Chuyên đề Biện pháp hoàn thiện hoạt động nhập khẩu thiết bị hàng không ở công ty Xuất nhập khẩu hàng không (AIRIME)

iêu cực của cơ chế thị trường đã gây khó khăn rất lớn cho công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh như: trở ngại trong việc giải quyết thủ tục tiếp nhận hàng hoá tại các cửa khẩu về phía hải quan-thuế vụ; diễn biến tình hình tài chính khu vực đặc biệt là sự tác động tiêu cực của cuộc khủng hoảng tài chính Châu á. Chính sách nhập khẩu của Nhà nước và của ngành hàng không nhiều lúc chưa hợp lý và phù hợp đã gây khó khăn cho công ty trong việc xác định kế hoạch, chiến lược kinh doanh của mình. Hiện nay, trong Tổng công ty đã có một số công ty được Tổng công ty cho phép nhập khẩu trực tiếp. Cho nên sự cạnh tranh trong ngành là rất lớn, dẫn đến hoạt động kinh doanh của công ty trở nên rất khó khăn. Chính sách quản lý xuất nhập khẩu của Nhà nước hiện nay làm hạn chế hoạt động XNK của công ty. Biểu thuế XNK chưa rõ ràng, khoa học, hệ thống pháp luật thiếu đồng bộ, chính sách tỷ giá hối đoái chưa ổn định... Tất cả có ảnh hưởng không tốt đến hoạt động kinh doanh của công ty. b) Nguyên nhân chủ quan Để đạt được kết quả như hiện nay là nhờ sự nỗ lực của toàn bộ tập thể công nhân viên và lãnh đạo của công ty. Nhờ có đường lối chính sách hợp lý, nhờ tinh thần trách nhiệm cao trước tập thể và sự nghiệp kinh doanh của toàn thể công ty của ban lãnh đạo. Sự thống nhất cao trong quan điểm điều hành sản xuất kinh doanh.Các quyết định trong sản xuất kinh doanh được coi như mệnh lệnh và được thực hiện với ý thức chấp hành cao. Các chủ trương, đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước được chấp hành nghiêm chỉnh đặc biệt là chế độ quản lý tài chính. Công ty xây dựng được bộ máy tổ chức hoạt động hiệu quả, tác phong công nghiệp, không ngừng tu dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ. Đầu tư xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, có kế hoạch lâu dài và bước đi phù hợp trong từng giai đoạn phát triển của mình. Có chế độ thưởng phạt nghiêm minh, kịp thời động viên bằng tinh thần cũng như vật chất đối với công nhân viên. Giúp cho họ có môi trường làm việc thuận lợi đảm bảo hiệu quả cao trong công việc của mình. Công ty không ngừng củng cố uy tín của mình đối với các bạn hàng, mở rộng quan hệ hợp tác liên kết làm ăn. Công ty đã đứng vững trong cơ chế thị trường cạnh tranh ngày càng ác liệt. Không ngừng nâng cao hoàn thiện nghiệp vụ của mình. Nhập khẩu những mặt hàng đúng theo yêu cầu của khách hàng với chi phí tối thiểu, đạt hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu. Ngoài những mặt thuận lợi công ty còn rất nhiều mặt khó khăn: là một công ty nhà nước được sự giúp đỡ rất lớn và thường xuyên của nhà nước cho nên công ty bị hạn chế rất nhiều mặt trong cơ chế thị trường cạnh tranh có tính chất sống còn, do vậy đòi hỏi sự năng động cũng như năng lực nói chung của công ty. Mặt hàng chủ lực của công ty là các thiết bị hàng không cho nên công ty tập trung kinh doanh vào những mặt hàng này. Hoạt động kinh doanh của công ty sẽ trở nên khó khăn khi nhu cầu trong ngành giảm sút. Mặt khác công ty không đủ lượng vốn cần thiết để mở rộng sản xuất. Việc vay vốn lại rất khó khăn, do đó công ty rất khó để có thể phát triển kinh doanh, đa dạng hoá mặt hàng. Thêm vào đó, việc tổ chức bộ máy của công ty vẫn còn có điểm chưa hợp lý, chưa có bộ phận nghiên cứu thị trường riêng đủ mạnh để bao quát kế hoạch kinh doanh và nhập khẩu hàng hoá của công ty. Việc thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu vẫn còn bị chồng chéo giữa các phòng nghiệp vụ, chưa phát huy được sức mạnh nội lực của công ty. Việc nắm bắt thông tin và các thay đổi của nhu cầu người tiêu dùng nhiều khi không sát thực và không kịp thời. Hình thức nhập khẩu của công ty chưa đa dạng, hiện nay hai hình thức nhập khẩu chủ yếu áp dụng trong công ty là nhập khẩu ủy thác và nhập khẩu tự doanh. Các hình thức nhập khẩu khác không được phát huy nên nghiệp vụ kinh doanh thị trường nói chung và nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng của nhân viên không được củng cố và hoàn thiện. Do lich sử để lại, hiện nay công ty vẫn còn một đội ngũ lao động quen với lề thói làm ăn cũ, thiếu kiến thức và kinh nghiệm hoạt động thị trường, chưa thực sự hoà nhập vào phong trào chung của công ty. Chương III: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động nhập khẩu thiết bị hàng không I. Định hướng phát triển hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian tới 1. Định hướng hoạt động kinh doanh nói chung Định hướng hoạt động kinh doanh nói chung của công ty XNK hàng không giai đoạn 1998 - 2000 đến 2010 là: Xây dựng công ty thành một doanh nghiệp Nhà nước có quy mô phù hợp với sự phát triển của ngành hàng không; có cơ cấu kinh doanh hợp lý; có đội ngũ cán bộ ; chuyên viên, nhân viên đủ trình độ chuyên môn để quản lý, điều hành công ty trở thành một doanh nghiệp có tên tuổi và vị trí xứng đáng trên thị trường. Để có phương hướng phù hợp và làm cơ sở để xây dựng biên pháp hoàn thiện hoạt động nhập khẩu cần phải có quan điểm đúng đắn trong tình hình mới, căn cứ vào chủ trương của Nhà nước, Cục hàng không dân dụng Việt Nam và những định hướng lớn của Tổng công ty. Công ty XNK Hàng không - AIRIMEX xác định quan điểm phát triển trong những năm tới như sau: Là một đơn vị hạch toán độc lập trong Tổng công ty hàng không Việt Nam, trực tiếp kinh doanh XNK, với vai trò là đơn vị chủ chốt trong công tác nhập khẩu các trang thiết bị phục vụ cho ngành hàng không là một trong những ngành kinh tế huyết mạch của quốc gia. Lấy mục tiêu phục vụ nền kinh tế quốc dân nói chung và hiệu quả chung cho toàn Tổng công ty hàng không Việt Nam nói riêng là mục tiêu cơ bản trong suốt quá trình phát triển của công ty. Lấy nỗ lực của bản thân là cơ bản và sự hỗ trợ của cục hàng không Việt Nam, Tổng công ty hàng không Việt Nam là chỗ dựa cho việc đầu tư phát triển cơ sở vật chất hạ tầng của công ty, bên cạnh đó tranh thủ vận dụng tối đa các cơ hội huy động nguồn lực từ bên ngoài để nhanh chóng đưa công ty trở thành một đơn vị mạnh trong Tổng công ty. 2. Phương hướng phát triển hoạt động nhập khẩu của công ty AIRIMEX trong thời gian tới. Giữ vai trò chủ đạo là một đơn vị kinh doanh XNK chủ chốt trong Tổng công ty hàng không Việt Nam, lấy việc kinh doanh xuất nhập khẩu phục vụ ngành hàng không là chủ yếu, từng bước đa dạng hoá