Các nghiệp vụ giao dịch viên trong ngân hàng và các loại tiền gửi của MSB

PHẦN I : CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA GDV thực hiện các giao dịch nhập tiền đầu ngày , nộp tiền về cuồi ngày đảm bảo các điều kiện cần thiết trong việc thực hiện các giao dịch với KH,chuyển số tiền vuợt hạn mức tồn quỹ trong ngày về quỹ tập trung. Niềm nở với khách hàng , đảm bảo cung cấp dịch vụ chất lượng cao cho khách hàng. Luôn học hỏi nâng cao nghiệp vụ và cập nhật các quy trình, quy định về sản phẩm hiện hành. Hướng dẫn khách hàng thực hiện giao dịch và sử dụng phòng VIP, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ mà KH cung cấp, sau đó cập nhật các giao dịch thuộc thẩm quyền vào chương trình giao dịch. Hỗ trợ nhân viên tư vấn khách hàng tư vấn sản phẩm dịch vụ, thực hiện các giao dịch trực tiếp với khách hàng và các công việc khác mà cấp có thẩm quyền giao. Tuân thủ các quy định hiện hành của MSB và pháp luật về việc giữ bí mật ,lưu trữ và cung cấp thông tin liên quan đến tài khoản của khách hàng Thực hiện kiểm đếm tiền trong quá trình giao dịch với khách hàng, yêu cầu hỗ trợ từ kiểm soát , GDV khác , NV ngân quỹ trong trường hợp cần thiết, và có trách nhiệm hỗ trợ các GDV khác trong quá trình giao dịch. Lập và kiểm tra các báo cáo quản lý thông tin , TK khách hàng cùng các bào cáo khác thuộc thẩm quỳên hàng ngày ,tháng ,quý ,năm theo quy định của MSB Thường xuyên quan sát không gian làm việc, bấm mày xếp hàng tự động đảm bào khách hàng không phải chờ lâu. Lưu hồ sơ , chứng từ báo cáo theo quy định hiện hành của MSB và pháp luật về lưu trữ hồ sơ , chứng từ kế toán. thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của giám đốc trung tâm và theo quy định tại quy trình nghiệp vụ có liên quan của Maritime bank. PHẦN III: TÀI KHOẢN TIỀN GỬI KHÔNG KỲ HẠN( TK KKH) I. TKKKH – Mở tài khoản: Khi khách hàng có nhu cầu mở tài khoản (TK) của MSB thì giao dịch viên (GDV) tìm hiểu khách hàng có nhu cầu mở loại TK nào: ( TK cá nhân, TK doanh nghiệp, TK tiền gửi thanh toán ,TK tiền gửi tiết kiêm…) và loại tiền nào ( USD , EUR , VNĐ) GDV có trách nhiệm giới thiệu tiện ích về các sản phẩm cho khách hàng, tìm hiểu và giới thiệu sản phẩm tốt nhất và phù hợp nhất đối cho khách hàng. Hướng dẫn khách hàng các thủ tục mở tài khoản và thông báo cho khách hàng biết rõ về quy định về số dư tối thiểu đối trong tài khoản. Hiện nay số dư tối thiểu đối với TK cá nhân VNĐ là 50.000 đ; TK ngoại tệ là 10 USD ; Đối với TK tổ chức bằng VNĐ là 500.000 đ , TK ngoại tệ là 100 USD Hồ sơ TK cá nhân gồm: Giấy đăng ký mở TK cá nhân / tiết kiệm và hướng dẫn khách hàng điền đầy đủ các thông tin Photo CMT hoặc hộ chiếu còn hiêu lực , được GDV đối chiếu với bản chính. 5. Bộ hồ sơ mở TK doanh nghiệp gồm: Đăng ký mở TK ( Theo mẫu ngân hàng) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ( Bản sao có công chứng ) Hoặc giấy phép kinh doanh (Bản sao có công chứng ) Giấy phép thành lập ( Bản sao có công chứng ) Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế ( Bản sao) (Nếu mới thành lập , giấy chứng nhận đăng ký thuế được cấp cùng với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) Điều lệ công ty ( Bản sao) Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu ( bản sao) Quyết định bổ nhiệm Giám đốc , Kế toán trưởng. Đăng ký nhân viên giao dịch ( Theo mẫu ngân hàng có kèm theo CMND của người đăng ký ) Thao tác mở trên starfish: Nhập thông tin trong các trường theo yêu cầu mở TK như: Số CIF TK thanh toán Thẻ ( nếu có) Xem trước ( xem các thông tin đã đủ chưa, chính xác chưa) Đăng ký In Đưa khách hàng ký 7. Thao tác mở trên BDS: * Mở TK cá nhân : Trên Menu ID chọn: TKKKH – Mở TK Hệ thống yêu cầu chọn KH cá nhân hay không → chọn “ có” → OK Màn hình chọn chuyển sang chức năng 15109 – Truy vấn thông tin – KH cá nhân → nhập tên KH chọn “ Tìm” . GDV kiểm tra trên hệ thống xem KH đã có CIF tại MSB chưa . Nếu KH đã có số CIF thì kiểm tra lại thông tin về KH xem có gì thay đổi sau đó chuyển sang bươc 4. Nếu KH chưa có số CIF thì GDV chọn “Thêm” → màn hình 17625 – tạo lập hồ sơ KH cá nhân. Nhập “ chi tiết 1 “, “ chi tiết 2” căn cứ vào hồ sơ KH chi tiết như sau: Chi tiết 1: Số CMT/ Hộ chiếu Loại ID Ngày cấp Nơi cấp Nước cấp Tên họ Địa chỉ nước ngoài : chọn “yes” hoặc “ No” Địa chỉ dòng 1 Địa chỉ dòng 2 Tỉnh /TP Chi tiết 2: Ngày sinh Quốc tịch Giới tính Mã nghề nghiệp Mã người cư trú: “Yes” hoặc “No” Nhấn OK , màn hình hiển thị Host Message : CIF, Ghi lại số Cif Đóng màn hình Host Message → cửa sổ mời chọn TK: Chọn loại TK,Loại KH (cá nhân hay tổ chức ;cư trú hay không cư trú ), chọn loại tiền → chọn OK. Màn hình yêu cầu in ra giao dịch vào mặt sau của giấy đăng ký mở TK cá nhân, Hướng dẫn KH nộp 50.000 đ vào TK làm số dư tối thiểu tại quầy GDV ký vào giấy đăng ký mở TK cá nhân sau đó chuyển cho KSV cùng CMT photo, KSV ký duyệt trên chứng từ. * Mở TK Doanh Nghiệp: Trên Menu ID , chọn chức năng 1000 – Mở TK TG KKH → hệ thống yêu cầu chọn KH cá nhân hay không → chọn “Không” → OK → Màn hình hiển thị 17625 – Tạo lập hồ sơ DN Nhập “ chi tiết 1” ,” chi tiết 2” căn cứ vào hồ sơ KH chi tiết như sau: Chi tiết 1: Tên đăng ký Ngành nghề kinh doanh Tên/Số ID ;Loại ID ; Ngày phát hành Nơi cấp Mã số thuế Địa chỉ dòng 1 Địa chỉ dòng 2 Tỉnh /TP Chi tiết 2: Ngày thành lập Nơi đăng ký Mã ngành nghề kinh doanh Địa chỉ điện tử Điện thoại cơ quan Fax,email Sáp nhập cùng địa phương : chọn “Yes” Màn hình hiển thị Host Message : CIF Sau khi có số CIF của KH chọn chức năng 1000, màn hình hiển thị: TK KH: Tên DN Chọn loại tiền (chỉ tổ chức đáp ứng được các yêu cầu trong quy định về quản lý ngoại hối mới được mở TK ngoại tệ) Nhấn OK → In ra giao dịch vào giấy đăng ký mẫu dấu , chữ ký. GDV điền các thông tin trên giấy đăng ký mẫu dấu , chữ ký phần “ Dành cho NH”: số CIF , Số TK, Tên KH. GDV luân chuyển toàn bộ hồ sơ mở TK cho KSV phê duyệt . 