Báo cáo Thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty Ameco

trường, đo lường kiểm nghiệm...Khách hàng của công ty là các tổng công ty, viện nghiên cứu, trường đại học, các công ty trách nhiệm hữu hạn... đóng trên địa bàn thành phố Hà Nội và các tỉnh lân cận. Khách hàng của công ty là những nước phát triển, có kỹ thuật, trình độ công nghệ tiên tiến mà sản phẩm nổi tiếng trong khu vực và trên thế giới, điển hình là Nhật, Mỹ và Hàn quốc... Với cơ chế tự hạch toán kinh doanh, hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng phát triển. Thực hiện các chỉ tiêu chủ yếu qua các năm (2003 – 2005) Đơn vị: triệu đồng TT Chỉ tiêu cơ bản 2003 2004 2005 1 Nguyên giáTSCĐ 1.945 2.206 2 Giá trị TSLĐ 60.057 66.324 76.272 3 Vốn chủ sở hữu 6.835 6.987 8.035 4 Các khoản phải thu 17.091 28.927 34.353 5 Các khoản phải trả 54.358 60.503 69.578 6 Tổng doanh thu 179.886 104.625 110.500 7 Tổng lợi nhuận 1.692 1.144 1.200 8 Tổng nộp ngân sách 7.952 4.135 5.600 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty: Công ty AMECO có tất cả hơn 80 cán bộ, công nhân viên. Trong đó số cán bộ công nhân viên có trình độ đại học và trên đại học chiếm 85%, còn lại là ở trình độ trung cấp kỹ thuật. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức thành các phòng, các trung tâm, chi nhánh phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty và điều lệ tổ chức hoạt động của công ty do Bộ trưởng Bộ khoa học công nghệ và môi trường phê duyệt. giám đốc công ty Các phòng chức năng Hệ thống kinh doanh Phòng Hành Chính Tổ Chức Phòng Kế Hoạch Thị Trường Phòng Tài Chính Kế toán Phòng SHCN & CGCN Trung Tâm ứng Dụng Và Phát Triển nlhn Chi Nhánh Công Ty Tại t.p.hcm Phòng Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu Trung Tâm Triển Khai Công Nghệ Mới Sơ đồ 1.1. tổ chức quản lý công ty ameco Trung tâm công nghệ thông tin Giám đốc công ty cũng chính là chủ sở hữu công ty bổ. Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty, điều hành toàn bộ công ty chịu trách nhiệm pháp luật về toàn bộ hoạt động của công ty .Giám đốc có nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định của luật doanh nghiệp nhà nước. Giúp việc cho giám đốc là trưởng phòng chức năng và kế toán trưởng . Các trưởng phòng trực tiếp điều hành hoạt động của phòng mình và trịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm nhiệm vụ được giao và hoạt động của phòng trong việc cung cấp thông tin thuộc phạm vi chức năng, phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và chỉ đạo kinh doanh kịp thời của giám đốc. Các trung tâm là các đơn vị hoạch toán phụ thuộc, chịu sự giám sát và điều hành trực tiếp của giám đốc công ty. Cuối mỗi quý, mỗi niên độ kế toán phải tổng hợp thông tin lên báo cáo tài chính gửi công ty theo quy định. Mỗi phòng đều có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng nhưng giữa các phòng đều có liên hệ mật thiết với nhau, thể hiện từ công việc cung cấp thông tin, giao dịch, ký kết hợp đồng đến thanh lý hợp đồng kinh doanh nhập khẩu của công ty. Theo quyết định của giám đốc công ty mỗi phòng có chức năng cụ thể như sau: Phòng hành chính - tổ chức: gồm trưởng phòng, một phó phòng và các cán bộ nhân viên có nhiệm vụ sau: + Quản lý, trình giám đốc giải quyết các tài liệu công văn đi, đến của công ty, quản lý con dấu của công ty. + Quản lý các bộ, quản lý hồ sơ của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty. + Quản lý lao động, đôn đốc nhắc nhở các cán bộ, công nhân viên giữ gìn và tôn trọng kỷ luật lao động, an toàn lao động và bảo vệ tài sản của công ty. + Quản lý tài sản của công ty, mua sắm vật tư, đồ dùng và trang thiết bị mới cũng như kiến nghị thanh lý, hoặc thay thế, sửa chữa các đồ dùng, trang thiết bị cũ hỏng. Phòng kế hoạch thị trường: gồm một trưởng phòng, một phó phòng và các chuyên viên với các nhiệm vụ sau: + Tổng hợp và xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng quý, hàng năm và kế hoạch 5 năm, lập tiến độ thực hiện kế hoạch, kiểm tra đôn đốc, giúp đỡ các đơn vị thực hiện kế hoạch đã phê duyệt. + Duy trì và phát triển các đầu mối tiếp thị mở rộng thị trường hoạt động của công ty. + Soạn thảo các văn bản, hồ sơ dự thầu của công ty, hợp đồng khoán gọn cho các đơn vị cơ sở. + Chuẩn bị nội dung tài liệu cho các cuộc họp liên quan đến công tác xuất nhập khẩu, phát triển và cân đối kế hoạch - thị trường, vốn, tài sản cố định. + Chủ trì nhiệm thu, thanh quyết toán, thanh lý các hợp đồng với các đơn vị trực thuộc, thực hiện hợp đồng khoán do công ty giao. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: gồm trưởng phòng, một phó phòng và các chuyên viên với các nhiệm vụ sau: + Giúp giám đốc quản lý, điều hành mọi hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, thực hiện hoạt động đối nội, đối ngoại trong toàn công ty theo đúng quy định của pháp luật và của Nhà nước. + Tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trong phạm vi giấy phép kinh doanh và điều lệ của công ty. Đó là duy trì và không ngừng phát triển, mở rộng quan hệ với các đối tác trong và ngoài nước. Tiến hành các thủ tục, các kỹ thuật nghiệp vụ phù hợp, hiệu quả và đúng pháp luật kinh doanh xuất nhập khẩu như: Tham gia đàm phán, soạn thảo văn bản giao dịch, hợp đồng, tổ chức thực hiện các hợp đồng đã ký kết, xin giấy phép và làm thủ tục thông quan hàng hoá xuất nhập khẩu, theo dõi thanh toán và thanh lý hợp đồng. Thực hiện các dịch vụ khoa học công nghệ ngoài như: Trao đổi thực tập sinh và các chuyên gia khoa học kĩ thuật, trao đổi thông tin và chuyển giao tào liệu khoa học công nghệ. Phòng kế toán: gồm kế toán trưởng và các kế toán viên có nhiệm vụ sau: + Theo dõi, phản ánh tình hình vốn, tài sản hiện có, sự biến động tài sản của công ty. + Cùng với các phòng chức năng khác thực hiện các hợp đồng kinh doanh đã ký kết, giao dịch với ngân hàng, lập quyết toán hợp đồng. + Tổ chức hạch toán quá trình tiêu thụ hàng nhập khẩu, theo dõi công nợ thanh toán chính xác với khách hàng, ghi nhận đầy đủ các khoản hoa hồng nhận uỷ thác xuất nhập khẩu. + Tổ chức ghi chép, nhập máy tính, tính toán số liệu chính xác kịp thời, đầy đủ phục vụ cho việc lấy số liệu tổng hợp, chi tiết lên các báo cáo tài chính kế toán, quyết toán, thống kê của công ty. + Hạch toán đầy đủ, chính xác chi phí phát sinh để xác định kết quả kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. Riêng phòng sở hữu và chuyển giao công nghệ mới có danh sách phòng chức năng trong điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty do Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường ký chứ trên thực tế phòng này chưa hoạt động, nghiên cứu hoàn thành. 