Cải tiến công tác hoạt động Văn phòng theo hướng hiện đại hoá của Văn phòng Tổng Công ty xây dựng công trình giao thông 8

µng ngµy ch¨m sãc t­íi c©y, tØa cµnh c©y c¶nh. Lau chïi cöa kÝnh cöa chíp toµn bé tÇng hai, quÐt dän hµnh lang tÇng hai; - §­a b¸o chÝ ®Õn c¸c phßng lµm viÖc cña tæng c«ng ty vµ l·nh ®¹o tæng c«ng ty. *C«ng nh©n l¸i xe con (8 ng­êi): - Thùc hiÖn c¸c nghiÖp vô kü thuËt vÒ thao t¸c vËn hµnh ®iÒu khiÓn l¸i xe « t« con, sö dông thµnh th¹o c¸c trang thiÕt bÞ, m¸y mãc, dông cô trang thiÕt bÞ « t« ®Ó thùc hiÖn c«ng t¸c ®­îc giao; - Qu¶n lý sö dông tèt xe « t« ®­îc giao nh­: T¨ng c­êng kiÓm tra theo dâi, b¶o d­ìng söa ch÷a vÆt ®¶m b¶o cho ho¹t ®éng cña xe « t« con ®­îc th­êng xuyªn liªn tôc. - Gi÷ g×n b¶o qu¶n xe tèt s¹ch sÏ, tiÕt kiÖm trong viÖc sö dông x¨ng dÇu, x¨m lèp, phô tïng; - Mua s¾m x¨ng dÇu, qu¶n lý sö dông x¨ng dÇu vµ b¸o c¸o ho¹t ®éng cña xe, quyÕt to¸n x¨ng dÇu hµng th¸ng; - L¸i xe an toµn tuyÖt ®èi, phôc vô ®óng giê theo sù ®iÒu ®éng ph©n c«ng cña l·nh ®¹o v¨n phßng. 2. C«ng nghÖ th«ng tin Trong thùc tÕ cuéc sèng hµng ngµy, ®Ó gi¶i quyÕt mét vÊn ®Ò cã thÓ cã nhiÒu ph­¬ng ¸n kh¸c nhau. Yªu cÇu ®Æt ra lµ ph¶i chän lÊy mét ph­¬ng ¸n tèt nhÊt (ph­¬ng ¸n tèi ­u). VÒ mÆt lý thuyÕt, víi mçi bµi to¸n cã thÓ chän ®­îc Ýt nhÊt mét ph­¬ng ¸n tèi ­u. Tuy nhiªn, trªn thùc tÕ, ®«i khi cÇn chÊp nhËn ph­¬ng ¸n “ gÇn tèi ­u” nÕu viÖc quyÕt ®Þnh cßn phô thuéc vµo nh÷ng h¹n chÕ kh¸c nh­ kh¶ n¨ng thu thËp d÷ liÖu thêi gian tÝnh to¸n… ë ®©y, viÖc thu thËp xö lý th«ng tin cã mét vai trß quan träng. Tõ l©u, con ng­êi ®· vèn cã kh¶ n¨ng dù ®o¸n vµ dù b¸o nhiÒu hiÖn t­îng tù nhiªn vµ x· héi. Cã nh÷ng hiÖn t­îng ®­îc dù b¸o mét c¸ch chÝnh x¸c tuyÖt ®èi, cã hiÖn t­îng chØ ®¹t møc t­¬ng ®èi, vµ cã nh÷ng hiÖn t­îng ch­a thÓ lý gi¶i, dù b¸o, dù ®o¸n næi. Bªn c¹nh nh÷ng h¹n chÕ vÒ ph­¬ng ph¸p luËn, mét nguyªn nh©n n÷a lµ kh¶ n¨ng tÝnh to¸n vµ xö lý th«ng tin vÉn ch­a ®­îc nh­ mong muèn cña con ng­êi. Tuy nhiªn, trong vµi thËp kû võa qua, sù ph¸t triÓn cña khoa häc vµ kü thuËt ®· gióp con ng­êi tiÕn ®­îc mét b­íc dµi trong lÜnh vùc nµy. Tr­íc khi nãi ®Õn tin häc vµ c«ng nghÖ th«ng tin, chóng ta cÇn ®Ò cËp ®Õn mét kh¸i niÖm hÕt søc c¬ b¶n lµ th«ng tin. Cã nhiÒu ®Þnh nghÜa kh¸c nhau vÒ th«ng tin. ë ®©y, th«ng tin ®­îc hiÓu lµ tÊt c¶ nh÷ng g× cã thÓ cung cÊp cho con ng­êi hiÓu biÕt vÒ ®èi t­îng ®­îc quan t©m trong tù nhiªn vµ x· héi, diÔn ra trong kh«ng gian vµ thêi gian, vÒ nh÷ng vÊn ®Ò chñ quan vµ kh¸ch quan… nh»m gióp con ng­êi cã ®­îc c¬ së ®­a ra nh÷ng quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n, kÞp thêi cã hiÖu qu¶ vµ ý nghÜa. Cã nhiÒu lo¹i th«ng tin kh¸c nhau vµ mçi lo¹i cã c¸ch biÓu hiÖn riªng, ®Òu mang nh÷ng ®Æc thï riªng vµ yªu cÇu riªng vÒ ph¹m vi, hiÖu qu¶ còng nh­ cã vai trß, t¸c dông nhÊt ®Þnh trong thùc tiÔn. Th«ng tin cã ë kh¾p mäi n¬i vµ vÞ trÝ cña nã ngµy cµng trë nªn quan träng. Nhu cÇu khai th¸c, xö lý vµ truyÒn th«ng tin ngµy cµng trë nªn cÊp thiÕt. ViÖc nghiªn cøu vµ øng dông c«ng nghÖ th«ng tin nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ vµ hiÖu lùc qu¶n lý cña tæng c«ng ty ngµy cµng cã ý nghÜa quyÕt ®Þnh ®èi víi sù nghiÖp ph¸t triÓn. Tin häc lµ ngµnh khoa häc chuyªn nghiªn cøu viÖc thu thËp th«ng tin, qu¶n lý vµ xö lý th«ng tin theo c¸ch nµo ®ã nh»m ®¹t ®ù¬c ë møc ®é tèt nhÊt môc tiªu ®Æt ra tõ tr­íc cña con ng­êi. §Æc biÖt h¬n c¸c ngµnh khoa häc kh¸c, tin häc ngµy cµng cã kh¶ n¨ng thu thËp vµ len lái vµo mäi ngâ ng¸ch cña cuéc sèng nhê nh÷ng thiÕt bÞ th«ng tin hiÖn ®¹i vµ nh÷ng s¶n phÈm phÇn mÒm tiÖn lîi, cho phÐp con ng­êi khai th¸c triÖt ®Ó kh¶ n¨ng lao ®éng t­ duy, th«ng qua c¸c ph­¬ng tiÖn hç trî ®¾c lùc. LÜnh vùc ho¹t ®éng quan träng nhÊt cña tin häc trong thùc tiÕn lµ qu¶n lý c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ cña x· héi. C¸c s¶n phÈm cña nã ®a sè phôc vô cho mäi nhu cÇu kh¸c nhau trong qu¶n lý vµ vai trß cña tin häc ngµy cµng trë nªn cÇn thiÕt trong c«ng t¸c nµy. Lµ mét c¬ quan thùc hiÖn vai trß qu¶n lý vµ l·nh ®¹o, Tæng c«ng ty rÊt cÇn tíi hÖ thèng th«ng tin vµ c¸c s¶n phÈm c«ng nghÖ th«ng tin. Nã sÏ cho phÐp thùc hiÖn tù ®éng c¸c quy tr×nh xö lý th«ng tin theo yªu cÇu cña hÖ thèng qu¶n lý víi hiÖu qu¶ cao vÒ tèc ®é, ®é chÝnh x¸c, kh¶ n¨ng truyÒn dÉn, t×m kiÕm, chän läc, ph©n tÝch vµ l­u tr÷. Nã cã thÓ t¹o ra mét hÖ thèng liªn hoµn, ®ång bé, chÝnh x¸c, t¹o ra mèi liªn kÕt, sù phèi hîp nhÞp nhµng gi÷a v¨n phßng Tæng c«ng ty vµ c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc víi hiÖu qu¶ râ rÖt. HÖ thèng th«ng tin tù ®éng phôc vô qu¶n lý sÏ t¹o ra mét bé m¸y tæ chøc ho¹t ®éng khoa häc, gän nhÑ vµ h÷u hiÖu. Trong lÜnh vùc v¨n b¶n, mét nhu cÇu næi bËt trong c¸c hÖ thèng qu¶n lý ngµy nay - mét c«ng cô hoµn h¶o ®Ó t¹o ra chÊt l­îng cao - §ã lµ kh¶ n¨ng vÒ mÉu m·, vÒ chÊt l­îng vµ kh¶ n¨ng truyÒn dÉn, khai th¸c vµ sö dông ®óng nhu cÇu. Nh­ vËy, ta kh«ng thÓ phñ nhËn vai trß quan träng vµ hÕt søc to lín cña c«ng nghÖ th«ng tin trong ho¹t ®éng cña v¨n phßng Tæng c«ng ty. Tuy nhiªn, viÖc sö dông nh÷ng tiÕn bé khoa häc cña ngµnh c«ng nghÖ th«ng tin vµ truyÒn th«ng vµo thùc tiÔn kh«ng chØ ë Tæng c«ng ty mµ ë n­íc ta cßn rÊt réng so víi thÕ giíi. Sè l­îng m¸y vi tÝnh t¹i c¸c c¬ quan Nhµ n­íc, c¸c doanh nghiÖp... ngµy cµng t¨ng nh­ng hiÖu qu¶ sö dông, khai th¸c c¸c tÝnh n¨ng vµ thÕ m¹nh cña thiÕt bÞ so víi yªu cÇu thùc tÕ cßn thÊp. HiÖn nay, trong c¬ quan v¨n phßng Tæng c«ng ty ch­a trang bÞ m¸y vi tÝnh ®ñ cho mçi phßng mét chiÕc. C¸c phßng cã m¸y vi tÝnh th× ®Òu sö dông nh­ mét m¸y ch÷ cao cÊp. H¬n n÷a, thÕ hÖ m¸y cña c¬ quan ®ang trë nªn l¹c hËu so víi t×nh h×nh ph¸t triÓn cña khoa häc c«ng nghÖ hiÖn nay. §iÒu nµy ®ßi hái c¬ quan cÇn cã sù c©n nh¾c trong viÖc ®­a øng dông tin häc vµo ho¹t ®éng. C¸c m¸y tÝnh nµy ch­a ®­îc nèi m¹ng víi nhau hay tham gia vµo c¸c m¹ng th«ng tin trong vµ ngoµi n­íc. §iÒu nµy khiÕn cho viÖc liªn l¹c, trao ®æi víi nhau vÒ c«ng viÖc gi÷a c¸c bé phËn trong c¬ quan gÆp nhiÒu khã kh¨n, c«ng t¸c qu¶n lý cña c¬ quan kh«ng ®­îc thuËn lîi. Kh«ng tham gia vµo c¸c m¹ng th«ng tin toµn cÇu, c¬ quan sÏ bá lì viÖc khai th¸c rÊt nhiÒu th«ng tin h÷u Ých trªn m¹ng. §ång thêi c¸c m¸y tÝnh trªn c¬ quan kh«ng kÕt nèi víi nhau g©y ra mét sè khã kh¨n mµ thùc tÕ v¨n phßng c¬ quan ®· gÆp ph¶i trong viÖc l­u tr÷ th«ng tin. ViÖc kÕt nèi víi mét m¸y chñ lµ c¬ quan ®Çu n·o cña hÖ thèng m¸y tÝnh trong c¬ quan mµ trong ®ã ta cã thÓ cµi ®Æt c¸c th«ng tin vÒ mäi lÜnh vùc sÏ t¹o ra nh÷ng thuËn lîi trong c«ng viÖc gi÷a c¸c phßng ban. C¸c m¸y tÝnh trùc thuéc