Báo cáo Tổ chức kế toán tại Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất

uû th¸c c¸c hîp ®ång kinh tÕ do c«ng ty giao , kinh doanh c¸c mÆt hµng trong n­íc do c«ng ty uû nhiÖm . PhÇn II : tæ chøc kÕ to¸n t¹i C«ng ty vËt t­ vµ xuÊt nhËp khÈu ho¸ chÊt I - §Æc ®iÓm qu¶n lý tµi chÝnh §Æc ®iÓm qu¶n lý tµi chÝnh cña c«ng ty ®­îc quy ®Þnh nh­ sau : §­îc sö dông vèn vµ c¸c quü kh¸c cña c«ng ty ®Ó phôc vô kÞp thêi nhu cÇu s¶n xuÊt kinh doanh theo nguyªn t¾c cã hiÖu qu¶ , b¶o toµn vµ ph¸t triÓn vèn , tr­êng hîp sö dông c¸c lo¹i vèn kh¸c víi môc ®Ých sö dông ®· quy ®Þnh cho c¸c lo¹i vèn vµ quü ®ã th× ph¶i theo nguyªn t¾c cã hoµn tr¶ , cã thÓ tù huy ®éng vèn trong c«ng nh©n viªn chøc vµ ë ngoµi c«ng ty ®Ó ®Çu t­ ph¸t triÓn vµ ho¹t ®éng kinh doanh nh­ng kh«ng lµm thay ®æi h×nh thøc së h÷u nhµ n­íc cña c«ng ty , ®­îc ph¸t hµnh tr¸i phiÕu theo quy ®Þnh cña nhµ n­íc . Trong qóa tr×nh ho¹t ®éng sÏ h×nh thµnh c¸c quü ®Çu t­ ph¸t triÓn , quÜ khen th­ëng , quÜ phóc lîi , quÜ dù tr÷ tµi chÝnh vµ quÜ dù phßng trî cÊp mÊt viÖc lµm theo h­íng dÉn cña Bé tµi chÝnh vµ cña Tæng c«ng ty ®­îc héi ®ång qu¶n trÞ phª duyÖt , ®­îc sö dông c¸c quü nªu trªn theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt . Sau khi lµm ®Çy ®ñ nghÜa vô víi nhµ n­íc , lËp c¸c quÜ theo quy ®Þnh , c«ng ty chia lîi nhuËn cßn l¹i cho ng­êi lao ®éng theo cèng hiÕn cña mçi ng­êi vµ kÕt qu¶ kinh doanh . C«ng ty cã tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn ®óng chÕ ®é vµ c¸c qui ®Þnh vÒ sö dông vµ qu¶n lý vèn , tµi s¶n , c¸c quÜ , vÒ kÕ to¸n , h¹ch to¸n , chÕ ®é kiÓm to¸n vµ c¸c chÕ ®é kh¸c vÒ tµi chÝnh theo qui ®Þnh cña nhµ n­íc vµ Qui chÕ tµi chÝnh cña Tæng c«ng ty . Ngoµi ra , tr¸ch nhiÖm cña Ban l·nh ®¹o C«ng ty lµ ph¶i c«ng bè c«ng khai t×nh h×nh tµi chÝnh trong n¨m cho c«ng nh©n viªn chøc vµ c¸c th«ng tin ®Ó ®¸nh gi¸ ®óng ®¾n vµ kh¸ch quan vÒ ho¹t ®éng cña c«ng ty khi tiÕn hµnh tæng kÕt cuèi n¨m . II -§Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n 1 - Ph­¬ng thøc tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n . Theo qui ®Þnh t¹i ®iÒu lÖ c«ng ty , bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty tæ chøc theo ph­¬ng thøc trùc tuyÕn chøc n¨ng tøc c¸c c«ng viÖc liªn quan ®Õn phßng kÕ to¸n th× kÕ to¸n tr­ëng ( tr­ëng phßng ) tæng hîp c¸c sè liÖu lÊy tõ kÕ to¸n tæng hîp , cßn kÕ to¸n tæng hîp tiÕn hµnh lÊy sè liÖu tõ kÕ to¸n phÇn hµnh chuyÓn ®Õn vµ tæng hîp ®­a ra c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh vµ c¸c b¸o c¸o kh¸c ®Ó phôc vô cho viÖc ra c¸c quyÕt ®Þnh kinh doanh . Theo h×nh thøc nµy , toµn ®¬n vÞ kh«ng chØ lËp mét phßng kÕ to¸n duy nhÊt ®Ó thùc hiÖn toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n ë xÝ nghiÖp , chi nh¸nh , mµ ngoµi phßng kÕ to¸n tæng hîp ë v¨n phßng t¹i trô së chÝnh , ë chi nh¸nh Thµnh phè Hå ChÝ Minh , xÝ nghiÖp vµ chi nh¸nh Thµnh Phè H¶i Phßng vÉn cã bé phËn kÕ to¸n riªng , phßng kÕ to¸n tæng hîp ë v¨n phßng lµm nhiÖm vô tæng hîp ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh 2 - C¬ cÊu lao ®éng kÕ to¸n Do quy m« ho¹t ®éng cña c«ng ty kh¸ réng , cã 4 chi nh¸nh ë 4 tØnh thµnh , céng víi c¸c ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu ,do ®ã phßng kÕ to¸n cã 8 nh©n viªn kiªm c¸c c«ng viÖc kh¸c nhau , trong ®ã cã 8 nh©n viªn cã tr×nh ®é ®¹i häc , trong ®ã cã c¶ nh÷ng ng­êi kh«ng ph¶i chuyªn nghµnh kÕ to¸n , cã 2 ng­êi ®ang ®i häc thªm v¨n b»ng hai ( chiÕm 25%) , do tÝnh chÊt c«ng viÖc cÇn sù kiªn tr× vµ cÈn thËn , v× vËy chØ duy nhÊt cã mét nh©n viªn lµ nam cßn l¹i 7 nh©n viªn lµ n÷ , ®iÒu nµy t¹o ra kh¸ nhiÒu khã kh¨n cho phßng trong c¸c c«ng viÖc cÇn ®ßi hái cã søc khoÎ nh­ ®i l¹i , thanh to¸n vµ quan hÖ víi ng©n hµng , c¸c ®èi t¸c ... Phßng kÕ to¸n lµ n¬i tËp trung tr×nh ®é cao so víi c¸c phßng ban kh¸c do c«ng viÖc cÇn thiÕt ph¶i cã tr×nh ®é ph©n tÝch , tæng hîp nh»m ®­a ra c¸c th«ng tin cho Gi¸m ®èc còng nh­ c¸c phßng ban kh¸c ®Ó ra c¸c quyÕt ®Þnh cho ho¹t ®éng kinh doanh . 3 - M« h×nh tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n . C«ng ty tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n theo m« h×nh sau : ( S¬ ®å sè 2 ) S¬ ®å sè 2 : Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n tæng hîp (kÕ to¸n TSC§) KÕ to¸n thanh to¸n vµ theo dâi tiÒn l­¬ng KÕ to¸n c¸c nghiÖp vô mua b¸n hµng ho¸ KÕ to¸n ng©n hµng Thñ quü Bé phËn kÕ to¸n chi nh¸nh TPHCM Bé phËn kÕ to¸n xÝ nghiÖp Bé phËn kÕ to¸n chi nh¸nh TP H¶i Phßng ( TrÝch tµi liÖu tõ Phßng kÕ to¸n ) Phßng kÕ to¸n cã c¸c chøc n¨ng , nhiÖm vô sau : Ghi chÐp , tÝnh to¸n , ph¶n ¸nh sè hiÖn cã , t×nh h×nh lu©n chuyÓn vµ sö dông tµi s¶n , vËt t­ , tiÒn vèn , qu¸ tr×nh vµ kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt , kinh doanh cña ®¬n vÞ . KiÓm tra t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch s¶n xuÊt , kinh doanh , kÕ ho¹ch thu , chi tµi chÝnh , tiÕn hµnh thu , nép , tÝnh to¸n , kiÓm tra viÖc gi÷ g×n vµ sö dông c¸c lo¹i tµi s¶n , vËt t­ , tiÒn vèn , kinh phÝ , ph¸t hiÖn vµ ng¨n ngõa kÞp thêi nh÷ng hµnh ®éng tham « , l·ng phÝ , vi ph¹m chÝnh s¸ch , chÕ ®é , kû luËt kinh tÕ tµi chÝnh cña nhµ n­íc . Cung cÊp c¸c sè liÖu , tµi liÖu cho viÖc ®iÒu hµnh ho¹t ®éng s¶n xuÊt – kinh doanh , kiÓm tra vµ ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh tÕ , tµi chÝnh , phôc vô c«ng t¸c lËp vµ theo dâi thùc hiÖn kÕ ho¹ch phôc vô cho c«ng t¸c thèng kª vµ th«ng tin tµi chÝnh . Ph¶n ¸nh , gi¸m ®èc c¸c nghiÖp vô xuÊt , nhËp khÈu , thanh to¸n kÞp thêi c«ng nî trong mçi th­¬ng vô xuÊt , nhËp khÈu ®Ó ®¶m b¶o c¸n c©n ngo¹i th­¬ng . Chøc n¨ng cña c¸c nh©n viªn trong phßng kÕ to¸n : KÕ to¸n tr­ëng : Cã nhiÖm vô tæng hîp tÊt c¶ c¸c th«ng tin tµi chÝnh cña doanh nghiÖp thµnh c¸c b¸o c¸o cã ý nghÜa ®èi víi qu¸ tr×nh ph©n tÝch vµ ra quyÕt ®Þnh . KÕ to¸n tr­ëng lµm nhiÖm vô kiÓm tra , theo dâi thuéc ph¹m vi qu¶n lý cña m×nh ®Ó kÞp thêi ph¸t hiÖn ra sai sãt trong tiÕn tr×nh c«ng viÖc . KÕ to¸n tæng hîp : Tõ tÊt c¶ c¸c sè liÖu ®· ®­îc ®­a vµo m¸y tõ c¸c phÇn hµnh kh¸c nhau tæng hîp , ®èi chiÕu ®Ó cuèi th¸ng , quÝ , n¨m lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh theo yªu cÇu cña kÕ to¸n tr­ëng . Ngoµi ra kÕ to¸n tæng hîp cßn theo dâi vÒ sù t¨ng , gi¶m , hao mßn cña TSC§ trong c«ng ty . KÕ to¸n nghiÖp vô mua , b¸n hµng ho¸ : Cã nhiÖm vô tæ chøc , theo dâi , qu¶n lý tõ qu¸ tr×nh mua b¸n víi n­íc ngoµi , vËn chuyÓn , sau ®ã b¸n trong vµ ngoµi n­íc hµng ho¸ do c«ng ty giao vµ tiÕn hµnh vµo m¸y c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh , thùc hiÖn ngiªm tóc nguyªn t¾c kÕ to¸n ngo¹i tÖ cña c¸c chØ tiªu ®Ó cung cÊp th«ng tin chÝnh x¸c cho qu¶n lý ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu . KÕ to¸n thanh to¸n , tiÒn l­¬ng : TiÕn hµnh thanh to¸n cho c¸c ®èi t­îng cÇn thiÕt , theo dâi vµ thanh to¸n tiÒn l­¬ng cho c«ng nh©n viªn trong c«ng ty vµ tiÕn hµnh nhËp vµo m¸y c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh , KÕ to¸n ng©n hµng : theo dâi viÖc vay vèn , thanh to¸n víi ng©n hµng ®Ó thùc hiÖn c¸c hîp ®ång mua b¸n víi n­íc ngoµi . Thñ quü : Cã nhiÖm vô thu , chi tiÒn mÆt t¹i quü , b¶o toµn tiÒn t¹i quü , b¶o qu¶n sè d­ trªn c¬ së tiÒn mÆt . Bé phËn kÕ to¸n ë c¸c chi nh¸nh vµ xÝ nghiÖp : thùc hiÖn c¸c bót to¸n cÇn thiÕt còng nh­ theo dâi c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh , tçng hîp vµ cuèi cïng b¸o c¸o vÒ v¨n phßng ®Ó tæng hîp ®­a ra b¸o c¸o chung toµn c«ng ty . 