Báo cáo thực tập tại Trung tâm thông tin - Thư viện đại học Quốc gia Hà Nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN THƯ VIỆN --------------- BÁO CÁO THỰC TẬP ĐỊA ĐIỂM: TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN, ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI MỞ ĐẦU Sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin tác động sâu sắc tới đời sống xã hội đặc biệt là lĩnh vực Thông tin - Thư viện. Tác động lớn nhất là sự bùng nổ thông tin, tài liệu gia tăng nhanh chóng, nhiều hình thức xuất bản ra đời, cách tiếp cận nguồn tin thay đổi. Thông tin đã trở thành nguồn lực và động lực cho sự phát triển phồn vinh của mỗi quốc gia và của toàn nhân loại. Trước xu thế chung đó, các cơ quan Thông tin - Thư viện cần phải xây dựng được hệ thống sản phẩm dịch vụ thông tin phong phú, đa dạng, có chất lượng tốt để đáp ứng một cách tối đa nhu cầu của người dùng tin và để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của cơ quan mình. Điều đó có nghĩa là trong quá trình hoạt động của mình các cơ quan Trung tâm Thư viện phải thực hiện thất tốt tất cả các khâu trong chu trình thư viện, từ bổ sung trao đổi, đến xử lý kỹ thuật và cuối cùng là phục vụ bạn đọc. Được sự giới thiệu của Ban chủ nhiệm khoa Thông tin - Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội. Đã đến trung tâm Thư viện Đại học Quốc gia để thực tập trong thời gian 3 tháng. Mặc dù thời gian thực tập không dài nhưng tại trung tâm Thông tin - Thư viện Đạihọc Quốc gia chúng em đã nhận được sự đón tiếp, sự hướng dẫn và chỉ bảo nhiệt tình của Ban lãnh đạo Trung tâm, các cô chú, anh chị cán bộ của Trung tâm. Trong quá trình thực tập, chúng em đã được tìm hiểu và trực tiếp tham gia công tác tại tất cả các phòng, từ chuyên môn, nghiệp vụ đến các phòng phục vụ bạn đọc. Sau đây, em xin trình bày những kiến thức mà em đã thu hoạch được trong quá trình thực tập tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội và nội dung công việc trong đợt thực tập này. I. KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 1. Quá trình hình thành Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội được thành lập theo quyết định số 66/TCCB ngày 14/02/1997 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội trên cơ sở hợp nhất các Thư viên của ba trường thành viên là Đại học Tổng hợp, Đại học Sư phạm I Hà Nội và Đại học Sư phạm ngoại ngữ. Trung tâm có tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh là: Library and Information Center (LIC): VietNam National University, Hanoi. Trung tâm là một đơn vị độc lập, có tài khoản và con dấu riêng, trực thuộc ban giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội. Trụ sở chính của Trung tâm đặt tại 144 Xuân Thuỷ - Cầu Giấy - Hà Nội và các chi nhánh bao gồm: Phòng phục vụ bạn đọc Thượng Đình (gồm cả bộ phận phục vụ ở Mễ Trì và bộ phận phục vụ ở khoa Hoá 19-Lê Thánh Tông); Phòng phục vụ bạn đọc ở Trường Đại học Ngoại ngữ Cầu Giấy, Hà Nội. Ngày 12/10/1999, Thủ tướng chính phủ đã ra quyết định tách trường Đại học Sư phạm Hà Nội khỏi Đại học Quốc gia. Ngày 11/11/1999 Giám độc Đại học Quốc gia đã ký quyết định tách bộ phận Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội khỏi Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội. Sau 10 năm xây dựng và trưởng thành, đến nay Trung tâm trang bị tương đối đầy dủ phương tiện hiện đại đáp ứng nhu cầu của người dùng thông tin ở nhiều lĩnh vực khác nhau. 2. Cơ cấu tổ chức Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội có cơ cấu tổ chức hành chính chặt chẽ và khoa học, bao gồm: Ban giám đốc, các phòng chuyên môn và chức năng. Ban Giám