Báo cáo thực tập tại Trung tâm thông tin tư liệu thuộc viện khoa học và công nghệ Việt Nam

Lời nói đầu Chúng ta đang sống trong một xã hội bùng nổ thông tin,thông tin đóng vai trò rất quan trọng trong sự nghiệp phát triển của mỗi quốc gia .Nhưng để có được thông tin một cách nhanh tróng kịp thời và chính xác thì điều đó còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố mà con người đóng vai trò chủ đạo .Chính nhờ vào sự phát triển không ngừng của khoa học mũi nhọn ,như ngành khoa học côngnghệ thông tin và sự ra đời của máy tính điện tử đã đưa con người đến với nền kinh tế của thông tin và tri thức tạo ra một bước tiến mới trong xã hội loài người Công nghệ thông tin có tác dụng trực tiếp tới hầu hết các quốc gia trên thế giới Việt Nam cũng là một trong những quốc gia có nền công nghệ thông tin phát triển rất mạnh.Nhà nước tađã có nhiều chính sách ưu đãi cho sự phát triển công nghệ thông tin tạo điều kiện để nước ta trở thành nước có nền thông tin phát triển trong khu vực cũng như trên thế giới Trong công cuộc cạnh tranh hiện nay khi nhân loại đã tiến vào thế kỷ XXI khoa học và công nghệ được sử dụng như một nguồn sinh lực cơ bảnnhất tạo ra một năng lực cạnh tranh của mỗi quốc gia.Đây chính là cơ hội và đồng thời cũng chính là thách thức đối với nền khoa học và công nghệ của nước ta. Trung tâm TTTL thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam là một trung tâm có quy mô lớn và đóng vai trò quan trọng của nhà nước.Qua kỳ thực tập tại trung tâm được sự quan tâm chỉ bảo tận tình của các cô chú trong trung tâm và sự giúp đỡ của các thầy cô giáo Trường đại học dân lập Đông Đô em xin trình bày những hiểu biết của em về trung tâm.Do thời gian thực tập không nhiều và những hạn chế của bản thân bản báo cáo này không tránh khỏinhững khiếm khuyết em mong nhận được sự góp ý của cấc cô chú trong trung tâm và của các bạn để bài báo cáo của em hoàn thiện hơn Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên thực tập Vũ Thị Hiên Phần I Nghiên cưú khảo sát trung tâm thông tin tư liệu thuộc Viện Khoa học và Công nghệ việt nam I. Giới thiệu chung về Viện Khoa học và Công nghệ việt nam. 1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển Ngay từ nững năm đầu thập kỷ 60 của thế kỷ XX đảng và chính phủ đã có chủ trương xây dựng một trung tâm khoa học quốc gia .Viện nghiên cứu Khoa học Tự nhiên đã được xây dựng ở Nghĩa Đô năm 1975 với nghị định 118/CP của chính phủ Viện khoa học Việt Nam đã được thành lập trên cơ sở Viện nghiên cứu khoa học tự nhiên .Viện có nhiệm vụ nghiên cứu hầu hết các lĩnh vực khoa học tự nhiên để phục vụ nhu cầu phát triểnkinh tế của đất nước .Lúc này viện khoa học Việt Nam là cơ quan khoa hoc lờn nhất của cả nước,phát triểntheo hướng xây dựng thành viện hàn lâm khoa học Việt Nam như nghị quyết 37 của bộ chính trị .Cùng với sự phát triển của đất nước viện khoa hoc Viêt Nam đã đẩy mạnh và mở rộng ra các hướng nghiên cứu mới.Nhiều viện chuyên nghành nhiều trung tâm phòng nghiên cứu mới đã được thành lập . Để đáp ứng nhu cầu phát triển ngày càng cao của xã hội phù hợp với cơ chế quản lý mới .Viện khoa học Việt Nam đã được tổ chức lại thành trung tâm khoa học tự nhiên và Công nghệ quốc gia theo nghị định 24/CP của chính phủ.Đây là tổ chức Khoa Học Công Nghệ lớn nhất của cả nước về lĩnh vực nghiên cứu Khoa Học Tự Nhiên và Triển Khai Công Nghệ Trung tâm KHTNvà CNQG là cơ quan trực thuộc chính phủ,hoạt động theo quy chế riêng của thủ tướng chính phủ phê duyệt chịu sự quản lý của nhà nước của bộ khoa hoc công nghệ môi trường về hoạt động khoa học và công nghệ Theo nghị định của chính phủ số 27/2004/NĐ-CP ngày 16/01/2004 đổi tên Trung tâm KHTN&CNQG thành Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam. 2. Hoạt động chính của Viện Khoa học và công nghệ Việt Nam. - Trung tâm KHTN và CNQG hoạt động với quy mô lớn trên cả nước. - Thư viện quốc gia về KHTN và CNQG -Cơ quan phục vụ nnghiên cứu KHTN và triển khai công nghệ . -Cơ sở đào tạo về khoa học tự nhiên và công nghệ . -Cơ quan quản lý nghiên cứu khoa học tự nhiên và quản lý mạng lưới thông tin của viện . -Cơ quan quản lý về đăng ký kết quả nghiên cứu 3. Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của Viện khoa học và Công nghệ Việt Nam. a. Chức năng. Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam có chức năng tổ chức và thực hiện cấc hoạt nghiên cứu về khoa học tư nhiên và chuyển hướng theo hướng dẫn trọng điểmcủa nhà nước . b. Nhiệm vụ và quyền hạn . -Cung cấp nguồn tin đáp ứng nhu cầu tin tốt nhất cho cán bộ nghiên cứu trong và ngoài trung tâm -Tổ chức các hoạt động nghiên cứu về khoa học tự nhiên và công nghệ theo các hướng trọng điểmcủa nhà nước.Triển khai và ứng dụng các kết quảnghiên cứu và các công nghệ mới vào sản xuất và đời sống xã hội +Nghiên cứu những vấn đề khoa học cơ bản hiện đại làm cơ sởcho việc phát triển các hướng công nghệ mới. +Nghiên cứu tổng hợp về các nguồn tài nguyên thiên nhiên và điệu kiện tự nhiên của đất nước để xây dựng cơ sở khoa học cho việc lập quy hoạch phát triển kinh tế xã hội của cả nước và từng vùng lãnh thổ. +Ngiên cứu tạo ra những công nghệ mới sản phẩm mới nhằm nâng cao trình độ công nghệ của những nghành sản xuất quan trọng của đất nước. +Tham gia với các ngành các địa phương trong việc chuyển giaocông nghệ trong việc thẩm định các trình độ công nghệ xét duyệt luận chứng kinh tế. -Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho hoạt động nghiên cứu khoa học và triển khai công nghệ của trung tâm. -Tham gia đào tạo cán bô KH&CN đặc biệt là các cán bộ có trình độ cao -Tham gia việc hoạch định chính sách phát triển KH&CN của đất nước -Thực hiện hợp tác KH&CN với nước ngoài theo quy định hiện hành của nhà nước. 4. Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam Cơ cấu tổ chức của trung tâm gồm có 21 viện chuyên nghành với 252 phòng thí nghiệm, 9 phân viện có tư cách pháp nhân với một hệ thống trên 50 đài trạm quan trắc, trại thí nghiệm, 6 bảo tàng tự nhiên và một số doanh nghiệp trực thuộc. Ngoài ra còn có 16 ttổ chức KH&CN hoạt độn theo nguyên tắc tự trang trải về hành chính và một doanh nghiệp nhà nước thành lập theo quyết định số 68/1998/QD-TT của chính phủ trực thuộc viện nghiên cứu chuyên ngành. Trung tâm có dội ngũ cán bộ gồm 2373 cán bộ biên chế, 538 cán bộ là tiến sỹ, 108 tiến sỹ khoa học, 60 giáo sư, 160 phó giáo sư, có1200 cán bộ có trình độ đại học. Hệ thống các cơ sơ nghiên cứu khoa học của trung tâm bao gồm các viện chuyên ngành, trung tâm nghiên cứu khoa học và phòng nghiên cứu khoa học trực thuộc hoạt động tại Hà Nội, TP HCM, Đà Lạt, Nha Trang và nhiều trạm trại, đài quan sát trên nhiều vùng đât nước. * Hội đồng trung tâm có nhiệm vụ và quyền hạn sau. -Thảo luận và quyết định các phướng hướng quy hoạch vả kế hoạch phát triển các ngành khoa học và chuyển nhượng của trung tâm. -Quyết định kế hoạch nghiên cứu và triển khai khoa học và chuyển nhượng hàng năm của trung tâm, phân bổ kinh phí nghiên cứu khoa học do ngân sách cấp cho trung tâm -Kiểm tra việc thự hiện các nghị quyết và quyết định của hội đồng trong phạm vi toàn trung tâm -Quyết định đặt ra và xét tặng giải thưởng khoa học của toàn trung tâm -Lãnh đạo trung tâm là giám đốc của Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam chịu trách nhiệm trước chính phủ về mọi hoạt động của trung tâm -Các đơn vị trực thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam bao gồm các viện chuyên ngành sau: +Viện toán học +Viện vật lý +Viện hoá học +Viẹn cơ học +Viện công nghệ thông tin +Viện vật lý địa cầu +Viện công nghệ hoá học +Viện hoá học và các hợp chất thiên nhiên +Viện sinh thái và tài nguyên sinh vật +Viện hải dương học +Viện sinh học nhiêt đới +Viện công nghệ sinh học +Viện cơ học ứng dụng +Viện khoa học vật liệu +Viện địa chất +Viện kỹ thuật nhiệt đới +Viện địa lý +Viện công nghệ môi trường +Trung tâm thông tin tư liệu +Bảo tàng thiên nhiên Việt Nam +Nhà xuất bản khoa học tự nhiên và công nghệ * Cơ quan chức năng trợ giúp cho giám đốc bao gồmcác cơ quan sau -Văn phòng -Ban kế hoạch tài chính -Ban hợp tác quốc tế -Ban tổ chức cán bộ -Ban thanh tra -Trung tâm thông tin tài liệu