Báo cáo thực tập tại Xí nghiệp in Hà Tây

h này. Phòng kế hoạch sản xuất Các phân xưởng sản xuất Khách hàng Phòng kế toán Kho Sơ đồ 1.2.1. Quá trình tổ chức hoạt động Với đặc trưng hoạt động kinh doanh chủ yếu theo đơn đặt hàng và gia công chế biến, khi ký hợp đồng với khách hàng đồng thời có ấn định ngày trả sản phẩm. Do quy mô sản xuất nhỏ nên thông thường tại ngày giao sản phẩm toàn bộ lô hàng sẽ được chuyển trực tiếp cho khách hàng mà không qua kho, chỉ với đơn đặt hàng lớn hàng hoá mới được lưu tại kho. Phạm vi hoạt động của Xí nghiệp in Hà Tây không rộng chủ yếu là trên địa bàn tỉnh, bạn hàng lớn của Xí nghiệp là Báo Hà Tây, Nhà xuất bản giáo dục. Ngoài ra còn các bạn hàng như Đài phát thanh truyền hình Hà Tây, chi nhánh Bảo Việt Hà Tây,... 1.2.2. Đặc điểm quy trình công nghệ. Quá trình sản xuất bắt đầu từ khi nhận được mẫu in, nội dung các loại ấn phẩm để tiến hành chế bản và kết thúc quá trình là những tờ báo, quyển sách,... Để phù hợp với quy trình công nghệ sản xuất, xí nghiệp tổ chức sản xuất thành 3 phân xưởng chính: Bộ phận chế bản, Phân xưởng in, Phân xưởng sách. 1.2.2.1. Bộ phận chế bản. Bộ phận này có chức năng cơ bản là thiết kế mẫu in, kiểm tra, chỉnh sửa mẫu in. Công việc của bộ phận này được chia thành hai công đoạn. Công đoạn một: Bộ phận vi tính thiết kế mẫu in trên máy vi tính, đồng thời kiểm tra, sửa lỗi trên máy rồi in ra tờ can vi tính, chuyển cho công nhân bình bản. Công đoạn hai: Công nhân bình bản nhận tờ can vi tính bình trên đế phim theo thứ tự màu in chỉ định rồi chuyển cho công nhân phơi bản. Đến lượt mình, công nhân phơi bản sẽ phơi và hiện bản bình trên các tấm kẽm chuyên dùng rồi chuyển cho phân xưởng in. Thiết kế kiểm tra Ra tờ can vt Phân xưởng in Công nhân phơi bản Công nhân bình bản Sơ đồ 1.2.2.1. Bộ phận chế bản. 1.2.2.2. Phân xưởng in. Phân xưởng in gồm phân xưởng máy in 1 và phân xưởng máy in 2. Nhiệm vụ chủ yếu của phân xưởng máy in là nhận bản kẽm từ công nhân phơi bản căn cứ lệnh sản xuất lên bản kẽm để tiến hành in. Phân xưởng in có số lượng công nhân nhiều nhất 23 công nhân với 5 máy in 8 trang, 1 máy in 4 trang trong đó có 2 máy in màu. Công nhân phân xưởng in căn cứ vào lệnh sản xuất để xác định số lượng in, số lượng màu in lấy giấy in, màu in tiến hành in. Sản phẩm hoàn thành được chuyển cho phân xưởng sách. Phân xưởng sách Phân xưởng in Bộ phận phơi bản Sơ đồ 1.2.2.2. Phân xưởng in. 1.2.2.3. Phân xưởng sách. Nhiệm vụ chủ yếu của phân xưởng này là hoàn thiện tờ in thành sản phẩm hoàn chỉnh. Công việc trong phân xưởng này bao gồm rất nhiều công đoạn nối tiếp theo dây chuyền, gồm 3 công đoạn chính: gấp, xén, đóng gói. Dưới đây là các công đoạn cụ thể hoàn tất việc sản xuất một tờ báo tại phân xưởng: Đóng Gập Dỗ đếm Kiểm tra Đóng bó Xén Sơ đồ 1.2.2.3. Công đoạn hoàn tất một tờ báo Các phân xưởng trong Xí nghiệp hoạt động gắn kết chặt chẽ với nhau đảm bảo mối liên hệ thống nhất và hiệu quả làm việc cao. 1.2.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy tại xí nghiệp. Với quy mô không lớn, công tác quản lý đòi hỏi phải gọn nhẹ, hiệu quả nhằm giảm thiểu tối đa chi phí quản lý, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Xí nghiệp in Hà Tây tổ chức bộ máy quản lý theo loại hình cơ cấu tổ chức quản lý một cấp. Các phòng ban, các bộ phận có liên hệ mật thiết với nhau và đặt dưới sự quản lý trực tiếp của ban giám đốc. Dưới đây là mô hình khái quát bộ máy quản lý: Ban giám đốc Phòng kế toán Phòng kế hoạch sản xuất Phòng nhân sự, HC, bảo vệ Bộ phận chế bản Phân xưởng sách Phân xưởng in Sơ đồ 1.2.3. Tổ chức bộ máy quản lý. Tổ chức bộ máy tại Xí nghiệp được chia thành 3 phòng ban: Phòng kế hoạch sản xuất, phòng tổ chức hành chính bảo vệ, phòng kế toán. Nằm ở vị trí quản lý cao nhất của Xí nghiệp là ban giám đốc, Ban giám đốc gồm 2 người Giám đốc và 1 Phó giám đốc. Giám đốc là người quyết định cuối cùng về việc điều hành mọi hoạt động trong Xí nghiệp theo các quy định Pháp luật của Nhà nước, các nghị quyết của đại hội công nhân viên, đồng thời đảm bảo Xí nghiệp làm ăn hiệu quả. Giám đốc là người đại diện trước Pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc, giúp giám đốc giám sát mọi việc đảm bảo hoạt động sản xuất được tiến hành theo đúng kế hoạch. Phòng kế hoạch sản xuất có trách nhiệm tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, ký hợp đồng, nhận mẫu hàng của khách. Sau đó tiến hành lập phiếu sản xuất đưa xuống cho các phân xưởng điều hành quá trình sản xuất và kiểm tra đảm bảo sản phẩm đủ số lượng và chất lượng trước khi giao lại cho khách hàng. Phòng tổ chức hành chính bảo vệ có nhiệm vụ tổ chức, điều hành, bố trí nhân sự cho Xí nghiệp đảm bảo đủ số lượng lao động cho quá trình sản xuất cũng như đưa ra một cơ cấu lao động hợp lý nhằm giảm thiểu chi phí mà hiệu quả cao. Phòng này đồng thời có nhiệm vụ bảo vệ tài sản của Xí nghiệp, đảm bảo thực hiện các nội quy, quy chế của Xí nghiệp, thực hiện an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ... Phòng kế toán có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép quá trình sản xuất, tính toán hiệu quả sản xuất cho Xí nghiệp trong kỳ. Phòng kế toán có vai trò quan trọng trong việc cung cấp các số liệu thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời về tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp cho các cơ quan chức năng như cơ quan Thuế, và ban giám đốc giúp quá trình quản trị nội bộ. Các báo cáo do phòng kế toán lập ra giúp phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp đồng thời đưa ra dự toán sản xuất phục vụ quản trị nội bộ. 1.3. Hệ thống kiểm soát nội bộ. Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các chính sách và thủ tục nhằm 4 mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động. Xí nghiệp in Hà Tây là một doanh nghiệp nhà nước nhỏ nhưng cũng duy trì được các yếu tố cơ bản nhất của hệ thống kiểm soát nội bộ để đảm bảo hoạt động hiệu quả. Xí nghiệp in Hà Tây xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ đảm bảo ngăn ngừa và giảm thiểu sai phạm. 1.3.1. Môi trường kiểm soát. Môi trường kiểm soát bao gồm tất cả các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tá động tới việc thiết kế hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Các yếu tố này được thể hiện trong Xí nghiệp in Hà Tây như sau: Về cơ cấu tổ chức, cơ cấu tổ chức hợp lý góp phần tạo môi trường kiểm soát tốt. Tại xí nghiệp in Hà Tây, bộ máy quản lý của xí nghiệp được tổ chức theo loại hình cơ cấu một cấp theo đó mọi hoạt động của xí nghiệp chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc xí nghiệpgiảm chi phí, có thể hiệu quả với một doanh nghiệp nhỏ, nghành nghề kinh doanh đơn giản. Theo mô hình này chỉ có giám đốc là người có trách nhiệm cao nhất giám sát mọi hoạt động tại đơn vị. Hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đạt được fụ thuộc chủ yếu vào vị giám đốc này. nếu giám đốc là người niêm khiết thì mọi hoạt động sẽ duy trì tốt, ngược lại sẽ là sự sai pham dây chuyền và có hệ thống. . Các phòng ban chức năng có sự phân chia rành mạnh về công việc: Phòng kế hoạch sản xuất có chức năng giúp giám đốc hoạch định kế hoạch sản xuất chung và kế hoạch sản xuất cụ thể cho từng đơn đặt hàng; Phòng kế toán dưới sự giám sát của giám đốc ghi chép mọi hoạt động kinh doanh của xí nghiệp; Phòng tổ chức hành chính bảo vệ có nhiệm vụ bảo vệ tài sản trong xí nghiệp, xem xét, sắp xếp lao động theo cơ cấu hợp lý nhất. Cả ba phòng ban này có nhiệm vụ riêng biệt tuy nhiên có sự kết hợp để đảm bảo hoạt động thống nhất. Về chính sách nhân sự, Nhân sự là yếu tố quan trọng trong bất kỳ một doanh nghiệp nào, trong hệ thống kiểm soát nội bộ nhân sự có vai trò không kém nó quyết định chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Xí nghiệp in Hà Tây cũng giống như bất cứ một đơn vị nào đều có chính sách nhân sự từ tuyển dụng, khen thưởng, kỷ luật. Theo như chính sách về lao động của xí nghiệp thì lao động được tuyển vào là người được đào tạo đúng nghành nghề, có trình độ trung cấp, cao đẳng, đại học tuy nhiên thực tế chỉ một số ít lao động tại các phân xưởng là có bằng trung cấp, cao đẳng còn lại chỉ là lao động phổ thông. Tại các phòng ban thì cán bộ có bằng cao đẳng đại học của các khối kinh tếTrình độ nhân sự không cao ảnh hưởng đến việc thực hiện các chính sách đảm bảo hệ thống kiểm soạt nộibộ đạt hiệu quả như ý. . Lao động mới được tuyển sẽ được thử việc từ 1 đến 3 tháng sau đó sẽ được ký hợp đồng từ 1 đến 3 năm rồi sẽ được chuyển sang hình thức hợp đồng lao động không xác địnhChưa từng có . Tuy nhiên nếu như người lao động vi phạm kỷ luật thì sẽ bị chuyển xuống ký hợp đồng có thời hạn với thời gian thử thách là 1 năm, thực tế chưa có trường hợp nào bị xử lý như vậyViệc thực hiện các chính sách trong xí nghiệp không phải lúc nào cũng được thực hiện nhất quán hay không được tuân thủ theo đúng những gì đã nêu ra mà có vẻ được xử lý theo cảm tính nhiều hơn. . Lao động trong xí nghiệp có đủ mọi quyền lợi như lao động tại bất cứ doanh nghiệp nào đó là được hưởng các loại bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, có chế độ bồi dưỡng ăn ca, bồi dưỡng độc hại, lương của lao động trực tiếp tại xí nghiệp được tính theo sản phẩm, hàng năm lao động cũng được thi nâng cấp bậc đúng kỳ hạnViệc này đảm bảo lao động trong xí nghiệp luôn ổn định không có sự biến động do bỏ việc, đồng thời kích thích lao động làm việc hiệu quả hơn. . Với chính sách khen thưởng, xí nghiệp có quy định chung như sauChính sách khen thưởng giúp góp phần năng cao hiệuquả sản xuất tuy nhiên tại doanh nghiệp, chính sách này được quy định chung chung không rõ ràng. Đối với các hành vi phát hiện sai phạm ko có quy định mức khen thưởng hay có thể nói là không khen thưởng. Với các hành vi vi phạm cũng không có quy định, mức phạt nếu có là rất nhẹ không tạo ra hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. : "Với khen thưởng đột xuất, không phân biệt là ai cũng như số năm công tác nếu có chuyên môn kỹ thuật, có tay nghề giỏi đã có đóng góp đem lại hiệu quả cao cho đơn vị đều được xét thưởng. Với khen thưởng định kỳ, tuỳ theo năng suất lao động, thành tích trong công tác mà mức khen thưởng là khác nhau. Thường áp dụng với lao động công tác trên 12 tháng đã ký hợp đồng tối thiểu 1 năm. Khen thưởng định kỳ thường được chia thành 3 cấp: A,B,C phải đạt ba yêu cầu: Ý thức tổ chức kỉ luật, chấp hành các nội quy, quy định. Năng suất, chất lượng, hiệu quả. Ngày giờ công thực tế làm việc. Các quy định về xử lý kỷ luật không được quy định rõ ràng mà chỉ chung chung ai làm hỏng gây thiệt hại sẽ phải bồi thường. Về công tác lập kế hoạch, việc lập kế hoạch trong doanh nghiệp do phòng kế hoạch sản xuất và phòng kế toán cùng kết hợp để lập. Theo quy chế của xí nghiệp in Hà Tây, phòng kế hoạch sản xuất phải nắm chắc dữ kiện của hợp đồng để lập phiếu sản xuất, phải lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch về nhân sự, thiết bị, dự trù vật tư bằng văn bản. Dự trù vật tư và dự trù sửa chữa thiết bị do Giám đốc trực tiếp phê duyệt. Lệnh sản xuất, mẫu hàng được trưởng phòng kế hoạch sản xuất nghiên cứu sau đó trưởng điều hành các bộ phận sẽ trực tiếp nhận và tiếp tục giao việc. Công tác lập kế hoạch trong xí nghiệp không được thực hiện một cách hợp lýCó phải công tác lập kế hoạch rất khó thực hiện trong các doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng ko? Nói chung việc lập kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp không tốt, ktv ko thể dựa vào đó để thực hiện các thủ tục phân tích. . Xí nghiệp in Hà Tây là một doanh nghiệp Nhà nước nhỏ do đó không thành lập uỷ ban kiểm soát.Các yếu tố của môi trường bên ngoài như các chính sách về lĩnh vực kinh doanh, sự giám sát của cơ quan chức năng?????? 1.3.2. Hệ thống kế toán. Xí nghiệp in Hà Tây tiến hành hạch toán độc lập, mọi phần hành, nghiệp vụ tuân thủ theo quyết định 15/QĐ-BTC ra ngày 20/3/2006 áp dụng cho các doanh nghiệp nhà nước. Phòng kế toàn là một bộ phận phòng ban trong xí nghiệp có vai trò quan trọng trong hạch toán tài chính tại doanh nghiệp được tổ chức thành kế toán trưởng và 2 kế toán viên có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng với từng nhân viên. Hiện nay Xí nghiệp đang áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung, thực hiện kê khai thường xuyên với mọi hoạt động. Xí nghiệp in Hà Tây sử dụng phần mềm kế toán từ năm 2005 tới nay đã được 2 năm do đó kế toán viên cũng đã quen với việc sử dụng. Việc áp dụng phần mềm kế toán không những giúp giảm khối lượng công việc cho kế toán viên mà còn giảm đáng kể các sai sót không đáng liên quan tới việc ghi sổ. Việc phê chuẩn các vấn đề đều phải có chữ ký của giám đốc, chu trình luân chuyển chứng từ khá đơn giản. 1.3.3. Thủ tục kiểm soát. Thủ tục