đốc Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội bao gồm: Giám đốc và các Phó giám đốc. Giám đốc Trung tâm chịu trách nhiệm trước Đại học Quốc gia Hà Nội về hoạt động của Trung tâm. Các phòng chức năng và chuyên môn của Trung tâm bao gồm: *Các phòng chức năng. - Phòng Hành chính (gồm các chức năng: Tổng hợp, tổ chức cán bộ, đối ngoại, thiết bị). - Phòng Tài vụ. * Các phòng chuyên môn bao gồm: - Phòng bổ sung Trao đổi. - Phòng Phân loại Biên mục. - Phòng Thông tin Thư mục và nghiệp vụ. - Phòng Máy tính và Mạng. - Phòng phục vụ Bạn đọc chung (nhà trung tâm). - Phòng Phục vụ Bạn đọc Khoa học Xã hội và Nhân văn và Khoa học tự nhiên. - Phòng Phục vụ Bạn đọc trường Đại học Ngoại ngữ. Các phòng của Trung tâm được thành lập theo nguyên tắc không làm xáo trộn các hoạt động thường xuyên của các thư viện Đại học Thành viên đã có. Do vậy, về cơ bản các phòng phục vụ bạn đọc vẫn ở nguyên vị trí cũ tại các trường Đại học thành viên, các phòng chuyên môn, nghiệp vụ được thành lập trên cơ sở sát nhập các tổ chức lý kỹ thuật của các thư viện Đại học thành viên như có sự lựa chọn cán bộ cho phù hợp với yêu cầu công việc của Trung tâm. 3. Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Về chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, trong quy chế quy định về chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm do Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội ban hành đã chỉ rõ: “Trung tâm có chức năng thông tin và thư viện phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và quản lý của Đại học Quốc gia Hà Nội. Trung tâm có nhiệm vụ nghiên cứu, thu thập, xử lý, thông báo và cung cấp thông tin, tài liệu khoa học phục vụ cán bộ và sinh viên Đại học Quốc gia Hà Nội”. Các nhiệm vụ cụ thể của Trung tâm được thể hiện ở điều 6 của bản Quy chế như sau: - Tham mưu cho lãnh đạo Đại học Quốc gia Hà Nội về phương hướng tổ chức và hoạt động Thông tin - Thư viện trong Đại học Quốc gia Hà Nội. Xây dựng kế hoạch dài hạn và ngắn hạn phát triển hệ thống Thông tin - Thư viện trong Đại học Quốc gia Hà Nội. Tổ chức và điều phối hệ thống Thông tin - Thư viện trong Đại học Quốc gia Hà Nội. - Thu thập, xử lý, lưu trữ, bảo quản và tổ chức phục vụ thông tin cho cán bộ và sinh viên Đại học Quốc gia Hà Nội bằng các phương tiện và hình thức phù hợp và tiện lợi nhất. - Nghiên cứu khoa học Thông tin - Thư viện để ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ mới vào công tác Thông tin - Thư viện. Đào tạo và bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ Thư viện và đào tạo người dùng tin trong Đại học Quốc gia Hà Nội. - Phát triển quan hệ hợp tác, trao đổi với các cơ quan Thông tin - Thư viện trong và ngoài nước nhằm tăng cường nguồn tài liệu, kinh nghiệm tiên tiến và nâng cao trình độ của cán bộ Trung tâm. 4. Tiềm lực - Cơ sở vật chất: Các phòng ban trong Trung tâm đều được trang bị các thiết bị hiện đại, các hoạt động Thông tin - Thư viện được ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại. Diện tích tổng thể của Trung tâm khoảng hơn 6400m2 tạo điều kiện học tập, nghiên cứu thuận lợi cho toàn cán bộ, sinh viên trong Đại học Quốc gia Hà Nội. Trung tâm có khoảng 135 máy tính, 14 máy in lase, 35 đầu video, 2 bộ dàn âm thanh, 40 máy cassette, 1 máy in siêu tốc, 10 máy phôtô, 34 tivi, 1 máy đọc Microfilm, 1 máy đọc Microfiche, mạng Intranet và mạng Lan gồm 4 máy chủ và trên 100 máy tính cá nhân được nối mạng. - Vốn tài liệu: Hiện nay Trung tâm sở hữu một lượng tài liệu rất phong phú và đa dạng: hơn 120.000 tên sách với 700.000 bản, 2.145 tên tạp chí với hơn 140.900 bản, 2000 thác bản văn bia. Bộ sưu tập tài liệu điện tử