Các biện pháp nâng cao hiệu quả xnk uỷ thác ở công ty Tocontap Hà Nội

để uỷ thác cho đơn vị đó nhập khẩu hàng hoá cho mình. Thông thường bên uỷ thác sẽ viết đơn hoặc thảo công văn yêu cầu đơn vị XNK uỷ thác cho họ và gửi kèm công văn (hoặc đơn) này là những yêu cầu về mẫu mà hàng hoá và những thông số của hàng hoá cần nhập. Bên nhận uỷ thác nếu chấp nhận sẽ nắm vững những thông số cần thiết về hàng hoá và thảo thư đặt mua hàng rồi gửi cho bên nước ngoài. Các công ty nước ngoài nhận được thư đặt hàng của bên nhận uỷ thác nếu như có hàng hoá phù hợp và đồng ý thì sẽ thông báo lại cho bên nhận uỷ thác về hàng hoá và giá cả. Bên nhận uỷ thác sẽ thông báo lại với bên uỷ thác. Nừu bên uỷ thác chấp nhận thì bên nhận uỷ thác sẽ thảo một công văn chấp nhận uỷ thác và gửi kèm cho bên uỷ thác để bên uỷ thác được biết. b. Chấp nhận uỷ thác và đồng ý ủy thác. Bên nhận uỷ thác. Sau khi nhận được giấy yêu cầu uỉy thác xuất khẩu hoặc nhập khẩu của bên uỷ thác nhf là một sự đồng ý ngầm, bên nhận uỷ thác sẽ tiến hành chào hàng hoặc đặt hàng theo đúng yêu cầu của bên uỷ thác, nếu như bước này hoàn tất tức là có thể xuất khẩu hoặc xuất khẩu theo đúng yêu cầu của bên uỷ thác, thì bên nhận uỷ thác sẽ làm một văn bản chấp nhận uỷ thác và gửi kèm cho bên uỷ thác (gửi kèm các thông tin về mẫu mã, thông số kỹ thuật của hàng hoá đó). Bên nhận uỷ thác. Sau khi nhận được công văn chấp nhận uỷ thác, bên uỷ thác nếu như thấy hàng hoá muốn xuất khẩu hoặc nhập khẩu với yêu cầu của bên uỷ thác, thì bên nhận uỷ thác sẽ làm văn bản chấp nhận uỷ thác và gửi kèm cho bên uỷ thác (gửi kèm các thông tin về mẫu mã, thông số kỹ thuật của hàng hoá đó). Bên uỷ thác: Sau khi nhận được công văn chấp nhận uỷ thác, bên uỷ thác nếu như thấy hàng hoá muốn xuất khẩu hoặc nhập khẩu với yêu cầu của mình thì bên uỷ thác cũng sẽ làm công văn đồng ý uỷ thác và gửi cho bên nhận uỷ thác. Sau đó hai bên uỷ thác và nhận uỷ thác sẽ dựa trên cơ sửo bàn bạc thống nhất giữa hai bên, sẽ thoả thuận quy định ngày giờ cụ thể để đi đến ký kết hợp đồng uỷ thác XNK. 4. Hợp đồng uỷ thác xuất nhập khẩu. Hợp đồng uỷ thác XNK được ký kết giữa hai đơn vị kinh tế là các pháp nhận trong nước. Căn cứ vào công văn chấp nhận uỷ thác và hợp đồng uỷ thác của hai bên trên cơ sở bàn bạc và thống nhất với nhau hai bên sẽ đi đến ký kết hợp đồng ủy thác xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Hợp đồng uỷ thác XNK là một văn bản được hia bên thoả thuận và ký kết là cơ sở pháp lý ràng buộc cả hai bên. Phần đầu của hợp đồng ghi rõ tên (các tổ chức kinh tế của cả hao bên, địa chỉ, điện thoại, tài khoản ngoại tệ, tài khoản tiền gửi VN và do ai làm đại diện ký kết) Thông thường các diều khoản của bên A và bên B sẽ được thoả thuận ghi trong hợp đồng như sau: * Điều I: Tên hàng, giá cả, số lượng Tên của hàng hoá, nước xuết xứ, giá cả của hàng hoá gồm đơn giá và tổng trị giá ở điều này sẽ có phụ lục đi kèm qui định về giá cả cụ thể của từng mặt hàng hoặc chi tiết hàng hoá và tổng giá trị của lô hàng. Giá được hiểu theo điều kiện giao hàng CIF hoặc FOB (Incoterm 90) tại kho bên A (trường hợp xuất khẩu uỷ thác) hoặc bên B (nhập khẩu uỷ thác). Tổng giá trị của hợp đồng tính bằng USD. * Điều II: Qui cách phẩm chất Thường ở điều này được qui định một cách rất chặt chẽ như sau: Bên B phải giao hàng theo đúng qui cách phẩm chất theo mẫu do bên A xác nhận. Trước khi xác nhận số lượng sản xuất, bên A phải gửi cho bên B 02 sản phẩm mẫu để xác nhận mẫu hàng. Bên B phải chịu trách nhiệm cả về số lượng và chất lượng hàng hoá tới tay khách hàng nước ngoài. * Điều III: Bao bì đóng gói, ký mã hiệu ở điều khoản này vì qui cách của hàng hoá thường xuyên thay đổi và phức tạp nên sau phẩn hợp đồng người ta thường đính kèm các phụ lục chi tiết có liên quan đến hàng hoá. Nhìn chung điều khoản này thường được qui định theo nhu cầu hợp đồng ngoại mà bên B ký với khách hàng nước ngoài. * Điều IV: Giao hàng ở điều khoản này thường qui định: - Theo thời gian giao hàng là X tuần (hoặc Y tháng) kể từ ngày chuyển tiền đặt cọc là 10%, bên B cùng nhà sản xuất cố gắng giao sớm hơn thời hạn nói trên. - Giao hàng từng phần: cho phép hay không - Chuyển tải: cho phép hay không - Cảng xếp hàng - Cảng đến - Nơi đến: + Thường là tại kho bên A (nhập khẩu uỷ thác) + Trường hợp xuất khẩu thì tuỳ theo thoả thuận của hai bên * Điều V: Thanh toán - Trường hợp nhập khẩu uỷ thác Bên B sẽ chịu trách nhiệm giao dịch và ký kết hợp đồng ngoại với khách hàng nước ngoài để nhập khẩu hàng hoá về cho bên A theo đúng yêu cầu của bên A. Tiền thanh toán hàng hoá bên A sẽ chuyển cho bên để bên B chuyển cho phía nước ngoài. Thông thường bên A sẽ chịu tiền thanh toán cho bên B gồm 3 phần và chuyển cho bên B vào 3 thời điểm khác nhau trong lúc thực hiện hợp đồng. Trước tiên bên A sẽ chuyển 10% tiền đặt cọc bằng T.T.R vào tài khoản của bên B trong thời gian X ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng. Tiếp đó bên A sẽ chuyển 80% tiền hàng bằng thư tín dụng vào tài khoản của bên B để bên B có trách nhiệm thanh toán số tiền cho nhà sản xuất nước ngoaì. Còn 10% thanh toán bằng T.T.R sẽ được chuyển nốt cho bên B khi bên A có kết quả nghiệm thu hàng. Chứng từ thanh toán: Đối với hàng hoá chuyên chở bằng đường không hoặc đường biển yêu cầu ba bản chính của vận đơn hàng hoá không ghi “đã thanh toán”, vận đơn đường biển ghi “Sạch và đã thanh toán” theo lệnh của bên B. Bảng kê chi tiết hàng hoá Hoá đơn thương mại đã ký. Giấy chứng nhận xuất xứ do nhà đương cục cấp. Giấy chứng nhận số lượng hàng hoá do nhà sản xuất cấp. Hợp đồng mua bảo hiểm 100% giá trị hàng hoá theo hoá đơn với điều kiện mọi rủi ro sẽ được thanh toán tại Việt Nam hàng ngoại tệ như hoá đơn. Bản copy hoặc Telex/Fax thông báo cho bên A chi tiết giao hàng. - Trường hợp xuất khẩu uỷ thác. Thông thường bên B sẽ chuyển tiền vào tài khoản của bên A ngay sau khi nhận được tiền từ phía nước ngoài chuyển vào tài khoản của bên B. Tuỳ theo từng điều kiện thanh toán giữa bên B với phía nước ngoài trong hợp đồng ngoại mà tiền được chuyển cho bên A một lần hay nhiều lần, nhanh hay chậm. Điều khoản thanh toán trong hợp đồng xuất khẩu uỷ thác cũng sẽ gần giống như điều khoản thanh toán giữa bên B ký kết với phía nước ngoài trong hợp đồng ngoại. Có điều kiện chuyển vào tài khoản bên A sẽ chậm hơn ít ngày. * Điều VI: Giám định hàng hoá - Đối với nhậo khẩu uỷ thác: Việc giám định hàng hoá cuối cùng sẽ do cơ quan giám định hàng hoá của Việt Nam (VINACONTROL) tiến hành. Nếu khiếu nại nếu có sẽ được thông báo ngay cho nhà sản xuất và được xác nhận bằng thư bảo đảm có cùng với các tài liệu của Vinacontrol trong vòng 20 ngày kể từ ngày nhận hàng. Khi khiếu nại được chứng tỏ trách nhiệm thuộc về nhà sản xuất thì nhà sản xuất phải giải quyết ngay không được chậm trễ. - Đối với xuất khẩu uỷ thác Việc giám định hàng hoá cuối cùng sẽ được cơ quan giám định hàng hoá của người nhập khẩu tiến hành, mọi khiếu nại nếu có sẽ được thông báo cho bên A và bên B sẽ thông báo cho bên A, thông thường khiếu nại được thông báo bằng thư bảo đảm cùng với các tài liệu kèm theo chứng minh và hàng hoá hỏng, trong vòng 10 ngày kể từ ngày phía nước ngoài nhận được hàng hoá khiếu nại chứng tỏ trách nhiệm thuộc bề bên A thì bên A phải cùng với bên B giải quyết ngay không được chậm chễ. * Điều VII: Bảo hành Tuỳ theo từng loại hàng hoá mà thời gian bảo hành của nó khác nhau, thông thường trong hợp đồng uỷ thác xuất nhập khẩu qui định như sau Hàng hoá sẽ được bảo hành trong vòng X tháng kể từ ngày ký biên bản giao hàng theo đúng các điều kiện lưu kho, lưu bãi như đã qui định. Bên B và nhà sản xuất sẽ chịu trách nhiệm về bất cứ sự hư hỏng nào đó về nguyên vật liệu hay chế tạo xuất biểu hiện trong thời gian bảo hành. Trong trường hợp có khiếu nại bên A điện báo cho bên B, bên B sẽ điện cho nhà sản xuất và có xác nhận thư trong vòng 10 ngày sau ngày điện báo cho bên B cùng nhà sản xuất sẽ chịu trách nhiệm giải quyết bất kỳ sợ khiếu nại nào được chứng minh là thuộc trách nhiệm của mình. Sau đó nhà sản xuất gửi hàng hoá mới để thay thế và chịu các chi phí khác có liên quan. * Điều VIII: Bất khả kháng Trường hợp bất khả kháng trong hợp đồng XNK uỷ thác phải dược thông báo bằng điện tín cho mỗi bên trong vòng 5 ngày và được xác nhận bằng văn bản trong vòng 7 ngày sau ngày điện báo cùng với giấy chứng nhận bất khả kháng do cơ quan có thẩm quyền của chính phủ cấp, hoặc không chấp nhận. Ngoài thời gian nói trên trường hợp bất khả kháng không được xem xét. * Điều IX: Trọng tài Trong quá trình thực hiện hợp đồng uỷ thác XNK giữa bên A và bên B nếu có xảy ra tranh chấp thì hai bên sẽ căn cứ vào điều khoản trọng tài trong hợp đồng uỷ thác XNK để giải quyết các tranh cấp phát sinh. Thông thường điều khoản trọng tài trong hợp đồng uỷ thác XNK được qui định như sau: Trong quá trình thợc hiện hợp đồng mọi tranh chấp phát sinh trái ngược nhau hay khác biệt, không đạt được sự thoả thuận giữa hai bên, sẽ giải quyết cuối cùng bởi hội đồng trọng tài kinh tế nhà nước Việt Nam. Phán quyết của trọng tài là quyết định cuối cùng ràng buộc cả hai bên liên quan. Chi phí trọng tài và chi phí khác sẽ do bên thua kiện chịu, ngoài trừ có thoả thuận khác. * Điều X: Phạt vi phạm - Trong hợp đồng uỷ thác xuất khẩu Do hàng hoá đa dạng từ đơn giản đến phức tạp nên trong từng hợp đồng khác nhau điều khoản phạt cũng được thể hiện một cách khác nhau. Thông thường điều khoản này qui định: Bên B cùng nhà sản xuất cam kết sản xuất những hàng hoá theo đúng yêu cầu của bên A. Nếu là hàng hoá đặc biệt thì qui định bên B cùng hãng sản xuất chỉ sản xuất đúng số lượng và yêu cầu theo đơn đặt hàng của bên A. Nếu bên A có chứng cớ về hàng hoá sai qui định (hoặc có số lượng thiếu hụt đối với những hàng hoá quan trọng) thì bên A yêu cầu nhà sản xuất điều tra xác minh về nguồn gốc cũng như tạo điều kiện để nhà sản xuất kiểm tra vấn đề này, nếu hàng hoá thực sự sản xuất sai so với yêu cầu đơn đặt hàng của bên A thì bên B có trách nhiệm tìm ra nguyên nhân và chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề đó Giao hàng chậm: Nếu hàng hoá không thể xếp lên tàu trước X tuần (thường là từ 15 – 17 ngày đối với các nhà sản xuất ở châu Âu) thì bên B cùng nhà sản xuất bị phạt 0,2% tuần của trị giá hợp đồng nhưng không quá 6% trị giá hợp đồng, ngoài X ngày bên A có quyền huỷ hợp đồng. Bên B cùng nhà sản xuất có trách nhiệm bồi thường tiền phạt và tiền đặt cọc. - Trường hợp uỷ thác xuất khẩu Nếu hàng hoá bên A cấp khác với mẫu mã bên A gửi chào hàng, hoặc khác với đơn đặt hàng thì bên A chịu trách nhiệm bồi thường hợp đồng với bên B và phía nước ngoài đồng thời bên A phải chịu mọi chi phí tổn mà bên B đã bỏ ra để thực hiện hợp đồng. Nếu do lỗi bên A làm cho bên B không thể giao hàng lên tàu trước X tuần kể từ ngày phía nước ngoài điện chuyển tiền đặt cọc, thì bên A sẽ bị phạt 0,2% tuần giá trị hợp đồng (nhưng không quá 6% trị giá hợp đồng). Nếu bên nước ngoài huỷ bỏ hợp đồng với bên B mà là do lỗi của bên A, thì bên A phải chịu bồi thường tiền phạt và đặt cọc. Ngoài ra bên A phải bồi thường cho bên B toàn bộ phí tổn mà bên B đã bỏ ra để thực hiện hợp đồng. Thông thường tiền bồi thường do hai bên qui định và sẽ căn cứ trên tổng giá trị gợp đồng thường là từ 14% trị giá hợp đồng. * Điều XI Trách nhiệm của mỗi bên - Trong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu Trách nhiệm của bên B: Bên B thoả thuận ký với nhà sản xuất nhập hàng theo đúng số lượng, chất lượng,các tính năng kỹ thuật đã được ghi và qui định trong bản phụ lục của bản hợp đồng này đồng thời đảm bảo hàng nhập và đến cơ sở của bân A đầy đủ và an toàn. Thực hiện các thủ tục nhập khẩu hàng hoá với các cơ quan hữu quan và thanh toán tiền hàng cho nhà nhập khẩu nước ngoài Làm mọi thủ tục nhận hàng tại cảng hay tại sân bay và thông báo cho bên A bằng văn bản trước 8 ngày và cùng bên A giao nhận số hàng trong hợp đồng với các cơ quan hữu quan. Bên B có trách nhiệm đưa hàng về cơ sở của bên B một cách đảm bảo và an toàn, chi phí do bên B chịu. Làm các thủ tục kiểm hàng với các cơ quan hữu quan đảm bảo hàng nhập khẩu mang đầy đủ tính hợp pháp và đưa được về tới cơ sở bên A. Làm các thủ tục mời các bên hữu quan giám sát (kể cả chuyên gia của hãng sản xuất) trong suốt quá trình lắp đặt bảo hành và bàn giao đầy đủ thiết bị cũng như vật tư phụ, phụ kiện kèm theo đã được ghi trong phụ lục của hợp đồng cho bên A Làm các thủ tục khiếu nại nếu có, đòi bồi thường thiệt hại hoặc huỷ hợp đồng với phía nướci ngoài khi các điều khoản giao hàng qui định về bảo mật bản quyền bị vi phạm theo điều khoản phạt của hợp đồng này. Kể cả thanh toán toàn bộ số tiền mà bên A đã chuyển vào tài khoản của bên B theo các qui định caủ chế độ hợp đồng kinh tế Việt Nam. Tiền lãi được xác định theo lãi suất ngân hàng nhà nước Việt Nam tại thời điểm khiếu nại. Trách nhiệm của bên A