Báo cáo Tìm hiểu về tin học văn phòng

LỜI NÓI ĐẦU Hiện nay trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật đang trên đà phát triển do vậy đỏi hỏi người cán bộ không những chỉ biết đơn thuần về kiến thức lý thuyết đã học mà còn phải biết áp dụng kiến thức lý thuyết vào thực tế sản xuất nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao cho xã hội. Vì vậy thực tập là một quá trình rất quan trong trong việc đào tạo cán bộ trong nhà trường có năng lực kỹ thuật, giúp cho sinh viên làm quen vơí những khó khăn trong thực tế sản xuất, củng cố hệ thống hoá những kiến thức đã học vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế sản xuất. Đồng thời tạo cho chính mình một tác phong làm việc để sau khi ra trường trở thành người cán bộ có năng lực chuyên môn cao. Sau một thời gian làm việc khẩn trương nghiêm túc bản báo cáo của em đã được hoàn thành. Nhân dịp báo cáo tốt nghiệp này cho phép em được bày tỏ lời biết ơn chân thành đến nhà trường Kỹ Thuật Vạn Xuân, các thầy cô giáo bộ môn và đặc biệt là cô giáo Phạm Minh Tâm người đã tận tình giúp đỡ em có được bài báo cáo này. Trong bài báo cáo này gồm có các phần chính: Tin học văn phòng Mạng máy tính Internet Bảo trì Trong các phần đều trình bày cụ thể từng mục chính của những phần đó cùng với những phương pháp để xử lý thông tin. Những thao tác này rất dơn giản nhưng đảm bảo với tốc độ nhanh chóng, gọn gàng và chính xác. Tuy đã hết sức nỗ lực trong việc nghiên cứu và học tập để viết thành báo cáo này. Nhưng chắc chắn sẽ thể tránh khỏi những sai lầm thiếu sót. Em kính mong các quý thầy, cô giáo tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em để em có thể trở thành một sinh viên hoàn thiện hơn, khi ra trường sẽ trở thành một người cán bộ có năng lực chuyên môn cao. Em xin chân thành cãm ơn nhà trường Kỹ Thuật Vạn Xuân cùng các quý thầy, cô giáo bộ. Trong gần hai thập kỷ trở lại đây, có một nghành khoa học ứng dụng đã được phát triển với tốc độ hết sức nhanh. Đồng thời đã tham gia đóng góp trực tiếp, tích cực ngày càng thể hiện rõ hiệu quả thực tế đối với sự phát triển hầu hết các lĩnh vực khoa học – kinh tế – chính trị – xã hội trên phạm vi toàn thế giới, đó là tin học văn phòng. Bất kỹ lĩnh vực khoa học nào của con người cần xử lý thông tin thì ở đó có chỗ cho tin học văn phòng phát huy tác dụng. Đến một đấ nước phát triển ta có thể thấy ngay được trong hoạt động hàng ngày của con người ở đó có mức độ khác nhau nhưng cũng đều cần đến tin học văn phòng nói chung, mà thể hiện các máy tính đa dạng phù hợp với từng lĩnh vực cụ thể. Tin học văn phòng là sự kết hợp giữa các máy tính với các nguồn lực nó bao gồm các quan niệm, các phương thức: Thu thập thông tin, xử lý thông tin, phân loại thông tin, lưu trữ thông tin, truyền dẫn thông tin. Tất cả những công việc trên nó luân luân đảm bảo thực hiện với tốc độ hết sức nhanh chóng, gọn gàng và chính xác. Đặc biệt giữ an toàn nhiều trường hợp phải đạt yêu cầu bảo mật cao. Trong qúa trình một năm học tập tại trường Kỹ Thuật Van Xuân, một tháng nghiên cứu và được về quê thực tập trong dịp nghỉ hè của năm học thứ nhất. Trải qua những thực tế ấy, đến nay em đã tổng kết được mốt số kinh nghiệm và viết thành báo cáo về mục: “Tìm hiểu về tin học văn phòng”. Trong bản báo cáo này em đã trình bày cụ thể từng mục của tin học văn phòng. Gồm có hai phần chính: Mirosoft Word. Microsoft Exell. Trong các phần đều trình bày những phương pháp để xử lý thông tin. Những thao tác này rất dơn giản nhưng đảm bảo với tốc độ nhanh chóng, gọn gàng và chính xác. Tuy đã hết sức nỗ lực trong việc nghiên cứu và học tập để viết thành báo cáo mục: “Tìm hiểu về tin học văn phòng” này. Nhưng mới lần đầu tiên em viết báo cáo, nên không thể tránh khỏi những sai lầm thiếu sót. Em kính mong các quý thầy, cô giáo tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em để em có thể trở thành một sinh viên học tập ngày một tốt hơn. MICROSOFT WORD Chương I Làm quen với Microsoft Word Giới thiệu và khởi động chương trình. Giới thiệu chung: Microsoft Word ( Word) là một bộ xử lý từ đặc biệt chạy trong môi trường Windows. Ngoài các chức năng cơ bản là một hệ xoạn thảo lý tưởng, word còn có nhiều chức năng phong phú khác như lập bảng biểu, trang trí văn bản bằng các hình ảnh, tính toán và các phần mềm ứng dụng khác. Với một loạt các chưng trình phụ trợ khác nữa ta có thể dễ dàng tạo ra được một văn bản phức tạp với các hình ảnh đa dạng. Chương trình Word tuy không phải là một phần mềm chuyên dùng cho công tác chế bản nhưng nó dường