Bảo đảm sự cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp thời, trung thực và có độ tin cậy cao

Lời nói đầu Bước vào thế kỷ thứ 21, loài người đang chứng kiến sự chuyển mình vĩ đại của cuộc cách mạng khoa học công nghệ trong mỗi lĩnh vực của xã hội. Sự phát triển các xa lộ thông tin liên lạc đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, các vùng và làm cho mọi người có hiểu biết nhanh, đầy đủ hơn về vấn đề mình quan tâm. Trên thực tế thông tin đã được coi là yếu tố quyết định sự thành công của một tổ chức. V.I Lê Nin đã khẳng định : “Không có thông tin thì không có thắng lợi trong bất cứ lĩnh vực nào, kể cả khoa học, kỹ thuật và sản xuất ”. Và trong bất kỳ hoạt động nào của các cơ quan, tổ chức cũng cần có thông tin. Đối với các hoạt động kinh doanh, thông tin lại càng cần thiết, nó tạo tiền đề cho sự thành công của doanh nghiệp. Tuỳ theo các nhu cầu lãnh đạo quản lý của Giám đốc để phục vụ cho điều hành, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà đặt ra những yêu cầu nội dung cụ thể về tổ chức thu thập và xử lý thông tin. Marion Harper cho rằng :“ Quản trị giỏi một doanh nghiệp là biết quản trị tương lai của nó, và biết quản trị tương lai là biết quản trị thông tin ”. Thông tin được xem là máu của tổ chức; nó là mạch gắn những bộ phận phụ thuộc của tổ chức lại với nhau. Song không phải thông tin nào cũng có giá trị cho công tác quản trị. Bởi vậy, em xin chọn đề tài tiểu luận của mình là : Tầm quan trọng của nguyên tắc : “ Bảo đảm sự cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp thời, trung thực và có độ tin cậy cao ” , nhằm làm sáng tỏ thêm tầm quan trọng của việc cung cấp thông tin trong doanh nghiệp sao cho hoạt động doanh nghiệp đạt hiểu quả nhất. Em xin chân thành cảm ơn thầy cô trong khoa Quản lý doanh nghiệp đã giúp đỡ em hoàn thành bài tiểu luận của mình. Tầm quan trọng của nguyên tắc : “Bảo đảm sự cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp thời, trung thực và có độ tin cậy cao” I. Một số nhận thức chung về thông tin trong quản trị kinh doanh. 1. Khái niệm về thông tin quản trị. Thông tin là gì ? Thông tin là một khái niệm có từ lâu đời. Đây là một khái niệm rất rộng. Theo nghĩa thông thường, thông tin thường được hiểu là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay rộng hơn thông tin bao gồm cả những tri thức về các đối tượng. Hiểu một cách tổng quát, thông tin là kết quả phản ánh các đối tượng trong sự tương tác và vận động của chúng. Như vậy, thông tin không phải là vật chất nhưng thông tin không thể tồn tại được bên ngoài cái giá vật chất của nó, tức là các vật mang tin, những vật mang tin này có thể là âm thanh (lời nói, tiếng…), chữ viết (sách,báo,… ), các biểu đồ, các băng từ, các nơron thần kinh, hay các ký hiệu tượng trưng của một ngôn ngữ nào đó …Ta sẽ gọi chung tập hợp các vật mang tin này là các dữ liệu hoặc các thông báo. Tuỳ vào từng lĩnh vực nghiên cứu, mà người ta đưa ra những định nghĩa khác nhau giới hạn khái niệm đó lại phục vụ mục đích nghiên cứu. Dưới đây là một số định nghĩa thường gặp : Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa, biểu hiện những vấn đề cụ thể của sự vật, hiện tượng của tự nhiên - xã hội - con người. Nó giúp cho đối tượng tiếp nhận đưa ra được những quyết định, lựa chọn nhằm phục vụ cho yêu cầu, mục đích mà họ mong muốn. Thông tin là những dữ liệu có thể nhận thấy, hiểu được và khi sắp xếp lại với nhau chúng trở thành những kiến thức cụ thể phục vụ cho yêu cầu, mục đích của con người. Người ta thường xét một dữ liệu hoặc thông báo về hai mặt : Mặt dung lượng thông tin chứa trong dữ liệu hoặc thông báo đó. Một dữ liệu được coi là có dung lượng thông tin lớn nếu nó phản ánh được nhiều mặt, nhiều đặc trưng của đối tượng nghiên cứu. Mặt chất lượng thông tin chứa trong dữ liệu hoặc thông báo đó. Một dữ liệu được coi là có chất lượng cao nếu nó phản ánh những mặt bản chất, những đặc trưng chủ yếu, quy luật hoạt động và phát triển của đối tượng nghiên cứu. Hai mặt dung lượng thông tin và chất lượng thông tin trong một dữ liệu hoặc thông báo không tách dời nhau, không đối lập nhau. 1.2. Khái niệm thông tin trong quản trị kinh doanh. Mọi hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nói chung và quản trị nói riêng đều cần có thông tin. Thông tin được nhiều người xem là nguồn lực thứ tư. Thông tin được hiểu là : Thông tin là những tin tức mới, được thu nhận, được cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một vấn đề nào đó. Thông tin là những tin tức được chủ thể quản lý nhận thức, đánh giá là có ích cho việc ra quyết định, hoặc giải quyết một công việc nào đó trong quá trình quản lý và điều hành. Như vậy chúng ta có thể hiểu : Thông tin quản trị là tất cả những tin tức nảy sinh trong quá trình cũng như trong môi trường quản trị và cần thiết cho việc ra quyết định hoặc để giải quyết một vấn đề nào đó trong hoạt động quản trị của một tổ chức. 2. Một số đặc trưng cơ bản của thông tin. Thông tin là những tin tức cho nên nó không thể tồn kho, sản xuất để dùng dần được. Thông tin phải thu thập, xử lý mới có giá trị. Tính giá trị của thông tin phụ thuộc vào độ cần thiết : thông tin càng cần thiết càng quý giá. Tính hiệu quả của thông tin phụ thuộc vào độ chính xác, đầy đủ và kịp thời của lượng tin. 2.1. Thông tin gắn liền với quá trình điều khiển. Bản thân thông tin không có mục đích tự thân. Nó chỉ có tồn tại và có ý nghĩa trong một hệ thống có điều khiển nào đó. Dù thông tin ở bất kỳ hình thức nào : Bảng biểu, ký hiệu, mã hiệu, biểu đồ, xung điện v.v…đều có thể dễ dàng thấy rằng nó là yếu tố cơ bản của một quá trình thành lập, lựa chọn và phát ra quyết định để điều khiển một hệ thống nào đó, hệ thống này có thể trong tự nhiên, trong xã hội hoặc trong tư duy.Quá trình điều khiển thông tin trong quản trị diễn ra hai chiều. Chiều từ trên xuống và chiều từ dưới lên. Song lượng tin từ dưới lên có dung lượng lớn hơn lượng tin từ trên xuống. Dựa vào khối lượng tin từ dưới lên để làm cơ sở, người quản trị sẽ tiến hành phân tích và xử lý thông tin đó sao cho đưa ra được những chiến lược, phương kế hành động có hiệu quả. 2.2. Thông tin có tính tương đối. Phương pháp phân tích hệ thống đã khẳng định tính bất định của một quá trình điều khiển phức tạp. Tính bất định đó chính là tính không đầy đủ thông tin. Điều này cũng có nghĩa là mỗi thông tin chỉ là một sự phản ánh chưa đầy đủ về hiện tượng và sự vật được phản ánh, đồng thời nó cũng phụ thuộc vào trình độ và khả năng của nơi nhận phản ánh. Tính tương đối của thông tin thể hiện rất rõ nét đối với các hệ thống kinh tế - xã hội, vì đây là các hệ thống động, hệ thống mờ, đối với nhiều mặt còn có thể coi là một hệ thống hộp đen. 2.3. Tính định hướng của thông tin. Thông tin phản ánh mối quan hệ giữa đối tượng được phản ánh và nơi nhận phản ánh. Đây là một quan hệ hai ngôi. Từ đối tượng được phản ánh tới chủ thể được phản ánh được coi là hướng của thông tin, thiếu một trong