Báo cáo Tổ chức công tác kế toán Tại Công ty Cổ phần Cơ khí và Xây lắp 250B Phủ Quỳ

Được các chuyên gia Liên Xô xây dựng và giúp đỡ, hàng năm xưởng 250B sản xuất và sửa chữa ô tô, máy kéo theo kế hoạch cấp trên giao. Năm 1981 – 1993 đổi tên thành nhà máy Đại tu máy kéo Phù Quỳ Từ năm 1994-1999 đổi tên thành nhà máy cơ điện Nông nghiệp 8 Cuối năm 2000 đầu năm 2001 đến nay do chủ trương của Nhà nước là cổ phần hoá doanh nghiệp vừa và nhở, nên theo quyết định số 2394/QD-UB của Uỷ ban Nhân dân tỉnh Nghệ AN về việc chuyển doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần, nhà máy đã đổi tên thành “Công ty cổ phần Cơ khí và Xây lắp 250B Phủ Quỳ”. Có vốn cổ phần 100% là của cổ đông là nhân viên của công ty cao nhất là 3,5 cổ phần / cổ đông tương ứng với 3,5 triệu. Địa điểm : Xã Nghĩa Quang, Nghĩa Đàn, Nghệ An. Có vốn điều lệ là 1.545 000 000VND. Có tài khoản mở tại NHNN & PTNT Huyện Nghĩa Đàn : 421 101000007 Mã số thuế : 2900324554 – 1 Giấy phép đăng ký kinh doanh số 2703000026 của Sở KH và ĐT tỉnh Nghệ AN. * Về chức năng và nhiệm vụ: Trước khi cổ phần hoá, là doanh nghiệp nhà nước sửa chữa và sản xuất các mặt hàng cơ khí theo kế hoạch và đơn đặt hàng của cơ quan chủ quản. Ngoài ra các sản phẩm của công ty còn phục vụ cho các ngành cơ khí máy móc của tình nhà và các tỉnh lân cận. Sau khi cổ phàn hoá, để tồn tại và phát triển, công ty đã mở rộng lĩnh vực sản xuất, ngoài các mặt hàng truyền thống là sản phẩm cơ khí như máy sản xuất, máy nông nghiệp, máy kéo….. Công ty còn mở rộng thêm ngành mới đó là xây lắp : Chế tạo các khung nhà xưởng và xây lắp các công trình….. - Nhiệm vụ của công ty: Thực hiện đầy đủ các thủ tục pháp lý của một doanh nghiệp kinh doanh theo luật nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. - Tổ chức sản xuất, tìm kiếm thị trường để tiêu thụ sản phẩm. - Tăng cường năng lực sản xuất kinh doanh, không ngừng cải tiến kỹ thuật, nâng cao NSLĐ, đầu tư trang bị TSCĐ phù hợp, làm sao để sản phẩm đáp ứng với thị trường cạnh tranh với các sản phẩm, hàng hoá của các doanh nghiệp bạn, nâng cao uy tính của công ty với các đối tác kinh doanh. - Vì là một công ty cổ phần nên phải quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả, làm ăn có lãi và cổ tức phải đạt được chỉ tiêu mà nghị quyết đại hội đổng cổ đông đề ra. Chăm lo cải thiện đời sống vật chất cũng như tinh thần cho cán bộ công nhân viên. * Quy mô và nguồn lực kinh doanh. - Về lao động : Là một doanh nghiệp sản xuất gia công sản phẩm cơ khí, dây truyền sản xuất bán tự động và gần như các mặt hàng đều đòi hỏi chi phi công nhân lớn, nên số lượng lao động ở công ty tương đối cao. Cụ thể như sau: Tình hình lao động của công ty qua 3 năm: Năm Chỉ tiêu 2004 2005 2006 Tổng lao động 109 112 121 - Theo tính chất công việc Lao động trực tiếp 84 90 103 Lao động gián tiếp 25 22 18 - Theo trình độ lao động Đại học 10 10 11 Cao đẳng 1 Trung cấp 15 15 15 Công nhân viên kỹ thuật 84 87 94 - Theo giới tính Nam 95 100 113 Nữ 14 12 8 Nhìn vào bảng lao động ta thấy sử dụng lao động tăng qua các năm, công việc được giao khoán cho từng đối tượng cụ thể. Công ty đã cố gắng tinh giảm lao động quản lý gián tiếp, tuyển dụng lao động trực tiếp trong đó lao động gián tiếp đã liên tục giảm qua các năm. Các công việc được các nhân viên quản lý phải kiêm nhiệm, còn lương thì được khoán theo sản phẩm, lương quản lý ăn theo mức độ tăng giảm của sản phẩm. Ta cũng thấy do tính chất công việc là lao động cơ khí nặng nhọc và độc hại nên lao động nữ giới chiếm tỷ lệ rất ít ở trong công ty. * Tình hình vốn, đặc điểm cơ cấu vốn của công ty. Như chúng ta đã biết vốn là yếu tố đầu vào vô cùng quan trọng của các doanh nghiệp. Một doanh nghiệp chỉ có thể tồn tại được nếu có vốn để kinh doanh, muốn phát triển tốt thì phải vận dụng đồng vốn đó một cách linh hoạt. Như vậy vốn là yếu tố quyết định đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Qua hai năm 2005,2006 cơ cấu vốn của công ty có nhiều đổi khác. Do công ty chú trọng đầu tư TSCĐ và huy động thêm vốn đầu tư, do đó vấn đề vốn cũng có nhiều biến đổi quan trọng ảnh hưởng đến thành quả của công ty. Tình hình vốn của công ty được thể hiện qua bảng sau: Năm Chỉ tiêu 2005 2006 So sánh +/- % Tổng vốn 3.246.733.000 3.451.858.000 205.125.000 6.31 1.Theo nguồn hình thành - Nợ phải trả 1.371.419.000 1.436.544.000 65.125.000 4.74 - Vốn chủ sở hữu 1.875.314.000 2.015.314.000 140.000.000 7.46 2.Theo đặc điểm cơ cấu vốn - Vốn lưu động 2.196.083.000 2.251.790.000 55.707.000 2.53 - Vốn cố định 1.050.650.000 1.200.068.000 149.418.000 14.22 Nhìn vào bảng trên ta thấy, tổng vốn kinh doanh của công ty tăng qua hai năm. Vào năm 2005, tổng nguồn vốn là 3.246.733.000 đồng đến năm 2006 tổng nguồn vốn là : 3.451.858.000 đồng, tương ứng tăng 205.125.000đ tăng 6.31%. Tổng nguồn vốn tăng là thành quả tích cực của công ty trong quá trình huy động vốn. Để có vốn sản xuất, lưu thông hàng hoá. Tổng nguồn vốn tăng qua hai năm do các nguyên nhân sau: Nếu xét theo nguồn hình thành, tổng nguồn vốn bao gồm các khoản nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Vào năm 2005 nợ phải trả của công ty là : 1.371.419.000đ chiếm tỷ lệ 42,23% tổng nguồn vốn. Nếu xét trong cơ cấu vốn cho thấy tỷ trọng nợ phải trả nhỏ hơn tỷ trọng vốn của chủ sở hữu. Các bên cho vay của công ty chính là Ngân hàng, các khoản khách hàng ứng trước, thuế và lệ phí phải nộp ngân sách nhà nước. Đến năm 2006, tổng số nợ phải trả của công ty là : 1.436.544.000đ tương ứng tăng 65.125.000đ hay tăng 4.74% so với nợ phải trả 2005. Khoản nợ phải trả tăng cũng chưa thể kết luận được đây là thành quả tích cực hay tiêu cực của công ty. Một công ty có số vốn điều lệ ít, do đó cần vay vốn để kinh doanh, đầu tư vào những lĩnh vực mới, mở rộng và phát triển doanh nghiệp…Do đó các công ty phải huy động vốn. Để xem cơ cấu vốn đó là tốt hay không tốt cần phải xem nhiều yếu tố như khả năng sử dụng đồng vốn sao cho có hiệu quả, khả năng tạo doanh thu, lợi nhuận trên đồng vốn bỏ ra. Bên cạnh đó vốn chủ sở hữu tăng 7,46%. Xét về cơ cấu tổng nguồn ta thấy qua hai năm công ty đều có tỷ trọng nợ phải trả nhỏ hơn tỷ trọng vốn chủ sở hữu. Đánh giá bước đầu thì đây chính là thành quả của công ty. * Tình hình tài sản của công ty. Tình hình tài sản của công ty được thể hiện qua bảng sau: Năm Chỉ tiêu Năm Năm So sánh 2005 2006 +/- I.TSCĐ và ĐTNH 2.196.083.000 2.251.790.700 55.707.700 1.Tiền 213.796.100 650.127.610 2.Khoản phải thu 1.200.235.000 333.111.750 3.Hàng tồn kho 459.078.800 882.691.939 4.TSLĐ khác 322.973.100 385.859.401 II.TSCĐ và đầu tư dài hạn 1.050.650.000 1.200.068.000 149.418.000 1.TSCĐ 694.265.000 905.344.712 2.