Báo cáo thực tập tại Xí nghiệp Sản xuất chế biến suất ăn sân bay Nội Bài

Lời mở đầu Với mục đích giúp cho sinh viên có điều kiện tiếp cận thực tế, vận dụng những kiến thức đã được trang bị trong suốt thời gian học tại trường để giải quyết vấn đề cụ thể của thực tiễn đối với sinh viên. Đi sâu tìm hiểu và nắm bắt cách thức tổ chức quản lý trong từng loại hình doanh nghiệp cụ thể, từ đó ta tìm hiểu phân tích, đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh và đề ra các kiến nghị giải quyết những tồn tại của cơ sở thực tập trong đợt thực tập này là kết hợp giữa kiến thức được trang bị trong Nhà trường và thực tế, giữa những vấn đề quản lý chung với vấn đề kế toán, kiểm toán và những chức năng khác của quản lý. Từ mục tiêu ý nghĩa đó em đã chọn Xí nghiệp Sản xuất chế biến suất ăn sân bay Nội Bài làm cơ sở thực tập của mình. Trong quá trình thực tập, ngoài việc sử dụng những phương pháp chung là phương pháp nghiên cứu kết hợp giữa lý luận và thực tiễn, giữa cái chung với cái riêng, giữa nghiên cứu tại một thời điểm với nghiên cứu một quá trình vận động của đơn vị, em còn sử dụng phương pháp riêng có sự hỗ trợ của các bảng biểu đồ thị nhằm minh hoạ rõ hơn về vấn đề được nghiên cứu để trình bày một cách tổng quan về đơn vị đang thực tập, từ đó thấy được chức năng cũng như thấy được mối quan hệ giữa các bộ phận cá nhân trong đơn vị với vấn đề kế toán kiểm toán. Với yêu cầu và phạm vi nghiên cứu trên ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung báo cáo này tập chung vào các vấn đề sau: - Đặc điểm quá trình hình thành của xí nghiệp. - Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ sản xuất và chế biến ở xí nghiệp. - Đặc điểm bộ máy ở xí nghiệp đang quản lý. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo và các phòng ban thuộc xí nghiệp đã giúp đỡ em hoàn thành bản báo cáo này nó có ý nghĩa rất sâu sắc đối với quá trình học tập tại trường của em. Phần I Đặc điểm về quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp Sản xuất chế biến suất ăn sân bay Nội Bài I. Khái quát về xí nghiệp Xí nghiệp Sản xuất chế biến suất ăn Nội Bài là một xí nghiệp trực thuộc Tổng công ty Hàng không dân dụng Việt Nam, xí nghiệp được thành lập vào ngày 01 tháng 6 năm 1993 theo giấy phép số 444/CAAV do Cục trưởng Cục Hàng không dân dụng Việt Nam cấp ngày 01 tháng 6 năm 1993. Xí nghiệp trước ngày thành lập có tên là Đội phục vụ bay được thành lập ngày 30 tháng 7 năm 1976 thuộc Cục Hàng không dân dụng Việt Nam cho đến ngày thành lập Xí nghiệp Sản xuất chế biến suất ăn Nội Bài ngày 1/6/1993. Ngành nghề chủ yếu của xí nghiệp: chế biến các thức ăn tươi sống, hoa quả, thức ăn đồ hộp, rau sạch để phục vụ khách trong một quá trình bay nội địa và quốc tế. II. Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp Sản xuất chế biến suất ăn Nội Bài Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp là một chuỗi liên tiếp và biến đổi tích cực trên các lĩnh vực như chức năng, hoạt động, quy mô phục vụ và hiệu quả hoạt động và những nỗ lực lao động của đội ngũ công nhân viên, quá trình công nghệ chế biến suất ăn của xí nghiệp. Tất cả tạo thành một chỉnh thể thống nhất. Phản ánh một cách cụ thể đầy đủ và sự quyết tâm đi nên không ngừng phục vụ của xí nghiệp mang tính chất thiết thực. Xí nghiệp Sản xuất chế biến suất ăn Nội Bài tiền thân là một đội phục vụ được