Báo cáo Thực tập tại Tổng Công ty Thương mại Hà Nội

ị thành viên, trong đó các công ty con là các công ty TNHH một thành viên, các công ty cổ phần và các công ty liên doanh liên kết. Công ty mẹ trực tiếp tổ chức các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và thực hiện quyền, nghĩa vụ của chủ sở hữu đối với các phần vốn đầu tư vào các công ty con, công ty cổ phần, công ty liên doanh liên kết theo quy đinh của pháp luật. Từ những ngày đầu thành lập đến nay, Tổng công ty thương mại Hà Nội đã có nhiều nỗ lực không ngừng để vươn lên, phát huy tối đa nguồn nội lực để khẳng định vị thế và uy tín của mình trong các lĩnh vực hoạt động đặc biệt là lĩnh vực xuất khẩu. Điều đó thể hiện ở chỗ kết quả hoạt động của Tổng Công ty liên tục tăng ở mức cao. Tổng Công ty Thương mại Hà Nội từ chỗ doanh thu chỉ ở mức 1872,8 tỷ đồng vào năm 2004, đến năm 2008 đã tăng lên 2242,788 tỷ đồng; Kim ngạch xuất khẩu của Tổng Công ty năm 2004 chỉ có 9,077 triệu USD đến năm 2008 đã tăng lên 81,2 triệu USD. Hiện nay, Tổng Công ty đã giao dịch với hơn 70 quốc gia, đã và đang xuất khẩu sang 60 quốc gia trong khu vực và trên toàn thế giới. Bên cạnh đó, Tổng Công ty luôn đảm bảo việc làm ổn định cho lao động, đời sống của cán bộ công nhân viên không ngừng được cải thiện. Dưới đây là một số chỉ tiêu tài chính thể hiện tình hình sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty Thương mại Hà Nội trong hai năm gần đây: Biểu số 1.1: Một số chỉ tiêu kinh tế tài chính chủ yếu của Tổng Công ty Thương mại Hà Nội (Đơn vị: Triệu đồng) Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 So sánh +/- % 1.Tổng Tài sản 759959 987947 + 227988 30 2.Nguồn vốn CSH 244159 301780 + 57621 23,59 3.DT bán hàng thuần 1968266 2242788 + 274522 13,9 4.LN thuần từ HĐSXKD 10327 9765 562 5,44 5.Tổng LN trước thuế 11440 10430 1010 8,83 6.Thuế TNDN phải nộp 3203,2 2920,4 282,8 8,83 7.LN sau thuế 8236,8 7509,6 727,2 8,83 8.Thu nhập BQ 1LĐ/tháng 2,534 2,792 + 0,258 10,18 9.Tỷ suất LNST/Tổng TS 1,083 0,760 0,323 29,82 10.Tỷ suất LNST/Vốn CSH 3,37 2,48 0,89 26,4 11.Tỷ suất LNST/DT 0,418 0,334 0,084 20 Qua các chỉ tiêu tài chính hai năm 2007 và 2008 thể hiện ở Biểu số 1.1 ta có thể thấy tình hình sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty đang phát triển theo chiều hướng tích cực. Tổng Tài sản Tổng công ty năm 2008 tăng 30% so với năm 2007 là do Tổng công ty đã đầu tư thêm vào TSCĐ để mở rộng sản xuất. Điều này chứng tỏ tình hình tài chính năm 2008 của Tổng công ty rất ổn định. Bên cạnh đó, các chỉ tiêu khác bao gồm: Vốn CSH, Thu nhập bình quân đầu người năm 2008 cũng tăng so với năm 2007, đời sống người lao động không ngừng được nâng cao. Tuy nhiên, các chỉ tiêu LNTT và LNST năm 2008 đều giảm so với năm 2007 mặc dù năm 2008 doanh thu bán hàng thuần tăng 13,9% so với năm 2007. Sở dĩ như vậy là vì năm 2008, tình hình kinh tế trong nước và quốc tế biến động lớn, ảnh hưởng nghiêm trọng đền tình hình sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Thương mại Hà Nội. Thời tiết những tháng đầu năm rét đậm kéo dài, cuối năm lại hứng chịu đợt mưa lớn những ngày đầu tháng 11 khiến thị trường chao đảo. Việc thu mua nguồn nông sản, thực phẩm tươi sống gặp rất nhiều khó khăn, giá thu mua đắt do nguồn hàng khan hiếm. Điều này làm cho Giá vốn hàng bán tăng cao so với năm 2007. Bên cạnh đó các chi phí bán hàng cũng tăng do việc vận chuyển hàng hóa không thuận lợi, hàng hóa bị hư hỏng nhiều sau trận mưa kỷ lục. Tất cả những nhân tố khách quan trên khiến cho LNTT năm 2008 giảm so với năm 2007 cho dù Doanh thu bán hàng thuần tăng. Đây cũng là tình hình chung của tất cả các doanh nghiệp trong năm 2008. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty Tổng Công ty Thương mại Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con, đứng đầu là Hội đồng quản trị. Do vậy, bộ máy quản lý của Tổng công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Sơ đồ 1.1: Bộ máy tổ chức quản lý Tổng công ty Thương mại Hà Nội HỘI ĐỔNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT TỔNG GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG CÁC PHÓ TGĐ CÔNG TY TRỰC THUỘC ĐƠN VỊ QUẢN LÝ ĐẠI DIỆN VỐN TẠI DN KHÁC ĐƠN VỊ SẢN XUẤT ĐƠN VỊ NGHIỆP VỤ Trong đó: Công ty trực thuộc gồm: Công ty Bách hóa Hà Nội, Công ty siêu thị Hà Nội. Đại diện phần vốn tại các doanh nghiệp khác. Đơn vị quản lý gồm: Phòng tổ chức cán bộ; Văn phòng Tổng Công ty; Phòng kế toán tài chính; Phòng kế hoạch và phát triển; Phòng đối ngoại; Phòng quảng cáo, tiếp thị và quản lý thương mại. Đơn vị sản xuất gồm: Xí nghiệp Toàn Thắng; Xí nghiệp gốm Chu Đậu; Xí nghiệp sắt mỹ nghệ xuất khẩu Bình Dương; Xí nghiệp rượu Hapro; Nhà máy mỳ Hapro; Xí nghiệp dịch vụ kho hàng Dị Sử. Đơn vị nghiệp vụ gồm: Trung tâm thương mại dịch vụ Bốn mùa; Trung tâm nhập khẩu vật tư thiết bị; Trung tâm xuất khẩu nông sản thực phẩm; Trung tâm kinh doanh hàng miễn thuế; Trung tâm kinh doanh hàng tiêu dùng; Trung tâm du lịch lữ hành Hapro. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận Hội đồng quản trị: HĐQT Tổng Công ty Thương mại Hà Nội là cơ quan đại diện trực tiếp của chủ sở hữu Nhà nước tại Tổng Công ty, HĐQT có quyền nhân danh Tổng Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến việc xác định và thực hiện mục tiêu nhiệm vụ, quyền lợi của Tổng Công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền, trách nhiệm của đại diện chủ sở hữu Tổng Công ty (UBND TP Hà Nội). HĐQT chịu trách nhiệm trước đại diện chủ sở hữu và pháp luật về mọi hoạt động của Tổng Công ty. HĐQT có nhiệm vụ kiểm tra giám sát Tổng giám đốc, Giám đốc các công ty con; Kiến nghị Thủ tướng Chính phủ và UBND TP Hà Nội một số quyết định các dự án đầu tư ra nước ngoài. Ban kiểm soát: Ban kiểm soát do HĐQT lập ra để kiểm tra giám sát tính hợp pháp, chính xác và trung thực trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, ghi chép sổ kế toán, báo cáo tài chính và việc chấp hành điều lệ Tổng Công ty, Nghị quyết, Quyết định của HĐQT, quyết định của chủ tịch HĐQT. Ban kiểm soát gồm Trưởng ban là thành viên HĐQT và một thành viên khác do HĐQT bổ nhiệm. Thành viên ban kiểm soát là những người có sức khỏe, phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật, có trình độ về nghiệp vụ kinh tế, tài chính – kế toán, kiểm toán hoặc chuyên môn nghiệp vụ. Ban kiểm soát thực hiện nhiệm vụ do HĐQT giao, báo cáo và chịu trách nhiệm trước HĐQT. Tổng Giám đốc: Tổng Giám đốc do UBND Thành phố Hà Nội bổ nhiệm, phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Thành ủy, UBND, Hội đồng quản trị về hoạt động của Tổng Công ty. Tổng Giám đốc là người đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động của Tổng Công ty theo những mục tiêu, kế hoạch, nghị quyết, quyết định của HĐQT phù hợp với điều lệ của công ty; Chịu trách nhiệm trước HĐQT và pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Các phó Tổng Giám đốc: Phó Tổng Giám đốc do UBND Thành phố Hà Nội bổ nhiệm theo đề nghị của HĐQT Tổng Công ty. Phó Tổng Giám đốc giúp việc cho Tổng Giám đốc, thay mặt Tổng Giám đốc điều hành Tổng Công ty theo phân công và ủy quyền được giao; Chịu trách nhiệm trước UBND, HĐQT, TGĐ và trước pháp luật về việc thực hiện các nhiệm vụ được phân công hoặc ủy quyền. Kế toán trưởng: Kế toán trưởng do UBND Thành phố Hà Nội bổ nhiệm theo đề nghị của HĐQT Tổng công ty. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán của Tổng Công ty; giúp Tổng Giám đốc kiểm tra, giám sát tài chính tại Tổng Công ty theo quy định của pháp luật về kế toán tài chính; chịu trách nhiệm trước UBND, HĐQT, TGĐ và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công hoặc được ủy quyền. Phòng tổ chức cán bộ Thực hiện chức năng giúp việc cho ban lãnh đạo Tổng Công ty về công tác tổ chức cán bộ; công tác tuyển dụng; công tác đào tạo và phát triển; công tác tiền lương, khen thưởng, kỷ luật; giải quyết chính sách cho người lao động; quản lý hồ sơ nhân sự; thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, công tác vệ sinh an toàn lao động, bảo hộ lao động; giải quyết các khiếu nại trong phạm vi quyền hạn. Tham mưu cho ban lãnh đạo Tổng Công ty về các chiến lược phát triển nguồn nhân lực và tư vấn trong nội bộ Tổng công ty như quản lý nhân lực, tuyển dụng lao động, tổ chức bộ máy. Văn phòng Tổng Công ty Tham mưu cho lãnh đạo Tổng Công ty thực hiện quản lý công tác hành chính, bảo vệ an ninh trật tự; xây dựng kế hoạch hướng dẫn kiểm tra, tổ chức thực hiện công tác an ninh, an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy tại Tổng Công ty. Tổ chức thực hiện và điều hành công tác lưu trữ bảo mật; mua sắm trang thiết bị, tài sản; quản lý phương tiện làm việc; chuẩn bị các hội thảo, hội nghị của Tổng Công ty; tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho cán bộ công nhân viên. Phòng Kế toán – Tài chính Thực hiện chức năng tham mưu cho lãnh đạo thực hiện quản lý các lĩnh vực tài chính, kế toán, tín dụng, kiểm tra kiểm soát nội bộ, sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn phục vụ tốt nhu cầu SXKD có hiệu quả tại công ty mẹ. Tổng hợp, lập và gửi báo cáo tài chính và các báo cáo khác theo quy định; quản lý các nguồn vốn đầu tư, cân đối tạo nguồn vốn phục vụ kế hoạch đầu tư của Tổng Công ty; tổ chức việc theo dõi, đánh giá và phân tích hoạt động tài chính của Tổng Công ty. Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị thành viên thực hiện chính sách chế độ tài chính kế toán hiện hành; quản lý việc sử dụng vốn trong các công ty cổ phần, liên doanh và hình thức đầu tư dài hạn khác mà Tổng Công ty đã đầu tư hoặc góp vốn. Phòng kế hoạch và phát triển: Tham mưu cho ban lãnh đạo Tổng Công ty xây dựng kế hoạch phát triển Tổng Công ty theo định hướng phát triển kinh tế xã hội của Đảng và Nhà nước; xây dựng các phương án đầu tư, liên doanh, liên kết với các đối tác; Lập các kế hoạch dài hạn, kế hoạch kinh doanh hàng năm các ngành nghề kinh doanh của công ty mẹ, các đơn vị hạch toán phụ thuộc công ty mẹ và các công ty con. Xây dựng các phương án phối hợp kinh doanh giữa công ty mẹ và các công ty con, giữa các công ty con với nhau; Theo dõi, đôn đốc và lập báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch dài hạn, báo cáo định kỳ phục vụ nhiệm vụ phát triển kinh tế thương mại thủ đô. Phòng đối ngoại Chức năng tham mưu cho TGĐ trong việc xúc tiến, quản lý hoạt động đối ngoại của Tổng Công ty gồm hai lĩnh vực đối ngoại trong nước và nước ngoài: Thiết lập, duy trì, phát triển và khai thác các mối quan hệ, các mối liên hệ với các Bộ, Ban, Ngành Trung ương; các Sở, Ban, Ngành địa phương, các doanh nghiệp, các cơ quan, tổ chức nhằm thúc đẩy sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty; xây dựng, duy trì, phát triển mối quan hệ với tổ chức quốc tế, cơ quan ngoại giao, các đối tác nước ngoài nhằm giới thiệu, quảng bá hình ảnh, thương hiệu, thúc đẩy xuất nhập khẩu, đầu tư và các hoạt động sản xuất kinh doanh khác. Mở rộng môi trường giao dịch nhằm thúc đẩy mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu của Tổng Công ty. Đánh giá hiệu quả công tác đối ngoại đối với mọi hoạt động của Tổng Công ty theo yêu cầu đột xuất và định kỳ. Phòng quảng cáo, tiếp thị và quản lý thương mại Xây dựng, thiết kế biển hiệu, bao bì, nhãn mác, lôgô của các sản phẩm của Tổng Công ty; tổ chức theo dõi, thực hiện việc in ấn, phát hành các ấn phẩm, Xây dựng, thiết kế biển hiệu, bao bì, nhãn mác, lôgô của các sản phẩm của Tổng Công ty; tổ chức theo dõi, thực hiện việc in ấn, phát hành các ấn phẩm. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Chức năng và nhiệm vụ của Tổng Công ty Chức năng: Tổng Công ty Thương mại Hà Nội có chức năng thực hiện quyền đại diện chủ sở hữu vốn nhà nước đồng thời chịu trách nhiệm trước UBND Thành phố Hà Nội về việc bảo toàn và phát triển số vốn được giao. Tổng Công ty giữ vai trò chủ đạo, tập trung chi phối và liên kết các hoạt động của các công ty con theo chiến lược phát triển ngành thương mại Thủ đô trong từng giai đoạn và kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của công ty mẹ - Tổng Công ty Thương mại Hà Nội và các công ty con. Kiểm tra giám sát việc quản lý và sử dụng vốn, tài sản, thực hiện các chế độ chính sách, phương thức điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của các công ty con theo điều lệ tổ chức hoạt động của Tổng Công ty, điều lệ của các công ty con và các đơn vị phụ thuộc đã được các cấp có thẩm quyền phê chuẩn và theo quy định hiện hành của pháp luật. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh đa ngành nghề, trong đó ngành nghề chính là xuất nhập khẩu và dịch vụ, sản xuất chế biến hàng nông, lâm, hải sản, thực phẩm. Ngoài ra Tổng Công ty Thương mại Hà Nội còn thực hiện chức năng sản xuất kinh doanh và đầu tư trong lĩnh vực tài chính, công nghiệp, du lịch, xây dựng phát triển nhà, đô thị phục vụ nhiệm vụ phát triển thương mại và nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội thủ đô. Nhiệm vụ: Tổng Công ty Thương mại Hà Nội có những nhiệm vụ sau: Lập, quản lý, tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch dự án đầu tư xây dựng phát triển cơ sở hạ tầng thương mại bằng vốn ngân sách nhà nước cấp, vốn vay, vốn huy động của Tổng Công ty. Tham gia với các cơ quan chức năng xây dựng quy hoạch và kế hoạch phát triển ngành thương mại theo hướng phát triển kinh tế xã hội của Thành phố cũng như của Chính phủ. Trực tiếp tổ chức các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu và dịch vụ xuất nhập khẩu tổng hợp các mặt hàng nông, lâm, hải sản, thủ công mỹ nghệ, khoáng sản, hóa chất…phục vụ tiêu dùng trong nước và xuất khẩu. Hợp tác đầu tư liên doanh, liên kết với các đối tượng nước ngoài và các thành phần kinh tế trong nước xây dựng và tổ chức mạng lưới kinh doanh như các trung tâm thương mại, các siêu thị và hệ thống cửa hàng… Đầu tư, liên doanh liên kết, xây dựng các khu công nghiệp chế biến thực phẩm và nông sản, các nhà máy tổ chức thu mua nguyên vật liệu, sản phẩm hàng hóa để sản xuất và xuất khẩu, góp phần điều tiết, bình ổn giá cả thị trường, đẩy manh hoạt động xuất nhập khẩu của thành phố và các tỉnh trong cả nước. Tổ chức các hoạt động kinh doanh thương mại và các dịch vụ thương mại, sản xuất kinh doanh các mặt hàng thực phẩm, rượu, bia, nước giải khát, dịch vụ ăn uống, nhà hàng, kinh doanh khách sạn du lịch, vận chuyển hàng hóa, thương mại, kinh doanh xuất khẩu lao động và chuyên gia. Đầu tư kinh doanh tài chính, kinh doanh các dịch vụ khác. Tổ chức đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ cho các đối tượng trong và ngoài nước phục cho các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty cho nhu cầu của xã hội và xuất khẩu lao động. Đặc điểm về ngành nghề kinh doanh của Tổng Công ty Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu: Tổng Công ty Thương mại Hà Nội là đơn vị hoạt động chuyên về kinh doanh thương mại và xuất nhập khẩu tổng hợp, sản phẩm của Tổng Công ty rất đa dạng và được chia thành nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm: Xuất khẩu: Thực phẩm chế biến và đồ uống: các loại rau củ quả đóng hộp, rượu thảo mộc, cà phê bột … Nông sản: gạo, lạc nhân, sắn lát và tinh bột sắn, chè, cà phê, hạt tiêu, hoa hồi, quế, nghệ nhộng, hành đỏ … Thủ công mỹ nghệ: các mặt hàng mây tre đan, mành trúc, gốm sứ … Nhập khẩu: Thiết bị máy móc, vật tư phục vụ sản xuất Các mặt hàng gia dụng phục vụ tiêu dùng trong nước Thương mại: Tổ chức kinh doanh bán buôn bán lẻ tại hệ thống các trung tâm thương mại, các siêu thị và các của hàng tự chọn mang thương hiệu Hapro Mart. Dịch vụ: Xuất nhập khẩu, ăn uống, giải khát, du lịch lữ hành, hạ tầng kỹ thuật khu công nghiệp thực phẩm, khu đô thị. Sản xuất: Các sản phẩm gốm sứ, thủ công mỹ nghệ Các sản phẩm chế biến chất lượng cao từ thịt, thủy hải sản, rau củ quả, đồ uống có cồn và đồ uống không cồn. Đầu tư: Hạ tầng kỹ thuật khu công nghiệp, nhà ở và các dây chuyền sản xuất, trung tâm thương mại, siêu thị, nhà hàng… Trong tất cả các lĩnh vực trên thì sản xuất và xuất khẩu mặt hàng thủ công mỹ nghệ là lĩnh vực chủ đạo của công ty mẹ Tổng Công ty Thương mại Hà Nội. Thị trường hoạt động: Thị trường nội địa: Tổng Công ty đã có các đại lý bán hàng tại 16 tỉnh thành trong cả nước. Mạng lưới tiêu thụ nội địa được tổ chức khoa học và rộng khắp chủ yếu hướng tới các thị trường đô thị như Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Cần Thơ, Đà Nẵng …Ở các thị trường này, tổng công ty tập trung cung cấp các mặt hàng như quần áo, các dịch vụ làm đẹp, ăn uống, du lịch, khách sạn. Đặc biệt là chuỗi siêu thị mang thương hiệu Hapro Mart cung cấp các mặt hàng gia dụng và thực phẩm thiết yếu cho người dân đô thị. Hệ thống chuỗi siêu thị và cửa hàng tiện ích Hapro Mart đã phát triển gồm 17 siêu thị và cửa hàng tiện ích trong đó 46 cửa hàng chuyên kinh doanh tại Hà Nội và các tỉnh phía Bắc như Bắc Cạn, Hải Dương, Hải Phòng, Hưng Yên…Hệ thống này bước đầu đã tạo được uy tín với người tiêu dùng trong cả nước. Ngoài ra, Tổng Công ty cũng hình thành mối liên kết với các công ty bán lẻ lớn trong cả nước, xây dựng và phát triển cơ chế liên kết giữa Tổng Công ty với các vùng nguyên liệu nhằm ổn định thị trường nội địa và xuất khẩu, đặc biệt là tạo nguồn cung cấp cho hệ thống siêu thị, cửa hàng tiện ích và của hàng chuyên kinh doanh. Tổng Công ty Thương mại Hà Nội đã và đang có quan hệ với hơn 100 làng nghề và đã khôi phục được nhiều làng nghề thất truyền. Thị trường xuất nhập khẩu: Tổng Công ty đã giao dịch với hơn 70 quốc gia, đã và đang xuất khẩu sang 60 quốc gia trong khu vực và trên thế giới trong đó các thị trường xuất khẩu chủ lực bao gồm: EU, Mỹ, Nga, Ấn Độ, khu vực Trung Đông, Trung Quốc, Nhật Bản, Singapore…Các mặt hàng chính bao gồm nông sản, thực phẩm sơ chế và tinh chế, đồ thủ công mỹ nghệ. Tổng Công ty đã và đang làm ăn với hơn 2000 khách hàng quốc tế ở khắp các nước Châu Âu, Châu Á, Châu Phi và Châu Mỹ. Vượt qua mọi khó khăn của thị trường, Tổng Công ty Thương mại Há Nội đã có được quan hệ bạn hàng bền vững với các DN Ai Cập. Hơn nữa, Hapro còn là một trong những doanh nghiệp phát triển hàng thủ công mỹ nghệ vào châu Âu qua hội chợ Frankfurt – Đức. Đó là những tín hiệu đáng mừng cho thương mại Việt Nam nói chung và Tổng Công ty Thương mại Hà Nội nói riêng trong quá trình hội nhập kinh tế toàn cầu. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán. Do đặc điểm hoạt động kinh doanh là đa ngành nghề, địa bàn hoạt động kinh doanh rộng nên Tổng Công ty đã áp dụng mô hình tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Theo mô hình này, ở đơn vị tổ chức kế toán riêng được thành lập phòng kế toán cơ sở để thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh tại đơn vị mình và định kỳ lập báo cáo tài chính để gửi phòng kế toán tài chính Tổng Công ty. Còn ở cơ sở không tổ chức hạch toán riêng thì phòng kế toán Tổng Công ty bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán, thu nhận và kiểm tra chứng từ để cuối kỳ kế toán gửi các chứng từ về phòng kế toán Tổng Công ty. Sơ đồ 1.2: Bộ máy kế toán Tổng Công ty Thương mại Hà Nội KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÓ PHÒNG PHÓ PHÒNG Kế toán ngân hàng Kế toán tiền mặt Kế toán hàng hóa Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Nhân viên kế toán tại các ĐV trực thuộc Kế toán thuế Với số lượng 12 người, công tác kế toán tại phòng Kế