Chuyên đề Công tác đảm bảo vật tư kỹ thuật ở công ty cổ phần công nghiệp Thanh Hiền

hác nhau. Sử dụng vật tư nào cho sản xuất thì sẽ tạo ra các sản phẩm đầu ra tương ứng d. Kịp thời: Đây là yêu cầu đặt ra đối với công tác đảm bảo vật tư phải đúng về thời gian đạt được yêu cầu. Nếu yêu cầu này không được thực hiện sẽ đưa đến sự gián đoạn trong sản xuất hoặc làm giảm kết quả sản xuất kinh doanh. Vì vậy cần phải lưu ý tới nhà cung ứng vật tư, phương tiện vận chuyển nhằm đáp ứng kịp thời nguồn vật tư cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. ==> Bốn yêu cầu trên là các yêu cầu cơ bản đặt ra đối với công tác đảm bảo vật tư của doanh nghiệp, nhằm góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tối đa hoá lợi nhuận của doanh nghiệp. Các yêu cầu này đòi hỏi phải thực hiện chính xác và tổng hợp, không nên chỉ chú trọng đến một vài yêu cầu mà bỏ qua các yêu cầu khác. 6.2- Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác đảm bảo vật tư: a. Môi trường bên ngoài: - Chính sách của nhà nước : các chính sách về xuất nhập khẩu đã được sửa đổi, tạo ra nhiều thuận lợi cho các doanh nghiệp sản xuất có nhu cầu nhập khẩu máy móc thiết bị, nguyên liệu phục vụ cho sản xuất. Các thủ tục hải quan đã được đơn giản và rút ngắn thời gian đăng ký và kiểm tra hàng hoá. Chính điều này đã góp phần đảm bảo hậu cần vật tư. - Cơ sở hạ tầng: Các yếu tố về giao thông vận tải như vận chuyển bằng đường bộ, thuỷ, đường sắt...ảnh hưởng lớn đến công tác đảm bảo vật tư ở doanh nghiệp. Ngày nay với sự phát triển về kinh tế của các nước trên thế giới, nước ta cũng đã đẩy mạnh xây dựng các tuyến đường, xây dựng và đẩy mạnh thông tin liên lạc. - Tiến bộ khoa học kỹ thuật trong sản xuất: phản ánh tiến bộ khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực sản xuất và sử dụng vật tư như chế tạo những máy móc, thiết bị có tính năng kỹ thuật cao, sử dụng những vật liệu mới và sử dụng có hiệu quả nguồn vật tư. - Quy mô sản xuất ở các ngành, các doanh nghiệp: ảnh hưởng trực tiếp đến khối lượng vật tư tiêu dùng và do đó ảnh hưởng tới khối lượng nhu cầu vật tư. Quy mô sản xuất càng lớn thì khối lượng vật tư tiêu dùng càng nhiều và do đó nhu cầu vật tư càng tăng. - Quy mô của thị trường vật tư tiêu dùng: Quy mô của thị trường thể hiện số lượng doanh nghiệp tiêu dùng vật tư và quy cách chủng loại vật tư mà các doanh nghiệp có nhu cầu tiêu dùng trên thị trường, quy mô thị trường càng lớn thì nhu cầu vật tư càng nhiều. - Cung vật tư, hàng hoá trên thị trường: Thể hiện khả năng vật tư có trên thị trường và khả năng đáp ứng nhu cầu vật tư của các đơn vị tiêu dùng. Cung vật tư tác động đến nhu cầu vật tư thông qua giá cả và do đó đến toàn bộ nhu cầu. b. Nhân tố bên trong: - Nguyên liệu: Nguyên liệu phải được cung ứng cho các đơn vị sản xuất phải đồng bộ đầy đủ kịp thời không thì sẽ gây ra sự ngừng trệ trong sản xuất trong sản xuất của doanh nghiệp. Nguồn nghuyên liệu phải được dự trữ đầy đủ để tránh trường hợp thị trường khan hiếm nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu phải được bảo quản tốt. - Tổ chức sản xuất: Cần có sự đổi mới về máy móc thiết bị để nâng cao năng suất, nâng cao chất lượng và cải tiến mẫu mã sản phẩm tạo ra khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường. - Khả năng tài chính: Tuỳ thuộc vào loại hình doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp thương mại dịch vụ mà huy đông vốn khác nhau. Đối với doanh nghiệp sản xuất do vốn cố định nằm trong máy móc, thiết bị, nhà xưởng cần có sự điều chỉnh giữa vốn cố định nhiều hơn vốn lưu động, còn ở doanh nghiệp thương mại vốn củadoanh nghiêp chủ yếu là vốn lưu động tập chung vào vật tư hàng hoá. - Nhân tố lao động: Lao động là yếu tố cốt lõi mang lại sản phẩm và đảm bảo sản xuất cho doanh nghiệp. Cần phải chú trọng phát triển lao động về tay nghề, trình độ, sức khoẻ...Cần phải có chính sách khuyến khích người lao động, thường xuyên mở lớp đào tạo để nâng cao tay nghề của họ. 6.3- Căn cứ định mức trong quản trị vật tư: Tổ chức sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp rất phức tạp, nhiều loại hình, nhiều lĩnh vực, do đó có nhiều mức khác nhau, trong số các định mức của kế hoạch hoá có thể chia ra làm 2 loại định mức : Mức tiêu dùng và sử dụng vật tư kỹ thuật, và các mức điều tiết quá trình sản xuất kinh doanh và quản lý. - Đối với mức tiêu dùng và sử dụng vật tư kỹ thuật bao gồm các loại mức cho tiêu dùng nguyên, vật liệu chính, mức tiêu dùng nguyên vật liệu phụ, mức tiêu dùng nhiên liệu, mức tiêu dùng điện năng...và các mức sử dụng máy móc thiết bị. - Đối với mức điều tiết quá trình sản xuất kinh doanh và quản lý bao gồm các mức về dự trữ vật tư cho sản xuất, mức điều tiết thương mại đầu vào như mức lưu chuyển thẳng, đặt hàng, giao hàng, mức giá cả vật tư hàng hoá và mức hao hụt tự nhiên. Hệ thống phải xây dựng theo phương pháp khoa học, cho tất cả các loại vật tư tiêu dùng trong doang nghiệp, dưới dạng khái quát hệ thống này gồm các loại mức theo mô hình sau: Các căn cứ định mức kinh tế- kỹ thuật Các mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật Các mức điều tiết quá trình sản xuất kinh doanh Mức sử dụng thiết bị máy móc Mức dự trữ sản xuất Mức dự trữ vật tư cho sản xuất sp dở dang Mức điều tiết thương mại đầu vào Mức tiêu dùng nguyên vật liệu phụ Mức tiêu dùng nhiên liệu Mức tiêu dùng điện năng Mức chuyển thẳng, mức đặt hàng, mức giao hàng Giá cả vật tư hàng hóa Mức hao hụt tự nhiên Các mức khác Mức tiêu dùng nguyên vật liệu Mức tiêu dùng nguyên vật liệu chính Mô hình căn cứ định mức điều tiết hoạt động mua sắm vật tư và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Phần II Thực trạng của công tác đảm bảo vật tư ở công ty cổ phần công nghiệp thanh