trong néi bé c¬ quan cã thÕ vµo m¹ng, trao ®æi th«ng tin vµ khai th¸c th«ng tin trªn m¸y chñ. HiÖn nay cã rÊt nhiÒu lo¹i virus ph¸ ho¹i mµ nÕu kh«ng kÞp xö lý, th«ng tin l­u tr÷ sÏ bÞ ph¸ huû. ViÖc h×nh thµnh m¸y chñ sÏ gi¶i quyÕt tèt vÊn ®Ò nµy mµ m¸y chñ lµ n¬i l­u tr÷, tæng hîp mäi th«ng tin vÒ m¸y con. Tuy vËy, mét yÕu tè kh¸ quan träng bªn c¹nh c¬ së vËt chÊt trong hÖ thèng th«ng tin ®ã lµ nh÷ng ng­êi trùc tiÕp ®iÒu hµnh, sö dông. MÆc dï c¸c c¸n bé nh©n viªn trong v¨n phßng tæng c«ng ty ®Òu cã tr×nh ®é ®¹i häc, cao ®¼ng nh­ng kiÕn thøc vÒ sö dông m¸y tÝnh vÊn cßn nhiÒu h¹n chÕ. ViÖc sö dông m¸y tÝnh ë ®©y chØ ®¬n gi¶n lµ nhËn th«ng tin, l­u tr÷ th«ng tin vµ cao h¬n lµ so¹n th¶o v¨n b¶n. §iÒu nµy nãi lªn lµ tr×nh ®é sö dông tin häc cña c¬ quan vÉn ch­a ®­îc trang bÞ tèt, phÇn lín chØ dõng l¹i ë møc s¬ khëi, ch­a cã kh¶ n¨ng khai th¸c triÖt ®Ó nh÷ng lîi Ých cña m¸y tÝnh. Ngoµi ra, nguyªn nh©n tõ yÕu tè con ng­êi cßn cã thÓ do nhËn thøc ch­a ®óng vµ ch­a ®Çy ®ñ vÒ vai trß vµ øng dông cña tin häc trong c«ng t¸c qu¶n lý cña nh÷ng ng­êi qu¶n lý. C¸c c¸n bé vÉn ch­a s½n sµng tiÕp nhËn kiÕn thøc míi vÒ lÜnh vùc khoa häc nµy. Tuy nhiªn, trë l¹i vÊn ®Ò con ng­êi, ®Ó tËn dông triÖt ®Ó nh÷ng lîi Ých cña m¸y tÝnh th× con ng­êi cÇn cã nh÷ng am hiÓu thËt tèt vÒ kü thuËt. Bªn c¹nh ®ã lµ tr×nh ®é ngo¹i ng÷. Trªn thùc tÕ ®· cã mét sè tr­êng hîp trôc trÆc vÒ m¸y tÝnh g©y ïn t¾c c«ng viÖc t¹i c¬ quan. Yªu cÇu ®Æt ra ®ßi hái ph¶i cã nh÷ng am hiÓu thËt tèt ®Ó cã thÓ xö lý ®­îc nh÷ng trôc trÆc kü thuËt rÊt th­êng xuyªn x¶y ra ®èi víi m¸y tÝnh. Trong bèi c¶nh hiÖn nay cña ®Êt n­íc ta, ngµnh c«ng nghÖ th«ng tin chØ lµ mét ngµnh míi ph¸t triÓn nªn ta vÉn ch­a cã mét hÖ thèng tiÕng viÖt cµi ®Æt cho m¸y. c¸c ho¹t ®éng, hÖ thèng chØ dÉn trong m¸y tÝnh ®Òu sö dông tiÕng Anh, h¬n n÷a, c¸c th«ng tin cã thÓ khai th¸c ®­îc trªn m¹ng Internet còng sö dông tiÕng Anh. Do ®ã viÖc ®µo t¹o tr×nh ®é ngo¹i ng÷ cho CBCNV còng lµ mét yªu cÇu cÊp thiÕt. §ã lµ c¬ së ®Ó chóng ta cã thÓ khai th¸c tèi ®a nh÷ng øng dông cña tin häc trong ho¹t ®éng cña Tæng c«ng ty. 3. C«ng t¸c v¨n th­ l­u tr÷ Bao gåm c¸c c«ng viÖc vÒ tæ chøc, qu¶n lý c¸c lo¹i v¨n b¶n ®i vµ ®Õn. - Tæ chøc qu¶n lý c¸c tµi liÖu hå s¬. Tæ chøc qu¶n lý c«ng v¨n mËt. - Tæ chøc qu¶n lý vµ sö dông con dÊu. Quy tr×nh tæ chøc qu¶n lý c«ng v¨n ®Õn còng nh­ tÊt c¶ c¸c c¬ quan kh¸c, nã thuéc vÒ nguyªn t¾c. Khi c«ng v¨n ®­îc chuyÓn qua bé phËn v¨n th­ th× ng­êi lµm c«ng t¸c v¨n th­ ph¶i kiÓm tra xem c«ng v¨n göi cã ®óng ®Þa chØ kh«ng? nÕu kh«ng ®óng th× göi l¹i.cßn nÕu ®óng ®Þa chØ th× tiÕn hµnh ph©n lo¹i c«ng v¨n, më bao th­ lÊy néi dung ra, ®ãng dÊu c«ng v¨n ®Õn, ®äc vµ ghi chó néi dung. Sau ®ã tr×nh thñ tr­ëng cã ý kiÕn gi¶i quyÕt råi míi ®¨ng ký vµo sæ c«ng v¨n ®Õn.Cã 3 lo¹i sæ c«ng v¨n ®i vµ ®Õn : Sæ ®¨ng ký c«ng v¨n th­êng, sæ ®¨ng ký c«ng v¨n mËt, sæ ®¨ng ký c¸c lo¹i ®¬n th­ khiÕu n¹i.B­íc cuèi cïng míi ph©n phèi chuyÓn giao c«ng v¨n ®Õn cho c¸c ®¬n vÞ phßng ban cã liªn quan. Quy tr×nh xö lý c«ng v¨n ®i bao gåm c¸c b­íc sau: - Tr­íc khi bá c«ng v¨n ®i vµo phong b× nh©n viªn v¨n th­ ph¶i kiÓm tra c¸c yÕu tè sau: + C«ng v¨n ®· ®Ò ngµy th¸ng ch­a? + §Þa chØ bªn trong vµ bªn ngoµi cã khíp nhau kh«ng ? + §ãng dÊu vµo c«ng v¨n cã ®óng quy c¸ch kh«ng ? Ch÷ ký cã hîp lÖ ch­a? - V¨n th­ ghi sè c«ng v¨n, ®Ò ngµy... th¸ng..., trÝch yÕu c«ng v¨n vµo sæ c«ng v¨n ®i, theo mÉu quy ®Þnh chung. -C«ng v¨n göi ®i ph¶i l­u l¹i ë c¬ quan 2 b¶n (mét b¶n do v¨n th­ l­u tr÷ gi÷, mét b¶n do ®¬n vÞ th¶o ra v¨n b¶n ®ã l­u. C¸c c«ng v¨n giÊy tê, hå s¬ ®­îc giao cho nh©n viªn lµm c«ng t¸c l­u tr÷ b¶o qu¶n. Hµng n¨m c¸c phßng, ban nép hå s¬ tµi liÖu cho nh©n viªn l­u tr÷ ®Ó khi cÇn thiÕt cã thÓ khai th¸c nh÷ng tµi liÖu ®ã. Tr­íc khi l­u tr÷ c¸c lo¹i hå s¬, v¨n th­ ph©n lo¹i hå s¬ ra lµm bèn lo¹i: hå s¬ cÇn thiÕt, hå s¬ quan träng, hå s¬ th­êng sö dông vµ hå s¬ kh«ng cÇn sö dông vµ ph©n lo¹i theo thêi gian ng¾n h¹n, l©u dµi, vÜnh viÔn. HiÖn nay c«ng t¸c v¨n th­ l­u tr÷ cña Tæng c«ng ty ®­îc thùc hiÖn rÊt tèt. Tµi liÖu ®­îc ph©n lo¹i vµ ®­îc xÕp theo tr×nh tù thêi gian. C¸c c«ng v¨n giÊy tê l©u n¨m kh«ng cßn gi¸ trÞ l­u hµnh ®­îc nh©n viªn l­u tr÷ tiÕn hµnh kiÓm tra x¸c ®Þnh l¹i gi¸ trÞ, sau ®ã ®Ò xuÊt víi héi ®ång huû bá tµi liÖu ®ã. 4. C«ng t¸c hËu cÇn C«ng t¸c hËu cÇn cã vai trß ®Æc biÖt quan träng trong ho¹t ®éng cña bÊt kú mét ®¬n vÞ, tæ chøc nµo. Chøc n¨ng hËu cÇn lµ mét trong hai chøc n¨ng c¬ b¶n cña v¨n phßng, nh»m t¹o c¬ së vËt chÊt cho c¸n bé, c«ng chøc hoµn thµnh tèt c¸c ch­¬ng tr×nh kÕ ho¹ch ®· ®Ò ra. Nã lµ nhiÖm vô hç trî c¸c ph­¬ng tiÖn vµ dông cô, nh÷ng ®iÒu kiÖn cÇn thiÕt ®Ó c¸n bé, nh©n viªn cã thÓ n©ng cao ®­îc hiÖu qu¶ c«ng t¸c vµ n¨ng suÊt lao ®éng. Lµm tèt c«ng t¸c hËu cÇn sÏ gãp phÇn tiÕt kiÖm tiÒn cña, thêi gian t¹o lËp ®­îc diÖn m¹o cña c¬ quan ®­îc ®µng hoµng, bÒ thÕ. Gãp phÇn x©y dùng c¬ quan ngµy cµng hiÖn ®¹i theo xu h­íng ph¸t triÓn chung vµ ph­¬ng h­íng chñ tr­¬ng c¶i c¸ch nÒn hµnh chÝnh hiÖn nay. Nãi ®Õn c«ng t¸c hËu cÇn, chóng ta cÇn ph¶i nãi ®Õn bé phËn kÕ to¸n tµi vô cña Tæng c«ng ty. Bé phËn nµy chÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý toµn bé vÊn ®Ò tµi chÝnh cña c¬ quan ®Ó tõ ®ã lËp c¸c kÕ ho¹ch vÒ chi tiªu. §Ó n©ng cao ®­îc tÝnh tiÕt kiÖm vµ hiÖu qu¶ trong ho¹t ®éng, Tæng c«ng ty ®· cã quy ®Þnh chÆt chÏ vÒ viÖc qu¶n lý c«ng t¸c kÕ to¸n tµi vô. Trong ®ã, v¨n phßng cã tr¸ch nhiÖm gióp l·nh ®¹o c¬ quan qu¶n lý toµn bé viÖc thu chi, thanh quyÕt to¸n cña c¬ quan ®óng ph¸p luËt vµ ®óng quy ®Þnh qu¶n lý tµi chÝnh cña Nhµ n­íc. V¨n phßng sÏ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ c¸c ho¹t ®éng thu chi cña bé phËn kÕ to¸n tµi vô trªn c¸c lÜnh vùc thu chi thanh quyÕt to¸n, l­u gi÷ chøng tõ, qu¶n lý tµi chÝnh... Mäi kho¶n chi tõ kho¶n cña Tæng c«ng ty ®Òu ph¶i ®¶m b¶o ®óng nguyªn t¾c, ®óng môc ®Ých vµ ph¶i cã chuÈn chi. Ngoµi c«ng t¸c tµi chÝnh, c¸c vÊn ®Ò kh¸c cña c«ng t¸c hËu cÇn t¹i tæng c«ng ty ®ang dÇn ®­îc hoµn thiÖn ®Ó c«ng t¸c nµy thËt sù ®em l¹i hiÖu qu¶ do ho¹t ®éng chung cña c¬ quan. §Ó phôc vô cho ho¹t ®éng cña c¬ quan, c¸c kho ®å dïng, dông cô ®· ®­îc x©y dùng vµ tæ chøc kh¸ tèt, chu cÊp kÞp thêi c¸c nhu cÇu sö dông. §Æc biÖt lµ c«ng viÖc cña c¬ quan lu«n liªn quan ®Õn giÊy tê, sæ s¸ch vµ c¸c vËt phÈm v¨n phßng nh­ giÊy, bót, mùc, kÐo, hå...lu«n ®­îc ®¶m b¶o ®Çy ®ñ. Ho¹t ®éng Tæng c«ng ty mang tÝnh chÊt ®éng kh¸ nhiÒu, c¸n bé th­êng xuyªn ph¶i ®i xuèng c¸c c¬ së, ®i c«ng t¸c. Nhu cÇu ®i l¹i trong Tæng c«ng ty lµ rÊt lín. Vai trß cña c«ng t¸c hËu cÇn ®­îc thÓ hiÖn qua