ĐTDH 200.000.000 180.000.000 3.XDCB dở dang 156.385.000 114.722.856 4.Chi phí trả trước Tổng tài sản/NV 3.246.733.000 3.451.858.700 205.125.700 Tài sản của công ty từ năm 2005 sang năm 2006 tăng là 205.125.700đ trong đó TSLĐ tăng 55.707.700, TSCĐ và ĐTDH tăng 149.418.000đ Đó là một điều cố gắng của công ty bởi vì công ty đã chú trọng đầu tư TSCĐ, nâng cao năng lực sản xuất và đã tăng cường thu nợ phải thu, tránh bị chiếm dụng vốn. 2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh. Là một công ty cổ phần được chuyển từ doanh nghiệp nhà nước có hơn 40 năm kinh nghiệm trong ngành sửa chữa ô tô, máy kéo, sản xuất hàng hoá cơ khí, với đội ngũ công nhân kỹ thuật có tay nghề vững vàng, Các sản phẩm của công ty có mặt trên khắp cả nước. Sản phẩm chủ yếu của công ty là sản phẩm cơ khí truyền thống như sản xuất các phụ tùng ô tô, máy kéo, sản xuất các công cụ đi sau máy nông nghiệp, sản xuất các khung nhà thép, các dây truyền phục vụ sản xuất ngành khai thác đá, quặng… Cụ thể một số sản phẩm của công ty đã được khách hàng sử dụng rộng rãi trong thời gian vừa qua như : Cày đất 1 chảo, cày phá 4 chảo, cáy tróc luống 1 trụ,2 trụ, 3 trụ; cày không lật 3 lưỡi, 5 lưỡi; bộ cơ cấu treo MTZ 50; các loại Larăng, Uóat, xe thô sơ….Máy tẻ ngô, máy cắt sắn lát, máy băm cơ, the ép mía 3 lu,4lu, 6 lu; máy cắt xẻ đá các loại; máy mài đánh bóng đá; băng tải các loại dùng cho khai thác đá, quặng và công nghệ thực phẩm, sản xuất các khung nhà thép. Quy trình sản xuất từng loại sản phẩm tuỳ thuộc vào loại sản phẩm. Ví dụ : Sản phẩm là phụ tùng máy kéo : chế tạo 1 cái Larăng: Từ nguyên liệu Thép tôn à tổ cắt-àtổ dập, tổ hàn -à tổ sơn à thành phẩm à nhập kho. Cụ thể : Muốn chế tạo một cái Larăng thì phải nhập các nguyên liệu liên quan: Tôn, que hàn, sơn, gas,oxi theo đúng chủng loại của sản phẩm à cho vào tổ hợp cắt à tổ hợp dập à hàn à tổ hợp sơn à Thành phẩm. - Xét kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong một số năm gần đây. Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Σ Doanh thu thuần 6.125.896.792 5.846.676.590 7.116.906.000 Σ CP sản xuất kinh doanh 5.842.768.590 5.687.877421 6.679.919.225 Σ Vốn kinh doanh 3.090.492.000 3.246.733.000 3.451.858.000 Lợi nhuận SXKD 283.128.202 158.799.169 436.986.775 Doanh thu/chi phí % 104.85% 102,8 106,5 Lợi nhuận/doanh thu % 4,02 2,7 6,1 Lợi nhuận/ Σ Chi phí % 4,84 2,8 6,5 Lợi nhuận/ Σ Vốn KD % 9,16 4,9 12,66 Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy - Σ DT thuần năm 2006 tăng so với năm 2005 là: 21,7%, tương ứng tăng 1.270.229.410đ. Đây là một thành quả tích cực của công ty trong việc tìm kiếm việc làm, đa dạng hoá sản phẩm để tăng doanh thu. - Σ chi phí tăng 17,4% hay tăng 992.041.804đ là do tăng khối lượng sản xuất, mặt khác năm 2006 so với năm 2005 giá cả các nguyên vật liệu đầu vào tăng, mức lương tối thiểu của CBCN tăng từ 350.000đ lên 450.000đ làm cho phần BHXH và BHYT trong giá thành tăng, tiền lương phải trả cho sản xuất cũng tăng theo tương ứng. Trừ những phần chi phí tăng do khách quan mang lại, bất khả kháng, thì công ty đã cố gắng trong việc tiết kiệm chi phí, thể hiện ở chỉ tiêu : Doanh thu / Chi phí Năm 2005, cứ 100đ chi phí bỏ ra thì thu được 102,8đ doanh thu. Còn năm 2006 cứ 100đ chi phí bỏ ra thì thu được 106,5đ doanh thu. Xét về các chỉ tiêu khác: Tỷ suất lợi nhuận / doanh thu: Vào năm 2005 2,7% tức là cứ 100đ doanh thu thì có được lợi nhuận là 2,7%, năm 2006 tỷ suất là: 6,1%, nghĩa là cứ 100đ doanh thu thì có 6,1đ lợi nhuận, tăng 3,4%. Đây là điều đáng khích lệ, bởi vì công ty đã chú trọng đến việc doanh thu song song với việc tiết kiệm chi phí để tạo ra lợi nhuận tối đa. Tỷ suất lợi nhuận / Σ chi phí năm 2005 là : 2,8%. Cứ 100đ chi phí bỏ ra thì tạo lợi nhuận là 2,8đ, năm 2006 là 6,5đ, tăng 3,7đ vậy mức tăng của lợi nhuận tương ứng với mức tăng chi phí. Tỷ suất lợi nhuận/ Σvốn kinh doanh: năm 2005 là 4,2%, cứ 100đ vốn bỏ ra kinh doanh thì thu được lợi nhuận là 4,9đ; năm 2006 là 12,66đ, tăng 7,26đ. Điều đó chứng tỏ công ty đã đầu tư sử dụng vốn có hiệu quả, nhất là đầu tư nâng cấp tài sản cố định, tiết kiệm chi phí và việc mở rộng thị trường tiêu thụ là rất hợp lý, cần phát huy. 3. Đặc điểm của tổ chức bộ máy quản lý Đây là một công ty cổ phần nên bộ máy tổ chức của công ty được tổ chức theo luật doanh nghiệp của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Tổ chức bộ máy quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của nhà quảnlý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng tới chính sách chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát của nhà quản lý. Nếu tổ chức bộ máy quản lý tốt sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt từ đó giúp cho doanh nghiệp đứng vững trong mọi tình huống, vì vậy công tác tổ chức quản lý là rất cần thiết, để thực hiện được đièu đó đòi hỏi các cán bộ phải có năng lực, phải có sự đoàn kết, phối hợp một cách có hiệu quả để thực hiện thành công mục tiêu của mình. Xuất phát từ tầm quan trong đó công ty Cổ phần Cơ khí và Xây lắp 250 Phù Quỳ đã xây dựng mô hình quản lý theo kiểu hỗn hợp. Trực tuyến – chức năng, ta có sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty như sau: Đại hội đồng cổ đông Đảng Uỷ Hội đồng quản trị Giám đốc công ty Công đoàn Phòng KH vật tư Phòng KT KCS Phòng tài vụ kế toán Phòng tổ chức hành chính Các phân xưởng sản xuất Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Chức năng của nhiệm vụ từng bộ phận - HĐQT là cơ quan quản lý, của công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để giải quyết mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty trừ các vấn đề thuộc quyền của đại hội đồng Cổ đông bầu ra, nhiệm kỳ hoạt động là 3 năm. Hội đồng quản trị ít nhất 1 tháng 1 lần và có thể họp bất thường khi có yêu cầu của chủ tịch hội đồng quản trị hay của đa số thành viên HĐQT. HĐQT bầu chủ tịch hội đồng quản trị và các uỷ viên điều lệ công ty quy định chủ tịch hội đồng quản trị không kiêm giám đốc công ty. - Ban kiểm soát của công ty : có 3 thành viên, do đại hội đồng cổ đông bầu ra, hoạt động theo luật doanh nghiệp và điều