các loại hình kinh doanh, không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ ở tất cả các khâu đáp ứng nhu cầu của thị trường và thị hiếu của khách hàng. Tập trung phát triển và đầu tư vào mặt hàng chủ yếu để tạo ra nguồn thu nhập ổn định, ưu tiên phát triển kinh doanh vào lĩnh vực mũi nhọn nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao trong sản xuất kinh doanh bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh, không ngừng từng bước nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên. Sắp xếp lại bộ máy tổ chức cho phù hợp hơn. Xây dựng đội ngũ cán bộ lãnh đạo, chuyên viên giúp việc và công nhân viên có đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kỹ thuật, ngoại ngữ tiếp thu khoa học, kỹ thuật và công nghệ mới, phẩm chất chính trị tốt, biết thực hiện đầy đủ nhiệm vụ của mình trong sản xuất kinh doanh theo kinh tế thị trường. Đặc biệt là cán bộ quản lý, điều hành và các chuyên viên giúp việc. Duy trì và phát triển quan hệ tốt đẹp với các hãng, các nhà sản xuất đã làm ăn lâu dài, đồng thời tìm kiếm những đối tác uy tín mới có khả năng sản xuất được các mặt hàng có lợi thế cạnh tranh cao hơn. Phát triển công ty với cơ cấu kinh doanh phù hợp.Trong đó, ngoài việc lấy XNK các mặt hàng phục vụ cho ngành hàng không làm hoạt động trọng tâm, chủ yếu suốt quá trình phát triển đồng thời nghiên cứu cơ hội đầu tư, xác định phương thức đầu tư và mức đầu tư phù hợp, mở rộng hoạt động kinh doanh các mặt hàng ngoài ngành như: ôtô, xe máy, máy bơm, kinh doanh vận tải hàng hoá liên doanh, liên kết với các đối tác trong và ngoài nước để có thể mở xưởng lắp ráp hoặc sản xuất các mặt hàng dân dụng. Phải chuẩn bị mọi điều kiện để có thể bắt đầu từ năm 2001 có thể kinh doanh xuất khẩu những mặt hàng may mặc, lương thực, thuỷ sản, đồ mỹ nghệ... kể cả xuất tiểu ngạch. Đảm bảo đến năm 2000-2005 kim ngạch xuất khẩu chiếm 10 - 13% trong tổng kim ngạch xuất khẩu của công ty và tăng 20% trong giai đoạn 2005 - 2010. Chú trọng đến việc phát triển marketing của công ty, nâng cao hiệu quả việc nghiên cứu thăm dò khả năng và xu hướng của các bạn hàng để phục vụ tốt hơn nhu cầu của bạn hàng. Chú trọng các hình thức tiếp thị và khuyến mại. Cần tập trung vào các hình thức: Tuyên truyền quảng cáo, tiếp thị trực tiếp và gián tiếp, có chính sách hoa hồng và khuyến mại hợp lý. Bảng 9: Kế hoạch kinh doanh của công ty năm 2002 Đơn vị: 1000đ Chỉ tiêu KH năm 2002 % so năm 2001 Nộp NS nhà nước Nộp tổng công ty Tổng doanh thu DT từ hoạt động KD DT từ hoạt động khác 4.Tổng chi phí chi phí hoạt động KD chi phí hoạt động khác 5.Lợi nhuận 6.Lợi nhuận ròng Lợi nhuận hoạt động KD Lợi nhuận hoạt động khác 7. Lương bình quân/tháng 3.668.460 11.935 33.221.180 32.621.180 600.000 32.566.950 31.933.150 633.800 654.230 172.969 195.953 -22.984 1.841 103,2% 114,9% 102,9 % 103,7% 71,3% 102,8% 102,8% 102,4% 105,3% 114,9% 197,3% -44,9% 100,1% (Nguôn: phòng kế hoạch - tài chính) II. Biện pháp hoàn thiện hoạt động nhập khẩu 1. Hoàn thiện công tác nhập khẩu thiết bị 1.1 Tăng cường công tác nghiên cứu thị trường Nghiên cứu thị trường là hoạt động đầu tiên của quá trình kinh doanh nói chung và kinh doanh XNK nói riêng. Mục tiêu của công tác này là xác định cho được khu vực nào là thị trường có triển vọng nhất đối với hàng hoá của công ty với khả năng là bao nhiêu, bán với phương thức nào và hàng hoá cần có những thích ứng gì trước những đòi hỏi của thị trường. Đây là quá trình thu thập thông tin, số liệu về thị trường, so sánh, phân tích các số liệu đó để rút ra kết luận. Những kết luận này là cơ sở để lãnh đạo công ty đưa ra quyết định đúng lập kế hoạch Marketing. Trong những năm qua, công ty đã quan tâm đến hoạt động này song việc nghiên cứu thị trường chưa được thực hiện một cách hợp lý. Với quy mô hoạt động không nhỏ, song công ty vẫn chưa có một bộ phận chuyên trách làm công tác nghiên cứu thị trường. Hiện tại, việc nghiên cứu thị trường do các phòng nghiệp vụ và phòng kinh doanh thực hiện. Điều này khiến cho các thông tin thu thập được thiếu tính hệ thống và đồng bộ. Hơn nữa, nhiệm vụ của các phòng nghiệp vụ lại rộng, vừa phải nghiên cứu nhu cầu, vừa phải tìm đối tác cũng như nghiên cứu các hợp đồng kinh tế ... Do đó không đủ thời gian để tập trung vào công tác tổ chức thu thập thông tin, nghiên cứu thị trường. Để hoạt động nghiên cứu thị trường trở thành có hệ thống, công ty cần thiết lập một bộ phận chuyên làm công tác nghiên cứu thị trường, tạo điều kiện để mở rộng các cơ hội kinh doanh của công ty. Trên cơ sở tổ chức bộ máy hiện tại, công ty nên tách chức năng kế hoạch của phòng tổ chức - hành chinh - kế hoạch kết hợp với nhiệm vụ nghiên cứu thị trường của các phòng nghiệp vụ thành lập phòng kế hoạch - thị trường theo mô hình sau: Cấu trúc chức năng phòng kế hoạch thị trường Phòng kế hoạch - thịtrường Bộ phận Nghiên cứu - thị trường Bộ phận Lập kế hoạch kinh doanh xử lý thông tin và tổng hợp số liệu Xây dựng Kế hoạch kinh doanh Thị trường Nước ngoài Thị trường Trong nước Việc nghiên cứu thị trường có thể được tiến hành theo hai phương pháp, nghiên cứu tại công ty thông qua các tài liệu hoặc nghiên cứu tại hiện trường bằng các chuyến đi thực tế. Dù tiến hành theo phương pháp nào thì công ty cũng nên tổ chức quy trình nghiên cứu thị trường một cách hoàn thiện và đồng bộ hơn để có thể đưa ra kết quả chính xác trong hoạt động kinh doanh của mình. Quy trình nghiên cứu thị trường được đề xuất cụ thể như sau: Các bước thực hiện nghiên cứu thị trường Xây dựng mục tiêu nghiên cứu Phân tích đối tượng và lựa chọn mục tiêu nghiên cứu Thu thập thông tin Xử lý thông tin Phân tích và lựa chọn mặt hàng Phân tích và lựa chọn thị trường Phân tích đối thủ cạnh tranh Phân tích khai thác công suất thị trường Dự báo thị trường Trong việc nghiên cứu thị trường, công ty nên xác định cho mình một thị trường nhập khẩu trọng điểm, thị trường mà thích hợp với mục tiêu và tiềm năng của công ty. Hiện nay, mặc dù đã thiết lập được mối quan hệ với nhiều hãng sản xuất máy bay và phụ tùng máy bay trên thế giới nhưng công ty vẫn chưa xác định cho mình được thị trường nhập khẩu trọng điểm. Đây là một hạn chế tới hoạt động kinh doanh của công ty. Xác định được thị trường nhập khẩu trọng điểm sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong việc nhập khẩu một khối lượng lớn hàng hoá với giá cả ổn định, khả năng thanh toán thuận tiện. Bên cạnh đó, công ty có thể tranh thủ tối đa các thông tin trợ giúp về kỹ thuật từ phia các nhà cung cấp để nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ chuyên viên kỹ thuật của công ty nói riêng và của ngành nói chung. Mặt khác, để nhập khẩu nâng cao chất lượng phục vụ cho các đơn vị trong ngành hàng không và đạt được mục tiêu trong giai đoạn 2000 - 2010, ngoài việc lựa chọn thị trường trọng điểm, công ty cần phải theo dõi tình hình chung trên thị trường hàng không thế giới để có thể phát hiện và lựa chọn bạn hàng mới. Công ty cần mở rộng thị trường nhập khẩu để chủ động ký kết hợp đồng với các hãng trực tiếp sản xuất, hạn chế giao dịch với các đại diện chung gian, từ đó tiết kiệm được chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. 