Báo cáo thực tập tại Tổng công ty Giấy Việt Nam- Số 25 Lý Thường Kiệt- Hà Hội.

Phòng Tổ chức lao động: Xây dựng điều lệ tổ chức và hoạt động của các đơn vị phụ thuộc Tổng công ty, qui chế lao động, qui chế tiền lương, khen thưởng, kỉ luật, đơn giá tiền lương, đơn giá và định mức lao động, lĩnh vực hành chính pháp chế và trong lĩnh vực đối ngoại. + Phòng Tài chính Kế toán: có chức năng giúp tổng giám đốc trong lĩnh vực tài chính và kế toán, tổng hợp về vốn, chi phí sản xuất tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Tổng công ty. Tổ chức chỉ đạo công tác kế toán, hạch toán kinh tế ở công ty mẹ, công ty con đồng thời thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát tài chính theo quy định của Nhà nước. Nhiệm vụ của phòng tài chính kế toán: Cân đối vốn hiện có điều chỉnh vốn tăng giảm khi có sự thay đổi nhiệm vụ hoặc quy mô phát triển SXKD của các công ty con, các đơn vị phụ thuộc theo quyết định của Tổng giám đốc. Lập báo cáo tài chính hợp nhất của toàn Tổng công ty trình lên Bộ Tài chính xét duyệt. + Phòng Xây dựng cơ bản: cùng với các đơn vị phòng ban trong Tổng công ty giúp Tổng Giám đốc trong lĩnh vực quản lý dự án và triển khai thực hiện các dự án xây dựng. + Phòng Kế hoạch thị trường: Có nhiệm vụ khảo sát tìm hiểu thị trường giúp Tổng giám đốc ra các quyết định chính xác, phù hợp trong sản xuất kinh doanh. Đôn đốc các đơn vị thành viên của Tổng công ty thực hiện các nhiệm vụ đã vạch ra, kết nối giữa các bạn hàng, các nhà cung cấp lớn cho các đơn vị thành viên. Xây dựng chiến lược phát triển kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, dài hạn, kế hoạch giá thành, điều phối tác nghiệp sản xuất kinh doanh, xây dựng chiến lược thị trường để cân đối nhu cầu giấy các loại cho xã hội. Thực hiện việc bình ổn giá các sản phẩm giấy in, giấy viết, giấy in báo theo qui định của Nhà nước. + Phòng Lâm sinh: Giúp Tổng Giám đốc trong việc quy hoạch vùng nguyên liệu, cân đối các vùng nguyên liệu, vật tư chính của Tổng công ty. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC Công ty con Phòng Lâm sinh Văn phòng Phòng Tổ chức lao động Phòng Tài chính Kế toán Phòng Xây dựng cơ bản Phòng Kế hoạch thị trường BAN KIỂM SOÁT Công ty liên kết Đơn vị sự nghiệp Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức bộ máy quản trị Tổng công ty Giấy Việt Nam 5.3. Cơ cấu tổ chức sản xuất của Tổng công ty Giấy Việt Nam Tổng công ty giấy Việt Nam hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con thực hiện hạch toán kinh doanh và đầu tư vốn vào các công ty con, công ty liên kết theo Điều lệ tổ chức, hoạt động và Quy chế tài chính của công ty mẹ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt. * Các công ty con bao gồm: - Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên: 1. Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên Nguyên liệu và Bột giấy Thanh Hoá. 2. Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên Nguyên liệu giấy miền nam. - Công ty cổ phần mà Công ty mẹ giữ cổ phần chi phối: 1. Công ty cổ phần Giấy Tân Mai 2. Công ty cổ phần Giấy Đồng Nai 3. Công ty cổ phần Giấy Bình An 4. Công ty cổ phần Giấy Việt Trì 5. Công ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồm Hà 6. Công ty cổ phần Giấy Hoàng Văn Thụ * Các công ty liên kết: 1. Công ty cổ phần Nhất Nam 2. Công ty cổ phần Diêm Thống Nhất 3. Công ty cổ phần May – Diêm Sài Gòn 4. Công ty cổ phần In Phúc Yên 5. Công ty cổ phần Giấy Vạn Điểm * Các đơn vị hạch toán phụ thuộc: 1. Công ty Giấy Bãi Bằng 2. Công ty Giấy Tissue Sông Đuống 3. Công ty Chế biến và xuất nhập khẩu dăm mảnh 4. Công ty Vận tải và chế biến lâm sản 5. Chi nhánh Tổng công ty Giấy Việt Nam tại Thành phố Hồ Chí Minh 6. Chi nhánh Tổng công ty Giấy Việt Nam tại Thành phố Đà Nẵng 7. Trung tâm Dịch vụ và kinh doanh giấy tại Hà Nội 8. Ban Quản lý dự án Nhà máy sản xuất giấy và bột giấy Thanh Hoá 9. Xí nghiệp khảo sát và thiết kế lâm nghiệp 10. Lâm trường Cầu Ham 11. Lâm trường Ngòi Sảo 12. Lâm trường Vĩnh Hảo 13. Lâm trường Hàm Yên 14. Lâm trường Tân Thành 15. Lâm trường Tân Phong 16. Lâm trường Đoan Hùng 17. Lâm trường Thanh Hoá 18. Lâm trường Sông Thao 19. Lâm trường A Mai 20. Lâm trường Yên Lập 21. Lâm trường Tam Thắng 22. Lâm trường Tam Sơn 23. Lâm trường Xuân Đài 24. Lâm trường Tam Thạch 25. Lâm trường Lập Thạch 26. Công ty Thi công cầu đường và vận tải * Các đơn vị sự nghiệp: 1. Trường Trung học kỹ thuật công nghiệp giấy 2. Viện Nghiên cứu cây nguyên liệu giấy 3. Viện Công nghiệp giấy và xenluylô II.Tổ chức bộ máy kế toán 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Do đặc điểm sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý, quy mô và địa bàn hoạt động, đồng thời để đảm bảo cho cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán được hợp lý, gọn nhẹ, chính xác, đầy đủ và hiệu quả cho các đối tượng sử dụng thông tin, vì vậy bộ máy kế toán ở công ty mẹ được tổ chức như sau: Kế toán trưởng Phó phòng kế toán văn phòng Phó phòng kế toán tổng hợp Phó phòng kế toán Xây dựng cơ bản Kế toán thanh toán ngân hàng kiêm thủ quỹ Kế toán thanh toán ngoại tệ & tổng hợp XDCB Kế toán thanh toán nội tệ & theo dõi công nợ Kế toán tổng hợp văn phòng công ty mẹ Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán tại công ty mẹ (gồm 1 Trưởng phòng và 3 Phó Trưởng phòng) được chia làm 3 tổ: - Tổ kế toán xây dựng cơ bản: (gồm 5 người) có nhiệm vụ theo dõi quản lý hạch toán toàn bộ công tác kế toán xậy dựng cơ bản của công ty mẹ; quản lý, kiểm tra, tổng hợp báo cáo tình hình xây dựng cơ bản của các công ty con. - Tổ kế toán tổng hợp: (gồm 5 người) có nhiệm vụ theo dõi tổng hợp hạch toán toàn bộ kết quả sản xuất kinh doanh của công ty mẹ; chỉ đạo tổng hợp và kiểm tra kết quả sản xuất kinh doanh của các công ty con và công ty liên kết. - Tổ kế toán tại văn phòng Tổng công ty: ( gồm 5 người) có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của văn phòng công ty mẹ. + Phó phòng kế toán văn phòng: Phụ trách kế toán và kiểm tra kế toán, tổng hợp Báo cáo tài chính tại văn phòng Tổng công ty, thanh, quyết toán các hợp đồng uỷ thác xuất nhập khẩu, thanh toán công nợ bằng VNĐ và ngoại tệ, theo dõi TSCĐ và khấu hao tài sản cố định; tổ chức hạch toán và theo dõi tình hình quản lý sử sụng các quỹ của Tổng công ty cũng như nguồn kinh phí sự nghiệp. + Kế toán thanh