toán Tài chính Tổng Công ty Thương mại Hà Nội được phân công như sau: Về công tác quản lý Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm chung về tổ chức và điều hành mọi công việc trong phòng, những công việc chung có tính chất toàn công ty. Theo dõi và chỉ đạo trực tiếp bộ phận thanh toán tiền mặt và tiền quỹ, ngân hàng; xem xét những vấn đề về chế độ kế toán tài chính, báo cáo quyết toán, xây dựng kế hoạch tài chính; đề xuất ý kiến tham mưu giúp lãnh đạo Tổng Công ty về vần đề huy động vốn, quản lý tài chính; ký duyệt chứng từ thanh toán. Phó phòng (2 phó phòng): làm các công việc về báo cáo tài chính theo đúng chế độ kế toán tài chính, báo cáo quyết toán, xây dựng kế hoạch tài chính; Thực hiện các công việc được phân công và xử lý các công việc được ủy nhiệm khi kế toán trưởng đi vắng. Kế toán tổng hợp: do một kế toán viên thực hiện các nghiệp vụ kế toán tổng hợp: kiểm tra các bộ phận nghiệp vụ về tính chính xác trong hạch toán, kiểm tra sổ chi tiết các tài khoản, thực hiện kết chuyển và phân bổ chi phí; Theo dõi công nợ nội bộ, theo dõi tình hình biến động tăng, giảm TSCĐ; kiểm tra, đối chiếu số liệu các phần việc chi tiết với số liệu tổng hợp; lập báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Về công tác nghiệp vụ: Kế toán ngân hàng: do 3 kế toán viên đảm nhận thực hiện các nhiệm vụ: lập kế hoạch vay vốn, trả nợ vay từng thời kỳ; lập và theo dõi các hợp đồng vay, hạn trả nợ vay định kỳ; thực hiện các nghiệp vụ chuyển tiền thanh toán qua ngân hàng, các nghiệp vụ mở L/C; lập hồ sơ trả lãi tiền vay; theo dõi và tính toán chi phí lãi vay định kỳ. Kế toán tiền mặt: do 2 kế toán viên đảm nhận thực hiện các công việc sau: lập phiếu thu chi quỹ tiền mặt; hạch toán chứng từ ngân hàng; theo dõi các khoản thu chi, tạm ứng cho cán bộ công nhân viên và hoàn thu tạm ứng theo quy định; lưu giữ các hợp đồng kinh tế có liên quan. Kế toán thuế: do 1 nhân viên kế toán đảm nhận thực hiện các công việc lập báo cáo thuế GTGT đầu vào của chi phí hàng tháng và tập hợp hồ sơ chứng từ liên quan cho bộ hồ sơ hoàn thuế định kỳ; lưu giữ các hợp đồng kinh tế có liên quan. Kế toán hàng hóa (hàng hóa – vật tư – công cụ dụng cụ): do 1 kế toán viên đảm nhận thực hiện các nhiệm vụ: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ, ghi chép phản ánh đầy đủ các số liệu hiện có và tình hình luân chuyển của vật tư hàng hóa. Tính toán trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hóa, công cụ nhập, xuất kho, trị giá vốn hàng tiêu thụ. Theo dõi các khoản nợ phải trả, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Thủ quỹ: (1 thủ quỹ) Thủ quỹ có nhiệm vụ lập thủ tục rút, gửi tiền vào tài khoản tiền gửi, tiền vay, thu chi quỹ tiền mặt theo dõi thu chi tạm ứng; hàng ngày đối chiếu chứng từ tồn quỹ tiền mặt; lưu trữ và quản lý hồ sơ. Đặc điểm tổ chức hình thức sổ kế toán. Tổng Công ty đã ứng dụng phần mềm kế toán Fast 2006 trong công tác kế toán. Phần mềm kế toán này được xây dựng theo chế độ kế toán của nhà nước và được chia thành 11 phân hệ nghiệp vụ sau: Hệ thống, Kế toán tổng hợp, Kế toán tiền mặt tiền gửi và tiền vay, Kế toán bán hàng và công nợ phải thu, Kế toán mua hàng và công nợ phải trả, Kế toán hàng tồn kho, Kế toán chi phí và tính giá thành, Kế toán tài sản cố định, Kế toán hàng tồn kho, Kế toán công cụ dụng cụ, Kế toán thuế và Kế toán đơn vị chủ đầu tư. Các loại sổ áp dụng trong công ty gồm: Nhật ký chứng từ số 1,2,3,5,7… Bảng kê số 1,2,5… Sổ cái các tài khoản 131, 331, 511… Sổ chi tiết: Ghi Có TK 111, 112 Sổ chi tiết: Ghi Nợ TK 111, 112 Quy trình ghi sổ kế toán: Hàng ngày, kế toán viên căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra làm căn cứ ghi sổ kế toán. Đồng thời, xác định các tài khoản ghi Nợ và các tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các phân hệ và bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Fast Accounting 2006. Các thông tin sau khi đã được nhập, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu vào các bảng kê số 1,2,5,9,10,… và các nhật ký chứng từ số 1,2,3,5,8.. Số liệu tổng hợp của các bảng kê sau khi khóa sổ cuối tháng, cuối quý sẽ được dùng để ghi vào nhật ký chứng từ sau đó ghi vào sổ cái tài khoản có liên quan. Việc đối chiếu số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện hoàn toàn tự động theo phần mềm kế toán được lập trình và luôn đảm bảo tính chính xác theo các dữ liệu đã được nhập trong kỳ. Cuối kỳ kế toán hoặc tại bất cứ thời điểm nào, kế toán thực hiện các thao tác cộng sổ hay khóa sổ và lập báo cáo kế toán. Các bút toán phân bổ, điều chỉnh hay kết chuyển đều được thực hiện tự động. Sau khi in các báo cáo, kế toán có thể đối chiếu số liệu trên sổ kế toán và số liệu trên các báo cáo. Các thao tác in báo cáo kế toán phải được thực hiện theo đúng quy định của Bộ Tài chính. Cuối quý và cuối năm các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán thủ công được ghi bằng tay. Sơ đồ 1.3: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ Chứng từ kế toán Nhập dữ liệu vào máy Nhật ký – Chứng từ Sổ cái tài khoản Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản Sổ,thẻ chi tiết tài khoản Bảng kê Chú thích: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu,kiểm tra: Đặc điểm kinh tế tài chính khác. Chính sách kế toán áp dụng tại Tổng Công ty: Chế độ kế toán áp dụng: theo chế độ kế toán doanh nghiệp Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Kỳ kế toán: được xác định theo từng quý, mỗi quý phòng kế toán tài chính Tổng công ty tiến hành tổng hợp số liệu để lập báo cáo theo quy định. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán theo đồng Việt Nam, tỉ giá qui đổi ngoại tệ theo tỉ giá của ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam tại các thời điểm. Hình thức kế toán áp dụng: kế toán trên máy vi tính theo hình thức Nhật ký chứng từ. Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Xác định giá trị HTK cuối kỳ theo phương pháp giá thành thực tế. Phương pháp kế toán TSCĐ: đánh giá TSCĐ theo nguyên giá và giá trị còn lại của TSCĐ; sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng căn cứ theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC của Bộ Tài chính. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Tuân thủ các nguyên tắc về lập, phản ánh các nghiệp vụ trên chứng từ kế toán quy định trong luật Kế toán và chế độ về chứng từ kế toán của chế độ kế toán Việt Nam hiện hành bao gồm cả hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và hướng dẫn. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Tổng công ty Thương mại Hà Nội sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Tuy nhiên, do đặc điểm tổ chức kinh doanh, Tổng Công ty không mở một số tài khoản sau: Tài khoản loại 1: TK 144 Tài khoản loại 2: TK 244 Tài khoản loại 3: TK 337, 343,344,351 Tài khoản loại 6: TK 611, 623 Ngoài ra, Tổng Công ty đã xây dựng một hệ thống tài khoản chi tiết trên cở sở hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành để thuận lợi cho việc theo dõi tình hình công nợ và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty. Hướng mở chi tiết một số tài khoản chính như sau: TK 111 “Tiền mặt” TK 111(1) Tiền mặt Việt Nam TK 111(2) Tiền mặt ngoại tệ TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” TK 112(1) Tiền Việt Nam gửi ngân hàng TK 1121A Tiền Việt Nam gửi ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam TK 1121B Tiền Việt Nam gửi ngân hàng Đầu tư và phát triển. TK 1211D Tiền Việt Nam gửi ngân hàng Đông Á TK 1211S Tiền Việt Nam gửi ngân hàng Sài Gòn Thương Tín TK 112(2) Tiền ngoại tệ gửi ngân hàng TK 113 “Thuế GTGT được khấu trừ” TK 1331 Thuế GTGT được khấu trừ hàng hóa dịch vụ TK 13311 Thuế GTGT được khấu trừ hàng hóa, dịch vụ TK 13312 Thuế GTGT được khấu trừ hàng nhập khẩu TK 156 “ Hàng hóa” TK 1561 Giá mua hàng hóa TK 15611 Giá mua hàng hóa phòng XNK I TK 156111 Giá mua hàng hóa nông sản TK 156112 Giá mua hàng hóa thủ công mỹ nghệ TK 156113 Giá mua hàng hóa kinh doanh nội địa TK 15612 Giá mua hàng hóa phòng XNK II TK 15613 Giá mua hàng hóa phòng XNK III TK 15614 Giá mua hàng hóa trung tâm XNK máy TK 15615 Giá mua hàng hóa tổ thêu TK 15617 Giá mua hàng hóa tổ gốm TK 15618 Giá mua hàng hóa khác TK 15619 Giá mua hàng nông sản TK 1562 Chi phí mua hàng hóa TK 511 “Doanh thu bán hàng” TK 5111 Doanh thu bán hàng xuất khẩu TK 5112 Doanh thu bán hàng nhập khẩu TK 5113 Doanh thu hoa hồng ủy thác TK 5114 Doanh thu bán hàng nội bộ Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán Kết thúc kỳ kế toán, kế toán tiến hành tập hợp số liệu để lập hệ thống báo cáo tài chính theo mẫu được quy định tại quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01 – DN Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 – DN Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03 – DN Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09 – DN Các báo cáo tài chính được lập bởi phòng kế toán tài chính và được gửi cho cơ quan thuế, ngân hàng, cơ quan thống kê, cơ quan đăng ký kinh doanh. PHẦN II: ĐẶC ĐIỂM KẾ TOÁN MỘT SỐ PHẦN HÀNH CHỦ YẾU TẠI TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI. 2.1. Kế toán vốn bằng tiền. Vốn bằng tiền là tài sản lưu động của doanh nghiệp tồn tại trực tiếp dưới hình thái tiền tệ bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Do là một công ty thương mại dịch vụ nên các nghiệp vụ mua bán hàng hóa thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản diễn ra liên tục và quy mô nghiệp vụ khá lớn. Công tác hạch toán kế toán Vốn bằng tiền tại Công ty Thương mại Hà Nội được thực hiện bởi 5 kế toán viên trong đó 3 kế toán ngân hàng và 2 kế toán tiền mặt. 2.1.1. Kế toán tiền gửi ngân hàng. Các chứng từ kế toán sử dụng: Hóa đơn mua, bán hàng hóa Hóa đơn GTGT Hóa đơn dịch vụ (điện, nước, điện thoại) Chứng từ có liên quan khác Giấy báo Nợ, Giấy báo Có của ngân hàng Sec Ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu… Các tài khoản sử dụng: TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” TK 112(1) Tiền Việt Nam gửi ngân hàng TK 1121A Tiền Việt Nam gửi ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam TK 1121B Tiền Việt Nam gửi ngân hàng Đầu tư và phát triển. TK 1211D Tiền Việt Nam gửi ngân hàng Đông Á TK 1211S Tiền Việt Nam gửi ngân hàng Sài Gòn Thương Tín TK 112(2) Tiền ngoại tệ gửi ngân hàng Quy trình ghi sổ kế toán Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào giấy báo Có, giấy báo Nợ của ngân hàng và các chứng từ gốc, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính lên nhật ký chứng từ số 2, bảng kê số 2 định kỳ 5 ngày 1 lần. Nhật ký chứng từ số 2 và bảng kê số 2 được khóa vào cuối mỗi tháng. Đối với các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ, tỷ giá sử dụng là tỷ giá do ngân hàng Ngoại Thương công bố vào ngày phát sinh nghiệp vụ. Cuối tháng, kế toán xác định số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng, đối với các tài khoản tiền gửi ngoại tệ kế toán xác định chênh lệch tỷ giá và thực hiện bút toán điều chỉnh chênh lệch. Sơ đồ 2.1: Quy trình hạch toán TGNH theo hình thức NKCT Chứng từ gốc, giấy báo Nợ, giấy báo Có Bảng kê số 2 Sổ chi tiết 112 NKCT số 2 Báo cáo tài chính Sổ cái TK 112 Nhập dữ liệu vào máy tính điện tử 2.1.2. Kế toán tiền mặt tại quỹ Các chứng từ sử dụng: Hóa đơn mua, bán hàng hóa Hóa đơn GTGT Giấy đề nghị thanh toán Phiếu thu, phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu thanh toán tạm ứng Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ Các chứng từ khác có liên quan. Các tài khoản sử dụng TK 111 “Tiền mặt” TK 111(1) Tiền mặt Việt Nam TK 111(2) Tiền mặt ngoại tệ Quy trình ghi sổ kế toán Khi có nghiệp vụ phát sinh, kế toán tiền mặt tập hợp các chứng từ có liên quan và vào sổ định kỳ 5 ngày 1 lần. Kế toán tập hợp các Phiếu thu và Phiếu chi làm căn cứ ghi sổ chi tiết tài khoản 111. Định kỳ 5 ngày, kế toán tập hợp các Phiếu chi và chứng từ gốc để lên Nhật ký chứng từ số 1 phản ánh phát sinh bên Có của TK 111, tập hợp các Phiếu thu và chứng từ gốc để lập Bảng kê số 1 phản ánh phát sinh bên Nợ của TK 111. Cuối mỗi tháng, kế toán tiền mặt khóa Bảng kê số 1 và Nhật ký chứng từ số 1 xác định tổng số phát sinh Nợ TK 111 và tổng số phát sinh Có TK 111. Bảng kê số 1 và Nhật ký chứng từ số 1 được chuyển cho Kế toán tổng hợp để đối chiếu với sổ chi tiết TK 111 và làm căn cứ ghi sổ cái TK 111, kế toán tổng hợp chốt số dư cuối tháng TK 111. Sơ đồ 2.2: Quy trình hạch toán tiền tại quỹ theo hình thức Nhật ký – chứng từ Chứng từ gốc, giấy báo Nợ, giấy báo Có Bảng kê số 1 Sổ chi tiết 111 NKCT số 1 Báo cáo tài chính Sổ cái TK 111 Nhập dữ liệu vào máy tính điện tử 2.2. Kế toán tài sản cố định Tổng Công ty Thương mại Hà Nội là một công ty thương mại nên TSCĐ của công ty chiếm một tỷ trọng nhỏ trong tổng tài sản của Tổng Công ty. TSCĐ của công ty bao gồm chủ yếu là các TSCĐ HH như Nhà văn phòng, máy móc thiết bị văn phòng, các thiết bị vận