lệ của công ty. - Giám đốc công ty: Do HĐQT bầu ra là uỷ viên trong hội đồng quản trị, là người điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh hằng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Để tiện cho việc giao dịch điều lệ của công ty quy định giám đốc là người đại diện theo pháp luật. - Phó giám đốc công ty : Do hội đồng quản trị bầu ra và là uỷ viên hội đồng quản trị, là người trợ giúp cho giám đốc được giám đốc uỷ quyền giải quyết công việc khi giám đốc đi vắng. HĐQT, Ban kiểm soát, Giám đốc quản lý và điều hành công ty theo luật doanh nghiệp Việt Nam và điều lệ công ty quy định đưa công ty ngày càng phát triển đi lên. - Các phòng chức năng : Do cơ chế thị trường và là một doanh nghiệp vừa và nhỏ nên các phòng ban công ty ít, gọn nhẹ, bao gồm: + Phòng kế hoạch vật tư : Lên kế hoạch sản xuất kinh doanh, ký các hợp đồng kinh tế, lên kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, hàng tồn kho, đồng thời cung cấp vật tư, vật liệu, cho sản xuất đầu tư đúng và kịp thời. + Phòng tài chính kế toán: Theo dõi phản ánh các nghiệp vụ tài chính phát sinh của công ty như thu, chi, mua sắm các tài sản cố định, quản lý tài sản vật tư về mặt giá trị, theo dõi tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh qua từng thời kỳ, tham gia xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, cung cấp các báo cáo tài chính, báo cáo nội bộ quan trong cho các nhà quản trị để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, kịp thời, hiệu quả. + Phòng tổ chức hành chính: Quản lý các vấn đề về nhân sự, công tác hành chính, các quy chế khen thưởng, kỷ luật thực hiện các công việc liên quan đến các vấn đề lao động. Tham gia xây dựng các phương án về định mức tiền lương, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. + Phòng kỹ thuật – KCS: Là phòng kiểm tra tiêu chuẩn chất lượng của nguyên vật liệu đầu vào và thành phẩm sản phẩm xuất ra. Đề ra các tiêu chuẩn ký thuật, chất lượng sản phẩm để công nhân thực hiện. Tham gia lên kế hoạch sản xuất, xây dựng các hợp đồng kinh tế, chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật cũng như chất lượng công trình. + Các phân sưởng sản xuất bao gồm : 2 phân xưởng sản xuất chính; mỗi phân xưởng có một dây chuyền sản xuất riêng, nguyên vật liệu đầu vào và sản phẩm đầu ra của hai phân xưởng khác nhau. Phân xưởng này gồm 54 công nhân và 3 cán bộ quản lý. + Phân xưởng phụ tùng: Chế tạo sản phẩm cơ khí truyền thống, gia công hàng hoá theo các hợp đồng kinh tế, chế tạo các loại sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng, phân xưởng này có 43 công nhân và 3 cán bộ quản lý phân xưởng. II. Tình hình tổ chức công tác kế toán của công ty 1. Đặc điểm công tác tổ chức bộ máy kế toán Việc lựa chọn mô hình kế toán riêng cho doanh nghiệp phụ thuộc vào đặc điểm và điều kiện của từng công ty. Do công ty cổ phần Cơ khí Xây lắp 250 Phủ Quỳ là một doanh nghiệp nhỏ, hoạt động tập trung trên một địa bàn, không có các đơn vị thành viên nên công ty áp dụng mô hình tổ chức công tác kế toán tập chung theo mô hình này, công tác kế toán trong công ty đều do phòng tài vụ đảm nhiệm, đảm bảo sự thống nhất trong toàn công ty. Để nâng cao tính chặt chẽ và hiệu quả trong công tác quản lý kinh tế , phòng tài chính do giám đốc trực tiếp điều hành, kế toán trưởng là người phụ trách kế toán chịu trách nhiệm quản lý nhân viên và là người tham mưu cho giám đốc trong công tác tài chính. Các kế toán viên có mối quan hệ qua lại với nhau về các phần hành kế toán đều có liên quan. Công việc kế toán được thực hiện hàng ngày, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Định kỳ các báo cáo tài chính được lập và trình lên giám đốc hoặc khi có yêu cầu đột xuất của ban giám đốc để có kế hoạch kinh doanh kịp thời, Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp) Kế toán thanh toán Kế toán tài sản cố đinh Kế toán nguyên vật liệu Kế toán thành phẩm tiêu thụ thuế Kế toán Vốn bằng tiền Chức năng và nhiệm vụ của mỗi bộ phận như sau: - Kế tán trưởng có chức giúp giám đốc tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế về tình hình tài chính của công ty là người chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, trách nhiệm của kế toán trưởng là rất lớn. Đó là : Tổ chức công tác kế toán, ghi chép, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời và đầy đủ tài sản, phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, điều hành chỉ đạo bộ máy kế toán theo đúng chế độ kế toán hiện hành đồng thời chịu trách nhiệm thanh toán với ngân sách nhà nước, tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán. - Kế toán vốn bằng tiền: làm nhiệm vụ quản lý tài chính của công ty, quản lý tiền mặt, tiền gửi, tiền đang chuyển….. Do đó trong công ty, kế toán vốn bằng tiền đảm nhiệm chức năng thủ quỹ. - Kế toán thanh toán: Làm nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ, các khoản vốn bằng tiền, các khoản thuế; lệ phí, chi trả lương, thưởng, trợ cấp bảo hiểm xã hội cho các cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. - Kế toán tài sản cố định: Làm nhiệm vụ theo dõi phản ánh biến động của tài sản cố định của công ty, tiến hành trích khấu ao TSCĐ: ghi chép,mua mới, thanh lý…. - Kế toán thành phẩm tiêu thụ, thuế : theo dõi việc xuất thành phẩm, phản ánh tình hình tiêu thụ hàng hoá để tổng hợp, kết chuyển xác định giá vốn, lợi nhuận…. Làm cơ sở để phân chia lợi nhuận trong kỳ kế toán. Lập báo cáo thuế GTGT đầu vào và đầu ra từng kỳ. - Kế toán nguyên vật liệu: Làm nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu…. trong công ty. Nguyên vật liệu đa dạng nhiều chủng loại do đó nguyên vật liệu cần theo dõi cẩn thận, chính xác. Mặc dù các phần hành kế toán của công ty đầy đủ như vậy song vì là công ty nhỏ nên các phần hành đều được kiểm nhiệm từ 2-3 phần hành thoe sự phân công của công ty. 2 Tổ chức hệ thống chứng từ - Đặc điểm sử dụng chứng từ tại đơn vị: chế độ chứng từ tại công ty cổ phần cơ khí và xây lắp 250 Phủ Quỳ thực hiện theo đúng nội dung phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của luật kế toán Việt Nam. Ngoài ra doanh nghiệp còn có các mẫu chứng từ riêng phục vụ nội bộ cho công việc kế toán và phân tích báo cáo tài chính tại doanh nghiệp. Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển vào đều phải tập chung vào phòng kế toán của doanh nghiệp. Được kế toán kiểm tra, xác minh tính pháp lý của nó, sau đó mới dùng để ghi sổ kế toán. Biểu mẫu chứng từ kế toán ban hành theo chế độ báo cáo kế toán doanh nghiệp, bao gồm: + Chỉ tiêu lao động, tiền lương gồm danh sách LĐ, bảng chấm định mức giờ công, sổ theo dõi LĐ, Bảng tính BHXH, BHYT, sổ theo dõi nghỉ phép + Chỉ tiêu hàng tồn kho gồm: Bảng kê NX, Phiếu XK, thẻ kho, phiếu SP, bảng kê nhập kho… + Chỉ tiêu bán hàng gồm: Phiếu xuất, thẻ xuất, bảng tổng hợp, thẻ kho, hoá đơn đỏ (không qua đại lý). + Chỉ tiêu tiền mặt gồm Bảng kê chi tiền mặt, giấy xin ứng tiền mặt, hợp đồng thanh toán, giấy đề nghị thanh toán. + Chỉ tiêu TSCĐ gồm: Sổ chi tiết TSCĐ, hợp đồng, biên bản nghiệm thu biên bản thanh lý, thẻ theo dõi TSCĐ, bảng tổng hợp…. 3. Tổ chức hệ thống tài khoản Hệ thống tài khoản kế toán của doanh nghiệp áp dụng theo hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam, do bộ tài chính ban hành. Công ty sử dụng hầu hết các tài khoản kế toán trong bảng hệ thống tài khoản kế toán. Tuy nhiên do quy mô của doanh nghiệp không lớn nên doanh nghiệp sử dụng các tài khoản chủ yếu chi tiết đến cấp 2. Một số trường hợp đặc biệt công ty sử dụng đến tài khoản cấp 3. Ví dụ: về tài khoản cấp 2 – 5111 doanh thu bán sản phẩm hàng hoá, - 5112 doanh thu bán sản phẩm xây lắp. - Ngoài các tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán, công ty còn sử dụng các tài khoản ngoài bảng như TK004-Nợ khó đòi đã xử lý, Tk001 – Ts thuê ngoài; Tk 002 – Vật tư hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công. 4. Tổ chức hình thức sổ kế toán Công ty cổ phần cơ khí và xây lắp 250 Phủ Quỳ đang dùng hình thức sổ kế toán : Nhật ký chứng từ, hình thức kế toán nhật ký chứng từ có các loại sổ kế toán như sau: - Nhật ký chứng từ từ số 1 đến số 10 : KH SO4. DM -Bảng kê từ số 1 đến số 11 - SO4a - DN và SO4b - DN - Sổ chi: Mỗi tài khoản mở một trang sổ cái - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra, lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc các bảng kê. Các chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều hoặc mang tính chất phân bổ thì các chứng từ gốc được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ để ghi vào các bảng kê hoặc nhật ký chứng từ liên quan. + Đối với các nhật ký chứng từ được ghi từ các bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào các số liệu tổng của bảng kê, sổ chi tiết đó, cuối tháng chuyển vào nhật ký chứng từ. + Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký, chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ để ghi sổ cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào sổ, thẻ có liên quan cuối tháng cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào số liệu đó để lập các bảng tổng hợp, chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê, với các bảng tổng hợp chi tiết dùng để lập báo cáo tài chính. Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Bảng kê NK chứng từ Số thẻ KT chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sổ cái Sơ đồ 3.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán NKCT Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 5. Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính Hệ thống báo cáo của phòng kế toán Công ty Cổ phần Cơ khí và Xây Lắp 250 Phủ Quỳ bao gồm 2 phần : Báo cáo tài chính và báo cáo nội bộ. Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, cơ quan nhà nước chủ quản và nhu cầu hữu ích của nhữgn người sử dụng trong việc đưa ra quyết định kinh tế. Nó cung cấp thông tin của một doanh nghiệp về: Tài sản Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu Doanh thu và thu nhập khác Chi phí kinh doanh và chi phí khác Lãi, lỗ và phân phối kết quả kinh doanh. Thuế và các khoản phải nộp nhà nước. Tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán Các luồng tiền Báo cáo tài chính là hệ thống báo cáo được lập theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, phản ánh các thông tin kinh tế và chủ yếu của đơn vị báo cáo tài chính của đơn vị được lập theo mẫu của bộ tài chính quy định loại báo cáo này được doanh nghiệp lập theo định kỳ là quý và năm. Báo cáo tài chính gồm các loại. Bảng cân đối kế toán : Mẫu số B01 – DN Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Mẫu số B02 – Dn Bảng cân đối tài khoản. Mẫu số F01 – DNN (áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ : Mẫu số B03 – DN Thuyết minh báo cáo tài chính. Mẫu số B09 – DN. Việc lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp phải căn cứ vào số liệu sau khi đã xoá bỏ sổ kế toán. Được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán. Báo cáo tài chính phải có đủ chữ ký của người lập, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, và đóng dấu đơn vị. Thời hạn nộp báo cáo tài chính năm như công ty CPCK và XL 250 Phủ Quỳ tối đa là 90 ngày Nơi nhận báo cáo tài chính: Cơ quan thuế Cơ quan đăng ký kinh doanh Cơ quan thống kê Cơ quan chủ quản Các nơi liên quan (ngân hàng, tổ chức tín dụng, nhà đầu tư) Hệ thống báo cáo nội bộ của công ty là các báo cáo chi tiết, cụ thể từng chỉ tiêu mà các nhà quản trị công ty quan tâm, để từ đó rút kinh nghiệm, điều chỉnh hay phát triển sản xuất của công ty theo hướng có lợi nhất. Cụ thể là các báo cáo. Giá thành từng loại sản phẩm Khối lượng các loại sản phẩm tiêu thụ Đơn giá tiền lương Bảng giá các loại vật tư có thể thay thế. Tình hình sử dụng lao động. 6. Các chính sách kế toán chủ yếu được áp dụng: - Chế độ kế toán áp dụng: chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam - Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12 - Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ - Hình thức sổ kế toán áp dụng : Nhật ký chứng từ - Phương pháp kế toán TSCĐ: Ghi nhận theo nguyên giá - Phương pháp khấu hao theo TSCĐ: Khấu hao theo đường thẳng - Nguyên tắc vốn kinh doanh: Giá gốc - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên - Tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng: Theo quy định của bộ tài chính: dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn (TK 229), Dự phòng nợ phải thu khó đòi (TK 139) III. Kế toán một số phần hành chủ yếu tại đơn vị. Công ty Cổ phần Cơ khí và Xây lắp 250 Phủ Quỳ là công ty Cổ phần có 100% vốn của cổ đông là công nhân viên trong công, do đó công ty có quy mô nhỏ song các phần hành kế toán rất đa dạng, mỗi kế toán phụ trách từ 1-2 phần hành, đảm bảo các phần