Tóm lại :Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam có vai trò quan trọng trong sự nghiệp phát triển kinh tế của đất nước để nước ta trở thành nước có nền công nghệ thông tin phát triển. Được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước trong những năm qua Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam đã có những bước tiến đáng kể trong quá trình hoạt động nghiên cứu và triển khai ứng dụng khoa học góp phần tich cực trong việc thúc đẩy đất nước đi lên trong quá trình hội nhập với các nước trong khu vực và trên toàn thế giới. II.Trung tâm thông tin tài liệu (TTTL) Giới thiệu khái quát về trung tâm TTTL 1. Lịch sử hình thành và phát triển Thông tin khoa học và công nghệ đóng vai trò quan trọng trong sự nghiệp nghiên cứu khoa học,nên ngay sau khi Viện Khoa học và Công nhghệ Việt Nam thành lập năm 1975 ban lãnh đạo viện khoa học Việt Nam đã ra quyết định thành lập phòng Thông tin tư liệu nằm trong khối chức năng của viện vào năm 1976. Năm 1982 căn cứ vào yêu cầu phát triển trong lĩnh vực hoạt động thông tin khoa học và kỹ thuật của viện khoa học Việt Nam .Trung tâm thông tin khoa học được thành lập trên cơ sở phòng thông tin tài liệu .Trung tâm thông tin khoa học là cơ quan thông tin khoa ọc đầu nghành của viện khoa học Việt Nam có chức năng làm thông tin khoa học phục vụ công tác nghiên cứu khoa học của viện .Thời kỳ này trung tâm thông tin khoa học có hai bộ phận chính ,phòng thông tin phòng thư viện lưu trữ và một tổ hành chính tổ chức Trong thời kỳ công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước đeer phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ và hướng phát triển của Viện Khoa học và Công nghẹ Việt NamTháng 7/1993 giám đốc Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam có quyết định chuyển trung tâm thông tin khoa học thành trung tâm thông tin tư liệu thuộc trung tâm KH&CN quốc gia nay là Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam.Đây chính là một hệ thống thông tin quan trọng trong hệ thống thông tin quốc gia 2.Chức năng và nhiệm vụ của trung tâm TTTL Trung tâm TTTL là một cơ quan thông tin đầu nghành của Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam và là một trong những đâù mối quan trọng trong mạng lưới thông tin quốc gia .Trung tâm TTTL có chức năng và nhiệm vụ chính là: -Giúp ban lãnh đạo Viện Khoa họcCông nghệ Việt Nam thống nhất quản lý mạng lưới thông tin tài liệu và khoa học công nghệ ,thu thập lưu trữ ,xử lý và phổ biến. +Phục vụ tài liệu khoa học và công nghệ ở dạng sách,tạp chí tập san và các vật mang tin khác cho các nhà nghiên cứu khoa học củaViện Khoa học Công nghệ Vệt Nam. +Cung cấp các thông tin mới vềthành tựu khoa học và công nghệ cho lãnh đạo cán bộ khoa học và công nghệ thuộc Viện Khoa học và Công nghệViệt Nam +Thực hiện cấc đề tài nghiên cứu về nghiệp vụ nhằm nâng cao tiềm lực thông tin khoa học và công nghệ của Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam +Nghiên cứu xây dựng dự báo chiến lược và quản lý khoa học . +Tổ chức biên tập ,in ấn, xuất bản và phát hành các ấn phẩm KH&CN của Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam theo đúng luật xuất bản và những quy định về bảo mật của nhà nước +Thực hiện các dịch vụ về thông tin sở hữu trí tuệ ,dịch thuật ,tổ chức triển lãm hội thảo khoa học ,quảng cao các sản phẩm KH&CN của cá đơn vị trực thuộc Viện Khoa học và Công nghệViệt Nam. +Tổ chức công tác thong tin tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng. Trong suốt những năm qua trung tâm TTTL luôn hoàn thành những nhiệm vụ chức năng được giao để đáp ứng cho nhu cầu phát triẻen ngày càng lớn mạnh củaViện Khoa học và Công nghệ Việt Nam.Trung tâm TTTL dã có những đóng góp lớn vào hoạt đông của nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ củaViên Khoa học và Công nghệ Việt Nam.Từ chỗ chỉ có hai bộ phận chính đến nay trung tâm thông tin tư liệu đã tổ chức được 12 phòng ban bộ phận chuyên môn nghiệp vụ . Giám đốc trung tâm TTTLcó những trách nhiệm sau: +Chịu trách nhiệm trước giám