Chuyên đề Cải tiến hoạt động phân tích công việc tại công ty Cơ khí - Điện - Điện tử tàu thủy

ển hoặc thay thế… Đối với hoạt động tuyển dụng Như đã phân tích, PTCV là hoạt động tiên quyết góp phần vào thành công của tuyển dụng. Việc có tuyển dụng đúng người phù hợp với công việc là mục đích cao nhất của công tác tuyển mộ, tuyển chọn. Để đạt được mục đích đó thì các thông tin về công việc được đăng tuyển mộ phải đầy đủ, cụ thể, rõ ràng. Tại công ty Vinamarel hàng năm đột xuất, giám đốc, trưởng các bộ phận xác định nhu cầu tuyển dụng của công ty mình căn cứ vào: Việc phát triển sản xuất kinh doanh của công ty Khả năng đáp ứng được khối lượng được khối lượng công việc và trình độ công nghệ của số công nhân viên hiện có Khi công nhân viên nghỉ việc cần bổ sung Nguồn để tuyển mộ hầu hết là sử dụng nguồn nội bộ, do người quen giới thiệu; do đó việc sử dụng các văn bản PTCV vào tuyển dụng là ít được dùng đến. Trong khi đó bản mô tả công việc sẽ đưa các thông tin đầu vào cho cán bộ tuyển dụng đăng quảng cáo về các vị trí mà doanh nghiệp đang cần tuyển nhân viên; bản yêu cầu với người thực hiện công việc là căn cứ để chọn ra ứng viên, và cũng là căn cứ để ứng viên quyết định xem có nên gửi hồ sơ sự tuyển cho nhà tuyển dụng hay không. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc giúp ứng viên định hình kết quả mà nhà tuyển dụng mong đợi ở họ, đây cũng là cơ sở để đánh giá nhân viên mới trong thời gian thử việc. Như vậy công tác PTCV tại công ty sẽ không mang lại nhiều hiệu quả với hoạt động tuyển dụng Đối với hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Việc đào tạo của công ty được thực hiện theo quy trình quản lý chất lượng ISO 9001 : 2000. Công ty cũng đã tiến hành đào tạo nâng bậc cho công nhân và gửi đi học ở nước ngoài hoặc các trường lớp cho các cán bộ quản lý. Do không có hệ thống các bản PTCV một cách đồng bộ của các công việc, và các văn bản kết quả PTCV tại công ty ít được thay đổi nên không tiến hành đào tạo lại. PTCV là cơ sở để xác định ra nhu cầu đào tạo, hình thức đào tạo, nội dung của chương trình đào tạo cũng như đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo mang lại. Trong khi đó, do còn thiếu các văn bản kết quả của PTCV nên để làm cơ sở của chương trình đào tạo thì PTCV của công ty không đáp ứng được. Đối với hoạt động đánh giá thực hiện công việc PTCV là một trong những cơ sở quan trọng để doanh nghiệp xây dựng hệ thống đánh giá THCV. Đánh giá THCV đo lường các nhiệm vụ, trách nhiệm ghi trong bản mô tả công việc. Cơ sở để đo lường các nhiệm vụ, trách nhiệm đó được cụ thể hóa trong bản tiêu chuẩn THCV. Do thiếu bản tiêu chuẩn THCV nên việc xác định những cơ sở để đánh giá nhânviên vẫn còn rất chung chung, chủ yếu việc đánh giá nhân viên là do người quản lý trực tiếp giao việc và đánh giá. Các kết quả không được đo lường chi tiết cụ thể. Như vậy PTCV cũng không thực sự hiệu quả với hoạt động này. Đối với hoạt động thù lao lao động Trong công ty Vinamarel, thù lao của nhân viên bao gồm lương ( được trả theo quy định của công ty) + phụ cấp + phúc lợi. Thù lao lao động có ảnh hưởng rất lớn đến sự thực hiện công việc của người lao động, chất lượng sản phẩm, hiệu quả hoạt động của tổ chức. PTCV là cơ sở sâu xa của hoạt động này. Có thể nói rằng, việc sử dụng không hiệu quả của PTCV với các hoạt động trên của QTNL đã làm ảnh hưởng đến hoạt động thù lao lao động, nó biểu hiện ở hiệu quả sử dụng lao động mà tác giả đã phân tích ở trên ( mục 2.1.2.2). Đối với quan hệ lao động và vệ sinh lao động PTCV được sử dụng khá tốt vào việc thực hiện quan hệ giữa sếp và nhân viên, giữa nhân viên và nhân viên. Do chưa có những tiêu chuẩn THCV cụ thể chi tiết nên việc tiến hành công tác đánh giá THCV không được hiệu quả vì vậy mà khó xác định người THCV có hoàn thành công việc theo đúng quy trình hay không dẫn đến việc khen thưởng và kỷ luật sẽ không có cơ sở để đánh giá. Điều này có thể gây ra những tị nạnh hoặc bất bình do việc đánh giá không đúng Mặt khác, các văn bản PTCV còn thiếu như: mã số công việc, điều kiện làm việc, quy trình công nghệ sẽ dẫn đến tình trạng làm sai quy trình, làm cho vấn đề an toàn lao động không được đảm bảo. Tóm lại Về cơ bản, ban lãnh đạo và các cán bộ nhân sự đã nhận thức được vai trò, ý nghĩa của chương trình PTCV. Quy trình PTCV tại công ty đơn giản, ngắn gọn như vậy tiết kiệm được chi phí thời gian, sức người trong PTCV. Tuy nhiên, PTCV của công ty còn tồn tại nhiều hạn chế đó là hệ thống các văn bản PTCV còn chưa đầy đủ. Có nhiều vị trí còn chưa được tiến hành phân tích công việc dẫn đến việc ứng dụng các văn bản này vào các hoạt động quản lý khác chưa phát huy hết được các mặt tích cực của nó. Có thể kể đến một số nguyên nhân cơ bản dẫn đến những hạn chế trên đó là:Ban lãnh đạo chưa thực sự quan tâm đến hoạt động PTCV; năng lực chuyên môn các cán bộ nhân sự của công ty vê PTCV còn hạn chế. Các mục đích cũng như ý nghĩa của PTCV không được phổ biến đến các quản lý trực tiếp và người THCV làm ảnh hưởng đến sự thống nhất của các bên và việc cung cấp thông tin về công việc cần phân tích. Quy trình PTCV của công ty cũng có nhiều thiếu sót về các bước tiến hành cũng như về nội dung của từng bước. CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM CẢI TIẾN HOẠT ĐỘNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ – ĐIỆN – ĐIỆN TỬ TÀU THỦY 3.1 Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 3.1.1 Kế hoạch sản xuất kinh doanh 2010 Giá trị sản lượng: 33. 150. 000. 000 VNĐ Giá trị doanh thu: 30. 400. 000. 000 VNĐ Thu nhập doanh nghiệp: 30. 000. 