1.2 Hoàn thiện công tác giao dịch đàm phán Trong việc kinh doanh hàng hoá nhập khẩu nói chung và đặc biệt là nhập khẩu thiết bị hàng không nói riêng, người tham gia kinh doanh phải là người có kiến thức tổng hợp về nghiệp vụ ngoại thương, về kỹ thuật chuyên ngành và cả kiến thức xã hội. Đặc biệt trong việc giao dịch đàm phán với đối tác nước ngoài, người kinh doanh còn phải có kinh nghiệm, nghệ thuật giao tiếp. Trong giao tiếp, nếu không có kinh nghiệm sẽ không đánh giá đúng về đối tác có thể dẫn tới các quyết định sai lầm. Chính vì vậy, các cán bộ kinh doanh nhập khẩu của công ty XNK hàng không phải không ngừng trau dồi bản thân về nghiệp vụ, kinh nghiệm đàm phán. Người tham gia đàm phán phải có bản lĩnh, nắm vững các quy tắc trong đàm phán, các luật pháp quốc gia và quốc tế và phải có khả năng quyết định nhanh chóng chính xác. Giao dịch, đàm phán có vai trò quan trọng trong việc xác lập và ký kết hợp đồng. Song hiện nay đa số các đối tác của công ty đều là những bạn hàng cũ, quen thuộc do đó công tác này không được công ty chú ý đến nhiều. Hầu hết các giao dịch đàm phán được thực hiện bởi nhân viên của các phòng mà chưa có sự phối hợp vơí nhau. Để hoàn thiện công tác này, công ty nên có sự phối hợp giữa các phòng, tạo nên một tổ chuyên làm công tác đàm phán. Trong đàm phán, người đàm phán phải dấu kỹ bối cảnh của mình và tìm hiểu bối cảnh của đối tác càng nhiều càng tốt. Thời gian giành cho đàm phán cũng phải được cân nhắc kỹ lưỡng, cần quan sát thái độ của đối phương, thăm dò điểm chết của họ để ra quyết định. Có như vậy, công ty sẽ đạt được những mục tiêu của mình mà không bị áp đặt những điều khoản bất lợi. Trong khi đàm phán không nên quá coi trọng vấn đề giá cả. Đây là một điểm yếu cố hữu của nhân viên đàm phán AIRIMEX, nhiều khi làm cho cuộc đàm phán trở nên căng thẳng mặc dù nhân viên AIRIMEX nhận thấy mức giá đó có thể chấp nhận được song họ lại không chấp thuận ngay để có thời gian đàm phán tiếp các điều khoản không kém quan trọng khác. Thêm vào đó tính thận trọng, xem xét, cân nhắc các vấn đề một cách kỹ lưỡng làm cho nhân viên đàm phán AIRIMEX đôi khi có thái độ chần chừ, nấn ná dẫn tới bỏ lỡ không ít cơ hội làm ăn tốt cho doanh nghiệp. Nhân viên đàm phán AIRIMEX cũng nên phân định rõ ràng giữa tình cảm và công việc bởi đây không những là đặc điểm của người Việt Nam nói chung mà còn ăn sâu vào tính cách của nhiều nhân viên đàm phán AIRIMEX. Nắm được điểm yếu này một số đối tác có thể lợi dụng để lấn tới giành quyền chủ động, quyết định trong nhiều điều khoản quan trọng của hợp đồng. Mỗi công ty, mỗi cá nhân khi tiến hành đàm phán đều có những sách lược của riêng mình. Tuy vậy công ty vẫn có thể tham khảo các sách lược sau: -Trong đàm phán phải tạo ra sự cạnh tranh, người đàm phán cần thông tin cho đối tác biết họ không phải là bạn hàng duy nhất. Công ty có thể ký kết với bất cứ đối tác nào khác nếu họ đáp ứng tốt các yêu cầu đặt ra. Cần chia nhỏ mục tiêu của mình để từng bước tiến tới, nắm được tâm lý của đối phương cho tới khi đạt được toàn bộ mục tiêu. Khi nêu yêu cầu của mình với đối tác cần thể hiện mục tiêu cao để hai bên thoả hiệp. -Không bộc lộ suy nghĩ của mình để đối phương biết, chủ động gây áp lực và tránh việc thoả thuận nhanh chóng. Song cũng tuỳ cơ ứng biến làm cho đối phương nhượng bộ từng bước mà vẫn giữ thể diện cho họ. Sau các bước thực hiện, công ty nên lập bản ghi nhớ những điều khoản quan trọng mà hai bên đã đạt được để tiếp tục bàn sâu hơn cho đến khi ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, bản ghi nhớ này không có giá trị pháp lý, nó chỉ giúp cho công ty có thể luôn nắm bắt được các vấn đề và chủ động trước những bước đi tiếp theo của đối tác. Trong việc thoả thuận các điều khoản tiếp theo của hợp đồng, công ty cũng từng bước giành quyền thuê tàu và mua bảo hiểm. Hiện nay, hầu hết các hợp đồng đều nhập khẩu theo điều kiện CIF nên công ty không được quyền thuê tàu và mua bảo hiểm hàng hoá.Trước mắt, đối với một số hợp đồng điều khoản này có thể không có lợi cho công ty. Nhưng trong tương lai, khi thị trường vận tải đường biển ở Việt Nam và thị trường bảo hiểm phát triển, nhất là khi luật kinh doanh bảo hiểm được ban hành, quyền thuê tàu và mua bảo hiểm sẽ giúp công ty tiết kiệm được chi phí và hạn chế bớt được rủi ro. Hơn nữa, điều khoản này giúp cho nhân viên công ty được trau dồi nghiệp vụ và trong một số trường hợp nó có thể gây áp lực cho đối tác nước ngoài. Giành được quyền thuê tàu và mua bảo hiểm còn góp phần tạo công ăn việc làm và tiết kiệm ngoại tệ cho đất nước. 1.3 Hoàn thiện công tác ký kết hợp đồng Việc ký kết hợp đồng cần được tiến hành kịp thời khi điều kiện ký kết đã chín muồi. Không nên nôn nóng trong việc ký kết dù thời gian đàm phán đã sắp kết thúc. Nếu một bên biết được bên kia có ý định nhất định phải ký kết hợp đồng trong đợt đàm phán này thì sẽ lợi dụng để ép buộc bên kia phải có nhiều nhượng bộ. Nhiều hợp đồng ký kết khi tiễn khách ra máy bay, nhưng không nên vì thế mà không ký ngay khi có điều kiện. Hai bên cần có sự thỏa thuận thống nhất với nhau trước khi ký. Một khi đã ký rồi thì sự thay đổi một điều khoản nào đó sẽ rất khó khăn và bất lợi. Văn bản hợp đồng thường do một bên soạn thảo, trước khi ký kết cần xem xét kỹ lưỡng, cẩn thận đối chiếu những thoả thuận đã đạt được trong đàm phán để tránh đối phương có thể thay vào hợp đồng một cách khéo léo những điểm chưa thoả thuận, bỏ qua không ghi những điều đã thống nhất. Hợp đồng cần được trình bày rõ ràng sáng sủa, cách trình bày phải phản ánh nội dung thỏa thuận. Từ ngữ trong hợp đồng phải có tính chính xác cao (để không gây sự khó hiểu, hiểu lầm đáng tiếc) phải mang tính đơn nghĩa