Chuyên đề Áp dụng 5S tại phòng kế toán của công ty TNHH Hoà Bình

trong công việc là rất quan trọng, có tổ chức tốt mới sản xuất ra được những sản phẩm tốt và ổn định. Nơi làm việc trở nên sạch sẽ ngăn nắp hơn, tăng cường phát huy sang kiến cải tiến, mọi người làm việc có kỷ luật. Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sang cho công việc. Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn. Cán bộ công nhân viên tự hào vệ nơi làm việc sạch sẽ ngăn nắp, đem lại nhiều cơ hội sản xuất kinh doanh có hiệu quả hơn. Như vậy có thể thấy mục đích của hoạt động 5S không chi đơn thuần là việc nâng cao điều kiện và môi trường làm việc trong một tổ chức , mà quan trọng hơn là làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc và tăng cường khả năng sang tạo của mỗi cá nhân trong tổ chức. Đồng thời 5S cũng góp phần làm gia tăng chất lượng cuộc sống cho nhân viên vì nhân viên sử dụng thời gian ở nơi làm việc nhiều hơn ở nhà. Nó cũng giúp phát triển niềm hãnh diện và tinh thần đồng đội làm cho nơi làm việc trở nên dễ dàng quản lý và giám sát hơn vì không còn những vật thừa, lộn xộn gây cản trở hoạt động trong khi làm việc. Việc áp dụng 5S sẽ trở nên hữu ích hơn nếu như biết cách vận dụng khéo léo mô hình này vào việc quản lý chính bản thân mình và gia đình mình làm cho mọi thứ có thể hoạt động một cách khoa học hơn. Điều này không những làm cho hiệu quả công việc tăng lên mà cuộc sống của mình ngày càng thành đạt và hạnh phúc hơn rất nhiều. 5S là một chương trình nâng cao năng suất rất phổ biến ở Nhật Bản và dần dần trở nên phổ biến ở nhiều nước khác vì các lợi ích sau: Nâng cao năng suất (P – Productivity) Nâng cao chất lượng (Q – Quality) Giảm chi phí (C – Cost) Giao hàng đúng hạn (D – Delivery) Đảm bảo an toàn (S – Safety) Nâng cao tinh thần (M – Morale) Chính vì vậy mà hiện nay có nhiều đơn vị tham gia thực hiện 5S vì 5S có thể áp dụng với mọi loại hình tổ chức và mọi quy mô doanh nghiệp 5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó. Bản chất của mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi làm việc. Trong khi đó ở các công ty thường vẫn gặp phải những vấn đề như: Có rất nhiều thứ không cần thiết và chúng không được sắp xếp gọn gang Di chuyển các đồ vật mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến hoạt động khác, thậm chí không có dấu hiệu rõ rang nhận biết các khu vực làm việc Lãng phí thời gian và công sức trong phần lớn các công việc tồn tại nhiều sai sót trong công việc Nhiều công việc phải làm lại, giao hang luôn chậm chễ và phải làm ngoài giờ nhiều tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm quá nhiều và mất nhiều thời gian xếp dỡ Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn, diện tích bỏ không, tỷ lệ máy móc không hoạt động cao Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sang bẩn, bám bụi ảnh hưởng tới sức khoẻ người lao động Nơi làm việc không an toàn dẫn tới nhiều tai nạn, sự cố sảy ra những nơi công cộng ( phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh,…) không sạch sẽ tinh thần làm việc của công nhân kém Người lao đông không tự hào về công ty và công việc của mình 2.3. Các bước áp dụng 5S Bước 1: Cam kết của lãnh đạo Bước 2: Xây dựng nhóm chỉ đạo và đào tạo nhận thức Bước 3: Lên kế hoạch thực hiện phong trào 5S Bước 4: Đào tạo chuyên môn, phổ biến kiến thức thực hiện phong trào 5S với các bộ phận Bước 5: Thực hiện phong trào 5S Thực hiện tổng vệ sinh ở các tổ chức Bắt đầu công việc 5S ở mỗi cá nhân Bước 6: Đánh giá tổng kết về phong trào 5S và đưa ra những ý kiến cải tiến Bước 7: Duy trì phong trào 5S( phong trào 5S được duy trì ở mức độ cao hơn và yêu cầu cao hơn) CHƯƠNG TRÌNH TRIỂN KHAI ÁP DỤNG 5S TRONG PHÒNG KẾ TOÁN 3.1. Chuẩn bị Để có thể áp dụng 5S thì đầu tiên cần phả có sự cam kết của lãnh đạo. Người đầu tiên cần phải hiểu đúng triết lý và các lợi ích của việc áp dụng 5S chính là Ban lãnh đạo. Ban lãnh đạo cần xem xét kỹ tình hình, tìm hiểu rõ những khó khăn và thuận lợi khi áp dụng để có thể đưa ra những quyết định kịp thời và đúng đắn. Đồng thời cũng cần có sự học hỏi tiếp thu kinh nghiệm của các doanh nghiệp đi trước để áp dụng trong hoạt động kinh doanh của công ty, đặc bịêt là ở những công ty có cùng lĩnh vực hoạt động. Ban lãnh đạo và các cán bộ chủ chốt tổ chức tham quan các mô hình thực hành tốt 5S nếu có thể. Cho nên khi thực hiện ở phòng kế toán thì lãnh đạo cao nhất ở đây chính là Kế toán trưởng. Kế toán trưởng cần phát động phong trào 5S và đưa ra kế hoạch thực hiện phong trào này như thế nào dựa vào việc tìm hiểu kỹ thực trạng của phòng mình. Việc xem xét kỹ thực trạng có tác dụng làm cho việc áp dụng được thuận lợi, tận dụng tối đa không gian nơi làm việc một cách hợp lý. Cần phải thành lập nhóm công tác 5S để xây dụng chính sách và mục tiêu 5S. Cần thiết bổ nhiệm cán bộ phụ trách chương trình 5S tại các vị trí và đào tạo cho các cán bộ tham gia điều phối chương trình 5S Công việc chuẩn bị được tốt cần có một kế hoạch thực hiện cụ thể. Trong bản kế hoạch này phải phân công rõ rang công việc cho từng người trong văn phòng. Việc này rất nhạy cảm có thể ảnh hưởng đến tâm lý của mọi người khi được nhận công việc. Có những công việc như lau dọn đồ đạc trong phòng, sắp xếp tài liệu trên tủ đựng tài liệu là những công việc thường xuyên phải làm mà lại không thuộc về trách nhiệm của một cá nhân nào. Cho nên phải phân công theo ngày cho từng người theo trình tự quay vòng, mỗi người một lần đến khi hết lượt sẽ quay lại từ đầu. Trong ngày bắt đầu thực hiện 5S rất quan trọng. Nó là khởi đầu để chương trình 5S hoạt động hiệu quả, mọi người sẽ trực tiếp thấy hiệu quả của nó. Từ đó có ý thức hơn trong việc làm sạch môi trường làm việc của mình. 3.2. Lãnh đạo công bố chính thức về chương trình 5S Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện chương trình 5S là sự cam kết và ủng hộ nhiệt tình của ban lãnh đạo. Ban lãnh đạo sẽ họp và ra quyết định chính thức về việc triển khai và áp dụng 5S tại phòng Kế toán – tài chính. Thông báo này sẽ được đưa tới phòng kế toán nói riêng và toàn bộ công ty nói chung bằng văn bản. Để cho hoạt động khi triển khai không bị chồng chéo về trách nhiệm quyền hạn của mỗi người trong phòng cần phải có sự phân công rõ ràng để tránh những khó khăn trong quá trình triển khai