Chuyên đề Các biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu ủy thác tại Công ty cổ phần đầu tư thương mại xuất nhập khẩu Sao Việt

Tùy từng lô hàng mà công ty quy định phí ủy thác và các chi phí khác nhau nhưng thông thường thì mức phí ủy thác là 1% trị giá lô hàng. Điều 4 : Thanh toán Trong điều khoản này, công ty Sao Việt sẽ thống nhất với khách hàng về đồng tiền thanh toán, thời hạn và phương thức trả tiền: Về đồng tiền: thông thường phí ủy thác được trả bằng VN đồng, tuy nhiên công ty cũng chấp nhận khách hàng thanh toán bằng ngoại tệ với điều kiện đảm bảo tỷ giá hối đoái. Về thời hạn: khách hàng sẽ thanh toán phí nhập khẩu cho công ty Sao Việt ngay sau khi nhận được thông báo từ ngân hàng Về phương thức thanh toán: thông thường phí ủy thác sẽ được thanh toán bằng phương thức chuyển khoản ( trong một số trường hợp có thể thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt) Điều 5: Trách nhiệm giải quyết khiếu nại với đối tác nước ngoài Trong hợp đồng quy định rõ ràng, trong trường hợp khi nhận hàng phát hiện hàng nhập về không đúng quy cách, phẩm chất, số lượng thì bên ủy thác có trách nhiệm giữ nguyên hiện trạng, mời cơ quan giám định kiểm tra, xác nhận. Về phía mình, công ty Sao Việt sẽ chịu trách nhiệm liên hệ khiếu nại đòi bồi thường với bên nước ngoài trong thời hạn quy định Điều 6: Trách nhiệm của các bên trong việc thực hiện hợp đồng: Trong điều khoản này, trách nhiệm của mỗi bên được thỏa thuận và ghi trong hợp đồng. Nếu vi phạm thì theo thông tư 18/1998/TT-BTM sẽ đưa ra tòa án kinh tế để giải quyết. Cụ thể như sau: Nếu bên A miêu tả sai về mẫu mã, chất lượng, số lượng hàng hóa dẫn tới bên nước ngoài giao hàng kém phẩm chất thì bên A chịu hoàn toàn trách nhiệm. Trong trường hợp bên B ( công ty Sao Việt) có sự móc nối với nước ngoài, giao hàng kém phẩm chất thì bên A có quyền từ chối nhận hàng, nếu nhận hàng có quyền yêu cầu bên B bồi thường mọi thiệt hại về chênh lệch giá so với thực tế, đồng thời bên B còn phải chịu phạt một mức nhất định tính trên giá trị lô hàng nhập. Nếu bên A đến nhận hàng chậm so với hợp đồng thì sẽ phải chịu mọi chi phí liên quan tới việc nhận hàng chậm. Bao gồm các chi phí mà công ty Sao Việt bỏ ra để bảo quản hàng, lưu kho bãi, cảng phí và các khoản khác. Trong trường hợp phía công ty Sao Việt không làm hết trách nhiệm trong việc thụ lí, giải quyết các khiếu nại liên quan đến hàng hóa của bên A để có kết quả thực tế bảo vệ quyền lợi của bên A thì công ty Sao Việt sẽ chịu phạt một mức nhất định tính trên tổng giá trị lô hàng nhập đồng thời thay phía đối tác nước ngoài đền bù hàng hóa cho bên A Nếu bên A thanh toán chậm tiền hàng cho đối tác nước ngoài gây ảnh hưởng tới uy tín công ty, bên A phải bồi thường theo quy định Trường hợp thanh toán chi phí ủy thác nhập khẩu so với thời hạn quy định sẽ bị phạt theo lãi suất tín dụng quá hạn theo quy định hiện hành của Nhà nước là... % tổng giá trị chi phí ủy thác. Bên nào đã ký hợp đồng mà không thực hiện hoặc đơn phương đình chỉ thực hiện hợp đồng không có lý do chính đáng thì bị phạt vi phạm là... % tổng giá trị chi phí ủy thác và bồi thường các khoản phạt cùng các chi phí thực tế khác mà bên bị vi phạm có thể gánh chịu do hậu quả của sự vi phạm hợp đồng này do bên kia gây ra. Nếu xảy ra trường hợp có một bên đồng thời gây ra nhiều loại vi phạm, thì chỉ phải chịu một loại phạt có số tiền phạt ở mức cao nhất theo các mức phạt mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng này. Điều 7: Thủ tục giải quyết tranh chấp trong hợp đồng Hia bên cam kết thực hiện nghiêm chỉn và đày đủ các điều khoản của hợp đòng, mỗi sự thay đổi đều phải làm bằng văn bản và có xác nhận của các bên. Trong quá trình thực hiện nếu có tranh chấp xảy ra, cả bên ủy thác và công ty Sao Việt sẽ cùng nhau thương lượng, giải quyết, nếu không tự giải quyết được bên bị thiệt hại có quyền đưa ra tòa án kinh tế.Phán quyết của tòa án kinh tế có giá trị bắt buộc với hai bên. ( Phí kiểm tra, xác minh và lệ phí tòa án sẽ do bên có lỗi chịu ). Điều 9 : Thời hạn hiệu lực của hợp đồng Hợp đồng có hiệu lực từ ngày kí đến khi hai bên hoàn thành mọi nghĩa vụ của minh. Hợp đồng này được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị như nhau. 2.3.2. Đặt hàng Căn cứ vào hợp đồng ủy thác và các thông số kĩ thuật về hàng hóa, công ty sẽ tiến hành lựa chọn, tìm kiếm đối tác nước ngoài đồng thời thiết lập bản đặt hàng để gửi tới các đối tác. Trong đơn đặt hàng công ty Sao việt sẽ nêu rõ yêu cầu về mẫu mã, chất lượng, tên hàng, quy cách phẩm chất, giá cả, số lượng, thời hạn giao hàng, điều kiện giao hàng, bao bì, kí mã hiệu… Thông thường, đối với bạn hàng thân thiết, đã nhiều lần giao dịch, có điều kiện chung giao hàng điều chỉnh thì đặt hàng chỉ cần nêu những nội dung cần thiết cho lần giao dịch đó ( ví dụ: tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng, giá cả, thời hạn giao hàng) 2.3.3. Đàm phán Thông thường để tiết kiệm chi phí, công ty thường không tiến hành đàm phán trực tiếp mà qua điện thoại, email và fax. Việc đàm phán quan e-mail và fax với đối tác nước ngoài là phổ biến hơn cả vì so với việc đàm phán quan điện, qua email và fax có thể nói cụ thể và chính xác về các yêu cầu, trách những nhầm lẫn đáng tiếc. 2.3.4. Kí kết hợp đồng nhập khẩu Sau khi thống nhất với đối tác nước ngoài về tất cả các điều khoản, công ty sẽ thay mặt bên ủy thác kí kết với đối tác nước ngoài hợp đồng nhập khẩu hàng hóa. Hình thức hợp đồng : văn bản Ngôn ngữ được sử dụng: tiếng Anh Nội dung của hợp đồng bao gồm: - Số hiệu của hợp đồng - Ngày, địa điểm kí kết hợp đồng - Địa chỉ các bên tham gia: Quốc tịch, số điện thoại, fax, số tài khoản… - Các điều khoản của hợp đồng: + Tên hàng, quy cách, số lượng, chất lượng, bao bì, kí mã hiệu, giá cả, đóng gói: trong điều khoản này, các thông số phải được ghi chính xác như trong hợp đồng ủy thác nhập khẩu công ty đã kí với bên ủy thác. Ví dụ : nếu trong hợp đồng ủy thác công ty được ủy thác nhập khẩu màn hình vi tính đã qua sử dụng thì trong hợp đồng ngoại thương, phần tên hàng cũng phải được ghi chính xác kèm những thông số kĩ thuật cần thiết. + Thời hạn, địa diểm, phương thức giao hàng : Thời hạn giao hàng phụ thuộc vào nhu cầu đối với hàng nhập khẩu của bên A, khi nào bên A cần hàng thì thời điểm đó sẽ được ghi trong hợp đồng ngoại. Để đảm bảo quyền lợi cho khách hàng của mình , công ty Sao Việt thường có những tính toán chính xác thời điểm giao hàng để hạn chế tối đa sự chậm trễ. Địa điểm giao hàng : Cảng Hải Phòng + Điều kiện thanh toán, đồng tiền thanh toán : thông thường công ty sẽ chấp nhận thanh toán bằng L/C không hủy ngang + Giải quyết tranh chấp, khiếu nại và luật áp dụng : Trong trường hợp có tranh chấp, khiếu nại thì luật áp dụng sẽ là luật quốc tế. + Các thoả thuận khác: Những điều khoản được thoả thuận trong hợp đồng nhập khẩu bắt buộc phải dựa trên cơ sở nội dung của hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. Nếu điều khoản nào trái với nội dung trong hợp đồng uỷ thác thì hợp đồng nhập khẩu đó sẽ vô hiệu hoặc gây thất bại trong việc thực hiện hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. 