000 VNĐ Mục tiêu phát triển Ổn định đời sống CBCNV, đảm bảo lợi ích người lao động. Cổ phần hóa doanh nghiệp. Lành mạnh và minh bạch tài chính. Đạt mức tăng trưởng về doanh thu, sản lượng bình quân hàng năm từ 10% trở lên. Đầu tư và xây dựng Nhà máy chế tạo thiết bị điện tàu thủy. Đầu tư xây dựng Tổ hợp cao ốc văn phòng thương mại VINAMAREL. Xây dựng phát triển thương hiệu VINAMAREL bền vững trên thương trường. Duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000. 3.1.2 Những giải pháp chủ yếu của công ty nhằm hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch năm 2010 Về sản xuất kinh doanh       Tiếp tục lấy các sản phẩm của ngành đóng tàu là trọng tâm và chiến lược phát triển lâu dài. Bao gồm: thiết kế , chế tạo, cung cấp, lắp đặt, sửa chữa, hoán cải… các sản phẩm: Hệ thống điện, đo lường điều khiển báo động toàn tàu; Hệ thống tủ bảng điện Hệ thống Vô tuyến điện – nghi khí hàng hải. Hệ thống thiết bị trên boong: máy lái, tời, cẩu… Hệ thống lạnh, điều hòa không khí       Tiếp tục phát triển sản xuất kinh doanh sang các lĩnh vực khác mà Vinẩmel đang có uy tín như: Điện lực viễn thông Hệ thống đo lường điều khiển trong dầu khí, xi măng, hóa chất; Hệ thống lạnh, điều hòa không khí tại các tòa nhà cao tầng, các kho lạnh…       Tiếp tục phát huy thế mạnh về lĩnh vực khoa học kỹ thuật để đăng ký và thực hiện các đề tài, dự án khoa học công nghệ để tiếp tục nâng cao trình độ và uy tín của công ty trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học.       Tiếp tục đầu tư, hoàn thành dự án đầu tư  xây dựng Nhà máy, tìm đối tác liên doanh, liên kết sản xuất, chế tạo các sản phẩm và bao tiêu đầu ra tại Việt Nam và nước ngoài. Về tổ chức nhân sự Cơ cấu lại bộ máy sản xuất, sắp xếp lại các phòng ban, trung tâm để phù hợp với điều kiện sản xuất thực tế của Công ty. Tinh giảm, sắp xếp lại lực lượng lao động, cân đối lại lực lượng lao động theo hướng giảm mạnh tỷ lệ lao động gián tiếp/ lao động trực tiếp Khuyến khích và có chính sách hỗ trợ người lao động trong việc học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ. 3.2 Những giải pháp nhằm cải tiến công tác phân tích công việc tại công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy 3.2.1 Đào tạo cán bộ chuyên trách thực hiện chương trình PTCV Trong việc thực hiện chương trình PTCV, cán bộ phòng TC – HC là người trực tiếp tham gia vào chương trình PTCV. Họ là người nắm được rõ nhất ý nghĩa, mục đích của PTCV, là những người trực tiếp đi thu thập thông tin, thiết kế các văn bản mẫu cũng như thiết kế phiếu thu thập thông tin, thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn liên quan đến QTNL. Điều kiện tiên quyết để chương trình PTCV đạt hiệu quả thì các cán bộ nhân sự cần được đào tạo các kiến thức chuyên môn, các kỹ năng cần thiết như giao tiếp, thuyết phục, làm việc nhóm. Ngoài ra các cán bộ nhân sự cũng cần hiểu biết những tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9000, ISO 14000, quy chuẩn SA 8000. Công ty có thể tiến hành đào tạo các cán bộ nhân sự chuyên trách như cử đi học tại các trường chính quy, mở các lớp do doanh nghiệp tổ chức, tham gia các buổi hội thảo về PTCV hoặc mời các chuyên gia đến nói chuyện và cử các cán bộ , nhân viên tham dự học hỏi kinh nghiệm. 3.2.2 Nâng cao nhận thức của quản lý trực tiếp các phòng/ban và nhân viên thực hiện công việc Hạn chế của công ty: Cán bộ quản lý trực tiếp các phòng/ban chưa nhận thức rõ được vai trò, ý nghĩa và mục đích của PTCV, họ cho rằng PTCV là công việc chỉ riêng của phòng nhân sự, họ không mấy quan tâm đến vấn đề này và thường chỉ cung cấp thông tin cho phòng nhân sự theo phiếu mô tả nhiệm vụ mà thôi. Với nhân viên THCV, có nhiều người họ vẫn chưa nắm được PTCV là hoạt động gì? Điều này chứng tỏ thiếu từ phòng tổ chức hành chính và người lãnh đạo trực tiếp đã không phổ biến rõ cho nhân viên. Nguyên nhân này dẫn đến việc thiếu sự hợp tác của người thực hiện công việc như vậy ảnh hưởng rất lớn đến việc cung cấp thông tin cho PTCV cũng như ảnh hưởng đến thái độ làm việc của người THCV. Do đó cần nâng cao nhận thức của những đối tượng này. Cách thức thực hiện: Cán bộ phòng nhân sự cần có trách nhiệm kiến nghị với lãnh đạo cấp cao tổ chức buổi nói chuyện giữa nhân viên toàn công ty, lãnh đạo các phòng ban chức năng, với cán bộ phòng TC – HC và lãnh đạo cấp cao nhằm phổ biến về công tác PTCV nói riêng và các hoạt động QTNL khác nói chung. Qua buổi nói chuyện đó người lao động có thể nói lên các nguyện vọng và khó khăn của công việc để tìm ra các biện pháp khắc phục cũng như hiểu thêm về công việc, từ đó có được sự đồng nhất giữa các bên liên quan thì việc tiến hành PTCV sẽ thuận lợi và hiệu quả hơn. 3.2.3 Cải tiến quy trình phân tích công việc tại công ty Vinamarel Hạn chế của công ty: các bước tiến hành trong quy trình PTCV tại công ty còn có một số thiếu sót như: mục đích của PTCV chưa được xác định ngay từ đầu, những thông tin thu thập được không kiểm tra trao đổi lại với quản lý trực tiếp và người THCV. Việc viết các văn bản PTCV chưa có sự đầu tư riêng biệt, và khi đưa vào sử dụng thì các văn bản này ít được kiểm tra theo dõi. Các bước cụ thể trong quy trình PTCV của công ty hoặc thiếu bước cụ thể hoặc thiếu thông tin trong từng bước. Điều này làm ảnh hưởng rõ rệt đến PTCV cũng như các hoạt động QTNL khác. Cách thức thực hiện: Quy trình PTCV tại công ty nên bổ sung thêm một số nội dung như (phần chữ in nghiêng): phần xác định mục đích PTCV tại bước 1 và bước kiểm tra lại thông tin với các bên liên quan. Bước xử lý thông tin của công ty cần tách ra cụ thể thành bước viết các bản kết quả của PTCV và bước: chuẩn hóa các kết quả PTCV, đưa vào sử dụng và kiểm tra xem xét định kỳ. Rà soát lại từng bước và bổ sung các thông tin cho các bước đó trên cơ sở các tài liệu chuẩn về PTCV. Cụ thể: Sơ đồ 3.1 – Quy trình phân tích công việc kiến nghị