Báo cáo Thực trạnh công tác quản lý lao động ở công ty xuất nhập khẩu với Lào.

Lời nói đầu Trong bất cứ một hình thái kinh tế nào, nhất là trong thời kỳ kinh tế thị trường hiện nay. Muốn tồn tại và phát triển thì các doanh nghiệp phải có các phương pháp quản lý và sử dụng nguồn nhân lực sao cho hợp lý để có hiệu quả cao nhất. Lao động là một yếu tố không thể thiếu trong quá trình sản xuất kinh doanh . nếu doanh nghiệp có những phương pháp quản lý cũng như đào tạo đội ngũ lao động tốt thì nhất định doanh nghiệp đó sẽ thành công sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp đó đã lựa chọn. Chính vì lẽ đó em lựa chọn đề tài thực tập về công tác quản lý và sử dụng lao động tại công ty xuất nhập khẩu với lào.Mong rằng qua đợt thực tập này sẽ giúp em củng cố lại những kiến thức mà em đã được học tại trường và được học hỏi thêm về công tác quản lý và sử dụng lao động trong thực tế trong công ty. Nội dung của báo cáo em xin trình bày với hai phần. Phần I: Tóm lược tình hình chung của công ty xuất nhập khẩu với Lào. Phần II: Thực trạnh công tác quản lý lao động ở công ty xuất nhập khẩu với Lào. Trong suốt thời gian thực tập tại công ty. Mặc dù em đã cố gắng hết sức nhưng do trình độ thực tế và nhận thức còn hạn chế. Chắc chắn sẽ không tránh khỏi những sai xót, vì vậy em rất mong được sự hướng dẫn và chỉ bảo thêm của các thầy cô hướng dẫn cũng như các cô các bác trong công ty để em rút ra được những kinh nghiệm và làm tốt hơn nữa. Phần I: Tóm lược tình hình chung của công ty xuất nhập khẩu với lào 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty xuất nhập khẩu với Lào. 1.1.Giới thiệu sơ qua về công ty. -Tên đơn vị: Công ty xuất nhập khẩu với lào. -Tên giao dịch: VILEXIM Hà Nội. -Ngày thành lập: 24-02-1987. -Công ty được thành lập lại là doanh nghiệp nhà nước tại quyết định số 332/TM-TCCB. Ngày 31/03/1993 của Bộ Thương Mại. -Trụ sở chính của công ty đặt tại: P4A.Đường Giải Phóng,Quận Thanh Xuân, Hà Nội. -Điện thoại giao dịch của công ty: 8.691.493..6,8.649.169,8.694.171..5. Fax:84-4-8.694.168. -Chức năng và nhiệm vụ của công ty. +kinh doanh xuất nhập khẩu. +gia công sản xuất hàng xuất khẩu. +Kinh doanh dịch vụ lắp ráp sửa chữa xe máy. +Liên doanh liên kết đàu tư sản xuất. +Xuất khẩu lao động. -Tổ chức cán bộ công nhân viên gồm:120 người -Bộ máy kinh doanh gồm có: +6 phòng kinh doanh xuất nhập khẩu , dịch vụ và đầu tư. +1 chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh. +Đại diện VILEXIM tại Lào. +1 chi nhánh tại Hải Phòng. Bộ máy quản lý của công ty gồm có: +Phòng kế hoạch tổng hợp. + Phòng tổ chức hành chính. -Tổ chức đảng: chi bộ đảng trực thuộc đsảng uỷ cơ quan Bộ Tài Chính. -Tổ chức công đoàn: Công đoàn cơ sở trực thuộc công đoàn thương mại du lịch Việt Nam. 1.2. Quá trình phát triển của công ty xuất nhập khẩu với Lào. Tiền thân của công ty xuất nhập khẩu với lào là công ty Biên Giới, sau đó đổi thành công ty xuất nhập khẩu Việt Nam là một trong những đơn vị kinh doanh của Việt Nam có quan hệ kinh tế, thương mại từ lâu năm, có uy tín sâu rộng không những với các bạn hàng mà với cả nhân dân các bộ tộc Lào. Chức năng chính của công ty là giao nhận vận chuyển hành viện trợ, vay nợ của chính phủ Việt Nam, của các nước Xã Hội Chủ Nghĩa và các tổ chức quốc tế cho cách mạng Lào và Campuchia. Ngoài ra còn làm nhiệm vụ trao đổi hàng hoá giữa Việt Nam với Lào và Campuchia. Từ năm 1987, do tình hình nhiệm vụ chính trị thay đổi, các nước đều có xu hướng chuyển sang cơ chế thị trường, tổng công ty xuất nhập khẩu Việt Nam được tach ra làm hai công ty đó là; công ty xuất nhập khẩu với lào và công ty xuất nhập khẩu với Lào –VILEXIM chuyên buôn bán với nước bạn Lào . Công ty xuất nhập khẩu với Campuchia-VIKAMEX chuyên buôn bán với Canpuchia. Thời kỳ đầu mới tách, công ty xuất nhập khẩu với Lào còn thực hiện việc trao đổi hàng hoá giữa Việt Nam và nước bạn Lào theo hiệp định thương mại dài hạn 1986 –1990 và nghị định thư hàmg năm được ký giữa hai chính phủ, thanh toán bằng Rúp Clearing lấy giá SEV làm cơ sở. Từ cuối những năm 1989, ngoài việc trao đổi