kiểm soát được xây dựng tại Xí nghiệp in Hà Tây dựa trên ba gnguyên tắc cơ bản: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng. Chế độ uỷ quyền. Việc phân công phân nhiệm cho các phòng ban được quy định khá cụ thể trong quy chế của xí nghiệp. Chẳng hạn: Phòng kế hoạch sản xuất: - nắm chắc dữ kiện của hợp đồng để lập phiếu sản xuất - lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch nhân sự, thiết bị, dự trù vật liệu - dự trù vật tư, dự trù sửa chữa thiết bị - lệnh sản xuất được trưởng phòng kế hoạch sản xuất nghiên cứu sau đó giao cho trưởng các bộ phận để tiếp tục giao việc. - nếu có phát sinh thiếu, thừa, hỏng, bổ sung, thay đổi số lượng phải có giấy giải quyết, có ý kiến của phó giám đốc mới được thực hiện. - trong quá trình sản xuất phải thường xuyên chủ động đôn đốc, kiểm tra các bộ phận về tiến độ và chất lượng. Phòng kế toán: - nhận được báo giá hợp đồng phải nghiên cứu tài liệu, nắm chắc kế hoạch và kiểm tra các yếu tố pháp luật của hợp đồng. - dự trù vật liệu. - viết phiếu xuất kho vật tư. - nếu có phát sinh phải trình giám đốc. Tại phòng kế toán, việc phân công cũng được tiếp tục tới từng nhân viên. Phòng kế toán gồm 3 người: Kế toán trưởng theo dõi tổng quát chung về mọi phần hành đồng thời kiêm kế toán tài sản cố định, kế toán nguyên vật liệu chínhKhông có sự kiểm tra lại đối với phần hành do kế toán trưởng thực hiện. Xí nghiệp in Hà Tây là đơn vị sản xuất trong đó vật liệu chính là giấy chiếm phần lớn giá trị sản phẩm, có thể coi việc hạch toán nguyên vật liệu cần phải được kiểm tra lại. và kế toán máy; 1 kế toán viên phụ trách phần hành kế toán tiêu thụ và theo dõi thanh toán; 1kế toán viên phụ trách tiền lương, bảo hiểm kiêm thủ quỹ, thủ kho. Phần II. Tổ chức bộ máy kế toán và sổ kế toán tại Xí nghiệp in Hà Tây. 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. 2.1.1. Đặc điểm tổ chức. Xí nghiệp in Hà Tây là một doanh nghiệp nhỏ nên đã tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung hay còn gọi là tổ chức kế toán một cấp. Có thể hiểu là tại đơn vị kế toán độc lập chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. 2.1.2. Cách thức tổ chức bộ máy kế toán. Phòng kế toán có chức năng phản ánh và giám đốc một cách liên tục và toàn diện các mặt hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp. Những thông tin mà kế toán cung cấp được sử dụng để ra các quyết định quản lý. Với chức năng thông tin và kiểm tra, thông tin kế toán có vai trò quan trọng trong việc phục vụ các đối tượng quan tâm để đưa ra quyết định đúng đắn. Tại xí nghiệp, chức năng chính của phòng kế toán là ghi chép, phản ánh vào sổ sách mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh giúp tính toán chi phí, lợi nhuận cho doanh nghiệp. Không đơn thuần là ghi chép, và trình bày lại số liệu, dựa vào số liệu đó kế toán có thể tiến hành phân tích sơ bộ giúp thực hiện quản trị nội bộ. Có thể nói phòng kế toán là trợ lý đắc lực cho lãnh đạo của Xí nghiệp trong việc đưa ra các quyết định. Tại Xí nghiệp in Hà Tây các nhân viên kế toán có trình độ đại học, trung cấp đáp ưng được yêu cầu công việc. Để đảm bảo thực hiện chức năng của mình, phòng kế toán được tổ chức với 3 người. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm điều hành bộ máy kế toán tại Xí nghiệp, các kế toán viên còn lại chịu trách nhiệm về một số phần hành được giao. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp kế toán NVL kế toán máy Kế toán tiêu thụ và thanh toán Kế toán tiền lương thủ kho Sơ đồ 2.1.2. Bộ máy kế toán Kế toán trưởng là người giúp việc cho giám đốc và công tác chuyên môn của bộ phận kế toán, chịu trách nhiệm trước cấp trên và chấp hành pháp luật, thể lệ chế độ tài chính kế toán về vốn, huy động vốn. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp đảm bảo gọn nhẹ, phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý. Kế toán trưởng phải lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán, tổ chức và sử dụng vốn có hiệu quả, khai thác khả năng tiềm tàng, cung cấp thông tin về tài chính một cách chính xác, kịp thời và toàn diện, tham mưu cho giám đốc ra quyết định kinh doanh. Ở Xí nghiệp in Hà Tây, kế toán trưởng thực hiện các công việc sau: + Kế toán tổng hợp: Tập hợp toàn bộ chi phí liên quan tới quá trình sản xuất từ các kế toán viên khác, phân bổ chi phí cho các đối tượng sử dụng, tính giá thành từng loại sản phẩm, xác định chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ, ghi sổ nhật ký chung các nghiệp vụ phát sinh, vào sổ cái tài khoản, cuối kỳ lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính theo quy định khác cũng như báo cáo nội bộ + Kế toán tài sản cố định: theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, tính mức khấu hao tài sản cố định, lập bảng phân bổ khấu hao tài sản. + Kế toán nguyên vật liệu: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của nguyên vật liệu, mở sổ chi tiết, sổ tổng hợp nguyên vật liệu. + Kế toán máy: nhập và tổng hợp các chứng từ có lien quan tới hoạt động của Xí nghiệp vào máy tính, cuối kỳ đưa ra bảng tổng hợp. Kế toán tiêu thụ và theo dõi thanh toán có nhiệm vụ vào sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ liên quan tới quá trình tiêu thụ và thanh toán như: viết hoá đơn, theo dõi doanh thu bán hàng, theo dõi các khoản thanh toán thu chi với người mua, người bán, thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, quyết toán các loại thuế. Định kỳ, kế toán kiểm tra đối chiếu sổ nhật ký thu tiền, chi tiền với thủ quỹ, kiểm tra và theo dõi công tác thanh toán của Xí nghiệp, rà soát các khoản tạm ứng từ đó giúp giám đốc quản lý chặt chẽ hơn tình hình tài chính của Xí nghiệp. Kế toán thanh toán cũng là người phản ánh kịp thời, đầy đủ về số lượng hiện có và tình hình biến động của tiền gửi ngân hàng, kiểm tra chế độ thu chi của tiền gửi ngân hàng. Ngoài ra vì Xí nghiệp thực hiện các đơn đặt hàng gia công chế biến, khách hàng sẽ mang vật tư tới để yêu cầu gia công, kế toán tiêu thụ và theo dõi thanh toán còn có nhiệm vụ là theo dõi vật tư của khách hàng gửi gia công. Kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội có nhiệm vụ chủ yếu là tính tiền lương phải trả, các khoản phải nộp theo lương: bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn cho công nhân viên trong Xí nghiệp căn cứ vào đơn giá tiền lương, bảng chấm công, phiếu sản xuất... Kế toán toán tiền