Báo cáo Tổ chức bộ máy kế toán và một số phần hành kế toán chủ yếu tại TECHNOIMPORT

ỷ tương ứng với tốc độ tăng 69,68%,chi phí quản lý tăng 2,987 tỷ tương ứng với tốc độ tăng 51,50% làm cho lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh giảm nghiêm trọng -3,75 tỷ (năm 2006 lợi nhuận này dương). Về hoạt động khác: Doanh thu hoạt động khác năm 2007 tăng 41 triệu tương ứng với tốc độ giảm 13,03%, đồng thời chi phí khác cũng giảm 370,9 triệu tương ứng với tốc độ giảm 99,54% làm cho lợi nhuận khác năm 2007 tăng đáng kể 354 triệu VNĐ (năm 2006 lợi nhuận khác âm). Tổng lợi nhuận trước thuế năm 2007 âm do sự tăng lên đột biến của các loại chi phí, chi phí tài chính tăng 1,575 tỷ, chi phí bán hàng tăng 1,6 tỷ, chi phí quản lý tăng 2,987 tỷ. Điều này là do sự thay đổi tỉ giá những năm gần đây gây nhiều bất lợi cho Cơng ty. Mặc dù doanh thu cĩ tăng lên đáng kể nhưng khơng đủ để bù đắp cho các chi phí này. Nhận xét chung: Kết quả kinh doanh của Cơng ty trong những năm gần đây liên tục giảm sút, điều này là do sự tăng lên quá nhanh của các loại chi phí so với sự tăng lên của doanh thu. Điều này một phần cũng do sự thay đổi của tỉ giá đồng ngoại tệ theo hướng bất lợi cho hoạt dộng thanh tốn của Cơng ty, làm tăng chi phí, giảm lợi nhuận. Cơng ty cần cĩ các biện pháp giảm chi phí như thanh tốn vào thời điểm tỉ giá thấp,… 2.4. Một số chỉ tiêu chính của Technoimport qua các năm Bảng 3: Bảng phân tích cơ cấu vốn Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Số tiền Tỉ trọng Số tiền Tỉ trọng Số tiền Tỉ trọng I.Nợ phải trả 116,890,441,288 77,9% 125,566,293,804 79,07% 119,490,460,419 80,47% 1.Nợ ngắn hạn 116,890,441,288 77,9% 125,566,293,804 79,07% 119,490,460,419 80,47% 2.Nợ dài hạn 0 0% 0 0% 0 0% II.Vốn chủ sở hữu 33,166,659,880 22,1% 33,238,859,923 20,93% 28,997,790,223 19,53% 1.Vốn chủ sở hữu 18,761,717,581 12,5% 18,761,717,581 11,81% 18,784,173,581 12,65% 2.Nguồn kinh phí và quỹ khác 14,404,942,299 9.6% 14,477,142,342 9,12% 10,213,616,642 6,88% Tổng nguồn vốn 150,057,101,168 100% 158,805,153,727 100% 148,488,250,642 100% Nhận xét : Cơ cấu vốn của Cơng ty là tương đối hợp lí, với tỉ trọng Nợ là phù hợp với đặc điểm của cơng ty xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, trong cơ cấu Nợ cần tăng Nợ dài hạn để đầu tư phát triển Cơng ty. Nguồn vốn của Cơng ty cũng khá đảm bảo, được duy trì ổn định qua các năm, tuy nhiên Cơng ty vẫn cần cĩ các biện pháp để tăng cường nguồn vốn hơn nữa tránh những rủi ro tài chính cĩ thể gặp phải do các khoản Nợ khĩ địi,… Bảng 4: Bảng phân tích cơ cấu tài sản Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Số tiền Tỉ trọng Số tiền Tỉ trọng Số tiền Tỉ trọng I.Tài sản ngắn hạn 145,673,218,863 97,08% 154,706,629,921 97,42% 144,189,460,213 97,1% 1.Tiền và các khoản tương đương tiền 33,524,265,012 22.34% 26,536,715,939 16,71% 19,584,716,956 13,19% 2.Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 0 0% 0 0% 0 0% 3.Các khoản phải thu ngắn hạn 79,463,537,617 52,96% 81,096,664,660 51,07% 105,274,170,709 70,89% 4.Hàng tồn kho 10,653,743,488 7,1% 23,061,024,378 14,52% 12,451,722,623 8,39% 5.Tài sản ngắn hạn khác 22,031,672,746 14,68% 24,012,224,944 15,12% 6,878,849,925 4,63% II.Tài sản dài hạn 4,383,882,305 2,92% 4,098,523,806 2,58% 4,298,790,429 2,9% 1.Các khoản phải thu dài hạn 0 0% 0 0% 0 0% 2.Tài sản cố định 2,893,344,365 1,93% 2,218,985,866 1,4% 1,931,654,260 1,3% 3.Bất động sản đầu tư 0 0% 0 0% 0 0% 4.Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 990,537,940 0,66% 1,379,537,940 0,87% 1,851,000,000 1,25% 5.Tài sản dài hạn khác 500,000,000 0,33% 500,000,000 0,31% 516,136,169 0,35% Tổng tài sản 50,057,101,168 100% 158,805,153,727 100% 148,488,250,642 100% Nhận xét: Cơ cấu Tài sản của Cơng ty là tương đối hợp lí so với các doanh nghiệp khác thuộc loại hình doanh nghiệp dịch vụ xuất nhập khẩu, với tỉ trọng tài sản dài hạn và tài sản cố định nhỏ. Tuy nhiên trong cơ cấu tài sản ngắn hạn, tỉ trọng tiền và các khoản tương đương tiền cịn nhỏ trong khi tỉ trọng của khoản phải thu ngắn hạn lại rất lớn (năm 2007 tăng lên 70,89% đây là một con số rất lớn so với tỉ lệ chung) cần cĩ các biện pháp giảm các khoản phải thu này. Qua phân tích Báo cáo kết quả kinh doanh và cơ cấu tài sản, nguồn vốn của Technoimport ta thấy được phần nào tình hình sản xuất kinh doanh của Technoimport, để thấy rõ hơn tình hình kinh doanh ta sẽ đi sâu vào đánh giá các chỉ tiêu tài chính của cơng ty qua các năm: Bảng 5: Nhĩm chỉ tiêu về khả năng thanh tốn Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Tỉ suất thanh tốn chung 1,25 1,23 1,21 Tỉ suất thanh tốn nhanh 0,97 0,86 1,05 Tỉ suất thanh tốn tức thời 0,29 0,21 0,16 Như đã nĩi ở trên tiền và các khoản tương đương tiền chiếm tỉ trong nhỏ trong cơ cấu tài sản lưu động làm cho tỉ suất thanh tốn tức thời nhỏ hơn nhiều so với các tỉ suất thanh tốn khác, đặc biệt là trong năm 2007, Cơng ty cần cĩ các biện pháp thu hồi các khoản phải thu và giảm các khoản Nợ ngắn hạn, để cải thiện hệ số thanh tốn tức thời. Bảng 6: Nhĩm chỉ tiêu về khả năng sinh lợi Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Hệ số sinh lợi doanh thu 0,0076 0,0021 - Hệ số sinh lợi tài sản 0,0095 0,0034 - Hệ số sinh lợi vốn chủ sở hữu 0,062 0,0115 - Các chỉ tiêu về khả năng sinh lời của Cơng ty là rất thấp điều này thể hiên đúng tình hình kinh doanh của Cơng ty hiện nay, mặc dù doanh thu cĩ tăng đều qua các năm nhưng do chi phí quá lớn, đặc biệt là chi phí quản lý làm cho lợi nhuận khơng cao, tỉ suất sinh lợi cũng khơng cao. Năm 2007 lợi nhuận sau thuế âm chứng tỏ tình hình khơng được cải thiện, các biện pháp giảm chi phí của Cơng ty cịn thiếu hiệu quả, cần cĩ các biện pháp tích cực hơn nữa để tăng doanh thu giảm chi phí, thu hồi các khoản phải thu,… 3. Đặc điểm tổ chức quản lý của Technoimport 3.1. Sơ đồ tổ chức quản lý của Technoimport Sơ đồ 3 Tổng giám đốc Các phịng chức năng Chi nhánh tại TP.HCM Phịng tổ chức cán bộ Phịng XNK 2 Chi nhánh tại Hải Phịng Các đơn vị trực thuộc Phịng XNK 4 Chi nhánh tại Đà Nẵng Phịng XNK 3 Phịng hành chính quản trị Phịng XNK 6 Các VPĐD tại nước ngồi Phịng XNK 7 Phịng XNK 5 Các phịng nghiệp vụ Phịng kế hoạch tài chính Các phĩ tổng giám đốc TTTV đầu tư và thương mại Phịng XNK 1 3.2. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận Tổng giám đốc: Là người trực tiếp quản lý điều hành và chịu trách nhiệm về tồn bộ hoạt động kinh doanh của Cơng ty trước pháp luật. Tổng giám đốc cĩ quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý trong cơng ty. Thay mặt Cơng ty tuyển dụng lao động, kí kết hợp đồng lao động, quyết định mức lương thưởng, phụ cấp, xử lý kỉ luật với người lao động theo quy định của pháp luật và quy chế nội bộ của Cơng ty. Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Cơng ty. Quyết định thanh tốn các hợp đồng xuất nhập khẩu của tồn Cơng ty, quyết đinh các giải pháp tài chính, quyết định đầu tư mới của Cơng ty,… Các phĩ tổng giám đốc: Là người chịu trách nhiệm về tồn bộ cơng tác tư vấn thương mại, cơng tác hành chính tổ chức,…(Cơng ty cĩ hai phĩ tổng giám đốc). Các phĩ tổng giám đốc là người trực tiếp điều hành Trung tâm tư vấn đầu tư và thương mại và các Chi nhánh của Cơng ty. Các phĩ tổng giám đốc cĩ quyền thay mặt tổng giám đốc kí kết các hợp đồng thương mại,…khi được uỷ quyền; cĩ quyền đề nghị giám đốc bổ nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng, kỉ luật,… Phịng kế hoạch tài chính: Cĩ trách nhiệm thực hiện cơng tác kế tốn thống kê tài chính phục vụ cho quá trình kinh doanh của Cơng ty. Tổ chức ghi chép, tính tốn, phản ánh số liệu hiện cĩ, tình hình luân chuyển tài sản, nguồn vốn, quá trình và kết quả hoạt động kinh doanh của Cơng ty. Quy định thủ tục lập và luân chuyển chứng từ ban đầu trong nội bộ Cơng ty theo quy định của Nhà nước. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, tình hình thu nộp và thanh tốn, kiểm tra và giữ gìn sử dụng tài sản, sử dụng kinh phí, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành vi tham ơ, lãng phí tài sản, vi phạm các chính sách chế độ trong Cơng ty. Lập và gửi báo cáo kế tốn theo quy định của cấp trên, cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành kinh doanh trong Cơng ty. Tổ chức huy động, quản lý và sử dụng các nguồn vốn cĩ hiệu quả. Tổ chức phổ biến hướng dẫn, thực hiện các chế độ chính sách về cơng tác tài chính kế tốn của Nhà nước và cấp trên cho các đơn vị cá nhân cĩ liên quan. Phịng tổ chức cán bộ : Là phịng cĩ chức năng tham mưu cho giám đốc cơng ty các cơng tác về tổ chức cán bộ trong Cơng ty. Quản lý hồ sơ nhân sự, điều phối lao động trong Cơng ty, xây dựng các nội quy, quy chế trong cơng ty, phân cơng nhiệm vụ trong Cơng ty. Tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, đơn đốc kiểm tra và đề xuất các biện pháp thực hiện tốt nội quy trong Cơng ty. Phịng hành chính quản trị: Là phịng cĩ chức năng tham mưu cho giám đốc Cơng ty các cơng tác hành chính trong Cơng ty. Nghiên cứu, để xuất và chỉ đạo thực hiện các chủ chương chính sách, chế độ quản lý nghiệp vụ về lao động trong Cơng ty. Quản lý cán bộ cơng nhân viên trong Cơng ty theo quy định, thực hiện chế độ nâng bậc, nâng cấp cho cán bộ cơng nhân viên trong Cơng ty. Giải quyết đơn khiếu nại tố cáo của cán bộ cơng nhân viên trong Cơng ty. Theo dõi tổng hợp các thành tích thi đua trong Cơng ty, biểu dương kịp thời những tổ chức cá nhân, tập thể theo quy định của Cơng ty và Nhà nước. Các phịng nghiệp vụ: Phịng nghiệp vụ làm nhiệm vụ trực tiếp thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu, bộ phận kinh doanh của Cơng ty. Trực tiếp tìm hiểu thị trường, nghiên cứu các mặt hàng xuất nhập khẩu, tìm hiểu về người mua, người bán. Trực tiếp thực hiện các giao dịch với người mua và người bán trong hoạt động xuất nhập khẩu, thực hiện các dịch vụ xuất nhập khẩu như nhập cảnh hàng hố,…Kết hợp với phịng kế hoạch tài chính tiến hành các hoạt động thu chi, thanh tốn cho người mua, người bán trong các hợp đồng giao dịch của Cơng ty. Trung tâm tư vấn đầu tư và thương mại: Là trung tâm chuyên tư vấn các hợp đồng thương mại và xuất nhập khẩu thiết bị. Tư vấn các hợp đồng nhập khẩu thiết bị, tư vấn đầu tư thương mại và kí kết các hợp đồng đầu tư, thương mại. Chuẩn bị, lập hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu cho các cơng trình,…Tư vấn thẩm định giá hàng hố nhập khẩu theo hợp đồng,… Các chi nhánh và văn phịng đại diện nước ngồi: Làm nhiệm vụ tìm hiểu thơng tin thị trường tại các nơi, kí kết hợp đồng đầu tư và thương mại, mở rộng mạng lưới các trung tâm liên kết cho Cơng ty,… CHƯƠNG II: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN VÀ MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TỐN CHỦ YẾU TẠI TECHNOIMPORT 1. Đặc điểm tổ chức và vận dụng chế độ kế tốn trong Cơng ty 1.1. Nhiệm vụ của bộ máy kế tốn Cũng như các doanh nghiệp thương mại khác, bộ máy kế tốn của Cơng ty cĩ vai trị quan trọng trong việc quản lý các thơng tin về hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty. Nĩ thực hiện chức năng thu nhận, xử lý và cung cấp thơng tin kinh tế, tài chính cho các đối tượng cĩ liên quan. Đặc biệt với loại hình kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu nên quá trình lưu chuyển hàng hĩa và tiền tệ diễn ra thường xuyên, liên tục thì cơng tác kế tốn càng phải được chú trọng hơn để cĩ thể cung cấp thơng tin cho người quản lý trong và ngồi đơn vị một cách nhanh chĩng, chính xác và kịp thời nhất. Ngồi ra, bộ máy kế tốn của Cơng ty tham mưu hỗ trợ cho Giám đốc trong cơng tác quản lý sử dụng vốn, tài sản của Cơng ty, giúp lãnh đạo Cơng ty cĩ cái nhìn đầy đủ và tồn diện để ra quyết định đúng đắn trong kinh doanh. Cụ thể bộ máy kế tốn của Cơng ty phải đảm nhận các nhiệm vụ cụ thể sau: -Tổ chức hạch tốn kế tốn, quản lý chặt chẽ tình hình biến động tài chính, phát hiện, xử lý kịp thời và phản ánh đầy đủ chính xác tình hình biến động tài sản trong quan hệ với nguồn vốn. -Xác định kết quả kinh doanh, lập và trình bày các báo cáo tài chính cần thiết theo quy định hiện hành của chế độ, chuẩn mực kế tốn hiện hành và các văn bản pháp luật cĩ liên quan. -Tổ chức cơng tác phân tích tình hình tài chính của Cơng ty để đề xuất những biện pháp kịp thời cho việc ra quyết định của giám đốc. -Thực hiện cơng tác xử lý và bảo quản chứng từ theo quy định của chế độ chuẩn mực và pháp luật. -Tổ chức cơng tác phổ biến kịp thời các chế độ thể lệ, các quy chế tài chính mới được ban hành. Đồng thời hướng dẫn bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên kế tốn của Cơng ty,… 1.2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế tốn trong cơng ty 1.2.1. Kỳ kế tốn và đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế tốn -Kỳ kế tốn năm: Bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc ngày 31/12. -Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế tốn: VNĐ. 1.2.2. Chuẩn mực và chế độ kế tốn áp dụng -Chế độ kế tốn áp dụng: Chế độ kế tốn doanh nghiệp Việt Nam tại quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. -Tuyên bố về việc tuân thủ chuẩn mực kế tốn và chế độ kế tốn: Áp dụng và tuân thủ chuẩn mực kế tốn số: 01,02,03,14,16,24,27. 