1.3. Đặc điểm chế dộ chính, sách chế độ quản lý của công ty: Do đặc thù công ty là công ty xuất nhập khẩu nên chế độ chính sách và chế độ quản lý của công ty AMECO tuân theo các chính sách, luật pháp nuớc Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam và luật pháp Quốc tế. Chế độ chính sách của công ty trước hết phù hợp với giấy phép kinh doanh, điều lệ công ty. Chế độ lao động và đãi ngộ lao động, BHXH tuân theo quy dịnh của nhà nước và Bộ Thương Binh Lao Động Xã Hội. Chế độ quản lý của công ty quy định quyền hạn và trách nhiệm đối với các cấp quản lý của công ty được phân theo hạn nghạch, cấp bậc và phù hợp với luật doanh nghiệp phần 2: thực trạng tổ chức kế toán tại công ty 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty: Mô hình tổ chức kế toán của công ty AMECO là mô hình nửa tập trung, nửa phân tán. Bộ máy kế toán chịu trách nhiệm về theo dõi, phản ánh, cung cấp thông tin mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty cũng như hướng dẫn kiểm tra công tác Tài chính - Kế toán, kiểm tra, xét duyệt quyết toán của các đơn vị trực thuộc gửi lên, tổng hợp vào báo cáo chung toàn công ty. Công ty hiện có 4 đơn vị trực thuộc là: Trung tâm ứng dụng và phát triển năng lượng hạt nhân, trung tâm triển khai công nghệ mới, trung tâm công nghệ thông tin và chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh. 2.1.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán của công ty hiện có ba người, mỗi người được phân công, phụ trách những phần việc riêng. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung, vừa phân tán. Được thể hiện theo sơ đồ: Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán tại AMECO Kế toán Trưởng Kế toán Tiền mặt, Công nợ và Tài Sản Cố định Kế toán Tiền Gửi Ngân Hàng, Tiền lương và Chi phí Kế toán các đơn vị Trực thuộc 2.1.2. Đặc điểm tổ chức lao động kế toán: Sự phân công lao động kế toán chưa rõ rệt các kế toán phải đảm nhận nhiều phần hành kế toán, và khối lượng công việc lớn: Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm chung về tình hình tài chính của công ty, chỉ đạo thực hiện công tác tài chính kế toán, tham mưu cho giám đốc quản lý kinh tế công ty, xây dựng kế hoạch chi tiêu về tài chính, chỉ đạo việc mở L/C nhập khẩu, séc thanh toán, có trách nhiệm xét duyệt báo cáo của đơn vị trực thuộc, tổng hợp lên báo cáo tài chính của công ty. Kế toán tiền mặt, công nợ, tài sản cố định, chịu trách nhiệm: - Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, tính khấu hao tài sản cố định. - Lập phiếu thu, phiếu chi, thường xuyên đối chiếu tình hình tình hình tiền mặt với thủ quỹ, cùng thủ quỹ chuyển tiền tới ngân hàng. - Theo dõi tình hình nhập hàng, xuất bán hàng nhập, thanh toán công nợ với khách hàng, lập quyết toán các hợp đồng nội trình kế toán trưởng, gửi phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, trình giám đốc phê duyệt. Kế toán tiền lương, chi phí và tiền gửi ngân hàng có trách nhiệm: - Trên cơ sở bảng chấm công của phòng hành chính-tổ chức, kế toán tính ra tiền lương, tiền thưởng trong tháng và tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo đúng tỷ lệ quy định. - Tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp một cách chính xác phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh của công ty. - Thường xuyên cập nhật vào máy các khoản gửi vào, rút ra, phí ngân hàng, lãi suất được nhận, tính ra số dư cuối ngày tại tài khoản TGNH chi tiết theo từng ngân hàng, từng loại tiền. Kế toán các đơn vị trực thuộc: Tuỳ thuộc vào qui mô, khối lượng công việc mà các đơn vị trực thuộc có cho mình từ hai đến ba kế toán viên. Bộ phận kế toán có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán ở đơn vị mình, từ kế toán vật tư, tài sản, tiền vốn đến hoạch định kết quả kinh doanh, lên các báo cáo tài chính của đơn vị gửi lên công ty theo quy định, phục vụ cho việc xét duyệt và tổng hợp lên các báo cáo tài chính toàn công ty của kế toán trưởng. Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán tại công ty Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam đã được đăng ký với nhà nước, đó là hệ thống các chuẩn mực, chính sách theo quy định của nhà nước Việt Nam. Công ty ap dụng các loại chứng từ, sổ kế toán, hệ thống tài khoản, hệ thống báo cáo được ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ-CĐ kế toán ngày 01/1995 của bộ trưởng Bộ Tài Chính. 2.2.1. Vận dụng chế độ tài khoản: Để hoạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, AMECO sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: - TK 111 : Tiền mặt - TK 112 : Tiền gửi ngân hàng TK 1121: Tiền Việt Nam TK 1122: Tiền ngoại tệ - TK 1388 : Phải thu khác - TK 133 : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ. - TK 151 : Hàng mua đang trên đường - TK 156 : Hàng hoá - TK 331 : Phải trả người bán TK 3311: Phải trả cho người bán TK 3312: Trả trước cho người bán - TK 144 : Ký quĩ - TK 333 : Thuế và các khoản phải nộp Nhà Nước TK 3331: Thuế GTGT phải nộp TK 33311: Thuế GTGGT đầu ra của hàng hoá, dịch vụ. TK 33312: Thuế GTGT đầu ra của hàng hoá nhập khẩu. TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt. TK 3333: Thuế xuất, nhập khẩu . TK 33332: Thuế nhập khẩu - TK 413 : Chênh lệch tỷ giá - TK 511 : Doanh thu bán hàng TK 5111 : Doanh thu bán hàng hoá TK 5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ - TK 632 : Giá vốn hàng bán - TK 515 : Doanh thu hoạt động tài chính - TK 635 : Chi phí hoạt động tài chính - TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh 2.2.2 Vận dụng chế độ chứng từ: Công ty áp dụng các loại chứng từ được ban hành theo Quyết định số 999- TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ Tài Chính. Công ty thường dùng các loại chứng từ : Đối với ngân hàng: Uỷ Nhiệm Chi Đối với khách hàng: Phiếu Thu, Phiếu Chi, Hoá Đơn GTGT Đối với nội bộ: Giấy Đề Nghị Tạm ứng, Giấy Thanh Toán Tạm ứng 2.2.3. Vận dụng chế độ sổ kế toán: Tổ chức kế toán trong một doanh nghiệp cũng như công tác nhập khẩu phải gắn liền với việc nghiên cứu, vận dụng hình thức kế toán phù hợp với qui mô hoạt động kinh doanh của công ty. Xuất phát từ yêu cầu đó công ty AMECO đã vận dụng hình thức nhật ký chung. Đây là hình thức sổ thích hợp với mọi loại hình, qui mô kinh doanh, thuận tiện cho việc vi tính hoá công tác kế toán. Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán của Bộ Tài chính - Kế toán, Bộ Xây Dựng. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán sẽ tiến hành tổng hợp phân loại. Chứng từ thuộc bộ phận nào thì bộ phận ấy phản ánh vào sổ sách liên quan và nhập số liệu vào chứng từ tương ứng có trong máy vi tính, máy sẽ tự xử lí số liệu và đưa ra thông tin theo yêu cầu được khai báo. Qui trình này được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2: Hạch toán theo hình thức nhật ký chung tại công ty AMECO: Chứng từ gốc (hoá đơn thương mại, vận đơn, thông báo thuế, giấy báo có, giấy báo nợ) Kế toán phân loại và nhập chứng từ vào máy vi tính Khai báo yêu cầu thông tin đầu ra cho máy vi tính Máy vi tính xử lý thông tin và đưa ra sản phẩm Nhật ký chung Sổ cái các tài khoản 111, 112, 156, 511, 632… Báo cáo chi tiết, tổng hợp hợp đồng, công nợ Các báo cáo tài chính 2.2.4. Vận dụng chế độ báo cáo kế toán: Hệ thống báo cáo tài chính của công ty áp dụng theo Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ Tài Chính. Bao gồm: - Báo cáo kết quả kinh doanh. Mẫu số: B02- DN - Bảng cân đối kế toán. Mẫu số: B01- DN - Thuyết minh báo cáo tào chính. Mẫu số: B09- DN - Lưu chuyển tiền tệ. Mẫu số: B03- DN Các báo cáo tài chính của công ty được lập vào cuối năm tài chính được sử dụng trong nội bộ công ty và nộp cho cục thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh. 2.3. Tổ chức công tác kế toán trong phần hành nhập khẩu hàng hoá. Kế toán nhập khẩu hàng hoá ở công ty AMECO được thực hiện theo cả hai hình thức: Nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. 2.3.1. Nhập khẩu trực tiếp (NKTT): Thực chất của hoạt động NKTT là thực hiện hợp đồng mua (hợp đồng ngoại) và hợp đồng bán (hợp đồng nội). Trên cơ sở hợp đồng nội đã ký kết với khách hàng trong nước, dựa vào các thông tin về hàng hoá, thị trường nước ngoài, công ty tiến hành giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng ngoại. Hoạt động nhập khẩu của công ty diễn ra thường xuyên và là hoạt động mạnh nhất của công ty hiện nay. Quá trình luân chuyển chứng từ: Sơ đồ 2.3: Quá trình luân chuyển chứng từ (NKTT). Phòng kinh doanh XNK Giám đốc Phòng kinh doanh XNK Phòng kế toán Tiến hành giao hàng Ngân hàng bên bán, công ty Ngân hàng Kế toán trưởng (1) (2) (3) (7) (4) (6) (5) Chú thích: (1): Ký hợp đồng nội, lập phương án kinh doanh. (2): Xem xét giá cả, chi phí liên quan. (3): Duyệt phương án. (4): Ký hợp đồng ngoại. (5): Chỉ đạo mở L/C. (6): Mở L/C, gửi cho mỗi bên một bản. (7): Nhận L/C,nếu chấp nhận. Ngay sau khi giao hàng, bên bán gửi cho công ty một bộ chứng từ, thông thường bộ chứng từ này bao gồm: - Hoá đơn thương mại (Commecial invoice) - Vận đơn (Bill of lading) - Chứng từ bảo hiểm (Insurance policy) - Phiếu đóng gói (Packing list) - Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin) - Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality) - Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng (Certificate of quantily, weight) Bộ chứng từ này được qui định rõ về số lượng, chủng loại trong L/C. Công ty xem xét bộ chứng từ nếu chấp nhận thì báo cho ngân hàng mở L/C biết, ngân hàng sẽ thực hiện thanh toán đồng thời chấp nhận uỷ quyền cho công ty đi lấy hàng. Khi nhận được giấy báo hàng về, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu mang bộ chứng từ nhập khẩu đến địa điểm nhận hàng, xuất trình cho người chuyên chở hàng hoá và làm các thủ tục về bốc dỡ kiểm nhận hàng, các thủ tục về hải quan, thuế… Các chứng từ trong khâu này bao gồm: + Bảng kê tính thuế. + Biên bản giám định của hải quan. + Các chứng từ về phí vận chuyển bốc dỡ… Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá trực tiếp: Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng nhập khẩu. Giá mua hàng nhập khẩu ở công ty phần lớn là giá CIF. Tuy nhiên cũng có một số trường hợp công ty mua theo giá FOB. Khi nhập khẩu, công ty sử dụng tỷ giá bán ngoại tệ thực tế do ngân hàng ngoại thương công bố tại thời điểm mở L/C. Đồng thời ghi nhận doanh thu theo tỷ giá thực tế tại thời điểm khách hàng ứng trước tiền nhằm hạn chế tối đa việc điều chỉnh tỷ giá. Nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp được công ty tiến hành như sau: * Nếu thanh toán bằng L/C: - Khi mua ngoại tệ để mở L/C, căn cứ giấy báo có của ngân hàngkế toán ghi bút toán: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế của ngân hàng ngoại thương. Nợ TK 1122 Có TK 1111, 1121. - Khi chuyển tiền ký quĩ mở L/C, căn cứ giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế của ngân hàngngoại thương Nợ TK 144 Có TK 1122. - Nếu ký quĩ toàn bộ giá trị L/C, khi chuyển tiền mua hàng, căn cứ sổ phụ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế của ngân hàng ngoại thương. Nợ TK 151 Có TK 144. - Nếu ký quĩ theo tỷ lệ % đối với giá trị L/C, khi chuyển tiền mua hàng, căn cứ sổ phụ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế. Nợ TK 151 : Tổng giá trị hợp đồng Có TK 144 : Phần ký quĩ Có TK 3311: Phần còn nợ lại chưa trả. Hoặc: Có TK 1122: Phần trả nốt bằng TGNH. - Khi thanh toán tiền hàng, căn cứ giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK 3311 : Tỷ giá ghi nhận nợ. Nợ/Có TK 413 : Phần chênh lệch Có TK 1122 :Tỷ giá mua ngoại tệ thực tế. * Nếu thanh toán bằng phương thức T/T: công ty thường trả toàn bộ giá trị hợp đồng trước khi nhận hàng. - Khi chuyển tiền cho người bán, căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế. Nợ TK 151 Có TK 1122. - Hàng về đã làm xong thủ tục hải quan, căn cứ tờ khai hải quan kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế. Nợ TK 1561 Có TK 151. - Nếu mua theo giá FOB, căn cứ vào phiếu chi, kế toán phản ánh cước I & F phải trả: Nợ TK1561 Có TK 1111,1121. - Khi nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT của hàng nhập khẩu, căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá thực tế cơ quan Hải quan sử dụng để tính thuế. Nợ TK 33332 Nợ TK 33312 Có TK 1121. - Khi phát sinh chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng nhập khẩu, căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi: Nợ TK 641 Nợ TK 133 Có TK 111,112,3311. - Căn cứ vào phiếu chi kế toán phản