Báo cáo Thực tập tổng hợp tại Công ty TNHH Sitech Việt Nam

ty tiếp tục việc kinh doanh các mặt hàng mà công ty đang có lợi thế trên thị trường. Đồng thời mở rộng việc kinh doanh không chỉ một số mặt hàng như: Máy tính,Màn hình LCD, ti vi Plasma… Mà chuyển sang các lĩnh vực khác, có nhiều tiềm năng về kinh tế cũng như là năng lực của công ty. Với mục tiêu là : Sự hài lòng của khách hàng là niềm cổ vũ mạnh mẽ, là động lực thúc đẩy của chúng tôi. Không ngừng mở rộng, nâng cao năng lực phục vụ khách hàng, khả năng cung cấp các dịch vụ bán hàng và sau bán hàng ngày càng tốt hơn ngày càng hoàn thiện hơn. Tương lai lĩnh vực chính mà công ty tập trung chủ yếu vào đầu tư và phát triển kinh doanh sẽ là các thiết bị bảo vệ. Đây là lĩnh vực mới mẻ và có nhiều tiềm năng do vấn đề về bảo vệ ngày càng được đề cao, nhất là khi công nghệ thông tin phát triển vượt bậc, giá cả các thiết bị cũng giảm đi. Tạo điều kiện cho doanh nghiệp trang bị các thiết bị bảo vệ tự động. Phục vụ đắc lực cho doanh nghiệp. Mặt khác, trong lĩnh vực này cũng có ít các đối thủ cạnh tranh, do đó áp lực cạnh tranh cũng giảm đi. 3.3 Đối thủ cạnh tranh. Ngày nay, với sự phát triển như vũ bão của kinh tế thế giới. Khoa học kĩ thuật cũng phát triển một cách vượt bậc. Ngày càng xuất hiện nhiều doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh trên lĩnh vực công nghệ thông tin. Do đó bên cạnh sự phát triển của công ty thì đã có nhiều công ty ra đời kinh doanh trên cùng một lĩnh vực và đó sẽ là những đối thủ cạnh tranh gay gắt trên lĩnh vực công nghệ thông tin. Đó có thể là những công ty lớn, đơn vị có tiếng tăm trên thị trường, hay những đơn vị vừa nhỏ nhưng cũng chứa sức cạnh tranh tiềm ẩn, điển hình như: Công ty máy tính Trần Anh, Công ty máy tính Nam Á, Công ty máy tính Lan Phương… 3.4Thực trạng ứng dụng tin học của công ty - Hệ thống máy tính của công ty được nối với mạng Internet. - Phần cứng: 4Máy tính PC( Cấu hình: màn hình tinh thể lỏng LCD 17 inch, CPU Intel (R) Pentium IV, Ram 256, HDD 40GB, Ổ CD ROM) 1 máy in Canon, 1 máy Photocopy Canon - Phần mềm: Hệ điều hành Window XP, phần mềm Microsoft Office 2003, một số phần mềm ứng dụng chuyên biệt khác như: phần mềm kế toán, phần mềm Manager... - Tuy nhiên do đặc thù của công ty, nên phần mềm mà công ty đang sử dụng chưa đáp ứng tốt nhu cầu về quản lý hàng hóa. Do đó yêu cầu tất yếu về một phần mềm hiệu quả hơn cho việc quản lý hàng hoá mà công ty đang kinh doanh. II. Đề Tài Nghiên cứu. 1.Tên đề tài. Xây Dựng Chương Trình Quản Lý Hàng Hoá Tại Công Ty TNHH Sitech Việt Nam 2. Lý do chọn đề tài: Hiện nay, Công ty có sử dụng 4 máy tính chủ yếu để phục vụ cho việc truy cập mạng. Việc lưu trữ dữ liệu, chứng từ chủ yếu là thủ công hoặc có chăng cũng chỉ ở các file riêng lẻ. Việc lên báo cáo tuần, báo cáo tháng hay quý mới chỉ dừng lại ở việc sử dụng các phần mềm Word, Excel nên việc đưa dữ liệu vào báo cáo là hoàn toàn thủ công. Hơn nưa, việc tìm kiếm các thông tin cần thiết phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ, cho công tác quản lý là rất khó khăn và mất nhiều thời gian. Để soạn thảo một hợp đồng xuất khẩu cần rất nhiều thông tin từ các bộ hợp đồng trước đó, hay việc hoàn tất một giao dịch xuất khẩu cũng dẫn đến thay đổi các số liệu về hàng hoá cũng như công nợ … Như vậy rất cần có một hệ thống quản lý dữ liệu để truy vấn khi cần thiết và ghi chép những biến động do các nghiệp vụ đó gây ra. Ngoài ra, hệ thống đó còn mang lại những thông tin phục vụ đắc lực cho giám đốc cho tương lai. Cuối cùng là việc hỗ trợ cho việc tổng hợp các báo cáo đánh giá tiến độ cũng như kết quả thực hiện được trong từng tuần từng tháng. Việc lên báo cáo là hết sức đơn giản và chính xác khi đã có một cơ sở dữ liệu chuẩn. Ngoài ra nhận thấy được sự hạn chế về nhiều mặt của hệ thống thông tin thủ công mà công ty đang sử dụng để quản lý việc nhập khẩu hàng hoá và bán hàng như: Tốn nhiều thời gian trong việc nhập dữ liệu, vấn đề quản lý hàng hoá, khách hàng cũng gặp nhiều khó khăn và sự bất lợi, việc giải quyết bài toán bằng phương pháp thủ công trong nền kinh tế thị trường là rất khó và nhiều khi là không thể nhất là trong xu thế phát triển của thế giới ngày nay, khi màcông nghệ thông tin đóng vai trò hết sức quan trọng và được ứng dụng rộng rãi. Trên thế giới từ khi xuất hiện các phần mềm phục vụ cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, tài chính, nhân sự, tín dụng, marketing… Các tổ chức doanh nghiệp không những tiết kiệm được chi phí cũng như thời gian mà còn nâng cao năng lực hoạt động, khắc phục được sai sót, nhầm lẫn trong quá trình quản lý, đem lại hiệu quả cao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đó xu hướng tất yếu của thời đại ngày nay. Một điều rất cần thiết cho sự mở rộng của tổ chức doanh nghiệp trong hiện tại và tương lai. Khi tổ chức doanh nghiệp phát triển với quy mô nhất định nào đó, thì số lượng dữ liệu phát sinh hàng ngày cần ghi nhận và xử lý sẽ vượt quá khả năng xử lý của hệ thống thông tin thủ công, hay hệ thống thông tin đã lỗi thời, nhất là đối với tổ chức doanh nghiệp hoạt động theo mô hình công ty me – công ty con. Với các chi nhánh và công ty con được phân bố ở các khu vực khác xa nhau. Việc ứng dụng tin học lúc này sẽ giúp cho các tổ chức doanh nghiệp đáp ứng được nhu cầu về lưu trữ và xử lý một khối lượng dữ liệu ngày càng lớn và giải quyết các bài toán có quy mô và độ phức tạp ngày càng tăng. Từ đó có thể đưa ra các quyết định chính xác, kịp thời. Giảm được chi phí về thời gian một cách đáng kể. Một khi sử dụng các phần mềm ứng dụng cho công tác quản lý thì doanh nghiệp có thể nhanh chóng có được các thông tin phản ánh mọi mặt về tổ chức, cũng như là có thể giảm thiểu số lượng nhân công cần thiết để thực hiện công việc lưu trữ, xử lý dữ liệu. Ngoài ra khi công