Chuyên đề Các lãng phí các lãng phí ở công ty TNHH dịch vụ tin học FSC

395   1,761,782   1,927,074          Phải thu của khách hàng    -   592,088   1,025,325   1,510,799   1,506,595          Trả trước cho người bán    -   122,424   121,923   162,542   273,934          Phải thu nội bộ    -   8,420   -   -   -          Phải thu theo tiến độ hợp đồng xây dựng   -   -   -   -   61,935          Các khoản phải thu khác    -   23,264   -   88,460   91,405          Dự phòng các khoản phải thu khó đòi    -   (363)   (727)   (18)   (6,795)       Hàng tồn kho    206,909   355,824   384,296   583,961   1,377,900          Hàng mua đang đi đường    -   -   -   -   -          Nguyên liệu, vật liệu tồn kho    -   -   -   -   -          Công cụ, dụng cụ trong kho    -   -   -   -   -          Chi phí sản xuất dở dang    -   -   -   -   -          Thành phẩm tồn kho    -   -   -   -   -          Hàng hóa tồn kho    -   355,824   384,296   583,961   1,379,782          Hàng gởi đi bán    -   -   -   -   -          Dự phòng giảm giá hàng tồn kho    -   -   -   -   (1,882)       Tài sản ngắn hạn khác    10,618   20,835   23,958   57,621   166,326    Tài sản dài hạn   62,095   88,531   198,770   335,050   979,465       Các khoản phải thu dài hạn   -   -   194   100   5,894       Tài sản cố định    55,808   77,399   165,718   299,524   606,404          TSCĐ hữu hình    55,808   72,910   149,114   247,021   563,630           Nguyên giá    -   147,502   265,599   451,625   896,153           Giá trị hao mòn lũy kế    -   (74,592)   (116,485)   (204,604)   (332,523)          TSCD thuê tài chính   -   -   -   -   -           Nguyên giá    -   -   -   -   -           Giá trị hao mòn lũy kế    -   -   -   -   -          TSCĐ vô hình    -   1,726   8,460   15,939   34,571           Nguyên giá    -   2,930   10,307   25,682   51,418           Giá trị hao mòn lũy kế    -   (1,203)   (1,847)   (9,743)   (16,847)          Chi phí xây dựng cơ bản dở dang    -   2,762   8,144   36,565   8,203    Bất động sản đầu tư    -   -   -   -   -           Nguyên giá    -   -   -   -   -           Giá trị hao mòn lũy kế    -   -   -   -   -       Các khoản đầu tư tài chính dài hạn    3,906   5,464   1,296   13,328   329,696          Đầu tư chứng khoán dài hạn    -   -   -   -   -          Góp vốn liên doanh    -   5,464   1,296   1,328   307,196          Các khoản đầu tư dài hạn khác    -   -   -   12,000   22,500          Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn    -   -   -   -   -       Tài sản dài hạn khác   2,381   5,669   31,562   22,098   37,471    Nguồn vốn   979,233   1,583,705   2,219,477   3,407,866   5,346,280    Nợ phải trả   806,762   1,271,656   1,533,043   1,717,222   3,365,814       Nợ ngắn hạn    716,761   1,108,979   1,408,120   1,591,048   3,010,172          Vay ngắn hạn    -   552,897   836,088   658,784   1,249,346          Nợ dài hạn đến hạn trả    -   -   -   -   -          Phải trả cho người bán    -   351,924   266,958   627,242   1,005,855          Người mua trả tiền trước    -   18,783   48,256   70,846   200,416          Thuế và các khoản phải nộp nhà nước    -   58,823   53,010   79,788   249,432          Phải trả công nhân viên    -   5,710   38,601   67,208   72,374          Chi phí phải trả    -   10,921   13,380   20,199   103,812          Phải trả nội bộ    -   -   -   -   -          Phải trả theo tiến độ hợp đồng xây dựng   -   -   -   -   -          Các khoản phải trả, phải nộp khác    -   109,921   151,829   66,981   128,937       Nợ dài hạn    84,532   162,677   -   126,174   66,546          Phải trả dài hạn người bán   -   -   -   -   -          Phải trả dài hạn nội bộ   -   9   -   3,830   -          Vay và nợ dài hạn   -   162,668   124,922   122,344   -          Thuế thu nhập hoãn lại phải trả   -   -   -   -   -       Nợ khác    5,469   -   -   -   -    Nguồn vốn chủ sở hữu    172,471   312,049   646,790   1,567,390   1,980,466       Nguồn vốn - Quỹ    169,700   297,440   569,136   1,567,356   1,985,659          Vốn điều lệ    150,000   288,585   547,292   608,102   923,526          Cổ phiếu quỹ    -   -   -   (13)   (371)          Thặng dư vốn    -   -   -   524,866   524,866          Chênh lệch đánh giá lại tài sản    -   -   -   -   -          Chênh lệch tỷ giá    -   -   -   -   82          Quỹ đầu tư phát triển    -   38   -   13,011   103          Quỹ dự phòng tài chính    19,700   8,817   109   22,982   33,515          Quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu   -   -   21,735   -   -          Lợi nhuận chưa phân phối    -   -   -   398,408   503,938       Nguồn kinh phí, quỹ khác    2,771   14,609   77,654   35   (5,193)    Phần hùn thiểu số    -   -   39,644   123,254   289,096          Các chỉ tiêu ngoại bảng   Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007      TSCĐ Thuê ngoài    -   -   -   -   -       Vật tư hàng hoá nhận giữ hộ   -   -   52,408   94,206   -       Hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi    -   -   -   -   -       Nợ khó đòi đã xử lý    -   -   -   -   -       Ngoại tệ các loại    -   -   -   -   -       Hạn mức kinh phí còn lại   Bao cao ket qua kinh doanh ĐVT : Triệu đồng Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007   Tổng doanh thu    4,148,298   8,734,780   14,100,792   21,407,633   27,348,654       Trong đó: DT hàng xuất khẩu    -   -   -   -   -    Các khoản giảm trừ    -   -   -   -   -    Doanh thu thuần    4,148,298   8,734,780   14,100,792   21,407,633   27,348,654    Giá vốn hàng bán    3,890,028   8,196,631   13,179,645   19,860,654   25,008,339    Lợi nhuận gộp    258,270   538,149   921,148   1,546,979   2,340,315    Thu nhập hoạt động tài chính    2,164   4,389   7,227   11,309   52,208    Chi phí hoạt động tài chính    19,772   28,325   40,367   74,259   74,277       Trong đó: lãi vay phải trả    12,867   21,185   31,456   57,961   43,281    Chi phí bán hàng    110,995   158,411   283,983   478,040   723,906    Chi phí quản lý doanh nghiệp    85,848   164,054   269,132   447,516   693,725    Lợi nhuận thuần từ HĐKD    43,819   191,748   334,892   558,473   