thành lập vào ngày 30 tháng 7 năm 1976 theo Quyết định của Cục Hàng không dân dụng Việt Nam. Ngày 01/6/1993 Cục trưởng Cục Hàng Không dân dụng Việt Nam đã ký Quyết định số 444/CAAV chuyển đội phục vụ bay thành Xí nghiệp Sản xuất chế biến suất ăn Nội Bài trực thuộc Tổng công ty Hàng không dân dụng Việt Nam. Để đáp ứng nhu cầu của ngành hàng không là các suất ăn như ăn nhẹ, ăn mặn, đồ uống phục vụ phải đạt tiêu chuẩn phục vụ do ngành đề ra, nâng cao trách nhiệm đối với khách đi máy bay luôn thay đổi thực đơn của các món ăn. Trong quá trình phục vụ xí nghiệp đã được Tổng công ty phê duyệt đầu tư thêm các thiết bị hiện đại để sản xuất và chế biến như máy gọt hoa quả, máy xay thịt, thái thịt, các bếp nấu cao cấp, và các lò nướng bánh mì hiện đại không dưới tỷ đồng. Ngày 01/6/1993 Đội phục vụ bay đã chính thức đổi tên thành Xí nghiệp Sản xuất chế biến suất ăn Nội Bài, phương hướng hoạt động là chế biến sản phẩm nhằm phục vụ cho các chuyến bay và kinh doanh bên ngoài như các hội hè. Ngoài các chuyến bay trực thuộc Tổng công ty xí nghiệp còn được quyền ký hợp đồng kinh doanh phục vụ với các hãng khác. Hiện nay như các hãng PACIFIC, AREFORT và các hãng chuyên cơ thường viếng thăm Thủ đô và đất nước ta. Từ một Đội phục vụ nhỏ bé của Cục Hàng không dân dụng Việt Nam chuyển sang, sau 8 năm hoạt động xây dựng và phát triển xí nghiệp đã có một vị trí thuận lợi và diện tích đáp ứng nhu cầu sản xuất tại sân bay Nội Bài. Xí nghiệp đã được Tổng công ty phê duyệt đầu tư hàng chục tỷ đồng đê xây dựng và tu sửa nhà xưởng và các công trình phụ trợ phục vụ sản xuất. Từ năm 1993 xí nghiệp có 2 nơi sản xuất là nhà bánh "phân xưởng sản xuất bánh" nay đã được đưa về xí nghiệp, để thuận tiện hơn cho công việc quản lý. Sự phát triển của xí nghiệp không chỉ qua các yếu tố về quy mô mà nó còn đòi hỏi về cả chất lượng phục vụ. Hoạt động kinh doanh thể hiện qua một số chỉ tiêu mà kế hoạch của Tổng công ty được thể hiện dưới bảng tổng hợp sau: Bảng 1: Theo kế hoạch và chỉ tiêu hoạt động kinh doanh Chỉ tiêu và nội dung PV 1998 Số khách phục vụ Doanh thu (đ) Số khách phục vụ Doanh thu (đ) Số khách phục vụ Doanh thu (đ) Sản lượng suất ăn phục vụ: - VietNam Airlines 922.646 14.311.943.040 863.173 13.155.247.213 934.309 16.529.678.680 - Các hãng khác: 97.380 2.398.990.137 94.555 1.877.332.905 129.932 1.857.848.280 PACIFIC AREPORT Chuyên cơ Tổng doanh thu 16.710.933.177 15.032.580.118 18.387.526.930 - Thu nhập bình quân của mỗi công nhân viên trong xí nghiệp 1.700.000đ/tháng. Xí nghiệp đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước và kế hoạch của cấp trên đưa xuống, luôn đảm bảo việc làm đời sống, phúc lợi và các chế độ khác cho người lao động "Xí nghiệp còn làm công tác thiện là nhận nuôi 2 người Bà mẹ Việt Nam anh Hùng". Đội ngũ cán bộ công nhân viên ngày thành lập xí nghiệp xấp xỉ 100 người nay đã tăng gần gấp 3 lần so với thời kỳ đầu thành lập xí nghiệp. Trong đó số có học vấn từ sơ cấp đến đại học cụ thể là: Đại học chiếm 25%; Trung cấp chiếm 25%; Sơ cấp chiếm 50%. Để đáp ứng yêu cầu của khách hàng cũng như trong ngành năm 1996, Tổng công ty đã phê duyệt đầu tư cho xí nghiệp thêm 2 ô tô Sovan của Pháp chuyên trở phục vụ suất ăn và 2 xe ô tô DaiHazu cỡ 1,5 tấn và xí nghiệp đã được Tổng công ty phê duyệt đầu tư xe đưa đón công nhân viên tháng 6/2001, 2 chiếc Mescedes Benz 