8. quét chữ ký: Những giao dịch khi đối chiếu đúng chữ ký của KH nhằm đảm bảo an toàn cho tài sản của KH cũng như đảm bảo uy tín của NH: 1. GDV chọn chức năng 800: Quản lý chữ ký – nhập : nhập số TK → chọn truy vấn → yes → Nhập tên TK → Scan chữ ký của khách hàng trên giấy đăng ký mở TK cá nhân , giấy đăng ký mẫu dấu, chữ ký ( đối với KHDN) 2. Chọn chức năng 808 : Phân nhóm chữ ký theo hồ sơ đăng ký mở TK Đối với KHDN: Nhóm chữ ký thứ nhất : Nhóm A chữ ký của chủ TK Nhóm chữ ký thứ hai : Nhóm B chữ ký của kế toán trưởng Nhóm chữ ký thứ ba : Nhóm C mẫu dấu của DN Đối với KHCN: chỉ có một nhóm chữ ký 3. Chọn chức năng 809 : nguyên tắc sử dụng chữ ký Đối với KHDN thông thường có hai chữ ký Đối với cá nhân chỉ cần một chữ ký Bước 5 : Luân chuyển chứng từ: Đối với KHCN: Lưu giấy đăng ký mở TK cá nhân và CMT photo Đối với KHDN: Trả cho KH một bộ giấy đăng ký mở TK, giấy đăng ký mẫu dấu,chữ ký đã có đầy đủ số TK, chữ ký của KSV , GĐ và dấu của MSB. II. TKKKH – Nộp tiền vào tài khoản: Bước 1 : Khi khách hàng đến ngân hàng giao dịch và có nhu cầu nộp tiền vào TK → GDV hỏi KH nộp tiền vào TK cá nhân hay TKDN → nộp tiền gì – nội tệ hay ngoại tệ → có phải lần đầu nộp tiền vào TK không? Bước 2 : Đối với KH cá nhân : → Hướng dẫn khách hàng ký vào giấy nộp tiền mặt ( 2 liên), điền thông tin vào bảng kê các loại tiền nộp ( số TK, số tiền, Nội dung ) → GDV cần kiểm tra lại TK Khách hàng xem khớp đúng chưa? nếu chưa đầy đủ, khớp đúng thì yêu cầu KH bổ sung, lập mới → Nhận tiền và kiểm đếm chính xác từng loại tiền, số tờ, tổng số tiền bằng đúng số tiền trên “ bảng kê các loại tiền nộp” Chú ý : Khi đếm tiền luôn phải quay máy đếm ở vị trí KH có thể cùng theo dõi, tránh trường hợp thừa thiếu tiền của KH. Sau khi đã kiểm đủ số tiền GDV đối chiếu kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo đã nhận đủ số tiền theo đúng chứng từ của KH sau đó ký tên vào bảng kê tiền. Bước 3 : Hạch toán vào hệ thống và lưu chứng từ : Nếu KH nộp tiền mặt lần đầu vào TK thì sử dụng chức năng 1053; nếu không phải là lần đầu thì chọn chức năng 1050 – Nộp TM vào TK KKH Nhập các thông tin sau: Số tiền KH nộp Chọn loại tiền tệ Số TK ghi có Nội dung → chọn OK → kê tiền trên máy → In trên bảng kê các loại tiền nộp → OK → chuyển KSV phê duyệt trên hệ thống → GDV đưa giấy nộp tiền mặt vào in, ký tên và đóng dấu đã thu tiền, dấu phòng giao dich và chuyển liên 2 đưa cho KH, còn liên 1 và bảng kê các loại tiền nộp thì lưu chứng từ kế toán giao dịch trong ngày Bước 4 : Đối với KHDN : Hướng dẫn KH lập giấy nộp tiền mặt 3 liên, các thao tác khác hoàn toàn tương tự như đối với KH cá nhân. Lưu chứng từ : GDV lưu liên 1 của giấy nộp tiền mặt và bảng kê các loại tiền nộp Trả liên 2 ( Liên xanh) cho người đi nộp tiền Liên 3 giấy nộp tiền mặt dùng để báo có cho ĐVH III. TKKKH – Rút tiền từ tài khoản: Khi KH có nhu cầu rút tiền mặt từ TK TG KKH, GDV kiểm tra số dư trong TK bằng chức năng 20200 xem KH có còn đủ tiền để rút không, nếu tiền mới chuyển đến tài khoản của KH trong hai ngày làm việc mà khách hàng muốn rút thì phải tiến hành thu phí kiểm đếm. Đối với KH là tổ chức chỉ được rút tiền mặt bằng séc Khi KH xuất trình tờ séc, GDV cần kiểm tra các nội dung trên tờ séc: +Kiểm tra tờ séc có phải là do MSB phát hành hay không +Kiểm tra các yếu tố ghi trên séc đảm bảo đầy đủ theo qui định: Tên TK, số TK, số tiền bằng chữ và bằng số phải khớp nhau, ngày tháng. Các thông tin này phải được ghi rõ ràng chính xác bằng một màu mực, không được phép tẩy xoá +Kiểm tra ngày ký phát trên tờ séc, nếu ngày ký phát không quá 30 ngày thì thanh toán cho KH. +Kiểm tra thông tin của người nhận tiền ( ghi ở mặt sau tờ séc), yêu cầu người nhận tiền xuất trình CMND để đối chiếu. +Kiểm tra chữ ký và mẫu dấu của chủ TK bằng chức năng 804, phải đảm bảo chữ ký và mẫu dấu trên tờ séc khớp đúng với chữ ký và mẫu dấu đã đăng ký với ngân hàng. Sau khi đã kiểm tra các nội dung trên, GDV hạch toán trên BDS Chọn chức năng 1251- Rút tiền mặt bằng séc +Nhập vào số séc: tiền tố sec, số seri séc +Số tiền séc: +Loại tiền tệ +TK ghi nợ +Ghi chú: Tên người nhận tiền rút tiền mặt bằng séc và số seri séc. Chọn OK, màn hình hiển thị chức năng kiểm tra chữ ký và mẫu dấu, chọn OK. Màn hình hiển thị bảng kê chi tiền, GDV kê tiền đúng như số tiền chi cho KH, chuyển sang cho KSV duyệt sau đó chọn OK. GDV cho mặt sau tờ séc vào để in. Yêu cầu người nhận tiền ký và ghi rõ họ tên vào mặt sau tờ séc và Bảng kê các loại tiền lĩnh. GDV ký tên vào séc ở phần dành cho NH, đóng dấu ĐÃ CHI TIỀN lên mặt trước tờ séc. Lưu chứng từ: GDV kẹp tờ séc và Bảng kê các loại tiền lĩnh lưu chứng từ kế toán Trường hợp KH rút TM bằng ngoại tệ phải thu phí băng chức năng 8300, in phiếu thu. GDV lưu liên 1, liên 2 trả cho KH. Đối với KH cá nhân Nếu rút TM bằng séc, GDV thực hiện tương tự như trên Nếu rút TM bằng Giấy lĩnh tiền mặt, GDV kiểm tra số dư TK của KH, nếu còn đủ tiền thì hướng dẫn khách hàng viết số TK, số tiền và ký ghi rõ họ tên vào Bảng kê các loại tiền lĩnh sau đó hạch toán trên BDS như sau Chọn chức năng 1205- Rút TM từ TK bằng Giấy lĩnh tiền mặt Nhập vào: +Số tiền ghi có, loại tiền tệ +TK ghi nợ: 090.01.01… +Ghi chú: tên KH rút TM từ TK Chọn OK, màn hình hiển thị chức năng kiểm tra chữ ký, chọn OK. Màn hình hiển thị bảng kê chi tiền, GDV kê tiền đúng như số tiền chi cho khách hàng, chọn OK. Chuyển cho KSV phê duyệt nếu hệ thống yêu cầu, cho Giấy lĩnh tiền mặt vào máy in để in Yêu cầu KH ký vào Giấy lĩnh tiền mặt , GDV chi tiền cho KH. GDV ký tên lên Giấy lĩnh tiền mặt, đóng dấu ĐÃ CHI TIỀN Lưu chứng từ:GDV lưu liên 1 Giấy lĩnh tiền mặt, liên 2 Giấy lĩnh tiền mặt trả cho KH IV. TKKKH – chuyển khoản/Ghi nợ/Ghi có khác: Chuyển tiền trong nội bộ chi nhánh Giao dịch này được thực hiện khi KH có nhu cầu trích TK TG KKH của mình để chuyển sang một TK TG KKH hoặc TK Tkiệm KKH khác cũng được mở tại MSB Nha Trang Nhận UNC 4 liên đối với tổ chức hoặc UNC 2 liên đối với cá nhân, GDV kiểm tra các thông tin sau: +Ngày tháng +Số tiền bằng số, bằng chữ +Nội dung : chuyển tiền +Người yêu cầu: Tên TK, số TK ghi Nợ +Người thụ hưởng: Tên TK, số TK ghi Có +Chữ ký của người yêu cầu đúng với mẫu chữ ký đã đăng ký với Ngân hàng. Hạch toán trên BDS: Chọn chức năng 1352- Chuyển tiền trong nội bộ chi nhánh Căn cứ vào UNC của KH, GDV nhập các thông tin sau: +Số TK ghi Nợ: TK của người yêu cầu +Số tiền, loại tiền tệ +Số TK ghi Có: TK của người thụ hưởng +Ghi chú Chọn OK, hệ thống yêu cầu GDV kiểm tra chữ ký. GDV chuyển cho KSV phê duyệt nếu hệ thống yêu cầu. Chọn OK, cho UNC vào máy in để in GDV kiểm tra lại nội dung vừa in trên chứng từ, ký lên chứng từ. Lưu chứng từ: Liên 1 UNC lưu chứng từ kế toán. Liên 2 UNC báo Nợ cho KH. Liên 3 UNC báo Có cho KH. Chuyển tiền liên chi nhánh Giao dịch này được thực hiện khi KH có nhu cầu trích TK TG KKH của mình để chuyển sang một TK TG KKH hoặc TK Tkiệm KKH khác được mở tại một chi nhánh khác của MSB. Chọn chức năng 1353- Chuyển tiền liên chi nhánh Cách lập chứng từ, hạch toán trên BDS và lưu chứng từ hoàn toàn tương tự như chuyển tiền trong nội bộ chi nhánh PHẦN IV – TIẾT KIỆM KHÔNG KỲ HẠN ( TK KKH) I. TKiệm KKH – Mở TK: Khi khách hàng có nhu cầu mở tài khoản (TK) của MSB, giao dịch viên (GDV) tìm hiểu khách hàng có nhu cầu mở loại TK nào và loại tiền nào ( USD , EUR , VNĐ) GDV có trách nhiệm giới thiệu tiện ích về các sản phẩm cho khách hàng, tìm hiểu và giới thiệu sản phẩm tốt nhất và phù hợp nhất đối cho khách hàng. Hướng dẫn khách hàng các thủ tục mở tài khoản và thông báo cho khách hàng biết rõ về quy định về số dư tối thiểu đối trong tài khoản. Hiện nay số dư tồi thiểu đối với TK cá nhân VNĐ là 50.000 đ; TK ngoại tệ là 10 USD ; Đối với TK tổ chức bằng VNĐ là 500.000 đ , TK ngoại tệ là 100 USD Hồ sơ TK cá nhân gồm: Giấy đăng ký mở TK cá nhân / tiết kiệm và hướng dẫn khách hàng điền đầy đủ các thông tin Photo CMT hoặc hộ chiếu còn hiêu lực , được GDV đối chiếu với bản chính. Mở TK TKiệm KKH trên starfish: Giống như mở TK KKH Mở TK trên BDS: Chọn chức năng 2000 → hệ thống yêu cầu chọn KH cá nhân không → có → OK → màn hình chuyển sang chức năng 15109 – Truy vấn thông tin KH cá nhân → nhập tên hoặc CMT → Tìm , nếu KH chưa có CIF màn hình hiện 17625 – tạo lập hồ sơ cá nhân. → Nhập “ chi tiết 1” , “ chi tiết 2” chi tiết 1 : Số CMT/ Hộ chiếu Loại ID Ngày cấp Nơi cấp Tên họ Địa chỉ dòng 1 Tỉnh, TP Chi tiết 2: Ngày sinh Quốc tịch Giới tính Mã nghề nghiệp Điện thoại → Nhấn OK, màn hình hiển thị Host Message: CIF. Trong đó có số CIF của KH. Mỗi KH chỉ có 1 số CIF duy nhất nhưng có thể có nhiều TK ( TK TG KKH, TK KKH, TK CKH). Đóng màn hình Host Message, màn hình mở ra cửa sổ mời chọn TK: + Loại TK + Loại KH + Loại tiền tệ + Chọn OK. Chuyển sang cho KSV duyệt. Màn hình yêu cầu in ở mặt sau Giấy đăng ký mở TK cá nhân / Tiết kiệm. GDV ký vào Giấy đăng ký mở TK cá nhân / Tiết kiệm , sau đó chuyển cho KSV cùng CMT photo, sổ Tkiệm, KSV ký duyệt trên chứng từ. 7. Quét chữ ký : giống như phần trên. II – TKKKH – Gửi Tiền Vào TK : Khi khách hàng đến ngân hàng giao dịch và có nhu cầu nộp tiền vào TK → GDV hỏi KH nộp tiền vào TK cá nhân hay TKDN → nộp tiền gì – nội tệ hay ngoại tệ → có phải lần đầu nộp tiền vào TK không? → GDV cần kiểm tra lại và yêu cầu KH xuất trình CMT để kiểm tra TK Khách hàng xem khớp đúng chưa? nếu chưa đầy đủ, khớp đúng thì yêu cầu KH bổ sung, lập mới → Hướng dẫn khách hàng ký vào giấy nộp tiền mặt ( 2 liên) → Hướng dẫn KH ký vào bảng kê các loại tiền nộp, ghi ngày tháng nộp tiền → nhận tiền để kiểm đếm chính xác từng loại tiền, số tờ, tổng số tiền bằng đúng số tiền trên “ bảng kê các loại tiền nộp” Chú ý : Khi đếm tiền luôn phải quay máy đếm ở vị trí KH có thể cùng theo dõi, tránh trường hợp thừa thiếu tiền của KH. Sau khi đã kiểm đủ số tiền GDV đối chiếu kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo đã nhận đủ số tiền theo đúng chứng từ của KH sau đó ký tên vào bảng kê tiền. Hạch toán trên BDS → Chọn chức năng 2050 nếu KH nộp tiền mặt lần đầu, các lần tiếp theo sử dụng chức năng 2053. → Nhập các thông tin sau căn cứ vào bảng kê các loại tiền nộp : +Tiền mặt: số tiền KH nộp, loại tiền tệ +Số TK ghi Có: +Số PB:….., dòng PB: 1( đối với lần đầu tiên) +Ghi chú: Tên KH nộp tiền vào TK → OK → kiểm tiền và kê tiền trên màn hình kê tiền theo số tiền khách hàng nộp vào → chọn In Bảng kê các loại tiền nộp → chọn OK → chuyển cho KSV duyệt nếu hệ thống yêu cầu → Cho Giấy nộp tiền mặt vào máy in để in → in sổ tiết kiệm. → Kiểm tra lại và ký lên chứng từ vừa in, đóng dấu ĐÃ THU TIỀN → Lưu chừng từ: + Liên 1 Giấy nộp tiền mặt +Bảng kê các loại tiền nộp lưu làm chứng từ kế toán + Liên 2 Giấy nộp tiền mặt, sổ tiết kiệm trả cho người nộp tiền III – TKKKH – Rút Tiền Từ TK : Khi KH có nhu cầu rút tiền mặt từ TK Tkiệm KKH, GDV tìm hiểu thông tin khách hàng như ở phần trên, yêu cầu KH xuất trình sổ tiết kiệm và CMND để đối chiếu, kiểm tra số dư TK. Hạch toán trên BDS: Chọn chức năng 2250- Rút Tkiệm KKH bằng Giấy lĩnh tiền mặt → Số tiền → Loại tiền tệ → Số TK → Số sổ tiết kiệm: → Ghi chú → Chọn OK → chuyển sang màn hình kê tiền → chọn In → cho bảng kê các loại tiền lĩnh để in → chọn OK → màn hình hiển thị chức năng kiểm tra chữ ký(hợp lệ) → chọn OK → Chuyển cho KSV phê duyệt → cho Giấy lĩnh tiền mặt vào máy để in. → Sau khi kết thúc giao dịch, GDV chọn chức năng 2601- Cập nhật sổ tiết kiệm. Nhập số TK, số dư PB: số dư hiện có trên sổ tiết kiệm, số dòng PB → Chọn OK → cho sổ tiết kiệm vào máy in để in, khi đó sổ tiết kiệm sẽ được in các giao dịch chưa in. Chú ý : Mỗi trang sổ tiết kiệm in được tối đa 18 giao dịch, trường hợp dòng in vượt quá hạn mức GDV chọn chức năng 2602- In lên trang sau → Nhập số TK, số dư, ngày giao dịch cuối cùng. Chọn OK, đưa trang sau sổ tiết kiệm vào in. → GDV chi tiền cho KH, yêu cầu KH ký lên bảng kê các loại tiền lĩnh. Lưu chứng từ: + GDV lưu liên 1 Giấy lĩnh tiền mặt và bảng kê các loại tiền lĩnh + GDV trả liên 2 Giấy lĩnh tiền mặt và sổ tiết kiệm cho KH. PHẦN V : TIỀN GỬI CÓ KỲ HẠN (TGCKH) I. TGCKH – Mở TK mới: Khi khách hàng có nhu cầu mở tài khoản (TK) của MSB thì giao dịch viên (GDV) tìm hiểu khách hàng có nhu cầu mở loại TK nào: ( TK cá nhân, TK doanh nghiệp, TK tiền gửi thanh toán ,TK tiền gửi tiết kiêm…) và loại tiền nào ( USD , EUR , VNĐ) GDV có trách nhiệm giới thiệu tiện ích về các sản phẩm cho khách hàng, tìm hiểu và giới thiệu sản phẩm tốt nhất và phù hợp nhất đối cho khách hàng. Hướng dẫn khách hàng các thủ tục mở tài khoản và thông báo cho khách hàng biết rõ về quy định về số dư tối thiểu trong tài khoản. Hồ sơ TK cá nhân gồm: Giấy đăng ký mở TK cá nhân / tiết kiệm và hướng dẫn khách hàng điền đầy đủ các thông tin Photo CMT hoặc hộ chiếu còn hiêu lực , được GDV đối chiếu với bản chính. 