2.3.5. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu Sơ đồ quá trình các bước thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty Sao Việt Kí kết hợp đồng nhập khẩu Xin giấy phép nhập khẩu Mở L/C( nếu HĐ yêu cầu) Thuê tàu, lưu cước Mua bảo hiểm hàng hóa Làm thủ tục Hải quan Nhận hàng từ tàu Kiểm tra hàng hóa Làm thủ tục thanh toán Giải quyết khiếu nại ( nếu có) 2.3.5.1. Kí kết hợp hợp đồng nhập khẩu Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng và những điều khoản trên hợp đồng ủy thác, công ty tiến hành kí kết hợp đồng nhập khẩu như trên. 2.3.5.2. Xin giấy phép nhập khẩu 2.3.5.3. Mở L/ C ( nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C) Trong các hợp đồng nhập khẩu kí với nhà cung ứng nước ngoài, phương thức thanh toán chủ yếu của công ty là phương thức thanh toán bằng thư tín dụng nên để thanh toán tiền hàng trước hết công ty tiến hành nghiệp vụ mở L/C. Đồng thời với việc xin giấy phép nhập khẩu, công ty phải tiến hành mở L/C nếu như hợp đồng quy định. Hiện tại, công ty đang sử dụng tài khoản tại ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Vietcombank. Việc thực hiện các nghiệp vụ này đều do phòng tài chính chịu trách nhiệm tuy nhiên việc thực hiện yêu cầu các phòng phải có sự phối hợp chặt chẽ thì mới có thể thực hiện chính xác được. Thông thường để mở L/ C công ty sẽ phải nộp cho ngân hàng các loại giấy tờ sau: - Đơn xin mở L/ C ( theo mẫu của ngân hàng). Đơn này phải được viết cụ thể, chính xác dựa trên cơ sở là hợp đồng nhập khẩu của công ty Sao Việt đã kí kết với đối tác nước ngoài. Do đây là hoạt động nhập khẩu ủy thác nên trên đơn xin mở L/C cần có đủ 4 chữ kí : chữ kí của giám đốc và kế toán trưởng ủy thác và chữ kí của giám đốc và kết toán trưởng của công ty nhận ủy thác. - Bản sao hợp đồng nhập khẩu kí kết với đối tác nước ngoài - Giấy phép nhập khẩu ( nếu hàng hóa được quản lí bằng giấy phép) Việc kí quỹ mở L/ C của công ty: do công ty có tài khoản ở ngân hàng ngoại thương nên việc kí quỹ sẽ được tiến hành thông qua các nghiệp vụ chuyển khoản của ngân hàng. Trêm thực tế, khi nhận được đơn xin mở L/ C của doanh nghiệp, nhân viên phòng thanh toán quốc tế của ngân hàng sẽ kiểm tra rất kĩ lại thư tín dụng của công ty gửi đến nên trường hợp xảy xa sai sót gây hận quả đáng tiếc 2.3.5.4. Thuê tàu, lưu cước Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương việc thuê tàu chở hàng được tiến hành dựa vào ba căn cứ sau đây: Những điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thương, đặc điểm hàng mua bán và điều kiện vận tải. Chẳng hạn nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là CIF hoặc C and F (cảng đến) hoặc của hợp đồng nhập khẩu là FOB ( cảng đi) thì chủ hàng xuất nhập khẩu phải thuê tàu biển để chở hàng. Tàu này có thể là tàu chuyến nếu hàng có khối lượng lớn và để trần (bulk cargo). Do đó có thể có tàu chợ (liner) nếu hàng lẻ tẻ, lặt vặt, đóng trong bao kiện (general cargo) và trên đường hàng đi có chuyến tàu chợ (regular line). Việc thuê khoang tàu chợ còn gọi là lưu cước (Booking a ship’s space). Nếu ở điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là CPT (cảng đến) hoặc CIP (cảng đến) hoặc của hợp đồng nhập khẩu là FCA (cảng đi), thì chủ của hàng xuất nhập khẩu phải thuê container hoặc tàu Ro/Ro để chở hàng. Trong trường hợp chuyển chở hàng bằng container, hàng được giao cho người vận tải theo một trong hai phương thức: Nếu hàng đủ một container (Full container load - FCL), chủ cửa hàng phải đăng ký thuê container, chịu chi phí chở container rỗng từ bãi container (Container yard Cy) về cơ sở của mình, đóng hàng vào container, rồi giao cho người vận tải. Nếu hàng không đủ một container (less than container load - LCL), chủ cửa hàng phải giao hàng cho người vận tải tại ga container (container freight station - CFS). Thông thường, việc thuê tàu, lưu cước đòi hỏi có kinh nghiệm nghiệp vụ, đồng thời có thông tin về thị trường thuê tàu và tinh thông các điều kiện thuê tàu, vì vậy công ty thường ủy thác việc thuê tàu, lưu cước cho các đơn vị hàng hải như : Công ty thuê tàu và môi giới hàng hải ( Vietfracht ), Công ty đại lí tàu biển ( VOSA) 2.3.5.5. Mua bảo hiểm hàng hóa Hàng hoá chuyển chở trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Vì thế bảo hiểm hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương. Các chủ hàng xuất nhập khẩu của ta, khi cần mua bảo hiểm đều mua tại công ty Việt Nam. Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao (open policy) hoặc là hợp đồng bảo hiểm chuyến (voyage policy). Khi mua bảo hiểm bao, chủ hàng (tức đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu) ký hợp đồng từ đầu năm, còn đến khi giao hàng xuống tàu xong chủ hàng chỉ gửi đến công ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản gọi là: "Giấy báo bắt đầu vận chuyển" khi mua bảo hiểm chuyến, chủ hàng phải gửi đến công ty bảo hiểm một văn bản gọi là: "Giấy yêu cầu bảo hiểm ". Trên sở "Giấy yêu cầu..."này, chủ hàng và công ty bảo hiểm đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm. Ở công ty Sao Việt, trong các hợp đồng nhập khẩu kí kết theo điều kiện CIF cảng đến nên việc mua bảo hiểm sẽ do bên bán chịu trách nhiệm. 