lương kiêm kế toán nguyên vật liệu phụ, công cụ dụng cụ. Cuối tháng lập bảng phân bổ công cụ dụng cụ, vật liệu phụ và bảng phân bổ tiền lương được tập hợp theo dõi cho từng đối tượng chi phí rồi chuyển cho kế toán tổng hợp. Ngoài ra kế toán tiền lương còn kiêm thủ quỹ. Bộ máy kế toán tại Xí nghiệp in Hà Tây được tổ chức một cách nhịp nhàng, có sự phân công trách nhiệm rõ ràng cũng như sự phối hợp đảm bảo hiệu quả hoạt động. 2.2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán. 2.2.1. Các quy định chung về kế toán. Xí nghiệp in Hà Tây là doanh nghiệp Nhà nước thực hiện áp dụng Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ra ngày 20/3/2006 thay thế cho Quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT ra ngày 1/11/1995 bắt đầu từ 1/7/2006. Theo đó, kế toán tại Xí nghiệp tuân thủ các quy định chung như sau: Về kỳ kế toán, Xí nghiệp in Hà Tây thực hiện niên độ kế toán theo năm dương lịch (1/1 - 31/12), kỳ kế toán quý. Doanh nghiệp ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên, giá vật liệu xuất kho là giá trung bình tháng. Tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng, làm tròn tháng. Hàng năm Xí nghiệp tiến hành kiểm kê 1 lần vào trước ngày kết thúc năm tài chính. 2.2.2. Vận dụng hệ thống chứng từ kế toán. Áp dụng thống nhất quyết định 15/QĐ-BTC ra ngày 20/3/2006, Xí nghiệp in Hà Tây sử dụng các loại chứng từ sau: - Chứng từ về tiền tệ gồm: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hôi. - Chứng từ về hàng tồn kho gồm: Phiếu nhập kho, - Chứng từ về lao động tiền lương gồm: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Hợp đồng lao động, Quyết định tuyển dụng lao động, Quyết định sa thải lao động, Giấy cho thôi việc, Giấy thuyên chuyển công việc nội bộ, Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội, Danh sách lao động hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội... - Chứng từ về mua bán hàng hoá gồm: Hợp đồng mua bán hàng, Hoá đơn giá trị gia tăng. - Chứng từ về tài sản cố định gồm: Biên bản giao nhận tài sản cố định, Biên bản thanh lý tài sản cố định, Biên bản kiểm kê tài sản cố định, Biên bản đánh giá lại tài sản cố định. Bên cạnh những chứng từ theo mẫu của Bộ Tài Chính quy định, để phục vụ công tác quản trị nội bộ Xí nghiệp còn sử dụng một số chứng từ khác phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất như: Biên bản xác nhận sai hỏng sản phẩm, Phiếu giao việc, phiếu sản xuất. Phiếu giao việc quy định khối lượng công việc cần hoàn thành với từng công nhân trong từng phân xưởng. Đây là căn cứ để đánh giá mức độ hoàn thành công việc và năng suất lao động của công nhân. Phiếu sản xuất: được lập cho từng đơn đặt hàng dùng để tính giá thành sản phẩm. 2.2.3. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. Hệ thống tài khoản Xí nghiệp in Hà Tây đang áp dụng tuân thủ quyết định 15/QĐ-BTC ra ngày 20/3/2006. Tuy nhiên do quy mô sản xuất nhỏ nên trong quá trình áp dụng Xí nghiệp chỉ áp dụng một số các tài khoản cho phù hợp với yêu cầu quản lý, đồng thời Xí nghiệp cũng xây dựng các tài khoản cấp 2, 3 khác bổ sung để tiện theo dõi. Xí nghiệp đã bắt đầu sử dụng kế toán máy từ năm 2005 nên nguyên tắc xây dựng tài khoản con là mã số hoá tức là gắn một số cho một loại nhất định. Về tiền tệ: Xí nghiệp chỉ sử dụng tiền Việt Nam trong mọi giao dịch thanh toán nên chỉ có 2 tài khoản là 111 và 112 không có tài khoản con. Về hàng tồn kho: Kế toán sử dụng các tài khoản 152, 153, 155, 154. Trong đó tài khoản 152 chia thành 2 tài khoản cấp 2 là 1521: Nguyên vật liệu chính, 1522: Nguyên vật liệu phụ. Tài khoản 1521 lại được chia thành tài khoản cấp 3 khác là 15211: Giấy, 15212: Mực. Xí nghiệp không sử dụng tài khoản 151 hàng đi đường do hàng mua thường có số lượng nhỏ, thường do Xí nghiệp đặt hàng trước người bán sẽ tiến hành chở tới tận kho cho Xí nghiệp. Tài khoản 154 thường được tập hợp chung. Về tài sản cố định, kế toán sử dụng tài khoản 211, 213, 214. Trong đó, tài khoản 211 được chia thành 3 tài khoản cấp 2 là 2111, 2112, 2114. Tiếp tục tài khoản này lại được chia thành tài khoản cấp 3 tương ứng với từng tài sản như 21121- Máy in Komory 1 màu, 21122 - Máy in Komory 2 màu, 21123 - Máy S226 2 màu, 21124 - Máy Royoby....Tài khoản 213 chỉ có một tài khoản cấp một là phần mềm kế toán, tài khoản 214 được theo dõi chi tiết cho từng loại tài sản. Về kế toán phải thu phải trả, Xí nghiệp sử dụng tài khoản 131, 311, 331, 333, 334, 338. Trong đó 338 chia thành 3 tài khoản cấp 2 là 3382, 3383, 3384. Về kế toán vốn chủ sở hữu Xí nghiệp sử dụng tài khoản sau 411,412, 421, 415, 431. Tài khoản 412 hiện nay đang được Xí nghiệp sử dụng do Xí nghiệp đang chuẩn bị tiến hành cổ phần hoá doanh nghiệp theo quyết định của Nhà nước. Về chi phí kinh doanh, do Xí nghiệp là đơn vị sản xuất sản phẩm nên dùng 3 tài khoản là 621, 622, 627 các chi phí này được tập hợp theo từng phân xưởng . Với chi phí khác như 642, 641, sản xuất dựa trên đơn đặt hàng nên chi phí bán hàng phát sinh nhỏ. Về tài khoản ngoài bảng, do Xí nghiệp nhận gia công nên tài khoản ngoài bảng của xí nghiệp hay theo dõi là tài khoản 002 theo đó chỉ ghi số lượng hàng gửi gia công còn giá trị ước tính theo giá thị trường. 2.2.4. Vận dụng hệ thống sổ kế toán. Hệ thống sổ sách, biểu mẫu kế toán của Xí nghiệp in Hà Tây áp dụng theo đúng quy định số 15/QĐ-BTC ra ngày 20/3/2006. Xí nghiệp áp dụng hoạch toán và ghi sổ theo hình thức nhật ký chung. Ghi sổ theo hình thức nhật ký chung là ghi sổ nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian nhằm quản lý chứng từ, định khoản và làm căn cứ ghi sổ cái. Trình tự ghi sổ như sau: chứng từ kế toán Nhật ký chung Sổ cái bảng CĐ psinh Báo cáo ktoán Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết (1) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (6) Sơ đồ 2.2.4. Trình tự ghi sổ nhật ký chung Đây là theo đúng trình tự quy định, nhưng tại xí nghiệp do áp dụng kế toán máy nên công việc trở nên đơn giản hơn rất nhiều, kế toán chỉ nhập chứng từ theo đúng thao tác. Các loại sổ sau đó sẽ được in ra từ máy tính theo đúng mẫu quy định. Các loại sổ sách tại Xí nghiệp in Hà Tây: - Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký thu - chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, Sổ nhật ký bán hang, Sổ nhật ký mua hang, Sổ cái các tài khoản. - Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết tiền