gồm 6 cơ sở dữ liệu bài đăng tạp chí khoa học nước ngoài trên CD - ROM với hàng triệu biểu ghi thư mục, abstract và hàng chục nghìn bản fulltext về các lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học xã hội và nhân văn, khoa học ứng dung và công nghệ, giáo dục, sinh học, kinh tế. + Nguồn tin online gồm: 3 cơ sở dữ liệu thư mục sách, báo ,tạp chí, luận văn - luận án (60.000 biểu ghi) + 8 cơ sở dữ liệu thư mục về sinh học, năng lượng, điện tử, tin học (gần 1 triệu biểu ghi). Cơ sở dữ liệu Omnifile (giải pháp Intranet) gồm 1.299 đầu báo, tạp chí về các lĩnh vực khoa học xã hội và nhân văn, khoa học tự nhiên, công nghệ, kinh tế. 4 cơ sở dữ liệu trực tuyến tạp chí khoa học toàn văn (Ebsco, Blackwell - Synegy, jorunal & project fuclid). + Cơ sở dữ liệu khoa học công nghệ: 3281 tên công trình đề tài, dự án công trình nghiên cứu khoa học của cán bộ dfhq Hà Nội. + Sách điện tử và giáo trình điện tử. + Nhiều tài liệu nghe nhìn: cassette, Video, đĩa CD - ROM. - Đội ngũ cán bộ: Hiện nay, Trung tâm có khoảng 124 cán bộ, trong đó có 1 tiến sĩ, 11 thạc sỹ, 84 cử nhân (trong đó có 25 cán bộ chuyên ngành Thông tin - Thư viện) và 28 trung cấp tỷ lệ cán bộ có trình độ đại học thư viện (cả chính quy và tại chức) là 22,4%. Đội ngũ cán bộ của Trung tâm thường xuyên được chú trọng đào tạo và đào tạo lại về chuyên môn, tin học và ngoại ngữ nhằm đáp ứng kịp thời những yêu cầu và đòi hỏi về trình độ và khả năng chuyên môn của một người cán bộ Thông tin - Thư viện hiện đại. - Người dùng tin tin Người dùng tin của Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội phong phú và đông đảo, gồm cán bộ lãnh đạo và quản lý, nhà khoa học, cán bộ giảng dạy, nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên, học sinh đang học tập, nghiên cứu tại các trường, các Trung tâm nghiên cứu thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội. Đại học Quốc gia Hà Nội có quy mô đào tạo lớn với hơn 44.400 sinh viên trong đó có khoảng 16.740 sinh viên hệ chính quy, 2.283 học viên cao học, 287 nghiên cứu sinh, 2.131 học sinh THPT chuyên, còn lại là sinh viên không tập trung. Nhu cầu tin của nhóm người dùng tin là học sinh - sinh viên, nguồn tin phục vụ cho họ chủ yếu là phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu các chương trình học trên lớp và một số nguồn tin về văn hoá xã hội, giải trí,… - Quan hệ quốc tế: Trung tâm có mối quan hệ hợp tác với nhiều các trường đại học, viện nghiên cứu trong và ngoài nước. Với tiềm lực khá lớn mạnh, Trung tâm luôn luôn phấn đấu hơn nữa về mọi mặt để phát triển thành một Thư viện hiện đại, tiên tiến nhất. II. NỘI DUNG THỰC TẬP 1. Tại phòng Bổ sung trao đổi Trong thời gian thực tập tại Phòng Bổ sung trao đổi, em đã được sự hướng dẫn nhiệt tình của cô Trưởng phòng Th.S Trần Thị Phượng và sự giúp đỡ của các anh, chị cán bộ của phòng, em đã hoàn thành các công việc sau: - Xử lý và làm đăng ký cá biệt cho tài liệu Thác bản văn bia. - Đóng dấu của Thư viện vào tài liệu. - Chia tài liệu theo mục đích sử dụng theo môn loại cho các kho. - Dán két ghi ký hiệu phân loại và số đăng ký cá biệt. - Dán mã vạch. - Giao sách cho phòng phâng loại biên mục và giáo trình cho các phòng phục vụ bạn đọc. Được sự hướng dẫn chỉ bảo của các anh chị, em đã hoàn thành các công việc như phân loại tài liệu theo DDC, định từ khoá tài liệu, biên mục sơ lược tài liệu trên phần mềm tích hợp Libol. 