viÖc tæ chøc n¬i lµm viÖc trong c¬ quan vµ ®¶m b¶o cho c¸c ho¹t ®éng ®­îc thuËn lîi. ViÖc bè trÝ c¸c phßng lµm viÖc t¹i Tæng c«ng ty ë mét sè bé phËn ch­a t¹o ra ®­îc mét d©y chuyÒn ®­êng th¼ng, mét sè phßng liªn quan cã cïng chøc n¨ng gièng nhau l¹i n»m kh¸ xa nhau. §èi víi vÊn ®Ò héi tr­êng, héi tr­êng cña c¬ quan nhá, kh«ng ®¸p øng ®­îc héi nghÞ lín. VÊn ®Ò nµy g©y khã kh¨n cho viÖc tæ chøc phiÒn hµ, tèn kÐm trong khi vÊn ®Ò chi tiªu cña c¬ quan cßn nhiÒu h¹n chÕ. Trong viÖc phôc vô cho ®êi sèng c¸n bé, nh©n viªn vÒ vËt chÊt vµ tinh thÇn, vÒ c«ng t¸c vµ sinh ho¹t hµng ngµy, c¬ quan ®· cã rÊt nhiÒu cè g¾ng. §Ó phôc vô cho c«ng viÖc, c¬ quan ®· cã ®Çu t­ trang thiÕt bÞ kh¸ tèt. §êi sèng c¸n bé, nh©n viªn ®· cã sù quan t©m. Trong ho¹t ®éng cña c«ng t¸c hËu cÇn, vai trß cña ng­êi lµm c«ng t¸c nµy rÊt lín. Ngoµi n¨ng lùc chuyªn m«n, n¨ng lùc tæ chøc, qu¶n lý, tÝnh s¸ng t¹o, nã ®ßi hái ng­êi lµm c«ng t¸c hËu cÇn ph¶i cã nhËn thøc, ý chÝ vµ t×nh c¶m ®óng ®¾n. Nh­ vËy, c¬ quan cÇn cã sù quan t©m, ph¸t huy nh÷ng mÆt tÝch cùc, kh¾c phôc nh÷ng khiÕm khuyÕt ®ång thêi cã chÕ ®é båi d­ìng nghiÖp vô vÒ chÝnh trÞ cho c¸n bé lµm c«ng t¸c hËu cÇn ®Ó c«ng t¸c nµy thùc sù ph¸t huy vai trß cña m×nh trong ho¹t ®éng cña c¬ quan. 5. M«i tr­êng lµm viÖc cña v¨n phßng C¸c phßng lµm viÖc ®­îc ®Æt trong mét diÖn tÝch nhá hÑp, thiÕu sù tho¸ng m¸t vµ thiÕu ¸nh s¸ng tù nhiªn, c¸ch s¾p xÕp n¬i lµm viÖc cßn ch­a hîp lý g©y nªn sù mÖt mái cho nh©n viªn khi lµm viÖc. ChÝnh v× vËy Tæng c«ng ty cÇn ph¶i nghiªn cøu c¸ch s¾p xÕp phßng ban sao cho khoa häc, t¹o m«i tr­êng lµm viÖc tèt. Cã nh­ vËy míi t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng vµ chÊt l­îng cña c«ng viÖc ngµy mét n©ng cao h¬n. 6. Bè trÝ vµ trang thiÕt bÞ v¨n phßng Trô së c¬ quan lµ n¬i lµm viÖc cña c¬ quan. Hµng ngµy diÔn ra c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý cña c¬ quan bao gåm c¸c ho¹t ®éng bªn trong vµ c¸c ho¹t ®éng giao tiÕp víi c¸c c¬ quan kh¸c víi néi dung bªn ngoµi. Trong ®ã cã c¸c c«ng chøc thùc thi nhiÖm vô cña m×nh ®Ó hoµn thµnh môc tiªu, chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¬ quan. Trô së lµm viÖc cña c¬ quan ph¶i thÓ hiÖn ®ù¬c bé mÆt cña c¬ quan, ph¶i phï hîp víi nhiÖm vô cña c¬ quan, kh«ng ph« tr­¬ng h×nh thøc vµ còng kh«ng qu¸ møc. Lµ mét c¬ quan v¨n phßng, tæng c«ng ty thùc hiÖn vai trß qu¶n lý – l·nh ®¹o, trong viÖc bè trÝ trô së tæng c«ng ty ®· thÓ hiÖn ®­îc sù uy nghiªm, viÖc tæ chøc bè trÝ ®ang cã sù nghiªn cøu ®Ó phï hîp víi quy m« vµ tÝnh chÊt ho¹t ®éng cña c¬ quan. ViÖc bè trÝ c¸c phßng ban ®Ó ®¶m b¶o ®­îc sù khoa häc, hiÖn ®¹i cÇn lu«n lu«n tu©n theo mét sè nguyªn t¾c nhÊt ®Þnh. Nh÷ng nguyªn t¾c nµy thÓ hiÖn tÝnh liªn kÕt, g¾n bã, t¹o sù thuËn lîi trong phèi kÕt hîp c«ng viÖc, tr¸nh nh÷ng chång chÐo hay phiÒn hµ cho c«ng chøc vµ kh¸ch ®Õn lµm viÖc tuy nhiªn, ®Ó thùc hiÖn tèt nh÷ng nguyªn t¾c nµy kh«ng ph¶i lµ mét ®iÒu ®¬n gi¶n, bëi ngoµi sù ®iÒu hµnh tæ chøc, viÖc bè trÝ c¸c phßng ban cßn phô thuéc rÊt nhiÒu vµo ®iÒu kiÖn c¬ së vËt chÊt. B¶n th©n tæng c«ng ty vÉn cßn tån t¹i mét sè ®iÓm kh«ng thuËn lîi trong viÖc bè trÝ mµ c¬ quan ®ang nghiªn cøu ®Ó t×m ra nh÷ng ph­¬ng ¸n hîp lý h¬n. Ho¹t ®éng cña c¸c Phßng ban trong c¬ quan chñ yÕu diÔn ra trong c¸c phßng lµm viÖc. Phßng lµm viÖc cña c«ng chøc ®ã lµ nh÷ng kho¶ng kh«ng gian nhÊt ®Þnh ®­îc trang bÞ vµ bè trÝ nh÷ng ®iÒu kiÖn cÇn thiÕt ®Ó c«ng chøc thùc hiÖn vµ hoµn thµnh tèt c«ng viÖc thuéc ph¹m vi chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña m×nh. ViÖc bè trÝ trang thiÕt bÞ trong phßng lµm viÖc cã mét ý nghÜa kh¸ quan träng ®èi víi tinh thÇn, th¸i ®é cña c«ng chøc. Nã ph¶i ®¶m b¶o tÝnh khoa häc, hiÖn ®¹i vµ hîp lý nhÊt tõ vÞ trÝ ngåi cho ®Õn sù phï hîp cña trang thiÕt bÞ cña tõng ng­êi, vµ víi c«ng viÖc. §ång thêi, viÖc bè trÝ trang thiÕt bÞ còng cÇn tÝnh ®Õn ®iÒu kiÖn diÖn tÝch n¬i lµm viÖc cho c«ng chøc ®Ó ®¶m b¶o ®¹t ®­îc hiÖu qu¶ cao nhÊt. DiÖn tÝch cho mçi phßng lµm viÖc cÇn ph¶i tuú thuéc vµo chøc n¨ng nhiÖm vô cña mçi c«ng chøc vµ kh¶ n¨ng cña mçi c¬ quan. Phßng lµm viÖc cã thÓ bè trÝ nhiÒu hay Ýt ng­êi vµ víi mçi c¸ch bè trÝ sÏ cã nh÷ng ­u, nh­îc ®iÓm riªng. Xu thÕ hiÖn nay trªn thÕ giíi th­êng sö dông ph­¬ng ¸n phßng nhiÒu ng­êi víi ­u ®iÓm lµ ®¶m b¶o ®­îc luång c«ng viÖc, kh¶ n¨ng gi¸m s¸t lÉn nhau. H¬n n÷a cßn nhiÒu ng­êi th× nh÷ng chi phÝ cho trang thiÕt bÞ còng sÏ gi¶m. Trong viÖc bè trÝ trang thiÕt bÞ phôc vô lµm viÖc, c¬ quan ®· cã nghiªn cøu ®Ó tËn dông ®­îc kh«ng gian s¸t t­êng. Bµn ghÕ, tñ ®ùng… ®Òu ®­îc trang bÞ kh¸ ®ång bé vµ hiÖn ®¹i. C¬ quan sö dông lo¹i ghÕ xoay cã thÓ ®iÒu chØnh cho phï hîp v¬i mçi ng­êi, bµn cã ng¨n kÐo bªn kh¸ thuËn lîi cho viÖc cÊt gi÷ tµi liÖu, vËt dông. Tuy nhiªn, viÖc bè trÝ ch­a ®­îc thuËn tiÖn, c¸c tñ ®ùng th­êng c¸ch xa bµn lµm viÖc, g©y mÊt thêi gian mçi khi cã nhu cÇu sö dông. Trong viÖc bè trÝ trang thiÕt bÞ, ta cÇn chó ý nhiÒu ®Õn vÊn ®Ò t©m sinh lý cña con ng­êi ®Ó t¹o ra h­ng phÊn cña mçi ng­êi ®èi v¬Ý c«ng viÖc. C¸c yÕu tè vÒ m«i tr­êng nh­ nhiÖt ®é, ®é Èm, tiÕng ån, mµu s¾c… cã nh÷ng t¸c ®éng rÊt lín ®èi víi tr¹ng th¸i tinh thÇn cña con ng­êi. NhiÖt ®é, ®é Èm lín hay thÊp qu¸ ®Òu kh«ng tèt tíi søc khoÎ con ng­êi, lµm cho c¸c cö ®éng trë nªn kÐm linh ho¹t, mau mÖt mái vµ ¶nh h­ëng trùc tiÕp tíi chÊt l­îng c«ng viÖc. TiÕng ån cã t¸c ®éng rÊt xÊu ®èi víi hÖ thÇn kinh. Nã g©y ra sù ph©n t¸n, thËm chÝ rèi lo¹n thÇn kinh nÕu tiÕng ån qu¸ lín vµ kÐo dµi. §èi víi mµu s¾c, nã kh«ng chØ t¹o nªn h×nh d¸ng tæng thÓ bªn ngoµi cña c¬ quan, vÎ ®Ñp trong tõng v¨n phßng mµ víi nh÷ng mµu s¾c thÝch hîp sÏ t¹o ra ®­îc mét tinh thÇn tho¶i maÝ, tr¹ng th¸i h­ng phÊn cho con ng­êi, gam nãng hay gam l¹nh ®Òu cã ­u nh­îc ®iÓm riªng. VÊn ®Ò ®Æt ra lµ cÇn cã sù sö dông mµu s¾c sao cho hµi hoµ vµ phï hîp víi së thÝch t©m sinh lý tõng ng­êi. Mét yÕu tè quan träng n÷a lµ ¸nh s¸ng ®©y lµ mét yÕu tè kh«ng thÓ thiÕu trong ho¹t ®éng v¨n phßng. ¸nh s¸ng cÇn ®­îc sö dông víi c­êng ®é thÝch hîp, ®ñ mµ kh«ng qu¸ chãi. §iÒu tèt nhÊt lµ kÕt hîp ¸nh s¸ng tù nhiªn vµ ¸nh s¸ng nh©n t¹o, tËn dông ®­îc ¸nh s¸ng tù nhiªn mét c¸ch tèi ®a. Víi sù quan t©m cña l·nh ®¹o c¬ quan, viÖc bè trÝ trang thiÕt bÞ v¨n phßng ®· ®¶m b¶o kh¸ tèt c¸c yÕu tè trªn. HÖ thèng qu¹t vµ m¸y ®iÒu hoµ ®· ®¶m b¶o cho c¸c phßng cã mét nhiÖt ®é lý t­ëng ®Ó lµm viÖc. VÖ sinh m«i tr­êng t¹i c¬ quan ®­îc kh¸ coi träng vµ chó ý th­êng xuyªn ®Ó ®¶m b¶o søc khoÎ cho c¸n bé c«ng nh©n viªn. C¬ quan còng cã khu vÖ sinh t¹i mçi tÇng nhµ rÊt thuËn tiÖn, bè trÝ s¸ch b¸o ®Ó c¸n bé nh©n