toán tiền gửi Ngân hàng kiêm thủ quỹ: Quản lý tiền mặt, tiến hành nhận, xuất tiền mặt; theo dõi quỹ tiền mặt tại ngân hàng và ghi sổ liên quan. + Kế toán thanh toán ngoại tệ và tổng hợp xây dựng cơ bản: Theo dõi phản ánh các nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ trong hoạt động xuất nhập khẩu của công ty mẹ. + Kế toán thanh toán nội tệ và theo dõi công nợ: hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ có liên quan đến quỹ tiền mặt, lập phiếu thu, phiếu chi, ghi sổ kế toán liên quan, theo dõi và duyệt quyết toán kinh phí sự nghiệp, theo dõi công nợ đối với nhà cung cấp và khách hàng. + Kế toán tổng hợp văn phòng công ty mẹ: Hướng dẫn chỉ đạo công tác kế toán cho các đơn vị phụ thuộc phù hợp với yêu cầu quản lý của toàn Tổng công ty, thực hiện kiểm tra, tổng hợp tài liệu kế toán của các công ty con để lập báo cáo tài chính hợp nhất. Tổ chức lao động kế toán này đã tạo lập được mối quan hệ chỉ đạo, quản lý, và các mối quan hệ phối kết hợp (ghi chép, cung cấp số liệu, kiểm tra đối chiếu…) giữa các lao động trong bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán trên góc độ tổ chức lao động kế toán là tập hợp đồng bộ các cán bộ nhân viên kế toán để đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị cơ sở. Các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại, xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy. Mỗi cán bộ nhân viên đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí. Lệ thuộc, chế ước lẫn nhau. Guồng máy kế toán hoạt động có hiệu quả là do sự phân công, tạo lập mối liên hệ chặt chẽ giữa các loại lao động kế toán theo tính chất khác nhau của khối lượng công tác kế toán. 2. Tổ chức vận dụng hình thức kế toán và ứng dung phương tiện kỹ thuật xử lý thông tin ở Tổng công ty Giấy Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm các sổ kế toán, số lượng, mẫu sổ, mối quan hệ giữa các sổ kế toán để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu kế toán từ các chứng từ ban đầu, nhằm cung cấp các chỉ tiêu cần thiết cho việc lập báo cáo theo trình tự và phương pháp nhất định. Hiện nay Tổng công ty đang áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Nhằm hiện đại hoá khâu hạch toán, giúp nhà lãnh đạo có thông tin kịp thời để xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Tổng công ty đã áp dụng chương trình kế toán trên máy vi tính để phục vụ cho công tác kế toán ở Tổng công ty và các đơn vị phụ thuộc. Hình thức chứng từ ghi sổ có đặc điểm là phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, với mọi trình độ quản ly, trình độ kế toán và cũng khá phù hợp với kế toán bằng máy vi tính. Hình thức Chứng từ ghi sổ tách rời việc ghi sổ theo thời gian và ghi sổ theo hệ thống ở hai hệ thống sổ kế toán tổng hợp, đó là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán đều phân loại chứng từ, căn cứ vào các chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái các tài khoản. Theo hình thức này, hàng ngày căn cứ chứng từ gốc kế toán vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Đối với chứng từ thu, chi tiền mặt thủ quỹ phải ghi vào sổ quỹ. Từ chứng từ gốc hoặc bẳng tổng hợp chứng từ gốc (bảng này lập cho những chứng từ gốc phát sinh nhiều lần trong kỳ) kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ. Từ chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Từ sổ (thẻ) kế toán chi tiết, cuối tháng kế toán ghi vào bảng tổng hợp chi tiết. Bảng này sẽ được đối chiếu với sổ cái tài khoản liên quan và là cơ sở ghi vào báo cáo kế toán. từ chứng từ ghi sổ, định kỳ hoặc cuối tháng kế toán ghi vào sổ cái, từ sổ cái ghi vào bảng cân đối số phát sinh. Bảng này được đối chiếu với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và là cơ sổ để ghi vào hệ thống báo cáo kế toán. Với hình thức kế toán này tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày đều được đưa vào chương trình kế toán trên máy bằng việc cập nhật chứng từ ban đầu. Chương trình sẽ tự động tính toán và vào các sổ chi tiết, tổng hợp, lập Báo cáo tài chính đến cuối kỳ. Chương trình kế toán trên máy gồm hai hệ thống: Hệ thống hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng VNĐ và hệ thống hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức này được thể hiện qua sơ đồ sau: Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Sổ quỹ Chứng từ gốc Sổ tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ BCĐSPS BCKT Sơ đồ 3: Trình tự hạch toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Tổng công ty ngoài chức năng quản lý còn tiến hành hoạt động kinh doanh kiếm lời và bộ phận kinh doanh thương mại đó là Văn phòng Tổng công ty.Đa số nhân viên của tất cả các phòng ban của Tổng công ty ngoài chức năng quản lý theo điều lệ Tổng công ty quy định còn tham gia chức năng kinh doanh. Lao động kế toán ở Văn phòng Tổng công ty cũng đảm nhận vai trò như thế và mọi công việc được tiến hành được tiến hành hầu như hoàn toàn trên máy tính. Khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán phần hành sẽ vào sổ các chứng từ liên quan trực tiếp đến phần hành do mình phụ trách. Tại bất kỳ trời điểm nào máy cũng có thể in ra sổ chi tiết của từng tài khoản và cuối kỳ in ra sổ tổng hợp (thay cho bảng kê và nhật ký chứng từ) của từng tài khoản bất kỳ. Và cũng giống như đa số các doanh nghiệp kinh doanh thương mại khác, Văn phòng Tổng công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, kế toán viên sẽ theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có tính chất hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn hàng hoá trên sổ sách. Mặt khác, đối với hàng hoá kinh doanh của Văn phòng Tổng công ty thì thường là hàng hoá nhập khẩuvà có giá trị lớn lại ít phải lưu kho bãi nên để xác định giá trị hàng xuất kho Văn phòng Tổng công ty dùng giá thực tế đích danh tức là giá trị của lô hàng xuất tính theo giá trị của lô hàng đó khi nhập kho. Về hình thức sổ kế toán thì hiện nay Văn phòng Tổng công ty đang áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ kết hợp hình thức Nhật ký chứng từ trên phần mềm kế toán được thiết kế riêng gồm hai hệ thống hạch toán, đó là: Hệ thống hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng tiền VNĐ và hệ thống hạch toán theo các nguyên tệ phát sinh. 3. Trình tự kế toán tại Tổng công ty Các chứng từ thu chi tiền