5. Bộ hồ sơ mở TK doanh nghiệp gồm: Đăng ký mở TK ( Theo mẫu ngân hàng) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ( Bản sao có công chứng ) Hoặc giấy phép kinh doanh (Bản sao có công chứng ) Giấy phép thành lập ( Bản sao có công chứng ) Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế ( Bản sao) (Nếu mới thành lập , giấy chứng nhận đăng ký thuế được cấp cùng với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) Điều lệ công ty ( Bản sao) Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu ( bản sao) Quyết định bổ nhiệm Giám đốc , Kế toán trưởng. Đăng ký nhân viên giao dịch ( Theo mẫu ngân hàng có kèm theo CMND của người đăng ký ) 6. Thao tác mở trên BDS: * Mở TK cá nhân : Trên Menu ID chọn: 3000: TG CKH – Mở TK mới: Hệ thống yêu cầu chọn KH cá nhân hay không → chọn “ có” → OK Màn hình chọn chuyển sang chức năng 15109 – Truy vấn thông tin – KH cá nhân → nhập tên KH chọn “ Tìm” . GDV kiểm tra trên hệ thống xem KH đã có CIF tại MSB chưa . Nếu KH đã có số CIF thì kiểm tra lại thông tin về KH xem có gì thay đổi sau đó chuyển sang bươc 4. Nếu KH chưa có số CIF thì GDV chọn “Thêm” → màn hình 17625 – tạo lập hồ sơ KH cá nhân. → OK Nhập “ chi tiết 1 “, “ chi tiết 2” căn cứ vào hồ sơ KH chi tiết như sau: Chi tiết 1: Số CMT/ Hộ chiếu Loại ID Ngày cấp Nơi cấp Nước cấp Tên họ Địa chỉ nước ngoài : chọn “yes” hoặc “ No” Địa chỉ dòng 1 Địa chỉ dòng 2 Tỉnh /TP Chi tiết 2: Ngày sinh Quốc tịch Giới tính Mã nghề nghiệp Mã người cư trú: “Yes” hoặc “No” Nhấn OK , màn hình hiển thị Host Message : CIF, Ghi lại số Cif Đóng màn hình Host Message → cửa sổ mời chọn TK: Chọn loại TK,Loại KH (cá nhân hay tổ chức ;cư trú hay không cư trú ), chọn loại tiền → chọn OK. Màn hình yêu cầu in ra giao dịch vào mặt sau của giấy đăng ký mở TK cá nhân, GDV ký vào giấy đăng ký mở TK cá nhân sau đó chuyển cho KSV cùng CMT photo, KSV ký duyệt trên chứng từ. * Mở TK Doanh Nghiệp: Trên Menu ID , chọn chức năng 3000 – Mở TG CKH → hệ thống yêu cầu chọn KH cá nhân hay không → chọn “Không” → OK → Màn hình hiển thị 17625 – Tạo lập hồ sơ DN Nhập “ chi tiết 1” ,” chi tiết 2” căn cứ vào hồ sơ KH chi tiết như sau: Chi tiết 1: Tên đăng ký Ngành nghề kinh doanh Tên/Số ID ;Loại ID ; Ngày phát hành Nơi cấp Mã số thuế Địa chỉ dòng 1 Địa chỉ dòng 2 Tỉnh /TP Chi tiết 2: Ngày thành lập Nơi đăng ký Mã ngành nghề kinh doanh Địa chỉ điện tử Điện thoại cơ quan Fax,email Sáp nhập cùng địa phương : chọn “Yes” Màn hình hiển thị Host Message : CIF Sau khi có số CIF của KH chọn chức năng 3000, màn hình hiển thị: TK KH: Tên DN Chọn loại tiền (chỉ tổ chức đáp ứng được các yêu cầu trong quy định về quản lý ngoại hối mới được mở TK ngoại tệ) Nhấn OK → In ra giao dịch vào giấy đăng ký mẫu dấu , chữ ký. GDV điền các thông tin trên giấy đăng ký mẫu dấu , chữ ký phần “ Dành cho NH”: số CIF , Số TK, Tên KH. GDV luân chuyển toàn bộ hồ sơ mở TK cho KSV phê duyệt . 7. quét chữ ký: Những giao dịch khi đối chiếu đúng chữ ký của KH nhằm đảm bảo an toàn cho tài sản của KH cũng như đảm bảo uy tín của NH: a. GDV chọn chức năng 800: Quản lý chữ ký – nhập : nhập số TK → chọn truy vấn → yes → Nhập tên TK → Chọn tổ chức: Kinh tế cá thể( đối với cá nhân), Kinh tế hỗn hợp( đối với công ty) → Scan chữ ký của khách hàng trên giấy đăng ký mở TK cá nhân , giấy đăng ký mẫu dấu, chữ ký ( đối với KHDN) → Chọn ô chữ ký cần quét → SELECT→ SAVE. Lấy mẫu chữ ký ra khỏi máy quét. → Gõ tên chủ TK, loại ID, số ID, quan hệ tài khoản, quốc tịch, ngày hết hạn: 31/12/2030. → Chọn LƯU → OK b. Chọn chức năng 808 : Phân nhóm chữ ký theo hồ sơ đăng ký mở TK Đối với KHDN: Nhóm chữ ký thứ nhất : Nhóm A chữ ký của chủ TK Nhóm chữ ký thứ hai : Nhóm B chữ ký của kế toán trưởng Nhóm chữ ký thứ ba : Nhóm C mẫu dấu của DN Đối với KHCN: chỉ có một nhóm chữ ký c. Chọn chức năng 809 : nguyên tắc sử dụng chữ ký Đối với KHDN thông thường có hai chữ ký Đối với cá nhân chỉ cần một chữ ký 8. Luân chuyển chứng từ: Đối với KHCN: Lưu giấy đăng ký mở TK cá nhân và CMT photo Đối với KHDN: Trả cho KH một bộ giấy đăng ký mở TK, giấy đăng ký mẫu dấu,chữ ký đã có đầy đủ số TK, chữ ký của KSV , GĐ và dấu của MSB. II. TGCKH – Gửi Tiền: 1. Nộp vào TK CKH - GDV hỏi rõ khách hàng kỳ hạn gửi ( mấy tháng), kỳ hạn trả lãi (cuối kỳ ), phương thức rút gốc ( tự động chuyển kỳ hạn hay không), phương thức rút lãi ( nhập gốc hay không ) để hạch toán trên BDS. - GDV hướng dẫn KH viết số tài khoản, số tiền nộp và nội dung nộp tiền vào Bảng kê các loại tiền nộp, Giấy nộp tiền gửi tiết kiệm và kiểm đếm tiền. Hạch toán trên BDS GDV chọn chức năng 3010- Tạo thẻ mới. → Số TK → Loại TG CKH → Loại sản phẩm → Chuyển ký hạn mới → Lãi nhập gốc: chọn Y hoặc N → Số tiền gửi → OK → Chọn phương thức thanh toán – Nộp tiền mặt → OK → Nhập số tiền → Ghi chú: → OK → Kê tiền trên màn hình kê tiền → In trên bảng kê các loại tiền nộp → OK → Chuyển KSV duyệt → Cho giấy nộp tiền gửi tiết kiệm vào để in. → Chọn đóng → Màn hình chuyển sang chức năng 3100- In thẻ → Gõ số seri thẻ tiết kiệm → OK → Chuyển KSV duyệt → Màn hình hiển thị nội dung của thể tiết kiệm, GDV kiểm tra lại các thông tin trên → In thẻ tiết kiệm. → GDV ký trên thẻ, viết tên sản phẩm → Chuyển KSV ký → Trả thẻ tiết kiệm cho khách hàng. - Lưu chừng từ: + Liên 1 Giấy nộp tiền gửi tiết kiệm và bảng kê nộp tiền lưu làm chứng từ kế toán + Liên 2 Giấy nộp tiền gửi tiết kiệm, thẻ tiết kiệm trả cho khách hàng. III. TGCKH – Rút tiền: 1. Rút tiền từ tài khoản tiết kiệm CKH toàn bộ bằng tiền mặt Khi KH