2. Tại phòng Phân loại - Biên mục Nhận thức được tầm quan trọng của công tác xử lý thông tin, ngay từ ngày mới thành lập thông tin Thông tin - Thư viện Đại học Quốc Hà Nội đặc biệt quan tâm và chỉ bảo sát sao công việc này. Tài liệu sau khi được bổ sung, được vào sổ đăng ký tổng quát, sổ đăng ký cá biệt và được biên mục sơ lược sẽ được chuyển sang phòng Phân loại - Biên mục để xử lý. Tại đây, tài liệu sẽ được mô tả, biên mục chi tiết, phân loại, định từ khoá, định ký hiệu phân loại, làm tóm tắt, chú giải… Đây là những công việc đặc biệt quan trọng, mang tính chất quyết định và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin của tài liệu. Hiện nay, cùng với sự phát triển của thời đại, hoà nhịp với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật nói chung và của công tác Thông tin - Thư viện nói riêng, Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội đã áp dụng khung phân loại DDC vào công tác xử lý, phân loại tài liệu tại Trung tâm. Đây là khung phân loại có nhiều ưu điểm phân loại DDC này đã tạo nhiều thuận lợi trong quá trình xử lý thông tin tại Trung tâm trong hiện tại cũng như trong tương lai và theo em việc lựa chọn áp dụng khung phân loại DDC của lãnh đạo Trung tâm là hoàn toàn đúng đắn và rất phù hợp với sự phát triển của xã hội. Dưới sự hướng dẫn của Th.s Nguyễn Thị Hoà và Th.s Trương Kim Thanh và các cán bộ của Phòng, em đã làm quen và hoàn thành các công việc sau: - Dán két cho tài liệu - Bó sách. - Phân loại tài liệu - Định từ khoá tài liệu - Định ký hiệu phân loại - Định ký hiệu xếp giá. - Biên mục chi tiết tài liệu - Giao sách tại Phòng phục vụ bạn đọc Thượng Đình và Mễ Trì. 3. Tại phòng phục vụ bạn đọc chung Được sự đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, hệ thống phòng phục vụ bạn đọc tại tất cả các trường đại học thành viên Đại học Quốc gia Hà Nội của thông tin hiện nay đều trở nên rất văn minh và hiện đại. Các phòng phục vụ bạn đọc được tổ chức khang trang và thoáng mát. Tất cả các phòng đều được trang bị hệ thống máy tính nối mạng, máy Photocopy tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc có thể đến đây dạy, mượn, tra tìm tài liệu phục vụ nhu cầu nghiên cứu và học tập của mình. Dưới sự hướng dẫn và chỉ bảo tận tình của cô Trưởng phòng Th.s Phạm Thị Yên và toàn thể các cô chú, anh chị án bộ trong phòng, em đã hoàn thành những công việc được giao. Tại hai phòng: * Phòng Báo - Tạp chí: - Nhận báo tạp chí, kiểm tra số lượng. - Đăng ký báo. tạp chí vào sổ đăng ký. - Đóng dấu của thư viện vào báo, tạp chí. - Biên mục tạp chí trên phần mềm tích hợp Libol và đăng ký cá biệt cho báo tạp chí. - Phục vụ bạn đọc. - Sắp xếp báo, tạp chí, sách và luận văn luận án vào đúng vị trí. - Kiểm kê sách. * Tại phòng đọc mượn sách: - Sắp xếp sách theo đúng môn loại khoa học. - Phục vụ bạn đọc kiểm kê sách. - Bảo quản sách III. MỘT VÀI NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ Trong quá trình thực tập, với vốn kiến thức có hạn và trình độ nhận thức còn rất nhiều hạn chế nhưng em cũng xin mạnh dạn trình bày một số ý kiến mà theo em đây là những mặt còn hạn chế và một số ý kiến đề xuất, giải pháp khắc phục trong quá trình hoạt động của Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội. 1. Những tồn tại -Việc liên hệ với các trường, các khoa, các đơn vị nghiên cứu trong Đại học Quốc gia Hà Nội chưa được làm thường xuyên, chưa theo dõi được sát sao nhu cầu tài liệu của học sinh, giảng viên và cán bộ nghiên cứu của Đại học Quốc gia Hà Nội. Do đó còn bỏ sót, chưa bổ sung kịp thời những tài liệu cần thiết cho việc nghiên cứu và học tập. - Do còn thiếu những quy định cụ thể và chi tiết nên nguồn tài liệu xám của Đại học Quốc gia Hà Nội được thu về Trung tâm có tỷ lệ thấp và bị bỏ sót nhiều. - Sự đầu tư về trang thiết bị kỹ thuật còn thiếu đồng bộ. Tại phòng Multimedia - Phòng PVBĐ Chung do vốn tài liệu còn hạn chế về số