Báo cáo thực tập Tình hình tổ chức hạch toán kế toán tại xí nghiệp vật liệu chịu lửa

ẫn của thầy: Phạm Thành Long. Em đã hoàn thành bài báo cáo tổng hợp của mình với những nội dung sau: Phần I: Tổng quan về đặc kinh tế- kĩ thuật và tổ chức bộ máy quản lí hoạt đông sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Phần II: Tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại xí nghiệp. Phần III: Một số đánh giá về tình hình tổ chức hạch toán kế toán tại xí nghiệp. Do thời gian thực tập không dài với sự nhận thức còn hạn chế nên bài báo cáo này không tránh khỏi nhiều thiếu sót. Em rất mong được sự giúp đỡ, góp ý kiến của thầy giáo, cô giáo, cùng các cô chú, anh chị trong xí nghiệp để báo cáo này của em thêm phong phú về lí luận và thiết thực với thực tế. Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC. PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ -KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA XÍ NGHIỆP VẬT LIỆU CHỊU LỬA. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA XÍ NGHIỆP ĐẶC ĐIỂM SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA XÍ NGHIỆP Chức năng, nhiệm vụ. Nghành nghề, quy mô kinh doanh, đặc điểm về sản phẩm thị trường. Đặc điểm tổ chức sản xuất- kinh doanh, đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của xí nghiệp. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT- KINH DOANH CỦA XÍ NGHIỆP Mô hình tổ chức bộ máy. Sơ đồ bộ máy. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận và mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận trong xí nghiệp. TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH CỦA XÍ NGHIỆP PHẦN II: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ BỘ SỔ KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP VẬT LIỆU CHỊU LỬA. 2.1 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP. - Mô hình tổ chức. - Sơ đồ tổ chức lao động kế toán và phần hành kế toán. - Chức năng nhiệm vụ của từng người, từng phần hành và quan hệ tương tác. 2.2 TỔ CHỨC BỘ SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP. 2.2.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán. 2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. 2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán. 2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán. 2.3 TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CỤ THỂ. 2.3.1 Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu 2.3.2 Tổ chức hạch toán tiền mặt. PHẦN III: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP VẬT LIỆU CHỊU LỬA. 3.1 ĐÁNH GIÁ TỔNG QUÁT. 3.2 ĐÁNH GIÁ CỤ THỂ. PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ – KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA XÍ NGHIỆP VẬT LIỆU CHỊU LỬA CÔNG TY CỔ PHẦN TRÚC THÔN. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA XÍ NGHIỆP VLCL. *.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Vật Liệu Chịu và khai thác Trúc Thôn : Công ty Vật liệu chịu lửa và khai thác đất sét Trúc Thôn là một doanh nghiệp thuộc Tổng công ty Thép Việt Nam, trải qua một quá trình hình thành và phát triển gần 40 năm, với tên đầu là Mỏ đất chịu lửa Trúc Thôn. Mỏ được thành lập ngày 25 tháng 11 năm 1964 theo QĐ số 1692/BCN – BTBCN của Bộ trưởng Bộ công nghiệp, với nhiệm vụ là khai thác quặng sét trắng để cung cấp cho Công ty Gang Thép Thái Nguyên. Trong quá trình phát triển, có lúc Mỏ phải ngừng sản xuất và khai thác do ảnh hưởng của chiến tranh. Đến năm 1973 thì công tác khai thác dần đi vào sản xuất ổn định với sản lượng khai thác quặng 5000 tấn/năm. Tháng 8 năm 1975 đồng chí Phan Trọng Tuệ - Nguyên phó thủ tướng trực tiếp giao cho Mỏ nhiệm vụ khai thác quặng chịu lửa và sét trắng, đồng thời quản lý tài nguyên cho đất nước.Cũng tháng 8 năm 1984 Mỏ quyết định đầu tư mở rộng, đa dạng hoá sản phẩm. Mỏ đã đề nghị Công ty gang thép Thái Nguyên duyệt cho xây dựng mới lò đất đèn. Tháng 10 năm 1989 đồng chí Ngô Huy Phan - Tổng giám đốc Công ty Gang Thép Thái Nguyên quyết định cho xây thêm dây chuyền sản xuất gạch chịu lửa đúc rót để giải quyết việc làm, nâng cao thu nhập và mở rộng sản xuất. Sản phẩm có nguyên vật liệu do chính Mỏ khai thác và chế biến nên giá thành, chi phí trong ngành giảm. Đồng thời gạch đúc rót ra phục vụ cho một số cơ sở sản xuất thép trong nước. Giai đoạn 1999 - 2000 sự chuyển đổi của cơ chế thị trường cùng với sự năng động, tìm hiểu của ban quản lý Mỏ đã làm cho chất lượng sản phẩm không ngừng được nâng cao, sự đổi mới công nghệ đã khiến doanh nghiệp có đủ sức cạnh tranh trên thị trường. Nghị định 217 CP đã khiến Mỏ tự chủ về tài chính một cách năng động và hiệu quả. Nhờ vậy những sản phẩm làm ra của Mỏ ngày càng đa dạng và phong phú. Cuối năm 1999 với sự quan tâm của Nhà nước và yêu cầu của Công ty Gang Thép Thái Nguyên Mỏ đã tách thành một Công ty độc lập, da dạng hoá mặt hàng và từ đó Mỏ chính thức đổi tên thành Công ty Vật liệu chịu lửa và khai thác đất sét Trúc Thôn. Trong quá trình phát triển do yêu cầu và tính chất của công việc sản xuất kinh doanh Công ty Vật Liệu Chịu Lửa và Khai Thác Đất Sét Trúc Thôn đã thành lập thêm 4 đơn vị thành viên đều trực thuộc Công ty Vật Liệu Chịu Lửa và Khai Thác Đất Sét Trúc Thôn có cơ cấu tổ chức bộ máy riêng biệt: + Mỏ Đô Lô Mít nằm trên địa bàn tỉnh Thanh Hoá sản phẩm chính là quặng đôlô mít gồm 80 cán bộ công nhân viên. + Xí nghiệp Vật liệu Chịu Lửa thành lập 01/07/2001:là đơn vị chuyên sản xuất các loại sản phẩm :gạch chịu lửa,gạch sa mốt, đất đèn.Với nguồn nguyên liệu chủ yếu là đất sét. + Mỏ Đất sét chịu lửa gồm 222 cán bộ công nhân viên ,là đơn vị chuyên khai thác đất sét nguồn nguyên liệu chủ yếu cung cấp cho các đơn vị thành viên và bán ra ngoài thị trường. + Nhà máy gạch ốp lát Sao Đỏ: thành lập 01/01/2003. Đây là hướng đi mới của Công Ty khi nhà máy gạch Ceramic ra đời cần đến khối lượng lớn đất sét của Mỏ tận dụng gần hết nguồn nguyên liệu làm giảm giá thành sản phẩm ,giải quyết việc làm cho người lao động. * Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp Vật Liệu Chịu Lửa . Ngày 01/07/2001, xí nghiệp Vật Liệu Chịu Lửa ra đời thuộc công ty Vật Liệu Chịu Lửa và Khai Thác Đất Sét Trúc Thôn (nay là công ty cổ phần Vật Liệu Chịu Lửa Trúc Thôn) nằm trên địa bàn xã Cộng Hoà- Huyện Chí Linh- Tỉnh Hải Dương. Cách thị trấn Sao Đỏ 3 Km về hướng