ánh phí ngân hàng phải trả: Nợ TK 642 Nợ TK 133 Có TK 111,112. - Căn cứ tờ khai hải quan, hợp đồng nội, ngoại, kế toán phản ánh giá vốn hàng nhập khẩu: Nợ TK 632 Có TK 1561. Nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.4: Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp. 111,112 (1) (2a) 144 151 1561 632 (2b1) 3311 (2b2) (2b) (3a) (7) (2b) (2c) (3b) 33332 (5a) (4a) 33312 1331 (5b) (4b) 641 (6c) (6a) 642 (6b) (6) Chú thích: (1) : Ký quĩ mở L/C. (2a) : Chuyển tiền mua hàng(Ký quĩ 100% giá trị L/C). (2b) : Chuyển tiền mua hàng(Ký quĩ theo tỷ lệ % giá trị L/C). (2b1): Phần ký quĩ tỷ lệ % giá trị L/C. (2b2): Phần còn lại phải trả. (2c) : Chuyển tiền mua hàng (theo phương thức T/T). (3a) : Hàng nhập khẩu sau khi làm thủ tục hải quan. (3b) : Cước I & F (nếu mua theo giá FOB). (4a) : Tính thuế nhập khẩu. (4b) : Thuế GTGT của hàng nhập khẩu được khấu trừ. (5a) : Nộp thuế nhập khẩu. (5b) : Nộp thuế GTGT của hàng nhập khẩu. (6) : Các chi phí nhập khẩu phát sinh: (6a) : Chi phí vận chuyển,bốc dỡ hàng nhập khẩu. (6b) : Phí giao dịch mở L/C. (6c) : Thuế GTGT được khấu trừ. (7) : Xác định giá vốn. Ví dụ: Công ty nhập khẩu thiết bị thí nghiệm của công ty SCHMIDT. - Ngày 23/10/2004, công ty ký hợp đồng ngoại thương với công ty SCHMIDT để nhập khẩu thiết bị thí nghiệm. Tổng giá trị hợp đồng là 149.000 DEM theo giá CIF Nội Bài. - Ngày 24/10/2004, công ty nhận được giấy báo của ngân hàng ngoại thương về việc bán cho công ty 149.000 DEM bằng chuyển khoản tiền Việt Nam của công ty. Tỷ giá bán thực tế : 1DEM = 7065 VNĐ. - Ngày 25/10/2004, công ty mở L/C bằng số ngoại tệ mới mua, đã nhận được giấy báo của ngân hàng ngoại thuơng. Tỷ giá thực tế: 1DEM = 7065 VNĐ. - Ngày 19/12/2004, công ty nhận được bbộ chứng từ do bên bán gửi. Sau khi kiểm tra, yêu cầu ngân hàng ngoại thương thanh toán tiền. - Ngày 05/1/2005, Công ty nhận được giấy báo nợ của ngân hàng về việc chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên bán. - Ngày 10/1/2005, công ty nhận được thông báo hàng về đến cửa khẩu, đã làm xong thủ tục hải quan. Thông báo thuế của hải quan trong đó thuế suất VAT = 5%, được miễn thuế nhập khẩu. Tỷ giá thực tế tính thuế: 1DEM = 7084 VNĐ. Chi phí bốc dỡ, vận chuyển đã trả bằng tiền mặt (có cả thuế VAT) = 825.000 VNĐ. Các nghiệp vụ trên được định khoản như sau: (đơn vị: đồng). - Ngày 24/10/2004: Nợ TK 1122 : 149.000 * 7065 = 1.052.685.000. Có TK 1121 : 149.000 * 7065 = 1.052.685.000. - Ngày 25/10/2004: Nợ TK 144 : 1.052.685.000. Có TK 1122 : 1.052.685.000. - Ngày 05/1/2005 : Nợ TK 151 : 1.052.685.000. Có TK 144 : 1.052.685.000. - Ngày 10/1/2005 : Nợ TK 1561 : 1.052.685.000. Có TK 151 : 1.052.685.000. Nợ TK 33312 : 149.000 * 7084 = 52.776.000. Có TK 1121 : 149.000 * 7084 = 52.776.000. Nợ TK 133 : 52.776.000. Có TK 33312: 52.776.000. Nợ TK 641 : 750.000. Nợ TK 133 : 75.000. Có TK 1111 : 825.000. Nợ TK 632 : 1.052.685.000. Có TK 1561 : 1.052.685.000. 2.3.2 Nhập khẩu uỷ thác: Quá trình thực hiện nhập khẩu uỷ thác: Do có giấy phép nhập khẩu nên công ty thực hiện nhiệm vụ nhập khẩu uỷ thác cho các đơn vị có nhu cầu về hàng hoá nhập khẩu nhưng không đủ điều kiện thực hiện nhiệm vụ nhập khẩu. Khi một công ty có nhu cầu nhận khẩu uỷ thác, EMECO sẽ ký với công ty này một hợp đồng uỷ thác trong đó nêu rõ tên hàng, đơn giá, quy cách, số lương, xuất xứ, địa điểm giao hàng, trách nhiệm mỗi bên, phương thức thanh toán, tỷ lệ hoa hồng… Quá trình nhập khẩu tiếp theo, công ty thực hiện giống như nhập khẩu trực tiếp, chỉ khác là khi ký quĩ để mở L/C, công ty chịu trách nhiệm thanh toán giá trị L/C song thực tế là yêu cầu bên giao uỷ thác phải thanh toán giá trị L/C này. Khi bên bán gửi bộ chứng từ hàng hóa sang, công ty sẽ chuyển bản sao bộ chứng từ đó cho bên uỷ thác. Bên giao uỷ thác phải chuyển tiền vào tài khoản của công ty ngay sau khi nhận được bản sao bộ chứng từ giao hàng để chi trả nhà xuất khẩu. Khi hàng về, công ty sẽ báo cho bên giao uỷ thác đến làm thủ tục nhận hàng ngay tại cảng hoặc chuyển về kho tuỳ theo thoả thuận của hai bên trong hợp đồng. Quá trình luân chuyển chứng từ và các chứng từ liên quan cũng tương tự như hình thức nhập khẩu trực tiếp. Chỉ khác một số chứng từ như: nhập khẩu uỷ thác không có phương án kinh doanh, không có hợp đồng mua bán trong nước mà có hợp đồng uỷ thác. Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác: Trình tự hạch toán - Khi đơn vị uỷ thác chuyển tiền để mở L/C, căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế. Nợ TK 111,112 Có TK 3388. - Khi mua ngoại tệ để mở L/C, căn cứ giấy báo có của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế của ngân hàng ngoại thương. Nợ TK 1122 Có TK 111,112 - Khi mở L/C thanh toán, căn cứ giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ gi017á mua ngoại tệ thực tế. Nợ TK 144 Có TK 1122. - Khi nhận được bộ chứng từ bên bán gửi, công ty gửi bản sao bộ chứng từ cho bên giao uỷ thác để họ chuyển số tiền còn lại của hợp đồng cho công ty thanh toán nốt tiền hàng cho bên bán, kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế. Nợ TK 3388 :Tổng giá trị hàng nhập khẩu Có TK 1122 : Phần còn lại đã trả. Có TK 144 : Phần đã ký quĩ. - Khi hàng về đến cửa khẩu, công ty không nhập kho mà tiến hành giao thẳng cho khách hàng. Công ty nộp thuế nhập khẩu và thuế VAT hàng nhập khẩu. Nợ TK 3388 : Thuế nhập khẩu. Nợ TK 33312 : Thuế GTGT hàng nhập khẩu. Có TK 1121 : Tổng số thuế cơ quan HQ tính. - Khi giao hàng cho bên uỷ thác, căn cứ vào hoá đơn: Nợ TK 3388 : Tổng số nợ phải thu Có TK 511 : Hoa hồng uỷ thác Có TK 33311: VAT của hoa hồng uỷ thác. - Bù trừ thuế GTGT hàng nhập khẩu đã nộp hộ: Nợ TK 3388 Có TK 33311. - Cuối tháng tính VAT hàng nhập khẩu được khấu trừ: Nợ TK 1331 Có TK 33312. - Khấu trừ VAT cuối tháng: Nợ TK 33311 Có TK 1331. - Cuối kỳ quyết toán nếu số phát sinh bên nợ của tài khoản 3388 lớn hơn số phát sinh bên có thì kết chuyển phần chênh lệch sang tài khoản1388: Nợ TK 1388 Có TK 3388. Nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác được thể hiện qua sơ đồ sau: 111,112 3388 111,112 144 (3b) (3a) (1) (2) 5113 (4a) 33312 1331 (3c) (5) 33311 (4b) (4c) 1388 (6) Cuối kỳ dư nợ Sơ đồ 2.5: Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác. Chú thích: (1) : Khách hàng nộp tiền. (2) : Ký quĩ mở L/C. (3a) : Thanh toán tiền hàng và thuế nhập khẩu. (3b) : Thanh toán tiền hàng trừ vào số tiền