ty ứng dụng tin học hoá công tác quản lý và tham gia vào thương mại điện tử thì doanh nghiệp có cơ hội mở rộng phạm vi kinh doanh vượt ra khỏi biên giới quốc gia và thực hiện việc kinh doanh 24giờ/ngày; 7 ngày/ tuần. Nó cho phép doanh nghiệp giảm được chi phí và thời gian cho việc quảng cáo sản phẩm, tìm kiếm và kí kết hợp đồng với đối tác. Đây là một đề tài có tính ứng dụng rất cao, chương trình mà đề tài xây dựng chỉ nhằm mục đích phục vụ cho việc kinh doanh ở mức tác nghiệp, cung cấp thông tin một cách đều đặn, kịp thời tạo ra các báo cáo cho các cấp quản lý khác và cho cấp trên, giúp họ có khả năng đưa ra các quyết định dựa trên tình hình thực tế. Vì vậy, cần phải có một chương trình máy tính trợ giúp quá trình kinh doanh của công ty. Cũng chính vì vậy mà tôi chọn đề tài: “Xây Dựng Chương Trình Quản Lý Hàng Hoá Tại Công Ty TNHH Sitech Việt Nam” 3. Mục tiêu của đề tài : - Chuyên nghiệp hoá các hoạt động thương mại, các hoạt động liên quan đến bán hàng, giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin về đối tác, khách hàng, về hàng tồn kho… - Đơn giản hóa chứng từ: Các chứng từ đều đựơc hình thành theo mẫu. vì thế việc cập nhật các chứng từ đơn gian và ít thời gian. Tạo điều kiện cho công ty có thể có nhiều thời gian vào việc phát triển thị trường và quản lý quan hệ đối tác. - Đáp ứng nhu cầu quản lý của cơ quan chức năng một cách chính xác và nhanh chóng như: Quản lý giá thành, giá chào hàng cho các đối tác. Theo dõi thống nhất, chính xác cập nhật giá cả trên thị trường. Quản lý kho hàng hoá nhằm điều phối một cách có hiệu quả hoạt động tiếp thị bán hàng cũng như đặt hàng. Quản lý hiệu quả thực hiện của hợp đồng : thời gian thực hiện, đối tác tham gia, tiến độ thực hiện, hay vấn đề bảo hành… Cập nhật số liệu một cách chính xác và nhanh chóng về hàng hoá để cung cấp thông tin cho khách hàng và cho nhân viên cũng như cho ban lãnh đạo công ty khi cần thiết. - Đáp ứng được nhu cầu ứng dụng được những thành tựu của quá trình phát triển khoa học công nghệ. 4. Công cụ thực hiện đề tài. Công cụ thiết kế: Sử dụng phương pháp thiết kế Top - Down Design. Đây là phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống, đi từ cái tổng thể đến chi tiết cho từng chức năng. Theo đó hệ thống thông tin sẽ được mô hình hoá bằng các sơ đồ. Các phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu cho chương trình như thiết kế thông tin đầu ra sau đó thực hiện chuẩn hoá cho ra một cơ sở dữ liệu. Đối với việc tạo lập cơ sở dữ liệu ta sẽ dùng phần mềm Visual Basic 6.0 và Microsoft Office Access 2003. Sử dụng ngôn ngữ Visual Basic 6.0 để lập chương trình. Visual Basic là sản phẩm phần mềm của Micrsoft. Đây là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng. Có chế độ bảo mật tương đối an toàn. Hiện nay phiên bản mới nhất là phiên bản 6.0(năm 1998) cung cấp một số tính năng mới phục vụ cho lập trình trên Internet. Và cũng được sử dụng một cách phổ biến trong lập trình qsuản lý. Ngôn ngữ Visual Basic có được những tính năng mà các ngôn ngữ lập trình khác không có được. Điều dễ nhận thấy là sử dụng ngôn ngữ Visual Basic để lập trình sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức so với một số ngôn ngữ lập trình khác vì bạn có thể thiết lập các hoạt động trên từng đối tượng được Visual Basic cung cấp. Khi thiết kế chương trình có thể thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi hình thành chương trình. Ngoài ra Visual Basic còn cho phép chỉnh sửa một cách dễ dàng, đơn giản. Khả năng kết hợp với các thư viện liên kết động DLL (Dynamic Link Library) Bên cạnh đó Visual Basic cũng còn một số hạn chế cố hữu như các ngôn ngữ lập trình khác. Visual Basic là chương trình 32 bit, chỉ chạy trên môi trường Windows từ 95 trở lên. Việc Visual Basic phục vụ ngày càng tốt cho việc lập trình nhưng nó cũng không thể nào trợ giúp hết được cho người lập trình. Các bước thực hiện đề tài : khảo sát hệ thống : khảo sát sơ bộ và khảo sát chi tiết. Phân tích hệ thống sử dụng các sơ đồ: Sơ đồ chức năng kinh doanh, sơ đồ luồng dữ liệu, sơ đồ quan hệ thực thể. Thiết kế hệ thống : - Thiết kế cơ sở dữ liệu - Thiết kế Form giao diện. - Thiết kế chương trình - Thiết kế các mẫu báo cáo CHƯƠNG II: MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI VÀ CÔNG CỤ THỰC HIỆN I: Tổng quan về phương pháp luận cơ bản 1. Tổ chức và thông tin trong tổ chức a. Khái niệm thông tin. Thông tin được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay tin nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng.    Thông tin tồn tại dưới các hình thức:    - Bằng ngôn ngữ.    - Hình ảnh.    - Mã hiệu hay xung điện... Thông tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và ra quyết định để điều khiển một hệ thống thông tin nào đó. Hệ thống này có thể là trong tự nhiên, xã hội hay tư duy. Quá trình thu thập thông tin -truyền tin - nhận tin - xử lý tin - lựa chọn quyết định - rồi lại tiếp tục nhận tin... là một chu trình vận động liên tục khép kín trong một hệ thống nhất định. b. Tính chất của thông tin    - Tính tương đối    - Tính định hướng    - Tính thời điểm    - Tính cục bộ c. Thông tin trong quản lý Quản lý được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin thành hành động, một việc tương đương với quá trình ra quyết định. Hình vẽ dưới đây là sự thể hiện một tổ chức do R.N Anthony đưa ra, Anthony trình bày tổ chức như là một thực thể cấu thành từ ba mức quản lý: Quyết định Thông tin Thông tin Thông tin Quyết định Quyết định Cấp chiến thuật Cấp tác nghiệp Xử lý giao dịch Cấp chiến lược Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu Tháp quản lý Các quyết định của một tổ chức chia làm ba loại: quyết định chiến lược, quyết định chiến thuật và quyết định tác nghiệp. + Quyết định chiến lược là những quyết định xác định mục tiêu và những quyết định xây dựng nguồn lực cho tổ chức. + Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể hóa mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực. + Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ. 