mặt, Sổ theo dõi nộp séc, Sổ tiết tài sản cố định, Sổ chi tiết vật liệu, Sổ chi tiết các tài khoản chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung. - Các loại bảng biểu: Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định, bảng phân bổ công cụ dụng cụ, Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội.... 2.2.5. Vận dụng hệ thống báo cáo kế toán. Xí nghiệp lập và trình bày các báo cáo tài chính theo quy định của nghị định 15, gồm 4 báo cáo sau: Bảng cân đối kế toán. Báo cáo kết quả kinh doanh. Báo cáo lưu chuyển tiền tê. Thuyết minh báo cáo tài chính. Cơ sở để lập các báo cáo này là: Kế toán tiến hành lập bảng cân đối kế toán vào cuối kỳ kế toán cụ thể là cuối mỗi quý, căn cứ vào Bảng cân đối của kỳ trước đó, Sổ cái tài khoản, Sổ kế toán chi tiết, bảng cân đối số phát sinh. Báo cáo kết quả kinh doanh được lập dựa trên Sổ kế toán chi tiết doanh thu, chi phí, Sổ chi tiết các khoản thuế phải nộp, Sổ chi tiết thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Lập Thuyết minh báo cáo tài chính dựa vào Các sổ kế toán kì báo cáo, Bảng cân đối kế toán kỳ báo cáo, Báo cáo kết quả kinh doanh kì báo cáo, Thuyết minh báo cáo tài chính kỳ trước, năm trước. Các loại báo cáo được lập vào cuối mỗi quý, được gửi cho các cơ quan Nhà nước có liên quan chậm nhất là 15 ngày với báo cáo quý, 30 ngày với báo cáo năm. Ngoài các báo cáo theo quy định để phục vụ hoạt động đơn vị kế toán còn lập các báo cáo khác như: Báo cáo chi tiết nợ phải trả, Báo cáo chi tiết tăng giảm tài sản. 2.3. Phương pháp hạch toán các phần hành. 2.3.1. Phần hành về hàng tồn kho. Tại Xí nghiệp in Hà Tây, hàng tồn kho chủ yếu bao gồm nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất, chỉ có một lượng nhỏ là thành phẩm sản xuất ra chờ khách hàng tới lấy. Kế toán hàng tồn kho đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn cả về giá trị, số lượng và chủng loại. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho được sử dụng là phương pháp kê khai thường xuyên, hạch toán giá trị vật liệu xuất kho theo phương pháp giá trung bình tháng. Chứng từ được sử dụng trong phần hành hàng tồn kho tại Xí nghiệp in Hà Tây gồm: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ, Biên bản kiểm kê vật tư cuối kỳ. Tại xí nghiệp in Hà Tây không có phiếu xuất hàng, hoá đơn đỏ phát ra kiêm phiếu xuất hàng. Xí nghiệp không ghi thẻ kho mà tiến hành ghi vào sổ chi tiết luôn. Quy trình luân chuyển chứng từ hàng tồn kho tại Xí nghiệp in Hà Tây: Các chứng từ về hang tồn kho như phiếu xuất kho, phiếu nhập kho sau khi được lập sẽ được kế toán ghi trực tiếp vào sổ chi tiết, lập bảng biểu phân bổ, tính giá rồi làm cơ sở lập báo cáo. Để hạch toán hàng tồn kho, Xí nghiệp in Hà Tây mở các sổ kế toán sau: sổ cái các tài khoản 152, 153, 154, 155, Sổ chi tiết các tài khoản 152, 153, 154. Sơ đồ hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu: TK 111, 112 TK 152 TK 621 từng phân xưởng (1) (3) TK 331 (2) Sơ đồ 2.3.1. Một số nghiệp vụ chủ yếu của hàng tồn kho Ghi chú: (1): Mua NVL trả tiền ngay. (2): Mua chịu NVL. (3): Xuất NVL cho sản xuất. 2.3.2. Phần hành về lao động, tiền lương. Ngoài chi phí về nguyên vật liệu, chi phí về tiền lương cũng là chi phí lớn trong tổng chi phí sản xuất của Xí nghiệp. Lao động trong xí nghiệp gồm cả lao động trực tiếp và lao động gián tiếp vì vậy xí nghiệp tính lương theo 2 cách: tính lương theo sản phẩm với lao động trực tiếp và tính lương theo thời gian với lao động gián tiếp. Xí nghiệp tiến hành trả lương theo 2 kỳ: kỳ 1 tạm ứng lương vào 15 hàng tháng, kỳ 2 quyết toán lương vào 5 tháng sau. Các chứng từ liên quan tới lao động tiền lương gồm: Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương, Phiếu giao việc, Bảng phân bổ tiền lương, Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội, Danh sách lao động hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội... Sơ đồ 2.3.2.1. Quy trình luân chuyển chứng từ lao động, tiền lương: Bảng chấm công Chứng từ gốc phiếu sản xuất, phiếu giao việc, giấy nghỉ ốm Bảng thanh toán lương toàn XN Sổ chi tiết lương LĐ trực tiếp Bảng thanh toán lương BP gián tiếp Bảng phân bổ tiền lương Ghi chú: : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối kỳ. Sổ kế toán liên quan tới phần hành lao động, tiền lương gồm: Sổ chi tiết theo dõi tình hình thanh toán lương với công nhân viên 334 và các khoản trích theo lương 3382, 3383, 3384. Sổ tổng hợp 338, 334. 2.3.2.2. Sơ đồ tài khoản các nghiệp vụ chủ yếu TK 111 TK 334 TK 622 (1) (2) TK 642 (3) Ghi chú: (1): Thanh toán tiền lương cho nhân viên. (2): Tính ra tiền lương phải trả cho lao động trực tiếp. (3): Tính ra tiền lương phải trả cho lao động gián tiếp. 2.3.3. Phần hành về tài sản cố định. Cho đến năm 2006 tổng giá trị tài sản cố định của Xí nghiệp là 3.410,183 triệu đồng, tài sản cố định của xí nghiệp gồm 3 nhóm chính: nhà cửa vật kiến trúc, máy móc thiết bị, thiết bị quản lý trong đó giá trị máy móc thiết bị chiếm tỷ lệ lớn. Máy móc thiết bị của Xí nghiệp hiện nay có 2 máy in 8 trang 2 màu Kormory và Ryoby, 2 máy in 8 trang 1 màu Kormory, máy dao QĐ103, máy đóng ghim...Tài sản cố định của Xí nghiệp có được do mua sắm mới hoặc xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao. Kế toán tài sản cố định tại xí nghiệp theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và tiến hành trích khấu hao định kỳ. Xí nghiệp in Hà Tây áp dụng phương pháp tính khấu hao đều cho mọi tài sản làm tròn tháng, tài sản tháng này tăng thì tháng sau tính khấu hao, tháng này giảm thì tháng sau thôi tính khấu hao. Chứng từ liên quan tới phần hành TSCĐ gồm: Biên bản bàn giao TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản kiểm kê TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. Quy trình luân chuyển chứng từ phần hành TSCĐ. Sổ Tài sản cố định Chứng từ gốc BB giao nhậnTSCĐ BB thanh lý TSCĐ BB bàn giao TSCD Sổ chi tiết TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Sơ đồ 2.3.3.1. Quy trình luân chuyển chứng từ TSCĐ Sổ kế toán liên quan tới phần hành TSCĐ gồm sổ chi tiết từng tài sản cố định nguyên giá, khấu hao tài sản, giá trị còn lại của tài sản; sổ tổng hợp TSCĐ cho toàn xí nghiệp. TK 111, 112 TK 211 TK 214 TK627 (1) (4) (5) TK 331 TK 642 (2) TK 811 TK 341 (3) Sơ đồ 2.3.3.2. Nghiệp vụ chủ yếu liên quan TSCĐ. Ghi chú: (1): Mua TSCĐ trả bằng tiền. (2): Mua TSCĐ chưa trả tiền cho người