hàng hoá theo nghị định thư, công ty còn buôn bán với Lào theo hình thức trả chậm hay thanh toán theo L/C bằng ngoại tệ tự do, cùng với việc phát triển theo cơ chế thị trường việc trao đổi hàng hoá theo nghị định thư không còn nữa và VILEXIM cũng không thể chỉ buôn bán với bạn Lào mà còn phải tìm cách bươn trải ra nhiều thị trường khác nữa như; Hàn Quốc, ấn Độ, Trung Quốc … Chính vì vậy mà mặt hàng và phương thức kinh doanh của công ty cũng đa dạng hơn rất nhiều như: xuất nhập khẩu, nhận uỷ thác xuất nhập khẩu, kinh doanh nội địa tạm nhập tái xuất chuyển khẩu, liên doanh liên kết đầu tư, xuất khẩu các mặt hàng nông sản, tiểu thủ công cơ khí, lạc nhân, gạo, cà phê, hoa hồi, đậu các loại… Công ty nhập các mặt hàng: Nguyên vật liệu phục vụ sản xuất sắt, thép, nhôm, kẽm, dây emay, bình lọc nước, … 1.3. Đánh giá sự phát triển của công ty qua mấy năm từ 1998-2002. Qua bảng trên ta thấy kim ngạch của doanh nghiệp luôn luôn vượt kế hoạch năm đạt cao nhất là năm 1998 đạt 133%. Kim ngạch trung bình đạt 23,44 triệu USD nộp ngân sách tăng từ 25 tỷ VND năm 1998 lên 42 tỷ VND năm 2002 năm nào công ty làm ăn cũng có lãi đời sống của cán bộ công nhân viên được cải thiện. Công tác xuất nhập khẩu luôn luôn được coi trọng riêng năm 1999 kim ngạch xuất đã vượt kim ngạch nhập trong năm nay công ty đã xuất siêu. năm 2000 xuất khẩu cũng vượt trên mức 10 triệu USD tăng hơn năm 1999là 1,3 triệu USD và đạt 108%. Năm 2001 do việc kinh doanh của doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn nên lợi nhuận bị giảm xuống còn 178 triệu VND công ty chưa hoàn thành kế hoạch được giao chỉ đạt có 27,4%. Năm 2002 vừa qua công ty đã rất cố gắng để khắc phục hậu quả của năm 2001 để lại. Doanh thu của doanh nghiệp đã tăng so với kế hoạch là 100 tỷ USD đã đạt 143,5% nộp ngân sách 42 tỷ VND. Và lợi nhuận tăng 10 triệu VND so với kế hoạch đạt 101,5%. Tóm lại tình hình kinh doanh của công ty xuất nhập khẩu với lào là tương đối tốt luôn luôn đạt kế hoạch và nộp ngân sách đầy đủ, riêng năm 2001 công ty đã không đạt được kế hoạch đề ra do một số nguyên nhân khách quan chi phí vận chuyển bốc rỡ, chi phí lưu kho, và các loại chi phí khác quá nhiều... 1.4. Chức năng và nhiệm vụ cả công ty hiện nay. Công ty xuất nhập khẩu với lào trực thuộc Bộ Thương Mại là một công ty xuất nhập khẩu nên nó có chức năng là thực hiện việc xuất nhập khẩu hàng hoá giữa Việt Nam với các nước Lào, Hàn Quốc ,Malãyia...và nhiều nước khác trên trong khu vực cũng như trên thế giới. Công ty trực tiếp đầu tư , liên doanh sản xuất và nhập khẩu vật tư, nguyên liệu phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh của công ty, công ty nhận uỷ thác xuất nhập khẩu, xuất khẩu lao động sang Lào, Campuchia, Hàn Quốc..theo nhu cầu của người lao động. Trong quá trình phát triển công ty luôn tìm tòi, sáng tạo để xây dựng và tổ chức các kế hoạch sản xuất kinh doanh, nhgiên cứu khả năng kinh doanh, nhu cầu của thị trường về tiêu thụ các loại sản phẩm ở trong nước cũng như ở nước ngoài, với mục đích nhằm đưa ra các biện pháp đẻ thúc đẩy quan hệ kinh tế, thương mại giữa Việt Nam với các nước trong khu vực cũng như các nước trên thế giới. Và nhất là công ty phải luôn tuân thủ các chính sách chế độ, pháp luật của nhà nước trong việc quản lý, kinh tế, tài chính, quản lý xuất nhập khẩu và trong giao dịch đối ngoại. Thực nghiêm chỉnh các hợp đồng kinh doanh và các cam kết mà công ty đã ký kết. Công ty cần có các biện pháp nâng cao chất lượng hàng hoá với mục đích nâng cao sức cạnh tranh để mở ộng thị trường tiêu thụ trong và ngoài nước. 2.Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh, tổ chức bộ máy quản lý của công ty xuất nhập khẩu với lào. 2.1. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban trong công ty. Ban giám đốc: là người chịu trách nhiệm trước nhà nước và bộ chủ quản về toàn bộ hoạt động của công ty, là người chỉ đạo, giao chỉ tiêu kế hoạch cho các phòng nghiệm vụ. Ban giám đốc có các quyền hạn và nghĩa vụ theo quy định của nhà nước. Các đơn vị trực thuộc :có trách nhiệm tìm kiếm các bạn hàng, thu gom hàng hoá, thực hiện các thương vụ xuất, nhập khẩu do công ty giao cho. Ngoài ra còn đại diện cho công ty giải quyết các vấn đề khác có liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. Các phòng kinh doanh: Tực tiếp kinh doanh xuất nhập khẩu, tổ chức hạch toán nội bộ, được quyền chủ động hạch toán kinh doanh tên cơ sở các phương án giám đốc xét duyệt, bảo đảm tự trang trải các chi phí và kinh doanh phải có lãi. Phòng kế toán tài vụ: Làm công tác hạch toán chung cho các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty. Hiện nay công tác hạch toán kế toán của công ty đã chuyển từ hình thức kế toán tập chung sang hình thức kế toán vừa tập chung, vừa theo hình thức kế toán theo từng đơn vị. Một số đơn vị thực hiện hạch toán kế toán theo đúng hoạt động xuất nhập khẩu của mình, phù hợp với pháp luật Việt Nam rồi báo cáo với phòng kế toán tài vụ của công ty. Ngoài ra bộ phận này còn có trách nhiệm tìm nguồn vốn bổ sung, đáp ứng kịp thời nhiệm vụ kinh doanh của công ty. Phong quản lý hành chính: Lập ra các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn cho hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty, đưa ra các chỉ tiêu hoạt động cho các đơn vị kinh doanh, thực hiện các chế độ khen thưởng, phân phối tiền lương cho các bộ công nhân viên trong công ty, điều chỉnh hoặc bổ xung các quy định có tính nguyên tắc giúp ban giám đốc công ty điều hành và quản lý các phòng kinh doanh đạt hiệu quả tuỳ theo từng tình hình cụ thể của từng giai đoạn. Công tác tổ chức bộ máy kinh doanh và việc quản lý kinh doanh của công ty ngày càng được hoàn thiện, phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty. Công tác quản lý tài chính từ hình thức tập chung sang hình thức phân công quản lý tài chính từng phần cho các đơn vị. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty thảo mãn yếu tố: Bảo đảm cho ban giám đốc theo dõi được hoạt động của các bộ phận nhằn phát huy có hiệu quả năng lực của mỗi cá nhân, mỗi đơn vị trong công ty. Sơ đồ tổ chức quản lý trong công ty. Phần 2 thực trạng công tác quản lý lao động ở công ty xuất nhập khẩu với lào Vấn đề quản lý nguồn nhân lực ở công ty xuất nhập khẩu với Lào. Đặc điểm về lao động. Trong ba yếu tố của quá trình sản xuất kinh doanh, lao động là yếu tố có tính chất quyết định nhất, sử dụnh tốt nguồn lao động được biểu hiện trên các mặt số lượng, chất lượng và thời gian lao động tận dụng hết khả năng lao động của mỗi một người là một yếu tố hết sức quan trọng để nâng cao lợi nhuận cho công ty. Theo số lượng thống kê năm 2002 công ty xuất nhập khẩu với lào có tổng số cán bộ công nhân viên trong công ty là 120 người, trong đó có 35 lao động là lao động hợp đồng theo thời vụ, số lao động nữ chiếm 1/3 tổng số cán bộ công nhân viên trong công ty. Theo trình độ đào tạo: Số lao động trong công ty 2/3 là lao động có trình độ đại học về chuyên môn, còn lại là lao động kỹ thuật và lao động nghề nghiệp và dưới đại học. Bảng 1: Trình độ lực lượng lao động đã đào tạo của công ty xuất nhập khẩu với lào. Trình độ đào tạo. Số lượng. (người) %so với tổng số. Đại học 80 66,66 Cao đẳng, trung học chuyên nghiệp 20 16,67 Lao động kỹ thuật và nghiệp vụ 20 16,67 1.2. Tuyển chọn và bố trí sử dụng lao độnh. Tuyển chọn lao động: Đây là một khâu rất quan trọng đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào. Sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào việc tuyển chọn lao động. Nếu một công ty nào đó tuyển chọn những lao động không có trình độ chuyên môn vào làm việc thì những lao động đó sẽ trở thành một gánh nặng cho công ty và công ty đó sẽ không thể kinh doanh tốt với lực lượng lao động này. Đối với công ty xuất nhập khẩu với lào, thì việc tuyển chọn lao động có tính chất quyết định tới sự tồn tại và phát triển của công ty trong tương lai để tuyển chọn được một người lao động vào làm việc chính thức trong công ty thì công ty thường làm những bước sau: Nhận và nghiên cứu hồ sơ của người có nhu cầu tìm việc, với mục đích thông qua hồ sơ công ty có thể biết qua về quá trình trưởng thành của đối tượng đó như thế