phong trào. Thông qua sự lãnh đạo và các hành động, lãnh đạo cao nhất tạo ra môi trường để huy động mọi người tham gia và để hệ thống chất lượng hoạt động có hiệu lực. Lãnh đạo cần trực tiếp phát động phong trào để mọi người thấy được tầm quan trọng của hoạt động này để mọi người biết rằng chương trình này rất có lợi cho bản thân họ và cho cả hoạt động của phòng. Đây là khởi đầu cho hoạt động của toàn công ty trong thời gian tới. Cần phải làm cho mọi người hiểu được ý nghĩa thiết thực của việc thực hiện phong trào bằng cách thể hiện sự nhiệt tình, sự quan tâm của ban lãnh đạo và cho mọi người hiểu rằng đây không phải là ép buộc họ phải thực hiện theo chỉ dẫn một cách khuôn mẫu mà không hiểu gì cả. Cho mọi người thấy rằng chương trình có thành công phải do lỗ lực của tất cả mọi người trong phòng. Chính vì vậy cần phải phát huy tính tự giác, sang tạo của mỗi người trong phòng nhằm cải tiến cho công việc ngaỳ càng tốt hơn hiệu quả hơn.Từ đó mỗi người sẽ tự ý thức vai trò của mình, mỗi người đều thấy được mình là một phần không thể thiếu để làm cho phong trào hoạt động đạt hiệu quả cao nhất. Thành lập các bộ phận phụ trách phong trào Bao gồm: Trưởng phụ trách: Kế toán trưởng Phó phụ trách kiêm phụ trách ảnh: Thủ quỹ Thư ký: Kế toán tổng hợp Một trong những yếu tố để thực hành 5S là sự tham gia của ban lãnh đạo là nhưng người gương mẫu đi đầu, nếu vi phạm cũng sẽ bị xử lý công bằng như các thành viên khác. VÌ thế mỗi người trong ban phụ trách sẽ phải có trách nhiệm với công việc của mình. Đối với trưởng ban sẽ là người rất nghiêm minh, đi đầu trong hoạt động thực hiện 5S. Phó ban là người giúp việc cho Trưởng ban trong việc thực thi và giám sát hoạt động triển khai. Đồng thời nhận nhiệm vụ phụ trách ảnh. Việc phụ trách ảnh có vai trò rất lớn vì ảnh là minh chứng rõ nhất và mọi người có thể nhận ra ngay các lỗi của mình. Người phụ trách ảnh phải thường xuyên quan sát, phát hiện những nơi có vấn đề, sai sót và chụp lại làm bằng chứng và lưu trong hồ sơ triển khai 5S. Sau một thời gian, xem lại hồ sơ sẽ thấy sự khác biệt giữa trước và sau cải tiến. Có thể gián những tấm ảnh 5S lên bảng tin để tất cả mọi người cùng biết và hỗ trợ nhau cải tiến làm cho 5S hoạt động có hiệu quả hơn. Thư ký có trách nhiệm tổng kết tình hình thực hiện 5S tại phòng mình và tổng hợp các ý kiến nhận xét, đóng góp một cách trung thực, khách quan. Tất cả mọi người trong Ban 5S cần nắm rõ vai trò trách nhiệm của mình, hiểu rõ các nguyên tắc 5S để truyền đạt cho mọi cán bộ nhân viên trong đơn vị mình đều biết. Đào tạo chung về 5S cho toàn bộ cán bộ, nhân viên Trong quá trình triển khai áp dụng 5S cần phải làm cho cán bộ nhân viên trong phòng nắm vững ý nghĩa, mục đích của việc thực hiện 5S. Đồng thời phải làm cho họ hiểu được trách nhiệm của mình. Cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình. Khi đã nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động hơn trong các hoạt động 5S. Chính vì vậy công việc đào tạo là rất quan trọng. Kế hoạch đào tạo: Bảng: Kế hoạch đào tạo triển khai chương trình 5S STT Tập thể Cán bộ phụ trách Nhóm đánh giá 1 Chương trình đào tạo Ngắn hạn Ngắn hạn Ngắn hạn 2 Hình thức học Thuê chuyên gia Đi học ở trung tâm Đi học ở trung tâm 3 Địa điểm học Phòng họp của công ty Tổng cục Đo lường và chất lượng Tổng cục đo lường và chất lượng 4 Thời gian 1 ngày 1 tuần (4 buổi) 1 tuần( 3 buổi) 5 Số người Phòng kế toán và trưởng các phòng ban khác 3 người 4 người 6 Chi phí 2 triệu 1.9 triệu 1.5 triệu 3.3. Phát lệnh tổng vệ sinh trong phòng kế toán Lập sơ đồ mặt bằng toàn văn phòng kể cả phần bao quanh bên ngoài, quy định khu vực được phân công. Tốt nhất nên chia thành các nhóm để tiện cho việc theo dõi và quản lý. Mỗi người phụ trách nơi làm việc của mình và kiểm tra chéo lẫn nhau. Để cho công việc có hiệu quả nhất thì phòng kế toán nên dành ra một buổi hoặc cả một ngày để thực hiện tổng vệ sinh. Ban 5S đế xuất mua các dụng cụ cần thiết để thực hiện 5S như máy ảnh, bảng tin, tủ đồ, giá, chổi lau,… để phát cho các nhóm. Ban 5S cần hướng dẫn cặn kẽ, khuyến khích tất cả mọi người trong phòng hăng hái thi đua, đề ra các khẩu hiệu về thực hành 5S. Cần phổ biến cho mọi người tính tự giác về ý thức giữ cho môi trường làm việc luôn sạch sẽ gọn gang bằng những hoạt động cuj thể hằng ngày nhue lau chùi kỹ, cẩn thận và đặc biệt là phải đảm bảo mọi người cùng tham gia. Luôn luôn giữ trong đầu triết lý “ Nếu bạn có thể làm cho ngôi nhà của mình được sạch sẽ và gọn gang thì tại sao bạn lại không thể làm cho nơi làm việc được sạch sẽ và gọn gang như ở nhà?”. Khi thực hiện tổng vệ sinh trong toàn phòng kế toán cần phải có sự chuẩn bị trước để mọi người chuẩn bị tốt cho ngày tổng vệ sinh. Ngày này phải được tổ chức rầm rộ, khí thế, sôi nổi, tạo ra sự phấn khởi và thi đua cho mọi người. Yêu cầu tất cả các cán bộ công nhân viên kể cả lãnh đạo cấp cao nhất cũng phải tham gia. Cố gắng cho mọi người tham gia với tinh thần tự giác, trách nhiệm và kỷ luật cao. Người phụ trách ảnh cần ghi lại những hình ảnh mọi người làm việc trong ngày đầu tiên này để kịp thời rút kinh nghiệm và biẻu dương những cá nhân, nhóm hoạt động tích cực để mọi người cùng cố gắng. 3.4. Thực hiện SEIRI, SEITON, SEISO hằng ngày Trong phòng kế toán người cao nhất là trưởng phòng. Vì vậy trưởng phòng phải cùng các nhân viên trong phòng phát động phong trào để mọi người cùng thực hiện sang lọc, sắp xếp, sạch sẽ hang ngày. Bởi vì phong trào này cần tính tự giác của mỗi người trong quá trình làm việc, ngoài việc giữ gìn môi trường làm việc chung tại phòng thì cũng nên sắp xếp môi trường làm việc tại chỗ của mình đảm bảo tính thoải mái thuận tiện, tính khoa học trong công việc. Đối với mỗi vị trí làm việc có những đặc điểm riêng nên công việc của mỗi người cũng khác nhau. Đối với Kế toán trưởng: Kế toán trưởng là người có quỳen cao nhất trong phòng kế toán, chịu trách nhiệm tổng hợp và thông qua mọi hoạt động, chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra công việc của các kế toán viên trong phòng. Là người phụ trách chung công tác kế toán của phòng. Mọi công văn, giấy tờ đều phải do kế toán trưởng thông qua và ký nhận. đối với công ty, Kế toán trưởng là người có trách nhiệm báo cáo với lãnh đạo về tình hình tài chính của công ty. Cho nên để thực hiện 5S cần