30 chỗ ngồi. Qua 8 năm xây dựng và phát triển khoảng thời gian ấy, đã đánh dấu bước trưởng thành nhanh chóng sự cố gắng vươn lên không ngừng với biết bao khó khăn chịu ảnh hưởng kinh tế của khu vực, tác động đến ngành hàng không dân dụng nói chung và xí nghiệp nói riêng, đặc biệt vào năm 1997 do ảnh hưởng về khủng hoảng tiền tệ khu vực đã gây không biết bao khó khăn cho ngành hàng không nói chung và xí nghiệp nói riêng nhưng xí nghiệp đã không ngại khó khăn đã cùng vươn lên không ngừng phát triển luôn coi trọng việc sản xuất đi hàng đầu. Khẳng định vai trò vị trí của ngành và xí nghiệp trong khu vực. Phần II Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ sản xuất chế biến sản phẩm ở Xí nghiệp Sản xuất chế biến suất ăn Nội Bài I. Đặc điểm tổ chức sản xuất Là một doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty hàng không Xí nghiệp Sản xuất chế biến suất ăn Nội Bài tiến hành tổ chức với mô hình sản xuất dưới 2 hình thức sau: - Theo kế hoạch bay hàng ngày của Tổng công ty và thực khách chuyến bay. Các công việc thu thập thông tin kế hoạch của công ty, tập chung sản xuất và chế biến suất ăn theo phiếu báo thực khách của Xí nghiệp Thương mại mặt đất. - Kinh doanh nhận đơn đặt hàng từ các hãng hàng không không thuộc Tổng công ty như PACIFIC, AREPROST,... và phục vụ các hợp đồng bên ngoài ngành hàng không như các dịp lễ hội, hội hè, liên hoan,... Như vậy hình thức tổ chức sản xuất đã phản ánh chức năng và nhiệm vụ của xí nghiệp đó là kết hợp giữa sản xuất theo kế hoạch thực tế hàng ngày của các chuyến bay và sản xuất yêu cầu của các hãng hàng không không thuộc Tổng công ty hàng không Việt Nam và các dịch vụ bên ngoài thị trường chính vì thế mà những sản phẩm "suất ăn" của xí nghiệp phải đa dạng thực đơn và phụ thuộc nhiều vào hợp đồng của bên đối tác về chất lượng cũng như phục vụ. Việc sản xuất của Xí nghiệp Sản xuất chế biến suất ăn Nội Bài được tiến hành theo quy trình sau: 1. Tổ thực đơn: có nhiệm vụ khai thác thực phẩm của thị trường để cho sản phẩm của xí nghiệp đa dạng thực đơn các món ăn, lập trình thay đổi thực đơn theo thời kỳ chu kỳ và theo thời tiết: xuân, hạ, thu, đông. 2. Tổ định lượng có nhiệm vụ nhận kế hoạch bay và số khách thực tế của từng chuyến bay để nên định lượng thực phẩm trong ngày theo thực đơn. 3. Tổ đặt hàng có nhiệm vụ nhận bảng tổngh ợp thực phẩm của tổ định lượng nên kế hoạch đặt hàng của từng mặt hàng thực phẩm sao cho phù hợp với thời gian sản xuất và chế biến và khai thác thực phẩm theo đúng thực đơn. 4. Tổ kho có nhiệm vụ đứng ra nhập những mặt hàng đã được KCS kiểm nghiệm và nhập đúng theo kế hoạch của bên đặt hàng đã đặt và vào kho bảo quản và phân loại từng sản phẩm theo quy định bảo quản thực phẩm của xí nghiệp đề ra. 5. Tổ chế biến gồm 2 bộ phận: - Bộ phận chuyên chế biến các loại như sau: hoa quả, các đồ hộp không phải qua nhà bếp (BP1) họ có nhiệm vụ chế biến các món đồ trên theo mẫu của thực đơn như gọt hoa quả và chế biến chúng thành những sản phẩm như chế biến thành hoa và các món ăn rau sống gia vị, khay salat, các món nộm. - Bộ phận chuyên chế biến các loại thực phẩm như thịt bò, thịt lợn, thịt gà,... các loại hải sản như: tôm, cua, ếch, sò, cá,... chúng được chế biến theo mẫu thực đơn, những thực phẩm này phải qua bếp sau đó mới vào nhà bàn (BP2). 