nào? hoàn cảnh của đối tượng ra sao? Và xem đối tượng có thích nghi được với công việc của công ty hay không? Như vậy công ty đã dùng phương pháp lịch sự để tuyển chọn lao động. Tiếp theo công ty tiến hành kiểm tra kiến thức cũng như thể hình, sức khoẻ của đối tượng. Mục đích của quá trình kiểm tra là để công ty xem xét các những vấn đề của đối tượng cần tuyển chọn như sau: Trình độ học vấn ở trường nào? trình độ, xếp hạng trong lớp? Có được tuyên dương khen thưởng và có tích cực tham gia các phong trào ở trường hay không?. Về chất lượng con người: ngoại hình, sức khoẻ, cách ăn mặc, tư thế tác phong, sự hoạt bát và tính tình của người đó ra sao. Ngoài ra công ty còn kiểm tra xem đối tượng đó đã có kinh nghiệm làm việc thực tế hay chưa, sự hoà đồng cùng với những người xung quanh . Sau khi phỏng vấn xong nếu như được công ty tuyển chọn thì công ty sẽ tiến hành ký hợp đồng lao động với người đó. Trước tiên công ty ký hợp đồng lao động với người lao động trong vòng 3 tháng, trong thời gian thử việc 3 tháng này người lao động được hưởng mức lương là1,78 và cũng có quyền lợi như tất cả các lao động khác. sau thời gian thử việc ba tháng , nếu người lao động có khả năng hoàn thành tốt tất cả các công việc mà công ty giao cho , thi công ty sẽ ký tiếp với người lao động một hợp đồng nữa với thời hạn một năm. Sau thời gian thử việc một năm mà người lao động vẫn làm tốt các phần việc mà công ty giao cho thì công ty chính thức ký hợp đồng lao động dài hạn với đối tượng và người lao động sẽ được hưởng mức lương đúng với những gì mà mình bỏ ra và theo quy định của pháp luật về quyền lợi của người lao động. Tóm lại:thông qua việc tuyển chọn lao động vào làm việc chính thức cong ty đã đồng thời kết hợp ba phương pháp tuyển chọn: Phương pháp lịch sự. Phương pháp phỏng vấn thi tuyển. Phương pháp thử việc. Với mục đích đảm bảo cho sự phát triển của công ty trong tương lai. Bố trí nguồn lao động với mục đích sử dụng tốt, hợp lý để đạt được hiệu quả cao nhất, công ty đã bố trí cho người lao động theo đúng chuyên môn mà họ đã được học vào các phòng ban trong công ty 1.3. Phân công lao động. Để phân công lao động sao cho hợp lý, thì công ty phân công lao động theo vai trò vị trí của từng loại công việc, đối với quá trình kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty, theo tính chất của công việc và theo mức độ phức tạp của công việc. Tổng số cán bộ công nhân viên trong công ty xuất nhập khẩu với lào là 120 người và được phaan công vào các phòng ban khác nhau trong công ty như: Khối quản lý gồm có các phòng ban sau: Phòng giám đốc gồm 3 người.(tại Hà Nội gồm 1 giám đốc và 1 phó giám đốc , còn một phó giám đốc quản lý chi nhánh của công ty tại thành phố Hồ Chí Minh). Phòng tổ chức hành chính gồm :24 người trong đó: Lái xe :5 người. Bảo về: 15 người. Vệ sinh: 2 người. Văn thư :2 người. Phòng kế hoạch tổng hợp:5 người. Phòng kế toán tài vụ: 10 người. Khối nghiệp vụ có: 58 người trong đó: Phòng xuất nhập khẩu 1:11 người. Phòng xuất nhập khẩu 2:11 người. Phòng xuất nhập khẩu 3: 10 người. Phòng xuất nhập khẩu 4: 9 người. Các đơn vị trực thuộc gồm 20 người trong đó: Chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh: 15 người. Đại diện tại Viên Chăn Lào: 5 người. Tại thành phố Hải Phòng: 5 người. Tỷ lệ lao động quản lý trên tổng số lao động trong công ty là 35%.(42/120) tỷ lệ này là hơi cao chưa được hợp lý lắm. Nói chung bộ máy trong công ty còn hơi cồng kềnh công ty cần có các biện pháp để tổ chức lại bộ máy trong công ty cho phù hợp hơn, với mục đích giúp công ty kinh doanh có lãi nhiều hơn để nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Ngoài ra công ty còn phân công lao động theo chuyên môn đào tạo. Để đảm bảo đúng chuyên môn trình độ mà người lao động đã được đào tạo thì công ty đã căn cứ vào chuyên môn của từng người để phân công công việc hợp lý để đạt được hiệu quả cao nhất. Tóm lại: việc thực hiện phân công và sử dụng lao động trong công ty xuất nhập khẩu với lào là rất hợp lý vì thông qua cách phân công lao động này công ty đã tận dụng được những