bởi vì trong quá trình thực hiện hợp đồng các đối tác không trung thực có thể lợi dụng sơ hở trong cách sử dụng từ ngữ để thực hiện ý đồ có lợi cho mình, và khi sảy ra tranh chấp hợp đồng họ dựa vào đó để trốn tránh trách nhiệm. Ngoài ra từ ngữ trong hợp đồng phải có tính phổ biến nhằm tạo điều kiện cho đối tác hiểu đúng ý chí của nhau, tránh tình trạng hiểu nhầm dẫn đến việc thực hiện sai hợp đồng gây thiệt hại cho nhau, có thể việc giao dịch mới đạt đến mong muốn cần thiết của cả hai bên. Qúa trình thực hiện hợp đồng còn liên quan đến các cơ quan chức năng khác như: Ngân hàng, tài chính, thuế vụ , hải quan, hội đồng thanh tra kinh tế... việc sử dụng từ phổ thông giúp các cơ quan hiểu chính xác nội dung văn bản để có thể giải quyết đúng đắn khi có phát sinh tranh chấp. Trong văn bản hợp đồng kinh tế tuyệt đối không dùng từ địa phương, tiếng lóng hoặc gộp từ một cách tuỳ tiện làm sai lệch nội dung mục đích của văn bản. Những điều khoản trong hợp đồng phải xuất phát từ những đặc điểm của hàng hoá định mua bán từ những điều kiện của hoàn cảnh tự nhiên, xã hội và quan hệ giữa hai bên. Trong hợp đồng không được có những điều khoản trái với luật lệ hiện hành của nước người bán hoặc nước mua. Người đứng ra ký ký kết phải đúng là người có tư cách pháp lý thẩm quyền thay mặt cho công ty. 2. Hoàn thiện việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu 2.1 Làm thủ tục hải quan Sau khi có đầy đủ chứng từ nhận hàng và khai báo với hải quan vào tờ khai hàng hoá nhập khẩu, hải quan sẽ tiến hành kiểm tra các giấy tờ cần thiết có liên quan. Để rút ngắn thời gian làm thủ tục, tránh các rắc rối có thể sảy ra, công ty nên yêu cầu đối tác cung cấp các giấy tờ cần thiết chứng nhận về tên gọi, tiêu chuẩn kỹ thuật... để công ty có thể hoàn thành tờ khai hải quan trước khi hàng về. Trong khi khai hải quan, công ty phải hết sức thận trọng trong việc áp mã hàng hoá vì nếu sai sẽ bị phạt. Khi hải quan kiểm tra hàng hoá, công ty chuẩn bị đầy đủ, kịp thời các chứng từ có liên quan đến hàng hoá, chuẩn bị các văn bản pháp quy có liên quan đến việc miễn thuế, giảm thuế hay quy định các mức thuế suất thuế nhập khẩu đối với hàng hoá. Để việc kiểm tra hải quan được nhanh chóng, công ty nên chuẩn bị sắp xếp hàng hoá có trật tự, thuận tiện cho việc kiểm tra, tránh gây khó khăn cho hải quan trong việc kiểm tra này. Hàng hoá nhập khẩu nên được đóng kiện cẩn thận để sau khi kiểm tra xong có thể nhận hàng ngay mà không phải có một điều kiện gì của nhân viên hải quan. Ngoài ra, công ty cần thiết lập các mối quan hệ thân thiết với các nhân viên hải quan để có lợi hơn trong công tác này. 2.2 Tổ chức tiếp nhận và vận chuyển hàng hoá. Tiếp nhận hàng hoá là một trong những khâu tương đối quan trọng của hoạt động nhập khẩu. Nếu thực hiện khâu này không tốt, công ty sẽ bị lãng phí về chi phí vận chuyển , xếp dỡ, chi phí lưu kho lưu bãi, chi phí hư hỏng hàng hoá. Hiện nay, việc tiếp nhận và vận chuyển hàng hoá do phòng kế hoạch - tổ chức - hành chính thực hiện. Để tổ chức nghiệp vụ tiếp nhận được tốt, công ty nên thực hiện theo quy trình sau: Trước khi tàu đến, công ty sẽ nhận được “giấy báo tàu đến” và tới nhận lệnh giao hàng (D/O) tại đại lý tàu, khi đi nhận D/O cần mang theo: original B/L và giấy giới thiệu của đơn vị. Đại lý vận chuyển giữ lại B/L và trao D/O cho chủ hàng. Có được D/O công ty nhanh chóng làm thủ tục để nhận lô hàng. Nếu chậm trễ, công ty sẽ bị phạt chi phí lưu kho bãi và chịu tổn thất về những rủi ro phát sinh. Khi nhận được chứng từ nhận hàng, cần đối chiếu với chứng từ mua hàng, hợp đồng để kiểm tra chi tiết. Trong quá trình nhận hàng, nhân viên trực tiếp phụ trách phải theo dõi việc giao hàng, kịp thời phát hiện những sai sót để có biện pháp xử lý thích hợp. Công ty nên đề nghị cơ quan giám định hàng hoá lấy mâũ phân tích kết quả, số lượng, chất lượng hàng hoá . Nếu có trường hợp hàng hoá không phù hợp với hợp đồng cần lập biên bản xác nhận có chữ ký của các bên. Khi nhận hàng xong, cần ký “biên bản tổng kết giao nhận hàng hoá”. Hàng hoá do công ty nhập khẩu phần lớn là hàng uỷ thác nên khi tiếp nhận, công ty chỉ làm thủ tục Hải quan sau đó giao hàng ngay cho đơn vị uỷ thác mà không phải nhập hàng về kho. Để nâng cao hiệu quả nhập khẩu hàng hoá uỷ thác, tại khâu này công ty nên có một bộ phận hoạt động tốt để kiểm tra , đánh giá lô hàng một cách chính xác và khẩn trương. Làm được điều này, khách hàng sẽ sớm nhận dược hàng hoá và công ty sẽ sớm được thanh toán hợp đồng. Công ty nên tăng cường hoạt động dịch vụ vận chuyển cho khách hàng. Khi nhận hàng xong, bộ phận vận chuyển của công ty sẽ đưa hàng về tới kho hoặc một địa điểm chỉ định trước của khách hàng. 2.3 Hoàn thiện trong thanh toán. Trong công tác thanh toán, công ty cần tổ chức theo dõi chặt chẽ lịch thanh toán, thời hạn nộp thuế và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình. Tránh để bị phạt do châm thanh toán dẫn đến phát sinh thêm chi phí , làm giảm lãi. Để tránh những khó khăn trong vấn đề thanh toán với khách hàng nội địa, công ty nên: Nắm vững các thông tin về tài chính, nguồn vốn nhập khẩu của người uỷ thác , người mua hàng trước khi quyết định ký kết hợp đồng. Chỉ nên duy trì một tỷ lệ phần trăm nhất định số khách hàng có khả năng thanh toán thấp để đảm bảo không vượt quá giới hạn cho phép của tỷ trọng tổng các khoản phải thu có khả năng thanh toán thấp trong tổng giá trị các khoản phải thu của công ty . Tiến hành một số biện pháp nhằm đảm bảo khả năng thu hồi vốn cho công ty như: + Yêu cầu người uỷ thác phải có giấy bảo lãnh thanh toán của cơ quan có thẩm quyền (ngân hàng, bộ , ngành chủ quản của người uỷ thác, chính phủ...) + Lập một bản giao kèo kín giữa công ty với người uỷ thác, trong đó quy định các quyền lợi mà công ty được hưởng khi người uỷ thác không có khả năng thanh toán hoặc không thanh toán đúng hạn và công ty cũng phải cam kết sẽ không công bố việc cầm cố, thế chấp này khi không cần thiết để đảm bảo bí mật cho đối tác. + áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh. Muốn làm được điều này, công ty cần lựa chọn, đánh giá khách hàng và chỉ chấp nhận một số khách hàng trong số những khách hàng có khả năng thanh toán thấp. Tuy nhiên để tránh tâm lý bị phân biệt đối xử cho khách hàng, công ty nên giao kèo mật với những khách hàng được ưu đãi, trong đó quy định rõ một số điều khoản nhất định đã thoả thuận giữa hai bên không được tiết lộ cho bên thứ ba biết khi không cần thiết. Tuy nhiên, điều này sẽ làm giảm khả năng cạnh tranh của công ty . vì vậy, AIRIMEX cũng cần phải thực hiện một số chính sách để ưu đãi, lôi kéo và hấp dẫn được khách hàng như cấp tín dụng trả chậm với lãi suất thấp, tính mức phí uỷ thác hợp lý. Hiện nay công ty đang áp dụng những nghiệp vụ nhập khẩu máy móc thiết bị tương đối phù hợp nhưng không có nghĩa là công ty không ngừng hoàn thiện nghiệp vụ của mình. Công việc thường xuyên của công ty là không ngừng cập nhật các thông tin về chính trị , luật pháp, kinh tế ... của nước ta và các nước đối tác để kịp thời điều chỉnh các nghiệp vụ cho phù hợp . Khi nghiệp vụ đã thông thạo thì sẽ tránh được những chi phí không đáng có do việc không hiểu biết đem lại. Ví dụ, một trong những nghiệp vụ kinh doanh nhập khẩu là nghiệp vụ thanh toán, cán bộ công ty phải đảm nhiệm việc mở thư tín dụng tại một ngân hàng xác định và phải có yêu cầu nội dung các điều khoản trong thư tín dụng phải phù hợp với các điều khoản trong kinh doanh đã ký kết, nếu người mở thư tín dụng không hiểu rõ được những nguyên tắc này thì khi bên xuất khẩu có vi phạm hợp đồng và gây tổn thất cho công ty thì lúc đó công ty sẽ phải hoàn toàn chịu những chi phí này. 3. Tăng cường đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ làm công tác nghiệp vụ Con người là tài sản quý nhất của mỗi quốc gia, mỗi một doanh nghiệp. Bởi vậy, mỗi một quốc gia cũng như mỗi một doanh nghiệp cần có một chính sách thích hợp, những kế hoạch thích hợp để vừa khai thác sử dụng nguồn tài sản quý giá này, vừa bảo toàn và phát triển nó. Đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty phần lớn là những người trẻ tuổi, được qua tuyển chọn cẩn thận. Tuy nhiên trong thời gian tới để mở rộng kinh doanh sang một số lĩnh vực ngoài ngành khác công ty cần xây dựng kế hoạch đào tạo, nâng cao nghiệp vụ đàm phán cho đội ngũ nhân viên này. Công ty có thể tham gia hợp tác với các trường đại học, viện nghiên cứu... để cử cán bộ đi học, nâng cao trình độ, nghiệp vụ ngoại thương... Cử cán bộ đi học thực tế ở các cơ sở sản xuất nhằm nắm bắt được các đặc điểm kỹ thuật ngành hàng kinh doanh. Hợp tác với các tổ chức trong và ngoài nước nhằm trao đổi học hỏi kỹ thuật nghiệp vụ kinh doanh, kỹ thuật đàm phán. Cử cán bộ công ty tham gia vào các cuộc hội thảo, chuyên đề về nghiệp vụ kinh doanh. Cho cán bộ của công ty tham dự vào các lớp ngoại ngữ, tin học ngắn hạn(dài hạn) để nâng cao trình độ ngoại ngữ tin học. Tham gia cùng đào tạo với các trường đại học: lập quỹ học bổng, khuyến học, nhận sinh viên thực tập... + Về công tác tuyển chọn nhân sự: -Công ty cũng có thể hợp tác với các trường đại học, viện nghiên cứu để xin các sinh viên Giỏi về công ty. -Thông qua các trung tâm xúc tiến việc làm để tuyển chọn nhân sự với các tiêu chuẩn thích hợp. - Tổ chức thi tuyển nhân sự một cách nghiêm túc. 4. Đa dạng hoá hình thức nhập khẩu Trong cơ chế thị trường, thực hiện đa dạng hóa kinh doanh là một yếu tố khách quan mà đa dạng hoá hình thức nhập khẩu cũng là một dạng của nó. Thực hiện việc đa dạng hoá này, một mặt nó phân tán độ rủi ro trong kinh doanh của doanh nghiệp, mặt khác nó tạo điều kiện để nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên công ty. Hai hình thức nhập khẩu chủ yếu được thực hiện ở công ty XNK hàng không là nhận nhập khẩu ủy thác và nhập khẩu trực tiếp. Tuy nhiên, tỷ trọng kim ngạch nhập khẩu của hai hình thức này không cân đối. Công ty chủ yếu hoạt động theo hình thức nhập khẩu uỷ thác mà phí uỷ thác thu được chỉ chiếm một phần rất nhỏ trong tổng giá trị hợp đồng nhập khẩu. Vì vậy, công ty nên tăng tỷ trọng hoạt động nhập khẩu trực tiếp để thu được lợi nhuận cao hơn góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh. Hiện tại thì hai hình thức nhập khẩu này vẫn đáp ứng được yêu cầu kinh doanh của công ty. Nhưng trong tương lai không xa, trước nhu cầu nhập khẩu ngày càng lớn, công ty cần mở rộng các hình thức nhập khẩu mới để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của ngành và xã hội. Với đặc thù của mình, công ty có thể áp dụng các hình thức nhập khẩu như: nhập khẩu liên doanh, tạm nhập tái xuất, hàng đổi hàng hoặc có thể trở thành một đại lý của một hãng máy bay trên thế giới. Thông qua các hình thức này, công ty sẽ có điều kiện học hỏi, tích luỹ kinh nghiệm về quản lý cũng như nghiệp vụ kinh doanh từ các đối tác nước ngoài. 5. Đa dạng hoá mặt hàng kinh doanh Thực trạng kinh doanh hiện nay của công ty phụ thuộc rất lớn vào các mặt hàng chuyên ngành. Do vậy trong các năm qua việc kinh doanh của công ty không ổn định. Nhu cầu về trang thiết bị phụ tùng của ngành hàng không là tương đối thường xuyên. Song hiện nay, ngoài công ty ra còn có một số công ty khác trong ngành được phép nhập khẩu trực tiếp. Do vậy, các công ty trong ngành có sự cạnh tranh nhau rất gay gắt. Mặt khác, nhu cầu phụ tùng thiết bị tuy thường xuyên song nhu cầu này ít hay nhiều thay đổi theo từng giai đoạn. Bởi vậy, công ty cần đa dạng hoá mặt hàng kinh doanh trên cơ sở mặt hàng chuyên ngành. Trong những năm qua, công ty cũng có mở rộng một số mặt hàng ngoài ngành như nhập khẩu ôtô, xe máy, xuất khẩu gạo, cà phê, chè...Song vẫn còn yếu và chưa được công ty quan tâm, đầu tư, phát triển đúng mức vì vậy chưa đem lại lợi nhuận đáng kể cho công ty. Đây là hình thức kinh doanh an toàn và phổ biến nhất để nâng cao doanh thu cũng như lợi nhuận tức là hiệu quả hoạt động kinh doanh. 