2.3.5.6. Làm thủ tục Hải quan Quy trình làm thủ tục Hải quan với hàng hóa nhập khẩu ủy thác của Công ty Sao Việt được tiến hành đúng theo quy định của pháp luật theo các bước sau Bước 1 : Khai báo Hải quan Khi hàng tới cảng, công ty sẽ cử nhân viên chuyên làm nghiệp vụ xuống làm việc với cơ quan Hải quan. Trước tiên , sẽ khai chi tiết về hàng hóa lên tời khai để cơ quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Việc khai báo luôn được đảm bảo trung thực và chính xác, đảm bảo uy tín của công ty với cơ quan Hải quan. Nội dung tờ khai thông thường bao gồm các mục như : Loại hàng, tên hàng, số lượng, giá trị lô hàng, tên phương tiện vận tải, nhập khẩu từ nước nào… Đồng thời với việc khai trên tờ khai Hải quan, sẽ phải xuất trình kèm theo một số chứng từ khác theo yêu cầu như : giấy phép xuất nhập khẩu của công ty, hóa đơn phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết hàng hóa…để hoàn thành bộ hồ sơ Hải quan. Theo quy định của Hải quan Việt Nam, hồ sơ hải quan với hàng nhập khẩu sẽ bao gồm : Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu Hóa đơn thương mại Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng. Giấy phép của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với hàng hóa phải có giấy phép nhập khẩu theo quy định của pháp luật; Bản sao vận đơn Bản kê chi tiết hàng hoá đối với lô hàng có nhiều chủng loại. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) Giấy xác nhận đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa của tổ chức giám định hàng hóa hoặc giấy thông báo của nhà nước về việc miễn kiểm tra về chất lượng ở cấp nhà nước. Chứng từ khác theo quy định của pháp luật đối với từng mặt hàng cụ thể Bước 2: Xuất trình hàng hóa Hàng hóa nhập khẩu của công ty sẽ được sắp xếp theo trật tự thuận tiện nhất cho việc kiểm tra, kiểm soát của cơ quan Hải quan. ( với các chi phí và nhân công cho việc mở, đóng các kiện hàng và phí Hải quan cho việc kiểm tra, giám sát sẽ do Công ty chịu- các chi phí này đã được tính vào chi phí ủy thác đối với khách hàng của công ty) Bước 3 : Thực hiện các quyết định của Hải quan Sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ ra những quyết định như: Cho hàng được phép ngang qua biên giới (thông quan), cho hàng đi qua một cách có điều kiện (như phải sửa chữa, phải bao bì lại...) cho hàng đi qua sau khi chủ hàng đã nộp thuế; lưu kho ngoại quan (bonded warehouse) hàng không được xuất (hoặc nhập) khẩu... Công ty luôn thực hiện nghiêm túc các quyết định trên. 2.3.5.7. Nhận hàng từ tàu Các cơ quan vận tải (ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hoá đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và giao cho các đơn vị đặt hàng theo lệnh giao hàng của tổng công ty đã nhập hàng từ đó. Trong khâu này, công ty Sao Việt sẽ trực tiếp thực hiện, không thông qua đơn vị ủy thác giao nhận. Nhân viên công ty sẽ đảm bảo theo dõi việc nhận hàng, đôn đốc cơ quan vận tải về việc lập những biên bản (nếu cần) về hàng hóa và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra trong giao nhận. Các bước công việc tiến hành cụ thể bao gồm: Ký kết hợp đồng uỷ thác cho cơ quan vận tải (ga, cảng) về việc giao nhận hàng từ tàu ở nước ngoài về. Xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng nhập khẩu từng năm, từng quý, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ, vận chuyển giao nhận. Cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hoá (như vận đơn, lệnh giao hàng...) nếu tàu biển không giao những tài liệu đó cho cơ quan vận tải. Thông báo cho khách hàng ủy thác nhập khẩu về dự kiến ngày hàng về, ngày thực tế tàu chở hàng về đến cảng hoặc ngày toa xe chở hàng về sân ga giao nhận. Thanh toán cho cơ quan vận tải các khoản phí tổn về giao nhận, bốc xếp bảo quản và vận chuyển hàng nhập khẩu. Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải lập những biên bản (nếu cần) về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra trong việc giao nhận. 2.3.5.8. Kiểm tra hàng hóa: Theo tinh thần các quy định của Việt Nam, hàng nhập khẩu về qua các cửa khẩu cần được kiểm tra kĩ càng, mỗi cơ quan ( bao gồm cảng, doanh nghiệp và cơ quan kiểm dịch ) tùy theo chức năng của mình phải tiến hành công việc kiểm tra đó. Đối với công ty Sao Việt , với tư cách là đơn vị nhập khẩu, đứng tên trên vận đơn sẽ phải lập thư dự kháng (letter of reservation), trường hợp nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thất sau đó phải yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định (Survey report), nêu tổn thất xảy ra bởi những rủi ro đã được mua bảo hiểm. Trong những trường hợp khác, công ty sẽ yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hoá và lập chứng thư giám định (Inspection certificate). Đây là khâu quan trọng có ý nghĩ chiến lược trong việc làm ăn lâu dài của công ty nên công ty rất chú trọng việc kiểm tra chất lượng và đặt yếu tố chất lượng lên hàng đầu. Việc kiểm tra luôn được coi là khâu quan trọng,có ý nghĩa chiến lược trong việc làm và lâu dài của công ty nên công ty hết sức chú trọng, để đảm bảo quyền lợi chính đáng cho khách hàng ủy thác trong trường hợp hàng giao không đảm bảo chất lượng, số lương, quy cách như trong hợp đồng. 2.3.5.9. Làm thủ tục thanh toán Thông thường các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều quy định thực hiện thanh toán bằng thư tín dụng. Sau khi giao hàng xong Công ty nhanh chóng lập bộ chứng từ thanh toán nhằm để xuất trình ở ngân hàng và thu tiền về, tránh cô đọng vốn nhằm giúp cho bạn hàng của mìh quay vòng vốn nhanh, tạo sự tín nhiệm cho mối quan hệ lâu dài với công ty. Thông thường, bộ chứng từ thanh toán của công ty bao gồm các giấy tờ sau: Hóa đơn thương mại: 4 bản Trọn bộ gồm 3 bản gốc vận đơn hoàn hỏa đã bốc hàng ghi rõ “ cước đã trả” Hối phiếu trả tiền ngày ký phát cho bên mua Phiếu đóng gói: 2 bản Giấy chứng nhận kiểm định: 2 bản Giấy chứng nhận xuất xứ : 2 bản Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm: 2 bản 2.3.5.10. Giải quyết khiếu nại và thanh lí hợp đồng. Khi có khiếu nại ,công ty thường hợp tác cùng phía khách hàng ủy thác làm các thủ tục khiếu nại và có sự xác nhận của công ty luôn tiến hành các thủ tục khiếu nại một cách kịp thời nhằm tránh bỏ lỡ thời hạn khiếu nại và thương lượng đấu tranh tích cực với đối tác nước ngoài để đảm bảo quyền lợi chính đáng của người ủy thác Hợp đồng sẽ được công ty và đối tác tiến hành thanh lí trong vòng 10 ngày kể từ ngày hoàn tất thủ tục thanh tóa. 2.4. Giao hàng cho đơn vị ủy thác, nhận phí ủy thác và thanh lý hợp đồng Sau khi hoàn thành các thủ tục Hải quan, công ty một lần nữa tiến hành kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi giao cho đơn vị ủy thác. Việc giao hàng sẽ tùy theo thỏa thuận mà tiến hành ở cảng hoặc kho của người ủy thác. Nếu người ủy thác tiến hành nhận hàng ở cảng thì trách nhiệm của công ty coi như đã hết, trong trường hợp đơn vị ủy thác yêu cầu giao hàng