đốc Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam về mọi mặt hoạt động của TTTL.Quản lý toàn diện các mặt tổ chức cán bộ kế hoạch chế độ tài chính kế toán và cơ sở hạ tầng của của cơ quan . +Chiu trách nhiệm trước giám đốc Viện Khoa hoc và Công nghệ Việt Nam về việc định hướng chiến lược phát triển tiềm lực trung tâm thông tin KH&CNcủa trung tâmTTTL. +Phó giám đốc là người giúp việc cho gám đốc do giám đốc Viện miễn nhiệm vụ hoặc bổ xung theo đề nghị của giám đốc trung tâm TTTL khi giám đốc vắng mặt uỷ quyền . +Hợp đồng trung tâm TTTL do giám đốc Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam ký quyết định thành lập hoặc bãi nhiệm trên cơ sở đề nghị của giám đốc trung tâm TTTL. *Vấn đề đặt ra : Ngày nay khoa học và công nghệ đã trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hoá -hiện đại hoá đất nước trung tâm phải có mục tiêu phát triển khoa học và công nghệ nhằm cung cấp cơ sở khoa học cho các quuyết định chủ trương chính sách quy hoạch dự án đầu tư.Đẩy mạnh quá trình đổi mới naang cao trình độ công nghệ trong nền kinh tế một cách có trọng điểm ,xây dựng và phát triển năng lực khoa học công nghệ để làm chủ khoa học công nghệ nhập mới chuẩn bị cho sụ phát triển đất nước bước vào thế kỷ mới 3. Những hoạt động của trung tâm TTTL +Thu thập và tuyên truyền phổ biến thông tin KH & CN nhằm phục vụ hiệu quả cho công tác nghiên cứu và triển khai công nghệ. +Lưu trữ các kết quả nghiên cứu, điều tra tổng hợp các chương trình đề tài do Viện Khoa học Công nghệ Viẹt Nam chủ trì hoặc tham gia thực hiện xuất bản các ấn phẩm. +Cung cấp các dịch vụ soạn thảo văn bản in ấn và nhân bản các tài liệu KH &CN, tìm kiếm thông tin Hợp tác quốc tế nhằm nâng cao tiềm lực xử lý và kỹ thuật của trung tâm 4. Cơ cấu tổ chức của trung tâm TTTL Cơ cấu tổ chức của trung tâm TTTL được thiết kế theo hệ thống phân cấpgồm 12 phòng ban bộ phận chuyên môn nghiệp vụ. Đội ngũ cán bộ của trung tâm gồm 52 cán bộ, trong đó có 5 tiến sỹ, 7 thạc sỹ và trên 37 cán bộ có trình độ đại học. (Xem sơ đồ phụ lục 2) * Hệ thống tư vấn Tư vấn cho giám đốc trung tâm TTTL trong việc lãnh đạo và điều hành hoạt động trung tâm các bộ phận sau: - Trung tâm TTTLKH & CNQG - Hội đồng khoa học trung tâm TTTL - Chi uỷ trung tâm TTTl - Ban thanh tra nhân dân TTTL *Hệ thống nghiệp vụ bao gồm 12 phòng ban như sau: 1. Phòng quản lý tổng hợp -Có chức năng giúp đỡ giám đốc quản lý về mặt hoạt độn của trung tâm -Trưởng phòng quản lý tổng hợp có trình độ từ chuyên viên trở lên 2. Phòng sở hữu công nghiệp -Tổ chức quản lý mạng lưới dịch vụ tư liệu Patent trong Viện Kha học và Công nghệ Việt Nam, cung cấp các dịch vụ Patent ch các đề án, các chương trình nghiên cứu -Thu thập tư liệu và giải pháp kỹ thuật, làm thủ tục đăng ký với cơ quan nhà nước, bảo vệ quyền tác giả -Xuất bản phổ biến chọn lọc lưu trữ và khai thác các tư liệu Patent 3. Phòng thư viện -Bao gồm 20.000 đầu sách và 15.000 tạp chí... -Cơ sở dữ liệu của thư viện trong trung tâm TTTl Gồm các CSDL sau: +CSDL SCIDOC +CSDL điêu tra cơ bản +CSDL STDOC +CSDL TBL 4. Phòng thông tin KH&CN -Biên tập các bản tin chọn lọc về KH&CN -Cung cấp thông tinKH&CN cho lãnh đao và cán bộ nghiên cứu thuộc trung tâm KHTN &CNQG -Tin học hoá các kết quả nghiên cứu , điều tra ,khảo sát được thực hiện ởViện Khoa học và Công nghệ Việt Nam. 5. Phòng lưu trữ tư liệu. 6. Phòng tạp chí KH. 7. Phòng quản lý xuất bản. 8. Ban nghiên cứu dự báo chiến lược KH. 9. Ban lịch nhà nước. 10. Phòng tư liệu điện. 11.Chương trình thông tin quy hoạch và tài nguyên môi trường . 12.Bộ phận thông tin tài nguyên moi trường. Dây truyền xử lý thông tin của trung tâm thông tin tư liệu . I . Tổ chức nguồn lực thông tin 1. Nguồn lực thông tin. Trung tâm thông tin tư liệu là một trung tâm thông tin có quy mô lớn và đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin khoa học cho cán bộ nghiên cứu khoa học .Tài liệu của trung tâm chủ yếu được xây dựng từ các nguồn . +Nguồn kinh phí của nhà nước +Nguồn trao đổi +Nguồn biếu tặng +Nguồn tài liệu nội sinh +Nguồn điện tử 1.1Nguồn kinh phí của nhà nước Hàng năm trung tâm TTTL nhận được mộyt khoản từ 3 đến 4tỷ đồng do nhà nước cấp để bổ xung các nguồn tài liệu trong và ngoài nước.