Báo cáo Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty thiết bị giáo dục 1

hục vụ cho công tác giảng dạy và học tập.Trong khi xã hội ngày càng phát triển, việc đầu tư giáo dục ngày càng được chú trọng, vì vậy nhu cầu về mặt hàng này ngày càng tăng lên cả về số lượng và mẫu mã, chủng loại.Do đó thị trường của công ty ngày càng rộng mở…Đây là những thuận lợi lớn của công ty mà không có một công ty ngoài quốc doanh nào có được. Từ chỗ được sự bảo trợ hoàn toàn của Bộ giáo dục chuyển sang chế độ hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính, Công ty cũng đã gặp rất nhiều khó khăn để làm quen với tình hình mới. Sự cạnh tranh mạnh mẽ của các thiết bị nhập khẩu từ nước ngoài và từ một số cơ sở sản xuất trong nước lại làm cho khó khăn của công ty thêm chồng chất. Nhận thức được những thuận lợi và khó khăn, Ban giám đốc công ty cùng với toàn bộ cán bộ công nhân viên của công ty đã nổ lực cố gắng để tận dụng những lợi thế vốn có, phát huy nội lực để vươn lên. Trong hơn mười năm qua, Công ty đã tạo được cho mình một chỗ đứng vững chắc trên thuong trường, mở rộng được quy moo sản xuất kinh doanh, cung cấp một khối lượng lớn thiết bị cho ngành giáo dục, góp phần quan trọng trong việc thúc đẩy nền giáo dục nước nhà phát triển, hoàn thành nghĩa vụ đóng góp vào Ngân sách Nhà nước. Với một thị trường tiêu thụ rộng lớn trên khắp toàn quốc, thực hiện nhiều chương trình, dự án cho Bộ giáo dục, công ty đã gặt hái được nhiều thành công đáng kể. Mặt khác việc thực hiện các chương trình hợp tác về giáo dục với nước bạn Lào bước đầu đã có những thành công mong muốn. Tỉ lệ lãi sau thuế trên doanh thu bán hàng không cao, nhưng nó vẫn tăng lên qua các năm, chứng tỏ hiệu quả kinh doanh của công ty ngày càng được cải thiện. Một số số liệu về tình hình hoạt động của công ty trong những năm gần đây: Biểu 1: Một số chỉ tiêu về kết quả hoạt động trong 4 năm gần đây ChØ tiªu\N¨m 2004 2005 2006 2007 Tæng doanh thu b¸n hµng ho¸ (VN§) 75.743.928.349 88.281.274.626 178.192.056.780 184.189.128.091 L·i sau thuÕ (VN§) 335.283.653 533.502.928 2.471.283.150 3.136.367.628 Tæng sè nép Ng©n s¸ch(VN§) 1.484.085.259 1.540.576.747 2.965.167.392 3.224.709.562 Sè lao ®éng b×nh qu©n(ng­êi) 320 389 485 510 TN b×nh qu©n 1 ng­êi (VN§/th¸ng) 934.000 1.098.330 1.245.000 1.344.000 TØ lÖ l·i thuÇn/doanh thu 0.0044 0,006 0,014 0,016 Tæng tµi s¶n 29.449.316.000 31.472.230.000 38.741.027.000 132.284.998.403 Nguån vèn chñ sì h÷u 13.737.183.000 14.499.567.000 14.783.759.000 20.205.629.590 Từ nguồn số liệu trên ta thấy: quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty tăng lên qua các năm, số lãi sau thuế cũng tăng lên, thu nhập bình quân của người lao động cũng được cải thiện. Đặc biệt do có cuộc cải cách giáo dục trên toàn quốc nên nhu cầu về thiết bị cũng tăng lên rất mạnh. Do đó doanh thu của công ty cũng có sự tăng lên đột biến. Cùng với sự tăng lên của quy mô sản xuất, số lượng lao động cũng tăng lên tương ứng.Và qua bảng trên ta thấy thu nhập bình quân của người lao động cũng tăng lên đều đặn. Đời sống của người lao động ngày càng tốt lên. Những điều đó chứng tỏ công ty đã có những chiến lược sản xuất và kinh doanh hiệu quả, biết tổ chức điều hành và sắp xếp các nguồn lực sẵn có và cả nguồn lực tận dụng của những nguồn bên ngoài. Đã đưa công ty lên làm ăn ngày càng có lãi. 1.6. Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới Công ty cổ phần thiết bị giáo dục 1, tiền thân là một đơn vị trực thuộc Nhà nước,được Nhà nước bao cấp toàn bộ các điều kiện cơ sở vật chất. Từ ngày 15/08/2007 công ty chuyển đổi thành công ty cổ phần, mọi hoạt động của công ty đều phải thông qua Hội đồng cổ đông.Tất cả các khoản lỗ, lãi đều được chia đều cho tất cả các thành viên góp vốn. Chính vì thế, trong thời gian tới Công ty đã có nhiều phương hướng phát triển, nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh - Sản xuất và cung ứng( kể cả nhập khẩu) đồ dung dạy học, các thiết bị nhà trường nhằm đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập trong nhà trường. - Tổ chức tiếp nhận, lưu thông, phân phối các loại thiết bị, vật tư chuyên dùng trong ngành theo chỉ tiêu kế hoạch của Bộ và Nhà nước giao, cũng như các hàng viện trợ của các tổ chức trong và ngoài nước. - Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng, triển khai công nghệ, đưa nhanh các tiến bộ khoa học kỹ thuật và sản xuất, tổ chức thực hiện các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực thiết bị giáo dục. - Tổ chức thực hiện các dự án thuộc chương trình, mục tiêu của ngành, các dự án hợp tác đầu tư trong và ngoài nước. Tư vấn, tham mưu cho Bộ về kế hoạc đầu tư ngắn hạn, về trang thiết bị giáo dục phục vụ ngành và các chủ trương biện pháp thực hiện. PHẦN II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY THIẾT BỊ GIÁO DỤC 1 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty Với mô hình tổ chức sản xuất, quản lý khá phức tạp như trên, để có thể theo dõi cập nhật thông tin kế toán đầy đủ, chính xác, kịp thời là một việc làm rất phức tạp, đòi hỏi phải có sự phân công nhiệm vụ cụ thể, phối hợp giữa các phần hành kế toán một cách nhịp nhàng, tỉ mỉ. Chính vì vậy, công tác kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung- phân tán, cụ thể: Tại phòng tài chính kế toán của công ty: Có nhiêm vụ thu thập, cập nhật thông tin kế toán phát sinh hàng ngày. Thông tin kế toán được phân theo 2 luồng chính: + Thông tin về các khoản thanh toán, vốn bằng tiền, và công nợ phát sinh bằng tiền về nhập xuất vật tư thành phẩm cả ở công ty và các xưởng + Thông tin về tiêu thụ thành phẩm hàng ngày Tùy theo nhiệm vụ cụ thể mà kế toán có nhiệm vụ thu thập và xử lý thông tin theo phần việc của mình Các trung tâm đều có bộ máy kế toán riêng, hạch toán đầy đủ chi phí, doanh thu và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Định kỳ và cuối năm kế toán các trung tâm lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh của các trung tâm gửi về phòng tài chính- kế toán của công ty. Phòng tài chính- kế toán của công ty có nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc và theo dõi tình hình hạch toán kế toán của trung tâm để đảm bảo số liệu báo cáo chính xác, kịp thời và đầy đủ. Các xưởng không có kế toán riêng mà chỉ có một nhân viên kinh tế. Những nhân viên này có nhiệm vụ thu thập, phân