tại kho của họ thì công ty sẽ bố trí phương tiện vận tải chuyên chở hợp lí. Khi đảm bảo chắc chắn hàng hóa đã giao tận tay nhà ủy thác theo đúng số lượng, chất lương, quy cách, phẩm chất, thời hạn như trong hợp đồng ủy thác ban đầu thì công ty sẽ yêu cầu đơn vị ủy thác thanh toán toàn bộ phí ủy thác và các chi phí khác liên quan quy định trong hợp đồng. Chương 3: Các biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu ủy thác tại Công ty cổ phần đầu tư thương mại xuất nhập khẩu Sao Việt 3.1. Phương hướng và mục tiêu phát triển của công ty trong thời gian tới 3.1.1.Mục tiêu của công ty trong thời gian tới Công ty cổ phần đầu tư thương mại xuất nhập khẩu Sao Việt là một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, hạch toán kinh doanh độc lập, có tư cách pháp nhân trước nhà nước và pháp luật, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của mình. Mục tiêu trước mắt và lâu dài của công ty cũng giống như nhiều công ty khác là thu được lợi nhuận cao. Mọi hoạt động của công ty đề có nhằm vào việc tìm kiếm lợi nhuận cao nhất bằng việc phát triển kinh doanh, mở rộng thị trường, nâng cao uy tín, khả năng cạnh tranh của công ty trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Trong dài hạn, công ty đặt ra mục tiêu là khẳng định thương hiệu của mình trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung và nhập khẩu ủy thác nói riêng. Về lâu dài, công ty muốn tạo được thế mạnh của mình trên thị trường, mở rộng quy mô kinh doanh bằng việc tiến hành liên doanh, liên kết với các công ty giao nhận, thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp trong và ngoài nước đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của mình. Trong ngắn hạn, mục tiêu của công ty là không ngừng nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên, nâng cao chất lượng hoạt động xuất nhập khẩu và đầu tư để củng cố niềm tin của khách hàng vào chất lượng dịch vụ. Đồng thời với đó là việc không ngừng tìm kiếm, khai thác khách hàng mới, thị trường xuất khẩu mới. 3.1.2. Phương hướng của công ty trong thời gian tới Để hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng tăng trưởng và phát triển, thích ứng với môi trường kinh doanh ngày càng biến động, đồng thời để khẳng định vị thế của mình trên thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, công ty đề ra một số phương hướng, nhiệm vụ cho giai đoạn tới như sau: Thứ nhất về công tác kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung cần tiến hành theo hướng duy trì , giữ vững khách hàng và thị phần cũ đồng thời tiến hành tìm kiếm, mở rộng thị trường mới một cách tích cực. Đối với hoạt động xuất nhập khẩu ủy thác cần hết sức chú trọng. Với hoạt động xuất khẩu ủy thác cần chú ý chất lượng hàng xuất để đảm bảo uy tín với nhà nhập khẩu nước ngoài. Với hoạt động nhập khẩu ủy thác, cần nắm bắt, bám sát tình hình nhu cầu nhập khẩu trong nước để tiến hành tìm kiếm những nhà cung cấp nước ngoài phù hợp, đồng thời hết sức chú trọng tới thời gian, thời hạn ,chất lượng hàng nhập để đảm bảo quyền lợi của nhà ủy thác. Thứ hai, về phía đội ngũ nhân viên, phương hướng của công ty trong thời gian tới là cùng với sự mở rộng về quy mô của công ty sẽ tiến hành phát triển bộ máy nhân sự cả về chiều rộng và chiều sâu. Một mặt tiến hành đào tạo, củng cố nghiệp vụ cho nhân viên cũ, đồng thời sẽ tuyển thêm cán bộ nhân viên mới có trình độ chuyên môn phù hợp với tiến trình phát triển của công ty. Từng bước phấn đấu nâng cao thu nhập cho nhân viên công ty. Thứ ba, về công tác tài chính. Công ty sẽ duy trì sự tín nhiệm và mối quan hệ với khách hàng cũng như bạn hàng để kịp thời huy động vốn đáp ứng nhu cầu mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty. Đồng thời với đó là việc thực hiện chi tiêu tiết kiệm, đảm bảo hiệu quả kinh doanh với tài sản và nguồn vốn. Trong thời gian tới, công ty cũng đề ra mục tiêu từng bước tăng vốn điều lệ bằng sự đóng góp từ các thành viên trong ban giám đốc. 3.2. Các biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu ủy thác tại công ty cổ phần đầu tư thương mại xuất nhập khẩu Sao Việt Căn cứ vào thực trạng công tác nhập khẩu ủy tác tại công ty Sao Việt (như đã phân tích ở chương 2) và mục tiêu, định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới ( đã nêu ở trên), nhằm nâng cao chất lượng hoạt động kinh doanh nhập khẩu ủy thác tại công ty Sao Việt, tôi xin mạnh dạn đề xuất hai nhóm giải pháp như sau: 3.2.1. Nhóm giải pháp từ phía công ty 3.2.1.1. Nghiên cứu, mở rộng thị trường. Nghiên cứu thị trường Trong cơ chế thị trường, bất kì hoạt động kinh doanh nào cũng gắn với thị trường. Sự nắm vững thị trường quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thì công tác nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước cần được quan tâm thỏa đáng. Đối với công tác nhập khẩu ủy thác, vấn đề cần quan tâm khi tiến hành nghiên cứu thị trường là việc xác định nhu cầu nhập khẩu, tìm kiếm các nhà cung cấp uy tín bên nước ngoài. Công ty cần chú trọng mở rộng các kênh thu nhận thông tin , bằng mọi biện pháp tiếp nhận thông tin các nhiều càng tốt, sau đó phải tổ chức tập hợp, phân loại và xử lí các nguồn thông tin sao cho chính xác và nhanh chóng, nguồn thông tin thu nhận về phải bao gồm cả những thông tin về thị trường nội địa và thị trường nước ngoài. Đối với thị trường nội địa, cần tìm hiểu, phát hiện và kịp thời tiếp cận nhu cầu nhập khẩu của khách hàng. Thông thường, khi có nhu cầu nhập khẩu mặt hàng nào đó mà không có khả năng nhập khẩu thì khách hàng sẽ tìm đến các dịch vụ nhập khẩu ủy thác. Tuy nhiên trong điều kiện thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, các doanh nghệp xuất nhập khẩu khác đều có nhiều hình thức quảng bá thương hiệu, tiếp cận khách hàng, do vậy công ty không chỉ dừng lại ở việc tiếp cận mà đồng thời phải tiến hành tìm hiểu, phát hiện nhu cầu về hàng hóa của khách hàng nhằm đáp ứng một cách kịp thời. Tạo sự khác biệt và đi trước một bước so với các công ty cùng lĩnh vực trên thị trường. Việc tìm hiểu, phát hiện nhu cầu của khách hàng có thể tiến hành qua nhiều kênh thông tin như: - Qua thông tin từ các phương tiện truyền thông, sách, báo ,đài, internet, phát hiện nhu cầu nhập khẩu ủy thác của khách hàng và tiến hành tiếp cận. - Qua mối quan hệ của nhân viên công ty với nhân viên công ty khác. - Qua việc tham dự các hội thảo, hội chợ thương mại, đấu thầu của công ty - Qua sự