6. Tổ bếp có nhiệm vụ nhận thực phẩm tươi sống từ (BP2) của tổ chế biến và sào, nấu, kho, luộc, hấp các món ăn để đưa nên nhà bàn. 7. Tổ nhà bàn có được chia thành 3 bộ phận: - Bộ phận chia nguội: có nhiệm vụ nhận thực phẩm của (BP1) thuộc tổ chế biến để chia vào các khay đồ ăn như chia, khai vị, salát, khay hoa quả tráng miệng của từng chuyến bay. - Bộ phận chia nóng có nhiệm vụ nhận thực phẩm từ tổ bếp đưa nên chia vào khay đồ ăn. - Bộ phận lắp giáp nhiệm vụ nhận những khay đồ ăn của hai bộ phận chia nóng, chia nguội, để lắp giáp vào từng suất ăn và đưa vào thùng đựng đồ ăn và cho vào kho lạnh bảo quản. 8. Tổ bánh có nhiệm vụ nhận thực phẩm từ kho và chế biến theo kiểu mẫu do tổ thực đơn,như bánh ngọt, bánh mặn,.... theo quy định và đưa nên nhà bàn lắp giáp vào các suất ăn. 9. Tổ cung ứng có nhiệm vụ nhận từng chuyến suất ăn từ kho lạnh thuộc bộ phận lắp giáp và đưa ra tàu cung ứng chuyến bay và giao cho tiếp viên. 10. Tổ thu hồi có nhiệm vụ thu hồi những dụng cụ sau chuyến bay, phân loại dụng cụ và thống kê số lượng giao cho tổng vệ sinh dụng cụ. 11. Tổ vệ sinh dụng cụ có nhiệm vụ nhận những dụng cụ đã được phân loại ở tổ thu hồi, rửa sạch dụng cụ, phơi sấy đóng gói giao cho tổ chuẩn bị dụng cụ và nhà bàn. 12. Tổ chuẩn bị dụng cụ theo phiếu cấp dụng cụ của tổ định lượng và cấp dụng cụ cho các chuyến bay giao cho cung ứng. II. Đặc điểm mô hình sản xuất của phân xưởng Do đặc trưng của xí nghiệp là sản xuất và chế biến theo kiểu liên tục, hàng loạt theo kế hoạch bay của công ty theo ngày, theo thực đơn và các bản hợp đồng và thực đơn đặt của các bên đối tác chính vì vậy cơ sở và điều kiện về chất lượng và quy mô của sản phẩm, mô hình sản xuất có quy trình như sau: - Lập trình gốc bắt đầu từ khâu thực đơn qua định lượng xuất kho và tập chung chế biến đưa nên nhà bàn. Tập chung hết vào khâu nhà bàn để lắp giáp suất ăn. - Vấn đề của bộ phận thu thập thông tin từ bộ phận báo đặt suất ăn thuộc xí nghiệp có nhiệm vụ thông tin thêm bớt suất ăn của xí nghiệp bên để đảm bảo và an toàn cho các chuyến bay. - Như vậy để hoàn thành một sản phẩm mô hình tập chung chủ yếu vào khâu lắp giáp của nhà bàn trước khi đưa nên máy bay. Các bộ phận này đều chịu sự quản lý của quản đốc phân xưởng, nhiệm vụ sản xuất của các phân xưởng bộ phận được tiến hành theo lệnh sản xuất từ phòng thực đơn. Tất cả các bước mô hình sản xuất trên có thể tóm lại qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Sơ đồ quy trình mô hình sản xuất và chế biến Thực đơn Định lượng Tổ chế biến BP1 BP2 Bộ phận nhà bàn BP1 BP2 BP3 Tổ bếp Tổ cung ứng Tổ báo đặt suất ăn Tổ vệ sinhdụng cụ Tổ thu hồi Tổ chuẩn bị DC Tổ bánh Chế biến theo thực tế Chế biến theo báo thêm báo bớt Đặt hàng Tổ kho Phần III Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức công tác kế toán ở xí nghiệp sản xuất chế biến suất ăn Nội Bài Xuất phát từ hoạt động thực tế, hoạt động sản xuất và kinh doanh của xí nghiệp, xí nghiệp là 1 xí nghiệp trực thuộc Tổng công ty Hàng không và là 1 xí nghiệp duy nhất thuộc khu vực cảng sân bay miền Bắc. Xí nghiệp tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến bộ máy quản lý gọn nhẹ. Đứng đầu xí nghiệp là Giám đốc xí nghiệp là người có quyền hành cao nhất trong xí nghiệp chịu trách nhiệm với Nhà nước với Tổng công ty Hàng không Việt Nam và với toàn thể công nhân viên trong xí nghiệp. Giúp việc cho Giám đốc là một Phó Giám đốc