phải làm những công việc như sau: Kế toán trưởng lên kế hoạch các công việc hằng ngày để giao nhiệm vụ cho các kế toán viên đồng thời cũng tiện cho việc theo dõi. Trước khi tiến hành công việc nên đề ra chi tiết các công việc cần làm: - Vì kế toán trưởng luôn có một phòng làm việc riêng, có nhiều hồ sơ tài liệu quan trọng nên cần phải được xem xét và phân loại cẩn thận. Trong phòng có tủ đựng các cặp tài liệu như : các chứng từ kế toán, các sổ tổng hợp kế toán, các hợp đồng hay phải sử dụng để theo dõi nên để gọn ở nơi dễ tìm thấy. Các tài liệu, sách đọc tham khảo, các quyết định, bổ nhiệm, các công văn giấy tờ có lien quan…nên để trong các file riêng từng loại. Các file này phải được gián sẵn nhãn và được để gọn ở một chỗ vì người ta ít khi sử dụng đến. - Sau khi đã sắp xếp các tài liệu trong tủ thì cần lau dọn sạch sẽ tủ để tránh bụi bẩn mối mọt làm hỏng tài liệu. Đây là công việc nên làm thường xuyên. Trong phòng luôn cần có thùng đựng rác để đựng những thứ không còn cần sử dụng nữa như giấy tờ bỏ đi… Trong phòng kế toán trưởng luôn có một bàn làm việc riêng, đây là nơi được sử dụng nhiều nhất. Để cho công việc có hiệu quả luôn phải gọn gang sạch sẽ mọi thứ trên bàn phải được để đúng nơi quy định như các công văn, sổ sách, giấy tờ làm việc hang ngày được để ở một góc bàn. Bóng điện sừ dụng khi làm việc, hộp điện thoại..phải được bố trí phù hợp mà tiện nhất khi cần sử dụng vì điện thoại là vật sử dụng thường xuyên để liên lạc. Trên bàn có thể để một lịch làm việc cụ thể trong ngày cho kế toán trưởng tiện theo dõi. - Thường thường vào cuối tháng Kế toán trưởng phải báo cáo lên ban lãnh đạo xem xét và ký duyệt các vấn đề liên quan đến kế toán tài chính của công ty. Cho nên tốt nhất cần sao lưu lại một bản để tiện theo dõi khi cần thiết. Đối với kế toán viên Kế toán viên thường làm trong một phòng làm việc chung. Ở đây mội người sử dụng một cái bàn riêng để làm nơi làm việc của mình. Chính vì vậy càng cần phải giữ gìn vệ sinh chung. Mỗi người tự có ý thức thì căn phòng sẽ luôn trở nên gọn gang sạch sẽ. Với cách bố trì phòng kế toán như đã nói thì đây còn là phòng đầu tiên khi bước vào phòng kế toán. Mọi người khi bước vào phòng kế toán cũng đều phải tiếp xúc với bộ phận này đầu tiên có thể là đến để thanh toán, tạm ứng, tiền lương,…..và các nghiệp vụ kế toán đều phát sinh tại đây. Kế toán phải thường xuyên theo dõi các khoản công nợ, thanh toán, các chứng từ kế toán. Vì vậy vậy các công văn giấy tờ phải xử lý cũng nhiều đặc biệt về cuối tháng khi phải làm các quyết toán và báo cáo thuế Hầu hết mọi hoạt động kế toán đều sử dụng phần mềm kế toán trên máy tính. Hằng ngày kế toán phải nhập những dữ liệu những chứng từ trên phần mền tuỳ vào nghiệp vụ chuyên môn riêng của mỗi người như kế toán Tài sản cố định, kế toán thuế, kế toán tiêu thụ….. Để triển khai áp dụng 5S kế toán viên phải làm những công việc như sau: Với không gian chung của phòng thì cần bố trí gọn và thuận tiện để mọi người cảm thấy thoải mái. Vị trí làm việc của người này không ảnh hưởng đến người khác. Mọi người đều làm việc độc lập. Ở mỗi bàn dều có một thùng đựng rác. Điều này làm cho mọi người tự ý thức được trách nhiệm của mình trong việc giữ gìn vệ sinh trong căn phòng. Tủ dựng tài liệu là nơi mọi người sử dụng chung. Có những tài liệu rất hay cần sử dụng nhưng cũng có những tài liệu ít khi dùng đến. Vì vậy nên phân loại các tài liệu và đánh nhãn ghi tên từng loại. Ta có thể sử dụng các màu nhãn theo cấp độ tuỳ vào tính sử dụng nhiều hay ít. Ví dụ như các file tài liệu hay sử dụng, các tài khoản, các biểu mẫu kế toán, các chứng từ thanh toán, tạm ứng… các hồ sơ theo dõi công nợ các dự án…được dán nhãn đỏ để ở nơi thuận tiện dễ nhìn thấy và dễ lấy. Tốt nhất nên để ở ngăn giữa của tủ nơi dễ thấy nhất. Một số tài liệu mà kế toán nào cũng phải thường xuyên sử dụng như những biểu mẫu kế toan, chứng từ thanh toán, tạm ứng thì nên để ở mỗi bàn làm việc đều có. Còn các tài liệu tham khảo, các giấy tờ lưu để trong file có dán nhãn màu xanh, các chứng từ chờ cuối năm quyết toán để trong file có dán nhãn màu vàng ở những vị trí ít sử dụng hơn và có thể là khó nhìn thấy cũng được. Một điều rất quan tong khi chung một phòng làm việc là mọi người luôn phải có ý thức giữ gìn vệ sinh chung. KHi một đồ vật trong phòng được lấy ra khỏi vị trí thì đồng nghĩa với việc này là người lấy ra phải có trách nhiệm sau khi dùng xong phải mang trả lại nó về vị trí cũ. Để cho chủ chương này có thể thực hiện một cách tôt nhất thì nên phổ biến tại các cuộc họp của phòng hoặc có thể in ra làm khẩu lệnh dán ở nơi mọi người dễ nhìn thấy như bàn làm việc của mỗi người, tủ đựng tài liệu để nhắc nhở mọi người làm đúng. Thông thường để thuận tiện cho công tác kế toán máy, có thể đề nghị lên Ban lãnh đạo xin đầu tư thêm một số trang thiết bị cho phòng thuận tiện hơn khi làm việc như đầu tư mua thêm máy tính để đảm bảo đủ mỗi người một cái máy tính sử dụng khi làm việc. Hiện nay trong phòng kế toán vẫn còn thiếu máy tính sử dụng vì có 2 cái do quá cũ nên bị hỏng không sử dụng được nữa. Các máy tính được nối mạng Lan với nhau để dễ dàng trao đổi thông tin với nhau khi cần thiết Những người làm công tác văn phòng thường phải sử dụng nhiều đến các đồ văn phòng phẩm như giấy, sổ ghi chép, bút…..và sử dụng thường xuyên nên cần nhiều. Vì vậy cần có tủ đựng các đồ văn phòng phẩm riêng, có dán nhãn bên ngoài để tiện cho việc sử dụng. Hàng tháng cần được chi tiết việc sử dụng cho nên hang tháng phải được tổng kết để theo dõi chi phí để từ đó có cách kiểm soát và nếu quá định mức cho phép sử dụng của công ty thì cần điều chỉnh lại cho phù hợp hơn. Ở các công ty khác nhau quy định ngày nghỉ cũng khác nhau. Thông thường ở các công ty nhà nước nghỉ thứ 7, chủ nhật. Còn ở các công ty TNHH…thì làm cả thứ 7. Vì vậy cuối mỗi tuần các kế toán dều phải lập các báo cáo và gửi cho kế toán trưởng lưu vào sổ cái. Đồng thời với việc này thì các nhân viên trong phòng cũng nên sắp xếp lại các đồ dụng, giấy tờ tại bàn làm việc của mình để chuẩn bị cho một tuần làm việc mới. Đây là một công việc rất cần thiết để cho phòng làm việc luôn được gọn gang. Mọi người cũng tổng kết được những công việc của tuần qua, tổng kết được những công việc đạt được và những mặt vẫn còn chưa tốt, những công việc đang làm và vẫn