có nhu cầu rút tiền mặt từ TK CKH, yêu cầu KH xuất trình thẻ tiết kiệm và CMND để kiểm tra. Hướng dẫn KH ký lên mặt sau thẻ tiết kiệm, kiểm tra chữ ký bằng chức năng 804. Hạch toán trên BDS Chọn chức năng 3040- Rút tiền Nhập số thẻ tiết kiệm Chọn OK Nhập số seri thẻ tiết kiệm mục Cash: Nhập toàn bộ số tiền KH rút(có thể hiện trên màn hình) Ghi chú: Tên KH tất toán thẻ tiết kiệm OK Đối chiếu chữ ký của khách hàng với màn hình trên BDS Chuyển KSV duyệt Chuyển màn hình kê tiền In OK Chuyển KSV duyệt IN giấy xác nhận tất toán thẻ tiết kiệm. Yêu cầu KH ký lên Giấy xác nhận tất toán thẻ tiết kiệm và Bảng kê các loại tiền lĩnh, GDV chi tiền cho KH. Chú ý : Khi đếm tiền luôn phải quay máy đếm ở vị trí KH có thể cùng theo dõi, tránh trường hợp thừa thiếu tiền của KH. Sau khi đã kiểm đủ số tiền GDV đối chiếu kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo đã chi đủ số tiền theo đúng chứng từ, yêu cấu khách hàng kiểm tra lại một lần nữa trước khi ra về. GDV ký lên chứng từ, đóng dấu ĐÃ THANH TOÁN lên thẻ tiết kiệm và Giấy xác nhận tất toán thẻ tiết kiệm, đóng dấu ĐÃ THU TIỀN lên bảng kê. Lưu chứng từ: - GDV lưu liên1 Giấy xác nhận tất toán thẻ tiết kiệm, thẻ tiết kiệm đã thanh toán, bảng kê các loại tiền lĩnh. - Liên2 Giấy xác nhận tất toán thẻ tiết kiệm trả cho KH. 2. Rút tiền tiết kiệm CKH đa phương thức a. Rút một phần tiền mặt, phần còn lại chuyển sang kỳ hạn mới Yêu cầu KH xuất trình thẻ tiết kiệm và CMND để kiểm tra. Hướng dẫn KH ký lên mặt sau thẻ tiết kiệm, GDV kiểm tra chữ ký bằng chức năng 804. Hạch toán trên BDS Chọn chức năng 3040- Rút tiền Nhập số thẻ OK Nhập số seri thẻ tiết kiệm Tại mục Cash: Nhập số tiền KH cần rút Tại mục khác : Số tiền ghi nợ : số tiền chuyển sang kỳ hạn mới Chọn TK trung gian GL: 280701002 phân hệ CD loại tiền… Ghi chú : KH tất toán thẻ TK và tạo thẻ mới thời hạn, sản phẩm gì. OK Kiểm tra chữ ký Chuyển KSV duyệt Kê tiền trên màn hình chi tiền In bảng kê các loại tiền lĩnh OK In xác nhận tất toán thẻ tiết kiệm Chọn chức năng 3010 – tạo thẻ mới Số TK Loại TGCKH Loại sản phẩm Chuyển kỳ hạn mới Lãi nhập gốc Số tiền gửi : số tiền đã treo ở TK GL: 280701002 phân hệ CD Ghi chú: OK Chọn 3023 – chuyển từ TK trung gian Nhập số tiền lấy từ TK trung gian OK In phiếu ghi có Chọn đóng Màn hình in thẻ Nhập số seri thẻ mới Chuyển KSV duyệt In thẻ tiết kiệm Yêu cầu khách hàng ký trên toàn bộ chứng từ GDV ký trên toàn bộ chứng từ,đóng dấu đầy đủ. Chuyển KSV ký Trả thẻ tiết kiệm mới, giấy xác nhận tất toán thẻ tiết kiệm cho KH và chi tiền cho khách hàng Chú ý : Khi đếm tiền luôn phải quay máy đếm ở vị trí KH có thể cùng theo dõi, tránh trường hợp thừa thiếu tiền của KH. Sau khi đã kiểm đủ số tiền GDV đối chiếu kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo đã chi đủ số tiền theo đúng chứng từ, yêu cấu khách hàng kiểm tra lại một lần nữa trước khi ra về. - GDV lưu liên1 Giấy xác nhận tất toán thẻ tiết kiệm, thẻ tiết kiệm cũ,bảng kê cùng với liên 1 Phiếu Ghi Có b. Rút một phần tiền mặt, phần còn lại chuyển sang TK TG KKH - Yêu cầu KH xuất trình thẻ tiết kiệm và CMND để kiểm tra. Hướng dẫn KH ký lên mặt sau thẻ tiết kiệm, GDV kiểm tra chữ ký bằng chức năng 804. - GDV chỉ thực hiện được giao dịch này với điều kiện KH đã có TK TGTT tại MSB. Trong trường hợp KH chưa có TK thì GDV Thực hiện mở TKTG thanh toán cho KH theo thao tác như đã trình bày ở trên. - Thao tác trên BDS : Nhập số thẻ OK Nhập số seri thẻ tiết kiệm Tại mục Cash: Nhập số tiền KH cần rút Tại mục chuyển khoản : Số tiền ghi nợ : số tiền chuyển sang khoản Số TK ghi có: Số TK TG thanh toán của khách hàng Ghi chú : OK Kiểm tra chữ ký Chuyển KSV duyệt Kê tiền trên màn hình chi tiền In bảng kê các loại tiền lĩnh OK In xác nhận tất toán thẻ tiết kiệm In giấy báo có Yêu cầu khách hàng ký trên toàn bộ chứng từ GDV ký trên toàn bộ chứng từ,đóng dấu : đã tất toán, đã chi tiền Chuyển KSV ký Lưu liên1 Giấy xác nhận tất toán thẻ tiết kiệm, thẻ tiết kiệm cũ,bảng kê cùng với liên 1 giấy báo có Trả liên 2 giấy báo có cho khách hàng. Chú ý : Khi đếm tiền luôn phải quay máy đếm ở vị trí KH có thể cùng theo dõi, tránh trường hợp thừa thiếu tiền của KH. Sau khi đã kiểm đủ số tiền GDV đối chiếu kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo đã chi đủ số tiền theo đúng chứng từ, yêu cấu khách hàng kiểm tra lại một lần nữa trước khi ra về. PHẦN V : TIỀN VAY I – Giải Ngân Tiền Vay: 1. Nhận hồ sơ giải ngân từ phòng Tín dụng gồm: Giấy nhận nơ, HĐTD ( nếu giải ngân lần đầu), khế ước nhận nợ(cho những lần giải ngân tiếp theo). GDV kiểm tra toàn bộ hồ sơ phải đảm bảo có chữ ký của Giám đốc hoặc Phó giám đốc và đã được đóng dấu. 2. Hạch toán trên BDS: a. Giải ngân tiền vay bằng tiền mặt: Chọn 80700 : kiểm tra lãi suất cùng gốc → đúng hợp đồng thì hạch toán. → chọn 4001 : Giải ngân tiền vay = tiên măt/ chuyển khoản → Nhập TK vay : 090.82.01…. → Ok → Nhập tiền mặt: số tiền ghi nợ → Ghi chú : giải ngân tiền vay cho KH… theo HĐ… ngày … → OK →KSV duyệt → Chấp nhận chi tiền → In bảng kê các loại tiền lĩnh và giấy lĩnh tiền mặt. GDV tiến hành chi tiền cho KH Chú ý : Khi đếm tiền luôn phải quay máy đếm ở vị trí KH có thể cùng theo dõi, tránh trường hợp thừa thiếu tiền của KH. Sau khi đã kiểm đủ số tiền GDV đối chiếu kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo đã chi đủ số tiền theo đúng chứng từ của KH sau đó ký tên vào bảng kê các loại tiền lĩnh, và giấy lĩnh tiền mặt, đóng dấu đã chi tiền. → lưu chứng từ : + Liên 1 giấy lĩnh tiền mặt và bảng kê các loại tiền lĩnh làm chứng từ kế toán trong ngày. + Liên 2 giấy lĩnh tiền mặt giao cho khách hàng. b. Giải ngân tiền vay vào TK của KH tại MSB: - Nhận bộ hồ sơ giải ngân từ phòng Tín dụng và UNC từ KH, GDV kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của bộ hồ sơ và UNC - Hạch toán trên BDS Chọn chức năng 4001: Giải ngân tiền vay = tiên măt/ chuyển khoản → Nhập TK vay: 090.82.01…. → OK → Chọn phương thức thanh toán: chuyển khoản → Nhập số tiền ghi nợ: → Số TK Ghi có → Ghi chú: Giải ngân tiền vay cho KH… theo