Bên A thanh toán toàn bộ số tiền hàng của tổng giá trị hợp đồng theo diều khoản thanh toán đã qui định sẵn trong hợp đồng và theo vận đơn để nhapạ khẩu số hàng hoá của hợp đồng này bằng tiền USD vào tài khoản ngoại tệ của bên B Phí uỷ thác và các chi phí khác (chi phí phát sinh nằm ngoài các điều khoản đã thoản thuận) thì bên A sẽ thanh toán bằng tài khoản Việt Nam vào tài khoản của bên B trên cơ sở các chứng từ hợp lệ. Phí uỷ thác có thể được thanh toán theo các giai đoạn và tỉ lệ với các giá trị thanh toán của hợp đồng ngoại của từng giai đoạn theo như các bên đã thống nhất với nhau. Khi có thông báo ngày giờ hàng về bên A có trách nhiệm bố trí đầy đủ các thành phần tiếp nhận hangf hoá cũng như chuẩn bị kho bãi đủ điều kiện để chứa hàng hoá. Khi nhận hàng nếu phát hiện hàng hoá không đảm bảo qui cách vận chuyển theo qui định: vỡ kiện, mất hàng hoặc vỡ nứt liêm phong thì bên A có trách nhiệm thông báo cho bên B để bên B có trách nhiệm yêu cầu các hãng vận tải và các cơ quan hữu quan lập biên bản xác nhận đồng thờ tổ chức giám định ngay. Việc kết toán hợp đồng này được kết toán trong vòng 0 ngày kể từ khi hết thời hạn ghi trong điều khoản bảo hành trong hợp đồng. - Trong hợp đồng uỷ thác xuất khẩu: Trách nhiệm của bên B: Bên B đảm nhận trách nhiệm ký kết với khách hàng nước ngoài hợp đồng xuất khẩu hàng hoá theo đúng số lượng và chất lượng các tính năng kỹ thuật đã được quy định trong hợp đồng và bản phụ lục của hợp đồng kèm theo. Làm mọi thủ tục xuất khẩu hàng hoá với các cơ quan hữu quan làm mọi thủ tục giao hàng, nhận tiền và chuyển tiền cho bên A. Trách nhiệm của bên A: Bên A có trách nhiệm sản xuất và thu gom hàng hoá, đóng gói bao bì theo đúng yêu cầu mà bên B đã thông báo, chở hàng ra tập kết ở cảng đúng thời hạn để cùng với bên B làm các thủ tục cần thiết để xuất khẩu hàng hoá. Xin các giấy tờ cần thiết có liên quan đến việc cho phép xuất khẩu hàng hoá. Bên A có trách nhiệm thanh toán cho bên B phí uỷ thác và các chi phí khác như đã thoả thuận, phí uỷ thác được thành toán theo từng giai đoạn và tỷ lệ từng giai đoạn như hợp đồng ngoại mà cacs bên đã thoả thuận thống nhất. * Điều VII: Các điều khoản khác: Mọi thay đổi hay điều chỉnh hợp đồng này chỉ có giá trị khi được lập bằng văn bản và được sự đồng ý của hai bên. Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký. Bằng việc ký kết hợp đồng này các văn bản và các cuộc đàm phán liên quan trước đây đều vô giá trị. Tất cả các phụ lục kèm theo (phụlục 1n) là các phàn không thể tách rời của hợp đồng này. Các vấn đề khác chưa nêu trong hợp đồng này sẽ được hai bên căn cứ vào quy định hiện hành của Nhà nước và chế độ về hợp đồng kinh tế để giải quyết. CHƯƠNG II: HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU UỶ THÁC Ở CÔNG TY TOCONTAP – HÀ NỘI. I. VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TOCONTAP VÀ TÌNH HÌNH XUẤT NHẬP KHẨU UỶ THÁC Ở CÔNG TY TRONG MẤY NĂM QUA: 1. Giới thiệu tóm tắt về Công ty TOCONTAP - Hà nội (1). Công ty xuất nhập khẩu từ ngày 5/3/1956, là một trong số ít công ty xuất nhập khẩu lâu đời nhất của Việt Nam. Trụ sở chính của Công ty đặt tại 36 Bà Triệu, Hoàn Kiếm – Hà Nội. Công ty có 2 chi nhánh như sau: - Chi nhánh TOCONTAP tại Hải Phòng ở 96A Nguyễn Đức Cảnh . - Chi nhánh TOCONTAP tại TP. Hồ Chí Minh ở 1168D đường 3/2 Q.11. Công ty TOCONTAP là doanh nghiệp nhà nước có tư cách pháp nhân, hoạch toán độc lập, có tài khoản (tiền Việt Nam và ngoại tệ) tại ngân hàng và có con dấu theo quy định của Nhà nước. (2). Mục đích kinh doanh của Công ty là thông qua các hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, sản xuất liên doanh và hợp tác đầu tư để khai thác một cách có hiệu quả các nguồn vật tư, nguyên liệu, nhân lực và cơ sở sản xuất trong nước nhằm đẩy mạnh sản xuất, xuất khẩu tăng thu ngoại tệ cho Nhà nước. (3). Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của TOCONTAP đã thể hiện tại Quyết định của Bộ trưởng Bộ Thương mại số 597/TM –TCCB ngày 19/7/1995 theo đó TOCONTAP: * Xuất khẩu: Các mặt hàng nông sản, lâm sản, hải sản, thực phẩm, thủ công mỹ nghệ, tạp phẩm, công nghệ, sản phẩm dệt, may, da giày. * Nhập khẩu: Vật tư, máy móc, thiết bị, nguyên liệu, vật liệu xây dựng, phương tiện vận tải, hàng nông sản, thực phẩm và hàng tiêu dùng thiết yếu để phục vụ cho nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty. - Được kinh doanh khách sạn, và dịch vụ khách sạn, đại lý bán hàng theo quy định hiện hành của Nhà nước. - Được mở cửa hàng buôn bán, bán lẻ hàng nhập khẩu và hàng sản xuất trong nước theo quy định hiện hành. - Được tổ chức gia công chế biến, hợp tác đầu tư, liên doanh liên kết với các tổ chức trong và ngoài nước. 2. Cơ cấu tổ chức của Công ty TOCONTAP: a. Nhân sự: Cơ cấu tổ chức bộ máy kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty như sau: Tổng giám đốc công ty là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước và bộ chủ quản về toàn bộ hoạt động của Công ty. Các phòng trực tiếp tổ chức kinh doanh hạch toán nội bộ được quyền chủ động hạch toán kinh doanh trên cơ sở các phương án được giám đốc duyệt, đảm bảo trang trải các chi phí và kinh doanh có lãi. Công tác quản lý tài chính chuyển từ hình thức tập trung sang hình thức kế toán vừa tập trung vừa kế toán theo từng đơn vị. Một số đơn vị thực hiện báo sổ cho phòng tài chính kế toán của công ty trưởng các phòng là người chịu trách nhiệm trước giám về toàn bộ hoạt động của phòng mình và trực tiếp chịu trách nhiệm trước nhà nước và pháp luật theo giấy uỷ quyền của giám đốc. Ban giám đốc Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh TP. HCM Hành chính quản trị Tài chính kế toán Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh TPHCM NKK 1 NKK 2 NKK 3 NKK 4 NKK 5 NKK 6 NKK 7 NKK 8 Xí nghiệp TOCAN b. Mô hình tổ chức: Do cơ chế thị trường nên các phòng XNK của công ty tự tìm kiếm, khai thác được bất cứ mặt hàng nào đều được phép XNK mặt hàng đó (trừ những hàng hoá Nhà nước cấm xuất, cấm nhập). Tuy vậy, mỗi một phòng XNK của TOCONTAP đều có mặt hàng chính, chủ lực cuả mình, cụ thể: Phòng XNK 1: Chuyên về hàng máy vi tính + giấy loại. Phòng XNK 2: Chuyên về hàng văn phòng phẩm, hàng thể thao, nguyên vật liệu và máy móc phục vụ sản xuất. Phòng XNK 3: Chuyên về hàng may mặc, dệt. Phòng XNK 4: Chuyên về hàng giày, dép, cao su Phòng XNK 5: Đồ ăn uống, thực phầm, mỹ phẩm. Phòng XNK 6: Đồ điện. Phòng XNK 7: Nông sản thực phẩm. Phòng XNK 