2. Khái quát về hệ thống thông tin 2.1 Định nghĩa về hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu ... thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lí và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Hệ thống thông tin của mỗi tổ chức là khác nhau nhưng đều tuân thủ theo quy tắc sau: nó được thể hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Nguồn Thu thập Xử lý và lưu giứ Kho dữ liệu Phân phát Đích Mô hình hệ thống thông tin 2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Tài chính chiến lược Tài chính chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketing chiến lược Marketing chiến thuật Marketing tác nghiệp Nhân lực chiến lược Nhân lực chiến thuật Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp Hệ thống thông tin văn phòng 2.3 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra. Sự hoạt động kém của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu nghiêm trọng. Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin như sau: + Độ tin cậy: thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. + Tính đầy đủ: thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. + Tính thích hợp và dễ hiểu. + Tính được bảo vệ: thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức, do vậy nó phải được bảo vệ, những người có quyền mới được tiếp nhận. + Tính kịp thời: thông tin nhanh nhạy, gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết. 2.4 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin Như chúng ta đã tìm hiểu thì sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin,những vấn đề quản lý là những nguyên nhân đầu tiên dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin. Ngoài ra còn rất nhiều nguyên nhân khác và được tóm lược như sau: - Những vấn đề quản lý. - Những yêu cầu mới của nhà quản lý. - Sự thay đổi của công nghệ. - Thay đổi sách lược chính trị. Những yêu cầu mới của quản lý có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ thông thông tin quản lý mới, ví dụ việc chính phủ ban hành một luật mới, hay hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng là một nguyên nhân dẫn đến sự phát triển của hệ thống thông tin quản lý. Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xét lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Chẳng hạn khi xuất hiện những hệ quản trị cơ sở dữ liệu mới buộc một tổ chức doanh nghiệp phải rà soát lại các hệ thông tin của họ để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này. Những thách thức về chính trị cũng là một nguyên nhân dẫn đến phát triển một hệ thống thông tin, đôi khi một hệ thống thông tin được phát triển chỉ vì người quản lý biết rằng sự phát triển của hệ thống sẽ đem lại quyền lực và nhiều lợi ích khác cho họ. 2.5 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin Phương pháp phát triển hệ thống thông tin gồm có 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn và cuối mỗi giai đoạn là phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống. Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Dưới đây là mô tả sơ lược các giai đoạn của việc phát triển hệ thống thông tin. Giai đoạn 1 : Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu qủa của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. Làm rõ yêu cầu . Đánh giá khả năng thực thi. Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định sẽ tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau: 2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết. 2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại. 2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại.       2.4 Đưa ra chuẩn đoán và xác định yếu tố giải pháp.       2.5 Đánh giá lại tính khả thi.       2.6 Thay đổi đề xuất của dự án.        2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo chi tiết. Giai đoạn 3: Thiết kế lôgic Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình lôgic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs). Mô hình lôgic sẽ phải được người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế lôgic bao gồm những công đoạn sau:       3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu.        3.2 Thiết kế xử lý.        3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào.        3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgic.        3.5 Hợp thức hoá mô hình lôgic. Giai đoạn 4 : Đề xuất các phương án của giải pháp Mô hình lôgic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiên cứu về các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình lôgic. Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng chi tiết nhng chi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn. Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã đặt ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ được trình bày lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Dưới đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp:        4.1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức.        4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp.        4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp.        4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết là một tài liệu bao chứa tất cả đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật, và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:        5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài.        5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ ra).        