hai ngôi, thông tin không có hướng và thực tế không còn ý nghĩa của thông tin nữa. II. Vai trò của thông tin đối với doanh nghiệp. Vai trò bao trùm của thông tin đối với doanh nghiệp. Thông tin quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Thông tin là cơ sở quan trọng giúp nhà lãnh đạo doanh nghiệp tổ chức điều hành quản lý doanh nghiệp. Thông tin giúp cho việc hoạch định kế hoạch kinh doanh và thực hiện các kế hoạch đó đạt hiệu quả. Thông tin trực tiếp giúp cho các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của doanh nghiệp. Ngoài những tham gia đóng góp trực tiếp trong các công việc tính toán, thống kê, phân tích phục vụ các hoạt động chuyên môn (như sản xuất, kinh doanh các sản phẩm, các mặt hàng khác nhau, phát triển thị trường tiêu thụ, mở rộng và khai thác dịch vụ ). Thông tin ngày càng khẳng định vai trò tích cực, có tính quyết định, đối với các hoạt động quản lý và điều hành, nhất là trong môi trường kinh doanh mang tính cạnh tranh gay gắt và xu thế khu vực hoá, toàn cầu hoá. Một số vai trò cụ thể của thông tin đối với doanh nghiệp. Cũng giống như các hoạt động khác, quản trị kinh doanh cần nắm vững tình hình một cách chính xác, kịp thời bằng những con số cụ thể, muốn vậy phải có thông tin, thông tin trở thành khâu đầu tiên, có tính cơ bản của quản trị kinh doanh. Vai trò công cụ tính toán, phân tích, thống kê, tổng hợp… phục vụ cho việc ra quyết định quản lý. Ra quyết định là một công việc phức tạp, khó khăn và hết sức quan trọng của các nhà quản trị. Để ra được một quyết định đúng đắn của các nhà quản trị cần rất nhiều thông tin. Đây là vai trò trước tiên của thông tin mà con người vốn trông đợi ở hệ thống thông tin, nhằm trợ giúp trong các hoạt động thường xuyên như : thu thập thông tin, phân tích và loại trừ những thông tin không cần thiết : tính toán, phân tích để rút ra những thông tin kết qủa bổ ích, hữu dụng ; chuẩn bị các thông tin đáp ứng nhu cầu trước mắt và lâu dài… Vai trò trợ giúp cho hoạt động quản lý và điều hành của nhà lãnh đạo và quản lý các cấp. Trong lĩnh vực tổ chức, hoạch định, lãnh đạo, điều hành, thông tin có vai trò cực kỳ quan trọng trên các phương tiện sau : Nhận thức vấn đề. Cung cấp dữ liệu. Xây dựng các phương án. Giải quyết vấn đề. Uốn nắn và sửa chữa các sai sót, lệch lạc. Kiểm soát. v.v… Để có được các quyết định đúng đắn, những thông tin thu thập và chuẩn bị sẵn, thông qua phân tích, xử lý mà nhà lãnh đạo và quản lý các cấp sẽ nắm chắc được tình hình, các điều kiện thuận lợi và khó khăn, cả những khả năng chắc chắn xẩy đến hoặc sẽ chỉ xẩy đến theo xác suất nào đó; kết hợp với những thông tin chỉ đạo, thông tin pháp lý, thông tin phản hồi - dựa trên các phương pháp khoa học khác nhau để hoạch định đường lối chiến lược lâu dài, hoặc đưa ra những quyết định, các giải pháp tình thế thích hợp, trong điều kiện hoàn cảnh cụ thể. Vai trò cố vấn trợ giúp lãnh đạo trong kinh doanh quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh. Hệ thống thông tin không chỉ dừng lại ở chỗ cung cấp cho nhà quản lý những thông tin cần thiết phục vụ theo yêu cầu định trước, mà còn góp phần gợi mở, tư vấn khi thiết kế các phương án hoặc lựa chọn quyết định tối ưu. Chính xác hơn, vai trò cố vấn của nó thể hiện ở nhiều khâu : phân tích tình hình, xác định mục tiêu, đề xuất và lựa chọn tiêu chuẩn tối ưu, phương án tốt hơn, quy định các điều kiện ràng buộc và xây dựng thuật toán giải thích tổng hợp. Các hệ hỗ trợ quyết định, hệ phân tích thống kê, hệ chuyên gia… được sử dụng thường xuyên để làm tốt công việc cố vấn của mình. Ngày nay, hệ thống thông tin được xem là người cố vấn sáng suốt và trung thực, đáng tin cậy và thực sự cần thiết của mỗi nhà lãnh đạo trong hoạt động quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp. III. yêu cầu đối với thông tin trong quản trị doanh nghiệp. Xuất phát từ yêu cầu quản lý, người ta sẽ quyết định việc thu thập thông tin, xử lý, lưu trữ, sử dụng khai thác, trao đổi, phổ biến thông tin như thế nào ? Như vậy không phải tất cả mọi thông tin đều được đánh giá, xem xét như nhau, vì vai trò và ý nghĩa của chúng có thể rất khác nhau, kể cả công dụng trước mắt hoặc lâu dài. Số lượng thông tin là vô cùng, trong khi đó, khả năng thu thập và phân tích, xử lý, lưu trữ của trang thiết bị, cho dù mạnh đến mấy cũng chỉ là hữu hạn. Bởi vậy, quyết định về nguyên tắc, cách thức lựa chọn thông tin là hết sức quan trọng. Chỉ trên cơ sở quyết định đúng, mới có đủ thông tin để phục vụ cho việc sử dụng và khai thác một cách có hiệu quả, tránh được những lãng phí không cần thiết. Để thông tin có thể được sử dụng và khai thác có hiệu quả, điều trước tiên là thông tin phải có chất lượng, cụ thể và phải đáp ứng đủ các nguyên tắc sau : Thông tin phải đầy đủ. Thông tin phải đầy đủ, nghĩa là phải phản ánh được tất cả những khía cạnh cần thiết, không để xẩy ra tình trạng chỉ cung cấp một vài hình ảnh phiếm diện, méo mó, lệch lạc về đối tượng đang được quan tâm đến. Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi và tình hình thực tế. Dĩ nhiên, muốn có một danh mục thông tin đầy đủ,ngay từ đầu nhà quản lý phải có một định hướng đúng đắn, khách quan, mọi quy định phải dựa trên một phương pháp luận rõ ràng, khoa học, có khả năng thuyết phục. Hơn nữa để hoạt động mang tính hiệu quả và tiết kiệm, thông tin cũng phải hàm nghĩa là không dư thừa, không cần thiết, làm lãng phí công của, thời gian. Thực ra, điều này không hề đơn giản chút nào khi chạy theo yêu cầu tức thời, ngắn hạn. Có những thông tin hôm nay đã bị bỏ qua, do bị cho là chưa mang ý nghĩa thiết thực, ngày mai có thể lại cần đến, khi đó chúng ta phải mất công thu thập hoặc phục hồi, rất tốn kém, nhiều khi cơ hội đã lỡ, không thể nào có lại được nữa, nhưng với tầm nhìn chiến lược cần phải thường xuyên chuẩn bị sẵn thông tin cần thiết cho nhu cầu sử dụng, khai thác lâu dài. 2. Thông tin phải kịp thời và linh hoạt. Thông tin phải kịp thời nghĩa là phải thu thập đúng lúc, phản ánh đúng thực trạng của đối tượng ( theo góc độ thời gian ) để người quản lý có đủ thời gian phân tích, phán đoán, sử lý ngay nếu thấy cần thiết và có thể. Thông tin không kịp thời không những không giúp được gì cho việc ra quyết định, mà đôi khi còn gây ra phiền toái, rắc rối hoặc có tác động tiêu cực khác. Ví như một cửa hàng rút tiền tự động có thời gian trả lời tới 5 phút thì sẽ mất khách hàng rất nhanh. Tuy nhiên, khái niệm kịp thời được nói đến ở đây còn tuỳ thuộc chủ yếu vào trình độ khoa học và kỹ thuật cụ thể ( của con người, của trang thiết bị và của cả những phương pháp mà con người đang sử dụng khi điều khiển các trang thiết bị cũng như các quyết định cần thiết ). Công nghệ thông tin hiện đại với sự trợ giúp của các phương tiện truyền thông, các đa phương tiện đã tạo được khả năng giúp con người vượt qua hạn chế của thời gian và không gian, khắc phục những khó khăn trong việc thu thập các thông tin kịp thời nói trên. Có thể nói thông tin kịp thời sẽ quyết định thắng lợi cho quản lý tới 50%. 