bán. (3): Vay dài hạn ngân hàng để mua sắm TSCĐ. (4): Thanh lý TSCĐ. (5): Tính và phân bổ khấu hao. 2.3.4. Phần hành về chi phí, giá thành. Là đơn vị sản xuất nên chi phí liên quan tới sản phẩm tại Xí nghiệp in Hà Tây gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. Đảm bảo quản lý chi phí tốt nhất, giảm thiểu thất thoát, hao hụt trong quá trình sản xuất đòi hỏi phải hạch toán một cách chính xác, thận trọng. Chứng từ liên quan tới tính chi phí và giá thành sản phẩm gồm: bảng phân bổ vật liệu, công cụ, bảng phân bổ tiền lương, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định, bảng phân bổ lao vụ,... Quy trình luân chuyển chứng từ Chứng từ gốc Báo cáo tài chính Bảng cân đối tài khoản Sổ cái TK 621, 622, 627, 154. Bảng tính giá thành Nhật ký chung Nhật ký TM, Nhật ký TGNH Sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết Sơ đồ 2.3.4.1. Quy trình luân chuyển chứng từ chi phí Sổ kế toán liên quan tới quá trình tập hợp chi phí gồm: Sổ chi tiết tài khoản chi phí 622, 627 theo phân xưởng, 621 theo hợp đồng, sổ cái tài khoản 621, 622, 627, 154. Một số nghiệp vụ chủ yếu TK 152 TK 621 TK154 (1) (5) TK 334, 338 TK 622 (2) (6) TK 214 TK 627 (3) (7) TK111, 334 (4) Sơ đồ 2.3.4.2. Các nghiệp vụ chủ yếu. Ghi chú: (1): Xuất kho NVL cho sản xuất. (2): Tính lương công nhân trực tiếp vào chi phí. (3): Trích khấu hao TSCĐ ở bộ phận sản xuất. (4): Lương và chi phí khác tại phân xưởng. (5): Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp vào chi phí sản xuất dở dang. (6): Kết chuyển chi phí NC trực tiếp vào chi phí sản xuất dở dang. (7): Kết chuyển chi phí sản xuất chung vào chi phí sản xuất dở dang. 2.3.5. Phần hành về tiêu thụ. Tiêu thụ là công đoạn cuối cùng để thu lại toàn bộ tiền vốn và lãi trong kỳ của xí nghiệp. Kế toán quá trình tiêu thụ đòi hỏi phải ghi nhận doanh thu và giá vốn đúng kỳ. Do xí nghiệp chủ yếu là đơn đặt hàng, hẹn ngày đến lấy hàng nên thông thường sản phẩm sản xuất xong xuất kho cho khách hàng luôn, chi phí bán hàng phát sinh là nhỏ. Các chứng từ trong phần hành này gồm: hoá đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu xuất kho thành phẩm, phiếu thu tiền, giấy báo có của NH... Quy trình luân chuyển chứng từ: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng sau khi được lập sẽ ghi vào sổ Nhật ký bán hàng, tùy theo khách hàng trả tiển ngay hay không để tiếp tục ghi vào Nhật ký tiền mặt hay sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng. Cuối kỳ được tổng hợp để lên báo cáo. Sổ kế toán liên quan Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền, Sổ chi tiết tài khoản 131, Sổ cái tài khoản 632, 5111, 154, 155, 641, 642, 131. Nghiệp vụ chủ yếu trong quá trình tiêu thụ: TK 154 TK 632 TK911 TK 5111 TK 111,131 (1) (3) (4) (2) TK 641 (5) TK 421 TK 642 (6) (7) Sơ đồ 2.3.5. Nghiệp vụ về bán hàng Ghi chú: (1): Kết chuyển giá vốn hàng bán. (2): Doanh thu bán hàng. (3): Kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả kinh doanh. (4): Kết chuyển DT vào xác định kết quả kinh doanh. (5): Kết chuyển chi phí bán hàng. (6): Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. (7): Kết chuyển lợi nhuận. 2.4. Tổ chức hạch toán cụ thể phần hành kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành. Tổ chức hạch toán cụ thể quá trình sản xuất Báo Hà Tây từ Phân xưởng in số 1 vào phân xưởng sách (hoàn thiện) rồi xuất cho khách hàng. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Sau khi nhận được lệnh sản xuất từ phòng kế hoạch chuyển xuống, quản đốc phân xưởng viết giấy đề nghị xuất nguyên vật liệu. Thủ kho căn cứ giấy đề nghị viết Phiếu xuất kho. XÍ NGHIỆP IN HÀ TÂY PHIẾU XUẤT KHO Định khoản Số: PX025 TK nợ: 621 Ngày: 18/03/07 TK có: 15211 Tên người nhận: Nguyễn Văn Hùng Đơn vị: PX máy 1. Lý do xuất: Xuất giấy Tân Mai sản xuất tạp chí Tản Viên Sơn sản xuất Báo Hà Tây số 072. Xuất tại: Lê Xuân Lan. Mã hàng Tên hàng Đơn vị Số lượng xuất Đơn giá Thành tiền KH TT 1.GTMA4 2.GTMA3 Giấy Tân Mai A4 Giấy Tân Mai A3 Kg Kg 20 40 20.231 30.512 404.620 1.220.480 Tổng 1.625.100 Xuất kho ngày 18/03/07 Lãnh đạo cq Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nhận Thủ kho Từ phiếu xuất kho này định kỳ kế toán nhập vào máy tự động vào sổ cái. Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi vào Nhật ký chung và Sổ chi tiết tài khoản 621. NHẬT KÝ CHUNG Trang: Đv: đồng. Chứng từ Diễn giải SC STT D TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có ...... PN025 ...... ....... 18/3 ...... Số trang trước chuyển sang ................. Xuất kho Giấy TMA4 cho sx phân xưởng 1. ................... Cộng phát sinh 1 ..... 6 7 ...... ..... 621 152 ...... xxxx ......... 1.625.100 ........ xxxxx xxxx .......... 1.625.100 ........... xxxxx Số chuyển trang sau xxxxxx xxxxxx SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ NVL TRỰC TIẾP Phân xưởng 1 Đv: đồng chứng từ Diễn giải SHTK ĐƯ Nợ TK 621 SH NT Tổng tiền t ạp chí TVS B áo HT ....... PN025 ..... ...... 18/3 ....... ............. Chi giấy cho sản xuất tạp chí TVS và báo HT. .............. ....... 15211 ........ .......... 1.625.100 ......... ....... 404.620 ........ ....... 1.220.480 ......... Tổng 150.452.200 24.556.987 125.895.213 Giám đốc Kế toán trưởng Người ghi sổ Chi phí nhân công trực tiếp: hàng ngày quản đốc phân xưởng tập hợp các chứng từ liên quan để làm cơ sở lập bảng chấm công từng phân xưởng, cuối kỳ kế toán đưa ra bảng thanh toán lương. Bảng thanh toán lương tại phân xưởng 1. XÍ NGHIỆP IN HÀ TÂY BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG, BHXH, BHYT, KPCĐ Phân xưởng 1 Tháng 3/2007 Đv: đồng Stt Họ và tên Hệ số Lương cơ bản Ngày công Lương sản phẩm Ăn ca Nghỉ Tiền nghỉ phép Tổng tiền lương Khoản giảm trừ Thực lĩnh Ký 1 2 3 4 Ngô Văn Tú Lê Văn Hoạt Phạm Bảo Chi Lê Hà 3,85 2,41 3,00 2,67 1.732.500 1.084.000 1.350.000 1.210.500 27 26 25 25 981.238 968.348 824.300 749.356 67.500 65.000 62.500 62.500 1 0 2 3 34.242 0 39.707 46.846 1.082.980 1.033.348 926.507 858.702 103.950 65.070 81.000 72.090 979.030 938.278 845.507 786.612 cộng 48.774.105 6.901.928 45.852.172 BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG, BHXH, BHYT, CPCĐ Tháng 3/2007 Đv: đồng nợ có TK 334 Phải trả CNV TK 338 Phải nộp khác Tổng cộng Lương cơ bản TK 3382 KPCĐ (2%) TK 3383 BHXH (15%) TK 3384 BHYT (3%) Tổng 338 TK 622 - PX1 - PX2 ............. 41.674.995 ........... ........... 