1.2.3. Các chính sách kế tốn áp dụng -Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền: Các loại ngoại tệ chuyển đổi theo tỉ giá VNĐ thực tế Ngân hàng Nhà nước cơng bố. -Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Giá trị thuần cĩ thể thực hiện. Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Giá đích danh. Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. Phương pháp lập dự phịng giảm giá hang tồn kho: Khơng trích lập. -Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ và BĐSĐT: Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: Theo nguyên giá TSCĐ. Phương pháp khấu hao TSCĐ: Khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. Nguyên tắc ghi nhận BĐSĐT: Khơng cĩ. Phương pháp khấu hao BĐSĐT: Khơng cĩ. -Nguyên tắc ghi nhận các khoản đầu tư tài chính: Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn: Khơng cĩ. Ghi nhận các khoản đầu tư ngắn hạn, dài hạn khác: Theo giá gốc. Phương pháp trích lập dự phịng giảm giá đầu tư ngắn hạn và dài hạn: Hiện khơng trích lập. -Nguyên tắc ghi nhận và vốn hố các khoản chi phí đi vay: Ghi nhận các khoản chi phí đi vay theo thực tế phát sinh. -Nguyên tắc ghi nhận và vốn hố các khoản chi phí khác: Chi phí trả trước: Khơng cĩ. Chi phí khác: Khơng cĩ. Phương pháp phân bổ chi phí trả trước: Khơng cĩ. Phương pháp và thời gian phân bổ lợi thế thương mại: Khơng cĩ. -Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: Chi phí phải trả là khoản chi phí chưa chi dự kiến sẽ phải chi trong năm sau được ước tính trên cơ sở của hợp đồng kinh tế kí kết. -Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận các khoản dự phịng phải trả: Khơng trích lập. -Nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu: -Nguyên tắc ghi nhận vốn đầu tư của chủ sở hữu, thặng dư vốn cổ phần, vốn khác của chủ sở hữu: Vốn chủ sở hữu được ghi nhận theo thực tế được giao và tự bổ sung từ kết quả kinh doanh từng năm. -Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch đánh giá lại tài sản: Chênh lệch tỷ giá đã thực hiện được phản ánh trực tiếp và kết quả kinh doanh được ghi nhận vào doanh thu của hoạt động tài chính. -Nguyên tắc ghi nhận lợi nhuận chưa phân phối: Đã phân phối hết. -Phương pháp ghi nhận doanh thu: Doanh thu bán hàng: được xác định trên cơ sở của các khoản tiền đã thu hoặc sẽ thu được, các khoản nhận trước của khách hàng khơng được ghi nhận là doanh thu. Doanh thu cung cấp dịch vụ: Được xác định trên cơ sở hồn thành tồn bộ hoặc từng phần theo khối lượng dịch vụ đã hồn thành. Doanh thu hoạt động tài chính: Được xác định trên cơ sở tiền lãi ngân hàng và cổ tức được trả, kết chuyển chênh lệch tỷ giá đã thực hiện. Doanh thu hợp đồng xây dựng: Khơng cĩ. -Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí tài chính: Tổng lãi vay ngân hàng thực tế phải trả khơng được bù trừ với doanh thu tài chính. -Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành, chi phí thuế thu nhập hỗn lại: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành được xác định trên cơ sở thu nhập chịu thuế và thuế suất thuế thu nhập hiện hành. -Các nghiệp vụ dự phịng rủi ro hối đối: Khơng cĩ. -Các nguyên tắc kế tốn khác: Khơng cĩ. 1.2.4. Chế độ chứng từ kế tốn sử dụng Cơng ty sử dụng chế độ chứng từ kế tốn theo chế độ chứng từ kế tốn trong quyết định 15/2006/QĐ-BTC với một số chứng từ sử dụng chính theo bảng sau: Bảng 7: Danh mục chứng từ kế tốn sử dụng trong đơn vị   TT  TÊN CHỨNG TỪ  SỐ HIỆU  I/ Lao động tiền lương 1 Bảng chấm cơng 01a-LĐTL 2 Bảng chấm cơng làm thêm giờ 01b-LĐTL 3 Bảng thanh tốn tiền lương 02-LĐTL 4 Bảng thanh tốn tiền thưởng 03-LĐTL 5 Giấy đi đường 04-LĐTL 7 Bảng thanh tốn tiền làm thêm giờ 06-LĐTL 8 Bảng thanh tốn tiền thuê ngồi 07-LĐTL 9 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10-LĐTL 10 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL  II/ Tiền tệ 1 Phiếu thu 01-TT 2 Phiếu chi 02-TT 3 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT 4 Giấy thanh tốn tiền tạm ứng 04-TT 5 Giấy đề nghị thanh tốn 05-TT 6 Biên lai thu tiền 06-TT 7 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) 08a-TT 8 Bảng kê chi tiền 09-TT  III/ Tài sản cố định 1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ 2 Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ 3 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hồn thành 03-TSCĐ 4 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 04-TSCĐ 5 Biên bản kiểm kê TSCĐ 05-TSCĐ 6 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 06-TSCĐ IV/Chứng từ ban hành theo các văn bản pháp luật khác 1 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH 2 Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản 3 Hố đơn Giá trị gia tăng 01GTKT-3LL 4 Hố đơn bán hàng thơng thường 02GTGT-3LL 5 Hố đơn dịch vụ cho thuê tài chính 05TTC-LL 6 Bảng kê thu mua hàng hố mua vào khơng cĩ hố đơn 04/GTGT Cơng ty khơng cĩ kho, nếu phải lưu giữ hàng hố Cơng ty sử dụng kho thuê,các chứng từ về hàng tồn kho sẽ do đơn vị cung cấp dịch vụ kho phát hành, Cơng ty khơng sử dụng các chứng từ về hàng tồn kho. Cơng ty cũng khơng thuê các đại lý nên khơng sử dụng Bảng thanh tốn hàng đại lý. Và một số chứng từ khác Cơng ty khơng sử dụng như: Hợp đồng giao khốn, Biên bản thanh lý hợp đồng giao khốn,... 