ký quĩ. (3c) : Nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu. (4a) : Hoa hồng uỷ thác. (4b) : Thuế GTGT phải nộp của hoa hồng uỷ thác. (4c) : Thuế GTGT hàng nhập khẩu nộp hộ phải thu. (5) : Khấu trừ thuế GTGT hàng nhập khẩu. (6) : Cuối kì, khách hàng còn nợ. Ví dụ: - Ngày 5/1/2005, Công ty ký hợp đồng với công ty xây dựng Lũng Lô nhận uỷ thác nhập khẩu 2000 chiếc rồng đá GABION bọc nhựa PVC. Tổng trị giá hợp đồng là 60.000 USD theo giá CIF Hải Phòng. - Ngày 6/1/2005, Công ty xây dựng Lũng Lô chuyển 20% tổng trị giá hợp đồng tương đương với 12.000 USD vào tài khoản tiền gửi ngân hàng của công ty để công ty tiến hành mở L/C. Tỷ giá thực tế lúc chuyển tiền: 1 USD =15.526. - Ngày 8/1/2005, Công ty làm thủ tục ký quĩ mở L/C với mức 20% tổng trị giá hợp đồng, đã nhận được giấy báo của ngân hàng ngoại thương.Tỷ giá thực tế: 1 USD = 15.526. - Ngày19/1/2005, sau khi nhận được bộ chứng từ bên bán gửi, công ty đã gửi bản sao bộ chứng từ giao hàng cho công ty xây dựng Lũng Lô để họ chuyển số tiền còn lại của hợp đồng cho công ty thanh toán nốt tiền hàng cho bên bán. Tỷ giá thực tế: 1 USD = 15.545 - Ngày 22/1/2005, Công ty chuyển tiền thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. - Ngày 7/2/2005, Công ty nhận được thông báo hàng về đến cửa khẩu đã làm xong thủ tục hải quan. Thông báo thuế của cơ quan hải quan trong đó thuế suất VAT = 10%, thuế nhập khẩu 30%. Tỷ giá thực tế tính thuế : 1 USD = 15 552. Công ty tiến hành giao hàng thẳng về kho của công ty xây dựng Lũng Lô. Phí uỷ thác và thuế VAT phí uỷ thác là 1% trên tổng trị giá hợp đồng. Phí ngân hàng là 0,08% (gồm cả VAT) tổng trị giá hợp đồng. Tỷ giá thực tế: 1 USD = 15.552. Các nghiệp vụ trên được định khoản như sau: - Ngày 6/1/2005: Nợ TK 1121 : 12.000 * 15.526 = 186.312.000. Có TK 3388: 12.000 * 15.526 = 186.312.000. - Ngày 8/1/2005: Nợ TK 144 : 12.000 * 15.526 = 186.312.000. Có TK 1122: 12.000 * 15.526 = 186.312.000. - Ngày 19/1/2005: Nợ TK 1121 : 48.000 * 15.545 = 746.160.000. Có TK 3388: 48.000 * 15.545 = 746.160.000. Nợ TK 1122 : 48.000 * 15.545 = 746.160.000. Có TK 1121: 48.000 * 15.545 = 746.160.000. - Ngày 22/1/2005: Nợ TK 3388 : 932.472.000. Có TK 144 : 186.312.000. Có TK 1122: 48.000 * 15.545 = 746.160.000. - Ngày 7/2/2005: Nợ TK 3388 : 30% * 60.000 * 15.552 =279.936.000. Nợ TK33312: 10% * 60.000 * 15.552 = 93.312.000. Có TK 1121: 373.248.000. Nợ TK 3388: 1,08% * 60.000 * 15.552 =10.077. 696. Có TK 5113 : 9.069.926,4. Có TK 33311: 1.007.769,6. Nợ TK 3388 : 1.007.769,6. Có TK 33311: 1.007.769,6. Nợ TK 1331 : 93.312.000. Có TK 33312: 93.312.000. 2.3.3. Sổ sách kế toán: Hàng ngày căn cứ vào hợp đồng ngoại và tờ khai hải quan, kế toán phân loại và tiến hành ghi sổ chi tiết hàng hoá (Biểu 1). Biểu 1 Sổ chi tiết hàng hoá Tên hàng: Máy đo định hướng xách tay Hợp đồng ngoại số: Schmidt- Tech/ 084-05 Tháng 1 năm 2005 Ngày Mã hàng Diễn giải SL Đơn giá TG Thuế nk Giá trị hàng (VNĐ) Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 1/1/2005 0 10/1/05 Sch- 90318000 nhập-Máy đo định hướng xách tay R&S 1 bộ 149000 dem 7065 0 1052685000 1052685000 12/1/05 Sch- 90318000 xuất-Máy đo định hướng xách tay R&S 1 bộ 149000 dem 7065 0 1052685000 0 Cộng 1052685000 1052685000 Tồn cuối tháng: 31/1/2005 0 Biểu 2: Hàng tồn dự án theo giá thực tế Từ ngày 1/1/2005 đến ngày 31/1/2005 Mã hàng Tên hàng Nhập Xuất Tồn Đơn giá Trị giá NT Trị giá VNĐ Thuế NK Tổng giá trị ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Schmidt- Tech/ 084-04 7065 VNĐ/ DEM Sch-903180000 Máy đo định hướng xách tay R&S 1 1 0 149000 0 0 0 0 11-2K/ Kendro 15.505 VNĐ/ USD K- 75003630 Máy định vị (máy chính Labofuge) 1 0 673,2 0 0 0 0 K- 75003227 Adapter 1 0 77,22 0 0 0 0 K- 75003762 Rubber Pads 1 0 31,98 0 0 0 0 K- 75003763 Safety tube surrounds 1 0 9,36 0 0 0 0 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 014-1/ Tech- A&J 15.541 VNĐ/ USD AJ- 274001-01 100 Base Pair Ladder 1 0 1 73 73 1134493 0 1134493 AJ- 274006-01 250 Base Pair Ladder, 100 load 1 0 1 139 139 2160199 0 2160199 AJ- 17130202 acrylamide Page, 1000g 1 0 1 93 93 1445313 0 1445313 AJ- 17131101 Ammonium Persulphate, 25g 1 0 1 20 20 310820 0 310820 ... ... ... ... ... ... ... ... ... AJ- US21695 Starch Soluble, 500g 1 1 0 20 20 0 0 0 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng giá trị hàng tồn 5050825000 Căn cứ vào giấy báo có , báo nợ, sổ phụ của ngân hàng, kế toán vào sổ chi tiết tài khoản 112. Biểu 3 Sổ chi tiết ngoại tệ Theo ngoại tệ: Đồng đô la Mỹ Mã tài khoản: 112214 - Tên: Tiền gửi ngoại tệ tại NHNTVN Tháng I năm 2005 Ngày ghi sổ Ngày CT Số hiệu Diễn giải TK Đ/Ư Tỷ giá Số tiền USD Số tiền VNĐ Nợ Có Nợ Có Số dư ngày 1/1 6/1/05 6/1/05 Mua ngoại tệ thanh toán hàng UTNK 1121 15526 12.000 186.312.000 8/1/05 8/1/05 Ký quĩ) 144 15526 12.000 186.312.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 19/1/05 19/1/05 Mua ngoại tệ thanh toán nốt tiền hàng 1121 15545 48.000 746.160.000 ... ... ... ... ... 22/1/05 22/1/05 Chuyển tiền thanh toán nốt tiền hàng 3388 144 15545 12.000 60.000 186.540.000 932.700.000 ... ... ... ... ... 26/1/05 26/1/05 Mua ngoại tệ thanh toán tiền hàng (HĐ 014-1/Tech- A&J) 1121 15546 10376.1 161306850.6 27/1/05 27/1/05 Thanh toán HĐ 014-1/tech- A&J 3311 15541 10376.1 161306850.6 Chênh lệch tỷ giá 413 51880.5 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh Số dư ngày 31/1 Ngoài ra kế toán công ty cũng mở sổ chi tiết theo dõi từng nhà cung cấp và sổ theo dõi tìng hình số phải thu và nợ phải trả. Biểu 4 Sổ chi tiết khoản mục Mã khoản mục: 3311- Tên: Phải trả người bán Tên nhà cung cấp: Công ty A & J Loại ngoại tệ: đô la mỹ ( USD ) Tháng I năm 2005 Ngày ghi sổ Ngày CT Số hiệu Diễn giải TK Đ/Ư Tỷ giá Số phát sinh USD Số phát sinh VNĐ Nợ Có Nợ Có Số dư ngày 1/1 28/1/05 31/1/05 Chuyển tiền mua hàng( Hđ 014-1/ tech- A&J) 151 15541 10376.1 161254970.1 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh Số dư ngày 31/1 Đối với nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác, căn cứ vào hợp đồng uỷ thác nhập khẩu, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng và các chứng từ khác có liên quan kế toán mở sổ chi tiết tài khoản 3388 cho từng đơn vị uỷ thác. Biểu 5: Sổ chi tiết khoản mục Mã khoản mục: 3388- Tên: Phải trả khác Tên đơn vị giao uỷ thác: Công ty Xây Dựng Lũng Lô Tháng I năm 2005 Ngày ghi sổ Ngày CT Số hiệu Diễn giải TK Đ/Ư Số phát sinh Số dư Nợ Có Nợ Có Số dư ngày 1/1 6/1/05 6/1/05 LL-Chuyển tiền thanh toán tiền hàng 1121 186.312.000 … … … … … … … … 19/1/05 19/1/05 LL- Chuyển tiền thanh toán nốt 1121 746.160.000 … … … … … … … … 22/1/05 22/1/05 Chuyển tiền thanh toán ( HĐ:01/TECH – COFRA ) 144 1122 186.312.000 746.160.000 ... ... ... ... ... Cộng phát sinh Số dư ngày 31/1  Biểu 6: Sổ nhật ký chung Tháng I năm 2005 Ngày ghi sổ Ngày CT Số hiệu Diễn giải Tài khoản Số tiền phát sinh Nợ Có Nợ Có ... ... ... 