Báo cáo Thực tập tổng hợp tại Công ty TNHH TBS - Total Building Systems Ltd

thực hiện, an toàn lao động, tiến độ cung cấp các nguồn lực và chất lượng của các nguồn lực, đề xuất biện pháp điều chỉnh cho Giám đốc dự án Quản lý cán bộ công nhân viên của công ty trên công trường Trách nhiệm của chỉ huy trưởng công trình Trực tiếp chỉ huy kỹ thuật tại công trường Lập biện pháp thi công chi tiết cho các hạng mục của dự án được giao Quản lý và giám sát quá trình thi công của các thầu phụ tại công trường Nghiệm thu công việc , hoàn thành giai đoạn, bàn giao với chủ đầu tư Nghiệm thu nội bộ công việc, hoàn thành giai đoạn và bàn giao với thầu phụ Lập bản vẽ hoàn công từng hạng mục và cả công trình Quản lý nhật ký công trường Giải quyết các công việc và gửi báo cáo tuần cho giám đốc dự án Đại diện cho công ty tại công trường Chịu trách nhiệm trước công ty về chất lượng thi công trên công trường Quản lý cán bộ công nhân viên của công ty trên công trường Trách nhiệm của bộ phận Kỹ thuật thi công Trực tiếp tại công trường Theo sự phân công điều hành trực tiếp của chỉ huy trưởng Giám sát và kiểm tra quá trình thi công của các thầu phụ tại công trường Nghiệm thu công việc, hoàn thành giai đoạn với chủ đầu tư Nghiệm thu nội bộ công việc với thầu phụ Ghi nhật ký công trường Báo cáo ngày cho chỉ huy trưởng công trường Giải quyết các công việc và báo cáo trực tiếp với chỉ huy trưởng công trường Chịu trách nhiệm trước công ty về chất lượng thi công của các hạng mục được giao Trách nghiệm của Khối nghiệp vụ Khối nghiệp vụ bao gồm: Kế toán dự án, QA&QC, vật tư, thủ kho, bảo vệ. Thủ kho: có nhiệm vụ tiếp nhận, bảo quản và phân phát vật tư. Bảo vệ: có trách nhiệm bảo vệ vật tư, vật liệu, máy móc trên công trường Kế toán : làm các thủ tục thanh quyết toán với chủ đầu thư , làm các chế độ cho cán bộ trên công trường Vật tư: cung cấp vật tư, vật liệu thi công trên công trường QA/QC kiểm tra chất lượng vật tư cung cấp cho công trường, chất lượng thi công của dự án + Đặc điểm quy trình thực hiện dự án thi công xây lắp - Mục đích: Tổ chức và quản lý thực hiện dự án thi công xây lắp đảm bảo chất lượng , hiệu quả - Phạm vi áp dụng : Quy trình này áp dụng cho bộ phận dự án Sơ đồ quy trình thực hiện dự án thi công xây lắp DỰ ÁN CHUẨN BỊ TRIỂN KHAI THÔNG TIN CHUNG VỀ CÔNG TRÌNH BIỆN PHÁP THI CÔNG VÀ TIẾN ĐỘ SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY THI CÔNG KẾ HOẠCH KIỂM TRA VÀ NGHIỆM THU KẾ HOẠCH MÁY MÓC THIẾT BỊ KẾ HOẠCH NHÂN LỰC KẾ HOẠCH CUNG ỨNG VẬT TƯ CHÍNH KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH THI CÔNG KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT HỒ SƠ VÀ TÀI LIỆU KIỂM TRA VÀ HIỆU CHỈNH KẾ HOẠCH LƯU TRỮ HỒ SƠ Sơ đồ 1.2. Sơ đồ quy trình thực hiện dự án Các bước thực hiện quy trình như sau: Chuẩn bị triển khai dự án Chuẩn bị hồ sơ cho dự án: Hồ sơ cho dự án bao gồm : - Bản vẽ thiết kế - Hợp đồng xây lắp - Biện pháp thi công chính - Kế hoạch chi phí thực hiện dự án - Thông tin chung về dự án - Tiến độ thi công các công việc chính - Kế hoạch nhân lực - Kế hoạch cung ứng vật tư chính - Kế hoạch kiểm tra chứng nhận vật tư - Kế hoạch máy móc thiết bị - Kế hoạch kiểm tra và nghiệm thu - Kế hoạch kiểm soát quá trình thi công - Kế hoạch kiểm soát hồ sơ và tài liệu - Các tiêu chuẩn, quy phạm áp dụng - Mẫu các biên bản nghiệm thu, bàn giao, biên bản hiện trường, báo cáo, nhật kí thi công Lập hồ sơ theo dõi dự án tại phòng XDCB Bản vẽ thiết kế Hợp đồng giao nhận thầu Quyết định phân công công tác Hợp đồng thầu phụ, các báo giá Hợp đồng cung cấp vật tư, thiết bị Yêu cầu vật tư gửi cho bộ phận vật tư theo mẫu yêu cầu vật tư Lệnh sản xuất gửi cho nhà máy theo mẫu lệnh sản xuất Lệnh xuất hàng gửi cho nhà máy theo mẫu lệnh xuất hàng Hồ sơ chất lượng công trình: thí nghiệm, kiểm định vật liệu, biên bản nghiệm thu, bàn giao Hồ sơ thanh quyết toán công trình Lập hồ sơ theo dõi tại công trường Bản vẽ thiết kế Nhật ký thi công công trình Hồ sơ chất lượng: các kết quả thí nghiệm vật tư, vật liệu, các biên bản nghiệm thu, bàn giao Hồ sơ từ nhà máy: phiếu giao nhận sản phẩm, vật tư Khối lượng hoàn thành, thanh toán Biện pháp thi công chi tiết cho các hạng mục Kế hoạch thi công tuần, tháng Văn bản thay đổi điều chỉnh thiết kế, dự toán Thực hiện dự án Căn cứ bản vẽ thiết kế và hợp đồng giao thầu chủ nhiệm dự án tiến hành thực hiện dự án theo các bước sau Thành lập ban chỉ huy công trường Nhận bàn giao mặt bằng với chủ đầu tư Lập văn phòng công trường Làm kho chứa vật tư + Đặc điểm quy trình thi công một hạng mục công việc Quy trình thi công một hạng mục công việc được thể hiện trong sơ đồ. + Đặc điểm tiêu thụ sản phẩm - Thị trường: Thị trường tiêu thụ sản phẩm xây lắp của Công ty bao gồm các tỉnh phía Bắc và phía Nam. - Khách hàng: của Công ty là các Nhà máy sản xuất, các Khu Công Nghiệp…cần những nhà lưu động để làm kho bãi, gian hàng triển lãm… Vì Công ty là đơn vị xây lắp nên sản phẩm của Công ty cố định tại nơi sản xuất, còn các điều kiện sản xuất phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm. Ngoài ra sản phẩm của Công ty được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thỏa thuận với chủ đầu tư từ trước. CHỦ ĐẦU TƯ KIỂM TRA NGHIỆM THU THI CÔNG BIỆN PHÁP THI CÔNG VẬT TƯ, THIẾT BỊ HẠNG MỤC CÔNG VIỆC LƯU HỒ SƠ BIÊN BẢN NGHIỆM THU NGHIỆM THU CÔNG VIỆC GHI CHÚ Đ : Đạt yêu cầu K : Không đạt yêu cầu Đ K Đ K Sơ đồ 1.3. Sơ đồ quy trình thi công một hạng mục công việc Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH TBS Gọn nhẹ, hiệu quả là mô hình tổ chức mà những lãnh đạo cấp cao của TBS đã lựa chọn. Trong một môi trường cạnh tranh khốc liệt và đầy biến đổi hiện nay, việc áp dụng phương án tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức trực tuyến tham mưu tạo ra cho TBS một sự năng động và linh hoạt hết sức cần thiết. Khả năng tiếp cận, nắm bắt và đáp ứng nhu cầu thị trường được nâng cao. Việc quản lý của lãnh đạo cấp cao được thông qua các phòng ban khác tạo sự liên kết giữa ban lãnh đạo và các nhân viên trong công ty, nâng cao trách nhiệm của từng người, từng bộ phận. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận Hội đồng quản trị: Có vai trò quyết định cao nhất tới hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, quyết định những vấn đề quan trọng của Công ty như : Các định hướng phát triển trong dài hạn, các chiến lược về sản phầm… Chủ tịch Hội đồng quản trị: chịu trách nhiệm lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị, là người đại diện theo Pháp luật của Công ty. Tổng Giám đốc: Có trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, giám sát, chỉ đạo hoạt động của Giám đốc điều hành, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh trước Hội đồng quản trị và cơ quan quản lý Nhà nước. Giám đốc điều hành: Do Hội đồng quản trị bầu ra để điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất của Công ty. Giám đốc điều hành chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh trước Hội đồng quản trị và cơ quan quản lý của Nhà nước. Ban kiểm soát tài chính : Công ty sử dụng kiểm toán viên của công ty kiểm toán Earnst & Young. Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Giám đốc Giám đốc điều hành Bộ phận Hành chính-Nhân sự Bộ phận Tài chính-Kế toán Bộ phận IT Bộ phận Kinh doanh Bộ phận Tư vấn thiết kế Bộ phận Kinh tế kĩ thuật Bộ phận Dự toán Bộ phận Quản lý thi công Bộ phận Vật tư Bộ phận QA/QC Bộ phận Sản xuất Bộ phận Xuất khẩu Hội đồng quản trị Ban kiểm soát tài chính Sơ đồ 1.4. Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý Bộ phận Hành chính- Nhân sự: + Quản lý nhân sự toàn Công ty + Xây dựng chính sách nhân sự và chế độ lao động + Phân công, bố trí nhân sự, đảm bảo đúng người, đúng vị trí + Quản lý hồ sơ nhân sự của toàn thể nhân viên trong công ty + Tổ chức thực hiện việc tuyển dụng/ thuê mượn nhân viên; giải quyết thủ tục thôi việc, bổ nhiệm, bãi miễn,…nhân viên. + Tổ chức và giám sát thực hiện việc đánh giá định kỳ nhân viên, thực hiện việc bình chọn, khen thưởng nhân viên xuất sắc và xử lý kỷ luật nhân viên + Quản lý quá trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng cao tay nghề cho cán bộ, nhân viên, toàn công ty + Quản lý hệ thống tài chính của Công ty bao gồm: - Đời sống: An ninh, vệ sinh, ăn uống, điện nước, hội họp, liên hoan,… - Hệ thống thiết bị văn phòng: Photocopy, điều hoà,… - Văn thư: Con dấu văn phòng phẩm thư tín báo chí,… - Điều phối xe - Các công việc thư ký cho Tổng giám đốc/ Hội đồng quản trị Bộ phận Tài chính - Kế toán + Xây dựng và giám sát thực hiện hệ thống quản lý tài chính của Công ty trên cơ sở cập nhật các quy định của pháp luật về tài chính. + Xây dựng và đăng ký hệ thống kế toán của Công ty trên cơ sở pháp luật kế toán và phù hợp với đặc điểm hoạt động của Công ty + Phản ánh khách quan và giám đốc có hiệu quả bằng công cụ tài chính toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. + Cân đối nguồn tài chính + Tổ chức theo dõi và thực hiện các hợp đồng liên quan đến kiểm toán, tư vấn tài chính kế toán, bảo hiểm tài sản của Công ty và các hợp đồng khác khi ban giám đốc yêu cầu. + Duy trì và phát triển các mối quan hệ với ngân hàng và các tổ chức tín dụng Bộ phận IT - Quản lý hệ thống thông tin của Công ty bao gồm: + Hệ thống máy tính, máy in + Hệ thống điện thoại, fax + Hệ thống mạng nội bộ + Các phần mềm ứng dụng tin học Bộ phận Kinh doanh: + Xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh cho thương hiệu TBS tại thị trường Hà Nội và các tỉnh với các đối tượng khách hàng + Xây dựng chính sách khách hàng đối với các nhà phân phối, đại lý sản xuất , các nhà thầu, Chủ đầu tư, tư vấn thiết kế. + Tổ chức hệ thống bán hàng phù hợp để thực hiện chiến lược và kế hoạch kinh doanh được Tổng Giám Đốc phê duyệt + Tổng hợp, phân tích thông tin về thị trường, sản phẩm, đối thủ cạnh tranh để tìm giải pháp kinh doanh hiệu quả + Giải quyết các khiếu nại khách hàng trong lĩnh vực kinh doanh phân phối và kinh doanh dự án Bộ phận Tư vấn thiết kế: + Tổ chức thực hiện mọi hoạt động thiết kế cho các dự án của Công ty, bao gồm thiết kế báo giá, thiết kế kỹ thuật, thiết kế chế tạo lắp dựng + Thống kê vật tư, khối lượng sản phẩm công trình + Hỗ trợ kỹ thuật cho Phòng Kinh doanh và Dự án + Hỗ trợ Phòng Dự án trong việc điều tra, bảo hành sản phẩm khi có yêu cầu Bộ phận Kinh tế kỹ thuật : Là cơ quan tham mưu giúp việc cho Ban giám đốc Công ty, quản lý điều hành công tác kinh tế - kỹ thuật trong lĩnh vực thi công xây lắp và có những nhiệm vụ sau: Chủ trì phối hợp các đơn vị liên quan, tính toán và lập hồ sơ dự thầu các công tình xây dựng Chỉ đạo lập phương án tổ chức thi công trình giám đốc công ty và chủ đầu tư trước khi thi công Tổ chức thực hiện công tác quản lý, giám sát chất lượng kỹ thuật tiên tiến độ khối lượng xây lắp, an toàn lao động trong xây dựng công trình theo các chế độ chính sách của Nhà nước và các quy chế do giám đốc ban hành Quản lý hồ sơ công trình, tài liệu khảo sát đo đạc bản vẽ kỹ thuật, nhật ký công trình… trong quá trình thi công Theo dõi, đôn đốc và chỉ đạo công tác bảo hành, bảo dưỡng công trình sau khi bàn giao theo quy định của Nhà nước Bộ phận Dự toán: Dự toán giá trị của công trình. Bộ phận Quản lý thi công: Quản lý quá trình thi công lắp dựng Bộ phận Vật tư: Quản lý vật tư, Bộ phận QA/QC : Quản lý chất lượng + Xây dựng và thường xuyên cập nhật Tiêu chuẩn nguyên vật liệu và tiêu chuẩn sản phẩm của Công ty + Xây dựng quy định kỹ thuật + Tổ chức thực hiện các hoạt động kiểm tra, giám sát nhằm đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu và chất lượng sản phẩm theo đúng yêu cầu chất lượng. Bộ phận Sản xuất : Quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất của Công ty + Xây dựng các quy định , quy trình và thủ tục sản xuất, đồng thời giám sát việc thực hiện các quy định , quy trình và thủ tục đó để đảm bảo: - Chất lượng sản phẩm - Tiến độ sản xuất - An toàn lao động + Quản lý định mức kỹ thuật: Tỷ lệ hao hụt, mức tiêu hao năng lượng… của các sản phẩm + Quản lý máy móc, thiết bị, nhà xưởng + Xây dựng và thực hiện kế hoạch về bảo trì máy móc, thiết bị và dây chuyền sản xuất + Theo dõi xây dựng cơ bản và bảo dưỡng các công trình xây dựng trong công ty + Tổng hợp báo cáo tình hình sản xuất thường kỳ cho Tổng Giám Đốc. Bộ phận Xuất khẩu: Chịu trách nhiệm về các dự án xuất khẩu ra các thị trường Châu Á như Singapore, Thái Lan hay Australia. Trong một môi trường cạnh tranh khốc liệt và đầy