mặt hàng ngày kế toán thực hiện và in ấn trên máy vi tính đồng thời các phiếu thu chi này được lưu lại trong máy thành các chứng từ gốc (chứng từ ghi sổ). - Căn cứ vào các chứng từ đã thu chi thủ quỹ theo dõi vào sổ quỹ. - Căn cứ vào sổ phụ và các chứng từ liên quan từ ngân hàng kế toán thanh toán nhập các chứng từ này vào chương trình kế toán đồng thời ghi các sổ chi tiết để theo dõi. - Căn cứ vào các quy định về quỹ lương, kế toán trích quỹ lương và tính toán mức BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn. Căn cứ vào số liệu này kế toán nhập chứng từ vào chương trình kế toán. - Căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh các tài khoản trên đồng thời căn cứ vào quá trình thanh toán công nợ giữa các khách hàng( các đối tượng thanh toán công nợ), kế toán công nợ nhập các bút toán bù trừ công nợ vào chương trình kế toán và rút số dư công nợ từ chương trình kế toán để theo dõi. - Cuối kỳ căn cứ vào mức trích khấu hao cả năm được Bộ Tài chính phê duyệt, kế toán tổng hợp chia cho từng kỳ kế toán và tính toán phân bổ mức trích KHCB của từng bộ phận liên quan và định khoản các bút toán trích KHCB vào chương trình kế toán. - Cuối kỳ kế toán tổng hợp xem xét toàn bộ các số liệu trong chương trình kế toán thực hiện việc in ấn, đối chiếu tổng hợp các tài khoản so sánh số liệu với các sổ kế toán chi tiết. - Đến kỳ báo cáo tài chính, kế toán tổng hợp lập các báo cáo tài chính theo quy định. 4. Hình thức tổ chức công tác kế toán ở Tổng công ty. Hệ thống tài khoản sử dụng: Theo hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam. Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuết minh báo cáo tài chính. Vào cuối mỗi năm tài chính, công ty sẽ chuẩn bị một bản báo cáo kế toán gồm: Bảng cân đối kế toán và báo cáo lỗ lãi cùng một bản báo cáo của Hội đồng quản trị mà tất cả sẽ được Hội đồng quản trị thông qua và được đóng dấu chính thức công ty. Các báo cáo công ty nộp cho công ty Kiểm toán để kiểm toán và chuẩn bị báo cáo kiểm toán. Báo cáo kế toán và kiểm toán trình UBND Thành phố Hà Nội và cơ quan Thuế trong vòng 3 tháng sau khi kết thúc năm tài chính của công ty. Ngôn ngữ sử dụng trong kế toán: Tiếng Việt Nam và tiếng Anh. Đơn vị sử dụng trong kế toán: Việt Nam Đồng (Các đồng tiền khác phát sinh đều được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế). Đơn vị đo lường sử dụng trong kế toán: theo hệ thống đo lường chính thức áp dụng tại Việt Nam. Căn cứ vào đặc điểm, tính chất và quy mô hoạt động kinh doanh; dựa vào sự phân cấp quản lý kinh tế nội bộ, căn cứ vào đội ngũ cán bộ chuyên môn cũng như khối lượng, tính chất công việc kế toán; Tổng công ty Giấy đã xây dựng theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán. Theo mô hình này, ở Tổng công ty có phòng kế toán tập trung làm nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở văn phòng Tổng công ty, kiểm tra hướng dẫn công tác kế toán toàn Tổng công ty, Tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính toàn ngành. Tại các đơn vị phụ thuộc công ty mẹ đều có phòng kế toán riêng thực hiện công tác hạch toán hoàn chỉnh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thuộc đơn vị mình theo sự phân cấp của phòng kế toán Tổng công ty lập báo cáo cần thiết để gửi lên phòng kế toán tập chung. Loại hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán có rất nhiều thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát của kế toán đối với hoạt động sản xuất kinh doanh ở các đơn vị thành viên. Mặt khác loại hình tổ chức công tác kế toán này còn hạn chế bớt những khó khăn trong việc phân công lao động, thực hiện chuyên môn hoá nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn của kế toán cũng như thuận tiện trong việc ứng dụng các trang thiết bị kỹ thuật tính toán và thông tin kế toán. Tổng công ty tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán đã đáp ứng được yêu cầu tổ chức khoa học, hợp lý lao động, cán bộ và nhân viên kế toán xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn của mỗi bộ phận trong phòng kế toán sự phối kết hợp các bộ phận liên quan đảm bảo công việc thực hiện có hiệu quả và nhanh gọn. Mặt khác việc tổ chức công tác kế toán này cũng đã tôn trọng các quy định có tính chất nguyên tắc đó là: cán bộ kế toán được đảm bảo độc lập về chuyên môn nghiệp vụ, quy định trong các chế độ kế toán, cán bộ kế toán không được kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quỹ, tiếp liệu và phụ trách công tác kế toán,... Tổng công ty áp dụng hệ thống kế toán Doanh nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 1141TC/QĐ-CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995, Chế độ Báo cáo tài chính Doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 167/2000/QĐ/BTC ngày 25 tháng 10 năm 2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản bổ sung, sửa đổi có liên quan. III. công tác tổ chức các phần hành kế toán tại tổng công ty giấy Việt Nam 1/ Kế toán vốn bằng tiền: Tài sản bằng tiền tại Tổng công ty Giấy gồm: - Tiền mặt tại quỹ tiền mặt - Tiền gửi ở ngân hàng Khi có các nghiệp vụ liên quan đến thu, chi quỹ tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, kế toán vốn bằng tiền sẽ lập các phiếu thu, chi căn cứ vào nguyên nhân các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 1.1.Kế toán tiền mặt a) Chứng từ sử dụng: Phiếu thu (MS 01 - TT) Phiếu chi (MS 02 -TT) Giấy đề nghị tạm ứng (MS 03 - TT) Giấy thanh toán tạm ứng (MS 04 - TT) Biên lai thu tiền (MS 05 - TT) Phiếu thu, chi do kế toán thanh toán lập. Phiếu được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần, trong đó liên 1 lưu cuống phiếu, liên 2 chuyển cho đối tượng thanh toán, liên 3 dùng luân chuyển. - Với phiếu thu, kế toán thanh toán chuyển cho thủ quỹ để nhập quỹ, sau chuyển lại để ghi sổ, sau định kỳ chuyển cho kế toán trưởng ký, lưu giữ tại phòng kế toán. - Với phiếu chi, kế toán thanh toán sẽ lập phiếu chi, sau chuyển cho thủ quỹ chi tiền, định kỳ chuyển cho kế toán trưởng ký, lưu giữ tại phòng kế toán. b) Tài khoản sử dụng: TK111 "Tiền mặt" c) Sổ sách kế toán: Sổ quỹ tiền mặt (kiêm báo cáo quỹ), sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 111, SỔ QUỸ TIỀN MẶT Ngày…tháng…năm 2005 Số hiệu chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản đối ứng Số tiền Thu Chi Thu Chi Phát sinh trong ngày …………………… Cộng phát sinh Dư đầu ngày Dư cuối ngày Kèm theo …Chứng từ thu ….Chứng từ chi Ngày…tháng…năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 1.