khả năng mà người lao động có để năng cao năng suất lao động nhằm cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty. 1.4. Phân bổ lao động. Căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban mầ công ty đã tiến hành phân bổ lao động sao cho hợp lý mỗi phòng ban trong công ty cần bao nhiêu lao động và phân bổ số trưởng, phó phòng để đảm bảo được nhiệm vụ được giao. 1.5. Tổ chức hợp tác lao động. Sự hợp tác lao động ở công ty được thể hiện thông qua sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng: phòng kinh doanh, phòng kế toán tài vụ, phòng tổ chức..Các phòng này tuy có mối quan hệ gián tiếp nhưng rất mật thiết. Các phòng ban thực hiện theo chức năng và nhiệm vụ của mình. Cán bộ quản lý làm công tác quản lý trong công ty, còn các phòng xuất nhập khẩu thì làm công việc xuất nhập khẩu để đạt được kế hoạch mà giám đốc công ty giao cho. 1.6. Cải thiện điều kiện lao động. Trong những năm gần đây công ty xuất nhập khẩu với lào ngày càng phát triển, việc ứng dụng quản lý lao động vào thực tiễn đã đen lại hiệu quảto lớn nhận thức rõ được việc cần thiết về điều kiện lao động, công ty đã trang bị cho các phòng ban đầy đủ về phương tiện làm việc như: bàn ghế, máy vi tính, máy fax..điều kiện về ánh sáng, thoáng mát.Để đảm bảo cho cán bộ công nhân viên trong công ty có điều kiện làm việc tốt nhất. Và trong thời kỳ bùng nổ thông tin như hiện nay thì thông tin có vai trò quyết định và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Để có được nhưng thông tin nhanh chóng và kịp thời công ty đã trang bị cho các phòng ban trong công ty mỗi phòng một máy điện thoại cố định. 1.7. Nâng cao chất lượng lao động. Công ty thường xuyên mở các lớp đào tạo hàng năm cho cán bộ công nhân viên với các hình thuức đào tạo như: Đào tạo ngắn hạn từ 3 tháng đến 1 năm hoặc đào tạo dài hạn trong vòng 5 năm. Ngoài ra công ty còn tổ chức đào tạo lại cho cán bộ để phù hợp với công việc được công ty hết sức quan tâm. Chính vì vậy phần lớn cán bộ công nhân viên hiện nay của công ty đã có thể thao tác các nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối, tự giao dịch bằng tiếng anh, một số cán bộ có 2-3 bằng đại học, thông thạo 2-3 ngoại ngữ... Có thể nói đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty đã và đang trưởng thành dần để thích nghi với cơ chế thị trường. Đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty không ngừng được cải thiện, lương tháng trung bình của mỗi lao động đạt gần 1 triệu đồng một tháng. Phần lớn cán bộ đã có nhà riêng , có tương đối đầy đủ trang thiết bị như: xe máy, ti vi, tủ lạnh, máy giặt... 1.8.Tạo động lực trong lao động. Để nâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả công việc và thúc đẩy sự phát triển của công ty công ty đã chú trọng đến việc kích thích tới người lao động và cụ thể là: tổ chức thực hiện tốt việc trả lương, trả thưởng, các chế độ trợ cấp, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm con người, dây dựng tốt mối quan hệ lao động và một số hình thức khác. Tổ chức đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, tổ chức tốt nơi làm việc, phân công lao động hợp lý. Ngoài ra cán bộ công nhân viên được sự quan tâm của công ty cho khám sức khẻo định kỳ mỗi năm một lần và khám chữa bệnh điều trị tại chỗ với các trường hợp ốm đau nhẹ trong nhưng trường hợp ốm đau nặng thì công ty cấp giấy giới thiệu để làm thẻ BHYT với các bệnh viện. Hàng năm công ty còn tổ chức cho cán bộ công nhân viên trong công ty đi thăm quan, nghỉ mát, tổ chức đi lễ hội, du lịch... Vấn đề tổ chức trả lương và quản lý quỹ lương trong công ty xuất nhập khẩu với lào. 2.1.