thiệu của nhà cung cấp nước ngoài. Thay vì tiếp cận trực tiếp khách hàng, công ty có thể thông qua sự giới thiệu của các nhà cung ứng để xác định nhu cầu nhập khẩu ủy thác các mặt hàng. Đây có thể coi là một hướng đi mới và tương đối tích cực, cần được khuyến khích áp dụng trong thời gian tới. Đồng thời với các biện pháp tìm kiếm, phát hiện nhu cầu nhập khẩu ủy thác, công ty cũng nên tiến hành tìm hiểu chi tiết về sản phẩm, mặt hàng và có sự tư vấn kịp thời cho khách hàng: Khi khách hàng đã có nhu cầu nhập khẩu mặt hàng nhất định thì công ty sẽ cung cấp cho các khách hàng các thông tin về nhà cung cấp, giá cả, mẫu mã, những tính năng mới đi kèm với đó là đơn chào hàng, cataloge của các nhà cung ứng để khách hàng có cái nhìn đầy đủ , toàn diện, kích thích nhu cầu của khách hàng. Đối với thị trường nước ngoài, công tác nghiên cức thị trường là nhằm thu thập thông tin để có sự lựa chọn tốt nhất về các nhà cung ứng, đem lại hiệu quả tối đa cho khách hàng cũng như công ty trong quá trình nhập khẩu hàng hóa. Công tác này thực sự rất quan trọng và cần hết sức chú ý vì chất lượng của nhà cung ứng sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới uy tín của công ty. Trong trường hợp công ty tiến hành giới thiệu nhà cung ứng không đảm bảo cho khách hàng thì chắc chắn khách hàng sẽ không bao giờ quay lại với công ty, đồng thời tạo ấn tượng không tốt với các khách hàng khác. Việc nghiên cứu, tìm nhà cung ứng tốt là một công việc không đơn giản bao gồm việc nghiên cứu uy tín của nhà cung ứng trên thị trường ,về khả năng của nhà cung ứng về cơ sở vật chất, kĩ thuật, tình hình kinh doanh nội tại để đánh giá khả năng cung ứng. Tuy nhiên việc tìm kiếm được nhà cung ứng tốt với chất lượng hàng đảm bảo, giá cả phải chăng, giao hàng đúng hẹn có tác dụng rất lớn. Trước hết là tránh rủi ro trong buôn bán của công ty, đảm bảo lợi ích của khách hàng ( lựa chọn mua hàng rẻ, chất lượng cao) đồng thời cũng gia tăng thêm thu nhập cho công ty ( do mua được hàng giá rẻ hơn so với đã kí trong hợp đồng ủy thác với khách hàng Việt Nam ) Nghiên cứu thị trường nước ngoài cũng là để tránh những rủi ro trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu với nhà cung ứng. Sự khác biệt về văn hóa, tôn giáo, pháp luật có thể gây nhiều bất lợi cho việc kí kết và thực hiện hợp đồng nhập khảu nên việc tìm hiểu, nghiên cứu trước là hết sức cần thiết. Tiếp thị, quảng cáo hình ảnh công ty Song song với việc nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng và nhà cung cấp, công ty cũng cần đặc biệt chú trọng tới công tác tiếp thị marketing, quảng cáo, giới thiệu hình ảnh công ty. Việc xúc tiến quảng cáo, đưa ra nhưng chiến lược quảng cáo phù hợp sẽ giúp khách hàng quan tâm hơn tới công ty, có sự tin tưởng nhất định vào uy tín, chất lượng dịch vụ của công ty. Hay nói cách khác đây là cách tạo dựng hình ảnh đẹp hơn của công ty trong mắt khách hàng, qua đó tạo dựng và củng cố sự lựa chọn của khách hàng đối với việc hợp tác làm ăn với công ty. Việc tiếp thị marketing, quảng cái có thể tiến hành qua nhiều hình thức khác nhau như: - Tiến hành quảng cáo trên cataloge của công ty, nhấn mạnh về chức năng hoạt động nhập khẩu ủy thác của công ty. Trong mỗi lần giao dịch, cataloge này sẽ được gửi tới khách hàng, đối tác cung ứng nước ngoài. Một mặt quảng cáo được dịch vụ của công ty, mặt khác cũng tạo ra cái nhìn thiện cảm từ phía khách hàng và đối tác vì phong cách làm ăn chuyên nghiệp của công ty. - Tiến hành quảng cáo trên website riêng của công ty. Trong thời đại hiện nay, với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin, việc xây dựng và quảng bá hình ảnh qua internet không còn là một việc làm mới. Tuy nhiên nếu làm tốt thì hiệu quả to lớn mà nó mang lại là không thể phủ nhận. Công ty cần hoàn thiện hệ thống website của mình đồng thời liên tục cập nhật thông tin đáp ứng nhu cầu tìm kiếm của khách hàng. - Tiến hành quảng cáo trên danh bạ thương mại. Trên danh bạ thương mại, công ty có thể liệt kê các ngành nghề kinh doanh, nhấn mạnh về hoạt động nhập khẩu ủy thác và quan hệ với các nhà cung cấp. Áp dụng phương pháp này cần phải cân nhắc vì dù thời hạn quảng cáo là lâu dài nhưng chi phí lại khá cao. - Tiến hành quảng cáo trên các phương tiện truyền thông như tivi, báo, đài…Trong đó có thể coi quảng cáo bằng việc đăng báo giới thiệu ngành nghề kinh doanh, uy tín của công ty trong việc thực hiện nhập khẩu ủy thác là đáng lưu tâm hơn cả. Mở rộng thị trường Việc mở rộng thị trường trước hết phải được tạo dựng trên cơ sở gây dựng được uy tín về chất lượng dịch vụ với khách hàng đã giao dịch với công ty. Khẳng định được phương châm của công ty là luôn giữ chữ tín với khách hàng. Mở rộng thị trường bao gồm việc tìm kiếm khách hàng mới, mở rộng các mặt hàng nhập khẩu ủy thác, đối tác cung ứng. Việc tìm kiếm khách hàng mới không chỉ là việc phát triển về số lượng mà cần chú ý nghiên cứu thông tin khách hàng. Tránh rủi ro trong việc nhận ủy thác nhập khẩu từ những khách hàng không đủ tiềm lực tài chính hay những rủi ro, tranh chấp khác phát sinh do sự thiếu hiểu biết về khách hàng. Khi tìm hiểu thông tin về khách hàng cần xác định: tình hình sản xuất kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp hiện nay, thời gian thành lập, người đứng đầu, uy tín của họ trên thị trường…Qua đó xác minh xem khách hàng có đáng tin cậy không. Việc mở rộng mặt hàng nhập khẩu ủy thác là biện pháp trực tiếp để mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty. Vì là doanh nghiệp nhập khẩu ủy thác nên việc xác định mặt hàng thường không do bản thân doanh nghiệp quyết định mà căn cứ vào nhu cầu của khách hàng ủy thác. Tuy nhiên, việc chủ động tìm hiểu về các mặt hàng mới sẽ giúp công ty tìm đến được với nhiều đối tượng khách hàng hơn. Tìm hiểu về mặt hàng nhập khẩu ủy thác mới yêu cầu nhân viên kinh doanh tìm hiểu các thông tin như: - Chính sách nhập khẩu của nhà nước đối với mặt hàng sẽ nhận ủy thác nhập khẩu. Đây có phải là mặt hàng Nhà nước hạn chế nhập khẩu không? - Đặc điểm của mặt hàng sẽ nhận ủy thác nhập khẩu: mẫu mã, đặc điểm kĩ thuật, chất lượng, những khác biệt so với mặt hàng tương tự trong nước, tính thời vụ của mặt hàng. - Các doanh nghiệp đã và đang kinh doanh mặt hàng này trên thị trường. Làm tốt công tác nghiên cứu mặt hàng sẽ giúp công ty dễ dang tiếp cận với khách hàng mới, đảm bảo chất lượng dịch vụ, lợi ích của cả hai bên khi kí kết hợp