Khách sạn Guoman Hà nội 3.2 Đánh giá tình hình tài chính của Công ty Một số chỉ tiêu chủ yếu phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của Khách sạn trong 2 năm 2003 và 2004 Tình hình hoạt động kinh doanh năm 2003 và năm 2004 TT Các chỉ tiêu ĐVT Năm 2003 Năm 2004 Kế hoạch Thực hiện % so với KH % so với cùng kỳ 1 Tổng doanh thu - Buồng phòng -ăn uống - Các dịch vụ khác đô la 1,801,457.12 1,163,350.00 453,717.01 184,390.03 1,815,000.00 1,170,000.00 460,000.00 185,000.00 1,866,972.0 1,257,566.00 422,147.00 187,259.00 2.80% 4.70% -8.23% 1.22% 3.64% 8.10% -6.96% 1.56% 2 Tổng chi phí đô la 2,930,151.76 3,000,000.00 3,208,810.00 6.96% 9.51% 3 Công suất sử dụng phòng trung bình % 65.00% 70.00% 70.90% 1..28% 9.07% 4 Giá phòng trung bình đô la 40.73 45.00 46.05 2.33% 13.06% 5 Tổng số khách Nguời 44,099 44,500 44,986 1.09 1.97% 6 Tổng số Nhân viên Người 130 130 130 0% 0% 7 Lương bình quân đô la 165 165 167 1..21% 1..2% Qua số liệu ở bảng trên cho thấy tình hình hoạt động kinh doanh của Khách sạn trong năm 2003 có nhiều tiến triển tốt. Doanh thu năm 2004 là 1,866,972.0 đô la so với năm 2003 là1,801,457.12 tăng 3.64% cho thấy doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả hơn năm trước. Tuy nhiên doanh thu từ dịch vụ ăn uống có giảm 8.23% so với năm 2003 lý do Khách sạn đã thuê ban nhạc và Philipin biểu diễn tại Nhà hàng và đầu bếp người Singapo cho nên việc chi trả lương cho người nước ngoài rất tốn kém tuy nhiên nhờ có Ban nhạc và đầu bếp người nước ngoài nên Khách sạn cũng thu hút được rất nhiều khách đến ở tại Khách sạn. Ta có thể thấy trên số liệu tổng số lượt khách đến ở Khách sạn năm 2003 là 44,986 lượt khách so với cùng kỳ năm ngoái là 44, 099 lượt khách tăng 1.09%. Giá phòng của Khách sạn năm 2003 cũng tăng 13.06% so với cùng kỳ năm ngoái và cũng tăng so với kế hoạch là 2.33% cho thấy uy tín của Khách sạn mặc dù giá phòng tăng nhưng khách cũng không giảm. Tổng số nhân viên không tăng nhưng lương bình quân lại tăng 2 đô la một người cho thấy Khách sạn đã rất quan tâm đến chế độ của Nhân viên. Tuy nhiên về tổng chi phí của năm 2004 cũng tăng so với cùng kỳ năm ngoái và so với kế hoạch vì Khách sạn có đầu tư nâng cấp thay đổi rất nhiều trang thiết bị trong phòng để hấp dẫn khách đến ở Khách sạn. Trong năm qua bộ máy kế toán của Khách sạn hoạt động tương đối có hiệu quả, Các đoàn Kiểm toán đến Khách sạn đều không thấy những sai sót nghiêm trọng. Báo cáo kế toán đều hoàn thành đúng thời gian quy định do có sự quản lý sát sao của trưởng bộ phận và nỗ lực của mỗi kế toán viên. Sự thành công của Khách sạn không thể thiếu sự đóng góp của Bộ phận kế toán. Qua số liệu trên cho thấy hầu hết các chỉ tiêu của năm 2004 Khách sạn đều đạt được so với kế hoạch tuy nhiên Khách sạn cũng cần phải cố gắng hơn nữa mặc dù doanh thu tăng nhưng chi phí đầu tư cũng tăng nên doanh nghiệp chưa có lãi. Khách sạn cần phải tìm nhiều biện pháp tiết kiệm hơn nữa để giảm những chi phí không cần thiết đối với hoạt động kinh doanh nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả kinh doanh của mình. KếT LUậN Trong thời gian thực tập tổng hợp tại Khách sạn Guoman Hà nội được sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban giám đốc và toàn thể anh chị em trong phòng kế toán em đã tìm hiểu được thực tế hoạt động của Khách sạn và đặc biệt là các nghiệp vụ kế toán tại Khách sạn . Với kiến thức của mình cùng với sự hướng dẫn của Thày giáo em đã hoàn thành báo cáo thực tập tổng hợp này. Tuy nhiên em chưa có nhiều kinh nghiệm nên bản báo cáo không thể không tránh khỏi những thiếu sót em rất mong sự đóng góp ý kiến của Thày giáo để báo cáo của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn Thày giáo, Phòng Kế toán Khách sạn Guoman đã giúp đỡ em hoàn thành báo cáo thực tập này.