còn phải làm tiếp? Có thể đưa ra cho mình kế hoạch làm việc tổng quan cho tuần sau để công việc được hiệu quả hơn, giảm thiểu được những sai sót trong qúa trình làm việc. Đối với thủ quỹ: Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm trong việc thu chi các khoản tiền mặt trong công ty. Cho nên các nghiệp vụ đều xuất hiện những vấn đề liên quan đến xuất và nhận tiền. Thực hiện những hoạt động tổ chức thu chi quỹ tại đơn vị theo nguyên tắc tài chính và theo quy trình thanh toán theo nguyên tắc mà công ty đã đề ra. Thủ quỹ tiếp nhận tiền mặt tại ngân hang và ở các đơn vị về nhập quỹ xuất quỹ. Vào cuối tuần thủ quỹ phải cùng kế toán thanh toán lập biên bản kiểm kê quỹ và báo cáo cho Giám đốc. Từ những đăc điểm riêng biệt của thủ quỹ nên khi thực hiện 5S cần phải có những việc làm sau: Thủ quỹ cũng làm việc chung với mọi người trong phòng kế toán nên phải làm những công việc chung với cả phòng. Ngoài ra thủ quỹ còn phải làm thêm những công việc khác nữa. Vì thủ quỹ làm những công việc liên quan đến tiền nên có những công việc thu chi mà cấp trên không muốn để cho mọi người biết nên thủ quỹ luôn được bố trí tách biết so với các nhân viên khác để thuận tiện cho việc thu chi tiền mặt tại phòng. Thủ quỹ là người nắm giữ két tiền nên luôn phải mang theo chìa khoá két bên mình. Nó được coi là một vật bất ly than của thủ quỹ vì nếu làm mất hoặc thất lạc có thể gây tổn hại về tài sản của công ty mà nếu không tìm ra thi có khi chính thủ quỹ phải là người chịu trách nhiệm trong việc này. Trên bàn làm việc của thủ quỹ cũng có rất nhiều giấy tờ, hoá đơn, sổ sách, các giấy tờ thanh toán, tiền chi, tiền tạm ứng,…nên để tránh mất thời gian cho việc tìm kiếm khi cần thì phải có một file dán nhãn riêng và lưu giữ cẩn thận. Việc lưu giữ các file cũng theo những nguyên tắc là tài liệu nào thường xuyên sử dụng thì để ở nơi thuận tiện dễ lấy. Tài liệu nào ít dùng thì nên để gon vào một nơi và đánh nhãn sau đó lưu giữ cẩn thận tránh để lung tung vì đây là những chứng từ có thể dùng để đối chiếu khi cần thiết. Thực hiện bước sang lọc – Seiri: Để thực hiện “ Sàng lọc”, mỗi bộ phận cần đưa ra những tiêu chí để xác định những vật dụng, tài liệu, hồ sơ cần loạ bỏ. Đây là công việc được tiến hành trước tiên khi thực hiện 5S. Sàng lọc được áp dụng trong tất cả các khâu các quá trình, cả trong và ngoài nơi làm việc bao gồm con người, máy móc, trang thiết bị, công văn, tài liệu…. Sau khi sang lọc sơ bộ, để dễ cho việc xem xét những vật đó có cần được giữ lại hay không thì cần thiết phải phân loại những đồ vật thành những loại cần dùng và không cần dùng như sau: Những vật dụng/ tài liệu sử dụng thường xuyên cần được để thuận tiện cho việc sử dụng và dễ dàng. Những vật dụng không thường xuyên được lưu giữ ở những nơi thích hợp thì có thể chỉ dẫn và nhận biết thích hợp để có thể lấy được nhanh nhất khi cần sử dụng. Những vật không cần thiết cần phải được để riêng và phân loại để xử lý. Khi sàng lọc không nên để quên những gì trong ngăn kéo, ngăn tủ, xem xét ở mọi nơi mọi ngóc ngách. Những đồ vật không cần thiết nhưng đắt tiền phải được đánh giá, phân loại cẩn thận để tránh được sự lãng phí. Phương pháp huỷ bỏ những những gì không cần thiết bằng cách: Vứt bỏ Giao cho người khác hoặc đơn vị khác nếu họ cần Bán đồng nát Nhìn một cách tổng quan trong phong kế toán của công ty có thể thấy nhhiều vật được để ở những vị trí làm cho người ta khó tìm để sử dụng như giấy in không để ở một vị trí nhất định, những tài liệu để lộn xộn nên không biết tài liệu còn cần thiết sử dụng nữa không. Có khi những tờ giấy lộn để chung với các công văn khác….Khi nói về việc này mọi người đều có suy nghĩ chung là không biết có nên bỏ đi hay không nên cứ để đó. Có thể điều đó làm cho việc sắp xép và lưu giữ giấy tờ là một công việc mà mọi người chỉ làm đại khái, làm cho xong. Điều này ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc. 3.4.2. Thực hiện bước sắp xếp “ Seiton” Dựa vào nguyên tắc này, từng bộ phận cần thống nhất trong nội bộ hình thức sắp xếp các đồ vật, máy móc, tài liệu sao cho dễ sử dụng. Những khoản vật càng hay sử dụng càng bố trí gần nơi làm việc. Những khoản vật càng ít sử dụng càng bố trí xa nơi làm việc. Các đồ vật nên sắp xếp theo thứ tự ưu tiên có dán nhãn và đánh số nếu cần thiết để có thể dễ dàng nhận biết. Nên sử dụng ký hiệu cho các vùng và hiệu ứng màu sắc cho các khu vực: Màu xanh cho khu vực có tần suất sử dụng cao Màu vàng cho khu vực có tần suất sử dụng thấp Màu đỏ dùng để lưu giữ chờ thanh lý Hoặc có thể sử dụng nhiều màu sắc khác cho những khu vực khác… Việc này cần làm cho ai cũng biết chứ không chỉ riêng người phụ trách mới biết. Suy nghĩ cách sắp xếp theo quy trình hay vị trí làm việc nhưng phải đảm bảo tính thẩm mỹ và độ an toàn. Cách tốt nhất là nên trao đổi với đồng nghiệp việc bố trí sắp xếp sao cho thuận tiện, những gì hay sử dụng nên để gần hơn để khỏi phải đi lại nhiều mất thời gian. Phải làm sao cho đồng nghiệp biết cái gì để ở đâu để cho họ tự sử dụng mà không cần hỏi. Nên có một danh mục ghi các vật dụng mà chúng ta cất giữ hoặc ghi trên từng ngăn tủ tên những cặp tài liệu cho dễ sử dụng. Mục đích của việc sắp xếp này là làm cho nơi làm việc an toàn hiệu quả cao khi tiến hành các hoạt dộng nên những vật không cần thiết có thể loại bỏ và sắp xếp theo trình tự mới. 3.4.3. Thực hiện bước sạch sẽ “seiso” Việc thực hiện vệ sinh được thực hiện qua ngày tổng vệ sinh cũng như lịch làm vệ sinh hang ngày tại nơi làm việc. Luôn kiểm tra để bàn làm việc, máy móc, sàn nhà sạch sẽ, không bị bụi bẩn. Tốt nhất là dành thời gian từ 5 đến 10 phút để làm vệ sinh trước và sau giờ làm việc, tạo thói quen ngăn nắp và sạch sẽ. Làm thế nào để duy trì sạch đẹp khi đang làm việc. Tuyệt đối không được có suy nghĩ như dọn lại sau, khi xong công việc, có kiểm tra thì mới sạch sẽ…Vì như vậy sẽ chỉ theo đuổi sự sạch đẹp trên hình thức, phong trào. Sạch sẽ không chỉ làm sạch mà còn tìm ra nguyên nhân gây bẩn và tìm cách phong ngừa bụi bẩn. 3.4.4. Thực hiện bước săn sóc “ Seiketsu” Đây là bước yêu cầu phải thực hiện đúng theo quy định các hoạt động Seiri – Seiton – Seiso để làm cho nơi làm việc trở nên ngăn nắp và sạch sẽ. Cần giữ vệ sinh nơi làm việc luôn ở cường độ cao bằng cách sử dụng các phương pháp hiệu quả như: Tiêu chuẩn hoá việc thực