biến đổi hiện nay, việc áp dụng phương án tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức trực tuyến tham mưu tạo ra cho TBS một sự năng động và linh hoạt hết sức cần thiết. Khả năng tiếp cận, nắm bắt và đáp ứng nhu cầu thị trường được nâng cao. Việc quản lý của lãnh đạo cấp cao được thông qua các phòng ban khác tạo sự liên kết giữa ban lãnh đạo và các nhân viên trong công ty, nâng cao trách nhiệm của từng người, từng bộ phận. PHẦN 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TBS 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH TBS Công ty lựa chọn cách thức tổ chức bộ máy kế theo hình thức tập trung. Tức là Công ty chỉ tổ chức phòng Kế toán tại văn phòng chính, còn dưới các nhà máy thì không có. Hiện nay Công ty đang có 5 kế toán trong đó có 1 kế toán trưởng phụ trách tổng hợp tình hình tài chính của cả công ty và 4 kế toán viên phụ trách từng phần hành công việc của mình. KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán nguyên vật liệu Kế toán thanh toán Kế toán dự án Kế toán tổng hợp Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế toán + Kế toán nguyên vật liệu Theo dõi cập nhật tình hình nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ vào các kho vật tư, thiết bị của Nhà máy; Kiểm tra lại tính toán vật tư trên phần mềm theo phương pháp bình quân gia quyền. Theo dõi cập nhật tình hình xuất vật tư vào sản xuất hàng ngày. Cập nhật báo cáo tồn kho 2 ngày một lần. Lưu trữ, cập nhật và kiểm tra các báo giá vật tư, trong đó phân loại vật tư cho công trình, vật tư sử dụng sản xuất chung tại xưởng. Kiểm tra, kiểm soát việc tuân thủ quy trình nhập hàng, xuất hàng; kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, chính xác, đầy đủ của phiếu nhập, xuất vật tư, so sánh số vật tư xuất với định mức tiêu hao cho phép. Cuối tháng tiến hành đối chiếu số liệu với thủ kho vật tư trên thẻ kho về số liệu nhập, xuất tồn. Tiến hành kiểm kê vật tư theo định kì (hàng tháng, quý , năm hoặc đột xuất theo yêu cầu) Phối hợp với kế toán dự án trong quá trình quyết toán tổng hợp vật tư theo công trình. Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các TK 152, 153 Báo cáo tồn kho 2 ngày một lần Báo cáo xuất nhập tồn kho nguyên vật liệu hàng tháng Báo cáo phân tích tình hình sử dụng vật tư sản xuất, có so sánh với định mức tiêu hao của công ty Báo cáo phân tích hàng mua trong kỳ Chịu trách nhiệm lưu trữ các chứng từ kế toán có liên quan đến phần hành công việc của mình Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các bút toán cập nhật trên phần mềm. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của kế toán trưởng Đề xuất, lập tờ trình đối với định mức vật tư, bảng dự tính vật tư tồn kho tối thiểu. + Kế toán thanh toán Tiếp nhận kiểm tra và xử lý đối với các chứng từ thanh toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các chứng từ liên quan đến thanh toán công nợ phải thu, phải trả. Cập nhật, kiểm tra, đối chiếu số dư TM, ngân hàng hàng ngày với thủ quỹ, với ngân hàng và không chậm hơn 10h sang ngày hôm sau. Luôn đảm bảo số dư tiền mặt trên phần mềm và thực tế khớp nhau, số dư tiền mặt không vượt quá 50 triệu đồng. Thanh toán bằng TM được áp dụng đối với các khoản chi có giá trị 10 triệu đồng phải được thanh toán bằng chuyển khoản. Chịu trách nhiệm đối với các tài khoản 111, 112 Báo cáo kiểm kê quỹ tại ngày cuối cùng của tháng. Báo cáo số dư tiền gửi ngân hàng. Lưu trữ, ghi chép, phản ánh các chứng từ tiền mặt và chịu trách nhiệm toàn bộ đối với những phát sinh liên quan. Quản lý các công việc liên quan đến thu chi tiền mặt của thủ quỹ. Chịu trách nhiệm về tính chính xác và hợp lý của các khoản thanh toán. Từ chối các chứng từ, số liệu sai, không đúng quy định. Đề xuất với kế toán trưởng giải quyết các vấn đề thuộc phần hành mình thực hiện. + Kế toán dự án Tham gia vào quá trình lập kế hoạch , theo dõi và quyết toán đối với các công trình Soát xét giá vốn dự toán công trình, lập bảng xem xét tài chính trình kế toán trưởng phê duyệt trước khi kí hợp đồng Tham gia cùng với bộ phận kinh doanh lập hợp đồng Kiểm tra và chịu trách nhiệm đối với mọi khoản chi phí phát sinh đối với công trình Cập nhật thường xuyên chi phí phát sinh đối với công trình Theo dõi và cung cấp tiến độ thực hiện công trình bao gồm tiến độ tại công trường và tiến độ sản xuất tại nhà máy Thường xuyên cập nhật và theo dõi các khoản công nợ với người mua hàng Báo cáo tình hình dự án công trình hàng tuần Báo cáo tình hình thực hiện dự án công trình hàng tháng Chịu trách nhiệm lưu trữ, đối với các chứng từ kế toán thuộc phần hành của mình Cung cấp các báo cáo được giao theo đúng thời hạn quy định Từ chối đối với các sự việc phát sinh ngoài khả năng giải quyết Đề xuất việc giải quyết đối với những vướng mắc phát sinh của công trình + Kế toán tổng hợp Kiểm tra Bảng cân đối số phát sinh hàng tháng, thực hiện việc kết chuyển các tài khoản, xác định kết quả kinh doanh. Lập các báo cáo tài chính hàng tháng Thực hiện lưu trữ, cập nhật số liệu, và xem xét tính giá đối với các sản phẩm tiêu chuẩn hàng quý hoặc khi có yêu cầu Cập nhật, theo dõi thường xuyên chi phí sản xuất dở dang của từng công trình Đối chiếu với kế toán NVL, kế toán chi phí sản xuất chung để đảm bảo sự phù hợp của việc phân bổ chi phí và tính giá thành sản phẩm Lập bảng quyết toán vật tư và giá vốn công trình chậm nhất sau 2 ngày kể từ ngày công trình hoàn thành Chịu trách nhiệm lưu trữ, đối với các chứng từ kế toán thuộc phần hành của mình Cung cấp các báo cáo được giao theo đúng thời hạn quy định Từ chối đối với các sự việc phát sinh ngoài khả năng giải quyết Đề xuất việc giải quyết đối với những vướng mắc phát sinh của công trình Ngoài các phần hành chính trên, mỗi kế toán còn phụ trách thêm các phần hành kế toán khác. Ví dụ: Kế toán nguyên vật liệu còn phụ trách thêm một số phần hành kế toán khác như Kế toán TSCĐ, CCDC, Kế toán Công nợ phải trả nhà cung cấp NVL, CCDC, TSCĐ… hay Kế toán thanh toán còn kiêm luôn Kế toán các khoản Công nợ phải trả nội bộ, Kế toán các khoản thuế Thu nhập cá nhân, thuế GTGT hay các khoản vay, thế chấp, kí cược, kí quỹ… 2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH TBS. 2.2.1. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty TNHH TBS. Các báo cáo tài chính của Công ty được trình bày bằng đồng Việt Nam (‘VNĐ’) phù hợp với Hệ thống Kế toán Việt Nam và chuẩn mực Kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành theo: Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 về việc ban hành bốn Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (Đợt 1); Quyết định số 234/2003/QĐ-BTC ngày 30 tháng 12 năm 2003 về việc ban hành sáu Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (Đợt 3); Quyết định số 12/2005/QĐ-BTC ngày 15 tháng 2 năm 2005 về việc ban hành sáu Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (Đợt 4); Quyết định số 100/2005/QĐ-BTC ngày 28 tháng 12 năm 2005 về việc ban hành bốn Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (Đợt 5). Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 về việc ban hành Chế độ Kế toán doanh nghiệp. Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính được trình bày theo các nguyên tắc và thông lệ kế toán được chấp nhận rộng rãi ở các nước và lãnh thổ khác ngoài Việt Nam. Hình thức sổ kế toán áp dụng được đăng ký của Công ty là hình thức Chứng từ ghi sổ. Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc ngày 31 tháng 12. Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho với giá trị được xác định như sau: Giá vốn thực tế của Nguyên vật liệu, hàng hoá tính theo phương pháp bình quân gia quyền; Thành phẩm và chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang thì được tính bằng giá vốn nguyên vật liệu và lao động trực tiếp cộng chi phí sản xuất chung có liên quan được phân bổ dựa trên mức độ hoạt động bình thường. Dự phòng cho hàng tồn kho được trích lập cho phần giá trị dự kiến bị tổn thất do các khoản suy giảm giá trị có thể xảy ra đối với vật tư, thành phẩm, hàng hoá tồn kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Số tăng hoặc giảm khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được kết chuyển vào giá vốn hàng bán trong kỳ. Công ty tính giá trị tài sản cố định theo nguyên giá trừ đi giá trị hao mòn luỹ kế. Trong đó nguyên giá tài sản cố định bao gồm giá mua và những chi phí có liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào hoạt động như dự kiến. Các chi phí mua sắm, nâng cấp và đổi mới tài sản cố định được vốn hoá và chi phí bảo trì, sửa chữa được tính vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Công ty trích khấu hao và khấu trừ tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình theo phương pháp khấu hao đường thẳng trong suốt thời gian hữu dụng ước tính của các tài sản như sau: Nhà cửa 6 năm Phương tiện vận chuyển 7 năm Máy móc và thiết bị 4 năm Thiết bị khác 2-3 năm Phần mềm kế toán 2 năm Các loại chi phí sau đây được Công ty hạch toán vào chi phí trả trước dài hạn để phân bổ dần từ 3 đến 5 năm vào kết quả hoạt động kinh doanh. + Chi phí thành lập doanh nghiệp; + Chi phí trước hoạt động/ chi phí chuẩn bị sản xuất; + Công cụ dụng cụ xuất dùng với giá trị lớn; và + Chi phí sửa chữa tài sản cố định phát sinh quá lớn. Lợi nhuận thuần sau thuế thu nhập doanh nghiệp có thể được chia cho các nhà đầu tư sau khi được Hội đồng quản trị phê duyệt và sau khi đã trích lập các quỹ dự phòng theo Điều lệ Công ty và các quy định của pháp luật Việt Nam. Cổ tức được công bố từ phần lợi nhuận chưa phân phối dựa trên tỷ lệ góp vốn của từng bên quy định trong Giấy phép Đầu tư. Công ty quy định việc ghi nhận các khoản doanh thu, chi phí từ việc thực hiện hợp đồng xây dựng như sau: - Khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng có thể được ước tính một cách đáng tin cậy, thì doanh thu và chi phí liên quan đến hợp đồng được ghi nhận tương ứng với phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập báo cáo tài chính bằng cách so sánh tỷ lệ của chi phí của hợp đồng phát sinh cho phần công việc đã được hoàn thành đến ngày này so với tổng chi phí hợp đồng, trừ phi tỷ lệ này không đại diện cho mức độ hoàn thành. Các khoản tăng giảm khi thực hiện hợp đồng, các khoản tiền thưởng và các khoản thanh toán khác chỉ được tính vào doanh thu khi đã được thống nhất với khách hàng. - Khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng không thể được ước tính một cách đáng tin cậy, thì doanh thu chỉ được ghi nhận tương đương với chi phí của hợp đồng đã phát sinh mà việc hoàn trả là tương đối chắc chắn. Chi phí của hợp đồng chỉ được ghi nhận là chi phí trong kỳ khi các chi phí này đã phát sinh. - Số tiền chênh lệch giữa tổng doanh thu luỹ kế của một hợp đồng xây dựng đã được ghi nhận cho đến thời điểm báo cáo và khoản tiền lũy kế ghi trên hoá đơn thanh toán theo tiến độ đến cùng thời điểm được ghi nhận vào khoản phải thu, phải trả theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng trên bảng cân đối kế toán. Các báo cáo thuế của Công ty sẽ chịu sự kiểm tra của cơ quan thuế. Do việc áp dụng luật và các quy định về thuế đối với các loại nghiệp vụ khác nhau có thể được giải thích theo nhiều cách khác nhau, số thuế được trình bày trên các báo cáo tài chính có thể sẽ bị thay đổi theo quyết định cuối cùng của cơ quan thuế. 2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ Các loại chứng từ được sử dụng tại công ty: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, thẻ kho, biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm. Hoá đơn thuế giá trị gia tăng. Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng. Thẻ tài sản cố định, bảng tính và phân bổ khấu hao, biên bản đánh giá lại tài sản cố định. Bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán bảo hiểm xã hội, bảng theo dõi sản phẩm hoàn thành, bảng theo dõi thời gian làm việc (bảng chấm công), phiếu làm thêm giờ, giấy xin nghỉ. Bảng quản lý sản xuất và tính giá thành sản phẩm… 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Công ty đã tổ chức vận dụng Hệ thống tài khoản kế toán heo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ Kế toán trong các doanh nghiệp một cách linh hoạt và phù hợp với đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh và các nghiệp vụ kế toán phát sinh tại Công ty. Ví dụ như: Công ty đã mở chi tiết các tài khoản về tiền gửi ngân hàng cho từng ngân hàng mà công ty đang giao dịch ( Ngân hàng Indovina , ngân hàng HSBC, ngân hàng VIB Bank...). Công ty đã mở chi tiết tài khoản Phải thu nội bộ thành các tài khoản chi tiết : Phải thu vốn chi nhánh, Tài sản cố định chi nhánh, Công cụ dụng cụ chi nhánh, Kết quả kinh doanh chi nhánh.... cho chi nhánh của Công ty tại TP Hồ Chí Minh. Công ty không sử dụng một số tài khoản như: TK 121, TK 128, TK 142, TK 144, TK 311, TK315... Chi tiết các tài khoản được theo dõi trong Phụ lục 1: Danh mục tài khoản Công ty TNHH TBS. 2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán Công ty áp dụng hình thức kế toán máy, sử dụng phần mềm kế toán Effect để hạch toán. Công ty tổ chức chứng từ theo phương pháp chứng từ ghi sổ. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái …) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. - Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay Sổ chi tiết: gồm sổ chi tiết các tài khoản (TK111, TK112, TK152,..) Sổ tổng hợp: Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo thuế,.. Muốn xem bất kỳ sổ chi tiết, sổ tổng hợp nào, ta từ màn hình nhập liệu vào phần xem, lựa chọn sổ cần xem, nếu là sổ chi tiết thì chi tiết tài khoản loại mấy. Phần mềm kế toán sẽ đưa ra trên màn hình. Việc sử dụng phần mềm kế toán tiện lơi hơn rất nhiều so với kế toán thủ công trước kia. Kế toán không phải thực hiện ghi vào nhật ký chứng hàng ngày, rồi tổng hợp vào sổ cái sổ chi tiết từ sổ chi tiết vào sổ cái… giảm khối lượng công việc, thời gian mà con số thu được chính xác kịp thời. Ta có thể mô phỏng sơ đồ nhập liệu của phần mềm kế toán Effect qua sơ đồ sau PHẦN MỀM KẾ TOÁN SỔ KẾ KOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI MÁY VI TÍNH - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ được minh họa theo sơ đồ dưới đây Chứng từ kế toán Chứng từ ghi sổ Bảng Tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết Sổ Đăng kí chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Nhập hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Nhập vào chứng từ tương ứng trong phần mềm kế toán Sơ đồ 2.3. Hình thức ghi sổ theo phương pháp Chứng từ ghi sổ 2.2.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán Theo yêu cầu đặt ra của Hội đồng quản trị là cập nhật liên tục thông tin về tình hình tăng giảm tổng tài sản, nguồn vốn chủ sở hữu cũng như kết quả kinh doanh của Công ty, do vậy kế toán phải tiến hành lập Báo cáo tài chính theo tháng. Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm kiểm tra Bảng cân đối số phát sinh trong tháng, thực hiện việc kết chuyển số dư của các tài khoản từ đó lập Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng của Công ty. Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bản Thuyết minh báo cáo tài chính theo mẫu được quy định trong Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006. Cuối niên độ kế toán Báo cáo tài chính của Công ty được nộp cho các cơ quan: Sở Kế hoạch và Đầu tư, Cục Thống kê và Cục Thuế thành phố Hà Nội. Hệ thống báo cáo quản trị của Công ty gồm rất nhiều các loại báo cáo khác nhau như: Báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng Báo cáo tình hình vay và trả nợ vay hàng tháng. Báo cáo phân tích chi phí lãi vay hàng tháng. Báo cáo tồn kho 2 ngày một lần Báo cáo xuất nhập tồn kho nguyên vật liệu hàng tháng Báo cáo phân tích tình hình sử dụng vật tư sản xuất, có so sánh với định mức tiêu hao của công ty Báo cáo phân tích hàng mua trong kỳ Bảng tổng hợp công nợ nhà cung cấp NVL, CCDC, TSCĐ trong đó có phân tích tuổi nợ, thời gian đến hạn thanh toán Báo cáo chi phí hoạt động theo khoản mục hàng tháng trong đó phân tích sự biến động của chi phí Bảng phân tích chi phí sản xuất chung theo khoản mục hàng tháng Báo cáo thu nhập khác và chi phí khác hàng tháng Báo cáo tình hình dự án công trình hàng tuần Báo cáo tình hình thực hiện dự án công trình hàng tháng Bảng tổng hợp công nợ phải thu và dự tính thời gian sẽ thu được tiền hàng tuần Bảng tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh dở dang theo công trình hàng tháng Bảng tổng hợp phân tích giá vốn doanh thu công trình hàng tháng, có so sánh với dự toán Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung theo công trình hàng tháng Báo cáo doanh thu và tình hình % hoàn thành doanh thu của bộ phận kinh doanh hàng tháng Báo cáo dự án hàng tháng Báo cáo thống kê hàng tháng Báo cáo thống kê sản lượng nhà máy hàng tháng Báo cáo sản lượng hàng năm … Qua hệ thống báo cáo quản trị hết sức chi tiết này ta có thể thấy rằng Công ty đang hết sức chú trọng đến tình hình quản lý tài chính của mình. 2.3. Đặc điểm kế toán một số phần hành chủ yếu tại Công ty TNHH TBS 2.3.1. Kế toán nguyên vật liệu Sản phẩm xây lắp của Công ty TNHH TBS là những nhà lưu động nhỏ, nhẹ, kết cấu chính là thép có thể lắp ráp, tháo rời được…nên không giống những công trình xây dựng thông thường khác với NVL chủ yếu là gạch, bê tông, vôi, vữa, xi măng, sắt thép… NVL của Công ty có những đặc điểm khác biệt như sau: Nguyên vật liệu theo dõi trên TK 152 và được phân loại thành: - Nguyên vật liệu chính (TK 1521) bao gồm: thép, thép ống, thép cuộn, tôn… - Nguyên vật liệu phụ (TK 1522): thuốc hàn, dây hàn, silicon, khí O2, khí CO2, dung môi, sơn… - Nhiên liệu (TK 1523): xốp cách nhiệt, dầu nhớt, dầu Diezen, xăng xe… - Nguyên vật liệu khác (1525): vít, bản lề, cửa nhôm kính, bu-lông… Công cụ dụng cụ theo dõi trên TK 153 và được phân loại như sau: Công cụ dụng cụ cho sản xuất (TK 1531): máy mài, đá mài, kìm điện, súng bắn vít.. Bảo hộ lao động (TK 1533): găng tay vải, kính bảo hộ… Công cụ lao động khác (TK 1538): chổi quét sơn, chổi đánh rỉ…. Các loại chứng từ được sử dụng trong phần hành kế toán này gồm: Phiếu nhập: do thủ kho lập Phiếu xuất: do thủ kho lập Biên bản kiểm nghiệm: Biên bản này do ban kiểm nghiệm lập khi kiểm nghiệm vật tư, Công cụ dụng cụ, sản phẩm hàng hoá trước khi nhập kho và xuất kho để khẳng định chất lượng của hàng tồn kho Nhập và xuất Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì: Do bộ phận sử dụng vật liệu lập, xác định số vật liệu đã lĩnh về chưa sử dụng cho Sản xuất còn để lại phân xưởng Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ dụng cụ: Do ban kiểm kê lập, xác định số lượng giá trị hàng tồn kho hiện có trong kho