8: Mây tre đan, mỹ nghệ. Xí nghiệp TOCAN: chuyên sản xuất các loại chổi quét sơn. 3. Tình hình hoạt động của TOCONTAP trong những năm vừa qua. Mặc dù có sự biến động về kinh tế, tiền tệ mọi hoạt động của các nước trong khu vực cũng như trên toàn thế giới, đặc biệt là sự tác động của cuộc khủng khoảng kinh tế tài chính Châu á và toàn cầu, có thể nói khó khăn lớn hơn thời kỳ khủng hoảng do khối các nước XHCN đổ vỡ, phải đối mặt với sự khốc liệt của cơ chế thị trường, song TOCONTAP đã đứng vững, ổn định, kinh doanh đạt kinh ngạch năm sau cao hơn năm trước, có hiệu quả. Thành tích đó được thể hiện sau đây: Tình hình XNK từ 1996 – 2000. Đơn vị tính: triệu USD & RCN Năm Xuất khẩu Nhập khẩu Kim ngạch 1996 4,8 12,7 17,5 1997 5,0 20,1 25,1 1998 3,575 24,836 28,441 1999 4,543 12,004 16,547 2000 Nguồn: Báo cáo tổng kết kế hoạch kim ngạch XNK ngày 16/1/2001. Qua bảng tông kết trên đây ta thấy kim ngạch năm 1998 cao nhất kể từ năm 1995 trở lại đây. Đó là một năm đầy sôi động và thử thách. Nhìn chung hoạt động kinh doanh của TOCONTAP tập trung nhiều cho nhập khẩu. Tỷ trọng nhập khẩu cao hơn nhiều so với xuất khẩu. Nhập khẩu chính của TOCONTAP là máy móc thiết bị, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, ngoài ra TOCONTAP còn nhập hàng tiêu dùng và đồ điện gia dụng phục vụ cho nhu cầu thiết yếu trong nước. Trong đó hàng nhập khẩu uỷ thác chiếm tỷ trọng chủ yếu (hơn 50% tổng kim ngạch thực hiện). Hiện mặt hàng xuất khẩu cao nhất ở TOCONTAP là chổi quét sơn (trung bình mỗi năm xuất được xấp xỉ 1 triệu USD). Những mặt hàng xuất khẩu truyền thống TOCONTAP tập trung vào: gốm, sứ, mây tre đan, mỹ nghệ, may mặc + dệt len, nông sản Ta có thể lấy thí dụ năm 1998 để minh hoạ cho việc XNK uỷ thác chiếm kinh ngạch quan trọng trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của TOCONTAP. Trong năm 1998 TOCONTAP đã ký được 1.256 hợp đồng đối nội và đối ngoại với tổng kim ngạch như sau: a. Hợp đồng đối nội : 27.546.488 USD = 518 hợp đồng. Trong đó: NK uỷ thác 19.499.828 USD NK tự doanh 6.772.822 USD. XK uỷ thác 1.140.000 USD XK tự doanh 133.838 USD. b. Hợp đồng ngoại: 29.919.608 USD = 738 hợp đồng. Trong đó: NK uỷ thác 18.242.271 USD. NK tự doanh 9.703.039 USD. XK uỷ thác 1.196.943 USD. XK tự doanh 316.146 USD. XK gia công 453.852 USD. Trong năm 1999 TOCONTAP đã ký được 757 hợp đồng nội và đối ngoại với tổng kim ngạch như sau: a. Hợp đồng đối nội: 11.890.588 USD = 308 hợp đồng Trong đó : Tự doanh 6.717.316 USD Uỷ thác 5.173.272 USD. b. Hợp đồng ngoại: 13.654.742 USD = 499 hợp đồng. Trong đó: Xuất khẩu 2.765.874 USD. Nhập khẩu: 10.888.744 USD. TOCONTAP có quan hệ XNK với hàng chục nước trên thế giới, Châu á có bạn hàng là: Singapore, Malaixia, Inđônêxia, Trung Quốc, Hàn quốc Châu Âu có bạn hàng là: Nga, Phần Lan, Anh, Thuỵ Sĩ, Thuỵ Điển, Bỉ, Bungari, Hung, Tiệp Châu úc, Châu Mỹ có bạn hàng là: Canađa, Chi Lê, Châu Phí, Angeri Năm 1996 đến nay kinh doanh của công ty đều có lãi. Một vài chỉ tiêu tài chính sau đây nói trên TOCONTAP đã có một số thành tích nhất định, là một công ty có nền tài chính lành mạnh. Đơn vị tính: triệu đồng TT 1997 1998 1999 1 Doanh thu 142.524,7 204.872,0 104.842 2 Nộp ngân sách 16.971,8 29.969,0 22.618/21.300 + Thuế doanh thu 913,4 1.277,4 581 + Thuế XNK 14.419,7 26.892,1 9.865 + Thuế lợi tức 705,0 809,7 379,5 + Thuế vốn 867,7 989,8 806,5 + Thuế VAT 10.986 3 Quỹ lương 1,791,8 2.274,2 1,495 4 Lợi nhuận 1.566,7 1.799,5 1.186,8 5 Vòng quay vốn 5,35 vòng 7,7 vòng 3,94 vòng 6 Thời gian hoàn vốn 67,3 ngày 46,3 ngày 91,4 ngày Nguồn: Báo cáo tổng kết kế hoạch kinh ngạch XNK ngày 16/1/2001. Do công ty TOCONTAP có nền tài chính lành mạnh nên hoạt động XNK uỷ thác ở TOCONTAP có điều kiện phát triển mạnh mẽ và không ngừng tăng lên kể từ năm 1996 đến nay Công ty thu phí uỷ thác XNK từ 0,5 –2% trên tổng trị giá hợp đồng. Nếu trị giá hợp đồng lớn thì công ty thu phí uỷ thác thấp, ngược lại nếu trị giá hợp đồng bé thì công ty thu phí uỷ thác cao. Về tình hình XNK uỷ thác của TOCONTAP trong mấy năm qua nhìn chung kim ngạch XNK uỷ thác luôn luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng kim ngạch XNK chung của công ty. Xét riêng về nhập uỷ thác: thì mặt hàng máy vi tính và phụ tùng vi tính là mặt hàng có kim ngạch nhập khẩu uỷ thác cao nhất ở TOCONTAP liên tục 2 năm nay 1997 – 1998 (2.000.000 USD – 4.000.000 USD). Xét về xuất khẩu uỷ thác : thì mặt hàng mỳ ăn liền xuất đi Liên bang Nga có kim ngạch xuất khẩu uỷ thác cao nhất ở TOCONTAP. Dự đoán trong những năm tới hoạt động XNK uỷ thác ở TOCONTAP vẫn sôi nổi và dược đẩy mạnh vì hoạt động XNK uỷ thác tạo nên sự chuyên môn hoá cao độ trong lĩnh vực XNK. Do có uy tín đối với nhiều khách hàng trong nước nên ngày càng có nhiều khách hàng đến uỷ thác XNK qua TOCONTAP. Do TOCONTAP có bề dày hơn 40 năm hoạt động XNK , có một đội ngũ đông đảo cán bộ có trình độ đại học ngoại thương, có kinh nghiệm trong công tác XNK, đây là thuận lợi cơ bản để các doanh nghiệp mọi miền của đất nước Việt Nam tìm đến TOCONTAP khi họ muốn XNK uỷ thác. II. Hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác ở công ty TOCONTAP. 1. Giao dịch. Thông thường khi có một đơn vị kinh tế nào đó với điều kiện hàng hoá không nằm trong danh mục hàng cấm XNK của Nhà nước thì đơn vị kinh tế đó đem 02 sản phẩm mẫu đến Công ty TOCONTAP đàm phán và yêu cầu Công ty TOCONTAP xuất khẩu hàng hoá cho họ, hoặc trong trường hợp nhập khẩu thì đơn vị kinh tế đó cần đem những yêu cầu về mẫu mã thông số kỹ thuật về hàng hoá cần nhập để công ty đàm phán yêu cầu Công ty TOCONTAP nhập khẩu hàng hoá đó cho đơn vị mình. 2. Chào hàng, đặt hàng. Trên cơ sửo đơn yêu cầu uỷ thác và mẫu mã cũng như các thông số kỹ thuật về hàng hoá đó Công ty TOCONTAP sẽ thiết lập bản chào hàng, hoặc đặt hàng để gửi tới các bạn hàng của mình ở nước ngoài. Thông thường nội dung đơn chào hàng của công ty bao gồm: Tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng, giá cả, điều kiện cơ sở giao hàng, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán, bao bì, ký mã hiệu thể thức giao nhận hàng Trong trường hợp bạn hàng nước ngoài của công ty đã có mối quan hệ mua, bán với công ty lâu dài, hoặc có điều kiện chung giao hàng điều chỉnh thì chào hàng có khi cần thiết chỉ cần nêu những nội dung cần thiết cho lần giao dịch đó. Ví dụ như tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, giá cả, thời hạn giao hàng. Những điều kiện còn