Định mức lao động. Trong thời kỳ kinh tế thị trường, do phải tự tìm thị trường kinh doanh nên công việc của công ty không chủ động trước. Chính vì vậy công ty không xây dựng định mức lao động cụ thể. Công ty áp dụng hình thức trả lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty theo hình thức trả lương theo thời gian do nhà nước quy định. 2.2.Chấm công để trả lương. Để công việc chia lương trong công ty đảm bảo sự công bằng công ty xuất nhập khẩu với lào tổ chức chấm công lao động theo thời gian. Muốn cho việc tổng hợp được nhanh chóng, công ty đã quy định các ký hiệu khi chấm công. Bảng: chú giải ký hiệu chấm công. Ký hiệu Chú giải + Làm việc cả ngày. - Làm việc nửa ngày. F Nghỉ phép. ô Nghỉ ốm. TS Nghỉ thai sản. R Nghỉ có lương. R0 Nghỉ không lương. H Đi học. H Đi họp . Tn Tai nạn. Bảng chấm công trong công ty. Công ty XNH với Lào. Bảng chấm công. Đơn vị:... Tháng...Năm... Số TT Họ Và Tên Cấp Bậc Ngày Trong tháng Công thời gian Công khoán 1 2 3 4 .. .. .. 30 31 Người chấm công Người duyệt -------------------- ------------------ Hàng tháng khi đến thời gian trả lương các phòng ban trong công ty phải giao nộp bảng chấm công cho phòng tổ chức hành chính để phòng tổng hợp lại và làm chứng từ tạm ứng lưong cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Phòng tổ chức hành chính có trách nhiệm kiểm soát bảng chấm công để mỗi quý quyết toán tiền công một lần. 2.3.Tổ chức trả lương và quản lý quỹ lương. Nguồn để trả lương được xác định từ kết quả sản xuất kinh doanh thông qua doanh thu, sau khi đã trừ các khoản chi phí, các khoản phải nộp ngân sách tức là lấy từ lợi nhuận sau thuế. 2.3.1. Nguồn hình thành quỹ lương. Công ty căn cứ vào kết quả thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh để xác định nguồn quỹ tiền lương tương ứng để trả cho người lao động trong công ty. Nguồn để hình thành quỹ lương trong công ty bao gồm: Quỹ tiền lương theo đơn giá tiền lương được giao. Quỹ tiền lương bổ xung theo chế độ quy định của nhà nước. Quỹ tiền lương từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh dịch vụ khác ngoài đơn giá tiền lương được giao. Quỹ tiền lương dự phòng từ năm trước chuyển sang. 2.3.2. Sử dụng quỹ tiền lương. Để đảm bảo quỹ tiền lương không vượt chi so với quy tiền lương được hưởng, dồn chi quỹ tiền lương vào các tháng cuối năm, hoặc để chi phòng quỹ tiền lương quá lớn cho năm sau, công ty đã quy định phân chia tổng quỹ lương cho các quỹ như sau: -Quỹ tiền lương trả trực tiếp cho người lao động theo lương thời gian ít nhất là 76% tổng quỹ lương. -Quỹ khen thưởng từ quỹ lương đối với người lao động có năng suất, trình độ có thành tích tốt trong công tác tối đa không quá 10% tổng quỹ tiền lương của toàn công ty. -Quỹ khuyến khích người lao động có chuyên môn, kỹ thuật không quá 2% tổng quỹ lương. - Quỹ dự phòng cho năm sau tối đa không quá 12%tổng quỹ tiền lương hiện có của công ty. 2.4. uy chế trả lương, trả thưởng trong công ty xuất nhập khẩu với Lào. Đây là một công ty thương mại kinh doanh xuất nhập khẩu, nên công ty áp dụng hình thức trả lương cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty theo hình thức trả lương thời gian.áp dụng trả lương cho người lao động vừa theo hệ số mức lương được xếp tại nghị định 26/CP, vừa theo kết quả cuối cùng vủa từng người, từng bộ phận và được tinh theo công thưc sau: Ti=T1i +T2i. Trong đó: Ti: là tiền lương của người thứ i được nhận. T1i:là tiền lương theo nghị định 26/CP của người thứ i,được tính như sau: T1i = ni *ti. Trong đó: ti: là suất lương ngày theo nghị định 26/CP của người thứ i. ni: là số ngày công thực tế của người thứ i. T2i: là tiền lương theo công việc được giao gắn với mức độ phức tạp, tính trách nhiệm của công việc đòi hỏi, mức độ hoàn thành công việc và số ngày công thực tế của người thứ i, không phụ thuộc vào hệ số mức lương được xếp theo nghị định 26/CP và được tính theo công thức sau: T2i =------------------ Trong đó: Vt là quỹ tiền lương tương ứng với mức độ hoàn thành công việc của bộ phận làm lương thời gian. Vcđ : là quỹ tiền lương theo nghị định số 26/CP vủa bộ phận làm lương thời gian: Vcđ = Trong đó: T1j : là tiền lương theo nghị định 26/CP của từng người làm lương thời gian. ni : là số ngày công thực tế của người thứ i. hi : là hệ số tiền lương ứng với công việc được giao, mức độ phức tạp , tinh trách nhiệm của công việc đòi hỏi và mức độ hoàn thành công việc của người thứ i và được tính theo công thức sau: hi =------------------*k. Trong đó: k: là hệ số mức độ hoàn thành được chia mức