viªn theo dâi gi¶i lao. Nh­ng c¬ quan cã kh«ng thuËn lîi lµ ®ãng trô së t¹i mét ®Þa ®iÓm gÇn khu d©n c­ ®«ng ®óc. Xu h­íng hiÖn nay trªn thÕ giíi lµ ngµy cµng ¸p dông c¬ khÝ ho¸ vµ hiÖn ®¹i ho¸ vµo ho¹t ®éng v¨n phßng. Nã xuÊt ph¸t tõ yªu cÇu thùc tÕ còng nh­ kh¶ n¨ng ph¸t triÓn trong t­¬ng lai. Sö dông c¸c ph­¬ng tiÖn c¬ khÝ ho¸, tù ®éng ho¸ sÏ cho phÐp n©ng cao chÊt l­îng lao ®éng lªn nhiÒu lÇn, gi¶m nhÑ ®­îc søc lao ®éng. Trong viÖc ¸p dông c¸c ph­¬ng tiÖn nµy cÇn l­u ý ®Õn t­¬ng quan gi÷a nhu cÇu thùc tÕ vµ viÖc trang bÞ c¸c ph­¬ng tiÖn ®ã. Ph¶i dùa trªn c¬ së khèi l­îng c«ng viÖc cô thÓ ®Ó bè trÝ trong toµn c¬ quan hay cho tõng bé phËn. §ång thêi xem xÐt nhu cÇu vµ kh¶ n¨ng trang bÞ ph­¬ng tiÖn kü thuËt ®ång bé nh»m n©ng cao hiÖu qña viÖc sö dông chóng. HiÖn nay cã rÊt nhiÒu s¶n phÈm kü thuËt ®­îc øng dông trong ho¹t ®éng v¨n phßng. Ch¼ng h¹n nh­ trong lÜnh vùc v¨n th­ l­u tr÷, ®èi víi viÖc so¹n th¶o v¨n b¶n, ghi chÐp ta cã m¸y ch÷, m¸y chôp, m¸y ghi ©m, m¸y vi tÝnh, m¸y in, m¸y microphim, m¸y ch÷ ®iÖn vµ tù ®éng… trong viÖc nhËn vµ göi c«ng v¨n cã m¸y bãc vµ d¸n phong b×, m¸y huû phong b×, ®¨ng ký c«ng v¨n, ®¸nh sè… ViÖc chuyÓn c«ng v¨n cã thÓ dïng b¨ng chuyÒn tù ®éng nh­ng còng ph¶i nh×n nhËn r»ng ®ã lµ mét ®iÒu kiÖn ch­a thÓ lµm ®­îc trong ®iÒu kiÖn n­íc ta nãi chung vµ trong tæng c«ng ty XDCTGT8 nãi riªng. Tuy nhiªn, chóng ta cÇn ph¶i hiÓu r»ng viÖc ¸p dông ph­¬ng tiÖn kü thuËt lµ viÖc cÇn thiÕt xuÊt ph¸t tõ nhu cÇu vµ phï hîp víi chiÕn l­îc ph¸t triÓn khoa häc chung cña c¶ n­íc. Tuú theo khèi l­îng c«ng viÖc, kh¶ n¨ng vµ ph­¬ng h­íng ph¸t triÓn cña m×nh, c¬ quan cã thÓ dÇn trang bÞ tõ quy m« nhá ®Õn lín mét c¸ch ®ång bé. 7. C¸c mèi quan hÖ c«ng t¸c §Ó ®¶m b¶o cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña Tæng c«ng ty ®¹t hiÖu qu¶ cao, V¨n phßng lu«n duy tr× c¸c mèi quan hÖ ngang - däc, trªn d­íi, trong néi bé c¬ quan vµ c¶ c¸c tæ chøc bªn ngoµi. V¨n phßng Tæng c«ng ty X©y dùng C«ng tr×nh giao th«ng 8 cã mèi quan hÖ víi c¸c c«ng ty, ®¬n vÞ trùc thuéc, c¸c phßng chøc n¨ng nghiÖp vô, c¸c tæ chøc ®oµn thÓ, quÇn chóng kh¸c ®Ó n¾m v÷ng t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh, tÝnh chÊt c«ng t¸c cña tõng bé phËn vµ tõ ®ã gi¶i quyÕt tèt phÇn viÖc cña m×nh nh­ sau: - Cã mèi quan hÖ th­êng xuyªn víi c¸c c«ng ty, ®¬n vÞ hµng tuÇn ®Ó n¾m ®­îc t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh vµ mäi ho¹t ®éng cña c«ng ty, ®¬n vÞ b¸o c¸o nhanh víi l·nh ®¹o xö lý, gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò yªu cÇu nªu lªn. - Cã quan hÖ th­êng xuyªn víi phßng kÕ ho¹ch, tiÕp thÞ ®Ó lËp c¸c dù to¸n kinh phÝ kÕ ho¹ch söa ch÷a, c¶i t¹o n¬i lµm viÖc, c¸c kÕ h¹ch sö dông ®iÖn n¨ng, ®Êt ®ai phôc vô cho lµm viÖc vµ nh÷ng c«ng viÖc cã tÝnh chÊt dµi h¹n hoÆc ng¾n h¹n trong ph¹m vi c¬ quan Tæng c«ng ty. - Quan hÖ th­êng xuyªn víi phßng tµi chÝnh kÕ to¸n ®Ó xin cÊp ph¸t kinh phÝ sña ch÷a vµ mua s¾m trang thiÕt bÞ, ph­¬ng tiÖn lµm viÖc, chi tiªu tiÕp kh¸ch, héi häp trong c¬ quan theo kÕ ho¹ch dù to¸n ®· ®­îc duyÖt; thanh quyÕt to¸n c«ng nî døt ®iÓm; phèi hîp cïng phßng tµi chÝnh kÕ to¸n qu¶n lý sö dông tèt tµi s¶n cña c¬ quan Tæng c«ng ty. - Quan hÖ víi phßng tæ chøc c¸n bé lao ®éng ®Ó trao ®æi bµn viÖc bè trÝ s¾p xÕp c¸n bé c«ng nh©n viªn chøc trong v¨n phßng, cïng xem xÐt nghiªn cøu gi¶i quyÕt c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch, c¸c quyÒn lîi cña c¸n bé c«ng nh©n viªn chøc ®Ó cã biÖn ph¸p gi¶i quyÕt tèt ®óng víi chÕ ®é chÝnh s¸ch cña Nhµ n­íc. - Quan hÖ víi phßng vËt t­ thiÕt bÞ ®Ó nghiªn cøu thay ®æi mua s¾m thiÕt bÞ ph­¬ng tiÖn « t« ®¸p øng phôc vô c«ng t¸c tèt, cïng xem xÐt gi¶i quyÕt söa ch÷a lín, th­êng xuyªn, ®ét xuÊt cña c¸c xe « t« con cña v¨n phßng, x©y dùng c¸c ®Þnh møc cho « t« con ®Ó cã c¬ së thanh quyÕt to¸n nhiªn liÖu, phô tïng, x¨m lèp... - Quan hÖ víi phßng dù ¸n c«ng nghÖ ®Ó cïng phèi hîp x©y dùng c¸c kÕ ho¹ch chi phÝ cho ®Êu thÇu, ký kÕt hîp ®ång, bè trÝ s¾p xÕp ph­¬ng tiÖn ®i thÞ s¸t thùc ®Þa c¸c tuyÕn ®­êng. Th«ng tin qu¶ng c¸o vµ Marketing cho Tæng c«ng ty. - Quan hÖ víi Trung t©m ®µo t¹o nghiÖp vô ®Ó cã kÕ ho¹ch ®µo t¹o n©ng cao tay nghÒ, nghiÖp vô cho c¸n bé c«ng nh©n viªn trong v¨n phßng (kÓ c¶ ®µo t¹o l¹i). Cïng x©y dùng c¸c ph­¬ng ¸n ®µo t¹o dµi h¹n vµ ng¾n h¹n tõ ®ã nghiªn cøu bè trÝ cho c¸n bé c«ng nh©n viªn ®i häc, ®¶m b¶o ®¸p øng c«ng t¸c ®­îc giao. - Quan hÖ víi c¸c c¬ quan ®oµn thÓ nh­ §¶ng uû Tæng c«ng ty, c«ng ®oµn, ®oµn thanh niªn cña Tæng c«ng ty ®Ó n¾m ®­îc kÕ ho¹ch s¾p xÕp bè trÝ n¬i lµm viÖc, mua s¾m ph­¬ng tiÖn bµn ghÕ dông cô phôc vô cho lµm viÖc. - Thùc hiÖn tèt mèi quan hÖ víi c¸c c«ng ty, ®¬n vÞ vµ c¸c phßng nghiÖp vô chøc n¨ng, c¸c ®oµn thÓ quÇn chóng chÝnh lµ gióp cho V¨n phßng lµm tèt tham m­u cho l·nh ®¹o Tæng c«ng ty, hoµn thµnh nhiÖm vô vµ gi¶i quyÕt tèt c«ng t¸c ®­îc giao. 8. Néi quy vµ quy chÕ lµm viÖc Tæng c«ng ty ®· x©y dùng quy chÕ lµm viÖc trong ®ã quy ®Þnh cô thÓ nhiÖm vô cña tõng c¸ nh©n, quy ®Þnh mçi c¸n bé c«ng nh©n viªn ph¶i lµm trßn nghÜa vô víi tinh thÇn lµm chñ vµ chÊp hµnh ®Çy ®ñ, nghiªm chØnh kû luËt lao ®éng vµ c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch cña §¶ng vµ Nhµ n­íc ®Æt ra. 9. Ch¨m lo ®êi sèng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn Tæng c«ng ty ®Æc biÖt quan t©m tíi ®êi sèng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn, coi ®ã lµ mét trong nh÷ng c«ng t¸c hµng ®Çu cña ®¬n vÞ. Hµng n¨m thùc hiÖn ®Çu ®ñ chÕ ®é b¶o hiÓm x· héi, b¶o hiÓm y tÕ cho c¸n bé c«ng nh©n viªn, gi¶i quyÕt chÕ ®é h­u trÝ, nghØ mÊt søc, ®Æc biÖt quan t©m tíi c¸c gia ®×nh gÆp khã kh¨n, gia ®×nh chÝnh s¸ch. MÆc dï cßn rÊt nhiÒu khã kh¨n trong thêi kú chuyÓn dÞch nÒn kinh tÕ. Tæng c«ng ty vÉn lu«n chó ý ch¨m cho c¶i thiÖn ®êi sèng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn ®¶m b¶o møc l­¬ng b×nh qu©n lµ: N¨m 1999 thu nhËp b×nh qu©n 1ng­êi/1th¸ng lµ:960.000®ång. N¨m 2000 thu nhËp b×nh qu©n 1ng­êi/1th¸ng lµ:1100.000 ®ång. Qua ®ã ta thÊy sù nç lùc cña Tæng c«ng ty trong viÖc n©ng cao møc sèng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn, ®ã lµ mét vÊn ®Ò bøc xóc cña doanh nghiÖp hiÖn nay. S¬ ®å ho¹t ®éng cña V¨n phßng Tæng c«ng ty x©y dùng c«ng tr×nh giao th«ng 8 V¨n phßng tæng c«ng ty hiÖn ®­îc tæ chøc gåm 9 bé phËn víi 22 c¸n bé c«ng nh©n viªn, trùc tiÕp l·nh ®¹o lµ mét Ch¸nh v¨n phßng vµ mét phã v¨n phßng gióp viÖc. Tæ chøc v¨n phßng tæng c«ng ty x©y dùng giao th«ng 8 ®­îc kh¸i qu¸t theo s¬ ®å sau: Ch¸nh v¨n phßng Phã v¨n phßng Tæng hîp V¨n th­ l­u tr÷ Th«ng tin liªn