lại sẽ áp dụng như những hợp đồng đã ký trước đó hoặc theo điều kiện chung giao hàng giữa hai bên. Tương tự như vậy trong đơn đặt hàng Công ty TOCONTAP nêu cụ thể các yêu cầu về mẫu mã,thông số kỹ thuật về hàng mà người uỷ thác nhập khẩu yêu cầu như: tên hàng, quy cách phẩm chất, giá cả, số lượng, thời hạn giao hàng và một số các điều kiện khác. 3. Đàm phán. Các loại hình đàm phán chủ yếu mà Công ty TOCONTAP thường sử dụng là các loại hình cơ bản sau: - Đàm phán trực tiếp: Hình thức này thường do Phòng Thương mại giới thiệu hoặc do Tham tán thương mại Việt Nam ở nước ngoài giới thiệu hoặc là do bạn hàng nước ngoài đã làm việc nhiều với Công ty trong thời gian sang Việt Nam để tìm hiểu thị trường hoặc ký kết các hợp đồng mua hàng, mặt khác có thể đàm phán với các công ty đại diện nước ngoài tại Việt Nam. Trong quá trình đàm phán thoả thuận việc mua bán, công ty đưa mẫu hàng cho khách hàng xem đồng thời phát giá từng mặt hàng (với xuất khẩu) hoặc yêu cầu chào hàng (với xuất khẩu). Giá cả này phải dựa trên giá cả thực tế của thị trường trong nước cũng như thị trường giá cả quốc tế. Qua đại diện hoặc qua các cơ sở mà đã có quan hệ mua bán từ trước với nước ngoài, công ty sẽ chào hàng (hoặc đặt hàng) bằng cách lên những đơn chào hàng (hoặc đặt hàng) với các điều khoản giống như một hợp đòng để giao cho khách nước ngoài, nếu như khách hàng đồng ý thì coi như hợp đồng đã được ký kết. Trên thực tế thì công ty TOCONTAP đàm phán qua điện thoại rất có hiệu quả. Đối với những khách hàng có quan hệ mua bán lâu dài thì phương thức nàu rất có hiệu quả và được áp dụng phổ biến, hai bên cùng tin tưởng lẫn nhau và mua bán những mặt hàng được ký kết nhiều lần chỉ cần thay đổi một chút ít về giá cả quy cách phẩm chất, thời gian giao hàng - Đàm phán qua thư từ, telex, fax: Đây là phương thức áp dụng phổ biến nhất ở công ty TOCONTAP với hầu hết các khách hàng của mình đàm phán giao dịch qua thư từ, telex, fax thì quá trình ký kết hợp đồng nhanh chóng, ít tốn kèm hơn đàm phán, giao dịch ký kết qua điện thoại vả lại trong telex người ta có thể ghi rõ cụ thể, chi tiết yêu cầu của mình tránh được nhầm lẫn. 4. Ký kết hợp đồng ngoại: Việc giao dịch đàm phán nếu có kết quả sẽ dẫn tới việc ký kết hợp đồng ngoại thương. Các điều khoản trong bản hợp đồng ngoại phải dựa trên cơ sở về sự thống nhất với bên A về chi tiết cụ thể của từng điều khoản. Ngôn ngữ dùng để xây dựng bản hợp đồng phải bằng tiếng Anh. Tóm tại, công ty thay mặt bên uỷ thác, ký kết hợp đồng ngoại như là việc ký kết một bản hợp đồng xuất nhập khẩu thông thường và nó cũng bao gồm các phần như: * Số hợp đồng. * Ngày và địa chỉ của các bên ký kết. * Tên và địa chỉ của các bên ký kết. Các điều khoản của hợp đồng như: * Tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng bao bì, kỹ mã hiệu. Việc ghi như thế nào trong điều khoản này đều đã được thông qua sự thoả thuận, thống nhất với bên A. Ví dụ như về số lượng, phù hợp với số liệu nhu cầu bên A cần nhập hoặc xuất. * Giá cả- đơn giá, tổng trị giá: Đơn giá và tổng giá ghi như thế nào thì cũng được ghi như vậy trong bản hợp đồng nội. * Thời hạn và địa điểm giao hàng - điều kiện giao nhận: Thời hạn giao hàng được quy định trên cơ sở việc chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu của bên A như thế nào, và có thể giao trong khoảng thời gian nào trong tương lai, như vậy sẽ được ghi vào hợp đồng ngoại. Địa điểm giao hàng: Cảng Hải Phòng. * Điều kiện thanh toán: banửg L/C trả ngay không huỷ ngang. * Điều kiện khiếu nại trọng tàu. * Điều kiện bất khả kháng. 5. Ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu uỷ thác (hay còn gọi là hợp đồng nội): Sau khi ký kết hợp đồng ngoại xong, công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng nội, các điều khoản của hợp đồng nội và hợp đồng ngoại có mối liên quan chặt chẽ với nhau, cho nên việc ghi thiếu, hoặc bỏ qua mà không xem xét cẩn thận, đối chiếu với bản hợp đồng ngoại, đến khi xẩy ra tranh chấp thì sẽ rất nguy hại và làm mất uy tín cho Công ty, cho nên bản hợp đồng phải đề cập đến mọi vấn đề. Công ty TOCONTAP sẽ tiến hành ký kết hợp đồng nội với bên uỷ thác. Hợp đồng uỷ thác xuất nhập khẩu của Công ty TOCONTAP ký kết với bên uỷ thác được làm bằng văn bản do công ty soạn thảo trên cơ sửa được xem xét một cách kỹ lưỡng cẩn thận, đối chiếu với những thoả thuận đã đạt được trong đàm phán, giao dịch trước đây. Hợp đồng nội là một cơ sở pháp lý ràng buộc trách nhiệm của hai bên. Thông thường nội dung của một hợp đồng uỷ thác xuất nhập khẩu của Công ty TOCONTAP như sau Phần đầu của hợp đồng ghi rõ tên của đơn vị uỷ thác, địa chỉ, điện thoại, fax, tài khoản tiền Việt Nam , tài khoản ngoại tệ do ai làm đại diện ký kết thông thường bên uỷ thác được gọi tắt là bên A. Còn về phía công ty thường được ghi. Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm – TOCONTAP. Địa chỉ: 36 Bà Triệu – Hà Nội. Điện thoại: 84 – 4 – 82536618 84 – 4 – 8253619 Fax: 84 - 4 – 8253614. Số tài khoản 361.11.000.005 tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam và được gọi tắt là bên B. Điều 1: Tên hàng số lượng, đơn giá, trị giá: giá cả thường được viết là USD/CVR Hải Phòng hoặc USD/POB Hải Phòng và được ghi rõ giá của từng đơn vị hàng hoá và tổng trị giá của chúng. Điều 2: Quy cách phẩm chất. Thường được quy định dựa vào mẫu mã và được quy định một cách chặt chẽ nhằm ràng buộc trách nhiệm của bên uỷ thác về chất lượng của hàng hoá để giữ vững uy tín và hình ảnh của công ty, ở điều khoản này được ghi như sau: - Bên A phải giao hàng theo đúng quy cách, theo mẫu bên B xác nhận. - Trước khi xác nhận lượng sản xuất, bên A phải giữ cho bên B 02 sản phảm mẫu để xác nhận mẫu hàng. Bên B phải chịu trách nhiệm cả về số lượng và chất lượng hàng hoá tới tay khách hàng nước ngoài. Điều 3: Bao bì đóng gói, ký mã hiệu. Thường được quy định tuỳ thuộc vào hợp đồng ngoại mà bên B đã ký với khách hàng nước ngoài, ví dụ: - Bao bì đóng gói: phụ lục với tiêu chuẩn xuất khẩu. - Kỹ mã hiệu: mỗi một hộp phải có etickét đính kèm. Nội dung etickét sẽ do bên B cung cấp cho bên A. + Trên mỗi kiện hàng phải ghi bằng mực không phai như sau: - Một mặt: (nơi đến). - Một mặt: kiện số, mã hàng, sốlượng, trọng lượng. Điều 4: Phương thức giao hàng. Nội dung của nó thường là sự xác định thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng và thông báo giao hàng. Trong hoạt động được quy định như: + Thời hạn giao hàng: từ ngày. tháng..