6. Về tổ chức bộ máy Hiện nay, công ty có ba bộ phận trực tiếp làm công tác kinh doanh XNK, đó là phòng nghiệp vụ I, phòng nghiệp vụ II và phòng kinh doanh. Mà thực chất, chức năng của các bộ phận này không khác nhau nhiều. Phòng nghiệp vụ I và II làm nhiệm vụ xuất nhập khẩu hàng hoá chuyên ngành hàng không, phòng kinh doanh được hạch toán độc lập và thực hiện kinh doanh các mặt hàng ngoài ngành khác. Cho dù có sự khác nhau giữa thiết bị máy bay và các thiết bị khác của ngành hàng không song không có sự khác biệt lớn trong công tác nhập khẩu những thiết bị này. Vì vậy, hai phòng nghiệp vụ nên sát nhập thành một để tận dụng được đội ngũ cán bộ kỹ thuật của hai phòng. Trong phòng nghiệp vụ này có thể chia thành các tổ chuyên thực hiện các nhiệm vụ khác nhau như tổ kỹ thuật , tổ giao nhận... Phòng kinh doanh thực hiện hạch toán độc lập song cũng cần tổ chức lại cho gọn nhẹ, phù hợp. Cùng với việc thiết lập bộ phận nghiên cứu thị trường bằng cách thành lập phòng Kế hoạch -Thị trường. Công ty nên tách chức năng Tổ chức - Hành chính riêng ra khỏi phòng Kế hoạch - Hành chính -Tổ chức như hiện nay. Như vậy với phương án trên, tổ chức bộ máy của công ty sẽ bao gồm các phòng chức năng sau: Phòng Tổ chức - Hành chính; Phòng Kế hoạch - thị trường; Phòng kinh doanh và phòng tài chính - kế toán. 7. Huy động và sử dụng vốn có hiệu quả Ngoài các điều kiện trên, công ty cần thực hiện một số các biẹn pháp hỗ trợ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thiện hoạt động nhập khẩu ở công ty. Một trong số các biện pháp này là : công ty có chính sách huy động và sử dụng vốn hợp lý. Những năm qua, công ty đã không ngừng phát triển nguồn vốn của mình và đã phần nào đáp ứng được nhu cầu nhập khẩu của công ty . Tuy nhiên, vốn lưu động của công ty còn chiếm tỷ trọng nhỏ, chưa tương xứng với một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu . Mặc dù công ty đã sử dụng có hiệu quả nguồn vốn nhập khẩu thông qua việc chiếm dụng của cả khách hàng và người cung cấp, sử dụng vốn của tổng công ty và của công ty , song công ty cũng nên sử dụng vốn vay để chủ động hơn trong việc nhập khẩu hàng hoá , đảm bảo hàng hoá dự trữ và chia sẻ chi phí. Để huy động và sử dụng vốn có hiệu quả, công tác kế toán tài chính phải dần được công khai. Công ty nên có kế hoạch cổ phần hoá doanh nghiệp. Cụ thể công ty có thể tham khảo một số giải pháp sau: a) Giải pháp huy động vốn dài hạn Phát hành cổ phiếu: Phát hành cổ phiếu là một trong những biện pháp huy động vốn có hiệu quả nhất hiện nay. Cổ phiếu là giấy chứng nhận góp vốn cổ phần và là lợi thế cổ phần cho người mua cổ phiếu. Số lợi tức cổ đông có được trên cơ sở góp vốn của mình. Phát hành chứng khoán có thể chuyển đổi Trái phiếu là tên chung của các giấy tờ dài hạn, trung hạn bao gồm trái phiếu chính phủ và trái phiếu công ty. Dựa trên điều kiện cụ thể của công ty, tình hình cụ thể trên thị trường tài chính, công ty có thể linh động sử dụng các hình thức trái phiếu khác nhau: trái phiếu có lãi suất cố định, trái phiếu có lãi suất thả nổi, trái phiếu có thể thu hồi,... Vay dài hạn và trung hạn ngân hàng Hình thức này công ty sử dụng có hiệu quả khi có quan hệ đối với các nguồn hàng. Bởi vì, vấn đề khó khăn nhất bây giờ là thủ tục vay. Bằng quan hệ tốt của mình, công ty có thể có được lượng vốn lớn hơn với lãi suất thấp. b) Các biện pháp huy động vốn ngắn hạn Vay ngắn hạn ngân hàng và vay các đối tượng khác. Khi có nhu cầu vay vốn, ngân hàng sẽ đánh giá tỷ lệ tự tài trợ, tỷ suất thanh toán hiện hành, tỷ suất thanh toán tức thời... của doanh nghiệp và quyết định cho doanh nghiệp vay vốn không. Khi đã thoả thuận những điều kiện của ngân hàng công ty có thể có ngay số tiền mà mình muốn vay với một mức lãi suất nhất định. Tuy nhiên, khi vay ngắn hạn ngân hàng, công ty nên cân nhắc so sánh lãi suất tiền vay với tỷ suất lợi nhuận hoạt động kinh doanh có thể mang lại để đảm bảo hiệu quả của hoạt động vay. Hưởng tín dụng nhà cung ứng Tín dụng của nhà cung ứng (còn gọi là tín dụng thương mại) là một tín dụng quan trọng và hữu dụng. Dưới hình thức này, doanh nghiệp được phép thanh toán nợ của mình trong khoảng thời gian từ 30- 90 ngày. Khoản nợ được ghi nhận bằng thương phiếu (kỳ phiếu, hối phiếu thương mại). c) Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn Nâng cao hiệu quả của vốn góp phần nâng cao hiệu quả đi vay vốn của doanh nghiệp cũng như hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung. Vậy vấn đề đặt ra là làm thế nào để sử dụng nguồn vốn hiện có của công ty có hiệu quả. Để làm được điều này công ty nên thực hiện các biện pháp sau: Chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ quản lý tài chính, tín dụng, hối đoái của nhà nước. Tính toán khả năng lô lãi, thời gian thu hồi vốn trong kinh doanh cũng như dự tính trước những rủi ro có thể sảy ra để đề ra biện pháp phòng ngừa. Cắt giảm chi phí không đáng có trên cơ sở quản lý vốn chặt chẽ song không để tình trạng “vốn chết”, vốn tồn đọng không cần thiết. Việc sử dụng vốn không chỉ nhìn vào lợi ích trước mắt mà còn phải quan tâm đến lợi ích lâu dài có thể đạt được khi sử dụng đồng vốn của mình. Vốn trong kinh doanh bao gồm vốn lưu động và vốn cố định. Vì vậy, việc nâng cao hiệu quả vốn của doanh nghiệp bao gồm cả việc nâng cao hiệu quả 2 nguồn vốn này. Vốn lưu động bao gồm tài sản lưu động và vốn lưu thông. Đối với loại vốn này công ty cần thực hiện các biện pháp sau: Tăng nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hoá Lựa chọn phương thức thanh toán thuận lợi, an toàn tránh được tình trạng ứ đọng vốn hay dây dưa trong việc thanh toán tiền hàng. Tận dụng vốn của chủ đầu tư trong nhập khẩu ủy thác bằng cách yêu cầu họ chuyển tiền đúng hạn. Như vậy sẽ tiết kiệm được tiền của công ty tập trung vào dự án nhập khẩu trực tiếp. Tuy nhiên, cần áp dụng linh hoạt với từng đối tượng bạn hàng để tăng sức mạnh trong cạnh tranh. Đẩy mạnh xuất khẩu để tăng nhanh lượng vốn lưu động phục vụ nhập khẩu. Ngoài ra, cần phải quản lý tốt hàng hoá dự trữ, thanh lý kịp thời những hàng hoá ứ đọng, hàng tồn kho để giải phóng vốn. Vốn cố định là vốn đầu tư vào tài sản cố định của công ty. Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cố định nên tham khảo một số biện pháp sau: Tăng mức lưu chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu vì như vậy sẽ khai thác hết công suất của tài sản cố định, giảm chi phí tài sản cố định trên một đơn vị hàng hoá kinh doanh. Tăng tỷ trọng tài sản cố định được sử dụng trong kinh doanh, giảm tài sản cố định chờ thanh lý. Để thực hiện các giải pháp trên công ty phải: Thường xuyên phân tích đánh giá hiệu quả sử dụng vốn Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả việc sử dụng vốn để kịp thời đề ra các phương án kinh doanh thích hợp. Thực hiện trách nhiệm vật chất với quá trình sử dụng vốn. 8. Một số biện pháp khác Thứ nhất, công ty xem xét lại các hoạt động bất thường của mình để nếu có thể chuyển một số hoạt động bất thường thành hoạt động chính của công ty . Bởi lẽ, với chức năng chính là xuất nhập khẩu , nhưng lợi nhuận từ hoạt động này chiếm tỷ trọng rất nhỏ và có năm lợi nhuận từ hoạt động bất thường còn lớn hơn cả hoạt động chính. Thứ hai, công ty sớm hoàn thành đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng mà trước mắt là xây dựng trụ sở làm việc. Hiện nay, công ty vẫn chưa có trụ sở làm việc và phải nhờ ở Hải quan Gia Lâm. Là doanh nghiệp hoạt động dịch vụ , trụ sở làm việc khang trang, hiện đại là một trong những biện pháp để khuếch trương tài sản của công ty , tăng thêm uy tín và độ tin cậy đối với khách hàng. Thứ ba, chúng ta cũng thấy rằng AIRIMEX nhập khẩu một số thiết bị theo yêu cầu của Tổng công ty vì vậy nhiều hợp đồng có giá trị nhỏ, lẻ song công ty vẫn phải tiến hành nhập khẩu tức thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ nhập khẩu. Chính điều này khiến cho chi phí tăng cao thậm chí lớn hơn cả doanh thu dẫn đến lợi nhuận không cao. Nên chăng công ty sớm có biện pháp hoặc kiến nghị lên Tổng công ty để khắc phục tình trạng trên. 9. Một số kiến nghị với tổng công ty và cơ quan cấp trên. 9.1 Đối với Nhà nước. Như chúng ta đã nghiên cứu ở các chương trước, môi trường chính trị kinh tế xã hội có ảnh hưởng mạnh mẽ đến hoạt động kinh doanh nói chung và kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng. Đàm phán ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu là một hoạt động nghiệp vụ trong kinh doanh xuất nhập khẩu , bởi vậy nó cũng chịu sự ảnh hưởng to lớn từ môi trường này nhà nước có thể giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu trong đó có công ty AIRIMEX bằng các biện pháp sau: -Tạo môi trường chính trị, kinh tế xã hội ổn định nhằm tạo lòng tin cho các doanh nghiệp nước ngoài đến Việt Nam hợp tác làm ăn. -Ban hành các chính sách của văn bản pháp luật một cách nhất quán tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong nước mở rộng quan hệ kinh doanh với nước ngoài. Các chính sách, các văn bản pháp luật của nhà nước quy định trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu thường xuyên thay đổi các văn bản dưới luật, hướng dẫn thi hành thường chậm, phổ biến không đầy đủ nhiều khi mỗi văn bản lại có những cách giải thích , quy định khác nhau. Điều này gây khó khăn rất lớn cho các doanh nghiệp trong việc áp dụng vào quá trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu. - Hoạt động hỗ trợ từ phòng Thương mại-Công nghiệp Việt Nam. Phòng Thương mại-Công nghiệp Việt Nam có thể xúc tiến các hoạt động hỗ trợ doanh nghiệp bằng cách tổ chức các hoạt động xúc tiến khuếch trương hàng Việt Nam, doanh nghiệp Việt Nam trên thị trường quốc tế và khu vực cung cấp thông tin về thị trường thế giới cho các doanh nghiệp qua đó hỗ trợ các doanh nghiệp mở rộng thị trường và phát triển sản phẩm. Tổ chức các hội chợ triển lãm, các cuộc giao lưu, hội thảo về vấn đề kinh doanh xuất nhập khẩu để các doanh nghiệp Việt Nam có thể gặp gỡ và tìm kiếm bạn hàng. Cung cấp các chuyên gia giầu kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu làm nhiệm vụ tư vấn cho các doanh nghiệp Việt Nam trong quá trình giao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng. 9.2.Đối với Tổng công ty hàng không. Là một đơn vị thành viên của Tổng công ty hàng không Việt Nam hoạt động kinh doanh sản xuất chủ yếu là nhập khẩu các trang thiết bị máy móc phục vụ ngành hàng không nên sự tác động của Tổng công ty có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của công ty. Mặt khác, các khách hàng chính là Tổng công ty và các thành viên của tổng công ty, do vậy mối quan hệ giữa các đơn vị trong ngành hàng không có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh. Công ty AIRIMEX có một số kiến nghị gửi đến Tổng công ty như sau: - Đề nghị Tổng công ty tiếp tục có những quy định và hướng dẫn cụ thể về công tác thanh toán giữa các đơn vị thành viên , tạo điều kiện cho công ty có cơ sở nhanh chóng giải quyết các vấn đề thanh toán đúng theo tiến độ hợp đồng uỷ thác, đặc biệt xử lý các khoản nợ với A75 tránh tình trạng nợ đọng kéo dài , công ty thiếu vốn kinh doanh. - Đề nghị Tổng công ty tiếp tục ủng hộ AIRIMEX trong việc hỗ trợ thêm vốn khi công ty triển khai các phương án mở rộng kinh doanh cần nhiều vốn. Đồng thời hỗ trợ công ty trong việc thực hiện các thủ tục mở rộng ngành nghề kinh doanh theo quy định của pháp luật. - Hiện nay một số hợp đồng xuất nhập khẩu vật tư, thiết bi của các đơn vị trong ngành hàng không qua AIRIMEX với nhiều lý do khác nhau. Công ty xuất nhập khẩu hàng không đề nghị Tổng công ty có những chính sách ưu tiênh , khuyến khích các đơn vị nội bộ hợp tác phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh, hạn chế tình trạng tiêu thụ sản phẩm của các đơn vị ngoài ngành, trong khi trong ngành cũng đáp ứng được , với chất lượng giá không kém hơn đơn vị ngoài ngành dẫn đến thiếu việc làm, lãng phí nguồn nhân lực. Đồng thời đề nghị các cấp có thẩm quyền trong Tổng công ty kịp thời sửa đổi quy chế xuất nhập khẩu cho phù hợp , khắc phục tình trạng xé lẻ khó quản lý và các thiếu sót đã bộc lộ trong thời gian vừa qua, tạo điều kiện cho AIRIMEX có thêm việc làm sử dụng có hiệu quả lực lượng lao động và cơ sở vật chất sẵn có. - Hiện nay, chi nhánh phía Nam của công ty xuất nhập khẩu hàng không đang phải thuê nhà tư làm trụ sở, đề nghị Tổng công ty giúp đỡ, tạo điều kiện cấp cho chi nhánh một khu đất gần khu vực sân bay Tân Sơn Nhất làm trụ sở kinh doanh. Kết luận C ùng với trình độ, kinh nghiệm của đội ngũ phi công, phương tiện, thiết bị Hàng không là một trong những nhân tố quyết định đến việc đảm bảo an toàn cho máy bay cũng như hành khách và tài sản trên máy bay. Đây là một trong những vấn đề được sự quan tâm của cả cộng đồng Hàng không Quốc tế. Vấn đề này đã được ghi nhận trong luật Hàng không dân dụng quốc tế và luật pháp của mỗi quốc gia. Nó đòi hỏi mỗi quốc gia, mỗi nhà khai thác máy bay phải nhận thức đầy đủ để Hàng không dân dụng quốc tế phát triển an toàn và trở thành phương tiện củng cố hoà bình trên thế giới. Việc nhập khẩu máy móc chuyên ngành Hàng không trong điều kiện nước ta hiện nay là hết sức cần thiết để hiện đại hoá, phát triển ngành Hàng không, góp phần công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Mặt khác, trang bị máy móc thiết bị còn góp phần không nhỏ trong công tác quản lý bầu trời, góp phần bảo vệ an ninh quốc phòng và chủ quyền không phận quốc gia. Như vậy, xét trên cả ba khía cạnh Kinh tế - Chính trị - Xã hội, công tác nhập khẩu thiết bị Hàng không đều có một vài trò quan trọng đòi hỏi Ngành và Nhà nước ta phải quan tâm hơn nữa để hiện đại hoá ngành Hàng không Việt Nam ngang tầm Quốc tế. Hơn mười năm hoạt động, từ một phòng vật tư- kỹ thuật thuộc Cục Hàng không - Bộ giao thông vận tải trở thành một công ty thành viên của Tổng