1.2.5. Chế độ tài khoản kế tốn sử dụng Cơng ty sử dụng chế độ tài khoản theo chế độ tài khoản kế tốn trong quyết định số 15/2006/QĐ-BTC với các tài koản chính sử dụng trong bảng sau: Bảng 8: danh mục hệ thống tài khoản kế tốn TT Số hiệu TK TÊN TÀI KHOẢN GHI CHÚ Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 1 2 3 4 5 6 LOẠI TÀI KHOẢN 1 TÀI SẢN NGẮN HẠN 1 111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ 1113 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 2 112 Tiền gửi Ngân hàng Chi tiết theo 1121 Tiền Việt Nam từng ngân hàng 1122 Ngoại tệ 1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 3 121 Đầu tư tài chính ngắn hạn 4 128 Đầu tư ngắn hạn khác 5 129 Dự phịng giảm giá đầu tư ngắn hạn 6 131 Phải thu của khách hàng Chi tiết theo từng khách hàng 7 133 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hố, dịch vụ 1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 8 138 Phải thu khác 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 1388 Phải thu khác 9 139 Dự phịng phải thu khĩ địi 10 141 Tạm ứng Chi tiết theo đối tượng 11 142 Chi phí trả trước ngắn hạn 12 144 Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn 13 152 Nguyên liệu, vật liệu Chi tiết theo yêu cầu quản lý 14 153 Cơng cụ, dụng cụ Chi tiết theo yêu cầu quản lý 15 156 Hàng hố Chi tiết theo yêu cầu quản lý LOẠI TÀI KHOẢN 2 TÀI SẢN DÀI HẠN 16 211 Tài sản cố định 2111 TSCĐ hữu hình 2112 TSCĐ thuê tài chính 2113 TSCĐ vơ hình 17 214 Hao mịn TSCĐ 2141 Hao mịn TSCĐ hữu hình 2142 Hao mịn TSCĐ thuê tài chính 2143 Hao mịn TSCĐ vơ hình 2147 Hao mịn bất động sản đầu tư 18 221 Đầu tư tài chính dài hạn 2212 Vốn gĩp liên doanh 2213 Đầu tư vào cơng ty liên kết 2218 Đầu tư tài chính dài hạn khác 19 229 Dự phịng giảm giá đầu tư tài chính dài hạn 20 241 Xây dựng cơ bản dở dang 2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản dở dang 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ 21 242 Chi phí trả trước dài hạn 22 244 Ký quỹ, ký cược dài hạn LOẠI TÀI KHOẢN 3 NỢ PHẢI TRẢ 23 311 Vay ngắn hạn 24 315 Nợ dài hạn đến hạn trả 25 331 Phải trả cho người bán Chi tiết theo đối tượng 26 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp 33311 Thuế GTGT đầu ra 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt 3333 Thuế xuất, nhập khẩu 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3335 Thuế thu nhập cá nhân 3336 Thuế tài nguyên 3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất 3338 Các loại thuế khác 3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác 27 334 Phải trả người lao động 28 335 Chi phí phải trả 29 338 Phải trả, phải nộp khác 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết 3382 Kinh phí cơng đồn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế 3386 Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn 3387 Doanh thu chưa thực hiện 3388 Phải trả, phải nộp khác 30 341 Vay, nợ dài hạn 31 342 Vay dài hạn 32 344 Nhận kí quỹ, kí cược dài hạn 33 351 Quỹ dự phịng trợ cấp mất việc làm 34 352 Dự phịng phải trả LOẠI TÀI KHOẢN 4 VỐN CHỦ SỞ HỮU 35 411 Nguồn vốn kinh doanh 4111 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 4118 Vốn khác 36 413 Chênh lệch tỷ giá hối đối 37 418 Các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu 38 421 Lợi nhuận chưa phân phối 4211 Lợi nhuận chưa phân phối năm trước 4212 Lợi nhuận chưa phân phối năm nay 39 431 Quỹ khen thưởng, phúc lợi 4311 Quỹ khen thưởng 4312 Quỹ phúc lợi LOẠI TÀI KHOẢN 5 DOANH THU 40 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 5111 Doanh thu bán hàng hố 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ 5118 Doanh thu khác 41 515 Doanh thu hoạt động tài chính 42 521 Chiết khấu thương mại 43 531 Hàng bán bị trả lại 44 532 Giảm giá hàng bán LOẠI TÀI KHOẢN 6 CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH 45 632 Giá vốn hàng bán 46 635 Chi phí tài chính 641 Chi phí bán hàng 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp LOẠI TÀI KHOẢN 7 THU NHẬP KHÁC 47 711 Thu nhập khác Chi tiết theo hoạt động LOẠI TÀI KHOẢN 8 CHI PHÍ KHÁC 48 811 Chi phí khác Chi tiết theo hoạt động 49 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp LOẠI TÀI KHOẢN 9 XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 50 911 Xác định kết quả kinh doanh TÀI KHOẢN NGỒI BẢNG 1 001 Tài sản thuê ngồi 2 002 Vật tư, hàng hố nhận giữ hộ, nhận gia cơng Chi tiết theo yêu 3 003 Hàng hố nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược cầu quản lý 4 004 Nợ khĩ địi đã xử lý 5 007 Ngoại tệ các loại Cơng ty xuất nhập khẩu khơng tiến hành sản xuất, gửi bán đại lý, khơng cĩ kho riêng,... nên một số tài khoản Cơng ty khơng sử dụng như: 136,157,159,213,217,221,222,223,228,336,337,611,621,622,... 1.2.6. Chế độ sổ sách kế tốn sử dụng Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn thủ cơng theo chế độ Chứng từ ghi sổ để ghi sổ kế tốn với các đặc trưng sau : Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế tốn tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế tốn tổng hợp bao gồm: -Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; -Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái. Chứng từ ghi sổ do kế tốn lập trên cơ sở từng chứng từ kế tốn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại, cĩ cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và cĩ chứng từ kế tốn đính kèm, phải được kế tốn trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế tốn. Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ gồm cĩ các loại sổ kế tốn sau: -Chứng từ ghi sổ; -Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; -Sổ Cái; -Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ -Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế tốn hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế tốn lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đĩ được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế tốn sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế tốn chi tiết cĩ liên quan. -Cuối tháng, phải khố sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Cĩ và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh. -Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế tốn chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Cĩ của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Cĩ của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ Chứng từ kế tốn Sổ quỹ Sổ, thẻ kế tốn chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: 1.2.7. Chế độ báo cáo sử dụng Cơng ty sử dụng đầy đủ các báo cáo kế tốn trong hệ thống báo cáo tài chính theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC bao gồm : Báo cáo tài chính năm: Bảng cân đối kế tốn (Mẫu B01-DN), Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu B02-DN), Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu B03-DN), Bản thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B09-DN). Báo cáo tài chính giữa niên độ: Bảng cân đối kế tốn giữa niên độ (Mẫu B01a-DN, B01b-DN), Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa niên độ (Mẫu B02a-DN, B02b-DN), Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ (Mẫu B03a-DN, B03b-DN), Bản thuyết minh báo cáo tài chính chọn lọc (Mẫu B09a-DN, B09b-DN). Việc lập và trình bày báo cáo tài chính đảm bảo tuân thủ các yêu cầu về tính trung thực và hợp lý: Phản ánh đúng bản chất kinh tế của các nghiệp vụ phát sinh, trình bày khách quan khơng thiên vị, tuân thủ nguyên tắc thận trọng, trình bày đầy đủ trên các khía cạnh trọng yếu. Đồng thời,việc lập và trình bày báo cáo tài chính phải tuân thủ 6 nguyên tắc: Hoạt động liên tục, cơ sở dồn tích, nhất quán, trọng yếu, tập hợp, bù trừ, và cĩ thể so sánh (Chuẩn mực kế tốn số 21). Kì kế tốn năm là 12 tháng và báo cáo tài chính năm được lập vào cuối năm tài chính. Kì lập báo cáo tài chính giữa niên độ là 3 tháng (1 quý).Báo cáo tài chính giữa niên độ được lập vào cuối quý (khơng bao gồm quý 4). 2. Tổ chức bộ máy kế tốn trong Cơng ty Sơ đồ 5: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn Kế tốn trưởng Kế tốn tiền mặt,tiền lương,thu chi Kế tốn TGNH Kế tốn khoản phải thu,phải trả Kế tốn chi phí,TSCĐ,… Thủ quỹ Kế tốn thuế,quyết tốn hợp đồng Chức năng của từng bộ phận Bộ máy kế tốn của Cơng ty được tổ chức theo mơ hình tập trung, đứng đầu bộ máy là kế tốn trưởng chịu trách nhiệm điều hành, quản lý & kiểm tra kế tốn trong doanh nghiệp. Các kế tốn viên được phân cơng thực hiện những cơng việc cụ thể & và kiêm nhiệm các phần hành kế tốn của Cơng ty. Kế tốn trưởng : Là người đại diện cho phịng kế tốn trong quan hệ với giám đốc và các phịng ban khác trong đơn vị. Kế tốn trưởng là người cĩ trình độ, cĩ thâm niên cơng tác, cĩ kinh nghiệm và đặc biệt là được đào tạo chuyên ngành tài chính kế tốn và chương trình kế tốn trưởng. Kế tốn trưởng cĩ nhiệm vụ điều hành và tổ chức các hoạt động trong phịng kế tốn. Thực hiện cơng việc kế tốn tổng hợp lập báo cáo tài chính & ra các quyết định về thanh tốn, quyết tốn, thu chi,…Quyết định về sắp xếp, lưu trữ và quyết tốn chứng từ kế tốn, hướng dẫn hạch tốn, kiểm tra việc tính tốn ghi chép tình hình hoạt động của Cơng ty trên cơ sở những chế độ chính sách đã được Nhà nước quy định. Kế tốn trưởng cĩ trách nhiệm cập nhật các thơng tin mới về kế tốn tài chính cho cán bộ kế tốn trong Cơng ty, nâng cao trình độ cho cán bộ kế tốn trong của Cơng ty. Kế tốn khoản phải thu, phải trả: Là người trực tiếp theo dõi mọi hoạt động phải thu, phải trả phát sinh trong kì và lũy kế từ các kì trước. Trực tiếp thực hiện cơng tác quy đổi chứng từ cho cả nhà cung cấp lẫn khách hàng. Quản lý các khoản phải thu, phải trả, định kì tổng hợp phải thu, phải trả trước khi lên báo cáo kế tốn. Kế tốn thuế, quyết tốn hợp đồng: Là người giám sát, theo dõi, giám đốc tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước. Tính và kê khai đầy đủ để đạm bảo nộp đúng, nộp đủ, nộp kịp thời các khoản thuế và các khoản phải nộp khác theo đúng chế độ quy định. Phản ánh kịp thời số tiền của các khoản phải nộp tạm thời theo kê khai hoặc số chính thức theo mức duyệt của cơ quan thuế, tài chính trên hệ thống bảng kê khai, sổ chi tiết và sổ sách kế tốn khác. Theo dõi và báo cáo tình hình sử dụng hĩa đơn GTGT tại Cơng ty, kê khai thuế và báo cáo thống kê hàng tháng, hồn thiện chứng từ và sổ sách kế tốn của Cơng ty. Ngồi ra, kế tốn thuế cịn thực hiện quyết tốn hợp đồng lên phiếu kế tốn, tính ra lỗ lãi của các hợp đồng thương mại. Thủ quỹ: Là người quản lý trực tiếp tiền mặt tại quỹ của Cơng ty. Hàng ngày lập báo cáo quỹ đồng thời phải liên tục kiểm tra và so sánh số tiền mặt tại quỹ và sổ sách để kịp thời phát hiện ra sai sĩt. Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình thu chi tiền mặt của kế tốn tiền mặt và báo cáo với kế tốn trưởng về tiền mặt tại quỹ. Kế tốn tiền mặt, tiền lương, thu chi: Là người trực tiếp quản lí việc thu chi trong Cơng ty, thực hiện ghi phiếu thu, phiếu chi trong Cơng ty, lập sổ cái tài khoản tiền mặt. Và thực hiện cơng tác tổng hợp, kê khai, phân bổ và quản lý việc hạch tốn tiền lương cho nhân viên của Cơng ty. Đồng thời chịu trách nhiệm xử lý các nhiệm vụ liên quan đến vốn bằng tiền, cân đối và lên báo cáo tổng hợp tiền mặt vào cuối tháng để làm cơ sở cho kế tốn trưởng lên báo cáo tài chính. Kế tốn TGNH : Do tính chất loại hình doanh nghiệp xuất nhập khẩu, các hợp đồng giao dịch chủ yếu bằng ngoại tệ nên khoản mục ngoại tệ được tách riêng ra để theo dõi kĩ lưỡng. Kế tốn TGNH là người chịu trách nhiệm xử lý các nhiệm vụ liên quan đến ngoại tệ, thực hiện các giao dịch với ngân hàng, kí quỹ, thanh tốn qua ngân hàng, tiến hành thu thập và lưu giữ giấy báo Nợ và giấy báo Cĩ của ngân hàng trên cơ sở đĩ tiến hành ghi sổ cái TGNH, thường xuyên theo dõi và đối chiếu số ngoại tệ trong tài khoản ngân hàng và số liệu trên sổ sách kế tốn. Cuối tháng, tổng hợp và cân đối tài khoản TGNH làm cơ sở cho kế tốn trưởng lập báo cáo tài chính. Kế tốn chi phí, TSCĐ : Là người theo dõi các khoản chi phí phát sinh trong Cơng ty,tiến hành xử lý các nghiệp vụ phát sinh chi phí, lên sổ tổng hợp chi phí,… Đồng thời theo dõi tình hình tài sản trong Cơng ty,các nghiệp vụ tăng giảm,khấu hao tài sản,…Cuối kì, lập bảng cân đối và tổng hợp chi phí, tài sản cho kế tốn trưởng lập báo cáo kết qảu kinh doanh, tính lợi nhuận, và lập báo cáo tài chính khác. 3. Phương pháp kế tốn một số phần hành chủ yếu trong Cơng ty 3.1. Kế tốn vốn bằng tiền 3.1.1. Đặc điểm kế tốn vốn bằng tiền tại Cơng ty Cơng ty sử dụng VNĐ để hạch tốn tất cả các nghiệp vụ liên quan đến việc thu chi, thanh tốn lương cơng nhân viên và các khoản chi phí phát sinh liên quan đến tiền mặt của Cơng ty. Đối với những nghiệp vụ xuất nhập khẩu, kí quỹ, thanh tốn với bên bán là người nước ngồi, mua bán trao đổi liên quan đến đồng ngoại tệ thì được quy đổi ra VNĐ theo tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng cơng bố tại ngày diễn ra nghiệp vụ. Chênh lệch trong quy đổi được hạch tốn vào tài khoản chi phí hoạt động tài chính và doanh thu hoạt động tài chính. Hàng ngày, kế tốn TGNH tiến