đến ngày..tháng.. + Địa điểm giao hàng tại kho bên B chủ định tại Hải Phòng (tại phân xưởng, trong trường hợp xuất khẩu uỷ thác). + Phương thức giao hàng: hàng được giao nguyên đai, nguyên kiện. + Thông báo giao hàng: Bên A có trách nhiệm thông báo cho bên B trước ngày giao hàng là X ngày bằng điện, telex hoặc fax hoặc bên B có trách nhiệm thông báo cho bên A trước ngày giao hàng là X ngày bằng điện, telex hoặc fax (trong trường hợp nhập khẩu uỷ thác). Điều 5: Phí uỷ thác. Trong trường hợp này thông thường quy định phí uỷ thức và tất cả các loại chi phí khác có thể phát sinh. Trong điều khoản này thông thường tuỳ vào từng lô hàng mà công ty tính phí uỷ thác và các chi phí khác một cách khác nhau. Nếu lô hàng có giá trị lớn thì phí suất uỷ thác nhỏ. Nhưng thông thường thì mức phí uỷ thác là 1% trị giá lô hàng chưa kể các chi phí khác. Điều 6: Thanh toán. Thông thường trong điều kiện này hai bên xác định trước những vấn đề về đồng tiền thanh toán, thời hạn trả tiền, phương thức trả tiền và điều kiện đảm bảo hối đoái được quy định quy định như sau: Bên A sẽ thanh toán cho bên B phí uỷ thác nhập khẩu trước khi làm thủ tục nhập hàng (hoặc trong trường hợp nhập khẩu uỷ thác là ngay sau khi nhận được báo cáo của ngân hàng trong vòng 7 ngày bên B sẽ thanh toán bằng VNĐ theo tỷ giá của NHNT tại thời điểm thanh toán cho bên A toàn bộ số tiền bằng séc hoặc tiền mặt sau khi đã trừ phí uỷ thác xuất khẩu, thông thường là 0,5 – 2% trên tổng trị giá hợp đồng). Điều 7: Trách nhiệm của mỗi bên. Trách nhiệm của mỗi bên thông thường được hai bên thoả thuận và ghi trong hợp đồng. Đây là điều khá quan trọng ràng buộc trách nhiệm trực tiếp của hai bên, nếu như vi phạm thì theo Thông tư số 18/1998/TT – BTM sẽ đưa ra toà án kinh tế để giải quyết và được quy định rõ ràng trách nhiệm của từng bên. - Bên A: Thống nhất với bên B về chi tiết các điều khoản của hoạt động ngoại trước khi bên B ký với khách hàng nước ngoài. Phải đảm bảo tuyệt đối về quy cách, phẩm chất, bao bì đóng gói và thời hạn giai hàng đúng như quy định trong hợp đồng và phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về số lượng, quy cách, phẩm chất, bao bì đóng gói tới tay khách hàng nước ngoài nếu không phải hoàn toàn chịu trách nhiệm. Thanh toán đầy đủ, đúng hạn các khoản chi phí uỷ thác. Cùng bên B hoàn thành về nhận hàng và chịu mọi chi phí phát sinh như kiểm hoá, hải quan, giám định và các chi phí trực tiếp khác (nếu có). Chịu trách nhiệm nộp thuế XNK nếu có, theo thông báo thuế của hải quan. Nếu có khiếu nại thì phải cùng bên B thương lượng, giải quyết với khách hàng nước ngoài trong thời gian quy định và tự chịu bồi thường toàn bộ mọi thiệt hại cùng mọi chi phí có liên quan. Trong trường hợp nhập khẩu uỷ thác thì bên A phải hợp tác cùng bên B làm các thủ tục khiếu nại (nếu có) trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận hàng, có xác nhận của TOCONTAP. Nếu quá thời hạn bên B không chịu trách nhiệm. - Bên B: Thay mặt bên A giao dịch, ký kết hợp đồng với khách hàng nước ngoài và thống nhất với bên A các điều khoản của hợp đồng ngoại. Đôn đốc theo dõi khách hàng nước ngoài giao hàng đúng thời hạn, thông báo cho bên A và cùng bên A chuẩn bị đầy đủ các thủ tục nhận hàng và giao hàng đúng thời hạn cho bên A. Tiến hành hợp tác, giải quyết và làm các thủ tục khiếu nại (nếu có) kịp thời. Thương lượng và đấu tranh tích cực với khách hàng nước ngoài để bảo vệ quyền lợi của người uỷ thác. Được hưởng phí hoa hồng nhập khẩu nói trên. Điều 8: Thanh lý hợp đồng. Hai bên có trách nhiệm thanh lý hợp đồng trong vòng 10 ngày sau khi thanh lý xong toàn bộ lô hàng. Điều 9: Cam kết chung. Hai bên cam kết thực hiện nghiêm chỉnh và đẩy đủ các điều khoản của hợp đồng này. Mỗi sự thay đổi đều phải làm bằng văn bản có xác nhận của hai bên mới có giá trị . Trong qúa trình thực hiện nếu có tranh chấp xảy ra, hai bên cùng nhau thương lượng, giải quyết, nếu không tự giải quyết được thì bên bị thiệt hại có quyền đưa ra toàn án kinh tế. Phán quyết của toàn án kinh tế có giá trị bắt buộc đối với hai bên. Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký đến khi hai bên hoàn thành mọi nghĩa vụ của mình. Hợp đồng này được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị như nhau. 6. Kiểm tra chất lượng. Trước khi giao hàng xuất khẩu, công ty cử người xuống tận cơ sở để đôn đốc theo dõi và kiểm tra việc giao hàng. Kiểm tra về phẩm chất, số lượng , trọng lượng , bao bì đóng gói, kẻ ký mã hiệu. Việc kiểm tra ở cơ sở có vai trò quyết định và có tác dụng triệt để nhất. Đây là khâu quan trọng có ý nghĩa chiến lược trong việc làm và lâu dài của công ty, cho nên công ty rất chú trọng việc kiểm tra chất lượng và đặt yếu tố chất lượng lên hàng đầu. Còn việc kiểm tra chất lượng hàng hoá ở cửa khẩu chỉ có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm ở cơ sở và thực hiện các thủ tục quốc tế. 7. Thuê tàu lưu cước. Thông thường việc thuê tàu lưu cước đòi hỏi có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trường thuê tàu và tinh thông các điều kiện thuê tàu, vì vậy công ty uỷ thác cho các công ty hàng hải như: Công ty thuê tàu và môi giới hàng hải Vietfacht. 8. Làm thủ tục hải quan. Thông thường mỗi khi có hàng công ty thường cử người xuống tận cảng để tiến hành các thủ tục hải quan về giao nhận hàng hoá. Người của công ty sẽ đến tận cơ quan hải quan để xuất trình các giấy tờ hải quan như tờ khai hải quan, lệnh giao hàng, hoá đơn, phiếu đóng gói, bản vẽ chi tiết. Sau đó người của công ty sẽ cùng đi với nhân viên hải quan đến cảng để kiểm hoá. Sau khi nộp thuế hàng, người của công ty sẽ nhận được lệnh giao hàng và sẽ giao lệnh này cho công ty vận chuyển Contener mà công ty thuê để chở đến tận phân xưởng cho bên A. 9. Giao nhận hàng với tàu. Trước khi giao nhận hàng công ty phải thông báo cho đơn vị uỷ thác biết về dự kiến ngày giờ hàng về. Theo dõi, đôn đốc việc giao nhận và lập những biên bản nếu cần về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra trong việc giao hàng. Công ty thanh toán các khoản chi phí trong việc giao nhận và thanh toán chi phí vận chuyển hàng từ cảng về phân xưởng bên giao uỷ thác. 10. Lập bộ chứng từ thanh toán: Sau khi giao hàng xong công ty nhanh chóng lập bộ chứng từ thanh toán, nhằm đề xuất trình ở ngân hàng và thu tiền về nhằm tránh cô động vốn nhằm giúp cho bạn hàng của mình quay vòng vốn nhanh, tạo sự tín nhiệm cho mối