3.Thông tin phải đảm bảo tính chính xác và trung thực. Thông tin phải trung thực nghĩa là thông tin phải chính xác, khách quan, sử dụng được và phải hợp với yêu cầu. Thông tin cần được đo lường chính xác và phải chi tiết hoá đến mức độ cần thiết làm căn cứ cho việc ra quyết định được đúng đắn mà tiết kiệm được chi phí. Thông tin cần phản ánh trung thực tình hình khách quan của đối tượng quản lý và môi trường xung quanh để có thể trở thành kim chỉ nam tin cậy cho quản trị. Thông tin phải có độ tin cậy cao. Thông tin có độ tin cậy cao thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy dĩ nhiên là gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. Chẳng hạn hệ thống lập hoá đơn bán hàng có nhiều sai sót, nhiều khách hàng kêu ca về tiền phải trả gi cao hơn giá trị hàng đã thực mua sẽ dẫn đến hình ảnh xấu về cửa hàng, lượng khách hàng sẽ giảm và doanh số sẽ sụt xuống. Thông tin phải đảm bảo tính hệ thống và tổng hợp Thông tin phải được gắn theo mạch thời gian có tính hệ thống, nghiã là phải nằm trong một sâu chuỗi có trình tự hợp lý, nghiêm ngặt nhằm phục vụ cho việc quản lý có hiệu quả. Thiết thực trợ giúp cho hoạt động tư duy của con người, làm cho chủ thể quản lý có thể xem xét đối tượng quản lý với toàn bộ tính phức tạp, đa dạng của nó, điều chỉnh sự hoạt động của đối tượng quản lý cho phù hợp với từng tình huống cụ thể. Vì nếu xét trong một hệ thống xử lý thông tin tự động, việc gắn theo mạch thời gian của thông tin là tiêu chuẩn quan trọng. Mọi sự tuỳ tiện, vô trật tự không chỉ làm giảm bớt, thậm chí triệt tiêu giá trị của bản thân thông tin đó, mà còn kéo theo một sự lộn xộn, rắc rối cùng những hậu quả có thể nặng nề khác. Do đó, công nghệ càng hiện đại, độ chuẩn xác cần phải được đề cao, trong đó tính trật tự, tổ chức của thông tin là điều kiện đầu tiên và không thể xem nhẹ. Tính cô đọng và lôgic. Thông tin phải có tính nhất quán, tính có luận cứ, không có chi tiết thừa, tính có nghĩa của vấn đề, tính rõ ràng của mục tiêu đạt tới nhờ sử dụng thông tin.Thông tin phải có tính đơn nghĩa để tránh các cách hiểu khác nhau. Tính kinh tế. Thông tin trong quản lý phải đảm bảo yêu cầu về mặt kinh tế của hoạt động quản lý. Yêu cầu này liên quan đến tính tối ưu, tính hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của quản lý. Tính bảo mật. Việc lưu chuyển thông tin trong quản lý kinh tế cần bảo vệ về các vấn đề bí mật của nội bộ hệ thống, khiến cho các hệ thống khác khó nắm bắt để dễ dàng đối phó. Tính có thẩm quyền. Thông tin kinh tế phải tương ứng giữa các quyền hạn, trách nhiệm, nghĩa vụ, lợi ích của các chủ thể lẫn đối tượng nhận tin. IV. Đối tượng của thông tin và vấn đề nhiễu thông tin trong hệ thống thông tin. 1.Đối tượng của thông tin. Một trong những yêu cầu quan trọng của công tác thông tin trong quản trị là không được thừa cũng không được thiếu. Để làm được điều này thì việc cần thiết là phải xác định được đối tượng của thông tin là gì ? Đối tượng của thông tin là các đối tượng tham gia vào quá trình thu thập, xử lý và truyền bá thông tin. Đó chính là các con người, sự việc, số liệu, hiện tượng, quá trình, các quy luật xảy ra trong quá trình kinh doanh và phục vụ kinh doanh… Việc xác định các đối tượng cụ thể là tuỳ vào điều kiện và hoàn cảnh cụ thể ở mỗi tổ chức quản trị, tuy nhiên đối với một doanh nghiệp những đối tượng chính thường là : Đối tượng thu thập: số liệu, tư liệu xẩy ra trong quá trình