như có tất cả các đặc trưng cần thiết của phẩn mềm chế bản. . Khởi động chương trình. Để khởi động windows ta thực hiện theo các cách sau: Cách 1: Kích chuột vào biêủ tượng ở phía trên góc phải màn hình Cách 2: Thực hiện tuần tự theo các bước sau: Start/ Program/ Microsoft Word. Xuất hiện màn hình: Word Trên màn hình soạn thảo bao gồm các thanh cơ bản sau: Thanh tiêu đề: Hiển thị tên nphần mềm Word và tên tệp tài liệu đang soạn thảo. Thanh menu lệnh: Thanh menu dọc này chứa các menu dọc trong các menu dọc chứa các lệnh. Thanh Toobar: Gồm các nút lệnh xử lý văn bản, bấm một nút thì một lện tương ứng sẽ được thực hiện. Thanh định dạng: Sử dụng để chọn nhanh các lệnh định dạng về kiểu chữ và đoạn. Các thao tác cơ bản Nhập văn bản Văn bản nhập từ bàn phím sẽ hiện ra tại vị trí con trỏ tại cửa sổ tài liệu, khi dòng văn bản dài quá lề phải nó sẽ tự động xuống dòng. Chỉ gõ Enter để xuống dòng khi hết đoạn văn. 2.Di chuyển con trỏ: Dùng các phím di chuyển con trỏ: để qua từng ký tự. để qua từng dòng. Home, End tới đầu hay cuối dòng Page up, Page Down để qua từng trang màn hình. 3. Gõ tiếng việt: Theo ngầm định để soạn thảo văn bản, Word dùng ngôn ngư quy định là Anh ngữ, ta phải cài các Font chữ Việt chuẩn. Nếu đã cài font tiếng việt khi bắt đầu soạn thảo văn bản tiếng việt, thao tác: Mở khung Font bấm chọn một Font chữ việt( Font có chữ Vn ở đầu). ấn tổ hợp phím Alt+Z để bật chế độ soạn thảo tiếng việt. Gõ văn bản chữ thường Telex. Tức là gõ theo quy tắc: Aa=â: aw=ă; ee=ê ;o=ô ; ow=ơ; w=ư; f =dấu huyền ( ); s = dấu sắc (/); j= dấu nặng ( ); x= dấu ngã ( ); r= dấu hỏi ( ). Trong quá trình nhập văn bản, nếu gõ sai có thể chuyển con trỏ tới chỗ sai gõ phím Delete hoặc Back space để xoá. 4. Lưu giữ văn bản chọn lệnh File \ save hoặc bấm nút có hai khả năng sảy ra: Nếu là văn bản soạn đầu tiên chưa đặt tên tệp, sẽ xuất hiện hộp thoại Save as. Gõ ngay tên tệp File văn bản vào khung File name chọn OK. Văn bản sẽ được ghi vào thư mục hiện thời. Nếu là văn bản trên màn hình là văn bả cũ (đã có tên) mở ra xem sửa ghi lại sự thay đổi của tài liệu hiện thời dưới tên đã có mà không đưa ra một yêu cầu nào cả. 5. Bắt đầu soạn thảo một văn bản mới. Để soạn thảo một văn bản mới, ta có thể thực hiện các cách sau: Cách một: Chọn File, sau đó chọn lệnh New, bấm nút OK Cách hai: Bấm nút ( biểu tượng ở phía trái của thanh công cụ). Chương trình mở thêm một cửa sổ tài liệu mới ( trang giấy trắng) sẵn sàng nhận văn bản. 6. Mở tệp (File) văn bản đã có trên ổ đĩa. Khi cần mở một văn bản đã được ghi vào đĩa (đã có tên tệp): Chọn File, sau đó chọn lệnh Open hoặc bấm nút . Lúc này trên màn hình xuất hiện thư mục My Documents. Thư mục này là thư mục hiện thời (ngầm định trong khi cài đặt) chứa các tài liệu đã soạn trước đó. Để mở tệp văn bản nào ta kích chuột vào File văn bản đó để chọn, bấm chuột vào nút Open ( Cũng có thể kích đúp chuột vào File văn bản cần chọn, thì văn bản cũng được mở ra). 7. Ra khỏi Word ( trở về Windows). Gõ lện Ctrl+F4 hoặc chọn lệnh File\Exit Nếu các tài liệu đang mở chưa được lưu giữ, không chọn No, huỷ bỏ lệnh chọn Cancel. Lưu ý: Trước khi thoát khỏi Word, đóng tất cả các văn bản đã mở ra trước đó, sau đó chọn lện File \ Exit để thoát khỏi chương trình. Chương II: Các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản. Các kỹ năng soạn thảo. Lưu giữ văn bản ( đoạn văn bản). Lựa văn bản là thao tác nhằm chỉ định phạm vi văn bản sẽ được xý lý (hay được gọi là bôi đen) văn bản sẽ lựa thể hịên trên nền mầu đen tương phản. Gọi là khối văn bản. Các thao tác lựa văn bản: Lựa một phần dòng: Kéo kỹ tự đầu đến ký tự cuối. Lựa một dòng: Bấm lại đầu dòng( sát mép văn bản). Lựa nhiều dòng: kéo dọc theo đầu các dòng cần lựa. Lựa toàn bộ văn bản: Nhấn giữ phím Ctrl và bấm chuột trên vùng cần lựa hoặc dòng tổ hợp phím Ctrl+A. Hoặc cách : Để con trỏ lại đầu đoạn văn . Nhấn giữ phím Shist gõ các phím di chuyển con trỏ theo hướng đến cuối văn bản đó. Các thao tác sửa chữa văn bản. Xoá đoạn văn bản: Lựa đoạn văn bản cần xoá Gõ lệnh Delete hoặc tổ hợp phím Ctrl+X. Sao chép văn bản: Lựa chọn (bôi đen) đoạn văn bản) cần sao chép. Gõ lệnh Ctrl+C hoặc nút Copy trên thanh công công cụ. Chuyển con trỏ đến vị trí đặt văn bản dán. Gõ lệnh Ctrl+V hoặc bấm nút . Di chuyển Văn bản: Lựa chọn (bôi đen ) đoạn văn cần di chuyển. Gõ lệnh Ctrl+X ( hoặc bấm nút có tên Cut trên thanh công cụ. Chuyển con trỏ tới vịt trí sẽ đặt văn bản. Gõ lệnh Ctrl+ V ( hoặc bấm nút Pase trên thanh công cụ). Cắt một phần cuối dòng xuống đầu dòng sau: Đặt