Báo cáo thực tập Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại công ty thép VSC-POSCO

sách khuyến khích tiêu thụ: giảm giá cho những khách hàng mua với số lượng lớn trong tháng, hỗ trợ về giá bán cho khách hàng có đơn hàng cung cấp cho các công trình lớn, mỗi năm một lần, công ty tổ chức hội nghị khách hàng, nhằm lắng nghe tiếp thu ý kiến góp ý của khách hàng về công ty, tham gia trưng bày hàng hóa tại các hội chợ, triển lãm. Với uy tín về chất lượng sản phẩm và những chính sách bán hàng phù hợp cùng với sự hỗ trợ của mạng lưới phân phối sản phẩm rộng khắp, hiện nay các sản phẩm mang thương hiệu VPS đã có mặt trên khắp thị trường Việt Nam và xuất khẩu sang một số nước trong khu vực và trên thế giới. Dây chuyền công nghệ sản xuất Với phương châm: “Mọi hành động đều hướng tới chất lượng và khách hàng”, công ty VSC-POSCO mong muốn cung cấp cho khách hàng những sản phẩm có chất lượng tốt nhất và đáp ứng tốt nhất mọi yêu cầu của khách hàng. Để thực hiện mục tiêu trên, công ty đã rất chú trọng đến việc đầu tư nâng cấp dây chuyền, thiết bị sản xuất. Ngay từ ban đầu công ty đã đầu tư dây chuyền công nghệ sản xuất tự động hóa 100% của Italia. Dây chuyền cán liên tục gồm 24 giá cán với vận tốc lớn nhất đạt được 60m/s. Lò nung phôi có công suất 50 T/H với hệ thống điều khiển nhiệt độ nung tự động và hệ thống điều khiển nạp và ra phôi tự động. Có thể nói dây chuyền công nghệ của công ty hiện đại vào loại bậc nhất ở Việt Nam. Dây chuyền công nghệ sản xuất của công ty được mô tả ở phụ lục 1.1 Tổ chức sản xuất Dây chuyền công nghệ của công ty được tự động hóa 100% và là dây chuyền cán liên tục. Do đó hình thức tổ chức sản xuất của công ty là sản xuất liên tục, được tổ chức bao gồm các bộ phận sau: Bộ phận sản xuất: Có nhiệm vụ thực hiện và đảm bảo cho công việc sản xuất được liên tục và thông suốt. Trong đó cụ thể là: + Bộ phận kỹ thuật: Có nhiệm vụ giám sát và quản lý kỹ thuật dây chuyền cán. Ngoài ra còn có nhiệm vụ theo dõi và đặt mua vật tư phục vụ sản xuất. + Bộ phận gia công trục cán: Có nhiệm vụ gia công, cắt gọt trục cán và chuẩn bị các dẫn hướng, dẫn đỡ phục vụ cho dây chuyền sản xuất. + Bộ phận cán: Là bộ phận trực tiếp sản xuất ra sản phẩm. + Bộ phận thành phẩm: Có nhiệm vụ bó buộc sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm và nhập kho. Bộ phận sửa chữa: Có nhiệm vụ sửa chữa và bảo dưỡng thiết bị, máy móc, lập kế hoạch sửa chữa hàng ngày, hàng tháng, hàng năm. Tất cả các bộ phận trên phối hợp với nhau hoạt động nhịp nhàng để luôn đảm bảo cho sản xuất được liên tục. Bộ phận trục cán phải luôn đảm bảo được số lượng và chất lượng kỹ thuật của trục cán cho sản xuất, tránh trường hợp sản xuất bị gián đoạn. Bộ phận sửa chữa luôn kiểm tra máy móc và bảo dưỡng chúng theo định kỳ, để quá trình sản xuất được liên tục không bị gián đoạn vì sự cố thiết bị. Khi máy móc trong dây chuyền cán có trục trặc mà dẫn đến dừng sản xuất thì bộ phận sản xuất thông báo kịp thời cho bộ phận sửa chữa và phối hợp với bộ phận sửa chữa tận dụng thời gian để sửa chữa và bảo dưỡng thiết bị. Cứ như vậy quá trình sản xuất trong công ty được liên tục và rất ít khi bị gián đoạn. Quy trình tổ chức sản xuất của công ty được trình bày tại phụ lục 1.2. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty thép VSC-POSCO 1.3.1. Cơ cấu tổ chức Tổ chức bộ máy là một khâu vô cùng quan trọng có tính quyết định đến sự thành bại của mỗi doanh nghiệp. Một cơ chế quản lý gọn nhẹ song vẫn đảm bảo tính liên thông tương đối sẽ giúp bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất vận hành trơn chu, chính xác, hiệu quả. Trên cơ sở thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình “ chức năng”: Đứng đầu công ty là Ban giám đốc, gồm 01 Tổng giám đốc và 01 Phó tổng giám đốc do Hội đồng Quản trị bổ nhiệm. Mỗi nhiệm kỳ của Tổng giám đốc và Phó tổng giám đốc là 03 năm, người của hai phía Việt Nam (do VSC cử) và Hàn Quốc (do POSCO cử) sẽ thay nhau làm. Nhiệm kỳ 2008 – 2010 Tổng giám đốc là người của phía Hàn Quốc, Phó tổng giám đốc là người của phía Việt Nam. Tổng giám đốc Công ty chịu trách nhiệm điều hành hoạt động hàng ngày của công ty, là người đại diện của công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị. Các mảng hoạt động riêng rẽ được phân chia cho các bộ phận (phòng, ban) chuyên môn đảm nhiệm. Tổng giám đốc (hay các trưởng phòng) điều hành và phân công nhiệm vụ cho từng phòng (hay từng vị trí trong phòng). Ngược lại, các phòng, ban tham mưu cho Ban Giám đốc theo khuôn khổ chức năng và nhiệm vụ của mình. Công ty có 3 phòng: Phòng quản lý, Phòng sản xuất, Phòng kinh doanh. Đứng đầu các phòng là các trưởng phòng hoặc giám đốc, trong các phòng bao gồm các khoa hoặc bộ phận. Mỗi bộ phận thực hiện một mảng công việc, đứng đầu các bộ phận là các trưởng khoa với chức năng giúp việc trưởng phòng (giám đốc) điều hành mảng công việc đó. Sơ đồ Tổ chức bộ máy quản lý của công ty được mô tả ở phụ lục 1.3. 1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận Phòng quản lý: Với hai bộ phận là Tổng hợp và Kế toán, có chức năng, nhiệm vụ sau: Chức năng: + Quản lý và tham mưu cho Ban Giám đốc toàn bộ các hoạt động về tài chính-kế toán. + Quản lý hành chính; bao quát các vấn đề về nhân sự; tham mưu cho Ban Giám đốc về chính sách lương, thưởng cho người lao động. Nhiệm vụ: + Tổ chức, thực hiện tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp lao động; quản lý lao động và tiền lương, các định mức lao động, các chế độ chính sách dành cho người lao động; sắp xếp lịch công tác, phương tiện; tiếp khách; quản lý và cung cấp văn phòng phẩm, giao dịch văn thư. + Thực hiện nhiệm vụ kế toán, tổ chức hạch toán chi tiết và tổng hợp các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh theo đúng chế độ, chính sách Nhà nước quy định. Phòng sản xuất: Được phân chia thành ba bộ phận là : bộ phận sản xuất, bộ phận sửa chữa và ban chất lượng. Chức năng: + Tham mưu cho Ban Giám đốc về mặt kỹ thuật và công nghệ. + Tham mưu cho Ban Giám đốc xây dựng các định mức sản xuất, phục vụ cho việc lên kế hoạch nhu cầu vật tư. Nhiệm vụ: + Điều hành các bộ phận sản xuất. + Lập kế hoạch và mua vật tư phục vụ sản xuất. + Lập kế hoạch sản xuất theo tháng, quý, năm trên cơ sở kế hoạch bán hàng của phòng kinh doanh. + Kiểm tra chất lượng vật tư, thành phẩm trước khi nhập kho và sản phẩm trước khi đem đi tiêu thụ. + Lập kế hoạch và thực hiện sửa chữa lớn, nhỏ, bảo dưỡng máy móc thiết bị. + Thiết kế, lắp đặt máy móc thiết bị; nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới vào sản xuất; nghiên cứu cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm. Phòng kinh doanh: bao gồm: bộ phận nhập khẩu và bộ phận marketting. Chức năng: Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác tiêu thụ và chiến lược tiêu thụ sản phẩm. Nhiệm vụ: + Nghiên cứu thị trường, tiếp thị và giới thiệu sản phẩm. + Xây dựng kế hoạch tiêu thụ và chiến lược bán hàng, hoạch định chính sách về giá cả và phân phối. + Bán hàng; theo dõi và quản lý bán hàng. + Làm thủ tục nhập khẩu nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị mua từ nước ngoài. Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY THÉP VSC-POSCO 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty thép VSC-POSCO 2.1.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Mặc dù công ty có 01 văn phòng đại diện tại Hà Nội, 01 chi nhánh tại Đà Nẵng và 01 chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh song các chi nhánh và văn phòng đại diện chủ yếu là thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác tiêu thụ sản phẩm mà không thực hiện công tác hạch toán kế toán. Do đó bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kế toán kiểu “tập trung”. Bộ máy kế toán được tổ chức thuộc phòng quản lý có nhiệm vụ theo dõi và tổng hợp số liệu liên quan đến tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty tại trụ sở chính cũng như tại văn phòng đại diện và các chi nhánh, thực hiện công tác hạch toán kế toán, ghi chép vào sổ sách kế toán và lên các báo cáo tài chính. Tham mưu và báo cáo với Ban Giám đốc về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Lập kế hoạch và thực hiện các công việc liên quan đến lĩnh vực tài chính của công ty như huy động vốn, thanh toán công nợ, theo dõi tồn kho, chi phí, doanh thu, lợi nhuận. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở công ty thép VSC-POSCO được mô tả ở phụ lục 2.1. 2.1.2. Lao động kế toán Bộ phận kế toán của công ty gồm 6 người, trong đó có 01 kế toán trưởng, 01 kế toán tổng hợp và 04 kế toán viên. Trong đó chỉ có 01 nhân viên nam, còn lại là nữ giới. Tất cả các nhân viên kế toán của công ty đều có trình độ đại học. Để đảm bảo công tác kế toán tài chính trong công ty thực hiện có hiệu quả, mỗi cán bộ thuộc bộ phận kế toán của công ty đều được quán triệt những nguyên tắc chung như sau: Thực hiện đúng nhiệm vụ được phân công, chịu trách nhiệm về phần việc mình được giao trước bộ phận kế toán, kế toán trưởng, Ban Giám đốc và Nhà nước khi để xảy ra các sai phạm trong quá trình thực hiện công tác kế toán, công tác quản lý tài chính của công ty. Báo cáo kịp thời các phần hành công việc được giao với kế toán trưởng và Ban Giám đốc Đảm bảo có sự thông tin, phối hợp chính xác, kịp thời giữa các phần hành kế toán với nhau và với các phòng ban, bộ phận khác trong công ty. 2.1.3. Phân công lao động kế toán Kế toán trưởng: Kế toán trưởng do VSC bổ nhiệm, có chức năng, nhiệm vụ là: Tổ chức bộ máy kế toán, phân công chuyên môn nghiệp vụ kế toán, kiểm tra công tác kế toán ở công ty đảm bảo thực hiện chế độ, chính sách về tài chính kế toán đúng theo quy định của Nhà nước. Quản lý chuyên môn và theo dõi, hỗ trợ về công tác nghiệp vụ kế toán tài chính cho các nhân viên kế toán của công ty. Tham mưu cho Ban Giám đốc về việc thực hiện chế độ tài chính kế toán và chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc và Hội đồng Quản trị về các hoạt động tài chinh kế toán của công ty. Tham mưu cho Ban Giám đốc về kế hoạch sản xuất kinh doanh, phương án đầu tư. Chịu trách nhiệm quản lý vốn, tài sản của công ty trước cơ quan pháp luật. Lập kế hoạch huy động vốn, đảm bảo bảo toàn và phát triển vốn cho công ty một cách hiệu quả. Tổng hợp kế hoạch, thực hiện tài chính của các phòng ban, bộ phận, chi nhánh của công ty. Đôn đốc, kiểm tra, xử lý các khoản công nợ với khách hàng, nhà cung cấp, với ngân hàng và nhà nước đảm bảo đúng nguyên tắc quy định. Lập báo cáo chủ đầu tư. Kế toán tổng hợp: Theo dõi, ghi chép phản ánh đầy đủ và trung thực tình hình nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu chính (phôi thép) trong kỳ. Đối chiếu thường xuyên với sổ sách tại kho, phát hiện kịp thời lượng phôi thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. Theo dõi thanh toán với nhà cung cấp phôi. Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị tài sản cố định (TSCĐ) hiện có, tình hình tăng, giảm và hiện trạng của TSCĐ trong phạm vi toàn công ty, cũng như tại từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc giữ gìn, bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ. Tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của TSCĐ và chế độ tài chính quy định. Dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ trên cơ sở kế hoạch sửa chữa của bộ phận sửa chữa, tập hợp chính xác và phân bổ hợp lý chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí kinh doanh. Định kỳ tập hợp đầy đủ, chính xác các chí phí phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ, phân bổ chi phí hợp lý cho từng đối tượng sử dụng để tính ra giá thành sản phẩm theo phương pháp tính giá thành mà công ty đang áp dụng. Định kỳ tập hợp số liệu trên sổ sách, kết chuyển xác định kết quả kinh doanh của công ty và lập các báo cáo tài chính. Trợ giúp lập báo cáo chủ đầu tư. Chịu trách nhiệm và phải đảm bảo tính chính xác, trung thực của các báo cáo tài chính và thông tin về kết quả kinh doanh. Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: Theo dõi và phản ánh kịp thời, chính xác tình hình nhập-xuất-tồn thành phẩm. Phản ánh kịp thời, chính xác tình hình tiêu thụ thành phẩm và các nghiệp vụ khác liên quan đến việc tiêu thụ thành phẩm Căn cứ vào doanh thu tiêu thụ trong kỳ, xác định số thuế giá trị gia tăng đầu ra. Theo dõi các khoản công nợ phải thu của từng khách hàng, từng hợp đồng. Chịu trách nhiệm báo cáo với ban lãnh đạo công ty về tình hình các khoản phải thu, để lãnh đạo nắm rõ tình hình khách hàng chiếm dụng vốn của công ty và tránh tình trạng nợ dây dưa kéo dài. Ngoài ra kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm còn kiêm thủ quỹ: thực hiện thu chi tiền mặt theo các chứng từ thu chi hợp lệ, có đầy đủ chữ ký theo quy định, quản lý quỹ, đối chiếu giữa số tồn thực tế trong két với số trên sổ sách. Kế toán vật tư: Theo dõi lượng vật tư nhập-xuất-tồn hàng ngày ở kho 1 (chứa các loại vật liệu, vật tư phục vụ cho sửa chữa: sửa chữa cơ và sửa chữa điện) và kho 2 (chứa các loại vật tư, vật liệu phục vụ cho sản xuất trừ vật liệu chính là phôi). Nhiệm vụ cụ thể là: Lập chứng từ nhập kho đối với những nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất ngoại trừ nguyên vật liệu chính là phôi thép. Lập chứng từ nhập kho công cụ dụng cụ. Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của vật tư nhập kho. Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá trị vật tư xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị vật tư tồn kho, theo dõi vật tư thu hồi, phát hiện kịp thời vật tư thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để công ty có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. Lập báo cáo nhập-xuất-tồn vật tư. Theo dõi công nợ các nhà cung cấp vật tư, báo cáo kế toán trưởng để có kế hoạch thanh toán công nợ. Kế toán thanh toán: Theo dõi và lập các chứng từ thu, chi tiền mặt, tiền gửi. Lập báo cáo quỹ hàng ngày phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt. Cùng với thủ quỹ thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt. Phản ánh tình hình tăng, giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hàng ngày, giám sát việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt. Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện nguyên nhân làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp thích hợp, giải phóng nhanh tiền đang chuyển kịp thời. Theo dõi thuế giá trị gia tăng đầu vào, kết hợp với số liệu của kế toán thuế giá trị gia tăng đầu ra kết chuyển thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ để tính ra số thuế giá trị gia tăng phải nộp. Đôn đốc các phòng nghiệp vụ làm kế hoạch để vay tiền ngân hàng. Lập kế hoạch vay tiền của các ngân hàng thương mại và theo dõi các khoản vay, lập chứng từ và thực hiện thanh toán các khoản vay. Mở và theo dõi L/C hàng nhập, theo dõi các L/C đã đến hạn thanh toán cho nước ngoài và có phương án đề xuất cho kế toán trưởng chi tiết ngoại tệ cần sử dụng. Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: Tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian và kết quả lao động trên cơ sở các chứng từ ban đầu của bộ phận nhân sự để tính lương phải trả cho cán bộ công nhân viên và tính ra thuế thu nhập cá nhân phải nộp của cán bộ công nhân viên hàng tháng. Xác định số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo quy định; ghi chép, phản ánh tiền lương và các khoản trích theo lương, phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tượng sử dụng lao động. Theo dõi các khoản tạm ứng, tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp cho cán bộ công nhân viên công ty. Ngoài ra còn có một nhân viên quản trị mạng trợ giúp cho bộ phận kế toán lập chứng từ hạch toán trên phần mềm kế toán máy, mở sổ cho năm tài chính mới. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán được mô tả ở phụ lục 2.1. 2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty thép VSC-POSCO Công ty thép VSC-POSCO áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006-QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về “Chế độ kế toán doanh nghiệp”. Công tác kế toán của công ty đã được thực hiện bằng máy từ năm 2000, hiện công ty đang sử dụng phần mềm kế toán EXACT đã được nâng cấp, điều chỉnh cho phù hợp với chế độ của Nhà nước ban hành. Chứng từ kế toán PHẦN MỀM KẾ TOÁN EXACT MÁY VI TÍNH Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Sổ kế toán tổng hợp,chi tiết -Báo cáo tài chính -Báo cáo kế toán quản trị Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Ghi chú Sơ đồ 2.1: Trình tự ghi sổ kế toán với phần mềm kế toán máy. 2.2.1. Chính sách kế toán chung áp dụng Kỳ kế toán năm: Kỳ kế toán năm của công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VNĐ). Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng ngoại tệ: Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được chuyển đổi theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng nhà nước Việt Nam niêm yết tại ngày phát sinh nghiệp vụ. Nguyên tắc xác định giá trị tài sản cố định hữu hình, vô hình: bao gồm giá mua và toàn bộ các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Các chi phí phát sinh sau ghi nhận ban đầu chỉ được ghi tăng nguyên giá tài sản cố định nếu các chi phí này chắc chắn làm tăng lợi ích kinh tế trong tương lai do sử dụng tài sản đó. Các chi phí không thỏa mãn điều kiện trên được ghi nhận là chi phí trong kỳ. Tài sản cố định được khấu hao theo phương pháp đường thẳng, dựa trên thời gian hữu dụng ước tính hoặc tỷ lệ khấu hao theo hướng dẫn tại Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 của Bộ Tài chính. Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT): Phương pháp khấu trừ Thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): 25% Phương pháp tính giá nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: phương pháp giá thực tế. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho: phương pháp giá bình quân gia quyền. Phương pháp tính giá thành phẩm nhập kho: Phương pháp giá trực tiếp. Phương pháp tính giá thành phẩm xuất kho: Phương pháp giá bình quân gia quyền. Hạch toán chi tiết hàng tồn kho: Phương pháp thẻ song song. Hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. Hình thức sổ kế toán: Chứng từ ghi sổ. 2.2.2. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán 2.2.2.1. Vận dụng chế độ chứng từ Dựa trên cơ sở các mẫu chứng từ theo Quyết định số 15/2006-QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về “chế độ kế toán doanh nghiệp” và phần mềm kế toán EXACT, công ty đã xây dựng và đăng ký sử dụng hệ thống chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính về việc đăng ký và sử dụng hóa đơn, chứng từ trong doanh nghiệp. Cụ thể hệ thống chứng từ được sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm: Chỉ tiêu lao động tiền lương: Bảng chấm công; bảng chấm công làm thêm giờ; bảng thanh toán lương, thưởng; bảng kê trích nộp các khoản theo lương, giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội. Chỉ tiêu hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, biên bản nghiệm thu vật tư nhập kho, hóa đơn giá trị gia tăng của nhà cung cấp, bảng kê mua hàng, phiếu kiểm tra kiêm bản kê vật tư nhập kho, giấy đề nghị xuất vật tư, phiếu xuất vật tư, biên bản giao nhận hàng, biên bản kiểm kê, phiếu xuất kho kiêm điều chuyển nội bộ. Chỉ tiêu bán hàng: Phiếu xuất kho kiêm hóa đơn bán hàng. Chỉ tiêu tiền tệ và thanh toán: Phiếu thu; phiếu chi; giấy đề nghị tạm ứng; giấy đề nghị thanh toán; biên lai thu tiền; giấy nhận nợ tiền vay ngân hàng; biên bản kiểm kê quỹ (VNĐ); biên bản kiểm kê quỹ (ngoại tệ); giấy báo nợ; giấy báo có; lệnh chuyển tiền ra nước ngoài; ủy nhiệm chi; phiếu tính lãi tiền vay, tiền gửi; các loại hóa đơn điện, nước, dịch vụ khác. Chỉ tiêu tài sản cố định(TSCĐ): Hợp đồng mua bán tài sản; tờ khai thuế nhập khẩu (đối với tài sản nhập khẩu từ nước ngoài); hóa đơn giá trị gia tăng của nhà cung cấp; biên bản nghiệm thu TSCĐ; biên bản giám định chất lượng tài sản và đánh giá giá trị tài sản; chi tiết tăng-giảm-khấu hao TSCĐ; tổng hợp khấu hao tài sản cố định. Tất cả các chứng từ kế toán do công ty lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính hợp lý của chứng từ thì mới dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ trong doanh nghiệp như sau: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán. Kế toán viên kiểm tra chứng từ và chuyển cho kế toán trưởng, quản trị trưởng kiểm tra, ký chứng từ kế toán hoặc trình Ban Giám đốc ký duyệt. Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. 2.2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản trong công ty Công ty sử dụng hầu hết các tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Quyết định số 15/2006-QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về “chế độ kế toán doanh nghiệp”. Có một số tài khoản không sử dụng và một số tài khoản được chi tiết cụ thể thành các tiểu khoản để đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty. Cụ thể là: Loại TK TK sử dụng TK không sử dụng Loại 1 111, 112, 113, 131, 133, 138, 141, 142, 144, 151, 152, 153, 154, 155, 157. Trong đó: - TK 112 được mở chi tiết theo loại tiền gửi (đồng Việt Nam và USD) và chi tiết theo từng ngân hàng. - TK 141 được chi tiết thành tạm ứng cho công nhân viên và tạm ứng trước cho nhà cung cấp - TK 152 được chi tiết theo nguyên vật liệu chính (NVLC), nguyên vật liệu phụ (NVLP) và phế liệu. Trong đó NVLC lại được chi tiết theo NVLC sử dụng cho từng loại sản phẩm. NVLP được chi tiết theo từng loại vật liệu phụ. - TK 155 được mở chi tiết theo từng loại sản phẩm và chất lượng sản phẩm (chính phẩm và thứ phẩm) - TK 157 mở chi tiết thành hàng gửi bán tại kho chi nhánh tp. Hồ Chí Minh và hàng gửi bán tại kho chi nhánh Đà Nẵng. 121, 128, 129, 136, 139, 156, 158, 159, 161. Loại 2 211, 213, 214, 241, 242. 212, 217, 221, 222, 223, 228, 229, 243, 244. Loại 3 311, 331, 333, 334, 335, 338. Trong đó: - TK 311 được chi tiết thành vay ngắn hạn tiền Việt Nam và vay ngắn hạn ngoại tệ. - TK 333 ngoài việc được chi tiết thành các loại thuế theo chế độ quy định còn được chi tiết theo từng địa điểm (tại công ty hay tại chi nhánh), theo NVLC (phôi) và vật tư khác. Thuế thu nhập cá nhân của người Việt Nam và người nước ngoài được ghi nhận vào 33381 và 33382. - TK 335 chi tiết thành: chi phí phải trả lãi vốn vay, chi phí phải trả lãi phôi trả chậm, dự phòng trợ cấp mất việc làm, chi phí phải trả khác. - TK 338 được chi tiết theo như chế độ, ngoài ra khoản khách hàng ứng trước cũng được hạch toán vào TK 338. 315, 336, 337, 341, 342, 343, 344, 347, 351, 352. Loại 4 411(4111), 413, 415, 421, 431. 4112, 4113, 412, 414, 418, 419, 441, 461, 466. Loại 5 511, 512, 515, 521, 531, 532. Trong đó:- TK 511 được chi tiết thành: doanh thu chính phẩm, doanh thu thứ phẩm, doanh thu bán phế tại công ty. - TK 512 là doanh thu bán hàng tại hai chi nhánh Đà Nẵng và TP.Hồ Chí Minh. Loại 6 621, 622, 627, 632, 641, 642. Trong đó: - TK 621 được chi tiết theo từng loại phôi thép (phôi thép cuộn, phôi thép cây SD30, phôi thép cây SD40). - TK 622 được chi tiết theo tiền lương, tiền thưởng và BHXH - TK 627 ngoài việc được chi tiết theo chế độ thì chi phí vật liệu sản xuất chung còn được chi tiết theo từng loại vật liệu, vật tư. - TK 632 được chi tiết thành: Giá vốn chính phẩm, giá vốn thứ phẩm, giá vốn phế liệu. - TK 641 ngoài chi tiết theo chế độ còn được chi tiết theo địa điểm: tại công ty và tại các chi nhánh. 611, 623, 631. Loại 7 711 Loại 8 811, 821 Loại 9 911 Loại 0 007 001, 002, 003, 004, 008. 2.2.2.3. Tổ chức vận dụng chế độ sổ sách trong công ty Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp. Phần mềm kế toán của công ty được thiết kế theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Bao gồm các sổ tổng hợp và chi tiết sau: Chứng từ ghi sổ (Các chứng từ ghi sổ được lập dưới hình thức là các phiếu hạch toán) Sổ cái. Bảng cân đối số phát sinh. Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng (Tiền VNĐ và ngoại tệ). Sổ chi tiết tiền mặt (Tiền VNĐ và ngoại tệ). Sổ chi tiết tiền vay. Sổ tổng hợp theo dõi tiền vay. Sổ chi tiết bán hàng. Sổ tổng hợp bán hàng. Sổ chi tiết mua hàng. Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán). Sổ chi tiết thanh toán với người bán bằng ngoại tệ. Sổ tổng hợp thanh toán với người mua (người bán). Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm. Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm. Sổ TSCĐ. Thẻ tính giá thành. Các sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh. Sổ theo dõi thuế GTGT được khấu trừ, thuế GTGT được hoàn lại, thuế GTGT được giảm, thuế GTGT hàng bán nội địa. 2.2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo tài chính Báo cáo tài chính của công ty được lập theo Quyết định số 15/2006-QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về “chế độ kế toán doanh nghiệp” bao gồm 4 loại là: Bảng cân đối kế toán. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (lập theo phương pháp gián tiếp). Thuyết minh báo cáo tài chính. Trong đó Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được lập hàng tháng, các Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính được lập vào cuối niên độ. Ngoài ra, để phục vụ cho công tác quản trị của công ty, phòng kế toán còn lập thêm một số báo cáo như: Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước. Báo cáo tình hình sử dụng TSCĐ của công ty. Báo cáo tồn quỹ tiền mặt. Báo cáo số dư tiền gửi ngân hàng. Báo cáo tổng hợp nhập-xuất-tồn thành phẩm. Báo cáo tồn kho các loại vật tư. Báo cáo tổng hợp nhập phôi Báo cáo giá vốn hàng bán. Báo cáo tổng hợp tình hình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Sơ đồ 2.2.: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ tại công ty thép Việt-Hàn Chứng từ kế toán Đối chiếu, kiểm tra Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết CHỨNG TỪ GHI SỔ (Phiếu hạch toán) Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng 2.3. Thực tế vận dụng chế độ kế toán trong hạch toán một số phần hành kế toán 2.3.1. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Với dây chuyền sản xuất liên tục, ở công ty thép Việt-Hàn không có sản phẩm dở dang đầu kỳ và sản phẩm dở dang cuối kỳ. Trường hợp xảy ra sự cố hoặc gián đoạn trong dây chuyền, sản phẩm đang sản xuất dở dang trên dây chuyền đều hỏng và trở thành phế liệu. Lượng phế liệu này sẽ được nhập kho (TK 1526). Giá trị phế liệu thu hồi nhập kho = giá bán phế bình quân trong kỳ * (số lượng phế tồn kho cuối kỳ + số lượng phế tiêu thụ trong kỳ ) – giá trị phế liệu tồn kho đầu kỳ Giá trị phế liệu nhập kho sẽ được trừ vào tổng chi phí sản xuất trong kỳ để tính ra tổng giá thành thực tế của sản phẩm sản xuất ra trong kỳ. Như vậy đối tượng hạch toán chi phí sản xuất là toàn bộ quá trình sản xuất. Đối tượng tính giá thành là từng loại sản phẩm hoàn thành trong kỳ gồm thép cuộn, thép cây SD 30, thép cây SD 40. Các khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm bao gồm: Chi phí NVL trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí sản xuất chung 2.3.1.1. Chi phí NVL trực tiếp: Tài khoản sử dụng: TK 621-Chi phí NVL trực tiếp. TK này được mở chi tiết cho từng loại phôi dùng để sản xuất các loại thép khác nhau. Chi phí NVL trực tiếp là toàn bộ chi phí về vật liệu chính. Vật liệu chính được dùng trực tiếp để chế tạo các loại sản phẩm thép đó là phôi thép. Chi phí vật liệu chính được tính cho từng loại sản phẩm do phôi thép dùng để sản xuất các loại sản phẩm khác nhau thì khác nhau. Khi xuất phôi để sản xuất thép, nhân viên thống kê vật tư của phòng sản xuất lập phiếu xuất vật tư (xuất phôi) căn cứ trên bảng kê xuất kho của thủ kho. Thủ kho ghi thẻ kho theo dõi số lượng phôi nhập-xuất-tồn. Cuối tháng, kế toán căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất phôi để cập nhật dữ liệu vào sổ chi tiết của từng loại phôi trên máy vi tính, máy tính xử lý dữ liệu tính ra giá thực tế từng loại phôi xuất dùng để sản xuất từng loại sản phẩm theo phương pháp giá bình quân gia quyền. Giá thực tế từng loại phôi xuất dùng chính là chi phí NVL trực tiếp để chế tạo từng loại sản phẩm. Kết quả của quá trình xử lý sẽ tự động nhập vào phiếu hạch toán (Chứng từ ghi sổ), các sổ chi tiết TK 621, sổ cái TK 621, bảng cân đối số phát sinh; đồng thời bổ sung thêm phần giá trị phôi xuất trên sổ chi tiết của từng loại phôi. Kế toán dựa vào những số liệu trên các sổ chi tiết chi phí NVL trực để lập ra bảng tổng hợp chi phí phôi xuất dùng cho sản xuất (lập trên Excel). 2.3.1.2. Chi phí nhân công trực tiếp: Tài khoản sử dụng TK 622-Chi phí nhân công trực tiếp. Chi phí nhân công trực tiếp gồm tiền lương, phụ cấp lương và các khoản trích theo lương (Bảo hiểm xã hội(BHXH) , bảo hiểm y tế(BHYT)) của công nhân tham gia trực tiếp sản xuất. Do cả 3 loại sản phẩm của công ty đều được sản xuất trên cùng một dây chuyền nên không thể tách riêng được chi phí nhân công trực tiếp của từng loại sản phẩm. Toàn bộ chi phí nhân công trực tiếp được tập hợp trên TK 622. Các chứng từ được sử dụng để tập hợp chi phí nhân công trực tiếp gồm: bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH, bảng kê trích nộp các khoản theo lương, bảng thanh toán tiền lương. Căn cứ vào bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH kế toán tính ra tiền lương phải trả và các khoản trích nộp theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất. Rồi nhập số liệu này vào máy tính, số liệu sẽ được tự động cập nhật vào phiếu hạch toán, sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp, sổ cái TK 622 và bảng cân đối số phát sinh. Từ các sổ chi tiết về chi phí nhân công trực tiếp kế toán lập bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp.(lập trên Excel) 2.3.1.3. Chi phí sản xuất chung: TK sử dụng TK 627-Chi phí sản xuất chung, TK này được chi tiết theo từng loại chi phí, đối với chi phí vật liệu và chi phí công cụ dụng cụ xuất dùng cho sản xuất lại được chi tiết theo từng loại vật tư xuất dùng cho sản xuất. Chi phí sản xuất chung là những chi phí cần thiết còn lại để sản xuất sản phẩm sau chi phí NVL trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp, là những chi phí phát sinh trong phạm vi phân xưởng sản xuất của công ty. Các chứng từ được sử dụng làm căn cứ để tính chi phí sản xuất chung gồm: hóa đơn mua hàng giá trị gia tăng, phiếu nhập, phiếu xuất vật tư, bảng kê xuất vật tư, bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng kê trích nộp các khoản theo lương, chi tiết tăng-giảm-khấu hao TSCĐ, tổng hợp khấu hao TSCĐ, hóa đơn điện, nước,điện thoại, hóa đơn giá trị gia tăng của các dịch vụ khác. Số liệu từ các chứng từ gốc được cập nhật vào máy tính để xử lý, các số liệu sau khi được xử lý sẽ tự động nhập vào các phiếu hạch toán, sổ chi tiết chi phí sản xuất chung, sổ cái TK 627, bảng cân đối số phát sinh. Kế toán căn cứ vào số liệu trên các sổ chi tiết chi phí sản xuất chung để lập bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung (lập trên Excel). 