xác định mục đích PTCV, danh mục công việc cần phân tích Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin Tiến hành thu thập thông tin Kiểm tra lại thông tin với các bên iên quan Xử lý thông tin và viết các bản kết quả của PTCV Chuẩn hóa các kết quả của PTCV, đưa vào sử dụng và kiểm tra xem xét định kỳ Với kiến thức chuyên môn được đào tạo và thời gian thực tế tại Vinamarel, tôi xin hợp đưa ra những hướng cụ thể nhằm hoàn thiện chương trình PTCV tại công ty Vinamarel, đồng thời được xây dựng quy trình PTCV thí điểm cho hai vị trí tại công ty Vinamarel ( vị trí Trưởng phòng TC – HC và Phó trưởng phòng TC – HC) . Trước hết để chương trình đạt hiệu quả như mong muốn, phòng TC – HC cần xây dựng một kế hoạch thật cấn thận, chi tiết cụ thể về cán bộ chịu trách nhiệm thực hiện chương trinh(số lượng, cơ cấu), thời gian tiến hành? Tiến hành trong bao lâu? Chi phí là bao nhiêu? Cần những phương tiện hỗ trợ gì? Bước 1: Xác định mục đích PTCV, danh mục công việc cần phân tích Trước hết, cần phải xác định ngay từ đầu mục đích của chương trình PTCV là làm rõ bản chất nội dung của công việc, nâng cao hiệu quả cho các hoạt động QTNL tại Công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy. Trước khi tiến hành cần thông báo đến toàn công ty về mục đích tiến hành PTCV này, để có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên tham gia, đảm bảo cho việc thu thập thông tin diễn ra suôn sẻ tốt đẹp. Công ty cần liệt kê danh sách chức danh các công việc cần PTCV hoặc cần phân tích lại. Công ty cần chú trọng đến cả các vị trí không thuộc bộ phận áp dụng ISO 9001 : 2000, bởi hoạt động này cần cho tất cả các công việc trong toàn công ty. Có nhiều công việc tương tự nhau nên ta chỉ cần phân tích một công việc trên cơ sở tham khảo thông tin từ những người THCV khác nhau, như vậy thông tin vừa đa dạng vừa tránh được sự lãng phí về mặt thời gian và công sức không cần thiết. Bước 2: Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin Do công ty cũng đã có các văn bản kết quả PTCV, nên ta cũng có thể dựa thêm vào các văn bản đó để sử dụng các thông tin có sẵn nếu ta tiếnhành phân tích lại công việc đó Về chủ yếu, công ty có các đối tượng khác nhau là cán bộ quản lý, nhân viên văn phòng và công nhân thì ta nên kết hợp cả ba phương pháp thu thập thông tin: quan sát, phỏng vấn, bản câu hỏi. Phương pháp quan sát Đối tượng: nhân viên văn phòng và công nhân sản xuất Thời gian tiến hành quan sát: ta tiến hành quan sát từ khi người công nhân bắt đầu ca làm việc đến khi họ kết thúc. Nếu nhân viên hoặc những công nhân làm việc hành chính thì tiến hành quan sát từ lúc bắt đầu ngày làm việc đến khi kết thúc ngày làm việc và ghi chép đầy đủ tất cả thao tác, hành động của người THCV. Khi quan sát cần chú ý thái độ của người công nhân viên. Để đảm bảo tính khách quan, chính xác thì ta nên gặp gỡ công nhân viên đó trước khi quan sát để giải thích rõ về tính chất công việc mà ta đang làm, tránh trường hợp họ nghi ngờ ta theo dõi làm giảm lợi ích của họ từ đó họ có thể THCV không đúng theo trình tự như mọi ngày. Trong trường hợp đang quan sát mà có những hoạt động bất thường xảy ra; thì ngay sau khi kết thúc buổi quan sát ta gặp gỡ người THCV để trao đổi nhằm làm rõ thông tin về công việc như các yêu cầu về kỹ thuật, trang thiết bị hay những trường hợp bất thường xảy ra sự cố công nhân phải làm thế nào? Cán bộ chuyên trách cần ghi chép thông tin đầy đủ, trung thực để tiến hành tổng hợp, xử lý thông tin đưa vào nội dung của các văn bản kết quả PTCV. Phương pháp phỏng vấn Đối tượng: áp dụng cho cán bộ quản lý và công nhân để thu thập thông tin chi tiết hơn về công việc. Chúng ta nên tiến hành phỏng vấn vào những lúc nghỉ giải lao hoặc những khi ít việc. Thời gian phỏng vấn là từ 15 -30p tại không gian thoải mái và thân thiện. Người phỏng vấn cần chuẩn bị một mẫu phiếu có những câu hỏi được chuẩn bị sẵn về những loại thông tin cần thu thập, tuy nhiên trong quá trình phỏng vấn cũng có thể có những thông tin mới được phát hiện trong cuộc phỏng vấn rất có ích cho thông tin PTCV thì ta cũng có thể ghi chép lại được. Như vậy phương pháp này khá linh hoạt tạo cơ hội cho ta linh hoạt hơn trong phỏng vấn. Để thành công thì cán bộ phân tích cần giải thích với người được phỏng vấn về mục đích của cuộc gặp gỡ và trao đổi này, không nên để người được phỏng vấn có tâm lý lo lắng, phỏng doán điều gì đó làm ảnh hưởng đến tính trung thực của kết quả phỏng vấn. Khi tiến hành phỏng vấn, cần phỏng vấn riêng các đối tượng quản lý và công nhân nhằm tránh tình trạng công nhân sợ sệt lo lắng sai lệch với câu trả lời của sếp. Kết thúc phỏng vấn tập hợp các thông tin phù hợp thu được để tiến hành giai đoạn tiếp theo. Phương pháp sử dụng bảng hỏi Đối tượng áp dụng: cán bộ quản lý và nhân viên văn phòng Thời gian tiến hành: có thể trong giờ làm việc, nên để việc trả lời bản hỏi tại công ty đảm bảo tính trung thực của nội dung thông tin. Công ty Vinamarel xây dựng phiếu mô tả nhiệm vụ hoàn toàn là câu hỏi mở, điều này khiến ta không thể lượng hóa được các thông tin. Cần xây dựng cả câu hỏi mở và đóng để đảm bảo sự phong phú về thông tin cần thu thập. Cần kết hợp với cán bộ quản lý trực tiếp phát và thu hồi bản hỏi. Cần ấn định một thời gian nhất định để thu hồi phiếu đảm bảo phiếu không bị thất lạc và lãng quên. Sau thời gian thực tế tại công ty cũng như những kiến thức có được, em xin đưa ra mẫu phiếu thu thập thông tin PTCV được sử dụng trong phương pháp thu thập thông tin PTCV bằng bảng hỏi sau: PHIẾU THU THẬP THÔNG TIN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Với mục đích muốn cải tiến hoạt động phân tích công việc tại Công ty, xây dựng các văn bản kết quả phân tích công việc cần tìm hiểu những thông tin về công việc của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty nên rất mong sự hợp tác của anh/chị. Những ý kiến đóng góp của anh/chị sẽ giúp Công ty rất nhiều trong quá trình thực hiện chương trình phân tích công việc. Thông tin chung về công việc Nhóm nghề nghiệp:…………………………………………………………………... Chức danh công việc:……………………………........................................................ Mã số CV: …………………………………………………………………………… Phòng ban:……………………………………………………………………………. Chế độ làm việc(tích √ vào phương án thích hợp): Ca Bán thời gian hợp đồng Hành chính Xin anh/chị liệt kê tóm tắt các trách nhiệm, nhiệm vụ tại vị trí công việc anh/chị đang làm Trách nhiệm Nhiệm vụ Hàng ngày:………………....................... ………………………………………… ………………………………………… Hàng tuần:…………………………….. …………………………………………. …………………………………………. Hàng ngày:……………………………... …………………………………………. …………………………………………. Hàng tuần:……………………………… ………………………………………...... …………………………………………. Quản lý gián tiếp giám sát công việc của anh/chị? Lãnh đạo cấp cao(Giám đốc, phó giám đốc) Trưởng/phó phòng ban Nhân viên cùng phòng Người ngoài phòng (ghi rõ chức danh Cv ………………..) Để thực hiện công việc được giao, Công ty trang bị cho anh/chị những trang thiết bị mày móc nào?(xin hãy liệt kê) ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Điều kiện làm việc (điều kiện về vệ sinh và an toàn lao động) nơi anh/chị làm việc như thế náo? Tốt Bình thường Không đảm bảo Công việc anh/chị đang thực hiện cần sử dụng những kiến thức, kỹ năng chuyên môn nào? (xin hãy liệt kê) Kiến thức/ kỹ năng Yêu cầu về bằng cấp/ chứng chỉ Mức độ sử dụng ……………………….... ………………………… ………………………… ………………………… ………………………… ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………… ………………………… ………………………… …………………………. …………………………. Công việc anh/chị đang thực hiện cần sử dụng thêm những kiến thức bổ trợ nào khác? Kiến thức bổ trợ Yêu cầu bằng cấp/chứng chỉ Mức độ sử dụng Ngoại ngữ(Anh, Trung, Nhật, Hàn…) Tin học văn phòng(Microsoft office) Các phần mềm chuyên môn(PHOTOSOP, 3D – MAX, CAD, NOVA,…) Sử dụng trang thiết bị văn phòng (máy photo, fax, máy in…) khác Theo anh/chị để bắt đầu công việc anh/chị đang thực hiện, nhân viên mới có cần thiết phải có nhiều năm kinh nghiệm thực hiện công việc tương đương hay không? Cần thiết (cụ thể số năm …..) Không cần thiết Để thực hiện tốt công việc của anh/chị, cần những tố chất nào khác nữa? Giao tiếp ứng xử quan hệ xã hội Khả năng làm việc độc lập Khả năng làm việc nhóm Khả năng thích nghi Khả năng tổ chức Tố chất khác: ……………………………………………………………………….. Công việc anh/chị đang làm có phải đi công tác thường xuyên không? Thường xuyên Thỉnh thoảng Không Tiêu chuẩn đánh giá sự thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm đã liệt kê ở câu hỏi số 2? Trách nhiệm, nhiệm vụ Tiêu chuẩn Văn bản quy định Số lượng Chất lượng ………………………. ……………………… ……………………… ……………………… ………………. ………………. ………………. ………………. …………………... ............................... …………………. …………………. ………………........................................................................................ Yêu cầu về thể chất, giới tính, sự cam kết? Có yêu cầu (cụ thể……) Không yêu cầu (cụ thể….) Xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của các anh/ chị! Tóm lại, Tùy vào tình hình thực tế của công ty, cũng như ưu nhiệm điểm của từng phương pháp mà ta áp dụng linh hoạt 3 phương pháp này. Công ty cần kết hợp linh hoạt 3 phương pháp trên. Với cán bộ văn phòng, phương pháp bảng hỏi sẽ không thể phát huy hết kết quả bởi họ không cung cấp được những thông tin mà họ không diễn đạt được trong bảng hỏi, do đó cần kết hợp với phương pháp phỏng vấn để khắc phục nhược điểm trên. Với công nhân, thì việc áp dụng phương pháp bảng hỏi thực sự không hiệu quả bởi nó làm ảnh hưởng đến công việc kỹ thuật của họ. Phương pháp ưu việt đó là ta tiến hành quan sát trước rồi phỏng vấn sau - đây là cơ hội trao đổi những gì mà ta quan sát thấy chưa hợp lý. Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin Sau khi đã lựa chọn được phương pháp thu thập thông tin phù hợp với công ty mình thì tiến hành thu thập thông tin Các loại thông tin cần thu thập: Thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm của công việc, các mối quan hệ trong công việc Thông tin về yêu cầu của công việc với người thực hiện: trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng THCV, tuổi đời, ngoại hình, sở thích, quan điểm, tham vọng, các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiện công việc vv… Thông tin về điều kiện làm việc, trang thiết bị dụng cụ lao động… Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu và các tiêu chuẩn THCV Đối tượng thu thập thông tin: Người quản lý trực tiếp các phòng/ban chuyên môn Người thực hiện công việc Người thực hiện các công việc tương tự đối với các công việc mới Bước 4: Kiểm tra lại thông tin với các bên liên quan Kiểm tra lại tính chính xác và độ tin cậy của thông tin đã thu thập được với người thực hiện công việc đó và với quản lý trực tiếp đương sự. Đây là việc quan trọng quyết định đến hiệu quả của toàn bộ chương trình PTCV. Đồng thời điều này giúp đạt được sự đồng tình của cả hai bên về bản PTCV bởi họ có cơ hội xét duyệt lại chính công việc mà họ thực hiện. Bước 5: Xử lý thông tin thu thập và viết các bản kết quả của phân tích công việc Cán bộ phân tích tập hợp, hệ thống các thông tin lại theo một logic để dễ dàng xử lý. Với việc xử lý kết quả điều tra mà có số lượng phiếu hỏi và phiếu phỏng vấn lớn thì nên sử dụng các phần mềm thống kê để hỗ trợ (như phần mềm Mfit, SPSS). Khi xử lý thông tin cũng cần phải chú ý tới nguyên tắc xử lý – đó là chúng ta xử lý theo nguyên tắc số đông ở mức độ tin cậy cho phép. Với các thông tin thu được