Báo cáo Thực trạng tổ chức Hành chính văn phòng tại công ty Tự động hoá cơ khí và môi trường AMECO

Mục lục Lời mở đầu 2 Nội dung 3 I - Khái quát về sự hình thành và phát triển của công ty Tự động hóa cơ khí và môi trường (AMECO). 3 1.Khái quát chung về công ty AMECO. 3 2.Chức năng nhiệm vụ của công ty AMECO. 4 3.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty AMECO. 5 4.Tình hình sản xuất tại công ty AMECO 7 5.Phương hướng phát triển của công ty AMECO. 8 II - Thực trạng tổ chức Hành chính văn phòng tại công ty Tự động hoá cơ khí và môi trường AMECO. 9 1.Chức năng nhiệm vụ của văn phòng tại công ty AMECO. 9 2.Cơ cấu tổ chức của văn phòng tại công ty AMECO 10 3.Các công tác hành chính văn phòng tại công ty AMECO. 11 a.Công tác tham mưu tổng hợp. 11 b.Công tác văn thư lưu trữ. 11 c.Công tác thu thập và xử lý thông tin. 12 d.Công tác giao tiếp. 12 e.Công tác hậu cần . 12 III - Một số nhận xét và kiến nghị về công tác Hành chính Văn phòng tại công ty AMECO. 13 1.Đánh giá chung. 13 2.Một số kiến nghị . 13 Kết luận 16 Tài liệu tham khảo 17 Lời mở đầu Có thể nói sự chuyển đổi của nền kinh tế nước ta từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập chung sang nền kinh tế thị trường đã tác động sâu sắc đến hoạt động của các đơn vị kinh tế cơ sở . Trong một thời gian ngắn các đơn vị tổ chức kinh tế hoạt động kinh doanh với nhiều quy mô khác nhau đã đạt được những thành tựu lớn vượt trội, chiếm lĩnh thị trường không những trong nước mà còn vươn ra quốc tế. Công ty tự động hoá cơ khí và môi trường(AMECO) là một trong những doanh nghiệp trẻ ra đời không nằm ngoài mục tiêu, tự chủ, độc lập, tự chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ, góp phần vào xây dựng nền kinh tế vững mạnh. Được sự nhất trí của nhà trường em đã chọn công ty Tự động hoá cơ khí và môi trường (AMECO) là nơi thực tập . Trong thời gian này em đã hoàn thành báo cáo tổng quát . Báo cáo gồm 3 phần : Phần I : Khái quát về sự hình thành và phát triển của công ty tự động hoá cơ khí và môi trờng (AMECO). Phần II : Thực trạng tổ chức Hành chính văn phòng tại công ty Tự động hoá cơ khí và môi trường AMECO. Phần III : Một số nhận xét và kiến nghị về công tác hành chính văn phòng tại công ty AMECO. Với thời gian và trình độ còn hạn chế .Vậy em mong nhận được sự tham gia đóng góp ý kiến của các thầy cô. Qua bài viết này em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo hướng dẫn và các anh chị tại công ty AMECO đã giúp đỡ em hoàn thành báo cáo này. I. Khái quát về sự hình thành và phát triển của công ty Tự động hoá cơ khí và môi trường (AMECO). 1. Khái quát chung về Công ty Tự động hoá cơ khí và môi trường (AMECO) - Tên của công ty :Công ty TNHH Tự động hoá, cơ khí và môi trường . - Tên giao dịch đối ngoại : The Automation Mechanics and Environment Company Ltd. - Tên viết tắt : AMECO. - Trụ sở Công ty : Số 2, Lô A Thanh Nhàn, đường Trần Khát Chân, Phường Thanh Nhàn - Quận Hai Bà Trưng- Thành Phố Hà nội. - Điên thoại : 84-4-9714877 Fax : 84-4-9714869 - Giấy phép thành lập : Số 3709 GP/TLDN do UBND Thành phố Hà nội cấp ngày 02/10/1998. - Số đăng ký kinh doanh : Số 043764 cấp ngày 7/10/1998. - Vốn điều lệ : 1.200.000.000. - Thời gian hoạt động : 35 năm - Mã số thuế : 010077 5593-1 - Tài khoản: 43111.02.00217 Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (TECHCOM BANK) - Giấy phép nhập khẩu trực tiếp số :3104 AMECO là công ty TNHH hai thành viên.Các thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn đã cam kết góp vào công ty. Công ty không được phát hành cổ phiếu, có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Công ty AMECO là đại lý phân phối sản phẩm cho các tập đoàn và các hãng sản xuất thiết bị ,công nghệ tiên tiến trên thế giới như Mỹ, Pháp, Nhật, Israel... Là một công ty thương mại ,dịch vụ nên AMECO có một quy trình kinh doanh đặc thù. Hầu hết hàng hoá của công ty được nhập chủ yếu từ nước ngoài và một phần ở trong nước với hàng trăm mặt hàng khác nhau. Hàng hoá chủ yếu là các máy móc thiết bị về tự động hoá với công nghệ mới và hiện đại .Do đó việc kinh doanh các mặt hàng này mang tính độc quyền cao trong nước. Hàng hoá của công ty có thời gian sử dụng lâu dài, tồn kho lâu không sợ bị hỏng. Đây cũng là một trong những thuận lợi cho công ty trong thời gian