hành các giao dịch với ngân hàng, thanh tốn qua ngân hàng,…theo dõi lượng ngoại tệ trong tài khoản ngân hàng, thu thập giấy báo Nợ, giấy báo Cĩ và phản ánh các nghiệp vụ liên quan vào sổ kế tốn TGNH. Sổ kế tốn TGNH được chia theo từng tài khoản, loại ngoại tệ và ngân hàng giao dịch. Cuối kì tiến hành kiểm tra số dư tài khoản tại ngân hàng và so sánh với số liệu trong sổ kế tốn, đồng thời các tài khoản vốn bằng tiền cĩ gốc ngoại tệ phải được đánh giá lại theo tỷ giá liên ngân hàng tại ngày kết thúc kỳ kế tốn. Chênh lệch tỷ giá cuối kỳ được hạch tốn vào tài khoản các sổ quỹ này thủ quỹ sẽ tổng hợp vào bảng kê tổng hợp và so sánh với sổ kế tốn vốn bằng tiền để kịp thời phát hiện và tìm ra nguyên nhân chênh lệch nếu cĩ.413. Hàng ngày kế tốn tiền mặt thực hiện nhiệm vụ thu tiền mặt và giao cho thủ quỹ. Cuối ngày, thủ quỹ lập báo cáo thu, chi, tồn tiền mặt, qua đĩ phản ánh tình hình thu, chi, tồn tiền mặt tại quỹ. Hàng tháng căn cứ vào 3.1.2. Tài khoản, chứng từ và sổ sách kế tốn sử dụng Tài khoản sử dụng TK 111 : Tiền mặt, TK 112 : Tiền gửi ngân hàng, TK 113 : Tiền đang chuyển. Chứng từ sử dụng Chứng từ quỹ: Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt. Chứng từ ngân hàng: Giấy báo Nợ, giấy báo Cĩ, phiếu chuyển khoản, giấy ủy nhiệm chi, phiếu trả lãi tài khoản,…Và các chứng từ cĩ liên quan khác. Sổ kế tốn sử dụng: Sổ chi tiết: sổ quỹ tiền mặt, sổ kế tốn chi tiết quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết TGNH. Sổ tổng hợp: sổ cái TK 111, 112, 113; sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sơ đồ 6: Quy trình hạch tốn vốn bằng tiền Phiếu thu, phiếu chi, giấy bao Cĩ, giấy báo Nợ, giấy đề nghị thanh tốn, và các chứng từ cĩ liên quan. BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT Sổ chi tiết TK 111,112,113, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK111,112,113 Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chứng từ KT Chứng từ ghi sổ Sổ quỹ BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu: 3.2. Kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương 3.2.1. Đặc điểm kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cơng ty Cơng ty là một cơng ty xuất nhập khẩu cĩ quy mơ lớn, với 7 phịng nghiệp vụ, 4 phịng chức năng và các văn phịng đại diện, cùng với số lượng nghiệp vụ xuất nhập khẩu diễn ra là khá nhiều, vì vậy lượng lao động trong Cơng ty là khá lớn. Hiện nay tham gia cơng tác tại Cơng ty cĩ hơn 110 người. Cơng ty thực hiện việc quản lý số cán bộ cơng nhân viên chức này qua “Sổ danh sách lao động”.“Sổ danh sách lao động” được lập chung và theo dõi một cách tổng quát cho tồn Cơng ty. Cơ sở để ghi “Sổ danh sách lao động“ là các chứng từ ban đầu về tuyển dụng, thuyên chuyển cơng tác, quyết định nâng bậc lương, thơi việc…Mọi sự biến động về số lượng lao động đều được ghi chép vào “Sổ danh sách lao động” để làm căn cứ cho việc tính lương phải trả và các chế độ khác cho người lao động được kịp thời. Hình thức trả lương mà Cơng ty đang sử dụng hiện nay là hình thức trả lương 2 lần một tháng vào mùng 10 và 20 hàng tháng. Lương tháng được quy định sẵn đối với từng bậc lương trong các thang lương. Hàng tháng kế tốn tiền lương tiến hành tính lương cho cơng nhân viên theo bậc lương thang lương, cĩ bù trừ ngày nghỉ, làm thêm,…rồi tiến hành lập phiếu chi cho thủ quỹ tiến hành trả lương cho nhân viên. 3.2.2. Tài khoản, chứng từ và sổ sách kế tốn sử dụng Tài khoản sử dụng TK 334 : Phải trả cơng nhân viên, TK 3382 : Kinh phí cơng đồn, TK 3383 : Bảo hiểm xã hội, TK 3384 : Bảo hiểm y tế. Chứng từ sử dụng Bảng chấm cơng, Bảng kê các khoản trích nộp theo lương, Bảng thanh tốn tiền lương, Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, Giấy thanh tốn tiền tạm ứng, Giấy thanh tốn các khoản nộp theo lương. Sổ kế tốn sử dụng Sổ chi tiết : Sổ chi tiết các tài khoản 334, 3382, 3383, 3384. Sổ tổng hợp : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ,sổ cái TK 334, 338. Sơ đồ 7: Quy trình hạch tốn tiền lương và các khoản trích theo lương Bảng chấm cơng, bảng thanh tốn tiền lương, bảng phân bổ, kê trích nộp các khoản theo lương, giấy thanh tốn tạm ứng Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sỉ kÕ to¸n chi tiÕt tài khoản 334, 338 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái tài khoản 334, 338 Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: 3.3. Kế tốn các khoản phải thu, phải trả 3.3.1. Phương thức mua hàng, bán hàng và thanh tốn Nhập khẩu : Về mua hàng : Nguồn cung cấp hàng của Cơng ty là các doanh nghiệp nước ngồi do đĩ các phương thức mua hàng là khá phức tạp. Hiện nay, khi nhập khẩu Cơng ty thường nhập khẩu theo giá CIF (Cơng ty sẽ nhận hàng tại biên giới Việt Nam) và sử dụng phương thức thanh tốn qua L/C (trước đây Cơng ty cũng sử dụng cả phương pháp thanh tốn TT với những bạn hàng quen thuộc). Với nhập khẩu trực tiếp : Cơng ty sẽ mở thư tín dụng tại ngân hàng theo hợp đồng thương mại đã kí kết. Ngân hàng sẽ là người trả tiền cho người bán trên cơ sở mức độ phù hợp của chứng từ với L/C đã mở. Nếu cĩ sẵn ngoại tệ Cơng ty chỉ cần theo dõi chi tiết số tiền gửi ngoại tệ dùng mở L/C trên TK 1122 chi tiết mở thư tín dụng. Nếu phải vay ngân hàng mở L/C thì Cơng ty tiến hành kí quỹ theo tỉ lệ nhất định theo trị giá tiền mở L/C, số tiền kí quỹ được theo dõi trên TK 144. Tuỳ theo hợp đồng, Cơng ty cĩ thể sử dụng phương pháp trả trước theo L/C một phần hoặc tồn bộ, trả ngay bằng L/C hoặc trả chậm (điều này tuỳ theo mức độ tin tưởng, quen thuộc của Cơng ty với bạn hàng để lựa chọn phương thức thanh tốn). Về tiêu thụ hàng nhập khẩu trực tiếp, khi hàng về trong nước cĩ thể được tiêu thụ ngay hoặc chuyển về kho chờ tiêu thụ, các nghiệp vụ được phản ánh tương tự như nghiệp vụ bán hàng của các doanh nghiệp thương mại. Với nhập khẩu uỷ thác : Cơng ty trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ mua, nhập khẩu hàng hố với nhà cung cấp nước ngồi. Tuỳ vào mức độ quen thuộc và tin tưởng của cơng ty giao uỷ thác mà Cơng ty cĩ thể mở thư tín dụng và thanh tốn hộ với nhà cung cấp nước ngồi hoặc yêu cầu cơng ty giao uỷ thác ứng trước một phần hoặc tồn bộ số tiền theo quy định trong hợp đồng đã kí kết. Các nghiệp vụ thanh tốn với nhà cung cấp nước ngồi diễn ra tương tự như nhập khẩu trực tiếp. Xuất khẩu : Về