kinh doanh và trong môi trường kinh doanh. Đối tượng sử dụng: các nhà quản trị, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, các cổ đông… Đối tượng nhận tin: các nhà quản trị, các cơ quan và bộ phận tham mưu giúp việc. Đối tượng sử lý và bảo quản: các văn bản, tài liệu… Vấn đề nhiễu thông tin trong hệ thống thông tin. Một nguyên nhân quan trọng làm ảnh hưởng tới chất lượng của thông tin trong hệ thống là vấn đề nhiễu trong quá trình truyền tin. Nhiễu thông tin là hiện tượng thông tin từ nguồn tin tới nơi nhận bị sai lệch, méo mó. Có 3 nguyên nhân dẫn đến nhiễu là : Nhiễu vật lý: Do sự cố kỹ thuật gây ra hoặc do ảnh hưởng của môi trường. Để khắc phục nhiễu này có thể dùng các biện pháp kỹ thuật. Nhiễu ngữ nghĩa: Do các hiện tượng ngôn ngữ gây ra như các từ đồng âm dị nghiã, dị nghĩa đồng âm, các khái niệm chưa thống nhất hoặc mắc lỗi văn phạm. Nhiễu thực dụng: Do các hiện tượng xã hội gây ra. Tin của người phát và người nhận có mối quan hệ về lợi ích. Đây là nguyên nhân thường xuyên và rất khó khắc phục. Khi xây dựng hệ thống thông tin cần phải sử dụng nhiều hơn biện pháp đồng bộ như: Giáo dục, kỹ thuật, tổ chức, hành chính, kinh tế… để khắc phục tối đa nhiễu gây ra cho thông tin. V. Phân loại thông tin. Thông tin và quá trình thông tin trong các hoạt động quản trị là hết sức phức tạp, phong phú và đa dạng. Để nghiên cứu và áp dụng những thành tựu mới nhất về công nghệ thông tin, người ta thường tiến hành phân loại thông tin. Về thực chất, phân loại thông tin trong quản trị là một quá trình chia thông tin thành những lớp, những dạng đồng nhất trên một số phương diện nào đó để phục vụ cho quá trình quản trị. Có nhiều cách phân loại thông tin, tuỳ theo mục đích yêu cầu của chủ thể quản lý thông tin, tuỳ từng trường hợp, hoàn cảnh cụ thể. Phân loại theo nguồn thông tin. Thông tin bên trong : là những thông tin phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp, bao gồm các số liệu về đội ngũ cán bộ, nhân lực, vốn, tài sản thiết bị, nguyên nhiên vật liệu… Thông tin bên ngoài : bao gồm các thông tin trên thị trường như giá cả, chất lượng, chủng loại sản phẩm, sự biến động của tiền tệ, dân cư… 2. Theo kênh tiếp nhận. Theo cách này có hai loại : Nguồn thông tin có hệ thống và nguồn thông tin không có hệ thống. Nguồn thông tin có hệ thống là nguồn thông tin đem đến cho người nhận theo thời gian đã định trước và với những thông số quy ước chung mang tính phổ cập ( bản tin, công báo, các báo cáo thống kê được duyệt, thông tin về tình hình kinh doanh hàng ngày hoặc hàng tháng, hàng quý … ) Nguồn thông tin không có hệ thống là nguồn thông tin đưa đến cho người nhận không theo định kỳ, đột xuất nảy sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc xảy ra trên thị trường, mang tính chất ngẫu nhiên, tạm thời. Phân theo chức năng của thông tin. Chia làm hai loại: Thông tin chỉ đạo và thông tin thực hiện. Thông tin chỉ đạo: là thông tin đưa đến cho người tiếp nhận những nội dung có tính mệnh lệnh, chỉ thị, chủ trương, nhiệm vụ, mục tiêu kinh tế đã định. Thong tin chỉ đạo có các tác động quy định đến mọi phương hướng hoạt động của đối tượng quản lý. Thông tin thực hiện: Là loại thông tin phản ánh toàn diện kết quả thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. 