con trỏ tại vị trí cần cắt, gõ Enter. Nối dòng dưới vào cuối dòng trên: Đặt con trỏ tại đầu dòng dưới, gõ phím Backspase. Đẩy dòng văn bản sang phải: Đặt cont trỏ tại đầu dòng cần đẩy, gõ phím Tab hay ký tự trắng. Huỷ bỏ lệnh xử lý gần nhất: Gõ lệnh Ctrl+Z cho dù ta đã làm rất nhiều thao tác sửa chữa lệnh này sẽ có thể đưa văn bản về trạng thái ban đầu coi như không sửa. Thao tác với dòng tài liệu. Khi thực hiện lệnh File \ New sẽ mở thêm các cửa sổ tài liệu mới (che cửa sổ mở trước) nên nên ta cần biết: Sắp xếp các cửa sổ tài liệu: Để làm việc đồng thời với nhiều tài liệu đã mở ( như sao chép văn bản) cần sắp xếp chúng. Chọn lệnh Widows \ Arange All. Lập tức các cửa sổ tài liệu đã mở chia nhau vùng làm việc của cửa sổ chương trình Word. Chuyển đổi qua lại giữa các cửa sổ tài liệu đã mở: Gõ lệnh Ctrl+F6. Sao chép văn bản tài liệu này sang tài liệu khác: + Mở các tài liệu cần dùng. + Sắp xếp lại tài liệu, chuyển tới tài lỉệu có văn bản cần sao,, lựa văn bản, gõ lệnh Ctrl+C. + Chuyển đổi tài liệu nhận văn bản, gõ lệnh Ctrl+V. Đóng cửa sổ tài liệu Nếu cửa sổ mở nhiều sẽ đầy bộ nhớ, không tiếp tục cung việc được. Nên cần phải đúng cả sổ gõ lệnh File \ Close. Định dạng văn bản. Sử dụng thanh định dạng Văn bản cần định dạng. Bấm nút bên phải khung Font, bấm chọn một Font chữ. Chú ý: Font việt có chữ Vn đứng trước, còn Font có chữ H ở cuối tên là viết chữ hoa. Muấn thay đổi cỡ chữ bấm B (In đậm) I (in nghiêng), U (chữ gặch chân) sẽ thấy nút lõm xuống bấm lại nút đang lõm sẽ huỷ bỏ kiểu chữ. Định dạng bằng Menu: Chọn phần văn bản cần định dạng, chọn lệnh Format \ Font sẽ xuất hiện hộp thoại Font, bấm chọn thẻ Font: Nếu muốn đổi font chữ : Chọn Font chữ trong khung Font. Nếu muốn đổi cỡ chữ: Chọn cỡ trong khung Size. Nêú muốn đổi màu chữ: Mở khung Color, chọn màu. Nếu muốn gặch chân các chữ: Mở khung Underline, chọn một kiểu gạch chân, chọn nose sẽ bỏ gạch chân. Muốn chọn các kiểu chữ đặc bịêt, chọn các mục trong khung Effec với nghĩa như sau: +Strikethrogh: Gạch ngang lưng chữ. + Small Caps: Kiểu chữ hoa nhỏ ( không chọn khi đang dungf Font Việt). All Caps: Kiểu chữ hoa lớn ( không chọn khi đang dùng Font Việt). Superscrip \ Subsript: Các dạng chỉ số trên hay dưới cuối cùng chọn OK. Định dạng đoạn văn bản ( Paagragp). Lựa văn bản cần địn dạng. Chọn lệnh Format \ Paagragp. Trong hộp thoại này xuất hiện: Chọn thẻ Indents and spacing. Xuất hiện nội dung thẻ này: muốn thay đổi căn lề, mở khung Aligment, chọn một kiểu căn lề. Trong khung Indentation: + Nếu muốn thay đổi khoảng cách giữa mép trái hay mép phải đoạn văn bản đã lựa với lề trái hay lề phải, hãy thay đổi trị số trong mục Left hay Right + Cần thay đổi khoảng cách đầu dòng đoạn với mépt trái đoạn, trong khung Special, chọn Fist line và thay đổi trị số của khung By tương ứng. Trong khung Spacing: + Thay đổi trị số mục Bofore hoặc và mục After để làm thay đổi khoảng cách phía trước hoặc phía sau của đoạn văn bản với đoạn lân cận. + Muốn thay đổi khoảng cách giữa các dòng trong đoạn, mở khung Line spacing chọn một kiểu dãn dòng ( nếu chọn kiểu At least và thay đổi trị số mục By tương ứng sẽ đạt được một độ dãn dòng chi tiết hơn). Thực hiện xong mọi thay đổi chọn OK. Sao chép định dạng. Khi có một phần văn bản có các định dạng về Font và định dạng đoạn, muốn một doạn văn bản khác cũng có định dạng giống như vậy ta dùng các cách sao chép định dạng như sau: Lựa chọn văn bản đã có định dạng nghiêng, căn giữa nó. Bấm tổ hợp phím Ctrl+Shift+C hay bấm nút Kéo lựa phần văn bản muốn nhận định dạng nghiêng, căn giữa. *Định dạng văn bản: Đây là kiểu định dạng bằng chuột nhờ các thanh định dạng va thước. Trên thước định dạng có mốc đánh khoảng cách lề trái lề phải và dòng đầu đoạn, kéo mốc này đến vị trí cần thiết. Định dạng trang văn bản. Định dạng trang văn bản nhằm thay đổi cỡ giấy và các lề thao tác: Chọn lệnh File \ Page setup xuất hiện: nếu muốn thay đổi cỡ giấy: Bấm chọn thẻ Sapersize Mở khung Sapersize, chọn một trong các cỡ giấy chuẩn cần dùng ( thường là A4 hay Letter). Nếu phải in văn bản trên một cỡ giấy không chuẩn ta phả khai báo chiều rộng, chiều dài cỡ giấy bằng cách thay dổi trị số các mục Width và Height Trong khung Orentation có thể chọn: + Portrait: Để in văn bản theo chiều dài của tờ giấy, kiểu này luôn được chọn sẵn. + Landscape: Để in văn bản theo chiều ngang (xoay chiều), do đó chiều dài dòng sẽ lớn hơn, thường dùng in các biểu bảng có chiều rộng lớn hơn chiều rộng tờ giấy thực có. Nêú muốn thay đổi lề trang: Chọn thẻ Margins, xuất hiện