900,615    Thu nhập khác    423   1,396   15,635   75,394   181,144    Chi phí khác    348   369   6,633   24,808   55,109    Lợi nhuận khác    75   1,027   9,002   50,586   126,035    Tổng lợi nhuận trước thuế    43,894   192,775   343,893   609,059   1,026,650    Thuế TNDN phải nộp    -   53,871   42,515   73,875   149,447    Lợi nhuận sau thuế    43,894   138,904   301,378   535,184   877,203    Phần hùn thiểu số    -   -   20,895   84,664   151,292    Lợi nhuận ròng   43,894   138,904   280,483   450,520   725,911  III. PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA FPT TRONG THỜI GIAN TỚI 1. Mục tiêu Là một công ty luôn giữ vị trí số một trong các công ty tin học ở Việt Nam, tuy nhiên FPT vẫn không ngừng học hỏi và tự hoàn thiện mình để giữ vững vị thế ở Việt Nam và trên trường quốc tế bằng chính khả năng và năng lực của mình. “FPT mong muốn trở thành một tổ chức kiểu mới, giàu mạnh bằng nỗ lực lao động sáng tạo trong khoa học kỹ thuật và công nghệ, làm khách hàng hài lòng, góp phần hưng thịnh quốc gia, đem lại cho mỗi thành viên của mình điều kiện phát triển tốt nhất tài năng và một cuộc sống đầy đủ về vật chất, phong phú về tinh thần.” FPT slogan – FPT đã đặt ra mục tiêu: Trở thành tập đoàn lớn tầm cỡ thế giới về Công nghệ thông tin. Trở thành công ty đa quốc gia, có chi nhánh tại Mỹ, Canada, Châu Âu. Trở thành một trong những công ty xuất khẩu phần mềm lớn nhất Châu á. Có uy tín lớn trong khu vực và trên thế giới 2. Chiến lược phát triển của FPT trong thời gian tới Đẩy mạnh việc thiết lập các văn phòng đại diện và các đại lý trên toàn quốc, đảm bảo có mặt và phục vụ cho khách hàng ở tất cả các tỉnh, thành phố của Việt Nam. Phát triển mạnh thị trường trong nước, tập trung vào những khách hàng chiến lược với các dự án lớn sử dụng công nghệ cao. Đầu tư chiều sâu về các hướng công nghệ chiến lược: mạng rộng WAN, mạng Internet / Intranet, các hệ máy chủ tầm trung (IBM RS/ 6000, HP 9000), công nghệ cơ sở dữ liệu và các ứng dụng quản lý, công nghệ GIS. Tập trung nỗ lực vào hướng phát triển các phần mềm ứng dụng trên môi trường cơ sở dữ liệu, đặc biệt là các phần mềm cho ngành Tài chính, Ngân hàng, Bảo hiểm và Viễn thông Tập trung sức mạnh và đầu tư chiều sâu trong các lĩnh vực Ngân hàng – Tài chính, An ninh – quốc phòng, Viễn thông, Chính phủ và khối doanh nghiệp lớn. Đẩy mạnh việc phổ cập tin học cho các tầng lớp dân chúng, tiếp tục chính sách ưu tiên đặc biệt cho ngành giáo dục. Đẩy mạnh công cuộc tin học hoá trong cả nước, góp phần vào công cuộc Công nghiệp hoá đất nước và nâng cao mức đóng góp của Công ty đối với Ngân sách quốc gia. Đẩy mạnh việc hợp tác quốc tế với các hãng tin học lớn trên thế giới. Tập trung trọng điểm vào xuất khẩu phần mềm, đưa xuất khẩu phần mềm trở thành hướng kinh doanh chiến lược quan trọng nhất của FPT. Hợp tác với các hãng đào tạo lập trình viên lớn trên thế giới, đào tạo các lập trình viên quốc tế, phục vụ cho công cuộc xuất khẩu phần mềm của FPT và của Việt Nam. Mở thêm các chi nhánh tại Mỹ và châu Âu Mục tiêu của công ty được đặt trên cơ sở: Quan hệ khách hàng Chất lượng số một Lực lượng tinh nhuệ B. Giới thiệu về Công ty TNHH Dịch vụ tin học FSC 1. Giới thiệu chung - Tên giao dịch tiếng Việt: Công ty TNHH Dịch vụ tin học FPT - Tên giao dịch tiếng quốc tế là: “FPT Service Informatic Company Limited (Viết tắt là FSC) - Công ty TNHH Dịch vụ tin học FPT được thành lập theo quyết định 474-2007/FPT-QĐ-HĐQT ngày 5/6/2007 do Chủ tịch Hội đồng quản trị Trương Gia Bình ký, trên cơ sở tổ chức lại Trung tâm Bảo hành FPT - Công ty chính thức đi vào hoạt động với tên “Công ty TNHH Dịch vụ tin học FPT” từ tháng 8/2007 2 Các dịch vụ của FSC Dịch vụ bảo hành: bảo hành cho các sản phẩm tin học do FPT cung cấp và các sản được bảo hành worldwide của HP, IBM, Toshiba, NEC, Dell, Apple, APC, AOC, Panasonic, Liteon. Dịch vụ sửa chửa, bảo trì tận nơi theo yêu cầu: cung cấp dịch vụ sửa chữa cho các sản phẩm tin học như: máy tính để bàn, máy tính xách tay, hệ thống server, UPS, máy in,…và bảo trì tận nơi các thiết bị tin học theo yêu cầu của khách hàng. Dịch vụ bảo hành thêm – Carepack: FPT Services sẽ cung cấp dịch vụ bảo hành thêm cho các thiết bị máy tính để bàn, máy tính xách tay, hệ thống server, UPS, máy in còn trong thời hạn bảo hành hoặc đã hết hạn bảo hành với nhà sản xuất hay nhà cung cấp nhằm kéo dài tuổi thọ hoạt động của các thiết bị. Dịch vụ 2*24*7: Với dịch vụ này FPT Services bảo đảm hỗ trợ cho khách hàng trong vòng 2 giờ sau khi nhận được thông tin vào bất cứ giờ nào, ngày nào trong tuần. Dịch vụ cung cấp linh kiện thay thế, nâng cấp cho các thiết bị tin học đã nêu ở trên. Với kho hàng dự trữ lớn, đa dạng về chủng loại, có thể đáp ứng mọi nhu cầu về nâng cấp hay thay thế với giá cả tốt nhất. Giá trị tăng thêm đi kèm với dịch vụ: Hỗ trợ tư vấn kỹ thuật cho khách hàng Dịch vụ chăm sóc khách hàng sau khi giao dịch với trung tâm Các dịch vụ khuyến mãi 3 Đội ngũ kỹ thuật của FSC - Đội ngũ nhân sự kỹ thuật bao gồm hơn 123 người. Mỗi nhân viên của FSC đều luôn đặt 3 tiêu chí quan trọng hàng đầu: Nhiệt tình và niềm nở, phục vụ khách hàng chu đáo Luôn tìm hiểu và tích luỹ hiểu biết về công nghệ hiện đại Tinh thần trách nhiệm khá cao 4 Các dịch vụ hậu mãi, khuyến mãi: Dịch vụ hậu mãi: FSC tổ chức thăm dò ý kiến khách hàng hàng năm để biết sự đánh giá của khách hàng từ đó tiếp tục nâng cao chất lượng dịch vụ nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng. Dịch vụ chăm sóc khách hàng được thực hiện sau khi khách hàng giao dịch với công ty Khuyến mãi: FSC có các đợt khuyến mãi như : kiểm tra máy miễn phí cho khách hàng, tư vấn miễn phí cho khách hàng… Ngoài ra còn có những chương trình khuyến mãi đặc biệt dành cho những khách hàng quen thuộc của FPT Services. 