Đông - Bắc. Từ khi được thành lập, xí nghiệp được đưa vào hoạt động với mục đích thử nghiệm để tăng thêm các mặt hàng sản xuất của công ty. Nhưng ngày càng hoạt động càng thấy rõ hiệu quả mà xí nghiệp mang lại. Hiện nay số công nhân trong xí nghiệp đã nâng lên trong đó: - Trình độ đại học: 18 công nhân. - Trình độ cao đẳng: 8 công nhân. -Trình độ trung cấp: 18 công nhân. - Công nhân: 183 công nhân. Với tổng số vốn ban đầu hơn 3 tỷ đồng trong đó: Vốn Cố định: 670.000.000 đồng. Vốn Lưu động: 2.407.000.000 đồng. 1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA XÍ NGHIỆP VẬT LIỆU CHỊU LỬA TRÚC THÔN. 1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của xí nghiệp VLCL Trúc Thôn. Được chủ động kinh doanh những ngành nghề phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ mà công ty giao; mở rộng quy mô kinh doanh theo khả năng của xí nghiệp và nhu cầu của thị trường, hạch toán kinh tế theo luật doanh nghiệp trên cơ sở chức năng nhiệm vụ quy định trong giấy phép kinh doanh và quyết định thành lập xí nghiệp. -Tự tổ chức khai thác, chế biến, sản xuất và tiêu thụ các mặt hàng do công ty yêu cầu. -Tự chọn cách tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức kinh doanh phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ mà công ty giao phó. -Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch sử dụng vốn kinh doanh theo đúng yêu cầu. -Tự quyết định giá mua, giá bán sản phẩm và dịch vụ, trừ những sản phẩm, dịch vụ do nhà nước định giá. -Có nhiệm vụ tuyển chọn, thuê mướn, bố trí sử dụng đào tạo lao động, lựa chọn các hình thức trả lương, trả thưởng và được quyết định mức lương, mức thưởng cho người lao động trên cơ sở đơn giá tiền lương, hoặc chi phí dịch vụ và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. -Được đàm phán, ký kết hợp đồng kinh tế với các tổ chức kinh tế. -Được đặt các đại diện, chi nhánh ở trong cả nước. -Được cử cán bộ ra nước ngoài tham gia khảo sát mở rộng thị trường. -Xí nghiệp có nhiệm vụ quản lý và sử dụng tốt số vốn hiện có, đảm bảo khả năng bảo toàn và phát triển số vốn đó. -Quản lý tốt đội ngũ công nhân viên góp phần nâng cao năng suất lao động. -Có nhiệm vụ thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo vệ tài nguyên môi trường. -Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ theo quy định, chịu trách nhiệm về tính xác thực của báo cáo. -Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế đối với Nhà nước và chấp hành mọi chế độ chính sách của Nhà nước trong hoạt động kinh doanh 1.2.2 Ngành nghề, quy mô kinh doanh, đặc điểm về sản phẩm thị trường. Xí nghiệp Vật liệu Chịu Lửa là đơn vị chuyên sản xuất các loại sản phẩm : gạch chịu lửa, gạch sa mốt, đất đèn. Nguồn nguyên liệu chủ yếu là đất sét. Với tổng số vốn ban đầu hơn 3 tỷ đồng trong đó: Vốn Cố định: 670.000.000 đồng. Vốn Lưu động: 2.407.000.000 đồng. Trong quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, nhờ có những bước đi đúng đắn, những chiến lược kinh doanh thích hợp nên số vốn kinh doanh của xí nghiệp không những được bảo toàn mà còn được bổ xung thêm. Đến nay số vốn đó không còn dừng lại ở đó nữa mà đã tăng lên nhiều lần. Tương lai số vốn đó sẽ không ngừng tiếp tục được phát triển. Hiện nay xí nghiệp có tổng số cán bộ công nhân viên trong biên chế là 187 công nhân. ngoài ra còn có 138 công nhân là lao động hợp đồng. Chất lượng lao động của công nhân trong toàn xí nghiệp cũng được thay đổi qua từng năm.. Ta có thể thấy rõ sự thay đổi của công nhân đến năm tháng đầu năm 2006 ở các phòng ban như sau:  Biểu 01: Đơn vị Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 PX VLCL 92 92 91 94 90 PX VLXD 33 32 31 31 30 PX Đất đèn 31 30 30 30 30 PX Tổ chức lao động tiền lương 9 9 9 9 7 Kế toán tài chính 6 6 6 6 9 Kế toán kinh doanh 3 13 13 13 13 Phòng Kĩ thuật công nghệ 8 8 8 8 8 Cộng 192 190 188 188 187 Trong sáu tháng đầu năm 2005 công ty có 18 người có trình độ Cao đẳng - Đại học; 18 người có trình độ Trung cấp. Cũng trong khoảng thời gian này năm 2006 xí nghiệp có 8 người có trình độ Cao đẳng, Đại học, 18 người có trình độ Trung học còn lại là 145 công nhân. tổng số công nhân viên trong các phòng ban được biểu hiện qua bảng sau:  Biểu 02: Đơn vị Tổng GTPV Nam Nữ ĐH CĐ TH CN PX VLCL 91 4 56 35 2 1 6 83 PX VLXD 31 2 19 12 1 0 3 28 PX Đất đèn 30 2 27 3 1 1 1 7 Cơ quan 36 32 24 12 14 6 8 7 Cộng 188 40 126 62 18 8 18 145 Qua đó ta thấy rõ chất lượng lao động không ngừng được nâng lên bởi xí nghiệp luôn tạo điều kiện cho các cán bộ công nhân viên có thời gian tham gia các khoá học đào tạo nâng cao tay nghề, nghiệp vụ. Ngoài ra xí nghiệp còn luôn quan tâm đến đời sống vật chất, tinh thần cho công nhân viên. Hàng năm, xí nghiệp đều tổ chức những chuyến đi thăm quan, du lịch giúp cho các cán bộ công nhân viên có thời gian nghỉ ngơi, giảm bớt căng thẳng trong công việc. Xí nghiệp luôn thực hiện việc tính và trích đúng, đủ các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp BHXH, BHYT, KPCĐ cho công nhân viên Sản phẩm của xí nghiệp sản xuất ra không phải là độc quyền trên thị trường, bởi cũng có nhiều doanh nghiệp khác sản xuất cùng một loại sản phẩm đó. Vì vậy yêu cầu đặt ra cho công ty là phải sản xuất ra những sản phẩm có chất lượng cao, giá thành thấp đa dạng về chủng loại, phù hợp với nhu cầu của thị trường. Đáp ứng được những yêu cầu của khách hàng, sản phẩm của công ty không ngừng được củng cố và mở rộng. Sản phẩm của Công ty được tiêu thụ trong cả nước và còn được tiêu thụ cả trên thị trường nước ngoài, luôn được thị trường chấp nhận. Nhờ nội lực sẵn có cùng với sự hoàn thiện về mọi mặt của công ty nên công ty luôn có một chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Tuy nhiên, nhu cầu của thị trường ngày càng nhiều, vấn đề đặt ra với công ty là phải có chiến lược kinh doanh thích hợp để công ty ngày càng lớn mạnh hơn. Xuất phát từ nhu cầu của thị trường tức là sản xuất những gì thị trường yêu cầu chứ không phải sản xuất những gì mà xí nghiệp có, đồng thời xuất phát từ yêu cầu chung của công ty, nên những sản phẩm của xí ngiệp luôn đa dạng về chủng loại, đảm bảo về chất lượng, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. 1.2.