Đây là nguồn bổ xung tài liệu quan trọng nhất . 1.2 Nguồn trao đổi Cùng với các cán bộ nghiên cứu trong trung tâm hàng năm hàng năm xuát bản ra các tài liệu dạng sách hoặc tạp chí chuyên nghành nên trung tâm đã có mối liên hệ trao đổi với các viện hàn lâm khoa học các nước hay các tổ chức phi chính phủ để nguồn tại liệu của trung tâm thêm phong phú. 1.3 Nguồn biếu tặng Đây là nguồn tài liệu rất dồi dào và có giá trị từ các tổ chức như quỹ châu á, quỹ UNESCO, các đại sứ quán của các nước như Pháp, Đức, hãng dược phẩm Baie và nhiều nhà khoa học Việt kiều yêu nước khác 1.4 Nguồn tài liệu nội sinh (Tài liệu xám) Đây là tài liệu có tầm quan trọng với hàng trăm đề tài nghiên cứu khoa học cơ bản, các loại tài liệu như đề tài, dự án, các hội nghị hội thảo, các kết quả nghiên cứu, các báo cáo khoa học tại các hội nghị hội thảo Nội dung tài liệu này có ý nghĩa rất lớn giúp cho các nhà nghiên cứu , quản lý tiết kiệm thời gian trong công tác. 1.5 Nguồn tin điện tử +Bao gồm các đĩa CD-ROM, các CSDL trong đĩa mềm và các CSDL khác +Trung tâm đã nối mạng intranet và Internet +Tổ chức tìm tin trực tuyến (online) 2. Mô hình tổ chức - Theo chủ đề ngành nghề : Bao gồm các lĩnh vực khoa học cơ bản, khoa học ứng dụng và khoa học tự nhiên. - Theo diện phục vụ : Phục vụ các chương trình nghiên cứu khoa học cấp bộ, phục vụ các đề tài cấp cơ sở. Đối tượng phục vụ bao gồm các giáo sư, tiến sỹ và các cán bộ nghiên cứu khác. 3. Các công đoạn tổ chức nguồn lực thông tin Nguồn tài liệu được chia thành 3 nhóm : - Nguồn tài liệu trên giấy - Nguồn tài liệu điện tử - Các nguồn tại liệu khác 3.1 Nguồn tại liệu trên giấy + Tài liệu công bố + Tài liệu không công bố * Tài liệu công bố Là tài liệu được xuất bản như sách, báo, tạp chí... Tài liệu công bố chiếm tỷ lệ cao hơn rất nhiều so với tài liệu không công bố Tài liệu của trung tâm TTTL dạng sách hiện nay trong kho có khoảng 2.500 tên sách. Ngoài ra còn có tạp chí và các ấn phẩm kế tiếp, 1.240 tên báo tạp chí * Tài liệu không công bố Là tài liệu như đề tài các kết quả nghiên cứu, báo cáo khoa học của hội nghị hội thảo. Dối tượng phục vị hẹp hơn so với tài liệu công bố Tài liệu công bố được lưu trữ tại trung tâm TTTL gồm có 8.000 báo cáo khoahọc, 200 bản đồ, 800 luận án 3.2 Nguồn tài liệu điện tử Bao gồm các băng video, đĩa CD-ROM và các CSDL do trung tâm xây dựng và mua về Những CSDL do trung tâm xây dựng - CSDL SELDOC: Đây là các bài báo với tổng số biểu ghi là10.000 biểu được xây dựng từ năm 1993 - CSDL diều tra cơ bản : Có hơn 1.000 biểu ghi được xây dựng từ năm 1999 - CSDL STDOC: Đây là loại CSDL tập hợp kết quả nghiên cứu khoa học của cán bộ nghiên cứu với tổng số biểu ghi là 5.500 biểu được xây dựng từ năm 1994 -CSDL bản đồ: Tập hợp các bản đồ công trình Tây Nguyên, lưu trữ biểu đồ tại phòng khoa học có 660 biểu ghi được xây dựng từ năm 1999 - CSDL tạp chí mục lục: Các bài đăng trong tạp chí được nhập về thư viện với tổng số biểu ghi là 11.000 biểu ghi được xây dựng từ năm 1998 - CSDL sách: Đây là CSDL thể hiện các sách có trong thư viện với khoảng 20.000 biểu ghi xây dựng từ năm 1997 - CSDL về thông tin khoa học và an toàn hoáa chất : Thông tin dữ liệu và quản lý các chất hoá học với 1000 biểu ghi được xây dựng từ năm 1999 - CSDL về thông tin đánh giá hiện trạng môi trường các vùng kimh tế xã hội Việt Nam : Đây là CSDL từ các cơ quan nhà nước về môi trường với tổng số biểu ghi là 3.000 Tất cả các CSDL trên đều được cập nhật một cách thường xuyên. 