mua hàng : Nguồn cung cấp hàng của Cơng ty là các doanh nghiệp trong nước nên phương thức mua hàng là khá đơn giản và tương tự như các doanh nghiệp thương mại. Với xuất khẩu trực tiếp : Cơng ty thường xuất khẩu theo giá FOB (Cơng ty sẽ giao hàng tại biên giới Việt Nam). Kế tốn tiến hành theo dõi và ghi sổ khi xuất hàng hố,bàn giao hàng hố cho bên mua nước ngồi; theo dõi và tính tĩan các chi phí giao nhận hàng hĩa, kê khai nộp thuế và phản ánh doanh thu. Các nghiệp vụ này thường liên quan đến ngoại tệ và cần phải được theo dõi tỉ giá, quy đổi tỉ giá theo quy định của chế độ. Với xuất khẩu uỷ thác : Tuỳ theo hợp đồng, Cơng ty cĩ thể thực hiện hợp đồng xuất khẩu uỷ thác từ khâu khai thác hàng xuất khẩu đến khâu xuất khẩu hàng và tiêu thụ hàng ở nước ngồi hộ khách hàng, nhưng thường thì Cơng ty chỉ tiếp nhận hàng xuất khẩu để tổ chức bán hàng ra nước ngồi thu tiền và thanh tốn lại tiền hàng cho khách. Các nghiệp vụ xuất khẩu hàng uỷ thác tương tự như xuất khẩu trực tiếp, tuy nhiên việc hạch tốn kế tốn cĩ nhiều điểm khác. 3.3.2. Tài khoản, chứng từ và sổ sách kế tốn sử dụng Tài khoản sử dụng Các tài khoản chủ yếu mà Cơng ty sử dụng trong nghiệp vụ mua bán hàng và thanh tốn là: TK 156 : Hàng hố, TK 131 : Phải thu khách hàng, TK 331 : Phải trả người bán, TK 144 : Cầm cố kí quỹ kí cược ngắn hạn, TK 111 : Tiền mặt, TK 112 : Tiền gửi ngân hàng, TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ, TK 141: Tạm ứng, TK 151: Hàng đang đi đường, TK 157 : Hàng gửi bán, TK 33312 : Thuế GTGT hàng nhập khẩu, TK 3333 : Thuế nhập khẩu, TK 511 : Doanh thu bán hàng, Ngồi ra, Cơng ty cịn sử dụng một số các TK khác như: TK 531, TK 532, TK 113, … Chứng từ sử dụng Hố đơn GTGT, hố đơn bán hàng thơng thường, Biên bản kiểm nghiệm hàng hố, Bảng kê mua hàng, phiếu xuất kho, Phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh tốn tiền tạm ứng, biên lai thu tiền, bảng kê chi tiền. Sổ kế tốn sử dụng Hình thức kế tốn mà Cơng ty áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ. Hệ thống sổ kế tốn nghiệp vụ mua hàng và thanh tốn tiền hàng là: Sổ chi tiết: Sổ quỹ, Sổ TGNH, Sổ chi tiết thanh tốn, Sổ kho: được dùng để theo dõi tình hình biến động hàng hố nhập - xuất - tồn trong kỳ. Sổ chi tiết vật tư hàng hố, Sổ chi tiết phải trả khác, Sổ chi tiết tạm ứng. Sổ tổng hợp: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ tổng hợp chi tiết thanh tốn, Sổ cái các tài khoản 1561,111,112,331,… Sơ đồ 8: Quy trình hạch tốn các khoản phải thu, phải trả Hố đơn GTGT, Hố đơn bán hàng, Phiếu chi, Uỷ nhiệm chi,… Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK 156, 111, 112,133, 141, 151, 156, 331,… Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại Sổ quỹ tiền mặt Sổ kế tốn chi tiết tiền mặt, hàng hố, sổ chi tiết thanh tốn với người bán, sổ chi tiết các tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: CHƯƠNG III : NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI TECHNOIMPORT NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY 1. Đánh giá thành tựu Qua hơn 40 năm xây dựng và phát triển, Technoimport luơn cố gắng phát huy những tiềm lực sẵn cĩ, khắc phục những mặt cịn hạn chế của Cơng ty để hồn thành tốt nhiệm vụ được giao xứng đáng với vị trí Cơng ty xuất nhập khẩu đầu tiên của Bộ Thương mại, với các danh hiệu cao quý mà Chính phủ và Chủ tịch nước đã trao tặng, xứng đáng với hình ảnh mà Cơng ty đã xây dựng lên. Trong sự lớn mạnh khơng ngừng của Cơng ty cĩ sự đĩng gĩp rất lớn của bộ máy quản lý và bộ phận kế tốn, với hoạt động đầy hiệu quả đã đưa ra các chiến lược kinh doanh hợp lý tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh cho Cơng ty mang lại hiệu quả và lợi nhuận cao. Về bộ máy quản lý: Bộ máy quản lý của Cơng ty được tổ chức hợp lý, với các chi nhánh ở cả ba miền đất nước và nhiều văn phịng đại diện tại các quốc gia khác làm nhiệm vụ tìm hiểu thị trường về hàng hố về người mua, người bán, nhu cầu về trang thiết bị nhập khẩu,…Các phịng nghiệp vụ hoạt động năng động, chuyên nghiệp và nhiệt tình đã thực hiện tốt việc cung ứng dịch vụ xuất nhập khẩu,…Mỗi phịng ban được đảm nhiệm các chức năng khác nhau nhưng lại cĩ mối liên kết gắn bĩ như những mặt xích trong một guồng máy. Các phịng ban phối hợp nhịp nhàng trong kinh doanh và tuân thủ theo chỉ đạo của ban lãnh đạo. Nhờ vậy mà Cơng ty ngày càng kinh doanh cĩ hiệu quả. Cơng ty hạch tốn kinh doanh độc lập trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu, tự giao dịch ký kết hợp đồng kinh doanh với các đơn vị khác. Cơng ty tự tìm kiếm thị trường, kinh doanh theo nguyên tắc được ăn, lỗ chịu. Bước sang cơ chế thị trường, Cơng ty đã khơng ngừng thay đổi để nâng cao hiệu quả quản lý để hoạt động kinh doanh cĩ hiệu quả. Bộ phận kế tốn: là bộ phận chiếm vị trí quan trọng trong Cơng ty. Vì vậy, ban lãnh đạo luơn tạo điều kiện tốt nhất về trang thiết bị, cơ sở vật chất cho phịng kế tốn để bộ phận kế tốn cĩ thể hồn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất. Kể từ khi thành lập Cơng ty đến nay hệ thống kế tốn luơn cung cấp những thơng tin đầy đủ, quan trọng và kịp thời cho lãnh đạo Cơng ty, giúp họ tìm ra những phương án kinh doanh hợp lý nhất. Đồng thời, kế tốn cũng trực tiếp đưa ra nhiều phương án cĩ hiệu quả giúp cho cơng việc kinh doanh của Cơng ty được thuận lợi hơn. Trong thời điểm hiện nay, bộ máy kế tốn của Cơng ty tương đối hồn chỉnh, gọn nhẹ, cĩ sự chuyên mơn hố, đảm bảo đúng nguyên tắc phân cơng, phân nhiệm rõ ràng: Mỗi người được phân cơng thực hiện một số cơng việc kế tốn khác nhau, cĩ tính chất lơgic cao, tạo ra sự chuyên mơn hố khả năng làm việc. Do vậy, cán bộ nhân viên đã hết lịng với cơng việc và đạt hiệu quả làm việc cao. Tổ chức, bố trí hợp lý các cán bộ kế tốn, phù hợp với năng lực của từng người, tạo ra mơi trường làm việc hợp lý. Vì vậy, cơng tác kế tốn và quản lý tại Cơng ty cĩ tính hiệu quả, kinh tế cao. Cĩ thể kể đến một số thành tựu cơ bản của Cơng ty như sau: -Bộ máy kế tốn luơn chấp hành các quy định theo chế độ hiện hành, tuân thủ các chính sách về giá cả và các nghĩa vụ đối với nhà nước -Kế tốn Cơng ty cịn đưa ra nhiều sáng kiến phù hợp với bộ máy kế tốn của Cơng ty, do đĩ cơng việc kế tốn trở nên dễ dàng hơn, tránh được rườm rà khơng cần thiết mà vẫn đạm bảo đúng pháp luật và thực hiện tốt mục