l¹c. Qu¶n trÞ Tæ b¶o vÖ th­êng trùc Tæ xe TiÕp kh¸ch T¹p c«ng Quay camera vµ photocopy ch­¬ng IV NhËn xÐt chung I. NhËn xÐt chung ho¹t ®éng cña tæng c«ng ty x©y dùng c«ng tr×nh giao th«ng 8 vÒ c¸c mÆt ­u, nh­îc ®iÓm. Tæng c«ng ty x©y dùng c«ng tr×nh giao th«ng 8 lµ mét doanh nhgiÖp trùc thuéc Bé GTVT. Trong mét thêi gian ng¾n thùc tËp t¹i ®©y t«i nhËn thÊy r»ng trong thêi gian qua, mÆc dï gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n do sö chuyÓn ®æi c¬ cÊu nÒn kinh tÕ nh­ng Tæng c«ng ty ®· kh«ng ngõng phÊn ®Êu v­¬n lªn thµnh mét doanh nghiÖp v÷ng m¹nh.Thùc tÕ cho thÊy trong nh÷ng n¨m ®Çu tiÕp cËn víi c¬ chÕ míi TC.TY ®· sím n¾m b¾t ®çi míi c«ng t¸c qu¶n lý.Ph¸t triÓn TC.TY theo chiÒu h­íng ®i lªn tiÕp tôc thùc hiÖn tèt nh÷ng nhiÖm vô ®­îc cÊp trªn giao vµ hoµn thµnh nh÷ng chØ tiªu kÐ ho¹ch ®· ®Ò ra hµng n¨m. Tæng c«ng ty x©y dùng c«ng tr×nh giao th«ng 8 cã 16 ®¬n vÞ trùc thuéc h¹ch to¸n ®éc lËp. Trong ®ît xÕp h¹ng doanh nghiÖp cã 4 doanh nghiÖp ®¹t h¹ng I vµ 12 doanh nghiÖp ®¹t h¹ng II. Tæng c«ng ty ®· lu«n quan t©m ®Õn viÖc ®µo t¹o båi d­ìng n©ng cao n¨ng lùc vµ tr×nh ®é chuyªn m«n nghiÖp vô cho c¸n bé c«ng nh©n viªn. Tæng c«ng ty cã nguån ng©n s¸ch, nguån vèn tù cã ®­îc t¨ng lªn nhiÒu so víi nh÷ng n¨m tr­íc ®©y. C«ng t¸c qu¶n lý kinh tÕ vµ c¸c mÆt ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh...®­îc n©ng cao vµ ®­îc cô thÓ ho¸, quy ®Þnh b»ng nhiÒu ®iÒu lÖ, quy chÕ ho¹t ®éng râ rµng ®Ó ®Þnh h­íng cho viÖc thùc hiÖn nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh vµ c¸c mÆt c«ng t¸c kh¸c cña ®¬n vÞ. Bªn c¹nh ®ã Tæng c«ng ty ®· chó träng ®Çu t­ m¸y mãc, trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i phôc vô cho thi c«ng c¸c c«ng tr×nh träng ®iÓm (gi¸ trÞ tµi s¶n hµng n¨m t¨ng hµng tr¨m tû ®ång ). N¨ng lùc, tr×nh ®é qu¶n lý vµ s¶n xuÊt kinh doanh cña Tæng c«ng ty ngµy cµng ph¸t triÓn v÷ng m¹nh vµ lµ mét trong nh÷ng Tæng c«ng ty m¹nh cña ngµnh Giao th«ng vËn t¶i. Trong sù tr­ëng thµnh chung cña Tæng c«ng ty cã nhiÒu ®¬n vÞ ®¹t hiÖu qu¶ kinh tÕ cao, nh­ng bªn c¹nh ®ã cßn cã mét sè ®¬n vÞ ho¹t ®éng kÐm hiÖu qu¶. MÆc dï theo ®¸nh gi¸ xÕp h¹ng doanh nghiÖp ®¹t kÕt qu¶ nh­ nªu á trªn, vÒ thùc tr¹ng trong Tæng c«ng ty vÉn cßn nh÷ng ®¬n vÞ ®ang cßn tån t¹i mµ tæng c«ng ty cÇn khÈn tr­¬ng ®iÒu chØnh kh¾c phôc - Mét sè ®¬n vÞ ®­îc tËp trung vèn ®Çu t­ chiÒu s©u lín nh­ng ®¬n vÞ ch­a thùc sù n¨ng ®éng trong viÖc bè trÝ nh©n lùc vµ c«ng nh©n lµnh nghÒ ®Ó ph¸t huy ®­îc hÕt hiÖu qu¶ m¸y mãc thiÕt bÞ, møc t¨ng tr­ëng chËm, t×nh h×nh tµi chÝnh bÞ mÊt c©n ®èi nghiªm träng, ®¬n vÞ gÆp nhiÒu khã kh¨n.- Cã ®¬n vÞ ch­a thùc sù n¨ng ®éng trong c«ng t¸c tiÕp thÞ, kh«ng t×m kiÕm vµ më réng ®­îc thÞ tr­êng ho¹t ®éng nªn s¶n xuÊt kinh doanh kh«ng ph¸t triÓn theo nhÞp ®é ph¸t triÓn chung cña Tæng c«ng ty. - Cã ®¬n vÞ ho¹t ®éng cÇm chõng, manh món, ch­a m¹nh d¹n ®Çu t­ thiÕt bÞ, nh©n lùc, ch­a ®ñ n¨ng lùc ®Ó ®i vµo thùc hiÖn c¸c dù ¸n quèc tÕ lín, ch­a ®¸p øng ®­îc yªu cÇu chung cña Tæng c«ng ty. II. NhËn xÐt vÒ ho¹t ®éng V¨n phßng Tæng c«ng ty x©y dùng c«ng tr×nh giao th«ng 8 Trong c«ng t¸c v¨n phßng,TC.TY ®· b­íc ®Çu nhËn thøc râ ®­îc tÇm quan träng cña ho¹t ®éng v¨n phßng, c¸c nghiÖp vô hµnh chÝnh kh«ng cßn bÞ ph©n t¸n nh­ tr­íc mµ ®· tËp trung,c¸c trang thiÕt bÞ phôc vô cho nghiÖp vô hµnh chÝnh còng ®­îc ®æi míi h¬n. C«ng t¸c v¨n phßng cña Tæng c«ng ty x©y dùng giao th«ng 8 ®· ph¸t huy hÇu hÕt chøc n¨ng, nhiÖm vô cña m×nh (víi ®Þnh biªn 22 c¸n bé c«ng nh©n viªn ®­îc bè trÝ ë 9 bé phËn), lµ bé phËn tham m­u gióp cho l·nh ®¹o gi¶i quyÕt tèt nh­ng c«ng viÖc ®iÒu hµnh trong c¬ quan còng nh­ c«ng t¸c ®èi néi vµ ®èi ngo¹i gãp phÇn cho sù ph¸t triÓn vµ v÷ng m¹nh cña Tæng c«ng ty. V¨n phßng t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸c phßng ban vµ c¬ quan ®oµn thÓ hoµn thµnh c«ng t¸c cña l·nh ®¹o giao. §Æc biÖt, ë c¸c bé phËn cña v¨n phßng ®Òu ho¹t ®éng víi tinh thÇn vµ ý thøc tr¸ch nhiÖm cao d­íi sù l·nh ®¹o, ®iÒu hµnh cña ch¸nh, phã v¨n phßng. Ngoµi ra, trong c«ng t¸c chuyªn m«n mµ v¨n phßng ®· ®¹t ®­îc hiÖu qu¶ tèt, c«ng t¸c chØ ®¹o, h­íng dÉn nghiÖp vô ®èi víi c¸c ®¬n vÞ c¬ së lu«n ®­îc phßng quan t©m. C¸n bé, c«ng nh©n viªn cña v¨n phßng lu«n ®­îc cö ®Õn trung t©m ®µo t¹o båi d­ìng kü thuËt nghiÖp vô ®Ó n©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n nghiÖp vô. Tuy nhiªn, víi nhÞp ®é ph¸t triÓn kinh tÕ vµ søc c¹nh tranh ngµy cµng gay g¾t cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng nh­ hiÖn nay th× v¨n phßng cña TC.TY cßn mét sè mÆt cÇn kh¾c phôc nh­: 1. VÒ c¬ cÊu qu¶n lý C¬ cÊu tæ chøc cñaTC.TY hiÖn nay ch­a ®¸p øng ®­îc nhu cÇu vµ khèi l­îng c«ng viÖc cÇn gi¶i quyÕt,nguyªn nh©n chñ yÕu lµ v¨n phßng nhËn qu¸ nhiÒu c«ng viÖc mµ sè l­îng nh©n sù trong v¨n phßng l¹i qu¸ Ýt, ®­îc ®Þnh biªn 22 ng­êi. DiÖn tÝch v¨n phßng nhá nªn c¸c phßng bÞ thu hÑp. Cã sù chång chÐo khi thùc hiÖn chøc n¨ng nhiÖm vô gi÷a c¸c phßng ban chøc n¨ng vµ v¨n phßng: + Bé phËn thi ®ua khen th­ëng, b¸o chÝ tuyªn truyÒn thuéc chøc n¨ng nhiÖm vô cña tæ chøc c¸n bé l¹i giao cho. §¶ng uû cña tæng c«ng ty thùc hiÖn. + C«ng t¸c tæng hîp b¸o c¸o 6 th¸ng, hµng n¨m lµ chøc n¨ng nhiÖm vô cña v¨n phßng th× ®­îc bè trÝ cho phßng Kinh tÕ - kÕ ho¹ch. + Trong c«ng t¸c v¨n th­ - l­u tr÷, giÊy tê, c«ng v¨n ®Õn ®Òu ®­îc chuyÓn ®Õn cho Tæng gi¸m ®èc xÐt duyÖt mµ lÏ ra ph¶i qua Ch¸nh v¨n phßng xem xÐt tr­íc råi míi chuyÓn ®Õn Tæng gi¸m ®èc. Nh­ vËy sÏ gióp cho Tæng gi¸m ®èc ®ì phÇn gi¶i quyÕt nh÷ng c«ng viÖc sù vô, tr¸nh l·ng phÝ thêi gian cho Tæng gi¸m ®èc. H¬n n÷a, nhiÒu khi Tæng gi¸m ®èc ®i v¾ng, c«ng v¨n giÊy tê ®Õn nhiÒu mµ ph¶i chê Tæng gi¸m ®èc xÐt duyÖt, ®iÒu nµy sÏ dÉn ®Õn hËu qu¶: ¸ch t¾c trong qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt c«ng vô, ®«i khi kh«ng ®­a ra nh÷ng quyÕt ®Þnh ®­îc nhanh chãng, kÞp thêi, hîp lý trong ®iÒu kiÖn kinh tÕ - x· héi hiÖn nay. 2. VÒ nh©n sù Lùc l­îng c¸n bé c«ng nh©n viªn trong Tæng c«ng ty hiÖn nay ®ang thiÕu nh÷ng c¸n bé n¨ng ®éng trong chuyªn m«n vµ qu¶n lý giái, thiÕu ®éi ngò nh©n viªn lµnh nghÒ cã tr×nh ®é ®Ó ®¸p øng víi c¬ chÕ míi. §èi víi nh©n viªn v¨n phßng: Sè nh©n viªn cßn qu¸ Ýt so víi khèi l­îng c«ng viÖc, th­êng mét nh©n viªn ph¶i kiªm nhiÖm c¸c c«ng viÖc kh¸c kh«ng thuéc chøc n¨ng vµ nghiÖp vô chuyªn m«n cña hä. Bªn c¹nh ®ã tr×nh ®é chuyªn m«n cßn thÊp, c¸c thao t¸c nghiÖp vô cßn kÐm nh¹y bÐn. Trong ®ã c«ng viÖc ngµy cµng ®ßi hái sù s¸ng t¹o vµ n¨ng ®éng. 3. VÒ trang thiÕt bÞ C¬ chÕ míi ®ßi hái cã sù c¹nh trang gay g¾t trong xu thÕ chung ®ã vai trß cña v¨n phßng