5. Một số đặc điểm kinh tế- kỹ thuật về FSC - HN 5.1 Đặc điểm về cơ cấu tổ chức Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Dịch vụ tin học FPT BAN TỔNG GIÁM ĐỐC Ban tổng giám đốc Ban tổng giám đốc: Lê Mạnh Thắng - Tổng GĐ - Phụ trách chung Nguyễn Ngọc Đức - Phó TGĐ - Phụ trách mảng dịch vụ Nguyễn Xuân Chung - Phó TGĐ - Phụ trách mảng bảo hành Hà Xuân Hoàng - Phó TGĐ - Giám đốc chi nhánh HCM Bảng: Chức năng nhiệm vụ các Trung tâm, phòng ban trực thuộc STT Tên đơn vị Chức năng nhiệm vụ Quân số GĐ Trung tâm/Trưởng phòng 1 Trung tâm dịch vụ Khách hàng – Customer Service Center -Tổ chức thực hiện các dịch vụ sửa chữa, bảo hành tại chỗ cho các dự án toàn quốc - Các giao dịch giao nhận máy với khách hàng 12 Lê Thanh Hải 2 Trung tâm dịch vụ kỹ thuật- Technical Service Center Tổ chức thực hiện các dịch vụ sửa chữa, BH các sản phẩm thiết bị ngoại vi ( máy in, màn hình, UPS,…) 10 Nguyễn Văn Hùng 3 Trung tâm máy tính xách tay – Portable Service Center Tổ chức thực hiện các dịch vụ sửa chữa, BH các sản phẩm máy tính xách tay 10 Vũ Thanh Phúc 4 Trung tâm dịch vụ Elead – Elead Service Center Tổ chức thực hiện các dịch vụ sửa chữa, BH các sản phẩm Elead 5 Bùi Bình Thuận 5 Trung tâm kinh doanh dịch vụ- Marketing Center - Tổ chức kinh doanh các dịch vụ tin học - Phát triển các sản phẩm dịch vụ mới 4 Lê Hồng Sơn 6 Phòng Kế toán/Vật tư -Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ về tài chính kế toán của công ty - Quản lý kho vật tư hàng hoá 6 Vũ Thị Hiệp 7 Phòng nhân sự - Tổ chức thực hiện các công việc về nhân sự theo ngành dọc 2 Vũ Thị Hiệp 8 Phòng Hành chính tổng hợp Tổ chức thực hiện các công việc đảm bảo cho hoạt động của công ty: hành chính, Tổng hội, các đối tác nước ngoài,… 6 Nguyễn Xuân Chung 9 Văn phòng đại diện Đà Nẵng Tổ chức thực hiện các dịch vụ bảo hành tại khu vực miền Trung 5 Nguyễn Đình Văn Khảng Bảng Chức năng nhiệm vụ các Trung tâm thuộc chi nhánh HCM: STT Tên đơn vị trực thuộc Chức năng nhiệm vụ Quân số GĐ Trung tâm/Trưởng phòng 1 Trung tâm dịch vụ Khách hàng – Customer Service Center -Tổ chức thực hiện các dịch vụ sửa chữa, bảo hành tại chỗ cho các dự án toàn quốc - Các giao dịch giao nhận máy với khách hàng 15 Nguyễn Xuân Phước 2 Trung tâm dịch vụ kỹ thuật- Technical Service Center Tổ chức thực hiện các dịch vụ sửa chữa, BH các sản phẩm thiết bị ngoại vi ( máy in, màn hình, UPS,…) 8 Lâm Ngọc Huy 3 Trung tâm máy tính xách tay – Portable Service Center Tổ chức thực hiện các dịch vụ sửa chữa, BH các sản phẩm máy tính xách tay 7 Ngô Ngọc Chấn 4 Trung tâm dịch vụ Elead – Elead Service Center Tổ chức thực hiện các dịch vụ sửa chữa, BH các sản phẩm Elead 7 Nguyễn Hữu Tường 5 Trung tâm kinh doanh dịch vụ- Marketing Center - Tổ chức kinh doanh các dịch vụ tin học - Phát triển các sản phẩm dịch vụ mới 7 Quách Thanh Liêm 6 Phòng Kế toán/Vật tư -Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ về tài chính kế toán của công ty - Quản lý kho vật tư hàng hoá 7  ( Chưa có vị trí dự kiến bổ nhiệm từ FHO) 7 Phòng nhân sự - Tổ chức thực hiện các công việc về nhân sự theo ngành dọc 1 Đặng Thị Thanh Hương 8 Phòng Hành chính tổng hợp (FAD) Tổ chức thực hiện các công việc đảm bảo cho hoạt động của công ty: hành chính, Tổng hội, các đối tác nước ngoài,… 5 Đặng Thị Thanh Hương 5.2 Đặc điểm về nhân sự Công ty FSC có 123 người. Trong đó FSC – HN có 58 người, tăng 8 người (16%) so với kỳ này năm trước, với 47 nam (chiến 81,03%) và 11 nữ (chiếm 18,97%), độ tuổi trung bình là 30. Bổ nhiệm: - Số lượt cán bộ được bổ nhiệm cấp Công ty: 9 Giám đốc TT, trưởng phòng, Giám đốc chi nhánh - Số lượt cán bộ được bổ nhiệm cấp Chi nhánh: 8 Giám đốc, phó giám đốc chi nhánh Công tác tổ chức cán bộ nhân sự: - Hoàn thiện lại cơ cấu tổ chức, sắp xếp lại phòng ban, bổ nhiệm vị trí - Xây dựng quy chế nội bộ và một số chính sách mới - Đăng ký tham gia BHXH, BHYT cho Cán bộ nhân viên 5.3 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của FSC Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2007 Đơn vị tính: VND Chỉ tiêu Kỳ này Kỳ trước Lũy kế đầu năm 1 4 5 6 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 12,275,946,483 0 12,275,946,483  2. Các khoản giảm trừ doanh thu 925,984,150 0 925,984,150  - Chiết khấu thương mại 0 0 0  - Giảm giá hàng bán 0 0 0  - Hàng bán bị trả lại 925,984,150 0 925,984,150  - Thuế tiêu thụ đặc biệt 0 0 0  - Thuế xuất khẩu 0 0 0  3. Doanh thu thuần về bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ (10=01-02) 11,349,962,333 0 11,349,962,333  4. Giá vốn hàng bán 1,915,074,110 0 1,915,074,110  5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20=10-11) 9,434,888,223 0 9,434,888,223  6. Doanh thu hoạt động tài chính 125,430,427 0 125,430,427  7. Chi phí tài chính 2,430,118 0 2,430,118  - Trong đó: Chi phí lãi vay 0 0 0  8. Chi phí bán hàng 6,390,088,933 0 6,390,088,933  9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 523,672,672 0 523,672,672  10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh {30=20+(21-22)-(24+25) 2,644,126,927 0 2,644,126,927  11. Thu nhập khác 1,818,182 0 1,818,182  12. Chi phí khác 927,488 0 927,488  13. Lợi nhuận khác (40=31-23) 890,694 0 890,694  14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50=30+40) 2,645,017,621 0 2,645,017,621  15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 0 0 0  16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại 0 0 0  17. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (60=50-51-52) 2,645,017,621 0 2,645,017,621  Trong đó 0 0 0  - Lợi ích của cổ đông thiểu số 0 0 0  - Lợi nhuận sau thuế của cổ đông của công ty mẹ 0 0 0  18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu (*) 0 0 0  NỘI DUNG PHẦN II : Tình hình chất lượng và các lãng phí đang tồn tại ở công ty FSC I Tình hình chất lượng ở công ty TNHH tin học FSC Công ty TNHH Dịch vụ tin học FPT (FSC) thành lập trên cơ sở tổ chức lại trung tâm bảo hành của FPT (F-Elead), chính thức đi vào hoạt động từ T8/2008. Khi còn là một trung tâm bảo hành, FSC không có phòng chất lượng riêng,khi thành lập công ty thì mới thành lập phòng đảm bảo chất lượng. Tuy nhiên tại phòng đảm bảo chất lượng của công ty chỉ có một cán bộ duy nhất là Nguyễn Thị Thủy Liên, tuy nhanh nhẹn, năng động nhưng lại không được đảo tạo cơ bản về chất lượng. Thực chất công việc của phòng đảm bảo chất lượng là thực hiện theo các công việc mà phòng đảm bảo chất lượng của tổng công ty giao xuống, duy trì hệ thống ISO 9001:2000. Do hạn chế về nguồn nhân lực nên phòng đảm bảo chất lượng của công ty chưa thực hiện tốt vai trò của mình. 1 Tình hình trang thiết bị. 1.1 Tình hình máy móc dụng cụ . 