tải, Nhà xưởng… Chứng từ sử dụng Chứng từ sử dụng cho mua TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ Hợp đồng mua bán TSCĐ Hóa đơn mua hàng, hóa đơn GTGT Biên bản thanh lý hợp đồng Chứng từ sử dụng cho thanh lý nhượng bán TSCĐ Biên bản đánh giá lại TSCĐ Biên bản thanh lý, nhượng bán TSCĐ Chứng từ sử dụng cho sửa chữa TSCĐ Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Biên bản đánh giá trạng thái TSCĐ Biên bản kiểm tra kỹ thuật Chứng từ cho việc trích lập và phân bổ khấu hao Biên bản kiểm kê TSCĐ Thẻ TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Tài khoản sử dụng TK 211 “Tài sản cố định hữu hình” Chi tiết: TK 2111 Nhà cửa vật kiến trúc TK 2112 Máy móc thiết bị TK 2113 Phương tiện vận tải truyền dẫn TK 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý TK 2118 TSCĐ khác TK 212 “ Tài sản cố định thuê tài chính” TK 213 “Tài sản cố định vô hình” TK 214 “Hao mòn tài sản cố định” Quy trình ghi sổ kế toán Hạch toán chi tiết TSCĐ Căn cứ vào các chứng từ gốc liên quan đến biến động tăng giảm TSCĐ và thẻ TSCĐ, kế toán mở Sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng. Cuối mỗi tháng, kế toán tính ra số khấu hao TSCĐ phải trích trong tháng và phân bổ cho chi phí khấu hao cho các đơn vị sử dụng. Hạch toán tổng hợp TSCĐ Khi có các nghiệp vụ phát sinh, căn cứ vào các chứng từ tăng giảm TSCĐ (Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ …) kế toán nhập số liệu lên các Nhật ký chứng từ số 1,2,4,5,7,9,10. Khi trích khấu hao TSCĐ, kế toán lên Bảng kê số 5, vào cuối mỗi tháng tập hợp số liệu để lên Nhật ký chứng từ số 7. Sơ đồ 2.3: Quy trình hạch toán TSCĐ theo hình thức Nhật ký – Chứng từ Chứng từ tăng giảm TSCĐ Nhập số liệu vào máy tính NKCT số 1,2,4,5,9,10 Thẻ TSCĐ Sổ chi tiết TSCĐ NKCT số 7 Sổ cái TK 211, 213, 214 Bảng kê số 4,5 BCTC 2.3. Kế toán vật tư, hàng hóa. Trong Tổng Công ty Thương mại Hà Nội, hàng tồn kho (vật tư, hàng hóa) chiểm tỷ trọng khá lớn trong tổng Tài sản và các nghiệp vụ về vật tư hàng hóa cũng diễn ra với số lượng rất lớn. Chứng từ sử dụng Chứng từ sử dụng cho nghiệp vụ mua hàng Hóa đơn mua hàng Phiếu yêu cầu mua hàng được phê chuẩn Hợp đồng kinh tế (mua hàng) Phiếu nhập kho Biên bản giao nhận hàng hóa Biên bản thanh lý hợp đồng mua hàng Giấy báo Nợ của ngân hàng Chứng từ sử dụng cho nghiệp vụ bán hàng Hợp đồng kinh tế ( bán hàng) Đơn đặt hàng của người mua Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế Hóa đơn GTGT Phiếu xuất kho; Biên bản giao nhận hàng hóa Phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng Biên bản ghi nhận Nợ Các chứng từ có liên quan khác Tài khoản sử dụng TK 152 “ Nguyên vật liệu” TK 1521 Nguyên vật liệu chính TK 1522 Nguyên vật liệu phụ TK 153 “ Công cụ, dụng cụ” TK 155 “ Thành phẩm” TK 156 “ Hàng hóa” TK 1561 Giá mua hàng hóa TK 15611 Giá mua hàng hóa phòng XNK I TK 156111 Giá mua hàng hóa nông sản TK 156112 Giá mua hàng hóa thủ công mỹ nghệ TK 156113 Giá mua hàng hóa kinh doanh nội địa TK 15612 Giá mua hàng hóa phòng XNK II TK 15613 Giá mua hàng hóa phòng XNK III TK 15614 Giá mua hàng hóa trung tâm XNK máy TK 15615 Giá mua hàng hóa tổ thêu TK 15617 Giá mua hàng hóa tổ gốm TK 15618 Giá mua hàng hóa khác TK 15619 Giá mua hàng nông sản TK 1562 Chi phí mua hàng hóa TK 157 “ Hàng gửi bán” TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” Quy trình ghi sổ kế toán Đối với nghiệp vụ xuất kho Trên cơ sở đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, kế toán lập hóa đơn GTGT và Phiếu xuất kho. Tại kho, khi nhận được Phiếu xuất kho, thủ kho xuất hàng và điền số lượng hàng hóa thực xuất vào thẻ kho. Định kỳ, thủ kho tính số tồn từng loại hàng hóa, đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết Nhập – Xuất – Tồn về số lượng hàng hóa. Hàng ngày căn cứ vào nghiệp vụ xuất kho phát sinh và các chứng từ gốc, kế toán sẽ cập nhật số liệu vào máy tính phân hệ nghiệp vụ “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu” vào phần “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho” và nhập dữ liệu. Phần mềm kế toán sẽ tự kết chuyển số liệu vào NKCT số 1,2,8.. và Bảng kê số 3,4,5,8,10…, tập hợp và đối chiếu số liệu lên sổ cái các tài khoản 152, 155,156… Đối với nghiệp vụ nhập kho. Trên cơ sở Phiếu mua hàng được phê chuẩn, hóa đơn mua hàng và các chứng từ liên quan, kế toán tiến hành lập biên bản giao nhận vật tư hàng hóa và Phiếu nhập kho. Hàng ngày, căn cứ vào nghiệp vụ xuất kho phát sinh và các chứng từ gốc, kế toán cập nhật số liệu vào máy vi tính phân hệ nghiệp vụ “ Kế toán mua hàng và công nợ phải trả” vào phần “Phiếu nhập mua hàng” và nhập dữ liệu. Sau đó, phần mềm kế toán sẽ tự kết chuyển số liệu vừa nhập vào NKCT số 1,2,8.. và Bảng kê số 3,4,5,8,10…, tập hợp và đối chiếu số liệu lên sổ cái các tài khoản 152, 155,156… Sơ đồ 2.4: Quy trình hạch toán vật tư hàng hóa theo hình thức Nhật ký – chứng từ Chứng từ gốc Bảng kê số 3,4,5,8,10... Sổ chi tiết 152,155,1565 NKCT số 1,2,8,… Báo cáo tài chính Sổ cái TK 152,155,156… Nhập dữ liệu vào máy tính điện tử 2.4. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Tại công ty mẹ Tổng công ty Thương mại Hà Nội, lương của nhân viên Tổng công ty được tình theo thời gian làm việc và phụ thuộc vào kết quả hoạt động kinh doanh. Chứng từ sử dụng Chứng từ sử dụng cho việc tính lương Bảng chấm công Bảng chấm công làm thêm giờ Bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ Hợp đồng giao khoán Chứng từ sử dụng cho các khoản trích theo lương Bảng kê trích nộp các khoản theo lương Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội Tài khoản sử dụng TK 334 “Phải trả người lao động” TK 3341 Phải trả công nhân viên TK 3348 Phải trả người lao động khác TK 3382 “Kinh phí công đoàn” TK 3383 “Bảo hiểm xã hội” TK 3384 “Bảo hiểm y tế” Quy trình ghi sổ kế toán Căn cứ vào bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, kế toán tính ra số lương phải trả cho người lao động, lập Bảng thanh toán tiền lương , Bảng kê các khoản trích theo lương, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. Căn cứ để hạch toán chi tiết tiền lương là các bảng kê chi tiết lương ở các bộ phận, Bảng kê các khoản trích theo lương, Bảng phân bổ tiền lương. Kế toán nhập dữ liệu từ chứng từ gốc vào máy tính, sau đó phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu vừa nhập vào các NKCT số 1,2,7, các bảng kê số 1,2, tập hợp và đối chiếu số liệu lên sổ cái các TK 334, 338. Sơ đồ 2.5: Quy trình hạch toán lương và các khoản trích theo lương theo hình thức Nhật ký – chứng từ Chứng từ gốc Bảng kê số 1,2 Sổ chi tiết 334,338 NKCT số 1,2,7 Báo cáo tài chính Sổ cái TK 334,338 Nhập dữ liệu vào máy tính điện tử 2.5. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 2.5.1. Kế toán bán hàng Chứng từ sử dụng Hợp đồng kinh tế Đơn đặt hàng của người mua Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế Hóa đơn GTGT Phiếu xuất kho; Biên bản giao nhận hàng hóa Phiếu thu, giấy báo Có; Biên bản ghi nhận Nợ Chứng từ khác có liên quan Tài khoản sử dụng TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 131: Phải thu khách hàng TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (Theo dõi thanh toán tiền hàng) TK 632: Giá vốn hàng bán TK 33311: Thuế GTGT đầu ra Quy trình ghi sổ kế toán Trên cơ sở đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, kế toán bán hàng lập hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho. Đối với những khách hàng mua ít cùng chủng loại mặt hàng, trên hóa đơn sẽ ghi rõ trực tiếp số lượng, đơn giá, thành tiền của từng loại mặt hàng. Nhưng đối với những đơn hàng nhiều chủng loại mặt hàng thì kế toán chỉ cấn ghi tên chung của các mặt hàng và lập bảng kê chi tiết kèm theo. Trên mỗi hóa đơn phải ghi đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, số lượng, đơn giá từng loại mặt hàng, tổng số tiền hàng, thuế GTGT và tổng số thanh toán. Nhân viên phòng kinh doanh đem hóa đơn và phiếu xuất kho xuống kho là thủ tục. Tại kho khi nhận được phiếu xuất kho, thủ kho xuất hàng và điền số lượng hàng hóa thực tế xuất vào thẻ kho. Định kỳ, thủ kho tính số lượng tồn từng loại hàng hóa, đối chiếu với bảng tổng hợp nhập xuất tồn về số lượng hàng hóa. Hàng ngày căn cứ vào nghiệp vụ bán hàng phát sinh và các chứng từ gốc, kế toán sẽ nhập dữ liệu vào máy tính phân hệ nghiệp vụ “ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu” vào phần “ Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”. Sau đó, phần mềm kế toán sẽ tự động vào các NKCT số 1,2,8 và các bảng kê số 1,2,8, đối chiếu số liệu lên sổ cái các TK 155,156, 511,632 và các sổ chi tiết có liên quan. 2.5.2. Kế toán xác định kết quả bán hàng Phương pháp xác định kết quả bán hàng: KQ bán hàng = Tổng DTTT thuần – GVHB – CPQLDN – CPBH Trong đó: DTTT thuần = Tổng DTTT – Giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại Tài khoản sử dụng: TK 911: Xác định kết quả kinh doanh TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối Sơ đồ 2.6: Trình tự kế toán xác định kết quả bán hàng TK 511 TK 911 K/c Lãi K/c Lỗ TK 421 TK 632 K/c DT thuần K/c GVHB TK 641,642 K/c CPBH TK 1422 CP chờ K/chuyển Trình tự xử lý của phần mềm kế toán: Thông tin đầu ra: -Các sổ kế toán -Báo cáo DT -Kết quả -Báo cáo kết quả kinh doanh Dữ liệu đầu vào: -Nhập dữ liệu từ các chứng từ có liên quan, GVHB, CPBH, CPQLDN - Doanh thu - Các khoản giảm trừ DT -Các bút toán kết chuyển -Tiêu thức phân bổ Máy vi tính xử lý thông tin Khai báo theo yêu cầu thông tin đầu ra PHẦN III: ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ SƠ BỘ VỀ TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 3.1. Đánh giá 3.1.1. Đánh giá khái quát về tổ chức sản xuất kinh doanh tại Tổng Công ty thương mại Hà Nội. Từ những ngày đầu thành lập đến nay, Tổng Công ty Thương mại Hà Nội đã phát huy được những thuận lợi của mình, không ngừng phát triển để khẳng định uy tín và vị thế trong các lĩnh vực hoạt động. Đạt được những thành công này trước hết phải kể đến những ưu điểm trong tổ chức sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty. Ưu điểm: Bộ máy quản lý của Tổng công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Mô hình này được tổ chức khá hợp lý, phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của Tông công ty. Giữa ban lãnh đạo Tổng Công ty và các phòng ban chức năng luôn có mối quan hệ chặt chẽ tạo nên sự thống nhất và kịp thời trong công việc. Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ công nhân viên có độ tuổi trung bình khá trẻ, có năng lực và rất tâm huyết với nghề, nỗ lực làm việc vì sự phát triển chung của toàn Tổng công ty. Đây là một yếu tố thể hiện sự năng động và tiềm năng phát triển của Tổng công ty trong những năm tới. Tổng công ty Thương mại Hà Nội là doanh nghiệp hoạt động chuyên về kinh doanh thương mại và XNK tổng hợp, sản phẩm hàng hóa của Tổng công ty rất đa dạng và phong phú. Thêm vào đó, thị trường XNK của Tổng công ty rất ổn định, vững chắc và không ngừng được mở rộng. Tổng công ty ngày càng có nhiều khách hàng truyền thống, uy tín và vị thế của Tổng công ty ngày càng tăng cao ở thị trường trong nước và quốc tế. Tồn tại: Hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty rất đa dạng với nhiều lĩnh vực khác nhau. Bên cạnh những lĩnh vực kinh doanh đem lại hiệu quả cao thì còn những lĩnh vực chưa phát huy được hiệu quả tối ưu. Cụ thể là thương hiệu thực phẩm đông lạnh của Hapro chỉ được bán tại các điểm bán, siêu thị, chưa có vị trí với người tiêu dùng và không thể cạnh tranh với các thương hiệu khác như Vissan, HaLong Food. Mặt hàng rượu Thảo mộc cũng chưa cạnh tranh được với rượu Hà Nội. 3.1.2. Đánh giá khái quát về tổ chức hạch toán kế toán tại Tổng Công ty Qua một thời gian tìm hiểu thực tế tại Tổng công ty, đặc biệt là nghiên cứu về công tác kế toán, em thấy công tác kế toán tại Tổng công ty có nhiều ưu điểm cần tiếp tục phát huy nhưng cũng có những tồn tại cần khắc phục. Ưu điểm: Bộ máy kế toán tại văn phòng Tổng công ty được phân công hợp lý, rõ ràng và khoa học cho từng kế toán viên. Mỗi kế toán viên phụ trách một mảng riêng, từ đó nâng cao ý thức trách nhiệm của mỗi người. Đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình và đều có trình độ chuyên môn cao, sử dụng máy vi tính thành thạo. Lãnh đạo phòng kế toán là người có học vấn cao, có trách nhiệm trong công việc và đặc biệt có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động ngoại thương. Do vậy, việc tổ chức chỉ đạo các hoạt động kế toán luôn chính xác và đảm bảo yêu cầu quản lý của Ban lãnh đạo Tổng công ty. Các chứng từ được sử dụng phù hợp với yêu cầu và là cơ sở pháp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ được sử dụng theo mẫu Bộ Tài chính ban hành. Chứng từ sau khi lập sẽ được chuyển ngay tới phòng Kế toán tài chính Tổng công ty để đảm bảo theo dõi và phản ánh kịp thời tình hình biến động tăng giảm các khoản mục Tài sản, Nguồn vốn, Thêm vào đó, các chứng từ thường xuyên được