tại thời điểm kiểm kê và xác định số chênh lệch (thừa, thiếu, so với số liệu trên sổ sách kế toán là căn cứ điều chỉnh sổ sách kế toán) Bảng phân bổ NVL, CCDC: Dựa vào các phiếu xuất kho để lập. Luân chuyển chứng từ của Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho : Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho được lập làm 3 liên - Liên 1: Lưu cuống phiếu - Liên 2: Thủ kho giữ: ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán NVL - Liên 3: Giao cho người nhập hàng (nhập kho), giao cho người nhận hàng (xuất kho) Sơ đồ quy trình luân chuyển của phiếu nhập và phiếu xuất kho được minh họa như sau: Bộ phận có nhu cầu mua , sử dụng NVL, CCDC Kế toán trưởng, Giám đốc điều hành Bộ phận vật tư Thủ kho Phiếu yêu cầu mua, sử dụng NVL, CCDC Duyệt Đơn đặt mua hàng Lập biên bản nhận hàng viết phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Kế toán NVL Kiểm tra chứng từ Nhập số liệu vào phần mềm KT (phiếu nhập) Định kì in Lưu trữ và hủy chứng từ Sơ đồ 2.4. Trình tự luân chuyển của Phiếu Nhập kho, Phiếu xuất kho - Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá vốn của nguyên vật liệu, CCDC nhập và xuất kho (được phần mềm kế toán tự động tính) Trong đó: Giá bình quân gia quyền = SL xuất x Đơn giá bình quân Đơn giá bình quân = Giá trị vật tư tồn sau lần nhập Tổng giá trị vật tư cuối kỳ Số lượng tồn sau mỗi lần nhập Tổng lượng vật tư cuối kỳ + - Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán NVL, CCDC. Sơ đồ khái quát kế toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên tại Công ty được thể hiện dưới đây TK 152 TK 621 TK 627, 641, 642 TK 632, 1381 TK 154 TK 412 TK 331, 111, 112 Xuất vật liệu để trực tiếp Chế tạo sản phẩm Xuất cho phân xưởng sản xuất, cho bán hàng, cho quản lý DN Xuất thuê ngoài gia công chế biến, thuê thầu phụ Khoản chênh lệch giảm, đánh giá giảm giá giảm giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại Tăng do mua ngoài (chưa có thuế GTGT) Tổng TK1331 giá Thuế GTGT thanh toán được khấu trừ TK 331, 111, 333, 112, 141,311 TK411 Nhận vốn cổ phần TK 632,3381 Giá trị thừa phát hiện khi kiểm kê tại kho (ngoài định mức) TK412 Khoản chênh lệch do đánh giá tăng TK1331 Thuế GTGT tương ứng với khoản giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại Sơ đồ 2.6. Kế toán Nguyên vật liệu - Quy trình ghi sổ Hàng ngày kế toán căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất được thủ kho gửi đến cùng với lệnh xuất vật tư đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo Phiếu nhập, phiết xuất được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào chứng từ ghi sổ, sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sổ kế toán tổng hợp, Sổ cái TK 152, 153, Sổ chi tiết TK 1521, 1522, 1523, 153…. Cuối tháng, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển. 2.3.2. Kế toán tiền mặt Chứng từ tiền mặt được sử dụng tại Công ty bao gồm: Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, bảng kiểm kê quỹ, bảng kê chi tiền, sổ quỹ, ngoài ra căn cứ vào mục đích thu chi tiền mặt mà kế toán Công ty xác định các chứng từ liên quan làm căn cứ lập phiếu thu, phiếu chi. VD: - Chi trả lương yêu cầu bảng thanh toán lương - Chi tạm ứng phải có giấy đề nghị thanh toán tạm ứng - Chi cho vay phải có hợp đồng vay và khế ước vay Luân chuyển chứng từ của Phiếu thu, Phiếu chi Phiếu thu và phiếu chi được lập thành 3 liên Liên 1: Lưu tại quyển Liên 2: Thủ quỹ giữ rồi chuyển cho kế toán thanh toán Liên 3: Giao cho người nộp tiền ( Đối với phiếu thu) hoặc người nhận tiền ( Đối với phiếu chi) Trình tự luân chuyển chứng từ của Phiếu thu, Phiếu chi đối với kế toán tiền mặt được khái quát theo sơ đồ sau: Người nộp tiền Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Kế toán thanh toán Thủ quỹ Chứng từ liên quan Lập phiếu thu Kí duyệt Kí Thu tiền, ghi sổ quỹ Kế toán thanh toán Kiểm tra, nhập vào phần mềm, in, bảo quản, lưu và hủy chứng từ Sơ đồ 2.6. Trình tự luân chuyển của Phiếu thu Người nhận tiền Kế toán thanh toán Kế toán trưởng, Giám đốc Kế toán trưởng, Giám đốc Thủ quỹ Đề nghị chi tiền Duyệt chi Lập phiếu chi (3 liên) Duyệt chi Chi tiền, ghi sổ quỹ Kế toán thanh toán Kiểm tra chứng từ, nhập vào phần mềm kế toán, in, bảo quản, lưu và hủy chứng từ Sơ đồ 2.7. Trình tự luân chuyển của Phiếu chi Phương pháp hạch toán kế toán tiền mặt được khái quát theo sơ đồ sau: TK511 TK111 TK 151, 152, 153, 211.. TK 3331 TK 131, 136, 141… TK 133 TK 311, 331, 341… Doanh thu bán hàng (chưa thuế GTGT) Chi mua sắm vật tư, tài sản (giá chưa thuế GTGT) Thuế GTGT đầu ra phải nộp Thuế GTGT đầu vào Thu khác Chi thanh toán Sơ đồ 2.8. Kế toán tổng hợp tiền mặt Quy trình ghi sổ: Hàng ngày kế toán thanh toán căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, các chứng từ liên quan đã được kế toán trưởng hoặc Giám đốc ký duyệt, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản Nợ, tài khoản Có để nhập dữ liệu vào phần mềm máy tính. Theo quy trình của phần mềm kế toán các thông tin được tự động nhập vào chứng từ ghi sổ, sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sổ kế toán tổng hợp Sổ cái TK 111, bảng kiểm kê quỹ, bảng kê chi tiền... Cuối tháng, kế toán in sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết ra giấy rồi đóng thành quyển. 2.3.3. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Chứng từ được sử dụng trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương bao gồm: Bảng chấm công Bảng chấm công làm thêm giờ Bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán tiền thưởng Hợp đồng giao khoán Bảng kê trích nộp các khoản theo lương Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội Ngoài ra còn một số chứng từ liên quan khác như: Đơn xin làm việc, đơn xin nghỉ việc... Đối với bộ phận cán bộ, nhân viên văn phòng: Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian. Đối với bộ phận cán bộ, công nhân sản xuất ở dưới nhà máy: Công ty áp dụng hình thức trả lương khoán nghĩa là trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng hoàn thành công việc. Phương pháp hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty được mô tả khái quát theo sơ đồ sau: TK 334 TK 338 TK 622, 627, 641, 642 TK 111, 112… TK 334 Số BHXH phải trả trực tiếp cho CNV Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT cho cơ quan quản lý Trích KPCĐ, BHXH, BHYT tính vào chi phí kinh doanh (19%) Trừ vào thu nhập của người lao động (6%) Sơ đồ 2.9. Kế toán thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ TK 141, 138, 333.. TK 334 TK 622 TK 3383, 3384 TK 111 TK 627 TK 641, 642 TK 4311 TK 3383 Lương CNTT sản xuất Lương nhân viên phân xưởng Lương NV bán hàng, quản lý DN Tiền thưởng BHXH phải trả trực tiếp Các khoản khấu trừ và thu nhập của người lao động (tạm ứng, bồi thường vật chất, thuế thu nhập…) Phần đóng góp cho quỹ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế Thanh toán lương, thưởng, BHXH và các khoản khác cho người lao động Sơ đồ 2.10. Sơ đồ kế toán các khoản thanh toán với người lao động Quy trình ghi sổ: Kế toán thanh toán cũng từ các chứng từ liên quan nhập vào phần mềm, theo dõi trên sổ cái TK 334, TK 338. 