4 - Mèi quan hÖ bé m¸y kÕ to¸n víi c¸c bé phËn kh¸c trong C«ng ty Phßng kÕ to¸n ghi chÐp toµn bé qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña c«ng ty , do ®ã nã liªn quan ®Õn toµn bé : Tõ c¸c nh©n viªn ®Õn c¸c phßng ban , ®Õn c¸c chi nh¸nh , mèi liªn hÖ nµy lµ mèi liªn hÖ hai chiÒu , c¸c phßng ban kh¸c cung cÊp c¸c ho¸ ®¬n , chøng tõ ( VÝ dô nh­ phßng xuÊt nhËp khÈu cung cÊp c¸c ho¸ ®¬n , c¸c hîp ®ång cho phßng kÕ to¸n ) , phßng kÕ to¸n cã nhiÖm vô cÊp c¸c chi phÝ cho c¸c phßng ban vµ c¸c nh©n viªn ®Ó sau ®ã ghi vµo chi phÝ cña toµn doanh nghiÖp . Phßng kÕ to¸n cung cÊp c¸c sè liÖu cho Phßng KÕ ho¹ch ®Ó tiÕn hµnh lËp b¸o c¸o vµ lËp kÕ ho¹ch cho n¨m sau , Phßng kÕ to¸n vµ phßng vËn t¶i ph¶i trao ®æi c¸c th«ng tin vÒ c¸c hîp ®ång ®Ó tiÕn hµnh vËn chuyÓn cho ®óng thêi h¹n vµ ®óng tiÕn ®é cña hîp ®ång . III - §Æc ®iÓm tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n . 1 - §Æc ®iÓm tæ chøc chøng tõ kÕ to¸n NÐt ®Æc tr­ng cña h¹ch to¸n kÕ to¸n lµ gi¸ trÞ ph¸p lý ®Çy ®ñ cña nh÷ng th«ng tin thu thËp ®­îc , nã ®­îc chøng minh cho mçi nghiÖp vô ®­îc ph¶n ¸nh . Tæ chøc chøng tõ lµ thiÕt kÕ khèi l­îng c«ng t¸c h¹ch to¸n ban ®Çu trªn hÖ thèng b¶ng tõ hîp lý , hîp ph¸p theo mét quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ nhÊt ®Þnh . §èi víi c«ng ty , c¨n cø vµo quyÕt ®Þnh sè : 1141 - TC /Q§/C§KT ban hµnh ngµy 1 th¸ng 11 n¨m 1995 cña bé tµi chÝnh , c¨n cø vµo t×nh h×nh cô thÓ cña c«ng ty còng nh­ c¨n cø vµo tõng ®èi t­îng qu¶n lý , tõng lo¹i nghiÖp vô mµ x©y dùng cho c«ng ty mét hÖ thèng chøng tõ hîp lý , hîp ph¸p ®· ®­îc duyÖt bëi Bé tµi chÝnh vµ cña Tæng c«ng ty . Tuú theo tõng phÇn hµnh mµ sÏ cã hÖ thèng nh÷ng chøng tõ riªng , v× vËy phÇn nµy sÏ ®­îc ®i s©u h¬n trong phÇn tiÕp theo cña b¸o c¸o . 2 - §Æc ®iÓm tæ chøc tµi kho¶n kÕ to¸n . Tæ chøc tµi kho¶n kÕ to¸n chÝnh lµ qu¸ tr×nh thiÕt lËp mét hÖ thèng tµi kho¶n h¹ch to¸n kÕ to¸n cho c¸c ®èi t­îng h¹ch to¸n kÕ to¸n nh»m cung cÊp c¸c th«ng tin tæng qu¸t vÒ tõng lo¹i tµi s¶n , nguån vèn vµ qu¸ tr×nh kinh doanh cña ®¬n vÞ . Dùa trªn quyÕt ®Þnh sè : 1141-TC/Q§/C§KT ngµy 1-11-1995 cña Bé tµi chÝnh còng nh­ ®Æc thï vÒ qu¶n lý cña ®¬n vÞ m×nh , kÕt h¬p víi c«ng ty phÇn mÒn kÕ to¸n INFOBUS – VD x©y dùng mét hÖ thèng tµi kho¶n nh×n chung lµ gièng víi hÖ thèng tµi kho¶n cña Bé tµi chÝnh ban hµnh , ngoµi ra cßn cã c¸c tµi kho¶n ®Æc thï cho riªng ®¬n vÞ . C«ng ty ®· sö dông c¶ hÖ thèng tµi kho¶n ghi kÐp vµ ghi ®¬n ( Tµi kho¶n 009 – Nguån vèn khÊu hao c¬ b¶n hiÖn cã ) , sö dông tµi kho¶n dù phßng , sö dông c¸c tµi kho¶n nguån vèn còng nh­ tµi kho¶n nguån kinh phÝ . ChØ cã c¸c tµi kho¶n thuéc nhãm ®Çu t­ tµi chÝnh ng¾n h¹n , TSC§ thuª tµi chÝnh , TSC§ v« h×nh , nî dµi h¹n vµ nî kh¸c lµ kh«ng sö dông ®Õn hoµn toµn . VÒ chi tiÕt c¸c tµi kho¶n ®Æc thï sÏ ®­îc ®Ò cËp râ h¬n ë phÇn sau . 3 - §Æc ®iÓm tæ chøc sæ kÕ to¸n . V× doanh nghiÖp sö dông toµn bé b»ng m¸y vi tÝnh , do ®ã tæ chøc ghi sæ kÕ to¸n kh«ng trùc tiÕp gièng h×nh thøc nµo c¶ , nh­ng nãi chung th× h×nh thøc ®­îc b¸o c¸o lµ tæ chøc theo NhËt ký chung , cø cã nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh th× c¸c kÕ to¸n viªn tiÕn hµnh nhËp d÷ liÖu vµo m¸y tÝnh , vµo cuèi th¸ng in ra sæ chi tiÕt vµ sæ tæng hîp c¸c tµi kho¶n vµ c¸c b¸o c¸o cÇn thiÕt theo qui ®Þnh cña Bé tµi chÝnh .Theo b¸o c¸o tµi chÝnh n¨m 2002 cña c«ng ty quy ®Þnh h×nh thøc sæ cña doanh nghiÖp lµ h×nh thøc NhËt ký chung . Chøng tõ gèc Sæ chi tiÕt NhËt ký chung Sæ c¸i c¸c TK B¸o c¸o tµi chÝnh S¬ ®å sè 3 : S¬ ®å tæ chøc sæ ë c«ng ty Ghi theo ®Þnh kú Chó thÝch : : Ghi h»ng ngµy 4 - §Æc ®iÓm c¸c B¸o c¸o tµi chÝnh . Doanh nghiÖp tiÕn hµnh lËp B¸o c¸o tµi chÝnh vµo cuèi mçi n¨m , b¸o c¸o tµi chÝnh bao gåm : B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n , B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh , B¶n thuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh , ngoµi ra cßn cã gi¶i tr×nh quyÕt to¸n tµi chÝnh , niªn ®é kÕ to¸n b¾t ®Çu tõ 1/1/N ®Õn 31/12/N . B¸o c¸o tµi chÝnh hµng n¨m lËp theo MÉu sè B1 - DN ban hµnh theo quyÕt ®Þnh sè 167/2000Q§ - BTC ra ngµy 25 /10/2000 cña Bé tr­ëng Bé tµi chÝnh . MÉu cña B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n gièng víi quy ®Þnh cña Bé tµi chÝnh ( Phô lôc 1 ) , B¶ng kÕt qu¶ kinh doanh còng gièng nh­ quy ®Þnh cña Bé tµi chÝnh bao gåm 2 phÇn : PhÇn 1 - L·i , Lç vµ PhÇn 2 - T×nh h×nh thùc hiÖn nghÜa vô víi ng©n s¸ch Nhµ n­íc . Trong b¶n thuyÕt minh B¸o c¸o tµi chÝnh bao gåm c¸c kho¶n môc : §Æc ®iÓm cña doanh nghiÖp , ChÕ ®é kÕ to¸n ¸p dông t¹i doanh nghiÖp , Chi tiÕt mét sè chØ tiªu trong b¸o c¸o tµi chÝnh ( Gåm : Chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh theo yÕu tè , T×nh h×nh t¨ng , gi¶m tµi s¶n cè ®Þnh , T×nh h×nh thu nhËp cña c«ng nh©n viªn , T×nh h×nh t¨ng gi¶m tµi s¶n cè ®Þnh , C¸c kho¶n ph¶i thu vµ nî ph¶i tr¶ vµ T×nh h×nh t¨ng gi¶m c¸c kho¶n ph¶i ®Çu t­ vµo c¸c ®¬n vÞ kh¸c ) , Gi¶i thÝch vµ thuyÕt minh mét sè t×nh h×nh vµ kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh , Mét sè chØ tiªu ®¸nh gi¸ kh¸i qu¸t t×nh h×nh ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp , Ph­¬ng h­íng s¶n xuÊt kinh doanh trong kú tíi vµ môc cuèi cïng lµ C¸c kiÕn nghÞ . Nãi chung B¸o c¸o tµi chÝnh cña doanh nghiÖp lµ ®Çy ®ñ ( chØ thiÕu B¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ nh­ng ®©y lµ b¸o c¸o kh«ng b¾t buéc ) , ®óng theo quy ®Þnh cña Nhµ n­íc vÒ lËp vµ göi B¸o c¸o tµi chÝnh , ngoµi ra do doanh nghiÖp ph¶i lËp göi lªn Tæng c«ng ty do ®ã cÇn cã sù chi tiÕt vµ râ rµng c¸c chØ tiªu trong b¸o c¸o . IV - §Æc ®iÓm quy tr×nh kÕ to¸n cña c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n cña C«ng ty vËt t­ vµ xuÊt nhËp khÈu ho¸ chÊt Dùa trªn nh÷ng quyÕt ®Þnh , chÕ ®é chung do Bé tµi chÝnh quy ®Þnh , mçi mét doanh nghiÖp sÏ cã c¸ch vËn dông kh¸c nhau nh­ : thªm hoÆc bít chøng tõ , chi tiÕt c¸c tµi kho¶n nh»m phï hîp víi ho¹t ®éng kinh doanh cña chÝnh doanh nghiÖp m×nh . V× vËy t×m hiÓu nh÷ng kh¸c biÖt ®ã ®Ó cã c¸i nh×n tæng qu¸t vÒ c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n lµ mét ®iÒu cÇn thiÕt . 1- §Æc ®iÓm phÇn hµnh kÕ to¸n theo dâi vÒ ng©n hµng . §©y lµ doanh nghiÖp kinh doanh xuÊt nhËp khÈu , viÖc mua b¸n b»ng tiÒn ViÖt Nam , b»ng ngo¹i tÖ qua ng©n hµng lµ th­êng xuyªn , v× vËy , viÖc theo dâi riªng vÒ mua b¸n , vay ngo¹i tÖ ,víi chÕ ®é chøng tõ , tµi kho¶n riªng ... lµ ®iÒu cÇn thiÕt nh­ng ph¶i tu©n theo c¸c chÕ ®é chung cña Bé tµi chÝnh . Theo quy ®Þnh trong B¸o c¸o tµi chÝnh th× nguyªn t¾c chuyÓn ®æi c¸c ®ång tiÒn kh¸c : Qui ®æi ngo¹i tÖ ra ®ång VN theo tû gi¸ b×nh qu©n th¸ng cña Ng©n hµng ngo¹i th­¬ng ViÖt Nam vµ Ng©n hµng C«ng th­¬ng ViÖt Nam theo ®óng chÕ ®é h¹ch to¸n ngo¹i tÖ cña Bé tµi chÝnh ban hµnh . a) Chøng tõ sö dông : GiÊy b¸o sè d­ kh¸ch hµng Uû nhiÖm chi §¬n xin mua ngo¹i tÖ Uû nhiÖm thu LÖnh chuyÓn cã GiÊy nép tiÒn ng©n phiÕu thanh to¸n b) Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ . ( S¬ ®å 4 ) +) Thu qua ng©n hµng S¬ ®å 4 : Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ Ng­êi mua ( Kh¸ch nî ) Thñ quü KÕ to¸n ng©n hµng Ng©n hµng 1 2 2 3 Chó thÝch : ( 1) Kh¸ch nî göi giÊy b¸o tr¶ tiÒn cho kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn , thanh to¸n , vµ c¸c chøng tõ thanh to¸n cho thñ quü ( uû nhiÖm chi , sec chuyÓn kho¶n , sec tiÒn mÆt ... ) (2) : Thñ quü lµm thñ tôc thu tiÒn ng©n hµng (3) : Ng©n hµng göi giÊy b¸o cã , ®Ó kÕ to¸n ng©n hµng ghi sæ chi tiÕt c) Tµi kho¶n sö dông Ngoµi c¸c tµi kho¶n b×nh th­êng trong hÖ thèng tµi kho¶n ®­îc quy ®Þnh bëi Bé tµi chÝnh , trong phÇn hµnh kÕ to¸n ng©n hµng cßn sö dông mét sè tµi kho¶n chi tiÕt sau : TK1111 : TiÒn mÆt t¹i quü TK1121 : TiÒn göi ng©n hµng (VN§) TK1121C : TiÒn göi ng©n hµng c«ng th­¬ng TK1121N : TiÒn göi ng©n hµng ngo¹i th­¬ng TK1121T : TiÒn göi ng©n hµng ®Çu t­ TK1122 : TiÒn göi ng©n hµng ( USD ) TK1123C : KÝ quü ng©n hµng c«ng th­¬ng TK1123N : Gi÷ hé ngo¹i tÖ Ng©n hµng ngo¹i th­¬ng TK1124T : Ký quü ®¶m b¶o tiÒn vay TK311C : Vay ng¾n h¹n ng©n hµng C«ng th­¬ng ( USD) TK311§ : Vay ng¾n h¹n ng©n hµng §Çu t­ TK311A : Vay ng¾n h¹n ng©n hµng C«ng th­¬ng ( VN§) TK311V : Vay ng¾n h¹n ng©n hµng Ngo¹i th­¬ng ( VN§) d) Qui tr×nh h¹ch to¸n . ( S¬ ®å 4 ) C«ng ty tiÕn hµnh ghi sæ kÕ to¸n nh­ sau : S¬ ®å 5 : Qui tr×nh h¹ch to¸n tiÒn mÆt , tiÒn göi ng©n hµng : Chøng tõ tiÒn mÆt , TGNH , tiÒn vay Sæ , thÎ kÕ to¸n chi tiÕt Sæ nhËt ký chung Sæ c¸i TK111,112 Sæ quÜ B¸o c¸o tµi chÝnh Chó gi¶i : : Ghi hµng ngµy : Lªn b¸o c¸o theo ®Þnh kú Kh«ng gièng nh­ lµm kÕ to¸n b»ng thñ c«ng , lµm kÕ to¸n b»ng m¸y tÝnh ®¬n gi¶n h¬n nhiÒu bëi lÏ c«ng ty ®· thiÕt lËp mét phÇn mÒn riªng cho c«ng ty , víi phÇn mÒm nµy , tÊt c¶ c¸c chøng tõ , sau khi ®· ®Çy ®ñ tÝnh ph¸p lý , sÏ ®­îc nhËp vµo m¸y vµ sau ®ã , vµo cuèi mçi th¸ng , quÝ , n¨m sÏ in ra 2 sæ , ®ã lµ sæ chi tiÕt tµi kho¶n vµ sæ tæng hîp cho c¸c tµi kho¶n . Sæ chi tiÕt , tæng hîp cã d¹ng sau : Sæ chi tiÕt tµi kho¶n 1111- TiÒn mÆt t¹i quü Kú ph¸t sinh : Tõ ngµy ... ®Õn ngµy ... Trang :... Dßng trong sæ chøng tõ Chøng tõ gèc DiÔn gi¶i TK ®èi øng Ph¸t sinh Nî Ph¸t sinh Cã Chøng tõ Sè Ngµy VN§ VN§ Céng Sè d­ ®Çu kú ( VN§) : NO ... Sè d­ cuèi kú (VN§) : NO ... Ngµy ... th¸ng ... n¨m ... Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc Sæ c¸i tµi kho¶n : 1121N TiÒn göi ng©n hµng Ngo¹i th­¬ng Kú ph¸t sinh : Tõ ... ®Õn ... Trang :... Tµi kho¶n ®èi øng Sè ph¸t sinh Tªn gäi M· hiÖu Ph¸t sinh Nî ( VN§) Ph¸t sinh Cã ( VN§ ) Tæng céng Sè d­ ®Çu kú ( VN§ ) : NO ... Sè d­ cuèi kú ( VN§ ) : NO ... Ngµy ... th¸ng ... n¨m ... Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc V× ®©y lµ lµm kÕ to¸n b»ng m¸y tÝnh do ®ã cã sù kh¸c nhau so víi ghi b»ng sæ s¸ch , Sæ chi tiÕt cã h×nh d¹ng gièng nh­ Sæ nhËt ký chung , chØ kh¸c lµ cét “ Ngµy th¸ng ghi sæ” ®­îc thay b»ng “ Dßng Trong sæ chøng tõ” tøc c¸c dßng trong m¸y tÝnh . Cßn Sæ c¸i c¸c tµi kho¶n ®· ®­îc ®¬n gi¶n ho¸ ®i nhiÒu so víi khi häc , cã thªm dßng M· hiÖu v× trong khi lµm KÕ to¸n b»ng m¸y tÝnh th× t¸t c¶ c¸c tªn gäi hÇu nh­ ®Òu ®­îc m· ho¸ cho rÔ sö dông , v× ®©y lµ doanh nghiÖp kinh doanh xuÊt nhËp khÈu do ®ã cã sö dông nhiÒu b»ng ngo¹i tÖ , trong 2 sæ quy ®Þnh râ rµng ghi b»ng VN§ ®Ó cho thèng nhÊt . Ngoµi 2 lo¹i sæ lµ sæ chi tiÕt vµ sæ tæng hîp , trong nghiÖp vô vÒ tiÒn vay , kÕ to¸n cßn sö dông b¶ng kª vay ng©n hµng , cã d¹ng : B¶ng kª vay ng©n hµng th¸ng : ... TT Tªn kh¸ch hµng Tªn hµng Sè tiÒn vay Sè ho¸ ®¬n tÝn dông TØ gi¸ vay Ngµy nhËn nî Ngµy thanh to¸n Ghi chó Víi b¶ng kª vay ng©n hµng nµy , cuèi th¸ng kÕ to¸n dÔ dµng tÝnh ®­îc sè tiÒn vay , thêi h¹n thanh to¸n ®Ó kÞp thêi cã kÕ ho¹ch tr¶ nî vµ vay nî . 2 - §Æc ®iÓm phÇn hµnh kÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh Yªu cÇu cña phÇn hµnh nµy lµ ph¶i theo dâi ®­îc c¸c th«ng tin vÒ TSC§ nh­ : sè l­îng , cung cÊp c¸c th«ng tin vÒ nguyªn gi¸ , gi¸ trÞ hao mßn , gi¸ trÞ cßn l¹i . nguån h×nh thµnh tµi s¶n vµ sù biÕn ®éng t¨ng , gi¶m . Theo quy ®Þnh trong B¸o c¸o tµi chÝnh th× nguyªn t¾c ®¸nh gi¸ TSC§ theo nguyªn gi¸ vµ gi¸ trÞ cßn l¹i , ph­¬ng ph¸p khÊu hao theo ®­êng th¼ng , TSC§ t¨ng lµ do s÷a ch÷a n©ng cÊp vµ x©y dùng míi nhµ cöa , vËt kiÕn trøc , mua s¾m míi m¸y mãc thiÕt bÞ dông cô qu¶n lý vµ ph­¬ng tiÖn vËn t¶i ,truyÒn dÉn . Cßn TSC§ gi¶m th­êng lµ do thanh lý ph­¬ng tiÖn vËn t¶i , truyÒn dÉn nh­ : Xe chuyªn chë hµng ho¸ ®· hÕt thêi h¹n sö dông , c¸c m¸y tÝnh ®· cò , háng ... a) Chøng tõ : Biªn b¶n giao nhËn TSC§ ThÎ TSC§ Biªn b¶n thanh lý TSC§ Biªn b¶n giao nhËn TSC§ s÷a ch÷a lín hoµn thµnh ( Së dÜ doanh nghiÖp cã phßng XDCB cã nhiÖm vô hµng n¨m tiÕn hµnh x©y dùng , s÷a ch÷a lín kho , b·i ®Ó cho thuª vµ chøa hµng ho¸ ... nh­ ®Õn n¨m 2003 th× “ Trung t©m giíi thiÖu vµ kinh doanh s¶n phÈm ho¸ chÊt vµ V¨n phßng lµm viÖc cña c«ng ty” sÏ b¾t ®Çu khëi c«ng . Qui tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ TSC§ ( S¬ ®å 6) S¬ ®å 6 : Qui tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ NghiÖp vô TSC§ Chñ së h÷u TSC§ QuyÕt ®Þnh t¨ng , gi¶m TSC§ Héi ®ång giao nhËn Giao nhËn vµ lËp biªn b¶n KÕ to¸n TSC§ LËp vµ huû thÎ TSC§ , ph¶n ¸nh vµo m¸y tÝnh B¶o qu¶n vµ l­u chøng tõ Trong phÇn hµnh TSC§ , qui tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ gièng nh­ qui ®Þnh , chØ kh¸c lµ ®©y lµ kÕ to¸n m¸y , v× vËy sè liÖu ®­îc theo dâi trªn m¸y , cuèi kú míi in ra b¸o c¸o . VÒ tµi kho¶n : Kª to¸n tµi s¶n cè ®Þnh theo dâi TSC§ gièng nh­ trong qui ®Þnh cña Bé tµi chÝnh ban