3.3 Các tài liệu khác Trung tâm lưu trữ khoảng 600 CD-ROM,ảnh tư liệu và các băng video và các tài liệu khác. 4.Xử lý tài liệu -Xử lý tài liệu được thực hiện theo hai bước là: +Xử lý hình thức +Xử lý nội dung -Việc xử lý tài liệu thông tin của trung tâm do các phòng đảm nhiệm là: +Phòng thông tin khoa học +Phòng lưu trữ +Thư viện -Thủ tục thông tin bao gồm +Phân loại tài liệu +Xử lý tài liệu +Tóm tắt tài liệu +Nhập CSDL 5.Lưu trữ và bảo quản thông tin tại trung tâm Trong trung tâm TTTLtài liệu được lưu trữ và sắp xếp như sau -Phòng thư viện lưu trữ các tài liệu công bố -Phòng lưu trữ thì lưu trữ các tài liệu không công bố như luận án ,kết quả nghiên cứu khoa học và các tài liệu khoa học khác . -Phòng lưu trữ và phòng tư liệu biển lưu trữ 2 tài liệu công văn giấy tờ và các tài liệu khoa học 6.Tìm tin Tìm tin là một quá trình phổ biến trong hoạt động thông tin nhằm mục đích cung cấp thông tin cho người sử dụng tin .Quá trình tìm tin ở trung tâm chủ yếu là tìm kiếm các tài liệu cấp 1,các tài liệu hướng dẫn và các tài liệu là số liệu cụ thểhay số liệu đã được phân tích tổng hợp .Tại trun tâm có 2 hình thức tìm tin chủ yếu là: +Tìm theo phương thức thủ công +Tìm theo phương thức hiện đại 7.Phục vụ và cung cấp thông tin của trung tâm Trung tâm TTTLlà một trung tâm thông tin có quy mô lớn ,đối tượng dùng tin là những cán bộ nghiên cứu khoa học nên việc phục vụ và cung cấp thông tin đưọc phân theo các mức sau +Phục vụ cho các công trình nghiên cứu khoa học cấp nhà nước +Phục vụ cho các đề tài nghiên cứu cấp bộ +Phục vụ cho các đề tài cấp cơ sở thuộc viện chuyên nghành Ngoài ra trung tâm TTTL còn cung cấp tài liệu đặc biệt với thông tin có chọn lọc chủ yếu thông qua đuờng bưu điện theo những địa chỉ mà người dùng tin gửi đến,hay thông qua fax,hoặc Email.Bên cạnh đó còn phục vụ bạn đọc trong và ngoài trung tâm nhưng phải có giấy gới thiệu của cơ quan. II.Các sản phẩm và dịch vụ thông tin của trung tâm TTTL 1. Các tạp chí khoa học chuyên ngành +Tạp chí toán học +Tạp chí hoá học +Tạp chí vật lý +Tạp chí sinh học +Tạp chí địa chất +Tạp chí tin học và điều khiển học +Tạp chí khoa học và trái đất +Việt Nam Juanal Mathematic +Comuniation in Phyics procecding. 2. Các ấn phẩm thông tin +Thông tin sở hữu trí tuệ +Thông tin kha học và công nghệ +Tổng luận 3. Các CSDL +CSDL SELDOC +CSDL STDOC +CSDL ĐTCB +CSDL bản đồ +CSDL Sách +CSDL Tạp chí +CSDL bài báo bằng tiếng nước ngoài +CSDL về biển 4. Trang chủ Hiện nay trung tâm TTTL đang xây dựng trang web của trung tâm .Trang web này được coi như cẩm nang bách khoa giới thiệu các thông tin trong trung tâm một cách hệ thống rát thuận tiện cho việc tra cuéu tìm tin đạt kết quả cao .Thông qua trang web này nhằm giới thiệu với người dùng tin nguồn lực thông tin của trung tâm. *Các dịch vụ của trung tâm +Dịch vụ tìm tin +Dịch vụ trao đổi thông tin +Dịch vụ hỏi đáp thông tin +Dịch vụ sử dụng Internet +Dịch vụ tư vấn thông tin +Tổ chức in ấn tài liệu nhân bản + Các dịch vụ khác như quay phim ,chụp ảnh ,sao chụp tài liệu Phần II Những đúc kết và thu hoạch về thực tiễn trung tâm TTTL của bản thân qua thực hành về công tác thông tin tư liệu 1. Nhận xét chung Qua thời gian thực tâp tại trung tâm TTTL thuộc viện khoa học học và công nghệ Việt Nam dưới sự giúp đỡ của các cô chú trong trung tâm về thực tế mô hình tổ chức thông tin tư liệu của trung tâm em thấy trung tâm TTTL thuộc viện khoa học công nghệ Việt Nam là một trun tâm thông tin có vai trò rất quan trọng trong mạng lươí thông tin quốc gia.Tại đây em đã được vận dụng rất nhiều kiến thức đã học vào thực tế. *Ưu điểm: Trung tâm TTTL là một trung tâm thông tin mang tầm cỡ quốc gia về thông tin khoa học và công nghệ . Về cơ sở vật chất của trung tâm nhìn chung là tương đối đầy đủ từ cơ sở hạ tầng đến các trang thiết bị máy móc hiện đại .Trung tâm đã tran bị được một hệ thống máy móc hiện đại .Trung tâm đã trang bị một hệ thống máy tính ở hầu hết các phòng .Các máy tính được nối mạng cục bộ với nhau để truy cập tài liệu trong trung tâm .Ngoài ra trung tâm còn nối mạng intranet và internet ,trung tâm còn trang bị các thiết bị sao chụp tài liệu khác Nguồn tài liệu trong trung tâm rất phong phú về các ngànhkhoa học và được lựa chọn bổ xung một cách có chọn lọc và chủ động . Ngoài việc duy trì bổ xung các tài liệu truyền thống còn xây dựng cá tài liệu mới như các CSDL các CD-Rom và các tài liệu được lấy trên intẻnet,một số CSDL luôn được cập nhật thường xuyên giúp cho việc sử dụng thông tin một cách dễ dàng hơn. trung tâm luôn áp dung các công nghệ thông tin mới