51.499.310 ........... .......... 1.029.986 ............ ........... 7.724.896 ............. ............ 1.544.980 ........... ........... 10.299.862 ........... ........... 262.512.965 51.974.857 .............. .......... TK 627 - PX1 - PX2 ........... 7.099.110 ........... ........... 8.120.369 .......... .......... 162.407 .......... .......... 1.218.055 ............ ............ 243.611 ......... ......... 1.624.073 ........... ........... 45.452.189 8.723.183 ............. ........... Dựa vào bảng thanh toán lương này, kế toán sẽ tiến hành vào sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản 622 và phân bổ tiền lương. NHẬT KÝ CHUNG Trang: Đv: đồng Chứng từ Diễn giải SC STT D TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có 31/3 Số trang trước chuyển sang ................. -Tính ra tiên lương trả cho CNV trực tiếp sản xuất px1 Các khoản trích theo lương .................. Cộng phát sinh 1 ..... 11 12 13 ..... 622 334 338 xxxx ......... 59.073.967 ........ xxxxx xxxx .......... 48.774.105 10.299.862 ........... xxxxx Số chuy ển trang sau xxxxxx xxxxxx XÍ NGHIỆP IN HÀ TÂY SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ NC TRỰC TIẾP TK 622 Đv: đồng. Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Nợ TK 622 SH NT Tổng PX1 PX2 Lương phải trả CNSX. Các khoản trích theo lương 334 338 48.774.105 10.299.862 Tổng Giám đốc Kế toán trưởng Người ghi sổ Chi phí sản xuất chung, chi phí sản xuất chung gồm nhiều khoản gồm: tiền lương nhân viên quản đốc phân xưởng và các khoản trích nộp; chi phí nguyên vật liệu phụ như ghim dập, hồ dán...; chi phí công cụ dụng cụ như kéo, găng tay, mũ, khẩu trang bảo hộ lao động; chi phí khấu hao TSCĐ; chi phí khác như điện nước. Cuối kỳ toàn bộ chi phí sản xuất chung được tập hợp và phân bổ. Căn cứ vào bảng chấm công và bảng thanh toán lương, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết tài khoản 6271 Phiếu xuất kho công cụ dụng cụ. XÍ NGHIỆP IN HÀ TÂY PHIẾU XUẤT KHO Định khoản Số: PX019 TK nợ: 627 Ngày: 08/03/07 TK có: 153 Tên người nhận: Nguyễn Văn Hùng Đơn vị: PX máy 1. Lý do xuất: Xuất keo dán, ghim dập Xuất tại: Lê Xuân Lan. Mã hàng Tên hàng Đơn vị Số lượng xuất Đơn giá Thành tiền KH TT HDKR1 GBPE02 Hồ dán giấy Korea Ghim dập PE02 hộp hộp 10 12 5.263 4.258 52.630 51.096 Tổng 103.726 Xuất kho ngày 08/03/07 Lãnh đạo cq Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nhận Thủ kho Căn cứ vào phiếu xuất kho công cụ dụng cụ kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký chung và sổ chi tiết tài khoản 627, 153, lập bảng phân bổ công cụ dụng cụ. Tiêu thức phân bổ là phân bổ theo giá trị NVL chính Cuối kỳ kế toán tính và phân bổ khấu hao TSCĐ BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ Tháng 3/2007 Đv: đồng. Ch ỉ ti êu Tỉ lệ KH TK 627 PX1 PX2 PX gấp PX HT Nguyên giá - Máy móc tbsx - Nhà xưởng - PTVT 14% 5% 10% 120.936.850 100.047.850 18.349.000 2.540.000 117.351.473 90.894.473 24.601.000 1.856.000 46.766.420 22.672.34822.808.500 1.285.572 78.337.457 55.203.629 20.955.400 2.178.428 Khấu hao 3.794.537 3.535.219 NHẬT KÝ CHUNG Trang: Đv: đồng. Chứng từ Diễn giải SC STT D TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có ...... ....... 31/3 Số trang trước chuyển sang ................. - Trích công cụ dụng cụ, NVL phụ - Lương phải trả QĐPXpx1 Các khoản trích theo lương - Trích KHTSCĐ - Chi phí khác: Điện nước Cộng phát sinh 1 ..... 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 ..... 627 153 152 627334 338 627 214 627 642 331 xxxx ........ 15.675.394 8.723.183 3.794.537 7.562.452 649.548 xxxx xxxx .......... 1.795.750 13.879.644 7.099.110 1.624.073 3.794.537 8.212.000 xxxx Số chuyển trang sau xxxxx xxxxx SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG SHTK 627 Phân xưởng 1 Đv: đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Nợ TK 627 PX1 SH NT Lương phải trả quản đốc phân xưởng Các khoản trích theo lương Chí phí vật liệu khác Chi phí vật liệu khác Chi phí công cụ dụng cụ Chi phí khấu hao nx, máy móc Chi phí điện nước (*) 334 338 1522 1525 153 241 331 7.099.110 1.624.073 984.844 3.894.730 1.795.750 3.794.537 1.187.327 Tổng 20.380.411 (*) Các chi phí chung khác được như chi phí điện nước được tiến hành phân bổ. Toàn bộ chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung tại xí nghiệp in Hà Tây được tập hợp rồi phân bổ theo tiêu chí giá trị vật liệu chính xuất dùng. BẢNG TẬP HỢP, PHÂN BỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT Đv: đồng. Chỉ tiêu Tổng Tạp chí TVS Báo Hà Tây 1. Chi phí NVLTT 2. Chi phí nhân công 3. Chi phí sxc 150.452.200 59.073.967 20.380.411 24.556.987 9.642.123 3.326.515 125.895.213 49.431.844 17.053.896 Tổng 229.906.578 15.425.625 214.480.953 Sau khi toàn bộ chi phí được tập hợp đầy đủ kế toán tiến hành kết chuyển chi phí này sang tài khoản 154 để xác định giá thành sản phẩm. SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH DỞ DANG Tên tài khoản: 154 Tên phân xưởng: PX1 Tên sản phẩm: Báo Hà Tây. Đv: đồng. Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Nợ TK 154 SH NT Số dư đầu kỳ Kết chuyển chi phí NVL Kết chuyển chi phí NC Kết chuyển chi phí SXC 621 622 627 0 125.895.213 49.431.844 17.053.896 Tổng 214.480.953 NHẬT KÝ CHUNG Trang: Đv: đồng Chứng từ Diễn giải SC STT D TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có ...... ....... Số trang trước chuyển ............... Kết chuyển chi phí NVL Kết chuyển chi phí nhân công Kết chuyển chi phí sản xuất chung 1 ..... 9 10 11 12 13 14 ..... 154 621 154 622 154 627 xxxx ........ 150.452.200 59.073.967 20.380.411 xxxx xxxx .......... 150.452.200 59.073.967 20.380.411 xxxx Số chuyển trang sau xxxxx xxxxx Sau đây là thẻ tính giá thành của Báo Hà Tây. THẺ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM Tên sản phẩm: Báo Hà Tây Số lương: 270.000 tờ Đv: đồng Stt khoản mục chi phí CPSPDD đầu kỳ CPSXPS trong kỳ CPSXDD cuối kỳ Tổng giá thành GTĐV 1 Chi phí nvl 0 125.895.213 0 125.895.213 466,28 2 Chí phí nc 0 49.431.844 0 49.431.844 183,08 3 Chi phí sxc 0 17.053.896 0 17.053.896 63,16 Tổng 0 214.480.953 0 214.480.953 712,52 Sau đó kế toán tiến hành vào sổ cái, do làm việc trên phần mềm nên khi cập nhật số liệu công việc này đã được máy tính làm. SỔ CÁI Tài khoản: Chi phí NVL trực tiếp SHTK: 621 Đv: đồng. Chứng từ Diễn giải NK C TK ĐƯ Số tiền SH NG T D nợ có .... PX025 ..... ..... 