Các căn cứ đề hình thành cơ cấu tổ chức trực tuyến – Chức năng ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng

LỜI MỞ ĐẦU Doanh nghiệp là một cộng đồng người sản xuất ra những của cải vật chất đóng vai trò cần thiết nhất định của đời sống địa phương. Doanh nghiệp cũng là một hệ thốn, một tập hợp các yếu tố có quan hệ logíc và tác động qua lại lẫn nhau. Tập hợp này được tổ chức theo kiểu liên kết chặt chẽ các hoạt động riêng lẻ của từng cá nhân hợp thành. Mỗi tổ chức có cơ cấu riêng, vận động theo một cơ chế nhất định và được điều khiển bởi trung tâm đầu não để thự hiện những nhiệm vụ nhằm đạt được mục tiêu do doanh nghiệp đề ra. Lịch sử hình thành và phát triển và hoàn thiện các mô hình cơ cấu tổ chức quản lý là quá trình phân tích kế thừa những ưu điểm hợp lý và loại trừ những nhược điểm hạn chế của các cơ cấu trước. Các mô hình cơ cấu tổ chức quản lý ngày càng hoàn thiện và có tính ưu việt hơn. Trong bài tiểu luận này em chọn đề tài: "Các căn cứ đề hình thành cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng". Mô hình này được kết hợp từ mô hình cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng khắc phục được các nhược điểm của hai mô hình đó. Nội dung bài tiểu luận được chia như sau: Chương I : Tổng quát về cơ cấu tổ chức quản lý Chương II : Nghiên cứu cơ câú tổ chức trực tuyến - chức năng Chương III : Mô hình cơ cấu tổ chức của mỏ Giáp Khẩu Bài tiểu luận này em viết không tránh khỏi thiếu sót do kiến thức của em còn hạn chế . Kính mong thầy cô góp ý, bổ sung để những bài viết của em được tốt hơn trong các lần sau. Em xin cảm ơn thầy Đoàn Hữu Xuân, người trực tiếp hướng dẫn, cùng các thầy cô giáo viên giảng dạy đã giúp em hoàn thành tốt bài tiểu luận này. NỘI DUNG Chương I: TỔNG QUÁT VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ I. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1. Tổ chức: Là một cơ cấu ( bộ máy hoặc hệ thống bộ máy) được xây dựng có chủ định về vai trò và chức năng ( được hợp thức hoá) trong đó các thành viên của nó thực hiện từng phần việc được phân công với sự liên kết hữu cơ nhằm đạt tới mục tiêu chung. 2. Tổ chức quản lý: Là sự thiết lập và vận hành hệ thống cơ quan quản lý điều hành ở từng tổ chức sản xuất trong cả doanh nghiệp ( hoặc cả ngành, cả nền kinh tế). Tổ chức quản lý gồm ba yếu tố tạo thành: Chức năng , cơ cấu và chế độ vận hành. Hiệu quả hoạt động của tổ chức hoặc hiệu lực điều hành của tổ chức quản lý doanh nghiệp phụ thuộc vào 3 yếu tố: Chức năng không rõ sẽ không phục vụ đúng mục tiêu, cơ cấu không hợp lý sẽ không thực hiện tốt chức năng, cơ chế không phù hợp sẽ gây rối loạn sự vận hành cơ cấu. 3. Cơ cấu tổ chức quản lý: Cơ cấu là bộ khung, là nền tảng, là bộ xương của tổ chức được thể hiện trên sơ đồ hệ thống tổ chức của mỗi đơn vị với các vị trí xác định ( ở tuyến dọc hoặc hàng ngang) theo nguyên tắc nhất định. Cơ cấu tổ chức quản lý: là tập hợp các bộ phận khác nhau có mối quan hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hoá và có trách nhiệm quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau, nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung xác định của hệ thống. Cơ cấu của một tổ chức quản lý là kết quả tổng hợp của sự bố trí các bộ phận gắn bó với nhau một cách hợp lý tạo thành một hệ thống và khi các bộ phận hoạt động thì bộ máy vận hành ăn khớp nhịp nhàng theo sự điều khiển thống nhất