loại, và xử lý chứng từ về vật tư, lao động và tiền lương, sản phẩm hoàn thành nhập kho. Trên cơ sở chứng từ đã phân loại, lập các phiếu tính giá thành phân xưởng và lập bảng kê kèm cá chứng từ gốc để định kỳ gửi về phòng tài chính- kế toán của công ty. Tại phòng tài chinh- kế toán của công ty, nhân viên kế toán được phân công sẽ thực hiện các phần hành kế toán cụ thể. KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP Kế toán các trung tâm Thủ quỹ Nhân viên kinh tế xưởng Kế toán vật tư và TSCĐ Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán Kế toán CPSX và tính giá thành Kế toán hàng hóa, thành phẩm và tiêu thụ S¬ ®å 5: S¬ ®å tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n *.Nhiệm vụ của các nhân viên phòng tài chính- kế toán của công ty Phòng tài chính- kế toán của công ty gồm 9 người. Nhiệm vụ của từng nhân viên như sau: - Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và các cơ quan chức năng về công tác tài chính- kế toán của công ty. Đồng thời thực hiện chức năng kế toán công nợ kết hợp khi đi công tác các đơn vị, thực hiện kế toán thanh toán với ngân sách. - Kế toán tổng hợp: Thực hiện phần hành công tác kế toán tổng hợp của công ty. Đồng thời chịu trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc công tác kế toán của các trung tâm, chịu trách nhiệm về số liệu Báo cáo kế toán cùng kế toán trưởng. Kế toán tổng hợp cũng kiêm kế toán lao động tiền lương. - Hai kế toán thức hiện phần hành kế toán hàng hóa của công ty. Theo dõi, đối chiếu tình hình nhập- xuất- tồn kho sản phẩm, thường xuyên và định kỳ đối chiếu với thủ kho. Đồng thời thực hiện kế toán bán hàng, theo dõi doanh thu của công ty và doanh thu của các trung tâm theo định kỳ hàng tháng, cung cấp thông tin cho kế toán tổng hợp. - Một thủ quỹ: Quản lý tiền mặt của công ty, tiến hành thu chi tiền mặt, cùng kế toán tiền mặt theo dõi các khoản thu- chi- tồn quỹ tiền mặt. - Hai kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi, hạch toán chi tiết các khoản thanh toán với khách hàng, các khoản vay ngân hàng, giao dịch với ngân hàng về các khoản bảo lãnh đấu thầu cũng như các khoản phát sinh thường xuyên khác, cung cấp thông tin cho kế toán tổng hợp - Một kế toán giá thành: Theo dõi nhập kho thành phẩm của các xưởng sản xuất theo đơn đặt hàng của công ty, viết phiếu nhập kho chuyển cho kế toán kho. Đồng thời, thực hiện phần hành kế toán tài sản cố định, chịu trách nhiệm cung cấp thông tin kịp thời cho kế toán tổng hợp. - Một kế toán viên thực hiện công việc viết hóa đơn bán hàng kiêm theo dõi các khoản bán hàng thu tiền ngay ở cơ sở. Hàng ngày chuyển hóa đơn cho kế toán kho vào sổ và đối chiếu với thủ quỹ về khoản bán hàng thu tiền ngay. 2. 2. Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán của công ty 2.2.1. Các chính sách kế toán tại công ty Báo cáo tài chính của công ty được lập theo nguyên tắc giá gốc và phù hợp với Chuẩn mực kế toán Việt Nam, Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo quyết định 1141-TC/CĐCT ngày 01/11/1995, chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2002 và hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ báo cáo tài chính tại Thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002, thông tư 105/2003/TT-BTC ngày 04/11/2003 của Bộ tài chính và thông tư 23/2005/TT-BTC ngày 30/03/2005 của Bộ tài chính. Công ty đang sử dụng phần mềm Fast Accounting để ghi chép các nghiệp vụ, duy trì số dư tài khoản và chuẩn bị các báo cáo tài chính. Các nhân viên kế toán đều được trang bị máy tính và các máy được kết nối với nhau. Một niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N. Công ty lựa chọn phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên. 2.2.2. Các chứng từ kế toán trong công ty Có thể phân chia chứng từ kế toán sử dụng tại công ty làm hai loại: - Chứng từ của công ty: Là các chứng từ do Công ty lập để giải quyết quan hệ nội bộ trong công ty và cả những quan hệ kinh tế bên ngoài như: Phiếu xuất vật tư cho sản xuất, Bảng thanh toán lương, Phiếu nhập kho thành phẩm, Hóa đơn bán hàng… - Chứng từ ngoại lai: Là các chứng từ được lập ở các đơn vị khác và gửi tới công ty, như: Hóa đơn bán hàng (do nhà cung cấp lập), giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng… Luân chuyển chứng từ: Chứng từ phát sinh hàng ngày như Phiếu thu, Phiếu chi do kế toán thanh toán lập theo đề nghi thu, chi có ký duyệt của thủ trưởng và kế toán trưởng, lập thành 2 hoặc 3 liên: + Liên 1: lưu tại quyển + Liên 2(có phần chứng từ gốc) chuyển cho người nhận và nộp tiền ký, thủ quỹ vào sổ và lưu. Phiếu nhập kho có 2 loại. Một loại dùng để nhập kho thành phẩm do các bộ phận sản xuất của công ty sản xuất ra, còn một loại dùng để nhập kho hàng hóa do công ty mua về. - Phiếu nhập kho hàng hóa do phòng kế hoạch kinh doanh lập làm 3 liên. + Liên 1: lưu phòng kinh doanh + Liên 2: kèm theo hóa đơn đỏ của bên bán làm chứng từ thanh toán với phòng kế toán + Liên 3: do thủ kho lưu giữ làm căn cứ ghi thẻ kho - Phiếu nhập kho thành phẩm do các bộ phận sản xuất lập khi sản phẩm hoàn thành, nhập kho. Phiếu này được lập thành 3 liên + Liên 1: do bộ phận sản xuất giữ + Liên 2: gửi lên phòng kế toán + Liên 3: do thủ kho lưu giữ làm căn cứ ghi thẻ kho Hóa đơn bán hàng của công ty là hóa đơn GTGT 3 liên do cục thuế phat hành. Hóa đơn GTGT do phong kinh doanh lập theo đơn đặt hàng của khách hàng hoặc theo thỏa thuận của phòng kinh doanh với khách hàng. Gồm 3 liên: + Liên 1: lưu tại phòng kinh doanh + Liên 2: do người mua giữ + Liên 3: giao cho thủ kho xuất hàng, vào sổ. Cuối ngày chuyển cho phòng kế toán vào sổ và lưu giữ. Các chứng từ về nghiệp vụ thu chi tiền mặt và chuyển khoản phát sinh hàng ngày được kế toán thanh toán tập hợp, vào sổ sau đó chuyển chứng từ tiền mặt cho thủ quỹ vào sổ, lưu giữ, còn chứng từ ngân hàng do kế toán thanh toán giữ. Các chứng từ nhập, xuất vật tư và bảng kê tính giá thành vật tư, sản phẩm do các nhân viên phân xưởng gửi lên, được kế toán tính giá thành vào sổ và do kế toán giá thành lưu giữ. Các chứng từ phản ánh nghiệp vụ tiêu thụ phát sinh hàng ngày nhận được từ phòng kho chuyển lên sẽ do kế toán tiêu thụ vào sổ và lưu giữ. Định kỳ kế toán đối chiếu với thủ kho về số lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn kho. Các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ về tiền lương của bộ phận hành chính do kế toán tổng hợp tập hợp, lưu giữ. Còn lương ở bộ phận sản xuất do các phân xưởng tự hạch toán và lưu giữ sau đó báo cáo lên kế toán tổng hợp. 2.2.3. Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán tại công ty Công ty đã bắt đầu từng bước áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC nhưng về cơ bản vẫn áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐCT. Tuy nhiên, công ty đã vận dụng chế độ kế toán phù hợp với loại hình kinh doanh của công ty. Đồng thời do chủng loại hàng hóa đa dạng, phong phú, Công ty lại có mối quan hệ với nhiều khách hàng, ngân hàng…nên khi sử dụng tài khoản hạch toán, Công ty đã chi tiết hóa thành nhiều tài khoản cấp 2, cấp 3 để thuận tiện cho việc quản lý đối tượng hạch toán. Cụ thể: TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được chi tiết ra: * TK 5111- Doanh thu bán hàng hóa, sản phẩm. TK này lại được chi tiết thành: + TK 511100:Doanh thu bán hàng hóa không chịu thuế GTGT + TK 511105:Doanh thu bán hàng hóa chịu thuế 5% + TK 511110:Doanh thu bán hàng hóa chịu thuế 10% * TK 5112- Doanh thu cho thuê nhà,cửa hàng * TK 5113- Doanh thu ủy thác nhập khẩu * TK 5114- Doanh thu cho thuê dây chuyền * TK 5115- Doanh thu khác Bên cạnh đó, công ty không sử dụng tài khoản 1562 để theo dõi và phân bổ chi phí mua hàng như trong chế độ kế toán. Chúng ta sẽ thấy rõ hơn về việc vận dụng tài khoản kế toán trong khi phân tích quy trình tổ chức một số phần hành chủ yếu của công ty. 2.2.4. Hệ thống sổ kế toán của công ty Công ty chủ yếu sử dụng các loại sổ tổng hợp, sổ chi tiết sau: + Sổ tổng hợp, sổ chi tiết các tài khoản + Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết tiền vay + Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán + Sổ chi tiết vật tư, thành phẩm, hàng hóa,bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn + Sổ tài sản cố định + Thẻ tính giá thành ( Các biểu sổ trình bày trong phần phụ lục) Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh cũng như trình độ và khả năng của đội ngũ kế toán, Công ty Cổ phần thiết bị giáo dục 1 áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Hàng ngày, kế toán căn cứ vào những chứng từ kế toán gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, phân loại, tổng hợp được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy trên màn hình nhập liệu của phần mềm kế toán Fast. Với chương trình phần mềm kế toán đã cài đặt, khi có lệnh chương trình tự động chạy và cho phép kết xuất, in ra các Sổ cái, Sổ chi tiết và Chứng từ ghi sổ và báo cáo kế toán tương ứng…Cuối tháng ( hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào) kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ ( cộng sổ ) và lập Báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Kế toán trưởng có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với Báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm các sổ cái và các sổ chi tiết sẽ được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Sơ đồ tổ chức các phân hệ trong phần mềm kế toán FAST Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Sổ kế toán - Sổ cái - Sổ chi tiết Báo cáo tài chính Phần mềm kế toán Fast Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty Cổ phần thiết bị giáo dục 1 T Ổ N G H Ợ P Mua hàng và phải trả Hóa đơn bán hàng và chứng từ phải thu khác Vốn bằng tiền Phiếu thu, Phiếu chi, báo có, báo nợ Bán hàng và phải thu Phiếu nhập mua và chứng từ phải trả khác Hàng tồn kho Phiếu nhập, phiếu xuất, điều chuyển Chi phí và giá thành Bảng tính giá thành Tài sản cố định Thể tài sản cố định Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Báo cáo bán hàng, sổ chi tiết công nợ Báo cáo mua hàng, sổ chi tiết công nợ Thẻ kho, xuất nhập tồn… Thẻ TSCĐ, bảng tính KH Các báo cáo tài chính Báo cáo thuế Sổ chi tiết TK Sổ cái TK Chứng từ ghi sổ Báo cáo chi phí và giá thành 2.2.5. Hệ thống báo cáo kế toán của công ty Công ty cổ phần thiết bị giáo dục 1 tổ chức báo cáo theo đúng chế độ hiện hành. * Các báo cáo do Nhà nước quy định: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính. (Mẫu các báo cáo trình bày trong phần phụ lục) * Công ty không sử dụng các báo cáo nội bộ như: Báo cáo quản trị, Các báo cáo bộ phận. Kỳ báo cáo thường là 1 năm. Định kỳ công ty phải gửi những báo cáo này đến Bộ giáo dục và đào tạo, Bộ tài chính, Cục thuế thành phố Hà Nội. Tổng cục thống kê, Ngân hàng công thương Đống Đa. 2.3. Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán ở công ty 2.3.1. Kế toán thành phẩm Công ty cổ phần thiết bị giáo dục 1 là doanh nghiệp sản xuất và cung ứng trang thiết bị dạy và học cho toàn bộ hệ thống các trường học trong cả nước. Do đó, thành phẩm của công ty thường có số lượng lớn và đa dạng về chủng loại. Mật độ nhập xuất thành phẩm của công ty cũng khá cao và thường với số lượng lớn, đặc biệt là những thành phẩm có giá trị nhỏ. Vì vậy, để có thể quản lý tốt thành phẩm đòi hỏi công ty phải có những biện pháp sắp xếp, phân loại một cách rõ ràng cả trong kho và trên sổ sách kế toán. Thủ kho có trách nhiệm bảo quản thành phẩm cả về mặt chất lượng cũng như số lượng từ khi thành phẩm được chứng nhận là nhập vào kho (nhờ phiếu nhập kho thành phẩm) và xuất khỏi kho (nhờ hóa đơn giá trị gia tăng). Do thành phẩm của công ty rất đa dạng và có số lượng nhập, xuất lớn nên việc quản lý thành phẩm tại kho rất dễ bị nhầm lẫn và sai sót. Để quản lý tốt thành phẩm trong kho thì thủ kho phải giám sát chặt chẽ quá trình nhập, xuất và phải ghi thẻ kho kịp thời. Thủ kho có trách nhiệm báo cáo số liệu về nhập- xuất- tồn thành phẩm cho phòng kinh doanh và đến cuối kỳ đối chiếu số liệu với phòng kế toán. Nhân viên kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm của phòng kế toán chịu trách nhiệm theo dõi thành phẩm cả về số lượng và giá trị thông qua hệ thống sổ chi tiết và tổng hợp, dưới sự trợ giúp của máy vi tính. Cuối mỗi kỳ, kế toán về thành phẩm có trách nhiệm đối chiếu số liệu về chỉ tiêu số lượng thành phẩm với bộ phận kho và đối chiếu chỉ tiêu giá trị thành phẩm nhập- xuất- tồn giữa sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. Để đánh giá thành phẩm xuất kho, công ty sử dụng phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ. Tuy nhiên, kỳ tính lại là một năm, do đó công việc đối chiếu giữa kho và kế toán và các nghiệp vụ xác định kết quả đều dồn vào lúc quyết toán tức là đầu kỳ kế toán sau. Các chứng từ sử dụng: (*) Phiếu nhập kho thành phẩm: Phiếu nhập kho thành phẩm là chứng từ chứng minh một loại thành phẩm đã được nhập vào kho Thành phẩm sau khi được sản xuất ra thì được nhập vào kho thành phẩm. Phụ trách sản xuất ở các phân xưởng lập phiếu nhập kho thành phẩm. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Liên 1: lưu tại bộ phận sản xuất Liên 2: lưu tại kho để ghi vào thẻ kho Liên 3: chuyển cho phòng kế toán ghi sổ Biểu 2: Mẫu phiếu nhập kho như sau: Ví dụ: ngày 10/07/2007 xưởng mô hình sinh vật nhập kho thành phẩm, phiếu nhập kho được lập như sau: Công ty cổ phần thiết bị giáo dục 1 Mẫu số 01- VT Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 10 tháng 07 năm 2007 Họ tên người giao hàng: Xưởng mô hình sinh vật Theo…số…ngày…tháng…năm…của… Nhập tại kho: giáp Bát STT Tên, nhãn hiệu,quy cách,phẩm chất vật tư(sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Mô hình con ếch MS0074 Cái 2407 2407 235.000 565.645.000 Cộng tiền hàng : 565.645.000 Số tiền bằng chữ: Năm trăm sáu lăm triệu sáu trăm bốn lăm nghìn đồng Nhập ngày 10 tháng 07 năm 2007 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng ( ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (*) Thẻ kho: Mọi biến động nhập- xuất của thành phẩm đều được theo dõi trên thẻ kho. Thẻ kho được thủ kho mở riêng cho từng loại thành phẩm, và dùng để theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn kh của thành phẩm về mặt số lượng. Mẫu thẻ kho như sau: Ví dụ: Thẻ kho được lập cho thành phẩm: mô hình con ếch( mã số MS7004) trong năm 2007 Biểu 3: Thẻ kho Kho KH02 kho giáp Bát Vật tư: MS7004 Mô hình con ếch- cái Từ ngày 01/01/2007 đến ngày 31/12/2007 Tồn đầu( ngày 01/01/2007): 1507 Chứng từ Diễn giải Sl nhập Sl xuất Tồn kho NT Số 15/01 165 Xưởng mô hình sinh vật nhập thành phẩm 150 1657 20/03 8639 Bán học cụ,khách khác 1 1656 21/05 9175 Bán học cụ, Cty STB Thanh Hóa 650 1006 10/09 180 Xưởng mô hình sinh vật nhập thành phẩm 2.407 3413 07/10 8275 Bán học cụ, khách khác 450 2963 02/12 81427 Bán học cụ, Cty STB Lai Châu 40 2923 ... ...... Cộng cuối kỳ 2557 1141. 2923 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán trưởng Người lập biểu Cuối năm, thủ kho đối chiếu thẻ kho với sổ kế toán chi tiết thành phẩm ở phòng kế toán và tổng hợp các số liệu về nhập- xuất- tồn thành phẩm báo cáo lên phòng kinh doanh. (*) Sổ chi tiết thành phẩm Biểu 4: Sổ chi tiết vật tư Từ ngày 01/01/2007 đến ngày 31/1/2007 Kho KH02- Kho giáp bát Vật tư: mô hình con ếch MS 7004 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Sl nhập Sl xuất Đơn giá Thành tiền NT SH Tồn đầu 1.507 235.364 354.693.548 PS tăng trong kỳ 2.786 235000 654.710.000 PS giảm trong kỳ 3.731 235.128 877.262.568 Tồn cuối 562 235.128 132.140.980 03/01 8639 Bán học cụ, khách khác 632 1 235.128 235.128 10/01 180 Xưởng mô hình sinh vật nhập thành phẩm 15408 2.407 235.000 565.645.000 12/01 81427 Bán học cụ,công ty STB Lai Châu 632 40 235.128 9.405.120 19/01 83058 Bán học cụ,sở GD-ĐT Hà Tĩnh 632 208 235.128 48.906.624 Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn BiÓu sè 5 Từ ngày 01/01/2007đến ngày 31/12/2007 Kho KH02- Kho giáp bát Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thµnh tiÒn SL Thµnh tiÒn .... ....... ....... .......... ....... ..... ....... .......... ...... ..... ....... THM2007 Bộ ca và chai 1 lít Bộ 118 1.298.000 15.000 166.500.000 15.062 167.173.138 56 624.862 ... ....... .... ..... ...... ........ ...... ... ........ ....... ........ THM2005 Thước đo độ dài dây mm,cm Bộ 1.062 26.528.760 15.490 387.338.000 12.592 314.850.368 3.960 99.016.392 .... ......... ...... ..... ..... ..... ..... .... ..... .... ...... MS7004 Mô hình con ếch cái 1.507 354.693.548 2.786 654.710.000 3.731 877.262.568 562 132.140.980 .... .. .. ... ... ..... ..... .... ... ... .... Tổng cộng 19.767.849.307 148.058.064.070 158.026.453.110 9.799.460.267 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán trưởng Người lập biểu Tài khoản sử dụng Công ty sử dụng tài khoản 156 để hạch toán thành phẩm. Công ty không chi tiết cho tài khoản này. Quá trình ghi sổ Công ty cổ phần thiết bị giáo dục 1 sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết thành phẩm (*) Tại kho: Mọi biến động nhập- xuất- tồn thành phẩm đều được theo dõi trên thẻ kho. Hàng ngày, khi nhận được phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, thủ kho kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của các chứng từ này và tiến hành nhaaph, xuất kho thành phẩm, ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các chứng từ. Căn cứ vào những số liệu trên các chứng từ, thủ kho ghi vào thẻ kho. Mỗi nghiệp vụ nhập, xuất được ghi vào một dòng trên thẻ kho. Số tồn kho thành phẩm sau mỗi nghiệp vụ được kế toán tính và ghi luôn vào thẻ kho. Thẻ kho thành phẩm được kế toán lập để theo dõi thành phẩm trong thời gian một kỳ kế toán, tức một năm. (*) Tại phòng kế toán: Việc hạch toán thành phẩm tại phòng kế toán do kế toán phụ trách về thành phẩm và tiêu thụ thực hiện. dô công ty sử dụng kế toán máy nên công việc của các kế toán viên được giảm đi đáng kể. hàng ngày,kế toán nhập các thông tin trên phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT vào máy và máy sẽ tự động ghi vào các sổ chi tiết thành phẩm, và cuối kỳ, máy sẽ tự tổng hợp và đưa ra bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn. Từ các phiếu nhập kho, hóa đơn mua hàng kế toán nhập số liệu vào màn hình. Màn hình nhập liệu bao gồm các yếu tố: Mã khách: nhập địa chỉ của khách hàng Địa chỉ: nhập số thứ tự của phiếu nhập kho Diễn giải: nhập lý do Số chứng từ: nhập theo số thứ tự của phiếu nhập Ngày/ tháng: nhập kho Tk nợ 155 Tk có 154 Do công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất kho là phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên thành phẩm trong năm chỉ được theo dõi về mặt số lượng, còn chỉ tiêu giá trị đến cuối năm mới tính và kiểm tra được. 2.3.2. Kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh 2.3.2.1. Các phương thức tiêu thụ thành phẩm ở công ty Hiện nay, phương thức bán hàng của công ty là xuất trực tiếp tại kho cho khách hàng hoặc giao hàng theo hợp đồng và khách hàng trả tiền ngay hoặc chấp nhận thanh toán. Tuy nhiên, trong quá trình hạch