ngµy cµng ®­îc kh¼ng ®Þnh. Trong ®ã yÕu tè trang thiÕt bÞ cã tÝnh chÊt quyÕt ®Þnh sù ®øng v÷ng cña mçi doanh nghiÖp trong nÒn kinh tÕ.TC.TY mÆc dï ®· ®· n¾m b¾t ®­îc nhu cÇu míi song vÉn ch­a m¹nh d¹n ®Çu t­ trang thiÕt bÞ phôc vô cho ho¹t ®éng kinh doanh,hÖ thèng trang thiÕt bÞ vÉn ch­a hiÖn ®¹i cho nªn n¨ng suÊt lao ®éng cßn bÞ h¹n chÕ. 4. M«i tr­êng lµm viÖc TC.TY vÉn ch­a t¹o ®­îc m«i tr­êng lµm viÖc thuËn tiÖn ®Ó thóc ®Èy sù h¨ng say lµm viÖc cña mçi nh©n viªn. 5. C«ng t¸c th«ng tin tæng hîp C«ng t¸c th«ng tin tæng hîp ®· cã nhiÒu cè g¾ng song vÉn cßn tån t¹i mét vµi nh­îc ®iÓm sau : - Trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i phôc vô cho c«ng t¸c th«ng tin ch­a ®­îc ®Çu t­ ®Çy ®ñ nªn viÖc khai th¸c vµ xö lý th«ng tin cßn bÞ h¹n chÕ. - Nguån th«ng tin cßn ch­a ®¶m b¶o chÝnh x¸c vµ trung thùc. Nãi tãm l¹i, TC.TY kh«ng ngõng phÊn ®Êu v­¬n lªn.Trong n¨m tíi TC.TY ph¸t huy h¬n n÷a ­u ®iÓm vèn cã, kh¾c phôc nh­îc ®iÓm cßn tån t¹i ®Ó tiÕp tôc x©y dùng ph­¬ng h­íng vµ môc tiªu ph¸t triÓn theo kÞp xu h­íng ph¸t triÓn cña nghµnh GTVT nãi riªng vµ cña ®Êt n­íc nãi chung. ch­¬ng V MéT Sè GI¶I PH¸P NH»M KH¾C PHôC nh÷ng MÆT TåN T¹I Vµ C¶I TIÕN C¤NG T¸C V¡N PHßNG T¹I TæNG C¤NG TY X¢Y DùNG C¤NG TR×NH GIAO TH¤NG 8 C¶i tiÕn vµ x©y dùng v¨n phßng Tæng c«ng ty theo h­íng hiÖn ®¹i, cã ®ñ n¨ng lùc vµ tr×nh ®é nh»m theo kÞp xu h­íng ph¸t triÓn s¶n xuÊt kinh doanh cña ®Êt n­íc.Tæng c«ng ty cÇn cã nh÷ng gi¶i ph¸p cÇn kh¾c phôc nh÷ng nh­îc ®iÓm cÇn tån t¹i, tiÕp tôc ph¸t huy nh÷ng kh¶ n¨ng cßn tiÒm tµng ®Ó x©y dùng Tæng c«ng ty ®ñ søc c¹nh tranh, ph¸t triÓn trong nÒn kinh tÕ Cïng víi sù ph¸t triÓn m¹nh mÏ cña khoa häc c«ng nghÖ ®Æc biÖt víi thµnh tùu vÒ tin häc, m¸y tÝnh ®iÖn tö, kü thuËt viÔn th«ng vµ sù më réng quan hÖ kinh tÕ. ë c¸c doanh nghiÖp lín, m« h×nh v¨n phßng hiÖn ®¹i dÇn dÇn ®­îc ®æi míi vµ ¸p dông kh¸ phæ biÕn. §iÓm yÕu nhÊt cña v¨n phßng n­íc ta hiÖn nay lµ ho¹t ®éng v¨n phßng mang tÝnh thô ®éng, bÞ ®éng rÊt cao. Chøc n¨ng phôc vô hËu cÇn vµ c«ng viÖc giÊy tê, sù vô lÊn ¸t, chøc n¨ng thô ®éng xö lý th«ng tin. Do vËy yªu cÇu x©y dùng ®Ó ®æi míi v¨n phßng theo h­íng hiÖn ®¹i lµ rÊt cÊp b¸ch. HiÖn nay hiÖn ®¹i ho¸ v¨n phßng còng kh«ng tèn kÐm l¾m, ®iÒu kiÖn ®Ó tr¹ng bÞ c¬ së vËt chÊt còng kh«ng khã l¾m, c¸i quan träng lµ ph¶i ®µo t¹o con ng­êi thÝch øng víi trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i ®ã, víi phong c¸ch lµm viÖc míi, hiÖn ®¹i. Tr­íc hÕt ph¶i hiÖn ®¹i chÝnh tri thøc con ng­êi lµm viÖc ë v¨n phßng sau ®ã míi hiÖn ®¹i ho¸ trang thiÕt bÞ. VËy viÖc tæ chøc ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý ë v¨n phßng cña Tæng c«ng ty XDCTGT 8 qua t×m hiÓu vµ ph©n tÝch ngoµi nh÷ng mÆt m¹nh cßn nh÷ng h¹n chÕ. Do nhËn thøc vÒ vai trß v¨n phßng ch­a réng r·i nªn viÖc ®Çu t­ trang thiÕt bÞ vµo cßn Ýt. Qua t×m hiÓu vµ nghiªn cøu thùc tÕ. T«i xin m¹nh d¹n ®Ò xuÊt mét sè gi¶i ph¸p nh»m kh¾c phôc nh÷ng mÆt cßn tån t¹i trong v¨n phßng t¹i Tæng c«ng ty x©y dùng c«ng tr×nh giao th«ng 8. 1. §æi míi c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý V¨n phßng víi vai trß lµ bé m¸y ®iÒu hµnh tæng hîp – mét kh©u then chèt t¹o ra sù n¨ng ®éng cña doanh nghiÖp trong thêi ®¹i ngµy nay. Do ®ã, v¨n phßng nhÊt thiÕt ph¶i ®­îc ®æi míi. §æi míi ph¶i khoa häc, cã hÖ thèng thèng nhÊt lµ trong c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý, ph¶i hiÖn ®¹i ho¸ bé m¸y ®iÒu hµnh, ®­a tiÕn bé kü thuËt khoa häc vµo trong v¨n phßng. VËy c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý lµ h×nh thøc ph©n c«ng lao ®éng trong lÜnh vùc qu¶n lý. Mét mÆt ph¶n ¸nh c¬ cÊu s¶n xuÊt, mÆt kh¸c nã l¹i t¸c ®éng tÝch cùc trë l¹i sù ph¸t triÓn s¶n xuÊt. Muèn ®æi míi tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i ®¶m b¶o c¸c nguyªn t¾c. +TÝnh tèi ­u: Gi÷a c¸c kh©u, c¸c cÊp qu¶n lý ph¶i ®­îc tæ chøc mèi liªn hÖ hîp lý ®Ó ®¶m b¶o c¸c cÊp qu¶n lý, mang tÝnh n¨ng ®éng vµ ®i s©u vµo phôc vô cho ho¹t ®éng c«ng t¸c. +TÝnh linh ho¹t: C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i thÝch øng linh ho¹t víi mäi t×nh huèng trong vµ ngoµi hÖ thèng. +TÝnh kinh tÕ: Gän nhÑ, sö dông kinh phÝ Ýt nhÊt vµ mang l¹i hiÖu qu¶ cao nhÊt. Muèn x©y dùng ®­îc mét bé m¸y qu¶n lý cña doanh nghiÖp gän nhÑ, cã hiÖu lùc, kh¾c phôc bÖnh quan liªu, thiÕu kû c­¬ng, thiÕu khoa häc, tham nhòng. Chóng ta kh«ng thÓ b»ng lßng víi c¸ch lµm thñ c«ng nh­ hiÖn nay. Nªn thay ®æi c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý gän nhÑ vµ hiÖu qu¶ kinh tÕ mét vÊn ®Ò phøc t¹p ch­a gi¶i quyÕt ®­îc trong thêi gian ng¾n. Trong thêi gian s¾p tíi cßn ph¶i tõng b­íc c¬ giíi ho¸ c¸c t¸c nghiÖp nh­ sau: +T¸c nghiÖp v¨n th­: Sö dông m¸y bãc phong b× thay tay vµ b¸n tù ®éng, m¸y ®¨ng ký c«ng v¨n, m¸y ®¸nh sè, m¸y in ®Þa chØ, m¸y ®ãng tem, m¸y ph©n lo¹i c«ng v¨n. +T¸c nghiÖp sao in: Sö dông m¸y ®¸nh ch÷, m¸y ®¸nh ch÷ tù ®éng, m¸y photocopy, m¸y sao chôp ®iÖn. +ChuyÓn giao v¨n b¶n: Sö dông hÖ thèng b¨ng chuyÒn h¬i nÐn, b¨ng chuyÒn tù ®éng, Telex, fax… Tæng c«ng ty XDCTGT 8 lµ mét tæng c«ng ty do Bé giao th«ng qu¶n lý, tæng c«ng ty chÞu tr¸ch nhiÖm chung vÒ qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn. Do vËy c«ng viÖc cña ng­êi ch¸nh v¨n phßng cßn nhiÒu khã kh¨n vµ bén bÒ, nªn bè trÝ mét th­ ký gióp viÖc cho ch¸nh v¨n phßng thùc hiÖn c«ng viÖc thu thËp, ghi chÐp th«ng tin, tµi liÖu vµ mét sè c«ng viÖc kh¸c khi cÇn thiÕt. 2. Nh÷ng biÖn ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông lao ®éng trong v¨n phßng cña Tæng c«ng ty XDCTGT 8. Lao ®éng lµ vèn quý nhÊt, lµ yÕu tè n¨ng ®éng linh ho¹t trong s¶n xuÊt, thùc hiÖn tèt qu¶n lý lao ®éng trong s¶n xuÊt sÏ ®Õn thµnh c«ng. Muèn vËy ph¶i cã biÖn ph¸p qu¶n lý con ng­êi trong v¨n phßng. Nh©n viªn lµm viÖc trong v¨n phßng ph¶i lµ ng­êi cã n¨ng lùc chuyªn m«n, cã tr×nh ®é ®µo t¹o c¬ b¶n, cã kiÕn thøc vÒ mäi mÆt kinh tÕ x· héi. Bªn c¹nh ®ã hä ph¶i lµ ng­êi cã phÈm chÊt tèt, cã sù nhiÖt t×nh say mª víi c«ng viÖc. Mét trong nh÷ng biÖn ph¸p chñ yÕu ®ã lµ kÝch thÝch tinh thÇn lµm viÖc, kh«ng ngõng ®µo t¹o, båi d­ìng kiÕn thøc chuyªn m«n cho nh©n viªn. Tinh thÇn lµm viÖc cña nh©n viªn cã ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn hiÖu qu¶ c«ng t¸c. V× thÕ cÇn quan t©m ®Çy ®ñ ®Õn quyÒn vµ lîi Ých cña hä. Con ng­êi trong v¨n phßng tæng c«ng ty lµ yÕu tè cÇn thiÕt cho mäi ho¹t ®éng. Nh©n tè m«i tr­êng lu«n g¾n víi m«i tr­êng xung quanh, cô thÓ con ng­êi lµm viÖc ë ®©y lµ liªn tôc. Do ®ã ph¶i ®¶m b¶o trËt tù theo nguyªn t¾c t«n träng lÉn nhau. C«ng viÖc cña v¨n phßng t­ëng nh­ ®¬n gi¶n