của một trung tâm, tạo ra hiệu lực quản lý chung. Cơ cấu tổ chức phải hợp lý mới cho phép sử dụng tốt các nguồn lực, có các quyết định đúng đắn và tổ chức thực hiện có hiệu quả các quyết định đó. II. NHỮNG YÊU CẦU ĐỐI VỚI CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý phải bảo đảm các yêu cầu sau: 1. Tính tối ưu: - Số lượng các cấp, các khâu được xây dựng vừa và đủ, phù hợp với chức năng quản lý các cộng đoạn trong chu trình kinh doanh. - Nguyên tắc: Bảo dảm, quán xuyến hết khối lượng công việc và có thế quản lý kiểm tra được. Các nhà nghiên cứu về tổ chức quản lý cho rằng mỗi cấp không nên vượt quá 6 -7 đầu mối. Tại Việt nam, nhiều Doanh nghiệp có trên 20 đầu mối trực thuộc giám đốc hoặc 10-15 đầu mối trực thuộc quản đốc phân xưởng. Như vậy, doanh nghiệp sẽ có cách biệt, kém nhanh nhạy trong điều hành và cồng kềnh, lãnh phí, trùng chéo trong chức năng, trách nhiệm thiếu rõ ràng, nhiều người chỉ đạo một người. 2. Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính linh hoạt với bất kỳ một tình huống nào xảy ra trong hệ thống, cũng như môi trường. Hoạt động kinh doanh phụ thuộc và diễn biến của thị trường luôn thay đổi với các yếu tố chính trị, xã hội phức tạp đòi hỏi tính năng động cao trong quản lý. Doanh nghiệp luôn đứng trước những nguy cơ nay cần kịp thời nắm bắt cũng như những nguy cơ cần kịp thời đối phó. 3. Tính ổn định tương đối Tính ổn định tương đối được thể hiện trên việc lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp với chức năng chính của doanh nghiệp sự thận trọng khi quyết định điều đó phải có đủ căn cứ thực tế và điều kiện thực sự chín muồi. + Khi tiến hành điều chỉnh phải có sự chuẩn bị chu đáo mọi mặt và triển khai nhanh gọn, đầy đủ. 4. Độ tin cậy: Sự điều hành, phối hợp và kiểm tra mọi hoạt động trong doanh nghiệp đòi hỏi thông tin phải được cung cấp chính xác và kịp thời. Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo được tính tin cậy cao các thông tin đó. Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp phải hiểu rõ và làm đúng chức năng, chịu trách nhiệm và sử dụng đúng quyền hạn của mình. Mỗi con người trong hệ thống cơ cấu đó phải làm đầy đủ trách nhiệm được giao, cấp trên yên tâm, cấp dưới tin tưởng vào cấp trên. 5. Tính kinh tế (TKT): Tính kinh tế được thể hiện ở sự tinh gọn của bộ máy, hiệu quả làm việc tính kinh tế cũng có nghĩa là tính hiệu quả của bộ máy, thể hiện qua sự tương quan giữa chi phí bỏ ra và kết quả thu về, mặc dù khó đánh giá về số liệu. III. Nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý: Có 2 nhóm nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý: 1. Nhóm nhân tố thuộc đối tượng cơ cấu quản lý: - Tình trạng và trình độ phát triển của hệ thống - Tính chất và đặc điểm của mục tiêu của hệ thống. Các nhân tố trên đều ảnh hưởng đến thành phần và nội dung chức năng của hệ thống và thông qua đó chúng ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức quản lý. 2. Nhóm những nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý - Quan hệ lợi ích tồn tại giữa các cá nhân trong hệ thống - Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản lý - Trình độ cơ giới hoá và tự động hoá các hoạt động quản lý, trình độ kiến thức tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động, uy tín của họ của người lãnh đạo đối với hoạt động của những người cấp dưới. Chính sách sử dụng của hệ thống đối với đội