đồng nhập khẩu ủy thác Việc mở rộng thị trường còn bao gồm việc tìm kiếm đối tác cung ứng nước ngoài phù hợp, đặc biệt với những mặt hàng công ty lần đầu tiến hành nhập khẩu ủy thác thì phải hết sức quan tâm, làm tốt công tác này. 3.2.1.2. Hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu ủy thác Quy trình nhập khẩu ủy thác bao gồm nhiều bước công việc thực hiện, để hoàn thiện quy trình yêu cầu công ty cần thực hiện tốt hơn nữa các công việc Với khâu đàm phán Khi đàm phán kí kết hợp đồng ủy thác công ty cần tập trung vào vấn đề quyền và trách nhiệm của mỗi bên trong việc giải quyết công việc, xem xét công ty sẽ được tự quyết định những vấn đề nào, những vấn đề nào thì phải thông qua nhà ủy thác. Công ty cần tư vấn kịp thời cho khách hàng, giúp khách hàng lựa chọn nhà cung cấp, mặt hàng với giá cả và chất lượng phù hợp nhất. Đồng thời trong quá trình đàm phán cũng cần giải quyết nhanh những vướng mắc, đảm bảo quyền lợi của hai bên. Khi đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩu với nhà cung cấp nước ngoài, công ty cần chú ý tới sự khác biệt về văn hóa, luật pháp để tránh những rủi ro không đán có sau này. Những điều khoản cần tập trung nhấn mạnh khi tiến hành đàm phán là giá cả, chất lượng hàng hóa, phương thức giao hàng, mua bảo hiểm cho hàng hóa, phương thức thanh toán. Lưu ý là những điều khoản này phải dựa trên cơ sở hợp đồng ủy thác đã kí. Hợp đồng nhập khẩu không được kí kết trực tiếp mà thông qua Fax, e-mail nên cần sự chính xác tuyệt đối trong từng điều khoản, từng câu chữ, tránh những hiểu nhầm không đáng có và những tranh chấp sau này gây bất lợi cho công ty do sự sai lệch về truyền thông tin. Yêu cầu với nhân viên thực hiện công việc: những người tham gia đàm phán và kí kết hợp đồng phải là người có năng lực. Đặc biệt khi đàm phán, kí kết hợp đồng ngoại thương yêu cầu nhân viên trực tiếp tham gia cần phải: - Có trình độ ngoại ngữ tốt, có kinh nghiệm đàm phán để hiểu rõ khách hàng muốn truyền đạt gì. - Có những hiểu biết chuyên môn về mặt hàng tiến hành đàm phán, đặc biệt với những máy móc thiết bị có giá trị lớn. Việc hiểu biết về mặt hàng đàm phán sẽ giúp công ty chủ động trong việc đàm phán với nhà cung cấp. - Nắm bắt được thực trạng giá cả, tình hinh kinh doanh mặt hàng này trong nước - Hiểu biết nhất định về luật pháp của nước ngoài, phong tục tập quán quốc tế liên quan đến vấn đề đàm phán. Bên cạnh đó cũng phải hiểu biết về pháp luật trong nước liên quan tới đàm phán và mặt hàng sẽ tiến hành nhập khẩu ủy thác, xem xét xem có những chính sách, ưu tiên gì với hoạt động mua bán đang thực hiện - Có kĩ năng đàm phán, thuyết phục , nhanh nhẹn, nhạy bén, có khả năng giải quyết những vấn đề đột ngột phát sinh trong quá trình đàm phán. Với khâu kí kết hợp đồng Sau khi tiến hành đàm phán, thống nhất các điều khoản về quyền và nghĩa vụ thực hiện công việc của mỗi bên thì hai bên sẽ tiến hành kí kết hợp đồng. Hợp đồng được coi là cơ sở để mỗi bên yêu cầu đối tác thực hiện nghĩa vụ công việc của mình và cũng là căn cứ pháp lí do dó để giải quyết những tranh chấp phát sinh sau này trước khi đặt bút kí mỗi hợp đồng cần chú ý: - Kiểm tra tính chính xác của từng từ, cụm từ, điều khoản. Kiểm tra sự hợp pháp của các điều khoản. - Đối với hợp đồng nhập khẩu với đối tác nước ngoài cần chú ý luật điều chỉnh: là luật của quốc gia nào hay luật quốc tế. Ví dụ trong hợp đồng có thể quy định rõ : “Mọi vấn đề không được quy định hoặc quy định không đầy đủ trong hợp đồng này sẽ được giải quyết theo luật Việt Nam.” Hoặc :“Các vấn đề phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này được giải quyết theo luật nước người bán”. Khi phát sinh tranh chấp tòa án và các bên sẽ căn cứ vào luật nước đó để giải quyết. - Cũng trong hợp đồng ngoại thương, hai bên cần lưu ý việc thỏa thuận lựa chọn trọng tài giải quyết khi có tranh chấp phát sinh. Không nên quy định chung chung theo dạng “ Mọi tranh chấp phát sinh trong hợp đồng này được giải quyết bằng trọng tài “ hoặc “ Mọi tranh chấp phát sinh phát sinh từ hợp đồng này sẽ được giải quyết theo quy định của pháp luật Việt Nam”. Thay vào đó cần xác định chính xác một tổ chức trọng tài có thẩm quyền cụ thể như : “ Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết tại Trung tâm trọng tại quốc tế Việt Nam bên cạnh Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam theo Quy tắc tố tụng trọng tài của trung tâm này” - Nếu trong hợp đồng quy định áp dụng các tập quán quốc tế về thương mại thì cần chú ý tập quán quốc tế về thương mại chỉ có giá trị bổ sung cho hợp đồng. Vì vậy, những vấn đề gì hợp đồng đã quy định thì tập quán quốc tế không có giá trị, hay nói cách khác, hợp đồng mua bán hàng hóa có giá trị pháp lý cao hơn so với tập quán thương mại quốc tế. Khi áp dụng, cần chú ý là do tập quán quốc tế về thương mại có nhiều loại nên để tránh sự nhầm lẫn hoặc hiểu không thống nhất về một tập quán nào đó, cần phải quy định cụ thể tập quán đó trong hợp đồng. - Ví dụ: điều khoản giá: giá hàng là 250 USD/MT FOB Hải Phòng Incoterms năm 2000 - Ghi rõ là hiểu theo Incoterms năm nào. Trong hợp đồng hãy ghi rõ: “FOB” (hay CIF/C&F v.v…) Incoterms năm …”. Nhất thiết phải ghi chữ INCOTERMS: bao hàm ý là doanh nghiệp chiểu theo bản quy định của Phòng Thương mại quốc tế.Nếu sơ suất không ghi Incoterms, chỉ ghi FOB có thể hiểu là chiểu theo một cách định nghĩa FOB khác đi. - Tránh sử dụng từ tối nghĩa trong hợp đồng vì có thể gây hiểu lầm cho đối tác - Việc soạn thỏa các điều kiện trong hợp đồng ngoại nhất thiết phải tuân theo hợp đồng ủy thác đã kí kết với khách hàng Việt Nam. Những sai sót, khác biệt dù nhỏ nhưng cũng có thể gây ra những hậu quả rất lớn. Đặc biệt là sai sót về hàng hóa, giá cả, thời hạn giao hàng. - Trong việc kí kết hợp đồng ủy thác nhập khẩu với khách hàng Việt Nam, công ty cần hết sức lưu ý về việc thực hiện nghĩa vụ tài chính của các bên, thời điểm mà khách hàng pahri thanh toán toàn bộ hợp đồng cho Công ty. Để đảm bảo công bằng, tránh rủi ro, công ty nên quy định cụ thể mức đặc cọc. Mức đặt cọc này có thể linh động thay đổi tùy theo uy tín và mối quan hệ của khách hàng với công ty, giao động từ 10- 50%. Lưu ý: Hiện nay những văn bản quy định về ký kết và thực hiện hợp đông uỷ thác nhập khẩu của các doanh nghiệp khi kinh doanhtrên lĩnh vực này là: 1).Luật Thương mại Việt Nam năm 2005; 2).Nghị định số  12/2006/NĐ-CP ngày 23/1/2006 quy định chi tiết về hoạt