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất-kinh doanh, đặc điểm quy trình công nghệ sản phẩm. Mặc dù là đơn vị phụ thuộc vào công ty cổ phần Trúc Thôn nhưng xí nghiệp vật liệu chịu lửa Trúc Thôn luôn hoạt động theo cơ chế thị trường. Được quyền chủ động quyết định tổ chức bộ máy quản lý trong nội bộ của doanh nghiệp để phù hợp với đặc điểm sản xuất, quy mô và hoạt động của xí nghiệp. Bộ máy quản lý của xí nghiệp được tổ chức theo kiểu trực tuyến vì vậy mọi hoạt động của xí nghiệp đều chịu sự quản lý thống nhất của giám đốc xí nghiệp. Xí nghiệp thường xuyên kiểm tra toàn bộ bộ máy quản lý đảm bảo xí nghiệp hoạt động có hiệu quả. Là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, có tài khoản tại Ngân hàng, không thông qua một khâu trung gian nào khác. Do đó xí nghiệp tự chủ sản xuất kinh doanh, không ngừng nghiên cứu đổi mới các biện pháp kỹ thuật để tăng số lượng, đảm bảo chất lượng sản lượng sản phẩm mở rộng thị trường. *Đặc điểm quy trình công nghệ: Lò điện hồ quang Quặng đá vôi Nguyên liệu than Kốc để hoàn nguyên Lò nung vôi Cân tỉ lệ phối liệu Trộn đồng nhất Sản phẩm Kiểm tra chất lượng và nhập kho Lưu trình công nghệ của phân xưởng phuc vụ sản xuất đất đèn 18000C-20000C Sản phẩm đất đèn chủ yếu dùng để lấy khí axêtilen (C2H2), để hàn cắt kim loại. Quặng sét chịu lửa Quặng sét chịu lửa Chế biến ép phối mộc Nung Samốt Gia công đập nghiền nguyên liệu sạn Samốt Boongke chứa liệu Sấy đất sét chịu lửa Gia công nghiền bột sét chịu lửa Boongke chứa Trộn ẩm Boongke chứa Tạo hình sản phẩm mộc Cân phối liệu Nung Sản phẩm Lưu trình công nghệ sản xuất vât liệu chiu lửa Sản phẩm vật liệu chịu lửa chịu được nhiệt độ cao, dùng để xây lót các lò công nghệ làm việc ở nhiệt độ cao như lò luyện kim, lò nung clanhke xi măng, lò nung gốm sứ, nung hoá chất...... Lưu tình sản xuất của phân xưởng vật liệu xây dựng. Sạn samốt đã gia công Bột sét chịu lửa Cân phối liệu Trộn ẩm Tạo hình thủ công Nung Sản phẩm Kiểm tra chất lượng, nhập kho Sản phẩm được sản xuất ra giống như của phân xưởng vật liệu chịu lửa, nhưng sản phẩm của phân xưởng vật liệu xây dựng chủ yếu được làm bằng thủ công. 1.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT-KINH DOANH CỦA XÍ NGHIÊP VẬT LIỆU CHỊU LỬA TRÚC THÔN. * Tổ chức bộ máy quản lý ở công ty cổ phần Trúc Thôn. Công ty Cổ Phần Trúc Thôn có nhiều đơn vị thành viên cùng nằm trên một địa bàn, vì vậy đòi hỏi Công ty phải có cách tổ chức bộ máy quản lý sao cho phù hợp. Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến. Đứng đầu là Tổng giám đốc, tiếp đó là Phó tổng giám đốc, và hệ thống các phòng ban, theo sơ đồ sau: TỔNG GIÁM ĐỐC Phó Tổng giám đốc SXKD Phó Tổng giám đốc Văn phòng Cty Mỏ đất chịu lửa Mỏ đất Đôlômít Thanh hoá Xí nghiệp vật liệu chịu lửa Nhà máy gạch men Văn phòng cơ quan Phân xưởng VLXD Văn phòng VLCL Cơ quan Phân xưởng khai thác Phân xưởng đất đèn Văn phòng cơ quan Phân xưởng khai thác 2 Phân xưởng khai thác 1 Văn phòng cơ quan *Tổ chức bộ máy quản lý ở xí nghiệp Vật Liệu Chịu Lửa Từ cách tổ chức quản lý của bộ máy sản xuất của những năm trước và dựa trên quy mô của mình đã rút ra kinh nghiệm khi mới thành lập thấy có nhiều phòng ban cồng kềnh trước kia, nay xí nghiệp chỉ có bốn phòng ban cơ bản, với cơ cấu bộ máy quản lý được tổ chức theo mô hình trực tuyến. Đứng đầu là giám đốc tiếp đó là phó giám đốc và hệ thống các phòng ban được bố trí như sau: SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA XÍ NGHIỆP VẬT LIỆU CHỊU LỬA. Giám đốc Phó giám đốc Phòng tổ chức lao động tiền lương Phòng Kế toán thống kê Phòng Kinh doanh Phòng Kỹ thuật công nghệ Phân xưởng đất đèn Phân xưởng vật liệu chịu lửa Phân xưởng vật liệu xây dựng Trong đó vai trò, nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban như sau: -Giám đốc: Có nhiệm vụ lãnh đạo quản lý sản xuất chung toàn xí nghiệp, giám đốc có thể lãnh đạo thông qua phó giám đốc. -Phó giám đốc: Có nhiệm vụ giúp việc cho Giám đốc, lãnh đạo thay giám đốc khi cần thiết. -Phòng tổ chức lao động - tiền lương: Có nhiệm vụ giúp giám đốc xây dựng phương án tổ chức quản lý tuyển dụng lao động, thực hiện tốt các chính sách và tính toán lương, các khoản phụ cấp, trích BHXH, BHYT, KPCĐ và các chế độ khác cho người lao động trong xí nghiệp. -Phòng Kỹ thuật sản xúât: Có nhiệm vụ đảm bảo các chỉ tiêu kĩ thuật về chất lượng sản phẩm và an toàn thiết bị sản xuất, an toàn trong lao động nhằm giúp cho quá trình sản xuất diễn ra an toàn, sản phẩm đạt đúng thông số, tiêu chuẩn kĩ thuật và đạt hiệu quả cao trong sản xuất. -Phòng Kinh doanh: Có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động nghiên cứu nhu cầu thị trường và tổ chức công tác tiêu thụ sản phẩm sản xuất ra của Xí nghiệp sao cho sản phẩm tiêu thụ được nhiều và đạt mức lợi nhuận cao nhất. -Phòng Kế toán tài chính thống kê: Có nhiệm vụ thực hiện công tác hạch toán nội bộ trong xí nghiệp về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính - thống kê của xí nghiệp. Ngoài ra còn chia thành các tổ chức để thực hiện cho việc kiểm soát, đứng đầu là tổ trưởng, quản đốc có nhiệm vụ điều hành các công việc chung của phân xưởng mình. Mỗi phân xưởng có nhiệm vụ riêng vì vậy để đảm bảo cho quá trình sản xuất thường xuyên liên tục. - Phân xưởng vật liệu chịu lửa: Có nhiệm vụ chuyên sản xuất các loại gạch sa mốt cục, gạch chịu lửa, các loại, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản, các nguồn lực giám đốc xí nghiệp giao, chấp hành điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty. - Phân xưởng vật liệu xây dựng: Có nhiệm vụ sản xuất gạch chịu lửa các loại, quản lý và sử dụng có hiêụ quả tài sản các nguồn nhân lực giám đốc giao chấp hành điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty, xí nghiệp pháp luật của nhà nước. - Phân xưởng đất đèn: Chuyên sản xuất đất đèn, sản xuất bột sét các loại. Cách tổ chức bộ máy quản lý phù hợp sẽ giúp cho sự điều hành được sâu sát hơn, tạo nên sự nhịp nhàng giữa các phòng ban. 1.4 TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH CỦA XÍ NGHIỆP VẬY LIỆU CHỊU LỬA. Tuy mới thành lập được một thời gian ngắn, nhưng đã có thành công bước đầu đáng khích lệ, điều đó được thể hiện qua các chỉ tiêu trên bảng tổng hợp đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh 3 tháng cuối năm năm 2003 qua bảng sau: Biểu 03: BIỂU KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Năm 2003 ĐVT: Nghìn đồng. CHỈ TIÊU THÁNG 10 THÁNG 11 THÁNG 12 Doanh thu 1.700. 