đầu thâm nhập và làm quen thị trường . *Về cơ sở vật chất của công ty gồm có : - Trụ sở chính : Số 2, Lô A Thanh Nhàn, Đường Trần Khát Chân, Hà nội . Điện thoại : (04) 971 4877 ; Fax : (04) 971 4869 - Trung tâm Dịch vụ và tích hợp hệ thống : Số 8 Ngõ 31 Phố Phương Liệt, Thanh Xuân, Hà Nội Điện thoại : (04) 868 7104 ; Fax (04) 868 7589 - Hệ thống các đại lý bán hàng : Đại lý bán hàng tại các tỉnh và các thành phố lớn trong toàn quốc như : Thành phố Hà nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Thành phố Đà Nẵng . *Về nhân sự : Tổng số nhân viên : 35 người + Cử nhân : 8 người . + Kỹ Sư : 27 người . AMECO có một nguồn nhân lực tương đối tốt và ổn định .(85% tổng số nhân viên đạt trình độ đại học và trên đại học ), có kinh nghiệm thâm niên trong công việc. Họ làm việc năng động, nhiệt tình, và được đào tạo chính quy từ các trường đại học kỹ thuật với nhiều chuyên nghành khác nhau như ngành cơ khí chế tạo máy, tự động hoá, điện tử viễn thông, nhiệt điện lạnh ôtô máy kéo ..., các trường khối kinh tế như : Đại học Ngoại thương, Đại học Tài chính Kế toán ,Đại học ngoại ngữ, Đại học Bách khoa, Đại học Kinh tế Quốc dân..... *Về trang thiết bị : AMECO luôn tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho cán bộ công nhân viên của mình với các trang thiết bị hiện đại như : - Hệ thống máy vi tính : Tất cả các máy tính tại công ty đều có cấu hình cao với màn hình tinh thể lỏng của hãng COMPACT, kết nối mạng INTERNET sử dụng đường truyền tốc độ cao ADSL rất thuận tiện cho khai thác ,quản lý thông tin từ đối tác cũng như các khách hàng. - Bàn ghế xoay nhiều tư thế phù hợp với kiểu văn phòng nhỏ gọn, máy điều hoà nhiệt độ HITACHI, bền, tốt tạo không khí làm việc thoải mái cho cán bộ công nhân viên trong những điều kiện thời tiết khắc nghiệt. - Đồ dùng cho văn phòng đạt yêu cầu. Máy Fax, máy Potocopy, máy in Laser của hang CANON. Điện thoại di động, máy tính xách tay hiện đại của hãng NOKIA, SONY ERISSON,…. Ngoài ra,công ty cung đã mạnh dạn đầu tư, mua sắm nhiều phương tiện sang trọng,hiên đại như xe TOYOTA ARTIS, FORD MONDEO phục vụ cho việc đi lại của Giám đốc cũng như các cán bộ quan trọng khác trong công ty . Tất cả các trang thiết bị kể trên đã hỗ trợ đắc lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt trong các hoạt động văn phòng của doanh nghiệp. 2. Chức năng nhiệm vụ của công ty AMECO. AMECO là nhà tích hợp hệ thống, cung cấp các giải pháp kỹ thuật cho khách hàng trong lĩnh vực Tự động hoá,cơ khí và môi trường . Cùng sự hợp tác của đội ngũ các chuyên gia đầu ngành trong nước và các chuyên gia của các hãng nước ngoài đầy kinh nghiệm trong các lĩnh vực hoạt động như SIEMENS của Đức, METTER TORODOL của Mỹ …công ty AMECO có thể tiến hành dịch vụ tư vấn về công nghệ, giải pháp kỹ thuật đồng bộ (từ khâu lập dự toán ,đầu tư, mua sắm, đến vận hành các thiết bị máy móc), tư vấn xây dựng dự án, thành lập và nâng cấp các dây chuyền sản xuất, các phòng thí nghiệm trong lĩnh vực liên quan cho khách hàng là các nhà máy công nghiệp, các cơ sở nghiên cứu và đào tạo. Với khả năng như vậy công ty AMECO đã cung cấp được rất nhiều loại máy móc, thiết bị tiên tiến phù hợp với thị trường trong nước đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao trong công cuộc hiện đại hoá công nghiệp hoá của nước ta. Tuy mới được thành lập và hoạt động trong một khoảng thời gian không lâu nhưng hàng hoá và dịch vụ mà công ty cung cấp chiếm lĩnh được thị trường không những ở trong nước (Hà nội ,Hải phòng,thành phố Hồ Chí Minh ,Thái Nguyên ,Đà nẵng ) mà còn vươn ra quốc tế (Lào ,Campuchia…) 3.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty AMECO. Để quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp đều phải tổ chức bộ máy hoạt động riêng cho mình . Công ty AMECO là một công ty TNHH có con dấu riêng ,có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của pháp luật Việt Nam . Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình “trực tuyến chức năng” nghĩa là người lãnh đạo doanh nghiệp được sự giúp sức của tập thể lãnh đạo để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định đối với cấp dưới. Người lãnh đạo doanh nghiệp chịu trách nhiệm về mọi lĩnh vực hoạt động và toàn quyền quyết định. Trong phạm vi doanh nghiệp việc truyền lệnh, ra các quyết định, chỉ thị vẫn theo tuyến đã quy định. Tuy nhiên mô hình trên luôn được lãnh đạo công ty vận dụng linh hoạt không cứng nhắc để có thể chủ động hơn trong điều hành công việc và phát huy được trí tuệ và năng lực của đội ngũ chuyên gia của nhiều bộ phận chức năng nhằm nghiên cứu xây dựng dự án, phương án, chiến lược hay chương trình cho từng lĩnh vực cụ thể. Bộ máy công ty AMECO được tổ chức như sơ đồ sau: giám đốc PGĐ.Kỹ thuật PGĐ.Tài chính P.Kinh doanh P.Kỹ thuật P.Dự án P.Hành chính P.Kế toán Trung tâm Lãnh đạo của công ty bao gồm : Giám đốc và hai phó giám đốc. * Giám đốc : là người dứng đầu, điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình như : - Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty. - Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của Công ty - Ban hành quy chế quản lý nội bộ Công ty. - Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Công ty trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên. - Ký kết các hợp đồng nhân danh Công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên. - Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức Công ty. - Trình báo cáo quyết toán tài chính năm lên Hội đồng thành viên. - Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý các khoản lỗ trong kinh doanh. - Tuyển dụng lao động. - Không được lạm dụng địa vị và quyền hạn, sử dụng tài sản của Công ty để thu lợi riêng cho bản thân, cho người khác; không được tiết lộ bí mật của Công ty, trừ trường hợp được Hội đồng thành viên chấp thuận. - Kiến nghị biện pháp khắc phục khó khăn về tài chính cho Công ty. * Phó giám đốc phụ trách Tài chính: Giúp đỡ giám đốc và cùng giám đốc quản lý nguồn vốn, chỉ đạo hoạt động kinh tế tài chính trong công ty, tham mưu về cơ chế tài chính, biện pháp huy động vốn, tạo vốn cho công ty,giám sát các phòng ban chức năng thuộc quyền quản lý như phòng hành chính, phòng Kế toán, trung tâm. * Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật : Giúp đỡ giám đốc và cùng chỉ đạo các bộ phận được phân công, phụ trách các vấn đề về kỹ thuật trong kinh doanh của công ty . Để thực hiện quy trình kinh doanh, công ty tổ chức thành các phòng ban chức năng. Mỗi phòng ban có một nhiệm vụ riêng nhưng đều cùng phối kết hợp trong quá trình kinh doanh tạo thành một thể thống nhất không thể tách rời. + Phòng kinh doanh : Giúp giám đốc về lĩnh vực kinh doanh tăng cường công tác đối ngoại, phát triển mối quan hệ giữa công ty với khách hàng và các doanh nghiệp. Mở rộng thị trường, tìm kiếm nguồn đầu tư, nâng cao khả năng cạnh tranh trong mọi lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp . Có nhiệm vụ cung ứng hàng hoá, nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch kinh doanh, đề ra các biện pháp tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ hợp lý, đảm bảo cho quá trình kinh doanh đạt hiệu quả cao. + Phòng kỹ thuật : nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, thiết kế chi tiết thiết bị, thay thế, sửa chữa bảo dưỡng, đồng thời kiểm tra chất lượng hàng hoá . + Phòng dự án : Có nhiệm vụ tham gia đấu thầu các dự án kỹ thuật ,tư vấn và cung cấp máy móc cho khách hàng. Giúp giám đốc lập và theo dõi thực hiện dự án của công ty thuộc lĩnh vực sản xuất kinh doanh, đầu tư xây dựng cơ bản .... đánh giá tính khả thi và báo cáo lên cấp trên . +Phòng Hành chính : Đối với Giám đốc công ty AMECO thì việc tổ chức tốt công tác hành chính và bộ máy hành chính của doanh nghiệp là việc đầu tiên phải làm để thực thi chức trách quản lý nhằm nâng cao hiệu quả quản lý của doanh nghiệp mình. Bộ máy hành chính là trợ thủ đắc lực nhất cho giám đốc.Vì vậy giám đốc luôn đôn đốc nhắc nhở các cấp lãnh đạo trong toàn công ty trau dồi kiến thức tiếp thu những cải cách, đổi mới trong hoạt động hành chính (cách thức quản lý nhân lực, sáng kiến, tài chính, hậu cần, nghiên cứu và phát triển ….) *Một số chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính - Cùng giám đốc xây dựng hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định và nội quy về quản lý trong công ty nhằm chỉ đạo chặt chẽ thống nhất công tác quản lý. - Thực hiện chặt chẽ thống nhất các hoạt động tổ chức xử lý các văn bản, công văn đi đến một cách nhanh chóng, chính xác, bí mật đúng thủ tục trình tự quy định, tổ chức đánh máy sao chụp