hành được xử lý chặt chẽ và chính xác, cung cấp được thông tin đầy đủ, kịp thời cho lãnh đạo và tất cả các nhân viên trong công ty. Sau đây là một số phần hành chủ yếu tại đơn vị. 1.Kế toán nguyên vật liệu a) Đặc điểm nguyên vật liệu - Sản phẩm chủ yếu của công ty Cổ phần Cơ khí và Xây lắp là các sản phẩm cơ khí, chế tạo do đó nguyên vật liệu chủ yếu trong đơn vị là các loại sắt thép, tôn, que hàn…. Để đảm bảo chất lượng của sản phẩm được làm ra cần phải có sự quản lý chặt chẽ trong khâu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng vật liệu. Nhận thức được điều đó doanh nghiệp đã lập ra một ban kiểm soát để tránh giá chất lượng của nguyên vật liệu, đảm bảo nguyên vật liệu, vì thế nguyên vật liệu mua vào có chất lượng tốt, nguyên vật liệu trong kho được bảo dưỡng thường xuyên, ít khi bị hư hỏng. - Về đặc điểm tính giá: Nguyên vật liệu xuất ra được tính theo phương phá giá bình quân gia quyền với từng loại nguyên vật liệu. - Xuất kho theo phương pháp kế khai thường xuyên. Tuy nhiên vào cuối kỳ doanh nghiệp thường kiểm kê lại số nguyên vật liệu để đảm bảo không có sai sót trong quá trình ghi sổ. b) Chứng từ kế toán sử dụng Doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ như sau: Khi mua nguyên vật liệu xong phải có giấy xin thanh toán, khi mua thì phải có hoá đơn của người bán, bảng kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho khi thanh toán số nguyên vật liệu sẽ bằng chuyển khoản sẽ có giấy uỷ nhiệm chi, sổ chi tiết nguyện vật liệu, bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn của vật liệu, phiếu xuất kho, bảng kê số 4, bảng kê số 5, nhật ký chứng từ số 7. c) Tài khoản sử dụng - Tk 152 : Nguyên vật liệu tồn kho - TK 151 : Nguyên vật liệu đi đường - Tk 153 : Công cụ dụng cụ. - Tk 621 : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - TK 622 : Chi phí nhân công trực tiếp - Tk 627 : Chi phí sản xuất chung - Tk 111, 112, 131, 141…….. d) Quy trình hạch toán Khi mua vật liệu về phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trước khi nhập kho phải có biên bản kiểm nghiệm vật tư do bộ phận kiểm soát lập, sau đó kế toán vào bảng kê nhập vật tư, bảng kê này bao gồm giấy xin thanh toán, hoá đơn VAT, các bảng kê mua hàng, các bảng kê này phải có đẩy đủ xác nhận của các phần hành liên quan. Tiếp đó kế toán làm thủ tục nhập kho cụ thể, phải viết phiếu nhập kho. Sau đó, kế toán phụ trách phần hành nguyên vật liệu sẽ ghi nhận từng loại nguyên vật liệu vào từng loại sổ chi tiết nguyên vật liệu để theo dõi. Khi xuất vật tư phục vụ cho việc sản xuất, quản lý phân xưởng….thì kế toán ghi và phiếu xuất kho, cuối mỗi tháng phải tổng hợp vào bảng kê xuất vật tư và căn cứ vào việc luân chuyển của nguyên vật liệu như phục vụ cho việc sản xuất sản phẩm, phục vụ cho việc quản lý phân xưởng, phục vụ cho việc bán hàng… kế toán tiến hành phân bổ, tính số nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn của từng loại. Sau đó kế toán nguyên vật liệu chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp để kế toán tổng hợp vào bảng kê số 4, bảng kê số 5, nhật ký chứng từ số 7 để tính giá thành; tiếp đó kế toán tổng hợp vào sổ cái tài khoản 152 phát sinh có. 2. Kế toán tài sản cố định. a) Đặc điểm của tài sản cố định được sử dụng tại doanh nghiệp. - Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty Cổ phần Cơ khí và Xây lắp 250 Phủ Quỳ liên quan tới các sản phẩm cơ khí chế tạo. Vì thế tài sản cố định chủ yếu của công ty là tài sản cố định hữu hình, còn tài sản cố định vô hình rất ít như quyền sử dụng đất. - Về nguyên giá của tài sản cố định : Tài sản cố định mua về thì nguyễn giá sẽ gồm giá mua cộng với chi phí thu mua rồi trừ đi các khoản trừ. - Về phương pháp tính khấu hao: Bởi vì những tài sản cố định của doanh nghiệp là tài sản cố định hữu hình, đó là các loại máy móc, thiết bị phục vụ cho sản xuất, nhà cửa, văn phòng, kho bãi…..với các loại tài sản cố định này có thể xác định được thời gian sử dụng dự kiến của nó, từ đó để thuận tiện cho việc tính toán doanh nghiệp đã lựa chọn phương pháp khấu hao theo đường thẳng. b) Chứng từ kế toán sử dụng. Để phục vụ cho việc mua sắm tài sản cố định, kiểm soát tài sản cố định, thanh lý, nhượng, bán tài sản cố định công ty đã sử dụng các loại chứng từ sau: Hợp đồng mua bán tài sản cố định, biên bản giao nhận tài sản cố định, bảng kê nhập tài sản cố định, bảng kê thanh toán, hoá đơn giá trị gia tăng (VAT), thẻ chi tiết tài sản cố định, sổ tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định, các bảng kê số 4, bảng kê số 5, nhật ký chứng từ số 7. c) Tài khoản kế toán sử dụng: - TK 211: Tài sản cố định hữu hình - TK 212: Tài sản cố định thuê tài chính - TK 213: Tài sản cố định vô hình - TK 214: Hao mòn tài sản cố định. - TK 241: Xây dựng cơ bản - TK 711: Thu nhập khác - TK 811: Chi phí khác - TK 111,112,133,641,642,627………… d) Quy trình hạch toán Khi doanh nghiệp mua tài sản cố định phải có biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản này phải có đẩy đủ chữ ký xác nhận của cả bên giao và bên nhận, phải có hợp đồng mua tài sản cố định, hoá đơn giá trị gia tăng và các giấy tờ khác có liên quan. Sau đó, với mỗi loại tài sản cố định mua về kế toán mở sổ chi tiết tài sản cố định để theo dõi chi tiết từng loại tài sản cố định. Sổ chi tiết này do kế toán viên phụ trách phần hành tài sản cố định lập, sau đó chuyển giao cho kế toán trưởng xác nhận và lưu giữ ở phòng kế toán. Trong quá trình sử dụng tài sản cố định thì tài sản cố định đó sẽ bị hao mòn, kế toán phần hành tài sản cố định có nhiệm vụ tính mức khấu hao cần phải trích của tài sản cố định, phân bổ chi phí khấu hao đó cho từng bộ phận sử dụng. Cuối tháng phân bổ chi phí khấc hao vào bảng kê số 4, bảng kê số 5, nhật ký chứng từ số 7 và vào sổ cái của tài khoản 214. Sơ đồ Hạch toán Tài sản cố định Mức khấu hao TSCĐ Bảng kê số 4 Bảng kê số 5 Nhật ký chứng từ số 7 Sổ cái TK214 Trường hợp tài sản cố định của doanh nghiệp bị giảm như góp vốn liên doanh, chẳng hạn góp vốn liên doanh vào công ty mía đường Sông Dinh 3 máy xúc, một số máy cày, trường hợp mất mát tài sản cố định, thanh lý tài sản cố định lúc đó doanh nghiệp cũng phải có biên bản giao nhận về góp vốn của tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định… Sau đó kế toán tài sản cố định ghi giảm trên sổ tài sản cổ định, thẻ tài sản cố định và trên sổ cái tài khoản 211 