hiện 5S trong tổ chức để duy trì kỷ luật Tiến hành hoạt động đánh giá 5S Tạo sự thi đua giữa các nhóm và lôi cuốn mọi người cùng tham gia vào chương trình 5S. Cố gắng duy trì sự sạch sẽ ngăn nắp nơi làm việc bằng cách thiết lập một lịch làm việc vệ sinh chi tiết phân công rõ rang. Tốt nhất nên chỉ rõ tên người chịu trách nhiệm nơi làm việc của họ về thiết bị, máy móc đó. Để thực hiện việc săn sóc cần phải phát triển một hệ thống các nội quy hay các yêu cầu đối với việc thực hiện hoạt động sang lọc, sắp xếp, sạch sẽ tạo cơ sở cho các hoạt động này được thực hiện và duy trì. 3.4.5. Thực hiện bước sẵn sang “ Shitsuke” Việc thực hiện các bước trên một cách tự giác thành thói quen cũng như văn hoá toàn tổ chức. Khi đó chúng ta sẽ thực hiện bước sẵn sang – Shitsuke. Làm việc một cách tự giác mà không cần ai nhắc nhở. Với tiêu chí “ Không có cách nào thực hiện 5S tốt hơn là thường xuyên thực hành nó cho tới khi mọi người cảm thấy không thể thiếu 5S”. Để đạt được điều nay, người phụ trách từng bộ phận cần gương mẫu và đi đầu trong việc thực hiện 5S. Mọi nhân viên cần tuân thủ các quy định chung, thực hiện tự giác và coi nơi làm việc như ngôi nhà chung. Thể hiện tinh thần, trách nhiệm của cá nhân và cả phòng kế toán trong việc thực hiện phong trào 5S. Việc rèn luyện ý thức tự giác cần phải có thời gian và cố gắng của mọi người trong tập thể bởi vì đây là nơi tạo ra thu nhập cho chính bản thân và gia đình họ. 3.5. Đánh giá định kỳ thực hành 5S Một trong những hoạt động quan trọng góp phần vào việc duy trì và cải tiến 5S là đánh giá thực hiện 5S. Đánh giá định kỳ là hoạt động có ý nghĩa khuyến khích rất lớn tới việc triển khai, áp dụng và duy trì thực hiện 5S. Mục đích chính của việc đánh giá là: Xem xét hiệulực và hiệu quả của hoạt động 5S Đánh giá khía cạnh tích cực của việc thực hiện 5S Kịp thời động viên các cá nhân, đơn vị hoàn thành tốt công việc và khuyến khích những sang kiến cải tiến Phát hiện những khu vực hạn chế trong việc thực hiện để có những cải tiến thích hợp Việc đánh giá này cần phải có một đội ngũ cán bộ thực hiện công tác đánh giá. Họ có vai trò là các chuyên gia đánh giá. Các chuyên gia này được đào tạo về kỹ năng đánh giá, các yêu cầu thực hành 5S, cách thức tiến hành đánh giá, lập báo cáo, lập các bảng mục thang điểm đánh giá 5S. Các yêu cầu đối với chuyên gia đánh giá là: Hiểu được ý nghĩa và các hoạt dộng 5S Nắm được nội dung và các yêu cầu thực hành 5S Nắm rõ các quy định, nội quy của công ty về hoạt động 5S Nắm được cách thức cũng như các tiêu chí để đánh giá cho từng khu vực, bộ phận. Đội ngũ đánh giá này bao gồm: Giám đốc, Phó giám đốc kỹ thuật, trưởng phòng KCS, trưởng phòng kế toán. Nhóm chuyên gia đánh giá có nhiệm vụ lên kế hoạch đánh giá định kỳ, chuẩn bị các nguồn lực và thời gian cần thiết để tiến hành cho việc đánh giá, xây dựng các tiêu chí đánh giá cho từng nhóm hoạt động. Một trong những phương pháp đánh giá quan trọng nhất là sử dụng nhưũng hình ảnh trực quan, thông qua việc chụp ảnh những khu vực được đánh giá. Đây cũng chính là những bằng chứng khách quan khi đưa ra những kết luận, kiến nghị và là cơ sở để theo dõi, so sánh quá trình cải tiến sau này. Bằng việc quan sát và phỏng vấn, các chuyên gia đánh giá tập trung vào những nội dung trọng tâm sau: Ban lãnh đạo công ty và các cán bộ quản lý có hỗ trợ cho chương trình 5S hay không? Mọi người có tự hào về nơi làm việc của mình hay không? Nơi làm việc có sạch sẽ và ngăn nắp hay không? Nơi làm việc có an toàn không? Máy móc thiết bị có được vệ sinh và được bảo dưỡng thường xuyên không? Mọi thứ có được sắp xếp hợp lý dễ tìm dễ lấy không? Máy móc và các vật dụng có được đặt ở nơi thuận tiện cho việc sử dụng không? Các hồ sơ có được lưu giữ để dễ truy tìm không? Các đồ vật có đảm bảo sạch sẽ không? Mọi người có làm vệ sinh hằng ngày một cách tự giác không? Các cán bộ nhân viên có mặc quần áo sạch sẽ, gọn gang theo quy định không? Mọi người có ý thức tạo hình ảnh tốt đẹp của công ty mình không? Đánh giá định kỳ là công việc rất quan trọng để mọi người có được tiêu chí để phấn đấu thực hiện tốt phong trào 5S. Cho nên cần thiết lập kế hoạch đánh giá 5S và các cơ chế khuyến khích. Lập kế hoạch đánh giá: Thành lập nhóm chuyên gia đánh giá Xây dựng các tiêu chí đánh giá thể hiện ở bảng kiểm tra các khoản vật Bảng: Cho điểm việc thực hiện 5S Điểm Mô tả Chưa áp dụng các nguyên tắc thực hành tốt 5S Đã có bằng chứng về việc áp dụng một vài nguyên tắc thực hành tốt 5S Việc áp dụng 5S khá tốt và có những kết quả làm việc cụ thể Việc thực hiện 5S tốt, việc thực hiện được quy định rõ rang và tuân thủ tốt Việc áp dụng 5S được thực hiện rất tốt, ý thức của nhân viêc cao trong việc tuân thủ các quy định chung và việc thực hiện duy trì. Bảng: Kiểm tra các khoản vật Hạng mục STT Các hạng mục cần phải đánh giá Điểm 5 4 3 2 1 Sàn nhà Sàn nhà có sạch sẽ và gọn gang không? Có rác và giấy tờ thừa trên sàn không? Một tuần lau sàn bao nhiêu lần? Tủ tài liệu Các tài liệu có được dán nhãn cụ thể không? Các file tài liệu có được dễ lấy, dễ thấy không? tủ có được sắp xếp, dọn dẹp thường xuyên không? Mọi người có ý thức sắp xếp dọn dẹp tủ không? Bàn làm việc Có những thứ không cần thiết trên bàn làm việc không? Bàn làm việc có sạch sẽ và ngăn nắp không? Bàn làm việc có được lau chùi thường xuyên không? Đồ vật trên bàn có được sắp xếp gọn gang không? * Các cơ chế khuyến khích thực hành 5S Động cơ thúc đẩy mọi người tham gia thực hiện 5S tốt nhất là hình thức khen thưởng và công nhận sự nỗ lực của các nhân viên. Khen thưởng và công nhận bản thân nó không tạo ra chất lượng toàn diện nhưng nếu thiếu chúng thì sẽ có tác động ngược lại đó là làm mất dần niềm tin của nhân viên về giá trị thực của chất lượng và sự đóng góp của họ vào cải tiến chất lượng. Vì vậy việc đầu tiên khi bắt đầu áp dụng chương trình 5S là xây dựng một chế độ khen thưởng, thúc đẩy việc áp dụng và công nhận hoạt động phù hợp với bộ máy quản lý của tổ chức mình. Để khuyến khích mọi người thực hành 5S, Ban lãnh đạo nên thường xuyên theo dõi đồng thời có những tuyên dương và khen thưởng kịp thời. Qua mỗi kỳ đánh giá cần tổng kết những kết quả làm được và những gì còn tồn tại để từ đó đưa ra một kế hoạch mới trong giai đạon mới. Kế hoạch sau phải đặt ra chỉ tiêu cao hơn trước để mọi người không