hiền i. đặc điểm của công ty 1. Khái quát về công ty cổ phần công nghiệp Thanh Hiền. Công Ty cổ phần công nghiệp Thanh Hiền có trụ sở đặt tạị Thôn Cổ Điển –Xã Hải Bối –Huyện Đông Anh-Thành Phố Hà Nội. Được thành lập Có GCN ĐKKD Số 0102006306 do phòng ĐKKD –Sở Kế Hoạch Và Đầu Tư Hà Nội Cấp Ngày 11/10/2006 Tên giao dịch: THANH HIEN INDUSTRY JOIN STOCK COMPANY Tên Viết Tắt :THANH HIEN INDUSTRY.,JSC Là xí nghiệp phục vụ cho ngành khai thác, hóa chất và một số ngành dịch vụ với qui trình công nghệ giản đơn khép kín đã sản xuất ra các sản phẩm chính như: dây mìn điện, quần áo bảo hộ lao động, ống gió lò, bao bì PE và PVC thuốc nổ công nghiệp... Ngoài ra xí nghiệp kinh doanh một số mặt hàng như xăm lốp ô tô, quả đập, parapin, mũi khoan thuộc vật tư kỹ thuật và hàng bảo hộ lao động (xà phòng mũ lò, trang bị bảo hộ lao động mỏ). Mặc dù mới được thành lập nhưng doanh nghiệp đã tự mình đứng vững và đạt được kết quả tốt trong hoạt động kinh doanh. 2. Ngành nghề kinh doanh của công ty. + May mặc quần áo Bảo hộ lao động, nhập nguyên liệu để sản xuất, các mặt hàng may mặc, sản xuất các trang bị và dụng cụ bảo hộ lao động khác. + May ống gió lò + Sản xuất dây mìn điện, dây kíp mìn và các loại dây cách điện khác. + Sản xuất bao bì thuốc nổ công nghiệp. + Kinh doanh vật tư phục vụ sản xuất kính doanh của xí nghiệp vận tải bộ... Với điều kiện thuận lợi đó xí nghiệp phát huy quyền tự chủ trong kinh doanh, để thể hiện ở việc chủ động lập kế hoạch sản xuất sản phẩm trình công ty, ngoài ra tìm những mặt đáp ứng nhu cầu sử dụng của các đơn vị trong ngành than và một số chỉ tiêu từng bước đã được nâng lên và đạt được những thành tựu đáng kể. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý xí nghiệp của Công ty cổ phần công nghiệp Thanh Hiền - Bộ máy quản lý: Công ty cổ phần công nghiệp Thanh Hiền được tổ chức và tuân thủ theo Luật Doanh Nghiệp 2005, các luật khác có liên quan và điều lệ công ty. Sơ đồ cơ cầu tổ chức, quản lý của cty cổ phần công nghiệp Thanh Hiền Đại hội cổ đông Ban kiểm soát Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phòng TCHC Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng kế toán tài vụ Chi nhánh VP Phân xưởng bao bì Phân xưởng dây điện Phân xưởng may BHLD Đại Hội Cổ Đông: Là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết và người được cổ đông biểu quyền. Hội đồng Quản trị: HĐQT do Đại hội Cổ đông bầu ra, là cơ quan quản lý cao nhất của công ty, quản trị công ty giữa hai kỳ Đại hội, nhiệm kỳ của Hội đồng Quản trị là 5 năm, hiện hội đồng quản trị của công ty có 6 thành viên, nhiệm kỳ sẽ kết thúc vào ngày 31/07/2008. Ban kiểm soát do Đại Hội Cổ Đông bầu ra, có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh và báo cáo tài chính của công ty. Nhiệm kỳ của Ban kiểm soát trùng với nhiệm kỳ của Hội đồng quản trị. Hiện tại ban kiểm soát của công ty gồm 3 thành viên; nhiệm kỳ sẽ kết thúc vào ngày 31/07/2008. Ban Tổng giám đốc: Bộ máy điều hành hoạt động hàng ngày của công ty bao gồm Ban Tổng Giám Đốc, 3 phòng ban chức năng và chi nhánh Vĩnh Phúc. + Ban Tổng Giám Đốc: Theo điều lệ công ty quy định: Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm trước Đại Hội Đồng Cổ Đông và HĐQT cũng như trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty. + Tổng giám đốc: Phụ trách chung mọi hoạt động của công ty, trực tiếp chỉ đạo kế hoạch kinh doanh, kế toán tài vụ, tổ chức hoạt động của công ty chi nhánh, chiến lược phát triển của cty. Thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng giám đốc công ty quy định tại điều lệ công ty và Luật doanh nghiệp 2005. Phó tổng giám đốc thường trực: Giúp việc cho tổng giám đốc công ty trong tổ chức tác nghiệp của phòng kế toán tài vụ, phụ trách công việc quản trị hành chánh công ty và làm nhiệm vụ thường trực công ty khi Tổng giám đốc vắng mặt và thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công hoặc ủy quyền của Tổng giám đốc. Phó tổng giám đốc kiêm Giám đốc chi nhánh Vĩnh Phúc: Giúp việc cho tổng giám đốc trong tổ chức hoạt động kinh doanh, kiêm nhiệm chức vụ Giám đốc công ty cổ phần vật tư Phương Thanh ở Vĩnh Phúc hoặc thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công hoặc ủy quyền của Tổng giám đốc. Phòng kế hoạch kinh doanh: + Xây dựng kế hoạch hàng năm và kế hoạch 5 năm theo chỉ đạo của tổng giám đốc công ty bao gồm: kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty và các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty và các kế hoạch biện pháp( kế hoạch tín dụng, kế hoạch tiếp thị bán hàng, các liên kết kinh tế.....) để thực hiện kế hoạch đề ra. + Quản lý hợp đồng kinh tế, hàng hóa, vật tư, theo dõi tình hình mua bán hàng hóa. + Thực hiện các thủ tục liên quan đến mua, bán hàng hóa. + Giúp Tổng giám đốc kiểm tra và tổng hợp tình hình trong quá trình thực hiện kế hoạch, phát hiện các vấn đề phát sinh và đề xuất biện pháp giải quyết. + Thực hiện chế độ báo cáo theo yêu cầu của các cơ quan chức năng và báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch theo yêu cầu của Ban tổng giám đốc. + Nắm bắt kịp thời thông tin thị trường, thông tin từ khách hàng và nhà cung cấp để phản ánh kịp thời với ban Tổng giám đốc. + Tổ chức lập các dự án đầu tư dưới sự chỉ đạo cuả Tổng giám đốc để phục vụ cho chiến lược phát triển của công ty. + Theo dõi, cập nhật số liệu để đảm bảo việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và đầy đủ đối với một tổ chức niêm yết. - Phòng kế toán tài vụ: Nhiệm vụ của phòng kế toán tài vụ là tổ chức thực hiện tốt luật kế toán và các văn bản hướng dẫn thực hiện luật kế toán tại công ty cụ thể là: + Tổ chức hạch toán kinh tế về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng quy định của pháp luật. + Tổ chức