quan hệ lâu dài với mình. Thông thường bộ chứng từ thanh toán của công ty bao gồm các giấy tờ sau: + Hoá đơn thương mại 4 bản. + Trọn bộ gồm 3 bản gốc vận đơn hoàn hảo đã bốc hàng ghi rõ “cước đã trả”. + Hồi phiếu trả tiền ngày ký phát cho bên mua. + Phiếu đóng gói 2 bản. + Giấy chứng nhận kiểm định thực vật 2 bản. + Giấy chứng nhận xuất xứ 2 bản. + Giấy chứng nhận phẩm chất 2 bản. 11. Giải quyết tranh chấp khiếu nại (nếu có). Khi có khiếu nại công ty thường hợp tác cùng bên A làm các thủ tục khiếu nại và có sự xác nhận cuả công ty luôn tiến hành các thủ tục khiếu nại một cách kịp thời nhằm tránh bỏ lỡ thời hạn khiếu nại và thương lượng đấu tranh tích cực với khách hàng nước ngoài để bảo vệ quyền lợi của người uỷ thác. 12. Thanh lý hợp đồng. Hai bên phải có trách nhiệm thanh lý hợp đồng trong vòng 10 ngày kể từ khi hai bên hoàn thành các thủ tục thanh toán liên quan đến việc thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu uỷ thác. Biên bản thanh lý hợp đồng xuất nhập khẩu uỷ thác phải được làm bằng văn bản có chữ ký đóng đấu của hai bên và được làm thành 02 bản mỗi bên giữ 01 bản . CHƯƠNG III: CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ XUẤT NHẬP KHẨU UỶ THÁC Ở CÔNG TY TOCONTAP. I. Phương hướng hoạt động của TOCONTAP trong tương lai 1. Công tác nghiên cứu khách hàng và thâm nhập thị trường. Về công tác nghiên cứu khách àhng và thị trường công ty rất chú trọng. Hàng năm công ty đã cố gắng chuẩn bị trước về công tác thị trường, bởi vì có một thị trường để tiêu thụ (để sản xuất) hoặc có một thị trường cung cấp hàng nguyên vật liệu, linh kiện và phụ kiện phục vụ tiêu dùng và sản xuất (để nhập khẩu) góp phần ổn định xuất nhập khẩu trong năm, cũng như làm ổn định tình hình sản xuất trong nước từ đó chủ động ký kết và thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác trong nước. Thị trường xuất nhập khẩu của công ty khá tộng lớn bao gồm: Nhật, Đài Loan, Hồng Kông, Singapore, Hàn Quốc, Philipin, Thái Lan, Tây Đức, Tiệp Khắc, Nga, Ba Lan, Pháp, Trung Quốc Thị trường Châu Mỹ có bạn hàng Chi Lê, Canada, Châu Phi, Angeri Công ty tiến hành xuất nhập khẩu uỷ thác ở Châu á - Thái Binh Dương vì đường vận tải gần , giá hàng rẻ, danh mục mặt hàng rất phong phú (thị trường EC). Trong công tác xâm nhập thị trường, công ty đã xây dựng được một số mạng lưới thương nhân nước ngoài có độ tin cậy cao, công ty có một số bạn hàng ở Đông Âu và Liên Xô (cũ), do đó cũng nắm bắt được khá rõ tình hình thị trường ở đây. Phương châm hoạt động của Công ty là: bình đẳng hai bên cùng có lợi và chiếu cố lẫn nhau. Trong công tác xuất nhập khẩu uỷ thác, vấn đề cốt lõi là tìm nguồn hàng để xuất khẩu và tìm khách hàng (là các xí nghiệp nhập khẩu linh kiện, nguyên vật liệu để phục vụ sản xuất), các thương nhân nhập khẩu hàng tiêu dùng. Vì vậy muốn có hàng hoá xuất nhập khẩu phải đẩy mạnh sản xuất. Do ý thức được việc đó, công ty các địa phương, các đơn vị là môi trường sống và tồn tại của công ty. Chính vì lẽ đó mà trong khi thực hiện hoạt động uỷ thác xuất nhập khẩu công ty đã đáp ứng được nhiều các yêu cầu cho địa phương, xí nghiệp tham gia ngay từ khi cơ sở lập kế hoạch sản xuất làm sao cho có tính hiện thực. Tạo vốn ban đầu, về tính chất, đặc điểm của từng mặt hàng mà công ty có kế hoạch ứng vốn. Trong khâu thanh toán cũng áo dụng linh hoạt theo yêu cầu của địa phương. Chính vì năng động và linh hoạt trong quan hệ với các địa phương mà công ty đã thu hút được các đơn vị và cơ sở có hành xuất khẩu, cũng như các xí nghiệp có nhu cầu nhập khẩu về với mình, tạo sự tín nhiệm cao. 2. Công tác bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các cán bộ trong công ty. Việc ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu uỷ thác là quan trọng nhưng việc thực hiện hợp đồng lại càng quan trọng hơn, vì vậy công ty TOCONTAP đã rấp chú trọng nâng cao trình độ, nghiệp vụ, chuyên môn của mình trong việc XNK uỷ thác. Hàng năm công ty cử các cán bộ có năng lực, nhiệt tình trong công ty đi học thêm các khoá học tại một số trường đại học như Ngoại thương, đại học Kinh tế, đại học TC- KT nhằm nâng cao trình độ hiểu biết của các cán bộ cũng như chuyên môn hoá thật nhuần nhuyễn, tinh thông các nghiệp vụ để thích ứng với những chức năng và nhiệm vụ mới của công ty, các cán bộ này sẽ trở thành lực lượng nòng cốt trong công ty giúp công ty đứng vững trên thị trường trong nước cũng như ngoài nước. Do đó mà công ty đã chọn lọc một đội ngũ cán bộ tinh thông về nghiệp vụ, có hiểu biết rộng, năng động, bám sát các đơn vị, các cơ sở cung ứng hàng hoá nhập khẩu cũng như đơn vị nhập khẩu, nắm được xu hướng biến động giá cả ở thị trường trong cũng như ngoài nước. Lãnh đạo trong công ty thường xuyên tổ chức các cuộc hợp tác, trao đổi rút kinh nghiệm và tiếp thu ý kiến cho các cán bộ nghiệp vụ trong công ty và giám đốc công ty luôn theo dõi quá trình thực hiện hoạt động từ đầu đến cuối để nhắc nhỏ kịp thời. Ngoài ra, công ty cũng luôn trao đổi học hỏi thêm kinh nghiệm với Công ty và Tổng công ty có chất lượng xuất nhập khẩu uỷ thác nhiều và có tổng giá trị lớn. 3. Công tác khuyến khích nguồn tài chính của công ty. Trong công tác kinh doanh xuất nhập khẩu uỷ thác nếu có vốn hoạt động mà chỉ ngồi chờ người uỷ thác đến với mình và mình chỉ là người phục vụ đơn thuận thì kinh doanh không thể có hiệu quả. Các địa phương thì muốn quay vòng vốn nhanh, vì vốn của địa phương rất hạn chế, vì vậy, công ty cũng cần có các khoản vốn để hỗ trợ cho các địa phương giúp các địa phương quay vòng vốn nhanh thì hiệu quả kinh tế mới cao và do đó sự tín nhiệm đối với công ty ngày càng lớn. Do vậy, đứng trước tình hình trên công ty TOCONTAP thường xuyên phải cơ cấu lại các khoản tài chính, công ty rút hết các khoản vốn hoạt động không hiệu quả, ứ động lâu ngày tại những cơ sở yếu kém không còn khả năng phát triển nửa, cũng như những khoản nợ khác của công ty. Sau đó công ty sử dụng số tiền này như một kho đệm tài chính nhằm tạo ra sức mạnh trong những hoạt động XNK mới nói chung cũng như hoạt động XNK uỷ thác nói riêng, tạo ra sức mạnh cạnh tranh bằng cách tác động vào quan hệ thanh toán cùng với uy tín của mình mhằm ràng buộc họ chặt chẽ hơn. Nhiệm vụ của công ty là tự tạo ra nguồn vốn hỗ trợ cho sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty, quản lý khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn vốn đó, đảm bảo hỗ trợ sản xuất bù đắp các chi phí, cân đối giữa xuất khẩu và nhập khẩu , làm tròn nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nước, phấn đấu thực hiện chỉ tiêu xuất khẩu ngày càng cao. II. Giải pháp 1.