nội dung của thẻ. Thay đổi trị số các mục trong thẻ với ý nghĩa sau: Top: Lề trên, vị trí dòng đầu tiên của trang. Bottom: Lề dưới, vị trí dòng cuối cùng. Left: Lề trái, khoảng cách tính từ mép trái tờ giấy sang phải (nơi sẽ bắt đầu dòng văn bản). Right: Lề phải, khoảng cách tính từ mép trái tờ giấy về trái (nơi kết thúc dòng văn bản). Thực hiện xong mọi thay đổi cần thiết mở khung Apply to, chọn một trong các phạm vi ứng dụng cho việc định dạng với nghĩa như sau: This point forward: Tính từ vị trí con trỏ về cuối. Whole Document: áp dụng cho mọi tài liệu. Cuối cùng chọn OK. Các chế độ hiển thị văn bản. Để tăng tốc độ soạn thảo văn bản, kiểm tra hình thức văn bản… đưa ra các chế độ hiển thị văn bản: Chế độ thông dụng. Đây là chế độ có tốc độ soạn thảo thực tế nhanh nhất, mọi định dạng về Font va paragragh đều thể hiện, người ta thường dùng chế độ này để soạn thảo nội dung văn bản. cách chọn chế độ: Chọn lệnh View \ Normal Chế độ trình bày trang. Chế độ này cho phép ta xem thấy bố cục từng phần ăn bản trên một trang cũng như các dạng Font, Paragragh. Nhưng tốc độ soạn thảo chậm hơn chế độ trước do vậy người ta chỉ cần chuyển sang chế độ này khi cần kiểm tra hình thức văn bản, ít dòng soạn thảo, cần chọn lệnh: View \ Page Layout. Ngoài 2 chế độ trên, Word còn có một số cách hiển thị văn bản khác,chúng được dùng trong trường hợp soạn thảo các văn bản đặc biệt. NSD còn có thể thay đổi tỷ lệ % trên thanh công cụ để phóng to – thu nhỏ văn bản sao cho tiện quan sát bố cục văn bản ( tỷ lệ ngầm định là 100% - bằng đúng kích thước thật). Chương III. Lập bảng biểu Các thao tác xử lý và trang trí bảng biểu. Lập bảng biểu rỗng. Đặt trỏ chuột tại vị trí ban đầu lập bảng biểu. Chọn lệnh Table \ Insert Table. Sẽ xuất hiện hộp thoại Insert Table + Gõ một số lượng cột của hàng của bảng ( vào khung Number of volumns). + Chọn khung Number of rows để gõ lệng một số lượng hàng của bảng. + Chọn OK. Có thể hiện, ẩn đường lưới bằng các chọn lệnh Table \ Gridllnes Di chuyển con trỏ bằng bảng. Gõ phím Tab để chuyển lần lượt tới các ô phía sau Shift +Tab về phía trước. Khi con trỏ ở cuối cùng của bảng, gõ phím Tab sẽ thêm một hàng vào cuối bảng. Gõ vào phím mũi tên Để chuyển qua các hàng lân cận. Dùng chuột để bấm vào ô cần tới. Nhập dữ liệu Đặt con trỏ tại ô cần nhập dữ liệu (dữ liệu có thể là số hay văn bản). Gõ dữ liệu. Khi độ dài dòng dữ liệu lớn hơn độ rộng ô nó sẽ tự động xuống dòng, độ cao hàng được tăng lên. Văn bản trong ô cũng được định dạng Font và Paragragh giống như văn bản ở ngoài ( Các cạnh trái, phải ô giống như lề phải của trang). Một ô có thể có một hay nhiều đoạn văn bản; sửa chữa văn bản trong từng ô thao tác giống với văn bản thường. Chuyển (sao chép) một văn bản thường vào trong một ô của bảng: Lựa văn bản cần chuyển (sao chép), Gõ lệnh Ctrl +X (hoặc bấm Ctrl+c khi cần sao chép), Chuyển con trỏ vào ô sẽ nhận văn bản, gõ lệnh Ctrl+V (Pase). Lựa các ô bảng biểu. Lựa ô: Bấm chuột vào mép trái ô (vị trí mà con trỏ chuột có dạng mũi tên trắng hướng sang phải). Lựa cột: Bấm vào đỉnh cột (Vị trí con trỏ chuột có dạng mũi tên màu đen hướng đầu xuống dưới). Lựa cả bảng: Đặt con trỏ vào bảng, gõ lệnh Alt+5 (số 5 bên phải tắt đèn Num lock) có thể chọn lệnh Table \ Rows hoặc Table \ select culumn 5. Thay đổi độ cao của cột độ cao dòng. Thay đổi độ rộng cột Kéo rang giới phải cột sang phảim hay về trái. Đặt con trỏ vào cột cần thay đổi Chọn lệnh Table \ Cell Hieght And Width sẽ xuất hiện một hộp thoại rồi chọn: + Thẻ Columns + Thay đổi trị số khung Width Of Columns đó bấm các nut Previous Columns hay Next Culumn và thao tác thay đổi với các cột lân cận. +Nếu các ô trong cột có độ rộng khác nhau, muốn chúng bằng nhau trở lại, chọn nút Atuto Fit + Chọn OK. Thay đổi độ cao hàng Chế độ Page Layout, có thể kéo ranh giới dưới dòng trên thước dọc bằng bàn phím. Thao tác: Đặt con trỏ tại dòng cần thay đổi Chọn lệnh Table \ Cell height and width xuất hiện hộp thoại Chọn thẻ Row và + Khai báo độ cao trong mục At ừng với Height of row, nên chọn At least trong Height of row + Muốn thay căn lề cho bảng ( trong trương hợp độ rộng của bảng nhỏ hơn độ rộng trang), phải lựa các bảng trước khi thực hiện lệnh ( không lựa chỉ có tác dụng với dòng). Khai báo trị số mục Indent From Left, hoặc bấm chọn một trong các mục Left, Center, Right. Chèn, xoá hàng cột. Chèn hàng: Để con trỏ trong hàng sẽ bị đẩy xuống dòng sau ( nều cần chèn nhiều cột, phải lựa một số cột bằng đúng số cột cần chèn, tính từ cột sẽ bị đẩy ra sa), chọn lệnh Table \ Insert Rows. Chèn cột: Lựa cột sẽ đẩy sang phải (nếu cần chèn nhiều cột, phải lựa một số cột bằng đúng số cột cần chèn, tính từ cột sẽ bị đẩy ra sau), chọn lệnh Table \ Insert Culumn. Thêm Cột vào cuối bảng: Bấm lựa cuối dòng, chọn lệnh Table \ Insert Culunm. Xoá hàng,cột: Lựa hàng hoặc cột cần xoá, gõ lệnh Ctrl+ X hay bấm chọn Table \ Delete Row hay Table \ Delete Column Gộp nhiều ô, chia một ô thành nhiều ô Gộp nhiều ô cùng hàng thành một ô: + Lựa các ô cần gộp + Chọn lệnh Table \ Merge Cell. Số dòng văn bản trong ô (cả hàng chứa ô đó) sẽ tăng lên, xoá dòng thừa bằng cách xoá dòng thông thương. Chia ô thành nhiều ô: + Đặt con trỏ trong ô đó, + Chọn lệnh Table \Split Cells Xuất hiện hộp thoại Split Cells. Gõ số lượng ô sẽ được chia ra trong phần Number Of Column,c họn OK. Cắt đôi bảng. Khi cần cắt một bảng làm đôi theo chiều ngang, thao tác: Để con trỏ từ hàng muốn cắt sang bảng sau: Chọn lệnh Table \ Split Table Chuyển đổi sang dạng văn bản thường Chọn hàng cần đổi, xong chọn lệnh: Table \ Convert Table \ ok Trang trí bảng Tạo ra các đường kẻ thật sự giữa các hàng và cột cũng như mầu nền: Format \ Borders and Shading a). Tạo các đường kẻ: Chọn thẻ Borders Trong khung Settíng + Nếu chỉ cần kẻ đường viền chung quanh, chọn mục Box. + Nếu muốn kẻ viền và các đường phân cách hàng cột chọn mục Grid + Nếu cần gỡ bỏ tất cả các đường kẻ đã có của bảng, chọn mục None Trong khung Style: Chọn một kiểu đường kẻ của khung Style. Trong khung nhìn mẫu Preview: + Nếu cần thay đổi một đường kẻ nào đó, bấm chọn đường kẻ. + Trong khung Line: Chọn một kiểu đường kẻ khác của khung Style, hoặc chọn None đường kẻ đã có sẽ bị gỡ bỏ. b). Tạo mầu nền: Chọn thẻ Shading Chọn một mầu nền trong khung Shading Chọn None sẽ gỡ bỏ mầu nền đã có xong chọn Ok Chương IV: văn bản cột báo Chương văn bản Tạo một chương văn bản Trong một văn bản dài khi cần một phần nào đó trở thành một chương, để con trỏ ở đầu và cuối phần đó, chèn một dấu ngắt chương bằng lệnh: Insert \ Break. Trong hộp thoại vừa xuất hiện: Chọn Cuntinuous, chọn Ok, một dấu ngắt Section sẽ được tạo ra ở vị trí con (trên dấu có ghi End of Section). Nếu chèn sai vị trí của dấu ngắt chương có thể đặt con trỏ vào dấu .Gõ phím Delete xoá bỏ, chèn dấu mới vào vị trí khác. II Tạo văn bản dạng cột báo Tạo văn bản dạng cột. Chuyển về chế độ Normal ( chọn lệnh View \ Normal). Soạn nội dung văn bản như hình bình thường. Không nên định dạng đoạn. Chuyển con trỏ tới vị trí phần chia các đoạn văn bản cho mỗi cột, chèn dấu ngắt câu bằng lệnh Insert \ Break và trong hộp thoại Break chọn mục Culumn Break . ( Thay vì chọn lệnh có thể gõ Ctrl+ Shift+Enter). Dau ngắt cột đã chèn có rhể xoá bỏ giống như cách xoá dấu ngắt chương. Chuyển con trỏ tới đầu và cuối cả phần văn bản định tổ chức theo dạng cột, chèn các dấu ngắt chương. Đặt con trỏ trong chương vừa tạo, chọn lệnh Format \ Columns. Trong hộp thoại Columns vừa xuất hiện: + Chọn một mẫu cột báo trong khung Presetes, hoặc gõ ngay một số chỉ số số lượng cột ( vào khung Number Of Columns). Các cột sẽ có kích thước bằng nhau, bấm mục Equal Columns Width để bỏ dấu ‘X’ của nó. Khai báo kích thước từngcột cũng như khoảng cách giữa các cột vào các mục Width và Spacing tương ứng trong khung Width và Spacing. + Nếu cần các đường kẻ dọc phân cách cột, chọn mục lene Between + Mở khung Apply to chọn This Section. Phải chọn đúng mục này. +Chọn OK để hoàn tất thao tác với hộp thoại. Khi dang ở chế độ Normal, các dấu ngắt cột và ngắt chương đều thể hiện văn bản dạng cột báo sẽ viết xát lề trái ( với kích thước bằng kích thước một cột) theo thứ tự và thể hiện dạng một cột, hay chuyển sang chế độ Page Layout xem hình thức văn bản. Muốn đổi một số lượng cột: Chuyển về chế độ Normal, chèn thêm ( Bớt) các dấu ngắt cột, để con trỏ trong phần văn bản dạng cột, chọn lại lệnh Format \ Columns khi xuất hiện hộp thoại Columns, khai báo lại số cột. Nếu muốn huỷ bỏ dạng cột, chuyển về chế độ Normal, xoá bỏ tất cả dấu ngắt chương và cột. Sử dụng thanh công cụ vẽ. Thanh công cụ Drawing dùng để vẽ các hình ảnh, trang trí thêm cho văn bản, khả năng vẽ khi dùng thanh công cụ Drawing mạnh không kém gì chương trình vẽ Paint Brush. Chuẩn bị vẽ Mở tài liệu cần trang trí, Bấm nút trên thanh công cụ, hoặc chọn lện View \ Toolbar xuất hiện hộp tên các thanh công cụ, chọn Drawing, Ok. Đây là cửa sổ tài liệu có thêm thanh công cụ bao gồm các nút công cụ như hình sau: Muốn gỡ thanh công cụ, bấm lại nút Drawing lần nữa. Tên các nút và công dụng của chúng như bảng sau ( Lần