in ấn các văn bản thuộc lĩnh vực được giao - Giúp giám đốc tổ chức các cuộc họp hành chính, phục vụ tiếp đón khách đến làm việc với ban giám đốc công ty, quản lý Fax, lên lịch làm việc, tiếp khách . - Quan hệ với các cơ quan của công ty : PPCC, an ninh nội bộ, địa phương. - Tổ chức quản lý các thiết bị văn phòng nhằm phục vụ tốt công tác chung của công ty, quản lý tốt tài sản của văn phòng - Mua sắm, cấp phát theo theo dõi việc sử dụng văn phòng phẩm của công ty. + Phòng kế toán : giám sát chế độ tài chính của nhà nước tại công ty, phản ánh chính xác trung thực đầy đủ toàn bộ tài sản, tiền vốn, thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước theo đúng luật định .Theo dõi quản lý các nguồn vốn, theo dõi công nợ trực tiếp của công ty, tổ chức hạch toán chi tiêu cho một số hoạt động tại doanh nghiệp khi được giao. + Trung tâm tư vấn, dịch vụ và tích hợp hệ thống : Cung cấp các giải pháp kỹ thuật về công nghệ, tư vấn xây dựng dự án …cho khách hàng . + Đội bảo vệ đảm bảo an toàn cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 4.Tình hình sản xuất tại công ty AMECO. Từ những bước đi khó khăn rồi chắc dần ,vững dần thì sau hai năm đầu hoạt động AMECO đã kinh doanh có lãi đảm bảo được đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên và đóng góp cho ngân sách nhà nước hàng trăm triệu đồng .Đây là cả một sức mạnh tổng hợp từ ban lãnh đạo trong công ty tới đội ngũ công nhân trẻ năng động nhiệt tình với quyết tâm vì sự sống còn của doanh nghiệp . Năm 1999 2001 2001 2002 2003 Doanh thu 3.834.605.957 4.679.278.365 7.718.476.60 7.934.716.000 8.485.135.867 Nộp ngân sách nước 466.842.057 429.170.092 706.742.642 723.556.223 825.526.620 Qua số liệu bảng trên cho thấy sự phát triển nhanh chóng của doanh nghiệp đi lên từ chính đôi chân vững chắc của mình . Danh mục một số dự án điển hình AMECO đã thực hiện trong năm 2003. STT Tên dự án phạm vi cung cấp Khách hàng 1. ứng dụng biến tần công suất lớn phục vụ tiết kiệm, năng lượng : HMI, PLC, Biến tần. Công ty Kinh doanh nước sạch số 2-Hà nội 2. Điều khiển quá trình PLC,áp suất ,lưu lượng ,nhiệt độ ,mức cảm biến các loại . Trường Đại học Kỹ thuật Thủ Đức - Bộ Đại học 3. Hệ thống sản xuất linh hoạt PLC, ROBOT, CNC Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh 4. Thiết bị hiện trường : áp suất , lưu lượng nhiệt độ Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình 5. Cung cấp và hỗ trợ kỹ thuật thành công –Công trình ứng dụng công nghệ điều khiển DCS đầu tiên vào điều khiển nhà nấu bột giấy . Công ty giấy Đồng Nai 6. Phân tích hàm lượng SO2 Công ty Supe phốt phát và hoá chất Lâm Thao 7. Trang bị phòng thí nghiệm và chuyển giao công nghệ Viện nghiên cứu Điện tử-Tin học –Tự động hoá ,Viện cơ học Việt Nam 5.Phương hướng phát triển của công ty. Trong những năm tới AMECO sẽ tiếp tục thâm nhập sâu hơn, rộng hơn nữa vào thị trường của ngành Tự động hoá cơ khí, môi trường - một thị trường không còn chỉ có AMECO độc quyền như những năm đầu thành lập nữa. Trước sự cạnh tranh mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường nói chung và ngành Tự động hoá cơ khí, môi trường nói riêng thì phát triển kinh doanh, mở rộng thị trường tạo thế đứng vững chắc trên thương trường là một trong những mục tiêu hàng đầu của AMECO. Tập thể đội ngũ cán bộ, công nhân viên trong công ty không ngừng tìm hiểu nhu cầu thị trường, thay đổi phương thức chào bán hàng, đảm bảo đáp ứng nhu cầu thị trường một cách tốt nhất, mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất. Ban lãnh đạo công ty luôn sát cánh bên nhân viên của mình thường xuyên đôn đốc nhắc nhở tiến độ hoàn thành công việc của từng phòng ban, tránh sự lãng phí thời gian làm ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả kinh doanh sản xuất. Trong năm tới công ty sẽ bắt tay vào thi công dự án, xây dựng nhà máy sản xuất, chế tạo thiết bị điện và cân điện tử tại Như Quỳnh – Hưng Yên với diện tích 21000 Km2. Đây là một cơ hội tốt để AMECO tự khẳng định mình. II. Thực trạng tổ chức Hành chính văn phòng tại công ty tự động hoá cơ khí và môi trường (AMECO). 