có nhiệm vụ thực hiện tốt mọi công việc giám đốc giao và cùng giám đốc điều hành mọi công việc trong xí nghiệp, bàn bạc, đóng, góp ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và sản xuất của xí nghiệp. Bên dưới là hệ thống phòng ban phân xưởng có chức năng và nhiệm vụ sau: - Phòng tổ chức hành chính, có nhiệm vụ thư ký, quản trị tổ chức, quản trị nhân lực,... giúp việc cho Giám đốc. Mỗi người trong phòng được giao trách nhiệm cụ thể, bao gồm cả trường hợp kiêm nhiệm chức trách được giám đốc phê duyệt. - Phòng tài chính kế toán, có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tài chính, chuẩn bị và tạm ứng vốn của Tổng công ty để phục vụ cho việc sản xuất, theo dõi thanh toán thống kê và kiểm tra tài sản cố định thường xuyên theo tháng, ngoài ra phòng còn có trách nhiệm kiểm soát chi phí, thanh toán các khoản phải trả như tàu xe tuyến với các khoản mua ngoài hợp đồng và toàn thể công nhân viên, phòng hoạt động theo pháp lệnh kế toán và quy chế quản lý tài chính trong doanh nghiệp. - Phòng kế hoạch: Có nhiệm vụ khai thác cung ứng vật tư và nguyên vật liệu theo kế hoạch của phòng. Xây dựng kế hoạch sản xuất, quản lý giảm tối thiểu tồn kho, đảm bảo cho việc sản xuất và kinh doanh của xí nghiệp. - Phòng đảm bảo chất lượng: Có nhiệm vụ kiểm tra đánh giá chất lượng sản phẩm, theo dõi quá trình hoạt động sản xuất của phân xưởng. - Phân xưởng sản xuất, bao gồm các bộ phận sau đây: + Tổ định lượng + Bộ phận chế biến + Bộ phận bếp + Bộ phận nhà bàn + Bộ phận nhà bánh + Bộ phận cung ứng và ra xe + Bộ phận thu hồi + Bộ phận vệ sinh dụng cụ + Bộ phận chuẩn bị dụng cụ sạch + Bộ phận báo đặt suất ăn. Như vậy ta thấy các bộ phận trong bộ máy quản lý của Xí nghiệp Sản xuất chế biến suất ăn Nội Bài không có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, xuyên từ trên xuống dưới, tất cả hoạt động và thực hiện theo lệnh giám đốc và trách nhiệm được giao. Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất Phó Giám đốc Giám đốc Tổ báo đặt suất ăn Tổ chế biến Tổ bếp Tổ bánh Tổ nhà bàn Tổ cung ứng và lái xe Tổ thu hồi Tổ vệ sinh dụng cụ Tổ chuẩn bị dụng cụ Tổ định lượng Phân xưởng sản xuất Giámsát KSC Phòng đảm bảo CL Phòng Kế toán Phòng Kế hoạch Kho 1, 2, 3 Đặt hàng Kết luận Qua việc nghiên cứu và tìm hiểu quy trình mô hình sản xuất và phỏng vấn một số cán bộ có liên quan trong xí nghiệp. Bài viết đã đưa ra cái nhìn tổng quan về xí nghiệp không từ lịch sử hình thành và phát triển đến các điểm về tổ chức sản xuất kinh doanh và bộ máy quản lý của xí nghiệp. Do đặc điểm và quá trình nghiên cứu tổng quan về Xí nghiệp Sản xuất chế biến suất ăn Nội Bài. Quá trình bài viết chưa đi sâu và đề cập đến vấn đề chi tiết của tổ chức kế toán mà chỉ đề cập đến mô hình quản lý sản xuất bởi vì Xí nghiệp Sản xuất chế biến suất ăn Nội Bài vẫn là xí nghiệp trực thuộc Tổng công ty quyết định phê duyệt đều do Tổng công ty quyết định. Trên góc độ đó em có mấy ý kiến đề xuất như sau: - Về quá trình quản lý ở xí nghiệp vẫn còn lỏng nẻo không có tính tự quyết định về công việc chủ yếu chờ lệnh từ cán bộ mà cán bộ không cần đề cập đến công việc ấy như điển hình quá trình quản lý công việc ở tổ cung ứng không đồng bộ về quy trình làm việc. - Các công cụ lao động chủ yếu thủ công nhiều yêu cầu xí nghiệp lập trình để trình nên công ty cần đầu tư nhiều hơn về công nghệ. Mục lục