cùng với sự hỗ trợ của cán bộ nhân sự, các cán bộ quản lý trực tiếp tiến hành viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với người thực hiện và bản tiêu chuẩn THCV cho từng vị trí công việc trong đơn vị mình. Các thông tin trong bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với người thực hiện, bản tiêu chuẩn THCV đã được đề cập chi tiết ở phần 1.5 Ta có thể gộp bản yêu cầu công việc với người thực hiện với bản mô tả công việc hoặc với bản tiêu chuẩn THCV. Sau thời gian thực tế tại công ty cũng như những kiến thức có được, em xin đưa ra ba văn bản kết quả PTCV mẫu sau: Bản mô tả công việc TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP TÀU THỦY VIỆT NAM CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN - ĐIỆN TỬ TÀU THỦY Bản mô tả công việc Chức danh: Phòng/ban: Quản lý trực tiếp: Quản lý gián tiếp. Chế độ làm việc: Các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc Thứ thự Nhiệm vụ Trách nhiệm 1 Nhiệm vụ 1: Nhiệm vụ 2: Trách nhiệm 2 Nhiệm vụ 1: Nhiệm vụ 2: Trách nhiệm 3 Nhiệm vụ 1: Nhiệm vụ 2: Báo cáo Quan hệ trong công ty Quan hệ ngoài công ty Điều kiện làm việc Giám đốc Trưởng phòng TC – HC Trưởng bộ phận Bản yêu cầu công việc với người thực hiện TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP TÀU THỦY VIỆT NAM CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN - ĐIỆN TỬ TÀU THỦY Bản yêu cầu công việc với người thực hiện Chức danh: Phòng/ban: Quản lý trực tiếp: Quản lý gián tiếp: Chế độ làm việc: Yêu cầu công việc với người thực hiện Trình độ văn hóa: Trình độ chuyên môn: Kiến thức chuyên môn: Kinh nghiệm: Ngoại ngữ: Tin học: Kỹ năng: Giới tính Độ tuổi Tính cách: Sự cam kết Giám đốc Trưởng phòng TC – HC Trưởng bộ phận Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP TÀU THỦY VIỆT NAM CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN - ĐIỆN TỬ TÀU THỦY Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Chức danh: Phòng/ban: Quản lý trực tiếp: Quản lý gián tiếp: Chế độ làm việc: Các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc Thứ thự Nhiệm vụ Tiêu chuẩn Trách nhiệm 1 Nhiệm vụ 1: Nhiệm vụ 2: \ Trách nhiệm 2 Nhiệm vụ 1: Nhiệm vụ 2: Trách nhiệm 3 Nhiệm vụ 1: Nhiệm vụ 2: Giám đốc Trưởng phòng TC – HC Trưởng bộ phận Bước 6: Chuẩn hóa các kết quả của PTCV, đưa vào sử dụng và kiểm tra xem xét định kỳ Sau khi viết xong bản thảo ba văn bản kết quả của PTCV cho mỗi vị trí, người quản lý trực tiếp thảo luận lại và cần tham khảo ý kiến cán bộ nhân sự để đảm bảo tính phù hợp và đồng bộ. Khi đã thống nhất được hai bên người THCV và người quản lý trực tiếp ta tiến hành viết bản chính thức, sau đó đưa lên phòng TC – HC xem xét và ký duyệt, cuối cùng là chuyển lên Ban Giám đốc xét và ký duyệt rồi đưa vào sử dụng toàn công ty. Các văn bản cần được sao lưu giữ tại phòng TC – HC và các phòng / ban liên quan. Cần kiểm tra và xem xét định kỳ các văn bản này để đảm bảo không lạc hậu so với thực tế. Trong sự nền kinh tế đầy biến động, thì công việc cũng có nhiều biến đổi thường xuyên. Khi có sự thay đổi, các cán bộ quản lý trực tiếp cần báo cáo cho phòng TC – HC để phòng TC – HC tiến hành xem xét rà soát và phân tích lại nếu cần thiết. Đánh giá chương trình PTCV: Đây là một công tác thiết thực với một chương trình lớn như PTCV. Công ty cần tiến hành công tác này để thấy được sự đầu tư của công ty mình có đúng hướng không? Có đạt hiệu quả không? Để đánh giá hiệu quả chương trình này ta cần đánh giá về các mặt sau đây: Chi phí tài chính: so sánh giữa chi phí bỏ ra và kết quả thu được biểu hiện ở phần hiệu quả tăng thêm. Chi phí thời gian và nhân lực: so sánh giữa kế hoạch đặt ra và thực tế thực hiện. Sự chênh lệch so với hiệu quả về tài chính như thế nào? Có đạt không? Từ đó có định hướng cụ thể trong lần thực hiện sau Hiệu quả của các hoạt động QTNL: ứng dụng của các văn bản kết quả PTCV vào các hoạt động QTNL như thế nào? Trên cơ sở kiến thức được học trường và tìm hiểu thực tế tại cơ sở thực tập công ty Vinamarel, sau đây em xin đưa ra quy trình phân tích công việc mẫu đối với 2 vị trí : Trưởng phòng TC – HC và Phó trưởng phòng TC – HC Mục đích phân tích và danh mục công việc cần phân tích Mục đích: Phân tích thí điểm làm mẫu Chức danh cần phân tích: Trưởng phòng TC – HC và Phó trưởng phòng TC – HC Phương pháp thu thập thông tin Sử dụng cả ba phương pháp: quan sát, phỏng vấn, bảng hỏi. Thực hiện các bước tiếp theo của quy trình PTCV tôi có các văn bản kết quả PTCV của ba chức danh công việc Trưởng phòng TC – HC và Phó trưởng phòng TC – HC và nhân viên Lao động – tiền lương. Ở đây, tôi xin đưa ra ba bản kết quả của PTCV đối với chức danh Trưởng phòng TC – HC. Còn với chức danh Phó trưởng phòng TC – HC được ghi ở phụ lục 3.2 TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP TÀU THỦY VIỆT NAM CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN - ĐIỆN TỬ TÀU THỦY Bản mô tả công việc Chức danh: Trưởng phòng TC – HC Mã số CV: TPTC01 Phòng/ban: Tổ chức – Hành chính Quản lý trực tiếp: Phó giám đốc phụ trách nội dung chính Quản lý gián tiếp: Giám đốc và các phó giám đốc khác Chế độ làm việc: Hành chính Các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc Thứ thự Nhiệm vụ Trách nhiệm 1 Nhiệm vụ 1: Phối hợp tổ chức các hội nghị, hội thảo, cuộc họp tại công ty Nhiệm vụ 2: Phối hợp với các phòng/ban chuyên môn liên chương trình và tiến hành các chương trình tham quan, du lịch Nhiệm vụ 3: Quan tâm và giải quyết các vấn đề liên quan đến người lao động khi họ gặpkhó khăn trong cuộc sống Trách nhiệm 2 Nhiệm vụ 1: cập nhập hồ sơ và cán bộ công nhân viên toàn công ty Nhiệm vụ 2: trực tiếp chỉ đạo công tác tuyển dụng, đào tạo, lập kế hoạch lao động hàng năm Nhiệm vụ3: theo dõi và tiến hành các