Tài sản cố định Góp vốn LD, mất mát, thanh lý TSCĐ Biên bản giao nhận, biên bản thanh lý Sổ cái TK 211 3. Các nghiệp vụ thanh toán a) Đặc điểm các nghiệp vụ thanh toán - Công ty cổ phần Cơ khí và Xây lắp Phủ Quỳ chủ yếu bán hàng trực tiếp tại công ty và thông qua các đại lý, do đó sản phẩm bán ra chủ yếu được thu bằng tiền mặt, tuy nhiên có những hợp đồng về xây lắp các loại nhà xưởng, bán các loại thiết bị với số lượng lớn theo đơn đặt hàng của khách hàng thì công ty sẽ thu bằng chuyển khoản. - Với các khoản như chi mua nguyên vật liệu, điện, nước…phục vụ cho sản xuất. Những khoản chi này cũng tương đối nhỏ do đó công ty cũng chủ yếu chi bằng tiền mặt. b) Chứng từ kế toán sử dụng. Theo quy định của Bộ tài chính, Công ty có sử dụng các loại chứng từ như sau : Bảng kê chi tiền mặt, giấy xin ứng tiền mặt, hợp đồng thanh toán, giấy đề nghị thanh toán, bảng thanh toán tiền lương, bảng kê xinh thanh toán và một số chứng từ khác có liên quan. c) Tài khoản kế toán sử dụng. - TK 111: Tiền mặt tại quỹ - TK 112 : Tiền gửi ngân hàng - TK 113 : Tiền đang chuyển - TK 131 : Phải thu khách hàng - TK 141 : Tạm ứng - TK 331 : Phải trả người bán - TK 222 : Vốn góp liên doanh - TK 128,228: Đầu tư khác - TK 334 : Phải trả công nhân viên. …………… d) Quy trình hạch toán: Khi công ty bán các sản phẩm hàng hoá thu bằng tiền mặt hay bằng chuyển khoản sẽ có lệnh thu tiền, tự lệnh thu tiền kế toán tiến hành ghi vào phiếu thu tiền. Từ phiếu tu, lệnh thu sẽ tiến hành thu tiền sau đó thủ quỹ đóng dấu là đã thu tiền lên các phiếu thu đó. Khi chi tiền sẽ có lện chi tiền, nếu tạm ứng sẽ có giấy xin ứng tiền mặt, khi mua hàng hoá sẽ có hợp đồng thanh toán, sau đó nhân viên thu mua sẽ có giấy đề nghị thanh toán. Sau khi thanh toán xong sẽ có hoá đơn thanh toán. Bảng kê này sẽ được chuyển cho kế toán tiền mặt, kế toán ghi vào bảng kê chi tiền mặt hay các phiếu chi. Từ các chứng từ gốc về thu, chi (Phiếu thu, phiếu chi) hàng tháng kế toán ghi vào bảng kê số 1, ghi vào sổ quỹ. Cuối tháng vào sổ cái tài khoản 111, 112 số phát sinh nợ và phát sinh có. Cuối quý vào báo cáo lưu tiền tệ sau đó lập bảng cân đối kế toán. Sơ đồ: Phiếu thu, Phiếu chi Bảng kê số 1 Bảng kê số 2 Nhật ký chứng từ số 1 Sổ quỹ Sổ cái Tài khoản 111, 112 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Bảng cân đối kế toán Ghi hằng ngày Ghi theo tháng Ghi theo kỳ 4.Kế toán tiêu thụ thành phẩm. (1) Đặc điểm của thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm Công ty cổ phần Cơ khí và Xây lắp 250 Phủ Quỳ cái tên đã nói lên phần nào các mặt hàng sản xuất của công ty đó là các sản phẩm cơ khí và xây lắp, là một công ty có một bề dày lịch sử gần 50 năm nên mặt hàng truyền thống của công ty là các sản phẩm cơ khí và sửa chữa máy móc, thiết bị các loại, chế tạo các loại Larăng, các loại phụ tùng ô tô, máy kéo, các loại cày bánh lồng đi sau máy công nghiệp sửa chữa thay thế các loại đầu máy và mặt hàng xây lắp và các dây truyền thiết bị, máy chế biến đá, quặng….Những năm gần đây do cơ chế thị trường tác động hàng ngoại nhập nhiều, các cơ sở chế tạo phụ tùng ô tô, máy kéo mọc lên nhiều làm cho các mặt hàng của công ty bị cạnh tranh khốc liệt và có phần bị giảm sút. Hơn nữa việc sản xuất các mặt hàng này công ty chủ yếu mua trên thị trường nên giá cả đầu vào bấp bênh, còn đầu ra thì không theo sự tương ứng của giá cả đầu vào được vì sản phẩm của công ty là hàng phục vụ sản xuất nên khách hàng không dễ gì chấp nhận các mặt hàng truyền thống bị hạn chế nên công ty đã đổi hướng sản xuất, tự tìm đến khách hàng làm gia công và chuyển sang xây lắp. Đặc điểm thuận lợi của mặt hàng này là: tiêu thụ trực tiếp, không phải qua kho, qua khâu khách hàng, thoả mãn khách hàng về giá cả và chất lượng là được. Nhưng hạn chế là : Bấp bênh, phụ thuộc vào lượng khách hàng, không chủ động trong kinh doanh. Về phương thức tiêu thụ: Như đã nói ở trên, các mặt hàng của công ty đa dạng nên phương thức tiêu thụ cũng phải phù hợp theo: + Các mặt hàng (là sản phẩm nhập kho) thì có thể tiêu thụ trực tiếp tại công ty thông qua bán hàng trực tiếp, các hợp đồng mua hàng hay qua đại lý ký gửi. + Các mặt hàng gia công thì tiêu thụ trực tiếp thông qua các hợp đồng hoặc thoả thuận. + Các công trình xây lắp thì qua các hợp đồng kinh tế. Riêng đối với các công trình xây lắp thì khi làm thủ tục kinh tế thị phải có giấy chứng nhận bảo lãnh thầu sau đó là giấy chứng nhận bảo lãnh hợp đồng của ngân hàng (Nếu trúng thầu) Các phương thức thanh toán: + Thanh toán ngay bằng tiền mặt : Khách hàng thoả thuận về giá cả và trả ngay bằng tiền mặt. + Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng: Khách hàng làm hợp đồng chuyển tiền và giao nhận hàng. + Thanh toán bằng công nợ: Khách hàng chấp nhận mua và làm thủ tục để nợ. (2).Chứng từ kế toán sử dụng - Hoá đơn bán hàng - Hoá đơn thuế GTGT - Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi - Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, Giấy báo Ngân hàng….. - Phiếu xuất kho - Tờ khai thuế GTGT Về sổ kế toán, công ty sử dụng các loại sổ sau: - Sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký bán hàng - Bảng kê hàng gửi đi bán (Bảng kê số 10) - Sổ theo dõi thuế GTGT…. và một số loại sổ khác có liên quan. Cụ thể việc sử dụng sổ như sau: Đối với nội bộ công ty:hoá đơn xuất kho thành phẩm nếu là sản phẩm nhập kho hoặc là vật tư các loại, phiếu xuất kho hàng gia công nếu là hàng gia công. Phiếu xuất kho được lập làm 3 liên : Liên 1 lương ở phòng kế hoạch, liên 2: đưa cho thủ kho hoặc phân xưởng, Liên 3 lưu trong phòng tài vụ. Đối với khách hàng: khi khách hàng mua sản phẩm thì kế toán viết hoá đơn giá trị gia tăng. Công ty Cổ phần Cơ khí và Xây lắp 250 Phủ Quỳ là đơn vị hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên sử dụng mẫu hoá đơn số 01.GTKT – 3LL, được lập làm 3 liên: + Liên 1: Màu tím lưu lại gốc. + Liên 2: Màu đỏ giao cho khách hàng + Liên 3: Màu xanh lưu lại nơi xuất hàng (kho hoặc nơi sản xuất) Tuỳ theo cách thức thanh toán mà có phiếu thu, phiếu xác nhận nợ, giấy báo có của ngân hàng +Nếu khách hàng trả trực tiếp : Phải lập phiếu thu + Nếu trả qua ngân hàng: Giấy báo có của ngân hàng + Khách hàng trả nợ: Biên bản nợ. (3). Số hiệu tài khoản. Để hạch toán quá trình tiêu thụ thành phẩm theo các phương thức khác nhau, kế toán công ty đã sử dụng các tài khoản sau đây: TK 156 : Hàng hoá TK 157 : Hàng