2.3.4. Kế toán các khoản thanh toán với người mua và người bán Chứng từ sử dụng: Hóa đơn bán hàng của người bán, Phiếu nhập kho, biên bản giao nhận TSCĐ, Phiếu chi, Giấy báo Nợ của ngân hàng, Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT của doanh nghiệp, Phiếu thu, giấy báo Có của Ngân hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua hoặc người bán, sổ chi tiết thanh toán với người mua hoặc người bán bằng ngoại tệ, sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ, sổ chi tiết các tài khoản, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán... Luân chuyển chứng từ: Người mua, người bán, người đề nghị thanh toán, Ngân hàng. - Chứng từ hợp lệ liên quan Kế toán Nguyên vật liệu - Kiểm tra đối chiếu số liệu của các chứng từ liên quan đến nhà cung cấp NVL, CCDC… Kế toán Dự án - Kiểm tra đối chiếu các số liệu của các chứng từ liên quan đến thầu phụ Kế toán trưởng, Giám đốc điều hành - Kí duyệt Thủ quỹ - Thu tiền, chi tiền, ghi sổ quỹ Kế toán thanh toán - Cập nhật số liệu vào phần mềm, in, bảo quản, lưu và hủy chứng từ Kế toán thanh toán - Kiểm tra tính chính xác hợp lệ hợp pháp của các bộ chứng từ từ người mua hoặc người bán. Lập danh mục và kế hoạch phải thu hoặc phải trả Kế toán thanh toán - Lập phiếu thu (đối với khách hàng thanh toán ngay) - Lập phiếu chi ( đối với người bán trả tiền ngay) Thủ kho - Căn cứ vào hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho để xuất hàng hóa, ghi thẻ kho Sơ đồ 2.11. Trình tự luân chuyển chứng từ của kế toán thanh toán công nợ với người mua, người bán Hóa đơn bán hàng lập thành 3 liên Liên 1: lưu tại quyển Liên 2: giao cho khách hàng Liên 3: Luân chuyển trong doanh nghiệp để ghi sổ kế toán Công ty áp dụng phương pháp hạch toán công nợ phải thu, phải trả theo phương pháp thuế GTGT khấu trừ Sơ đồ mình họa kế toán công nợ phải thu, phải trả TK 131 TK 511, 515, 711 TK 521, 531, 532 TK 3331 TK 3331 TK 331 TK 111, 112 TK 111, 112 TK 139, 642 Doanh thu bán hàng, doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác Thuế GTGT phải nộp Số chi hộ hoặc trả lại tiền thừa cho người mua Chiếu khấu thương mại giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại Thuế GTGT tương ứng Bù trừ công nợ Số tiền đã thu (kể cả ứng trước) Nợ khó đòi đã xử lý Sơ đồ 2.12. Kế toán thanh toán với người mua TK 331 TK 111, 112 TK 151, 152, 153, 211, 213, 241… TK 133 TK 511 TK 131 TK 152, 153, 211 TK 133 TK 627, 641, 642 Thanh toán bằng tiền kể cả đặt trước Thanh toán bằng hàng hóa sản phẩm, dịch vụ Thanh toán bù trừ công nợ Giảm giá hàng mua, chiết khấu, thương mại , hàng mua Thuế GTGT tương ứng Thu hồi tiền trả thừa Giá trị vật tư tài sản.. . mua chịu Thuế GTGT đầu vào Dịch vụ mua chịu khác TK 111, 112, 311 Sơ đồ 2.14. Kế toán thanh toán với người bán Ngoài ra đối với công tác kế toán tổng hợp, hàng tháng kế toán phụ trách việc kế toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm xây lắp, xác định kết quả kinh doanh và lập báo cáo tài chính tổng hợp số liệu từ các sổ cái, sổ chi tiết các TK 621, 622, 627, 511, 632... và các chứng từ liên quan khác. Đối với kế toán tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để tiến hành kế toán chi phí sản xuất, các chứng từ liên quan bao gồm phiếu xuất kho, bảng phân bổ vật liệu, bảng thanh toán lương, bảng phân bổ lương, BHXH, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, bảng phân bổ lao vụ sản xuất phụ, hóa đơn bán hàng, phiếu chi và giấy báo Nợ của Ngân hàng, bảng kê mua hàng... Đối với kế toán xác định kết quả kinh doanh các chứng từ sử dụng gồm có: các phiếu xuất kho hoặc bảng phân bổ vật liệu, bảng thanh toán lương hoặc bảng phân bổ lương, bảng tính và phân bổ khấu hao, sổ chi tiết giá vốn hàng bán, sổ chi phí sản xuất kinh doanh (chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp), sổ chi tiết bán hàng (theo từng hóa đơn bán hàng) PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TBS 3.1. Đánh giá khái quát về tổ chức sản xuất kinh doanh tại TBS Về tổ chức bộ máy quản lý : Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TBS là tương đối gọn nhẹ và được chia thành nhiều phòng ban, đảm nhiệm các chức năng khác nhau, phù hợp với đặc thù của từng công việc. Về tổ chức hoạt động kinh doanh: Tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng được nâng cao và chuyên môn hóa. Công ty đã vạch ra những chiến lược kinh doanh cụ thể, và có quy trình sản xuất hết sức chi tiết và khoa học. Tuy nhiên qua giai đoạn đầu của quá trình thực tập, em nhận thấy Công ty vẫn còn gặp khó khăn trong một số vấn đề sau: Một là, việc đánh giá độ tin cậy của đối tác: Công ty thường phải đối mặt với việc khách hàng chậm thanh toán giá trị công trình do tình hình tài chính của công ty khách hàng không tốt. Số nợ phải thu khó đòi của Công ty là khá lớn. Công ty nên xem xét lại khâu Lập kế hoạch cho dự án nhất là phải tìm hiểu tình hình tài chính của khách hàng một cách cẩn thận trước khi lựa chọn đối tác ký kết hợp đồng để giảm thiệt hại về sau. Hai là, khâu thi công xây lắp của Công ty vẫn chưa tốt nên đôi khi một số khách hàng đã không chấp nhận thanh toán do chất lượng của sản phẩm xây lắp không đảm bảo chất lượng làm giảm uy tín của Công ty trên thị trường. Do vậy Công ty nên có biện pháp cải tổ thích hợp, lựa chọn đội ngũ nhân viên, cán bộ quản lý thi công