18/3 ....... ................ Xuất kho Giấy TMA4 cho sx phân xưởng 1. ................... Kết chuyển chi phí SXKDDD 152 ..... 154 ......... 1.625.100 ........ 150.452.200 cộng số phát sinh 150.452.200 d150.452.200 SỔ CÁI Tài khoản: Chi phí nhân công trực tiếp. SHTK: 622. Đv: đồng. Chứng từ Diễn giải NK C TK ĐƯ Số tiền SH NG T D nợ có Trả lương CNV Các khoản trích nộp theo lương Kết chuyển chi phí SXKDDD 334 338 154 48.774.105 10.299.862 59.073.967 cộng số phát sinh 59.073.967 59.073.967 SỔ CÁI Tài khoản: Chi phí sản xuất chung. SHTK: 627 Đv: đồng. Chứng từ Diễn giải NK C TK ĐƯ Số tiền SH NG T D nợ có Lương phải trả QĐPX Các khoản trích theo lương Chí phí vật liệu khác Chi phí vật liệu khác Chi phí công cụ dụng cụ Chi phí khấu hao nx, máy móc Chi phí điện nước Kết chuyển chi phí SXKDDD 334 338 152152153214 331 154 7.099.110 1.624.073 984.844 3.894.730 1.795.750 3.794.537 1.187.327 20.380.411 cộng số phát sinh 20.380.411 20.380.411 SỔ CÁI Tài khoản: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. SHTK: 154 Đv: đồng. ` Chứng từ Diễn giải NK C TK ĐƯ Số tiền SH NG T D nợ có Số dư đầu kỳ Tập hợp chi phí NVL Tập hợp chi phí NC Tập hợp chi phí sxc Cộng phát sinh 621 622 627 150.452.200 59.073.967 20.380.411 229.906.578 Số dư cuối kỳ Phần III. Nhận xét, đánh giá khái quát về Xí nghiệp in Hà Tây. 3.1. Về tổ chức hoạt động của Xí nghiệp. Xí nghiệp hoạt động chủ yếu là gia công chế biến nên hang năm lợi nhuận không cao. Trong giá thành sản phẩm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đặc biệt là giấy chiếm tỷ trọng cao khoảng 60%, mẫu mã không phong phú. Về tổ chức quản lý, Xí nghiệp quản lý theo cơ chế một cấp, mọi hoạt động đều chịu sự giám sát trực tiếp của giám đốc do đó luôn có sự nhất quán trong mọi quyết định. 3.2. Về tổ chức kế toán. Bộ máy kế toán tại Xí nghiệp in Hà Tây được tổ chức rất gọn nhẹ với 3 kế toán gồm cả kế toán trưởng. Công việc tại phòng kế toán được phân định rạch ròi giữa các kế toán này đảm bảo hoạt động bình thường tại đơn vị. Mặc dù có sự hỗ trợ của phần mềm máy tính nhưng công việc của kế toán trưởng tập trung quá nhiều. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chung nhưng lại làm quá nhiều phần việc: kế toán TSCĐ, kế toán NVL, kế toán máy. Việc tách rời theo dõi NVL chính và NVL phụ cho hai kế toán viên là không hợp lý, khó theo dõi tổng hợp. Việc vận dụng hệ thống chứng từ của Xí nghiệp nói chung theo đúng quy định của Bộ tài chính. Xí nghiệp đã vận dụng mẫu chứng từ một cách khoa học khi đưa ra một số chứng từ mang tính đặc thù như Biên bản xác nhận sai hỏng, Phiếu sản xuất. Tuy nhiên có thể thấy là trong việc áp dụng hệ thống chứng từ này Xí nghiệp không sử dụng Phiếu xuất kho đối với hàng bán tiêu thụ mà chỉ sử dụng hóa đơn đỏ. Xí nghiệp không mở Thẻ kho, điều này có thể làm tăng khả năng sai sót mà kế toán viên không đối chiếu lại được. Xí nghiệp cũng không áp dụng Biên bản kiểm nghiệm vật tư mà giao toàn bộ trách nhiệm về chất lượng hang cho người bán nếu có gì sai sót toàn bộ lô hang sẽ được gửi trả lại. Điều này giảm công việc cho Xí nghiệp nhưng có thể dẫn tới trường hợp khi chất lượng hang như giấy không đảm bảo mà đơn đặt hang gấp sẽ ảnh hưởng tới tiến độ công việc. Việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, Xí nghiệp chủ yếu dung tài khoản cấp một dễ theo dõi và hạch toán. Việc lập các khoản dự phòng 159 và 139 không được thực hiện thường xuyên. Việc tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách được áp dụng khá đầy đủ, hợp lý. Việc sử dụng phần mềm kế toán làm cho việc ghi sổ dễ dàng và nhanh chóng. Tuy nhiên sổ kế toán chi tiết về chi phí sản xuất không được mở riêng cho từng đơn đặt hang mà mở chung sẽ khó xác định lợi nhuận mà mỗi đơn đặt hang mang lại do đó khó làm phép so sánh các đơn đặt hang. Việc tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo tài chính được thực hiện theo đúng quy định cụ thể được Bộ tài chính ban hành tuy nhiên các báo cáo quản trị chưa được quan tâm đúng mức. Về quy trình hạch toán một số phần hành nói chung khá hợp lý đảm bảo theo dõi đầy đủ các hoạt động của Xí nghiệp tuy nhiên trong phần hành kế toán chi phí và tính giá thành toàn bộ chi phí về phế liệu thu hồi sau sản xuất đều được tập hợp vào giá thành sản phẩm làm giá thành sản phẩm tăng cao. 3.3. Về hệ thống kiểm soát nội bộ. Về môi trường kiểm soát: - Xí nghiệp được tổ chức theo cơ cấu một cấp theo đó mọi hoạt động của xí nghiệp nằm dưới sự giám sát trực tiếp của giám đốc xí nghiệp do đó khá gọn nhẹ. Điều này có thể làm giảm chi phí hoạt động phù hợp cho một xí nghiệp có quy mô nhỏ. Trong mô hình này, giám đốc là người chịu trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt động của đơn vị do đó hiệu quả của những hoạt động này cũng phụ thuộc nhiều vào trình độ cũng như phong cách làm việc của vị giám đốc. - Về chính sách nhân sự: Lao động chủ yếu tại xí nghiệp nhất là lao động tại phân xưởng là người có trình độ thấp, tại các phòng ban trình độ của cán bộ nhân viên là trung cấp, cao đẳng và đại học chính quy và tại chức. Sự khác biệt này cũng có thể ảnh hưởng tới việc thực hiện các chính sách về kiểm soát nội bộ từ đó đưa ra hiệu quả không như ý. - Về chính sách khen thưởng: Chính sách khen thưởng luôn có tác dụng thúc đẩy hiệu quả sản xuất kinh doanh tuy nhiên tại Xí nghiệp chính sách khen thưởng được quy định một cách chung chung, không rõ ràng. Không có quy định về việc khen thưởng cho những trường hợp phát hiện ra những sai phạm, hay có thể nói rằng chẳng có sự khen thưởng nào cả. Đối với những hành vi vi phạm kỉ luật cũng không có sự quy định cụ thể về việc xử phạt, khi xảy ra thì việc phạt vi phạm chỉ là hình thức. Những điều này không tạo ra hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. - Về công tác lập kế hoạch: tại Xí nghiệp in Hà Tây công tác lập kế hoạch không được tốt, hầu như hoạt động lập kế hoạch sản xuất luôn bị xem nhẹ. - Về môi trường bên ngoài, Xí nghiệp sản xuất hạch toán độc lập nhưng vẫn trực thuộc Sở văn hóa thông tin vì vậy cũng có sự giám sát tuy nhiên không phải là sự giám sát thích đáng. Về hệ thống kế toán, Xí nghiệp đã áp dụng kế toán máy từ năm 2005. Kế toán máy giúp cho kế tóan viên giảm được công việc và hiệu quả giám sát tăng cao. Vì đã sử dụng từ năm 2005 đến nay nên kế toán viên có thể nói là đã quen với công việc giảm được những sai sót không đáng có.