1.1.1 Tình hình máy móc dụng cụ tại các phòng kỹ thuật Máy móc phục vụ cho việc sửa chữa không đủ:Phòng TSC không có máy hàn khi cần sử dụng máy hàn phải sang phòng notebook sử dụng. Các máy vi tính của phòng CSC không đủ cho mỗi người một máy. Điều này dẫn đến việc cập nhập thông tin châm của các kỹ thuật viên, và việc dung máy chung giữa các thành viên trong phòng dẫn đến việc chờ đợi để được sử dụng. Dụng cụ sửa chữa không đủ cho mỗi người một bộ nên có sự dùng chung giữa các thành viên trong phòng. Vì vậy tốn thời gian đi tìm các dụng cụ để sửa chữa. Hơn thế nữa việc mất các dụng cụ diễn ra thường xuyên nhưng không rõ nguyên nhân, ai là người chịu trách nhiệm. Về điện thoại để khách hàng liên hệ thì phòng TSC và phòng Laptop mỗi phòng có 2 chiếc đều thuộc vị trí cá nhân của trưởng phòng. Vì vậy việc liên hê với khách hàng không được linh động. 1.1.2 Tình hình máy móc dụng cụ tại các văn phòng Máy vi tính tại các văn phòng đều đầy đủ. Mỗi người đều có một máy tính. Mỗi văn phòng đều có ít nhất 1 máy in. Ngoài ra tùy theo từng phòng chức năng mà có các loại máy móc khác nhau. Như phòng kế toán thì có thêm máy đếm tiền, máy xử lý giấy hỏng. Phòng hành chính tổng hợp thì có thêm máy fax. Các văn phòng phẩm đều được cung cấp đầy đủ. Cho nên dẫn đến tình trạng thừa các văn phòng phẩm tại các văn phòng. Máy điện thoại , máy fax được trang bị đầy đủ cho văn phòng. Mỗi nhân viên văn phòng đều có ít nhất 1 máy điện thoại để dễ liên lạc. 1.1.3 Tình hình máy móc dụng cụ tại showroom Các máy vi tính, điện thoại và các văn phòng phẩm được cung cấp đầy đủ tại showroom. Ngoài ra showroom còn được trang bị các máy móc, dụng cụ để tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bán hàng. 1.2 Tình hình cơ sở hạ tầng của FSC Cơ sở hạ tầng của FSC do đi thuê, chưa đảm bảo được yêu cầu kỹ thuật, an toàn, chưa có tính thẩm mỹ để tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng. Tường nhà có các vết rạn nứt từ lâu và đã được các phòng ban báo với phòng FAD nhưng vẫn chưa được giải quyết. Sàn nhà và trên tường, trần nhà có những vết ố. Ngay tại phòng tiếp xúc với khách hàng như phòng CSC1 và phòng Laptop đều có các vết ố đó, gây mất cảm tình đối với khách hàng Chưa có các bảng chỉ dẫn cho khách hàng để khách hàng dễ dàng tìm đến những phòng,ban mà họ cần tìm. Vì vậy có những hiện tượng là khách hàng đến hỏi những người ở phòng CSC1 đường đến phòng Laptop hay ngược lại. FSC thuê địa điểm tại số 1A Yết Kiêu, nằm trong khu vực của cung văn hóa hữu nghị Việt Xô, diện tích nhỏ, được chia ra các phòng không phù hợp nên xảy ra một số tình trạng như : Phòng CSC được chia làm đôi, và ở 2 phòng khác nhau. Kho của phòng TSC bé nên thường xuyên phải để nhờ ở phòng CSC. Phòng FAD kiêm cả việc nhận các linh kiện nên khi đến ngày nhận các linh kiện máy móc thì để đầy trong phòng đến mức không có lối đi cho nhân viên. Phòng đảm bảo chất lượng không có phòng riêng. Chị Nguyễn Thị Thủy Liên phải ngồi tạm vào chỗ của một chị phòng kế toán và nhân sự khi chị ấy nghỉ đẻ. Hành lang lối đi quá bé nên việc đi lại giữa các phòng ban là không thuận tiện hơn nữa vận chuyển các thiết bị lớn là rất khó. Do không có diện tích nên phòng FAD phải để nhờ 1 cái tủ ở phòng CSC. Các phòng bạn chưa tập trung lại dẫn đến việc di chuyển quá nhiều giữa các phòng ban. Khách hàng khi đến với FSC phải di chuyển quá nhiều khi sửa chữa , thanh toán, gây ra sự không hài lòng với khách hàng. Nhân viên đi lại giữa các phòng ban cũng nhiều với quãng đường lớn. Khách hàng đến sửa máy ở phòng CSC nhưng lại phải đi thanh toán tại phòng kế toán, phòng kế toán cách phòng CSC khoảng 150m.. Phòng TSC không có máy hàn vì vậy khi muốn sử dụng máy hàn nhân viên. Phòng TSC phải di chuyển đến phòng Laptop cách đó 160m. Nhân viên phòng FAD phải thường xuyên gặp giám đốc nhưng phòng giám đốc cách phòng FAD 150m. Kho của FAF và phòng FAF cách nhau 150 m nên khi cần thanh toán thì nhân viên của kho phải đi 150 để thanh toán. Diện tích văn phòng chật nên chỗ ngồi của mỗi nhân viên quá gần nhau, không đảm bảo được tính riêng tư cho mỗi nhân viên: kho của FAF có 4 người thì chỉ có 3 chỗ ngồi, 3 bàn làm việc. Ở phòng Laptop có tình trạng 2 nhân viên kỹ thuật phải ngồi cùng 1 bàn sửa chữa. Những nơi tiếp xúc với khách hàng chưa gây ấn tượng tốt với khách hàng. 1.3 Thái độ, năng lực của nhân viên Thái độ phục vụ niềm nở, nhiệt tình , chuyên nghiệp Nhân viên có trình độ , luôn hoàn thiện kiến thức, cập nhập thông tin 1.4 Mức độ hài lòng của khách hàng Bảng tỉ lệ khách hàng hài lòng về dịch vụ Năm 2005 2006 2007 Tỉ lệ khách hàng hài lòng ( %) 93 95 96 Tỉ lệ khách hàng chưa hài lòng 7 5 4 Nhìn vào bảng số liệu thấy tỉ lệ khách hàng hài lòng tăng theo các năm , tuy nhiên vẫn còn những khách hàng chưa hài lòng với sự phục vụ của FSC. Nguyên nhân của tỷ lệ khách hàng hài lòng ngày càng tăng: Thái độ phục vụ của nhân viên ngày càng được cải thiện tạo ấn tượng tốt cho khách hàng Chất lượng của công ty ngày càng được tăng lên, uy tín của công ty ngày càng được nâng lên. Nguyên nhân của vẫn còn tỷ lệ khách hàng không hài lòng : Cơ sở vật chất chưa đáp ứng được nhu cầu Máy móc thiết bị chưa được đổi mới II Các loại lãng phí ở FSC 2.1 Chuyển động thừa Chuyển động thừa là bất kỳ chuyển động thừa nào mà người công nhân ( nhân viên ) phải thực hiện trong quá trình làm việc của họ , chẳng hạn như hành động tìm kiếm , vươn tới, hoặc xếp đặt các bộ phận , công cụ ,… Việc di chuyển đi lại cũng được coi là chuyển động thừa không cần thiết. Chuyển động thừa là 1 loại lãng phí vì nó làm tăng các chi phí như: Chi phí nhân công Chi phí máy móc thiết bị Chi phí thiệt hại nếu như không hoàn thành đúng hạn hợp đồng v,v … Công thức tính lãng phí do chuyển động thừa Trong đó : l là lãng phí do vận chuyển thừa Wi là lương 1 tháng của người thứ i khi ngươi này vân chuyển thừa Ki là thời gian lãng phí do vận chuyển thừa Ti là thời gian làm việc 1 tháng của người thứ i Ci là ci phí cho việc vân chuyển này N là số người thực hiện vận chuyển lãng phí Ở FSC chuyển động thừa là do: Đi họp nhưng không cần