2.3.1.4. Tổng hợp chi phí sản xuất: Tài khoản sử dụng: TK 154-Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Các chi phí sản xuất kể trên sau khi được tính toán và tập hợp, máy tính sẽ tự động kết chuyển sang TK 154 để tính giá thành sản phẩm. Căn cứ vào giá trị phế liệu thu hồi để ghi giảm tổng giá thành sản xuất. Cuối kỳ kế toán nhập vào tổng khối lượng các loại sản phẩm và khối lượng của từng loại sản phẩm được sản xuất ra trong kỳ, máy tính sẽ tự động phân bổ chi phí nhân công trực tiếp, các loại chi phí sản xuất chung và giá trị phế liệu thu hồi cho từng loại sản phẩm theo tiêu thức khối lượng sản phẩm sản xuất và lập thẻ tính giá thành cho từng loại sản phẩm. Công thức phân bổ chi phí nhân công trực tiếp và các chi phí sản xuất chung: Chi phí nhân công trực tiếp phân bổ cho từng loại sản phẩm = Tổng chi phí nhân công trực tiếp * Khối lượng sản xuất của từng loại sản phẩm Tổng khối lượng sản xuất của các loại sản phẩm Chi phí sản xuất chung phân bổ cho từng loại sản phẩm = Tổng chi phí sản xuất chung * Khối lượng sản xuất của từng loại sản phẩm Tổng khối lượng sản xuất của các loại sản phẩm Giá trị phế liệu thu hồi phân bổ cho từng loại vật liệu = Tổng giá trị phế liệu thu hồi * Khối lượng sản xuất của từng loại sản phẩm Tổng khối lượng sản xuất của các loại sản phẩm Từ những trình bày trên đây có thể khái quát quy trình tổ chức hạch toán chi phí sản xuất tại công ty thép VSC-POSCO theo sơ đồ dưới đây: Sơ đồ 2.3.: Quy trình tổ chức hạch toán chi phí sản xuất. Chứng từ gốc, bảng tổng hợp Thẻ tính giá thành Chứng từ giảm chi phí Sổ chi tiết TK 154 Sổ chi tiết các TK chi phí 621, 622, 627 Sổ cái TK 154, 621, 622, 627 Chứng từ ghi sổ (Phiếu hạch toán) Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi phí theo yếu tố Báo cáo kế toán Nhập cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu 2.3.1.5. Tính giá thành sản phẩm: Đối tượng tính giá thành là từng loại sản phẩm hoàn thành trong kỳ gồm thép cuộn, thép cây SD30, thép cây SD40. Kỳ tính giá thành: Tính theo tháng. Giá thành sản phẩm (của từng loại sản phẩm) bằng tổng hợp chi phí sản xuất để sản xuất ra từng loại sản phẩm trừ đi giá trị phế liệu thu hồi phân bổ cho loại sản phẩm đó Giá thành đơn vị của từng loại sản phẩm = Giá thành sản phẩm của từng loại sản phẩm/ số lượng sản phẩm tương ứng sản xuất ra. 2.3.2. Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm Thành phẩm là sản phẩm đã được chế tạo xong ở giai đoạn chế biến cuối cùng của quy trình công nghệ trong doanh nghiệp, được kiểm nghiệm đủ tiêu chuẩn kỹ thuật quy định và nhập kho. Tại công ty, thành phẩm được quản lý cả về giá trị và hiện vật bởi thủ kho và kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm. Hạch toán nhập, xuất kho thành phẩm được phản ánh theo giá thực tế, cụ thể : Giá thực tế thành phẩm nhập kho là giá thành sản xuất thực tế, gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, có loại trừ giá trị phế liệu thu hồi. Giá thực tế thành phẩm xuất kho tính theo phương pháp giá bình quân gia quyền. Tổ chức hạch toán chi tiết thành phẩm được thực hiện ở phòng kế toán và ở kho thành phẩm theo phương pháp thẻ song song và theo dõi chi tiết theo từng loại sản phẩm. Hạch toán tổng hợp thành phẩm theo phương pháp kê khai thường xuyên. Các TK chủ yếu sử dụng trong hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: TK 1526- phế liệu thu hồi. TK 155- thành phẩm. TK này được chi tiết theo từng loại sản phẩm và theo chất lượng sản phẩm: chính phẩm và thứ phẩm. TK 157- Hàng gửi bán. Được chi tiết thành hàng gửi đi bán ở chi nhánh Đà Nẵng và chi nhánh TP. Hồ Chí Minh. Ở công ty hàng đưa vào kho các chi nhánh chỉ có chính phẩm các loại không có thứ phẩm và phế. TK 632- Giá vốn hàng bán. Chi tiết thành giá vốn chính phẩm, giá vốn thứ phẩm, giá phế phẩm bán (đối với phế phẩm thì giá bán = giá xuất). TK 511- Doanh thu bán hàng. TK này được chi tiết thành doanh thu chính phẩm, doanh thu thứ phẩm, doanh thu bán phế. TK 512 phản ánh doanh thu bán hàng tại chi nhánh Đà Nẵng và chi nhánh TP. Hồ Chí Minh. TK 521- chiết khấu thương mại. TK 531- Hàng bán trả lại. TK 641- Chi phí bán hàng. TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 3331- thuế GTGT đầu ra. Khi có sản phẩm sản xuất xong, nhân viên bộ phận chất lượng kiểm tra chất lượng sản phẩm, xác nhận thứ hạng chất lượng căn cứ vào tiêu chuẩn quy định, phân thành phẩm thành chính phẩm và thứ phẩm. Sau đó tiến hành nhập kho tách riêng chính phẩm và thứ phẩm của từng loại sản phẩm, lập phiếu nhập kho và giao thành phẩm vào kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên. Thủ kho giữ liên 2 để ghi thẻ kho, kế toán giữ liên 3, liên 1 do người lập giữ. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và thẻ tính giá thành, nhập dữ liệu vào máy vi tính để lên sổ chi tiết sản phẩm (khối lượng và giá thành sản phẩm nhập kho) và chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 155 và vào bảng cân đối số phát sinh. Khi xuất kho, thành phẩm xuất kho được cân theo etiket và được xác nhận qua cân thực tế để kiểm tra, phòng cân lập tích kê thành 3 bản: bộ phận cân hàng giữ 1 bản, bộ phận bảo vệ giữ 1 bản, thủ kho giữ 1 bản để vào thẻ kho sau đó giao cho phòng kinh doanh kiểm tra sau đó phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho kiêm hóa đơn bán hàng (đối với sản phẩm được xuất bán) hoặc phiếu xuất kho kiêm điều chuyển nội bộ (đối với thành phẩm được xuất gửi đến kho của chi nhánh). Phiếu xuất kho lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại phòng kinh doanh, liên 2 giao cho khách hàng hoặc giao cho chi nhánh, liên 3 giao cho thủ kho để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho để nhập khối lượng thành phẩm xuất kho vào sổ chi tiết sản phẩm trên máy tính, và giá bán thành phẩm, thuế suất thuế GTGT đầu ra vào các sổ chi tiết bán hàng theo từng loại sản phẩm và chất lượng từng loại sản phẩm, lập các phiếu hạch toán phản ánh bút toán ghi nhận doanh thu bán hàng, lên sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ cái TK 131, TK 511, TK 512, TK 3331 và vào bảng cân đối số phát sinh. Kế toán và thủ kho thường xuyên đối chiếu với nhau về lượng thành phẩm nhập-xuất-tồn. Cuối kỳ, căn cứ vào giá trị tồn kho thành phẩm đầu kỳ của từng loại sản phẩm, và tổng giá trị thành phẩm qua các lần nhập kho trong kỳ, máy tính tự động tính ra giá vốn của từng loại sản phẩm xuất bán trong kỳ hay giá xuất kho của chính phẩm các loại xuất từ kho công ty đưa vào kho của các chi nhánh, rồi tự động cập nhật giá trị xuất kho của các sản phẩm vào sổ chi tiết sản phẩm và lên bảng tổng hợp chi tiết sản phẩm. Đồng thời máy cũng tự động cập nhật vào các sổ chi tiết giá vốn, các phiếu hạch toán phản ánh về giá vốn, phản ánh giá xuất sản phẩm gửi vào kho các chi nhánh (TK157), sổ cái TK 632, TK 157, bảng cân đối số phát sinh. Đối với phế liệu thu hồi, công ty bán phế với giá bán phế bằng giá xuất phế. Trong quá trình tiêu thụ đối với