ngũ cán bộ quản lý trong hệ thống. Chương II CƠ CẤU TỔ CHỨC " TRỰC TUYẾN - CHỨC NĂNG” I. SỰ HÌNH THÀNH CƠ CẤU "TRỰC TUYẾN – CHỨC NĂNG": Cơ cấu Trực tuyến – chức năng là một trong 3 loại hình của cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp. Để khắc phục các nhược điểm của cơ cấu trực tuyến và chức năng. Kiểu cơ cấu kết hợp " Trực tuyến – chức năng " ra đời và được áp dụng rộng rãi phổ biến trong các doanh nghiệp. Theo kiểu cơ cấu này, bên cạnh đường trực tuyến đặt một hay nhiều bộ phận tham mưu bao gồm nhiều chuyên gia đảm bảo trách nhiệm làm rõ các quyết định của tổng giám đốc và các giám đốc cơ sở. Bộ phận tham mưu không có quyền chỉ huy đối với các giám đốc cơ sở. * Nguyên lý tuyển kép: "Staff and line": Một tuyến có quyền lực chung : quyền chỉ đạo Một tuyến có quyền lực chuyên môn: Quyền cố vấn. Như vậy, 1 một doanh nghiệp có 2 loại người của 2 tuyến. Những thao tác chịu một sự thống nhất chỉ huy rõ rệt. Tuyến phân cấp : Là tuyến của những người đưa ra quyết định bao gồm những thao tác chịu một sự thống nhất chỉ huy rõ rệt. Tuyến cố vấn gồm những nhân viên nghiên cứu, đưa ra những khuyến nghị mà không ra quyết định . Đó là các tham mưu, cố vấn các lĩnh vực trong doanh nghiệp. Cơ cấu kết hợp Trực tuyến – chức năng, là sự kết hợp các quan hệ điều khiển - phục tùng giữa các cấp và quan hệ tham mưu - hướng dẫn ở mỗi cấp. Cơ cấu này tạo cho tổ chức một khung hành chính vững chắc và sử dụng tính ưu việt của việc hướng dẫn công tác thông qua các chuyên gia để quản lý - điều hành có hiệu lực và hiệu quả. Qua sơ đồ ta thấy, công nhân được chia vào nhiều tổ, đứng đầu tổ là các tổ trường. Công nhân phụ thuộc vào các tổ trưởng này, tổ trưởng phụ thuộc vào đốc công, đốc công thì trực tiếp phụ thuộc vào quản đốc phân xưởng về toàn bộ công việc phải làm để hoàn thành trách nhiệm. Người phụ trách ở mỗi cấp nhận sự hướng dẫn và kiểm tra về từng lĩnh vực của các bộ phận chức năng tương ứng của cấp trânm các bộ phận chức năng ở mỗi cấp lại là cơ quan tham mưu cho người thủ trưởng của cấp mình. Cung cấp thông tin đã được xử lý tổng hợp và các kiến nghị giải pháp để thủ trưởng ra quyết định. Quản đốc và bộ môn Phó giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc GIÁM ĐỐC Tổ sản xuất Tổ sản xuất Tổ sản xuất Đốc công Đốc công Đốc công Phòng ban Phòng ban Phòng ban Phòng ban Phòng ban Phòng ban Quản đốc và bộ môn Quản đốc và bộ môn Quản đốc và bộ môn Quản đốc và bộ môn I. ƯU ĐIỂM 1. Kết hợp các ưu điểm của thống nhất chỉ huy với ưu điểm của chuyên môn hoá: Sự thống nhất chỉ huy trong cơ cấu Trực tuyến – chức năng được thực hiện trong quan hệ điều khiển phục tùng giữa các cấp: Cấp bậc trên điều khiển, ra quyết định, ra mệnh lệnh, trực tiếp , kiểm tra cấp dưới; cấp dưới phục tùng cấp trên. Điều khiển là hình thức tác động tích cực nhất, linh hoạt nhất nhằm thực hiện các nhiệm vụ và kiểm tra để ngăn chặn, khắc phục các sai lệch của từng bộ phận thừa hành. Cụ thể là giám đốc điều khiển trực tiếp quản đốc phân xưởng. Sự điều khiển đó phải dựa trên phương thức tác động có tổ chức và dựa vào chức năng, quyền hạn trách nhiệm của mỗi cấp trong mỗi thứ bậc của hệ thống tổ chức quản lý. Nếu như chỉ có tính thống nhất chỉ huy mà không có sự chuyên môn hoá chức năng thì cơ câú sẽ trở về cơ cấu trực tuyến. Mỗi cấp quản lý phải thực hiện chức năng của một khâu quản lý với nhiều việc phức tạp đòi hỏi kiến thức