HĐ… ngày … → OK, →chuyển cho KSV phê duyệt → cho UNC vào để in GDV ký lên toàn bộ chứng từ, chuyển cho KSV ký duyệt Lưu chứng từ GDV lưu liên 1 UNC, bộ hồ sơ giải ngân, trả liên 2 unc cho KH c. Giải ngân tiền ứng vốn GTCG: - Khi KH có nhu cầu ứng vốn, căn cứ vào thẻ tiết kiệm của KH, GDV tính số ngày gửi, giá trị còn lại và số tiền được ứng vốn tối đa. Sau đó GDV làm HĐƯV và Giấy đề nghị ứng vốn kiêm phương án trả nợ đưa cho khách hàng ký, giữ lại thẻ tiết kiệm của KH, photo CMND của KH. Hướng dẫn KH viết và ký Giấy lĩnh TM dùng cho cá nhân, Bảng kê các loại tiền lĩnh. - Chuyển toàn bộ hồ sơ ứng vốn cho phòng tín dụng tạo TK tiền vay. Khi nhận lại bộ hồ sơ ứng vốn từ phòng tín dụng và đã có TK tiền vay, GDV hạch toán giải ngân trên BDS như sau: → Chọn chức năng 4001 → Số TK tiền vay: 090.82.01.000… → OK → Nhập tiền mặt: số tiền ghi nợ → Ghi chú : giải ngân tiền vay cho KH… theo HĐ… ngày … → OK → KSV duyệt → Chấp nhận chi tiền → In bảng kê các loại tiền lĩnh và giấy lĩnh tiền mặt. GDV tiến hành chi tiền cho KH lưu chứng từ : + Liên 1 giấy lĩnh tiền mặt và bảng kê các loại tiền lĩnh làm chứng từ kế toán trong ngày. + Liên 2 giấy lĩnh tiền mặt giao cho khách hàng. Chú ý : Khi đếm tiền luôn phải quay máy đếm ở vị trí KH có thể cùng theo dõi, tránh trường hợp thừa thiếu tiền của KH. Sau khi đã kiểm đủ số tiền GDV đối chiếu kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo đã chi đủ số tiền theo đúng chứng từ của KH sau đó ký tên vào bảng kê các loại tiền lĩnh, và giấy lĩnh tiền mặt, đóng dấu đã chi tiền. II – Thanh Toán Tiền Vay Bằng Tay: Chọn 80700 : kiểm tra lãi suất cùng gốc → Nhập số TK vay → Tìm → Chi tiết → Kỳ hạn và lãi suất → chọn chi tiết hóa đơn ( Hiện gốc + lãi → chụp màn hình và in 1 tờ ) → Đóng → chọn 4120 – LN trả nợ vay = chuyển khoản – Phân bổ thủ công → Nhập TK vay → số tiền ghi có → TK ghi nợ → Số tiền gốc → số tiền lãi → Lãi suất sau ( là lãi phạt) → Chụp màn hình (In ra 1 tờ để lưu chứng từ) → OK → Đưa KSV duyệt → In UNC nếu KH yêu cầu trích từ TKKKH Giấy bào nợ nếu đã có thỏa thuận đến hạn tự thu Giấy nộp tiền mặt Lưu chứng từ : Lưu Liên 1 của UNC ( Hoặc Giấy nộp TM, Giấy báo có) + phiếu tính lãi , trả liên 2 cho khách hàng. III – Tất Toán Tiền Vay: a. Tất toán bằng tiền mặt Chọn 80700 : kiểm tra lãi suất cùng gốc – đúng hợp đồng thì hạch toán. Chọn chức năng 4251: Tất toán tiền vay = Tiền mặt/chuyển khoản/séc cùng 1 ngân hàng/thông báo co. Nhập số TK tiền vay OK Tại mục tiền mặt : nhập số tiền tất toán Ghi chú : Tên KH tất toán tiền vay OK In bảng kê các loại tiền nộp Chuyển sang KSV duyệt In giấy nộp tiền mặt GDV ký lên chứng từ và đóng dấu đã thu tiền Lưu liên 1 giấy nộp TM + Bảng kê các loại tiền nộp Trả liên 2 giấy nộp TM cho KH b. Tất toán bằng chuyển khoản: Khi nhận được UNC của khách hàng GDV chọn chức năng 20200 để xem số dư TK TG KKH của KH có còn đủ tiền để tất toán không. GDV chọn chức năng 80700 : kiểm tra gốc và lãi của KH – đúng hợp đồng thì hạch toán Chọn gõ vào số TK tiền vay, chọn OK để kiểm tra số tiền trả có đúng không Tại chức năng 4251: Tất toán tiền vay = Tiền mặt/chuyển khoản/séc cùng 1 ngân hàng/thông báo co. Nhập số TK tiền vay OK Nhập số tiền tất toán Số TK ghi nợ Ghi chú : Tên khách hàng tất toán tiền vay… OK Chuyển KSV duyệt In UNC, hoặc giấy báo nợ lưu liên 1 UNC hoặc Giấy báo nợ Trả liên 2 cho khách hàng c. Tất toán từ TK trung gian GL (ỨNG VỐN) Chọn chức năng 80700 : để kiểm tra lãi và gốc – đúng hợp đồng thì mới hạng toán → GDV tất toán thẻ tiết kiệm mà KH dùng cầm cố (dùng chức năng 3040) → treo số tiền vay cần tất toán vào TK GL 280701003. Sau đó hạch toán tất toán tiền vay như sau : → Chọn chức năng 4251- Tất toán nợ vay bằng tiền mặt/ chuyển khoản… Tại mục “ GL ”, nhập vào +Số tiền phải tất toán +Chọn TK trung gian thích hợp: 280701003 +Ghi chú: Tên KH tất toán tiền vay → Chọn OK → chuyển cho KSV phê duyệt → GDV cho Giấy Báo Có vào để in. Lưu chứng từ: Liên 1 Giấy xác nhận tất toán thẻ tiết kiệm và thẻ tiết kiệm, liên 1 Giấy báo có. Chú ý : Khi KH tất toán tiền vay dù bằng phương thức nào, GDV đều phải in Phiếu tất toán tiền vay bằng chức năng 80701. GDV in thành 2 bản, 1 bản GDV lưu và một bản chuyển cho phòng tín dụng để xuất tài sản đảm bảo cho KH ( nếu là KH doanh nghiệp thì in thành 03 bản để trả cho khách hàng 01 bản) PHẦN VII : CHUYỂN TIỀN I – CHUYỂN TIỀN ĐI: 1. Chuyển tiền đi – nộp tiền mặt, cho người thụ hưởng nhận bằng chứng minh thư: Khi KH đến ngân hàng có nhu cầu chuyển tiền cho người thụ hưởng nhân tiền bằng CMT, GDV hướng dẫn khách hàng lập chứng từ : Yêu cầu chuyển tiền trong nước, và ký trên bảng kê các loại tiền nộp. Trên yêu cầu chuyển tiền trong nước phải kê đầy đủ các thông tin: Ghi ngày tháng năm lập chứng từ Số tiền bằng số , số tiền bằng chữ Nội dung chuyển tiền Người yêu cầu Số TK/CMT : số CMT ( ngày cấp, nơi cấp: pơhair ghi rõ rang , chính xác) Tại ngân hàng : HÀNG HẢI NHA TRANG Người hưởng : tên đầy đủ theo CMT Số CMT : ghi rõ rang ,ngày cấp , nơi cấp Tại ngân hàng : Tên ngân hàng nhân. Ký vào yêu cầu chuyển tiền trong nước GDV kiểm tra chứng từ hợp lệ, đầy đủ chưa thì tiền hành nhận tiền và kiểm đếm chính xác theo đúng số tiền trên bảng kê. Hạch toán trên BDS: Chọn 7050 : chuyển tiền đi nộp TM Chọn đúng loại SP : OL3 : chuyển tiền liên chi nhánh; OL4 : chuyển tiền giá trị cao; OL8 : chuyển tiền giá trị thấp Số tiền VNĐ : Địa bàn : chọn Outstation trường hợp NH hưởng khác tỉnh thành phố. Người gửi tiền : Người hưởng : Số CMT : người hưởng phải chính xác, ghi ngày cấp, nơi cấp. Ghi chú: OK Kê tiền trên máy In bảng kê các loại tiền nộp OK Chuyển KSV duyệt In yêu cầu chuyển tiền trong nước GDV ký vào bảng kê, phiếu yêu cầu chuyển tiền , đóng dấu đã thu tiền và chuyển KSV ký duyệt GDV lưu liên 1 phiếu yêu cầu chuyển tiền trong nước , bảng kê các loại tiền nộp, và trả liên 2 phiếu yêu cầu chuyển tiền trong nước cho khách hàng. 2. chuyển tiền đi – trích tài khoản tại CN MSB,cho người thụ hưởng nhận bằng TK: Khi KH đến ngân hàng có nhu cầu chuyển tiền