5.3 Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá.        5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công.        5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống  Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính của việc thực hiện triển khai kỹ thuật hệ thống như sau:        6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật.        6.2 Thiết kế vật lý trong.        6.3 Lập trình.        6.4 Thử nghiệm hệ thống.        6.5 Chuẩn bị tài liệu. Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là phần công việc trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải vạch kế hoạch một cách chi tiết tỉ mỉ. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn: Lập kế hoạch cài đặt. Chuyển đổi. Khai thác và bảo trì. Đánh giá. 3. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Có 3 cách để mô tả về một hệ thống thông tin, đó là sử dụng mô hình lôgíc, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Mô hình ổn định nhất Mô hình lôgíc ( góc nhìn quản lý) Mô hình vật lý ngoài ( góc nhìn sử dụng) Mô hình vật lý trong ( góc nhìn kỹ thuật) Cái gì? Để làm gì? Cái gì ở đâu? Khi nào? Như thế nào? Mô hình hay thay đổi nhất Ba mô hình của hệ thống thông tin 3.1 Mô hình logic Mô hình lôgíc mô tả hệ thống “đang làm gì”: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh. Mô hình này trả lời câu hỏi “ Cái gì? “ và “ Để làm gì?”. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. 3.2 Mô hình vật lý ngoài Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống. Nó trả lời cho câu hỏi “ Cái gì? “ “Ai?” “ Ở đâu ?” “Khi nào?”. 3.3 Mô hình vật lý trong Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị… Mô hình giải đáp câu hỏi “ Như thế nào?” . 4. Các công cụ mô hình hóa hệ thống thông tin Có hai công cụ tương đối chuẩn dùng để mô hình hóa và xây dựng tài liệu cho hệ thống, đó là sơ đồ luồng thông tin ( IFD ), sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD). 4.1 Sơ đồ luồng thông tin IFD Sơ đồ luồng thông tin ( IFD ) được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin: Thủ Công Tin học hoá Tin học hoá hoàn toàn Bán thủ công Thủ công - Kho dữ liệu - Xử lý: Tài liệu - Dòng thông tin - Điều khiển Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ. Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích kho dữ liệu, phích xử lý. Phích luồng thông tin có mẫu: Tên tài liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Hình dạng: Nguồn: Đích: Phích kho dữ liệu có mẫu: Tên kho dữ liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Chương trính hoặc người truy cập: Phích xử lý có mẫu: Tên xử lý: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Phân ra thành các IFD con: Phương tiện thực hiện: Sự kiện khởi sinh: Chu kỳ: Cấu trúc cảu thực đơn: Phương pháp xử lý: 4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD Sơ đồ lưu chuyển dữ liệu (Data flow diagram – DFD) là phương tiện để mô tả các hệ thống thông tin (information system) ở mức độ chi tiết bất kỳ bằng một mạng lưới các ký hiệu (symbol) tượng trưng cho các luồng dữ liệu (data flow), kho dữ liệu (data store), tiến trình xử lý dữ liệu (process) và các nguồn cũng như đích đến của dữ liệu (data source/destination). DFD là cung cấp một cầu nối ngữ nghĩa giữa người dùng hệ thống và người phát triển hệ thống. Quy tắc ngữ nghĩa cho đầu cuối: Đầu cuối có thể là một nguồn dữ liệu (data source - khi nó cung cấp dữ liệu cho hệ thống) hay một đích dữ liệu (data sink hay data destination – khi nó nhận dữ liệu từ hệ thống) hay đồng thời là cả hai. Đầu cuối phải có tên. Tên của đầu cuối là một danh từ. Tên đầu cuối thể hiện chức năng của đầu cuối chứ không thể hiện chức danh hay tên riêng của đầu cuối. Nếu vẽ một sơ đồ chỉ có một tiến trình lớn duy nhất là toàn bộ hệ thống đang xét, tất cả các đầu cuối liên quan đến hệ thống đều phải xuất hiện trên sơ đồ này. Quy tắc ngữ nghĩa cho tiến trình Mọi tiến trình đều có tối thiểu một luồng dữ liệu vào, một luồng dữ liệu ra. Tiến trình bắt đầu xử lý dữ liệu ngay khi nhận được dữ liệu (mặc dù thời gian xử lý có thể kéo rất dài (từ vài giây đến hằng nãm). Tiến trình có thể được thực hiện bởi con người hay máy móc. Tiến trình phải có tên, tên tiến trình là một động từ . Tên tiến trình thể hiện hành động cụ thể tác động lên dữ liệu vào và ra của tiến trình đó. Dữ liệu vào một tiến trình phải đầy đủ để sinh ra dữ liệu ra. Quy tắc ngữ nghĩa cho kho dữ liệu Một kho dữ liệu có thể là bất cứ hình thức lưu trữ dữ liệu nào Kho dữ liệu phải có tên. Tên kho dữ liệu là danh từ số nhiều thể hiện tập hợp dữ liệu. Kho dữ liệu chỉ có thể nối trực tiếp với tiến trình (không thể nối trực tiếp với đầu cuối hay kho dữ liệu khác). Phải có ít nhất một tiến trình cung cấp dữ liệu cho kho dữ liệu và một tiến trình nhận dữ liệu từ kho. Vài tiến trình đồng thời đưa dữ liệu vào kho và lấy dữ liệu từ kho ra (điển hình là các tiến trình điều chỉnh số liệu). Dùng hai luồng dữ liệu riêng rẽ để chỉ hai hướng chuyển dữ liệu này). Quy tắc ngữ nghĩa cho luồng dữ liệu Một luồng dữ liệu phải có tên nhưng có thể ghi hay không ghi tên trong sơ đồ. Tên luồng dữ liệu là một danh từ thể hiện nội dung gói dữ liệu được chuyển đi. Chỉ thể hiện dữ liệu chứ không thể hiện điều khiển. Quy tắc cân bằng (Balancing) Một tiến trình có thể được mô tả chi tiết hơn bằng cách vẽ một sơ đồ chi tiết tách tiến trình thành các tiến trình con nhỏ hơn Khi vẽ sơ đồ chi tiết cho một tiến trình, các luồng dữ liệu vào và ra khỏi tiến trình mẹ phải được bảo toàn không thêm bớt trong sơ đồ chi tiết. Quy tắc này gọi là quy tắc cân bằng. Trình tự lập lưu đồ dữ liệu: Lưu đồ cấp ngữ cảnh (Context level DFD) Thoạt tiên xem toàn bộ hệ thống như một tiến trình duy nhất và xác định các đầu cuối. Trong sơ dồ đầu tiên này chỉ có một tiến trình, tên tiến trình này là tên hệ thống. Lưu đồ cấp ngữ cảnh có tác dụng xác định quy mô và mục tiêu hệ thống, nó