gửi bán TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 5111: Doanh thu bán các sản phẩm hàng hoá 5112: Doanh thu các sản phẩm xây lắp TK 512 : Doanh thu bán hàng nội bộ TK 521 : Triết khấu thương mại TK 531 : Hàng hoá bị trả lại TK 532 : Giảm giá hàng bán TK 632 : Giá vốn hàng bán Ngoài ra còn có các tài khoản khác như 111, 112, 131…. (4) Quy trình hạch toán - Khi bán một sản phẩm của công ty thì thủ kho ghi vào phiếu xuất kho trong đó có ghi rõ họ tên của người nhận địa chỉ, lý do xuất, xuất tại kho nào, loại sản phẩm. số lượng, đơn giá……….Từ phiếu xuất kho và hợp đồng kinh tế, kế toán tiêu thụ viết hoá đơn giá trị gia tăng. Khi xuất kho, căn cứ vào giá xuất để ghi nhận giá vốn. Sau đó, khi hàng hoá được xác định là tiêu thụ thì kế toán vào bảng kê số 1 ghi nhận doanh thu. Từ phiếu xuất kho, hoá đơn giá trị gia tăng kế toán vào sổ chi tiết bán hàng, mỗi sản phẩm bán ra mở một sổ cuối tháng, kế toán cộng các sổ chi tiết bán hàng sau đó vào sổ tổng hợp bán hàng. Đồng thời, cộng cascs bảng kê bán hàng, bảng kê số 1 (ghi nợ TK 111), bảng kê số 2 (Ghi nợ TK 112), bảng kê số 11 theo dõi tài khoản 131. Từ sổ chi tiết tiêu thụ lấy số liệu tổng cộng vào nhật ký chứng từ số 8, ghi vào cột có Tk 511 và các cột nợ của TK tương ứng. Từ nhật ký chứng từ số 8 lấy số liệu tổng cộng ghi vào sổ cái TK 511. Bảng kê số 1,số 2, số 11 Xuất bán sản phẩm Phiếu xuất kho Sổ chi tiết bán hàng Nhật ký chứng từ số 8 Sổ cái TK 511 BCTC Nếu hàng hoá bán ra với một khối lượng lớn, giữa doanh nghiệp và người mua có thoả thuận sẽ chiết khấu thương mại. Khi đó kế toán phải ghi sổ chi tiết chiết khấu thương mại. Sổ này do doanh nghiệp tự lập ra để theo dõi tổng số chiết khấu thương mại. Hàng tháng ở cột nợ của TK 521 để vào sổ cái tài khoản 521 sau đó cuối ký kết chuyển và tài khoản 511. Sơ đồ Hạch toán Chiết khấu thương mại Sổ chi tiết Chiết khấu TM Sổ cái Tk 521 Sổ cái Tk 511 Giảm giá hàng bán Sổ chi tiết giảm giá hàng bán Sổ tổng hợp giảm giá hàng bán Sổ cái TK 532 Khi hàng hoá bán ra kém phẩm chất, không đúng chủng loại, yêu cầu, nếu khách hàng khiếu nại và được công ty chấp nhận giảm giá hàng bán khi đó kế toán vào sổ chi tiết tài khoản 532, cuối tháng tổng hợp số liệu trên các sổ chi tiết để ghi vào sổ cái của tài khoản 532. Vào cuối kỳ tập hợp trên Tk532 để kết chuyển vào TK 511. Công ty Cổ Phần Cơ khí và Xây lắp 250 Phủ Quỳ bán hàng trực tiếp tại công ty nên khách hàng tự chọn sản phẩm vì vậy việc giảm giá cũng thường được thực hiện trước khi viết hoá đơn, do đó trường hợp giảm giá cũng ít xảy ra. Nếu trả bằng tiền mặt sẽ được ghi vào phiếu chi, nếu bằng chuyển khoản thì ghi vào uỷ nhiệ chi. Còn nếu trừ nợ thì ghi vào phiếu trừ nợ - Nếu trường hợp sản phẩm hàng hoá đã bán cho khách hàng nhưng sau đó đã bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân : Vi phạm cam kết, hợp đồng, sai quy cách sản phẩm, hư hỏng…. Khi đó căn cứ vào các biên bản được lập về lô hàng bị trả lại, kèm hoá đơn GTGT được gửi lại cong ty CPCK và XL 250 Phủ Quỳ kế toán ghi nhập hàng tồn kho. Sau đó ghi vào sổ chi tiết TK 531 hàng tháng từ sổ chi tiết TK 531, kế toán ghi vào sổ tổng cộng tài khoản 531. Sau đó cuối tháng ghi vào sổ cái TK 531. Trên thực tế với 50 năm kinh nghiệm trong ngành cơ khí, chế tạo do đó các sản phẩm của công ty có chất lượng tốt, được khách hàng chuyên dùng, rất ít khi trả lại. 5. Kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doan nghiệp và các chi phí khác. (1). Đặc điểm - Do công ty cổ phần cơ khí và xây lắp 250 Phủ Quỳ bán hàng trực tiếp tại công ty và nếu có giao hàng cho khách hàng theo hợp đồng thì cũng chỉ trả lương bán hàng theo chuyến và tiền vận chuyển của chuyến đó. Do đó chi phí bán hàng của công ty rất nhỏ. Phòng kế hoạch vật tư kiêm nhiệm luôn công việc này. Chi phí bán hàng của công ty chủ yếu là tiền vận chuyển cho hàng hoá đến các đại lý, tiền quảng cáo tiếp thị cho các sản phẩm, lập dự phòng. - Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm chi phí nhân viên quản lý, chi phí điện nước, chi phí vật liệu, chi phí đồ dùng văn phòng và chi phí bằng tiền khác. Do quy mô của công ty nhỏ nên chi phí cho việc quản lý là tương đối nhỏ, hơn nữa các phòng ban của công ty kiêm nhiệm nhiều công việc do đó chi phí cho việc quản lý là rất ít. Ngoài hoạt động sản xuất kinh doanh công ty cũng tham gia vào đầu tư tài chính dài hạn để tăng thêm nguồn thu nhập cho công ty. Công ty cổ phần Cơ khí và Xây lắp đã và đang góp vốn liên doanh vào một số công ty như công ty Mía đường Sông Dinh, xưởng chế biến Cà phê – Cao su Nghệ AN, tuy nhiên do công ty mía đường sông Dinh làm ăn không có lãi nên công ty không có nguồn thu nhập tài chính từ nguồn đầu tư này và phải lập dự phòng giá đầu tư dài hạn. (2) Chứng từ kế toán sử dụng Ở công ty Cổ phần Cơ khí và Xây lắp, kế toán sử dụng các loại chứng từ như sau: - Sổ chi tiết bán hàng, sổ cái Tk 641 Bảnh phân bổ tiền lương, bảng phân bổ nguyên vật liệu, bảng phân bổ khấu hao, sổ chi tiết T6NH, sổ chi tiết TK 642, sổ cái TK 642, Bảng kê số 5, sổ chi tiết TK 223 (3) Tài khoản kế toán Kế toán công ty sử dụng các loại tài khoản như sau: TK 641 : Chi phí bán hàng Tk 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp. Tk 222 : Góp vốn liên doanh TK 635 : Chi phí tài chính Tk 811: Chi phí khác Tk 911: Xác định kết quả - Và các khoản khác có liên quan (4) Quy trình hạch toán - Khi phát sinh một khoản chi phí bán hàng thì kế toán phải vào sổ chi tiết bán hàng để theo dõi hằng ngày. Đến vuối tháng vào sổ tổng ợp bán hàng. Từ sổ tổng hợp này kế toán vào sổ cái của tài khoản 641. Sau đó kết chuyển để xác đinh kết quả kinh doanh. Chi phí bán hàng Sổ chi tiết bán hàng Sổ tổng hợp bán hàng (Bảng kê số 5) Sổ cái TK 641 Xác định kết quả Chi phí QLDN Sổ chi tiết chi phí QLDN Bảng kê số 5 Sổ cái của Tk 642 Xác định kết quả - Tương tự như vậy khi phát sinh mọt tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp thì kế toán vào sổ chi tiết quản lý doanh nghiệp. Đến cuối tháng từ sổ chi tiết vào sổ tổng hợp hay bảng kê số 5. Từ bảng kê này thì kế toán lấy số liệu ghi vào sổ cái của Tk 642. Sau đó kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh. IV. Một số ưu điểm, tồn tại và một số giải pháp phát triển doanh nghiệp 1. Đánh giá chung Qua thời gian thực tâp tại công ty, em có thể rút ra một số nhận xét như sau: Nhìn chung công tác kế toán của công ty đã hoạt động có hiệu quả đúng chức năng, nhiệm vụ Công ty đã vận duụng các nguyên lý kế toán, chuẩn mực kế toán phù hp với đặc điểm tình hình của công ty, hạch toán rõ ràng các khoản thu chi, chi phí…. Công tác kế toán đã trở thành công cụ quản lý đắc lực cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị. Cụ thể những ưu điểm cũng như phần hạn chế của công tác kế toán nói chung như sau: a. Ưu điểm: Do công ty có quy mô nhỏ, cơ sở vật chất cũ kỹ lạc hậu, lại là những năm đầu của cổ phần hoá, nhưng công ty đã đứng vững và hoạt động ngày càng có hiệu quả, tạo công ăn việc làm ổn định cho toàn thể công nhân viên trong công ty, hàng năm công ty đã nộp thuế và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước. Công đã sử dụng mô hình kế toán tập trung là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm của công ty. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ được áp dụng một cách có khoa học, phù hợp với trình độ, nghiệp vụ kế toán, tuân theo chế độ kế toán hiện hành của nước ta, Bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả, các nhân viên đều được trau dồi trình độ, đạo đức nghề nghiệp tốt, nhiệt tình năng nổ trong công việc, đầy lòng yêu nghề do đó hiệu quả làm việc cao hơn. Nội bộ công ty đoàn kết, luôn thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ của mình, các phòng ban luôn có mối quan hệ qua lại thống nhất với nhau để kịp thừoi cung cấp các thông tin số liệu phản ánh chính xác giúp nhà quản lý ra quyết định đúng đắn. Công ty đã có thành quả lớn trong công tác kiểm tra và kiểm soát chất lượng hàng hoá, do đó công ty không có lượng hàng bị trả lại. Đây chính là ưu điểm của công ty góp phần nâng cao uy tín của công ty. Công ty là đơn vị đã thực hiện cổ phần hoá 100% vốn điều lệ là của nhân viên trong công ty, do đó mọi người sẽ hăng say làm việc để đạt kết quả cao nhất. Công ty cũng đang cố gắng phấn đấu để đạt hiệu quả doanh thu và lợi nhuận cao nhất, ngày càng nâng cao đời sống của người lao động và uy tín của công ty. Để làm được điều này trách nhiệm của phòng kế toán là rất lớn. Chính vì vậy cong ty rất coi trọng đến công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh. Phòng tài vụ đã vận dụng kịp thời, khoa học hệ thống sổ sách, ghi chép phản ánh chính xác các phần hành kế toán như tiêu thụ, xác định giá vốn, chi phí tài chính, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp… Để từ đó xác định một cách chính xác thu nhập, lợi nhuận của công ty. Thành tích đạt được là đáng ghi nhận, song bên cạnh đó chúng ta cũng cần phải nhận thấy những tồn tại trong công tác kế toán tại công ty cổ phần cơ khí và xây lắp 250 Phủ Quỳ như như sau: b. Những tồn tại: - Mỗi nhân viên kế toán còn kiêm nhiệm nhiều phần hành công việc, do đó hạn chế đi phần nào hiệu quả làm việc của kế toán viên. -Cơ sở vật chất trang bị còn nhiều hạn chế. Ngày ngay công nghệ thông tin đã ngày càng phổ biến, làm kế toán trên máy vi tính giúp tiết kiệm thời gian, công sức, tính toán chính xác, dễ dàng… Nhưng công ty vẫn chưa thể trang bị đầy đủ máy vi tính cho tất cả các kế toán viên, chỉ mới một số phần hành kế toán quan trọng mới sử dụng máy vi tính. Do đó, sẽ ảnh hưởng đến tốc độ làm việc của kế toán viên nhất là vào thời điểm cuối kỳ kế toán khi lên bảng biểu, sổ sách phải trình kế toán trưởng phê duyệt, đến thời điểm hiện nay công ty vẫn chưa hoàn thiện được phần hành kế toán máy. - Việc quản lý công nợ khá chặt chẽ và tạo điều kiện cho khách hàng song công ty vẫn còn tình trạng chiếm dụng vốn khá lớn. Công ty cần có biện pháp để thu nợ tích cực hơn. 2. Một số giải pháp: a. Giải pháp về tiêu thụ sản phẩm: - Hiện nay kế toán tiêu thụ của công ty được theo dõi bởi một phần hành kế toán riêng, tuy nhiên hạch toán tiêu thụ của công ty còn nhiều hạn chế do đó công ty nên chú ý trước các vấn đề như: Thường xuyên theo dõi hàng tồn kho, không để hàng tồn kho trong tình trạng bị ứng đọng hay khan hiếm hàng hoá. Phát triển mặt hàng truyền thống đó là việc làm thường xuyên của công ty. - Hiện qua hai năm 2005 – 2006 công ty phát sinh, rất ít tài khoản 521- chiết khấu thương mại. Khi doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt, doanh nghiệp nên chú ý tài khoản này để có thể thực hiện các chính sách thương mại, chính sách marketing thu hút khách hàng, tìm kiếm khách hàng và giữ chân khách hàng lâu năm. - Công ty mới chuyển đổi cơ cấu do đó còn thiếu nhân lực, vì thế công ty cần tuyển thêm nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn thành thạo về kế toán, am hiểu về tin học và ngoại ngữ. Hơn nữa, công ty nên xu hướng trẻ hoá đội ngũ nhân viên. Vì đây là công ty cổ phần do đó đòi hỏi những nhân viên tích cực, linh hoạt, năng động, do đó ban lãnh đạo công ty nên chú ý tới nhân lực của công ty. -Đào tạo đội ngũ kế toán gọn nhẹ, linh hoạt, hoạt động đúng chức năng, phần hành kế toán của mình, nên tránh tình trạng một kế toán đảm nhiệm nhiều phần hành kế toán, công việc chồng chéo vì khi đó kế toán viên rất dễ gặp phải những sai sót không đáp ứng kịp thời. - Để nâng cao trình độ, mỗi nhân viên kế toán phải không ngừng học hỏi, không ngừng tiếp thu các quy định về chế độ kế toán ở nước ta, cập nhật các chuẩn mực kế toán, học hỏi, tích luỹ kinh nghiệm thông qua các đồng nghiệp, những kế toán viên tiền nhiệm từ đó tìm ra được những giải pháp thích hợp cho công việc kế toán ở đơn vị. - Thường xuyên giám sát, đôn đốc các nhân viên làm việc đúng quy định, thưởng phạt phân minh. Hướng dẫn các kế toán viên còn ít kinh nghiệm. Giúp đỡ những cán bộ, công nhân viên có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn. b) giải phát về cơ sở vật chất kỹ thuật cho nhân viên kế toán. - Hiện nay phòng kế toán của công ty vẫn còn một số phần hành kế toán làm việc mà chưa có máy vi tính. Do đó công ty cần trang bị thêm máy vi tính đầy đủ cho các kế toán viên để đạt được sự đồng bộ trong công việc, tạo nên hiệu quả trong công tác kế toán. - Tạo môi trường làm việc thoải mái, nghiêm túc cho các nhân viên kế toán nói chung và cán bộ công nhân viên trong công ty nói riêng. Điều này sẽ làm tăng hiệu quả trong làm việc. c)Kiến nghị với bộ tài chính Tiếp tục ban hành các chính sách, tạo điều kiện thuận lợi hơn trong quá trình hạch toán, giảm bớt những chứng từ phức tạp, sổ sách phức tạp làm chậm quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. MỤC LỤC