công ty Hàng không Việt Nam, công ty xuất nhập khẩu Hàng không đã đạt được những kết quả đáng kể trong hoạt động nhập khẩu thiết bị máy móc phục vụ cho ngành Hàng không. Thông qua hoạt động kinh doanh của mình, công ty đã trang bị cho ngành Hàng không những thiết bị hiện đại với chất lượng cao, tính năng tiên tiến và tuyệt đối an toàn. Đồng thời, công ty đã góp phần tăng trưởng chung cho toàn ngành, đem lại lợi nhuận và cải thiện nâng cao đời sống công nhân viên. Hiện nay, công ty đang phấn đấu trở thành doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu chủ chốt của Tổng công ty Hàng không Việt Nam và của ngành Hàng không. Tuy nhiên, mới bước vào kinh doanh theo cơ chế thị trường, công ty không tránh khỏi những khó khăn, bất lợi trong hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng. Để vượt qua khó khăn và nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu đòi hỏi sự nỗ lực, đoàn kết cố gắng chung của cán bộ, nhân viên toàn công ty, sự quan tâm giúp đỡ của Ngành và của Nhà nước. Những kết quả mà công ty đã đạt được cho phép khẳng định rằng, công ty đã có một hướng đi đúng đắn thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, đó là đầu tư vào con người và nhấn mạnh vai trò trọng yếu của hoạt động nhập khẩu. Hoàn thiện hoạt động nhập khẩu chính là điều kiện để nâng cao chất lượng hoạt động của công ty. Với phạm vi nghiên cứu rộng, lại hạn chế về thời gian, trình độ lý luận và kinh nghiệm thực tiễn nên đề tài không tránh khỏi thiếu sót. Song người viết hy vọng những nghiên cứu, suy nghĩ tìm tòi của mình trong đề tài sẽ có ý nghĩa thiết thực trong hoạt động nhập khẩu của công ty xuất nhập khẩu Hàng không. Cuối cùng một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Quang Huy, người đã trực tiếp hướng dẫn em thực hiện đề tài cùng các cô chú, anh chị phòng kinh doanh công ty xuất nhập khẩu Hàng không đã tận tình chỉ bảo, giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Danh mục tài liệu tham khảo Đảng Cộng sản Việt Nam - Văn kiện Đại Hội Đại biểu toàn quốc lần thứ VIII- H.Chính trị quốc gia Hà Nội 1996. Kinh tế học quốc tế -Tập I, Tập II - PAUL R.KRUCMAN- MAURICE OBSTFEL. Nhà xuất bản chính trị quốc gia Hà Nôi- 1998 Kỹ thuật kinh doanh xuất nhập khẩu - PGS - TS Võ Thanh Thu - NXB Thống Kê Giáo trình Thương mại quốc tế - PGS -TS Nguyễn Duy Bột - NXB Thống kê Hà Nội -1997. Giáo trình kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương, Tác giả: Vũ Hữu Tửu, Trường ĐH ngoại thương. Giáo trình Quản trị kinh doanh thương mại quốc tế - PGS - TS Trần Chí Thành (chủ biên) Trường ĐH kinh tế quốc dân- Khoa thương mại - NXB Giáo dục. Thông tin Hàng không - viện Khoa học Hàng không Tạp chí Hàng không Các báo cáo tổng kết kinh doanh của công ty AIRIMEX 1998 - 2001 Các báo cáo nhập khẩu của AIRIMEX 1998 - 2001 Thời Báo kinh tế Việt Nam Tạp chí Thương mại Tạp chí ngoại thương Nghị định 57/CP/1998 Luật Thương mại Một số văn bản pháp lý khác... Mục Lục Lời mở đầu Trang Chương I: Lý luận chung về hoạt động nhập khẩu của các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu I. Vai trò của nhập khẩu đối với sự nghiệp CNH - HĐH đất nước Khái niệm nhập khẩu 1 Vai trò của nhập khẩu trong nền kinh tế 2 Đặc điểm của hoạt động nhập khẩu 5 II. Nội dung hoạt động nhập khẩu của các doanh nghiệp kinh doanh XNK 1. Nghiên cứu thị trường nhập khẩu 7 Nghiên cứu thị trường trong nước 8 Nghiên cứu thị trường nước ngoài 10 Lựa chọn mặt hàng, phương án nhập khẩu và đối tác giao dịch Giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng 13 Giao dịch đàm phán 13 Ký kết hợp đồng 15 Tổ chức thực hiện hợp đồng 18 III. Thị trường thiết bị hàng không và các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động nhập khẩu thiết bị hàng không 23 Thị trường thiết bị hàng không 23 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động nhập khẩu thiết bị hàng không Chủ trương chính sách của Nhà nước 24 Tỷ giá hối đoái và tỷ suất ngoại tệ hàng nhập khẩu 25 Khoa học công nghệ 25 Các nhà cung cấp 26 Hệ thông tài chính - ngân hàng 26 Kiến thức về mặt hàng nhập khẩu 26 Nguồn vốn 27 Trình độ nghiệp vụ và quản lý nhập khẩu của doanh nghiệp 27 Chương II: Thực trạng hoạt động nhập khẩu thiết bị hàng không tại công ty XNK hàng không (AIRIMEX) I.Tổng quan về công ty XNK hàng không 28 Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của công ty 28 Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty 30 Chức năng nhiệm vụ của công ty qua các thời kỳ 30 Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty XNK hàng không 32 Đặc điểm kinh doanh của công ty AIRIMEX 35 Hoạt động kinh doanh của công ty 35 Mặt hàng kinh doanh của công ty 37 Vốn kinh doanh 40 Lao động 40 Kết quả hoạt động kinh doanh của AIRIMEX 43 II. Thực trạng hoạt động kinh doanh của công ty AIRIMEX 46 Tổ chức hoạt động nhập khẩu thiết bị 46 Nghiên cứu thị trường 46 Giao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng 49 Phương thức nhập khẩu 62 Thực hiện hợp đồng nhập khẩu 65 Kết quả hoạt động nhập khẩu thiết bị hàng không 73 Kim ngạch nhập khẩu 73 Mặt hàng nhập khẩu 75 Thị trường nhập khẩu 76 Khách hàng chủ yếu của công ty 78 Đánh gia hoạt động nhập khẩu thiết bị hàng không của công ty III. Một số kết luận rút ra từ phân tích thực trạng 80 Ưu điểm 80 Nhược điểm và những tồn tại 82 Nguyên nhân 84 Nguyên nhân khách quan 84 Nguyên nhân chủ quan 85 Chương III: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động nhập khẩu thiết bị hàng không I. Định hướng phát triển hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian tới 88 Định hướng kinh doanh nói chung 88 Phương hướng phát triển hoạt động nhập khẩu của AIRIMEX trong thời gian tới 89 II. Biện pháp hoàn thiện hoạt động nhập khẩu 90 Hoàn thiện công tác nhập khẩu thiết bị 90 Tăng cường công tác nghiên cứu thị trường 90 Hoàn thiện công tác giao dịch đàm phán 93 Hoàn thiện công tác ký kết hợp đồng 95 Hoàn thiện việc tổ chức hợp đồng nhập khẩu 96 Làm thủ tục hải quan 96 Tổ chức tiếp nhận và vận chuyển hàng hoá 97 Hoàn thiện trong thanh toán 98 Tăng cường đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho cán bô làm công tác nghiệp vụ 100 Đa dạng hoá hình thức nhập khẩu 101 Đa dạng hoá mặt hàng kinh doanh 102 Về bộ máy tổ chức 102 Huy động và sử dụng vốn có hiệu quả. 105 Một số biện pháp khác 105 Một số kiến nghị với cơ quan cấp trên 106 Đối với Nhà nước 107 Đối với Tổng công ty 107 Kết luận