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng a) Chứng từ sử dụng: - Giấy báo Nợ của Ngân hàng. - Giấy báo Có của Ngân hàng. - Bảng sao kê tài khoản của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi…). Tài khoản sử dụng: Tài khoản 112 “Tiền gửi Ngân hàng”. Sổ sách kế toán: Sổ theo dõi Tiền gửi Ngân hàng, sổ cái TK 112. d) Trình tự hạch toán Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ TK 112 TK 111 TK 112 Nộp tiền mặt vào ngân hàng Sơ đồ 1.1: Hạch toán vốn bằng tiền TK111,112 TK151,152 153,156,611 TK331 TK133 TK211,213 241 TK311,315 333,334,338 TK121,128 221,228,228 TK411,441 TK511,512 TK515 TK711 TK131 TK411,441 TK121,128 221,222,228 TK3331 Thu tiền bán hàng Thu từ hoạt động tài chính Thu khác Khách hàng trả nợ Nhận vốn chủ sở hữu Thu hồi vốn đầu tư tài chính hoặc ứng trước Thu thuế GTGT cho Nhà nước khi bán hàng, cung cấp dịch vụ Mua vật tư hàng hoá Trả nợ hoặc ứng trước tiền Thanh toán thuế GTGT Mua TSCĐ hoặc thanh toán Trả nợ vay, nợ nhà nước Chi đầu tư tài chính Trả vốn cho chủ sở hữu hàng cho người bán khi mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ chi phí XDCB CNV và các khoản nợ khác e) Quy trình ghi sổ: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu CTGS Sổ đăng ký CTGS Sổ kế toán vốn bằng tiền Sổ cái 111,112,113 Bảng tổng hợp chi tiết vốn bằng tiền BCĐSPS BCKT Chứng từ gốc Sổ quỹ 2/Hạch toán quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng. a) Chứng từ sử dụng: - Hợp đồng ngoại (thanh toán bằng thư tín dụng) - Hoá đơn (invoice) - Thư tín dụng(L/C) - Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá - Các hoá đơn vận chuyển, bốc xếp tại bên mua - Phiếu nhập kho b) Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 111: Tiền mặt. - Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng. - Tài khoản 152: Vật liệu. - Tài khoản 156: Hàng hoá. - Tài khoản 331: Phải trả người bán. - Tài khoản 311: Vay ngắn hạn. - Tài khoản 144: Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn.. c) Sổ sách sử dụng: Báo cáo nhập – xuất – tồn, sổ cáI TK 156, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ kế toán chi hàng hoá, vật tư d)Trình tự hạch toán: Tổng công ty áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên. Khi hợp đồng mua bán hàng hoá có hiệu lực phòng Tài chính kế toán tiến hành mở L/C tại ngân hàng (Căn cứ vào quy định về tỷ lệ % ký quỹ của ngân hàng). Khi hàng về căn cứ vào trị giá ghi trên invoice và tính hợp lý của bộ chứng từ nhận hàng, ngân hàng tiến hành thanh toán với người bán và yêu cầu người bán mở L/C trả tiền theo bộ chứng từ kế toán. Sau khi nhận hàng kế toán thanh toán chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển bốc xếp tại cảng, bến bãi... và tính vào giá thành hàng hoá mua vào. TK 331 Vay NH mở L/C TK311 TK 1122 TK 151 TK 156,152,153 TK 33312 TK 133 TK 3333 Thanh toán nhà cung cấp nước ngoài tại cửa khẩu Giá trị hàng nhập Thuế nhập khẩu phải nộp VAT hàng NK Giá trị hàng NK đã kiểm nhận Sơ đồ 2.1: Hạch toán mua hàng và thanh toán tiền hàng e) Quy trình ghi sổ Chứng từ gốc về vật tư, hàng hoá CTGS Sổ đăng ký CTGS Sổ kế toán chi tiết hàng hoá, vật tư Sổ cái TK 156 BCĐSPS BCKT Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ: CHỨNG TỪ GHI SỔ Số … Ngày…tháng…năm.. Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Cộng X x Kèm theo…chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ chi tiết hàng hoá. SỔ CHI TIẾT HÀNG HOÁ Năm: …. Tài khoản: 156 Tên kho: Tên, quy cách hàng hoá: Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 2 3 4 5 6 7 (5x6) 8 9 (5x8) 10 11 (5x10) 12 Số dư đầu năm Cộng tháng Ngày…tháng…năm …. Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cuối tháng kế toán tiến hành khoá sổ và tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của tài khoản 156 trên sổ Cái. Bộ Tài chính. Tổng công ty Giấy VN. SỔ CÁI Năm … Tên tài khoản : Hàng hoá Số hiệu : TK 156 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ DIỄN GIẢI Số hiệu tài khoản đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Cộng phát sinh tháng x Số dư cuối tháng x Cộng luỹ kế từ đầu quý x Ngày…tháng…năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Tổng giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 3/Kế toán tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định. Tài sản cố định (TSCĐ) là những tư liệu lao động có hình thái vật chất, có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài, tham gia vào toàn bộ quá trình kinh doanh của Tổng công ty đồng thời bị hao mòn dần qua trích khấu hao. Do TSCĐ của Tổng công ty Giấy Việt Nam có nhiều loại với nhiều hình thái biểu hiện, tính chất đầu tư, công dụng và tình hình sử dụng khác nhau… nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán TSCĐ, kế toán tại Tổng công ty chia TSCĐ của Tổng công ty ra thành 3 loại: TSCĐ hữu hình. TSCĐ vô hình. TSCĐ thuê tài chính. Trong mọi trường hợp, TSCĐ phải được đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại. Do vậy, việc ghi sổ tại Tổng công ty Giấy Việt Nam cũng phản ánh được tất cả 3 chỉ tiêu này: Giá trị còn lại = Nguyên giá - Giá trị hao mòn 3.1 Kế toán tăng, giảm TSCĐ a) Chứng từ sử dụng: Biên bản giao nhận TSCĐ (MS 01-TSCĐ). -Thẻ TSCĐ (MS 02-TSCĐ). - Biên bản thanh lý TSCĐ (MS 03-TSCĐ). - Thẻ TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (MS 04-TSCĐ) - Biên bản đánh giá lại TSCĐ (MS 05- TSCĐ) b) Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 211 “TSCĐ hữu hình” - Tài khoản 212 “TSCĐ thuê tài chính” - Tài khoản 213 “TSCĐ vô hình” c) Sổ sách kế toán: sổ cái TK 211, 212, 213; sổ chi tiết TSCĐ, sổ tổng hợp TSCĐ d)Trình tự hạch toán: * Hạch toán tăng TSCĐ: Quá trình hạch toán tăng TSCĐ tại Tổng công ty Giấy Việt Nam được tiến hành theo trình tự sau: Thuế GTGT được khấu trừ TK 111,112,… TK 133 TK211,212,213 TSCĐ hình thành qua xd, Giá trị mua và phí tổn của TSCĐ không qua lắp đặt TK 241 TK152,334,338 Chi phí xd, lắp đặt triển khai lắp đặt, triển khai TK 411 TK 711 TK 3381 Nhà nước cấp hoặc chứng nhận vốn góp liên doanh bằng TSCĐ Nhận quà biếu, quà tặng, viện trợ không hoàn lại bằng TSCĐ TSCĐ thừa không rõ nguyên nhân TK 222 TK 342 