ngừng phấn đấu để thực hiện tốt 5S. Sau mỗi tuần đánh giá một lần và tổng kết vào cuối tháng. Đồng thời phát động thi đua giữa các nhóm, các cá nhân để nâng cao hiệu quả của chương trình. Để khuyến khích mọi người tham gia nhiệt tình vào thực hiện phong trào cần phải tổ chức một buổi tổng kết để công bố kết qua đạt được, trao giải thưởng cho các nhóm các cá nhân có đóng góp tích cực. Phần thưởng tuy không lớn nhưng nó lại có ý nghĩa rất lớn để khuyến khích tinh thần tham gia của mọi người. Trong thực tế ai cũng có lúc sai sót. Vì vậy không nên tìm chỗ yếu kém để phê bình , chê trách mà nên động viên khen thưởng trước sau đó cải tiến phê bình sao cho có hiệu quả hơn. Trong buổi tổng kết này có thể nghe ý kiến đóng góp của mọi người để có phương hướng cải tiến cho phong trào được thực hiện tốt hơn phù hợp hơn. CHƯƠNG IV: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT KHI TRIỂN KHAI ÁP DỤNG 5S 1. CHƯƠNG TRÌNH ĐÒI HỎI SỰ THAM GIA NHIỆT TÌNH CỦA BAN LÃNH ĐẠO CAO NHẤT Muốn mọi người cùng tham gia vào phong trào thì ban lãnh đạo từ trên xuống dưới cũng cần phải coi trọng chương trình này như là một phần của hệ thống quản lý chất lượng. Họ cần phải hiểu rõ về 5S để có thể truyền đạt lại cho mọi người một cách sâu sắc để cho mọi người hiểu và nắm được sự cần thiết, ý nghĩa cũng như nội dung của chương trình. Bởi vì lãnh đạo là những người có tiếng nói trong công ty làm cho mọi người phải nghe theo. Do đó họ phải là những người đi đầu trong việc phát động và triển khai chương trình này đặc biệt là trưởng phòng kế toán. Đây vừa là người đóng vai trò là người thực hiện vừa là người làm công tác của một chuyên gia đánh giá nên cần phải làm gương đi đầu trong mọi hoạt động cho mọi người noi theo. Trong quá trình cải tiến liên tục của tổ chức, lãnh đạo giữ vai trò chủ chốt. Lãnh đạo cần đặt niềm tin vào toàn thể nhân viên trong việc cải tiến chất lượng, đồng thời cam kết với nhân viên nhằm tạo ra được niềm tin của nhân viên vào cấp quản lý và về chất lượng mà họ tạo ra. Thông qua thực tế những kiến nghị liên quan đến chất lượng của nhân viên phải được cấp quản lý quan tâm xem xét và thực hiện. Điều này sẽ củng cố thêm niềm tin của nhân viên. Để họ tin rằng cấp quản lý luôn quan tâm đến chất lượng và coi trọng ý kiến đóng góp của họ. Đây cũng là một yếu tố tạo ra môi trường thuận lợi để cho hoạt động thực hiện 5S được hiệu quả. Những người trong ban lãnh đạo cần phải nhanh nhạy trong việc quan sát quá trình thực hiện phong trào. Đặc biệt là nhận ra được những tiến bộ của phòng và của các nhân viên để từ đó có những kết quả chính xác, khuyến khích mọi người phát huy bằng việc trao thưởng và tuyên dương công bằng. Một vấn đề nữa là ban lãnh đạo không được tự ý trao quyền lãnh đạo cho bất kỳ ai mà phải trực tiếp thực hiện công việc lãnh đạo của mình trong hội đồng điều hành 5S. Đặc biệt là người trưởng phòng. Đây là người có tầm quan trọng và có ảnh hưởng trực tiếp tới tinh thần hoạt động phong trào của mọi người trong phòng. Bản thân trưởng phòng không chỉ là một người lãnh đạo, một thành phần trong quá trình triển khai phong trào mà quan trọng hơn nữa là đóng vai trò cổ vũ, khích lệ và truyền đạt những lợi ích của 5S tới các nhân viên của mình. 2. CHƯƠNG TRÌNH ĐÒI HỎI SỰ THAM GIA NHIỆT TÌNH ĐẦY ĐỦ CỦA TẤT CẢ MỌI NGƯỜI Bất cứ một công việc gì cũng cần sự đoàn kết sự tập trung của tất cả mọi người trong nhóm vì “Đoàn kết là sức mạnh của thành công”. Trong khi đó, chương trình 5S chỉ có thể thành công khi có sự tham gia của tất cả mọi người. Việc triển khai chương trình này ở phòng kế toán coi như là thí điểm để cho toàn công ty áp dụng. Cho nên chương trình muốn được triển khai rộng rãi và được mọi người quan tâm thì phong trào này cần phải có được sự thành công ở phòng kế toán, làm cho mọi người trong toàn công ty thấy được kết quả cũng như hiệu quả đạt được khi thực hiện chương trình này. Vì vậy mỗi người cần phải tự ý thức được công việc của mình và của tập thể, cùng tham gia đóng góp ý kiến để đưa ra cách thức thực hiện phong trào tốt nhất phù hợp với môi trường làm việc tại công ty mình. Mỗi công việc đề ra cần phải có mục tiêu để đạt được nó. Cần làm cho mọi người hiểu được mục tiêu của chương trình 5S bao gồm: Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc. Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người thông qua chương trình 5S. Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế. Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến. 5S là nội dung của Kaizen - cải tiến liên tục. Kaizen là một triết lý của Nhật nổi tiếng được ứng dụng thành công trong cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ trung tất cả các lĩnh vực. Đó là một triết lý và nền tảng để khuyến khích thúc đẩy các nhân viên trong công ty liên tục đạt được hiệu quả và năng suất lao động cao hơn và quan trọng hơn để đạt được mục tiêu cao hơn về sự hài long, doanh thu và lợi nhuận. Nó kêu gọi lỗ lực cải tiến liên tục không ngừng đối với mọi cá nhân trong tổ chức, không phân biệt nhà quản lý hay công nhân trong tổ chức đó. Kaizen đặc biệt coi trọng vai trò của nhà lãnh đạo phải tập trung hướng tới những khuynh hướng mới trong công ty như: Xu hướng làm việc theo nhóm, tập thể coi trọng hơn là cá nhân; Xu hướng quản lý theo mạng lưới hơn là cơ cấu quản lý theo mệnh lệnh, cấp bậc; Xu hướng đầu tư vào chất xám và đào tạo nhân viên, được mọi người coi trọng hơn là vốn; Xu hướng khuyến khích sự linh hoạt và liên tục cải tiến; Cho nên người lãnh đạo phải biết gắn mục tiêu của chương trình 5S với lợi ích của người lao động để khuyến khích họ thực hiện. Chương trình 5S phải thu hút được sự chú ý của mọi thành viên đều tham gia nhiệt tình và phát huy ý tưởng sáng tạo cải tiến chương trình. Một số giải pháp để thực hiện thành công phong trào: - Thực hiện in và phát cho mọi người những quyển sách mini minh hoạ cho 5S và sử dụng 5S như thế nào để mọi người có thể hiểu và học tập. Đồng thời Ban lãnh đạo cũng đưa ra bản báo cáo định kỳ về tình hình thực hện 5S trong thời gian vừa qua để mọi người cập nhật , bình luận cùng rút ra kinh nghiệm nhằm cải thiện hiện trạng. - Cần phát động phong trào mạnh mẽ bằng việc treo những áp phích, biểu ngữ, khẩu hiệu và bản tin nội bộ về tình hình hoạt động chương trình. Khi thực hiện cần tình