có thể thay thế cho phát biểu về quy mô và mục tiêu hệ thống bằng lời (statement of scope and purpose). Lưu đồ cấp hệ thống (System level DFD) DFD cấp ngữ cảnh được chi tiết hóa thành các tiến trình chính gọi là DFD cấp hệ thống. DFD cấp hệ thống thường gồm dưới 10 tiến trình chính. Trong bước này các chức năng chính của hệ thống cùng các luồng dữ liệu vào ra hệ thống nhóm theo chức năng chính được xác định. Trong cấp này, các tiến trình được đánh số 1,2,3…Tránh phân tích quá chi tiết ở cấp này, bảy đến chín tiến trình trong một sơ đồ là nhiều ở tất cả các cấp DFD. 5. Một số nguyên tắc cho thiết kế phần mềm 5.1 Nguyên tắc thiết kế vật lý ngoài Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được chọn trong giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp. Giai đoạn này có tầm ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việc của những người sử dụng. Do vậy thiết kế vật lý ngoài theo Joseph Dusmas phải dựa vào 7 nguyên tắc chung sau đây: Đảm bảo rằng người sử dụng luôn đang kiểm soát hệ thống. Thiết kế hệ thống theo thói quen và kinh nghiệm của người sử dụng. Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã được dùng. Che khuất những bộ phận bên trong của các phần mềm và phần cứng tạo thành hệ thống. Cung cấp thông tin tư liệu trên màn hình. Giảm tới mức tối thiểu lượng thông tin mà người sử dụng phải nhớ trong khi sử dụng hệ thống Dựa vào những quy tắc đã được chấp nhận về đồ họa, ký họa khi thể hiện thông tin trên màn hình hoặc trên giấy. 5.2 Nguyên tắc thiết kế màn hình nhập liệu 3 Nguyên tắc cơ bản cho việc trình bày thông tin trên màn hình Theo Dumas và Galitz thì có những nguyên tắc cơ bản cho việc trình bày thông tin trên màn hình như sau: Đặt mọi thông tin gắn liền với một nhiệm vụ trên cùng một màn hình. Người sử dụng không phải nhớ thông tin từ màn hình này sang màn hình khác. Chỉ dẫn rõ ràng cách thoát khỏi màn hình. Đặt giữa các tiêu đề và xếp đặt thông tin theo trục trung tâm. Nếu đầu ra thông tin gồm nhiều trang màn hình thì mỗi trang phải được đánh số thứ tự. Viết văn bản theo quy ước chung bằng cách sử dụng chữ in hoa, in thường, chữ gạch chân… và ngắt câu hợp lý. Đặt tên đầu cột cho mỗi cột. Tổ chức các phần tử của danh sách theo trật tự quen thuộc trong quản lý. Cân trái các cột văn bản và cân phải các cột số. Bảo đảm vị trí dấu thập phân thẳng hàng. Chỉ đặt mầu cho những thông tin quan trọng. Yêu cầu về bảo mật và an toàn dữ liệu: + Có chính sách bảo mật, lưu trữ và phục hồi dữ liệu đầy đủ, tin cậy và khoa học. - Yêu cầu về tính mở: hệ thống dễ dàng mở rộng và nâng cấp trong tương lai. Yêu cầu về tính hiệu quả: hệ thống cần tối ưu hóa năng lực xử lý thông tin, có các công cụ tìm kiếm nhanh. Yêu cầu về giao diện: + Giao diện bằng tiếng Việt theo chuẩn Unicode + Màn hình chính thiết kế thân thiện, có hướng dẫn tổng thể cũng như chi tiết từng chức năng con của hệ thống. + Các màn hình cập nhật dữ liệu về cơ bản phải thống nhất về các nút lệnh cũng như về màu sắc, fonts chữ, ... + Các màn hình hỏi đáp điều kiện lọc báo cáo cũng phải thống nhất với nhau. + Màn hình nhập thông tin đầu vào thiết kế một cách khoa học, dễ dàng trong việc thay đổi font chữ. + Các phím nóng được sử dụng thống nhất trong toàn hệ thống, tiện lợi cho người sử dụng. II: Tìm hiểu về công cụ nghiên cứu đề tài Chương trình được viết bởi ngôn ngữ Visual Basic. Dùng Visual Basic 6.0 là cách nhanh và tốt nhất để lập trình cho Microsoft Windows. Cho dù bạn là chuyên viên chuyên nghiệp hay là người mới học lập trình đối với chương trình Windows, VB6 sẽ cung cấp cho bạn một bộ công cụ hoàn chỉnh để đơn giản hoá việc triển khai lập trình ứng dụng cho MS Windows. VB đã được ra từ MS Basic, do Bill Gates viết từ thời dùng cho máy tính 8 bits 8080 hay Z80. Hiện nay nó chứa đến hàng trăm câu lệnh(), hàm() và từ khoá(). Rất nhiều Commands, function liên hệ trực tiếp đến MSWindows Gui. Những người mới bắt đầu có thể viết chương trình bằng cách chỉ học một vài commands, function và keywords. Khả năng của ngôn ngữ này cho phép những người chuyên nghiệp hoàn thành bất kì điều gì nhờ sử dụng ngôn ngữ lập trình MsWindows nào khác. Người mang lại phần”Visual” cho VB là Ông Alan Cooper, ông đã gói môi trường hoạt động của Basic trong một phạm vi dễ hiểu, dễ dùng, không cần phải chú ý đến sự tinh xảo của MSWindows, nhưng vẫn dùng các chức năng của MSWindows một cách hiệu qủa. Do đó, nhiều người xem ông Alan Cooper là cha già của Visual Basic, Visual Basic còn có hai dạng khác: Visual Basic for Application(VBA) và VBScript. VBA là ngôn ngữ nằm phía sau các chương trình Word, Exel, MSAccess, MSProject,.v.v… còn gọi là Macro. Dùng VBA trong MSOffice, ta có thể làm tăng chức năng bằng cách tự động hoá các chương trình. VBScript được dùng cho Internet và chính Operating System. Dù cho mục đích của bạn là tạo một tiện ích nhỏ cho riêng bạn, trong một nhóm làm việc của bạn, trong một công ty lớn, hay cần phân bố chương trình ứng dụng rộng rãi trên thế giới qua Internet, VB6 cũng sẽ có các công cụ lập trình mà bạn cần thiết. Các ấn bản Visual Basic 6.0 Có ba ấn bản của VB6: Learning, Professional và Enterprise. Chúng ta hãy gạt qau ấn bản Learning. Bạn có thể dùng ấn bản Professional hay Enterprise. Ấn bản Professional cung cấp đầy đủ những gì bạn cần để học và triển khai một chương trình VB6, nhất là các Control ActiveX, những bộ phận lập trình tiền chế và rất hữu dụng cho các chương trình ứng dụng(application programs) của bạn trong tương lai. Ngoài đĩa Compact chính cho VB6, tài liệu đính kèm gồm có sách Visual Studio Professional Features và hai đĩa CD Microsoft Developer Network(MSDN). Ấn bản Enterprise là ấn bản Professional cộng thêm các công cụ Back Office chẳng hạn như SQL Server, Microsoft Transaction Server, Internet Information Server. Chương III Xây Dựng Chương Trình Quản Lý Hàng Hoá Tại Công Ty TNHH Sitech Việt Nam Khảo sát bài toán quản lý hàng hoá tại công ty khảo sát sơ bộ Công ty Công Ty TNHH Sitech Việt Nam là một công ty mới được thành lập, thuộc công ty mẹ là Công ty Cổ Phần Tin Học WTT. Tuy mới thành lập nhưng công ty đã có lượng khách hàng và đối tác tương đối phong phú và đa dạng. Trong thời gian gần đây quy mô của công ty ngày càng được mở rộng và doanh thu liên tục tăng. Công ty thực hiện kinh doanh trên lĩnh vực tin học thông qua các dịch vụ sau: dịch vụ mua hàng, dịch vụ kho hàng, dịch vụ triển khai và dịch vụ bảo hành bảo trì. Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hoá thì nhân viên bán hàng sẽ tiếp nhận yêu cầu này, khách hàng có thể đến đặt mua hàng tại công ty hoặc gọi điện đến để đặt hàng. Phiếu mua hàng của khách hàng sau đó sẽ được gửi đến phòng giám đốc. Sau đó lệnh đươc gửi đến kho và phòng kĩ thuật. Phòng kĩ thuật sẽ chịu trách nhiệm giao hàng cũng như triển khai lắp đặt cho khách hàng. Sau khi bàn giao thiết bị đầy đủ theo đơn đặt hàng thì viết phiếu bảo hành cho khách hàng theo từng thiết bị của từng nhà cung cấp, cuối cùng yêu cầu khách hàng làm thủ tục thanh toán. Ngược lại, nếu trong kho không còn đủ hàng nữa thì sẽ thực hiện mua hàng của nhà cung cấp. Phòng vật tư sẽ gửi đơn hàng cần mua đến nhà cung cấp và yêu cầu báo giá. Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp và nhập hàng vào kho. Quy trình triển khai bán hàng cho khách hàng được thực hiện giống như ở trên. Khảo sát chi tiết Sau khi quan sát thực tế và tìm hiểu thông tin qua giám đốc của Công ty và các nhân viên, em nhận thấy việc kinh doanh của hàng hoá của Công ty thì trải qua các quy trình sau: Quy trình mua hàng Mua hàng nội địa Mục đích: Quy trình nhằm thống nhất và kiểm soát quá trình mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ để phục vụ cho công việc kinh doanh của công ty cũng. Lưu đồ: Nhận y/c mua hàng Thông báo cho người yêu cầu Nhập kho hàng hoá Thực hiện hợp đồng Đàm phán kí kết đơn đặt hàng/ hợp đồng Đánh giá nhà cung ứng Kiểm tra hàng trong kho Thanh toán Lưu Lựu chọn nhà cung ứng Hàng hoá, thiết bị vật tư lẻ Hàng còn đủ Nhập khẩu hàng:Mục đích quy trình nhập khẩu là cung cấp một quy trình thống nhất trong việc đặt hàng nhập khẩu trong Công Ty TNHH Sitech Việt Nam , tạo điều kiện cho kế toán và các phòng ban có một quy trình thống nhất, hiệu quả chuẩn hóa khi có nhu cầu đặt hàng nhập khẩu. Lưu Đồ : Đề nghị đặt hàng Nhận hồ sơ hàng từ NCC và người vận chuyển Kiểm tra hàng Nhập kho hoàn thiện hồ sơ nhập khẩu Nhận Hàng Tại Cảng Thông báo cho Nhà Cung Cấp chuyển hàng Thanh Toán Đặt Hàng Xét duyệt Duyệt Không duyệt Lưu 2.2 Quy trình triển khai bán hàng Quy trình triển khai được thực hiện qua các bước sau: Nhận yêu cầu. + Khi tiếp nhận yêu cầu triển khai cán bộ triển khai thu thập đầy đủ, chính xác thông tin về nhu cầu lắp đặt và cài đặt thiết bị, thông tin khách hàng, địa chỉ của khách hàng. Nhận lắp đặt và cài đặt thiết bị. + Thông qua phiếu xuất kho cán bộ phòng kĩ thuật tiến hành nhận và kiểm tra thiết bị trước khi xuất kho. + Nhân viên kĩ thuật có trách nhiệm lấy phiếu bảo hành đầu vào đi theo từng thiết bị từ kho và kiểm tra tem bảo hành đầu vào (nếu có) nếu thiết bị đó có bảo hành theo tem, sau đó bàn giao cho cán bộ quản lý giấy tờ. + Cán bộ kĩ thuật tiến hành lắp đặt thiết bị, cài đặt các phần mềm, chương trình ứng dụng theo như phiếu yêu cầu triển khai. Xem xét và kiểm tra việc lắp và cài đặt. + Trước khi bàn giao thiết bị cho khách hàng. Trưởng phòng kĩ thuật sẽ xem xét và kiểm tra quy trình, kết quả lắp và cài đặt thiết bị phần mềm. Nếu có sai sót cán bộ kiểm tra yêu cầu nhân viên triển khai thực hiện lại cho đến khi đạt được yêu cầu. + Sau khi kiểm tra thiết bị đã đảm bảo yêu cầu, nhân viên kiểm tra có trách nhiệm ký vào chỗ người kiểm tra thiết bị. Đóng gói dán tem bảo hành, làm phiếu bảo hành và biên bản bàn giao. + Nhân viên giao hàng phải có trách nhiệm dán tem bảo hành đã được tích dấu thời gian giao hàng để làm mốc cho thời hạn bảo hành vào các linh kiện hay thiết bị sẽ được giao. Sau đó dán tem dịch vụ bảo hành lên trên vỏ máy, cuối cùng đóng gói lấy số serial, lấy giấy bảo hành và làm biên bản bàn giao. Vận chuyển thiết bị và bàn giao tới khách hàng. + Nhân viên bán hàng phải thống nhất với khách hàng về thời gian, người liên hệ và địa điểm bàn giao hàng sau đó đóng gói hàng hoá vận chuyển thiết bị tới địa chỉ cho khách hàng. + Tại nơi giao hàng, nhân viên kĩ thuật tiến hành bàn giao thiết bị cho khách hàng, thực hiện việc lắp đặt, kết nối thiết bị với máy in, máy scan, fax modem…theo yêu cầu hoặc sự chỉ dẫn của khách hàng. Sau khi thiết bị chạy thử đảm bảo hoạt động bình thường, cán bộ triển khai và khách hàng ký vào biên bản giao nhận. + Nhân viên kĩ thuật phải có trách nhiệm xin ý kiến đóng góp của khách hàng về quy trình triển khai bàn giao, lắp đặt thiết bị. + Nếu có vướng mắc về sản phẩm hoặc khách hàng không chấp nhận, nhân viên kĩ thuật phải xin xác nhận của khách hàng và báo cáo ngay cho trưởng phòng thiết kế cùng các phòng ban có liên quan để kịp thời xử lý. Báo cáo và lưu hồ sơ. + Sau khi đã hoàn tất quá trình triển khai theo đúng nội dung ghi trên phiếu yêu cầu, nhân viên kĩ thuật nộp hồ sơ triển khai(biên bản bàn giao thiết bị bản photo, phiếu bảo hành,…) cho cán bộ quản lý hồ sơ kiểm tra để lưu. + Cán bộ quản lý hồ sơ triển tra có trách nhiệm ghi chép thông tin quy trình triển khai, chuyển biên bản bàn giao thiết bị cho cán bộ viết phiếu yêu cầu và phiếu bảo hành cho phòng kĩ thuật Quy trình bảo hành sản phẩm. Mục đích: Quy trình bảo hành sản phẩm nhằm đảm bảo quyền lợi cho khách hàng khi sử dụng các sản phẩm của Công ty. Đây là một dịch vụ sau bán hàng mà Công Ty TNHH Sitech