1.Chức năng nhiệm vụ của văn phòng công ty AMECO. AMECO là một đơn vị kinh tế với quy mô nhỏ nên mọi hoạt động kinh doanh của công ty đều tập chung tại nơi đặt trụ sở chính. Cũng như các tổ chức kinh tế khác AMECO có một văn phòng riêng. Nó là bộ phận tổng hợp, giúp thủ trưởng, ban lãnh đạo thực hiện các chức năng nhiệm vụ và điều hành công việc của toàn công ty, trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ hành chính (bố trí, sắp xếp lịch làm việc hàng tần với giám đốc, hội đồng quản trị, thực hiện các báo cáo tháng, quý, năm, luôn chuyển công văn đi, đến ....) Văn phòng có hai chức năng cơ bản là: * Tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ . Toàn bộ thông tin được thu thập và duy trì bởi hệ thống văn phòng với mục đích xử lý chúng nhằm cung cấp thông tin hữu ích . Thông tin là những dữ liệu được sắp xếp thành những mẫu hình có ý nghĩa, được lãnh đạo sử dụng để ra những quyết định, hoạch định và kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp. Sản phẩm của văn phòng là thông tin. Phần lớn các hoạt động của văn phòng đều liên quan tới việc thu thập thông tin. Với chức năng tham mưu tổng hợp và bằng xử lý thông tin hành chính hỗ trợ là góp phần vào việc điều hành ra quyết định kịp thời có hiệu quả của các cấp quản lý . * Dịch vụ hỗ trợ : Đựơc thể hiên qua các công việc của các bộ phận cụ thể : + Nhóm dịch vụ có tính chuyên môn cao : Kế toán, tài vụ, thông kê, kế hoạch. + Nhóm dịch vụ thuộc về qúa trình xử lý thông tin, xử lý văn bản, viễn thông, in ấn. + Nhóm dịch vụ thuộc công tác tổng hợp-hành chính nhân sự . Mục đích của cả ba nhóm là cung cấp các thông tin hành chính hỗ trợ theo yêu cầu nhanh chóng, chính xác, kịp thời, chất lượng cao để các cấp quản lý ra quyết định . Để thực hiện tốt hai chức năng của mình văn phòng doanh nghiệp phải đề ra những nhiệm vụ sau : + Xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm, lịch làm việc hàng tuần của doanh nghiệp và thường xuyên đôn đốc nhắc nhở theo dõi thực hiện chương trình. + Thu thập, xử lý thông tin chuẩn bị văn bản để ra quyết định quản lý theo sự giao phó của thủ trưởng doanh nghiệp . + Kiểm tra thể thức văn bản, biên tập văn bản, quản lý văn bản. + Giữ nhiệm vụ là cầu nội liên lạc với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với công dân . 2.Cơ cấu tổ chức Văn phòng của công ty AMECO. Văn phòng của công ty AMECO gồm có 5 người : - Chánh văn phòng : 01 người . - Cán bộ hành chính : 02 người . - Nhân viên : 02 người . Văn phòng của công ty được tổ chức như sau: Chánh văn phòng Cán bộ hành chính 1 Cán bộ hành chính 2 Nhân viên 1 Nhân viên 2 + Chánh văn phòng : Giám sát, kiểm tra các hoạt động của văn phòng chung trong toàn công ty. Đánh giá, báo cáo kết quả thực hiện lên cấp trên nêu những khó khăn, tồn tại để cùng ban lãnh đạo khắc phục và giải quyết . + Cán bộ hành chính 1 : cùng với nhân viên của mình giúp lãnh đạo các công việc về văn bản, văn thư lưu trữ, thu thập và xử lý thông tin, báo cáo về tiến độ hoàn thành công việc với lãnh đạo để lãnh đạo có thể nắm bắt tình hình tốt . + Cán bộ hành chính 2 : cùng với nhân viên của mình giúp lãnh đạo các công việc về sắp xếp lịch làm việc, hội họp, các cuộc đối nội, đôí ngoại với các đối tác, khách hàng, quản trị …báo lại với lãnh đạo về nhiệm vụ được giao. 3.Các công tác Hành chính văn phòng tại công ty AMECO. a.Công tác tham mưu tổng hợp. Văn phòng công ty AMECO đã phối hợp chặt chẽ với các phòng ban thực hiện tốt công tác tham mưu trong việc tổ chức, chỉ đạo góp phần tích cực vào sự nghiệp phát triển bền vững của doanh nghiệp. Năm 2003 văn phòng hoạt động đã phối hợp với các phòng chức năng tham gia sọan thảo được 950 văn bản các loại, các văn bản do UBND Thành phố ban hành nhìn chung đảm bảo về hình thức và nội dung tính pháp lý, phục vụ kịp thời về các chủ trương, chính sách, đường lối của Đảng và Nhà nước. Trong những năm qua nhờ sự chỉ đạo đúng đắn của ban lãnh đạo, cộng với sự tận tình của nhân viên, văn phòng AMECOđã thực hiện tốt chức năng của mình trong việc xây dựng quy chế làm việc, chương trình công tác, báo cáo thường xuyên tuần, tháng, quý, năm và những báo cáo đột xuất... Điều đó đã tạo điều kiện cho lãnh đạo nắm bắt chắc tình hình hoạt động của huyện, đồng thời chỉ đạo thống nhất các mặt công tác, những nhiệm vụ trọng tâm như: - Tham mưu cho lãnh đạo và trực tiếp giải quyết những công việc sự vụ một cách nhanh chóng và hiệu quả. - Xắp xếp lịch, kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm cũng được văn phòng quan tâm chỉ đạo thực hiện một cách khoa học và hợp lý. Góp phần hạn chế những chồng chéo và tổ chức tốt các buổi làm việc, hội nghị hội thảo, công tác kiểm tra, thanh tra. - Lập các báo cáo tuần,tháng, quý, năm và trực tiếp dự các buổi báo cáo tổng kết của các phòng ban .Qua đó góp phần vào việc tham mưu đề xuất cho lãnh đạo giải quyết tốt công việc và lập kế hoạch cho năm sau. Tuy nhiên bên cạnh thành quả đã đạt được công tác tham mưu còn bộc lộ những thiếu xót sau: Trong việc thực hiện đôn đốc kiểm tra các phòng ban chưa được tiến hành một cách thường xuyên. Cán bộ làm công tác tổng hợp ít (1 người) nên bố trí công việc còn nhiều hạn chế b. Công tác văn thư lưu trữ. Công tác văn thư lưu trữ luôn được văn phòng AMECO quan tâm chỉ đạo thực hiện. Với một cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ đã được cử đi học về các lớp chuyên môn nghiệp vụ nâng cao trình độ đáp ứng được yêu cầu công tác của công ty. Trong năm 2003 văn thư của AMECO đã tiếp nhận 540 công văn đến tăng so với năm 2002 là 213 công văn, trong đó bao gồm: - 34 văn bản cuả Chính phủ. - 506 văn bản của các ngành. Mặc dù văn bản đến với số lượng lớn nhưng được văn phòng AMECO tập trung chỉ đạo xử lý kịp thời đảm bảo cho việc điều hành của các cấp lãnh đạo. Các quy trình tiếp nhận công văn đến luôn được thực hiện một cách đầy đủ và nghiêm túc. Năm 2003 công ty đã ban hành 521 văn bản bao gồm: - 220 quyết định - 124 công văn - 42 tờ trình. - 50 thông báo. - 40 kế hoạch - 45 báo cáo. Các văn bản đi cũng được quản lý một cách chặt chẽ. Trước khi gửi đi được các bộ phận chức năng xem xét toàn diện cả về thể thức lẫn nội dung và xem xem có đúng quy trình soạn thảo không, đóng dấu,vào sổ văn bản đi ... để hạn chế tối đa những sai sót có thể xảy ra và lưu văn bản phục vụ cho việc bổ sung văn bản, truy cứu, tra tìm sau này khi cần thiết. Đối với công tác lưu trữ : là một doanh nghiệp trẻ mới thành lập nên kho lưu trữ chung của toàn công ty vẫn chưa có, không có thư viện, do vậy làm cho công tác tra cứu, truy tìm lại hồ sơ công văn còn gặp nhiều khó khăn. nhân viên lưu trữ vẫn còn làm thủ công trong công tác bảo vệ tài liệu lưu trữ. c.Công tác thu thập và xử lý thông tin. Theo cơ cấu trực tuyến chức năng thì luồng thông tin phản hồi tới các cấp ban lãnh đạo công ty tương đối thuận tiện. Lợi thế lớn nhất của mạng máy tính là thu thập thông tin. Nhờ nối kết Internet công ty có thể thu thập các thông tin ngoài một cách dễ dàng. Đặc biệt là các thông tin từ nhà cung cấp và các bạn hàng. Bằng việc truy cập đến các trang Web của các nhà cung cấp và các bạn hàng công ty có thể trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.Với hệ thống máy tính cấu hình cao , tính năng ưu trội (máy tính màn hình tinh thể lỏng ) việc truyền thông tin qua mạng giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí trung gian không cần thiết : chi phí in ấn ,chi phí nhân công . d. Công tác giao tiếp. Đối với AMECO tạo được ấn tượng ban đầu tốt cho bất cứ đối tác hay bạn hàng nào là một thành công không nhỏ và hoạt động giao tiếp là một trong những yếu tố làm nên thành công đó. Chính vì vậy mà công tác đối ngoại luôn được ban lãnh đạo công ty lưu ý đến. AMECO có thành lập một ban nhỏ được đào tạo chuyên nghiệp (từ khâu chuẩn bị cho không gian, thời gian, cuộc gặp, cuộc hẹn, đến sắp xếp, bố trí tiếp khách, đàm thoại …)đều tạo được những ấn tượng rất tốt. Có thể nói đây là một trong những yếu tố tạo nên sự thành công cho AMECO như hôm nay. Văn phòng công ty AMECO đã chủ động tiếp khách hàng trong giờ hành chính. Trong đó tập trung các vấn đề chủ yếu về mua bán hàng, trao đổi hàng hoá, kiểm tra thời hạn bảo hành máy móc theo yêu cầu của khách hàng. e. Công tác hậu cần Trong 2 năm qua nhận thức đúng vị trí, trách nhiệm của công tác hậu cần văn phòng công ty AMECO đã chú trọng thực hiện tốt công tác này. Cụ thể như cung cấp đủ xăng xe đảm bảo phương tiện an toàn phục vụ lãnh đạo đi công tác luôn đúng giờ...và mua sắm các văn phòng phẩm phục vụ cho các phòng ban... Tuy nhiên công tác hậu cần vẫn không tránh khỏi những khó khăn đáp ứng được nhu cầu cho CBCNV ( phòng họp, bàn ghế, phòng tiếp khách )còn chung với phòng kinh doanh, đôi khi rất chật trội và bất tiện. III Một số nhận xét và kiến nghị về công tác Hành chính văn phòng tại công ty AMECO. 