lượt từ trái qua phải). TT Tên nút Công dụng 1 Draw Chứa các lênh cơ bản của thanh công cụ 2 Select Object Dùng để lựa chọn đối tượng 3 Free Rotate Quay đối tượng đã vẽ 4 Line Vẽ đường thẳng 5 Arrow Vẽ đường mũi tên 6 Rectange Vẽ hình vuong hay hình chữ nhật 7 Ovanl Vẽ hình tròn hay hình bầu dục 8 Tex Box Tạo một khung văn bản 9 Insert WordArt Gọi hộp thoại WordArt để chèn hình ảnh đã có 10 Fill Color Tô màu nền cho đối tượng 11 Line Color Mâu đường kẻ 12 Font Color Mầu của chữ 13 Line Style Các kiểu đương thẳng 14 Dash Style Các kiểu đường đứt nét 15 Arrow Style Các kiểu đường có hình mũi tên 16 Shadow Độ bóng hai chiều của đối tượng được chọn 17 3- D Độ bóng ba chiều cua đối tượng được chọn Các hình vẽ được trải ra trên nền một tấm lưới vẽ (ẩn), khoảng cách giữa các đường lưới sẽ quyết định độ mịn, vị trí bắt đầu của nét vẽ vị trí tương đối của các hình có thể hiệu chỉnh lưới vẽ bằng cách: Bấm nút Draw, chọn Grid, sẽ xuất hiện hộp thoại tương ứng: + Nếu muốn bỏ tác dụng của lưới, bỏ chọn (boe dấu X) mục Snap To Gird. Các đường vẽ có thể bắt đầu từ vị trí bất kỳ mịn hơn. + Thay đổi vị trí bắt đầu của đường lưới bằng cách đổi trị số các mục Hozizintal và Vertical ỏigin. Vẽ các hình. Vẽ các đường vòng cung. Hình theo mẫu ( chọn trong Autoshaps): Kéo từ điểm bắt đầu hướng tới điểm cuối. Tạo một khung văn bản: Bấm nút TexBox. Kéo trên tài liệu để vạch vị trí và kích thức khung, khng sẽ đươc kẻ viền ngay, có thể vó cả mầu nền. + Gõ và định dạng văn bản trong khung như làm với văn bản thường có thể đưa vào khung hình ảnh, bảng. + HIệu chỉnh trong khung: Bấm chuột phải vào cạnh khung, chọn lệnh Format Texbox xuất hiện hộp thoại. + Trang trí văn thái ngầm đinh khung có ngay đường kẻ viền, thay đoỉo đường kẻ này bằng cách chọn thẻ Line, chọn một kiểu đường kẻ khác mầu. Muốn tạo bóng vuốt góc tròn chọn các mục Shadow. ++ Muốn thay đổi kích thước,vị trí khung, chọn thẻ Size, đổi trị số các mục tương ứng. ++ Cần tô mầu, chọn Fill, chọn các mục cần dùng. Các bước hiệu chỉnh các hình vẽ. Bấm chọn hình vẽ (đối tượng): Nhấn giữ phím Shift và bấm các đối tượng sẽ chọn được nhiều đối tượng. Xoá, xoay đối tượng: Gõ phím Delete xoay: Chọn nút Free Rotate Di chuyển: Kéo cạnh, một đầu hoặc thân đối tượng. Định dạng đối tượng: Bấm chuột phải trên đối tượng,. Chọn lệnh Formats Object, chọn các mục, các thẻ cần dùng. Đốỉ vị trí tren dưới của đối tượng: Chọn các nút Bring to font, Send to back, Bring to Font of, Send Behind Tex. Chương IV Trang Trí văn bản Trang trí văn bản. Chèn một ký hiệu Đặt con trỏ rại vị trí cần chèn Chọn lệnh Insert \ Symboi, xuất hiện hộp thoại Symboi: Hộp thoại này là một bảng các ký hiệu của một nhóm ký hiệu, muốn xem hình phóng to của ký hiệu hãy bấm chọn vào nó. Muốn chọn một nhóm ký hiệu khác mở khung Font, chọn một nhóm khác. + Bấm chọn ký hiệu cần chèn + Bấm nút Insert, ký hiệu sẽ được chèn vào văn bản. + Bấm chọn nút Close để đóng hộp thoại. Ký hiệu đã chèn có thể định dạng Font, Paragragh… giống như đã làm với văn bản thường. Chèn các ký hiệu hoặc số vào đầu các đoạn. Khi cần chèn đồng thời một ký hiệu (hoặc dãy số) vào đầu các đoạn văn bản như một danh mục hàng hoá, danh sách nhân viên.. thao tác như sau: lựa các đoạn cần chèn Chọn lệnh: Format \ Bullest and Numbering Xuất hiện hộp thoại: Chèn một bức ảnh: Để con trỏ tại cị trí cần chèn ảnh Chọn lệnh Insert \ Picture \ ClipArt. Xuất hiện hộp thoại Microsoft Clip Gallery 3.0 Chọn ảnh cần chèn Kích chuột phải chọn Insert. Bức ảnh sẽ xuất hiện vào văn bản. Chèn một biểu trưng văn bản. Trong văn bản có thể chèn vào các đối tượng được tạo ra bởi một số chương trình khác. Thao tác: Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn Chọn lệnh Insert \ Picture \ WordArt chọn một kiểu, bấm Ok. Trên màn hình xuât hiện của cửa sổ Edit WordArt tex, xoá dong chữ mặc định Enter your text here và gõ vào dòng chữ dạng biểu trưng mới. + Mở khung Font để chọn Font chữ, bấm chọn Size để định kích cỡ tạo xong bấm Ok. Khi bấm chọn biểu trưng thì đồng thời xuất hiện mặc định dạng biểu trưng, ta có thể chỉnh sửa, thay đổi … dựa trên thanh định dạng này. II. Văn Bản Tân trang. Đặt con trỏ tại vị trí cần phân trang Gõ tổ hợp phím Ctrl + Enter. Word sẽ tạo ra một vạch phân trang bằng tay Page Break tại vị trí con trỏ và phân trang tự động lại cho phần văn bản phía sau, nếu vạch này đặt sai vị trí có thể xoá nó bằng cách đặt con trỏ tại vạch gõ phím Delete. Tạo các tiêu đề trang. Nếu theo yêu cầu văn bản, trên đầu trang( hoặc cuối trang) cần có số trang, tên