hµnh , TSC§ kh«ng theo dâi theo tµi kho¶n chi tiÕt . Ngoµi ra , doanh nghiÖp kh«ng cã TSC§ v« h×nh hay thuª tµi chÝnh , do ®ã , trong hÖ thèng tµi kho¶n cña TSC§ chØ cã TSC§ h÷u h×nh : 211 , 214 vµ theo dâi nguån vèn khÊu hao : 009 Qui tr×nh ghi sæ ( S¬ ®å 7 ) S¬ ®å 7 : Qui tr×nh ghi sæ TSC§ Chøng tõ t¨ng , gi¶m vµ khÊu hao TSC§ ThÎ TSC§ Sæ TSC§ Sæ nhËt ký chung Sæ c¸i TK211,214 B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n B¸o c¸o kÕ to¸n : Ghi hµng ngµy : B¸o c¸o ®Þnh kú : Ghi hµng ngµy : Lªn b¸o c¸o ®Þnh kú : Lªn b¸o c¸o theo ®Þnh kú Chó thÝch : Theo qui tr×nh nµy , sau khi c¸c chøng tõ TSC§ hoµn thµnh bµn giao , kÕ to¸n tiÕn hµnh ghi vµo thÎ TSC§, sau ®ã ghi vµo sæ TSC§ cña ®¬n vÞ , sæ cã d¹ng sau STT Tªn TSC§ TSC§ cã ®Õn 01/01/2002 Thêi gian sö dông Møc KHCB 2002 Gi¸ trÞ cßn l¹i 31/12/2002 Ghi chó So víi qui tr×nh do Bé tµi chÝnh ban hµnh th× c«ng ty ®· kh«ng sö dông B¶ng tæng hîp chi tiÕt t¨ng , gi¶m TSC§ mµ ghi chung toµn bé vµo cïng mét sæ , trong phÇn tªn TSC§ th× chia thµnh TSC§ thuéc vèn ng©n s¸ch ( TSC§ ®ang dïng vµ trÝch khÊu hao , TSC§ hÕt khÊu hao ) , TSC§ thuéc vèn tù cã ( còng chia thµnh TSC§ ®ang dïng vµ trÝch khÊu hao , TSC§ hÕt khÊu hao ) . Doanh nghiÖp còng theo dâi riªng TSC§ ®ang trong thêi h¹n cho thuª ( c¶ liªn doanh ) trong mét sæ . Trong sæ TSC§ ®· kh«ng cã tû lÖ khÊu hao . Ngoµi ra , trong ®¬n vÞ cßn sö dông kÕ ho¹ch khÊu hao TSC§ , gióp cho qu¸ tr×nh tÝnh khÊu hao TSC§ ®­îc ®óng ®¾n vµ dÔ dµng h¬n . MÉu sæ chi tiÕt vµ sæ c¸i c¸c tµi kho¶n trong phÇn hµnh nµy còng gièng nh­ phÇn hµnh tiÒn mÆt vµ TGNH , khi nµo cÇn th× kÕ to¸n tæng hîp sÏ in ra c¸c b¸o c¸o : Danh môc TSC§ , B¸o c¸o t¨ng , gi¶m TSC§ 3 - §Æc ®iÓm tæ chøc lao ®éng tiÒn l­¬ng Tæ chøc lao ®éng tiÒn l­¬ng ph¶i ®¹t yªu cÇu : Ph©n c«ng lao ®éng hîp lý , theo dâi , qu¶n lý vµ h¹ch to¸n biÕn ®éng c¬ cÊu lao ®éng hiÖn cã trong doanh nghiÖp , theo dâi ®­îc thêi gian , sè l­îng , kÕt qu¶ lao ®éng . Trªn c¬ së ®ã , kÕ to¸n lao ®éng tiÒn l­¬ng ®· thùc hiÖn nh­ sau : Chøng tõ lao ®éng tiÒn l­¬ng B¶ng chÊm c«ng B¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng PhiÕu nghØ h­ëng BHXH B¶ng thanh to¸n BHXH B¶ng thanh to¸n tiÒn th­ëng V× ë v¨n phßng c«ng ty , chØ lµm c«ng viÖc v¨n phßng vµ qu¶n lý , do ®ã kh«ng l­u gi÷ chøng tõ : PhiÕu x¸c nhËn s¶n phÈm hoÆc c«ng viÖc hoµn thµnh , hîp ®ång giao kho¸n ... nh­ng ë xÝ nghiÖp hoÆc c¸c chi nh¸nh th× cã l­u gi÷ c¸c chøng tõ nµy . Qui tr×nh thanh to¸n l­¬ng vµ b¶o hiÓm x· héi ( S¬ ®å sè 8) S¬ ®å 8 : Qui tr×nh thanh to¸n l­¬ng vµ BHXH B¶ng chÊm c«ng Bé phËn duyÖt y KÕ to¸n l­¬ng vµ BHXH Thñ quü TiÕn hµnh ghi vµo m¸y tÝnh Tr¶ l­¬ng c«ng nh©n viªn Tæ chøc ghi chÐp , ph¶n ¸nh , tæng hîp sè liÖu vÒ sè l­îng lao ®éng , thêi gian , kÕt qu¶ lao ®éng , tÝnh l­¬ng vµ trÝch c¸c kho¶n theo l­¬ng , ph©n bæ chi phÝ lao ®éng theo ®óng ®èi t­îng sö dông lao ®éng lµ ®iÒu cÇn thiÕt , thanh to¸n l­¬ng kÞp thêi , ®óng thêi gian cho ng­êi c«ng nh©n viªn ®¸p øng nhu cÇu tiªu dïng cña hä . Tµi kho¶n sö dông Trong phÇn hµnh l­¬ng , kÕ to¸n sö dông c¸c tµi kho¶n nh­ b×nh th­êng , chØ kh¸c lµ TK3382 kÕ to¸n coi nh­ tµi kho¶n gi¶m trõ BHXH vµ BHYT , trong khi theo chÕ ®é th× chØ trõ 5% trªn tæng quü l­¬ng ghi vµo TK3383 vµ 1% lµ BHYT ®­îc ghi vµo TK3382 . Ngoµi ra , víi c¸c kho¶n gi¶m trõ kh¸c kÕ to¸n cßn h¹ch to¸n vµo TK3388 . Doanh nghiÖp kh«ng sö dông TK 335 ‘ Chi phÝ trÝch tr­íc’ Quy tr×nh ghi sæ ( S¬ ®å sè 9) V× sö dông h×nh thøc NhËt ký chung , do ®ã quy tr×nh ghi sæ phÇn hµnh lao ®éng tiÒn l­¬ng ®­îc tiÕn hµnh nh­ sau : S¬ ®å 9 : Qui tr×nh ghi sæ l­¬ng vµ thanh to¸n BHXH Chøng tõ lao ®éng tiÒn l­¬ng , b¶ng ph©n bæ vµ chøng tõ thanh to¸n Sæ chi tiÕt TK 334 , 338 Sæ nhËt ký chung B¸o c¸o kÕ to¸n Sæ c¸i TK 334 .338 Chó thÝch : : Ghi hµng ngµy : Lªn b¸o c¸o tµi chÝnh ®Þnh kú Trong quy tr×nh ghi sæ nµy , nãi chung lµ ®Òu ®óng quy ®Þnh , chØ cã ®iÒu , trong c¸c b¸o c¸o in ra kh«ng cã B¶ng tæng hîp chi tiÕt tiÒn l­¬ng mµ thay vµo ®ã cã B¶n kª chªnh lÖch theo dâi cho tõng th¸ng . ë v¨n phßng c«ng ty , chØ cã h×nh thøc tr¶ l­¬ng theo thêi gian , kh«ng cã h×nh thøc tr¶ l­¬ng theo s¶n phÈm gièng h×nh thøc tr¶ l­¬ng ë XÝ nghiÖp vËn t¶i , do ®ã viÖc tÝnh l­¬ng vµ trÝch BHXH , BHYT gièng nh­ chÕ ®é , còng gièng nh­ c¸c phÇn hµnh kh¸c th× doanh nghiÖp ®· kh«ng ghi vµo sæ tæng hîp chi tiÕt c¸c tµi kho¶n , ®iÒu nµy g©y khã kh¨n cho doanh nghiÖp trong viÖc kiÓm tra vµ ®èi chiªó víi Sæ c¸i c¸c tµi kho¶n . C¸c Sæ chi tiÕt vµ Sæ c¸i c¸c tµi kho¶n cã h×nh thøc gièng nh­ ë phÇn hµnh TGNH , cuèi kú phÇn hµnh nµy kh«ng in ra b¸o c¸o nµo c¶ . 4 - §Æc ®iÓm kÕ to¸n theo dâi mua b¸n hµng ho¸ xuÊt , nhËp khÈu V× ®©y lµ doanh nghiÖp xuÊt nhËp khÈu , do ®ã qu¸ tr×nh mua , b¸n hµng ho¸ lµ ®ång thêi , h¬n n÷a hµng ho¸ ®­îc thu mua , nhËp khÈu th­êng lµ b¸n ngay kh«ng qua kho , v× vËy kÕ to¸n qu¸ tr×nh nµy lµ ghi chÐp , ph¶n ¸nh t×nh h×nh thu mua , cung øng , b¶o qu¶n vËt t­ , hµng ho¸ vÒ sè l­îng, cgi¸ trÞ , s®ã ph¶n ¸nh lu«n doanh thu , gi¸ vèn cña hµng ho¸ b¸n ra , phÇn hµnh nµy ®­îc theo dâi bëi 2 nh©n viªn vµ ®­îc tiÕn hµnh nh­ sau : Chøng tõ Trong phÇn mua b¸n hµng ho¸ xuÊt nhËp khÈu cã c¸c lo¹i chøng tõ sau : Hîp ®ång ngo¹i ( Sales contract ) Hãa ®¬n GTGT ®Çu ra Hãa ®¬n GTGT ®Çu vµo Hîp ®ång néi ( Buys contract ) Th«ng b¸o thuÕ Tê khai h¶i quan Hîp ®ång uû th¸c , thuÕ nhËp khÈu V× ®©y lµ ho¹t ®éng trao ®æi hµng ho¸ víi n­íc ngoµi , do ®ã trong qu¸ tr×nh mua b¸n cÇn ph¶i cã hîp ®ång chÆt chÏ , ®Çy ®ñ tÊt c¶ c¸c ®iÒu kho¶n tõ n¬i giao hµng , n¬i nhËn hµng , thêi h¹n thanh to¸n , ®Õn sè l­îng , chÊt l­îng hµng ho¸ nhËp vµ xuÊt . b) Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ qu¸ tr×nh mua , b¸n hµng ho¸ 1 . Qu¸ tr×nh nhËp khÈu ( S¬ ®å 10 ) Chøng tõ bªn b¸n Biªn b¶n gi¸m ®Þnh chÊt l­îng NhËp kho vËt t­ hµng ho¸ vµ lËp thÎ kho Khi sæ theo dâi thu mua ( NK)vËt t­ L­u tr÷ chøng tõ t¹i phßng kÕ to¸n Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­ hµng hãa ChuyÓn cho c¸c nhµ m¸y , ng­êi mua kh«ng qua kho Ghi sæ kÕ to¸n vµ theo dâi t×nh h×nh tiªu thô , thanh to¸n S¬ ®å 10 : S¬ ®å lu©n chuyÓn chøng tõ cña qu¸ tr×nh mua hµng nhËp khÈu S¬ ®å 11 : S¬ ®å lu©n chuyÓn chøng tõ thu mua vËt t­ ®Ó xuÊt khÈu hµng ho¸ Chøng tõ bªn b¸n Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­ , hµng ho¸ NhËp kho vËt t­ hµng ho¸ LËp thÎ kho Sæ theo dâi thu mua vËt t­ L­u tr÷ chøng tõ t¹i phßng kÕ to¸n Biªn b¶n kiÓm nghiÖm hµng ho¸ ChuyÓn hµng ®i tiªu thô kh«ng qua kho LËp bé chøng tõ giao cho ng­êi mua Ghi sæ kÕ to¸n vµ theo dâi t×nh h×nh tiªu thô Do ®Æc ®iÓm kinh doanh cña C«ng ty vËt t­ xuÊt nhËp khÈu ho¸ chÊt