nh­ng phøc t¹p, nªn c«ng t¸c qu¶n lý ph¶i hîp lý ®Ó cã ph­¬ng ph¸p xö dông lao ®éng ®­îc tèt. Trong c«ng cuéc ®æi míi, viÖc s¾p xÕp l¹i lao ®éng, hÇu hÕt tÊt c¶ c¸c c¬ quan trong doanh nghiÖp ®Òu cã t×nh tr¹ng thõa, thiÕu lao ®éng. ThiÕu lµ thiÕu lao ®éng cã ®ñ tr×nh ®é chuyªn m«n nghiÖp vô,cã n¨ng lùc, cã tÝnh s¸ng t¹o…, thõa nh÷ng lao ®éng tr×nh ®é thÊp, thiÕu n¨ng ®éng. ChÝnh v× thÕ ®ßi hái c¸c ®¬n vÞ ph¶i gi¶i quyÕt sù thõa thiÕu ®ã ®Ó n©ng cña hiÖu qu¶ sö dông lao ®éng. a. S¾p xÕp vµ bè trÝ c¸n bé nh©n viªn trong v¨n phßng hîp lý: §Ó tiÕn hµnh c«ng viÖc nµy cã hiÖu qu¶ cÇn ph¶i: - §¸nh gi¸ l¹i lao ®éng vÒ c¸c mÆt lao ®éng nh­: tr×nh ®é chuyªn m«n, n¨ng lùc, tuæi ®êi… - Tæ chøc ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ tõng c«ng viÖc vÒ møc ®é phøc t¹p vµ sè l­îng. - Xem xÐt thùc tÕ c«ng viÖc mµ tõng c¸ nh©n, bé phËn ®· phï hîp hay ch­a, nÕu ch­a phï hîp th× tæ chøc cho hä häc tËp ®Ó ®¶m b¶o tr×nh ®é mµ c«ng viÖc ®ã yªu cÇuhoÆc bè trÝ c«ng viÖc kh¸c phï hîp h¬n. Do vËy, ®Ó biÕt chÝnh x¸c vÒ n¨ng lùc lµm viÖc cña tõng ng­êi vµ giao c«ng viÖc cho ®óng ng­êi, phï hîp víi n¨ng lùc. Tõ ®ã, t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸n bé nh©n viªn trong v¨n phßng say mª víi c«ng viÖc cña m×nh vµ hä phÊn khëi lµm viÖc. Chó ý gióp ®ì hä th­êng xuyªn n©ng cao vÒ mÆt chuyªn m«n khoa häc kü thuËt trong qu¸ tr×nh lµm viÖc cña hä. T¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi, t¨ng c­êng c¬ së vËt chÊt kü thuËt hiÖn ®¹i, chó ý c¶i tiÕn c«ng t¸c. NÕu bè trÝ nh©n sù sao cho linh ho¹t ®Ó kh«ng t¹o ra kho¶ng trèng trong qu¸ tr×nh lµm viÖc vµ ®¶m b¶o ph¸t triÓn vÒ quy m« còng nh­ trong ®iÒu kiÖn cÇn thiÕt bè trÝ qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña v¨n phßng ph¶i cã tÝnh liªn tôc, c¨n cø vµo bè trÝ ng­êi. Giao viÖc râ rµng cho tõng nh©n viªn ®Ó g¾n tr¸ch nhiÖm víi c«ng viÖc. VËy viÖc bè trÝ nh©n sù ph¶i c¨n cø vµo chøc n¨ng, nhiÖm vô cña tõng bé phËn ®Ó bè trÝ nh©n viªn cho thÝch hîp. b. Qu¶n lý lao ®éng trong v¨n phßng: C¸n bé l·nh ®¹o c¸c bé phËn thùc hiÖn nhiÖm vô qu¶n lý c¸n bé c«ng nh©n viªn chÆt chÏ. Th«ng qua viÖc kiÓm tra ®«n ®èc nh©n viªn trong qu¸ tr×nh c«ng t¸c, ¸p dông nghiªm tóc, th­êng xuyªn c¸c h×nh thøc khen th­ëng khi hä hoµn thµnh nhiÖm vô, nh»m khuyÕn khÝch nh©n viªn ph¸t huy n¨ng lùc cña m×nh cho sù ph¸t triÓn cña ®¬n vÞ. §ång thêi sö dông c¸c h×nh thøc c¶nh c¸o, kû luËt khi hä vi ph¹m néi quy, quy chÕ chung vµ riªng, ®¶m b¶o tÝnh nghiªm minh trong v¨n phßng. Bæ sung, hoµn thiÖn c¸c néi quy, quy ®Þnh vµ lÒ lèi lµm viÖc trong c¬ quan, chØ ®¹o viÖc thùc hiÖn c¸c néi quy, quy ®Þnh mét c¸ch cã nghiªm tóc vµ ®ång bé. c. C«ng t¸c ®µo t¹o vµ tuyÓn dông lao ®éng trong v¨n phßng: VÒ c«ng t¸c ®µo t¹o n©ng cao chuyªn m«n nghiÖp vô trªn c¬ së ph©n lo¹i lao ®éng theo tr×nh ®é, tuæi ®êi ®ång thêi xem xÐt vÒ ®iÒu kiÖn gia ®×nh, b¶n th©n vµ thêi gian ®Ó cßn cã thÓ c«ng t¸c ë ®¬n vÞ, tõ ®ã x©y dùng quy ®Þnh kÕ ho¹ch ®µo t¹o c¸n bé cho phï hîp. HiÖn nay hÇu hÕt c¸c bé phËn trong v¨n phßng ®Òu ®­îc trang bÞ m¸y ®iÖn tho¹i, cÇn trang bÞ thªm m¸y vi tÝnh, v× vÊn ®Ò hiÖn nay ®ßi hái nhiÒu th«ng tin cÇn thiÕt vµ kÞp thêi cho nªn c¬ quan cÇn ph¶i cã chÝnh s¸ch khuyÕn khÝch hä häc thªm ®Ó n©ng cao tr×nh ®é tin häc v¨n phßng. Häc tËp n©ng cao kü n¨ng t¸c nghiÖp v¨n phßng b»ng nhiÒu h×nh thøc. VÒ c«ng t¸c tuyÓn dông: C«ng t¸c nµy cã ¶nh h­ëng lín ®Õn chÊt l­îng lao ®éng ®Ó cã ®­îc mét ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn cã ®ñ n¨ng lùc tr×nh ®é th× viÖc tuyÓn dông lao ®éng ë v¨n phßng cÇn ®­îc quan t©m ®óng møc. Cô thÓ: ph¶i x©y dùng c¸c tiªu chuÈn tuyÓn chän. Ph¶i ®¶m b¶o viÖc thùc hiÖn ®óng néi quy, quy ®Þnh cña Nhµ n­íc vÒ c«ng t¸c tæ chøc thi tuyÓn, hîp ®ång thö viÖc… ®èi víi lao ®éng ®­îc tuyÓn dông. Ph¶i cã ý thøc tèt trong viÖc chÊp hµnh nh÷ng quy ®Þnh riªng cña c¬ quan, ®¬n vÞ. Cã ®ñ tr×nh ®é chuyªn m«n, phÈm chÊt ®¹o ®øc tèt còng nh­ phÈm chÊt chÝnh trÞ. 3. §æi míi c¬ chÕ ho¹t ®éng hµnh chÝnh v¨n phßng. - ChuyÓn dÇn chÕ ®é cò sang chÕ ®é lµm viÖc trùc tiÕp, thùc hiÖn chÕ ®é thñ tr­ëng, gi¶m cÊp phã (tr¸nh nhiÒu cÊp trung gian) ®Ó ®¶m b¶o mçi c«ng viÖc ®iÒu cã ng­êi phô tr¸ch. - XuÊt ph¸t tõ c¬ chÕ míi cña qu¶n lý nhµ n­íc vµ chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¬ quan mµ x©y dùng mét hÖ thèng quy chÕ, néi quy míi ®¸p øng yªu cÇu cña giai ®o¹n m¬Ý. - C¶i tiÕn quy tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n, thùc hiÖn nguyªn t¾c ph¸p chÕ ban hµnh v¨n b¶n vµ qu¶n lý v¨n b¶n nhµ n­íc. -Khoa häc ho¸ vµ tiªu chuÈn ho¸ c¸c mÉu giÊy tê, hµnh chÝnh, c¸c thñ tôc hµnh chÝnh nh»m võa ®¶m b¶o tÝnh ph¸p chÕ v¨n b¶n, võa dÔ dµng thuËn tiÖn cho viÖc thi hµnh cña c¬ quan, ®¬n gi¶n ho¸ c«ng viÖc c«ng v¨n giÊy tê, c¶i tiÕn c¸c thñ tôc hµnh chÝnh, c¸c t¸c nghiÖp trong ho¹t ®éng v¨n phßng. -Nghiªn cøu,tõng b­íc ¸p dông chÕ ®é kho¸n chi hµnh chÝnh. -Thùc hiÖn quy chÕ d©n chñ doanh nghiÖp do nhµ n­íc ban hµnh. 4. §æi míi c¬ cÊu kinh tÕ. Nh­ ®· ®¸nh gi¸ ë trªn, Tæng c«ng ty cßn mét sè tån t¹i vÒ c¬ cÊu qu¶n lý. HiÖn nay ho¹t ®éng cña phßng nghiÖp vô tham m­u cho Tæng gi¸m ®èc cßn chång chÐo.§Ó phï hîp víi thùc tÕ Tæng c«ng ty x©y dùng c«ng tr×nh giao th«ng 8 nªn ®æi tªn vµ thay ®æi chøc n¨ng cña 3 phßng nh­ sau : -Phßng kÕ ho¹ch –tiÕp thÞ ®æi tªn thµnh phßng khoa häc –dù ¸n -Phßng dù ¸n c«ng nghÖ ®æi thµnh phßng kü thuËt c«ng nghÖ -Phßng vËt t­ thiÕt bÞ ®æi tªn thµnh phßng thiÕt bÞ Bªn c¹nh ®ã, th«ng qua c¸c phßng, ban chøc n¨ng th­êng xuyªn ®«n ®èc, kiÓm tra ®Ó cã thÓ c©n ®èi ®iÒu chØnh, ph©n tÝch c«ng viÖc, lËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt nh»m ®¸nh gi¸ kh¶ n¨ng vµ triÓn väng ph¸t triÓn trong nh÷ng n¨m tíi. 5. §æi míi tæ chøc nh©n sù. Mét sè c¸n bé c«ng nh©n viªn cña Tæng c«ng ty vÉn cßn bÞ ¶nh h­ëng cña lÒ lèi lµm viÖc cò. Hä thùc hiÖn mÖnh lÖnh, chØ thÞ thùc hiÖn c«ng viÖc mét c¸ch thô ®éng. Khi chuyÓn sang c¬ chÕ míi, hä kh«ng tr¸nh khái lóng tóng, lµm viÖc kÐm hiÖu qu¶ trong khi khèi l­îng c«ng viÖc ngµy cµng nhiÒu ®ßi hái cã sù s¸ng t¹o, n¨ng ®éng. V× vËy Tæng c«ng ty cÇn cã gi¶i ph¸p cÇn kh¾c phôc nh­ tæ chøc thi tuyÓn, kiÓm tra nghiÖp vô chuyªn m«n ®èi víi tõng nh©n viªn ®Ó s¾p xÕp l¹i vÞ trÝ cho phï hîp víi n¨ng lùc vµ nhiÖm vô cña tõng ng­êi. Th­êng xuyªn t¹o ®iÒu kiÖn cho nh÷ng nh©n viªn cã n¨ng lùc ph¸t huy s¸ng t¹o cña hä. CÇn tuyÓn dông thªm nh÷ng nh©n viªn cã tr×nh ®é häc vÊn vµ chuyªn m«n cao, cã tinh thÇn tr¸ch nhiÖm víi c«ng viÖc nh»m thay thÕ nh÷ng ng­êi ®Õn tuæi nghØ h­u, nghØ chÕ ®é hoÆc kh«ng ®ñ tr×nh ®é, n¨ng