đến những hiệu quả mà hoạt động mang lại, gây sự tập trung chú ý của mọi người. Hoạt động này sẽ tạo cho mọi người sự hào hứng khi thực hiện phong trào. - Để có thêm kinh nghiệm về thực hiện 5S công ty cần có một hoặc một số buổi tham quan những công ty điển hình đã thực hiện thành công 5S. Đây là hoạt động rất hữu ích để chương trình không vấp phải những sai lầm mà những công ty trước áp dụng đã gặp phải. Công ty cần tổ chức đào tạo cơ bản nội bộ về 5S cho mọi người. - Phát động thi đua giữa các tổ nhóm nhằm khuyến khích mọi người tích cực tham gia phong trào 5S. Vì mới chỉ được áp dụng thí điểm ở phòng kế toán nên chưa có sự so sánh giữa các phòng. Nhưng trong cuộc họp của toàn công ty cần phải đưa ra báo cáo về tình hình thực hiện chương trình tại phòng kế toán bằng việc đưa ra các chứng cứ như băng video, ảnh chụp…cho mọi người theo dõi. Đồng thời có bảng kiểm tra về thưcj hiện 5S và giáo dục cho mọi người cách thực hiện thế nào là hiệu quả nhất. Việc này sẽ giúp cho mọi người nắm bắt được tình hình và dùng nó làm tiền đề cho hoạt động triển khai 5S đến toàn công ty. 3. THỰC HIỆN TIẾP TỤC CHƯƠNG TRÌNH 5S VỚI TIÊU CHUẨN CAO HƠN CÙNG CHƯƠNG TRÌNH CẢI TIẾN KHÁC 5S không phải chỉ thực hiện xong rồi để đó mà nó phải được thực hiện thường xuyên liên tục và được lặp lại với những tiêu chuẩn cao hơn đồng thời có các tiêu chuẩn khác đi kèm. Đối với mỗi bước thì sự thực hiện lại cao hơn. Đầu tiên là bước sang lọc đòi hỏi những kỹ năng và nguyên tắc nhất định để đảm bảo cho việc đưa ra những tiêu chuẩn phân biệt các khoản vật xung quanh thuộc phạm vi của đơn vị mình. Những tiêu chuẩn đó được yêu cầu cao hơn so với bước sàng ở giai đoạn đầu. Cần phải phân loại kỹ các khoản vật ở nơi làm việc và tìm tòi ở mọi ngóc ngách trong khu vực của mình đảm bảo không bỏ sót bất cứ vật gì. Biết đau ta lại có thể tìm lại một vật gì đó đã bị mất từ lâu. Và xác định rõ xem các vật đó đã được phân loại hợp lý chưa. Chính vì vậy ở bước này đòi hỏi phải có những phương pháp giải quyết vấn đề một cách hợp lý. Bởi vì có những đồ vật của tập thể nhưng cũng có những đồ vật thuộc sự quản lý của riêng từng cá nhân. Cho nên khi làm việc này cần phải được công khai và trao đổi thảo luận kỹ trước khi thực hiện. Đến bước sắp xếp cũng đòi hỏi mọi người tính sáng tạo khi thực hiện công việc. Làm sao để sự sắp xếp được hợp lý nhất, phù hợp với tính chất công việc cũng như tình hình hoạt động của phòng làm cho mọi người trong phòng cảm thấy thoải mái. Khi sắp xếp mọi thứ đều phải được tất cả mọi người cùng biết và cùng thực hiện. Đây ngoài việc là những quy định chung còn là ý thức của mỗi cá nhân trong phòng. Trong bước sạch sẽ đòi hỏi tính tự giác cao của tất cả mọi người. Trong bất cứ hoạt động nào thì con người cũng có ý nghĩa quyết định sự thành công. Khi mọi thứ đã được đi vào trật tự thì việc duy trì trật tự đó cũng là vấn đề rất khó. Dọn vệ sinh ở đây cũng chính là hoạt động kiểm tra. Phương trâm của nó là: “Nếu thấy điều này là cần thiết thì bắt đầu từ hôm nay”, “Đừng đợi đến lúc bẩn mới tiến hành vệ sinh nơi làm việc”, “ Muốn làm việc trong một môi trường sạch sẽ, an toàn thì tốt nhất tự tạo ra nó”,…Ngoài việc thực hiện nó 5phút mỗi ngày thì nên thực hiện Seiso hàng tuần, tháng. Lợi ích của việc này mang lại sẽ lớn hơn nhiều lần công sức chúng ta bỏ ra. Để cho hoạt động trên hoạt động hiệu quả hơn thì bản thân 5S phải được tiến hành cải tiến cách thức đào tạo. Mọi người cần phải có sự trao đổi học hỏi lẫn nhau, truyền đạt kinh nghiệm cho nhau. Sự học tập và giúp đỡ lẫn nhau là phương pháp tiếp thu rất có hiệu quả. Đồng thời có thể thực hiện phong trào phát huy sáng kiến của mọi người thông qua chương trình “Mỗi tuần một sáng kiến” , “Mỗi tháng một cải tiến mới” để mọi người cùng tham khảo và học tập nhằm cải tiến phong trào và đề xuất nào đưa ra được đánh giá là có hiệu quả sẽ được đưa ra áp dụng. Việc duy trì thực hiện 5S qua mỗi vòng đều phải có những điểm sau: Bảng : Điểm giúp duy trì các S STT Tiêu chí Nội dung Điều lệ cư xử Cần phải có một tài liệu rõ ràng chỉ rõ các tiêu chuẩn về thái độ, kỳ vọng của nhân viên liên quan đến 5S Góc 5S Có một khu vực cho mọi người trong ban làm việc có thể cung cấp thông tin cũng như tiếp nhận những thông tin trong quá trình thực hiện 5S Danh sách kiểm tra 5S Có một danh sách các đồ vật được định trước để kiểm tra hàng ngày trong từng khu vực và những nơi cần được kiểm tra thường xuyên Đội kiểm tra Thường xuyên có một đội kiểm tra thường xuyên các khu vực khác nhau để nhắc nhở và đôn đốc mọi người làm việc viêc Ban lãnh đạo Lãnh đạo của các nhóm thường xuyên họp nhau lại để cùng nhau giải quyết những vấn đề khó khăn gặp phải. Đồng thời định hướng cho những nỗ lực để có thể phát huy hoạt động 5S Nhà điều phối ảo Nhà điều phối cung cấp sự hỗ trợ lời khuyên đào tạo và điều phối hoạt động Nhà quản lý lãnh đạo Một nhà uỷ viên ban chấp hành với vị thế cao và đáng tin cậy có sự ủng hộ với chương trình Xem xét của lãnh đạo Một sự kiện lên kế hoạch thường xuyên, mục tiêu là tăng cường thái độ qua khuyến khích và đảm bảo rằng nguồn lực cũng như kinh phí có thể có được. Hoạt động này sẽ rèn luyện kỹ năng cho nhân viên thông qua việc huấn luyện nhân viên làm việc khoa học, có kỷ luật hơn nhằm đạt được mục tiêu chung của công ty. 5S được coi là bước đầu cần thiết mà công ty phải vượt qua trước khi thực hiện các chương trình chất lượng khác. 4. CHƯƠNG TRÌNH 5S PHẢI GÂY ĐƯỢC ẢNH HƯỞNG ĐẦY ĐỦ TRONG GIAI ĐOẠN ĐẦU Một nguyên tắc cơ bản của quản lý chất lượng là phải “Làm đúng ngay từ đầu”. Trong bất cứ việc gì thì làm đúng ngay từ đầu sẽ có tác động mạnh mẽ đến những hoạt động sau này. Đối với chương trình 5S thì có làm tốt ở bước đàu tiên mới có thể giúp cho việc tổng vệ sinh loại bỏ những thứ không cần thiết, không cần giữ lại ra khỏi nơi làm việc. Sàng lọc là bước rất quan trọng ảnh hưởng đến các bước thực hiện tiếp theo. Điều này cũng giúp cho toàn bộ nhân viên tham gia một cách tích cực. Đồng thời làm tăng sự đoàn kết, sự quan tâm lẫn nhau giữa các cá nhân trong toàn công ty. Mọi người có thể liên lạc, thông tin đến cho nhau trao đổi với nhau về các vấn đề liên quan đến thực hiện phong trào.Thực hiện chương trình này cũng có tác dụng rất lớn trong việc tận dụng tối đa máy móc trang thiết bị hiện có. Chương trình