4. Phân theo đặc điểm và nội dung chuyên môn. Hoạt động kinh doanh đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng, ban nghiệp vụ. Trong không gian kinh tế sôi động ngày nay, việc đảm bảo thông suốt các dòng thông tin phục vụ cho quá trình vận hành doanh nghiệp trở nên tối quan trọng, thậm chí có ý nghĩa sống còn. Hơn ai hết, nhà quản trị phải ý thức được nhiệm vụ hàng đầu này. Thông thường ở các doanh nghiệp, căn cứ vào nội dung và đặc điểm, người ta chia ra một số luồng thông tin như sau : Luồng thông tin quy phạm pháp luật; Luồng thông tin tin tức; Luồng thông tin kinh tế tài chính; Luồng thông tin khoa học kỹ huật; Luồng thông tin chính trị - xã hội; và các luồng thông tin khác như văn hoá, môi trường, an ninh quốc phòng…Phân luồng thông tin chính xác, có ý nghĩa quan trọng, tác động tích cực đến đời sống sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. 5. Phân theo số lần gia công. Thông tin ban đầu: còn gọi là thông tin sơ cấp tức là thông tin thu thập ban đầu chưa qua xử lý. Thông tin thứ cấp: là những thông tin đã qua xử lý tức là các báo cáo, các biểu mẫu đã được chỉnh lý theo một yêu cầu nào đó. VI. Thực trạng vận dụng ở các doanh nghiệp. Trong nền kinh tế hội nhập đầy cạnh tranh, doanh nghiệp muốn có khả năng tốt luôn phải cập nhật thông tin. Do thiếu thông tin về diễn biến của thị trường lúa gạo, hạt điều thế giới, các Doanh nghiệp xuất khẩu của ta thường bị thua lỗ. ý thức được vai trò to lớn của thông tin trong quản lý và phát triển kinh tế, Nước ta đã chú ý xây dựng và phát triển rất nhiều trung tâm thông tin, công nghệ thông tin từ những năm 70. Nhưng thực tế là từ cuối những năm 80 do nhu cầu của công cuộc đổi mới và do sự thâm nhập nhanh chóng của công nghệ thông tin thế giới, việc ứng dụng thông tin và máy vi tính mới có sự phát triển nhanh chóng và rộng rãi. Ngày 07/04/95 Chính phủ đã phê duyệt kế hoạch tổng thể đến năm 2000 của chương trình quốc gia về công nghệ thông tin. Thông tin có rất nhiều nhưng để làm chủ được thông tin, tìm ra được cái gì là của mình, cái gì cần cho mình, phù hợp cho mình và thu thập, xử lý thông tin đó như thế nào lại phụ thuộc vào kiến thức của những người làm kinh doanh. So với 10 năm trước đây, hiện nay, thông tin cho doanh nghiệp phong phú, đa dạng và cập nhật hơn nhiều. Bên cạnh nguồn truyền thống và cơ bản là báo trí, là các nguồn từ các trang thông tin điện tử ( website ); nguồn từ các cơ quan của Chính phủ, của các tổ chức xã hội - nghề nghiệp có chức năng cung cấp thông tin; và nguồn phi chính thức từ bạn bè, dư luận… Nhưng thực tế chỉ có một số rất ít nhà kinh doanh biết khai thác những nguồn thông tin này một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời để phục vụ hữu hiệu cho mình. Doanh nghiệp kinh doanh các hàng hoá, dịch vụ có hàm lượng chí tuệ tương đối cao như các ngành công nghệ thông tin, xuất khẩu ra nước ngoài, tư vấn, giáo dục đào tạo,… rất chú trọng việc khai thác những nguồn thông tin phù hợp với yêu cầu thông tin để xây dựng và thực hiện chiến lược kinh doanh của mình. Doanh nghiệp sản xuất các mặt hàng truyền thống cung cấp cho thị trường (chủ yếu là các doanh nghiệp vừa và nhỏ), năng lực khai thác thông tin yếu hơn, họ vẫn chú trọng thông tin phi chính thức và kinh doanh dựa vào những mối làm ăn có sẵn. Phần lớn số doanh nghiệp còn lại và gần 2 triệu hộ kinh doanh cá thể kinh doanh hoàn toàn dựa vào kinh nghiệm và dư luận, tin đồn mà hầu như không quan tâm nhiều đến nguồn chính thống để đưa ra chiến lược kinh doanh. Như vậy, thông tin không thiếu nhưng các nhà kinh doanh lại thiếu cách thức tiếp cận và khai thác thông tin sao cho thông tin đảm bảo độ chính xác, trung