động mua bán hàng hoá quốc tế, đại lý, gia công, quá cảnh hàng hoá với nước ngoài; 3).Thông tư số 04/2006/TT-BTM ngày 06/04/2006 của Bộ Thương mại hướng dẫn thực hiện Nghị định số 12/2006/NĐ-CP; Với khâu làm thủ tục hải quan cho lô hàng nhập khẩu Để khâu khai báo hải quan được diễn ra nhanh chóng, chính xác, người khai hải quan cần phải trung thực và có trình độ chuyên môn tốt, tránh những sai phạm, gây ách tắc hàng không thông quan được vừa ảnh hưởng tới thời gian giao hàng vừa tốn chi phí lưu kho bãi, chi phí chịu phạt với cơ quan Hải quan.. Hiện nay, với việc áp dụng sâu và rộng Hải quan điện tử ở chi cục Hải quan Hải Phòng ( đơn vị công ty thường xuyên đến tiến hành làm việc ) khiến cho thủ tục Hải quan ngày càng được chuẩn hóa theo chuẩn mực quốc thế theo hướng hài hòa và đơn giản, giảm thiểu các loại chứng từ phải nộp. Thời gian thông quan trung bình đã được đẩy nhanh đáng kể, đói với các lô hàng luồng xanh là 5-10 phút, luồng vàng từ 20-30 phút, luồng đỏ phụ thuộc vào thời gian kiểm tra hàng hóa thực tế. Việc phân luồng hàng hóa dựa trên loại hàng hóa xuất nhập và mức độ tuân thủ pháp luật Hải quan của doanh nghiệp nên việc việc tuyệt đối tuân thủ pháp luật của công ty sẽ có ý nghĩa quan trọng trong công tác làm thủ tục Hải quan các lần tiếp theo. Với khâu thanh toán Hoạt động nhập khẩu diễn ra trên phạm vi toàn thế giới do đó việc thanh toán cũng khá phức tạp. Việc sử dụng các công cụ tín dụng trong thanh toán là một giải pháp cho công ty, nhờ đó mà công ty giảm bớt được chi phí ( hoa hồng ) khi thanh toán. Hiện nay trong thanh toán nhập khẩu tại công ty Sao Việt chủ yếu là thông qua L/C ( một số ít trường hợp thanh toán theo hình thức CAD- thanh toán khi xuất trình chứng từ). Việc thanh toán bằng L/C giúp công ty hạn chế được rủi ro đáng kể tuy nhiên kèm theo đó sẽ phải mất một khoản phí cho ngân hàng ( thường là 0.15% giá trị hợp đồng ). Với tư cách là nhà nhập khẩu, khi lựa tiến hành thanh toán bằng L/C công ty cần lưu ý: - Trước khi mở L/C,  công ty cần thỏa thuận cụ thể với người bán về các khoản thanh toán, lịch giao hàng, phương tiện giao hàng, và các chứng từ cần xuất trình. - L/C không phải là hình thức thanh toán an toàn tuyệt đối vì ngân hàng chỉ giao dịch trên chứng từ chứ không biết đến hàng hóa. Nếu chứng từ phù hợp với các điều kiện, điều hoản của L/C thì người mua phải trả tiền mặc dù hàng hóa đã giao không đúng với hợp đồng. - Đảm bảo chắc chắn là L/C phù hợp với hợp đồng - Các điều kiện của L/C phải đảm bảo ngắn gọn, dễ hiểu, không nên đưa vào L/C các nội dung quá chi tiết và các quy cách kỹ thuật quá phức tạp. - Trong quá trình giao dịch nếu có nghi ngờ, Công ty nên liên hệ ngay với ngân hàng để phối hợp xử lý. - Công ty cần xem xét để tránh rủi ro do biến động tỷ giá ngoại tệ. Trên thực tế, không ít trường hợp hàng hoá đã về nhưng các chứng từ để nhận hàng lại chưa tới gây ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động của Công ty. Trong trường hợp này các cán bộ cần nhanh nhạy đưa ra những phương án kịp thời như: Tiếp tục chờ chứng từ hay đến nhân hàng mở L/C xin cam kết khi chưa có vận đơn gốc để có thể đảm bảo hoạt động kinh doanh. Ngoài ra sau khi nhận được hàng, Tổng Công ty cùng các cán bộ chuyên môn phải khẩn trương kiểm tra lại hàng hoá để kịp phát hiện những thiếu sót để có thể yêu cầu sửa chữa hạn chế đến mức thấp nhất những tranh chấp có thể xảy ra. 3.2.1.3. Giải pháp về nâng cao chất lượng nguồn nhân lực Trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung và hoạt động nhập khẩu ủy thác nói riêng, việc đào tạo nguồn nhân lực là rất cần thiết vì nó sẽ bổ sung cung cách kinh doanh mới, bắt kịp với thị trường nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty.Chính vì thế trong thời gian tới, công ty cần tiếp tục đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực vốn có đồng thời mở rộng thêm nguồn nhân lực hiện có để đảm bảo đáp ứng nhu cầu mở rộng kinh doanh của công ty. Với đội ngũ nhân viên hiện tại: đội ngũ nhân viên công ty hiện nay hầu hết là những người trẻ tuổi nên hạn chế về kinh nghiệm trong kinh doanh và khả năng nhạy bén trong công việc không cao. Tuy là đội ngũ cán bộ trẻ nhưng số người có trình độ ngoại ngữ cao không phải là nhiều. Do vậy việc bên cạnh việc bồi dưỡng thêm về chuyên môn, nghiệp vụ thì việc tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các khóa học ngoại ngữ cũng là một vấn đề cần được lưu tâm vì trong hoạt động xuất nhập khẩu thì biết và thông thạo ngoại ngữ là một trong những yêu cầu bắt buộc. Việc bồi dưỡng nghiệp vụ và khả năng ngoại ngữ có thể tiến hành theo nhiều cách khác nhau trong đó có một cách làm tương đối hiệu quả và tiết kiệm là việc những người trong công ty có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tiến hành truyền đạt kinh nghiệm, kiến thức cho những người đi sau. Theo cách này, một mặt công tác đào tạo sẽ mang lại hiệu quả cao hơn trong thời gian ngắn hơn do những khúc mắc của người học sẽ được giải quyết kịp thời đồng thời người học sẽ được gắn lý thuyết với thực tiễn làm người đọc sẽ nắm bắt kiến thức nhanh hơn. Thêm vào đó , công ty cũng cần tích cực quan tâm tới đời sống của nhân viên, cụ thể qua các việc như: - Tổ chức liên hoan, họp mặt toàn bộ nhân viện công ty trong những ngày lễ, Tết.. - Có chính sách khen thưởng bằng lương phù hợp với những nhân viên có đóng góp đáng kể trong việc kinh doanh hoặc mở rộng hình ảnh của công ty. Và đồng thời cũng có biện pháp xử phạt kịp thời với những nhân viên không tuân thủ đúng nội quy công ty. - Đầu tư sửa chữa, nâng cấp cơ sở kĩ thuật , nơi làm việc của cán bộ nhân viên đảm bảo cho họ có điều kiện làm việc chuyên nghiệp, phát huy được hết khả năng của mình. Những hình thưc khuyến khích về vật chat và tinh thần như trên sẽ có tác dụng động viên tích cực với người lao động, tránh căng thẳng, tạo hứng thú trong công việc nâng cao năng suất lao động, tạo sự gắn bó giữa các nhân viên trong công ty với nhau và sự gắn bó của mỗi nhân viên với công ty. Với việc tuyển dụng thêm nhân viên nhằm đáp ứng nhu cầu mở rộng hoạt động kinh doanh trong thời gian tới công ty cần có kế hoạch chọn nhân viên có trình độ chuyên môn tốt, có năng lực phù hợp với vị trí mà họ được làm. Có như vậy mới mang lại hiệu quả sử dụng lao động cao. 3.2.1.4. Giải pháp vè tài chính Triến hành công tác kinh doanh xuất nhập khẩu uỷ thác, đòi hỏi công ty phải có vốn hoạt động chứ không chỉ ngồi chờ người uỷ thác đến với mình và mình chỉ là người phục vụ đơn thuần thì kinh doanh không thể có hiệu quả. Vì là doanh nghiệp tư nhân nên phần lớn vốn tự có đều là vốn góp của các thành viên trong ban quản trị , trong thời gian tới để tăng vốn hoạt động ngoài việc thu hút vốn góp của các thành viên, công ty cần có cơ cấu phân chia lợi nhuận hợp lí, đảm bảo trích phần trăm lợi nhuận nhất định bổ sung vào vốn điều lệ của công ty. Đông thời tiếp cận với các nguồn vốn từ ngân hàng và các tổ chức tín dụng khác nhằm đáp ứng nhu cầu thiếu hụt vốn khi mở rộng hoạt động kinh doanh trong thời gian tới. Song song với việc thực hiện tốt các giải pháp tăng vốn điều lệ như trên công ty cần quán triệt thực hiện tiết kiệm, cắt giảm chi phí tới mức thấp nhất ( trong điều kiện vẫn giữ được chất lượng dịch vụ của công ty). 