vấn đề liên quan đến BHXH và thi nâng bậc Nhiệm vụ 4: tư vấn cho giám đốc ra các quyết định về đề bạt, điều động, thuyên chuyển, bổ nhiệm, bãi nhiệm. Trách nhiệm 3 Nhiệm vụ 1: nhận và chỉ đạo công văn đến công ty Nhiệm vụ 2: nhận và chỉ đạo công văn đến công ty Nhiệm vụ 3: chỉ đạo nhân viên trong phòng thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến văn bản hành chính của công ty. Nhiệm vụ 4: kiểm tra đôn đốc và xử lý những công việc phục vụ, quản lý tài sản, văn phòng, quản trị. Báo cáo Báo cáo cho Giám đốc và Phó giám đốc phụ trách nội dung chính Quan hệ trong công ty Cung cấp các tài liệu hành chính nhân sự cho các phòng ban chức năng Nhận chỉ đạo từ Giám đốc và Phó giám đốc Chỉ đạo các công việc hành chính nhân sự của công ty Quan hệ ngoài công ty Quan hệ với cơ quan BHXH, Bộ LĐ – TB XH Quan hệ với cán bộ nhân viên trong tập đoàn và ngoài cơ quan đơn vị công tác Giám đốc Trưởng Phòng TC – HC Trưởng bộ phận chức năng TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP TÀU THỦY VIỆT NAM CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN - ĐIỆN TỬ TÀU THỦY Bản yêu cầu công việc với người thực hiện Chức danh: Trưởng phòng TC – HC Mã số CV: TPTC01 Phòng/ban: Tổ chức – Hành chính Quản lý trực tiếp: Phó giám đốc phụ trách nội dung chính Quản lý gián tiếp: Giám đốc và các phó giám đốc khác Chế độ làm việc: Hành chính Yêu cầu công việc với người thực hiện Trình độ văn hóa: 12/12 Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp đại học hoặc tương đương về Quản trị nhân lực, Luật, Kinh tế lao động, hoặc Quản trị kinh doanh Kiến thức chuyên môn: Hiểu biết về các hoạt động của Quản trị nhân lực. Hiẻu biết về các quy định, chính sách của nhà nước, của Bộ Lao động Thương binh Xã hội về lĩnh vực lao động xã hội. Am hiểu về luật BHXH, BHYT, luật Lao động, quy trình an toàn vệ sinh. Kinh nghiệm: Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm quản lý doanh nghiệp Ngoại ngữ: chứng chỉ C Tiếng anh Tin học: Sử dụng thành thạo tin học văn phòng Kỹ năng: có kỹ năng về quản lý, tổ chức, kỹ năng về lĩnh vực nhân sự, kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, thuyết trình. Tính cách: vui vẻ, hòa đồng, dễ thích ứng với môi trường làm việc mới Giám đốc Trưởng phòng TC – HC Trưởng bộ phận TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP TÀU THỦY VIỆT NAM CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN - ĐIỆN TỬ TÀU THỦY Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Chức danh: Trưởng phòng TC – HC Mã số CV: TPTC01 Phòng/ban: Tổ chức – Hành chính Quản lý trực tiếp: Phó giám đốc phụ trách nội dung chính Quản lý gián tiếp: Giám đốc và các phó giám đốc khác Chế độ làm việc: Hành chính Thứ tự Tiêu chuẩn THCV Trách nhiệm 1 Đảm bảo các hội nghị, cuộc họp diễn ra tốt đẹp Đảm bảo cho các chương trình tham quan nghỉ mát diễn ra đúng lịch trình, đảm bảo về công tác quản lý số lượng người để chương trình diễn ra vui vẻ thuận lợi Giải quyết tốt các vấn đề người lao động và gia đình. Trách nhiệm 2 Thực hiện đầy đủ công tác BHXH cho nhân viên Tư vấn cho Giám đốc các quyết định nhân sự hợp lý Trách nhiệm 3 Cung cấp các thông tin kịp thời và đầy đủ về hành chính nhan sự cho Giám đốc và Phó giám đốc. Các công văn của công ty phải được đưa đến các phòng/ ban đầy đủ và kịp thời. Giám đốc Tr.phòng TC- HC Trưởng bộ phận 3.2.4 Sử dụng các văn bản kết quả của phân tích công việc cho các hoạt động khác của QTNL Hiện nay các hoạt động QTNL tại Vinamrel còn tồn tại một số bất cập do những thiếu sót trong quy trình PTCV. Để phát huy được vai trò của PTCV cũng như các hoạt động khác của QTNL, sau khi xây dựng xong các văn bản kết quả PTCV phòng TC – HC cần đưa các văn bản này vào sử dụng. Cụ thể (tham khảo mục 1.2) Bảng 3.1: Sử dụng các văn bản kết quả của phân tích công việc cho các hoạt động khác của QTNL Hoạt động QTNL Bản mô tả công việc Bản yêu cầu với người THCV Bản tiêu chuẩn THCV Kế hoạch hóa NNL √ √ Tuyển dụng √ √ √ Đào tạo và phát triển √ √ √ Đánh giá THCV √ Thù lao lao động √ √ √ Thiết kế lại công việc √ √ √ Quan hệ lao động √ √ √ 3.2.5 Kiến nghị với ban lãnh đạo Từ thực trạng hoạt động QTNL của công ty, ban lãnh đạo cần hiểu rõ mục đích, vai trò của PTCV cũng như sự cần thiết phải tiến hành PTCV tại công ty. Vì vậy ban lãnh đạo cần quan tâm hơn nữa về hoạt động PTCV. Ban lãnh đạo cần giao nhiệm vụ cụ thể cho phòng TC – HC và đồng hành cử người theo dõi, giám sát việc thực hiện chương trình PTCV. Để chương trình PTCV của công ty được hoàn thiện hơn nữa thì cần có sự đầu tư về nguồn lực (nguồn lực tài chính và phi tài chính). Khi tiến hành xây dựng lại chương trình hoặc bổ sung về hoạt động PTCV, phòng TC – HC cần cụ thể hóa các nguồn lực cần thiết sau đó trình lên Ban Lãnh Đạo, Ban lãnh đạo xem xét và hỗ trợ để các kế hoạch trên có thể tiến hành KẾT LUẬN Qua những phân tích nghiên cứu cơ sở lý luận, đồng thời phân tích thực trạng PTCV của Công ty Vinamarel, chúng ta đã nhìn nhận một cách khái quát và khẳng định vấn đề PTCV thực sự quan trọng đối với các doanh nghiệp; PTCV là cơ sở cho tất cả các hoạt động khác của Quản trị nhân lực đạt hiệu quả tốt nhất. Một công ty có một chương trình phân tích công việc tốt nghĩa là đã nắm chắc trong tay chìa khóa thành công. Trong thời gian thực tập tại Công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy tôi đã nghiên cứu sâu các vấn đề về QTNL của công ty, và nhận thấy hoạt động PTCV tại công ty còn nhiều thiếu sót vì vậy mà tôi đã lựa chọn đề tài “Cải tiến hoạt động Phân tích công việc tại Công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy” với mong muốn được vận dụng kiến thức đã được đào tạo tại trường đại học cùng với sự tìm tòi nghiên cứu các tài liệu thực tế đưa ra một số giải pháp cải tiến hoạt động PTCV của công ty nhằm góp phần thay đổi một diện mạo mới tốt nhất cho công ty. Em chân thành gửi lời chân thành cảm ơn đến giảng viên hướng dẫn TS. Nguyễn Vĩnh Giang, đến các cán bộ văn phòng Công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy đã tận tình giúp đỡ em thực hiện bản báo cáo này. Mặc dù đã cố gắng hết sức nhưng bài báo cáo này có thể còn thiếu sót rất mong nhận được ý kiến để đề tài được hoàn thiện hơn. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Hữu Thân (2007), Quản trị nhân sự, NXB Lao động – xã hội, Hà Nội. Nguyễn Ngọc Quân, Nguyễn Vân Điềm (2004), Quản trị nhân lực, NXB Lao động-xã hội, Hà Nội. Trần Kim Dung (2000), Quản trị nguồn nhân lực, NXB Đại học quốc gia, Thành phố Hồ Chí Minh Vũ Thị Uyên, Bài giảng Quản trị nhân lực. Website : www.vietnamhumans.com www.chungta.com PHỤ LỤC Phụ lục 2.1: Phiếu mô tả nhiệm vụ Ngày: Họ và tên: Đơn vị: Tên công việc Tóm tắt nội dung công việc Các nhiệm vụ chính Các nhiệm vụ phụ Mối quan hệ chủ yếu trong công việc Mối quan hệ với các tổ chức Mối quan hệ với cá nhân Trách nhiệm giám sát quản lý Phạm vi giám sát, quản lý Đối tượng giám sát, quản lý Yêu cầu trình độ học vấn Không cần học vấn: PTTH: Trung cấp, học nghề: Đại học ………. Chuyên ngành học Kinh nghiệm làm việc cần thiết Kiến thức /kỹ năng cần thiết Yêu cầu về thể chất/điềukiện làm việc Phụ lục 2.2: Một số văn bản kết quả PTCV của công ty Vinamarel Chức danh: Trưởng Phòng Trưởng Phòng: Phụ trách chung Trách nhiệm : Quản lý điều hành mọi hoạt động của Phòng trong lĩnh vực và nhiệm vụ được giao Giúp việc cho Giám đốc và tham mưu cho Giám đốc trong công tác tổ chưc và cán bộ Kiểm tra, đôn đốc và xử lý những công việc như phục vụ, quản lý tài sản, văn phòng, quản trị........, và các chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước để vận dụng vào đơn vị và người lao động thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của Phòng. Quyền hạn : Được phân công công việc cho nhân viên dưới quyền thực hiện các nhiệm vụ của Phòng Được từ chối những công việc vượt quá khả năng và quyền hạn của Phòng hoặc không đúng với chế độ chính sách đã ban hành. Báo cáo : Thường xuyên trực tiếp báo cáo với Giám đốc hoặc Phó giám đốc phụ trách theo sự phân công về những việc đã hoàn thành và những công việc còn tồn tại vướng mắc để xin ý kiến xử lý Đề xuất với Giám đốc và Ban lãnh đạo Công ty những vấn đề, công việc còn bất cập những vướng mắc cần tháo gỡ, cần giải quyết.. Thay thế khi vắng mặt : Bàn giao việc quản lý và điều hành mọi hoạt động của phòng cho Phó trưởng phòng Yêu cầu về năng lực : Trình độ : Tốt nghiệp đại học luật hoặc Quản trị kinh doanh Ngoại ngữ: Chứng chỉ C tiếng anh Kinh nghiệm: Có ít nhất 03 năm làm quản lý doanh nghiệp . Quan hệ công tác : Giữ mối quan hệ chặt chẽ với tất cả các Phòng, Ban, các đơn vị trong doanh nghiệp Mở rộng mối quan hệ trên, dưới để học hỏi kinh nghiệm trong xử lý, trong giao tiếp với trong và ngoài cơ quan đơn vị. Chức danh: Phó Trưởng Phòng Phó Trưởng Phòng: Giúp trưởng phòng thực hiện các công việc được giao. Trách nhiệm : Thực hiện đúng nhiệm vụ được Trưởng phòng phân công giao việc. Giúp Trưởng phòng trong khâu tuyển dụng lao động, tiền lương và soạn thảo một số quy chế hoạt động của doanh nghiệp trình Giám đốc duyệt Quyền hạn : Chủ động giải quyết các công việc, nhiệm vụ thuộc thẩm quyền được giao Đề xuất với Trưởng phòng phương pháp giải quyết, xử lý công việc trong phạm vi quyền hạn của phòng. Báo cáo : Báo cáo Trưởng phòng những công việc đã hoàn thành hoặc những vướng mắc cần có biện pháp khắc phục hoặc xử lý để giải quyết tốt công việc chung của Phòng. Thay thế khi vắng mặt : Yêu cầu về năng lực : Trình độ : Tốt nghiệp đậi học luật hoặc quản trị kinh doanh Ngoại ngữ: bằng C tiếng anh hoặc ngoại ngữ khác Kinh nghiệm: Có ít nhất 02 năm làm quản lý doanh nghiệp cấp phân xưởng. Quan hệ công tác : Hợp tác chặt chẽ trong công tác với các Phòng, Ban, Đơn vị.............. Quan hệ mở rộng với tất cả đối tác, cơ quan cấp trên, cấp dưới để học hỏi kinh nghiệm điều hành, xử lý trong công việc. Chức danh: Văn thư lưu trữ Nhân viên văn phòng. Trách nhiệm : Quản lý các công văn đi đến của Nhà nước, các cấp, các ngành và của các Phòng, Ban, Đơn vị trực thuộc Công ty. Quản lý chặt chẽ con dấu kể cả dấu chức danh Mở số sách theo dõi việc lưu giữ, phát, chuyển công văn đi đến một cách chính xác, đúng thời gian tính của công văn. Quyền hạn : Chỉ cho phép mượn lại hoặc sao chép công văn đi, đến khi được sự đồng ý của Giám đốc, Thủ trưởng đơn vị. Khi đóng dấu khi thấy công văn hoặc giấy tờ nội dung không rõ ràng. Yêu cầu được cung cấp đầy đủ trang thiết bị văn phòng đáp ứng nhu cầu công việc. Báo cáo : Báo cáo lãnh đạo phòng khi phát hiện những giấy tờ công văn không rõ lai lịch xuất xứ. Thay thế khi vắng mặt : Trưởng phòng chỉ định người làm thay và phải chịu trách nhiệm trong thời gian làm thay đó Yêu cầu về năng lực : Trình độ : Cử nhân về Văn thư – Lưu trữ Tin học: Biết sử dụng tin học văn phòng Kinh nghiệm: Có ít nhất 1 năm đã kinh qua công việc. Quan hệ công tác : Quan hệ chặt chẽ với các Phòng, Ban, Đơn vị trực thuộc tạo điều kiện giúp đỡ hoàn thành nhiệm vụ được giao. Chức danh: Lao động - Tiền lương Nhân viên nghiệp vụ. Trách nhiệm : Theo dõi diễn biến lao động hàng tháng, quý để có kế hoạch điều chỉnh, tuyển dụng, thực hiện chế độ chính sách, tổ chức lên lương, nâng bậc cho CBCNV- LĐ theo đúng luật định hiện hành. Quyền hạn : Giúp Giám đốc lựa chọn, tuyển dụng lao động khi có kế hoạch sử dụng lao động. Tham mưu giúp Giám đốc về chế độ tiền lương thực tế ở đơn vị, xây dựng đơn giá tiền lương. Tổng hợp diễn biến lương hàng năm của CBCNv- LĐ, làm