Chuyên đề Cải tiến tạo động lực tại công ty TNHH đầu tư sản xuất dịch vụ thương mại quốc tế Quân Thư

g bếp ăn tập thể - có tính chất gia đình. Đây là nơi mọi người giao lưu, chia sẻ về cuộc sống sau những giờ làm việc căng thẳng. Điều này đã tạo được sự gần gũi và gắn bó người lao động đối với công ty. Đó là một nét đẹp văn hoá mà DN đã làm rất tốt. Công ty thường xuyên quan tâm chăm lo đến đời sống tinh thần cho lao động. Các hoạt động văn nghệ rất được chú trọng nhằm tạo tinh thần thoải mái cho người lao động làm việc. Công ty còn tự nguyện tham gia các hoạt động từ thiện hoặc các công tác xã hội để phát triển cộng đồng, tôn trọng pháp luật. VHDN còn thể hiện qua cả mối quan hệ giữa những thành viên trong DN. Mối quan hệ tốt sẽ giúp người lao động thân thiện với nhau hơn, họ cùng nhau thông cảm và chia sẻ với nhau về các giá trị văn hoá và phong cách lãnh đạo giúp họ hoà nhập được với DN. Kết quả điều tra khi hỏi người lao động về mối quan hệ giữa người quản lý với người lao động và mối quan hệ của tập thể lao động trong Công ty thu được khi trực tiếp phỏng vấn người lao động tại Công ty: (Nguồn: Điều tra bằng mẫu bảng hỏi tháng 4/2010 tại Công ty Quân Thư) (Nguồn: Điều tra bằng mẫu bảng hỏi tháng 4/2010 tại Công ty Quân Thư) Trong Công ty TNHH ĐTSX DVTM Quốc tế Quân Thư mối quan hệ giữa những người lao động là khá thân thiện và cởi mở. Mọi người luôn luôn vui vẻ, đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau. Có đến 34% người lao động được hỏi cho rằng mối quan hệ của nội bộ Công ty là rất tốt, 60% người được hỏi cho rằng mối quan hệ đó là tốt và 2% ý kiến cho rằng mối quan hệ này là bình thường. Mối quan hệ tốt đẹp thân thiện và cởi mở không những được duy trì giữa những người lao động với nhau mà còn được phát huy giữa những người quản lý với nhân viên của mình. 6% người lao động được hỏi cho rằng mối quan hệ của họ với người quản lý là rất tốt, 70% người được hỏi cho rằng mối quan hệ đó là tốt và 20% ý kiến cho rằng mối quan hệ này là bình thường. Điều này cho thấy việc lãnh đạo cấp trên thường xuyên quan tâm, thăm hỏi, động viên đối với người lao động trong Công ty và sự đoàn kết trong nội bộ đã tạo ra một sự động viên tinh thần rất lớn, tạo động lực giúp người lao động làm việc. Họ sẽ luôn đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, giúp Công ty phát triển hơn nữa. Nhưng vẫn còn một số ít người lao động cho rằng mối quan hệ giữa họ với đồng nghiệp và với người quản lý của họ còn rất xấu, chiếm tỷ lệ 4% trong tổng số người được hỏi. Con số này cũng không hẳn là nhỏ. Trong khi đó, có thể thấy thái độ và quan điểm của người lao động trong DN có ảnh hưởng rất lớn đến sự đoàn kết trong Công ty. Họ có tôn trọng tổ chức, tôn trọng lãnh đạo hay không sẽ ảnh hưởng đến những hành động của họ. Chỉ một số ít những bất đồng trong tổ chức cũng có thể làm người lao động bất mãn, không phục tùng mệnh lệnh, gây ra sự mất đoàn kết trong DN, ảnh hưởng đến tâm lý những người lao động khác. Do vậy, lãnh đạo cần quan tâm hơn nữa đến vấn đề này để tạo dựng một Công ty TNHH ĐTSX DVTM Quốc tế Quân Thư đoàn kết, gắn bó cùng nhau phát triển. Nền VHDN mạnh, yếu khác nhau sẽ có ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đối với sự phát triển của DN. Vì vậy, Công ty TNHH ĐTSX DVTM Quốc tế Quân Thư luôn cố gắng hoàn thiện và củng cố nền VHDN của mình nhằm thu hút nhân tài và củng cố lòng trung thành của nhân viên đối với Công ty. 4.3.2. Điều kiện làm việc: ĐKLV tốt hay xấu có ảnh hưởng đến sức khoẻ và khả năng làm việc của người lao động. Đây là một trong những yếu tố góp phần kích thích, tạo hứng thú cho người lao động làm việc. Do vậy, các DN cần có biện pháp để cải thiện ĐKLV giúp người lao động cải thiện sức khoẻ và nâng cao NSLĐ. Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì việc đầu tư chiều sâu vào công nghệ, máy móc là thực sự cần thiết. Hiểu được điều này, Công ty đã không ngần ngại trang bị khá đầy đủ các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho quá trình làm việc của người lao động thuộc bộ phận văn phòng, như: máy tính được kết nối Internet tạo điều kiện thuận lợi để trao đổi thông tin giữa các phong ban , máy photocopy, máy fax, điện thoại, điều hòa nhiệt độ, tủ cá nhân…. Công ty còn trang bị, đầu tư các máy móc hiện đại cho bộ phận mành, rèm để giúp họ cải tiến nâng cao năng suất lao động. Việc trang bị các dụng cụ bảo hộ lao động cho các lao động sản xuất trực tiếp ở bộ phận sản xuất mành rèm cũng được thực hiện rất chu đáo. Các lao động ở đây được cấp phát các trang bị bảo hộ lao động rất đầy đủ đảm bảo sức khoẻ cho người lao động. Hàng ngày các văn phòng làm việc đều có nhân viên tạp vụ đến dọn dẹp, lau chùi. Không chỉ vậy, bản thân người lao động cũng được giám đốc đôn đốc nhắc nhở tự nâng cao ý thức tự dọn dẹp nên cứ cuối giờ làm họ lại xếp bàn làm việc ngay ngắn, sắp xếp tài liệu gọn gàng, vệ sinh chỗ làm việc của mình rồi mới ra về. Ngoài ra, Công ty Quân Thư còn có bếp ăn tập thể rất sạch sẽ, chất lượng đảm bảo nhằm phục vụ ăn trưa cho toàn bộ lao động trong Công ty. (Nguồn: Điều tra bằng mẫu bảng hỏi tháng 4/2010 tại Công ty Quân Thư) Theo kết quả điều tra cho thấy người lao động đánh giá rất tốt về điều kiện lao động của Công ty. 80% cho rằng điều kiện lao động tại công ty là rất tốt, 14% có ý kiến cho rằng điều kiện lao động của Công ty là bình thường. Chỉ có 6% cho rằng điều kiện lao động của Công ty là không tốt lắm. Một số người cho rằng điều kiện lao động Công ty không tốt lắm là do họ cho rằng một số phòng ban ko có điều hoà, một số phòng ban điện thoại liên lạc thường xuyên trục trặc và sự cố máy tính thường xuyên xảy ra làm ảnh hướng tới quá trình làm việc của các nhân viên. Vì vậy, Công ty cần có kế hoạch lắp đặt và sửa chữa hệ thống điều hoà nhiệt độ, máy tính và điện thoại cho khối văn phòng. 4.3.3. Bản thân công việc: Bản thân công việc cũng có ảnh hưởng rất lớn để khả năng hoàn thành công việc. Nó là một nhân tố quan trọng tạo động lực cho người lao động làm việc. Người lao động sẽ cảm thấy hài lòng và hứng thú với công việc mà họ đang đảm nhận khi họ được bố trí làm đúng việc, đúng chuyên môn. Người lao động sẽ không thể đảm nhận, hoặc không có động lực để hoàn thành tốt công việc khi đó là một công việc mà họ không thích hay công việc đó chưa được đào tạo về cơ bản. (Nguồn: Điều tra bằng mẫu bảng hỏi tháng 4/2010 tại Công ty Quân Thư) Khi được hỏi về mức độ phù hợp của công việc họ đang làm với ngành nghề mà họ được đào tạo, các nhân viên cho rằng họ rất quan tâm đến ngành nghề mà mình đảm nhận. Phần lớn số người được hỏi cho rằng ngành nghề mình đang đảm nhận là rất phù hợp (chiếm 90%). Đây là một yếu tố rất quan trọng giúp người lao động có động lực làm việc. Chỉ có 2% số người được hỏi trả lời rằng công việc mà họ đảm nhận tương đối phù hợp và 8% số người được hỏi trả lời họ cảm thấy không phù hợp với ngành nghề đào tạo. Hầu hết lực lượng lao động của Công ty Quân Thư là lao động trẻ nên kinh nghiệm trong công việc còn chưa nhiều, chưa am hiểu sâu rộng, còn nóng vội trong các quyết định. Vì vậy, cần phải khắc phục những nhược điểm của nhóm lao động này. Để khắc phục những nhược điểm đó, Công ty cũng đã mở các lớp đào tạo ngắn hạn cho người lao động để họ nâng cao trình độ và năng lực của mình. Song, việc đào tạo này lại chỉ giới hạn trong lĩnh vực BĐS. Việc này DN cần quan tâm hơn vì tỷ lệ người lao động không phù hợp với yêu cầu công việc vẫn còn chiếm tỷ lệ 8%. Bởi, khi được đào tạo thì trình độ của người lao động sẽ được nâng cao. Trình độ càng cao cũng tạo ra sự cạnh tranh trong công việc càng nhiều hơn, từ đó càng thúc đẩy tăng động lực để khẳng định bản thân của họ trong DN và ngoài xã hội. Tác động của tạo động lực đến động lực của người lao động trong công ty. Bảng 9: Bảng tiền lương bình quân, năng suất lao động bình quân của người lao động trong Công ty Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 (dự kiến) So sánh 2008/2007 So sánh 2009/2008 SL % SL % Số lao động (người) 47 50 52 3 6,4 2 4 Tổng quỹ lương (đồng) 129.259.400 143.500.000 158.917.200 14.240.600 11,01 14.417.200 10,74 Tiền lương bình quân (đồng/người/tháng) 2.750.200 2.870.000 3.056.100 119.800 4,36 186.100 6,48 Tổng doanh thu (đồng) 22.906.952.167 26.535.289.890 36.711.161.850 3.628.337.730 15,84 10.175.871.960 38,35 NSLĐ bình quân (đồng/người) 487.381.960,9 530.705.797,8 705.983.881,7 43.323.836,9 8,89 175.278.083,9 33 (Nguồn: Phòng Hành chính – nhân sự Công ty TNHH Quốc tế Quân Thư) Qua bảng thống kê trên ta thấy ở Công ty TNHH ĐTSX DVTM Quốc tế Quân Thư : năm 2008 so với năm 2007 thì số lao động tăng lên 3 người và tổng quỹ lương tăng lên 14.240.600 đồng làm cho thu nhập bình quân hàng tháng của người lao động tăng lên 119.800 đồng tương ứng với tốc độ tăng 4,36%. Năm 2009 số lao động tăng lên 2 người so với năm 2008 và tổng quỹ lương dành cho năm 2009 tăng 14.417.200 đồng làm cho thu nhập bình quân hàng tháng của người lao động tăng lên 186.100 tương ứng với tốc độ tăng là 6.48%. Trong khi đó, với tổng doanh thu dự kiến năm 2009 là 36.711.161.850 đồng thì tốc độ tăng năng suất lao động năm 2009 tăng 33% so với năm 2008, tốc độ tăng năng suất lao động năm 2008 tăng 8,89% so với năm 2007. So sánh tốc độ tăng NSLĐ với tốc độ tăng tiền lương bình quân của người lao động qua các năm ta thấy: tốc độ tăng NSLĐ lớn hơn tốc độ tăng tiền lương bình quân của người lao động. Vậy, Công ty đã đảm bảo nguyên tắc trả lương. Tiền lương tăng nhưng vẫn đảm bảo DN làm ăn có lãi do tốc độ tăng NSLĐ cao. Đây là động lực giúp người lao động gắn bó với tổ chức bởi họ yên tâm làm việc vì họ tin rằng trong tương lai tiền lương của họ sẽ được trả cao hơn. Tác động của tạo động lực đến người lao động là rất lớn. Tạo được động lực cho người lao động thì họ sẽ cảm thấy thoả mãn hơn và nỗ lực làm việc hơn. Để tìm hiểu xem với chính sách chung mà Công ty Quân Thư đề ra người lao động có hài lòng với chính sách của Công ty hay không, ta hãy xem kết quả điều tra sau: Khi được hỏi về mức độ hài lòng của người lao động với chính sách chung của Công ty có 50 người tham gia trả lời: (Nguồn: Điều tra bằng mẫu bảng hỏi tháng 4/2010 tại Công ty Quân Thư) Trong đó, số ý kiến cảm thấy không hài lòng với chính sách chung của Công ty còn quá cao, chiếm 78%. Trong khi đó, con số cảm thấy bình thường chiếm 12% và tỷ lệ người cảm thấy hài lòng với chính sách đó còn quá ít, chỉ chiếm 10%. Con số này cho thấy chính sách của Công ty chưa thực sự tạo ra động lực cho nhân viên làm việc. Mặc dù, Công ty TNHH ĐTSX DVTM Quốc tế Quân Thư đã xây dựng cho mình một nền VHDN vững mạnh với chế độ phúc lợi và điều kiện lao động đảm bảo,… đã góp phần kích thích người lao động giúp người lao động có động lực làm việc. Nhưng theo đánh giá thì các chế độ tiền lương, tiền thưởng,... còn chưa thực sự mang lại cho người lao động cảm giác hài lòng. Với mức lương thưởng quá thấp như hiện nay thì khó có thể tạo ra được động lực làm việc cho người lao động. Bởi họ cho rằng: nhu cầu cơ bản của họ chưa được đảm bảo. Trong khi đó, Hà Nội là trung tâm của cả nước, giá cả sinh hoạt tương đối cao so với các tỉnh khác trong cả nước. Hơn nữa sức ép về công việc khi làm việc trong các DN ở Hà Nội thường cao hơn khi làm việc trong các tỉnh thành khác của cả nước. Như vậy, tiền lương chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu “đảm bảo cuộc sống” cho người lao động. Điều đó làm ảnh hưởng lớn đến việc kích thích họ dồn hết nỗ lực của bản thân để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Qua các phân tích trên, có thể thấy một số ưu nhược điểm của DN như sau: Về ưu điểm: Công ty TNHH ĐTSX DVTM Quốc tế Quân Thư đã tạo dựng cho mình một nền VHDN vững mạnh. Ở đó, mỗi cá nhân được làm việc trong môi trường thân thiện, giúp phát huy tính sáng tạo của mỗi cá nhân. Các cán bộ, nhân viên Công ty Quân Thư đoàn kết, lao động sáng tạo nhằm nâng cao uy tín cho Công ty trong việc chiếm lĩnh thị trường ở Việt Nam với một triết lý kinh doanh thông suốt: “Thành công của bạn là thành công của chúng tôi”. Trong môi trường văn hóa đó, cán bộ, nhân viên Công ty Quân Thư đã và đang cùng nhau làm việc, cùng nhau chia sẻ và luôn tự hào với những thành quả đạt được. Công ty Quân Thư đã thành công trong việc xây dựng chế độ phúc lợi cho người lao động. Điều này đã tạo được sự quan tâm của Công ty Quân Thư đối với người lao động giúp người lao động gắn bó hơn với Công ty. Điều kiện làm việc tương đối tốt. Công ty TNHH ĐTSX DVTM Quốc tế Quân Thư có trang bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết cho từng vị trí công việc. Điều này giúp cho nhân viên thuận lợi hơn trong quá trình thực hiện công việc của mình. Về nhược điểm: Mặc dù Công ty Quân Thư đã có nhiều cố gắng trong việc tạo động lực cho người lao động. Song bên cạnh những mặt tích cực thì vẫn còn tồn tại một số mặt cần khắc phục như sau: Lương, thưởng chưa đủ cao để tạo động lực làm việc cho nhân viên. Với mức lương quá thấp khó có thể giữ chân những người lao động giỏi, trong khi mức sống ở thủ đô là khá cao. Trong khi đó, hình thức trả luơng, thưởng và phúc lợi chưa phong phú, đa dạng. Khoảng cách giữa thời điểm thưởng và thời điểm được thưởng là khá lâu nên phần nào đó tác động không tốt tới tâm lý người lao động. Do vậy, cần đa dạng hơn nữa các hình thức trả lương, thưởng và phúc lợi cho người lao động. Việc thay đổi nhân sự diễn ra còn nhiều cho thấy việc tuyển dụng ồ ạt, số lượng tuyển nhiều vào mỗi lần không đem đến hiệu quả cao. Các ứng viên được lựa chọn không kỹ, không phù hợp với yêu cầu công việc. Trong khi đó, việc đào tạo, kèm cặp chưa thực hiện tốt, dẫn đến tình trạng nhân viên mới vào làm không hiểu hết các công việc mình phải làm, không biết hướng đi, cộng với việc giao việc ít hoặc việc không phù hợp dẫn đến chán công việc và thuyên chuyển Số ngày làm việc của từng nhân viên được bảo vệ chấm công, ghi chép hàng ngày thông qua bảng chấm công, nhưng việc làm này chỉ mới thống kê được chất lượng của từng ngày làm việc. Việc xây dựng bản mô tả công việc vẫn còn sơ sài, chung chung. Thực tế việc đánh giá thực hiện công việc của công ty được thực hiện không thường xuyên, mang tính chiếu lệ, chỉ dựa trên những chỉ tiêu mang tính chung chung nên chưa phản ảnh được chính xác, khách quan ảnh hưởng không tốt tới động lực làm việc của người lao động. Điều kiện làm việc vẫn còn gặp một số khó khăn như: sự cố máy tính, sự cố điện thoại văn phòng, một số phòng ban chưa được trang bị điều hoà nhiệt độ như các phòng ban khác,… khiến người lao động cảm thấy họ đối xử không được công bằng. Chương III. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tạo động lực cho người lao động tại Công ty TNHH ĐTSX DVTM Quốc tế Quân Thư 1. Định hướng phát triển của Công ty TNHH ĐTSX DVTM Quốc tế Quân Thư từ nay đến 2012: Để thành công DN nào cũng cần xây dựng cho mình mục tiêu hoạt động. Đó là cái đích định hướng tập thể lao động cùng lãnh đạo công ty cố gắng phấn đấu vươn tới. Khi người lao động nhận thức được định hướng, mục tiêu phát triển của công ty, họ sẽ hướng mục tiêu cá nhân của mình chung với mục tiêu của toàn công ty nhằm phát triển nghề nghiệp bản thân cũng như sự thành công của công ty. Do vậy, các DN cần xây dựng có các kế hoạch, mục tiêu cho từng tháng, quý, năm cho từng phòng ban để người lao động và lãnh đạo cùng nhau xác định những thuận lợi và khó khăn cần khắc phục để đi tới sự thành công. Công ty TNHH ĐTSX DVTM Quốc tế Quân Thư đang cố gắng trong những năm tới sẽ xây dựng và áp dụng thành công được hệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001: 2000. Đạt được điều này để công ty tiếp tục phấn đấu tham gia vào Quỹ Đầu tư Tín thác Bất động sản (Real Estate Investment Trusts - REIT) - một mô hình đã được áp dụng thành công tại nhiều thị trường bất động sản trên thế giới như Mỹ, Anh, Nhật, Singapore nhưng tại Việt Nam vẫn còn rất mới lạ. Để đạt được điều đó không chỉ là sự nỗ lực của lãnh đạo mà còn là sự cố gắng của toàn thể nhân viên trong Công ty. Do vậy, trong những năm tới đây, Công ty Quân Thư cần xây dựng một chương trình tạo động lực cho người lao động để người lao động yên tâm cống hiến hết sức mình vì sự phát triển chung của toàn Công ty. Để làm được điều đó Công ty cần xây dựng một chương trình tạo động lực cho người lao động. 2. Quan điểm của cá nhân về tạo động lực: Thứ nhất, tạo động lực không chỉ riêng cho một cá nhân riêng rẽ nào trong DN mà muốn DN phát triển hơn thì tạo động lực cần được thấm nhuần đến tất cả mọi thành viên trong DN để mọi thành viên của DN thấy được tầm quan trọng của việc tạo động lực. Từ đó, mọi thành viên thấy được mình cần gì, muốn gì ở tổ chức và tổ chức biết nên làm gì trong điều kiện cho phép để tạo động lực làm việc cho nhân viên của mình. Thứ hai, muốn tạo động lực cho người lao động thì người quản lý phải làm tốt tất cả các hoạt động quản trị nhân lực. Các chính sách của Công ty đưa ra cần phải gần gũi, đến gần hơn với người lao động. Để đạt được điều đó khi thiết kế các chính sách Công ty nên tham khảo ý kiến của người lao động. Do đó, để tạo động lực cho người lao động trong DN mình, Công ty TNHH ĐTSX DVTM Quốc tế Quân Thư cần phải cải tiến tạo động lực về một số phương diện như sau: 3. Các giải pháp tạo động lực cho người lao động tại Công ty TNHH ĐTSX DVTM Quốc tế Quân Thư: Để thực hiện được mục tiêu chiến lược và quan điểm chỉ đạo nêu trên thì phải làm cho đội ngũ lao động của Công ty có động lực cao trong hoạt động của mình. Để tạo động lực cho người lao động tại Công ty, trước hết là Công ty Quân Thư cần phát huy hơn nữa những ưu điểm, lợi thế mà Công ty đã tạo dựng được trong những năm qua. Đồng thời, hiện tại thì Công ty cần xây dựng cho mình các chính sách thích hợp nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn tại để nâng cao hiệu quả tạo động lực cho người lao động tại Công ty, để họ có thêm nỗ lực làm việc, cống hiến hết sức mình vì sự phát triển nghề nghiệp của bản thân cũng như sự phát triển toàn diện của Công ty. Để làm được điều đó không phải là dễ, song cũng không phải quá khó. 3.1. Công ty Quân Thư cần hoàn chỉnh bộ máy quản lý: Thứ nhất, Công ty TNHH ĐTSX DVTM Quốc tế Quân Thư cần hoàn chỉnh toàn bộ các nội quy, quy chế quản lý của Công ty. Đặc biệt là các quy chế phân cấp phù hợp với cơ chế quản lý và mục tiêu phát triển ngắn, trung và dài hạn của Công ty. Thứ hai, Công ty cần bố trí, sắp xếp lại cơ cấu tổ chức trong từng phòng ban cho hợp lý theo hướng tinh giản, gọn nhẹ và năng động. Xem xét lại phần phân cấp quản lý và định biên lao động sao cho thích hợp để nó thực sự phát huy được sức mạnh, tăng cường trách nhiệm các nhân của người quản lý, điều hành; gắn kết giữa trách nhiệm và quyền lợi của các cá nhân nhằm tăng năng suất lao động và đạt hiệu quả cao. Thứ ba, Công ty cần đưa ra các mục tiêu ngắn, trung và dài hạn cho từng phòng ban. Sau đó các phòng ban có nhiệm vụ thiết kế và xây dựng chi tiết các kế hoạch, mục tiêu của từng tháng, quý, năm cho phòng ban của mình. Đồng thời, các phòng ban phải phổ biến mục tiêu chung của toàn Công ty cũng như mục tiêu kế hoạch của phòng, ban mình cho toàn thể nhân viên trong phòng, ban biết để họ tự định ra kế hoạch làm việc cho bản thân nhằm hoàn thành công việc được giao cũng như hoàn thành kế hoạch chung của toàn Công ty. Định kỳ, các lãnh đạo, các nhà quản lý sẽ họp và đánh giá tình hình thực hiện các kế hoạch, mục tiêu đã đặt ra nhằm xác định các mặt đã đạt được và những mặt còn chưa đạt để kịp thời khắc phục, sửa chữa và hoàn thiện. 3.2. Công ty Quân Thư cần hoàn thiện công tác kế hoạch hoá và bố trí nhân lực: Thứ nhất, Công ty cần hoàn thiện công tác thiết kế và phân tích công việc: Hoàn thiện công tác thiết kế và phân tích công việc với từng vị trí công việc khác nhau, có bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc với người thực hiện thật cụ thể, rõ ràng, hợp lý, bám sát nội dung công việc. Đồng thời xây dựng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là cơ sở để so sánh và xác định mức độ hoàn thành công việc của người lao động. Trên cơ sở đó, gắn kết giữa hiệu quả công việc và chế độ đãi ngộ lương, thưởng, thăng tiến. Khi thiết kế và phân tích công việc cần huy động sự tham gia hỗ trợ của các trưởng bộ phận, người quản lý trực tiếp, những người có trình độ am hiểu sâu về chuyên môn và sự tham khảo khách quan từ phía người lao động để thiết kế công việc đạt được hiệu quả nhất. Dựa vào điều kiện và tình hình thực tế của Công ty TNHH ĐTSX DVTM Quốc tế Quân Thư hiện nay, trình tự phân tích công việc có thể theo các bước như sau: Bước 1: Xác định danh sách công việc cần phân tích: Cần rà soát lại xem trong các phòng ban của Công ty, những vị trí nào cần phải bắt đầu tiến hành thiết kế và phân tích công việc và những vị trí nào cần phải thiết kế và phân tích lại công việc. Sau đó, lên danh sách các công việc mà Công ty cần phải tiến hành thiết kế và phân tích công việc. Với tình hình hiện nay, Công ty cần thiết kế và phân tích công việc cho những vị trí sau: STT Công việc phân tích Mã số công việc 1 Phòng Giám đốc: - Thư ký Giám đốc - Trợ lý Giám đốc TK TL 2 Các phó giám đốc: - PGĐ nội chính - PGĐ sản xuất kinh doanh P.TGĐ – 01 P.TGĐ – 02 3 Phòng HC – NS: - Trưởng phòng. - Chuyên viên tiền lương - bảo hiểm. - Chuyên viên quản lý văn bản, hồ sơ nhân sự NS – 01 NS – 02 NS – 03 4 Sàn giao dịch BĐS: - Giám đốc sàn - Nhân viên hành chính - Nhân viên tư vấn - Nhân viên môi giới BĐS – 01 BĐS – 02 BĐS – 03 BĐS - 04 Bước 2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin thích hợp: Có rất nhiều phương pháp thu thập thông tin nhằm phục vụ cho phân tích công việc. Nhưng với tình hình thực tế của Công ty, Công ty có thể sử dụng phương pháp bảng hỏi kết hợp với phỏng vấn và quan sát trực tiếp để thu được thông tin toàn diện và đầy đủ hơn khi thiết kế các bảng hỏi. Bảng hỏi được thiết kế bảng hỏi cần có những nội dung chính sau: + Công việc hiện tại của anh (chị) là gì? + Bộ phận anh (chị) đang làm việc? + Công việc hàng ngày của anh (chị) là gì? + Để làm việc đạt được hiệu quả tốt nhất anh (chị) cần có những điều kiện làm việc như thế nào? + Trách nhiệm của anh (chị) với kết quả thực hiện công việc của mình như thế nào? Sau khi tiến hành thiết kế xong bảng hỏi, bảng hỏi được gửi đến các vị trí làm việc cần tiến hành phân tích công việc nhằm thu thập thông tin. Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin: Bước 4: Sử dụng thông tin thu thập được. Sau khi đã thu thập và xử lý đầy đủ các thông tin thì người phân tích công việc, người quản lý trực tiếp, người lao động thảo luận, xem xét, thống nhất để đưa ra được ba bản: bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc sao cho phù hợp nhất đối với từng vị trí cần phân tích công việc. Bản mô tả công việc: Đây là bản giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và các vấn đề liên quan đến một công việc cụ thể nào đó. Bản mô tả công việc nên dễ hiểu, ngắn gọn và bao gồm có: Phần xác định công việc: tên công việc, mã số công việc, bộ phận, chức danh lãnh đạo trực tiếp, ... Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc về công việc: Phần này phải mô tả một cách chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm của người lao động đối với công việc. Điều kiện làm việc: gồm các điều kiện về máy móc, thiết bị, công cụ, thời gian làm việc, điều kiện vệ sinh, an toàn lao động ... Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện: Bản này nêu rõ các yêu cầu cần thiết cho vị trí công việc đó như thế nào, như: yêu cầu về trình độ chuyên môn, kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, thể lực, đặc điểm cá nhân ... Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: bao gồm tất cả các tiêu chí phản ánh yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc. Việc tiến hành phân tích công việc cần phải được tiến hành theo dõi định kỳ để có sự điều chỉnh phù hợp với yêu cầu của công việc khi có sự biến đổi lớn trong công việc. Phòng HC - NS cần lựa chọn phương pháp phù hợp để thu thập thông tin như phương pháp bảng hỏi, phỏng vấn, hay quan sát,…cũng như lựa chọn nhóm chuyên môn trong Công ty để thực hiện thu thập thông tin và xây dựng các kết quả của phân tích công việc một cách khoa học. Các văn bản này có thể đưa vào sổ tay nhân viên phát cho từng người trong Công ty để định hướng cho hành vi của người lao động. Ví dụ: Phân tích công việc cho vị trí Trợ lý Giám đốc CÔNG TY TNHH ĐTSX TMDV QUỐC TẾ QUÂN THƯ Số: /MTCV-HCNS CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ……………..o0o……………. BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Bộ phận Phòng Giám đốc Chức danh Trợ lý Giám đốc Cán bộ quản lý trực tiếp Giám đốc Mã công việc TL Ngày có hiệu lực 01/06/2010 Các nhiệm vụ: Trợ giúp GĐ quản lý thời gian và kiểm soát công việc. Tham mưu cho GĐ về các lĩnh vực kinh doanh, tài chính, chiến lược kinh doanh Kiểm tra tính hợp pháp của các văn bản, nội quy, quy chế, hợp đồng, các thoả thuận, chứng từ từ các bộ phận khác chuyển đến trước khi trình lên GĐ phê duyệt. Phối hợp với thư ký chuẩn bị tài liệu và hồ sơ liên quan đến cuộc họp hay cuộc đàm phán của GĐ sắp tới. Hỗ trợ GĐ theo dõi công việc của các trưởng phòng. Khi GĐ đi công tác trợ lý sẽ kiểm soát tất cả mọi việc và cùng bàn bạc làm việc với PGĐ, khi GĐ về báo cáo lại mọi tình hình hoạt động của Công ty. Giám sát việc tuân thủ các quy định của hệ thống quản lý. Giúp việc cho GĐ trong các quan hệ đối nội, đối ngoại. Thay mặt GĐ gặp khách hàng và xử lý mọi tình huống rắc rối khi GĐ vắng mặt. Cập nhật các quyết định của GĐ. Thực hiện các công việc khác khi được phân công. Trách nhiệm: 1) Báo cáo với GĐ các vấn đề liên quan đến kết quả nhiệm vụ, công việc được giao. 2) Chấp hành mọi sự phân công của Giám đốc trong phạm vi nhiệm vụ được giao. 3) Hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc mất hồ sơ, tài sản của Công ty trong phạm vi nhiệm vụ được giao. 4) Tuân thủ nghiêm chỉnh mọi quy định, nội quy của Công ty. Điều kiện làm việc: Thời gian làm việc: Sáng từ 8 giờ đến 11h30 Chiều làm việc từ 13 giờ đến 17 giờ Nghỉ chủ nhật. Làm việc tại văn phòng Công ty. Được trang bị bàn làm việc, tủ đựng tài liệu, máy tính cá nhân, điện thoại. Được sử dụng máy photocopy, máy in, điện thoại công ty trong những hoạt động có liên quan đến công việc. Được sử dụng các phương tiện đi lại của Công ty khi được GĐ cho phép. YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN 1) Trình độ: Đại học 2) Kiến thức: + Có kiến thức về kinh tế, xã hội. + Hiểu biết về các quy định pháp luật. 3) Kỹ năng: + Sử dụng thành thạo tin học văn phòng + Kỹ năng quản lý thời gian + Kỹ năng giao tiếp, quan hệ cộng đồng + Kỹ năng xử lý, phân tích, tổ chức, triển khai các hoạt động. 4) Sức khoẻ: Có đầy đủ sức khoẻ để học tập và làm việc TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Đảm bảo số ngày công theo chế độ: 26 ngày Hoàn thành nhiệm vụ được giao đúng thời hạn 100% Đảm bảo chất lượng công việc theo đúng yêu cầu đề ra Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp trong Công ty Lập các báo cáo không để xảy ra sai sót Vậy Ban Giám đốc, phòng Hành chính - Nhân sự đề nghị nhân viên Công ty làm đúng chức trách, nhiệm vụ như bản mô tả công việc đã nêu. Thứ hai, Công ty cần lập các kế hoạch tuyển dụng cho các đợt tuyển dụng: Công ty cần xây dựng kế hoạch tuyển dụng sao cho phù hợp với từng thời kỳ nhằm tuyển đúng người, đúng việc, đúng vị trí, tránh tình trạng tuyển dụng ồ ạt, không có sự sàng lọc kỹ càng dẫn đến người lao động được tuyển vào không đáp ứng được yêu cầu của công việc cũng như họ không thích ứng được với công việc và nhanh chóng rời bỏ tổ chức. Để làm được điều đó, Công ty cần làm tốt cả khâu tuyển mộ và tuyển chọn. Với tốc độ phát triển và sử dụng Internet như hiện nay, việc tuyển mộ lao động trên Internet là công việc rất thuận tiện. Công ty có thể đăng tuyển dụng trên website của chính Công ty hoặc đăng tuyển dụng trên một số trang việc làm. Sau khi tuyển mộ được các ứng viên, quá trình tuyển chọn cần có sự phối hợp của cả phòng Hành chính – Nhân sự và người quản lý trực tiếp để biết ứng viên có đạt được các yêu cầu mà công việc đặt ra hay không. Bộ phận nhân sự tiến hành sàng lọc hồ sơ, sơ tuyển, sau đó chuyển cho trưởng bộ phận cần tuyển phỏng vấn tuyển chọn. Sau khi tuyển dụng được những lao động phù hợp thì việc sắp xếp, bố trí lao động sao cho phù hợp với trình độ chuyên môn, trách nhiệm của từng người lao động cũng như yêu cầu của công việc. Thứ ba, Công ty cần phải cải tiến hệ thống đánh giá thực hiện công việc: Công ty cần cải tiến hệ thống đánh giá thực hiện công việc một cách khoa học với các tiêu chuẩn thực hiện công việc rõ ràng, các phương pháp đo lường phù hợp và sự phản hồi thông tin một cách kịp thời đến người lao động. Trên thực tế hoạt động đánh giá thực hiện công việc của Công ty chỉ thực hiện dựa trên cảm tính, tiêu chuẩn đánh giá chung chung, dùng quá ít tiêu thức nên thường đánh giá mang tính bình quân, độ chính xác không cao, thường hay mắc lỗi chủ quan của người đánh giá làm mất công bằng giữa những người lao động nên làm giảm động lực làm việc của họ. Vì vậy, để đánh giá được chính xác hơn Công ty cần xây dựng cho mình một hệ thống đánh giá bài bản hơn và có hệ thống đánh giá riêng cho từng phòng ban khác nhau, từng vị trí công việc khác nhau. Đánh giá thực hiện công việc cũng cần được triển khai thực hiện thường xuyên để người lao động biết chính xác hơn về kết quả thực hiện công việc của mình. Thông qua đó họ biết được mình đã và chưa làm được gì và sớm có biện pháp khắc phục. Đồng thời khi được đánh giá thường xuyên, người lao động sẽ nhớ chính xác hơn về những gì mình đã và chưa làm được, tránh được tình trạng hoài nghi, thắc mắc về kết quả thực hiện công việc của mình do quá trình đánh giá thực hiện công việc không thường xuyên khiến họ không nhớ. Từ đó, tạo được sự thoả mãn, hài long, kích thích người lao động hăng hái làm việc hơn để tránh những sai lầm mắc phải. Công ty TNHH ĐTSX DVTM Quốc tế Quân Thư khi xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc cần chú ý đến một số vấn đề sau: Một, các tiêu chuẩn thực hiện công việc được xây dựng một cách khách quan, rõ ràng, hợp lý, cụ thể nhằm giúp cho người đánh giá thực hiện công việc có thể đánh giá chính xác và nhanh chóng và tạo điều kiện cho người lao động có thể tự đánh giá về mức độ hoàn thành công việc của mình cũng như kiểm tra xem người quản lý có đánh giá đúng về mình hay không. Hai, phải lựa chọn các phương pháp đánh giá sao cho phù hợp. Đối với Công ty nên sử dụng phương pháp thang đo đánh giá đồ họa bởi phương pháp này vừa dễ thực hiện vừa dễ so sánh do kết quả có thể định lượng. Đặc biệt có thể đánh giá cá nhân theo nhiều tiêu thức nên tính công bằng cao hơn. Hoặc Công ty có thể sử dụng phương pháp quản lý bằng mục tiêu. Phương pháp này đề cao vai trò của mỗi người trong thực hiện và sự tự quản hành vi. Hoặc cũng có thể sử dụng kết hợp cả hai phương pháp trên. Ba, Công ty Quân Thư cần phải có thông tin phản hồi tới người lao động về các kết quả đánh giá thực hiện công việc một cách công khai để có cái nhìn tòan diện hơn về quá trình thực hiện công việc của người lao động. Việc làm này giúp cả người lao động và người quản lý cùng nhìn nhận đúng đắn hơn về kết quả thực hiện công việc của người lao động. Tránh sự đánh giá kết quả thực hiện công việc của người lao động một cách sai lệch, chủ quan, thiên vị… khiến người lao động không hài lòng. Bốn, công việc đánh giá thực hiện công việc tại Công ty Quân Thư cần phải được tiến hành một cách thường xuyên, định kỳ để người lao động biết những gì mình đã đạt được và những gì mình còn chưa đạt để đưa ra biện pháp kịp thời. Đồng thời, người quản lý cũng biết nhân viên của mình còn yếu của khâu nào để có những điều chỉnh cũng như tạo điều kiện giúp đỡ nhân viên mình hoàn thành tốt công việc. Ví dụ: Bản đánh giá thực hiện công việc (dành cho nhân viên tự đánh giá) CÔNG TY TNHH ĐTSX TMDV QUỐC TẾ QUÂN THƯ Số: /ĐGTHCV-HCNS CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ……………..o0o……………. BẢNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC (Dành cho Nhân viên tự đánh giá) Tên nhân viên:......................................... Chức danh:............................................... Ngày đánh giá: ........................................ Bộ phận:................................................... TT CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ ĐIỂM ĐÁNH GIÁ 5 4 3 2 1 A. Ý THỨC, THÁI ĐỘ LÀM VIỆC 1 Chấp hành giờ giấc làm việc: 5 – Không nghỉ ngày nào, không đi muộn lần nào 4 – Không nghỉ ngày nào, đi muộn dưới 3 lần 3 – Không nghỉ ngày nào, đi muộn trên 3 lần 2 - Nghỉ dưới 3 ngày / tháng 1- Nghỉ trên 3 ngày / tháng 2 Tuân thủ nội quy, kỷ luật: 5 - Chấp hành tốt mọi nội quy, không vi phạm kỷ luật 4 – Vi phạm kỷ luật bị nhắc nhở, phê bình 3 - Vi phạm kỷ luật bị khiển trách 2 – Vi phạm kỷ luật bị cảnh cáo 1 - Vi phạm kỷ luật bị đình chỉ công tác 3 Mức độ nhiệt tình hăng say với công việc 4 Tính chuyên cần, cẩn thận, chính xác 5 Quan hệ với cấp trên: 5 - Tôn trọng cấp trên, chấp hành mệnh lệnh và các công việc được cấp trên giao phó, luôn cố gắng hoàn thành tốt, báo cáo đầy đủ chất lượng công việc. 4 - Tôn trọng cấp trên nhưng đôi khi trễ nải trong công việc. 3 – Không tỏ thái độ rõ ràng 2 – Có thành kiến đối với cấp trên 1 - Chống đối cấp trên 6 Quan hệ với đồng nghiệp: 5- Hòa đồng, thân thiện, gắn bó, giúp đỡ nhau trong công việc. 4- Hòa đồng, thân thiện nhưng ít gắn bó, giúp đỡ với các đồng nghiệp khác trong công việc. 3- Không hòa đồng, gắn bó với các đồng nghiệp khác 2- Có thành kiến với đồng nghiệp. 1- Chia bè phái, đối đầu với đồng nghiệp. 7 Quan hệ với khách hàng B. CHẤT LƯỢNG CÔNG VIỆC, NĂNG LỰC LÀM VIỆC 8 Khối lượng công việc hoàn thành: 5 - Luôn hoàn thành công việc 4 - Thường xuyên hoàn thành công việc từ 90 – 100% 3 - Hoàn thành từ 70 – 80% công việc được giao 2 - Hoàn thành từ 50 – 60% công việc được giao 1 - Hoàn thành dưới 50% công việc được giao 9 Chất lượng thực hiện công việc: 5 - Hoàn thành công việc với chất lượng tốt, đem lại giá trị cao cho công ty, được khách hàng hoặc đồng nghiệp đánh giá cao 4 - Đảm bảo chất lượng công việc theo đúng yêu cầu 3 - Không đảm bảo chất lượng theo yêu cầu (1 chỉ tiêu) 2 - Không đảm bảo chất lượng theo yêu cầu (2 chỉ tiêu) 1 - Không đảm bảo chất lượng theo yêu cầu trên 3 chỉ tiêu hoặc 1-2 chỉ tiêu nhưng gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến công ty 10 Thời gian hoàn thành công việc: 5 – Hoàn thành công việc trước thời hạn 4 – Hoàn thành công việc đúng thời hạn 3 - Không hoàn thành công việc đúng thời hạn 1 lần/tháng 2 – Không hoàn thành công việc đúng thời hạn 2 lần/tháng 1 – Không hoàn thành công việc đúng thời hạn từ 3 lần/tháng trở lên hoặc 1 -2 lần/tháng nhưng gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến công ty 11 Trình độ chuyên môn nghiệp vụ: 5 - Công việc đang làm phù hợp với chuyên ngành đào tạo, có chuyên môn nghiệp vụ vững. 4 - Công việc đang làm phù hợp với chuyên ngành đào tạo, nhưng chuyên môn nghiệp vụ chưa vững. 3 - Không đúng chuyên ngành đào tạo nhưng đã được học bồi dưỡng một khoá nghiệp vụ cơ bản 2 - Làm trái ngành và chưa được đào tạo về chuyên môn nhưng cơ bản đáp ứng được công việc 12 Khả năng phối hợp, làm việc theo nhóm: 5 – Khả năng phối hợp, làm việc nhóm rất tốt; tinh thần hợp tác cao. 3, 4 – Có sự phối hợp nhưng chưa chặt chẽ, tinh thần làm việc nhóm chưa cao 1, 2 - Không có sự phối hợp với các thành viên khác 13 Khả năng lập kế hoạch, định hướng phát triển 14 Khả năng lãnh đạo, quản lý 15 Khả năng hướng dẫn đào tạo 16 Khả năng nắm bắt, truyền đạt thông tin 17 Ý thức tự giác, trách nhiệm trong công việc: 5 - Có ý thức tự giác, chủ động, tích cực trong công việc, ham học hỏi, có trách nhiệm trong công việc 4 – Có ý thức tự giác nhưng tinh thần trách nhiệm chưa cao 3 - Ỷ nại trong công việc; không chủ động, tích cực 18 Sáng kiến cải tiến, góp ý xây dựng: 5 - Thường xuyên có những sáng kiến, góp ý nhằm xây dựng phòng ban, công ty hoặc sáng kiến trong công việc 4 - Có sáng kiến đóng góp nhưng ít và ảnh hưởng không nhiều đến phòng ban, công ty hoặc công việc 3 - Không có sáng kiến cải tiến, góp ý đối với phòng, ban, công ty hoặc công việc C. ĐỊNH HƯỚNG NGHỀ NGHIỆP 19 Mức độ phấn đấu, tinh thần cầu tiến 20 Mức độ gắn bó lâu dài tại công ty TỔNG ĐIỂM 3.3. Công ty Quân Thư cần hoàn thiện hệ thống thù lao lao động: Thứ nhất, Công ty Quân Thư cần quan tâm hơn nữa đến vấn đề trả lương, trả thưởng cho nhân viên: Công ty Quân Thư cần xác định được rằng: Lương, thưởng là các khoản thù lao chủ yếu và quan trọng nhất đối với người lao động nên tiền lương có tác động rất lớn đến động lực người lao động. Với mức lương, thưởng trả cho nhân viên thấp so mặt bằng chung là một yếu điểm của Công ty Quân Thư. Do vậy, Công ty cần quan tâm hơn nữa đến việc chi trả lương, thưởng cho người lao động sao cho hợp lý, đảm bảo công bằng cả bên trong và ngoài Công ty. Trả lương, thưởng mang tính cạnh tranh một chút để kích thích động lực làm việc cho người lao động. Đặc biệt là Công ty cần có sự điều chỉnh mức lương tối thiểu của Công ty phù hợp với mức lương tối thiểu theo quy định mới của Nhà nước (lương tối thiểu đối với DNTN trên địa bàn Hà Nội khu vực I là 980.000 đồng) và thực trạng của Công ty Quân Thư. Tiền công (tiền lương) phải đảm bảo được cuộc sống của người lao động và có một phần để tích lũy. Mức lương được ấn định dựa trên sự thỏa thuận bình đẳng giữa người lao động và người sử dụng lao động và không được trái với các quy định của pháp luật hiện hành (được ghi rõ trong Hợp đồng lao động). Do đó, Công ty cần xem xét lại và điều chỉnh mức lương tối thiểu của DN phải ít nhất bằng mức lương tối thiểu mới do Nhà nước vừa ban hành. Đồng thời khi ấn định mức lương cần có sự so sánh với các mức lương trả cho các công việc tương tự trong các DN khác trên thị trường để đảm bảo khuyến khích và mang tính cạnh tranh. Hệ thống trả công của Công ty phải tạo dựng được niềm tin cho người lao động về sự công bằng trong đóng góp với cái mà họ nhận được dựa trên kết quả đánh giá thực hiện công việc, không được có những biểu hiện về sự bình quân hay thiên vị nào. Cần lựa chọn các hình thức trả lương hợp lý phù hợp với từng loại công việc trong Công ty, như: lương khoán; lương thời gian cho lao động quản lý, trong đó gắn chặt trách nhiệm với mức lương được hưởng thông qua phân công công việc rõ ràng và quy định về các tiêu chuẩn thực hiện công việc cụ thể. Thứ hai, Công ty cần đưa ra nhiều hình thức thưởng hơn: Công ty cần đưa ra nhiều hình thức thưởng hơn nữa với các mức thưởng hấp dẫn hơn nữa, gắn chặt với kết quả của người lao động hơn nhằm kích thích người lao động phấn đấu làm việc nhằm đạt được thành tích cao trong công việc tương ứng với mức thưởng mà Công ty đưa ra. Công ty có thể đưa thêm những hình thức thưởng như: thưởng không chỉ bằng tiền mà còn là tuyên dương, tặng bằng khen; thưởng cho sáng kiến; tiết kiệm nguyên vật liệu; chấp hành kỷ luật và đảm bảo ngày công; thưởng cho việc tìm được bạn hàng mới hay thưởng hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh,... Đặc biệt với lãnh đạo như giám đốc và phó giám đốc vai trò rất quan trọng với sự phát triển của Công ty, Công ty cũng nên gắn chặt trách nhiệm của họ với hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Họ sẽ được thưởng lớn khi Công ty kinh doanh có lãi. Đó cũng là một cách rất hay nhằm thúc đẩy tinh thần, trách nhiệm và nỗ lực của bộ phận lãnh đạo trong Công ty. Đồng thời, quyết định khen thưởng phải đưa ra một cách đúng lúc, kịp thời để người lao động cảm nhận thấy được sự quan tâm của nhà lãnh đạo đối với những cố gắng của người lao động trong công việc. Do đó, họ sẽ nỗ lực làm việc hơn nữa để nhận đuợc sự nhìn nhận về thành tích bản thân của lãnh đạo cũng như đồng nghiệp. Thứ ba, Công ty cần có nhiều hình thức phúc lợi hơn: Công ty cần xây dựng một chương trình phúc lợi chi tiết, rõ ràng, cụ thể với nhiều hình thức phúc lợi hơn nữa giúp người lao động an tâm hơn trong công việc: Để tăng thêm tính đa dạng của các chương trình phúc lợi Công ty không chỉ quan tâm đến những phúc lợi bắt buộc mà còn nên quan tâm đến những phúc lợi tự nguyện dựa trên khả năng tài chính và mục tiêu kinh doanh của tổ chức trong từng thời kỳ, như: thăm quan, nghỉ mát; các chương trình văn nghệ, thể thao;… nhằm thúc đẩy giao lưu giữa các bộ phận trong Công ty và với các DN khác. Muốn có sự thành công trong việc cung cấp các chương trình phúc lợi thì bộ phận nhân lực của Công ty nên có sự tham khảo ý kiến của tất cả người lao động thông qua bảng hỏi, hay phỏng vấn để cân đối với nguồn quỹ của Công ty nhằm giúp cho lãnh đạo xác định được một chương trình phúc lợi tối ưu nhất. 3.4. Công ty cần cải thiện môi trường và điều kiện làm việc hơn nữa: Công ty cần tạo môi trường và điều kiện làm việc thuận lợi cho người lao động để họ có thể tiến hành công việc theo cách tốt nhất. 3.4.1. Cải thiện điều kiện làm việc: Xây dựng các quy chế về an toàn bảo hộ lao động. Đồng thời có sự theo dõi, kiểm tra thường xuyên việc thực hiện các quy chế này của người lao động, có hình thức kỷ luật nghiêm khắc đối với những người vi phạm quy chế để giảm các tai nạn lao động. Tăng cường trang bị thêm các dụng cụ bảo hộ lao động để đảm bảo sức khỏe cho người lao động bộ phận sản xuất mành, rèm. Công ty cần có kế hoạch lắp đặt và sửa chữa hệ thống điều hoà nhiệt độ, máy tính và điện thoại cho khối văn phòng. Tăng cường kiểm tra theo định kỳ hệ thống máy tính cho văn phòng để thực hiện bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ để đảm bảo công việc được diễn ra một cách liên tục, không bị gián đoạn, ảnh hưởng tới kết quả của công việc. 3.4.2. Cải thiện môi trường làm việc: Cấp trên cần phát huy hơn nữa sự quan tâm chân thành đến cấp dưới thường xuyên thăm hỏi, động viên cấp dưới, giảm bớt sự cách biệt giữa cấp trên với cấp dưới bằng cách tạo điều kiện để cùng sinh hoạt, làm việc, nghỉ mát, giải trí. Hơn nữa, Công ty cũng cần quan tâm tới khía cạnh bề nổi của VHDN để tuyên truyền VHDN tới những lao động mới và những người bên ngoài DN để họ có thể hiểu biết thêm về doanh nghiệp. Đồng phục cũng là một nét đẹp riêng trong VHDN Công ty. Do vậy, việc thiết kế đồng phục riêng cho nhân viên Công ty cũng tạo ra một sự khác biệt, một niềm tự hào đối với bản thân mỗi nhân viên về truyền thống DN mình… 3.5. Phát huy và hoàn thiện hoạt động đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn cho người lao động: Với đặc thù ngành nghề kinh doanh như của Công ty thì đa số lao động trẻ lại là một lợi thế rất lớn. Ưu điểm của lao động trẻ là họ năng động, nhiệt tình, tự tin, ham học hỏi, thời gian chưa gò bó, dễ huy động nhân lực những lúc cần thiết phục vụ nhu cầu công việc. Nhưng ngoài những ưu điểm đó lao động trẻ cũng có một số nhược điểm: Thiếu kinh nghiệm, thiếu kỹ năng làm việc, mới ra trường là môi trường đầu tiên được tiếp xúc nên nhiều khuyết điểm, nóng vội, chưa chủ động trong công việc, chưa có hướng đi rõ ràng, chưa có kỹ năng làm việc độc lập và làm việc theo nhóm. Chính vì vậy, Công ty cần phải có những chương trình đào tạo khắc phục những nhược điểm của nhóm lao động này. Để khắc phục những nhược điểm đó, Công ty cũng nên khuyến khích người lao động tham gia vào các lớp đào tạo ngắn, trung và dài hạn cho người lao động không chỉ về lĩnh vực BĐS mà còn cả các chuyên môn, nghiệp vụ của các phòng ban khác để họ nâng cao trình độ và năng lực của mình. KẾT LUẬN Tạo động lực là một công tác nhằm duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của DN. Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì đây là một việc rất quan trọng đối với các nhà quản lý để DN của mình có thể tồn tại, phát triển và có sức cạnh tranh trên thị trường. Tầm quan trọng của việc tạo động lực cho người lao động trong các DN đã được các nhà quản lý đánh giá rất cao. Song, không phải DN nào cũng có sự quan tâm đúng đắn đến vấn đề này. Việc tuyển dụng được lao động giỏi đến với DN đã khó nhưng việc làm sao để giữ chân được họ ở lại với DN lại càng khó hơn. Để làm được điều này cần một sự nỗ lực rất lớn từ phía các nhà quản lý. Thực tế hiện nay thì các DN nước ta cũng đã và đang bắt đầu có những chú ý nhất định đến vấn đề này. Công ty TNHH ĐTSX DVTM Quốc tế Quân Thư là một DNTN đang có rất nhiều cố gắng trong việc tạo động lực cho người lao động. Với những ưu và nhược điểm trong việc tạo động lực cho người lao động tại công ty hiện nay thì Công ty cần cố gắng nhiều hơn nữa để thực sự tạo được động lực cho người lao động để họ có động lực làm việc để không chỉ giúp họ phát triển nghề nghiệp bản thân mà còn đóng góp vào sự phát triển chung của toàn Công ty. Qua thời gian thực tập tại DN em đã học hỏi được nhiều điều bổ ích, nhận thấy được thực tế sự vận hành của bộ phận HC-NS trong một công ty là như thế nào, giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm sau khi ra trường. Song do trình độ nhận thức còn hạn chế, kinh nghiệm thực tế chưa nhiều, nên chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp ý kiến, sự chỉ bảo của thầy cô để em tiếp tục hoàn thiện hơn nữa. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn TS. Nguyễn Vĩnh Giang và tập thể ban lãnh đạo, cán bộ, công nhân viên Công ty TNHH ĐTSX DVTM Quốc tế Quân Thư đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này! Em xin chân thành cảm ơn! GV hướng dẫn Hướng dẫn trực tiếp Sinh viên TS. Nguyễn Vĩnh Giang Chị Nhiếp Thị Hoan Trần Thị Phương DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] TS. Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quân – giáo trình Quản trị nhân lực, nhà xuất bản lao động năm 2004. [2] TS. Bùi Anh Tuấn – giáo trình Hành vi tổ chức, nhà xuất bản thống kê năm 2003. [3] Theo Bách khoa toàn thư mở Wikipedia [4] - Bài viết: “Thang bậc nhu cầu của Maslow”. [5] - Bài viết “Năm 2009 tiền lương và thu nhập của người lao động trong các DN giữ được mức ổn định và tăng trưởng” [6] - Bài “nghệ thuật lãnh đạo” [7] [8] [9] – Bài viết “Văn hoá doanh nghiệp: yếu tố vàng của thành công” PHỤ LỤC PHỤ LỤC 1: CÔNG TY TNHH ĐTSX TMDV QUỐC TẾ QUÂN THƯ Số: /MTCV-HCNS CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ……………..o0o……………. BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Bộ phận Phòng giám đốc Chức danh Trợ lý giám đốc Mã công việc TK-TL Cán bộ quản lý trực tiếp Giám đốc Trợ giúp GĐ quản lý thời gian và kiểm soát công việc. Hỗ trợ GĐ theo dõi công việc của các phó GĐ và các Trưởng phòng. Giám sát việc tuân thủ các quy định của hệ thống quản lý. Giúp việc cho GĐ trong các quan hệ đối nội, đối ngoại. Cập nhật các quyết định của giám đốc. Kiểm tra các văn bản, chứng từ, từ các bộ phận khác chuyển đến trước khi trình GĐ phê duyệt. Chuẩn bị tham gia các cuộc họp của các bộ phận theo yêu cầu của GĐ. Thực hiện các công việc khác khi được phân công. Vậy Ban Giám đốc, phòng Hành chính Nhân sự đề nghị tất cả các cán bộ nhân viên làm đúng chức trách nhiệm vụ như bản mô tả công việc đã nêu. Phòng Hành chính – Nhân sự Giám đốc Công ty Nguyễn Hữu Quân PHỤ LỤC 2: CÔNG TY TNHH ĐTSX TMDV QUỐC TẾ QUÂN THƯ Số: /MTCV-HCNS CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ……………..o0o……………. BẢNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC (Dành cho Nhân viên tự đánh giá) Tên nhân viên:......................................... Chức danh:............................................... Ngày đánh giá: ........................................ Bộ phận:................................................... STT CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ ĐIỂM ĐÁNH GIÁ 5 4 3 2 1 A. Ý THỨC, THÁI ĐỘ LÀM VIỆC 1 Chấp hành giờ giấc làm việc 2 Tuân thủ nội quy, kỷ luật 3 Mức độ nhiệt tình hăng say với công việc 4 Tính chuyên cần, cẩn thận, chính xác 5 Quan hệ với cấp trên 6 Quan hệ với đồng nghiệp 7 Quan hệ với khách hàng B. CHẤT LƯỢNG CÔNG VIỆC, NĂNG LỰC LÀM VIỆC 8 Khối lượng công việc hoàn thành 9 Chất lượng thực hiện công việc 10 Trình độ chuyên môn nghiệp vụ 11 Khả năng phán đoán, giải quyết công việc độc lập 12 Khả năng thích nghi, phối hợp làm việc 13 Khả năng lập kế hoạch, định hướng phát triển 14 Khả năng lãnh đạo, quản lý 15 Khả năng hướng dẫn đào tạo 16 Khả năng nắm bắt, truyền đạt thông tin 17 Ý thức tự giác, trách nhiệm cá nhân 18 Sáng kiến cải tiến, góp ý xây dựng C. ĐỊNH HƯỚNG NGHỀ NGHIỆP 19 Mức độ phấn đấu, tinh thần cầu tiến 20 Mức độ gắn bó lâu dài tại công ty TỔNG ĐIỂM Phòng Hành chính – Nhân sự Giám đốc Công ty Nguyễn Hữu Quân PHỤ LỤC 3: PHIẾU TÌM HIỂU Thưa các anh chị! Hiện nay, tôi đang muốn tìm hiểu về động lực làm việc của các anh (chị) trong quá trình làm việc tại Công ty TNHH Quốc tế Quân Thư nhằm: Thứ nhất, phục vụ cho quá trình thực tập của mình. Thứ hai là có sự đánh giá chính xác thực trạng tạo động lực trong Công ty để có các giải pháp hợp lý. Thực hiện nhiệm vụ này, tôi đã thiết kế phiếu hỏi này và gửi đến các anh (chị). Dựa trên tình hình thực tế và suy nghĩ của các anh (chị), các anh (chị) vui lòng trả lời đầy đủ các câu hỏi trong phiếu bằng cách đánh dấu X vào các ô vuông theo sự lựa chọn của mình. I. Thông tin cá nhân: Họ và tên : ……………………………………………………………… Bộ phận : ……………………………………………………………….. II. Nội dung: Câu 1: Anh (chị) có hài lòng về mức lương hiện nay của mình hay không? (chỉ đánh dấu X vào ô trống thích hợp) 1- Hài lòng 3- Không hài lòng 2- Bình thường 4- Câu 2: Anh (chị) có hài lòng về mức thưởng hiện nay của mình hay không?(chỉ đánh dấu X vào ô trống thích hợp) 1- Hài lòng 3- Không hài lòng 2- Bình thường 4- Câu 3: Anh (chị) có hài lòng về chính sách phúc lợi hiện nay của Công ty không?(chỉ đánh dấu X vào ô trống thích hợp) 1- Hài lòng 3- Không hài lòng 2- Bình thường 4- Câu 4: Mối quan hệ của anh (chị) đối với người quản lý cấp trên như thế nào? (chỉ đánh dấu X vào ô trống thích hợp) 1- Rất tốt 3- Bình thường 2- Tốt 4- Xấu Câu 5: Mức độ hài lòng của anh (chị) đối với điều kiện làm việc của Công ty như thế nào? (chỉ đánh dấu X vào ô trống thích hợp) 1- Rất tốt 3- Không tốt 2- Bình thường 4- Câu 6: Anh (chị) thấy mức độ phù hợp của anh (chị) với ngành nghề mà mình được đào tạo khi làm việc ở Công ty như thế nào? (chỉ đánh dấu X vào ô trống thích hợp) 1- Rất phù hợp 3- Không phù hợp 2- Bình thường 4- Câu 7: Mức độ hài lòng của anh (chị) về chính sách chung của Công ty như thế nào? (chỉ đánh dấu X vào ô trống thích hợp) 1- Hài lòng 3- Không hài lòng 2- Bình thường 4- Xin chân thành cảm ơn các ý kiến đóng góp của các anh (chị)! MỤC LỤC