6/1/05 6/1/05 Mua ngoại tệ thanh toán hàng UTNK (LL) Tiền gửi NH- ngoại tệ Tiền gửi NH- Việt nam 1122 1121 186..312.000 186.312.000 ... ... ... ... ... ... 8/1/05 8/1/05 Mở L/C Ký quỹ TGNH - ngoại tệ 144 1122 186.312.000 186.312.000 ... ... ... ... ... ... ... 10/1/05 10/1/05 Nhập máy đo định hướng xách tay- HĐ... Hàng hoá Hàng mua đang đi đường 1561 151 1052685000 1052685000 ... ... ... ... Biểu 7: Sổ cái Tài khoản: Hàng hoá- Số hiệu: 1561 Tháng I năm 2005 Ngày ghi sổ Ngày CT Số hiệu Diễn giải TK Đ/Ư Số phát sinh Nợ Có Số dư ngày 1/1 ... ... 8/1/05 8/1/05 Xuất hàng HĐ: 11-2K/ Kendro 632 12354799 10/1/05 10/1/05 Nhập hàng-HĐ: Schmidt/ Tech/084-00 151 1052685000 12/1/05 12/1/05 Xuất hàng-HĐ: Schmidt/Tech/084-00 632 1052685000 ... ... ... ... ... Cộng phát sinh Số dư ngày 31/1 Phần 3: đánh giá kháI quát công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty ameco 3.1. Những ưu điểm trong công tác kế toán Nhìn lại chặng đường ra đời và phát triển của công ty Tự động hoá- Cơ khí- Mô trường (AMECO), gần 8 năm, một chặng đường chưa dài của một doanh nghiệp, có thể nói là một doanh nghiệp trẻ, ra đời trong cơ chế mới, tình hình mới của đất nước. Đất nước trong công cuộc đổi mới, công cuộc công nghiệp hoá hiện đại hoá. Bước đầu công ty gặp rất nhiều khó khăn trong việc thích ứng và tồn tại, tuy nhiên cùng với sự cố gắng của toàn bộ cán bộ, công nhân viên, công ty đã dần khẳng định vị trí, uy tín của mình trên thương trường. Qua thời gian thực tập tại công ty, em xin đưa ra một số nhận xét về tình hình hoạt động kinh doanh hàng hoá nhập khẩu và tổ chức công tác hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá của công ty như sau: 3.1.1. Về tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá: + Công ty Tự động hoá- Cơ khí- Môi trường là một doanh nghiệp có chức năng nhập khẩu tương đối lớn. Công ty có quan hệ ngoại thương với khá nhiều nước trên thế giới như Nhật, Mỹ, Hàn Quốc... Ngoài ra công ty còn có một đội ngũ cán bộ kinh doanh nhiều kinh nghiệm, có trình độ và có trách nhiệm. Bên cạnh những ưu điểm, trong hoạt động kinh doanh hàng hoá nhập khẩu của công ty còn tồn tại những vấn đề sau: + Thị trường tiêu thụ và hình thức tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu của công ty còn hạn hẹp, chủ yếu là tại Hà Nội và chủ yếu là bán buôn. + Công ty chưa có kế hoạch dự phòng cho hàng hoá để đề phòng, tạo thế chủ động cho công ty trong trường hợp có những nhân tố khách quan làm giảm giá hàng hoá của công ty. 3.1.2. Về tổ chức công tác kế toán và tổ chức hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở công ty AMECO. Những ưu điểm: +Thứ nhất: Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh và tổ chức hệ thống kinh doanh của mình, công ty đã chọn cho mình hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán. Hình thức này tạo nhiều điều kiện kiểm tra, giám sát của kế toán đối với các hoạt động của các bộ phận, ở các chi nhánh và các đơn vị trực thuộc cũng như trong toàn công ty. Hạn chế bớt những khó khăn trong việc phân công lao động, chuyên môn hoá, nâng cao nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên kế toán cũng như có thể trang bị áp dụng phương tiện tính toán và thông tin trong công tác kế toán. + Thứ hai: Việc tổ chức bộ máy kế toán và phân công công việc trong bộ máy kế toán của công ty tương đối tốt, phù hợp với khối lượng công việc và đáp ứng được các yêu cầu quản lí đặt ra Trình độ lao động kế toán 100% tốt nghiệp đại học, có khả năng sử dụng máy vi tính, giao tiếp bằng tiếng Anh. Kế toán trưởng của công ty là người có kinh nghiệm trong nghề, có trình độ toàn diện về kế toán, hiểu biết và nắm chắc các chế độ về kế toán và kiểm toán, có khả năng hướng dẫn, chỉ đạo kế toán viên trong thực hiện phần nghiệp vụ của mình, nhờ đó mà các hoạt động của phòng Kế toán - Tài chính được thực hiện nhịp nhàng, đúng theo chế độ qui định, đáp ứng được nhu cầu quản lý về mặt tài chính. + Thứ ba: Về hệ thống chứng từ: công ty sử dụng theo đúng mẫu qui định của Bộ Tài Chính và cũng tuân thủ đúng các thủ tục ngoại thương và thông lệ quốc tế. Thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép đầyđủ, kịp thời. Chứng từ được quản lí chặt chẽ, có qui trình luân chuyển tương đối tốt, được lưu trữ cẩn thận, khi cần có thể tìm và đối chiếu, kiểm tra nhanh chóng, thuận tiện. +Thứ tư: Về hệ thống tài khoản: Hệ thống tài khoản của công ty sử dụng trong công tác hạch toán nhập khẩu hàng hoá được chi tiết tương đối phù hợp. Ví dụ như các tài khoản 131, 331, kế toán chi tiết cho từng đối tượng bạn hàng nên thuận tiện cho việc theo dõi với từng bạn hàng. + Thứ năm:Về phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp hạch toán mà công ty áp dụng trong các nghiệp vụ nhập khẩu là phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này tạo điều kiện cho việc phản ánh, ghi chép và theo dõi thường xuyên sự biến động hàng ngày hàng giờ của tài sản, hàng hoá, không phụ thuộc vào kết quả kiểm kê. Bên cạnh đó hoạt động kinh doanh nhập khẩu được thực hiện trên cơ sở các hợp đồng đã ký kết, việc mua bán đươc thực hiện theo từng lô hàng và nhập về thường được giao thẳng cho khách hàng nên phương pháp giá thực tế đích danh dùng để xác định trị giá vốn hàng bán là đơn giản và chính xác. Tỷ giá dùng trong hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu là tỷ giá mua ngoại tệ thực tế của ngân hàng ngoại thương Việt Nam. Cuối mỗi kỳ khi phải lập các báo cáo tài chính, kế toán tiến hành điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ theo tỷ giá thực tế do ngân hàng công bố ngày cuối kỳ. Số chênh lệch tỷ giá được phản ánh trên tài khoản 413 được xử lý vào tài khoản 515- Doanh thu hoạt động tài chính hoặc tài khoản 635 – chi phí hoạt động tài chính. + Thứ sáu: Hình thức ghi sổ được áp dụng tại công ty AMECO là Nhật ký chung. Hình thức này đơn giản về qui trình hạch toán, khối lượng công việc phân đều trong tháng. Số lượng sổ phù hợp với qui mô của doanh nghiệp và thuận tiện cho việc áp dụng kế toán máy. + Thứ bảy: Về hệ thống sổ chi tiết: Công ty có hệ thống sổ chi tiết khá hoàn chỉnh. Kế toán mở sổ theo dõi từng đối tượng, chẳng hạn đối với hàng tồn kho, kế toán chi tiết từng loại hàng theo từng hợp đồng ngoại, với các khoản phải thu, phải trả: chi tiết theo đối tượng cần thanh toán, với tài khoản tiền gửi bằng ngoại tệ: chi tiết theo từng loại ngoại tệ và từng ngân hàng nơi đơn vị có quan hệ giao dịch. Cuối tháng, kế toán sẽ tổng hợp chi tiết theo khoản mục, làm cơ sở để đối chiếu với Sổ Cái. Với hệ thống sổ chi tiết như vậy, qui trình hạch toán của công ty tỏ ra khá chặt chẽ, khả năng kiểm tra kiểm soát cao. + Thứ tám: Việc áp dụng 100% kế toán máy giúp cho việc ghi chép sổ sách đơn giản hơn rất nhiều, giảm sai sót trong khâu tính toán so với kế toán thủ công. Ngoài ra, nhờ sử dụng máy vi tính, việc lọc, tìm kiếm dữ liệu, xử lý thông tin nhanh hơn, chính xác hơn. 3.2. Những tồn tại trong công tác hạch toán kế toán Cùng với những ưu điểm mà công ty đã đạt được trong tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán hàng nhập khẩu thì vẫn còn một số tồn tại đòi hỏi cần phải được quan tâm, xem xét nhằm không ngừng hoàn thiện công tác kế toán hàng nhập khẩu. Cụ thể là: + Thứ nhất: Trong hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, theo chế độ kế toán hiện hành, khi hàng nhập khẩu đã làm xong thủ tục hải quan, nhưng cuối tháng hàng chưa về tới kho của đơn vị thì ghi Nợ TK 151, nếu đã nhập kho trong kỳ thì ghi Nợ TK 1561. Như vậy bên nợ của tài khoản 151 chỉ được ghi khi cuối tháng, hàng chưa về nhập kho nhưng đã làm xong thủ tục hải quan để xác định quyền sở hữu của doanh nghiệp đối với hàng nhập khẩu. Còn TK 1561 chỉ ghi bên Nợ khi hàng đã kiểm nhận nhập kho, thủ kho đã lập Phiếu nhập. Thực tế tại công ty AMECO khi chuyển tiền mua hàng, kế toán đã phản ánh ngay vào bên Nợ TK 151, khi hàng về, làm xong thủ tục hải quan rồi mới chuyển sang TK 1561. Cách hạch toán này là không đúng, kế toán đã phản ánh sai nội dung kinh tế của nghiệp vụ. Việc chuyển tiền mua hàng xảy ra trước khi nhận được hàng, do đó đây là nghiệp vụ ứng trước tiền cho người bán chứ không phải là nghiệp vụ mua hàng trả tiền ngay. Ngoài ra khi chuyển tiền mua hàng, kế toán căn cứ vào sổ phụ của ngân hàng để ghi Nợ TK 151. Việc sử dụng chứng từ này là sai qui định vì căn cứ để ghi Nợ TK 151 là tờ khai hải quan và bộ chứng từ của bên bán gửi. + Thứ hai: Khi hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, kế toán đã không sử dụng TK 007 để theo dõi nguyên tệ các loại, mà chỉ phản ánh ở cột nguyên tệ trên TK 1122 mặc dù nghiệp vụ nhập khẩu sử dụng rất nhiều loại ngoại tệ. Việc này làm giảm khả năng đối chiếu, rà soát tình hình tăng, giảm từng loại ngoại tệ hiện doanh nghiệp đang sử dụng. + Thứ ba: Về tỷ giá trong nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá: Công ty sử dụng tỷ giá thực tế. Tỷ giá này phản ánh được đúng giá trị của hàng hoá, các khoản phải thu, các khoản phải trả... nhưng cũng tương đối phức tạp đối với một doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ. Theo qui định của Bộ Tài Chính, nếu sử dụng tỷ giá thực tế thì mọi nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ đều ghi sổ theo tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng công bố tại thời điểm phát sinh. Đối với nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, giá trị hàng được tính theo tỷ giá thực tế khi hàng làm xong thủ tục hải quan. Tại công ty AMECO, nếu mua hàng không theo phương thức trả trước, bán hàng không có khoản ứng trước của khách thì kế toán phản ánh đúng theo chế độ. Ngoài các trường hợp đó, kế toán qui đổi giá trị hàng hoá nhập khẩu theo tỷ giá thực tế ngân hàng ngoại thương công bố tại thời điểm công ty mua ngoại tệ chuyển tiền trả trước cho người bán hoặc mua ngoại tệ ký quĩ mở L/C (ký 100% giá trị L/C). Mục đích của việc sử dụng tỷ giá như vậy nhằm hạn chế tối đa việc điều chỉnh chênh lệch tỷ giá song lại không phản ánh đúng giá trị thực của doanh thu và giá vốn, làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. + Thứ tư: Kế toán công ty không sử dụng tài khoản nào để theo dõi hàng nhập khẩu uỷ thác trong trường hợp công ty tổ chức tiếp nhận hàng tại cửa khẩu, đưa về nhập kho rồi vận chuyển đến cho khách hàng. Toàn bộ giá trị hàng nhập khẩu uỷ thác đều được phản ánh vào TK 3388 khi hàng về, làm xong thủ tục hải quan. Cách hạch toán này tuy đơn giản, giảm được một số tài khoản trung gian song không rõ ràng, dễ nhầm lẫn. Ngoài ra việc ghi nhận giá trị hàng uỷ thác nhập khẩu chỉ ghi bên Nợ TK 3388 khi bên giao uỷ thác đến tận cửa khẩu để nhận hàng. Với cách hạch toán trên, kế toán đã bỏ sót nghiệp vụ. + Thứ năm: Mọi khoản chi phí liên quan đến quá trình mua hàng nhập khẩu như chi phí bốc dỡ hàng, phí hải quan, phí vận chuyển đến kho của công ty, phí giao dịch với ngân hàng liên quan đến việc nhập khẩu như phí mở L/C, phí chuyển tiền... không được hạch toán vào TK 1562 mà tập hợp hết vào TK 641, TK 642. Điều đó làm cho việc phản ánh giá vốn của công ty không chính xác. Cuối kỳ, toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ được kết chuyển hết sang TK 911 mà không phân bổ cho hàng chưa tiêu thụ cuối kỳ. Chính vì vậy chi phí trong kỳ sẽ tăng lên, không tương xứng với doanh thu bán hàng, gây ra sự thiếu chính xác trong việc xác địng kết quả kinh doanh từng mặt hàng cũng như từng hợp đồng, và khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động, lập kế hoạch, chiến lược kinh doanh của công ty. + Thứ sáu: Về hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho và nợ phải thu khó đòi: hiện nay công ty chưa áp dụng phương pháp dự phòng giảm giá tài sản, mà đây là phương pháp thể hiện nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh. Dự phòng giảm giá tài sản nếu được lập hợp lí sẽ làm tăng chi phí, do vậy tạm thời làm giảm thu nhập ròng của niên độ báo cáo – niên độ lập dự phòng. Tuy nhiên điều đó lại hết sức cần thiết nhất là trong điều kiện giá cả hàng hoá trên thị trường luôn biến động do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan, đặc biệt với các loại thiết bị hiện đại. Quá trình lưu chuyển dài sẽ làm giảm giá trị hàng hoá do hao mòn vô hình. Đối với người mua, việc lập dự phòng phải thu khó đòi cũng là yêu cầu cần xem xét vì các hợp đồng công ty ký với khách hàng thường có giá trị lớn, hình thức thanh toán chậm cũng nhiều. Việc lập dự phòng đối với hàng hoá và khách hàng giúp cho công ty có sự chuẩn bị trước những tổn thất có khả năng xảy ra và nếu không gặp các rủi ro đó, công ty sẽ có lợi hơn. + Thứ bảy: Khi hạch toán thuế nhập khẩu và thuế GTGT của hàng nhập khẩu, kế toán căn cứ vào tờ khai hải quan để ghi sổ. Để đơn giản và thuận tiện cho việc ghi chép, kế toán thường phản ánh bút toán nộp thuế trước. Đến cuối kỳ, kế toán tổng hợp lại và ghi một lần bút toán thuế. Cách ghi này mặc dù giảm được số lần ghi chép trùng lắp song lại nảy sinh những vấn đề như: khi xác định giá hàng nhập bao gồm giá mua + thuế nhập khẩu - giảm giá hàng mua (nếu có). Nếu cuối kỳ mới ghi bút toán tính thuế nhập khẩu thì giá hàng nhập trong kỳ không có thuế. Vì vậy, khi xuất hàng, việc tính giá vốn lại trở nên phức tạp, khó đối chiếu với hạch toán chi tiết. + Thứ tám: Việc xác định kết quả kinh doanh được tiến hành vào cuối năm đã không đảm bảo tính điều chỉnh tích cực của công ty. Nếu doanh nghiệp xác định kết quả kinh doanh theo quí thì kết qủa quí trước sẽ đảm bảo cho công ty biết phải làm gì ở quí sau để từ đó khắc phục kịp thời những tồn đọng đã xảy ra. + Thứ chín: Về nhân sự trong bộ máy kế toán, hiện tại ngoài kế toán trưởng, bộ máy kế toán của AMECO chỉ có hai kế toán viên. Thực tế cho thấy, trong điều kiện nền kinh tế còn nghèo nàn, yếu kém về kỹ thuật, công nghệ thì việc nhập khẩu máy móc thiết bị hiện đại phục vụ sản xuất và các thiết bị phục vụ nghiên cứu khoa học là hoạt động cần thiết. AMECO hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trong lĩnh vực Khoa học Kỹ thuật và Chuyển giao Công nghệ nên chắc chắn các giao dịch, số hợp đồng thực hiện thông qua AMECO trong những năm tới sẽ tăng lên và như vậy khối lượng công việc mà kế toán phải thực hiện cũng lớn lên. Như vậy với hai kế toán viên như hiện nay sẽ rất khó khăn để hoàn thành khối lượng công việc. Trên đây là tình hình chung về tổ chức quản lý hoạt động nhập khẩu và công tác hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu tại công ty Tự động hoá- Cơ khí- Môi trường có cả những mặt ưu cũng như mặt khuyết. Với mong muốn công ty ngày càng phát triển và bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả hơn, vừa đáp ứng yêu cầu của quản lý, vừa tuân thủ theo đúng chế độ. 3.3. phương hướng nhằm hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá của AMECO: 3.3.1. Về tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá: + Ngoài hình thức bán buôn, công ty nên triển khai một số hình thức khác, chẳng hạn như tổ chức bán hàng giao đại lí đối với các loại hàng về thiết bị gia dụng, linh kiện điện tử... + Cuối năm, căn cứ vào tình hình biến động của giá cả hàng hoá trên thị trường và đánh giá khả năng thanh toán của từng khách hàng, công ty tiến hành lập dự phòng cho những rủi ro có khả năng xảy ra. 2. Về tổ chức công tác kế toán và tổ chức hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở công ty AMECO: + Thứ nhất: Về hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp: Có thể tiến hành theo hai cách: Cách thứ nhất: Khi chuyển tiền mua hàng, kế toán không phản ánh vào TK 151, mà căn cứ vào giấy báo Nợ hoặc Sổ phụ của ngân hàng, kế toán ghi: theo tỷ giá thực tế tại thời điểm mua ngoại tệ chuyển tiền. Nợ TK 3311 Có TK 1122. Khi hàng về, làm xong thủ tục hải quan, căn cứ vào tờ khai hải quan: Nợ TK 151 : TG thực tế tại thời điểm làm xong thủ tục hải quan. Nợ (Có)TK 413 : Chênh lệch tỷ giá. Có TK 3311: Tỷ giá ghi nhận nợ. Hàng nhập kho hoặc chuyển bán thẳng: Nợ TK 1561 Nợ TK 632 Có TK 151. Cách thứ hai: Vẫn giữ nguyên cách hạch toán của công ty, chỉ thay phần sử dụng tỷ giá. Tức là nghiệp vụ chuyển tiền mua hàng không thay đổi, ghi nhận giá trị hàng mua theo tỷ giá thực tế tại thời điểm mua ngoại tệ chuyển tiền. Khi hàng về, hoàn tất thủ tục hải quan, giá trị hàng được ghi theo tỷ giá tại thời điểm đó, chênh lệch tỷ giá đưa vào TK 413: Nợ TK 1561 : TG thực tế tại thời điểm làm xong thủ tục hải quan. Nợ (Có )TK 413 : Chênh lệch tỷ giá. Có TK 151: Tỷ giá ghi nhận nợ. + Thứ hai: Về hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác: Trong trường hợp công ty tổ chức tiếp nhận hàng và vận chuyển đến địa điểm giao nhận theo thoả thuận, kế toán có thể theo dõi hàng nhập uỷ thác theo hai cách: Cáh thứ nhất: Sử dụng TK 002: Khi hàng về, ghi Nợ TK 002; Khi giao cho bên uỷ thác: ghi Có TK 002. Cách thứ hai: Hạch toán vào tài khoản 151, cách này hạch toán như sau: Khi nhận hàng tại cửa khẩu: Nợ TK 151 : Tỷ giá ghi nhận nợ. Nợ (Có) TK 413 : Chêng lệch tỷ giá (nếu có). Có TK 3311: Nếu chưa thanh toán ( TG tại thời điểm nhập hàng). Có TK1122 : Nếu thanh toán luôn (TG mua ngoại tệ trả tiền hàng). Có TK 144 : Trừ vào tiền ký quĩ. Khi giao hàng cho bên uỷ thác, kế toán ghi: Theo tỷ giá ghi nhận nợ. Nợ TK 3388 Có TK 151. mục lục phần i: đăc điểm kinh doanh và tổ chức quản lý của công ty ameco…………………………………………………….. 1 1.1. Đặc điểm kinh doanh………………………………………………... 1 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty……………………… 3 1.3. Đặc điểm chế độ chính sách chế độ quản lý công ty………………... 7 phần 2: thực trạng tổ chức kế toán tại công ty……… 7 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty………………………………… 7 2.2. Đặc điểm vận dụng chế, chính sách kế toán tại công ty…………….. 9 2.2.1. Vận dụng chế độ tài khoản………………………………………… 10 2.2.2. Vận dụng chế độ chứng từ…………………………………………. 11 2.2.3. Vận dụng chế độ sổ kế toán……………………………………….. 12 2.2.4. Vận dụng chế độ báo cáo kế toán…………………………………. 12 2.3. Tổ chức công tác kế toán trong phần hành nhập khảu hàng hoá…….. 13 2.3.1. Nhập khẩu trực tiếp (NKTT):……………………………………… 13 2.3.2. Nhập khẩu uỷ thác…………………………………………………. 20 2.3.3. Sổ sách kế toán…………………………………………………….. 25 phần 3: đánh giá kháI quát công tác tổ chức hạch toán tại công ty ameco………………………………………… 33 3.1. Những ưu điểm trong công tác kế toán……………………………… 33 3.1.1. Về tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá…… 33 3.1.2. Về tổ chức công tác kế toán và tổ chức hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở công ty AMECO……………………………………….. 34 3.2. Những tồn tại trong công tác hạch toán kế toán……………………... 36 3.3. Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá……. 39