chứng từ thanh toán lương hành tháng cho người lao động. Yêu cầu được cung cấp đầy đủ trang thiết bị văn phòng đáp ứng nhu cầu công việc.. Báo cáo : Báo cáo Trưởng Phòng phát hiện những vấn đề bất cập trong tuyển dụng. Trong điều chuyển. Báo cáo Trưởng Phòng những bất cập trong tiền lương, giải quyết chế độ cho người lao động. Thay thế khi vắng mặt : Trưởng phòng chỉ định người làm thay và phải chịu trách nhiệm trong thời gian làm thay đó Yêu cầu về năng lực : Trình độ : Cử nhân kinh tế lao động hoặc cử nhân Quản trị khinh doanh Tin học: Biết sử dụng tin học văn phòng Kinh nghiệm: Có ít nhất 2 năm làm công việc LĐTL. Quan hệ công tác : Quan hệ chặt chẽ với các Phòng, Ban, Đơn vị trực thuộc và mối quan hệ theo hệ thống ngành dọc ( Trên, dưới ). Chức danh: Thường trực - Bảo vệ Nhân viên thường trực- bảo vệ. Trách nhiệm : Được thực hiện theo điều 6 chương II của Nội quy về tổ chức và hoạt động của lực lượng thường trực - bảo vệ trong Công ty Cơ khí Điện - Điện tử tàu thuỷ ( Ban hành kèm theo quyết định số: 442QĐ/NQTTBV – Công ty ngày 15 tháng 7 năm 2004 ) của Giám đốc Công ty. Quyền hạn : Được thực hiện theo điều 6 chương II của Nội quy về tổ chức và hoạt động của lực lượng thường trực - bảo vệ trong Công ty Cơ khí Điện - Điện tử tàu thuỷ ( Ban hành kèm theo quyết định số: 442QĐ/NQTTBV – Công ty ngày 15 tháng 7 năm 2004 ) của Giám đốc Công ty. Báo cáo : Báo cáo Trưởng Phòng . Thay thế khi vắng mặt : Trưởng Phòng chỉ định người khác có bằng lái và kinh nghiệm lái thay. Yêu cầu về năng lực : Trình độ : Có tay nghề ít nhất từ bậc 2 trở lên và có trình độ văn hoá 10/10 hoặc 12/12, sức khoẻ tốt. Ngoại ngữ: Biết ngoại ngữ Anh giao tiếp càng tốt Kinh nghiệm: Có ít nhất 3 năm trở lên. Quan hệ công tác : Giữ mối quan hệ, hợp tác hỗ trợ lẫn nhau trong những chuyến đi công tác và với bạn bè, đòng nghiệp. Chức danh: Tạp vụ- Vệ sinh Nhân viên tạp vụ. Trách nhiệm : Thực hiện trách nhiệm đã qui định trong hợp đồng tạp vị vệ sinh, . Quyền hạn : Thực hiện như đã ghi trong hợp đồng tạp vụ vệ sinh, được cung cấp đầy đủ phương tiện để hoàn thành nhiệm vụ. Báo cáo : Báo cáo Trưởng Phòng khi có công việc phát sinh. Thay thế khi vắng mặt : Trưởng Phòng bố trí người khác thay thế. Yêu cầu về năng lực : Trình độ : tốt nghiệp trung học phổ thông. Sức khoẻ: Có sức khoẻ tốt. Quan hệ công tác : Giữ mối quan hệ tốt với CBCNV – LĐ trong Công ty. Phụ lục 3.1: các văn bản kết quả PTCV vị trí Phó trưởng phòng TC – HC Bản mô tả công việc TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP TÀU THỦY VIỆT NAM CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN - ĐIỆN TỬ TÀU THỦY Bản mô tả công việc Chức danh: Phó trưởng phòng TC – HC Mã số CV: PPTC01 Phòng/ban: TC - HC Quản lý trực tiếp: Trưởng phòng TC - HC Quản lý gián tiếp: Giám đốc và phó giám đốc khác Chế độ làm việc: Hành chính Các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc Thứ thự Nhiệm vụ Trách nhiệm 1 Nhiệm vụ 1: vào sổ các công văn giấy tờ đến và đi từ cơ quan Nhiệm vụ 2: lưu trữ các văn bản gốc Nhiệm vụ 3: Bảo quản cơ sở vật chất của phòng và con dấu Trách nhiệm 2 Nhiệm vụ 1: cập nhập các thông tin liên quan đến công tác hành chính nhân sự. Nhiệm vụ 2: Thực hiện đúng nhiệm vụ được Trưởng phòng phân công giao việc. Giúp Trưởng phòng trong khâu tuyển dụng lao động, tiền lương và soạn thảo một số quy chế hoạt động của doanh nghiệp trình Giám đốc duyệt Nhiệm vụ 3: giao nhiệm vụ và thường xuyên kiểm tra đôn đốc nhân viên cấp dưới Báo cáo Trưởng phòng TC - HC Quan hệ trong công ty Nhận chỉ đạo, mệnh lệnh của trưởng phòng TC – HC, phối hợp với các nhân viên trong công ty thực hiện các công việc có liên quan. Quan hệ ngoài công ty Tiếp khách đến công ty, thay mặt trưởng phòng đi giao dịch hoặc ký kết. Điều kiện làm việc Làm việc với đầy đủ trang thiết bị văn phòng Giám đốc Trưởng phòng TC – HC Trưởng bộ phận Bản yêu cầu công việc với người thực hiện TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP TÀU THỦY VIỆT NAM CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN - ĐIỆN TỬ TÀU THỦY Bản yêu cầu công việc với người thực hiện Chức danh: Phó trưởng phòng TC – HC Mã số CV: PPTC01 Phòng/ban: TC - HC Quản lý trực tiếp: Trưởng phòng TC - HC Quản lý gián tiếp: Giám đốc và phó giám đốc khác Chế độ làm việc: Hành chính Yêu cầu công việc với người thực hiện Trình độ văn hóa: 12/12 Trình độ chuyên môn: Đại học luật, Đại học kinh tế hoặc tương đương về quản lý nhân lực Kiến thức chuyên môn: Hiểu biết về những quy định của nhà nước về công tác lưu trữ, bảo quản và sử dụng con dấu. Hiểu biết các hoạt động của Quản trị nhân lực. Kinh nghiệm: 2 năm kinh nghiệm Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp Tin học: sử dụng thành thạo tin học văn phòng Kỹ năng: kỹ năng quản lý, tổ chức, làm việc nhóm và làm việc độc lập Tính cách:vui vẻ, hòa đồng, dễ thích ứng với môi trường làm việc mới. Tố chất: có khả năng giao tiếp, thuyết trình và quan hệ xã hội Giám đốc Trưởng phòng TC – HC Trưởng bộ phận Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP TÀU THỦY VIỆT NAM CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN - ĐIỆN TỬ TÀU THỦY Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Chức danh: Phó trưởng phòng TC – HC Mã số CV: PPTC01 Phòng/ban: TC - HC Quản lý trực tiếp: Trưởng phòng TC - HC Quản lý gián tiếp: Giám đốc và phó giám đốc khác Chế độ làm việc: Hành chính Các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc Thứ thự Tiêu chuẩn Trách nhiệm 1 Nhận đầy đủ công văn, vào sổ và bảo quản con dấu đúng theo yêu cầu quy định của pháp luật Trách nhiệm 2 Thực hiện đúng trách nhiệm trưởng phòng giao. Tư vấn và cung cấp thông tin kịp thời cho trưởng phòng Giám đốc Trưởng phòng TC – HC Trưởng bộ phận