cho người thụ hưởng nhân tiền bằng TK, GDV hướng dẫn khách hàng lập chứng từ : ủy nhiệm chi. Trên ủy nhiệm chi phải kê đầy đủ các thông tin: Ghi ngày tháng năm lập chứng từ Số tiền bằng số , số tiền bằng chữ Nội dung chuyển tiền Người yêu cầu Số TK/CMT : Tại ngân hàng : HÀNG HẢI NHA TRANG Người hưởng : tên đầy đủ theo CMT Tại ngân hàng : Tên ngân hàng nhân. Tài khoản: Phải đầy đủ , chữ ký của chủ tài khoản hoặc người ủy quyền đã đăng ký trong hồ sơ mở Tk Kiểm tra số dư trên TK TG của KH đảm bảo khả năng thanh toán trước khi tiến hành hạch toán. Hạch toán trên BDS: Chọn 7051 : chuyển tiền đi – thanh toán từ TK KKH Chọn đúng loại SP : OL1 : thanh toán bù trừ ;OL3 : chuyển tiền liên chi nhánh; OL4 : chuyển tiền giá trị cao; OL8 : chuyển tiền giá trị thấp Số tiền : Loại tiền : Địa bàn : chọn local trong trường hợp chuyển đến chi nhánh của MSB, chuyển đến NH khác cùng địa bàn; chọn Outstation trường hợp NH hưởng khác tỉnh thành phố. Người gửi tiền : Tên của người hưởng Số TK của người hưởng Ngân hàng hưởng: theo yêu cầu của UNC Phương thức thanh toán phí: chọn thanh toán từ TK KKK; Nhập số TK ghi nợ, nếu thanh toán phí bằng tiền mặt thì vào chức năng 8300 để thu phí ngoài. Ghi chú: OK Chuyển KSV duyệt In ủy nhiệm chi GDV ký vào ủy nhiệm chi , đóng dấu phòng và chuyển KSV ký duyệt GDV lưu liên 1 ủy nhiệm chi , và trả liên 2 ủy nhiệm chi cho khách hàng. II – CHUYỂN TIỀN ĐẾN: GDV truy vấn lệnh chuyển tiền đến liên chi nhánh bằng chức năng 50503. GDV đọc kỹ nội dung trên lệnh chuyển có ( LCC )và hạch toán trên BDS . a. Chuyển tiền đến liên chi nhánh lĩnh tiền mặt Khi KH xuất trình CMND để lĩnh tiền chuyển đến từ chi nhánh khác của MSB. GDV kiểm tra món tiền đó đã về chưa bằng chức năng 50503 In ra LCC, hỏi KH món tiền đó do ai chuyển và số tiền là bao nhiêu (có tính chất xác minh) Hướng dẫn KH viết Giấy xin lĩnh tiền mặt với các nội dung sau +Tên, địa chỉ +Số CMT, ngày cấp, nơi cấp +Số tiền bằng chữ , bằng số +Người gửi tiền, nơi gửi GDV đối chiếu các thông tin trên với LCC và CMND của KH Nếu các chi tiết khớp đúng, thì hạch toán trên BDS Chọn chức năng 7054, nhập vào số tham chiếu trên LCC. Màn hình sẽ hiển thị số tiền, tên người nhận, số CMND, ngày cấp, nơi cấp Ghi chú: tên người chuyển tiền Chọn OK, GDV kê tiền trên màn hình chi tiền và in ra Bảng kê các loại tiền lĩnh. Chuyển cho KSV phê duyệt, cho Giấy chi tiền mặt vào để in. Yêu cầu KH ký lên Giấy chi tiền mặt và bảng kê chi tiền. GDV chi tiền cho KH. GDV ký lên tất cả chứng từ Lưu chứng từ: GDV lưu Giấy xin lĩnh tiền mặt, LCC, liên 1 Giấy chi tiền mặt, bản sao CMND của KH Liên 2 Giấy chi tiền mặt trả cho KH PHẦN VII : CHUYỂN TIỀN I. CHUYỂN TIỀN ĐI: - Khi KH có nhu cầu chuyển tiền đi, tuỳ thuộc vào KH chuyển tiền đi bằng tiền mặt hay trích từ TK TG KKH và người thụ hưởng nhận bằng TK hay CMND mà hướng dẫn KH lập chứng từ phù hợp. - Nếu KH chuyển tiền đi bằng tiền mặt hoặc KH chuyển tiền đi trích từ TK TG KKH và người thụ hưởng nhận bằng CMND thì chứng từ là Yêu cầu chuyển tiền trong nước. - Nếu KH chuyển tiền đi trích từ TK TG KKH và người thụ hưởng nhận bằng TK thì chứng từ là UNC. a. Các loại sản phẩm ( kênh thanh toán) OL1: TT bù trừ NHNN OL3: TT liên chi nhánh OL4 : Chuyển tiền giá trị cao OL8 : Chuyển tiền giá trị thấp b. Địa bàn - Chọn local nếu người hưởng có TK trong địa bàn tỉnh hoặc cùng hệ thống MSB. - Chọn outstation : nếu người hưởng có TK khác tỉnh và không cùng hệ thống MSB + Chi nhánh đến: + Ngân hàng người hưởng: Nhập tên NH hưởng + Chi nhánh + Tỉnh/thành phố. c. Thu phí Chọn Remitter nếu người chuyển chịu phí Chọn Beneficiary nếu người hưởng chịu phí GDV thu phí chuyển tiền theo biểu phí hiện hành d. Thông tin người chuyển và người hưởng Tên KH: Tên người chuyển (nếu chuyển tiền trích từ tài khoản thì tên KH đã có sẵn) TK người hưởng: Tên người hưởng: nếu người hưởng nhận bằng CMT thì gõ tên có dấu theo kiểu Telex Số CMT, ngày phát hành, nơi phát hành Ghi chú: Nội dung chuyển tiền * Hạch toán trên BDS Nếu KH chuyển tiền đi bằng tiền mặt, GDV chọn chức năng 7050 Nếu KH chuyển tiền đi trích từ TK TG KKH, GDV chọn chức năng 7051 Nếu chuyển tiền đi – Ghi nợ TK trung gian nội bộ, GDV chọn chức năng 7053 Sau đó, GDV lần lượt chọn kênh thanh toán, địa bàn, thu phí, nhập vào thông tin người chuyển và người hưởng. Chọn OK, chuyển cho KSV phê duyệt, cho Yêu cầu chuyển tiền trong nước hoặc UNC vào để in. Chú ý: Nếu KH dùng UNC theo mẫu của MSB thì thu phí và in giao dịch lên UNC, nếu KH không dùng UNC theo mẫu của MSB thì in giao dịch lên Giấy Báo Nợ và thu phí ngoài bằng chức năng 8300, in lên Phiếu thu. Với chuyển tiền đi – Ghi nợ TK trung gian nội bộ, thì in Phiếu ghi Nợ Lưu chứng từ: - Liên 1 Giấy yêu cầu chuyển tiền trong nước và Bảng kê các loại tiền nộp hoặc UNC ( và Giấy báo nợ nếu không dùng mẫu UNC của ngân hàng) - Liên 2 Giấy yêu cầu chuyển tiền trong nước hoặc UNC trả lại cho khách hàng. II. CHUYỂN TIỀN ĐẾN: GDV truy vấn lệnh chuyển tiền đến liên chi nhánh bằng chức năng 50503. GDV đọc kỹ nội dung trên lệnh chuyển có ( LCC )và hạch toán trên BDS . a. Chuyển tiền đến liên chi nhánh lĩnh tiền mặt Khi KH xuất trình CMND để lĩnh tiền chuyển đến từ chi nhánh khác của MSB. GDV kiểm tra món tiền đó đã về chưa bằng chức năng 50503 In ra LCC, hỏi KH món tiền đó do ai chuyển và số tiền là bao nhiêu (có tính chất xác minh) Hướng dẫn KH viết Giấy xin lĩnh tiền mặt với các nội dung sau +Tên, địa chỉ +Số CMT, ngày cấp, nơi cấp +Số tiền bằng chữ , bằng số +Người gửi tiền, nơi gửi GDV đối chiếu các thông tin trên với LCC và CMND của KH Nếu các chi tiết khớp đúng, thì hạch toán trên BDS Chọn chức năng 7054, nhập vào số tham chiếu trên LCC. Màn hình sẽ hiển thị số tiền, tên người nhận, số CMND, ngày cấp, nơi cấp Ghi chú: tên người chuyển tiền Chọn OK, GDV kê tiền trên màn hình chi tiền và in ra Bảng kê các loại tiền lĩnh. Chuyển cho KSV phê duyệt, cho Giấy chi tiền mặt vào để in. Yêu cầu KH ký lên Giấy chi tiền mặt và bảng kê chi tiền. GDV chi tiền cho KH. GDV ký lên tất cả chứng