tiêu đề ra. -Hiện nay, Cơng ty áp dụng theo loại hình tổ chức cơng tác kế tốn tập trung. Nhờ đĩ, cơng tác kế tốn đã nắm bắt được tồn bộ các thơng tin được đầy đủ. Trên cơ sở đĩ để kiểm tra đánh giá, chỉ đạo một cách kịp thời hoạt động của tồn Cơng ty, kiểm tra việc sử dụng thơng tin kế tốn được tiến hành kịp thời, chặt chẽ. Tạo điều kiện cho việc nâng cao trình độ nghề nghiệp của nhân viên kế tốn. -Về hình thức tổ chức sổ sách kế tốn: Cơng ty đã lựa chọn hình thức kế tốn thủ cơng theo chế độ Chứng từ ghi sổ. Hiện nay đang chuyển sang hình thức kế tốn máy dựa trên chế độ Chứng từ ghi sổ.Việc lập chứng từ và ghi chép trên các sổ kế tốn tổng hợp, chi tiết được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục nhằm giám đốc mọi hoạt động kinh doanh đang diễn ra một cách kịp thời. Qua đĩ theo dõi chi tiết và phản ánh trung thực tình hình xuất nhập khẩu hàng hố, tình hình tài chính, vốn bằng tiền tại Cơng ty. Đồng thời, việc sử dụng phần mềm kế tốn đã mang lại hiệu quả cao, giúp giảm nhẹ được khối lượng cơng việc ghi sổ kế tốn, việc ghi chép vào các sổ kế tốn cĩ liên quan rất rõ ràng và được đối chiếu số liệu đều đặn trong tháng tạo điều kiện thuận lợi cho báo cáo kế tốn cuối kỳ kinh doanh được lập kịp thời và tiết kiệm được thời gian. 2. Một số tồn tại và ý kiến đề xuất Nhìn chung việc tổ chức quản lý và cơng tác kế tốn tại Technoimport hiện nay là tương đối hồn chỉnh. Tuy nhiên 2 năm gần đây Cơng ty vẫn bị thua lỗ là do đặc điểm loại hình doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường xuyên sử dụng ngoại tệ để thanh tốn mà trong thời gian gần đây do hậu quả của khủng hoảng kinh tế, lạm phát làm cho tỉ giá đồng ngoại tệ thay đổi mạnh làm Cơng ty bị thiệt hại lớn về tài chính. Mặc dù hoạt động của Cơng ty khá hiệu quả, doanh thu cĩ tăng lên liên tục, tuy nhiên mức tăng đĩ khơng đủ để bù đắp cho khoản chi phí tăng lên cho chênh lệch tỉ giá, làm cho lợi nhuận của Cơng ty sụt giảm trong 2 năm gần đây. Và để giảm thiểu sự tăng lên của chi phí do chênh lệch tỉ giá, Cơng ty cần cĩ các giải pháp như chờ tỉ giá xuống để thanh tốn các khoản phải trả, thực hiện giao dịch thơng qua các loại ngoại tệ cĩ tỉ giá ổn định và dễ giao dịch trên thị trường,…Khi thị trường tỉ giá ổn định các khoản chi phí do chênh lệch tỉ giá giảm xuống cơng ty sẽ chắc chắn sẽ cĩ lãi. Các nghiệp vụ giao dịch với ngân hàng thường xuyên diễn ra nên việc thực hiện ghi sổ TGNH phải dứt điểm theo từng ngày nghiệp vụ phát sinh, tránh để dồn đến cuối tháng, trong khi các nghiệp vụ khác như thanh tốn lương, các chi phí văn phịng,.. ít xảy ra cĩ thể vào đồng thời các sổ trong khoảng thời gian cố định từ 5 đến 15 ngày tuỳ theo mức độ diễn ra thường xuyên của nghiệp vụ mà khơng cần ghi chép thường xuyên theo ngày, vừa tiết kiệm thời gian và cơng sức mà vẫn đảm bảo tuân thủ chế độ kế tốn hiện hành. Cơng ty thực hiện giao dịch với nhiều ngân hàng nên cần chia phần hành TGNH cho nhiều kế tốn viên nắm giữ, như ngân hàng EXB, ngân hàng MB là những ngân hàng thường xuyên giao dịch với Cơng ty cĩ thể giao riêng cho từng nhân viên kế tốn chuyên lo giao dịch với các ngân hàng này. Đồng thời, do số lượng nghiệp vụ liên quan đến TGNH nhiều nên để giảm việc ghi chép vào sổ chứng từ ghi sổ và sổ đăng kí chứng từ cĩ thể lập các phiếu hạch tốn theo ngày diễn ra nghiệp vụ rồi tập trung các phiếu này trong một sổ phụ, cuối tháng tiến hành tổng hợp các phiếu hạch tốn này để ghi vào sổ cái TK TGNH và các sổ kế tốn khác cĩ liên quan. Việc này vẫn đảm bảo chặt chẽ và đầy đủ, theo dõi trình tự phát sinh theo thời gian như hình thức chứng từ ghi sổ mà lại giảm được lượng cơng việc theo dõi và vào sổ kế tốn. Trên đây là một số nhận xét về tồn tại và giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kế tốn và cơng tác hạch tốn mà em đưa ra sau quá trình tìm hiểu thực tế tại Cơng ty. Để nâng cao hiệu quả cơng tác kế tốn Cơng ty cần phát huy những tiềm năng cĩ sẵn của Cơng ty đồng thời khơng ngừng hồn thiện những yếu điểm cịn tồn tại. Do đĩ, địi hỏi khơng chỉ sự cố gắng nỗ lực của phịng kế tốn tài chính mà cịn địi hỏi sự quan tâm chỉ đạo của ban lãnh đạo của Cơng ty. Cĩ như vậy Technoimport mới khẳng định được chỗ đứng của mình trên thị trường hiện tại và vươn ra các thị trường tiềm năng khác. KẾT LUẬN Trong tình hình nền kinh tế nước ta hiện nay đang ngày càng phát triển, cùng với việc ra nhập WTO làm lớn mạnh cho thị trường xuất nhập khẩu, đồng thời cũng tạo ra nhiều khĩ khăn trong cạnh tranh, lợi thế thương mại,…Để hồ nhập với nền kinh tế thị trường mới thì tồn bộ cơng tác quản lý và kế tốn cần phải được hồn thiện hơn về mọi mặt. Với chức năng cung cấp thơng tin và kiểm tra kiểm sốt các hoạt động kinh doanh của Cơng ty, kế tốn trở thành một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống cơng cụ quản lý kinh tế, tài chính, cĩ vai trị tích cực trong việc quản lý điều hành và kiểm sốt các hoạt động kinh doanh của Cơng ty, giúp các nhà quản trị cĩ thể đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời đối với hoạt động kinh doanh của đơn vị mình. Cĩ thể nĩi rằng kế tốn thực sự là cơng cụ đắc lực trong việc phản ánh với giám đốc một cách chặt chẽ tình hình quản lý và sử dụng vốn phục vụ cho lãnh đạo quản lý điều hành hoạt động của Cơng ty. Trong thời gian kiến tập tại cơng ty XNK thiết bị tồn bộ và kỹ thuật Bộ Thương mại (Technoimport) được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ,nhân viên trong Cơng ty và sự chỉ bảo tận tình của Cơ Đặng Thuý Hằng đã giúp em hồn thành Báo cáo kiến tập. Tuy nhiên do thời gian và năng lực nghiên cứu tìm hiểu thực tế tại cơng ty cịn hạn chế nên báo cáo kiến tập này cịn nhiều vấn đề chưa đề cấp đến và các thiếu sĩt là khĩ tránh khỏi. Do vậy, em rất mong được sự đĩng gĩp ý kiến của các thầy cơ. Em xin chân thành cám ơn Th.S. Đặng Thuý Hằng và các cán bộ nhân viên trong Cơng ty đã giúp em hồn thành báo cáo này. DANH M ỤC T ÀI LI ỆU THAM KHẢO 1.Hệ thống chuẩn mực kế tốn Việt Nam - Bộ Tài Chính. 2.Giáo trình Kế tốn tài chính doanh nghiệp - NXB ĐH KTQD. 3.Giáo trình tài chính doanh nghiệp - NXB ĐH KTQD. 4.Chế độ kế tốn doanh nghiệp - Quyển 1,2 NXB Lao Động Xã Hội. 5.Tài liệu do phịng kế tốn cơng ty cung cấp. 6.Tài liệu do phịng nghiệp vụ cơng ty cung cấp. 7.Tài liệu tốt nghiệp các khố.