lµ sau khi kÕt thóc qu¸ tr×nh thu mua vËt t­ hµng ho¸ xuÊt nhËp khÈu vµ nhËp khÈu th× c«ng ty chuyÓn toµn bé sè hµng ho¸ , vËt t­ ®ã ®i tiªu thô th¼ng kh«ng qua kho . NÕu hµng mua ®Ó xuÊt khÈu th× chuyÓn th¼ng xuèng c¶ng cöa khÈu vµ th«ng b¸o víi ng­êi mua lµ c«ng ty ®· thùc hiÖn viÖc giao hµng . Cßn nÕu lµ hµng nhËp khÈu , c«ng ty kh«ng tæ chøc nhËp kho hµng ho¸ mµ vËn chuyÓn th¼ng tíi c¸c nhµ m¸y hoÆc ng­êi mua theo hîp ®ång kinh tÕ . ¸p dông ph­¬ng thøc nµy lµm gi¶m chi phÝ nh­ : Chi phÝ b¶o qu¶n hµng ho¸ , chi phÝ thuª kho b·i , chi phÝ thuª nh©n viªn b¶o vÖ , ngoµi ra lµm cho khèi l­îng kÕ to¸n ph¶i ghi ®­îc gi¶m bít mét phÇn ®¸ng kÓ . c ) Tµi kho¶n sö dông . PhÇn hµnh nµy sö dông c¸c tµi kho¶n bËc I gièng nh­ trong hÖ thèng tµi kho¶n ®­îc qui ®Þnh bëi Bé tµi chÝnh , chØ cã theo dâi chi tiÕt cho c¸c tµi kho¶n c«ng nî ph¶i thu vµ c«ng nî ph¶i tr¶ , TK331N : Ph¶i tr¶ phßng nhËp : Tk331X : Ph¶i tr¶ phßng xuÊt TK131N : Ph¶i thu phßng nhËp TK131X : Ph¶i thu phßng xuÊt TK3332X : ThuÕ VAT hµng nhËp khÈu phßng nhËp TK3332N : ThuÕ VAT hµng nhËp khÈu phßng xuÊt ( MÆc dï trong doanh nghiÖp chia thµnh phßng nhËp vµ phßng xuÊt nh­ng thùc ra c«ng ty chñ yÕu lµ nhËp khÈu , 2 phßng nµy cã nhiÖm vô nh­ nhau chØ kh¸c ®èi t­îng theo dâi lµ kh¸ch hµng ) d ) Qui tr×nh ghi sæ ( S¬ ®å 12) §èi víi qu¸ tr×nh mua hµng vµ thanh to¸n víi nhµ cung cÊp ph¶i theo dâi c«ng nî cho tõng ng­êi b¸n, tõng lÇn ph¸t sinh nî trªn c¬ së hîp ®ång mua hµng , ph¶i më ®ñ sæ kÕ to¸n chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n ®Ó theo dâi tõng ®èi t­îng , tæng hîp c«ng nî chi tiÕt cho tõng nhµ cung cÊp : S¬ ®å 12 : Qui tr×nh ghi sæ qu¸ tr×nh mua hµng vµ thanh to¸n NhËt ký chung Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n Sæ c¸i TK 331 B¸o c¸o kÕ to¸n Chó thÝch : : Ghi hµng ngµy : Lªn b¸o c¸o ®Þnh kú Chøng tõ gèc Trong s¬ ®å nµy , kÕ to¸n còng kh«ng cã B¶ng tæng hîp chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n , nã sÏ lµm cho qu¸ tr×nh so s¸nh , ®èi chiÕu khã kh¨n , vµ theo dâi chñ hµng cña m×nh kh«ng ®­îc râ rµng . Còng gièng nh­ c¸c phÇn hµnh kh¸c , Sæ chi tiÕt vµ Sæ c¸i c¸c tµi kho¶n còng gièng nh­ phÇn hµnh TGNH , khi cÇn th× kÕ to¸n tæng hîp sÏ cã thÓ in ra c¸c b¸o c¸o : Sæ tæng hîp c«ng nî , Sæ nhËt ký b¸n hµng , B¶ng tæng hîp sè d­ c«ng nî ph¶i thu theo yªu cÇu cña ng­êi qu¶n lý . S¬ ®å ghi sæ qu¸ tr×nh b¸n hµng vµ thu tiÒn ( S¬ ®å 13 ) Qu¸ tr×nh b¸n hµng lµ qu¸ tr×nh thùc hiÖn gi¸ trÞ cña hµng b¸n ®èi víi ng­êi b¸n vµ gi¸ trÞ sö dông cña hµng b¸n ®èi víi ng­êi mua theo môc ®Ých kinh doanh , lµ qu¸ tr×nh ®em l¹i lîi nhuËn cho doanh nghiÖp , do vËy yªu cÇu lµ ph¶i theo dâi mét c¸ch chÆt chÏ , ®Çy ®ñ c¶ vÒ gi¸ vèn , c«ng nî ph¶i thu , doanh thu vµ kÕt qu¶ tiªu thô . Qu¸ tr×nh ®ã ®­îc tæ chøc nh­ sau : S¬ ®å 13 : Qui tr×nh ghi sæ qu¸ tr×nh b¸n hµng thu tiÒn Chøng tõ b¸n hµng vµ thanh to¸n Sæ chi tiÕt gi¸ vèn hµng b¸n, chi tiÕt doanh thu , kÕt qu¶ tiªu thô NhËt ký chung NhËt ký b¸n hµng Sæ c¸i TK 511 ,632,642 ,911 B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n Chó thÝch : : Ghi hµng ngµy : Lªmn b¸o c¸o ®Þnh kú Sæ chi tiÕt gi¸ vèn hµng b¸n cña c«ng ty kh¸c hoµn toµn so víi qui ®Þnh , nã cã h×nh thøc nh­ sau : Dßng trong sæ chøng tõ Chøng tõ gèc DiÔn gi¶i TK ®èi øng Ph¸t sinh Nî Ph¸t sinh Nî Chøng tõ Sè Ngµy USD VN§ US§ VN§ Céng Sù kh¸c biÖt nµy lµ do viÖc sö dông kÕ to¸n m¸y cho ®¬n gi¶n vµ thèng nhÊt gièng víi c¸c sæ chi tiÕt cña c¸c phÇn hµnh kh¸c v× vËy doanh nghiÖp ®· kh«ng më riªng mét lo¹i h×nh sæ chi tiÕt cho gi¸ vèn hµng b¸n nh­ trong khi häc ( ®Ó lµm kÕ to¸n b»ng tay ) V . Qui tr×nh lËp B¸o c¸o tµi chÝnh ë C«ng ty vËt t­ vµ xuÊt nhËp khÈu ho¸ chÊt Vµo cuèi mçi kú b¸o c¸o kÕ to¸n ( th¸ng , quý , n¨m ) , kÕ to¸n tæng hîp tiÕn hµnh hoµn tÊt viÖc ghi chÐp , ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh trong kú vµo m¸y tÝnh , hoµn nhËp sè dù phßng gi¶m gi¸ cßn l¹i vµ x¸c ®Þnh møc dù phßng gi¶m gi¸ cÇn lËp , vµo cuèi mçi niªn ®é kÕ to¸n cho c¸c kho¶n ph¶i thu khã ®ßi , ph¶n ¸nh vµo m¸y tÝnh c¸c kho¶n chªnh lÖch tû gi¸ ngo¹i tÖ cuèi kú vµ tiÕn hµnh lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh theo qui ®Þnh cña nhµ n­íc . B¸o c¸o kÕ to¸n tµi chÝnh lµ c¸c b¸o c¸o tæng hîp nhÊt vÒ t×nh h×nh tµi s¶n , nguån vèn , chñ së h÷u vµ c«ng nî còng nh­ t×nh h×nh tµi chÝnh, kÕt qu¶ kinh doanh trong kú cña doanh nghiÖp bao gåm B¶ng c©n ®èi , B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh , ThuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh , kh«ng cã B¶ng l­u chuyÓn tiÒn tÖ . Vµo cuèi mçi quý , kÕ to¸n tæng hîp tiÕn hµnh tæng hîp sè liÖu ®­îc chuyÓn tõ c¸c phÇn hµnh kh¸c vµ lËp c¸c b¸o c¸o ®Ó nép lªn kÕ to¸n tr­ëng th«ng qua vµ ký duyÖt , tr×nh gi¸m ®èc ký vµ sau ®ã tiÕn hµnh göi lªn c¸c c¬ quan : Tæng c«ng ty ho¸ chÊt ViÖt Nam , Vô xuÊt nhËp khÈu , Côc thuÕ Hµ Néi , vµ Côc Thèng kª . Trong doanh nghiÖp kh«ng cã c¸c b¸o c¸o qu¶n trÞ . Nh÷ng n¨m tr­íc , c¬ quan ch­a tiÕn hµnh kiÓm to¸n nhµ n­íc nh­ng ®Õn kú h¹n n¨m 2003 sÏ b¾t ®Çu cã B¸o c¸o kiÓm to¸n tr×nh lªn Tæng c«ng ty . PhÇn III : NhËn xÐt vµ ®¸nh gi¸ chung vÒ C«ng ty vËt t­ vµ xuÊt nhËp khÈu ho¸ chÊt I - nhËn xÐt , ®¸nh gi¸ vµ kiÕn nghÞ vÒ ho¹t ®éng kinh doanh vµ qu¶n lý t¹i C«ng ty vËt t­ vµ xuÊt nhËp khÈu ho¸ chÊt Trong xu thÕ héi nhËp kinh tÕ quèc tÕ , toµn cÇu ho¸ , ph¸ vì tÝnh chÊt ®ãng kÝn cña tõng ®¬n vÞ kinh tÕ trong tõng quèc gia , ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu ë ViÖt Nam ®· ra ®êi vµ ph¸t triÓn m¹nh trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y , víi ph­¬ng ch©m : Më réng ho¹t ®éng kinh tÕ ®èi ngo¹i , ®Èy m¹nh ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu nh­ng còng kh«ng coi nhÑ s¶n xuÊt thay thÕ nhËp khÈu , më réng sù tham gia cu¶ c¸c thµnh phÇn kinh tÕ vµo ho¹t ®éng ngo¹i th­¬ng , ®­îc quyÒn trùc tiÕp giao dÞch víi c¸c thµnh phÇn kinh tÕ n­íc ngoµi vµ chÞu sù qu¶n lý thèng nhÊt cña nhµ n­íc . §Ó tiÕn kÞp víi xu thÕ ®ã , doanh nghiÖp ®· tæ chøc ®­îc tæ chøc gän nhÑ , hîp lý víi xu khuynh h­íng gi¶m bít c¸c bé phËn gi¸n tiÕp , t¨ng c­êng c¸c bé phËn trùc tiÕp kinh doanh nh»m ®em l¹i hiÖu qu¶ cao , thiÕt thùc h¬n . Víi môc tiªu gi¶m thiÓu c¸c bé phËn kh«ng cÇn thiÕt , doanh nghiÖp ®· tiÕn hµnh thuª mét sè lao ®éng theo thêi vô , nghÜa lµ khi nµo c«ng viÖc cÇn cã thªm c«ng nh©n ( ë c¸c chi nh¸nh , xÝ nghiÖp ) th× tuyÓn gièng nh­ ë Chi nh¸nh Thµnh Phè Hå ChÝ Minh khi ®Õn thêi vô th× thuª thªm kho¶ng 40 ng­êi nhê ®ã gi¶m bít ®­îc chi phÝ nh©n c«ng , t¨ng lîi nhuËn cho doanh nghiÖp . Ngoµi c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh th«ng