thiết, đi họp nhưng không trong thành phần tham dự hoặc tổ chức họp không cần thiết dẫn đến mọi người đến là thừa. Tổ chức các cuộc họp mà không chú ý tới việc di chuyển của các thành viên tham gia. Lãng phí này xảy ra khi một số lượng lớn các thành viên tham dự cuộc họp phải di chuyển xa để cho một số nhỏ các thành viên di chuyển gần Di chuyển máy móc thiết bị/linh phụ kiện hoặc tài liệu hồ sơ không cần thiết. Chuyển máy móc thiết bị/linh phụ kiện hay tài liệu hồ sơ tới sai địa chỉ. Việc này thường là việc gửi email giữa các thành viên trong công ty, tuy nhiên một số thành viên không cần thiết phải đọc email đó cũng được gửi, việc này làm tốn thời gian đọc email của người đó và thời gian xóa email. Đối với công văn giấy tờ, việc gửi tới sai địa chỉ không chỉ làm mất thời gian của người gửi, của người nhận , chi phí vận chuyển, ngoài ra có thể gây hậu quả như lộ thông tin mật. Đi lại quá nhiều giữa các phòng ban chỉ để giải quyết 1 công việc. Việc đi lại quá nhiều giữa các phòng ban để giải quyết một vấn đề này có thể do lỗi của người đi giải quyết vấn đề vì không biết đến phòng ban nào để giải quyết hoặc là do sự thiếu trách nhiệm của các phòng ban khi giải quyết vấn đề này. Lưu trữ những đồ vật (máy móc thiết bị/linh phụ kiện, tài liệu hồ sơ) thừa/không dùng đến bởi vì không có qui trình/hướng dẫn huỷ bỏ. Những đồ vật thừa này có thể dẫn đến việc gây cản trở cho công viêc, làm tăng thời gian làm một công việc nào đó. Lưu cùng một thứ tại nhiều nơi . Việc này gây băn khoăn trong việc lựa chọn nơi lấy. Lưu trữ tài liệu mà không biết lưu trữ ở đâu. Việc này dẫn đến lãng phí về thời gian cho người đi tìm tài liệu đó. Đi tìm các thông tin . Ví dụ : Lãng phí do đi họp không cần thiết Ví dụ: trong 1 cuộc họp của FSC kéo dài 2 ngày, chỉ cần 6 ngừời tham dự nhưng có đến 8 người. Lương của người thừa số 1 là 5 triệu/ 1 tháng , lương của người số 2 là 3 triêu/ tháng. Thời gian làm việc 1 tháng của 2 người là : 22 ngày. Chi phí cho mỗi người đến cuộc họp là 2 triệu/ người. Lãng phí = 4triệu 727 nghìn đồng Ví dụ: Tổ chức các cuộc họp mà không chú ý tới việc di chuyển của các thành viên tham gia. 1 cuộc họp giữa 2 miền của FSC. Thành phần tham dự gồm : 2 người miên Nam ở TP Hồ Chí Minh, 7 Người ở HN. Do 1 lý do nào đấy lại bị tổ chức ở HCM. Chi phí đi lại từ HCM đến HN và ngược lại là 4 triệu. Như vậy đã lãng phí 20 triệu, ngoài ra chưa kể đến chi phí tổ chức cuộc họp tăng thêm do mức chi phí ở TP Hồ Chí Minh cao hơn chi phí ở Hà Nội, chi phí ăn ỏ cao hơn do mức sinh hoạt ở TP Hồ Chí Minh cao hơn Ví dụ : Trên đây là bức ảnh tủ tài liệu của phòng kế toán của FSC trước khi thực hiện 5S. Một file tài liệu không có tên. Khi cần lấy 1 tài liệu trên tủ tài liệu thì nhân viên trong phòng kế toán phải mở từng file tài liệu ra , xem tài liệu mình cần tìm có ở trong file nào. Hành động này tốn rất nhiều thời gian của nhân viên. Ví dụ : Một danh bạ điện thoại tại phòng TSC của công ty FSC. Danh bạ này chưa cập nhập 1 số thông tin về các cán bộ mới của công ty. Mỗi lần cần gọi cho người cán bộ mới đó, thì nhân viên có danh bạ này phải di chuyển đến vị trí làm việc của người khác, nhìn thông tin về người mình cần gọi rồi lại di chuyển về vị trí của mình để gọi điện. Đây là 1 ví dụ về lãng phí khi chuyển động thừa. Nếu danh bạ của người đó đã cập nhập thông tin về những người mới thì người đó không phải di chuyển đến chỗ người khác và lại di chuyển về. Điều này không những gây ra sự lãng phí cho người đó mà còn gây lãng phí cho người khác, vì hành động di chuyển đến chỗ người khác để xem danh bạ có thể gây sự mất tập trung cho người khác. Nguyên nhân của các lãng phí do di chuyển thừa là: Kế hoạch làm việc, sản xuất chưa được làm tốt. Vì vậy dẫn đến lãng phí là có người không trong thành phần tham dự nhưng vẫn đến cuộc họp, tổ chức họp mà không chú ý tới sự di chuyển của các thành viên tham dự. Chưa xác định rõ vai trò, chức năng của từng người vì vậy dẫn đên việc di chuyển quá nhiều giữa các phòng ban chỉ để giải quyết một công việc. Việc chưa xác định rõ vai trò chức năng này có thể là do người đi giải quyết công việc, do không nắm rõ chứac năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty, hoặc là do thái độ , trách nhiệm của phòng ban giải quyết vấn đề. Hay việc gửi các tài liệu, công văn giấy tờ sai địa chỉ. Có thể là do người gửi không nắm rõ được chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, không nắm rõ được những phòng ban nào chịu trách nhiệm, có thẩm quyền phải đọc tài liệu, công văn đó. Việc bố trí , sắp xếp chỗ làm việc chưa hợp lý. Việc bố trí không hợp lý này dẫn đến việc lưu tài liệu ở nhiều nơi, hoặc lưu ở chỗ nào mà không biết và dẫn đến việc đi tìm các tài liệu, các thông tin. Do ý thức của nhân viên. Đối với lãng phí do gửi giấy tờ, công văn sai địa chỉ có thể là do không nắm rõ được chức năng , vai trò của các phòng ban hoặc là do sai lầm của nhân viên khi gửi nhầm địa chỉ. 2.2 Sản xuất thừa Sản xuất thừa là sản xuất các khoản mục không có trong đơn đặt hàng , việc này gây ra những lãng phí như tuyển dụng nhân viên nhiều hơn mức cần thiết và tạo ra chi phí kho bãi và vận chuyển vì hàng tồn kho thừa. Sản xuất thừa là một loại lãng phí vì nó làm tăng chi phí thiệt hại bên trong bao gồm các chi phí như: Chi phí nhân công cho hoạt động sản xuất thừa Chi phí nguyên vật liệu Chi phí máy móc, thiết bị nhà xưởng Chi phí kho bãi và vận chuyển Ở FSC sản xuất thừa là Làm 1 bản báo cáo mà không ai đọc Photo tài liệu cho cuộc họp thừa Viết 1 email mà không ai đọc Trong một cuộc họp, các thành viên nói chuyện với nhau , không trong vấn đề của cuộc họp. Việc dùng điện thoại không phải vì mục đích công việc Công thức tính ci là chi phí sản xuất ra những sản phẩm thừa ti số lượng sản phẩm thừa. n số lượng mặt hang , chủng loại sản xuất thừa Ví dụ 3: Ở một cuộc họp của nhân viên công ty. Thành phần tham dự gồm có 15 người. Không hiểu sao người thư ký lại photo 20 bản tài liệu của cuộc họp. Như vẫy đã thừa 5 bản và người thư ký đó đã bỏ những tài liệu còn thừa vào sọt rác Hành động đó đã gây ra những lãng phí sau: Lãng phí về giấy photo, mực photo, tiền điện,vv.. Thời gian