thực hiện các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài Chính ban hành. + Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán thống kê và các báo cáo tài chính khác theo quy định của pháp luật và điều lệ công tybao gồm tất cả các bản dự toán dài hạn hàng năm và hàng quý của công ty theo kế hoạch kinh doanh. + Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ, trung thực và có hệ thống sự tăng giảm các nguồn vốn( bao gồm vốn chủ sở hữu, vốn vay, vốn liên doanh, liên kết,..) để quay vòng vốn nhanh phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. + Theo dõi chính xác nợ của công ty( bao gồm: nợ phải thu, nợ phải trả, nợ tạm ứng...) phản ánh và đề xuất kế hoạch thu chi tiền mặt và các hình thức thanh toán khác, thực hiện tốt công tác đối nội. + Thực hiện quyết toán quý, 6 tháng, năm đúng tiến độ và thời gian quy định, phối hợp với các bộ phận khác trong công ty để kiểm kê, đánh giá tài sản, vật tư hàng hóa tồn kho cuối mỗi niên độ kế toán để xác định lãi lỗ. + Thực hiện báo cáo thuế, báo cáo thống kê và các báo cáo khác liên quan đến công tác hạch toán kế toán theo yêu cầu hợp lý của các cơ quan quản lý nhà nước và các ngân hàng thương mại. + Lập báo cáo để Tổng giám đốc trình HĐQT và Đại hội đồng cổ đông đúng theo điều lệ công ty. + Xây dựng sự phối hợp luân chuyển chứng từ trong toàn công ty vừa đảm bảo phương châm: chính xác- kịp thời- trung thực- minh bạch và đúng pháp luật vừa đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng trong tổ chức kinh doanh và luân chuyển hồ sơ tài liệu trong toàn công ty. + Phòng kế toán tài vụ là bộ phận chủ yếu trong công ty cung cấp tài liệu cho công ty kiểm toán độc lập, ban kiểm soát công ty, các đoàn thanh tra kiểm tra và các đối tượng khác theo điều lệ công ty. - Phòng Tổ chức – Hành chánh: + Quản lý hồ sơ lý lịch nhân viên toàn công ty, giải quyết các thủ tục về chế độ tuyển dụng, thôi việc, bổ nhiệm, kỷ luật, khen thưởng, nghỉ hưu.....Trưởng phòng TC-HC là thành viên thường trực của Hội đồng thi đua khen thưởng và hội đồng kỷ luật của công ty. + Tham mưu cho tổng giám đốc công ty về tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh và bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu phát triển của công ty. + Xây dựng kế hoạch, chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên toàn công ty. + Quản lý lao động, tiền lương của cán bộ công nhân viên, xây dựng quy chế trả lương trong công ty trình tổng giám đốc ban hành. + Quản lý các tài sản, công cụ lao động, phương tiện vận tải của công ty, đề xuất các biện pháp duy tu, bảo dưỡng hoặc sửa chữa để tất cả các tài sản phục vụ tốt cho hoạt động của công ty. + Quản lý công văn, giấy tờ, sổ sách hành chánh và các con dấu, thực hiện công tác lưu trữ các tài liệu thuộc lĩnh vực được phân công. + Xây dựng lịch công tác, lịch giao ban, hội họp, sinh hoạt định kỳ và bất thường. + Thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, bảo vệ cơ quan và tham gia về an ninh quốc phòng với chính quyền địa phương. + Thực hiện đảm bảo vệ sinh môi trường nơi làm việc, công tác phòng cháy chữa cháy tại văn phòng công ty và các bộ phận trực thuộc. + Trưởng phòng tổ chức hành chánh chịu trách nhiệm cá nhân trước tổng giám đốc về việc quản lý con dấu của công ty và lưu trữ chứng từ công văn đi, đến( trừ phần hồ sơ thuộc trách nhiệm lưu trữ của các bộ phận khác). - Chi nhánh của công ty cổ phần công nghiệp Thanh Hiền tại Vĩnh Phúc là một đơn vị trực thuộc công ty có các nhiệm vụ sau: + Nắm bắt thông tin thị trường về nguyên vật liệu, cũng như giá cả vật tư khu vực lân cận và những lĩnh vực nằm trong chiến lược phát triển của công ty, báo cáo trao đổi với Ban giám đốc để tổng giám đốc cty quyết định mua bán hàng hóa. + Tổ chức thực hiện các vấn đề liên quan đến mua bán hàng hóa, ký hợp đồng bảo hiểm, các vấn đề vận chuyển, hợp đồng đóng gói hàng hóa, hợp đồng thuê kho bãi,.... - Cơ cấu cổ đông: công ty cổ phần công nghiệp Thanh Hiền được thành lập và đi vào hoạt động ngày 11/10/2005 đến nay, tính đến thời điểm này toàn bộ cổ phần của công ty là cổ phần thường. Hiện nay tại công ty chưa có cổ đông là cá nhân hay tổ chức nước ngoài, sắp tới công ty sẽ phát hành cổ phiếu, công ty không nằm trong dạng Doanh nghiệp Nhà nước cổ phần hóa mà nhà nước cần giữ cổ phần chi phối. - có 3 phân xưởng sản xuất chính là: + Phân xưởng may quần áo BHLĐ. + Phân xưởng dây điện. + Phân xưởng bao bì thuốc nổ CN. + Với cơ cấu tổ chức chặt chẽ như trên, thì hệ thống chính trị vững chắc thể hiện: - Một tổ chức công đoàn vững mạnh. - Một chi bộ Đảng vững mạnh. - Một chi đoàn thanh niên sôi nổi. 4. Đặc điểm tổ chức sản xuất. - Công Ty cổ phần công nghiệp Thanh Hiền là một xí nghiệp sản xuất độc lập. Cho nên tổ chức bộ máy quản lý, cơ cấu ngành nghề kinh doanh đều do công ty chi phối. Từ đó tác động trực tiếp đến bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất kinh doanh. + Hiện nay nhiệm vụ chủ yếu của công ty là sản xuất ra: dây mìn điện, quần áo bảo hộ lao động, ống gió lò và bao bì thuốc nổ các sản phẩm trên sản xuất ra đều được tiêu thụ nội bộ là chủ yếu. Để thực hiện được nhiệm vụ sản xuất đó, xí nghiệp tổ chức thành phân xưởng sản xuất. + Phân xưởng may: Đây là phân xưởng có số công nhân là 28 người, 1 phó phụ trách các bậc thợ phân xưởng, gồm nhiều người có loại bậc khác nhau, nhưng những người có bậc cao là chủ yếu còn lại là bậc 2 và bậc 3. Phân xưởng này đa phần là chị em phụ nữ, có tinh thần đoàn kết tốt, luôn sẵn lòng nhận nhiệm vụ được giao và hoàn thành một cách xuất sắc. + Phân xưởng dây điện: Đây là một phân xưởng có số công nhân là 22 người, có 1 phó quản đốc, 1 tổ trưởng sản xuất 1 tổ trưởng công đoàn, trình độ tay nghề của công nhân