công trình phải có trình độ cao nhằm nâng cao hiệu quả công việc và chất lượng của công trình. Từ đó nâng cao uy tín của Công ty. Ngoài ra Công ty cũng phải xem xét cẩn thận quá trình thực hiện hợp đồng, cần đưa ra những thỏa thuận xác đáng nhằm hạn chế tối đa những rủi ro tài chính về sau. 3.2. Đánh giá khái quát về tổ chức bộ máy hạch toán kế toán Tổ chức bộ máy hạch toán kế toán của đơn vị hiện nay nổi bật lên có các ưu điểm sau: Về tổ chức bộ máy kế toán: phòng kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung, hình thức này là phù hợp với tình hình hoạt động chung hiện nay vì Công ty mới chỉ được thành lập gần bốn năm với số vốn kinh doanh không lớn, hơn nữa Công ty đang phải đối mặt với rất nhiều khó khăn trước tình hình giá cả thị trường tăng đột biến hiện nay, nên việc làm gọn nhẹ các bộ máy, giảm số lượng các lao động thừa là hết sức cần thiết. Đội ngũ kế toán viên đều có trình độ, năng lực, nhiệt tình và trung thực trong công tác, biết vận dụng chế độ một cách linh hoạt. Việc tổ chức công tác kế toán cho các phần hành của Công ty là khá cụ thể và chi tiết với việc phân công phân nhiệm cho từng phần hành rõ ràng, khoa học, tránh được tình trạng công việc bị chồng chéo gây bối rối cho các kế toán viên khi tiến hành thực hiện công việc của mình. Về hệ thống sổ sách chứng từ: Phòng kế toán đã nghiêm túc thực hiện việc tổ chức chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, theo đúng quyết định 15/2006 của Bộ Tài Chính. Cụ thể: Công ty đã mở các sổ kế toán phản ánh cho từng công trình từng hạng mục công trình đảm bảo cho việc theo dõi khá sát sao cho từng công trình và đơn vị thi công đó. Công ty thực hiện tốt hình thức “Chứng từ ghi sổ”, tận dụng được những ưu điểm của hình thức kế toán này là biểu mẫu đơn giản, hơn nữa kết hợp với hình thức kế toán máy nên đã giảm tải được khối lượng công việc cho nhân viên kế toán rất nhiều mà chất lượng công việc vẫn được đảm bảo. Ngoài ra hệ thống báo cáo quản trị của Công ty được tổ chức rất cụ thể, chi tiết góp phần cung cấp những thông tin hữu ích giúp các lãnh đạo của Công ty đưa ra được những quyết định quản trị chính xác và kịp thời. Về công tác hạch toán cho phí sản xuất và tính giá thành, kế toán Công ty đã tổ chức hạch toán chi phí sản xuất rõ ràng, cụ thể, đơn giản, phục vụ cho yêu cầu quản lý chi phí sản xuất, quản lý hoạt động kinh doanh của Công Tuy nhiên do tính chất đặc thù của các công ty xây lắp là tình hình hạch toán kế toán khá phức tạp nên trong quá trình tổ chức công tác hạch toán kế toán vẫn còn những khó khăn tồn tại như sau: Thứ nhất: trong quy trình luân chuyển chứng từ đối với kế toán nguyên vật liệu, thủ kho của Công ty đã kiêm nhiệm nhiều công việc cùng một lúc, từ kiểm tra chứng từ, đếm số lượng, khối lượng, kiểm tra chất lượng NVL, CCDC xuất nhập kho, đến viết thẻ kho, phiếu nhập kho, xuất kho... Công ty sẽ không thể kiểm soát được nếu thủ kho có biểu hiện gian lận, làm trái hành vi đạo đức nghề nghiệp. Ngoài ra, thủ kho của công ty không có đủ kiến thức khi ghi phiếu nhập xuất NVL khi thường xuyên ghi nhầm ngày tháng trên chứng từ nhập xuất gây tình trạng khi kế toán nhập chứng từ xuất thì số lượng tồn kho trên máy bị âm. Kế toán lại phải kiểm tra và xem lại phiếu nhập kho. Mặc dù Công ty áp dụng hình thức kế toán máy và sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá nguyên vật liệu nhập xuất nhưng sự thiếu trách nhiệm của thủ kho gây mất thời gian ảnh hưởng tới tiến độ của công việc. Thứ hai: mặc dù trình độ kế toán của các nhân viên kế toán trong Công ty tương đối cao và đồng đều, có nhiều sáng tạo trong công việc, tuy nhiên trong quá trình hạch toán đôi khi vẫn gây ra những sai sót trọng yếu trong quá trình định khoản, tính giá vốn, chênh lệch tỉ giá ngoại tệ... nhất là trong quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp. Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc tính doanh thu, giá vốn dẫn đến tính sai kết quả kinh doanh. Ngoài ra, hệ thống máy tính của Phòng Kế toán chất lượng đã xuống cấp, thi thoảng khi nghiệp vụ kế toán phát sinh nhiều, sủ dụng liên tục, dễ làm máy bị treo, trong khi phần mềm Effect đòi hỏi phải được chạy trên một cấu hình đủ mạnh và ổn định. Điều này cũng làm giảm hiệu quả công tác kế toán của Công ty. 3.3. Một số ý kiến đề xuất Dựa trên những đánh giá sơ bộ trên em xin có một số đề xuất như sau: Về bộ máy tổ chức kế toán: cơ cấu tổ chức kế toán tập trung chỉ phù hợp trong giai đoạn hiện nay khi quy mô sản xuất của Công ty đang còn nhỏ. Trong tương lai, với định hướng phát triển mà Ban Giám Đốc đang vạch ra, Công ty nên có ban kế toán riêng ở các nhà máy để quản lý được tốt hơn. Nếu không Công ty cũng phân công thêm một người phụ trách kiểm soát quá trình nhập xuất NVL, CCDC, không để tình trạng thủ kho kiêm nhiệm nhiều việc một lúc như hiện nay. Thứ hai, Công ty nên có những buổi đào tạo nhằm nâng cao trình độ của nhân viên kế toán để thu được chất lượng công việc cao nhất. Thứ ba, Công ty cần phải nâng cấp hệ thống máy tính tránh những thiệt hại nghiêm trọng về sau, nếu phần mềm kế toán và máy tính không tương thích với nhau có thể gây nên hỏng hóc mất hết số liệu. Công ty nên có một máy chủ với cấu hình mạnh để lưu lại tất cả các công việc mà kế toán thực hiện nhằm giảm thiểu những rủi ro. KẾT LUẬN Mặc dù năm vừa qua, với sự biến động của thị trường, giá nguyên vật liệu tăng cao, như sắt, thép, xăng dầu, nhưng với sự quyết tâm của lãnh đạo công ty và toàn thể nhân viên, Công ty TNHH TBS vẫn thu được lợi nhuận đáng kể, từng bước vượt qua được khó khăn. Em tin rằng, trong những năm tới, TBS sẽ ngày một phát triển và trở thành một tập đoàn lớn mạnh. Qua quá trình thực tập ở Công ty TNHH TBS – TOTAL BUILDING SYSTEMS LTD , em đã được quan sát, tiếp thu và học hỏi rất nhiều kinh nghiệm của các anh chị nhân viên trong công ty. Được làm việc trong một môi trường năng động, thân thiện, có tinh thần trách nhiệm cao em đã rút ra được nhiều bài học bổ ích và thấy tự tin hơn khi bước vào thực hiện công việc thực sự của mình trong tương lai. Em xin chân thành cảm ơn Thạc sỹ Trần Văn Thuận các anh chị phòng Kế toán Công ty TNHH TBS đã giúp đỡ em hoàn thiện Báo cáo thực tập tổng hợp này.