người thư kí chờ để photo 5 bản thừa Thời gian để huỷ 5 bản thừa đó Nguyên nhân của lãng phí này là: Người thư ký không nắng rõ được công việc cần làm Chưa nhân thức được thế nào là tiết kiệm. Ví du: Chị Liên nhân viên phòng Chất lượng của công ty viết email cho các thành viên về thực hiện 5S tại các phòng ban. Nhưng ít người đọc y mail đó. Ví dụ 5: Một nhân viên của phong showroom của FSC đến phòng kế toán để thanh toán tiền bán 1 chiếc laptop. Người kế toán do không sắp xếp tài liệu nên nhân viên của showroom phải chờ đợ người kế toán sắp xếp , tìm lại tài liệu, hoá đơn để thanh toán. Nguyên nhân của lãng phí do sản xuất thừa là: Mỗi nhân viên, phòng ban chưa có kế hoạch cụ thể, rõ ràng, việc làm kế hoạch chưa tốt này dẫn tới việc sản xuất thừa. Như trong ví dụ về chuẩn bị cuộc họp, việc photo thừa là do nhân viên photo chưa nắng rõ được cuộc họp có bao nhiêu người, cần bao nhiêu bản. Do ý thức của mỗi nhân viên chưa tốt vì vậy dẫn đến tình trạng nói chuyện không đúng nội dung của cuộc họp, không những gây tốn thời gian cho những người tham dự mà còn có thể gây ra thái độ không vừa lòng cho những người tham gia, hay tạo ra thói quen không tốt trong các cuộc họp. Việc nói chuyện điện thoại không đúng mục đích công việc sẽ dẫn đến thiệt hại cho công ty, gây tâm lý khó chịu cho những người xung quanh, gây ra thói quen dùng điện thoại vào việc riêng cho toàn công ty. Công tác dự báo nhu cầu chưa tốt. Do công tác dự báo chưa tốt nên không xác địng rõ số lượng cần, chất lượng. Trong lãng phí khi một nhân viên viết một email mà không ai đọc, người viết email đó chưa nắm rõ là ai sẽ đọc email, người ta cần những thông tin gì, làm thế nào để thu hút sự chú ý, sự yêu thích đối với vấn đề mà mình cần truyền đạt qua email. 2.3. Thời gian chờ Những công nhân đơn thuần làm công việc theo dõi 1 thiết bị tự động hoá hoặc phải đợi công đoạn , công cụ ,cung cấp hay phần việc xử lý tiếp theo ,… hoặc chỉ đơn giản là không có việc để làm vì các lý do như hết hàng , có nhiều sự chậm trễ , trì hoãn xử lý , thời gian thiết bị không làm việc và các yếu tố làm đình trệ sản xuất. Thời gian chờ là 1 loại lãng phí vì nó làm tăng các chi phí như: Chi phí nhân công Chi phí thuê máy móc thiết bị nhà xưởng Chi phí bảo hành máy móc thiết bị Ở FSC thời gian chờ là do: Các công đoạn sau chờ công đoạn trước Chờ đợi ý kiến phản hồi của 1 email Chờ đợi những người đến muộn đến cuộc họp Chờ đợi để có dụng cụ làm việc Chờ đợi để có máy móc làm việc Ví dụ 5: Một nhân viên của phong showroom của FSC đến phòng kế toán để thanh toán tiền bán 1 chiếc laptop. Người kế toán do không sắp xếp tài liệu nên nhân viên của showroom phải chờ đợ người kế toán sắp xếp , tìm lại tài liệu, hoá đơn để thanh toán. Ví dụ : Chờ đợi những người đến muộn đến cuôc họp Tại một cuộc họp ban lãnh đạo của FSC, ban lãnh đạo gồm 7 người thì đến giờ họp chỉ có 6 người đến. Mọi người phải chờ người cuối cùng đến 30 phút. Nguyên nhân của việc đến muộn này là do người đó quên cuộc họp. Ví dụ : Đây là hình ảnh ngăn đựng các tài liệu của phòng FAF của công ty FSC. Mỗi lần tìm tài liệu nhân viên phòng FSC phải mất 1 khoảng thời gian định thần và thử xem tài liệu mình cần nằm ở ngăn nào. Nguyên nhân: Ý thức về tiết kiệm của các nhân viên chưa tốt Lãnh đạo chưa có các chính sách rõ ràng về thưởng phạt khi vi phạm Chưa hình thành văn hoá tiết kiệm Nguyên nhân của lãng phí do chờ đợi là: Chưa có một quy trình rõ ràng, hợp lý, vì vậy việc chờ đợi giữa các giai đoạn diễn ra thường xuyên 2.4. Vận chuyển không cần thiết Đó là những việc như vận chuyển sản phẩm dở dang trên một đoạn đường khá dài , tổ chức không hợp lý công đoạn vận chuyển , hoặc di chuyển nguyên vật liệu , các bộ phận hoặc các thành phẩm ra vào kho hoặc giữa các quá trình. Vận chuyển không cần thiết là 1 loại lãng phí vì nó làm tăng các chi phí: Chi phí nhân công Chi phí máy móc Ở FSC vận chuyển không cần thiết là Vận chuyển tài liệu đi nhiều nơi Vận chuyển các linh kiện giữa các phòng ban Do không đủ diện tích nên kho của TSC ở phòng CSC2 nên có sự vận chuyển không cần thiết thành phẩm của phòng TSC Không đủ máy móc nên có sự vận chuyển các máy đang sửa chữa ở phòng TSC sang phong Notebook để sửa vì phòng TSC không có máy hàn. Ví dụ : Công ty FSC có 2 máy hàn. Nhưng cả 2 máy hàn đó đều để ở phòng Laptop. Khi phòng TSC cần dùng máy hàn thì phải chạy sang phòng laptop. Nguyên nhân: Chưa có phân chia máy móc hợp lý Cơ sở hạ tầng kém Chưa có sự quan tâm về các phong trào tiết kiệm của lãnh đạo 2.5 Gia công quá mức cần thiết hoặc không chính xác Thực hiện các công đoạn cần thiết để gia công các bộ phận . Việc gia công không cần thiết là do yếu kém trong khâu thiết kế sản phẩm và công cụ, tạo ra sự vận động thừa và các sản phẩm có khuyết tật . Sự lãng phí cũng phát sinh khi cung cấp các sản phẩm cao hơn mức cần thiết Đây là 1 loại lãng phí vì nó làm tăng các chi phí sau: Chi phí nhân công Chi phí máy móc, thiết bị nhà xưởng Chi phí nguyên vật liêụ Ở FSC thì gia công quá mức là: Làm 1 báo cáo có quá nhiều thông tin Trình bầy cuộc họp có quá nhiều thông tin không cần thiết Ví dụ : Trong một cuộc họp của ban lãnh đạo về việc thực hiện 5S của FSC. Người trình bầy đã trình bầy quá kỹ về các nguyên lý , các ví dụ mà ít đề cập đến cách thức thực hiện . Nguyên nhân của sự lãng phí : Người trình bầy chưa nắm rõ được yêu cầu của bài trình bầy Người trình bầy chưa nhận thức rõ về tiết kiệm 2.6 Tồn kho quá mức Nguyên vật liệu thô , sản phẩm dở dang , hoặc các thành phẩm thừa dẫn đến kéo dài thời gian sản xuất, tình trạng lỗi thời , hàng hoá hư hỏng phát sinh chi phí vận chuyển, lưu kho, rồi đình trệ. Tồn kho quá mức cũng tiềm ẩn các vấn đề như mất cân đối trong sản xuất, việc giao hàng chậm chễ của các nhà cung cấp, các khuyết tật thời gian thiết bị ngưng hoạt động và thời gian tổ chức kéo dài Tồn kho quá mức sẽ làm tăng các loại chi phí sau: Chi phí kho bãi Chi phí máy móc phụ vụ cho kho bãi Chi phí nhân công Ngoài ra còn có: Ứ đọng vốn của doanh nghiệp Khi các nhà đầu tư nhìn vào bảng cân đối kế toán thấy tồn kho quá nhiều sẽ làm giảm giá trị của doanh nghiệp trong con mắt của các nhà đầu tư Ở FSC tồn