chuyên sâu mà người quản lý phải dựa vào đó mới nắm chắc được tình hình và ra quyết định được đúng đắn. Giám đốc không phải tự mình phân tích tất cả các vấn đề và theo dõi tình hình sâu của từng mặt. Thông thường ở mỗi lĩnh vực Giám đốc giao cho một cấp phó phụ trách ( kỹ thuật, kinh tế, nghiệp vụ…) các bộ phận chức năng được uỷ quyền chỉ đạo ra quyết định giải quyết những vấn đề chuyên môn do mình phụ trách nhờ đó, các điều kiện sử dụng khai thác trình độ chuyên môn của các chuyên gia được nâng cao về chất lượng, hiệu quả dần đi đến chuyên môn hoá từng chức năng. Sự kết hợp các ưu điểm của hai mô hình cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng tạo nên tính linh hoạt hài hoà, không cứng nhắc đơn điệu trong quản lý. 2. Quản lý đồng thời dài hạn ( bằng các chức năng) và ngắn hạn ( bằng thực hành). * Quản lý dài hạn - quản lý chức năng Nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các đơn vị riêng biệt theo các chức năng quản lý và hình thành nên những người đứng đầu các phân hệ được chuyên môn hoá chỉ đảm nhận thực hiện một chức năng nhất định. * Quản lý ngắn hạn - bằng thừa hành Quản lý bằng thừa hành được hiểu là quản lý theo chiều dọc ( Theo thứ bậc quản lý). Người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận mệnh lệnh qua cấp trên trực tiếp và chỉ thi hành mệnh lệnh đó mà thôi, Cơ cấu tổ chức quản lý " Trực tuyến – chức năng” kết hợp đồng thời quản lý theo chiều dọc và chiều ngang, tạo cho cơ cấu quản lý không bị vướng mắc, chồng chéo, cản trở lẫn nhau, tạo được mối quan hệ gắn bó của các thành phần trong tổ chức. II. NHƯỢC ĐIỂM 1. Có nguy cơ do khó khăn của mối quan hệ thừa hành và chức trách : Mối liên hệ giữa các nhân viên trong hệ thống rất phức tạp. Người lãnh đạo cấp cao nhất vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt công việc và toàn quyền trong phạm vi hệ thống, việc truyền lệnh vẫn theo tuyến. Do đó, người lãnh đạo dễ lạm dụng chức quyền, chức trách của mình tự đề ra các quyết định, rồi bắt cấp dưới phải thừa hành mệnh lệnh. 2. Số cơ quan chức năng tăng lên dễ làm cho bộ máy cồng kềnh nhiều đầu mối : Người lãnh đạo phải có trình độ và năng ực cao mới liên kết phối hợp giữa hai khối trực tuyến và chức năng. 3. Người lãnh đạo ( cấp trên) xa rời cơ sở: Cấp trên không biết tình hình ở cấp dưới: Họ chỉ quan hệ với cấp dưới qua quan hệ điều khiển, thông qua các mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo cấp trên gửi cho cấp dưới. Cấp trên và cấp dưới có sự phân cách. IV. PHẠM VI ÁP DỤNG Trước tiên khi xác định quy mô của doanh nghiệp ta phải dựa chủ yếu vào mục đích kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó ta sẽ có những quyết định hợp lý về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, quy mô của doanh nghiệp phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như nguồn nhân lực, chính sách vốn, môi trường kinh doanh. Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phải đảm bảo cho cán bộ quản lý các phân hệ có quy mô thật hợp lý : - Mỗi cán bị quản lý chỉ điều hành không quá 10 người vì nếu quá đông nhân sự sẽ khó bề kiểm soát, gây ra tình trạng " loãng" trong công việc và khả năng tác nghiệp giữa các nhân viên - 1 cấp dưới chịu sự điều hành của 1 cấo trên: Giúp cho thông tin được chính xác, nhanh chóng, công việc được xử lý kịp thời. - 1 cấp trên chỉ quản lý 4-5 cấp dưới giúp cho việc chỉ đạo đôn đốc được sát xao, thường xuyên. Cơ cấu tổ chức " trực tuyến – chức năng" thường được áp dụng với doanh nghiệp quy mô vừa và lớn.  