1.Đánh giá chung: Công ty Tự động hoá, cơ khí và môi trường (AMECO ) là một trong những doanh nghiệp trẻ có quy mô còn khá nhỏ.Tuy mới thành lập và hoạt động 5 năm nhưng những gì công ty đã làm được rất đáng được ghi nhận. Đặc biệt là hiệu quả sản xuất kinh doanh trong hai năm gần đây, cho thấy sự nỗ lực của toàn bộ đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty. Họ là những người còn rất trẻ đầy nhiệt huyết, luôn tìm tòi sáng tạo, tìm kiếm thị trường lấy uy tín làm chuẩn cho mỗi cơ hội của mình . Với tinh thần lấy thành công của doanh nghiệp làm thành công cho chính mình. Tập thể cán bộ công nhân viên luôn cố gắng học hỏi, chau rồi kinh nghiệm, kiến thức để ngày càng có một bộ máy làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả hoà nhập vào sự phát triển chung trong toàn khối kinh tế. Trong những năm gần đây sự ra đời của các doanh nghiệp với nhiều hình thức, quy mô lớn nhỏ khác nhau nhưng số lượng các doanh nghiệp thành công không phải là nhiều .Sự thành công khởi đầu của AMECO tuy còn hạn chế nhưng đã cho thấy phần nào lòng quyết tâm, tinh thần hăng say, hết mình trong công việc của cán bộ và nhân viên trong công ty . Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng, cơ cấu này phù hợp với đặc điểm quy mô của doanh nghiệp là vừa và nhỏ. Sự đơn giản gọn nhẹ của cơ cấu tổ chức là điểm cần nhất trong những bước đi đầu của AMECO khi thâm nhập vào thị trường . Các cấp quản lý với ban lãnh đạo công ty có thể liên hệ với nhau một cách nhanh chóng ra quyết định kịp thời, tạo cơ hội kinh doanh với các doanh nghiệp khác. Nhân viên cấp dưới có thể nhanh chóng nắm bắt được các mệnh lệnh của ban lãnh đạo công ty. Để đạt được những thành quả như trên, công ty đã không ngừng củng cố, sắp xếp bộ máy quản lý gọn nhẹ, đạt hiệu quả cao, lựa chọn đội ngũ nhân viên có tinh thần trách nhiệm, có nghiệp vụ chuyên môn, dám nghĩ dám làm ;tổ cức sản xuất kinh doanh với trình độ mới tìm cách nâng cao chất lượng hàng hoá dịch vụ . 2.Một số kiến nghị . Bên cạnh những lợi thế sẵn có nêu trên AMECO vẫn phải đương đầu với hàng loạt khó khăn vốn, thị trường, công nghệ… Khối lượng công việc của công ty ngày càng tăng về số lượng và đòi hỏi chất lượng cao hơn cả về chuyên môn nghiệp vụ cán bộ và chất lượng hàng hoá. Do vậy với cơ cấu đơn giản gọn nhẹ hiện nay thì có phần quá sức. Điều này cũng ảnh hưởng tới sức khoẻ của cán bộ công nhân viên và chất lượng công việc. Tuy rằng trình độ chung của cả công ty khá cao so với nhiều loại hình doanh nghiệp nhỏ khác. Nhưng do đặc thù hoạt động của công ty thì ngoài trình độ chuyên môn nghiệp vụ, các cán bộ nhân viên nói chung còn chưa có kinh nghiệm về các hoạt động thương mại, khả năng thương thuyết ký kết các hợp đồng kinh tế nên nhiều khi còn lúng túng trong các công việc liên quan. Độ tuổi trung bình khá trẻ cũng hạn chế kinh nghiệm kinh doanh trong những lĩnh vực cần có thâm niên công tác . * Cơ sở vật chất còn hạn chế. Công ty chưa có một mặt bằng ổn định lâu dài. * Cơ cấu trực tuyến chức năng mà công ty chọn lựa là sự kết hợp của hai cơ cấu trực tuyến và chức năng, cơ cấu này rất có ích đối với các giám đốc trẻ. Tuy nhiên vẫn không tránh khỏi những nhược điểm như : người lãnh đạo thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến và chức năng, nhiều khi khó giải quyết công việc do tranh luận xảy ra và hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn do có sự tham gia cả các phòng chức năng. * Tổ chức bố trí các phòng ban còn chưa hợp lý như các phòng muốn phô tô tài liệu với số lượng lớn thì phải gom lại chờ phòng hành chính xuống tận trung tâm phô tô. Nếu lấy ngay sẽ phải phô tô qua máy FAX hoặc máy in rất tốn kém và không hiệu quả . Giám đốc cần dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm , tuyển dụng đào tạo bố trí bộ máy và nhân sự hợp lý phát huy được khả năng mọi mặt của công ty. Không nên vị nể mà đưa những người thiếu trình độ hoặc năng lực sẽ ảnh hưởng rất nhiều tới uy tín của công ty sau này. Các phòng ban cần được sắp xếp ngay ngắn, gọn gàng hơn sẽ tạo được ấn tượng tốt cho mỗi khách hàng và đối tác. * Môi trường làm việc :do diện tích nhỏ, thiếu sự thoáng mát, thiếu ánh sáng tự nhiên . * Phòng hành chính của công ty còn phải kiêm quá