kho quá mức là: Nhiều linh kiện không dùng tới Văn phòng phẩm Các dụng cụ bị hỏng vẫn còn Một số máy móc hỏng vẫn tồn trong kho Ví dụ : Trên đây là hình ảnh của máy photo copy của phòng CSC. Phòng CSC rất ít sử dụng máy photo copy . Trung bình 20lần/tháng, nhưng lúc nào ở trong phòng cũng để tồn 2 tập giấy photo trong khi các phòng khác luôn trong tình trạng thiếu giấy photo. Ý thức về tiết kiệm chưa được nâng cao Chưa có sự quan tâm của lãnh đạo về tiết kiệm Chưa có quy định thưởng phạt rõ ràng Ví dụ 11: Tại kho của FSC còn lưu rất nhiều linh kiện mà không dùng được nữa. Nguyên nhân là do FSC đã mua về quá nhiều và bây giờ những linh kiện đó lỗi thời, không sử dụng được nữa. Nguyên nhân : Không áp dụng tồn kho an toàn 2.7 Khuyết tật Việc sản xuất các bộ phận khuyết tật hoặc các hiệu chỉnh. Sửa chữa hoặc làm lại , phế liệu , sản xuất thay thế và kiểm tra đồng nghĩa với thời gian và sức lực, thực hiện việc xử lý không đáng có. Khuyết tật làm tăng các loại chi phí sau: Chi phí nhân công Chi phí thiệt hại Chi phí sửa chữa lại sản phẩm Chi phí bồi thường do khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp khi sản phẩm có khuyết tật Và các loại chi phí khác Ở FSC có các khuyêt tật là Làm lại báo cáo nhiều lân Sửa chữa khi đưa ra các thông tin sai Làm hỏng máy của khách Ví dụ Một nhân viên văn phòng do sơ ý đã in sai tài liệu của cuôc họp. Vì vậy mọi người phải chờ đợi nhân viên đó đi in lại Nguyên nhân: Ý thức về tiết kiệm chưa được nâng cao Chưa có sự quan tâm của lãnh đạo về tiết kiệm Chưa có quy định thưởng phạt rõ ràng Chương III: Một số giải pháp 1 Thực hiện 5S: 1.1 5S là gì? 5S là gì? 5S là chữ cái đầu tiên của các từ tiếng Nhật: “SERI”, “SEITION”, “SEISO”, “SEIKETSU” và “SHITSUKE”, theo tiếng Việt là: “Sàng lọc”, “Sắp xếp”, “Sạch sẽ”, “Săn sóc” và “Sẵn sàng”. 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng. Xuất phát từ quan điểm, nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi, thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất làm việc sẽ cao hơn và tạo điều kiện cho một hệ thống quản lý chất lượng đem lại niềm tin cho khách hàng. SERI (sàng lọc) Đây là yêu cầu đầu tiên với bất cứ công ty nào muốn áp dụng 5S. Đó là việc xem xét, phân loại, loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc, chống xu hướng của con người muốn giữ lại mọi thứ cho những trường hợp dự phòng, chỉ giữ lại các loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công việc. Nguyên tắc sàng lọc đựơc áp dụng ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất và cung ứng dịch vụ. Không chỉ áp dụng cho máy móc, thiết bị , dụng cụ, nguyên liệu, giấy tờ… mà còn áp dụng hữu hiệu cho con người, cho cách tư duy, bố trí công việc.Ví dụ : Sàng lọc những công việc cần phải thực hiện. Những công việc nào cần thiết mới thực hiện còn những việc không cần thiết thì không cần làm, hoặc có thể để lúc rảnh rỗi , ngoài thời gian làm việc làm. Phương pháp hiệu quả để đánh giấu những thứ không cần thiết là gián thẻ đỏ lên đó. Thẻ đỏ được gián lên tất cả những thứ không cần thiết, gây nguy hiểm cho công việc hiện tại của người được xem xét và thực hiện 5S.Những vật đó sẽ được di dời đến nơi tập trung. Quy trình này sẽ đánh giá lại những vật không cần thiết. Có thể vật đó không cần thiết với một người nào đó những lại cần thiết với người khác, hoặc những vật đó không được thường xuyên sử dụng, những là cần thiết thì vật đó sẽ được chuyển đến kho ngoài khu vự sản xuất và được sắp xếp gọn gang hơn.Những vật không bao giờ được dụng tới hoặc thỉnh thoảng dùng tới nhưng giá trị thấp, chi phí tái tạo lại thấp hơn chi phí lưư giữ sẽ được thanh lý, vứt bỏ. Sàng lọc giúp loại bỏ những thứ hư hỏng , không cần thiết cho quá trình sản xuất , những nguyên vật liệu dư thừa, những vật quá hạn sử dụng. Sàng lọc giúp cho ngăn ngừa trạng thái làm việc phòng hờ. Khi tiến hành sàng thì bạn cần phải hỏi những câu hỏi sau: Tôi cần làm những công việc gì? Mỗi công việc cần những dụng cụ, phương tiện, giấy tờ, nguyên vật liệu,.. gì? Số lượng của những dụng dụ, phương tiện, giấy tờ, nguyên vật liệu,.. là bao nhiêu? SEITION (sắp xếp) Là việc bố trí, sắp đặt ngăn nắp mọi thứ theo trật tự hợp lý, dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng. Khi sắp xếp nên sử dụng phương pháp trực quan một cách rõ ràng để mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phí thời gian. Việc sắp xếp được tiến hành ngay sau việc sàng lọc. Sau khi sàng lọc những vật không cần thiết cho công việc ra khỏi nơi làm việc thì tiến hành sắp xếp những vật cần thiết còn lại. Sắp xếp không chỉ áp dụng cho máy móc, thiết bị, dụng cụ, nguyên vật liệu, giấy tờ mà còn áp dụng một cách hữu hiệu cho sắp xếp công việc, sắp xếp thời gian. Việc này rất quan trọng đặc biệt là với người lãnh đaọc và nhà quản lý. Khi tiến hành sắp xếp thì bạn cần phải hỏi những câu hỏi sau: Tôi cần làm gì để thực hiện công việc của mình? Tần suất sử dụng các thứ này như thế nào? Tôi cần sắp xếp các thứ này ở đâu? Bao nhiêu thứ trong những thú này tôi thật sự cần? Sàng lọc giúp cho chỗ làm việc trở nên ngăn nắp, trật tự, bố trí các vật có hiệu năng( bao gồm cả chất lượng và an toàn) và nâng cao năng suât nhờ loại bỏ việc luc lọi ,tìm kiếm những dụng cụ , giấy tờ,..từ đó góp phần hạ giá thành sản phẩm, tạo được lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. SEISO (sạch sẽ) Là việc giữ vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc thiết bị , để đảm bảo môi trường, mỹ quan cho nơi làm việc.Sạch sẽ là việclàm ngay sau khi tiến hành sắp xếp. Đây là yêu cầu thể hiện thái độ đối với công việc của mỗi người.Sự gắn bó với công ty, tinh thần trách nhiệm của mỗi người phải được cụ thể ở chính nơi làm việc, sự ngăn nắp, sạch sẽ, gọn gàng.Tất cả các thành viên trong đơn vị đều phải tham gia công tác vệ sinh và có ý thức giữ gìn vệ sinh chung cho toàn công ty. Công việc vệ sinh là công việc thường xuyên của mọi người trong tổ chức chứ không chỉ là khi có phong trào, khi có phát động thì mới tiến hành. Mỗi người, bộ phận, đều phải có quy định, lịch trình của công tác vệ sinh. Vệ sinh ở khu vực cá nhân, khu vực chung của phòng, ban, khu vực chung của công ty.Khi tiến hành vệ sinh thì cần phải có các phương tiện, công cụ thích hợp để tiến hành vệ sinh. Ban lãnh đạo phải thường xuyên tham gia, thực hiện, nhắc nhở, khen thưởng kịp thời. Mỗi nhân viên trong công ty phải cảm thấy tự hào khi nơi làm việc của mình sạch sẽ. Khi công việc vệ sinh được tiến hành một cách thường xuyến sẽ tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, tạo tâm lý thoải mái, phấn khởi cho nhân viên công tác. Điều này sẽ làm cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn, tinh thần thoải mái hơn,muốn gắn bó, cống hiến cho công ty. SEIKETSU (săn sóc) Là duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt kết quả cao hơn. Đây là công việc đòi hỏi các thành viên phải có sự nỗ lực phấn đấu cao hoàn thành tốt công việc của mình. Nội dung của công việc này là doanh nghiệp luôn luôn duy trì được một điều kiện tốt cho các khoản vật trong môi trường làm việc của họ. Thông thường doanh nghiệp đưa ra những quy định, tiêu chí, tiêu chuẩn để thực hiện và thiết lập một hệ thống thanh tra để kiểm soát việc thực hiện các tiêu chuẩn này. Quan điểm để thực hiện hoạt động săn sóc là phòng ngừa. Trong thực tế, săn sóc là đặt ra các tiêu chí, tiêu chuẩn, quy định cho các việc: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ. Ví dụ: tiêu chí cho việc đánh giá sàng lọc tại 1 bàn kế toán là không có quá 2 cái bút bí cùng mầu tại bàn làm việc , nếu có quá 2 cái thì người được đánh giá bị đánh 1 lỗi về sàng lọc. Khi đưa ra những tiêu chuẩn, quy định thì cần phải căn cứ vào: Yêu cầu của công việc. Điều kiện thực tế. Khi thực hiện săn sóc sẽ giúp cho mỗi cá nhân có căn cứ để tiến hành 5S, giúp cho cán bộ đánh giá dễ dàng đánh giá được tình hình họat động 5S.SHITSUKE (sẵn sàng) Là giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc. Đây là công việc đòi hỏi sự tự giác cao của tất cả mọi người.Đây là công việc giúp mọi người tự giác thực hiện các công việc của 5S mà không phải là ép buộc. Doanh nghiệp có thể niêm yết các kết quả đánh giá 5S tại nơi làm việc để khuyến khích việc tốt và rút kinh nghiệm việc chưa tốt. Từ đó nhân viên sẽ tuân theo tiêu chuẩn thi đua làm sạch trong doanh nghiệp, luôn giữ quan điểm cải tiến không ngừng. Hoạt động này là khó thực hiện và khó đạt kết quả cao nhất. Bởi vì bản chất con người là luôn cưỡng lại những sự thay đổi, luôn theo nề nếp làm việc cũ. Tuy nhiên nếu thực hiện tốt công việc này sẽ làm cho mọi người sẵn sàng, tự nguyện tham gia hoạt động 5S, hoạt động cải tiến. Điều này sẽ giúp cho hoạt động 5S sẽ hiệu quả hơn. 1.2 Ý nghĩa của 5S. Chương trình 5S thiết lập một điểm đặc biệt thay đổi trong văn hóa doanh nghiệp Nó sẽ làm thay đổi cách nghĩ, thái độ và những thói quen làm việc Nó yêu cầu tính trách nhiệm, quyền hạn của mối người Nó sẽ ảnh hưởng đến quy trình, bố trí mặt bằng nhà xưởng và đại lý Nó chính là nền tảng của Quality Care 5S xuất phát từ nhu cầu Đảm bảo sức khỏe cho nhân viên Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc Tạo tinh thần và bầu không khí làm việc cởi mở Nâng cao chất lượng cuộc sống Nâng cao năng suất. 1.3. 5S làm loại bỏ các lãng phí như thế nào? 5S làm loại bỏ chuyển động thừa . Khi tiến hành 5S thì sẽ không còn vật dụng thừa vì vậy người công nhân, nhân viên không phải tốn công đi tìm, lục lọi tìm những vật dụng cần thiết nữa Khi tiến hành sắp xếp với nguyên tắc là vật nào có tần suất sử dụng nhiều hơn thì được để gần hơn, vật nào nhẹ, bé hơn thì được để trên vì vậy sẽ không còn hành động thừa để với các dụng cụ đồ vật. Khi tiến hành sắp xếp các công việc cần làm, thứ tự các công việc một cách hợp lý thì sẽ đi lại quá nhiều lần giữa các phòng ban để giải quyết một công việc, không phai gửi mail nhiều lần để chỉ nói về 1 vấn đề, không có việc trong một cuộc họp lại có những người không trong thành phần tham dự. 5S loại bỏ thời gian chờ Khi thực hiện 5S mọi người thực hiện 5S mọi thứ sẽ ngăn nắp, sạch sẽ, các công việc được sắp xếp một cách trình tự sao cho thuận lợi không chỉ cho người đó mà còn cho những người khác vì vậy sẽ không có thời gian chờ giữa các công đoạn, không có thời gian chờ 1 người khác thực hiện xong công đoạn của người đó mới làm được công việc của mình. Khi thực hiện 5S thì không còn tình trạng phải chờ email phản hồi của người khác vì khi mọi người đã thực hiện 5S và tạo được tác phong làm việc có nề nếp thì khi có email đến sẽ trả lời email sao cho không ảnh hưởng đến công việc của mình cũng như của người khác. Khi thực hiện 5S mọi người sẽ có ý thức sắp xếp công việc sao cho không ảnh hưởng đế công việc của người khác vì vậy việc đi họp muộn sẽ được ngăn chặn. Hơn nữa khi thực hiện săn sóc, thì sẽ có những quy định phạt đối với những người đi họp muộn, làm ảnh hưởng đến người khác. Khi thực hiện 5S , các công cụ, dụng cụ được dụng xong sẽ được để ở nơi quy định, sẽ không phải mất thời gian chờ dụng cụ, thiết bị để sử dụng khi dụng cụ , thiết bị đó không có người sử dụng nhưng do tác phong làm việc cũ sử dụng xong dụng cụ, thiết bị để bừa bãi, khó tìm. Các bước thực hiện 5S Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng Bước 2 : Công bố chương trình 5S ra toàn công ty Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh Bước4 : Bắt đầu sàng lọc, sắp xếp, sẵn sàng Bước 5: Thực hiện sàng lọc, sắp xếp, sẵn sàng hằng ngày Bước 6: Đánh giá công việc định kỳ 2. Hợp lý hoá các chi phí cho chất lượng Kết Luận Trong thời đại toàn cầu hoá thì chất lượng là yếu tố sống còn của các doanh nghiệp. FPT là một trong những công ty lớn ở Việt Nam , nhưng nến không chú ý đến chất lượng thì sẽ khó có thể cạnh tranh được với các công ty nước ngoài. FPT mong muốn trở thành một tổ chức kiểu mới, giàu mạnh bằng nỗ lực lao động sáng tạo trong khoa học kỹ thuật và công nghệ, làm khách hàng hài lòng, góp phần hưng thịnh quốc gia, đem lại cho mỗi thành viên của mình điều kiện phát triển tốt nhất tài năng và một cuộc sống đầy đủ về vật chất, phong phú về tinh thần” Vì vậy việc áp dụng Lean, giảm các lãng phí ở FSC nói riêng , ở FPT nói chung là điều cấp thiết . Em hi vọng sẽ được nhận xét để bài viêt hoàn thiện hơn .Em xin chân thành cám ơn ! MỤC LỤC