Ưu nhược điểm và một số kiến nghị. Hoạt động kinh doanh nhận uỷ thác XNK tuy mới diễn ra trong vòng hơn 5 năm trở lại đây nhưng nó đã có nhiều đóng góp tích cực trong công cuộc đổi mới và xây dựng đất nước trong thời kỳ của sự chuyên môn hoá hợp tác hoá phát triển cao độ, yếu tố thời cơ được các công ty đặc biệt quan tâm xem xét, hình thức xuất nhập khẩu “door to door” hiện nay được dùng rất phổ biến. Vậy hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác đã đem lại những thắng lợi và kinh nghiệm như thế nào, chúng ta hãy cùng nhau xem xét những ưu điểm và nhược điểm của nó: 1.1 Ưu điểm: hoạt động XNK uỷ thác giúp các công ty mở thêm các mối quan hệ với các công ty kinh doanh XNK trong và ngoài nước. Mang lại các khoản lợi nhận không nhỏ từ phí uỷ thác thu được. Thúc đẩy quá trình XNK của các công ty được diễn ra nhanh chóng hơn, dễ dàng và thuận tiện mau chóng hoàn vốn nhằm đảm bảo yếu tố thời cơ đối với các công ty kinh doanh , hoặc kịp thời tái sản xuất đối với những đơn vị sản xuất. Củng cố và xây dựng uy tín cho công ty trong và ngoài nước giúp các đơn vị sản xuất kinh doanh trong nước thâm nhập vào thị trường thế giới nhanh chóng, kịp thời , tìm đúng thị trường mà mình cần. Vì là động lực để kích thích các đơn vị sản xuất kinh doanh trong nước sản xuất các mặt hàng xuất khẩu để đem về cho đất nức nhiều ngoại tệ hơn nhằm phục vụ cho công cuộc đổi mới đất nước, hướng theo công nghiệp hoá và hiện đại hó góp phần phát triển kinh tế một cách nhanh chóng và ổn định. Giúp Nhà nước điều chỉnh cán cân thanh toán mậu dịch nhằm tránh sự thâm hụt mậu dịch do nhập siêu gây ra. Tạo niềm tin tưởng ở các đơn vị nhập khẩu máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu phục vụ công nghiệp hoá và hiện đại hoá sản xuất trong nước nhờ có các công ty nhận uỷ thác nhập khẩu có trình độ nghiệp vụ cao khả năng chuyên môn tốt và nhất là về khả năng giao dịch đàm phán với nước ngoài và kinh nghiệm hiểu biết sâu rộng, cặn kẽ, có quan hệ bạn hàng với nước ngoài, uy tín với nước ngoài. Do vậy họ có khả năng cung ứng dịch vụ một cách tốt nhất, hiệu quả nhất mà các đơn vị nhập khẩu uỷ thác đòi hỏi. 1.2 Nhược điểm: Đây cũng là hoạt động hay xẩy ra khiếu nại tranh chấp vì đồng bộ thống nhất giữa đơn vị nhậ uỷ thác và đơn vị uỷ thác cũng như phía nước ngoài. Tính đồng bộ, thống nhất được thể hiện trong khi thanh toán và giao nhận hàng giữa các bên . Nếu như các bên không thực hiện một cách nghiêm chỉnh hoạt động uỷ thác xuất nhập khẩu thì sẽ dẫn đến việc điều chỉnh hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác vẫn còn chưa được hoàn thiện thống nhất, các văn bản của các cơ quan Bộ, ngành liên quan vẫn chồng chéo nhau, vẫn còn nhiều cấp thủ tục và nhiều giấy tờ phụ thuộc vào nhiều cơ quan khác nhau. 1.3 Kiến nghị: Nhà nước cần có những chính sách ưu tiên, khuyến khích các đơn vị hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu uỷ thác phát triển vì đây cũng là một biện pháp hỗ trợ, khuyến khích xuất khẩu. Hơn nữa bằng cách điều chỉnh hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác mà nhà nước cũng có thể phần nào cân đối được cán cân mậu dích, đẩy mạnh xuất nhập khẩu, nhập khẩu các mặt hàng phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước. Hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý, tránh sự chồng chéo lẫn nhau tạo sự thống nhất đồng bộ và ổn định riêng biệt và cụ thể. Đối với công ty: Giảm các khoản phí nhằm tọ nên sự hiệu quả đối với hoạt động xuất nhapạ khẩu uỷ thác, bởi vì đối với hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác sẽ có thể phát sinh rất nhiều các khoản chi phí thì lợi nhuận sẽ ít vậy dẫn đến sự tích phí uỷ thác cao, điều này dẫn đến khả năng cạnh tranh của công ty sẽ thấp đi hiện nay có rất nhiều các công ty kinh doanh xuất nhập khẩu kiêm cả dịch vụ giao nhận uỷ thác. Quản lý, kiểm tra chất lượng hàng hoá chặt chẽ sẽ dẫn đến việc hàng hoá mà công ty nhận uỷ thác XNK có chất lượng tốt dẫn đến uy tín của công ty phát triển tạo chỗ đứng vững chắc trên thị trường KẾT LUẬN Sự mở rộng quan hệ quốc tế nói chung và phát triển ngành ngoại thương nói riêng là tất yếu khách quan trong việc thực hiện đường lối chính sách mở cửa của Đảng và Nhà nước ta. Từ kinh nghiệm của các nước và của bản thân, Đảng Cộng sản Việt Nam đã xác định những định hướng lớn trong chính sách ngoại thương của nước ta là phải tiếp tục khắc phục tình trạng kinh tế tự cấp, tự túc, khép kín, chia cắt. Các đơn vị cơ sở, các ngành, các địa phương cho đến toàn bộ nền kinh tế phải phát huy lợi thế tương đối, không ngừng nâng cao sức cạnh tranh của hàng hoá đáp ứng tốt nhất nhu cầu của sản xuất và đời sống, hướng mạnh về xuất khẩu thay thế nhập khẩu những mặt hàng trong nước sản xuất có hiệu quả. Tóm lại trên cơ sở chính sách của nàh nước ta như trên thì hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác tuy mới phát triển trong mấy năm gần đây song nó đang ngày càng được nhà nước quan tâm, chú ý đến. Nó đem lại cho nhà nước và các tổ chức kinh tế , sản xuất kinh doanh những khoản lợi nhuận nhất. Nó góp phần thúc đẩy và tăng cường quan hệ tốt đẹp giữa nước ta và nước ngoài. Trong tình hình các mối quan hệ quốc tế ngày càng trở nên phức tạp, đầy biến động , quan hệ buôn bán với nước ngoài đầy những trắc trở, khó khăn, thì hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác tạo nên sự chuyên môn hoá cao độ trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, tạo nên sự thuận tiện với hình thức “door to door” và đảm bảo được sự tín nhiệm đối với những yêu cầu đòi hỏi của khách hàng. BỘ THƯƠNG MẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU TẠP PHẨM ------------------- CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -----------o0o---------- GIẤY CHỨNG NHẬN THỰC TẬP Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm (TOCONTAP) xác nhận: Sinh viên Ngô Minh Sơn lớp đại học tại chức khoá 17 Hà Nội trường Đại học Ngoại thương đã đến thực tập tại phòng 8 Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm từ ngày 20/10/2001 đến 24/12/2001 Trong thời gian thực tập, sinh viên Ngô Minh Sơn đã chấp hành đầy đủ nội quy của công ty, luôn cố gắng học hỏi trau dồi kiến thức và hoàn thành tốt mọi công việc được giao.