bài, tên người viết … NSD cần tạo tiêu đề trang (gọi là Header) hoặc cuối trang (gọi là Footer). Thao tác : Nên đặt vị trí con trỏ tại đầu văn bản (hoặc đầu chương ). Chọn lệnh View\Header and Footer Trên màn hình sẽ xuất hiện phần soạn thảo cho tiêu đề đầu trang và cuối trang, mặc định con trỏ ở phần Header, như hình sau: Gõ vào nội dung cần làm tiêu đề trang, cuối trang (các cách soạn thảo, định dạng giống với soạn thảo thông thường. Bấm chọn vào nút close để kết thúc việc tạo tiêu đề. Muốn định dạng số trang ta còn có thể thực hiện theo cách sau : Chọn lệnh Insert\Page number. Xuất hiện hộp thoại : Chọn vị trí số trang khung Posetion Chọn cách căn lề trang số trang khung Aligment (Right: Phải, Center: Giữa, Left: trái ) Chọn nút Format, một bảng chọn xuất hiện: + Chọn một dạng số khung Number Format. + Đổi số bắt đầu trong mục Start At chọn Ok Tạo xong bấm Ok để trở về màn hình soạn thảo văn bản. Xem văn bản trước khi in Cần kiểm tra lại bố cục trang văn bản trước khi in bằng cách chọn lệnh: File\ Print Preview. Trong cửa sổ Print Preview vừa xuất hiện : Xem các trang khác bằng các phím Page up, Page down. Xem phóng to một chỗ: Bấm chuột tại chỗ đó( con trỏ chuột hình kính lúp ) bấm chuột lần nữa trở về tỉ lệ hiển thị ban đầu. In văn bản và bấm nút . Không in, trở về văn bản gõ phím Esc In văn bản. Chọn lệnh File\Print Xuất hiện hộp thoại : + Muốn thay đổi số bản in: Đổi số mục Copies (ngầm định là một bản) + Chọn giới hạn các trang cần in bằng một trong các mục với nghĩa sau : All: In tất cả các trang Current Page: In trang hiện thời Pages: In một số trang khai báo số thứ tụ của trang cần in theo mẫu 1, 7: in từ trang 1 đến trang 7 1, 4, 6: In trang 1, trang 4 và trang 6 + Có thể bấm nút Printer, và kiểm tra xem đã cài, chọn đúng máy in chưa. Chọn lệnh Ok bắt đầu in Nếu chương trình phát hiện lỗi trên đường đưa thông tin ra máy in nó sẽ đưa ra thông báo lỗi, NSD phải khắc phục lỗi đó và bấm nút Retry tiếp tục in, không khắc phục được buộc phải bấm nút Cancel không in nữa. Phần II: Microsoft Excel Excel là phần mềm chuyên về tính toán phân tích thông tin và quản lí danh sách trên các bảng tính. Khởi động và tổng quan về Excel. Khởi động. Có 3 cách : Cách 1: Mở menu Start chọn Program và nhấp Microsoft Excel: Xuất hiện: Cách 2: nhấp chuột trực tiếp vào biểu tượng Shortcut trên màn hình Destop. Cách 3: Nhấp chuột vào biểu tượng có sẵn trên thanh Toolbar. Kết thúc. Cách 1: Nhấp vào dấu bên phải phía trên màn hình. Cách 2: vào thực đơn File chọn lệnh Exit Cách 3: Bấm tổ hợp phím Alt + F4 Các thành phần trong bảng tính. Thanh tiêu đề (Title Bar): Liệt kê các chương trình ứng dụng và tên tệp tin bảng tính đang được sử dụng. Thanh thực đơn (Menu Bar): Chứa toàn bộ các chức năng của Excel. Như các thực đơn File, Edit, View… Thanh công cụ (Standard Toolbar): Bao gồm các biểu tượng hay dùng. Thanh công cụ nhằm giảm các thao tác trong khi làm việc với bảng tính. Thanh định dạng (Formating Toolbar): Cho phép định dạng Font chữ, kích cỡ, in đậm… Thanh trạng thái (Status Bar): Cho biết những công việc đang tiến hành với Excel. Sổ bảng tính ( WorkSheet Tabs): Bảng tính Excel được chia làm nhiều vùng làm việc. Vùng sổ bảng tính cho phép chọn sổ làm việc hiện hành. Vùng bảng tính ( Worksheet): Là một bảng tính gồm 256 cột và 65536 dòng. Các cột được đánh từ A Z, AA, AB, … IV. Các dòng được đánh từ số 1 – 65536. Ô hiện hành ( Active Cell) là điểm giao nhau giữa dòng và cột. Mỗi ô đều có địa chỉ được xác định theo dòng và cột. Mỗi ô đều có địa chỉ xác định theo dòng và cột. Soạn thảo bảng tính. Thao tác với bảng tính. Di chuyển giữa dòng và các ô trong bảng. Trong khung bảng tính, muốn di chuyển giữa các ô ta sử dụng các phím mũi tên, phím Tab, hoặc dùng chuột kích vào ô muốn chọn. 1.2 Thay đổi kích cỡ của bảng tính. Thay đổi khoảng cách dòng: Di chuyển chuột về đường tiêu đề dòng, khi con trỏ chuột có hình mũi tên hai chiều bấm chuột trái và kéo rê chuột đến vị trí đã chọn. Thay đổi độ rộng cột: Di chuyển chuột về đương tiêu đề cột, khi con trỏ chuột có hình mũi tên hai chiều thì bấm chuột trái và kéo rê chuột đến vi trí đã chọn. 1.3 Chèn dòng, cột và ô Chèn dòng: Di chuột đến dòng cần chèn, sau đó nhấp chuột vào thực đơn Insert chọn Row Chèn cột: Di chuột đến cột cần chèn, sau đó nhầp chuột vào thực đơn Insert và chọn mục Columns. Chèn ô: bạn có thể chèn ô trắng vào ô cũ và đẩy o cũ sang trái, phải, lên hay xuống tuỳ theo lựa chọn. Để làm việc đó ta vào thực đơn Insert chọn mục Cells… 1.4. Chèn và xoá ký tự