Chương III SƠ ĐỒ TỔ CHỨC MỎ GIÁP KHẨU (QUẢNG NINH) GIÁM ĐỐC MỎ GIÁP KHẨU Công trường 3 Phó giám đốc Kỹ thuật Phó giám đốc Sản xuất Phó giám đốc Kinh tế phòng Kế toán Phòng Tổ chức Phòng Kế hoạch đầu tư Phòng Kỹ Thuật Phòng An toàn sản xuất Phòng Tài vụ Công trường 2 Công trường 1 Công trường 5 Công trường 4 Tổ 3 sản xuất Tổ 1 sản xuất Tổ 2 sản xuất I. PHÂN TÍCH SƠ ĐỒ TỔ CHỨC MỎ GIÁP KHẨU 1. Cấp lãnh đạo Đứng đầu là giám đốc: Chịu trách nhiệm chung về điều hành quản lý của mỏ. - 3 phó giám đốc: Chịu trách nhiệm về các lĩnh vực sản xuất; kinh tế; thuật. 2. Các phòng ban chức năng tham mưu: - Các phòng ban này chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc đồng thời làm chức năng tham mưu, kế hoạch, xử lý thông tin theo nhiệm vụ của mỗi phòng bàn: Tổ chức, tài vụ, điều khiển sản xuất. Các phòng ban này có quan hệ phối hợp - cộng tác với nhau trong hoạt động 3. Tuyến đơn vị trực tiếp sản xuất Mỗi công trường trực tiếp khai thác chịu trách nhiệm quản lý của quản đốc. Trong một công trường có 3 tổ sản xuất. Các tổ trưởng có trách nhiệm đôn đốc, quản lý các công nhân đồng thời phục tùng sự điều khiển của quản đốc. II. ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM 1. Ưu điểm: Người giám đốc trực tiếp quản lý, theo sát được tình hình sản xuất của mỏ. Các quyết định, chỉ đạo của lãnh đạo nhanh chóng được chuyển tới các đơn vị sản xuất một cách chính xác thông qua quản đốc. Giám đốc luôn có bên cạnh mình một hệ thống phòng ban chức năng tham mưu để hoạch định, xử lý thông tin,... cho mình qua đó chỉ đạo sản xuất. 2. Nhược điểm: - Chi phí quản lý cao. - Quyền chỉ huy, điều hành tập chung chủ yếu ở giám đốc nên rất dễ lạm dụng quyền lực, quan liêu. III. GIẢI PHÁP. - Tối ưu hoá bộ máy tổ chức quản lý. - Cắt giảm những chi phí không cần thiết, thừa. Phân chia công việc trách nhiệm, quyền lực rõ ràng cho từng cấp, bộ phận, cá nhân. KẾT LUẬN Như vậy cơ cấu tổ chức quản lý là hình thức phân công nhiệm vụ trong mọi lĩnh vực, có tác động trực tiếp đến các hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức mỏ Giáp Khẩu có các mặt yếu - mặt mạnh, những ưu điểm- nhược điểm nhưng những người lãnh cần phải phát huy các thế mạnh, các ưu điểm. Bên cạnh đó phải có phương pháp để khắc phục các mặt yếu, những nhược điểm để cơ cấu tổ chức hoạt động hài hoà, hợp lý, đạt được mục tiêu và thu được kết quả tốt. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình: Tổ chức quản lý – Trường đại học Quản lý- Kinh doanh Hà Nội 2. GS .TS. Đỗ Hoàng Toàn – Giáo trình: lý thuyết quản lý kinh tế- Khoa khoa học quản lý- Nhà xuất bản giáo dục- 1999 3. Nguyễn Hải Sản – Quản trị học – Nhà xuất bản thống kê - 1998 4. D.Chalvin – Các phong cách quản lý, NXB khoa học và kỹ thuật,Hà Nội. MỤC LỤC Lời nói đầu 1 Nội dung 2 Chương I: Tổng quát về cơ cấu tổ chức quản lý 2 I. Khái niệm cơ bản 2 II. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý 3 III. Nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý 4 Chương II: Cơ cấu tổ chức "trực tuyến - chức năng" 5 I. Sự hình thành cơ cấu "trực tuyến - chức năng" 5 II. Ưu điểm 7 III. Nhược điểm 8 IV. Phạm vi áp dụng 8 Chương III: Sơ đồ tổ chức mỏ Giáp Khẩu 10 I. Phân tích sơ đồ tổ chức mỏ Giáp Khẩu 11 II. Ưu điểm và nhược điểm 11 Kết luận 12