nhiều công việc,giám đốc nên tăng cường thêm nhân sự cho phòng này. Công tác của phòng hành chính còn gặp phải một số khó khăn như sau : - Công tác văn thư còn thiếu người văn thư của công ty không được quản lý chặt chẽ tính bí mật hạn chế hoặc xảy ra mất thư từ, giấy tờ công văn - Thông tin trong nội bộ doanh nghiệp chưa được quản lý chiệt để thông tin trong mạng máy tính của công ty có thể lọt ra ngoài. Đó chính là những sơ xuất tuy nhỏ nhưng từ đó cán bộ trong công ty cần phải rút kinh nghiệm một cách nghiêm túc để tránh những hậu quả không đáng có. Nhanh chóng tiếp thu những ứng dụng của công nghệ thông tin một cách hiệu quả nhất . Để hoạt động và phát triển trong nền kinh tế thị trường đầy biến động và cạnh tranh công ty cần có bộ máy quản lý gọn nhẹ linh hoạt . -Trình độ sử dụng máy tính chưa cao chủ yếu để soạn thảo văn bản, tính toán thống kê kinh tế trong khi hàng hoá của công ty có thể giao dịch qua mạng internet. - Giám đốc nên cho các phòng ban biết thêm nữa về vai trò quan trọng của phòng hành chính.Tránh để các phòng ban nghĩ phòng hành chính là làm những công việc vặt, không tên . - Ban giám đốc cần tích cực kiểm tra chế độ và giờ giấc làm việc của nhân viên tránh lãng phí thời gian ảnh làm hưởng tới hiệu quả kinh doanh . - Nhân viên phòng hành chính cần được đào tạo bồi dưỡng thường xuyên để học hỏi, kịp thời thay đổi những nội qui, qui chế trong luật ban hành các loại văn bản phù hợp với các văn bản mà nhà nước qui định. Tránh những lạc hậu, sai sót làm ảnh hưởng tới uy tín, kết quả kinh doanh của công ty. * Phòng hành chính của công ty nên được bố trí độc lập để phát huy được tối đa các nghiệp vụ của phòng ( giao tiếp, đối ngoại…). Kết Luận Trước những thử thách và cơ hội mới trong nền kinh tế thị trường đầy biến động, công ty AMECO đã có những bứơc đi khởi đầu khá thành công ,khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực Tự động hoá cơ khí và môi trường. Trong thời gian thực tập tại công ty em đã học tập và nghiên cứu các hoạt động của văn phòng và thấy văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp .Đó là địa điểm giao tiếp, đối nội, đối ngoại, thực hiện các nghiệp vụ hành chính. Các hoạt động của văn phòng giúp lãnh đạo điều hành quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. Sau thời gian nghiên cứu và được tham gia trực tiếp vào một số công việc tại phòng hành chính của công ty AMECO. Em muốn được tìm hiểu sâu hơn về các biện pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng. Em rất mong trong thời gian làm luận văn tốt nghiệp sắp tới, các thầy, cô giúp đỡ và hướng dẫn để em có thể hoàn thành bài luận văn với đề tài là: " Nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty TNHH AMECO". Do thời gian viết báo cáo còn hạn chế nên báo cáo không tránh khỏi những thiếu xót .Em rất mong có được ý kiến nhận xét của các thầy cô nhằm giúp đỡ và hướng dẫn để em có thể hoàn thiện tốt hơn cho luận văn tốt nghiệp sắp tới . Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và hướng dẫn tận tình của các thầy cô khoa Hành chính Văn phòng trường Đại học Quản lý và Kinh doanh Hà Nội cũng như các anh chị ở công ty AMECO đã giúp em hoàn thành báo cáo này . Hà nội, Ngày 24 tháng 6 năm 2004. Sinh viên Nguyễn Thị Ngà Tài liệu tham khảo 1. PTS . Đinh Văn Tiến Nghệ thuật đàm phán kinh doanh nxb Chính trị quốc gia ,Hà nội ,1998. 2. PTS . Dương Văn Khảm ,Nguyễn Hữu Thời ,Thạc sĩ Trần Hoàng Nghiệp vụ Thư ký văn phòng nxb Chính trị quốc gia, Hà nội ,1997. 3. PGS ,TS . Nguyễn Văn Thâm Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở nxb Chính trị quốc gia Hà nội ,1999. 4. Giáo trình : Giao tiếp và đàm phán trong kinh doanh. Khoa Hành chính văn phòng-Trường Đại học Quản lý và Kinh doanh Hà nội. 5. Giáo trình : Kỹ năng thư ký văn phòng .Khoa Hành chính văn phòng-Trường Đại học Quản lý và Kinh doanh Hà nội. 6. Giáo trình : Hành chính Doanh nghiệp (Những vấn đề cơ bản). Khoa Hành chính văn phòng-Trường Đại học Quản lý và Kinh doanh Hà nội. 7. Giáo trình : Văn bản Kỹ thuật soạn thảo và quy trình ban hành văn bản trong hoạt động doanh nghiệp .Khoa Hành chính văn phòng-Trường Đại học Quản lý và Kinh doanh Hà nội. 8. Giáo trình : Tổ chức quản lý văn phòng .Khoa Hành chính văn phòng-Trường Đại học Quản lý và Kinh doanh Hà nội.