là tương đối đồng đều. Cho nên phân xưởng luôn hoàn thành mọi kế hoạch được giao. Đây là một phân xưởng đòi hỏi về kỹ thuật cao, độ chính xác của sản phẩm lớn. + Phân xưởng bao bì thuốc nổ: - Có số công nhân là 18 người trong đó gồm 1 quản đốc. Đây là phân xưởng có tuổi đời non trẻ nhất. + Với sự chỉ đạo quản lý sáng tạo của ban giám đốc, và đặc biệt là quản đốc phân xưởng. Khi sản xuất sản phẩm luôn đạt yêu cầu chất lượng với đầy đủ chủng loại mẫu mã đẹp đã tạo được uy tín của mọi đối tượng sử dụng. + Nhiệm vụ cụ thể của từng phân xưởng: - Phân xưởng sản xuất dây mìn điện. Có nhiệm vụ sản xuất ra dây mìn điện, đúng tiêu chuẩn kỹ thuật đã qui định thể hiện. Dây đồng được kéo từ F 3 ly - F 0,45 ly, đồng phải được bọc đúng tâm và cho đến khi kiểm nghiệm nhập kho thành phẩm. Yêu cầu sản xuất: Phân xưởng này lập ra các bộ phận: bộ phận kéo, bộ phận bọc. Nhựa hạt PVC, bộ phận cuốn dây thành phẩm. Do tính chất đặc điểm của sản phẩm ở phân xưởng này có độ chính xác về các thông số kỹ thuật cao, cho nên từ đầu đến cuối đều được kiểm tra giám sát của quản đốc. Bộ phận KCS là cán bộ công ty khi sản phẩm đã làm ra thì phòng kỹ thuật kế hoạch chỉ huy sản xuất, cử cán bộ kỹ thuật kiểm tra song mới được nhập kho thành phẩm. Do đó sản phẩm dây mìn điện luôn đạt được đúng yêu cầu kỹ thuật. Điều này chứng tỏ sự quản lý giám sát chặt chẽ từ trên xuống dưới luôn đạt được tốt những yêu cầu của xí nghiệp đề ra. + Sơ đồ mô tả qui trình công nghệ sản xuất dây mìn điện. Máy kéo từ F 3 ly đến F 0,45 ly KCS NLCđồng M1 nhựa hạt PVC Kho xí nghiệp (xuất) NLC đồng M1 nhựa hạt PVC Kho xí nghiệp (xuất) Nhập kho thành phẩm Máy bọc PVC Máy cuộn T. phẩm (500MC) Phòng KT - KH và CHSX - KT + Về trang thiết bị kỹ thuật: Máy móc đơn giản gọn nhỏ tiếng ồn ít, sản phẩm dây mìn điện, được sản xuất liên tục. Từ đầu đến cuối và phân thành các công đoạn (bộ phận) đã nên trên, sản phẩm hoàn thành rồi nhập vào kho. - Nguyên vật liệu đưa vào sản xuất. Do phân xưởng sản xuất ra một loại sản phẩm là dây mìn điện cho nên chỉ có những nguyên liệu có liên quan đến sản xuất ra sản phẩm vật liệu chính là Đồng M1 nhựa hạt PVC. Vật liệu phụ là: bạc, xà phòng bôi trơn, sau khi đồng được kéo từ F0,3 ly - F 0,45 ly thì chuyển sang công đoạn bọc nhựa, cuốn dây thành phẩm và đem nhập kho. - Phân xưởng may: Nhiệm vụ của phân xưởng là phải sản xuất ra quần áo bảo hộ lao động đồng phục và ống gió lò, có nhiều kích cỡ khác nhau. Do đặc điểm của phân xưởng là sản xuất ra sản phẩm, cho nên phân xưởng được thành 1 bộ phận. - Bộ phận may quần áo BHLĐ - Bộ phận may ống gió lò. Tương ứng với từng bộ phận thì có từng công nhân và nguyên vật liệu khác nhau. So với sản phẩm là dây mìn điện thì có sản phẩm ở phân xưởng này đòi hỏi trình độ thấp hơn. Vì vậy sản phẩm sản xuất ra qua các công đoạn thì một công nhân tự kiểm tra trên cơ sở kết hợp với phụ trách kỹ thuật và tổ KCS của xí nghiệp tiến hành kiểm tra đạt tiêu chuẩn cho nhập kho thành phẩm. Sơ đồ Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm ở phân xưởng may. Kho xuất VL NVL vải PX may Giáp mẫu Cắt Ghép mẫu Nhập kho KCS May Thành phẩm + Trang thiết bị kỹ thuật: Chủ yếu là các máy may công nghiệp và các dụng cụ cắt cần thiết. Máy móc đơn giản gọn nhẹ phù hợp với thực tiễn. - Nguyên liệu chính sản xuất: Với những sản phẩm khác nhau thì những nguyên vật liệu chỉ huy phụ cũng khác nhau. Với quân áo bảo hộ lao động thông thường thì nguyên vật liệu chính là vải gồm: - Vải kaky 5434 vật liệu phụ là chỉ, cúc các bao bì đóng gói, mác nhãn khuôn in lưới. - Với sản phẩm ống gió là nguyên vật liệu chính là vải mộc linon trắng 2 lớp của Nam Triều Tiên K1,5 và vật liệu phụ là thép F6, que hàn, chỉ lynon. Yêu cầu kỹ thuật: - May các chi tiết nhỏ, chi tiết đối xứng nhất phải dùng mẫu để quay lộn, hoặc phải dùng thước kẻ để lấy dấu chính xác rồi mới được tiến hành may. Các đường may phải thẳng phẳng, bước chỉ đều đúng kỹ thuật, không bẻ chỉ, sứt chỉ. - Các đường dấu đường mũi, đường song song trên các sản phẩm phải tuân theo các qui định của mã hàng, đúng theo qui cách yêu cầu kỹ thuật của khách hàng. Mỗi chi tiết may song phải tự kiểm tra đạt yêu cầu kỹ thuật, mới được lắp ráp vào nhau. - Tiến hành may: vải nhận được từ kho của xí nghiệp, được chuyển đến từ kho đến phân xưởng may, tiến hành cắt các chi tiết nghép mầu và may kiểm tra nhập kho thành phẩm. Phân xưởng bao bì: - Với chức năng làm ra các loại bao bì thuốc nổ công nghiệp, với nhiều kích thước khác nhau 40kg, 25kg, 15kg, 3kg. Phân xưởng sản xuất ra 2 sản phẩm là: - Bao PP và túi PE. Bao PP là : nguyên vật liệu chính là các cuộn PP và tương tự là cuộn PE. Bao PP có lớp vỏ ngoài, còn túi PE là lớp vỏ trong có nhiệm vụ chống ẩm ướt. Với tay nghề thành thạo, máy móc lại giản đơn, cho nên sản phẩm này được sản xuất ra ít công đoạn (đặc điểm của các sản phẩm). - Qui trình may bao PP và dán túi PE. Các cuộn PP và PE nhận từ kho của xí nghiệp chuyển cho bộ phận cắt theo yêu cầu kỹ thuật, chất lượng của sản phẩm sau khi cắt xong. Với PP thì may dẫn đến qui trình in xong để kiểm tra, nhập kho với PE thì dán đúng, kiểm tra nhập kho của xí nghiệp. Qui trình may: Sơ đồ của phân xưởng may bao bì dãn túi PE. Kho công ty NVL chính PP & PE Cắt May PP In xanh In đỏ Dán túi PE KCS Kho Sơ đồ. Phân xưởng bao bì. II. Thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. 1. Về sản xuất hàng hoá của công ty. Công ty sản xuất 5 loại sản phẩm chính là: Dây mìn điện, dây kíp điện, quần áo BHLĐ, ống gió lò và bao bì thuốc nổ. Công ty tổ chức thành 3 phân xưởng với doanh thu hàng năm đạt trên dưới 35% tổng doanh thu của xí nghiệp. Nhưng sản phẩm của công ty nhiều năm luôn đảm bảo chất lượng cao vì vậy luôn luôn được khách hàng tín nhiệm. + Về kinh doanh: Ngoài những mặt hàng do công ty sản xuất, công ty tổ chức kinh doanh nhiều loại mặt hàng khác như: Săm lốp ô Tô, hàng kim khí nhựa hạt và các loại vật tư thiết bị khác doanh thu từ hàng khai thác mua ngoài luôn chiếm tỷ trọng cao so với Tổng doanh thu hàng năm của công ty. (khoảng 70%). + Về lao động: Tổng số lao động bình quân của công ty năm 2006 là 88 người số lao động nữ là 54 người chiếm 61% số lao động có bằng đại học là 20 người, số đang học đại học là 9 người số có bằng cấp chuyên nghiệp là 6 người số công bậc cao diện công ty quản lý là 10 người. Như vậy lao động có trình độ từ trung cấp trở nên chiếm 40% tổng số lao động của xí nghiệp nhìn chung chất lượng đội ngũ lao động của xí nghiệp tương đối cao và phát huy được năng lực trong thực tế sản xuất công tác. 2. Kết quả hoạt động - Năm 2007 theo kế hoạch được giám đốc công ty giao, xí nghiệp có nhiệm vụ thực hiện chỉ tiêu doanh thu là 16.000 triệu đồng tăng 12,8% so với doanh thu thực hiện năm 2006. Trong bối cảnh nền kinh tế và ngành than còn gặp nhiều khó khăn, thị trường luôn dư thừa hàng hoá thì tốc độ tăng trưởng trên quả là một thách thức lớn. Với truyền thống vượt khó khăn phấn đấu thực hiện thắng lợi nhiệm vụ kế hoạch năm 2007 với doanh thu đạt được 20.130 triệu đồng bằng 120% kế hoạch tăng 60% so với năm 2006. Đã đạt được thành tích sau: Tình hình bán một số mặt hàng chủ yếu của công ty năm 2006-2007 STT Danh mục ĐVT Thực hiện 2006 Thực hiện 2007 So sánh % S.lượng Giá trị S.lượng Giá trị S.lượng Giá trị 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Tổng số I Tự sản xuất 3.473 4.280 1 Dây mìn điện 1000m 2.800 416 2.500 360 89 86,5 2 Dây kíp điện " 3.000 254 10.000 900 333 354 3 Quần áo BHLĐ Bộ 18.400 1,116 20.000 1.180 109 106 4 ống gió lò M 18.000 654 20.000 760 111 116 5 Bao bì thuốc nổ 1.000 cái 417 1033 450 10.80 108 105 - PP(50 x 80) " 130 500 - PP (28,31 x 90) " 140 414 - PE (50 x 90) " 100 110 - PE (33 x 90) " 80 56 II Hàng kinh doanh 9.063 8.320 1 Dây kíp điện 1000m 22.000 2.047 16.000 1.440 2 Hàng kim khí Tấn 200 1.200 3 Săm lốp ô tô Bộ 973 2.320 15.000 2.060 4 Nhựa hạt PVC FE Tấn 663 40 520 5 Vật tư - Thiết bị kinh doanh khác 10.182 3.100 Để đảm bảo tạo thêm công ăn việc làm xí nghiệp tiếp tục đề nghị công ty cho đầu tư bổ sung thiết bị theo chiều sâu để xí nghiệp có thể tự túc sản xuất từ 5.000.000 á 7.000.000m kíp điện, tiếp tục trên thị trường mở rộng sản xuất bao bì thuốc nổ đáp ứng nhu cầu trong và ngoài công ty liện hệ và chỉ đạo xí nghiệp có thể phục vụ được loại ống gió F 700 để xuất khẩu. 3. Những khó khăn và thuận lợi của Công ty cổ phần công nghiệp Thanh Hiền. * Thuận lợi. - Công ty bước sang thực hiện vụ kế hoạch năm 2007 với tinh thần hồ hởi, khấn khởi, tự tin của việc thực hiện niên thắng lợi nhiệm vụ kế hoạch năm 2006. Với doanh thu năm sau cao hơn năm trước. Việc làm, đời sống của cán bộ công nhân được duy trì ổn định, đội ngũ lao động được rèn luyện có tay nghề cao, tạo khả năng năng suất lao động và đảm bảo chất lượng sản phẩm. Để xây dựng được và duy trì được mối quan hệ tốt với khách hàng, được khách hàng tín nhiệm trên cơ sở đó giữ vững được thị trường. Công ty có địa bàn Hà Nội: là một thị trường lớn rất thuận lợi cho việc sản xuất thết bị phục vụ sản xuất - kinh doanh. - Được sự quan tâm giúp đỡ của lãnh đạo công ty và các phòng ban nghiệp vụ công ty trong quá trình thực hiện nhiệm vụ cả năm. * Khó khăn: - Sản phẩm hàng hoá mà công ty sản xuất kinh doanh luôn chịu sức ép. Cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trường. - Do tốc độ tăng trưởng của nền kinh tế cả nước giảm nhiều ngành kinh tế phát triển thiếu cân đối dẫn đế tình trạng cung vượt quá cầu vì vậy việc tiêu thụ sản phẩm hàng hoá của xí nghiệp gặp rất nhiều khó khăn. + Ngành than là thị trường cơ bản thị trường truyền thống của công ty nhưng năm 2006 do khó khăn về tiêu thụ sản phẩm than, nên đã phải điều chỉnh giảm sản lượng và tạm dừng sản xuất 3 tháng. Do vậy sản phẩm hàng hoá của công ty tiêu thụ tại thị trường này bị giảm mạnh đặc biệt là các mặt hàng mũi khoan xoay cầu, ống gió lò, và hàng BHLĐ. Vốn cho sản xuất - kinh doanh của công ty vẫn trong tình trạng eo hẹp hạn chế. Việc thu hồi vốn sau bán hàng còn chậm vì vậy năng lực sản xuất kinh doanh không được khai thác và phát huy hết. III. Thực trạng của công tác đảm bảo vật tư kỹ thuật tại công ty cổ phần công nghiệp thanh hiền. 1. Công tác quản lý điều hành. Phát huy tối đa năng lực hiệu lực của bộ máy quản lý nhằm thúc đẩy các hiệu quả sản xuất kinh doanh đạt năng suất chất lượng, thường xuyên xem xét và điều chỉnh các văn bản pháp quy về quản lý kinh tế, kỹ thuật. - Duy trì sản xuất kinh doanh trong mọi điều kiện đảm bảo giao đúng thời gian, số lượng chất lượng, đảm bảo tuyệt đối cho sản xuất kinh doanh. 2. Về vốn kinh doanh Năm 2007 xí nghiệp vẫn xác định phải đương đầu với khó khăn về vốn thực hiện chỉ tiêu doanh thu càng cao khó khăn về vốn càng lớn. + Biện pháp: - Tăng cường hơn nữa công tác thu hồi công nợ coi thu hồi công nợ là biện pháp cơ bản đảm bảo vốn sản xuất kinh doanh, đặc biệt doanh thu qua thị trường quân đội cao. Vì vậy việc hoàn vốn tại sản xuất kinh doanh từ công ty càng trở nên rất quan trọng. - Tiếp tục thực hiện chính sách ưu tiên vốn trước hết cho sản xuất một cách hợp lý đồng thời chú trọng không để vật tư sản phẩm hàng hoá ứ đọng hoặc chậm luân chuyển. - Thực hành tiết kiệm mọi hoạt động nghiêm túc thực hiện cách định mức tiêu hao nhiêu liệu thực hiện chỉ tiêu hợp lý. - Với những khó khăn thuận lợi bằng quyết tâm tinh thần vượt khó của toàn cán bộ công nhân viên công ty cổ phần công nghiệp Thanh Hiền sẽ thực hiện thắng lợi kế hoạch năm đề ra. + Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. - Đánh