TK 138 Nhận lại vốn góp liên doanh bằng TSCĐ Nhận TSCĐ thuê tài chính Thuế GTGT nằm Thuế GTGT nằm nợ gốc Sơ đồ 3.3.1: Hạch toán tăng TSCĐ GTCL của TSCĐ nhượng bán, thanh lý, trao đổi không tương tự Giá trị hao mòn Khấu hao TSCĐ Góp vốn liên doanh bằng TSCĐ Trả vốn góp liên doanh hoặc chuyển cho đơn vị khác Trao đổi TSCĐ tương tự TSCĐ thiếu TK 211,212,213 TK 811 TK 641,642 TK 222 TK 214 TK 412 TK 411 TK 211,213 TK 138 NG giảm Chênh lệch Chênh lệch Sơ đồ 3.1.2: Hạch toán giảm TSCĐ Ví dụ1: Tháng 7 năm 2003 Tổng công ty mua 01 máy in trị giá tiền là 380.000.000đ, VAT 38.000.000 lấy từ nguồn vốn khấu hao cơ bản, thanh toán qua tài khoản Tiền gửi Ngân hàng. a. Nợ TK 211 : 380.000.000 Nợ TK 133 38.000.000 Có TK 112: 418.000.000 b. Có TK 009: 380.000.000 3.2. Khấu hao tài sản cố định a. Chứng từ sử dụng: Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (MS 03-BPB) b. Tài khoản sử dụng: TK 214 – Hao mòn TSCĐ Phương pháp xác định mức khấu hao áp dụng tại Tổng công ty Giấy Việt Nam là phương pháp khấu hao đều theo thời gian. Theo đó, cách tính khấu hao theo phương pháp này như sau: Mức khấu hao phải trích bình quân năm Nguyên giá tài sản cố định bình quân Tỷ lệ khấu hao bình quân năm Nguyên giáTSCĐ Số năm sử dụng = x = Cuối kỳ kế toán căn cứ vào mức trích KHCB đã được đăng ký và được Bộ Tài chính phê duyệt, kế toán chia theo kỳ kế toán và định khoản: Nợ TK 641 (khấu hao tại bộ phận bán hàng ). Nợ TK 642 (khấu hao tại bộ phận quản lý ). Có TK 214 (tổng số tiền trích khấu hao). Đồng thời ghi Nợ TK 009 (nguồn vốn KHCB) Ví dụ: Số tiền trích khấu hao quý I năm 2004 tại văn phòng Tổng công ty là:126.000.000đ Kế toán định khoản Nợ TK 642: 126.000.000 Có TK 214 : 126.000.000 Đồng thời ghi Nợ TK 009: 126.000.000 c. Sổ sách kế toán: Sổ theo dõi khấu hao theo quý cho tài khoản 214, sổ cái tài khoản 214, 009. d. Quy trình ghi sổ Chứng từ tăng giảm, KHTSCĐ CTGS Sổ đăng ký CTGS Sổ kế toán chi tiết TSCĐ TSCĐ Sổ cái TK 211,212,213,214 Sổ tổng hợp TSCĐ BCĐSPS BCKT Thẻ TSCĐ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Quá trình ghi sổ hạch toán TSCĐ và khấu hao TSCĐ được thực hiện tương tự như hạch toán quá trình mua vật tư và hàng hoá. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ, từ đó ghi vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ Cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết đựoc dùng để lập các báo cáo Tài chính. Tổng công ty Giấy Việt Nam SỔ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Loại tài sản: … STT Ghi tăng TSCĐ Khấu hao TSCĐ Ghi giảm TSCĐ Chứng từ Tên, đặc điểm, ký hiệu TSCĐ Nước sản xuất NT đưa vào sử dụng SH TS CĐ NGTS CĐ Khấu hao KH đã tính đến khi ghi giảm TSCĐ Chứng từ Lý do giảm TSCĐ SH NT Tỷ lệ (%) khấu hao Mức khấu hao SH NT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 12 13 14 15 Cộng Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 4. Kế toán tiền lương và BHXH, BHYT, KPCĐ 4.1.Kế toán tiền lương a)Thủ tục, chứng từ hạch toán: Để thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho CB CNV, hàng tháng kế toán tiền lương tại Tổng công ty Giấy Việt Nam phải lập “Bảng tính lương” cho CB CNV dựa trên “Bảng chấm công”. Trên bảng tính lương có ghi rõ từng khoản tiền lương, các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền CBCNV còn được lĩnh. Sau khi kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận và ký, giám đốc duyệt y, “Bảng thanh toán lương và bảo hiểm xã hội” sẽ được làm căn cứ để thanh toán lương và bảo hiểm xã hội cho CBCNV. Các khoản thanh toán lương, thanh toán bảo hiểm xã hội, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng các chứng từ và báo cáo thu chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra, ghi sổ. b) Tài khoản sử dụng TK 334 : Thanh toán với cán bộ công nhân viên TK 338 : Phải trả khác TK 111 : Tiền mặt Tổng công ty Giấy Việt Nam áp dụng hình thức trả lương theo thời gian (theo tháng), theo cách tính như sau: Lương thời gian Lương cấp bậc + phụ cấp 26 ngày Ngày công trong tháng == x Hàng tháng, căn cứ vào bảng chấm công Văn phòng lập bảng lương cho CB CNV, trình Tổng giám đốc ký, chuyển phòng Tài chính- Kế toán. Trình tự hạch toán: TK 111,112 TK 334 TK 138 TK 141 TK 338 TK 641 Thanh toán thu nhập cho NLĐ Khấu trừ khoản phải thu khác Khấu trừ khoản tạm ứng thừa Thu hộ cho cơ quan khác hoặc Tiền thưởng từ quỹ khen thưởng BHXH phải trả cho NLĐ hoặc giữ hộ NLĐ phải trả cho NLĐ TL, tiền thưởng phải trả NV bán hàng TL, tiền thưởng phải trả NVQLDN TK 642 TK 431 TK 3383 Có thể khái quát hạch toán với công nhân viên chức tại Tổng công ty Giấy qua sơ đồ sau: Sơ đồ 4.1: Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Ví dụ: Căn cứ vào doanh thu quí I/2005 và tỷ lệ trích quỹ tiền lương được duyệt tổng quỹ lương được trích là 133.876.000đ kế toán ghi : Nợ TK 641 : 53.776.000 Nợ TK 642 : 80.100.000 Có TK 334 : 133.876.000 Trong tháng 3/2005 trả lương cho CBCNV kỳ I là 22.312.000 kế toán ghi: Nợ TK 334 : 22.312.000 Có TK 111 : 22.312.000 4.2. Kế toán BHXH, BHYT, KPCĐ. - Quỹ bảo hiểm xã hội được hình thành theo chế độ qui định của Nhà nước, hàng tháng tính trên tổng quỹ lương thực tế phải trả cho cán bộ công nhân viên để trích lập. Quỹ bảo hiểm xã hội thiết lập để tạo ra nguồn vốn nhằm chi trợ cấp cho CBCNV khi nghỉ hưu, nghỉ mất sức lao động, ốm đau, thai sản. Quỹ bảo hiểm xã hội được phân cấp quản lý sử dụng, một phần được trích nộp lên cơ quan quản lý để chi cho trường hợp nghỉ hưu, nghỉ mất sức lao động, một phần được giữ lại để Tổng công ty chi trực tiếp cho người ốm đau, thai sản theo đúng quy định của Nhà nước ban hành. - Quỹ Bảo hiểm y tế được hình thành trích lập và Tổng công ty sẽ tính vào chi phí sản xuẩt kinh doanh mà không tính trên tổng quỹ lương thực trả cho cán bộ công nhân viên, một phần gửi cho bảo hiểm y tế, một phần trừ vào tiền lương của cán bộ công nhân viên để chăm sóc sức khỏe cho CBCNV. - Kinh phí công đoàn được trích lập và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của Tổng công ty căn cứ trên tổng quỹ lương thực tế phải trả cho CBCNV. Một phần kinh phí công đoàn thu được nộp lên công đoàn cấp trên, một phần được Công đoàn Tổng công ty giữ lại để chăm lo đời sống tinh thần cho CBCNV. a) Tài khoản sử dụng: TK 3382: Kinh phí công đoàn. TK 3383 : Bảo hiểm xã hội. TK 3384 : Bảo hiểm y tế. Trình