000 1.900.000 2.200.000 Lãi 200.000 215.000 235.000 Số lao động b/q 218(người) 220(người) 222(ngưòi) Thu nhập bình quân 1.200 1.300 1.400 PHẦN II: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ BỘ SỔ KẾ TOÁN. 2.1 TỔ CHỨC BỘ MAÝ KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP VẬT LIỆU CHỊU LỬA TRÚC THÔN. Do kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc điều hành và kiểm soát hoạt động kinh tế. Kế toán cung cấp các thông tin kinh tế tài chính có giá trị pháp lý và có độ tin cậy cao, giúp doanh nghiệp và các đối tượng có liên quan đánh giá đúng đắn tình hình hoạt động của doanh nghiệp, trên cơ sở đó ra các quyết định phù hợp. Muốn vậy đơn vị phải tổ chức bộ máy kế toán sao cho phù hợp, đảm bảo cho việc thu nhận thông tin được đầy đủ nhanh chóng, kịp thời. Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp là sắp xếp nhằm đảm bảo thực hiện công tác kế toán của đơn vị trên cơ sở trang thiết bị kĩ thuật hiện có. Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô và địa bàn hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Số lượng và trình độ cảu đội ngũ kế toán trong doanh nghiệp. Việc lựa chọn và mô hình tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, tạo điều kiện thực hiện tốt nội dung công tác kế toán trong doanh nghiệp, nhằm cung cấp đầy đủ kịp thời, chính xác thông tin kế toán, phục vụ hữu hiệu cho công tác quản lý. Tổ chức bộ máy kế toán phải đảm bảo được sự chỉ đạo toàn diện, tập trung, thống nhất công tác kế toán, thống kê. Nhận biết được sự cần thiết trong công tác tổ chức bộ máy kế toán, xí nghiệp VLCL và Trúc Thôn được tổ chức như sau: *.Tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp VLCL Trúc Thôn. Mặc dù là một đơn vị trực thuộc công ty cổ phần Trúc Thôn nhưng xí nghiệp VLCL Trúc Thôn lại có tổ chức bộ máy kế toán riêng. Xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu và tình hình hoạt động sản xuất kinh daonh tại xí nghiệp. Bộ máy kế toán xủa xí nghiệp được tổ chức theo hình thức tập trung và đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA XÍ NGHIỆP Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán tiền gửi ngân hàng Kế toán tổng hợp kiêm kế toán vật tư Kế toán viết hoá đơn, thanh toán tiêu thụ Kế toán tiền lương Thủ quỹ kiêm kế toánTSCĐ viết phiếu nhập, xuất VT, SP Cơ cấu bộ máy kế toán của Xí nghiệp gồm 07 người, được bố trí như sau: +01 Trưởng phòng kế toán. +01 Phó phòng kiêm kế toán tiền lương. +01 Kế toán Vật tư kiêm kế toán tổng hợp. +01 Kế toán bán hàng, viết hoá đơn, thanh toán tiêu thụ. +01 Kế toán tiền lương, bảo hiểm. +01 Kế toán viết phiếu nhập, xuất vật tư, kiểm kê TSCĐ, kiểm thủ quỹ. +01 Kế toán tiền gửi Ngân hàng. Theo hình thức này thì toàn bộ công việc kế toán Xí nghiệp phải phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ, định khoản kế toán, ghi sổ kế toán chi tiết, ghi sổ kế toán tổng hợp, lập báo cáo kế toán, và các thông tin kinh tế đều được thể hiện ở đó. Các bộ phận cấu thành bộ máy kế toán có nhiệm vụ thực hiện các công việc sau: -Trưởng phòng kế toán: Có nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo bộ máy kế toán, phổ biến, hướng dẫn công tác kế toán thống kê, tổ chức kiểm tra thực hiện chế độ ghi chép ban đầu, chấp hành chế độ báo cáo thống kê định kỳ, tổ chức bảo quản, lưu trữ hồ sơ tài liệu ghi chép kế toán. tổ chức phân tích, đánh giá tình hình tài chính và tình hình chấp hành các chính sách, thể lệ tại xí nghiệp. -Phó phòng kế toán: Có nhiệm vụ cùng với kế toán tiền lương tổng hợp, quyết toán lương, lập bảng phân bổ tiền lương, BHXH, BHYT cho các đối tượng cụ thể. -Kế toán tiền gửi ngân hàng: Có nhiệm vụ theo dõi khoản chuyên thu, chuyên chi hoặc tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho công tác giao dịch, thanh toán. Mở sổ chi tiết theo dõi chặt chẽ từng loại tiền gửi ngân hàng, phải có tổ chức hạch toán chính xác các khoản tiền gửi, tiền vay ngân hàng của xí nghiệp. -Kế toán viết hoá đơn, thanh toán tiêu thụ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán của xí nghiệp đồng thời theo dõi tình hình sản xuất và bán ra, tình hình xuất dùng nguyên vật liệu và viết hoá đơn bán hàng. -Kế toán tài sản cố định: có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ hiện có, tính khấu hao, phân bổ TSCĐ, theo dõi tình hình bảo quản, sử dụng TSCĐ. Theo dõi tình hình xuất, nhập vật tư, thành phẩm đồng thời kiêm thêm nhiệm vụ thủ quỹ. -Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ tính đúng, tính đủ các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, KPCĐ cho công nhân viên. -Kế toán tổng hợp, kiêm kế toán vật tư: Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời số lượng, chất lượng và giá trị thực tế của từng loại vật liệu, tình hình xuất, nhập tồn kho vật liệu tiêu hao sử dụng cho sản xuất. Căn cứ vào các số liệu chi tiết do các cán bộ kế toán khác cung cấp tiến hành kiểm tra, đối chiếu độ chính xác hợp lý, sau đó tiến hành tổng hợp số liệu để tính giá thành và xác định kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán. 2.2 TỔ CHỨC BỘ SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP VẬT LIỆU CHỊU LỬA. 2.2.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán. Tổ chức chứng từ kế toán là việc thiết kế khối lượng công tác kế toán ban đầu trên hệ thống các bảng chứng từ hợp lí, hợp lệ theo một quy trình luân chuyển chứng từ nhất định. Về mặt pháp lí: Chứng từ kế toán ghi chép các thông tin ngay khi chúng phát sinh và hoàn thành gắn với trách nhiệm vật chất cụ thể của các cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ. Do vậy chứng từ kế toán là căn cứ để xác minh nghiệp vụ, để kiểm tra thanh tra, là cơ sở để giải quyết các tranh chấp về kinh tế. Về mặt quản lí: Giúp quản lí nắm được thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp. Về mặt kế toán: Chứng từ là giai đoạn đầu tiên để thực hiện và ghi sổ kế toán và báo cáo kế toán. Ngoài ra chứng từ kế toán còn là dữ kiện để mã hoá và vi tính hoá thông tin kế toán. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến mọi hoạt động của xí nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung với nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng chữ. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập 1 lần cho tất cả các liên theo cùng nội dung viết nồng bằng giấy than. Mọi chứng từ kế toán phải có đầy đủ theo chức danh quy định trên chứn từ mới có giá trị thực hiện. Tất cả các chữ kí trên chứng từ kế toán đều phải kí bằng bút bi hoặc bút mực, không được kí bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ kí trên chứng từ kế toán dừng để chi tiền phải được kí theo từng liên. Tất cả các chứng từ kế toán xí nghiệp lập hoặc từ bên ngoài lập chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phân kế toán xí nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra vá xác minh tính pháp lí của chứng từ thì mới dùng những chứng từ kế toán đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:-Lập, tiếp nhận, xử lí chứng từ kế toán; -Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và kí chứng từ kế toán hoặc trình giám đốc kí duyệt; -Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; -Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán. -Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đử của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; -Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với kế toán có liên quan; -Kiểm tra tính chính xác số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Khi kiểm tra chứng từ kế toán néu phát hiên có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lí kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện( không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho...)đông thời báo ngay cho giám đốc xí nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chiụ trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. Danh mục chứn từ kế toán: +Bảng chám công +Bảng chấm công làm thêm giờ +Bảng thanh toán tiên lương +Bảng thanh toán tiền thưởng +Phiếu nhập kho +Phiếu xuất kho +Biên bản kiẻm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hoá, +Phiếu thu +Phiếu chi +Giấy đề nghị tạm ứng +Giấy thanh toán tiền tạm ứng +Biên bản kiểm kê TSCĐ +Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ ...................................... 2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. Tài khoản kế toán dùng để phân loại, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nôi dung kinh tế. Hệ thống kế toán là bảng kê các tài khoản kế toán dùng cho đơn vị. Xí nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo quyết định số 1141/1995-QĐ/CĐKT ban hành ngày 01/01/1995. 2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán. Do xí nghiệp tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập chung, để phù hợp xí nghiệp đã áp dụng hệ thống sổ theo hình thức nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự, thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó. Sau đó, lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán nhật ký chung bao gồm các sổ kế toán chủ yếu sau đây: * Hệ thống sổ sách bao gồm -Nhật ký chung: Bảo quản chứng từ bằng cách ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian, định khoản kế toán là căn cứ để ghi sổ cái. -Sổ cái (hay còn gọi là sổ cái tài khoản): Trên sổ cái này mỗi tài khoản được phản ánh trên một hoặc một số trang sổ. Số liệu của sổ cái dùng để ghi vào bảng cân đối số phát sinh và bảng cân đối kế toán. Các sổ chi tiết: là sổ dùng để ghi chép, phản ánh chi tiết và cụ thể từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp không phản ánh được hết, ví dụ như TSCĐ, sổ chi tiết vật liệu. Do xí nghiệp có mở các sổ Nhật ký chuyên dùng nên hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ để ghi sổ, nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật ký chuyên dùng có liên quan. Cuối tháng, tuỳ vào khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổng hợp từng nhật ký chuyên dùng, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một số nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều nhật ký chuyên dùng khác nhau. Cuối tháng, công bố số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối tài khoản. Cuối tháng, cuối quý, phải tổng hợp số liệu, khoá sổ và thẻ chi tiết, rồi lập các bảng tổng hợp chi tiết. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, sẽ tiến hành lập các báo cáo kế toán. Sự phát triển như vũ bão của khoa học đòi hỏi khâu xử lý thông tin ngày càng phải nhanh nhạy, có hiệu quả cao để xử lý kịp thời các thông tin kinh tế, nhằm khẳng định vai trò của kế toán là công cụ phục vụ đắc lực cho quản lý kinh tế, tài chính, đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất lưu thông hàng hóa. Do đó, yêu cầu xí nghiệp phải đưa máy vi tính vào công tác kết toán. Nhờ áp dụng máy vi tính phục vụ công tác kế toán đã giúp cho công tác kế toán trở lên nhanh nhạy hơn, giúp cho quá trình lập bảng biểu và xử lí thông tin kinh tế nhanh chóng hơn và hiệu quả hơn. Tuy nhiên xí nghiệp vẫn phải ghi sổ kế toán theo phương pháp thủ công để làm cơ sở kiểm tra, đối chiếu và làm thanh tra của các đơn vị khác. Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung tại Xí nghiệp được phản ánh qua sơ đồ sau: CHỨNG TỪ GỐC Số NK đặc biệt Sổ hạch toán chi tiết Sổ Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo Bảng tổng hợp chi tiết GHI CHÚ: Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng Quan hệ đối chiếu 2.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán. Báo các tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của xí nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lí của các cấp lãnh đạo của xí nghiệp. cơ quan nhà nước và nhu cầu hữu ích của những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế. Báo cáo tài chính bao gồm: -Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01_DN -Báo các kết quả kinh doanh Mẫu số B02_DN -Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03_DN -Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B04_DN Báo cáo tài chính của xí nghiệp phải được lập cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền và công khai theo quy đinh của pháp luật. Báo cáo tài chính phải cung cấp các thông tin về: +Tài sản. +Nợ phải trả và vốn chư sở hữu. +Doanh thu, thu nhập khác, chi phí kinh doanh và chi phí khác. +Lãi, lõ và phân chia kết quả kinh doanh. +Thuế và các khoản phải nộp nhà nước. +Tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán. +Các luồng tiền. Ngoài các thông tin naỳ, xí nghiệp con phải cung