Muốn chèn ta bấm phím Ins trên bàn phím để đặt chế độ chèn. Nếu muốn bỏ chế độ chèn ta bấm phím Ins một lần nữa. Để xoá ký tự ta dùng phím Delete hoặc dùng phìm backpace. Nhập dữ liệu. Để nhập ký tự vào ô ta rời con trỏ tới ô cần nhập bằng các mũi tên di chuyển hoặc trỏ chuột. Để gán công thức vào ô thì luôn có dấu “=” đứng đằng trước. III. Quản lí tập tin bảng tính Quản lý bảng tính là quản lý nội dung thông tin đã được nhập vào bảng tính. Trong Excel quản lý bảng tính được thi hành thông qua mục quản lý tập tin File trong thanh thực đơn chính. Tạo mới và lưu bảng tính. Mỗi khi khởi động Excel, trên bảng tính chưa có bất cứ dữ liệu nào. Để tạo bảng tính mới, vào thực đơn File chọn mục New hoặc bấm tổ hợp phím Alt +F. Trong thực đơn File chọn mục Save As… để đặt tên và chép dữ liệu đã có sang tập tin mới. Lưu bảng tính với tên đã có sẵn. Excel không có cơ chế tự động lưu trữ như trong Word, mà nếu có thì cảm giác lo sợ vẫn luôn tồn tại trong chúng ta. Nên chỉ có cách duy nhất là đặt tên và lưu trữ thường xuyên bằng cách làm như sau: Bấm tổ hợp phím Ctrl+S hoặc bấm chuột vào nút hoặc vào thực đơn File chọn lệnh Save. Mở tập tin đã có sẵn. Cách 1: Nhấp chuột vào thanh thực đơn File, trên thanh thực đơn chính. Ta có thể chọn trực tiếp thanh vì đây là cach nhanh nhất hoặc ta chọn mục Open để mở tập tin. Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl+O. Hoặc nhấp chuột vào nút mở tập tin. Khi đó trên màn hình xuất hiện hộp thoại và ta tiến hành mở tập tin đã chọn. IV.Trình bày và in ấn. Trang trí văn bản và Font C và kiểu chữ. Để chọn Font chữ cho ô bảng tính ta dùng thanh Font chữ trên thanh công cụ để chọn. Căn lề cho tiêu đề cột và văn bản. Muốn căn lề cho các dòng tiêu đề cột. Đầu tiên phải kích chuột vào ô căn lề hoặc tiêu đề dòng kế tiếp ấn vào các nút căn lề. Có rất nhiều kiểu căn như: căn trái, căn phải, căn giữa, căn hai bên. Kẻ khung bảng và hoàn thiện Đầu tiên ta bôi đen đoạn văn bản cần kẻ khung và nhấp chuột vào thực đơn Format chọn mục Cell và chọn Border để kẻ khung. In ấn. In ấn là quá trình thụ hưởng thành quả lao động. Nhưng trước khi in, ta có thể xem trước kết quả trên màn hình bằng tác vụ Print Preview trong thực đơn File. Mục đích xem như vậy giúp chúng ta có thể phát hiện được lỗi trình bàychưa cân xứng. Sau khi xem xong có thể tiến hành in bằng các cách sau: Cách 1: Bấm tổ hợp phím Ctrl +P khi đó trên màn hình xuất hiện hộp thoại và chon các kiểu in cho phù hợp. Cách 2: Nhấp vào biểu tượng máy in trên thanh công cụ . Cách 3: Vào thực đơn File và chọn mục Print. V. Các hàm trong Excel. Các hàm số học. ABS (Number): Trả về giá trị tuyệt đối của một số. Log (Number): Logarit của một số. Int (Number): Trả lại phần nguyên của một số. Cos (Number): Cosin của một số. Exp (Number): Luỹ thừa cơ số E của một số. Các hàm xử lý văn bản. Left (Text, số kí tự): lấy số kí tự từ bên trái xâu. Lower (Text): Đổi chuỗi văn bản thành chữ thường. Upper (Text): Đổi văn bản thành chữ hoa. Len (Text): Tính độ dài của chuỗi. Value (Text): Đổi chuỗi văn bản thành số. Các hàm lý luận. And (logic1, locgic2…): Cho lại giá trị TRUE, nếu các đói số đều đúng. Not (logical): Phủ định logic. If (Logical, value – If – False): Cho lại giá trị đúng nếu kết quả đúng. Ngược lại cho giá trị sai nếu cho kết quả sai. Các hàm ngày giờ. Date (year, month, day): Trả về ngày tháng dạng chuỗi. Day (Number): Đổi một số sang ngày. Month (Number): Đổi một số sang tháng. Year (Number): Đổi một số sang năm. Time (Hour, minute, second): Số của giờ phút giây. Các hàm thống kê. Sum (n1, n2 …): Tính tổng các số. Average(n1, n2 …): Giá trị trung bình. Count (giá trị 1, giá trị 2 …): Đếm các ô dữ liệu. VI. Biểu đồ trong Excel. Trong Excel giúp ta tạo các đồ thị dạng 2 hoặc 3 chiều tuỳ theo dữ liệu chọn trên bảng bằng cách: Bước 1: Chọn dữ liệu mà ta muốn vẽ biểu đồ. Bước 2: Chọn mục Chart … trên thực đơn Insert. Bước 3: Chọn dạng biểu đồ phù hợpn với dữ liệu. Bước 4: Khi chọn được biểu đồ ta có thể trang trí cho biểu đồ. Bước 5: Cuối cùng ta nhúng dữ liệu cần vẽ vào biểu đồ Lời kết thúc: Trong bản báo cáo này là những phương pháp để tạo văn bản bằng Word và Excel. Những phương pháp thông dụng và thêm những thủ thuật làm nhanh, đơn giản. Sau một thời gian thực tập bài báo cáo của em đã được hoàn thành. Nhân dịp báo cáo này cho phép em bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới nhà trường, các quý thầy cô giáo đặc biệt là thầy giáo Trần Đức đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành bản báo cáo này.