lùc ®Ó ®¶m nhËn c«ng viÖc ®­îc giao. T¹o m«i tr­êng lµm viÖc thuËn tiÖn, tho¶i m¸i cho c¸n bé c«ng nh©n viªn. Th­êng xuyªn ch¨m lo ®Õn ®êi sèng, ®iÒu kiÖn vËt chÊt vµ tinh thÇn cho hä. Bªn c¹nh ®ã th­êng xuyªn th¨m hái gia ®×nh chÝnh s¸ch, gia ®×nh khã kh¨n thÓ hiÖn sù quan t©m cña nhµ n­íc ®èi víi hä. 6. §Çu t­ trang thiÕt bÞ. Trang thiÕt bÞ lµ c«ng cô ®¾c lùc hç trî cho v¨n phßng. HiÖn nay doanh nghiÖp muèn ®øng v÷ng trªn thÞ tr­êng th× viÖc ®Çu t­ mua s¾m trang thiÕt bÞ lµ cÇn thiÕt. Víi kh¶ n¨ng vµ kinh tÕ nh­ hiÖn nay, Tæng c«ng ty nªn trang bÞ thªm m¸y vi tÝnh, l¾p ®Æt hÖ thèng m¸y v¨n phßng, thiÕt bÞ v¨n phßng(®iÒu hoµ, ®iÖn tho¹i, b×nh n­íc ®iÖn, hoµ m¹ng m¸y tÝnh néi bé ) ®¶m b¶o cho mçi phßng mét m¸y ®Ó hç trî thªm cho c«ng viÖc. Nãi chung trong kh¶ n¨ng cña m×nh, Tæng c«ng ty nªn c©n ®èi l¹i ®Ó cã sù ®Çu t­ ®óng ®¾n vÒ trang bÞ nh»m ®¸p øng ®ñ nhu cÇu cña c«ng viÖc vµ kh«ng bÞ l·ng phÝ mµ vÉn ®¹t môc tiªu ®Ò ra. 7. Quan t©m tíi vÊn ®Ò m«i tr­êng lµm viÖc. Tæng c«ng ty nªn tæ chøc bè trÝ c¸c phßng ban hîp lý vµ khoa häc, sö dông tèt ®a kho¶ng trèng, x©y dùng c¸c v¸ch ng¨n c¸c bµn lµm viÖc cña nh©n viªn. C¸ch s¾p xÕp nµy võa linh ho¹t võa tiÕt kiÖm diÖn tÝch vµ chi phÝ,l¹i võa thuËn tiÖn trong c«ng viÖc trao ®æi gi÷a c¸c nh©n viªn víi nhau, nh­ vËy gi¶m ®­îc thêi gian di chuyÓn t¹o ra kh«ng khÝ lµm viÖc còng nh­ mèi quan hÖ gÇn gòi. Bªn c¹nh ®ã, cÇn chó ý ®Õn c¸c yÕu tè lµm ¶nh h­ëng tíi con ng­êi nh­ nhiÖt ®é, kh«ng khÝ, ¸nh s¸ng, tiÕng ån, tiÖn nghi sinh ho¹t...®Ó t¹o c¶m gi¸c tho¶i m¸i khi lµm viÖc. 8. C¶i tiÕn c«ng t¸c th«ng tin tæng hîp. C«ng t¸c th«ng tin tæng hîp ®ãng vai trß quan träng, trong qu¸ tr×nh qu¶n lý c«ng t¸c nµy vÉn cßn tån t¹i mét vµi nh­îc ®iÓm. §Ó kh¾c phôc t×nh tr¹ng ®ã Tæng c«ng ty cÇn x©y dùng quy chÕ vÒ chÕ ®é b¸o c¸o th«ng tin trong Tæng c«ng ty t¨ng c­êng c¬ së vËt chÊt, kü thuËt, ®Çu t­ trang thiÕt bÞ nh­ m¸y vi tÝnh, ®iÖn tho¹i di ®éng ®Ó th«ng tin ®­îc truyÒn mét c¸ch nhanh vµ thuËn lîi nhÊt, tõ ®ã c¸c bé phËn kÞp thêi xö lý. Nh­ vËy ®Ó ®¶m b¶o thùc hiÖn tèt nhiÖm vô cña v¨n phßng, ®Ó n©ng cao chÊt l­îng vµ n¨ng suÊt lao ®éng,t¨ng lîi nhuËn vµ n©ng cao møc sèng cho c¸c thµnh viªn,Tæng c«ng ty cÇn cã c¸c gi¶i ph¸p ®óng ®¾n, kh¾c phôc nh÷ng ®Ó bÊt,tån t¹i, cñng cè, c¶i tiÕn c«ng t¸c tæ chøc v¨n phßng kÞp xu h­íng ph¸t triÓn chung còng nh­ tù kiÓm ®Þnh sù ®øng v÷ng trong nÒn kinh tÕ s«i ®éng hiÖn nay. §Ó kh¾c phôc nh÷ng nh­îc ®iÓm cßn tån t¹i trong v¨n phßng cña Tæng c«ng ty XDCTGT 8, t«i xin m¹nh d¹n ®­a ra nh÷ng ý kiÕn trªn mong gãp phÇn vµo viÖc c¶i tiÕn h¬n n÷a c«ng t¸c v¨n phßng cña Tæng c«ng ty XDCTGT 8 theo h­íng hiÖn ®¹i ho¸. kÕt luËn Trong c«ng cuéc x©y dùng ®Êt n­íc hiÖn nay, Nhµ n­íc ta ®ang chñ ch­¬ng ®æi míi vÒ c¸c mÆt kinh tÕ - v¨n ho¸ - x· héi -hµnh chÝnh... §©y lµ mét chñ ch­¬ng ®óng ®¾n ®­îc h×nh thµnh tõ sù ph©n tÝch kh¸ch quan toµn diÖn vÒ t×nh h×nh kinh tÕ – v¨n ho¸ - x· héi – hµnh chÝnh cña n­íc ta còng nh­ cña n­íc kh¸c trªn thÕ giíi. XuÊt ph¸t tõ yªu cÇu ®æi míi cña Nhµ n­íc vµ t×nh h×nh kinh tÕ – x· héi hiÖn nay, c¸c tæ chøc, c¬ quan ph¶i m¹nh vÒ mäi mÆt míi cã thÓ t¹o ®­îc sù chuyÓn biÕt tÝch cùc nh»m thùc hiÖn nhiÖm vô cña c¬ quan m×nh gãp phÇn thóc ®Èy cho nÒn kinh tÕ ph¸t triÓn. Tæng c«ng ty x©y dùng c«ng tr×nh giao th«ng 8 lµ mét trong nh÷ng Tæng c«ng ty m¹nh cña ngµnh giao th«ng vËn t¶i, trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y, Tæng c«ng ty ho¹t ®éng cã nhiÒu ®æi míi, ngµy cµng ph¸t huy m¹nh mÏ vai trß vµ hoµn thµnh tèt chøc n¨ng nhiÖm vô ®­îc giao trong lÜnh vùc s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. Tæng c«ng ty ®· m¹nh d¹n c¶i tiÕn ho¹t ®éng vÒ chuyªn m«n nghiÖp vô vµ c¶ vÒ mÆt qu¶n lý hµnh chÝnh, tr­íc hÕt lµ vÒ tæ chøc bé m¸y vµ ph­¬ng ph¸p qu¶n lÝ. V¨n phßng tæng c«ng ty lµ bé phËn th­êng trùc, cã chøc n¨ng tæng hîp, tham m­u, hËu cÇn gióp tæng c«ng ty trong viÖc l·nh ®¹o, ®Ò xuÊt c¸c ý kiÕn, ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh lµm viÖc cña tæng c«ng ty ®­îc xuyªn suèt thèng nhÊt. Víi vÞ trÝ quan träng nh­ vËy, v¨n phßng ®· cñng cè, t¨ng c­êng s¾p xÕp c¬ cÊu tæ chøc nh©n sù gióp cho ho¹t ®éng cña tæng c«ng ty ngµy cµng hiÖu qu¶. Tuy nhiªn ®Ó ®¸p øng yªu cÇu nhiÖm vô trong giai ®o¹n ®æi míi hiÖn nay, viÖc n©ng cao hiÖu lùc, hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña v¨n phßng tæng c«ng ty còng cÇn cã sù ®æi míi, hoµn thiÖn cao h¬n. T«i xin tr©n träng c¶m ¬n sù quan t©m vµ gióp ®ì cña TS. Vâ V¨n TuyÓn vµ c¸c c¸n bé Tæng c«ng ty x©y dùng c«ng tr×nh giao th«ng 8 ®· gióp ®ì t«i hoµn thµnh b¶n LuËn v¨n nµy. Nh÷ng ch÷ ký hiÖu viÕt t¾t ®­îc dïng Trong b¸o c¸o chuyªn ®Ò TÆ CHØC.TY: Tæng c«ng ty CBCNV: C¸n bé c«ng nh©n viªn KHCN: Khoa häc c«ng nghÖ XHCN: X· héi chñ nghÜa C¬ QUAN QU¶N LÝ NHµ N­ÍC: C¬ quan SXKD: S¶n xuÊt kinh doanh DN: Doanh nghiÖp KHKT: Khoa häc kü thuËt H§BT: Héi ®ång Bé tr­ëng CTXDCTGT8: C«ng ty x©y dùng c«ng tr×nh giao th«ng 8 H§QT: Héi ®ång qu¶n trÞ Tµi liÖu tham kh¶o 1. Ph¹m H­ng – V¨n phßng hiÖn ®¹i vµ nghiÖp vô hµnh chÝnh v¨n phßng – 1996 NXB Thµnh phè Hå ChÝ Minh. 2. NguyÔn H÷u Th©n – Qu¶n trÞ hµnh chÝnh v¨n phßng 1998 – NXB Thèng kª. 3. NguyÔn H÷u Tri – Vâ V¨n TuyÓn – Nh÷ng vÊn ®Ò c¬ b¶n vÒ V¨n b¶n häc – NXB Thèng Kª - Hµ néi 1999. 4. Häc viÖn hµnh chÝnh quèc gia – Gi¸o tr×nh vÒ qu¶n lý hµnh chÝnh Nhµ n­íc TËp 2- in lÇn thø 8 – Hµ néi 1999. 5. Nh÷ng v¨n b¶n ph¸p luËt vÒ d©n chñ vµ quy ®Þnh ®¶m b¶o thùc hiÖn – NXB Lao §éng –1999. 6. NghiÖp vô v¨n phßng – Tr­êng §¹i häc d©n lËp Ph­¬ng §«ng – Hµ néi 2000. 7. B¸o c¸o tæng kÕt n¨m 1998 cña TCTXDCTGT8 8. B¸o c¸o tæng kÕt n¨m 1999 cña TCTXDCTGT8 9. B¸o c¸o tæng kÕt n¨m 2000 cña TCTXDCTGT8 10. Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña TCTXDCTGT8 11. Quy chÕ vµ ®iÒu lÖ cña TCTXDCTGT8 Lêi c¶m ¬n ****** Qua luËn v¨n tèt nghiÖp nµy cho phÐp t«i ®­îc bµy tá lêi c¶m ¬n s©u x¾c tíi toµn thÓ c¸c thÇy c« trong Khoa Qu¶n trÞ kinh doanh –Ngµnh Qu¶n trÞ v¨n phßng, ®Æc biÖt lµ TS. Vâ V¨n TuyÓn cïng tËp thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn trong V¨n phßng Tæng c«ng ty x©y dùng c«ng tr×nh giao th«ng 8. Lêi cam ®oan ****** “T«i xin cam ®oan ®©y lµ c«ng tr×nh nghiªn cøu cña riªng t«i. Sè liÖu vµ tµi liÖu nªu trong luËn v¨n lµ trung thùc, c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu do chÝnh t«i thùc hiÖn theo sù h­íng dÉn cña TS. Vâ V¨n TuyÓn cïng sù gióp ®ì nhiÖt t×nh cña c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn trong V¨n phßng Tæng c«ng ty x©y dùng c«ng tr×nh giao th«ng 8” Môc lôc