cấp các thông tin khác trong “Bản thuyết minh báo cáo tài chính” nhằm giải trình thêm các chỉ tiêu đã phản ánh trên các báo cáo tài chính tổng hợp và các chính sách kế toán đã áp dụng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập và trình bầy báo cáo tài chính. Việc trình bầy báo cáo tài chính phải tuân thủ các yêu cầu quy định tại chuẩm mực kế toán. -Trung thực và hợp lí. -Đảm bảo cung cấp thông tin thích hợp với nhu cầu ra quyết định kinh tế của người sử dụng và cung cấp được các thông tin đáng tin cậy, khi: +Trình bầy trung thực, hợp lí tình hình tài chính, tình hình và kết quả kinh doanh cảu xí nghiệp. +Phản ánh đúng bản chất kinh tế của các giao dịchvà sự kiện không chỉ đơn thuần phản ánh hình thức hợp pháp của chúng, +Trình bầy khách quan, không thiên vị +Tuân thủ các nguyên tắc thân trọng +Trình bầy đầy đủ trên mọi khía cạnh trọng yếu Việc lập báo cáo tài chính phải phải căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán. Báo cáo tài chính được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kì kế toán. Báo cáo kế toán phải được người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đợn vị kế toán ký, đóng dấu của xí nghiệp. Việc lập và trình bầy báo cáo tài chính phải tuân thủ 6 nguyên tắc: Hoạt động liên tục, cơ sở dồn tích, nhất quán, trọng yếu, tập hợp, bù trừ và có thể so sánh. 2.3 TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CỤ THÊ. 2.3.1 Tổ chức hạch toán yếu tố nguyên vật liệu và CCDC * Chứng từ sử dụng: - Phiếu nhập kho ( Mẫu 01- VT ) - Phiếu xuất kho ( Mẫu 02- VT ) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03- VT ) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 05- VT ) - Hoá đơn GTGT- MS 01 GTKT- 2 LN - Hoá đơn bán hàng ( Mẫu 02 GTKT- 2LN ) - Hoá đơn cước vận chuyển ( Mẫu 03- BH ) - Biên bản kiểm kê vật liệu, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08- VT) *Tài khoản sử dụng: Với đặc điểm đa dạng, phức tạp của vật liệu và công cụ tại Xí nghiệp thì vật liệu - công cụ được chia thành các nhóm: - Vật liệu các loại: sắt, thép, que hàn, bu lông, - Nhiên liệu: tham cám, xăng, dầu, - Phụ tùng thay thế: phụ tùng ô tô, gạch, ngói, phụ tùng chi tiết máy móc thiết bị, - Phế liệu thu hồi - Dụng cụ chuyên dùng cho sản xuất: Thúng tre , gơ tre. - Dụng cụ quản lí bảo hộ lao động: áo bảo hộ lao động, kính ... Thực hiện quản lý vật liệu - công cụ, Xí nghiệp cũng đã lập danh điểm vật liệu và công cụ để mã hoá tất cả các loại vật liệu công cụ chi tiết tới từng thứ loại vật liệu nhằm đảm bảo công tác quản lý vật liệu và công cụ được chặt chẽ. Trích danh điểm vật tư : Biểu 04: Stt Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính 1 01.NLSA02 Sạn samốt Trúc thôn LĐ+LV+LB Tấn 2 01.NLSA09 Sạn gạch men phế Tấn 3 01.NLTL01 Than nhiệt luyện Tấn 4 01.NLHD01 Hồ điện cực Tấn 5 01.NLOH01 ẩng hồ ẩng 6 02.DTDA05 Dầu điêzen Lít 7 02.DTDA03 Dầu M14 Lít 8 02.DTDA08 Dầu H68 Lít 9 02.KHXA01 Xăng A90 Lít 10 02.KHMO03 Mỡ láp Kg 11 01.VKOX01 Ôxy Chai 12 01.VKQH03 Que hàn Măngan Kg 13 03.OTLĐ01 Long đen Cái 14 03.OTCB32 Cúp ben F32 Cái 15 03. OTCB 38 Cúp ben F 38 Cái 16 03.VO6305 Vòng bi 6310 Vòng 17 03.VO6306 Vòng bi 6311 Vòng 18 03.DIDC08 Dây cáp 3x16+1x10 (HQ) Mét 19 .... Việc phân loại kết hợp với mã hoá vật tư khiến cho mỗi loại vật tư được sử dụng một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ cái và chữ số thay cho tên gọi, nhãn hiệu, quy cách của vật tư trên cơ sở kết hợp với các tài khoản kế toán tạo điều kiện để quản lý vật tư được chặt chẽ, chi tiết đồng thời giúp cho việc hạch toán vật tư được thuận lợi nhất, chính xác nhất đặc biệt trong điều kiện ứng dụng kế toán máy vào công tác kế toán như hiện nay. *Hạch toán chi tiết: Xí nghiệp sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để thực hiện tổ chức ghi chép kế toán chi tiết các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho vật tư. Cụ thể: Tại kho: Thủ kho sẽ sử dụng " thẻ kho" để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật tư. " Thẻ kho được lập cho từng thứ vật tư và được lập ở đầu niên độ kế toán được đóng thành quyển giao cho thủ kho ghi chép. Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ về nhập, xuất vật tư, thủ kho thực hiện thu, phát các loại vật tư và ghi chép số lượng thực tế nhập kho, xuất kho của các loại vật tư vào các chứng từ nhập kho, xuất kho. Sau đó căn cứ vào các chứng từ đó để ghi số lượng thực nhập, thực xuất của từng loại vật liệu - công cụ vào " thẻ kho". Cuối ngày tính ra số tồn kho và ghi vào cột " tồn kho". Sau khi được sử dụng để ghi " thẻ kho", các chứng từ nhập, xuất kho được sắp xếp cẩn thận để định kỳ 3-5 ngày gửi lên phòng kế toán. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư tại Xí nghiệp. Thẻ kho Phiếu NK Phiếu XK Sổ chi tiết vật tư Báo cáo N-X-T vật tư chủ yếu Ghi chú: : Ghi hàng ngày. : Quan hệ đối chiếu. : Ghi cuối tháng. Cuối tháng thực hiện đối chiếu giữa: - Sổ kế toán chi tiết - sổ kế toán tổng hợp - Báo cáo nhập- xuất - tồn - Sổ kế toán chi tiết - sổ kế toán chi tiết - sổ kế toán tổng hợp khác liên quan *Hạch toán tổng hợp: Thực tế ở Xí nghiệp vật liệu chịu lửa Trúc Thôn đã áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Theo phương pháp này, để phản ánh tình hình nhập, xuất vật liệu- công cụ dụng cụ, kế toán sử dụng các Tài khoản kế toán: - TK152 ' Nguyên liệu, vật liệu ' và mở các Tài khoản cấp 2: +TK1522' vật liệu các loại' +TK1523' nhiên liệu' +TK1534' phụ tùng các loại' +TK1526' phế liệu thu hồi' - TK 153: Từ đó mở các TK chi tiết cho từng thứ, loại vật liệu- công cụ dụng cụ - Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các TK liên quan như: TK111,TK112,TK133, TK141, TK331, TK 621, TK627, TK 641, TK642. các TK này cũng được mở chi tiết để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật liệu công cụ dụng cụ. Phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn Nhật kí mua hàng Sổ Nhật kí chung Sổ chi tiết vật liệu Sổ cái tài khoản 152, 153. Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối tháng Biểu 05: HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG( GTGT) Mẫu sổ:02 GTTT-3LL Liên 2: Giao cho khách hàng CE /2005B Ngày 2 tháng 4 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Công ty than Quảng Ninh Địa chỉ: MST: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Hữu Lực Tên đơn vị: xí nghiệp vật liệu chịu lửa Địa chỉ: Cộng Hoà - Chí Linh - HảI Dương. Hình thức thanh toán: STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Than cám 3 Tấn 129,19 619048 79.974.811 2 Than cám 3 Tấn 142,12 619048 87.979.102 Cộng tiền hàng: 167.953.913 Thuế xuất VAT 10%: 16.795.391 Tổng cộng tiền thanh toán: 184.749.304 Số tiền bằng chữ: Một trăm tám tư triệu bảy trăm bốn chín ngàn ba trăm linh bốn đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Biểu 06: Công ty cổ phần Trúc Thôn Mãu số 01-VT Xí nghiệp vật liệu chịu lửa Ban hành theo QĐ:1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 01tháng 11 năm 1995 PHIẾU NHẬP KHO số:43 Ngày 3 tháng 4 năm 2006 Nợ TK 152 Có TK 331 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Tuấn- Phòng kế hoạch kinh doanh Theo hoá đơn Số 35491, ngày 3 tháng 4 năm 2006 của CP/ 2005 B cua hợp tác xã thương mại Văn An Nhập kho tại: Chị Mương STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư ( Sản phẩm, hàng hoá ) Mã số ĐVT Số lượng theo chứng từ thực nhập Đơn giá Thành tiền Than cám 3 Tấn 142,12 619.048 87.979.102 Cộng tiền hàng: 87.979.102 Thuế suất GTGT 10% tiền thuế GTGT: 8.797.910 Tổng cộng tiền thanh toán: 96.777.012 Số tiền bằng chữ: chín sáu triệu bảy trăm bảy bảy ngàn không trăm mười hai đồng Phụ trách Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởn Thủ trưởng đơn vị cung tiêu Biểu 07: Công ty cổ phần Trúc Thôn Mãu số 02-VT Xí nghiệp vật liệu chịu lửa Ban hành theo QĐ:1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 01tháng 11 năm 1995 số:06 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 06/4/2006 Họ và tên người giao hàng: Anh Hà phân xưởng đất đèn Lý do xuất kho: sản xuất đất đèn loại B Xuất tại kho: chị Mương STT Tên,nhãn hiệu,quy cách VT Mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Xăng A90 02.KHXA01 Lít 10 10 6.182 61.820 2 Vôi củ 01.NLVC01 Tấn 16.05 16.05 355.000 5.697.750 3 Than cám 4 02.DTTC03 Tấn 6 6 428.571 2.571.426 Tổng cộng 8.887.376 Ngày...tháng...năm.... Kế toán Người cung ứng Người nhận hàng Thủ kho Biểu08: SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tháng 4/2006 Tài khoản 1523 Tên vật liệu: Xăng A90. Tên kho: Chị Mương TT Chứng từ Trích yếu Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL TT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ 1 51 04/4 Nhập Xăng A90 279 1.727.778 2 02 06/4 Xuất cho pxvlxd 100 618.200 06 6/4 Xuất cho px đất đèn 10 61.820 .... Cộng phát sinh 1300 8.036.600 1200 7.418.400 Dư cuối kỳ 100 618.200 2.3.2 Tổ chức hạch toán tiền mặt. *Các nghiệp vụ tiền mặt. Nghiệp vụ thu tiền mặt: +Thu từ bán sản phẩm hàng hoá. +Thu từ nợ của khách hàng +Thu từ rút tiền gửi ngân hàng về quỹ. .............. Nghiệp vụ chi tiền mặt: +Chi mua vật tư, CCDC, hàng hoá, TSCĐ. +Chi thanh toán ngân sách, ngân hàng, công nhân viên chức, khách hàng, tạm ứng. .................. *Các chứng từ sử dụng. - Phiếu thu. Mẫu số 01- TT. - Phiếu chi. Mẫu số 02-TT. - Giấy đề nghị tạm ứng. Mẫu số 03-TT. - Bảng thanh toán tạm ứng. Mẫu số 04-TT - Biên lai thu tiền. Mẫu số 05-TT. - Bảng kiểm kê quỹ. Mẫu số 07-TT. ..................... Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ thu tiền mặt. Chứng từ nguồn: Hợp đồng cung cấp, Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng. Chứng từ thực hiện: Phiếu thu, Biên lai thu tiền. Quy trình luân chuyển. Trách nhiệm luân Các bước chuyển công việc Người nộp tiền Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ Đề nghị nộp tiền. Lập phiếu thu Kí phiếu thu. Thu tiền. Ghi sổ Bảo quản lưu trữ (1) (3) (2) (5) (6) (4) Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ chi tiền mặt. - Chứng từ nguồn: Xin chi, Lệnh chi. - Chứng từ thực hiện: Phiếu chi. Quy trình luân chuyển. Trách nhiệm luân Các chuyển bước công việc Người có nhu cầu chi tiền Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ 1.Đề nghi chi tiền. 2.Duyệt chi 3.Lập phiếu chi. 4.Kí phiếu chi. 5.Chi tiền. 6.Ghi sổ. 7.Bảo quản lưu trữ. (1) (2) (2) (4) (3) (6) (7) (5) Các chứng từ sau khi đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ được ghi chép, phản ánh vào các sổ kế toán liên quan bao gồm: + Sổ quỹ tiền mặt. + Các sổ kế toán tổng hợp. * Tài khoản sử dụng: Để phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt của xí nghiệp, kế toán sử dụng tài khoản 111 “ Tiền mặt”. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các TK liên quan như:: 112, 131, 331, 152, 153,333, 334, 511, 627, 642.................... * Hạch toán tổng hợp: Nhật ký đặc biệt Sổ cái Sổ quỹ, sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Phiếu thu, Phiếu chi, Hoá đơn GTGT. GHI CHÚ: Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng Quan hệ đối chiếu. Biểu 09: Công cổ phần Trúc Thôn Quyển số: Xí nghiệp VLCL PHIẾU CHI Nợ TK141 Ngày 02/4/2006 Có TK1111 Tên người nhận tiền: anh Hải phòng kế hoạch-kinh doanh. Địa chỉ: số nhà 427- Nguyễn Trãi-Chí Linh-Hải Dương Lý do chi: Mua nhiên liệu Số tiền: 5.000.000 ( viết bằng chữ: Năm triệu đồng chẵn) Kèm theo:01 chứng từ gốc. Đã nhận đủ số tiền: Năm triệu đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Thủ quỹ Người nhận tiền Biểu 10: Công cổ phần Trúc Thôn Quyển số: Xí nghiệp VLCL PHIẾU THU Nợ TK1111 Ngày 02/4/2006 Có TK131 Tên người nộp tiền: Anh Chính. Địa chỉ: Công ty VLCL Sông Đuống. Lý do nộp: Trả tiền hàng Số tiền: 1.941.000( viết bằng chữ: Một triệu chín trăm bốn mốt nghìn chẵn) Kèm theo:01 chứng từ gốc. Đã nhận đủ số tiền: Một triệu chín trăm bốn mốt nghìn chẵn Thủ trưởng đơn vị kế toán trưởng Người lập Thủ quỹ Biểu 11: HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG( GTGT) Mẫu số 01GTTT-3ll Liên 2: ( Giao cho khách hàng ) CE/ 2005B Ngày 23 tháng 04 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Nguyễn Văn Hà Địa chỉ: Nguyễn Trãi- Sao Đỏ- Chí Linh- Hải Dương MST Họ tên người mua hàng: Anh Sơn Tên đơn vị: Xí nghiệp vật liệu chịu lửa Đỉa chỉ: Cộng Hoà- Chí Linh- HảI Dương Hình thức thanh toán: Bằng tiền mặt. STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Thúng tre Cái 40 11.000 440.000 2 Bao dứa thu hồi Cái 3100 800 2.480.000 Cộng tiền hàng: 2.920.000 Thuế suất GTGT 10%: 292.