lượng và chất lượng, thông tin trong tài liệu lạc hậu, bên cạnh đó Phòng chưa được lắp hệ thống đầu thù Ăng ten vệ tinh do đó chưa hấp dẫn được người dùng tin, hiện số người dùng tin đến sử dụng tại phòng là rất khiêm tốn. 2. Giải pháp khắc phục -Về mặt vĩ mô, Đại học Quốc gia Hà Nội cần có những quy chế quy định cụ thể và chi tiết về thu nộp lưu chiểu các tài liệu, đề tài, nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, cấp Đại học Quốc gia, các luận án, luận văn tiến sĩ, thạc sĩ, các tài liệu xám trong Đại học Quốc gia Hà Nội, tránh tình trạng bỏ sót nguồn tài liệu rất có giá trị này. Bên cạnh đó, Đại học Quốc gia Hà Nội cần tăng cường đầu tư nguồn kinh phí tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển các nguồn lực thông tin của Trung tâm. - Trung tâm cần xây dựng cho mình một chính sách bổ sung phù hợp và đúng đắn với chức năng và nhiệm vụ của mình. Trên cơ sở nền móng đã được xây dựng, Trung tâm sẽ có được những kế hoạch bổ sung tài liệu phù hợp, có chất lượng với nội dung phong phú và đa dạng, tạo mọi thuận lợi cho quá trình học tập và nghiên cứu của người dùng tin. - Tiếp tục thực hiện các chương trình đào tạo và đào tạo lại về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, tin học, ngoại ngữ… cho đội ngũ cán bộ của Trung tâm để họ thực sự trở thành những cán bộ thông tin có năng lực, phục vụ đắc lực cho sự nghiệp phát triển của Trung tâm nói riêng và cho mục tiêu đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao của Đại học Quốc gia Hà Nội nói chung. - Tăng cường thực hiện các hoạt động marketing các sản phẩm và dịch vụ thông tin, mở rộng và nâng cao chất lượng công tác phục vụ thông tin tại chỗ và thông tin có chọn lọc. Tại các kho mở, phòng Đọc tự chọn cần tăng cường hệ thống Camera giám sát, hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng tài liệu bị mất mát hoặc bị cắt xén như hiện nay. KẾT LUẬN Đất nước ta trong quá trình đổi mới, việc đào tạo nhận lực, bồi dưỡng nhân tài đã và đang là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta đặc biệt quan tâm và đặt lên vị trí hàng đầu. Là một Thư viện Đại học có nhiệm vụ cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ mục tiêu đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao của Đại học Quốc gia Hà Nội, mặc dù được thành lập với thời gian chưa hẳn là dài, nhưng bằng nỗ lực của mình cùng với sự đoàn kết và nỗ lực của lãnh đạo cũng như toàn thể đội ngũ cán bộ của Trung tâm, Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội luôn cố gắng vượt qua mọi khó khăn trước mắt để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình, đóng góp một phần sức lực nhỏ bé của mình vào công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước nói chung và sự nghiệp phát triển của Đại học Quốc gia Hà Nội nói riêng, phấn đấu trở thành một trong những Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học lớn của đất nước và cùng với các đơn vị thành viên trong toàn Đại học Quốc gia Hà Nội đưa Đại học Quốc gia Hà Nội trở thành một trong những Trung tâm đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao ngang tầm với các đại học tiên tiến trong khu vực và thế giới. Trong thời gian thực tập không dài nhưng được sự chỉ bảo và giúp đỡ nhiệt tình của các cô giáo, chú, anh, chị cán bộ của Trung tâm, chúng em đã học hỏi được rất nhiều kiến thức trong thực tiễn. Qua đây, chúng em xin gửi lời cám ơn trân trọng nhất tới Ban giám đốc Trung tâm, tới các cô chú trưởng, phó các phòng, các cô chú, anh chị cán bộ của Trung tâm. NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ĐIỂM: Bằng số: …………………… Bằng chữ: …………………. MỤC LỤC