th­êng kh¸c nh­ kinh doanh vËt t­ nguyªn liÖu , m¸y mãc thiÕt bÞ , ph©n bãn ... , doanh nghiÖp cßn tæ chøc 2 phßng ban lµ : Phßng vËn t¶i vµ Phßng x©y dùng c¬ b¶n , ®iÒu ®ã ®¸p øng yªu cÇu t¨ng nguån thu vµ phï hîp víi c«ng ty xuÊt nhËp khÈu do cÇn chuyÓn hµng tõ c¶ng ®Õn n¬i nhËn hµng cho ng­êi mua , phßng vËn t¶i qu¶n lý xÝ nghiÖp thùc hiÖn , ®­îc trùc tiÕp kÝ kÕt vµ thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng dÞch vô giao nhËn vËn t¶i , kÕt qu¶ lµ ®¹t doanh thu gÇn 8 tû n¨m 2002 , ®ãng gãp mét phÇn ®¸ng kÓ cho ho¹t ®éng chung cña c«ng ty . Còng vËy , phßng vËn t¶i qu¶n lý ho¹t ®éng vËn chuyÓn quÆng Apatite : tõ kh©u chuÈn bÞ ký kÕt hîp ®ång mua b¸n víi nhµ s¶n xuÊt , ho¹t ®éng vËn chuyÓn víi ®¹i lý vËn t¶i cho ®Õn c¸c c«ng viÖc theo dâi vÌ khèi l­îng , lÞch tr×nh ... vµ kÕt qu¶ thu ®­îc gÇn 2 tû trong n¨m 2002 . §èi víi phßng x©y dùng c¬ b¶n , c«ng ty thµnh lËp nh»m ®Çu t­ x©y dùng , s÷a ch÷a vµ c¶i t¹o n©ng cÊp hÖ thèng kho b·i t¹i c¸c c¬ së nh­ : ViÖt C¸ch – H¶i phßng , L· c«i – Yªn Viªn vµ t¹i chi nh¸nh Thµnh phè Hå ChÝ Minh nh»m môc ®Ých cñng cè thÞ tr­êng , t¹o ®iÒu kiÖn mÆt b»ng cho c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh theo ph­¬ng ch©m ®a d¹ng ho¸ , ®¶m b¶o duy tr× tèc ®é t¨ng tr­ëng . Theo b¸o c¸o , riªng xÝ nghiÖp , sè l­îng lao ®éng lªn tíi 107 ng­êi + 11 vµo mïa vô ( chiÕm h¬n 40 % ) sè l­îng lao ®«ng toµn c«ng ty , bëi ë ®©y cã ho¹t ®éng s¶n xuÊt c«ng nghiÖp , ho¹t ®éng nµy chØ ®ñ bï ®¾p chi phÝ vµ l·i th× rÊt Ýt ( Doanh thu b¸n hµng c¶ xÝ nghiÖp chØ ®¹t 5,1 tû ) , xÝ nghiÖp ®· gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n trong kh©u tiªu thô do chi phÝ ®Çu vµo cao , mÆc dï c«ng ty ®· t¨ng c­êng ho¹t ®éng gi¸m s¸t , qu¶n lý chi phÝ còng nh­ gi¸ thµnh s¶n phÈm ... Nh­ vËy , ho¹t ®éng ë ®©y so víi toµn doanh nghiÖp lµ kh«ng hiÖu qu¶ , c«ng ty cÇn cã biÖn ph¸p c¶i tiÕn c«ng nghÖ s¶n xuÊt Silicat ( cung cÊp s¶n xuÊt xµ phßng ) , ®Èy m¹nh t×m kiÕm thÞ tr­êng , qu¶n lý chÆt chÏ h¬n n÷a , c¶i tæ c¬ chÕ qu¶n lý ë ®©y nh»m gi¶m thiÓu chi phÝ , xem xÐt l¹i c¬ cÊu , lao ®éng ®· phï hîp hay ch­a ... nh»m t¨ng doanh thu xøng ®¸ng víi tÇm vãc cña c«ng ty Trong qu¸ tr×nh ph¸t triÓn , §¶ng uû ®· chØ ®¹o c«ng ty thùc hiÖn tèt quy chÕ d©n chñ c¬ së , c«ng khai mäi ho¹t ®éng , b¸m s¸t vµ qu¶n lý toµn diÖn , chÊp hµnh nghiªm chØnh c¸c c¬ chÕ chÝnh s¸ch vµ ph¸p luËt cña Nhµ n­íc , thùc hµnh tiÕt kiÖm , chèng tiªu cùc vµ l·ng phÝ , thùc hiÖn ®Çy ®ñ nghÜa vô ®èi víi nhµ n­íc , quan t©m ®Õn quyÒn lîi cña ng­êi lao ®éng , quan t©m ®Õn trÎ ho¸ ®éi ngò c¸n bé , ®µo t¹o nh»m n©ng cao tr×nh ®é c¸n bé c«ng nh©n viªn nhÊt lµ c¸n bé trÎ ®Ó ®¸p øng ®­îc nhu cÇu ®ßi hái cña c«ng viÖc cã n¨ng lùc kÕ cËn . MÆc dï vËy , c«ng ty vÉn nªn tiÕp tôc s¾p xÕp bé m¸y tæ chøc , bè trÝ c¸n bé phï hîp víi yªu cÇu nhiÖm vô míi . Thùc hiÖn triÓn khai ®ång bé c¸c ho¹t ®éng vÒ qu¶n lý nh­ : Qu¶n lý hµnh chÝnh , kÕ ho¹ch , qu¶n lý tµi chÝnh ( qu¶n lý vèn vµ tµi s¶n ) , giao kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh , kÕ ho¹ch ®Çu t­ x©y dùng c¬ b¶n , më réng quan hÖ b¹n hµng , t¨ng c­êng c¸c mÆt qu¶n lý ... Trong kinh doanh cßn tån t¹i mét sè nh÷ng h¹n chÕ nh­ : Cã thêi ®iÓm cßn ch­a thùc sù ph¸t huy tÝnh tù chñ , s¸ng t¹o trong ho¹t ®éng khai th¸c thÞ tr­êng , cßn tr«ng chê vµo sù chØ ®¹o , giao viÖc cña c«ng ty . Trong kinh doanh xuÊt nhËp khÈu cã tr­êng hîp ch­a t×m hiÓu kü ®èi t¸c nªn ®· bÞ ®èi t¸c lîi dông ®­a c«ng ty vµo cuéc tranh chÊp vÒ th­¬ng m¹i cña chÝnh hä ®· lµm ¶nh h­ëng ®Õn ho¹t ®éng chung , ngoµi ra , t¹i mét sè c¬ së c«ng t¸c x©y dùng nguån lùc , quy ho¹ch vµ ®µo t¹o ®éi ngò c¸n bé , qu¶n lý c¸n bé , qu¶n lý lao ®éng ( nh­ vÊn ®Ò tiÕp nhËn , thuyªn chuyÓn c¸n bé hay viÖc tæ chøc ®i lµm viÖc ngoµi trô së cña c¬ quan ... ) ch­a theo ®óng quy ®Þnh , nhÊt lµ ®èi víi lao ®éng lµm viÖc cã thêi h¹n 01 n¨m trë lªn . §Ó kh¾c phôc ®­îc ®iÒu ®ã , c«ng ty cÇn ®­a ra c¸c biÖn ph¸p kÞp thêi nh­ : quan t©m ®µo t¹o ,båi d­ìng vÒ chÝnh trÞ - ®¹o ®øc , chuyªn m«n nghiÖp vô vµ ®­îc bè trÝ s¾p xÕp phï hîp víi kh¶ n¨ng vµ tr×nh ®é cu¶ tõng c¸ nh©n . Ph¶i ®Èy m¹nh viÖc t×m kiÕm viÖc lµm ®Ó tõ ®ã ®¶m b¶o thu nhËp vµ ®êi sèng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn chøc , ph¶i cã c¬ chÕ hîp lý g¾n quyÒn lîi vµ tr¸ch nhiÖm cña ng­êi lao ®éng , c¬ chÕ ®éng viªn khuyÕn khÝch ph¸t huy hÕt tiÒm n¨ng cña tõng ng­êi cho hä yªn t©m hoµn toµn khi lµm viÖc trong c«ng ty . II . NhËn xÐt , ®¸nh gi¸ vµ kiÕn nghÞ vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i C«ng ty vËt t­ vµ xuÊt nhËp khÈu ho¸ chÊt Trong c¬ chÕ thÞ tr­êng , c¸c nhµ qu¶n lý doanh nghiÖp ph¶i liªn tôc th­êng xuyªn quyÕt ®Þnh nh÷ng c«ng viÖc ph¶i lµm , lµm nh­ thÕ nµo , b»ng c¸ch g× vµ cÇn ®¹t ®­îc kÕt qu¶ ra sao , §iÒu ®ã chØ cã thÓ thùc hiÖn ®­îc th«ng qua vµ dùa trªn nh÷ng th«ng tin do kÕ to¸n thu thËp , ghi chÐp , ph©n lo¹i , xö lý vµ cung cÊp cho c¸c nhµ kinh doanh míi cã c¬ së ®Ó nhËn thøc ®óng ®¾n , kh¸ch quan , chÝnh x¸c , kÞp thêi vµ cã hÖ thèng c¸c ho¹t ®éng kinh doanh ®Ó cã ®­îc nh÷ng lùa chän ®Þnh h­íng vµ nh÷ng quyÕt ®Þnh hîp lý , nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh . ChÝnh v× vËy , tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n trong c«ng ty võa ®¬n gi¶n , gän nhÑ mµ vÉn hiÖu qu¶ , ®¸p øng yªu cÇu trong thêi buæi c¹nh tranh khèc liÖt hiÖn nay lµ ®iÒu cÇn thiÕt . ViÖc ®­a m¸y tÝnh vµo phôc vô trong c«ng t¸c qu¶n lý , kÕ to¸n ®¶m b¶o cung cÊp sè liÖu , th«ng tin tµi chÝnh mét c¸ch chÝnh x¸c , khoa häc , nhanh chãng , t¹o ®iÒu kiÖn n©ng cao n¨ng suÊt , gi¶m nhÑ khèi l­îng c«ng viÖc ghÝ sæ kÕ to¸n , tiÕt kiÖm søc lao ®éng cho c«ng nh©n viªn phßng kÕ to¸n . C«ng t¸c lu©n chuyÓn chøng tõ kÕ to¸n ®¬n gi¶n , sè l­îng sæ s¸ch Ýt tiÖn lîi cho viÖc ghi chÐp , b¶o qu¶n vµ cung cÊp sè liÖu , th«ng tin kÕ to¸n . HÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n cña c«ng ty ®­îc ®¬n gi¶n ho¸ , bá bít nh÷ng tµi kho¶n kh«ng sö dông ®Õn nh­ng vÉn theo dâi ®Çy ®ñ , s¸t víi c¸c nghiÖp vô kinh tÕ . C¸c nh©n viªn trong phßng ®Òu lµ nh÷ng ng­êi cã tr×nh ®é ®¹i häc , cã kinh nghiÖm , dï tuæi ®êi cßn trÎ , n¾m v÷ng ®­îc c«ng viÖc , ph©n c«ng c«ng viÖc râ rµng , kh«ng chång chÐo , kh«ng cã t×nh tr¹ng ng­êi lµm Ýt , ng­êi lµm nhiÒu , mçi ng­êi qu¶n lý mét phÇn hµnh riªng nh­ng vÉn liªn hÖ chÆt chÏ . Víi ®éi ngò kÕ to¸n cã tr×nh ®é , c«ng t¸c kÕ to¸n ë c«ng ty nãi chung lµ rÊt tèt , ngoµi ra , trong c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n , do lµm kÕ to¸n b»ng m¸y , do ®ã tr×nh tù ghi sæ cã mét vµi kh¸c biÖt so víi qui ®Þnh cña Bé tµi chÝnh , nh÷ng kh¸c biÖt ®ã