các cán bộ kế toán kiểm tra, giám sát chặt chẽ. Kế hoạch lưu chuyển chứng từ được thực hiện tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hóa theo trình tự thời gian trước khi lưu trữ. Tổng công ty Thương mại Hà Nội sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính. Trên cơ sở hệ thống tài khoản thống nhất, kế toán công ty đã lựa chọn những tài khoản phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh để vận dụng vào công tác kế toán. Đông thời còn mở thêm các tài khoản chi tiết thuận tiện cho việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh, cung cấp các thông tin kế toán một cách chính xác và kịp thời. Việc trang bị máy tính với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Fast Accounting 2006 đảm bảo tính khoa học, kịp thời và đơn giản hóa công tác kế toán. Điều này còn giúp các cán bộ kế toán hạn chế được việc ghi chép trùng lặp do các số liệu chỉ cần nhập một lần vào máy tính từ chứng từ gốc. Hơn nữa, các máy tính trong phòng kế toán nối nội bộ với nhau nên việc kiểm tra, theo dõi công tác kế toán được thực hiện thường xuyên, tiết kiệm được nhiều thời gian. Việc ứng dụng kế toán máy trong lưu trữ số liệu kế toán còn giúp ích rất nhiều cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các sổ kế toán. Tồn tại: Do thực hiện kế toán máy mỗi nhân viên kế toán chỉ đảm nhận một phần hành kế toán của mình mà không biết đến quy trình cập nhật số liệu ở các phần hành khác, vô tình đã làm ảnh hưởng chung đến tiến độ kế toán của Tổng công ty. Thêm vào đó, số nhân viên kế toán thành thạo trình độ ngoại ngữ chưa nhiều làm hạn chế hiệu quả hoạt động của công tác kế toán tại Tổng công ty. Việc lập các hóa đơn bán hàng tại Tổng công ty còn vi phạm chế độ kế toán về tính kịp thời. Đối với một số khách quen kế toán không tiến hành lập hóa đơn ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ mà thường bỏ cách hóa đơn đến khi thanh lý hợp đồng kinh tế mới lập. Điều này là do Tổng công ty áp dụng chính sách trả chậm với các khách hàng lâu năm, nếu thanh toán trong thời gian thỏa thuận khách hàng không phải trả lãi nhưng nếu thanh toán ngoài thời hạn đó thì phải chịu một số tiền lãi trên tổng giá thanh toán, do đó kế toán thường đợi đến khi hợp đồng kinh tế được thanh lý thì mới tiến hành lập hóa đơn GTGT và hạch toán lãi trả chậm một thể. 3.2. Một số kiến nghị sơ bộ Thứ nhất, về công tác tổ chức quản lý của Tổng công ty Thương mại Hà Nội. Tổng công ty có các lĩnh vực kinh doanh rất đa dạng nhưng không phải lĩnh vực nào cũng đạt hiệu quả. Vì vậy Tổng Công ty cần xem xét và sắp xếp lại các lĩnh vực kinh doanh hiện tại để có một cơ cấu hợp lý, hiệu quả hơn. Thứ hai, về công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Tổng công ty. Đội ngũ nhân viên phòng kế toán có năng lực chuyên môn, tuy nhiên còn tồn tại sự chậm chễ trong việc hoàn thành các phần hành được giao làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung của cả phòng. Do đó, mỗi nhân viên cấn có ý thức trách nhiệm cao hơn về phần hành công việc được giao. Bên cạnh đó các hóa đơn bán hàng cần được lập vào thời điểm phát sinh nghiệp vụ để đảm bảo tính kịp thời. KẾT LUẬN Trong môi trường kinh doanh đầy năng động như hiện nay, khi mà con đường hội nhập trở thành một xu thế tất yếu của tất cả các quốc gia thì khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp là hết sức quan trọng. Nó góp phần tạo một chỗ đứng vững chắc cho các doanh nghiệp trên thương trường trong nước cũng như quốc tế. Nắm bắt được quy luật này, Tổng Công ty Thương mại Hà Nội đã không ngừng phấn đấu, hoàn thiện công tác quản lý cũng như công tác kế toán để tăng cường hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, khẳng định vị thế của mình trong nền kinh tế quốc dân. Qua thời gian thực tập tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội, em có điều kiện vận dụng kiến thức đã học ở trường để đối chiếu việc áp dụng lý thuyết vào thực tế và hiểu thêm về cơ chế hoạt động cũng như cơ cấu tổ chức bộ máy của một doanh nghiệp. Thông qua số liệu, tài liệu của phòng Kế toán tài chính và phòng Tổ chức cán bộ cung cấp em đã hoàn thành báo cáo thực tập tổng hợp. Mặc dù đã có nhiều cố gắng để hoàn thành báo cáo nhưng do những hạn chế nhất định về trình độ, về thời gian cũng như phạm vi được tìm hiểu nên báo cáo thực tập tổng hợp của em cũng không tránh khỏi những khiếm khuyết và tồn tại. Em kính mong cô thông cảm và chỉ bảo để báo cáo của em được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các cán bộ phòng Kế toán tài chính, phòng Tổ chức cán bộ Tổng công ty Thương mại Hà Nội và cô giáo PGS.TS Phạm Thị Gái đã chỉ bảo tận tình, giúp em hoàn thành bản báo cáo này! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Kế toán tài chính, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, năm 2006 Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, Bộ Tài chính, ban hành ngày 20/3/2006 Tạp chí kế toán Tạp chí kinh tể phát triển năm 2006 Tài liệu do phòng Kế toán tài chính Tổng Công ty cung cấp Tài liệu do phòng Tổ chức cán bộ Tổng Công ty cung cấp Website: MỤC LỤC Trang DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ Biểu số 1.1: Tình hình SXKD của Tổng Công ty Thương mại Hà Nội 6 Sơ đồ 1.1: Bộ máy tổ chức quản lý Tổng công ty Thương mại Hà Nội 8 Sơ đồ 1.2: Bộ máy kế toán Tổng Công ty Thương mại Hà Nội 17 Sơ đồ 1.3: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ 20 Sơ đồ 2.1: Quy trình hạch toán TGNH theo hình thức NKCT 25 Sơ đồ 2.2: Quy trình hạch toán tiền tại quỹ theo hình thức Nhật ký – chứng từ 27 Sơ đồ 2.3: Quy trình hạch toán TSCĐ theo hình thức Nhật ký – Chứng từ 29 Sơ đồ 2.4: Quy trình hạch toán vật tư hàng hóa theo hình thức Nhật ký – Chứng từ……………………………………………………………………………….32 Sơ đồ 2.5: Quy trình hạch toán lương và các khoản trích theo lương theo hình thức Nhật ký – Chứng từ……………………………………………………….34 Sơ đồ 2.6: Trình tự kế toán xác định kết quả bán hàng………………………...36 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TNHH UBND TP XNK SX-DV TSCĐ CSH DT LN LNTT LNST SXKD TK LĐ TNDN HĐQT TGĐ HTK GTGT QLDN DN Trách nhiệm hữu hạn Ủy ban nhân dân Thành phố Xuất nhập khẩu Sản xuất – Dịch vụ Tài sản cố định Chủ sở hữu Doanh thu Lợi nhuận Lợi nhuận trước thuế Lợi nhuận sau thuế Sản xuất kinh doanh Tài khoản Lao động Thu nhập doanh nghiệp Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Hàng tồn kho Giá trị gia tăng Quản lý doanh nghiệp Doanh nghiệp