toán thì kế toán không phân biệt hai phương thức tiêu thụ này mà đều phản ánh trên sổ sách kế toán theo phương thức tiêu thụ trực tiếp qua kho, công ty không sử dụng tài khoản 157 trong trường hợp chuyển hàng theo hợp đồng. 2.3.2.2. Kế toán doanh thu bán hàng Công tác tiêu thụ ở công ty cổ phần Thiết bị giáo dục 1 diễn ra quanh năm, vào khoảng đầu năm học của các trường học lượng tiêu thụ là nhiều nhất. Một nghiệp vụ bán hàng phát sinh được minh chứng bởi hóa đơn bán giá trị gia tăng, và chứng từ quan trọng này là căn cứ để kế toán hạch toán doanh thu bán hàng. Doanh thu từ việc bán hàng được theo dõi trên tài khoản 5111-Doanh thu bán hàng hóa, sản phẩm. Và tài khoản này được chi tiết theo thuế suất thuế giá trị gia tăng mà hàng hóa, sản phẩm bán ra phải chịu (như phần tổ chức tài khoản). Tuy nhiên, công ty không theo dõi phân biệt doanh thu từ bán hàng hóa và từ bán thành phẩm tất cả đều sử dụng TK 156. (*) Quy trình kế toán doanh thu: Khách hàng có nhu cầu mua hàng đến công ty nộp phiếu đề nghị mua hàng cho phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh tiến hành xác định số tồn kho thực tế có đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng không, nếu đủ thì phòng kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho giao cho khách hàng mang đến phòng tài vụ làm thủ tục lập hóa đơn GTGT. Ví dụ: Đây là danh mục hàng hóa, sản phẩm của công ty: (*) Chiết khấu thương mại: Công ty quy định số chiết khấu cho khách hàng theo sự chỉ đạo của Bộ giáo dục và đào tạo và được bộ tài chính thông qua. Số tiền chiết khấu của tất cả các loại hàng hóa trên cùng một hóa đơn được tính một lần và được cập nhật vào máy như một mặt hàng nhưng số tiền ghi âm. Do đó, tổng cộng số tiền trên hóa đơn khi cập nhật vào máy là tổng doanh thu bán hàng trừ đi chiết khấu. Tùy từng khách hàng cụ thể mà phòng kinh doanh có thể cho khách hàng hưởng một khoản chiết khấu khác nhau. Ví dụ: các khách hàng ở vùng cao, vùng sâu như Yên Bái, Lai Châu…thì cho hưởng mức chiết khấu là 24%, những khách hàng quen mà không thuộc diện trên thì cho hưởng mức chiết khấu là 16%... Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: + Liên 1( màu đen): Lưu + Liên 2(màu đỏ): Giao khách hàng + Liên 3(màu xanh): chuyển thủ kho ghi sổ, sau đó chuyển lên phòng kế toán. Biểu 6: Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng Ví dụ: Ngày 02/12/2007 công ty bán mô hình con ếch (mã số: MS7004) cho công ty sách và thiết bị trường học Lai Châu, hóa đơn GTGT được lập: Ho¸ ®¬n(GTGT) MÉu sè 01GTKT-3LL Liªn 3 : Néi bé EX/2005 Ngµy 02 th¸ng 12 n¨m 2007 0092450 Hä tªn ng­êi mua hµng: NguyÔn Anh Tµi §¬n vÞ : C«ng ty S¸ch vµ ThiÕt bÞ Tr­êng häc Lai Ch©u §Þa chØ: .................................Sè tµi kho¶n............... H×nh thøc thanh to¸n : TiÒn mÆt Sè TT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn 1 M« h×nh con Õch C¸i 40 315.000 12.600.000 CK 24% 3.024.000 Céng tiÒn hµng : 9.120.000 ThuÕ suÊt GTGT: 5% TiÒn thuÕ GTGT 456.000 Tæng céng tiÒn thanh to¸n: 9.576.000 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷:(B¶y triÖu s¸u tr¨m s¸u m­¬i ngµn t¸m tr¨m ®ång ch½n) Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (ký, hä tªn) (ký, hä tªn) (ký, hä tªn) Khi nhận được hóa đơn, kế toán cập nhật vào phần hành bán hàng của phần mềm Fast. Những thông tin được cập nhật vào phần hành này sẽ được chuyển sang phần hành khác như phải thu khách hàng, vật tư, tiền mặt và tiền gửi ngân hàng (nếu thanh toán ngay). Sau khi nhập xong các yếu tố trên màn hình nhập liệu, ấn nút Lưu để lưu dữ liệu vào máy. Ví dụ: Ta có màn hình cập nhật hóa đơn bán hàng Do công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên kế toán lúc này không cập nhật đơn giá vốn mà đến lúc tính đơn giá bình quân cả kỳ thì máy sẽ tự động cập nhật giá vốn cho hàng bán ra trong kỳ. Cuối kỳ, sau khi chạy đơn giá trung bình hàng năm, thì máy sẽ tự ghi giá vốn cho tất cả hàng hóa bán ra. Để tính kết quả kinh doanh trong kỳ, kế toán chỉ cần liệt kê bút toán kết chuyển trong phần hành tổng hợp, máy sẽ tự tổng hợp các phát sinh của tài khoản 511 và kết chuyển doanh thu sang tài khoản 911- xác định kết quả. Công ty không theo dõi chi tiết doanh thu mà chỉ theo dõi trên sổ tổng hợp, sổ tổng hợp doanh thu bán hàng là sổ chi tiết tài khoản 511100, 511105, 511110. Ngoài ra công ty còn có bảng kê chứng từ hàng hóa bán ra. Để đối chiếu sổ chi tiết các tài khoản kế toán kích chuột vào mục tổng hợp trên màn hình của phần mềm Fast, vào ô :”báo cáo theo hình thức ghi sổ” sau đó đưa tài khoản cần xem, cần đối chiếu vào. Nếu muốn in kế toán chỉ cần nhấn vào F7- lệch in sẽ được thực hiện ngay Mẫu Bảng kê chứng từ cho hàng hóa bán ra chịu thuế suất 5% ( biểu số 7), sổ chi tiết tài khoản 511105 (biếu số 8) 2.3.2.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu của công ty chỉ có hai khoản đó là hàng bán bị trả lại và chiết khấu thương mại (không có giảm giá hàng bán) - Chiết khấu thương mại: như đã nêu ở phần trên - Hàng bán bị trả lại: Phòng tài vụ căn cứ vào biên bản kiểm kê và hóa đơn GTGT của hàng bán tương ứng với hàng bán bị trả lại để lập hóa đơn GTGT cho số hàng bán bị trả lại. Quy cách lập hóa đơn này tương tự như lập hóa đơn bán hàng nhưng số tiền trên hóa đơn ghi giá trị âm. Kế toán căn cứ vào hóa đơn cập nhật vào phân hệ bán hàng tương tự như cập nhật một hóa đơn bán hàng bình thường nhưng ghi âm số tiền. Việc ghi giảm giá vốn của hàng bán bị trả lại, đến cuối kỳ khi phần mềm chạy xong đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ của từng loại hàng hóa, máy tự hạch toán giá vốn hàng bán cho số hàng bị trả lại và cũng được ghi âm tương tự như ghi nhận doanh thu Ví dụ: Ngày 08/12/2007 công ty sách và thiết bị trường học Thái Nguyên trả lại 42 bộ nhạc cụ gõ (mã số TM 2013). Hóa đơn giá trị gia tăng được lập như sau: Biểu 9: Mẫu hóa đơn GTGT ghi hàng bán bị trả lại: Ho¸ ®¬n(GTGT) MÉu sè 01GTKT-3LL Liªn 3: Néi bé EX/2005B Ngµy 08 th¸ng 12 n¨m 2007 0092519 Hä tªn ng­êi mua hµng: Hµ V¨n Th¶o §¬n vÞ : C«ng ty S¸ch vµ ThiÕt bÞ Tr­êng häc Th¸i Nguyªn §Þa chØ: .................................Sè tµi kho¶n............... H×nh thøc thanh to¸n : TiÒn mÆt Sè TT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn §iÒu chØnh gi¶m ë ho¸ ®¬n 81442 ngµy 02/12/2005 Lý do Tr¶ l¹i hµng b¸n 1 Bé nh¹c cô gâ Bé 42 