từ Lưu chứng từ: GDV lưu Giấy xin lĩnh tiền mặt, LCC, liên 1 Giấy chi tiền mặt, bản sao CMND của KH Liên 2 Giấy chi tiền mặt trả cho KH PHẦN VIII : MỘT SỐ NGHIỆP VỤ KHÁC: I. NGHIỆP VỤ THẺ ATM: 1. Tạo đơn phát hành thẻ: - Khi khách hàng có nhu cầu mở thẻ ATM, GDV hỏi xem khách hàng đã có TK KKH chưa, nếu chưa có TK KKH thì mở TK KKH cho khách hàng. - Bộ hồ sơ mở thẻ gồm có: + Giấy đăng ký mở thẻ ATM. + Chứng minh nhân dân( bản sao). + Giấy đăng ký mở TKKKH (nếu khách hàng chưa có TKKKH). - Hạch toán trên BDS: Vào chức năng 90000 – Tạo đơn phát hàng thẻ - để tạo thẻ mới cho khách hàng Nhập số CMND của khách hàng chuyển sang màn hình 95025, điền đầy đủ thông tin cần thiết: + Tên khách hàng + Phí thường niên + VIP + Loại sản phẩm + Nhận pin mailer + Gửi pin mailer Chọn Tài khoản thẻ để chọn cấp độ tài khoản, trong đó + Frist Primary Account : là tài khoản chính nhất + Primary Account: tài khoản chính + Secondary Account : tài khoản phụ ® OK để thực hiện ® màn hình tự động quay về màn hình 95025, màn hình này hiển thị toàn bộ những tài khoản có liên kết với tài khoản thẻ ® OK ® Yes ® chuyển sang cho KSV duyệt. Cuối ngày, lập danh sách các khách hàng phát hành thẻ trong ngày và fax danh sách đó về Trung tâm phát hành thẻ MSB. 2. Kích hoạt thẻ: Khi khách hàng đến nhận thẻ ATM, GDV kiểm tra, đối chiếu CMND sau đó cho khách hàng ký vào giấy nhận thẻ ATM và giao thẻ , pin cho khách hàng. Cho khách hàng ký vào phần cuống pin, xé phần có chữ ký của khách hàng để lưu và giao phần mã số pin cho khách hàng Vào chức năng 90004 – Kích hoạt thẻ - để kích hoạt thẻ cho khách hàng Đánh số thẻ của khách hàng, chọn OK chuyển sang màn hình 95013 bấm Active để vào màn hình 99067. Chuyển sang cho KSV phê duyệt, khi KSV duyệt xong thì thẻ có thể sử dụng. 3. Khóa thẻ tạm thời: Khi khách hàng thông báo bị mất thẻ ATM, GDV yêu cầu khách hàng trình CMND để đối chiếu. Yêu cầu khách hàng điền thông tin vào giấy Thông báo mất thẻ sau đó thực hiện khóa thẻ tạm thời cho khách . - Vào chức năng 90002 – Khóa thẻ tạm thời. Nhập CMND để tìm thông tin của khách hàng ® OK ® màn hình 95013, bấm “Mark Hot” để chuyển sang màn hình 99010 ® tại dòng :Mark Hot Reason” GDV lựa chọn lý do khóa thẻ tạm thời ®Nhấn OK để kết thúc ® chuyển sang cho KSV duyêt. Khi KSV duyệt xong thẻ sẽ tạm thời không giao dịch được tại các máy ATM được nữa. 4. Khóa thẻ vĩnh viễn: Khi khách hàng không có nhu cầu dùng thẻ ATM nữa yêu cầu khóa thẻ vĩnh viễn thì GDV thực hiện khóa thẻ vĩnh viễn cho khách hàng. - Vào chức năng 9006 – Khóa thẻ vĩnh viễn Tìm kiếm thông tin khách hàng ® chọn OK để chuyển sang màn hình 95013 ® chọn “Khóa thẻ vĩnh viễn” ® chuyển sang màn hình 99013 ® chọn OK để kết thúc lệnh ® Chuyển sang cho KSV duyệt, sau khi KSV duyệt xong thì thẻ đã bị khóa vĩnh viễn không thẻ sử dụng được nữa. 5. Một số chức năng khác: Ngoài các chức năng trên, khi có yêu cầu của khách hàng, GDV còn có thể thực hiện một số nghiệp vụ như: - Phát hành lại thẻ ATM (Khi khách hàng làm mất thẻ hoặc thẻ bị nuốt) – Dùng chức năng 9003. - Phát hành lại số pin ( Khi khách hàng quên mã pin) – Dùng chức năng 9007. II. THANH TOÁN BÙ TRỪ: - khi nhận được ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu từ khách hàng, muốn trích tài khoản KKH chuyển trả cho người thụ hưởng ở ngân hàng khác hệ thống nhưng cùng tỉnh, thành phố, có tham gia thanh toán bù trừ. - Tiến hành trích tài khoản khách hàng trên BDS. - Lập lệnh TTBT đi Chọn ngân hàng A ® Chọn in lệnh thanh toán bù trừ đi để kiểm tra bút toán số mấy tránh trùng lặp. Chọn ngân hàng A ® Chọn KTGD lập lênh TTBT đi Nhấp số bút toán Chọn ngân hàng nhận lệnh Nhập số tiền chuyển Nhập tên đơn vị chuyển Nhập tên đơn vị nhận Số TK Tại ngân hàng ( nếu ngân hàng chưa có trên hệ thống thì nhấn F9 chọn * và nhập ngân hàng hưởng) Nội dung Duyệt Đóng Chuyển chứng từ cho KSV duyệt lệnh TTBT đi vừa lập. -Cuối ngày GDV vào “In lệnh thanh toán bù trừ đi” để in Lệnh chuyển có, để kẹp chứng từ lưu kế toán. III. NHẬP – XUẤT TIỀN MẶT NỘI BỘ: 8000: Nhập tiền mặt nội bộ 8001: Xuất tiền mặt nội bộ Đầu ngày GDV tiến hành nhập tiền khi nhận tiền (dùng chức năng 8000) và cuối ngày kiểm tra tiền sau đó xuất toàn bộ quỹ của mình về quỹ tập trung (chức năng 8001). Điền các thông tin: + Người nhập (xuất ) tiền + Loại tiền tệ ®Chọn Thêm ® Sau khi đã nhập( xuất) tiền đủ số lượng ®chọn OK ® chuyển sang cho KSV duyệt ® cho Giấy chuyển tiền nội bộ vào để In. Lưu chứng từ : kẹp liên 1 của giấy chuyển tiền nội bộ + liên 2 của giấy chuyển tiền nội bộ của nhân viên ngân quỹ chuyển sang làm chứng từ kế toán. Liên 2 của giấy chuyển tiền nội bộ chuyển cho nhân viên ngân quỹ. IV. THU TIỀN MẶT KHÁC: - Trường hợp khi khách hàng đến chuyển tiền cho người thụ hưởng ở ngân hàng khác hệ thống, không trong tỉnh,thành phố mà đã quá giờ thanh toán bù trừ. Thì hướng dẫn khách hàng lập yêu cầu chuyển tiền trong nước 4 liên. - Hạch toán trên BDS: Chọn chức năng 8050 – thu tiền mặt khác. Nhập số tiền: Loại tiền: Số TKGL : TK 280801001 – phải trả người hưởng VND OK Kê tiền In bảng kê các loại tiền nộp OK Cho yêu cầu chuyển tiền trong nước vào in - lưu chứng từ : Liên 1 bảng kê các loại tiền nộp và yêu cầu chuyển tiền trong nước Liên 2 trả cho khách hàng V. THU PHÍ DỊCH VỤ BĂNG CHUYỂN KHOẢN HOẶC TIỀN MẶT: Trong trường hợp những giao dich chuyển tiền đi thu phí ngoài; phí tra soát … GDV chọn chức năng 8300 – thu phí dịch vụ Phương thức thanh toán phí : chọn CSK Số TK Phí DVTT Loại tiền Ghi chú: OK In trên phiếu thu Lưu liên 1 phiếu thu để làm chứng từ kế toán trong ngày Trả liên 2 phiếu thu cho khách hàng. VI. IN GIAO DỊCH CUỐI NGÀY: Cuối ngày giao dịch, GDV in báo cáo (dùng chức năng 304 và 305), đảm bảo số liệu trên 304 và 305 phải khớp nhau. Xếp chứng từ theo báo cáo 304 (Chú ý khi in báo cáo 304 kiểm tra chênh lệch thu – chi phải bằng không).Chứng từ nào có hai giao dịch trở lên phải vào chức năng 207 để cộng chứng từ sau đó in ra kẹp chứng từ nộp kế toán. Kiểm tra và chấm báo cáo xong chuyển toàn bộ chứng từ cho KSV.