tự hạch toán: Hàng tháng căn cứ vào bảng lương trả cho CBCNV, phòng Tài chính - Kế toán trừ 5% bảo hiểm xã hội mà người lao động phải đóng. Đồng thời, căn cứ vào phiếu tăng giảm lao động và diễn biến quỹ tiền lương của CBCNV sau khi được Tổng giám đốc duyệt, kế toán trích 20% bảo hiểm xã hội (5% của người lao động, 15% của người sử dụng lao động ) để nộp cho Bảo hiểm thành phố. Cuối quý kế toán thanh toán phải quyết toán với Bảo hiểm xã hội quận. Sau khi quyết toán xong, Bảo hiểm quận cấp tiền về Tổng công ty. Kinh phí công đoàn : hàng quý Tổng công ty trích 2% kinh phí công đoàn theo lương thực trả cho CBCNV, trong đó 1% nộp cho công đoàn cấp trên, 1% còn lại chi cho công đoàn cơ sở. Bảo hiểm Y tế đựơc trích 3%theo lương cấp bậc trong đó: 2% trích vào chi phí của cơ quan và 1% do người lao động nộp (hàng năm Tổng công ty nộp tiền BHYT). Ta có thể khái quát quá trình hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ tại Tổng công ty Giấy Việt Nam theo sơ đồ sau: TK111,112 TK3382,3383,3384 TK 334 TK111,112 TK 641 TK 642 TK 334 TK 111,112 Nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH phải trả cho NLĐ trong DN Chi tiêu KPCĐ tại DN Nhận tiền cấp bù của quỹ BHXH Trích theo TL của NV bán hàng Trích theo TL của NLĐ trừ vào tính vào chi phí Trích theo TL của NVQLDN tính vào chi phí thu nhập của họ Sơ đồ 4.2: Hạch toán thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ c) Quy trình ghi sổ: Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán cho CNV Chứng từ gốc về tiền lương, bảng phân bổ tiền lương CTGS Sổ đăng ký CTGS Bảng chi tiết thanh toán cho CNV SỔ CÁI TK 334,335,338 BCĐSPS BCKT Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 5- Kế toán tiêu thụ hàng hoá. a) Chứng từ sử dụng: - Hằng ngày, căn cứ vào nhu cầu khách hàng, vào lượng hàng do kế toán phân phối hạch toán, kế toán bán hàng sẽ đảm nhiệm chứng từ gồm: - Hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn GTGT - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho - Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng - Phiếu xuất kho b) Tài khoản sử dụng: - TK 156: Hàng hoá - TK 632: Giá vốn hàng bán - TK 911: Xác định kết quả kinh doanh c) Quy trình hạch toán: TK 156 TK 632 TK 911 TK 511 TK111,112,131 TK333 TK 33311 TK521,532,531 (1) (2) (4) (5) (7) (6) (3) Sơ đồ 5.1: hạch toán tiêu thụ hàng hoá Ví dụ : ngày 24/6/2006 công ty VCC mua 120 tấn bột giấy giá ghi trên hoá đơn là 7.700.000đ/tấn (VAT 10%). Giá vốn: 6.950.000đ/tấn. Khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt 500.000.000. số còn lại chưa thanh toán. Kế toán địnhkhoản như sau: -Phản ánh doanh thu Nợ TK 111 : 500.000.000 Nợ TK 131 : 424.000.000 Có TK 511: 840.000.000 Có TK 3331: 84.000.000 - Phản ánh giá vốn Nợ TK 632 : 834.000.000 Có TK 156 : 834.000.000 Sổ sách kế toán: sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết giá vốn Tổng công ty Giấy Việt Nam SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Tên sản phẩm (hàng hoá):……….. Năm:………… NT ghi sổ Chứng từ DIỄN GIẢI TK đối ứng Doanh thu Các khoản tính trừ SH NT SL ĐG TT Thuế Khác 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Cộng phát sinh - Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - Lãi gộp Ngày…tháng…năm… Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Để theo dõi tình hình thanh toán với người mua, công ty sử dụng Sổ chi tiết thanh toán với người mua: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Tài khoản: Phải thu của khách hàng Số hiệu: TK 131 Đối tượng:……….. Loại tiền: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ DIỄN GIẢI TK đối ứng Thời hạn chiết khấu Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1.Số dư đầu kỳ 2.Số phát sinh trong kỳ …………………… …………………… Cộng số phát sinh x x 3. Số dư cuối kỳ Ngày…tháng…năm… Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) e) Quy trình ghi sổ: Bảng tổng hợp chi tiết giá vốn và bán hàng CTGS Sổ đăng ký CTGS Sổ cái TK 511, 512, 515, 521, 531, 532, 632, 635, 641, 642, 911, 421 BCĐSPS BCKT Chứng từ gốc về tiêu thụ (hoá đơn, chứng từ thanh toán) Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 6-Kế toán chi phí: Chứng từ sử dụng: Tổng công ty Giấy Việt nam là một Tổng công ty lớn nên việc chi phí quản lý rất nhiều như: điện thoại, tiếp khách,hội nghị, quảng cáo, công tác phí, thuế, phí và lệ phí, đồ dùng văn phòng ....chứng từ sử dụng tại Tổng công ty gồm: Chứng từ phản ánh chi phí lao động, NVL, KHTSCĐ. Chứng từ phản ánh chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp b) TK sử dụng: TK 641: CPBH TK 642: CPQLDN TK 334,338 TK 911 TK 214 TK 152,153 TK 641 TK111,112… TK331,111… TK 1422 TK 133 Chi phí lương và các khoản trích theo lương Chi phí vật liệu, dụng cụ Giá trị thu hồi ghi giảm chi phí Kết chuyển chi phí bán hàng Chi phí khấu hao TSCĐ Chờ kết chuyển Kết chuyển Các chi phí liên quan khác c) Sổ sách kế toán: Sổ chi tiết tài khoản 641, 642 d) Trình tự hạch toán: TK 334, 338 TK642 TK 111, 138, 139 TK 911 TK 152, 153 TK 214 TK 333,111,112 TK 139 TK1422 TK 335, 142, 242 TK 331, 111, 112 TK133 Chi phí nhân viên quản lý Chi phí vật liệu, dụng cụ Chi phí khấu hao TSCĐ Thuế, phí, lệ phí Chi phí dự phòng Chi phí theo dự án Chi phí khác Các khoản ghi giảm Kết chuyển chi phí quản lý chi phí quản lý vào TK xác định kết quả Chờ k/c k/c Sơ đồ 6.1: Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Ví dụ1 : Ngày 22/ 2/2005, chi ăn trưa tháng 2 là 18.096.000đ bằng tiền mặt. Kế toán định khoản Nợ TK 642 : 18.096.000 Có TK 111 : 18.096.000 Ví dụ2: Ngày 23/2/2005, chi tiếp khách 200.000đ bằng tiền mặt, kế toán định khoản Nợ TK 641 : 200.000 Có TK 111 : 200.000 7. Kế toán nguồn vốn kinh doanh, lợi nhuận và phân phối lợi nhuận 7.1. Kế toán nguồn vốn kinh doanh: Nguồn vốn kinh doanh là nguồn vốn được dùng vào mục đích hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Số vốn này được hình thành khi mới thành lập và bổ sung thêm trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Nguồn vốn kinh doanh của Tổng công ty Giấy Việt Nam được hình thành từ nguồn Ngân sách cấp và nguồn tự bổ sung từ kết quả hoạt động SXKD. Nguồn vốn kinh doanh trong năm tăng chủ yếu là do: - Kết chuyển từ nguồn vốn XDCB và quỹ đầu tư phát triển về nguồn vốn kinh doanh theo quyết định cuả HĐQT Tổng công ty. - Tăng nguồn vốn kinh doanh cụ thể