30.450 1.278.900 CK 18% 230.202 Céng tiÒn hµng : 998.760 ThuÕ suÊt GTGT: 5% TiÒn thuÕ GTGT: 49.938 Tæng céng tiÒn thanh to¸n (ghi gi¶m tiÒn): 1.048.698 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷:(Mét triÖu kh«ng tr¨m bèn t¸m ngµn s¸u tr¨m chÝn t¸m ®ång) Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (ký, hä tªn) (ký, hä tªn) (ký, hä tªn) Kế toán cập nhật hóa đơn này vào máy cũng tương tự như khi cập nhật hóa đơn GTGT khi bán, nhưng ghi âm số tiền. Còn việc ghi giảm giá vốn thì được máy tự hạch toán vào cuối kỳ khi tính đơn giá bình quân thành phẩm xuất kho và cũng được ghi âm tương tự như ghi nhận doanh thu. 2.3.2.4. Kế toán giá vốn hàng bán Công ty sử dụng tài khoản 632 để hạch toán giá vốn hàng bán. Tài khoản này không được chi tiết thành các tiểu khoản. Giá vốn hàng bán được xác định theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, kỳ tính đơn giá bình quân lại là một năm. Do đó, cuối kỳ người ta mới tính được giá vốn của hàng bán ra, trong kỳ chỉ theo dõi hàng bán ra về mặt số lượng. Vì thế, thời điểm quyết toán năm là thời điểm vô cùng bận rộn của phòng kế toán. Những thành phẩm xuất kho dùng để biếu tặng, giới thiệu sản phẩm không được công ty phản ánh giá vốn mà phản ánh thẳng vào chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng. Khi chạy xong đơn giá bình quân thì sổ chi tiết tài khoản 632 cũng được máy hoàn tất. Để theo dõi giá vốn hàng bán, công ty sử dụng sổ chi tiết tài khoản 632 Mẫu sổ chi tiết tài khoản 632- Biểu số 10 2.3.2.5. Kế toán thanh toán với khách hàng (*) Đối với trường hợp bán hàng thu tiền ngay Sau khi khách hàng đồng ý mua hàng trả tiền ngay, phòng kinh doanh lập hóa GTGT đưa cho khách hàng một liên để gặp kế toán thanh toán. Nếu thanh toán bằng tiền mặt thì chứng từ ban đầu mà kế toán lập đó là Phiếu thu. Phiếu thu lập thành 3 liên, giao cho khách hàng một liên, hai liên lưu tại phòng kế toán để ghi sổ và quản lý. Nếu khách hàng thanh toán bằng séc thì chứng từ ban đầu là bảng kê nộp séc. Khi công ty thu được séc, phải nộp vào ngân hàng mà công ty mở tài khoản (Ngân hàng công thương Đống Đa), chậm nhất là 10 ngày sau khi nhận séc. Bảng kê nộp séc được lập thành 2 liên, một liên lưu tại công ty, một liên do ngân hàng giữ. Khi ngân hàng nhận được tiền chuyển vào tài khoản của công ty, ngân hàng sẽ gửi giấy báo có về công ty. Phiếu thu và giấy báo có được kế toán thanh toán cập nhật vào máy tính ở phân hệ Tiền mặt- Ngân hàng. Nếu khách hàng thanh toán bằng ủy nhiệm chi, ngân hàng mà công ty mở tài khoản khi đã nhận tiền của ngân hàng bên mua chuyển đến sẽ gửi ủy nhiệm chi về công ty. Công ty nhận được ủy nhiệm chi chứng tỏ ngân hàng đã nhận được tiền. (*) Đối với khách hàng mua theo phương thức trả chậm Công ty sử dụng tài khoản 131 để theo dõi các khoản phải thu của khách hàng. Phần mềm Fast cho phép quản lý khách hàng bằng cách mã hóa cho từng đối tượng khách hàng. Hiện nay, công ty mã hóa khách hàng theo từng tỉnh, ứng với từng tỉnh có một mã khác nhau. Ví dụ: Bắc Giang, Bắc Ninh, Cao Bằng, Hưng Yên, Hà Nội…là các mã 171. 161, 111, 131, 081…và tên mã là MN nều là người mua và NB nếu là người bán. Khi kế toán thành phẩm và tiêu thụ cập nhật hóa đơn GTGT thì đồng thời cập nhật các thông tin về khách hàng và khoản nợ của họ, những thông tin này sẽ chuyển sang phân hệ phải thu, và máy sẽ ghi sổ chi tiết, tổng hợp của tài khoản phải thu khách hàng. Mặc dù, công ty có các khoản nợ của khách hàng đã quá 2 năm không đòi được và có khoản có khả năng không đòi được nhưng công ty không lập dự phòng phải thu khó đòi. Mẫu sổ chi tiết công nợ khách hàng ( biểu số 11) và sổ chi tiết tài khoản 131 ( biểu số 12) 2.3.2.6. Kế toán thuế GTGT đầu ra Công ty cổ phần thiết bị giáo dục 1 áp dụng phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ. Hàng hóa, thành phẩm của công ty bán ra chịu thuế suất thuế GTGT là 5%, 10% và không chịu thuế GTGT. Để theo dõi thuế GTGT đầu ra, công ty sử dụng tài khoản 3331- Thuế GTGT phải nộp. Tài khoản này được chi tiết như sau: - TK 33311: Thuế GTGT đầu ra phải nộp – 5% - TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp - TK 33314: Thuế GTGT đầu ra phải nộp – 10% Khi kế toán thành phẩm và tiêu thụ cập nhật hóa đơn GTGT thì các số liệu về thuế sẽ được máy ghi vào các tài khoản chi tiết tương ứng. Tuy kết quả kinh doanh thì mỗi năm tính một lần nhưng thuế thì phải tính hàng tháng và phải nộp đúng hạn cho mỗi tháng. Công ty không xuất khẩu nên không có hàng hóa bán ra chịu thuế suất thuế GTGT 0%, nhưng lại có hàng không chịu thuế GTGT (hàng của phòng dự án). Cập nhật thuế GTGT đầu ra của một hóa đơn bán hàng tương tự như cập nhật chiết khấu thương mại. Tức là thuế giá trị gia tăng cũng được cập nhật như một mặt hàng nhưng số tiền thuế lại ghi âm trên cột thành tiền của các mặt hàng bán ra. Thuế GTGT đầu ra của thành phẩm bán ra được theo dõi trên sổ chi tiết tài khoản 33311, 33314 tương ứng với từng mức thuế suất 5%, 10%. Sau đó, sẽ được tổng hợp vào tài khoản 3331- Thuế GTGT phải nộp. Tài khoản thuế GTGT được tính số dư hàng tháng dựa vào những thông tin thuế GTGT đầu ra trên sổ chi tiết tài khoản 33311, 33314 và chi tiết tài khoản 511100, 511105, 511110 kế toán điền vào tờ khai thuế GTGT. Tờ khai thuế GTGT được lập mỗi tháng một lần. Biểu 13: Tê khai thuÕ GTGT Th¸ng 12 n¨m 2007 ( Dïng cho c¬ së tÝnh thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ ) Tªn c¬ së: C«ng ty ThiÕt bÞ Gi¸o dôc I M· sè thuÕ: 01 00108293 §Þa chØ : 18/30 Tạ Quang Bửu- Hai Bà Trưng- Hà Nội TT ChØ tiªu kª khai Doanh sè ch­a thuÕ ThuÕ GTGT 1 Hµng ho¸ dÞch vô b¸n ra 63.735.502.458 3.175.499.159 2 Hµng ho¸ dÞch vô chÞu thuÕ GTGT 59.322.912.941 3.175.49.159 a Häc cô phßng dù ¸n 3.846.975.017 - b Hµng ho¸ dÞch vô thuÕ suÊt 5% 55.190.496.511 2.762.857.574 c Hµng hãa dÞch vô thuÕ suÊt 10% 4.132.416.430 412.641.585 d Hµng ho¸ dÞch vô thuÕ suÊt 20% 3 Hµng ho¸ dÞch vô mua vµo 34.391.000.711 2.082.515.840 4 ThuÕ GTGT cña hµng ho¸ dÞch vô mua vµo 2.082.515.840 5 ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ 2.082.515.840 6 ThuÕ GTGT ph¶i nép (+) hoÆc ®­îc tho¸i (-) trong kú 1.092.983.319 7 ThuÕ GTGT kú tr­íc chuyÓn qua 504.724.591 a Nép thiÕu b Nép thõa hoÆc ch­a ®­îc khÊu trõ 362.646.712 8 ThuÕ GTGT ph¶i nép trong th¸ng 9 ThuÕ GTGT ®· ®­îc hoµn tr¶ trong kú 10 ThuÕ GTGT ph¶i nép th¸ng nµy 1.597.707.910 2.3.2.7. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Những chi phí này được phản ánh trên chứng từ gốc như phiếu chi, phiếu xuất kho vật liệu, bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…Từ những chứng từ gốc này, kế toán lập bảng phân bổ lương và bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảng phân bổ nguyên liệu…phân bổ chi phí cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp. Những chi phí liên quan đến chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp nếu là phiếu chi tiền mặt hay chứng từ ngân hàng thì do kế toán thanh toán cập nhật vào máy tính. Nếu liên quan đến thành phẩm, hàng hóa thì do kế toán thành phẩm và tiêu thụ cập nhật, còn các chứng từ khác thì do kế toán tổng hợp phụ trách. Kế toán tổng hợp cũng chịu trách nhiệm hạch toán hai loại chi phí này để tính kết quả sản xuất kinh doanh. (*) Công ty sử dụng tài khoản 641- Chi phí bán hàng để phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ Tài khoản này được chi tiết như sau: - TK 6411- Chi phí bán hàng thiết bị giáo dục - TK 6412- Chi phí bảo hành, vận chuyển, lắp đặt - TK 6413- Chi phí bán hàng khác (*) Công ty sử dụng tài khoản 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp để phản ánh chi phí phục vụ cho việc quản lý doanh nghiệp trong kỳ. Công ty chi tiết tài khoản này như sau: - TK 6421- Chi phí nhân công gián tiếp - TK 6422- Chi phí vật liệu - TK 6423- Chi phí đò dùng văn phòng - TK 6424- Chi phí khấu hao tài sản cố định - TK 6425- Thuế, phí và lệ phí - TK 6426- Chi phí dự phòng - TK 6427- Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6429- Chi phí khác bằng tiền Để theo dõi chi phí bán hàng kế toán sử dụng các sổ chi tiết tài khoản 6411, 6412, 6413 Kế toán sử dụng các sổ chi tiết tài khoản 6421,…6429 để theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp (Biểu 14, 15) 2.3.2.8. Kế toán xác định kết quả kinh doanh Việc xác định kết quả tiêu thụ do kế toán tổng hợp phụ trách. Do công ty vừa tiêu thụ hàng hóa vừa tiêu thụ thành phẩm và chủng loại hàng hóa, thành phẩm rất đa dạng nên công ty không tính kết quả tiêu thụ cho từng loại mà tính chung cho cả hàng hóa và thành phẩm. Việc hạch toán kết quả tiêu thụ hoàn toàn thực hiện bằng máy. Kế toán chỉ cần liệt kê các bút toán kết chuyển, máy sẽ tự kết chuyển các chi phí, doanh thu để tính kết quả tiêu thụ. Thông tin về các khoản doanh thu, chi phí sẽ được lấy từ các sổ chi tiết tài khoản doanh thu, chi phí ở các phần hành liên quan. Kết chuyển TK 511 sang TK 911 Kết chuyển TK 632 sang TK 911 Kết chuyển TK 641, 642 sang TK 911 Các thông tin này sẽ được tự động ghi vào sổ tổng hợp tài khoản 911- Xác định kết quả kinh doanh, và máy cũng sẽ tự động đưa ra báo cáo kết quả kinh doanh. Mẫu sổ tổng hợp tài khoản 911- Biểu 16 Mẫu sổ báo cáo kết quả kinh doanh- Biểu 17 2.3.3. Các báo cáo tài chính của công ty Cuối mỗi năm tài chính công ty phải trình các báo cáo tài chính lên cho ban lãnh đạo và công khai các thông tin tài chính ra bên ngoài. Hệ thống báo cáo của công ty chỉ bao gồm các báo cáo tài chính gồm: Báo cáo kết quả kinh doanh, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính. Công ty không sử dụng các báo cáo quản trị, báo cáo nội bộ. Do công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast nên việc lập báo cáo tài chính được máy tính tự động cập nhật. Ở mỗi phần hành các kế toán viên cập nhật các số liệu vào máy, máy tính sẽ tự đưa ra các sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Cuối kỳ kế toán dựa vào các sổ, máy tính sẽ tiếp tục tự tổng hợp và lập các báo cáo tài chính cho công ty. PHÂN III ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY THIẾT BỊ GIÁO DỤC 1 Sau một thời gian kiến tập tại công ty, mặc dù có nhiều hạn chế về thời gian và trình độ nghiệp song dưới góc độ là một sinh viên kiến tập em xim đưa ra một số nhân xét, ý kiến, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại công ty. 3.1. Những ưu điểm đạt được Cũng như mọi doanh nghiệp khác, công ty cổ phần thiết bị giáo dục 1 bước vào nền kinh tế thị trường với nhiều khó khăn, thách thức. từ chỗ được Nhà nước bảo trợ gần như hoàn toàn đến chỗ tự hạch toán, tự mình cạnh tranh trên thương trường là một việc mà không phải doanh nghiệp nào cũng làm được. Tuy nhiên, công ty đã biết phát huy những thế mạnh sẵn có của mình và tìm được chỗ đứng của mình trong môi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, trở thành một địa chỉ cung cấp thiết bị giáo dục tin cậy của hầu hết các đơn vị của ngành giáo dục trong cả nước. Phòng kế toán, là một bộ phận quan trọng của công ty, cũng đang từng bước phát triển, hoàn thiện cùng với sự lớn mạnh của công ty và luôn là một công cụ đắc lực của các nhà quản lý. Trong những năm vừa qua, phòng kế toán về cơ bản đã hoàn thành tốt nhiệm vụ phản ánh hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp thông tin cho lãnh đạo, cho các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Công ty đã tổ chức công tác hạch toán kế toán phù hợp với năng lực hiện có cũng như trình độ của nhân viên kế toán của công ty dực trên chế độ tài chính kế toán do Bộ tài chính ban hành cũng như quy mô, tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh thực tế. Hoạt động của công ty đa dạng, vừa có cả bộ phận hạch toán độc lập, vừa có cả các phân xưởng sản xuất hạch toán phụ thuộc nên việc ghi chép, phản ánh được đủ các hoạt động của công ty rất vất vả và mất nhiều thời gian. Với khối lượng công việc này, 9 người đảm đương là rất vất vả. Nhưng do có sự phối hợp hoạt động hợp lý, thường xuyên liên tục và có sự trợ giúp của hệ thống máy tính, phần mềm kế toán nên công việc của phòng nói chung là hoàn thành tốt. Một thành công của phòng kế toán trong những năm gần đây là ứng dụng tốt phần mềm kế toán Fast Accounting vào công việc của mình, giảm khối lượng công việc đáng kể và tăng độ chính xác trong tính toán. Nó còn giúp cho việc nhập số liệu kế toán, các khâu cộng sổ. chuyển sổ được giảm bớt. Số liệu kế toán sổ chi tiết với sổ tổng hợp luôn đảm bảo được đối chiếu đúng khớp, sổ sách kế toán luôn được rõ ràng, sạch đẹp. Thêm vào đó các máy tính trong phòng kế toán được nối mạng với nhau làm tăng hiệu quả của công tác kế toán tránh được việc nhập dữ liệu trùng lặp giữa các phần hành kế toán. Có được điều này là nhờ đội