cã nh÷ng mÆt ­u vµ nh­îc riªng . Trong phÇn hµnh ng©n hµng , v× ®©y lµ doanh nghiÖp kinh doanh xuÊt nhËp khÈu , do ®ã vÊn ®Ò vay ngo¹i tÖ lµ liªn tôc th­êng xuyªn , trong khi c«ng ty kh«ng cã sæ theo dâi chi tiÕt tiÒn vay , ®iÒu nµy g©y khã kh¨n cho qóa tr×nh kiÓm tra , v× vËy , kÕ to¸n nªn më thªm sæ chi tiÕt tiÒn vay cho tõng tµi kho¶n : TK311 , Tk315 , TK341 vµ theo dâi ®Õn tõng ng©n hµng cho vay , nh­ vËy sÏ râ rµng h¬n nh»m n¾m b¾t ®­îc sè l­îng tiÒn vay , thêi h¹n thanh to¸n . PhÇn hµnh nµy ®· më tµi kho¶n theo dâi chi tiÕt ®Õn tõng ng©n hµng , ®iÒu nµy gióp kÕ to¸n viªn lu«n theo dâi , n¾m b¾t ®­îc t×nh h×nh thanh to¸n , sè d­ tiÒn göi ng©n hµng trong tõng ng©n hµng . Tuy nhiªn trong hÖ thèng tµi kho¶n cã TK 1123C “ KÝ quü ng©n hµng C«ng th­¬ng” , TK 1123N “ Gi÷ hé ngo¹i tÖ ng©n hµng C«ng th­¬ng” , TK 1124T “ Ký quü ®¶m b¶o tiÒn vay ng©n hµng §Çu t­” lµ kh«ng gièng víi quy ®Þnh mµ nªn theo dâi riªng ra mét TK144 “ CÇm cè , ký quü ng©n hµng” th× sÏ râ rµng h¬n vµ ®óng nh­ quy ®Þnh h¬n . Ngoµi ra , doanh nghiÖp lµ ®¬n vÞ kinh doanh xuÊt nhËp khÈu , v× vËy chñ yÕu lµ thanh to¸n vµ thu tiÒn chñ yÕu b»ng ngo¹i tÖ , v× vËy luång tiÒn ngo¹i tÖ ®­îc ghi nhËn lµ rÊt nhiÒu , v× vËy nªn theo dâi TK007 “ Ngo¹i tÖ c¸c lo¹i” nh»m theo dâi nguyªn tÖ vÒ mÆt gi¸ trÞ cña tõng lo¹i nguyªn tÖ , ®iÒu ®ã võa thÝch hîp víi quy ®Þnh cña Bé Tµi chÝnh võa cã lîi trong viÖc qu¶n lý vµ kiÓm tra . Trong phÇn hµnh tiÒn l­¬ng , hÇu nh­ tÊt c¶ chøng tõ , sæ chi tiÕt , sæ tæng hîp ®Òu gièng nh­ chÕ ®é , chØ kh¸c trong B¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng , kÕ to¸n ®· lµm t¾t , gép hai cét lµ cét “ t¹m øng kú mét” vµ cét “ kú II ®­îc lÜnh” thµnh mét cét “ Cßn ®­îc lÜnh” , ®iÒu nµy g©y ra bÊt lîi cho nh÷ng ng­êi kh¸c ®äc vµ kiÓm tra , chØ cã chÝnh b¶n th©n ng­êi lµm míi cã thÓ hiÓu ®­îc ®iÒu nµy , v× vËy , kÕ to¸n phÇn hµnh nµy nªn t¸ch riªng thµnh 2 cét th× tèt h¬n , ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cña qu¶n lý vµ h¹ch to¸n . Trong phÇn hµnh nµy kÕ to¸n kh«ng sö dông TK335 “ TrÝch tr­íc l­¬ng” cã nghÜa lµ doanh nghiÖp ®· bè trÝ cho ng­êi lao ®éng trùc tiÕp nghØ phÐp t­¬ng ®èi ®Òu ®Æn , trong tr­êng hîp doanh nghiÖp kh«ng cã ®iÒu kiÖn nh­ vËy th× nªn theo dâi tiÒn l­¬ng trÝch tr­íc vµo TK335 . V× thêi gian nghØ tr­a Ýt nªn mäi ng­êi trong v¨n phßng hÇu nh­ lµ ë l¹i ¨n tr­a t¹i c¬ quan , ®ã lµ lý do doanh nghiÖp cã thªm B¶ng kª phô cÊp ¨n tr­a , ®©y lµ ®iÒu cÇn thiÕt , thÓ hiÖn chÕ ®é ®·i ngé ®èi víi ng­êi lao ®éng . §èi víi phÇn hµnh TSC§ , cã ®©y ®ñ c¸c chøng tõ , trõ biªn b¶n ®¸nh gi¸ l¹i TSC§ v× trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng kh«ng cã qu¸ tr×nh ®¸nh gi¸ l¹i tµi s¶n, ®iÒu nµy g©y ra bÊt lîi lµ tµi s¶n trong doanh nghiÖp ®· kh«ng ®Ò cËp ®óng gi¸ c¶ thÞ tr­êng , trong khi tiÕn hµnh ho¹t ®éng kinh doanh th× tµi s¶n cã thÓ t¨ng hoÆc gi¶m lµm ¶nh h­ëng ®Õn qu¸ tr×nh tÝnh khÊu hao , ¶nh h­ëng ®Õn chi phÝ trong kú h¹ch to¸n , v× vËy doanh nghiÖp nªn tiÕn hµnh ®¸nh gi¸ l¹i TSC§ nh»m theo dâi chÝnh x¸c h¬n n÷a gi¸ trÞ TSC§ vµ khÊu hao ®Ó tÝnh vµo chi phÝ cña kú h¹ch to¸n . Trong b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n cu¶ c«ng ty kh«ng theo dâi TK213 “ TSC§ v« h×nh” , ®©y lµ mét thiÕu sãt bëi lÏ , doanh nghiÖp cã quyÒn sö dông ®Êt , lîi thÕ vÒ mÆt b»ng kinh doanh còng nh­ th­¬ng hiÖu cña c«ng ty trªn thÞ tr­êng , v× vËy c«ng ty nªn theo dâi thªm TK 213 , t¨ng ®­îc gi¸ trÞ tµi s¶n cña doanh nghiÖp còng nh­ hµng kú cã thÓ trÝch khÊu hao tÝnh vµo chi phÝ hîp lý , hîp lÖ . Ngoµi ra , trong B¶ng tÝnh khÊu hao c¬ b¶n còng nh­ sæ theo dâi TSC§ , kh«ng theo dâi tØ lÖ trÝch khÊu hao mµ chØ tÝnh thêi gian sö dông cßn l¹i vµ møc khÊu hao , nh­ vËy lµ cßn thiÕu so víi chÕ ®é cña Bé tµi chÝnh quy ®Þnh theo dâi chi tiÕt vµ ®Çy ®ñ . Còng trong phÇn hµnh nµy , kÕ to¸n vµo ®Çu n¨m tiÕn hµnh lËp kÕ ho¹ch khÊu hao tµi s¶n cè ®Þnh n¨m sau , ®©y lµ mét sù s¸ng t¹o mµ doanh nghiÖp ®· thùc hiÖn nh»m dù to¸n ®­îc chi phÝ kh©ó hao tµi s¶n cè ®Þnh cho n¨m sau . Trong b¶ng ph©n bæ khÊu hao chÝnh ra ph¶i cã phÇn ph©n bæ cho n¬i sö dông th× kÕ to¸n ®· kh«ng theo dâi cho n¬i sö dông cã lÏ lµ ®Ó gi¶m bít khèi l­îng tÝnh to¸n cho doanh nghiÖp bëi lÏ doanh nghiÖp kh«ng cã TK627 , do ®ã toµn bé ®­îc ghi vµo TK642 “ Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp” mµ kh«ng ph©n bæ vµo TK 641 “ Chi phÝ b¸n hµng” , v× vËy doanh nghiÖp nªn tiÕn hµnh ph©n bæ vµo c¶ chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp . §©y lµ doanh nghiÖp ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu , nªn qu¸ tr×nh mua vµ b¸n hµng lµ ®ång thêi , nhÊt lµ doanh nghiÖp th­êng mua hµng vÒ vµ lu©n chuyÓn ®Ó b¸n hµng ngay chø kh«ng tiÕn hµnh nhËp kho . ViÖc ph¶n ¸nh trªn sæ s¸ch kÕ to¸n nh­ vËy lµ ®¬n gi¶n , dÔ lµm , phï hîp víi tr×nh ®é cña c¸n bé kÕ to¸n , Ýt ph¶i ®èi chiÕu gi÷a c¸c sæ s¸ch . Song víi c¸ch ghi chÐp nh­ vËy kh«ng to¸t lªn ®­îc néi dung cô thÓ . Ch¼ng h¹n , qu¸ tr×nh mua thu mua hµng ®­îc c«ng ty tæ chøc theo dâi trÞ gi¸ hµng mua ®ång thêi trªn sæ nhËt ký TK331 , do ®ã kh«ng theo dâi s¸t ®­îc t×nh h×nh mua hµng , trÞ gi¸ hµng ho¸ xuÊt khÈu , nhËp khÈu mua trong kú . Do ®ã , ®Ó theo dâi s¸t sao qu¸ tr×nh nµy , kÕ to¸n nªn më thªm sæ nhËt ký TK151 ®Ó ph¶n ¸nh toµn bé gi¸ trÞ hµng ho¸ xuÊt kh©ñ vµ nhËp khÈu ®ang ®i ®­êng cuèi th¸ng . Víi viÖc më thªm sæ nhËt ký TK151 kh«ng lµm t¨ng thªm tÝnh phøc t¹p trong viÖc ghi sæ kÕ to¸n mµ tr¸i l¹i nã cßn ph¶n ¸nh ®óng néi dung cña nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh thu mua hµng ho¸ lµ rÊt thuËn tiÖn cho viÖc theo dâi , kiÓm tra sè liÖu ... Trong qu¸ tr×nh mua hµng , kÕ to¸n nªn x©y dùng kÕ ho¹ch mua hµng nh»m ®Èy m¹nh c«ng t¸c thu mua hµng hãa , x©y dùng c¸c kÕ ho¹ch thu mua hîp lý vµ chÝnh x¸c . MÆt kh¸c , viÖc h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô thanh to¸n trong qu¸ tr×nh mua hµng cña c«ng ty chñ yÕu lµ ngo¹i tÖ , do ®ã ngoµi viÖc ph¶n ¸nh sè ph¸t sinh ngo¹i tÖ thanh to¸n b»ng tiÒn ViÖt Nam , sæ chi tiÕt theo dâi sè d­ TK331 cÇn ®­îc më chi tiÕt thªm phÇn ph¸t sinh ngo¹i tÖ ®Ó theo dâi ®­îc trùc tiÕp sè ph¸t sinh b»ng ngo¹i tÖ , viÖc më sæ nh­ vËy rÊt phï hîp víi ®Æc ®iÓm ho¹t ®éng kinh doanh , dÔ sö dông , kiÓm tra , ®èi chiÕu vµ phï hîp víi tr×nh ®é cña c¸n bé kÕ to¸n . KÕt luËn XuÊt ph¸t tõ ®Æc ®iÓm riªng cã trong ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu còng nh­ thùc tiÔn hÕt søc sinh ®éng cña ho¹t ®éng nµy ®ßi hái ph¶i cã nh÷ng qui tr×nh tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n phï hîp víi nh÷ng yªu cÇu ®Æt ra trong c«ng t¸c qu¶n lý trong c«ng ty còng nh­ c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n . §­îc sù gióp ®ì cña Th.s Ph¹m BÝch Chi , cña c¸n bé phßng kÕ to¸n ®· h­íng dÉn vÒ nghiÖp vô vµ cung cÊp nh÷ng sè liÖu thùc tÕ cña ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty , t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc viÕt B¸o c¸o tæng hîp ®­îc hoµn thµnh mét c¸ch ®Çy ®ñ , ®óng thêi h¹n . Qua n¾m b¾t t×nh h×nh , xem xÐt , nghiªn cøu c«ng t¸c qu¶n lý còng nh­ sè liÖu thùc tÕ em ®· hoµn thµnh B¸o c¸o thùc tËp víi ®Çy ®ñ c¸c th«ng tin cña mét b¸o c¸o thùc tËp yªu cÇu . MÆc dï cã ®«i chót khã kh¨n nh­ng víi sù cè g¾ng cña b¶n th©n , kÕt hîp víi c¸c kiÕn thøc ®· ®­îc häc còng nh­ nghiªn cøu trong qóa tr×nh cßn lµ mét sinh viªn em ®· ph©n tÝch tæng hîp vµ ®­a ra c¸c nhËn xÐt cña riªng m×nh . NÕu c¸c nhËn xÐt còng nh­ B¸o c¸o cßn ®iÒu g× sai sãt mong ®ù¬c sù chØ b¶o cña C« h­íng dÉn vµ cña quý C«ng ty ®Æc biÖt lµ sù gióp ®ì cña c« KÕ to¸n tr­ëng . Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n . Môc lôc Lêi më ®Çu : 1 PhÇn I : Tæng quan vÒ ho¹t ®éng kinh doanh vµ qu¶n lý t¹i c«ng ty C«ng ty vËt t­ vµ xuÊt nhËp khÈu ho¸ chÊt 3 I - LÞch sö h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña C«ng ty vËt t­ vµ xuÊt nhËp khÈu ho¸ chÊt 3 II - §Æc ®iÓm ho¹t ®éng kinh doanh 5 1 - §Æc ®iÓm vÒ ngµnh nghÒ 5 2 - §Æc ®iÓm s¶n phÈm , lo¹i hµng ho¸ 5 3 - §Æc ®iÓm qui m« ho¹t ®éng , thÞ tr­êng kinh doanh 6 4 - Quan hÖ cña c«ng ty víi c¸c bªn liªn quan 8 III - KÕt qu¶ ho¹t ®éng mét sè n¨m gÇn ®©y 9 IV - §Æc ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt vµ qu¶n lý cña c«ng ty C«ng ty vËt t­ xuÊt nhËp khÈu ho¸ chÊt 11 1 - §Æc ®iÓm lao ®éng vµ c¬ cÊu lao ®éng trong c«ng ty 11 2 - §Æc ®iÓm tæ chøc qu¶n lý vµ s¶n xuÊt ë c«ng ty 12 PhÇn II: C«ng t¸c kÕ to¸n trong C«ng ty vËt t­ vµ xuÊt nhËp khÈu ho¸ chÊt 15 I : §Æc ®iÓm tæ chøc qu¶n lý tµi chÝnh ë C«ng ty vËt t­ vµ xuÊt nhËp khÈu ho¸ chÊt : 15 II : §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n 15 1 - Ph­¬ng thøc tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n 15 2 - C¬ cÊu lao ®éng phßng kÕ to¸n 16 3 - M« h×nh tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n 16 4 - Mèi quan hÖ bé m¸y kÕ to¸n víi c¸c bé phËn kh¸c trong c«ng ty 18 III : §Æc ®iÓm tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n 19 1 - §Æc ®iÓm tæ chøc chøng tõ kÕ to¸n 19 2 - §Æc ®iÓm tæ chøc tµi kho¶n kÕ to¸n 19 3 - §Æc ®iÓm tæ chøc sæ kÕ to¸n 20 4 - §Æc ®iÓm b¸o c¸o tµi chÝnh 20 IV . §Æc ®iÓm quy tr×nh kÕ to¸n cña c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n C«ng ty vËt t­ vµ xuÊt nhËp khÈu ho¸ chÊt 21 1 - §Æc ®iÓm phÇn hµnh kÕ to¸n theo dâi vÒ Ng©n hµng 21 2 - §Æc ®iÓm phÇn hµnh kÕ to¸n TSC§ 25 3 - §Æc ®iÓm tæ chøc lao ®éng tiÒn l­¬ng 27 4 - §Æc ®iÓm kÕ to¸n theo dâi mua b¸n hµng ho¸ xuÊt nhËp khÈu 29 V : Quy tr×nh lËp b¸o c¸o tµi chÝnh ë C«ng ty vËt t­ xuÊt nhËp khÈu ho¸ chÊt33 PhÇn III : NhËn xÐt vµ ®¸nh gi¸ chung 34 I : VÒ ho¹t ®éng kinh doanh vµ qu¶n lý t¹i C«ng ty vËt t­ vµ xuÊt nhËp khÈu ho¸ chÊt 34 II : VÒ c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i C«ng ty vËt t­ vµ xuÊt nhËp khÈu ho¸ chÊt 37 K Phô lôc 1 : Danh môc tµi kho¶n tæng hîp cña C«ng ty vËt t­ xuÊt nhËp khÈu ho¸ chÊt STT SHTK Tªn tµi kho¶n STT SHTK Tªn tµi kho¶n 1 111 TiÒn mÆt 21 331 Ph¶i tr¶ ngêi b¸n 2 1111 TiÒn ViÖt Nam 22 333 ThuÕ vµ c¸c kho¶n ph¶i nép nhµ n­íc 3 1112 Ngo¹i tÖ 23 334 Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn 4 112 TiÒn göi ng©n hµng 24 338 Ph¶i tr¶ , ph¶i nép kh¸c 5 1121 TiÒn ViÖt Nam 25 411 Nguån vèn kinh doanh 6 1122 Ngo¹i tÖ 26 414 Quü ®Çu t ph¸t triÓn 7 131 Ph¶i thu kh¸ch hµng 27 415 Quü dù phßng tµi chÝnh 8 133 ThuÕ GTGT ®îc khÊu trõ 28 416 Quü dù phßng trî cÊp mÊt viÖc lµm 9 138 Ph¶i thu kh¸c 29 421 Lîi nhuËn cha ph©n phèi 10 139 Dù phßng ph¶i thu khã ®ßi 30 431 Quü khen th­ëng , phóc lîi 11 141 T¹m øng 31 511 Doanh thu b¸n hµng 12 142 Chi phÝ tr¶ tríc 32 531 Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i 13 152 Nguyªn liÖu , vËt liÖu 33 532 Gi¶m gi¸ hµng b¸n 14 153 C«ng cô , dông cô 34 632 Gi¸ vèn hµng b¸n 15 155 Thµnh phÈm 35 641 Chi phÝ b¸n hµng 16 211 TSC§ h÷u h×nh 36 642 Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 17 214 Hao mßn tµi s¶n cè ®Þnh 37 711 Thu nhËp ho¹t ®éng tµi chÝnh 18 222 Gãp vèn liªn doanh 38 721 C¸c kho¶n thu nhËp bÊt thêng 19 241 X©y dùng c¬ b¶n dë dang 39 811 Chi phÝ ho¹t ®éng tµi chÝnh 20 311 Vay ng¾n h¹n 40 821 Chi phÝ bÊt th­êng 911 X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh Ngoµi ra doanh nghiÖp cßn sö dông 2 tµi kho¶n ngoµi b¶ng c©n ®èi : STT SHTK Tªn tµi kho¶n 1 004 Nî khã ®ßi ®· xö lý 2 009 Nguån vèn khÊu hao c¬ b¶n Phô lôc 2 : B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n n¨m 2002 B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n T¹i ngµy 01Th¸ng 01 N¨m 2000 ®Õn 31 Th¸ng 12 N¨m tµi s¶n M· sè Sè tiÒn Nguån vèn M· sè Sè tiÒn A - TSL§ vµ §TNH 100 178.137.620.201 A- Nî ph¶i tr¶ 300 165.374.432.617 I - TiÒn 110 29.933.407.352 I - Nî ng¾n h¹n 310 165.374.432.617 TiÒn mÆt t¹i quü 111 1.995.494.533 Vay ng¾n h¹n 311 123.122.652.157 TiÒn göi ng©n hµng 112 27.937.912.819 Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n 313 24.552.622.379 Ngêi mua tr¶ tiÒn tr­íc 314 112.195.695 II - C¸c kho¶n ph¶i thu 130 123.616.351612 ThuÕ vµ c¸c kho¶n ph¶i nép NSNN 315 2.942.136.562 Ph¶i thu kh¸ch hµng 131 79.900.041.457 Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn 316 1.415.662.918 Tr¶ tríc cho ngêi b¸n 132 43.507.821.474  C¸c kho¶n ph¶i tr¶ kh¸c  318  13.229.162.906 ThuÕ GTGT ®îc khÊu trõ 133 Ph¶i thu kh¸c 138 208.488.681 Dù phßng ph¶i thu khã ®ßi 139 III - Hµng tån kho 140 24.412.852.749 Nguyªn liÖu , vËt liÖu 142 412.404.208 C«ng cô , dông cô 143 14.849.217 Thµnh phÈm tån kho 145 402.229.534 IV - Tµi s¶n l­u ®éng kh¸c 150 175.008.488 T¹m øng 151 165.992.615 Chi phÝ tr¶ tríc 152 9.015.873 B - tsc® vµ §TDH 200 8.171.135.685 B- Nguån vèn CSH 400 21.034.323.269 I - Tµi s¶n cè ®Þnh 210 7.015.884.023 I - Nguån vèn QuÜ 410 20.404.627.709 TSC§ h÷u h×nh 211 7.105.884.023 Nguån vèn kinh doanh 411 18.672.721.740 Nguyªn gi¸ 212 16.504.715.592 Quü ®Çu t ph¸t triÓn 967.732.515 Gi¸ trÞ hao mßn luü kÕ 213 (9.398.831.576) Quü dù phßng tµi chÝnh 415 176.893.427 Lîi nhuËn cha ph©n phèi 418 587.280.027 II - C¸c kho¶n ®Çu t TCDH 220 1.007.607.507 Gãp vèn liªn doanh 222 957.607.507 II - Nguån kinh phÝ 420 629.695.560 C¸c kho¶n ®Çu t dµi h¹n kh¸c 229 50.000.000 III - Chi phÝ XDCB dë dang 230 157.644.155 Tæng céng tµi s¶n 250 186.408.755.886 Tæng céng nguån vèn 430 186.408.755.886