cũng đưa ra những biện pháp nhằm bảo quản máy móc thiết bị hiện có bằng việc lau chùi thường xuyên. Chúng ta không chỉ quan tâm đến việc đầu tư máy móc trang thiết bị mới để cải tiến mà còn phải có sự đầu tư chăm sóc đối với máy móc hiện có và coi nó như một vật thân thiết của mình. Việc bảo dưỡng máy móc thường xuyên sẽ đảm bảo độ chính xác cho máy móc thiết bị và tránh những lãng phí không cần thiết. Đồng thời giảm bớt chi phí và thời gian cho việc sửa chữa, khắc phục những hỏng hóc không cần thiết giảm chi phí đầu tư máy móc mới. 5. NÂNG CAO TRÌNH ĐỘ HIỂU BIẾT CỦA CÁC CÁN BỘ CÔNG NHÂN VIÊN Việc nâng cao trình độ nhận biết của mọi người bằng cách đào tạo và huấn luyện. Trên thực tế, chương trình này còn mới mẻ chưa đượ phổ biến rộng rãi nên chưa có nhiều tài liệu để có thể nghiên cứu cũng như kinh nghiệm để học hỏi. Nên 5S chỉ mới áp dụng nhiều ở các nước có nền kinh tế phát triển. Đối với Việt Nam thì nó lại rất mới chỉ có một số doanh nghiệp lớn áp dụng như Công ty Viglacera, DNTN SX&TM Quang Điện, Công ty Cadivi… áp dụng. Trong khi đó Công ty TNHH Hoà Bình mới chỉ được cấp chứng chỉ ISO 9001:2000 vào đầu năm 2001 nên vẫn còn nhiều khó khăn để triển khai các chương trình cải tiến chất lượng. Vì vậy để chương trình này được áp dụng và thực hiện hiệu quả thì tốt nhất nên cử một số người đi dự các cuộc hội thảo, các khoá đào tạo về 5S, về quản lý chất lượng để từ đó có thể đem những kiến thức học được truyền đạt lại cho mọi người và trực tiếp áp dụng vào công ty của mình để cải tiến và biết thêm kinh nghiệm về thực hiện phong trào. Có thể lên kế hoạch cụ thể cho một số nhân viên đi học tập trong từng giai đoạn cụ thể. Không chỉ dừng lại ở đó mà mỗi người đều phải tư nâng cao trình độ nhận thức của mình. Về lâu dài, khi chương trình này được áp dụng rộng rãi trong toàn công ty, đội ngũ nhân viên thực hiện chương trình tăng lên thi công ty có thể mở thêm các lớp đào tạo liên tục và thường xuyên theo dõi để kịp thời khuyến khích hoặc sửa chữa ngay những sai lầm làm cho phong trào phát triển mạnh mẽ. Để thực hiện thành công 5S luôn phải ghi nhớ những nguyên tắc sau: Hai cái đầu luôn tốt hơn một cái đầu – phát huy tối đa phương pháp huy động trí não . Luôn ý thức tìm ra các điểm không thuận tiện để cải tiến. Luôn ý thức tìm ra những nơi làm việc không ngăn nắp để cải tiến. Tìm ra những khu vực làm việc không an toàn để cải tiến. Tìm ra những nơi chưa sạch sẽ để cải tiến. Tìm ra các điểm lãng phí để loại bỏ. Mở rộng phạm vi vệ sinh bề mặt máy móc. Chú ý tới các khu vực công cộng như căng tin, nhà vệ sinh, vườn, hành lang ngoài và bãi đỗ xe. Chỉ ra những bằng chứng mà nhân viên cần phải tăng cường hoạt động 5S. Sử dụng hữu hiệu cách thức kiểm soát bằng trực quan. KẾT LUẬN Trong nền kinh tế thị trường biến động và phát triển không ngừng như hiện nay thì các doanh nghiệp Việt Nam cũng phải thay đổi thì mới có khả năng đứng vững và cạnh tranh được với hàng hoá ngoại nhập. Việt Nam đang là một thành viên chính thức của tổ chức thương mại thế giới WTO thì hàng rào thuế quan sẽ giảm và các hàng rào phi thuế quan như: tiêu chuẩn chất lượng, chỉ tiêu kỹ thuật,…cũng sẽ tăng lên. Do đó để thúc đẩy hội nhập kinh tế nước ta với nền kinh tế thế giới phải rất coi trọng đảm bảo, nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ và hoạt động quản lý chất lượng. Một doanh nghiệp đã áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng, muốn cho hệ thống hoạt động tốt hơn thì cần có sự cải tiến chất lượng. Và 5S được coi là khâu chuẩn bị là nền móng cho quá trình thực hiện hoạt động chất lượng. Qua đó có thể thấy được tầm quan trọng và vai trò không thể thiếu được của 5S trong các doanh nghiệp muốn hoạt động có hiệu quả trên thị trường và có được lợi thế cạnh tranh với doanh nghiệp khác. 5S là một phương pháp đơn giản, dễ áp dụng mà lại có hiệu quả cao khi nó được áp dụng đúng theo quy trình và phù hợp với điều kiện của mỗi doanh nghiệp. Áp dụng 5S sẽ tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ và không gian thoáng mát, tạo cho mọi người cảm giác thân thiện. Mục đích của việc áp dụng 5S không chỉ dừng lại ở việc cải thiện điều kiện và môi trường làm việc trong tổ chức mà còng thay đổi cách suy nghĩ cũng như thói quen làm việc, tăng cường khả năng sang tạo và phát huy tinh thần làm việc nhóm. Dựa trên mục tiêu cũng như phương hướng phát triển của công ty TNHH Hoà Bình, có thể xây dựng được một hệ thống chất lượng toàn diện thì việc áp dụng 5S ở phòng kế toán coi như là một bước khởi đầu. Từ đó có thể triển khai áp dụng chương trình này ở các phòng ban khác và áp dụng cho toàn công ty trong thời gian tới. Em xin chân thành cảm ơn quý công ty đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình thực tập và hoàn thành chuyên đề này! Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Phạm Thị Hồng Vinh đã hướng dẫn em tận tình trong quá trình làm chuyên đề này! MỤC LỤC PHIẾU ĐIỀU TRA Kính chào ông (bà)! Tôi tên là Nguyễn Thị Hà. Tôi hiện đang là sinh viên thực tập tại công ty TNHH Hoà Bình. Tôi đang làm đề tài “Áp dụng 5S tại phòng kế toán của công ty TNHH Hoà Bình”. Để hoàn thiện tốt bài nghiên cứu này tôi rất mong được sự ủng hộ của ông (bà) qua việc trả lời các câu hỏi trong bảng hỏi dưới đây. Tôi xin chân thành cảm ơn ông(bà) ! Họ và tên : Chức vụ: Bộ phận công tác: Ông (bà) có đánh giá thế nào về kết quả thực hiện công việc tại phòng kế toán Rất hài lòng Hài lòng Bình thường Không hài lòng Rất không hài lòng Những công việc nào dưới đây ông ( bà) đã đến phòng kế toán để được giải quyết. Nhận lương Làm các đề nghị thanh toán Làm tạm ứng Đưa công văn, hợp đồng Khác Ông (bà) đánh giá thế nào về phong cách, thái độ làm việc của nhân viên phòng kế toán. Rất hài lòng Hài lòng Bình thường Không hài lòng Rất không hài lòng Ông (bà) đánh giá thế nào về cách sắp xếp, bố trí nơi làm việc của phòng kế toán. Rất khoa học Khoa học Bình thường Không khoa học Rất không khoa học Theo ông bà để cải thiện môi trường làm việc thì yếu tố nào là quan trọng nhất cần phải thay đổi. Tính khoa học trong cách bố trí văn phòng Vệ sinh sạch sẽ Sự sẵn sang phục vụ của nhân viên Nâng cao thiết bị văn phòng Thay đổi quy trình làm việc Ông (bà) có cho rằng nên áp dụng chương trình cải tiến chất lượng của phòng kế toán không? Có Không