ngũ kế toán của công ty được đào tạo tốt (các kế toán viên đều có trình độ đại học) và có khả năng tiếp nhận cái mới. Công ty đã lựa chọn hình thức ghi sổ là Chứng từ ghi sổ là phù hợp với quy mô vừa của công ty và việc dùng kế toán máy. Các chứng từ ban đầu được ghi chếp một cách chặt chẽ, và được bảo quản đúng quy định. Hệ thống tài khoản nói chung được sử dụng khá hợp lý, mặc dù còn có những tài khoản dùng không đúng chế độ. Việc hạch toán ở các phần hành nhìn chung là đúng chế độ, phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Các báo cáo tài chính được lập và gửi lên lãnh đạo và các cấp có thẩm quyền đầy đủ. 3.2. Những hạn chế Mặc dù về cơ bản hệ thống hạch toán kế toán của công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình nhưng nó không thể tránh khỏi những sai sót 3.2.1. Về hình thức ghi sổ: Công ty đã sử dụng phương pháp chứng từ ghi sổ nhưng không lập chứng từ ghi sổ cho tất cả các nghiệp vụ phát sinh mà chỉ lập cho một số nghiệp vụ nhất định. Như thế thì công ty sẽ không thể kiểm soát được các nghiệp vụ xảy ra thông qua chứng từ ghi sổ. Một thiếu sót nữa của công ty đó là không lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Như vậy kế toán sẽ không theo dõi được các nghiệp vụ theo trình tự thời gian phát sinh. 3.2.2. Về sử dụng tài khoản: Việc sử dụng hệ thống tài khoản còn một số điểm chưa đúng cới quy định của chế độ kế toán. Thứ nhất, công ty đã sử dụng tài khoản 156 để phản ánh thành phẩm tồn kho. Như vậy, cả hàng hóa mua về và thành phẩm nhập kho đều được phản ánh trong cùng một tài khoản. Trước hết, việc sử dụng tài khoản như vậy là rất sai chế độ kế toán đã ban hành. Và việc này cũng gây khó khăn trong việc quản lý thành phẩm và hàng hóa, người ta khó có thể theo dõi phân biệt được tình hình nhập, xuất, tồn của hàng hóa và thành phẩm trên sổ tổng hợp. Trong hạch toán thuế GTGT thì tài khoản thuế GTGT đầu ra 3331 công ty cũng chi tiết không đúng chế độ. Mặt nữa, công ty sử dụng tài khoản 6111 để ghi nhận chi phí mua hàng hóa phát sinh trong kỳ, trong khi đó thì chế độ quy định là TK1562. 3.2.3. Về kế toán chi tiết doanh thu Công ty đã không hạch toán chi tiết doanh thu bán thành phẩm. Hạch toán chi tiết doanh thu theo từng loại hàng hóa giúp cho ta biết được rõ ràng tình hình tiêu thụ từng loại hàng hóa như thế nào, doanh thu bao nhiêu, giá vốn bao nhiêu, từ đó có các chính sách tiêu thụ cho phù hợp. 3.2.4. Các khoản giảm trừ doanh thu Về các khoản giảm trừ doanh thu (chiết khấu thương mại và hàng bán bị trả lại), công ty đã không theo dõi các khoản này trên hệ thống sổ sách và tài khoản kế toán, mà đã giảm trừ doanh thu ngay khi phát sinh nghiệp vụ. Theo chế độ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành thì chiết khấu thương mại và hàng bán bị trả lại phải được theo dõi bởi hai tài khoản 521- Chiết khấu thương mại và tài khoản 531- Hàng bán bị trả lại. 3.2.5. Về báo cáo tài chính Công ty chưa có hệ thống thông tin tài chính và phân tích tình hình tài chính phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp. Ban lãnh đạo hàng năm cũng chỉ nhận được những báo cáo về tình hình tài chính như các cơ quan bên ngoài. 3.3. Một số ý kiến đề xuất Để hoàn thiện hơn công tác kế toán của công ty, em xin nêu ra một số giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại trên. 3.3.1. Về việc sử dụng phương pháp đánh giá thành phẩm xuất kho Với sự trợ giúp của máy vi tính công ty có thể sử dụng phương pháp tính giá xuất kho là phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập. Theo phương pháp này thì công ty sẽ tính được đơn giá xuất ngay sau mỗi lần nhập thành phẩm vào kho. Công ty có thể theo dõi được giá trị hàng xuất bất cứ lúc nào. Việc đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp có thể là hàng tháng để giảm bớt công việc dồn vào cuối năm. Cũng để giảm bớt khối lượng công việc dồn vào cuối năm và tăng độ chính xác cho việc ghi sổ thành phẩm, công ty nên hàng tháng đối chiếu giữa kho và kế toán, giữa bảng kê chứng từ và các chứng từ phát sinh trong tháng, nếu có sự chênh lệch thì sữa chữa kịp thời và việc phát hiện sai sót sẽ dễ dàng hơn. 3.3.2. Về việc sử dụng tài khoản Trước hết, công ty phải sử dụng tài khoản 155 để hạch toán thành phẩm chứ không được sử dụng tài khoản 156 như hiện nay. Do thành phẩm của công ty rất nhiều chủng loại và được nhập từ nhiều phân xưởng khác nhau, nên để tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý thành phẩm công ty nên chi tiết tài khoản 155 theo các phân xưởng sản xuất. Với tài khoản 3331 không được chi tiết thành các tiểu khoản như trên, nếu công ty muốn phản ánh thuế GTGT đầu ra chi tiết theo các mức thuế suất thì phải chi tiết tài khoản 33311- Thuế GTGT đầu ra như sau (không sử dụng tài khoản 33314) TK 333111- Thuế GTGT 5% TK 333112- Thuế GTGT 10% Cuối cùng công ty nên hạch toán chi phí thu mua hàng hóa vào tài khoản 1562 đúng như chế độ quy định. 3.3.3. Về hạch toán chi tiết doanh thu Như đã nói hạch toán chi tiết doanh thu là thực sự cần thiết nhưng việc hạch toán theo từng mặt hàng là không thể được vì công ty có quá nhiều chủng loại hàng hóa khác nhau và với số lượng lớn. Tuy nhiên công ty có thể chi tiết theo nhóm hàng hóa thành phẩm. Ví dụ như phân nhóm theo các đối tượng sử dụng như thiết bị giáo dục cho lớp 1, 2, 3… Ví dụ: Với nhóm hàng lớp 7, công ty có thể lập sổ chi tiết doanh thu như sau ( xem biểu số 19) 3.3.4. Về hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu Công ty nên theo dõi riêng các khoản chiết khấu thương mại cho khách hàng hưởng và hàng bán bị trả lại, không nên trừ thẳng vào doanh thu như từ trước đến nay đã từng làm. 3.3.5. Về các khoản phải thu khó đòi Nếu công ty có những khoản nợ lâu mà không đòi được hoặc thấy khách hàng không có khả năng trả nợ thì công ty nên lập dự phòng phải thu khó đòi ( theo thông tư 13 ngày 27/02/2006) Tài khoản sử dụng là tài khoản 139 Dự phòng phải thu khó đòi. 3.3.6. Về việc lập các báo cáo kế toán Hiện nay công ty chỉ có các báo cáo tài chính, còn các báo cáo lưu hành nội bộ thì công ty chưa sử dụng. Điều này sẽ gây nhiều khó khăn cho công tác quản lý của ban lãnh đạo. không nắm bắt được bộ phận nào làm ăn hiệu quả, bộ phận nào gây ra lỗ cho công ty. Chính vì vậy, công ty nên tổ chức việc lập các báo cáo nội bộ như: báo cáo quản trị, báo cáo bộ phận…