3.2.2. Những kiến nghị với cơ quan Nhà nước Khác với cơ chế cũ, trong cơ chế thị trường, vai trò của Nhà nước chỉ là định hướng và tạo môi trường kinh doanh thuận lợi cho các doanh nghiệp, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp phát huy hết khả năng của mình. Trong những năm vừa qua, đặc biệt là sau khi Việt Nam trở thành thành viên chính thức của tổ chức thương mại thế giới WTO Nhà nước đã tiến một bước dài trong việc cải cách các thủ tục hành chính như việc giảm khó khăn trong việc đăng kí kinh doanh của doanh nghiệp, ban hành cơ chế khuyến khích đầu tư, bãi bỏ những giấy phép cản trở hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đặc biệt là đối với thủ tục Hải quan. Việc đưa vào áp dụng quản lí rủi ro với hàng hóa và từng bước thay thế Hải quan truyền thống bằng Hải quan điện tử đã góp phần to lớn đẩy nhanh thời gian thông quan, giúp ích rất lớn cho hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói chung trong đố có công ty Sao Việt. Đối với hoạt động nhập khẩu uỷ thác: Nhà nước đã ban hành nghị định 57/1998/NĐ-CP và thông tư 18/1998/TT-BTM để điều chỉnh hoạt động này. Bên cạnh những hỗ trợ tích cực như trên trong thời gian qua của nhà nước đối với hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu ủy thác nói riêng, trong thời gian tới tôi xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến như sau: Thứ nhất: Nhà nước cùng các cơ quan chức năng cần thực tăng cường hơn nữa hoạt động hợp tác với các cơ quan, tổ chức quốc tế. Nhà nước cần duy trì và mở rộng hơn nữa mối quan hệ hợp tác theo hướng đa phương hóa và đa dạng hóa. Trên cơ sở đó có những định hướng đúng đắn về khu vực, thị trường trọng điểm, có lợi cho sự phát triển kinh tế Việt Nam. Nhà nước cũng cần củng cố mối quan hệ gắn bó, hợp tác chặt chẽ với các quốc gia, tạo điều kiện cho doanh nghiệp của hai bên đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu thực hiện tốt các hoạt động của mình trên thị trường và phát huy được lợi thế trên thị trường quốc tế. Thứ hai: Nhà nước cần có những chính sách ưu tiên khuyến khích các đơn vị hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu ủy thác phát triển bằng cách tạo hệ thống hành lang pháp lí thuận lợi, thống nhất đồng bộ, tránh sự chồng chéo và các chính sách tín dụng ưu đãi với các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực này. Về việc áp dụng tín dụng ưu đãi với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu có thể thông qua các hình thức như đưa ra chính sách hỗ trợ vốn, cho vay với lãi suất thấp trong thời gian dài hoặc chỉ đạo cho các ngân hàng bảo lãnh cho các doanh nghiệp nhập khẩu vay được những khoản lớn từ nhà cung cấp nước ngoài dưới hình thức trả chậm Thứ ba: Nhà nước nên tổ chức thêm nhiều kênh thông tin kinh tế cho doanh nghiệp Trong thời đại ngày nay, vai trò của thông tin trong hoạt động kinh tế là hết sức quan trọng, bản thân doanh nghiệp cũng có rất nhiều kênh thông tin để tiếp cận tuy nhiên để đảm bảo tính chính xác, chuyên nghiệp thì chưa có nhiều. Nhà nước nên thường xuyên tổ chức các diễn đàn thông tin kinh tế cho các doanh ngiệp về tình hình kinh tế trong và ngoài nước, sự biến động và dự đoán sự biến động của thị trường. Thông qua các đại sự quán, nhà nước thành lập các tổ chức thông tin kinh tế ( các thông tin về sản phẩm, giá cả, chất lượng, nhà cung cấp uy tín) tạo những kênh thông tin chuyên nghiệp, tin cậy cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Thứ tư: Nhà nước mà cụ thể ở đây là Bộ thương mại nên có những biện pháp chỉ đạo đẩy mạnh thực hiện công tác xúc tiến thương mại, hợp tác quốc tế, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thâm nhập, tìm hiểu thị trường nước ngoài Thứ tư : Ngân hàng nhà nước cần có những biện pháp quản lí tỷ giá hối đoái thích hợp để tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Kết luận Hoạt động nhập khẩu ủy thác ra đời dựa trên sự phân công và hợp tác sâu sắc giữa các thành phần khác nhau trong nền kinh tế, xuất phát từ nhu cầu nhập khẩu ngày càng tăng của các doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức. Đây là hoạt động có ý nghĩa lớn lao, không chỉ tạo thuận lợi cho đơn vị ủy thác về nhập khẩu hàng hóa, tạo thu nhập cho đơn vị nhận ủy thác mà còn là giải pháp hữu hiệu giúp nhà nước quản lí hoạt động nhập khẩu một cách hiệu quả nhất. Việc thực hiện hoạt động nhập khẩu ủy thác tại Công ty cổ phần đầu tư thương mại xuất nhập khẩu Sao Việt trong thời gian qua đã ghi nhận nhiều đóng góp tích cực cho việc tạo lợi nhuận cho công ty nói riêng và đóng góp nhất định cho nền kinh tế nói chung trong việc thúc đẩy hoạt động nhập khẩu. Với 55 trang viết về đề tài nhập khẩu ủy thác, em đã cố gắng trình bày mọi vấn đề đã thu hoạch được từ đợt thực tập vừa qua tại Công ty Cổ phần đầu tư thương mại xuất nhập khẩu Sao Việt. Đặc biệt bằng những kiến thức tích lũy tại trường kết hợp với quan sát tình hình thực tế công ty, em xin mạnh dạn đưa ra một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu ủy thác tại công ty. Tuy nhiên, do còn nhiều hạn chế về kinh nghiệm và kiến thức nên bài viết còn nhiều sai sót, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để bài viết được hoàn thiện. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô Dương Thị Ngân cũng như các anh chị trong công ty Cổ phần đầu tư thương mại xuất nhập khẩu Sao Việt đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình Kinh tế Hải quan 2 Giá trình Nghiệp vụ Hải quan 2 Giáo trình Nghiệp vụ Kỹ thuật ngoại thương www.customs.gov.vn Pháp lệnh về hợp đồng kinh tế.