là tăng nguồn vốn rừng (TK 4113) do bảo toàn vốn. Tài khoản sử dụng: TK 411: Nguồn vốn kinh doanh Được mở chi tiết 4 tài khoản cấp 2: TK4111: Vốn cố định. TK4112: Vốn lưu động. TK4113: Vốn rừng. TK4114: Vốn liên doanh. Riêng TK4113 còn được mở chi tiết hai TK cấp 3: TK41131- nguồn vốn rừng chưa khai thác. TK41132- nguồn vốn rừng đã khai thác được sử dụng tiếp. b) Chứng từ sử dụng: - Các quyết định của Hội đồng quản trị về điều động vốn kinh doanh. - Biên bản bàn giao công trình XDCB hoàn thành. - Hoá đơn tài chính,... Kế toán thực hiện cập nhật các chứng từ khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Phần mềm kế toán trên máy được cài đặt sẽ thực hiện tính toán và vào các sổ liên quan, sổ chi tiết, tổng hợp TK411. Ví dụ: Ngày 10/6/2005, Quyết định số 2261/QĐ-TCKT điều động 1 xe TOYOTA COASTER từ Tổng công ty cho Công ty Giấy Bãi Bằng. Nguyên giá: 1.213.171.234đ. Giá trị còn lai: 386.192.866đ. Căn cứ vào quyết định trên, kế toán văn phòng cập nhật các chứng từ vào máy tính, máy sẽ tự động ghi sổ chi tiết TK411 như sau: SỔ CHI TIẾT TK 411. Nguồn vốn kinh doanh. Từ ngày 01/04/2005 đến ngày 30/06/2005 Ngày tháng SốHCT Diễn giải TKĐƯ Nợ Có Dư đầu kỳ xxx 15/6 20052261 Điều động xe 211 386.192.866 … … … Cộng PS xx xx Cuối kỳ xxx Ngày...tháng... năm 2005 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký) (ký) (Ký và đóng dấu) Đồng thời từ chứng từ gốc chứng từ ghi sổ được ghi như sau: Chứng từ ghi sổ Số: 1243 Ngày 15 tháng 6 năm 2005 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Điều động xe cho Bãi Bằng 411 211 386.192.866 ... Cộng xxx Kèm theo... chứng từ gốc. Người lập Kế toán trưởng (Ký) (Ký) SỔ CÁI Tài khoản: 411 Từ ngày 01/04/2005 đến ngày 30/06/2005 TK đối ứng Số tiền Nợ Có Dư đầu kỳ xxx 211 386.192.866 … Cộng phát sinh xx xx Dư cuối kỳ xxx 7.2. Kế toán lợi nhuận và phân phối lợi nhuận Cuối niên độ kế toán, kế toán tổng hợp căn cứ vào quyết toán nếu có lãi thì phân phối theo quy định của Nhà nước (sau khi đã nộp thuế lợi tức và thu sử dụng vốn) vào các quỹ : - Quỹ phát triển sản xuất kinh doanh 50% của lợi nhuận còn lại . - Quỹ dự phòng 10% - Quỹ trợ cấp mất việc làm 5% - Quỹ khen thưởng phúc lợi 35% Trình tự kế toán lợi nhuận và phân phối lợi nhuận: Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt, xác định số thuế lợi tức phải nộp và số các quỹ được trích kế toán tính và xác định số lợi tức phải nộp thêm và các quỹ được trích thêm. Sơ đồ 7.2: Hạch toán lợi nhuận và phân phối lợi nhuận TK 911 TK 3334 TK 421 TK 911 TK 333, 414, 415 TK 411, 415 TK 111, 112, 511 TK 411, 414, 415, 431 Kết chuyển lỗ Thuế TNDN phải nộp Chia cho đối tác góp vốn Bổ sung các quỹ doanh nghiệp, vốn kinh doanh Xử lý số lỗ Số tạm nộp thừa Kết chuyển lãi 8. Kế toán tổng hợp: Từ các chứng từ gốc và hệ thống sổ sách, kế toán tổng hợp tiến hành đối chiếu các sổ sách có liên quan với nhau để kiểm tra sự khớp, đúng của số liệu kế toán (thông thường có kết quả là chính xác do thành tựu của việc áp dụng chế độ kế toán máy)… Cuối cùng, kế toán tổng hợp tiến hành lập báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Tại Tổng công ty Giấy Việt Nam, các báo cáo tài chính đang sử dụng gồm: Bảng cân đối kế toán. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Thuyết minh báo cáo tài chính Các báo cáo tài chính này đều được lập theo quy định của chế độ kế toán hiện hành và gửi cho Cục tài chính doanh nghiệp thuộc Bộ tài chính. IV. Đánh giá và kiến nghị 1. Đánh giá khái quát về thực trạng tổ chức kế toán ở Tổng công ty giấy VN Qua quá trình nghiên cứu, khảo sát tình hìnhthực tế tổ chức công tác kế toán tại TCTy Giấy nói chung và thực trạng tổ chức kế toán, tình hình quản lý sử dụng nguồn vốn chủ sở hữu nói riêng, trong giới hạn khả năng nghiên cứu, xin trình bày một số nhận xét sau. 1.1. Những thành tựu đạt được + Tổng Công ty đã có nhiều cố gắng trong việc tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo được những yêu cầu của công tác kế toán. Tổng công ty đã sớm tiếp cận với khoa học kỹ thuật, đưa máy tính vào phục vụ công tác kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ phân công quản lý mang lại hiệu quả cao, đáp ứng được yêu cầu quản lý. + Trong điều kiện chế độ tài chính, chế độ kế toán có sự thay đổi, đặc biệt là việc sửa đổi bổ xung chế độ quản lý tài chính đối với các doanh nghiệp nhà nước như hiện nay, Tổng công ty đã triển khai thực hiện chế độ có kết quả tốt. Tổng công ty cũng đã chú trọng công tác tập huấn, hướng dẫn, bồi dưỡng việc thi hành chế độ mới cho bộ máy kế toán nhằm thực hiện tốt chế độ Nhà nước ban hành. Bên cạnh đó, công tác bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao trình độ quản lý cũng như trình đọ tiếp cậnkhoa học kỹ thuật được coi trọng và triển khai tốt. + Việc tổ chức công tác hạch toán ban đầu từ khâu lập chứng từ, cập nhật chứng từ ban đầu đến lập báo cáo tài chính được Tổng công ty triển khai tương đối hợp lý, khoa học vừa đảm bảo tính tuân thủ theo chế độ Nhà nước ban hành vừa thể hiện tính phù hợp với điều kiện, đặc điểm, quy mô hoạt độngổan xuất kinh doanh của Tổng công ty. Điều đó thể hiện tính linh hoạt góp phần tạo điều kiện quản lý và sử dụng tốt, có hiệu quả nguồn vốn và các quỹ của Tổng công ty vừa bảo toàn vốn vừa nâng cao chất lượng hiệu quả kinh doanh. + Mọi thành viên trong bộ máy kế toán Tổng công ty đều thấy được trách nhiệm chức năng và không ngừng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn để xây dựng bộ máy kế toán thực sự có hiệu quả. 1.2. Những tồn tại và hạn chế cần giải quyết: Bên cạnh những mặt làm được kể trên, tổ chức kế toán và việc quản lý sử dụng vốn ở TCTy Giấy còn bộc lộ nhiều mặt hạn chế như sau: + Chương trình kế toán trên máy được thiết kế theo hai hệ thống hạch toán là: Hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ và hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng VNĐ, nên giữa hai hệ thống này không thống nhất được phương pháp hạch toán. Điều này dẫn đến sự khác nhau trong việc xác định chênh lệch tỷ giá (TK413). Cụ thể là: - Hệ thống hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ hạch toán theo tỷ giá hạch toán trên cơ sở tổng hợp số dư tài khoản từng loại ngoại tệ trên Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản theo hệ thống hạch toán này. - Hệ thống hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng VNĐ được hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ theo tỷ giá thực tế công bố tại thời điểm phát sinh các nghiệp vụ. Việc này dẫn đến số liệu tổng hợp của sổ cái TK413 giữa hai hệ thống là khác nhau, làm cho số liệu tổng hợp trên Bảng cân đối kế toán chưa được chính xác và việc quản lý nguồn vốn chênh lệch tỷ giá còn gặp nhiều khó khăn. + Việc phân công lao động chưa được hợp lý. Ví dụ: toàn bộ công việc tổng hợp kế toán nguồn vốn chủ sở hữu do kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm. Như vậy đến cuối kỳ, cuối niên độ kế toán công việc rất nhiều, ảnh hưởng tới tính kịp thời của báo cáo tài chính khi các đối tượng sử dụng thông tin có yêu cầu. 2. Một số biện pháp kiến nghị góp phần hoàn thiện tổ chức kế toán ở Tổng công ty Giấy Việt Nam Tổng công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ trên máy vi tính, nhưng trên sổ cái các tài khoản không phản ánh được hình thức chứng từ ghi sổ (không phản ánh được ghi sổ theo thời gian và ghi sổ theo hệ thống, không có cột chứng từ ghi sổ: số hiệu, ngày tháng). Mặc dù kết cấu mẫu sổ ảnh hưởng bởi phần mềm kế toán nhưng như thế phần mềm kế toán và phương pháp ghi sổ kế toán chưa thống nhất. Vì vậy kế toán nên sử dụng mẫu sổ cái tài khoản như sau để tiện cho công tác quản lý, kiểm tra thông tin kế toán được nhanh, thuận tiện, chính xác. Sổ cái TK... Từ ngày... đến ngày... năm... Ngày ghi Chứng từ ghi sổ TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Dư đầu kỳ TK... Cộng phát sinh Dư cuối kỳ Kế toán nguồn vốn và các quỹ của Tổng công ty do kế toán tổng hợp văn phòng theo dõi nên hiện tượng "quá tải" trong công việc vào cuối kỳ kế toán dẫn đến sự chậm chễ tổng hợp số liệu chuyển cho kế toán tổng hợp toàn ngành là thường xảy ra. Để khắc phục tình trạng này không chỉ có sự nỗ lực của bản thân kế toán tổng hợp văn phòng mà cần có sự phối kết hợp với các đơn vị thành viên và các bộ phận kế toán trong Tổng công ty. KẾT LUẬN Tổng công ty Giấy Việt Nam là doanh nghiệp Nhà nước có quy mô lớn, do Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập, được sử dụng vốn và các quỹ của Tổng công ty để phục vụ kịp thời các nhu cầu kinh doanh theo nguyên tắc bảo toàn vốn và cố hiệu quả. Từ khi thành lập đến nay, Tổng công ty Giấy Việt Nam đã và đang không ngừng hoàn thiện, đổi mới công tác quản lý cũng như công tác kế toán nhằm thực thiện tốt hơn các mục tiêu, nhiệm vụ Nhà nước giao. Qua quá trình nghiên cứu, khảo sát tình hình tổ chức kế toán Nguồn vốn chủ sở hữu và quản lý, sử dụng nguồn vốn chủ sở hữu ở Tổng Công ty Giấy đã giúp em hoàn thiện hơn kiến thức đã học trong trường và có thêm kinh nghiệm thực tế trong công tác kế toán nói chung . Vì thời gian thực tập có hạn, chưa có kinh nghiệm thực tế nên bài Báo cáo tổng hợp này không thể tránh khỏi những sai sót trong quá trình viết. Em rất mong các thầy cô giáo cùng các cán bộ kế toán của Tổng Công ty góp ý kiến để em hoàn thiện hơn nữa khả năng của mình sau khi ra trường. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của PGS. TS Nguyễn Năng Phúc cùng các cô, chú trong phòng Tài chính- kế toán của Tổng công ty giấy Việt Nam đã giúp em hoàn thành bài viết này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - Giáo trình kế toán tài chính – NVB Tài chính - ĐH KTQD. - Hệ thống kế toán doanh nghiệp – NXB Tài chính. - Điều lệ tổ chức hoạt động Tổng công ty Giấy Việt Nam. - Giấp phép thành lập công ty - Cơ cấu lao động công ty. - Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2002, 2003, 2004 - Bảng cân đối kế toán năm 2002, 2003, 2004 - Mẫu sổ chi tiết, tổng hợp, phiếu nhập kho, xuất kho. MỤC LỤC I. Khái quát đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty Giấy Việt Nam…………………………………………………………………………1 1. Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng công ty Giấy Việt Nam…………..2 2.Đặc trưng cơ bản của ngành công nghiệp Giấy……………………………..….4 3. Nhiệm vụ, chức năng, đặc điểm kinh doanh của Tổng công ty……………….4 3.1Nhiệm vụ, chức năng của Tổng công ty……………………………………...4 3.2 Đặc điểm sản xuất, kinh doanh của Tổng công ty…………………………...4 4. Quy mô hoạt động của Tổng công ty Giấy Việt Nam………………………...6 5.Chức năng hoạt động và tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty…………………………………………………………………………………7 5.1. Chức năng hoạt động của Tổng công ty Giấy……………………………….7 5.2.Cơ cấu bộ máy quản lý của Tổng công ty Giấy Việt Nam……………………………………………………………………………...8 5.3.Cơ cấu tổ chức sản xuất của Tổng công ty Giấy Việt Nam…………………………………………………………………………….10 II.Tổ chức bộ máy kế toán ………………...…………………………………....12 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán……………………………………...….……12 2. Tổ chức vận dụng hình thức kế toán và ứng dung phương tiện kỹ thuật xử lý thông tin ở Tổng công ty Giấy………………………………………………….14 3. Trình tự kế toán tại Tổng công ty…………………………………………….16 4. Hình thức tổ chức công tác kế toán ở Tổng công ty………………………….17 III. công tác tổ chức các phần hành kế toán tại tổng công ty giấy Việt Nam…………………………………………………………………………….18 1. Kế toán vốn bằng tiền: ………………………………………………………18 1.1 Kế toán tiền mặt…………………………………………………………….18 1.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng…………………………………………………19 2. Hạch toán quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng……………………...21 3. Kế toán tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định…....................................25 4. Kế toán tiền lương và BHXH, BHYT, KPCĐ……………………….………..30 4.1.Kế toán tiền lương………………………………………………………….30 4.2. Kế toán BHXH, BHYT, KPCĐ…………………………………………….32 5. Kế toán tiêu thụ hàng hoá……………………………………………………….34 6.Kế toán chi phí:……..……………………………………………………..…38 7.Kế toán nguồn vốn kinh doanh, lợi nhuận và phân phối lợi nhuận…………..38 7.1. Kế toán nguồn vốn kinh doanh:……………………………………………38 7.2. Kế toán lợi nhuận và phân phối lợi nhuận…………………………………42 8. Kế toán tổng hợp:……………………………………………………………44 IV. Đánh giá và kiến nghị………………………………………...…………….44 1. Đánh giá khái quát về thực trạng tổ chức kế toán ở Tổng công ty giấyVN…………………………………………………………………………44 1.1. Những thành tựu đạt được…………………………………………….……44 1.2. Những tồn tại và hạn chế cần giải quyết:………………………………….45 2. Một số biện pháp kiến nghị góp phần hoàn thiện tổ chức kế toán ở Tổng công ty Giấy Việt Nam……………………………………………………………….45