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 3.212.000 Số tiền bằng chữ: Ba triệu hai trăm mười hai ngàn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên ) ( Ký, ghi rõ họ, tên ) Biểu 12: SỔ QUỸ TIỀN MẶT Từ ngày 01/4/2006 đến 31/4/2006 Loại tiền: VNĐ Ngày Số phiếu Diễn giải TK đối ứng Số tiền Thu Chi Nợ Có Số dư đầu kỳ 50.341.189 01/4 737 Cty VLXD Đại La trả tiền hàng 131 13.849.000 01/4 738 Anh Cảnh SĐ mua 0.4 tấn đất đèn 5112 1.800.000 01/4 738 Thuế GTGT anh Cảnh SĐ mua đất đèn 33311 90.000 ... 02/4 1447 Anh Hải tạm ứng tiền mua nhiên liệu 141 5.000.000 02/4 741 Anh Chính nộp tìên hàng cho Cty VLCLSông Đuống 131 1.941.000 03/4 348 Ung trước tiền hàng cho Cty TNHH Hoàn Hảo 331 37.500.000 03/4 348 Trả tiền mua dầu tháng trước 331 279.000 ... 05/4 110 Anh Hải hoàn tạm ứng 141 3.004.735 ... 28/4 112 Trả tiền mua nhiên liệu của Cty TNHH Hoàn Hảo 331 4.133.885 ... Cộng phát sinh 858.979.750 625.824.000 Số dư cuối kỳ 283.496.939 Biểu13: NHẬT KÍ CHI TIỀN Năm 2006 ĐVT: 1000đ NT GS Chứng từ Diễn giải Ghi có TK Ghi Nợ các tài khoản ... 152 331 ..... TK khác SH NT ST SH ........... ...... 13/4 212 13/4 Mua xi măng HT 68000 68000 14/4 19/4 20/4 25/4 213 221 222 240 14/4 19/4 20/4 25/4 Mua than QN trứơc đó ......... Mua thép trứơc đó Gửi tiền vào NH ........... Chi tiếp khách .......... Cộng chuyển trang 32000 ........ 50000 ...... 5000 ..... 219000 32000 17000 190000 PHẦN III: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP 3.1 ĐÁNH GIÁ TỔNG QUÁT. Xí nghiệp vật liệu chịu lửa là thành viên của công ty cổ phần Trúc Thôn do đó xí nghiệp có những thuận lợi và những khó khăn chung, mặt khác là một đơn vị hạch toán độc lập tự chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh nên xí nghiệp còn có những thuận lợi và những khó khăn riêng. *Thuận lợi: - Về nhân lực:Xí nghiệp vật liệu chịu lửa Trúc Thôn có đội ngũ kỹ sư, kỹ thuật giỏi, cán bộ, công nhân có chuyên viên nghiệp vụ có tay nghề cao, được trang bị đầy đủ dụng cụ thủ công chuyên ngành tiên tiến. Sự phân công lao động trong xí nghiệp vật liệu chịu lửa tương đối tốt, đảm bảo đúng người đúng việc. Công nhân có thu nhập ổn định và được quan tâm đúng mức về mặt tinh thần do đó phát huy được tinh thần hăng say lao động, chủ động sáng tạo trong công việc. Đội ngũ kỹ sư giỏi, công nhân có tay nghề cao là một yếu tố quan trọng tạo thuận lợi cho xí nghiệp vật liệu chịu lửa trong quá trình cạnh tranh với các đơn vị khác cùng ngành. - Về bộ máy quản lí:Bộ máy quản lý của xí nghiệp tương đối gọn nhẹ được tổ chức theo mô hình trực tuyến đảm bảo được sự chỉ đạo từ trên xuống dưới và phát huy năng lực của các bộ phận các cán bộ lãnh đạo đều do tổng công ty lựa chọn tay nghề phê duyệt và phân nhiệm vụ nên có sự gắn bó chặt chẽ với tổng công ty. * Khó khăn và xu hướng phát triển: Trải qua hơn 40 năm hình thành và phát triển hiện nay công ty gặp không ít khó khăn. Khó khăn đầu tiên là sản phẩm của công ty có sức cạnh tranh thấp trên thị trường, sản phẩm chưa được thị trường tiếp nhận. Đặc biệt từ năm 2003 các sản phẳm của xí nghiệp làm ra đứng trước một thử thách gay gắt hàng rào thuế quan của các nước trong khu vực ( A F T A ) được gỡ bỏ- Mặt khác với cán bộ công nhân viên chức, việc nhận thức về thị trường khốc liệt của quy luật cạnh tranh không những thế đội ngũ cán bộ công nhân viên làm công tác tiếp thị bán sản phẩm còn thiếu về số lượng và nghiệp vụ, Trong dây chuyền sản xuất sản phẩm còn thiếu thiết bị hiện đại. Nhưng trình độ sử dụng khả năng vận hành của công nhân còn yếu, chưa làm chủ công nghệ. Một số khó khăn cần phải tính đến là nguồn tài nguyên ngày càng cạn kiệt. Trên địa bàn Huyện Chí Linh xí nghiệp đang khai thác có nhiều đơn vị cùng khai thác đất chịu lửa và đất sét trắng. Phần lớn những cơ sở này khai thác theo kiểu dễ làm khó bỏ phá vỡ cân bằng môi trường sản phẩm ế thừa dẫn đến tình trạng cạnh tranh không lành mạnh, hiệu quả sản xuất thấp, tăng phí tài nguyên, nên hiệu quả dự án thấp. Lao động mỗi ngày một dôi dư, khó bố trí công việc, ảnh hưởng không nhỏ đến mức thu nhập của người lao động. 3.2 ĐÁNH GIÁ CỤ THỂ. Từ một đơn vị hạch toán phụ thuộc, để có những kết quả sản xuất kinh doanh như hiện nay không thể không nói đến sự chỉ đạo của ban lãnh đạo công ty và sự vươn lên không mệt mỏi của từng con người ở đây. Từ một đơn vị sản xuất thủ công là chính sản xuất bị bó hẹp, thị trường tiêu thụ sản phẩm của bộ phận sản xuất chính chủ yếu là công ty,khó khăn tưởng như không thể khắc phục được. Song công ty đã từng bước cải thiện nhằm nắm bắt kịp thời với cơ chế thi trường, công tác kế toán ngày càng được củng cố và hoàn thiện. Hiện nay mặc dù là một đơn vị trực thuộc công ty cổ phần Trúc Thôn nhưng xí nghiệp VLCL Trúc Thôn lại có tổ chức bộ máy kế toán riêng.Là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng, không thông qua một khâu trung gian nào khác. Nhìn chung việc vận dụng chế độ kế toán mới ở xí nghiệp thực hiện tương đối nhanh chóng, cung cấp kịp thời cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Tổ chức bộ máy kế toán ở phòng kế toán của xí nghiệp được tổ chức gọn nhẹ, hợp lý phù hợp với đặc điềm tổ chức quản lí và tổ chức sản xuất. Hàng ngày các chứng từ đựơc tập hợp ở phòng kế toán nên việc luân chuyển chứng từ không bị chậm trễ, chứng từ được tập hợp kịp thời phục vụ cho việc ghi sổ đúng tiến độ. Việc áp dụng hình thức kế toán “ Nhật kí chung” vào công tác kế toán của xí nghiệp đã giảm bớt ghi chép, tính toán, dễ kiểm tra, thuận tiện cho việc phân công công việc. Đây là hình thức kế toán tiên tiến, phù hợp với trình độ nghiệp vụ chuyên môn ở mức trung bình. Để hoà nhập với sự tiến bộ của KHKT và công nghệ thì việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán là cần thiết. Tuy nhiên việc trang bị máy tính cho phòng kế toán ở xí nghiệp còn hạn chế. Là một xí nghiệp với khối lượng công việc kế toán rất lớn, nhưng phòng kế toán chỉ có 4 chiếc máy vi tính, trong đó 1 chiếc cũ lỗi thời, 1 chiếc hỏng. Hơn nưã máy tính chưa phát huy hết vai trò của nó mà chủ yếu phục vụ cho việc lập bảng biểu nhanh, vẫn còn những phần hành kế toán làm thủ công nên khối lượng ghi chép vẫn còn nhiều. Xí nghiệp nên trang bị thêm máy vi tính cho phòng kế toán, từng bước hoàn thiện việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán, bên cạnh đó cần quan tâm hơn nữa đến việc bồi dưỡng nâng cao kỹ năng sử dụng máy vi tính cho cán bộ nhân viên phòng kế toán.