độ : hoàn thanh tốt, hệ số 1,2 (riêng giám đốc, phó giám đốc , kế toán trưởng phải hoàn thành kế hoạch lợi nhuận mới được áp dụng hệ số là 1,2) hoàn thành, hệ số 1,0, chưa hoàn thành hệ số 0,7. đ1i: là số điểm mức độ phức tạp của công việc người thứ i đảm nhận. đi2 :là số điểm tính trách nhiệm của công việc người thứ i đảm nhận . Tổng số điểm cao nhất của hai nhóm yếu tố mức độ phức tạp và trách nhiệm của công việc (đ1i, đ2i) là 100% thì tỷ trọng điểm cao nhất của đ1i là 70% và của đ2i là 30%. Tỷ trọng điểm đ1i, đ2i được xác định qua bảng sau: Công việc đòi hởi cấp trình độ đ1i (%) đ2i (%) Từ đại học trở lên Cao đẳng và trung cấp âp Sơ cấp Không qua đào tạo 45-70 20-44 7-19 1-6 1 –30 1-18 1-7 1-2 - Đối với đ1i : căn cứ vào tinh tư duy , chủ động , sáng tạo, mức độ hợp tác và thâm niên công việc đòi hỏi công ty phân chia tỷ trọng điểm trong khung theo cấp độ , lập bảng điểm và đánh giá cho điểm cụ thể . - Đối với đ2i: căn cứ vào tinh quan trọng vào công việc trách nhiệm của quá trình thực hiện, trách nhiệm đối với quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, với tài sản, tính mạng con người , quan hệ công tác...Công ty phân chia tỷ trọng điểm trong khung theo cấp trình độ lập bảng điểm và đanh giá cho điểm cụ thể. đ1i +đ2i : là tổng số điểm mức độ phức tạp và tính trách nhiệm của công việc giản đơn nhất trong công ty . 2.5. Vấn đề thực hiện pháp luật lao động trong công ty xuất nhập khẩu với Lào. -Công ty luôn chấp hành đầy đủ nghiêm túc các chủ trương chính sách của Đảng và nhà nước. qua các đợt kiểm tra của cơ quan tài chính, cơ quan thuế và các cơ quan pháp luật khác đều đánh giá tốt về công ty. -Thực hiện tốt các chế độ đối với người lao động theo bộ luật lao động, ký và thực hiện hợp đồng lao động với người lao động, thảo ước lao động tập thể đảm bảo quyền lợi cho người lao động, đảm bảo bố trí cho người lao động đủ việc làm, cán bộ công nhân viên trong công ty có thu nhập ổn định, đề bạt nâng cao mức lương, BHXH, trợ cấp khó khăn, đảm bảo chế độ đối với các đồng chí cán bộ là thương binh, quan tâm đối với cán bộ là con liệt sỹ và thăm hởi thường xuyên đến cán bộ hưu trí. 2.5.1. Công việc hướng dẫn văn bản về pháp luật lao động. Khi nhận được các văn bản hướng dẫn về pháp luật lao động thì công ty pho to và gưỉ cho các phòng ban trực thuộc trong công ty để tát cả các cán bộ công nhân viên trong công ty đèu được biết. Sau đó công ty có một buổi họp tập thể để cùng nhau bàn luận thêm. 2.5.2. Thành lập tổ chức công đoàn. Tổ chức công đoàn có một vai trò và vị trí rất quan trọng và không thể thiếu đối với tất cả các loại hình doanh nghiệp. Vì vậy kể từ khi thành lập công ty thì tất cả các cán bộ công nhann viên trong công ty đều tham gia vào tổ chức công đoàn và tất cả đều là đoàn viên công đoàn. Ban chấp hành công đoàn của công ty bao gồm : 1 chủ tịch công đoàn. 1 phó chủ tịch. 2 ủy viên công đoàn. 2.5.3. Hợp đồng lao động. Như đã nói ở phần trên công ty xuất nhập khẩu với Lào có 2 loại hợp đồng. -Hợp đồng có thời hạn từ 3 tháng đến 1 năm. - Hợp đồng không thời hạn. Hình thức ký hợp đồng được ký kết bằng văn bản theo mẫu của bộ Thương binh và lao động ban hành. Thủ tục ký hợp đồng của công ty như sau: Đầu tiên công ty nghiên cứu hồ sơ của người lao động nếu được thì công ty gọi người lao động tới và tiến hành ký hợp đồng lao đông với người đó. Trong hợp đồng lao động công ty có ghi rõ dịa điểm , thời gian làm việc thời gian nghỉ ngơi, tiền lương, thời hạn hợp đồng an toàn lao động vệ sinh lao động, BHXH, BHYT đối với người lao động. Và ngoài ra công ty còn đưa ra nhưng quy định của công ty mà người lao động bắt buộc phải tuân theo. 2.5.4. Thỏa ước lao động tập thể. Thỏa ước lao động tập thể của công ty xuất nhập khẩu với Lào có hiệu lực là hai năm và được ký kết trong đại hội công nhân viên chức. Khi tiến hành thương lượng thì ban giám đốc công ty đại diện cho người sử dụng lao động và ban chấp hành công đoàn công ty đại diện cho người lao động trực tiếp thương lượng với nhau Khi ký kết thì giám đốc công ty và chủ tịch công đoàn công ty sẽ trực tiếp ký. Trình tự tiến hành thương lượng và ký kết: -Hai bên đưa ra yêu cầu, nội dung cần thương lượng. -Hai bên tiến hành thương lượng trên cơ sở xem xét các yêu cầu và nội duung của mỗi bên đưa ra. -Các bên tổ chức lấy ý kiến dự thảo của thỏa ước lao động tập thể. -Hoàn thiện và ký thỏa ước lao động tập thể. Để thỏa ước lao động tập thể được ký kết thì trong buổi đại hội công nhân viên chức, ban chấp hành công đoàn sẽ thông qua nội dung bản thỏa ước lao động tập thể một lần nữa và lấy biểu quyết của cán bộ công nhân viên trong buổi đại hội. Nếu có từ 50% trở lên số ngừơi có mặt trong buổi đại hội tán thành nội dung của bản thỏa ước thì chủ tịch công đoàn cùng giám đốc công ty sẽ ký kết ngay tại đại hội. Nếu có trên 50% số người có mặt trong buổi đại hội không tán thành nội dung bản thỏa ước thì hai bên tiếp tục thương lượng và tổ chức ký kết sau đại hội. Thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi. Công ty thực hiện theo quyết định số 188/1991QĐ-TTg ngày 17 tháng 6 năm 1999 của thủ tướng chính phủ về việc thực hiện chế độ tuần làm việc 40 giờ và thông tư số 23/1999/ TTBĐTBXH ngày 4 tháng 10 năm 1999 của bộ lao động thương binh và xã hội hướng dân thực hiên chế độ giảm giờ làm trong tuần đối với các doanh nghiệp nhà nước. An toàn lao động Để đảm bảo cho người lao động an toàn khi làm việc công ty trang bị cho cán bộ công nhân viên đầy đủ các trang bị cần thiết trong quá trình làm việc, tròng các phòng ban luôn thoáng mát và ánh sang đầy đủ để tránh các bệnh về nghề nghiệp. Kỷ luật lao động. Công ty đề ra các nội quy lao động nhằm mục đích: -Giữ gìn trật tự chung trong công ty nói chung và từng phong ban nói riêng. -Đảm bảo trật tự ,kỷ luật trong đơn vị để tạo điều kiện cho người lao động sử dụng tốt thời gian, nâng cao năng suất với mục đích tăng thu nhập cho người lao động và mang lại kết quả kinh doanh tốt cho công ty. -Bảo vệ sức khỏe tính mạng cho người lao động xây dựng cuộc sống văn minh . Xây dựng thanh tra kiểm tra thi hành pháp luật lao động và xử lý vi phạm pháp luật lao động. Công ty đã lập ra một ban thanh tra với mục đích thực hiện tốt các quy định của pháp luật và đảm bảo an toàn cho người lao động. Thanh tra thường xuyên và tiến hành kiểm tra đột xuất , nếu phát hiện vị phạm pháp luật lao động thì ban thanh tra có quyền lập biên bản để xử lý, nếu nhẹ thì dùng biện pháp nhắc nhở để những người vi phạm rút kinh nghiệm. Còn nếu người lao động vi phạm thường xuyên thì cuối năm sẽ bị khấu trừ vào tiền thưởng hoặc không được thưởng. Đây là toàn bộ công tác quản lý và sử dụng lao động trong công ty xuất nhập khẩu với Lào. Em thấy công ty thực hiện rất tốt về quá trình quản lý cũng như sử dụng lao động công ty luôn có nhưng biện pháp kịp thời về kỷ luật cũng như khen thưởng đối với toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty mà không cần đến sự giúp đỡ của trung gian. kết luận. Trong công tác quản lý và sử dụng nguồn lao động của công ty xuất nhập khẩu với Lào nhìn chung công ty dã thực hiện rất tốt trong nhiều lĩnh vực cụ thể như : tuyển chọn lao động, bố trí lao động, phân bổ lao động... với phương pháp quản lý này đã cho phép công ty nâng cao mức sống cho người lao động và vị thế của công ty trên thị trường trong nước cũng như nước ngoài. Công tác tổ chức chấm công trả lương và quản lý quỹ lương của công ty thực hiện rất chặt chẽ từ khâu đầu đến khâu cối, từ việc chấm công làm căn cứ để phân chia lương, xây dựng quy chế phân chia tiền lương đến việc quản lý quỹ lương đều rất tốt. Công ty thực hiện nghiêm chỉnh các quy định trong pháp luật lao động, thành lập tổ chức công đoàn, ký kết hợp đồng lao động, thực hiện đúng quy định về thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi cho người lao đông. Tóm lại: Do sự quan tâm của các cấp lãnh đạo của công ty đối với những người lao động đã giúp cho họ yên tâm hơn trong công việc, tin tưởng vào công ty, do đó họ đã cố gắng hết sức để giúp cho công ty ngay càng phát triển hơn nữa và có được chỗ đứng vững chắc trên thị trường trong nước vầ trên thị trường thế giới./