thực, đầy đủ để phục vụ công việc sao cho có hiệu quả . Kết luận Tóm lại, việc đảm bảo các yêu cầu của thông tin quản trị có một vai trò hết sức to lớn trong quản trị kinh doanh. Nhiều công trình đã chỉ ra rằng trong mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp muốn hoạt động có hiệu quả thì điều không thể thiếu được là phải xây dựng một hệ thống thông tin tốt, hiệu quả kinh doanh của việc đầu tư vào hệ thống thông tin thường là cao. Thông tin được phát sinh từ nhiều nguồn cung cấp, tuy nhiên trong trực tế, thông tin thường được phát sinh tập trung ở một số nguồn có giá trị. Nghiên cứu nguồn thông tin trong quản trị là một việc làm hết sức cần thiết để đảm bảo tính kinh tế và hiệu quả công tác. Kinh nghiệm chỉ ra rằng, nếu có 100 nguồn cung cấp thông tin, thì thường chỉ có khoảng từ 20 đến 30 nguồn có giá trị mà thôi. Như vậy, việc nghiên cứu thông tin sao cho thông tin đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, kịp thời có ảnh hưởng rất lớn tới sự thành công của công ty. Đối với doanh nghiệp, việc đảm bảo sự cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp thời, trung thực và có độ tin cậy cao là kim chỉ lam cho hoạt động của doanh nghiệp đạt được hiệu quả mong muốn. Thông tin giữ một vai trò quan trọng trong các hoạt động quản trị là điều ai cũng biết, nhưng làm thế nào để thông tin trong công tác quản trị có hiệu quả lại là một việc không đơn giản. Có thể khẳng định dứt khoát rằng, chất lượng của thông tin có ảnh hưởng tới mọi hoạt động của quá trình quản trị, đến hiệu quả kinh doanh, tới sự sống còn của doanh nghiệp. Muốn đánh giá chất lượng thông tin người ta thường dựa vào các tiêu chuẩn. Những tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng trong quản trị chính là các chỉ tiêu nhanh, chính xác, kịp thời,đầy đủ và có độ tin cậy cao của thông tin. Tài liệu tham khảo : Giáo trình Tổ chức quản lý - Trường ĐH Quản lý & kinh doanh. Giáo trình Hành chính doanh nghiệp - Trường ĐH Quản lý & Kinh doanh. Giáo trình Lý thuyết Quản trị kinh doanh - NXB Khoa học và kỹ thuật. Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý - Trường ĐH Kinh tế quốc dân. Quản trị học - NXB Thống kê. Quản lý kinh tế - NXB Chính trị quốc gia. Kinh tế tri thức, vấn đề và giải pháp - NXB Thống kê. Nguyên lý quản lý kinh tế - NXB Chính trị quốc gia. Quản trị Marketing - NXB Giáo dục. Mục lục Trang Lời nói đầu. Mục I. Một số nhận thức chung về thông tin trong quản trị kinh doanh Khái niệm về thông tin trong quản trị kinh doanh Một số đặc trưng cơ bản của thông tin. Mục II. Vai trò của thông tin đối với doanh nghiệp. 1. Vai trò bao trùm của thông tin đối với doanh nghiệp. Một số vai trò cụ thể của thông tin đối với doanh nghiệp. Mục III. Yêu cầu đối với thông tin trong quản lý doanh nghiệp. Thông tin phải đầy đủ. Thông tin phải kịp thời và linh hoạt. Thông tin phải chính xác và trung thực. Thông tin phải có độ tin cậy cao. Thông tin phải đảm bảo tính hệ thống và tổng hợp. Tính cô đọng và logic. Tính kinh tế. Tính bảo mật. Tính có thẩm quyền. Mục IV. Đối tượng của thông tin và vấn đề nhiễu thông tin trong Hệ thống thông tin. Đối tượng của thông tin. Vấn đề nhiễu thông tin trong Hệ thống thông tin. Mục V. Phân loại thông tin. Phân loại theo nguồn tin. Phân theo kênh tiếp nhận. Phân theo chức năng của thông tin. Phân theo đặc đIểm và nội dung chuyên môn. Phân theo số lần gia công. Mục VI. Thực trạng vận dụng ở các doanh nghiệp. Kết luận Tài liệu tham khảo.