vào sử lý công việc nên đạt được kết quả rất lớn như việc áp dụng phần mềm ISI để quản lý thông tin,phần mềm window để xử lý văn bản phần mềm SEIDOC STDOC ,ĐTB để xây dựng cập nhật và khai thác các CSDL. Đội ngũ cán bộ thông tin khoa học và cong nghệ đã được đào tạo chuyên sâu có nghiệp vụ chuyên môn cao có lòng yêu nghề và say mê trong công việc. Bên cạnh đó các cộng tác viên có trình độ chuyên môn và có kingh nghiệm, khả năng xử lý nhanh về chất lượng các nguồn tin tạo ra ,các sản phẩm và dịch vụ thông tin mang lại hiệu qủa cao Các sản phẩm dich vụ thông tin của trung tâm rất đa dạng và phong phú đặc biệt là các tài liệu do chính cơ quan làm ra Các cơ sở dữ liệu ngày càng tăng và được hoàn thiện hơn về số lượng cũng như chất lượng Thực hiện tốt chủ trương của nhà nước về tin học hoá trong các phòng ban * Nhược điểm: Đây là một trung tâm chuyên về các lĩnh vực khoa học tự nhiên nên phần lớn làm việc tại trung tâm là các cán bộ chuyên nghành về khoa học kỹ thuật chưa được đào tạo chuyên sâu về lĩnh vực tin học Do ngân sách nhà nước cấp hàng năm chưa nhiều nên nguồn tài liệu bổ xung hàng năm còn hạn chế,đặc biệt là các nguòn tài liệu gốc vẫn còn phụ thuộc vào nguồn tài liệu trao đổi và biếu tặng Chất lượng nhiều CSDLcòn han chế và chưa được cập nhật kịp thời Các trang thiết bị chưa được hiện đại hoá đồng bộ Các sản phẩm dịch vụ thông tin nhiều nhưng chất lượng còn hạn chế chưa đáp ứng đủ nhu cầu thông tin của người dùng tin Chưa xây dựng được nhiều các CSDL,nhất là các CSDL về các dạng sách Việc lấy thông tin trên internet còn nhiều bất cập do nguồn kinh phí hạn chế và khẳ năng truy cập của người lấy tin Việc phân bố các ban ngành còn nhiều sự chồng chéo 2.Kiến nghị và đề xuất Dưới góc độ là một sinh viên qua thời gian thực tập tại trung tâm em thấy trung tâm TTTL thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam có một vai trò rất quan trọng trong mạng lưới thông tin quốc gia em xin có một vài ý kiến đóng góp sau Trung tâm phải gắn kết nghiên cứu với thực tiễn hướng dẫn khích lệ thông qua các chính sách điều tiết vĩ mô tăng cường tính chủ động đổi mới ,xác định nhiêm vụ của từng khâu trong hoạt động Trung tâm cần hoàn thiện hơn nữa về cơ cấu tổ chức giữa các phòng ban Về nguồn lực thông tin trung tâm cần đầu tư hơn nữa tới các nguồn tin quan trọng nước cũng như ngoài nước, các tài liệu hội thảo, hội nghị ,báo cáo các kết quả ngiên cứu .Đặc biệt cập nhật thông tin thường xuyên từ các nguồn thông tin bổ xung trên các CSDL Về chiến lược phát triển thông tin :Cần xây dựng thêm các CSDL để phục vụ cho người dùng tin nhanh nhất chính xác nhất Đẩy mạnh nâng cao trình độ ngoại ngữ cho cán bộ nhân viên trong trung tâm Thường xuyên tổ chức điều tra nhu cầu tin của người dùng tin trong và ngoài cơ quan để đưa ra phương hướng bổ xung tài liệu phục vụ cho nhu cầu tin của người dùng tin tốt hơn Luôn áp dụng công nghệ thông tin để xây dựng và quản lý các CSDL Xây dựng thư viện điện tử trong trung tâm để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của người dùng tin Mở rộng và phát triển các hoạt động quảng cáo giới thiệu các sản phẩm mới của trung tâm ,tạo mối quan hệ thông tin hai chiều Cần tăng cường khai thác thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng như internet Có những chính sách thoả đáng cho cán bộ công nhân viên trong trung tâm để họ yên tâm công tác tốt Cần có phương hướng chiến lược phát triển thông tin trong những năm tới để thực hiện công nghiệp hoá-hiện đại hoá đất nước ,trung tâm cần lấy việc phục vụ đáp ứng nhu cầu tin của công cuộc đổi mới là mục tiêu và động lực phát triển trong một xã hội bùng nổ thông tin như hiện nay. Trong thời gian qua được sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của cán bộ trung tâm TTTL thuộc Viện Khoahọc và Công nghệ Việt Nam em đã có được rất nhiều những kiến thức về thông tin học và quản trị thông tin . Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo và các cô chú cán bộ trng trung tâm TTTL đã giúp em hoàn thành bản báo cáo thực tập này. Hà Nội ngày 28 tháng 02 năm 2004 Sinh viên thực tập Vũ Thị Hiên Phụ lục 1: Sơ đồ tổ chức trung tâm KHTN & CNQG (Theo Nghị định 24/CP ngày 22/5/1993) giám đốc trung tâm KHTN & CNQG Hội đồng trung tâm KHTN & CNQG Viện Toán học Viện Công nghệ thông tin Viện Cơ học Viện Cơ học ứng dụng Viện Vật lý Viện Hoá học Viện Hoá học các hợp chất thiên nhiên Viện Công nghệ hoá học Viện Sinh thái và tài nguyên sinh vật Viện Công nghệ sinh học Viện Sinh học nhiệt đới Viện Địa lý Viện Địa chất Viện Vật lý địa cầu Viện Hải dương học Viện Khoa học vật liệu Viện Kỹ thuật nhiệt đới Viện Công nghệ và môi trường Trung tâm Thông tin tư liệu Bảo tàng thiên nhiên Việt Nam NXB Khoa học và Công nghệ Văn phòng Văn phòng tại TP HCM Ban kế hoạch tài chính Ban tổ chức cán bộ Ban hợp tác quốc tế Ban thanh tra Trung tâm TTTL Các doanh nghiệp khoa học công nghệ sản xuất Ghi chú: Đường lãnh đạo Đường phối hợp Đường tư vấn Phụ lục 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Trung tâm TTTL lãnh đạo NCST Trung tâm thông tin Chi uỷ ISI Hội đồng khoa học Ban CHCĐ lãnh đạo ISI Ban Thanh tra Thư viện khoa học Lưu trữ TLKH Thông tin môi trường Thông tin KH&CN Tạp chí Khoa học Lưu trữ tư liệu biển Phòng QLTH Ban lịch Nhà nước Chương trình thông tin quy hoạch vùng Sở hữu trí tuệ Quản lý xuất bản Dự báo KHCN Chú thích: Đường lãnh đạo Đường tư vấn Đường phối hợp Phụ lục 3: Sơ đồ nguồn lực thông tin KHCN tại ISI Nguồn lực thông tin KHCN Tài liệu dạng khác Tài liệu dạng giấy Tài liệu dạng điện tử Băng video ảnh tư liệu Tài liệu không công bố Tài liệu công bố CD-ROM (300) CSDL (10) Băng từ (50) Tài liệu tra cứu (2000) Kết quả NCKH (6000) Luận án (200) Bản đồ (200) Báo (73) Tạp chí (1280) Sách (21500) Phụ lục 4: Mô hình sản phẩm và dịch vụ thông tin của ISI Sản phẩm và dịch vụ thông tin của ISI Dịch vụ thông tin Sản phẩm thông tin Dịch vụ INTERNET Cung cấp TL Phổ biến TT chọn lọc Trang chủ 8 CSDL 10 tạp chí 7APTT Trao đổi TT Dịch vụ tìm tin Tư vấn thông tin bộ giáo dụcvà đào tạo trường đại học dân lập đông đô khoa thông tin học và quản tri thông tin : .........................o0o............................ báo cáo thực tập tốt nghiệp cơ quan thực tập trung tâm thông tin tư liệu thuộc viện khoa học và công nghệ việt nam giáo viên hướng dẫn:th.S. nguyễn vĩnh quyên sinh viên thực hiện : vũ thị hiên lớp :tt7c khoá :2001-2004 Hà Nội-2004 mục lục lời nói đầu 1 phần i: Nghiên cứu khảo sát trung tâm tttl thuộc viện khoa học và công nghệ việt nam 2 I.Giới thiệu chung về Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam 2 1.Lịch sử hình thành và quá trình phát triển 2 2.Hoạt động chính của Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam 2 3.Chức năng và quyền hạn 3 4. Cơ cấu tổ chức của viện khoa học và công nghệ việt nam 4 II.Trung tâm thông tin tư liệu 6 1.Lịch sử hình thành và quá trình phát triển 6 2.Chức năng và nhiệm vụ của trung tâm thông tin tư liẹu 7 3.Những hoạt động chính của trng tâm thông tin tư liệu 8 4.Cơ cấu tổ chức của trung tâm thông tin tư liệu 9 dây truyền xử lý thông tin 10 I.Tổ chức nguồn lực thông tin của trung tâm thông tin tư liệu 10 1. Nguồm lực thông tin của Trung tâm thông tin tư liệu 10 2.Mô hình tổ chức của Trung tâm thông tin tư liệu 11 3.Các công đoạn tổ chức nguồn lực thông tin 11 4.Xử lý tài liệu của Trung tâm thông tin tư liệu 13 5.Lưu trữ và bảo quản thông tin tại Trung tâm thông tin tư liệu 13 6.Tìm tin 14 7.Phục vụ và cung cấp thông tin của trung tâm 14 II.Các sản phẩm và dịch vụ thông tin của trung tâm 14 1.Các tạp chí khoa học chuyên ngành 14 2.Các ấn phẩm thông tin 15 3.Các cơ sở dữ liệu 15 4.Trang chủ 15 Phần II: Những đúc kết và thu hoach về thực tiễn trung tâm thông tin tư liệu của bản thân 16 1.Nhận xét chung 16 2.Kiến nghị và đề xuất 17 Phần phụ lục Phụ lục 1: Sơ đồ tổ chức viện koa học và Công nghệ việt nam 19 Phụ lục 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của trung tâm thông tin tư liệu 20 Phụ lục 3: Mô hình sản phẩn và dịch vụ thông tin của trung tânm thông tin tư liệu 21 Phụ lục 4; Sơ đồ nguồn lực thông tin khọc công nghệ tại trung tâm thông tin tư liệu 22