những trường hợp thanh toán ngay hoặc mua hàng với số lượng lớn công ty đều có các chính sách giảm giá, khuyến mãi thông qua hình thức chiết khấu thương mại. Chiết khấu thương mại được theo dõi trên TK 521, đến cuối kỳ tiến hành kết chuyển ghi giảm doanh thu. Còn đối với hàng bán bị trả lại căn cứ hóa đơn trả lại hàng của khách hàng, công ty tiến hành lập phiếu nhập kho để nhập lại kho và điều chỉnh lại trên các sổ tổng hợp và chi tiết, đồng thời theo dõi trên TK 531, đến cuối kỳ, kết chuyển ghi giảm doanh thu. Hàng năm, vào cuối năm công ty tiến hành kiểm kê thành phẩm và lập biên bản kiểm kê sản phẩm. Khi kiểm kê phát hiện thừa, thiếu thành phẩm kế toán lập phiếu điều chỉnh tăng hoặc giảm số lượng thành phẩm, không phải điều chỉnh về giá trị. Đối với các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc quản lý và tiêu thụ thành phẩm, trên cơ sở các hóa đơn, chứng từ có liên quan để tập hợp chi phí, lập sổ chi tiết chi phí bán hàng, sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp, các phiếu hạch toán và lên các sổ cái TK 641, TK 642 và vào bảng cân đối số phát sinh. Cuối kỳ, kế toán tiền hành kết chuyển doanh thu bán hàng và các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình tiêu thụ được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh. Dưới đây là quy trình hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại công ty: Sơ đồ 2.4. Quy trình hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm. Các chứng từ ban đầu Phiếu hạch toán: sản phẩm, phế liệu nhập-xuất; giá vốn, doanh thu, giảm doanh thu, Chi phí, kết chuyển xác định kết quả Sổ chi tiết các TK 1526, 155, 157, 632, 641, 642, 511, 512,… 911 Sổ cái TK 1526, 155, 157, 632, 641, 642, 511, 512,…, 911 Bảng cân đối số phát sinh Các sổ tổng hợp, chi tiết các chỉ tiêu Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Chương 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY THÉP VSC-POSCO VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 3.1. Đánh giá thực trạng quản lý và công tác kế toán tại công ty thép VSC-POSCO 3.1.1. Những ưu điểm về quản lý và công tác kế toán tại công ty 3.1.1.1. Về công tác quản lý Công ty thép VSC-POSCO là một công ty liên doanh sản xuất thép xây dựng có quy mô lớn trên thị trường Việt Nam, với trang thiết bị, cơ sở vật chất và một dây chuyền công nghệ hiện đại cùng với một đội ngũ cán bộ công nhân viên tuổi đời còn khá trẻ, năng động, có trình độ và bộ máy lãnh đạo có năng lực, tuy mới ra đời hơn 10 năm song công ty đã khẳng định được tên tuổi, uy tín của mình trên thương trường và không ngừng phát triển. Ở công ty thép VSC-POSCO, việc tổ chức quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh nhìn chung là tốt. Bộ máy quản lý được tổ chức theo mô hình “chức năng”, mỗi phòng ban, bộ phận đảm nhiệm một chức năng, nhiệm vụ nhất định điều này tạo ra tính chuyên môn hóa cao trong công việc, không gây chồng chéo, trùng lặp giữa các bộ phận. Song giữa các phòng ban, bộ phận vẫn có sự phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau giúp cho công việc được giải quyết nhanh chóng. Công ty có một hệ thống máy tính nối mạng Internet đảm bảo nắm bắt, trao đổi thông tin trong nội bộ công ty và với các đối tác một cách thuận tiện, nhanh chóng, kịp thời. Công ty đã xây dựng được hệ thống kế hoạch, định mức sản xuất kinh doanh hợp lý trên cơ sở đó để tiến hành sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả. Về công tác quản lý chất lượng sản phẩm, chất lượng sản phẩm luôn là vấn đề quan tâm hàng đầu của công ty, công ty đã có một phòng thử nghiệm với các thiết bị hiện đại có thể kiểm tra chính xác các thông số kỹ thuật của sản phẩm trước khi xuất xưởng. Phòng thử nghiệm đã được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng cấp Chứng nhận hợp chuẩn quốc gia ISO/IEC17025 VILAS 061. 3.1.1.2. Về tổ chức công tác kế toán tại công ty Bên cạnh những ưu điểm trong công tác quản lý nói chung, tổ chức công tác kế toán của công ty cũng có nhiều ưu điểm như: Công ty đã xây dựng được một bộ máy kế toán khá hoàn chỉnh, gọn nhẹ với một đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ, nắm vững nghiệp vụ được phân công nhiệm vụ rõ ràng theo từng phần hành kế toán, có sự đảm bảo phối hợp tốt giữa các phần hành kế toán với nhau và với các bộ phận liên quan. Cơ sở vật chất kỹ thuật được trang bị đầy đủ. Hòa cùng với xu hướng của thời đại công nghệ thông tin, công tác kế toán của công ty cũng được thực hiện trên máy tính bằng phần mềm kế toán từ năm 2000, điều này không những giúp giảm nhẹ khối lượng công việc kế toán mà còn nâng cao độ chính xác của các thông tin kế toán và đảm bảo tính kịp thời, thuận tiện trong việc lập báo cáo. Công ty luôn cập nhật các văn bản, tài liệu, thông tin mới của nhà nước về chế độ kế toán doanh nghiệp để kịp thời nâng cấp phần mềm kế toán cho phù hợp với chế độ, chính sách. Hiện nay, tổ chức hạch toán kế toán trong công ty được thực hiện theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, đây là quyết định mới nhất về chế độ kế toán trong doanh nghiệp. 3.1.2. Những vấn đề còn tồn tại trong công tác quản lý và công tác kế toán tại công ty Bên cạnh những ưu điểm, thành tích đã đạt được, công tác quản lý và công tác kế toán của công ty cũng không tránh khỏi còn nhiều hạn chế, thiếu sót. 3.1.2.1. Về công tác quản lý Hiện nay, nguồn vật liệu chính của doanh nghiệp là phôi thép chủ yếu vẫn được nhập khẩu từ Trung Quốc do đó phải chịu chi phí vận chuyển quốc tế tương đối lớn điều này làm cho giá thành sản phẩm còn cao Giá bán sản phẩm của công ty vẫn phải phụ thuộc vào sự điều tiết vĩ mô của Tổng công ty thép Việt Nam (VSC), điều này làm cho chính sách về giá bán của công ty còn cứng nhắc, không linh động, bất lợi trong cạnh tranh về giá với các doanh nghiệp cùng ngành nhưng không thuộc VSC. Với hình thức trả lương theo thời gian, công ty không khuyến khích được người lao động làm việc, có thể xảy ra trường hợp mang tính hình thức, thiếu trách nhiệm hoặc không sử dụng hiệu quả thời gian trong giờ làm việc. Số dư vật tư, phụ tùng tồn kho là tương đối lớn và đã tồn đọng lâu ngày, trong đó có thể có cả những vật tư, phụ tùng đã không còn sử dụng hay hỏng hóc. Điều này có thể dẫn đến công ty bị lãng phí một khoản chi phí cho lưu kho, bảo quản, theo dõi và tốc độ luân chuyển vốn chậm. Trong trường hợp vật tư, phụ tùng đã đưa vào sử dụng bị hỏng, cần thay thế, công ty cũng chưa quy định nhân viên phải lập Giấy báo hỏng và làm thủ tục nhập lại kho. Trong công tác quản lý công nợ, có một số khoản phải thu đã quá hạn thanh toán và số dư phải thu của một số khách hàng đã vượt hạn mức tín dụng, dẫn đến công ty bị chiếm dụng vốn và rủi ro trong thu hồi công nợ. 3.1.2.2. Về công tác kế toán Công ty chưa tự nâng cấp được phần mềm kế toán nên việc nâng cấp phần mềm kế toán vẫn phải thuê ngoài với chi phí khá tốn kém. Công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho theo phương pháp: giá bình quân gia quyền, đơn giản trong tính toán nhưng công việc kế toán thường dồn vào cuối tháng, gây áp lực trong công việc dễ dẫn đến sai sót.. Công ty hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ song công ty không lập sổ đăng ký chứng từ ghi. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ một mặt có tác dụng quản lý các chứng từ ghi sổ, một mặt là tài liệu quan trọng để kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán với bảng cân đối số phát sinh. Không lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ dẫn đến việc quản lý chứng từ ghi sổ (mà ở đây chính là các phiếu hạch toán) không chặt chẽ, thuận lợi. Mặt khác thiếu đi một khâu để đối chiếu tính chính xác của số liệu kế toán giữa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ với bảng cân đối số phát sinh. Một trong những nguyên tắc quan trọng trong tổ chức công tác kế toán là nguyên tắc bất kiêm nghiệm. Để đảm bảo nguyên tắc này, kế toán của công ty cần được tách bạch với thủ quỹ. Nhưng hiện tại, ở công ty thép Việt-Hàn, kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm đang kiêm nhiệm vụ thủ quỹ. Chế độ kế toán đang được áp dụng tại công ty là Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về “chế độ kế toán doanh nghiệp”, song vẫn còn một số nghiệp vụ được hạch toán khác với hướng dẫn của Quyết định như việc ghi nhận các khoản khách hàng trả trước (Công ty ghi nhận vào TK 338-phải trả khác), ứng trước cho nhà cung cấp (Công ty ghi nhận vào TK 141- Tạm ứng), dự phòng trợ cấp mất việc làm (Công ty ghi nhận vào TK 335-Chi phí phải trả) Công ty không quy định việc trích lập dự phòng đối với các khoản phải thu khó đòi nên trong hạch toán kế toán cũng không trích lập dự phòng đối với những khoản phải thu đã quá hạn thanh toán. 3.2. Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác quản lý và công tác kế toán tại công ty thép VSC-POSCO Nhìn chung công ty thép VSC-POSCO là một công ty hoạt động và làm ăn có hiệu quả. Để phát huy tính hiệu quả đó công ty cần phải tiếp tục giữ vững và phát huy hơn nữa những ưu điểm đã đạt được, bên cạnh đó cần phải có những biện pháp để khắc phục những nhược điểm còn tồn tại. Sau một thời gian thực tập và tìm hiểu về công ty em xin mạnh dạn được đóng góp một số ý kiến sau đây nhằm hoàn thiện công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng. 3.2.1. Về công tác quản lý. Một là, công ty cần xúc tiến việc tìm kiếm các nhà cung cấp phôi trong nước, để tiết kiệm chi phí vận chuyển phôi góp phần giảm giá thành sản phẩm. Hai là, trong tương lai Nhà nước sẽ tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong ngành chủ động về giá bán, không còn phụ thuộc vào VSC, do đó ngay từ bây giờ công ty cần xây dựng kế hoạch về một chính sách giá bán hợp lý, linh động để có thể cạnh tranh được với các doanh nghiệp cùng ngành. Ba là, để khuyến khích người lao động làm việc và quản lý chi phí nhân công một cách hiệu quả công ty có thể thực hiện trả lương theo sản phẩm hay khoán việc, thực hiện các biện pháp để quản lý quỹ thời gian làm việc của người lao động chặt chẽ hơn. Bốn là, công ty cần tiến hành phân loại, sắp xếp lại các loại vật tư, phụ tùng thành từng nhóm: vật tư, phụ tùng không còn sử dụng, đã hỏng hay đang và sẽ sử dụng, để có hướng xử lý thích hợp tránh lãng phí chi phí cho việc lưu kho, bảo quản và đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn. Mặt khác để quản lý chặt chẽ hơn về mặt hiện vật đối với những vật tư, phụ tùng đã xuất dùng, công ty nên có quy định về việc lập Giấy báo hỏng phụ tùng và yêu cầu nhập lại kho vật tư, phụ tùng đã hỏng để có biện pháp xử lý thích hợp. Năm là, công ty cần có các biện pháp nhằm kiểm soát chặt chẽ hơn số dư công nợ phải thu. Đối với các khoản phải thu đã quá hạn thanh toán cần có sự thỏa thuận đồng ý bằng văn bản của hai bên: công ty và khách hàng, và có kế hoạch tính lãi trả chậm hợp lý nhằm đảm bảo quyền lợi của công ty. 3.2.2. Về công tác kế toán Một là, có kế hoạch đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán và quản trị mạng để người quản trị mạng có hiểu biết về lĩnh vực kế toán, người kế toán ứng dụng thành thạo máy tính vào công việc của mình, tiến dần đến làm chủ được phần mềm kế toán, có thể tự chủ trong việc điều chỉnh và nâng cấp phần mềm kế toán phù hợp với chế độ kế toán khi có sự thay đổi. Hai là, công ty nên thay đổi cách hạch toán một số nghiệp vụ như đã chỉ ra trong phần trên cho phù hợp với Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính - quyết định mới nhất được ban hành về “chế độ kế toán doanh nghiệp”. Ba là, phân công lại công việc: có một thủ quỹ riêng không tham gia làm công tác kế toán. Bốn là bộ phận kế toán cần tham mưu cho ban giám đốc nên có quy định về việc trích lập các khoản dự phòng và tiến hành trích lập dự phòng đối với những khoản phải thu đã quá hạn thanh toán và thực hiện theo dõi các khoản đó để tham mưu cho Ban giám đốc trong việc thu hồi và xử lý các khoản phải thu đã quá hạn đó. Trên đây là một số ý kiến đóng góp của em nhằm hoàn thiện công tác quản lý và công tác kế toán tại công ty để hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng đạt hiệu quả cao hơn. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về "Chế độ Kế toán doanh nghiệp" 2. Giáo trình Kế toán tài chính – PGS.TS. Đặng Thị Loan – NXB Đại học KTQD – 2006. 3. Hợp đồng liên doanh thành lập công ty Thép VSC-POSCO 4. Các tài liệu về tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán của công ty Thép VSC-POSCO 5. Một số báo cáo sổ sách kế toán của công ty Thép VSC-POSCO MỤC LỤC Trang A- MỞ ĐẦU C- KẾT LUẬN PHỤ LỤC DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO