Chuyên đề Chi phí kinh doanh và các biện pháp hạ thấp chi phí kinh doanh tại Công ty Công nghệ Thanh Hải

cơ bản, các khoản chi phí để hình thành tài sản lưu động cần thiết ban đầu, chi phí mua sắm tài sản TSCĐ, bổ xung TSCĐ Cần thiết, chi phí đào tạo dài hạn cho cán bộ quản lý kỹ thuật, nhân công chi phí nghiên cứu khoa học...Nhóm chi phí này được bù đắp từ nguồn vốn đầu tư dài hạn của doanh nghiệp, vì vậy chúng không thuộc chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại trong kỳ. Thứ hai là: Các khoản chi phí về phúc lợi xã hội của doanh nghiệp bao gồm chi phí về học tập, văn hoá, thể thao, y tế, vệ sinh chi tham quan nghỉ mát, chhi cho nhà ăn, nhà trẻ, tiền thưởng, trợ cấp...Các khoản này cũng không được tính vào chi phí kinh doanh bởi vì nguồn bù đắp chủ yếu lấy từ các quỹ chuyên dùng của doanh nghiệp và sự đóng góp của các tổ chức, quần chúng xã hội. Thứ ba là : Các khoản thua lỗ, thiệt hại do chủ quan của doanh nghiệp gây ra hoặc khách quan đưa lại đã được nhà nước và cơ quan bảo hiểm thanh toán bồi dưỡng, các khoản chi phí trong kỳ do nguồn kinh phí khác tài trợ. Các khoản tiền nộp khác vi phạm hợp đồng kinh tế hoặc luật hành chính. Nhưng đối với các doanh nghiệp nhà nước, nhà nước không khống chế định mức chi phí đối với một số loại chi phí như chi phí tiếp tân, giao dịch đối ngoại ... chi phí giao dịch do hội đồng quản trị quyết định mức chi cụ thể. Đối vơí các doanh nghiệp độc lập giám đốc doanh nghiệp phải thoả thuận với cơ quan quản lý vốn và tài sản bằng văn bản trước khi ban hành quy chế và định mức chi tiêu. Các khoản chi này cần có chứng từ hợp lệ gắn với kết quả kinh doanh và không được vượt quá mức khống chế tối đa quy định dưới đây: Doanh thu đến 5tỷ đồng mức chi thực tế không quá 5% số doanh thu phần doanh thu trên 5 - 10 tỷ đồng thì được cho thêm không quá 2%trên số doanh thu tăng thêm. Phần doanh thu từ 10 - 50 tỷ đồng thì được chi thêm không quá 1% trên số doanh thu tăng thêm. Phần doanh thu từ 50 -100 tỷ đồng thì được chi thêm không quá 0,5% trên số doanh thu tăng thêm. Phần doanh thu 100 - 500 tỷ đồng thì được chi thêm không quá 0,1% trên số doanh thu tăng thêm. Đối với các đơn vị kinh doanh thương mại, mức khống chế nêu trên được xác định trên cơ sở chênh lệch giữa doanh thu và giá vốn hàng hoá bán ra. Các khoản chi sai hoặc không có tên, địa chỉ chữ ký của người nhận tiền htì phải thu hồi và nộp vào ngân sách nhà nước. Tuỳ mức độ sai phạm người duyệt chi phải bồi thường, chịu tránh nhiệm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự 4.2. Vai trò Chi phí kinh doanh có vai trò hết sức quan trọng trong doanh nghiệp thương mại, nó ảnh hưởng rất lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh tới sự tồn tại của doanh nghiệp trên thương trường. Đay là những chi phí cần thiết để thực hiện quá trình lưu chuyển hàng hoá từ nơi mua đến nơi bán. Thực hiện tốt kế hoạch chi phí kinh doanh thương mại là cơ sở dịch vụ cho doanh nghiệp thực hiện tốt kế hoạch lưu chuyển hàng hoá. Trong đó kế hoạnh chi phí kinh doanh thương mại được lập trên cơ sở kế hoạch lưu chuyển hàng hoá có tốt hay không phụ thuộc vào việc tổ chức thực hiện kế hoạch chi phí kinh doanh. Trong doanh nghiệp thương mại, chi phí kinh doanh là một chỉ tiêu kinh tế tổng hợp, phản ảnh đầy đủ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là một trong những căn cứ cơ bản nhất để đánh giá hoạt động giữa các kỳ với nhau hoặc với các đơn vị cùng ngành khác, biểu hiện của trình độ quản lý chi phí kinh doanh là các khai thác biểu hiện dõ nét của việc khai thác trình độ tổ chức quản lý kinh doanh, sự áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật như áp dụng phương tiện và các hình thức vận chuyển tiến bộ, chế độ hoạch toán...hướng đến mục tiêu tiết kiệm chi phí kinh doanh mà vẫn đạt được kết quả mong muốn. Như vậy, chi phí kinh doanh có vai trò quan trọng và công tác quản lý chi phí kinh doanh thực sự là một môn khoa học, chi phí kinh doanh là đòn bẩy là động lực kinh tế quan trọng. II. Các chỉ tiêu kinh tế cơ bản của chi phí kinh doanh. Trong hoạt động kinh doanh người ta thường sử dụng các chỉ tiêu chi phí để đánh giá việc sử dụng quản lý các chi phí cũng như hoạch toán chi phí cho lợi nhuận. Để xác định hệ thống chỉ tiêu chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại phải căn cứ vào tình hình đặc điểm của sản xuất kinh doanh, chế độ quản lý tài chính của nhà nước, ngành hoặc của chính doanh nghiệp thương mại trong từng thời kỳ cụ thể. Tuỳ thuộc vào mục tiêu quản lý kinh tế, tài chính quản lý chi phí của doanh nghiệp, hệ thống chỉ tiêu kế hoạch chi phí của doanh nghiệp có thể rộng hẹp khác nhau nhưng nhìn chung gồm 6 chỉ tiêu sau. 1. Tổng mức chi phí kinh doanh. Tổng mức chi phí kinh doanh là chỉ tiêu tuyệt đối phản ánh toàn bộ chi phí kinh doanh phân bố cho khối lượng hàng hoá và dịch vụ sẽ được thực hiện trong kỳ kế hoạch tới của doanh nghiệp. Chỉ tiêu này có thể được tính bằng một số phương pháp sau - Dự tính theo tỷlệ ( % )trên tổng số thu nhập của doanh nghiệp thương mại trong kỳ kế hoạch, từ đó tính ra tổng mức chi phí kinh doanh. - Do nhu cầu về nghiên cứu thị trường, quảng cáo và các chi phí hỗ trợ marketing và phát triển hoặc do những đặc điểm khác nhau của từng loại chi phí kinh doanh trong thời kỳ kế hoạch, doanh nghiệp có thể lập hoặc cần thiết lập kế hoạch chi tiết cho từng bộ phận chủ yếu của chi phí kinh doanh trong kỳ kế hoạch, sau đó tổng hợp lại sẽ có chỉ tiêu tổng mức chi phí kinh doanh của kỳ kế hoạch. Để xác định cácchỉ tiêu chi phí theo từng khoản mục cụ thể doanh nghiệp có thể sử dụng những phương pháp thích hợp như thông quy kinh nghiệp tỷ lệ % trên doanh thu. Chỉ tiêu tổng mức chi phí kinh doanh mới chỉ phản ánh quy mô tiêu dùng vật chất trên vốn và sức lao động để phục vụ quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, nhưng không phản ánh trình độ sử dụng các loại chi phí kinh doanh và cũng không phản ánh được chất lượng của công tác quản lý chi phí kinh doanh trong kỳ nên cần phải sử dụng chỉ tiêu tỷ suất chi phí. 2. Tỷ suất chi phí kinh doanh. Chỉ tiêu này được xác định bằng tỷ lệ % giữa chi phí kinh doanh với doanh thu kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ. Gọi F´là tỷ suất chi phí kinh doanh, F là tổng mức chi phí kinh doanh, M là tổng doanh thu của doanh nghiệp thương mại ta có. F´ = F M Công thức trên phản ánh cứ một đồng lưu chuyển hàng hoá của doanh nghiệp đạt được trong kỳ thì sẽ mất bao nhiêu đồng chi phí. Vì vậy có thể sử dụng nó để phân tích so sánh trình độ quản lý chi phí kinh doanh giữa các kỳcủa doanh nghiệp hoặc giữa các doanh nghiệp cùng loại rtoing cùng thời kỳ. 3. Mức độ hạ thấp chi phí kinh doanh Mức độ hạ thấp chi phí kinh doanh là chỉ tiêu tương đối phản ánh tình hình và kết quả hạ thấp chi phí kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ. Nếu ta có ∆F´là mức độ hạ thấp chi phí kinh doanh, F´1 là tỷ suất chi phí kinh doanh kỳ so sánh, F´0 là tỷ suất chi phí kinh doanh kỳ gốc ∆F´ = F´1 - F´0 Tuỳ theo mục đích nghiên cứu mà chọn kỳ so sánh và kỳ gốc cho phù hợp. 4. Tốc độ giảm chi phí kinh doanh. Chỉ tiêu này phản ảnh tốc độ giảm chi phí kinh doanh nhanh hay chậm giữa hai doanh nghiệp cùng loại trong một thời kỳ hay giữa hai kỳ trong một doanh nghiệp. Tốc độ giảm chi phí kinh doanh là tỷ lệ % của mức độ giảm tỷ suất chi phí kinh doanh với tỷ suất chi phí kinh doanh kỳ gốc. Gọi T F´Là tốc độ giảm chi phí kinh doanh ta có; ∆F´ T F´ = ------ (∆F´và F´0 đã biết ) F´0 Công thức này phản ánh tình hình kết quả phấn đấu giảm chi phí kinh doanh. Bởi vì trong một số trường hợp giữa hai thời kỳ của doanh nghiệp hoặc hai doanh nghiệp có thể so sánh được với nhau. 5. Số tiền tiết kiệm chi phí do hạ thấp chi phí kinh doanh. Kết quả của việc hạ thấp chi phí kinh doanh là làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp thương mại. Chỉ tiêu này được xác định rõ do hạ thấp chi phí kinh doanh thì xẽ tiết kiệm được bao nhiêu chi phí tính theo số tuyệt đối. Khi STK là số tiết kiệm do hạ thấp chi phí kinh doanh, M1 là tổng mức doanh thu hay thu nhập của doanh nghiệp thương mại trong kỳ so sámh và ∆F´là chỉ tiêu đã biết ta có: STK = M1 x ∆F´ 6. Lợi nhuận so với chi phí kinh doanh theo cơ chế thị trường nước ta hiện nay. Mục đích chủ yếu của kinh doanh là thu lợi nhuận tối đa trong khuôn khổ của pháp luật quy định, lợi nhuận chẳng những là mục đích kinh doanh mà còn là phương tiện để phát triển kinh tế và thực hiện nghĩa vụ với nhà nước. Nếu xét mối quan hệ chặt chẽ giữa lợi nhuận và chi phí kinh doanh cần thấy rằng trong các điều kiện khác không thay đổi,chi phí kinh doanh càng thấp thì lợi nhuận càng cao và ngược lại. H = P F Trong đó : H là hệ số so sánh lợi nhuận và chi phí kinh doanh. P Là tổng lợi nhuận F Là tổng mức kinh doanh Nếu H > 1 là có lãi và tất nhiên H càng lớn thì hiệu quả quản lý càng cao và ngược lại. Chỉ tiêu này phản ánh về mặt chất lượng của quá trình quản lý chi phí kinh doanh. Nói lên rằng khi doanh nghiệp bỏ ra 1 đồng chi phí kinh doanh thì thu được bao đồng nhiêu lợi nhuận. Ngoài ra còn được để so sánh chất lượng quản lý chi phí kinh doanh ở các doanh nghiệp khác trong một tổng thể hạch toán kinh tế. III. ý nghĩa của việc chi phí kinh doanh Chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại là chỉ tiêu chất lượng phản ảnh tổng hợp mọi hoạt độngkd của doanh nghiệp thương mại. Thông qua chỉ tiêu này có thể đánh giá trình độ quản lý kinh doanh, tình hình sử dụng lao động, vật tư tiền vốn trong kỳ của doanh nghiệp. Đối với từng doanh nghiệp thương mại việc hạ thấp chi phí kinh doanh là điều kiện cần thiết để hạ giá thành sản phẩm, hàng hoá, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận và tăng hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Muốn hạ thấp được chi phí kinh doanh, doanh nghiệp một mặt quán triệt nguyên tắc tiết kiệm và mặt khác phải phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến việc hình thành chi phí kinh doanh và đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thương mại trong kỳ, chỉ trên cơ sở đó mới đề ra được phương hướng và biện pháp hạ thấp chi phí kinh doanh sát thực, tăng cường hiệu quả kinh doanh trong doanh nghiệp. 1. Các nhân tố ảnh hưởng đến việc hình thành chi phí kinh doanh Chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại là biểu hiện bằng tiền của những hao phí và sức lao động liên quan đến qúa trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thương mại trong một thời kỳ nhất định được bù đắp từ thu nhậpcủa doanh nghiệp trong kỳ đó. Các bộ phận của chi phí kinh doanh phát sinh từng ngày từng giờ trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại trong kỳ. Do đó chúng chịu sự tác động của nhiều nhân tố khác nhau. Để có thể đề ra những biện pháp giảm chi phí kinh doanh cần phải nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh. Các nhântố được biểu hiện như sau: 1.1. ảnh hưởng của mức lưu chuyển hàng hoá và cơ cấu của mức lưu chuyển hàng hoá tới lưu chuyển hàng hoá tới chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. M uốn thấy rõ ảnh hưởng của nhân tố này phải xác định mối quan hệ giữa chi phí kinh doanh và mức lưu chuyển hàng hoá trong kỳ của doanh nghiệp. Như đã chình bày,chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại có thể chia thành chi phí cố định và chi phí biến đổi. Theo như cách phân loại này người ta có thể có thể xác định chi phí kinh doanh theo công thức sau: F = F0 + Fbd = F0 + FM Trong đó : F là chi phí kinh doanh F0 Là chi phí cố định F bd là chi phí biến đổi Như vậy mức tiêu thụ ( M ) trong kỳ của doanh nghiệp thay đổi thì chi phí kinh doanh cũng thay đổi theo, thông thường mức độ thay đổi này tuân theo một quy luật nhất định. Kết cấu mức lưu chuyển hàng hoá cũng cũng tác động đến chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Nếu doanh nghiệp kinh doanh những hàng hoá có chất lượng, phhù hợp với thị hiếu thị trường thì hàng hoá tiêu thụ nhanh. Do vậy sẽ có điều kiện giảm được chi phí bảo quản, hao hụt hàng hoá... có nghĩa là có thể giảm được tổng mức chi phí kinh doanh và ngược lại. 1.2. ảnh hưởng của nhâm tố thuộc về sản xuất đến chi phí kinh doanh. Đây là một nhóm các nhân tố, nhóm bao gồm: chất lượng hàng hoá tốt, bao bì và mẫu mã đẹp, hợp thị hiếu tiêu dùng do vậy tạo điều kiện tốt cho các DNTM mở rộng được mức lưu chuyển hàng hoá. Do đó có thể giảm được tỷ suất phí, ngoài ra sự phân bố của sản xuất hợp lý cũng tạo điều kiên tốt cho việc tổ chức vận động hàng hoá đến mạng lưới các doanh nghiệp thương mại cũng hợp lý hơn. Như vậy giảm được chi phí vận chuyển, bảo quản, hao hụt ... rẫn tới khả năng hạ thấp chi phí kinh doanh cho các doanh nghiệp thương mại. 1.3. ảnh hưởng của nhân tố mạng lưới và cơ sở vật chất của doanh nghiệp thương mại. Mạng lưới thương mại được mở rộng, hệ thống kho tàng, cửa hàng kinh doanh phân bổ hợp lý, thuân tiện cho việc vận chuyển hàng hoá, đảm bảo phục vụ tốt người tiêu dùng sẽ tăng được doanh thu bán hàng, giảm bớt được các khâu trung gian, tiết kiệm được chi phí kinh doanh. 1.4. ẩnh hưởng của nhân tố giá cả tới chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mạ. Trong điều kiên thị trường luôn thay đổi, giá cả hàng hoá luôn thay đổi. Trước hết giá cả của nguyên vật liệu, dụng cụ đồ dùng ... hoặc giá cả của lao vụ, dịch vụ thay đổi xẽ làm thay đổi chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Nếu giá cả các loại nguyên liệu với giá cả hợp lý vẫn đảm bảo được chất lượng kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Đây là yếu tố quan trọng để giảm được chi phí kinh doanh, không chỉ kinh doanh mà giá cả các loại hàng hoá kinh doanh khác cũng làm thay đổi chi phí kinh doanh. Việc xác định mức độ ảnh hưởng của nhân tố giá cả xẽ giúp cho doanh nghiệp thương mại tính toán các khoản chi phí, căn cứ vào các thời điểm có sự thay đổi giá phí để tính toán số chênh lệch đối với từng khoản mục chi phí. Từ đó khi đánh giá mức độ giảm chi phí cảu doanh nghiệp cần phải loại trừ ảnh hưởng của nhân tố giá cả nói trên. Ngoài các nhân tố cơ bản đã nêu trên còn có các nhân tố khác thuộc về công tác quản lý chi phí kinh doanh của doanh nghiệp tổ chức vận chuyể, bỗc xếp, dơc hàng, tổ chức và quản lý lao động, chế độ tiền lương tiền thương,phạt về trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý chi phí kinh doanh. Mục đích của việc nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng ở trên giúp cho doanh nghiệp tìm ra các biện pháp thích hợp không ngừng hạ thấp tỷ suất, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Từ đó tìm ra những biện pháp quản lý tốt nhất chi phí kinh doanh, tạo điều tế, là điều kiện để tăng tích luỹ chho nhà nước, góp phần hạ giá bán lẻ hàng hoá tiêu dùng, từ đó ổn định và thiện đời sống của nhân dân. Phạm vi doanh nghiệp, hạ thấp chi phí kinh doanh tạo điều kiện tiết kiệm vốn kinh doanh và có ý nghĩa là một đòng chi phí bỏ ra phải mang lại bao nhiêu đồng lợi nhuận chho doanh nghiệp, tạ kiện cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển trong nền kinh tế hiện nay, góp phần cải thiện đời sống CBCNV trong doanh nghiệp và làm tròn nghĩa vụ với ngân sách với nhà nước. 2. ý nghĩa của việc hạ thấp chi phí kinh doanh. Trong phạm vi toàn xã hội,hạ thấp chi phí kinh doanh xẽ góp phần tiết kiệm vốn và chi phí của nhà kinh o điều kiện cho doanh nghiệp nhiều vốn kinh doanh, tiết kiệm chi phí trả lãi tiền vay khi doanh nghiệp có nhiều vốn của ngân hàng hoặc của các đối tác khác. Hạ thấp chi phí kinh doanh tạo điều kiện hạ giá thành sản phẩm hàng hoá, từ đó xẽ tiêu thụ được nhiêù hàng hoá giúp cho doanh nghiệp có thể cạnh tranh trên thị trường nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp từ đó nâng cao tích luỹ của doanh nghiệp để tái sản xuất mở rộng. Đồng thời nâng cao thu nhập cho CBCNV trong doanh nghiệp. Ngoài ra nó còn có ý nghĩa củng cố hoạch toán kinh tế, cân đối thu chi tài chính cho doanh nghiệp, tức đảm bảo lãi tạ điều kiện chho doanh nghiệp tăng trưởng và phát triển góp phần làm tăng trưởng nền kinh tế đất nước. Hạ thấp chi phí kinh doanh là tiết kiệm các khoản chi phí để thực hiện yêu cầu ổn định, cải thiện đời sống cho CBCNV, thực hiện tốt nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. Tóm lại, hạ thấp chi phí kinh doanh là một việc hết sức khoa học và quan trọng, nhưng hạ thấp chi phí kinh doanh không có nghĩa là cắt sén các khoản chi phí cần thiết phục phụ cho quá trình sản xuất kinh doanh mà phải triệt để tiết kiệm trong mọ khoản chi tiêu, cắt bỏ các khoản chi tiêu không cần thiết, bất hợp lý, đồng thời phải mạnh dạn sử dụng chi phí kinh doanh để tăng thêm nguồn hàng, nâng cao chất lượng phục vụ. Muốn giảm bớt được chi phí kinh doanh tối thiểu cho phép mà không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đòi hỏi các nhà quản lý doanh nghiệp phải hiểu đâu là chi phí cần thiết và đâu là chi phí không cần thiết, cần có khả năng lãnh đạo, phân tĩch kỹ tình hình chi phí kinh doanh của doanh nghiệp để giúp hạ thấp chi phí kinh doanh. Đòi hỏi cần có nghệ thuật trong lãnh đạo tài tình và hiểu biết chuyên sâu về chuyên ngành đó. Có như vậy mới giúp cho việc hạch toán, chi phí kinh doanh hợ lý tạo điều kiện cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chỉ tiêu đặt ra là chi phí thấp nhất mà lợi nhuận lại cao nhất, đây là cả vấn đề khoa học và nghệ thuận, nhà doanh nghiệp nào đạt được điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phát triển tốt và ngày một tốt hơn. Chương II Khảo sát thực tế chi phí kinh doanh tại công ty TNHH công nghệ thanh hải I: Vài nét về đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thanh Hải 1. Chức năng nhiệm vụ của công ty. Chức năng kinh doanh chính của công ty là thiết bị văn phòng như máy tính, photocopy, máy fax, máy camera... mang nhãn hiệu RICOH Nhật bản. với chức năng cơ bản đó, công ty công nghệ thanh hải có nhiệm vụ chủ yếu là: - Tổ chức buôn bán, bán lẻ hàng hoá cho các đơn vị kinh doanh, các cơ quan tổ chức nước ngoài. - Làm nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. - Tổ chức liên kết kinh tế, làm đại lý cho các đơn vị kinh doanh trong nước và các tổ chức nước ngoài. - Công ty công nghệ Thanh Hải hoạt động trên địa bàn toàn quốc nhưng chủ yếu là trên địa bàn Hà nội. Tại đây xuất hiện các trụ sở của các công ty lớn, các văn phòng đại diện, các tổ chức tổ chức kinh tế hùng hậu nên có trường tiêu thụ. Đối tượng khách hàng của công ty chủ yếu là DNNN nên nguồn thanh toán là các quỹ, vốn ngân sách nhà nước cấp. Vì vậy, mặt hàng máy thiết bị văn phòng cũng có mùa kinh doanh mạnhvào quý VI và quý I khi các doanh nghiệp NN giải ngân. 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty Công nghệ Thanh Hải. Ngày đầu thành lập công ty có 5 phòng: phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng kỹ thuật, phòng nghiên cứu đào tạo phát triển, phòng tổ chức hành chính, phòng nghiên cứu thị trường và được chia thành các tổ nhỏ hơn. Phó giám đốc Giám đốc Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng kỹ thuật Phòng hành chính Phòng ĐT & PT 2 tổ bán hàng Showroom Marketing Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty Công nghệ Thanh Hải Các phòng ban đã tạo nên một guồng máy hoạt động liên tục, có hiệu quả, thực hiện đúng vị trí, chức năng của mỗi bộ phận, tham mưu giúp giám đốc công ty tổ chức triển khai, chỉ đạo tốt hoạt động của công ty. 2.1. Phòng tổ chức hành chính. Giúp các đơn vị tổ chức xắp xếp và quản lý lao động nhằm sử dụng hợp lý và có hiệu quả lực lượng lao động của công ty. Nghiên cứu biện pháp và tổ chức thức hiện việc giảm lao động lao động gián tiếp của công ty. Nghiên cứu xây dựng các phương án nhằm hoàn thiện việc trả lương và phân phối hợp tiền thưởng trình giám đốc. Quản lý các tài sản chung của công ty. Theo dõi tình hình sử dụng tài sản quản lý chặt chẽ các khoản chi phí thuộc chỉ tiêu của mình. Phân bổ chi phí sưr dụng điện nước, điện thoại, chi phí tiếp khách ... 2.2 Phòng tài chính kế toán. Tham mưu cho giám đốc xét duyệt các phương án kinh doanh và phân phối thu nhập. Tổ chức mở sổ sách theo dõi tài sản, nguyên vật liệu chi phí, thu nhập, các khoản phải nộp ngân sách, công nợ, thanh lý hợp đồng lập quyết toán của công ty theo định kỳ. Mở sổ sách theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh, xác định mức lãi lỗ và phân phối lãi của công ty. 2.3. Phòng kinh doanh. Tìm kiếm khách hàng và thực hiện các biện pháp marketing để mở rộng thị trường mới và giữ được các khách hàng quen thuộc của công ty. Tìm hiểu nhu cầu thị hiếu của khách hàng để xây dựng các phương án sản xuất kinh doanh và các phương án để trình giám đốc duyệt. 3. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Trong vài năm gần đây, cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế. Công ty đã có nhiều thay đổi cả về chất và lượng đưa tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tiến thêm được những bước đáng kể, góp phần làm tăng trưởng nền kinh tế đất nước nói chung và đời sống CBCNV nói riêng.Điều này được biểu hiện cụ thể trong bảng kết quả hoạt động kinh doanh trong hai năm vừa qua ( 1999 - 2000 ). Bảng kết quả hoạt động qua hai năm 1999- 2000 Chỉ tiêu Năm Chênh lệch 1999 2000 Số tiền Tỉ lệ 1. Tổng doanh thu; 77.065 86.882 9.817 112,7 2. Các khoản giảm trừ -Triết khấu bán hàng -Giảm giá bán hàng 867 13 18 1.366 17 499 4 157,5 130,7 3. Doanh thu thuần 17.189 85.517 68.319 497,2 4. giá vốn hàng hoá 67.716 76.054 8.338 112,3 5.Lợi tức gộp 8.483 9.462 979 111,5 6.Chi phí bán hàng 6.727 6.240 -485 92,76 7.Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.686 3.135 1.449 185,9 8. Lợi tức thuần hoạt động kinh doanh 68 77 9 113,2 II. Nội dung của công tác quản lý và thực hiện chi phí kinh doanh của công ty 1. Nội dung của công tác quản lý chi phí kinh doanh của công ty. Trong quá trình hoạt động kinh doanh và quản lý kinh tế, công tác quản lý chi phí kinh doanh là một việc làm thường xuyên và có vai trò quan trọng. Bởi vì yêu cầu cơ bản của việc quản lý chi phí kinh doanh là đảm bảo tốt nhất quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trên cơ sở sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật tư tiền vốn, sức lao động của doanh nghiệp để đạt được lợi nhuận tối đa trong khuôn khổ pháp luật, nâng cao cao hiệu kinh doanh của công ty. Để quản lý tốt chi phí kinh doanh công ty cần phải lập kế hoạch chi phí kinh doanh thực chất là dùng hình thức tiền tệ tính toán các chỉ tiêu về chi phí kinh doanh phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh cuả công ty trong kỳ. Kế hoạch chi phí kinh doanh là những mục tiêu phấn đấu của công ty, đồng thời là căn cứ của công ty cải tiến công tác quản lý kinh doanh hạ thấp giá thành sản phẩm hàng hoá, tăng lợi nhuận, tăng hiệu quả kinh tế của công ty trong kỳ. Nội dung của công tác quản lý chi phí kinh doanh thể hiện: 1.1. Xác định phạm vi chi phí kinh doanh. Dựa trên công tác quản lý chi phí kinh doanh, công ty tiến hành xác định phạm vi chi phí kinh doanh. Tất cả các chi phí kinh doanh có liên quan tới chi phí mua bán, dự trự hàng hoá đều được hạch toán vào chi phí kinh doanh. 1.2. Tổ chức công tác kế hoạch hoá chi phí kinh doanh ở công ty cần được quán triệt hai nhiệm vụ sau. Xác định tổng số tiền chi phí kinh doanh và tỷ lệ chi phí kinh doanh cần thiết để đảm bảo hiệu quả kinh doanh. 1.3. Tiến hành phân tích đánh giá tình hình quản lý chi phí kinh doanh. Đây là một nội dụng tương đối quan trọng, bởi vì qua phân tích đánh giá tình hình quản lý chi phí kinh doanh công ty sẽ tìm ra được những mặt mạnh mặt yếu của mình trong quản lý, gây lãng phí kinh doanh cho công ty. 2. Tình hình thực hiện chi phí kinh doanh của công ty qua vài năm gân đây. Chi phí kinh doanh là một chỉ tiêu kinh tế tổng hợp, nó thể hiện hiệu quả kinh doanh của công ty.Vì vậy thông qua việc phân tích tình hình chi phí kinh doanh phát sinh trong kỳ của công ty. Qua đó thấy được tình hình phân loại và chi phí kinh doanh có hợp lý không, có phù hợp với nhu cầu kinh doanh, có phù hợp với nguyên tắc quản lý kinh tế tài chính và mang lại hiệu quả hay không ? đồng thời qua việc phân tích mới tìm ra được những bất hợp lý trong quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh, từ đó xác định các nguyên nhân, đề ra những phương hướng và biện pháp khắc phục nhằm quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh một cách hiệu quả. Nhìn nhận được tầm quan trọng của việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện chỉ tiêu chi phí kinh doanh và khảo sát thực tế tại công ty ta thấy được tình hình quản lý chi phí Qua bảng ta thấy tổng doanh thu thực hiện năm 2000 tăng hơn năm 1999 là 9.817 triệu đồng, với tốc độ tăng của doanh thu chậm hơn tốc độ của chi phí kinh doanh dẫn đến tỷ suất chi phí kinh doanh năm 2000 tăng hơn năm1999 là 0,01% sự tăng lên của chi phí kinh doanh như vậy là không tốt bởi vì tăng doanh thu trên cơ sở sử dụng mọi tiềm năng của đơn vị là biện pháp tích cực nhất để tiết kiệm chi phí kinh doanh. Tuy nhiên doanh thu tăng thì chi phí kinh doanh cũng tăng nhưng làm sao tốc độ tăng của chi phí nhỏ hơn tốc độ tăng của doanh thu như vậy mới hợp lý. Để xác định xem khoản mục phí nào ảnh hưởng tới chi phí kinh doanh, ta đi phân tích các khoản mục chi phí để từ đó tìm ra những biện pháp làm giảm tốc độ tăng của chi phí kinh doanh. 2.1. Chi phí mua hàng Là chi phí dùng cho việc mua hàng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Năm 2000 so với năm 1999 chi phí mua hàng tăng 137 triệu đồng với tốc độ tăng khá nhanh 102,2 % giảm 1,49. Điều này cho thấy việc tổ chức mua hàng tương đối đạt hiệu quả, công ty cần có biện pháp hạ thấp chi phí mua hàng mà vẫn đáp ứng được nhu cầu của việc phục vụ việc bán hàng. 2.2. Chi phí bán hàng. Đây là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh. Năm 2000 khoản chi phí này giảm đi so với năm 1999 với số tiền 487 triệu đồng, tốc độ giảm 8%, làm cho tỷ suất phí giảm 1,5%. Điều này cho thấy việc quản lý chi phí ở khâu bán hàng là tốt, trong đó công ty quản lý ở các khoản mục chủ yếu sau Chi phí vật liệu bao bì; đây là chi phí dùng để bảo quản hàng hoá. Khoản chi phí này chiếm tỷ trọng không nhiều nên năm 2000 giảm di 9 triệu đồng với tốc độ giảm 32,15% làm cho tỷ suất chi phí giảm 0,02% Chi phí dịch vụ mua ngoài: Đây là khoản chi phí chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong tổng chi phí kinh doanh; những khoản chi phí này công ty trả choviệc thuê ngoài vận chuyển hàng hoá, chi phí lưu kho, hoa hồng môi giới và các chi phí khác như điện nước ... ở bộ phân bán hàng. Năm 2000 khoản chi phí này giảm đi so với năm 1999 là 298 triệu đồng với tốc độ giảm 11,8%, điều này cho thấy việc sử dụng chi phí mua ngoài là tốt, góp phần làm giảm chi phí chung cho toàn công ty. Chi phí khác: Đây là những khoản chi phí cho bán hàng và các chi phí khác không nêu trong bảng công ty đã sử dụng hợp lý các khoản chi phí như chi phí hội họp, tiếp khách...Nên năm 2000 công ty đã tiết kiệm là 161triệu đồng với tốc độ giảm 0,4% 2.3. Chi phí quản lý doanh nghiệp. Đây là khoản chi phí gián tiếp phục phụ cho hoạt động kinh doanh. Khoản chi phí này chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong tổng chi phí kinh doanh. Năm 2000 công ty đã sử dụng khoản chi phí này chưa hợp lý nên đã vượt là 1.449 triệu so với năm 1999 với tốc đọ tăng 85% làm tỷ suất chi phí chung tăng1,4% chi phí quản lý tăng là do hầu hết các khoản mục phí đều tăng chủ yếu là do: + Chi phí nhân viên quản lý năm 2000 tăng hơn so với năm 1999 là 271 triệu đồng với tốc độ tăng là 32,1% chi phí nhân viên quản lý chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong tổng chi phí kinh doanh so với năm 1999 tỷ trọng giảm 14,5% nhưng tỷ suất phí tăng 0,1%. + Chi phí dự phòng : Năm 1999 do chê độ hoạch toán nên khoản chi phí này chưa phát sinh, năm 2000 công ty được phép lập quỹ dự phòng. Đây là những khoản chi phí nhằm bù đắp cho những thiệt hại thực tế xảy ra do sản phẩm hàng hoá tồn kho bị giảm giá, các khoản nợ khó đòi. Năm 2000 công ty trích lập dự phòng với số tiền là 290 triệu đồng làm tỷ suất chi phí tăng 0,43% + Chi phí dịch vụ mua ngoài. Năm 2000 khoản chi phí này tăng lên so với năm 1999 là 80 triệu đồng tốc độ tăng là 37 %làm cho tỷ suất phí tăng 0,02% mức tăng này đánh giá việc sử dụng các khoản chi phí về điện thoại, điện sinh hoạt.... ở bộ phận quản lý là chưa hợp lý, làm tăng tổng mức chi phí kinh doanh. + Chi phí khác. Là các khoản chi phí mà công ty phải thanh toán cho cán bộ công nhân viên có công trong việc tìm kiếm thị trường mới hoặc tièn lãi vay ngân hàng và các khoản chi khác như giao dịch, mở L/C... Qua việc phân tích tình hình thực hiện các yếu tố chi phí kinh doanh qua hai năm 2000 và 1999 ta thấy công ty đã sử dụng chi phí và quản lý chi phí bán hàng tốt góp phần hạ thấp chi phí kinh doanh. Chi phí thu mua và chi phí quản lý sử dụng chưa tốt, công ty cần có những biện pháp làm giảm chi phí chung toàn công ty. Đánh giá tình hình thực hiện các yếu tố chi phí kinh doanh của công ty theo các chỉ tiêu kinh tế cơ bản của chi phí kinh doanh. Bảng 3. Tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế qua hai năm 2000 - 1999 Đơn vị: VNĐ Các chỉ tiêu Đ.vị tính 1999 2000 I.Tổng doanh thu Triệu đồng 77.065 86.882 II. Tổng chi phí kinh doanh Triệu đồng 8.547 9.646 Tỷ suất chi phí kinh doanh % 11,09 11,1 Mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí KINH DOANH % + 0,01 Mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí KINH DOANH % +0,09 Mức tiết kiệm Tr.đ 8,7 1, Chi phí mua hàng Tr.đ 134 217 Tỷ suất chi phí mua hàng % 0,17 0,31 Mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí mua hàng % 0,04 Tốc độ tăng giảm tỷ suất chi phí mua hàng % 82,35 2. Chi phí bán hàng Tr.đ 6.727 6.240 Tỷ suất chi phí bán hàng % 8,73 7,18 Mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí bán hàng % -1,55 Tốc độ tăng giảm tỷ suất chi phí bán hàng % -17,8 Mức độ tiết kiệm Tr.đ 1.346 3. Chi phí quản lý kinh doanh Tr.đ 1.686 3.135 Tỷ suất chi phí quản lý % 2,19 3,61 Mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí quản lý % 1.42 Tốc độ tăng giảm tỷ suất chi phí quản lý % 64,8 Mức tiết kiệm Tr.đ 1.233 Qua số liệu trên ta thấy: Tổng quan doanh thu của công ty năm 2000 so với năm 1999 tăng với số tiền là 86.882 - 77065 = 9.817 Triệu đồng Tốc độ tăng của doanh thu là: 9817 x 100 % =12,7% 77605 Doanh thu tăng kéo theo chi phí kinh doanh năm 2000 tăng số tiền là 9.646 - 8.547 = 1.099 tr.đ tốc độ tăng của chi phí kinh doanh là: 1.099 -------------- x 100% = 12,9% 8.548 Do tốc độ của doanh thu chậm hơn tốc độ phát triểncủa chi phí kinh doanh làm cho tỷ suất chi phí kinh doanh tăng từ 11,09% lên 11,1% và mức độ phát triển của tỷ suất kinh doanh là. ∆F´ = F´1 - F´0 = 11,1 - 11,09 = 0,01% Tốc độ tăng của tỷ suất chi phí kinh doanh là: ∆F´ 0,01 T F´ = ------------- x 100% = -------------- x 100 % = 0,09% F´0 11,09 Do vậy năm 2000 công ty đã lãng phí số tiền là: Stk = ∆F´x M1 = 0,01% x 8.688 = 0,8688 Triệu đồng Đây là một con số không nhỏ, công ty cần có sự xem xét đánh giá để có biện pháp sử lý thích hợp. Việc quản lý chi phí kinh doanh được xem xét ở 3 khâu sau: Chi phí thu mua hàng ( không bao gồm trị giá mua ) Năm 2000, chi phí thu mua hàng giảm đi so với năm 1999 với số tiền là: 137 ----------- x 100% = 102,2 % 134 Do tốc độ chi phí mua hàng tăng làm tỷ suất chi phí mua hàng tăng từ 0,17 % lên tới 0,31%à mưc tăng của tỷ suất chi phí mua hàng tăng là: ∆F´= F´1 - F´0 = 0,31% - 0,17% = 0,14% Với tốc độ tăng là ∆F´ 0,14% T F´ = --------- = ----------- x 100% = 82% F´0 0,17% Do vậy năm 2000 công ty đã bội chi phí mua hàng số tiền là: Stk = 0,14% x 8.688 = `1216,3triệu đồng Chi phí Bán hàng : Năm 2000 giảm hưn năm 1999 là 6.240 - 6717 = -487 trđ Với tốc độ giảm là : -487 ---------- x 100% = -7,2% 6,727 Do tốc độ chi phí bán hàng giảm làm tỷ suất chi phí bán háng giảm từ 8,75% xuống còn 7,18% và giảm mức của tỷ suất chi phí bán hàng là: ∆F´= F´1 - F´0 = 7,18 - 8,73 = -1,55% Tốc độ giảm của chi phí bán hàng là : ∆F T F´ = --------- x 100% = -72% F´0 Công ty đã tiết kiệm được chi phí bán hàng số tiền là: Stk = -1,55% x 8.688 = 134trđ Qua phân tích các chỉ tiêu chi phí kinh doanh của công ty qua hai năm 2000 và 1999 cho thấy tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh năm 2000 chưa tốt, làm tỷ suất chi phí kinh doanh tăng lên lãng phí số tiền là 0,8688 trđ. Đi sâu vào từng khoản mục của chi phí kinh doanh ta thấy chi phí bán hàng năm 2000 giảm xuống nên tiêts kiệm được 13,4 triệu đồng, đây là một điểm cần được phát huy. Nhưng chi phí thu mua hàng và và chi phí quản lý lại tăng lên khá nhanh, nó là nguyên nhân làm tổng chi phí kinh doanh chung tăng lên. Vì vậy công ty cần có biện pháp xử lý kịp thời để đem lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp Do vậy qua khảo xát tình hình thực hiện chi phí kinh doanh của công ty ta thấy vấn đề nổi lên là chi phí kinh doanh của công ty xu hướng tăng lên đây là thực trạng đáng quan tâm cần giải quyết cụ thể. Năm 2000 chi phí kinh doanh kỳ thực hiện so với kế hoạch tăng 13,8 tr tỷ suất chi phí tăng 0,03% Năm 2000 chi phí kinh doanh tăng hơn năm 1999 với tỷ suất phí là 0,01% Sự tăng lên của chi phí kinh doanh tại công ty như trên là không tốt, vì xét chi phí kinh doanh trong mối quan hệ với doanh thu ta thấy tốc độ tăng của phí kinh doanh lớn hơn tốc độ của phí doanh thu. Điều này ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả kinh doanh của công ty, trong năm tới cần coá biện pháp sử lý kịp thời nhằm giảm chi phí kinh doanh tới mức thấp nhất đem lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp. Qua việc phân tích chi phí kinh doanh của công ty cho thấy làm soa càng hạ thấp chi phí kinh doanh mà hoạt động kinh doanh vẫn tốt xẽ tiết kiệm được số tiền lớn cho công ty, ngoài ra còn thể hiện trình độ và phương pháp quản lý hạot động sản xuất kinh doanh của công ty là tốt. Hạ thấp chi phí kinh doanh là vai trò chủ đạo mà công ty cần quan tâm và chú trọng một cách triệt để. III. Những biện pháp nhằm hạ thấp chi phí kinh doanh của công ty. 1. Đánh giá ưu nhược điểm của hệ thống quản lý chi phí kinh doanh hiện hành. Công ty công nghệ thanh hải vẫn còn rất nhiều vấn đề cần giải quyết một cách đồng bộ, trong đó có vấn đề quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh. Trong những năm gần đây việc tìm kiếm thị trường tiêu thụ gặp khó khăn cạnh tranh trong kinh doanh đòi hỏi phải có sự năng động và nhạy bén được đặt ra đối với công ty. Xác định được vị trí kinh doanh của mình, ý thức được những khó khăn trong kinh doanh, kểt quả kinh doanh năm 2000 công ty không những đã tăng doanh thu mà công ty đã toạ công ăn việc làm cho cán bộ việc làm cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Tuy nhiên để đánh giá một cách toàn diện hơn về hoạt động kinh doanh của công ty trong năm qua, chúng ta cần phải xem xét đến những tồn tại vướng mắc tại công ty để có những giải pháp kịp thời. Qua khảo sát thực tế tại công ty ta thấy rằng vấn đề nổi lên đó là việc quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh, cần xem xét các mặt sau. - Kế hoạch chi phí kinh doanh. Dự kiến kế hoạch chi phí kinh doanh do phòng kế toán đảm nhận và trực tiếp là kế toán trưởng đảm nhận sau đó trình lên giám đốc duyệt. Qua khảo sát ta thấy cơ sở để xây dựng kế hoạch và thực tiễn còn một khoảng cánh đó là do biến động của thị trường, sự biến động đột suất của một khoản chi phí nhất là trong điều kiện hiện nay thị trường không ổn định giá cả hàng hoá cước phí có sự biến đổi ảnh hưởng tới chỉ tiêu chi phí kinh doanh. Do đó việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện chi phí kinh doanh chưa chính xác. - Quản lý chi phí kinh doanh Thực tế cho thấy việc quản lý chi phí kinh doanh của công ty đã được đặt ra trong quá trình kinh doanh, song chưa tiến hànhthường xuyên và đều đặn, chỉ đến cuối năm chúng tôi mới tiến hành phân tích đánh giá, điều nàydẫn đến việc theo dõi chi phí không sắt sao, không gắn với sự biến động của thị trường. Việc quản lý chi phí kinh doanh tại một số khâu không được tốt, chưa theo dõi thường xuyên, biến động các khoản mục phí và viẹc sử dụng chi phí tiếp khách hội hợp giao dịch sử dụng điện thoại diện nước chưa hợp lý gây lãng phí. - Hạch toán chi phí kinh doanh Việc hạch toán chi phí kinh doanh tại chúng tôi do kế toán chi phí đảm nhiệm. Việc theo dõi được theo dõi trực tiếp thông qua các chứng từ ban đầu, sổ chi tiết, tiếp đến lập báo các tổng hợp chi phí cho cả năm và đưa vào sổ cái, từ đó là cơ sở để lập bảng tổng kết tài sản. Đánh giá tổng kết quá trình hoạt động kinh doanh của công ty, qua thực tế xem xét việc hạch toán chi phí kinh doanh còn có những vấn đề chưa hợp lý, việc ghi chép còn chưa kịp thời, các chi phí phát sinh kế toán không tiến hành tập hợp ghi sổ ngay mà vài ngày sau mới ghi, do vậy không theo dõi các khoản chi phí kinh doanh một cách kịp thời để có thể đưa ra cá biện pháp xử lý ngay. Mặt khác cán bộ làm công tác kế toán còn thụ động trong việc hạnh toán chi phí , nghĩa là khi có chứng từ chi phí đã không có sự kiểm tra xem xét tính hợp lý, hợp lệ của chi phí phát sinh mà vẫn duyệt. Do vậy, đã làm cho chi phí của công ty tăng lên một cách giả tạo. Do còn những tồn tại đó đòi hỏi trong thời gian tới công ty cần có những bước hoàn thiện căn bảnvề công tác quản lý kinh doanh của công ty 2. Những biện pháp chủ yếu nhằm hạ thấp chi phí kinh doanh của công ty Chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại là những khoản chi phí cần thiết mà doanh nghiệp bỏ ra để thự hiện quá trình kinh doanh. Trong qúa trình hoạt động kinh doanh và quản lý kinh tế thì việc quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh dữ vai trò quan trọng. Các doanh nghiệp nghiệp muốn thực hiện hạch toán kinh doanh thì việc quản lý phải đảm bảo tiết kiệm một cách hợp lý và mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Những biện páhp nhằm hạ thấp chi phí kinh doanh cho doanh nghiệp như sau: - Lựa chọn địa bàn hoạt động, xây dựng mạng lưới kho tàng, cửa hàng cửa hiệu kinh doanh nhằm đảm bảo thuận lợi cho quá trình vận động của hàng hoá, đồng thời thuận tiện cho việc mua bán của người tiêu dùng, giảm được chi phí vận chuyển tăng doanh thu cho công ty. - Không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng nắm vững nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng, dữ chữ tín trong kinh doanh đáp ứng mọi nhu cầu cảu người tiêu dùng về chủng loại hàng hoá kinh doanh, về giá cả hàng hoá đồng thời hình thành nguồn hàng hoá cung cấp ổn định, chất lượng với chi phí hợp lý, nhằm tăng mức lưu chuyển hàng hoá, giảm tỷ suất chi phí cho công ty - Lựa chọn các phương thức phù hợp với tình hình đặc điểm kinh doanh của công ty, vận dụng linh hoạt các hình thức đấu thầu, khoán gọn. Đồng thời giải quyết hài hoà các mặt lợi ích giữa công ty với người lao động, giữa các loại lao động với nhau nhằm kích thích tiết kiệm chi phí kinh doanh và nâng cao năng suất lao động, tăng doanh thu cho công ty Thực hành chế độ tiết kiệm đi đôi với hiệu quả kinh tế ở mọi nơi, mọi lúc trong tất cả các khâu, các giai đoạn khác nhau trong quá trình kinh doanh của công ty, chú ý tiết kiệm đi đôi với hiệu quả kinh tế Về mặt quản lý tài chính: Để góp phần hạ thấp chi phí kinh doanh công ty cần thực hiện tốt một số nội dung sau: Thức nhất:Quản lý chi phí kinh doanh gắn với kế hoạch có thể được lpj theo cac dự đoán ngắn hạn về chi phí kinh doanh trên cơ sở các kế hoạch năm hoặc quản lý . Lập kế hoạch ngắn hạn cần xác dịnh những nhu cầu cần thiết dồng thời phải tiết hành phân tích rà soát lại các hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật phù hợp với tình hình thực tế của công ty. Hai là: phân công phân cấp quản lý chi phí kinh doanh phù hợp với tình hình đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, cần thiết phải phân quyền trách nhiệm cho từng bộ phận nhằm nâng cao trách nhiẹm của cán bộ công nhân viên trong bộ phận đó. Từ đó có thể hạ thấp được chi phí kinh doanh của từng bộ phận chi phí khác nhau của chi phí kinh doanh, phân công phân cấp chi phí kinh doanh sẽ tạo điều kiện để giám sát tình hình thực hiện chi phí trong ngắn hạn. Từ đó có thể kiểm soát quá trình thực hiện kế hoạch 5 nă, quản lý tìm khả năng tiềm tàng của công ty, phấn đấu giảm chi phí kinh doanh. Ba là: Thừng xuyên hoặc định kỳ kiểm tra giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch chi phí kinh doanh, đặc biệt là đối với các khoản mục chi phí kinh doanh chiếm tỷ trọng lớn. Căn cứ để tiến hành kiểm tra phân tích và giám sát các hoạt động chỉ tiêu của công ty trong kỳ là kế hoạch chi phí kinh doanh, kế hoạch lưu chuyển hàng hoá..Đặc biệt là các dự toán chi phí ngắn hạn, những thông tin về các loại chi phí phát sinh trên hoá đơn chứng từ sổ sách của đơn vị và cá chỉ tiêu khác liên quan đến nó. Các chế độ chính sách quản lý tài chính của công ty, của nhà nước. Kiểm tra, giám sát mọi hoạt động chỉ tiêu kinh tế của công ty là một biện pháp quan trọng nhằm phấn đấu hạ thấp chi phí kinh doanh. 3. Đề xuất những giải pháp nhằm hạ thấp chi phí kinh doanh của công ty Chi phí kinh doanh là một chỉ tiêu kinh tế quan trọng tổng hợp, nó phản ánh thực chất mọi hoạt động kinh doanh của đơn vị, thông qua các chỉ tiêu này ta có thể đánh giá chính xác tình hình quản lý chi phí kinh doanh tình hình sử dụng tiền vốn vật tư và tình hình sử dụng lao động của công ty trong kỳ. Vì hạ thấp chi phí kinh doanh là điều kiện cần thiết của việc hạ giá thành sản phẩm tăng khả năng cạnh tranh, trên thị trường mở rộng kinh doanh tăng doanh thu tăng lợ nhuận và hiệu quả kinh tế của công ty. Muốn hạ thấp được chi phí kinh doanh phải quán triệt nguyên tắc tiết kiệm mặt khác phải phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến việc hình thành chi phí kinh doanh, đề ra các biện pháp tăng hiệu quả kinh tế của công ty. Chi phí kinh doanh được biểu hiện dưới hai chỉ tiêu chủ yếu đó là: Tổng mức chi phí kinh doanh và tỷ suất chi phí kinh doanh Chỉ tiêu tổng mức chi phí kinh doanh là chỉ tiêu số lượng, nó chỉ định lượng chứ không định tính, mặt khác nó chịu ảnh hưởng nhiều của nhân tố giá cả mà giá cả là nhân tố khách quan. Trong khi đó chỉ tiêu tỷ suất chi phí kinh doanh sẽ phản ánh đúng chất lượng của việc chi phí kinh doanh qua mức độ tiết kiệm do đó các biện pháp hạ thấp chi phí kinh doanh nên tập trung theo phương hướng hạ thấp tỷ suất chi phí kinh doanh Tỷ suất chi phí kinh doanh = Tổng mức chi phí kinh doanh Tổng doanh thu kinh doanh Như vậy, hạ tháp chi phí kinh doanh làm hai cách: Tăng mức lưu chuyển hàng hoá - Giảm chi phí kinh doanh Qua khảo sát thự tế tại công ty Công Nghệ Thanh Hải, tôi xin đưa ra một số biện pháp hạ thấp chi phí kinh doanh như sau: 3.1 Tăng mức lưu chuyển hàng hoá. Đây là một trong những biện pháp cơ bản nhất có thể hạ thấp được chi phí kinh doanh bằng cách công ty mở rộng thị trường tiêu thụ, năm 2000 công ty đã tăng doanh thu từ 77.065 triệu đông lên 86.882 triệu đồng. Như vậy, so năm 1999 doanh thu tăng lên 9.817 triệu đồng. Để có được kết quả này, công ty đã rất chú trọng tới nghiên cứu thị trường để cung ứng hàng hoá cho thích hợp, cụ thể công ty cần có những biện pháp sau: - áp dụng các biện pháp tích cực để giữ vững thị trường và khách hàng truyền thống, đặc biệt là các khách hàng lớn, các đầu mối nhận hàng. Thực hiện nghiên cứu để hình thành các cam kết với khách hàng có quan hệ buôn bán thường xuyên nhằm đảm bảo hai bên cùng có lợi và phát triển. - Công ty cần quan tâm đúng mức đến việc mở rộng thị trường trong nước và quốc tế bằng cách mở thêm các cơ sở đại lý và các văn phòng đại diện. Xây dựng các kế hoạch trước hàng năm về việc tham dự hội chợ triển lãm trong nước và quốc tế để có đủ thời gian cần thiết để nghiên cứu thị trường và chuẩn bị mọi mặt được chu đáo nhằm mang lại hiệu quả thiết thực. Tham gia hội chợ triển lãm là việc cần thiết, ngoài việc trưng bày bán hàng hoá của mình. Công ty còn có thể gửi tặng các ấn phẩm giới thiệu về công ty về sản phẩm. Qua đó công ty có dịp tiếp xúc với khách hàng tìm hiểu khả năng và nhu cầu của khách hàng. Đồng thời đây là cơ hội tốt để khách hàng hiểu thêm về công ty từ đó biến nhu cầu thành sức mua thực tế . Giữ vững và mở rộng thị trường gắn liền với việc cải tiến mặt hàng, cải tiến mẫu mã. Sử dụng mạng lưới thông tin rất có hiệu quả thực hiện việc bán hàng qua điện thoại, fax,.. có hiệu quả. Thanh toán công nợ qua hệ thống ngân hàng đảm bảo tiện lợi nhanh gọn tiết kiệm chi phí tối đa. Đa dạng hoá các hình thức kinh doanh nhằm khai thác các tiềm năng của công ty. 3.2 Tăng năng suất lao động Năng xuất lao động trong doanh nghiệp thương mại thể hiện bằng hiệu xuất làm việc của người lao động để cho năng suất lao động tăng thì việc trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật là yếu tố quan trọng trang thiết bị hiện đại quyết định năng suất lao động và làm việc. Bên cạnh đó tinh thần làm việc và ý thức lao động trình độ của người lao động cũng là nhân tố quan trọng thúc đây tăng năng suất lao động. 3.3 Tăng cường tiết kiệm và chống tham ô lãng phí. Tiết kiệm ở đây không có nghĩa là cắt xén chi phí kinh doanh mà tiết kiệm ở đây được hiểu là những chi phí phải hợp lý, một đồng chi phí bỏ ra phải đem lại nhiều lợi nhuận cho công ty. Tăng doanh thu thì sẽ tiết kiệm được chi phí bất biến hoặc tính toán sử dụng chi phí đúng mục đích, phù hợp với quy luật thị trường thì tất yếu sinh được nhiều lợi nhuận do đó sẽ tiết kiệm được chi phí. Tiết kiệm chi phí còn phải chống thất thoát, chống tham ô lãng phí bởi vì tình trạng tham ô lãng phí sẽ làm tăng tổng mức chi phí và tỷ suất chi phí. Công ty còn phải kiểm tra giám sát chặt chẽ các định mức kỹ thuật và giá cả hàng hoá vật tư. Công ty còn cần có chế độ khoán các chi phí phát sinh thường xuyên như điện nước, điện thoại,...để đơn vị sử dụng tiết kiệm. Để tiết kiệm được chi phí quản lý phải tiết kiệm các khoản chi phí như: Chi phí tiếp khách, quà cáp, hội nghị,...công ty cần giảm bộ máy cồng kềnh, trách tình trangj bộ phận này làm không hết việc bộ phận khác thì nhàn rỗi 3.4 . Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ CNV công ty cầnphải thường xuyên đào tạo tay nghề cho cán bộ CNV, đưa CBCNV đi học các lớp nghiệp vụ nâng cao trình độ để đáp ứng được đòi hỏi của cơ chế thị trường, đáp ứng được yêu cầu kinh doanh mới, có trình độ giám nghĩ giám làm giám chịu tránh nhiệm để không ngừng tăng nhanh hiệu quả trong kinh doanh của công ty. - Một số biện pháp khác: + Tổ chức nghiên cứu thị trường: hoạt động trong cơ chế thị trường là một việc làm thường xuyên và cần thiết, vì chế độ thanh toán kinh doanh đòi hỏi các đơn vị phải gắn sản xuất với lưu thông, phải tính toán hao phí lao động xã hội cần thiết tiêu thụ sản phẩm, sao cho có lãi và kết hợp hài hoà các lợi ích. + Nghiên cứu thị trường cho phép nắm bắt nhanh nhu cầu thị hiếu khách hàng, xác định xu hướng tiên đoán các biến đổi để cho các kế hoạch của công ty đứng vững cạnh tranh và thu được hiệu quả cao. Hiện nay công tác nghiên cứu thị trường của công ty đã được đặt ra và quan tâm song vẫn chưa đúng mức. Do vậy nên lập một bộ phận Marketing chuyên tìm hiểu thị trường, giá cả, nhu cầu thị hiếu người tiêu dùng; Bộ phận này được đặt dưới sự chỉ đạo của ban lãnh đạo của công ty, đi sâu nắm bắt thông tin nhanh chính xác, và kịp thời về thị trường với phương châm kinh doanh cái thị trường cần chứ không phải cái ta có + Sử dụng và tổ chức lao động hợp lý: + Công ty cần áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vaog bộ máy quản lý hành chính sử dụng thông tin nhanh đáp ứng nhu cầu nắm bắt thông tin của lãnh đạo, giảm nhẹ đến mức tối đa lao động gián tiếp đưa được người lao động gián tiếp sang lao động trực tiếp, công ty cũng cần có chế độ bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán bộ nghiệp vụ điều đó sẽ là yếu tố góp phần giảm mức chi phí như về sử đổi L/C chi fax, điện thoại,.. + Công ty không ngừng hoàn thiện cơ chế khoán tự giảm theo nguyên tắc tổng thu trừ tổng chi góp phần gián tiếp tạo việc làm cho CBCNV nâng cao chất lượng làm việc thông qua việc nâng cao ý thức trách nhiệm, tính chủ động sáng tạo cố gắng đến mức cao nhất mang lại lợi nhuạn cho công ty. Nâng cao năng lực quản lý sử dụng tiết kiệm các khoản chi phí nhằm đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất. + Vấn đề về vốn: + Muốn sử dụng vốn có hiệu quả công ty cần phải giải quyết tốt các công việc như: Thu hồi công nợ; Giải phóng hàng tồn kho; Chống phát sinh công nợ mới; Đầu tư có trọng điểm; Chú ý đầu tư chiều sâu; Đầu tư vào các hoạt động có khả năng mang lại hiệu quả kinh tế cao, tiết kiệm được chi tiêu, giảm chi phí trong xây dựng cơ bản, chi phí hành chính, nên tập trung vốn cho kinh doanh. + Trong bối cảnh nước ta hiện nay khi nền kinh tế mới bắt đầu khởi sắc đã làm cho các doanh nghiệp bộc lộ yếu kém về quản lý kinh tế về tư tưởng trí tuệ, không năng động sáng tạo. Để khắc phục tình trạng đó, phải không ngừng học hỏi, đặc biệt những kiến thức về khoa học kỹ thuật, về quản lý kinh tế, và tránh được tư tưởng bảo thủ cá nhân thì mới đưa doanh nghiệp lên hoà nhập vào guồng máy phát triển chung của đất nước. Kết luận Trong một thời gian thực tập tại Công ty Công Nghệ Thanh Hải, được sự giúp đỡ của ban lãnh đạo công ty, phòng kế toán và các phòng ban chức năng khác cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô giáo đặc biệt nhất là cô giáo Nguyễn Thị Minh Hạnh và cộng với kiến thức bản thân thu nhận được qua học tập tại trường tôi đã hoàn thành đề tài (Chi phí kinh doanh và các biện pháp hạ thấp chi phí kinh doanh tại Công ty Công nghệ Thanh Hải) Đề tài này được trình bày một cách hệ thống, lôgích giữa thực tiến và lý luận. Nội dung đi sâu vào phương pháp quản lý chi phí kinh doanh và biện pháp nhằm hạ thấp chi phí kinh doanh của công ty Chi phí kinh doanh là một trong những yếu tố quan trọng làm tăng hoặc giảm lợi nhuận của công ty nếu chi phí kinh doanh lớn và doanh thu kinh doanh thấp hoặc cố định thì lợi nhuận sẽ giảm do vậy cần thiết phải hạ thấp chi phí kinh doanh càng nhiều càng tốt mà không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. Do thời gian và trình độ năng lực bản thân có hạnnên việc tổng hợp và phân tích số liệu còn gặp khó khăn. Số liệu chưa và thật sự đầy đủ nên việc phân tích và đánh giá còn hạn chế, chưa được cụ thể và chi tiết. Song với kết quả đã đạt được của đề tài bản thân có điều kiện nâng cao khả năng lý luận à thực tiễn kinh doanh, bên cạnh đó tôi hy vọng rằng đề tài sẽ góp phần nhỏ bé vào công việc hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý chi phí kinh doanh tạo khả nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Với tinh thần nhiệt tình hăng hái, cộng với sự hiểu biết và muốn học hỏi của tôi mong rằng sẽ được sự góp ý chân thàn của các cán bộ công nhân viên trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng như ngoài công ty và các thầy cô giáo trong trường, khoa Kế toán tài chính cùng toàn thể bạn đọc giúp cho đề tài này được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn và hậu tạ! Hà Nội mùa xuân Năm 2001 Tài liệu tham khảo Giáo trình Tài chính doanh nghiệp (ĐH Thương Mại) Hệ thống kế toán mới (Nhà Xuất bản Thống kê) Chế độ mới về quản lý tài chính và cổ phần hoá doanh nghiệp (Nhà xuất bản tài chính) Giáo trình kế toán doanh nghiệp thương mại Các tài liệu có liên quan