Việt Nam đang ngày càng hoàn thiện hơn nhằm phục vụ tốt nhất cho tất cả khách hàng Lưu đồ: Phân tích yêu cầu người sử dụng 3.1. Yêu cầu chung - Trên các Form nhập dữ liệu phải được bố trí thuận tiện, dễ sử dụng. Đây là một yêu cầu mang tính trừu tượng bởi lẽ mức độ thuận tiện, dễ sử dụng phụ thuộc vào cách đánh giá của từng người song nó vẫn phải đảm bảo một số yêu cầu như: + Màu sắc trên form phải hài hoà không có quá nhiều màu sắc song cũng cần làm nổi bật một số trường quan trọng như mã hàng, thành tiền,… + Dùng phím Tab để thay đổi vị trí trường nhập theo một thứ tự từ trên xuống dưới, từ trái qua phải hay thay đổi vị trí từ form chính sang form con. + Hiển thị các thực đơn cùng với hướng dẫn sử dụng phím tắt… - Trên các Form phải sử dụng các thuật ngữ đặc trưng của thiết bị tin học,… như: thời gian bảo hành, báo giá. - Giảm thiểu tối đa việc nhập liệu bằng tay mà nên sử dụng các Combo Box để nhân viên chọn các giá trị chuẩn có sẵn. Điều này sẽ giúp nhân viên thuận tiện hơn khi sử dụng và tăng độ chính xác của thông tin. - Dựa vào các quy tắc đã được chập nhận về đồ hoạ để minh hoạ thông tin trên màn hình. Ví dụ nên sử dụng biểu tượng máy in để mô tả nút có chức năng in văn bản, sử dụng biểu tượng của đĩa mềm để môt tả nút có chức năng lưu văn bản,… - Phải có dấu hiệu cho biết người sử dụng đang thao tác với thực đơn nào, ví dụ khi nhân viên đang thực hiện nhập dnah mục hàng hoá thì trên thanh tiêu đề của form nhập phải hiện thị chữ Danh mục hàng hoá. - Phải có câu hỏi xác nhận một số thao tác của nhân viên làm thay đổi dữ liệu của hệ thống, ví dụ chương trình phải hiện thông báo hỏi nhân viên có chắc chắn muốn xoá hay muốn thay đổi một bản ghi nào đó hay không. - Các phím nóng phải được sử dụng thống nhất trong toàn hệ thống, tiện lợi cho người sử dụng. 3.2. Yêu cầu đối với nghiệp vụ nhập kho - Phiếu nhập kho phải hiển thị đầy đủ các trường: nhà cung cấp, mã hàng tên hàng, nhóm hàng, đơn vị tính, giá nhập, số lượng,… - Khi nhân viên nhấn nút lưu phiếu nhập kho thì chương trình phải tự động cập nhật số liệu liên quan đến hàng hoá vừa nhập vào bảng danh mục hàng hoá. 3.3. Yêu cầu đối với nghiệp vụ xuất kho - Phiếu xuất kho phải hiển thị đầy đủ các thông tin cần thiết về ngày xuất, mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn vị tính,… - Khi nhân viên lưu lại phiếu xuất kho thì dữ liệu lượng hàng tồn trong kho tương ứng sẽ được cập nhật. 3.4. Yêu cầu đối với nghiệp vụ triển khai bán hàng - Phiếu triển khai bán hàng cần có các thông tin như số phiếu triển khai, ngày triển khai, số lượng, mã hàng, tên hàng, mã nhân viên, tên nhân viên triển khai,… - Hoá đơn bán hàng phải chứa các thông tin cần thiết như: số hoá đơn bán hàng, mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, số lượng, tên thiết bị, ngày giao hàng,… - Sau khi nhân viên tiến hành lưu hoá đơn bán hàng thì lượng tồn của những hàng hoá được mua sẽ giảm xuống. 3.5. Yêu cầu đối với nghiệp vụ lập báo cáo - Do đặc thù kinh doanh các thiết bị tin học và kinh doanh với quy mô lớn nên công ty phải lên nhiều loại báo cáo khác nhau như báo cáo doanh thu, báo cáo hàng tồn kho, báo cáo hàng nhập- xuất,… - Phải thiết kế các form báo cáo có giao diện phù hợp với từng loại báo cáo theo yêu cầu của từng cấp quản lý. 3.6. Các yêu cầu khác - Yêu cầu về bảo mật và an toàn dữ liệu: Có chính sách bảo mật, lưu trữ và phục hồi dữ liệu đầy đủ, tin cậy và khoa học. - Yêu cầu về tính mở: hệ thống phải dễ dàng được mở rộng và nâng cấp trong tương lai. - Yêu cầu về tính hiệu quả: hệ thống cần tối ưu hóa năng lực xử lý thông tin, có các công cụ tìm kiếm nhanh và hợp lý. Sơ đồ phần rã chức năng. Quản lý bán hàng Bảo hành Triển khai bán hàng Quản lý kho hàng Quản lý mua hàng Xuất nhập khẩu Yêu cầu nhập kho Mua nội địa Nhận yêu cầu của khách hàng Lắp đặt, cài đặt thiết bị Viết phiếu bảo hành Bàn giao thiết bị Thanh toán Nhận yc bảo hành Lựa chọn nhà cung ứng Ký kết đơn hàng Thanh toán Nhận yc mua hàng Lập báo cáo Kiểm tra thiết bị Kiêm tra sp nhập kho Yêu cầu đặt hàng Nghiệm thu sphẩm Lập báo cáo Tiến hành bảo hành Nhập kho Đặt hàng Kiểm tra sp xuất kho Kiểm tra hàng Bàn giao thiết bị Xuất kho Thanh toán Lập báo cáo Lập báo cáo Lập báo cáo Sơ đồ luồng thông tin IFD Thông tin về NCC Cập nhật danh mục NCC Thông tin về hàng hoá Cập nhật danh mục hàng hoá Sổ danh mục hàng hóa Sổ danh mục nhà cung cấp Nguồn Chức năng xử lý Đích Lập báo cáo bán hàng và tồn kho Lập hóa đơn bán hàng, phiếu xuất hàng, phiếu bảo hành,… Cập nhật danh mục khách hàng Khách hàng Hóa đơn, phiếu xuất hàng, phiếu bảo hành Báo cáo bán hàng, báo cáo tồn kho Hàng ngày Sổ danh mục khách hàng Lãnh đạo Kho Hàng Hoá Lưu trữ Lưu trữ Lưu trữ Thời điểm Đầu kỳ Thông tin về khách hàng Đơn đặt hàng Khách hàng, Thủ kho, P. Triển khai Lập báo cáo Giám đốc Cơ quan liên quan Báo cáo bán hàng, báo cáo doanh thu Lập báo cáo mua hàng Báo cáo nhập kho Lãnh đạo Cập nhật hóa đơn mua hàng Phiếu nhập kho Nhà cung cấp Đơn đặt mua hàng Sổ theo dõi mua hàng, Phòng vật tư Thủ kho Hàng ngày Lưu trữ Lưu trữ Cuối kỳ Sơ đồ luồng dữ liệu DFD Sơ đồ ngữ cảnh( Context Diagram): Ph òng Kỹ Thuật Nhân viên Quản Lý Kho Khách Hàng Khách Hàng Nhà Cung Cấp Lãnh Đạo Phần mềm quản lý hàng hoá Đơn đặt hàng Yêu cầu triển khai Đơn đặt mua Thông tin xuất B/C tổng hợp thu chi Báo cáo tồn kho Phiếu giao nhận hàng Phiếu bảo hành Nhập Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 0 của Quản lý bán hàng: 4.3 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD phân rã mức 1 của tiến trình: “3.0.Xử lý mua hàng”: 4.4 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD phân rã mức 1 của tiến trình: “5.0. Triển khai dự án”: III. Mô hình vật lý dữ liệu. 1 Các tệp dữ liệu đầu vào 1.1 Bảng danh mục tài khoản(tbltaikhoan) STT Tên trường Kiểu DL Độ rộng Mô tả 1 TenTruyNhap Text 25 Tên truy nhập 2 Passworld Text 20 Mật khẩu 3 Admin Text 20 Người quản lý 1.2 Bảng danh mục khách hàng( tblKhachHang) STT Tên trường Kiểu DL Độ rộng Mô tả 1 MaKH Text 10 Mã khách hàng 2 TenKH Text 50 Tên Tên khách hàng 3 DiaChi Text 150 Địa chỉ 4 DienThoai Text 15 Số điện thoại 5 Email Text 20 Email 1.3. Bảng danh mục nhà cung cấp( tblNhaCungCap) STT Tên trường Kiểu DL Độ rộng Mô tả 1 MaNCC Text 10 Mã nhà cung cấp 2 TenNCC Text 50 Tên nhà cung cấp 3 DiaChi Text 150 Địa chỉ 4 DienThoai Text 15 Số điện thoại 5 Email Text 20 Email 1.4 Bảng danh mục hàng hóa( tblHangHoa) STT Tên trường Kiểu DL Độ rộng Mô tả 1 MaHang Text 10 Mã hàng 2 TenHang Text 50 Tên hàng 3 STOCK Text 50 Kho 4 Giá(USD) Text 100 Giá dollar 5 Giá(VND) Text 100 Giá việt nam đồng 6 TGBH Text 100 Thời gian bảo hành 1.5 Bảng tồn kho ( tblTonKho) STT Tên trường Kiểu DL Độ rộng Mô tả 1 MaHang Text 10 Mã hàng 2 TenHang Text 50 Tên hàng 3 LuongTon Text 50 Lượng Tồn 4 STOCK Text 50 Kho 5 Giá(USD) Text 100 Giá dollar 6 Giá(VND) Text 100 Giá việt nam đồng Bảng hóa đơn nhập hàng chi tiết( tblHDNhapChiTiet) STT Tên trường Kiểu DL Độ rộng Mô tả 1 MaHDN Text 10 Mã hoá đơn nhập 2 MaHang Text 10 Mã hàng 3 SoLuong Number Số lượng 4 DonGia Text 20 Đơn giá 5 GiaNhap Text 50 Giá nhập 1.7 Bảng hóa đơn xuất hàng chi tiết( tblHDXuatChiTiet) STT Tên trường Kiểu DL Độ rộng Mô tả 1 MaHDX Text 10 Mã hoá đơn xuất 2 MaHang Text 10 Mã hàng 3 LuongBan Number Lượng bán 4 DonGia Text 20 Đơn giá 5 GiaBan Text 50 Giá bán 1.8. Bảng hóa đơn nhập hàng( tblHoaDonNhap) STT Tên trường Kiểu DL Độ rộng Mô tả 1 MaHDN Text 10 Mã hoá đơn nhập 2 MaNCC Text 10 Mã nhà cung cấp 3 SôCT Text 10 Số chứng từ 4 NgayNhap Date/Time Ngày nhập 5 HTThanhToan Text 50 Hình thức thanh toán 6 NgayThanhToan Date/Time Ngày thanh toán 1.9. Bảng hóa đơn xuất hàng( tblHoaDonXuat) STT Tên trường Kiểu DL Độ rộng Mô tả 1 MaHDX Text 10 Mã hóa đơn xuất 2 MaKH Text 10 Mã khách hàng 4 NgayXuat Date/Time Ngày xuất 5 HTThanhToan Text 50 Hình thức thanh toán 6 NgayThanhToan Date/Time Ngày thanh toán 1.10. Bảng phiếu bảo hành( tblPhieuBaoHanh) STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả 1 SoPBH Text 10 Mã số phiếu bảo hành 2 MaHang Text 10 Mã hàng 3 MaNCC Text 10 Mã nhà cung cấp 4 MaKH Text 10 Mã khách hàng 5 TGBaoHanh Text 50 Thời gian bảo hành 6 NgayBaoHanh Date/Time Ngày bảo hành 1.11 Bảng phiếu triển khai( tblPhieuTrienKhai) STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả 1 SoPhieuTK Text 10 Mã số phiếu triển khai 2 MaHang Text 10 Mã hàng 3 MaKH Text 10 Mã khách hàng 4 MaNV Text 10 Mã nhân viên 5 TGTrienKhai Text 50 Thời gian triển khai 6 NgayBatDau Date/Time Ngày bắt đầu triển khai Mối quan hệ giữa các bảng với nhau: Các thông tin đầu ra - Phiếu nhập xuất hàng hóa - Báo cáo về thông tin khách hàng - Báo cáo về thông tin nhà cung cấp - Báo cáo về thông tin hàng hóa - Báo cáo hàng tồn kho theo ngày, tháng,… - Báo cáo doanh thu bán hàng theo ngày, tháng,… 2. Thiết kế các giải thuật của chương trình Giải thuật đăng nhập chương trình Không Có Bắt Đầu Kết Thúc Người dùng thực thi quyền hạn của mình Nhập tên và mật khẩu Hiển thị form chính của chương trình Kiểm tra tên và mật khẩu Đúng Sai Có tiếp tục không Giải thuật nhập dữ liệu cho bản ghi. Nhập dữ liệu cho bản ghi Tạo Bản ghi rỗng Mở Form cần nhập dữ liệu Lưu bản ghi Hiển thị Form Bắt Đầu Kết Thúc Có tiếp tục nhập dữ liệu không Có Không Giải thuật sửa dữ liệu cho bản ghi Bắt Đầu Kết Thúc Nhập thông tin cần tìm kiếm Hiện bản ghi tìm thấy Kiểm tra có bản ghi nào thoả mãn hay không Giải thuật tìm kiếm Có tiếp tục không Không Có Không Một số giao diện chính trong chương trình. Xây dựng giao diện nhập dữ liệu và khai thác thông tin. Công việc thiết kế có ý nghĩa quan trọng trong thành công của chương trình. Hệ thống giao diện của chương trình được thiết kế dựa trên cơ sở của các nguyên tắc sau: Tránh bắt người sử dụng phải nhớ các thông tin từ màn hình trước. Mỗi màn hình đưa ra phải có tên cụ thể. Thể hiện rõ cách thoát khỏi màn hình. Lấy trục đứng trung tâm màn hình làm trục chính đưa ra. Nếu một đầu ra có nhiều trang màn hình thì phải đánh số thứ tự và viết số trang. Văn bản được viết theo chuẩn ngữ pháp chung. Các cột luôn hiện tên đầu cột. Sắp xếp theo trình tự quen thuộc. Căn trái cho văn bản và căn phải cho các thông tin số Form Đăng Nhập Form Đổi Mật Khẩu Form Thêm Người Sử Dụng Form Danh Mục Hàng Hoá Form Danh Mục Nhà Cung Cấp Danh Mục Khách Hàng Form Tìm Kiếm Khách Hàng Form Tìm Kiếm Nhà Cung Cấp Form Tìm Kiếm Hàng Hóa Form Phiếu Nhập Hàng Form Phiếu Nhập Hàng Form Báo Cáo Doanh Thu Form Báo Cáo Xuất Nhập Hàng Lời Kết Báo cáo thực tập tổng hợp là một tài liệu quan trọng chứa đựng những thông tin khái quát, chung nhất. Từ những thông tin đó chúng ta sẽ được lấy làm cơ sở để nghiên cứu sâu hơn những vấn đề chuyên môn. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thiết kế chương trình. Qua những nội dung được nêu trong báo cáo. Em đã nắm bắt được phần nào quá trình hình thành, xây dựng và phát triển của Công Ty TNHH Sitech Việt Nam . Bên cạnh đó, em cũng đã biết được tổ chức bộ máy quản lý tại đơn vị, nắm được những dịch vụ của công ty đối với khách hàng. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo ThS. Nguyễn Văn Thư, xin cảm ơn Ban lãnh đạo Công Ty TNHH Sitech Việt Nam đã hết sức tạo điều kiện thuận lợi và nhiệt tình chỉ bảo để em có thể hoàn thành báo cáo này. Với sự nỗ lực hết mình của bản thân song do hạn chế về thời gian cũng như là năng lực của mình về lý luận và thực tiễn. Do đó bài viết sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, sai lầm. Rất mong được sự góp ý của thầy cô giáo, của Ban giám đốc Công Ty TNHH Sitech Việt Nam và toàn thể các bạn để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn !