Báo cáo Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty cổ phần MEINFA

ổi là 21 tỷ đồng quy mô cả về vốn và đội ngũ lao động là khá lớn, vì vậy Công ty áp dụng Chế độ kế toán theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. - Hình thức kế toán áp dụng: Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. đây là hình thức đang được nhiều công ty áp dụng rộng rãi vì việc ghi chép theo hình thức này đơn giản, kết cấu sơ đồ dễ ghi, dễ đối chiếu và kiểm tra. Với khối lượng công việc kế toán của công ty là rất lớn thì hình thức này là hoàn toàn phù hợp. Trình tự ghi sổ kế toán theo đó được trình bày như sau: TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG ÁP DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN EFECT 2.0 Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra 2.1.3. Các chuẩn mực và chính sách kế toán áp dụng: Công ty áp dụng theo quy định của các Chuẩn mực Kế toán Việt Nam đã ban hành cũng như các thông tư hướng dẫn thực hiện các Chuẩn mực kế toán như Thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 09 tháng 10 năm 2002 của Bộ tài chính hướng dẫn Chuẩn mực kế toán đợt 1, Thông tư 105/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2003 hướng dẫn thực hiện Chuẩn mực kế toán đợt 2, Thông tư 23/TT-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2005 hướng dẫn thực hiện Chuẩn mực kế toán đợt 3… 2.2. Một số chính sách kế toán được áp dụng tại Công ty cụ thể như sau: 2.2.1. Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền - Các khoản tiền: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. - Các khoản tương đương tiền: Các khoản tương đương tiền là các khoản đầu tư ngắn hạn không quá 3 tháng, có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành tiền và không có nhiều rủi ro trong chuyển đổi thành tiền kể từ ngày mua khoản đầu tư đó tại thời điểm báo cáo. - Nguyên tắc ghi nhận áp dụng: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế (hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng) tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Tại thời điểm cuối năm các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố vào ngày kết thúc niên độ kế toán. Chênh lệch tỷ giá thực tế phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư các khoản mục tiền tệ tại thời điểm cuối năm được kết chuyển vào doanh thu hoặc chi phí tài chính trong năm tài chính. 2.2.2. Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho - Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Giá gốc hàng tồn kho mua ngoài bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. - Những chi phí không được tính vào giá gốc của hàng tồn kho: + Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất + Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất, kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường + Chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ các chi phí bảo quản hàng tồn kho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và chi phí bảo quản hàng tồn kho phát sinh trong quá trình mua hàng + Chi phí quản lý doanh nghiệp - Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Công ty tính giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền tháng. Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. - Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm cuối năm là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. 2.2.3. Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải thu thương mại và phải thu khác - Nguyên tắc ghi nhận: Các khoản phải thu khách hàng, khoản trả trước cho người bán, phải thu nội bộ và các khoản phải thu khác tại thời điểm báo cáo, nếu: + Có thời hạn thu hồi hoặc thanh toán dưới 1 năm (hoặc trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh) được phân loại là Tài sản ngắn hạn. + Có thời hạn thu hồi hoặc thanh toán trên 1 năm (hoặc trên một chu kỳ sản xuất kinh doanh) được phân loại là Tài sản dài hạn. - Lập dự phòng phải thu khó đòi: Dự phòng nợ phải thu khó đòi thể hiện phần giá trị dự kiến bị tổn thất của các khoản nợ phải thu có khả năng không được khách hàng thanh toán đối với các khoản phải thu tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Trong kỳ, Công ty chưa lập dự phòng phải thu khó đòi. 2.2.4. Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao tài sản cố định - Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: Tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình được ghi nhận theo giá gốc. Trong quá trình sử dụng, tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình được ghi nhận theo nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại. Nguyên giá tài sản cố định bao gồm giá mua và toàn bộ các chi phí liên quan khác liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Trong đó: + Nguyên giá tài sản cố định hữu hình do các nhà thầu xây dựng bao gồm giá trị công trình hoàn thành bàn giao, các chi phí liên quan trực tiếp khác và lệ phí trước bạ (nếu có) + Nguyên giá tài sản cố định hữu hình do tự làm, tự xây dựng bao gồm chi phí xây dựng, chi phí sản xuất trực tiếp phát sinh cộng chi phí lắp đặt và chạy thử. - Phương pháp khấu hao TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: Khấu hao được trích theo phương pháp đường thẳng. Thời gian khấu hao được ước tính như sau: Nhà cửa, vật kiến trúc 10 năm Máy móc, thiết bị 03 – 12 năm Phương tiện vận tải 10 – 30 năm Thiết bị văn phòng 03 – 10 năm Các tài sản khác 07 – 16 năm Quyền sử dụng đất có kỳ hạn 20 năm Phần mềm kế toán 03 năm 2.2.5. Phương pháp phân bổ chi phí trả trước Các loại chi phí trả trước nếu chỉ liên quan đến năm tài chính hiện tại thì được ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh trong năm tài chính. Việc tính và phân bổ chi phí trả trước dài hạn vào chi phí sản xuất kinh doanh từng kỳ hạch toán được căn cứ vào tính chất, mức độ từng loại chi phí để chọn phương pháp và tiêu thức phân bổ hợp lý. 2.2.6. Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải trả thương mại và phải trả khác Các khoản phải trả người bán, phải trả nội bộ, phải trả khác, khoản vay tại thời điểm báo cáo, nếu: + Có thời hạn thanh toán dưới 1 năm hoặc trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh được phân loại là nợ ngắn hạn. + Có thời hạn thanh toán trên 1 năm hoặc trên một chu kỳ sản xuất kinh doanh được phân loại là nợ dài hạn. + Tài sản thừa chờ xử lý được phân loại là nợ ngắn hạn + Thuế thu nhập hoãn lại được phân loại là nợ dài hạn. 2.2.7. Nguyên tắc ghi nhận các khoản đầu tư tài chính Khoản đầu tư vào công ty con, công ty liên kết được kế toán được kế toán theo phương pháp giá gốc. Lợi nhuận thuần được chia từ công ty con, công ty liên kết phát sinh sau ngày đầu tư thì được ghi nhận vào Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Các khoản được chia khác (ngoài lợi nhuận thuần) được coi là phần thu hồi các khoản đầu tư và được ghi nhận là khoản giảm trừ giá gốc đầu tư. Các khoản đầu tư chứng khoán tại thời điểm báo cáo, nếu: + có thời hạn thu hồi hoặc đáo hạn không quá 3 tháng kể từ ngày mua khoản đầu tư đó được coi là tương đương tiền. + có thời hạn thu hồi vốn dưới 1 năm hoặc trong 1 chu kỳ kinh doanh được phân loại là tài sản ngắn hạn. + có thời hạn thu hồi vốn trên 1 năm hoặc hơn 1 chu kỳ kinh doanh được phân loại là tài sản dài hạn. Dự phòng giảm giá đầu tư được lập vào thời điểm cuối năm là số chênh lệch giữa giá gốc của các khoản đầu tư được hạch toán trên sổ kế toán lớn hơn giá trị thị trường của chúng tại thời điểm lập dự phòng. 2.2.8. Nguyên tắc ghi nhận và vốn hóa các khoản chi phí đi vay Chi phí đi vay được ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phát sinh, trừ chi phí phí đi vay liên quan trực tiếp đến việc đầu tư xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang được tính vào giá trị của tài sản đó (được vốn hóa) khi có đủ các điều kiện quy định trong chuẩn mực kế toán Việt Nam số 16 “Chi phí đi vay”. Chi phí phí đi vay liên quan trực tiếp đến việc đầu tư xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang được tính vào giá trị của tài sản đó (được vốn hóa), bao gồm các khoản tiền vay, phân bố các khoản chiết khấu hoặc phụ trội khi phát hành trái phiếu, các khoản chi phí phụ phát sinh liên quan tới quá trình làm thủ tục vay. 2.2.9. Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả Các khoản chi phí thực tế chưa phát sinh nhưng được trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ để đảm bảo khi chi phí phát sinh thực tế không gây đột biến cho chi phí sản xuất kinh doanh trên cơ sở đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Khi các chi phí đó phát sinh, nếu có chênh lệch với số đã trích, kế toán tiến hành ghi bổ sung hoặc ghi giảm chi phí tương ứng với phần chênh lệch. 2.2.10. Nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu Vốn đầu tư của chủ sở hữu được ghi nhận theo số vốn thực góp của chủ sở hữu. Thặng dư vốn cổ phần được ghi nhận theo số chênh lệch lớn hơn hoặc nhỏ hơn giữa giá trị thực tế phát hành và mệnh giá cổ phiếu khi phát hành cổ phiếu lần đầu, phát hành bổ sung hoặc tái phát hành cổ phiếu quỹ. Vốn khác của chủ sở hữu được ghi nhận theo giá trị còn lại giữa giá trị hợp lý của các tài sản mà doanh nghiệp được các tổ chức, cá nhân khác tặng biếu sau khi trừ các khoản thuế phải nộp (nếu có) liên quan đến các tài sản được tặng biếu này; và khoản bổ sung từ kết quả hoạt động kinh doanh. Cổ phiếu quỹ là cổ phiếu do công ty phát hành và sau đó mua lại. Cổ phiếu quỹ được ghi nhận theo giá trị thực tế và trình bày trên bảng Cân đối kế toán là một khoản ghi giảm vốn chủ sở hữu. Cổ tức phải trả cho các cổ đông được ghi nhận là khoản phải trả trong Bảng cân đôi kế toán của Công ty sau khi có thông báo chia cổ tức của Hội đồng quản trị Công ty. Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối là số lợi nhuận từ các hoạt động của doanh nghiệp sau khi trừ các khoản điều chỉnh do áp dụng hồi tố thay đổi chính sách kế toán và điều chỉnh hồi tố sai sót trọng yếu của các năm trước. Nguyên tắc trích lập các khoản dự trữ các quỹ từ lợi nhuận sau thuế: Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp được phân phối vào các quỹ theo quy định của Điều lệ Công ty và Quyết định của Hội đồng quản trị. 2.2.11. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu - Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau: + Phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa đã được chuyển giao cho người mua. + Công ty không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa. + Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. + Công ty đã thi được hặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. + Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. - Doanh thu hoạt động tài chính: Doanh thu phát sinh từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức, lợi nhuận được chia và các khoản doanh thu hoạt động tài chính khác được ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời 2 điều kiện sau: + Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch đó. + Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. Cổ tức, lợi nhuận được chia được ghi nhận khi công ty được quyền nhận cổ tức hoặc được quyền nhận lợi nhuận từ việc góp vốn. 2.2.12. Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí tài chính Các khoản chi phí được ghi nhận vào chi phí tài chính gồm: + Chi phí hoặc các khoản lỗ liên quan đến các hoạt động đầu tư tài chính; + Chi phí cho vay và đi vay vốn; + Các khoản lỗ do thay đổi tỷ giá hối đoái của các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ; + Dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán. Các khoản trên được ghi nhận theo tổng số phát sinh trong kỳ, không bù trừ với doanh thu hoạt động tài chính. 2.2.13. Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành được xác định trên cơ sở thu nhập chịu thuế và thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp trong năm hiện hành. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại được xác định trên cơ số chênh lệch tạm thời được khấu trừ, số chênh lệch tạm thời chịu thuế và thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp. 2.3. Hệ thống chứng từ 2.3.1. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán tại công ty Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tính phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động kinh doanh ở công ty đều được lập chứng từ và ghi chép đầy đủ, trung thực khách quan vào chứng từ kế toán Chứng từ là cơ sở của công tác hạch toán, là công cụ để kiểm tra, phân tích tình hình quản lí, sử dụng các nguồn lực tài chính và lao động của công ty. Việc kiểm tra đối chiếu thường xuyên giữa chứng từ và sổ sách có thể phát hiện và hạn chế các sai sót trong việc ghi chép, hay các hành vi cố ý gian lận, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. Ngoài ra, chứng từ là cơ sở pháp lí để xem xét những vụ tranh chấp và khiếu nại trước pháp luật. Lập chứng từ là công việc đầu tiên và có tính chất quyết định đến chất lượng công tác hạch toán. Chứng từ bao gồm chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ. 2.3.2. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ Công ty quy định trình tự lập và luân chuyển chứng từ theo các căn cứ sau: - Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 - Quy định của Luật kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong chế độ này. - Điều lệ tổ chức hoạt động và quy chế tài chính của công ty. Hệ thống chứng từ của Công ty bao gồm những mẫu chứng từ nằm trong danh mục chứng từ kế toán do Bộ tài chính quy định, ngoài ra công ty còn có sử dụng những chứng từ theo yêu cầu quản lý của công ty. Hệ thống chứng từ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 gồm có 5 chỉ tiêu sau: Chỉ tiêu lao động tiền lương Chỉ tiêu hàng tồn kho Chỉ tiêu bán hàng Chỉ tiêu tiền tệ Chỉ tiêu TSCĐ Tất cả các chứng từ kế toán do công ty lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán công ty. Trong bộ máy kế toán của Công ty có riêng một kế toán viên phụ trách về hóa đơn chứng từ. Các chứng từ sẽ được kế toán trưởng và kế toán viên này kiểm tra. Sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ, kế toán viên sẽ phân loại, sắp xếp các chứng từ này rồi nhập dữ liệu vào máy tính. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. 2.4. Hệ thống tài khoản kế toán Là một doanh nghiệp mang đặc trưng của kinh doanh thương mại, hiện nay, Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ Tàì chính. Và căn cứ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh và nhu cầu quản lí doanh nghiệp, hệ thống tài khoản kế toán được mở chi tiết cho đến tài khoản cấp 3. Ví dụ: Một số tài khoản mà Công ty đang sử dụng: Công ty chỉ sử dụng 1 tài khoản cấp 1 phản ánh nguyên giá TSCĐ, sau đó chi tiết thành cấp 2 cho các loại TSCĐ: TK 211- TSCĐ 2111- TSCĐ hữu hình 2112- TSCĐ thuê tài chính 2113- TSCĐ vô hình Các tài khoản phản ánh phải thu, phải trả được chi tiết thành cấp 2: TK 131- Phải thu của khách hàng 1311- Phải thu khách hàng 1312- Khách hàng ứng trước tiền 1313- Khách hàng ứng trước tiền điện TK 331- Phải trả cho người bán 3311- Phải trả cho người bán 3312- Ứng trước cho nhà cung cấp sau đó mới chi tiết theo đối tượng khách hàng hoặc nhà cung cấp. TK 221- Đầu tư chứng khoán dài hạn 2211- Đầu tư chứng khoán dài hạn cổ phiếu 2212- Đầu tư chứng khoán dài hạn trái phiếu Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên không sử dụng tài khoản 611- Mua hàng và tài khoản 631- Giá thành sản xuất. Các tài khoản phản ánh chi phí và doanh thu đều được chi tiết đến tài khoản cấp 3 cho từng đối tượng.... 2.5. Hệ thống tổ chức sổ, báo cáo 2.5.1. Tổ chức hệ thống sổ Công ty áp dụng hình thức nhật ký chung trong quá trình hạch toán Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chung: Chứng từ gốc Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ (thẻ) chi tiết Sổ cái TK 111, 112, 211, ... Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh được theo dõi một cách chặt chẽ ngoài sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian Công ty còn mở một số sổ nhật ký chuyên dùng: + Sổ nhật ký thu tiền + Sổ nhật ký chi tiền + Sổ nhật ký mua hàng: chi tiết mua trong nước và mua nhập khẩu + Sổ nhật ký bán hàng Sổ cái được mở chi tiết cho các TK 111, 112, 131, 133, 138, 142, 156, 331, 338, 333, 511, 632, 641, 642, 711, 811, 911. Để tiện cho việc theo dõi chi tiết các đối tượng kế toán nhằm phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu, Công ty mở một số sổ và thẻ kế toán chi tiết như sau: + Sổ tài sản cố định + Sổ chi tiết hàng hoá + Sổ chi phí kinh doanh + Sổ chi tiết chi phí trả trước + Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay + Sổ chi tiết bán hàng + Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh Để phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty là qui mô kinh doanh, nghiệp vụ phát sinh tương đối nhiều nên hình thức sổ kế toán phù hợp với Công ty là hính thức nhật ký chung nhưng có cải tiến và được thực hiện trên hệ thống máy vi tính nối mạng toàn công ty. Công việc hạch toán được tiến hàng tự động qua máy tính,đảm bảo nhanh chóng chính xác. Chương trình kế toán Balance cho phép Công ty thiết kế được một hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp và chi tiết khá đầy đủ. Hàng ngày bộ máy kế toán của Công ty đã giải quyết nhanh chóng chính xác và khoa học công việc kế toán của Công ty. 2.5.2. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước và nhu cầu hữu ích của những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế. Báo cáo tài chính cung cấp những thông tin của một doanh nghiệp về: Tài sản Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu Doanh thu, thu nhập khác, chi phí kinh doanh và chi phí khác Lãi, lỗ và phân chia kết quả kinh doanh Thuế và các khoản nộp Nhà nước Tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán Các luồng tiền Hệ thống báo cáo tài chính tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn hình thành tài sản của doanh nghiệp, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong một năm tài chính. Theo yêu cầu quản lí, kế toán phải lập báo cáo kế toán quý, năm và lập báo cáo đột xuất theo yêu cầu của ban giám đốc: - Báo cáo quý: Định kỳ bộ phận kế toán quản trị lập các báo cáo quản trị bao gồm: + Báo cáo về vốn bằng tiền: tiền mặt tại quỹ theo từng loại tiền, tiền gửi theo từng TK ngân hàng theo từng loại tiền (VNĐ, ngoại tệ các loại) + Báo cáo về công nợ : Các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, phân loại theo kỳ hạn thanh toán (trong hạn thanh toán, quá hạn thanh toán.v.v…) + Báo cáo về chi phí : báo cáo chi phí theo từng nội dung kinh tế, báo cáo chi phí theo từng bộ phận. + Báo cáo doanh thu, chi phí và kết quả theo từng bộ phận. Dựa vào báo cáo quản trị do Phòng kế toán lập Ban Giám đốc có thể dựa vào đó để đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn. - Báo cáo năm: Tuân thủ theo chế độ kế toán 15, cuối năm tài chính công ty tiến hành lập hệ thống báo cáo tài chính bao gồm: 1. Bảng cân đối kế toán - Mẫu số B 01- DN 2. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Mẫu số B 02- DN 3. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Mẫu số B 03- DN 4. Bản thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu số B 09- DN 3. Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán 3.1. Kế toán vốn bằng tiền 3.1.1. Đặc điểm Tiền là tài sản rất nhạy cảm với những sai sót, gian lận. Tiền được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như: vốn đầu tư ban đầu, vốn vay và được cất giữ tại két của công ty, hay gửi tại các ngân hàng. Do đó tiền cần phải được bảo quản và quản lí chặt chẽ trong quá trình vận chuyển và cất giữ để tránh mất mát, tham ô, bòn rút. Vì vậy nhiệm vụ của kế toán phần hành này là: - Ghi chép, phản ánh số hiện có và tình hình biến động của tiền mặt tại quỹ, Kiểm tra chứng từ, lập phiếu thu, phiếu chi khi đã được Kế toán trưởng và Tổng giám đốc công ty kí duyệt thanh toán. Mở sổ theo dõi tổng hợp và chi tiết, hàng ngày đối chiếu với thủ quỹ để đảm bảo sự chính xác. - Ghi chép, phản ánh số tiền hiện có và tình hình biến động của khoản tiền gửi tại ngân hàng (mở riêng sổ theo dõi đối với từng ngân hàng), tiền đang chuyển. Từ đó lập uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc bảo chi ... theo yêu cầu của kế toán trưởng và Tổng giám đốc. - Cuối kì, điều chỉnh số dư tài khoản tiền có gốc ngoại tệ. Phần hành tiền được phụ trách bởi nhân viên kế toán tiền mặt và kế toán tổng hợp. 3.1.2. Tài khoản sử dụng - Đối với kế toán tiền mặt: TK 111- Tiền mặt, được chi tiết thành TK 1111- Tiền Việt Nam TK 1112- Ngoại tệ - Đối với kế toán tiền gửi ngân hàng: TK 112- Tiền gửi ngân hàng, được chi tiết thành TK 1121- Tiền Việt Nam TK 1122- Ngoại tệ TK 413- Chênh lệch tỉ giá hối đoái TK N007- Ngoại tệ các loại 3.1.3. Chứng từ và lưu chuyển chứng từ - Kế toán thường xuyên cập nhật số liệu từ các chứng từ như: + Chứng từ tiền mặt: Biên lai thu tiền, Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, từ đó lập Bảng kiểm kê quỹ hay bảng kê chi tiền, Giấy đề nghị tạm ứng ... + Chứng từ ngân hàng: Giấy báo Nợ, giấy báo có, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi, lệnh chuyển có, Bản sao kê của ngân hàng... - Trình tự luân chuyển một số chứng từ chủ yếu: + Phiếu thu: Căn cứ vào chứng từ gốc và nội dung khoản thu, kế toán lập phiếu thu gồm 3 liên. Kế toán phải đánh số phiếu thu và vào sổ đăng kí phiếu thu. Cuối ngày đối chiếu phiếu thu đã nhập quỹ với số phiếu thu trong sổ đăng kí phiếu thu để phát hiện kịp thời những khoản thu chưa nhập quỹ. Phiếu thu được lập làm 3 liên, sau đó chuyển cho kế toán trưởng để soát xét và Tổng giám đốc kí duyệt mới chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực nhập vào phiếu thu trước khi kí và ghi rõ họ tên. + Phiếu chi: Căn cứ vào chứng từ gốc và nội dung khoản chi, kế toán lập phiếu chi. Sau khi có đầy đủ chữ kí của người lập, kế toán trưởng,Tổng giám đốc và thủ quỹ mới được xuất quỹ. Phiếu thu và chi được lập làm 3 liên: 1 liên để ghi sổ, 1 liên giao người nộp tiền, 1 liên lưu nơi nộp phiếu. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu, phiếu chi cùng chứng từ gốc được chuyển cho kế toán để ghi sổ + Uỷ nhiệm chi: Căn cứ vào chứng từ gốc đã được duyệt, kế toán lập uỷ nhiệm chi theo quy định của ngân hàng và trình kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị kí, kế toán ngân hàng chuyển ngay trong ngày. Sau khi ngân hàng thực hiện thanh toán, kế toán nhận giấy báo nợ kèm theo chứng từ gốc để ghi sổ. 3.1.4. Sổ sách và trình tự ghi sổ kế toán - Sổ sách được sử dụng đối với tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Sổ quỹ, sổ chi tiết của 1 tài khoản, sổ tổng hợp chữ T của 1 TK, Sổ nhật kí thu tiền, chi tiền. - Trình tự ghi sổ kế toán: Căn cứ vào các chứng từ gốc, phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ có, sổ phụ ngân hàng... Kế toán kiểm tra chứng từ và cách ghi chép chứng từ để tiến hành định khoản. TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, bản kê chi tiền; giấy báo Nợ, Có; ủy nhiệm thu chi ... Nhật ký thu, chi tiền Nhật ký chung Sổ (thẻ) chi tiết TK 111,112,007… Sổ cái TK 111, 112,007 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Phần hành kế toán tiền mặt, tiền gửi MÁY TÍNH 3.2. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 3.2.1. Đặc điểm Là một doanh nghiệp có quy mô hoạt động khá lớn, số lượng lao động trong Công ty là không nhỏ. Trong tương lai công ty sẽ mở rộng thêm sản phẩm và thị trường, do đó nhu cầu về nhân lực sẽ càng tăng lên. Với số lượng nhân viên lớn, trình độ chuyên môn khác nhau nên bậc lương của nhân viên theo quy định cũng khác nhau. Ngoài lương cơ bản, thì mỗi nhân viên lại có chế độ trả lương ngoài giờ, thưởng, phụ cấp khác nhau. Vì vậy khối lượng công việc kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là khá lớn. Kế toán tiền lương dựa vào bảng chấm công, danh sách những người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản ... tính ra lương cho người lao động, sau đó lập bảng thanh toán lương chuyển cho thủ quỹ, thủ quỹ căn cứ vào đó thanh toán cho người lao động. 3.2.2. Tài khoản sử dụng TK 334- Phải trả người lao động TK 335- Chi phí phải trả TK 338-Phải trả, phải nộp khác .......... 3.2.3. Chứng từ và luân chuyển chứng từ - Chứng từ được sử dụng: Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương, Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng Bảo hiểm xã hội ... - Trình tự lưu chuyển chứng từ: Phòng Tổ chức- hành chính gửi bảng chấm công và một số chứng từ khác cho kế toán tiền lương, dựa vào các chứng từ đó kế toán tính và lập bảng thanh toán lương, thưởng và tất cả chuyển cho thủ quỹ, sau khi phát lương cho người lao động xong thủ quỹ chuyển các chứng từ này cho kế toán phụ trách chứng từ để ghi sổ và lưu lại theo chế độ quy định. 3.2.4. Sổ sách sử dụng và trình tự ghi sổ - Sổ sách: Sổ lương, sổ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế,... - Trình tự ghi sổ: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN Phần hành kế toán lương và các khoản trích theo lương Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH ... Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ (thẻ) chi tiết TK 334,338… Sổ cái TK 334, 338… Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính MÁY TÍNH 3.3. Kế toán tài sản cố định 3.3.1. Đặc điểm Việc hạch toán TSCĐ nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho việc quản lí, đảm bảo ghi chép, phản ánh chính xác và kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiện có tại công ty, tình hình biến động tăng giảm tài sản. Đồng thời, tính và phân bổ khấu hao TSCĐ theo đúng tiêu chuẩn quy định trong luật và chính sách kế toán của công ty. TSCĐ của công ty là khá lớn, nhiều chủng loại, khoảng hơn 70 tỷ đồng. Hàng năm công ty đều đầu tư trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất- kinh doanh, thanh lý những tài sản cũ nên công việc kế toán TSCĐ là khá phức tạp: Khi có TSCĐ mới mua về, kế toán phối hợp cùng phòng kĩ thuật kiểm tra TSCĐ sau đó phản ánh vào sổ theo dõi TSCĐ của công ty, ghi sổ nghiệp vụ. Khi mua TSCĐ là hàng nhập khẩu thì kế toán phải làm thủ tục kê khai thuế, nộp thuế cho hải quan. Kế toán TSCĐ phải tính khấu hao từng loại tài sản khác nhau theo phương pháp đường thẳng. TSCĐ thanh lý, nhượng bán, mất mát kế toán đều phải phản ánh vào sổ theo dõi TSCĐ. Cuối kì, kế toán lập sổ TSCĐ phản ánh tình hình tăng, giảm, mức trích khấu hao, nộp cho kế toán trưởng và Tổng giám đốc kí. 3.3.2. Tài khoản sử dụng TK 211- TSCĐ 2111- TSCĐ hữu hình 2112- TSCĐ thuê tài chính 2113- TSCĐ vô hình TK 214- Hao mòn Tài sản cố định TK 2141- Khấu hao TSCĐ hữu hình TK 2142- Khấu hao TSCĐ thuê tài chính TK 2143- Khấu hao TSCĐ vô hình TK 411- Nguồn vốn kinh doanh TK 627- Chi phí sản xuất chung .......... 3.3.3. Sổ sách sử dụng và trình tự ghi sổ - Sổ sách được sử dụng: báo cáo kiểm kê tài sản, báo cáo tăng giảm tài sản, báo cáo khấu hao và phân bổ khấu hao - Trình tự ghi sổ kế toán: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN Phần hành kế toán Tài sản cố định Biên bản giao nhận, thanh lý TSCĐ, đánh giá lại TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao ... Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ (thẻ) chi tiết TK 211, 214… Sổ cái TK 211, 214,… Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính MÁY TÍNH 3.3.4. Chứng từ và luân chuyển chứng từ - Chứng từ sử dụng: Biên bản giao nhận TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ; Biên bản kiểm kê TSCĐ; Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ; Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành; Biên bản đánh giá lại TSCĐ... - Trình tự luân chuyển chứng từ: Biên bản giao nhận tài sản lập cho từng tài sản. Biên bản này do hội đồng bàn giao bao gồm: đại diện bên giao, bên nhận và 1 số uỷ viên lập. Và được lập thành 2 bản, mỗi bên giao và nhận giữ một bản và chuyển cho phòng kế toán kiểm tra, ghi sổ và lưu. 3.4. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu 3.4.1. Đặc điểm Phòng kinh doanh của Công ty thực hiện cả bán buôn và bán lẻ hàng hóa, trong đó bán buôn là hình thức chủ yếu được thông qua trực tiếp công ty hoặc các chi nhánh tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh. Hàng hóa được bán theo đơn đặt hàng hoặc theo hợp đồng. - Phương thức bán buôn: Khách hàng của Công ty là những đơn vị lớn như: Bệnh viện Thái Nguyên, Sở Y tế Hà Nội, Sở Y tế Đồng Nai và nhiều bệnh viện trên cả nước.. Theo thỏa thuận giữa Công ty với khách hàng, Công ty thực hiện phương thức bán hàng qua kho. Công ty căn cứ vào những điều khoản quy định rõ trong hợp đồng mà khách hàng đến kho của công ty nhận hàng hoặc công ty vận chuyển đến kho của khách hàng, chi phí vận chuyển thường do phía công ty chịu trách nhiệm thanh toán. Theo phương thức này thì công ty có điều kiện theo dõi, quản lý trực tiếp tình hình nhập – xuất – tồn kho cũng như tình trạng quản lý sản phẩm, hàng hóa, tránh được tình trạng thất thoát hàng khi vận chuyển. - Phương thức bán lẻ: Công ty thực hiện giới thiệu và bán sản phẩm thông qua các chi nhánh, văn phòng đại diện, đồng thời công ty cũng bán lẻ hàng hóa khi khách hàng yêu cầu. Chứng từ của nghiệp vụ bán lẻ và hóa đơn GTGT do phòng Tài chính – Kế toán lập và được sử dụng khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Khi có các nghiệp vụ bán lẻ, các cửa hàng lập bảng kê, đến cuối ngày lập hóa đơn bán lẻ trong ngày và phải gửi về phòng Tài chính – Kế toán. Các phương thức thanh toán chủ yếu của Công ty: - Phương thức thu tiền ngay: Theo phương thức này, sau khi khách hàng nhận hàng hóa sữ thanh toán ngay bằng tiền mặt, bằng séc hoặc bằng tiền gửi ngân hàng... - Phương thức bán hàng trả chậm: Theo phương thức này, khách hàng có thể trả tiền một phần hoặc trả toàn bộ số tiền hàng. Khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ theo phương thức trả chậm, trả góp thì doanh thu sẽ được ghi nhận theo giá bán trả ngay tại thời điểm ghi nhận doanh thu. Giá bán trả ngay được xác định bằng cách quy đổi giá trị danh nghĩa của khoản thu sẽ thu được trong tương lai về giá trị thực tế tại thời điểm ghi nhận doanh thu theo tỷ lệ lãi suất hiện hành. Ngoài doanh thu thực hiện, Công ty còn được hưởng khoản lãi do trả chậm. Ngoài ra Công ty còn nhận tiền ứng trước của khách hàng, sau đó thực hiện hợp đồng giao hàng cho khách hàng theo yêu cầu. 3.4.2. Tài khoản sử dụng: TK 511: Doanh thu bán hàng được chi tiết thành 2 TK: TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 632: Giá vốn hàng bán TK 131: Phải thu khách hàng được chi tiết cho từng khách hàng. 3.4.3. Sổ sách và trình tự ghi sổ kế toán Từ chứng từ gốc ban đầu là giấy đề nghị xuất ( nhập) hàng, căn cứ vào đó kế toán lập phiếu xuất ( nhập hàng) , đồng thời ghi vào Thẻ kho.Từ thẻ kho kế toán ghi vào Sổ cái TK 632, 156. Từ Phiếu xuất ( nhập) hàng, kế toán váo sổ chi tiết hàng hóa và căn cứ vào đây kế toán lập Sổ tổng hợp Nhập- Xuất - Tồn.Sau khi đối chiếu Sổ cái TK 632, 156 và Sổ tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn, kế toán lập Bảng CĐPS, lập BCTC. TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN Phần hành kế toán bán hàng, cung cấp dịch vụ và công nợ phải thu Hóa đơn GTGT, HĐ bán hàng, HĐ giảm giá; Phiếu ghi Nợ, Có TK công nợ ... Nhật ký bán hàng Nhật ký chung Sổ (thẻ) chi tiết TK 511, 521, 632, 641, 131 ... Sổ cái TK 511, 521, 632, 641, 131 ... Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Căn cứ vào chứng từ gốc là Phiếu xuất hàng, kế toán xuất hóa đơn tài chính ra, đồng thời với công việc đó kế toán ghi vào Sổ nhật kí bán hàng.Sau khi xuất hoá đơn tài chính, kế toán ghi vào Sổ chi tiết công nợ,rồi vào Tổng hợp chi chi tiết TK 131.Sau khi đối chiếu giữa Sổ cái tài khoản 131 đc lập căn cứ từ Sổ nhật kí bán hàng và Sổ tổng hợp chi tiết TK 131, kế toán lập bảng CĐPS rồi lập BCTC. 3.4.4. Chứng từ và luân chuyển chứng từ: - Chứng từ sử dụng: + Hợp đồng kinh tế + Phiếu xuất kho + Hóa đơn GTGT + Hóa đơn giảm giá + Phiếu thu + Giấy báo của ngân hàng … - Trình tự luân chuyển chứng từ: + Đối với bán buôn: Người mua phải chuẩn bị tiền và các chứng từ có liên quan đến việc trả tiền (giấy báo ngân hàng, phiếu thu...) đưa cho bộ phận kế toán tiêu thụ. Bộ phận kế toán tiêu thụ thanh toán và nhận các chứng từ thanh toán, viết hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho). Hóa đơn GTGT được lập làm 3 liên, sau đó kế toán trưởng ký duyệt hóa đơn và bộ phận kế toán tiêu thụ nhận lại hóa đơn đã ký duyệt đưa cho người mua ký(người mua được giữ liên 2, liên 1 được giữ ở bộ phận bán hàng, liên 3 dùng để thanh toán) Kế toán tiêu thụ thanh toán và ghi sổ, sau đó chuyển hóa đơn cho bộ phận kế toán thuế vào số liệu rồi chuyển cho các bộ phận kế toán liên quan, hóa đơn được lưu ở bộ phận kế toán bán hàng. + Đối với bán lẻ: Các cửa hàng lập bảng kê bán lẻ, chuẩn bị tiền và các chứng từ có liên quan đến bán hàng. Các cửa hàng nộp tiền cho thủ quỹ kèm theo bản kê bán lẻ. Thủ quỹ lập phiếu thu tiền, người nộp tiền ký vào phiếu thu và chuyển lại cho thủ quỹ. Thủ quỹ ghi sổ và chuyển phiếu thu , lập bảng kê doanh số bán hàng, hóa đơn bán lẻ rồi đưa cho kế toán trưởng ký duyệt, rồi chuyển hóa đơn cho bộ phận kế toán liên quan. Bộ phận kế toán tiêu thụ có nhiệm vụ lưu hóa đơn. 3.5. Kế toán phần hành mua hàng và công nợ phải trả 3.5.1. Đặc điểm: Hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho sản xuất- kinh doanh, quản lý của công ty là rất đa dạng, những mặt hàng này có thể là hàng nội địa hoặc hàng nhập khẩu. Công việc của kế toán phần hành này là: Đối với hàng mua khi có hóa đơn mua hàng chuyển về kế toán sẽ kiểm tra sau đó nhập số liệu vào Bảng kê hóa đơn dịch vụ mua vào cho từng tháng. Phân loại các hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho từng công trình, sản phẩm, xí nghiệp, hay cho quản lý công ty. Cuối tháng chuyển cho kế toán tổng hợp phân bổ chi phí để tính ra giá vốn hàng bán, lợi nhuận của công ty. Kế toán theo dõi công nợ phải trả: mở sổ chi tiết theo dõi tình hình công nợ phải trả từng nhà cung cấp. Thường xuyên cập nhật, sắp xếp các khoản nợ theo thời hạn thanh toán và tiến hành thanh toán các khoản nợ đến hạn phải trả. Cũng giống như phần hành tiền và phần hành bán hàng, cung cấp dịch vụ và công nợ phải thu, phần hành này cũng có 2 nhân viên kế toán phụ trách đó là kế toán thanh toán và kế toán tổng hợp. 3.5.2. Tài khoản sử dụng: - TK 152: Nguyên vật liệu (được chi tiết theo từng loại) Được chi tiết thành 2 TK: + TK 1521: Nguyên vật liệu chính + TK 1522: Nguyên vật liệu phụ - TK 153: Công cụ - dụng cụ (được chi tiết theo từng loại) - TK 156: Hàng hóa (được chi tiết theo từng loại) TK 331: Phải trả người bán (được chi tiết cho từng nhà cung cấp cụ thể) 3.5.3. Chứng từ và luân chuyển chứng từ: - Chứng từ sử dụng: + Chứng từ mua hàng: Phiếu mua hàng, Hoá đơn mua hàng, Hợp đồng kinh tế, phiếu thanh toán tạm ứng ... + Chứng từ liên quan đến công nợ phải trả: phiếu ghi nợ, có TK công nợ... - Trình tự luân chuyển chứng từ: Khi có nhu cầu về mua hàng hóa, cần lập phiếu yêu cầu phòng kinh doanh ký duyệt. Sau đó căn cứ vào phiếu yêu cầu hoặc kế khoạch mua hàng hóa, nhân viên phòng kinh doanh làm thủ tục để mua hàng hóa: thu thập báo giá, chọn và tính báo giá hợp lý nhất để trưởng phòng kinh doanh ký xác nhận quyết định mua hàng và phòng kinh doanh tiến hành lập hợp đồng để Giám đốc Công ty ký hợp đồng với người bán. Căn cứ vào hợp đồng đã ký, phòng kinh doanh thông báo về số lượng và thời hạn nhận hàng cho thủ kho. Hàng được người bán giao đến cho thủ kho hoặc được nhân viên phòng kinh doanh đưa về kho. Phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho thành 2 liên. Đại diện phòng kinh doanh của Công ty và người giao hàng (người bán hàng) cùng ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được chuyển một liên lên cho thủ kho, thủ kho nhập hàng và ghi số lượng thực nhập và ký vào phiếu nhập kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi số lượng hàng đã nhập kho vào thẻ kho (sổ kho). Người bán giao hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT cho nhân viên phòng kinh doanh của Công ty, đại diện của phòng ký vào hóa đơn mua hàng. Phiếu nhập kho được thủ kho chuyển cho kế toán hàng tồn kho, phiếu yêu cầu, hóa đơn và hợp dồng được phòng mua hàng chuyển cho kế toán hàng tồn kho. Sau đó kế toán hàng tồn kho chuyển bộ chứng từ gồm: phiếu yêu cầu, phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT cho bộ phận kế toán thanh toán và bộ phận kế toán có liên quan. Bộ phận kế toán có liên quan căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn GTGT để đối chiếu theo dõi. Khi mua và nhập hàng hóa phát hiện có sự khác biệt về số lượng, quy cách hay chất lượng giữa hóa đơn và thực tế hàng nhập thì ban kiểm ngiệm cần lập biên bản kiểm nghiệm làm 2 liên trong đó 1 liên được lưu ở phòng kinh doanh, liên còn lại chuyển đến cho kế toán hàng tồn kho. 3.5.4. Sổ sách sử dụng và trình tự ghi sổ: Sổ sách được sử dụng: Báo cáo hàng mua, báo cáo công nợ ... Trình tự ghi sổ kế toán: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN Phần hành kế toán mua hàng và công nợ phải trả Hóa đơn GTGT, HĐ mua hàng, HĐ giảm giá; Phiếu ghi Nợ, Có TK công nợ ... Nhật ký mua hàng Nhật ký chung Sổ (thẻ) chi tiết TK 151, 152, 141, 133, 331 ... Sổ cái TK 151, 152, 141, 133, 331 ... Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính MÁY TÍNH 3.5.5. Mô phỏng quá trình hạch toán thực tế tại công ty Nghiệp vụ mua nguyên vật liệu từ công ty Tiến Đạt ngày 17/10/2007 - Chứng từ ghi sổ: + Hóa đơn mua hàng số 0095963 ngày 16/10/2007 (kèm theo báo cáo) + Phiếu nhập hàng số 10/07-0084 ngày 17/10/2007 (kèm theo báo cáo) - Từ những chứng từ trên kế toán viên nhập số liệu vào phần mềm kế toán Effect, sau đó phần mềm sẽ tự động cập nhập số liệu vào các sổ có liên quan: + Sổ nhật ký chung (Mẫu S03a-DN) + Sổ Cái TK 331 (Mẫu S03b-DN) + Sổ Cái TK 1521 (Mẫu S03b-DN) + Sổ chi tiết TK 1521-thép CT3 (Mẫu S10-DN) + Sổ chi tiết TK 331- Công ty Tiến Đạt (Mẫu S31-DN) + Sổ theo dõi thuế GTGT ( Mẫu S61-DN) + Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại ( Mẫu S62-DN) - Từ số liệu những sổ này cuối năm sẽ được kế toán tổng hợp và lập báo cáo tài chính. 3.6. Các báo cáo tài chính trong Công ty Báo cáo tài chính của công ty gồm có 4 loại: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính 3.6.1. Bảng cân đối kế toán 3.6.1.1. Quy trình lập Bảng cân đối kế toán: - Mục đích của Bảng cân đối kế toán: Bảng cân đối kế toán là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quát toàn bộ giá trị tài sản hiện có và nguồn hình thành tài sản đó của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định. Số liệu trên Bảng cân đối kế toán cho biết toàn bộ giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp theo cơ cấu tài sản, nguồn vốn và cơ cấu nguồn vốn hình thành các tài sản đó. Căn cứ vào Bảng cân đối kế toán có thể nhận xét, đánh giá khái quát tình hình tài chính của doanh nghiệp. - Nguyên tắc lập và trình bày Bảng cân đối kế toán: Theo quy định tại Chuẩn mực kế toán số 21 “Trình bày báo cáo tài chính” , khi lập và trình bày Bảng cân đối kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc chung về lập và trình bày báo cáo tài chính. Ngoài ra, trên Bảng cân đối kế toán, các khoản mục Tài sản và Nợ phải trả phải được trình bày riêng biệt thành ngắn hạn và dài hạn tuỳ theo thời hạn của chu kỳ kinh doanh bình thường của doanh nghiệp. Đối với Công ty, là doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh là 12 tháng, thì Tài sản và Nợ phải trả được phân thành ngắn hạn và dài hạn theo chế độ kế toán áp dụng đã nêu ở trên. - Cơ sở lập Bảng cân đối kế toán: + Căn cứ vào sổ kế toán tổng hợp + Căn cứ vào sổ, thẻ kế toán chi tiết hoặc Bảng tổng hợp chi tiết + Căn cứ vào Bảng cân đối kế toán năm trước 3.6.1.2. Bảng cân đối kế toán năm 2007 (kèm theo báo cáo) 3.6.2. Báo cáo kết quả kinh doanh 3.6.2.1. Quy trình lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: - Nội dung và kết cấu báo cáo: Phản ánh tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm kết quả hoạt động kinh doanh và kết quả khac Báo cáo gồm 5 cột: + Cột 1: Các chỉ tiêu báo cáo + Cột 2: Mã số của các chỉ tiêu tương ứng + Cột 3: Số hiệu tương ứng với các chỉ tiêu của báo cáo này được thể hiện trên Bản thuyết minh báo cáo tài chính + Cột 4: Tổng số phát sinh trong kỳ báo cáo năm + Cột 5: Số liệu của năm trước (để so sánh) - Cơ sở lập báo cáo: + Căn cứ vào Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm trước + Căn cứ vào sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết trong kỳ 3.6.2.2. Báo cáo kết quả kinh doanh 2007 ( kem theo báo cáo) 3.6.3. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 3.6.3.1. Quy trình lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: - Nguyên tắc lập và trình bày Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Việc lập và trình bày Báo cáo lưu chuyển tiền tệ hàng năm tuân thủ các quy định của Chuẩn mực kế toán số 24 “Báo cáo lưu chuyển tiền tệ”. - Cơ sở lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Việc lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ được căn cứ vào: + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả kinh doanh + Bản thuyết minh báo cáo tài chính + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ kỳ trước + Các tài liệu kế toán khác như: Sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết các tài khoản “Tiền mặt”, “Tiền gửi ngân hàng”, “Tiền đang chuyển”, sổ tổng hợp và sổ kế toán chi tiết các tài khoản liên quan khác, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ và các tài liệu kế toán chi tiết khác… 3.6.3.2 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ năm 2007 ( kèm theo báo cáo) 3.6.4. Thuyết minh báo cáo tài chính. ***** PHẦN 3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MEINFA 1. Những ưu điểm Công tác kế toán của công ty được tổ chức khoa học, tương đối hoàn thiện và có nhiều ưu điểm cụ thể là: Bộ máy kế toán của công ty tổ chức hợp lý, hoạt động có nguyên tắc. Nhân viên kế toán nhiệt tình có trình độ học vấn cũng như trình độ nghiệp vụ cao yêu nghề, biết vận dụng linh hoạt hệ thống chuẩn mực kế toán mưói nên việc hạch toán được tiến hành nhanh gọn, chính xác đẩm bảo cung cấp thông tin đầy đủ kịp thời phục vụ cho công tác quản lý của doanh nghiệp. Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh và tổ chức hệ thống kinh doanh Công ty đã chọn hình thức bộ máy kế toán tập trung. Theo hình thức này toàn công ty chỉ lập một phòng tài chính duy nhất để thực hiện toàn bộ công tác kế toán, còn ở các bộ phận, không có bộ phận kế toán riêng. Hàng ngày toàn bộ chứng từ được chuyển về phòng tài chính của công ty để kiểm tra và ghi sổ. Hình thức tổ chức này tạo điều kiện thuận lợi cho kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán với hoạt động ở các bộ phận, phòng ban trong toàn công ty. Để phù hợp với điều kiện thực tế của công ty là quy mô kinh doanh vừa và nhỏ, nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối nhiều nên hình thức sổ kế toán phù hợp với công ty là hình thức nhật ký chung nhưng có cải tiến và được thực hiện trên hệ thống máy vi tính nối mạng trong toàn công ty dựa trên phần mềm kế toán EFFECT. Công việc hạch toán được tiến hành tự động qua hệ thống máy tính, đảm bảo nhanh chóng, chính xác. Việc đối chiếu được thực hiện thông qua cơ sở nối mạng, công ty ứng dụng phần mềm kế toán phù hợp trên máy vi tính, toàn bộ nhân viên phòng kế toán đều làm việc trên máy vi tính. Phần mềm kế toán này cho phép công ty thiết kế được một hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp và chi tiết khá đầy đủ. Hàng ngày bộ máy kế toán của công ty đã giải quyết nhanh chóng, chính xác và khoa học công việc hạch toán kế toán của công ty. Khâu tổ chức hạch toán ban đầu đều đáp ứng yêu cầu kinh tế và pháp lý. Các chứng từ bắt buộc (chứng từ theo luật định) đều được sử dụng theo đúng mẫu của Bộ tài chính, việc lập và ghi chép các yếu tố của chứng từ kế toán dầy đue, chính xác, đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán. Chứng từ được lưu trữ cẩn thận theo từng hợp đồng, khách hàng, thời hạn thanh toán, thuận lợi cho việc tìm kiếm, kiểm tra đối chiếu khi cần thiết. Trong công tác kế toán tổng hợp, các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng hoá, chi phí bán hàng… đều sử dụng đúng các tài khoản kế toán của hệ thống tài khoản kế toán và áp dụng theo đúng các chuẩn mực kế toán do Bộ tài chính ban hành. Phần kế toán chi tiết được thực hiện rõ ràng cụ thể đối với từng đối tượng khách hàng, từng loại hàng hoá đảm bảo phục vụ tốt và kịp thời theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. 2. Những tồn tại và nguyên nhân Bên cạnh những thành tựu mà hệ thống kế toán nói riêng và Công ty nói chung đã đạt được , vẫn tồn tại một số vấn đề chưa được hoàn thiện và đạt hiệu quả chưa cao, làm cho việc hạch toán trở nên phức tạp hơn: * Tính giá vốn hàng bán : Với công cụ tin học sẵn có việc sử dụng phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho để tính trị giá vốn ngay cho mỗi lần xuất hàng, phục vụ cho cung cấp thông tin hàng tồn kho kịp thời. Tuy nhiên công ty lại sử dụng phương pháp làm hạn chế tính kịp thời của thông tin hàng tồn kho và trị giá vốn hàng xuất kho đó là sử dụng phương pháp bình quân gia quyền (giá bình quân cả kỳ hạch toán) . Phương pháp này tuy cách tính toán đơn giản dễ dàng, có thể tính toán ngay được trị giá vốn hàng xuất kho cho từng lần xuất tuy nhiên sẽ không phản ánh được trường hợp giá cả hàng hoá biến động. * Thanh toán công nợ : Tình trạng chiếm dụng vốn do khách hàng nợ là một vấn đề nan giải cần phải quan tâm. Trong khi phải nợ một món tiền lớn thì công ty lại bị khách hàng chiếm dụng vốn (do chưa thu hồi được nợ). Mặt khác công ty không trích lập dự phòng phải thu khó đòi nên nhiều khi không lường được hết rủi ro trong kinh doanh. Điều này làm cho hiệu quả sử dụng vốn giảm, hiệu quả kinh doanh sẽ không cao. Sở dĩ có điều này là do việc bán hàng ở khâu bán buôn và bán dự án bao giờ cũng bán số lượng lớn, và khách hàng là khách hàng thân thiết nên việc thanh toán thường bị chậm. Điều này dẫn đến nhiều khi công nợ của khách hàng đã vượt mức dư nợ cho phép nhưng nhân viên bộ phận bán hàng vẫn tiếp tục cung cấp hàng cho khách. * Về phần mềm kế toán : Phần mềm EFFECT tuy là 1 phần mềm kế toán tốt, tuy nhiên phiên bản 2.0 hiện đang sử dụng tại công ty đã lạc hậu, không cập nhật được những chuẩn mực, quy định mới của nhà nước và hơn nữa một số công việc trong phiên bản cũ không được cung cấp vẫn phải làm bằng tay, khiến cho nguy cơ dẫn đến sai sót trong công việc kế toán tăng lên. 3. Giải pháp và kiến nghị * Về việc theo dõi công nợ đối với khách hàng Việc xử lý công nợ đối với khách hàng vốn là một vấn đề rất nhạy cảm đối với các doanh nghiệp vì nếu chính sách cho nợ của công ty tốt vừa có thể giữ được khách hàng vừa giúp nguồn vốn của công ty không bị chiếm dụng 1 cách bất hợp lý và ngược lại đối với 1 chính sách không đúng đắn. Để có thể đạt được hiệu quả mong muốn thì doanh nghiệp nên có 1 kế toán viên chuyên phụ trách vấn đề này, kế toán cần theo dõi tuổi nợ của từng khách hàng cũng như phân loại khách hàng nhằm đưa ra 1 chính sách hợp lý nhất nhằm mang lại cho công ty lợi ích tốt nhất. * Về việc tính giá vốn hàng bán Bên cạnh việc tính giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền, công ty cần xem xét tới việc duy trì việc tính giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước để có thể so sánh và phục vụ cho công tác quản trị nhằm đối phó kịp thời với những biến động về giá cả không có lợi cho công ty. * Về việc sử dụng phần mềm kế toán Phần mềm kế toán đã giúp ích rất nhiều cho công việc kế toán của công ty, tuy nhiên cần phải thường xuyên được cập nhật, nâng cấp nhằm có thể theo kịp với những chính sách của nhà nước và có thể thực hiện công việc 1 cách tốt hơn. KẾT LUẬN Được trực tiếp tìm hiểu và làm công việc kế toán tại một công ty là điều kiện tốt nhất để mỗi sinh viên áp dụng những kiến thức tích luỹ trong quá trình học tập ở nhà trường vào thực tiễn công việc. Sự kết hợp hài hoà giữa lý luận và thực tiễn giúp sinh viên hiểu sâu sắc hơn về nghiệp vụ, chuyên môn của mình. Thời gian đầu thực tập tại Công ty cổ phần MEINFA em đã được tìm hiểu một số vấn đề cơ bản lớn về công ty như tìm hiểu về lịch sử hình thành và phát triển của công ty, tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức bộ máy và tổ chức công tác kế toán để từ đó đưa ra những đánh giá kiến nghị về những vấn đề thuận lợi cũng như khó khăn chung. Giai đoạn đầu tạo tiền đề để em tiếp tục đi sâu vào chuyên đề thực tập trong giai đoạn tiếp theo là tìm hiểu về công tác kế toán trong công ty. Trong báo cáo này em đã cố gắng trình bày các vấn đề cơ bản đó bằng những kiến thức của mình về cả lý luận lẫn thực tiễn trong suốt quá trình học tập ở nhà trường và thực tập tại công ty. Với sự giúp đỡ nhiệt tình của Tiến sĩ Trần Nam Thanh và các anh chị trong phòng kế toán công ty, em đã có cơ hội được thực tập và làm công việc kế toán trong công ty. Lần thực tập này đã giúp em được áp dụng và hiểu thêm rất nhiều về những kiến thức đã được học và công việc thực tế như thế nào. Hai tháng thực tập ngắn ngủi những giúp em đỡ bỡ ngỡ khi ra trường vào năm sau, đặc biệt đối với một sinh viên kiểm toán. Em hi vọng sẽ có nhiều cơ hội hơn nữa để sinh viên chúng em được áp dụng những kiến thức thầy cô đã dạy vào công việc thực tế Tuy nhiên do hạn chế về mặt thời gian và sự hiểu biết nên bài viết sẽ không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, cũng như các cô chú trong công ty để báo cáo của mình được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo hướng dẫn của Tiến sĩ Trần Nam Thanh và các cô chú trong công ty cổ phần MEINFA đã giúp em hoàn thành báo cáo này. MỤC LỤC Trang