giá kết quả hoạt động của công ty. - Quy mô kinh doanh của xí nghiệp càng ngày được mở rộng nó được thể hiện qua bảng trên. Qua tìm hiểu bảng trên ta thấy tổng doanh thu của xí nghiệp sản xuất càng ngày càng tăng thể hiện qua các năm. Năm 2006 đạt 14.300 triệu đồng Năm 2007 đạt 16.000 triệu đồng - Tổng chi phí kinh doanh của công ty ngày một giảm qua năm 2006 và năm 2007, vấn đề này lãnh đạo xí nghiệp đã biết và đang dần dần điều chỉnh. - Lợi nhuận trước thuế và sau thuế ngày một tăng dần, nộp ngân sách càng ngày càng nhiều, năm sau cao hơn năm trước được thể hiện: Năm 2006 đạt 3.500 triệu đồng Năm 2007 đạt 4.600 triệu đồng + ở đây ta thấy khi mở rộng mặt hàng ngành hàng sản xuất kinh doanh là phải thận trọng để tránh ảnh hưởng ít đến mặt hàng truyền thống. + Về tổng nộp thuế và nghĩa vụ đối với nhà nước là tương đối ổn định, điều này chứng tỏ công ty đã quán triệt tốt công tác nộp thuế. + Thu nhập bình quân người/tháng qua số liệu các năm còn thấp nhưng qua tìm hiểu tuy chưa có số liệu nhưng được biết lương bình quân của công nhân viên năm 2007 là 1.400.000đ/tháng, đây là tín hiệu đáng mừng. + Cùng với quy mô sản xuất xí nghiệp đang chú trọng đến việc ổn định cơ sở vật chất thể hiện đầu tư ngày càng tăng cho việc xây dựng cơ bản, đây cũng là vấn đề lớn mà nhiều doanh nghiệp khác cũng đang gặp phải khó khăn. 3. Công tác tiếp nhận, vận chuyển vật tư về kho Trên cơ sở của hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng, thông báo của đơn vị giao hàng, đơn vị vận tải... Tuỳ theo địa điểm giao hàng ghi trong hoá đơn ở đâu thì công ty tổ chức nhận hàng tại đó nhưng thường việc giao - nhận hàng tại kho vật tư của công ty. Khi giao nhận hàng phải có đủ các thành phần tham gia: đại diện phòng kỹ thuật, đại diện phòng vật tư và thủ kho. Thủ kho có nhiệm vụ nhận đúng đủ theo số lượng và chất lượng vật tư, kiểm tra và ghi chi tiết vào biên bản kiểm nghiệm vật tư: Đơn vị: ... Số: ... Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá Ngày... tháng... năm... Căn cứ vào... số... ngày... tháng... năm... Của... Theo hợp đồng số: ... ngày... tháng... năm... giao theo hợp đồng số... ngày... tháng... năm... Ông (bà)... Chức vụ: ... Ông (bà)... Chức vụ: ... Đã kiểm nghiệm vật tư dưới đây tại: ... STT Tên, nhãn, hiệu quy cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị Tình trạng kỹ thuật Ghi chú Đại diện ký Phòng KT&ĐH Phòng Vật tư Thủ kho Sau khi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư thì thủ kho chuyển cho thống kê vật tư để tiến hành làm thủ tục nhập kho. Nội dung phiếu nhập kho như sau: Đơn vị: ... Phiếu nhập kho Địa chỉ: ... Ngày... tháng... năm... Số: ... Nợ: ... Có: ... - Họ tên người giao hàng: ... - Theo... số... ngày... tháng... năm... của... Nhập tại kho: .......................................... STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Cộng thành tiền: ..................................................... Viết bằng chữ: ......................................................... Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên, đóng dấu) Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên) Người giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Phiếu này được viết thành 4 liên - 1 liên giao cho kế toán vật tư phòng tài vụ để mở sổ theo dõi - 1 liên giao cho kế toán thanh toán để làm thủ tục thanh toán - 1 liên gốc thống kê vật tư lưu - 1 liên giao cho thủ kho. Sau khi hàng hoá đã được chuyển vào kho phòng kế hoạch vật tư tổ chức quản lý và bảo quản. Tuỳ theo tính chất lý, hoá học của vật tư hàng hoá mà bố trí sắp xếp theo từng loại kho. Theo dõi kế hoạch nghiệp vụ bằng thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư Khi hàng đã được nhập kho căn cứ vào phiếu đề nghị lĩnh vật tư của các đơn vị sử dụng: Nội dung phiếu đề nghị lĩnh vật tư như sau: Đơn vị: .... Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - tự do - hạnh phúc Phiếu đề nghị lĩnh vật tư Tên người đề nghị............................................................. Lý do sử dụng.................................................................... STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, vật tư (sản phẩm, hàng hoá) ĐVT Số lượng Ghi chú Người đề nghị Phụ trách đơn vị Phòng vật tư Giám đốc Các đơn vị dựa vào phiếu đề nghị lĩnh vật tư điền vào cột 1,2,3,4 sau đó chuyển đến phòng kế hoạch vật tư kiểm tra và Giám đốc ký duyệt và điền vào cột 5. Thống kê vật tư căn cứ vào phiếu đề nghị lĩnh vật tư và phiếu xuất kho. Đơn vị: ... Phiếu xuất kho Địa chỉ: ... Ngày... tháng... năm... Số: ... Nợ: ... Có: ... - Họ tên người nhận hàng: ... - Lý do xuất kho:....... Xuất tại kho: ... TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐTT Số lượng Đơn giá Thành tiền Cộng thành tiền: ......................................................................... Viết bằng chữ: ............................................................................ Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên, đóng dấu) Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên) Người nhận hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Sau khi thủ trưởng đơn vị đã ký đồng ý cấp hàng thì thống kê vật tư gọi người nhận đến ký phiếu xuất và giao cho người nhận 3 liên. Phiếu xuất kho theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hóa xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm và tiến hành kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Người nhận hàng mang phiếu xuất kho xuống kho và nhận hàng. Cuối tháng, kế toán theo dõi vật tư xuống kho và lấy phiếu ký thẻ kho để theo dõi tình hình sử dụng vật tư để kiểm kê xác định số lượng vật tư sử dụng trong tháng và số lượng vật tư còn tồn trong kho. Để theo dõi số lượng vật tư xuất kho trong trường hợp lập phiếu một lần theo định mức nhưng xuất kho theo nhiều lần trong tháng cho một bộ phận sử dụng vật tư thì công ty sử dụng phiếu xuất kho theo hạn mức Đơn vị:..... Địa chỉ:..... Phiếu xuất vật tư theo hạn mức số:... Ngày.....tháng.....năm 200... Nợ:..... Có:..... Bộ phận sử dụng:...................................... Lý do xuất:................................................ Xuất tại kho:............................................. TT Tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Hạn mức được duyệt trong tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Hạn mức được duyệt trong tháng là số lượng vật tư được duyệt trên cơ sở khối lượng sản phẩm sản xuất trong tháng theo kế hoạch, định mức tiêu hao vật tư cho một sản phẩm, nhu cầu vật tư cho sản phẩm dở dang, cho dự trữ và lượng tồn kho đầu kỳ. Phụ trách bộ phận quản lý vật tư căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch sản xuất trong tháng và định mức sử dụng vật tư cho một đơn vị sản phẩm để xác định mức được duyệt trong tháng cho từng bộ phận sử dụng. Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức được lập thành hai liên và giao cả 2 liên cho bộ phận sử dụng, khi lĩnh lần đầu bộ phận sử dụng mang 2 liên đến kho người nhận vật tư giữ 1 liên, giao cho chủ kho 1 liên, chủ kho ghi số lượng thực xuất và ngày xuất, người nhận vật tư ký vào 2 liên, lần lĩnh tiếp theo người nhận mang phiếu đến kho lĩnh không phải qua ký duyệt. Cuối tháng dù hạn mức còn hay hết thủ kho thu cả hai phiếu cộng số thực xuất trong tháng để ghi thẻ kho và ký tên vào phiếu, sau khi giao thẻ kho chuyển về phòng kế hoạch 1 liên, phòng kế toán thống kê 1 liên. Nhân viên kinh tế từng đơn vị sẽ lập báo cáo sử dụng vật tư hàng tháng của mình gửi cho phòng kế hoạch vật tư để báo cáo tình hình sử dụng vật tư trong tháng của đơn vị mình. Từ những báo cáo đó phòng kế hoạch - vật tư kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch vật tư cho đơn vị. 4. Tổ chức bảo quản vật tư hàng hoá tại kho của công ty. Do đặc điểm và tính chất của vật tư viễn thông điện lực là các loại thiết bị vật tư chuyên ngành có giá trị cao, tính chất kỹ thuật phức tạp, dễ bị hư hỏng nếu các điều kiện bảo quản không tốt và không đúng quy trình. Cho nên thiết bị ở xí nghiệp đều được bảo quản trong kho kín, một số vật tư thiết bị đặc chủng còn được bảo quản theo tiêu chuẩn riêng. Để tạo điều kiện dễ dàng khi xuất nhập vật tư thiết bị được phân chia theo từng nhóm hàng, ghi rõ mã hiệu, số hiệu để trên kệ, giá hay được chứa vào thùng chứa chuyên dụng, đảm bảo vật tư nhập trước xuất trước. Kho chứa đảm bảo các điều kiện chiếu sáng, độ ẩm, nhiệt độ thích hợp, đảm bảo các điều kiện về phòng, chống cháy, nổ... Kho còn được bố trí đảm bảo cho đi lại và một số thiết bị hoạt động làm công tác bảo quản khác di chuyển dễ dàng... Theo định kỳ vật tư thiết bị được lau chùi, bảo quản và sắp xếp lại cho phù hợp với số lượng, chủng loại có trong kho. Vật tư thiết bị tồn kho chờ thanh lý hay chờ phân loại nhằm mục đích tận dụng, tái tạo, sửa chữa... được sắp xếp ở những khu riêng biệt. 5. Định mức dự trữ sản xuất của doanh nghiệp: Dự trữ vật tư không đủ mức cần thiết sẽ có nguy cơ làm cho sản xuất của doanh nghiệp bị gián đoạn, hơn nữa dự trữ quá nhiều sẽ dẫn đến tình trạng ứ đọng vật tư, ứ đọng vốn, không có lợi cho doanh nghiệp. Nên cần thiết phải tiến hành định mức dự trữ sản xuất.: + Định mức dự trữ thường xuyên: D = P . T Trong đó: D là đại lượng dự trữ thường xuyên tối đa tính theo đơn vị tính hiện vật. P = = = T: chu kỳ cung ứng theo kế hoạch, tính theo ngày. đối với công ty do T phụ thuộc vào mức xuất hàng tối thiểu M nên: T = + Do doanh nghiệp mới thành lập nên với chỉ tiêu cung ứng vật tư đã được xác định, phải đặt mua một lần là bao nhiêu để cho chi phí thu mua vận chuyển và bảo quản lô hàng đó đạt mức thấp nhất. + = 0 D = Đây là công thức tính lượng dự trữ thường xuyên tối ưu cho công ty với: N – Nhu cầu trong năm về loại vật tư tính dự trữ. C- Chi phí thu mua C- Chi phí bảo quản một đơn vị hàng dự trữ trong năm, chi phí này có thể tính bằng % so với giá trị dự trữ trung bình trong năm của doanh nghiệp. D- lượng hàng đặt mua trong một lần. C- Toàn bộ chi phí cho lô hàng. + Định mức dự trữ bảo hiểm: nhằm bảo đảm có đủ vật tư cho sản xuất trong mọi tình huống và chính đó là khó khăn cho việc xác định đúng đắn đại lượng dự trữ bảo hiểm. t= : thời gian cách quãng giữa hai kỳ cung ứng có khoảng cách cao hơn khoảng cách cung ứng bình quân. : Số lượng vật tư nhận được trong một kỳ cung ứng có khoảng cách cao hơn khoảng cách cung ứng bình quân. T: Thòi gian dự trữ thường xuyên, + Định mức dự trữ chuẩn bị của công ty: Đại lượng dự trữ tuyệt đối bằng tổng dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ chuẩn bị đặc biệt. D= D+D+D 6. Quyết toán và kiểm tra sử dụng: Sau khi lĩnh vật tư để sử dụng khi kết thúc công việc nhân viên kinh tế phải có trách nhiệm quyết toán vật tư. Bảng quyết toán vật tư căn cứ vào: - Tên lượng vật tư - Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc đã hoàn thành - Biên bản nghiệm thu khối lượng vật tư đã sử dụng vào công trình. - Biên bản thu hồi vật tư thiết bị không sử dụng - Bản chi tiết TBVT xuất, nhập kho theo hợp đồng, mã hàng. - Tổng hợp quyết định mã hàng. - Các bản thanh quyết toán các hạng mục và công trình hoàn thành. - Các loại hoá đơn chứng từ liên quan. - Các quyết định và biên bản làm việc khác. 7. Danh mục thiết bị vật tư chủ yếu công ty cổ phần công nghiệp Thanh Hiền. - Dây đồng: F 3 - F0,46 việc lập kế hoạch còn ở mức tương đối thể hiện qua việc thực hiện kế hoạch năm 2007 đạt 130%; năm 2006 có phần thấp hơn nhưng kế hoạch năm nay 2008 là năm thực hiện tốt nhất đạt 117%. - Cũng giống dây đồng, nhựa hạt PVC có phần ổn định hơn, năm 2006 chỉ đạt được 88% nhưng đến năm 2007 đạt 113% - Về quần áo bảo hộ lao động đây là mặt hàng cạnh tranh với thị trường nhiều nên năm 2005 đạt 103% nhưng giảm về các năm 2007 là 97%. - Còn màng mỏng PE và mành PP là loại mặt hàng không phải là truyền thống nên chỉ đạt cao nhất ở năm 2006 và sau đó giảm dần năm 2007. Chính vì vậy công tác lập kế hoạch vật tư nhu cầu cho công ty là rất quan trọng đóng góp một phần to lớn cho tài chính của xí nghiệp. Phần III Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác bảo đảm vật tư kỹ thuật cho sản xuất kinh doanh tại công ty cổ phần công nghiệp thanh hiền 1. Tổ chức bộ máy hoạt động trong công tác đảm bảo vật tư cho sản xuất kinh doanh Hiện nay bộ phận này của xí nghiệp hoạt động là có kết quả và hoàn thành tốt các nhiệm vụ của công ty giao phó. Tuy nhiên, để làm cho bộ máy này ngày càng hoàn thiện hơn xí nghiệp có thể xây dựng thêm những quy định về nhận, phản hồi và xử lý thông tin cho toàn thể bộ máy. - Xí nghiệp có thể cử chuyên gia hay cán bộ công nhân viên tham quan học hỏi về phương thức quản lý vật tư thiết bị tiên tiến tại các công ty trong và ngoài nước. - Xây dựng, sắp xếp, chọn lựa đội ngũ vật tư phù hợp trình độ ở từng đơn vị trên cơ sở lập các biểu theo dõi đánh giá. - Tổ chức lấy ý kiến của cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp để cải tiến công tác này tốt hơn. * Tổ chức điều hành của công ty. - Cần tổ chức lập kế hoạch đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất của từng bộ phận phân xưởng. - Chủ động có kế hoạch để dự trữ cân đối mặt hàng, nguồn hàng loại vật tư đặc chủng khó mua khan hiếm trên thị trường và đảm bảo mức vật tư một cách tối ưu nhất. - Quan hệ tốt với khách hàng, bạn hàng, với những nhà cung cấp, tổ chức hệ thống quản lý cấp phát vật tư trong toàn xí nghiệp. - Đảm bảo đồng bộ thông tin kịp thời cũng như phương tiện thiết bị dùng cho sản xuất. - Cần tiết kiệm lực lượng lao động trong quá trình mua sắm vật tư thiết bị góp phần tăng năng suất lao động, cải tiến kỹ thuật, cải tiến cung cách quản lý điều hành trong toàn xí nghiệp. - Tạo nguồn vật tư thiết bị tại chính phân xưởng sản xuất của vật tư xí nghiệp kịp thời đồng bộ. - Chủ động trong khâu khai thác có nhiều hình thức sáng tạo tổ chức, phân loại thiết bị góp phần tăng năng suất tận dụng hết những điểm mạnh sẵn có trong lĩnh vực mua sắm thiết bị vật tư phục vụ cho sản xuất đúng số lượng, chất lượng chủng loại, thực hiện tốt công tác chế độ báo cáo thống theo quy định của công ty nghành hoá chất. 2. Công tác kế hoạch mua sắm vật tư thiết bị Kế hoạch mua sắm vật tư là một bộ phận quan trọng của kế hoạch sản xuất kỹ thuật tài chính của công ty, việc xây dựng kế hoạch mua sắm kịp thời và chất lượng sẽ cho phép đảm bảo các yếu tố của sản xuất một cách có hiệu quả nhất. Việc lập kế hoạch mua sắm vật tư là một quá trình phức tạp nhất là đối với một doanh nghiệp sản xuất kế hoạch vì vậy công tác lập kế hoạch đảm bảo vật tư cho sản xuất của xí nghiệp cần phải: - Yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trong năm kế hoạch khả năng tiêu thụ sản phẩm nghiên cứu thị trường. Các yếu tố sản xuất để xâm nhập thị trường và chiếm lĩnh thị trường, xác định thị trường đáp ứng nhu cầu vật tư cho xí nghiệp về số lượng, chất lượng. - Xác định danh mục vật tư tiêu dùng trong năm kế hoạch xây dựng và chỉnh lý các loại định mức như định mức tiêu hao nguyên liệu, điện, mức dự trữ vật tư, nhất là loại vật tư dùng cho 2 phân xưởng như, dây đồng, nhựa hạt, vải PVC, PE, vải may quần áo. - Tính toán nhu cầu vật tư trong toàn bộ doanh nghiệp và các loại công việc, nhất là đối với các loại vật tư mang tính đặc thù, đắt tiền. - Công ty có kế hoạch đảm bảo vật tư cho năm, quý, tháng, để nêu kế hoạch mua sắm vật tư một cách cụ thể. - Từ kế hoạch mua sắm vật tư đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp phòng kế hoạch lập khối lượng nhằm xác định số quy cách chủng loại vật tư cần thiết, số lượng và thời gian nhận hàng trước một thời gian nhất định và nên tham khảo ý kiến các đơn vị thành viên liên quan. Sau đó rà xoát tên cơ sở đặt hàng và ký hợp đồng kinh tế về mua bán vật tư. 3. Xác định nguồn hàng để đáp ứng nhu cầu vật tư cho sản xuất kinh doanh. - Đối với nguồn tồn kho dầu kỳ: việc xác định nguồn tồn kho đầu kỳ có ý nghĩa to lớn bởi vì lượng vật tư mua sắm của công ty phụ thuộc vào lượng tồn kho này nên cần xác định một cách khoa học để có kết quả tương đối chính xác có như vậy mới đảm bảo vật tư cho sản xuất mà tiết kiệm được chi phí có liên quan đến dự trữ bảo quản hàng hoá. Xí nghiệp nên chủ động đàm phán với các nhà cung cấp làm giảm mức tồn kho cuối kỳ và củng cố lòng tin đối với các nhà cung cấp để khuyến khích họ. - Chủ động tìm kiếm những nhà cung cấp mới thông qua các đơn vị khác. - Đối với nguồn mua trên thị trường xí nghiệp cần phải có sự tính toán và lựa chọn chính xác để có thể thay thế được vật tư ở nước ngoài bằng vật tư ở trong nước. 4. Lực lượng lao động Nói đến sản xuất kinh doanh trước hết ta phải nói đến vấn đề con người vì con người quyết định toàn bộ vấn đề sản xuất kinh doanh. Hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường muốn đạt được hiệu quả cao thì rất cần chú ý đến vấn đề sử dụng con người một cách hiệu quả. Để làm được điều đó nên xem xét: - Luôn cải tiến thực hiện chế độ thưởng phạt nghiêm minh: Thưởng phạt sẽ tác động đến lợi ích của mỗi con người, qua đó sẽ phát huy được tính tích cực thông qua sự cạnh tranh. Xí nghiệp có thể xây dựng quy chế theo cách thức cho điểm sao cho đánh giá đúng được thành tích cũng như vi phạm của mỗi con người, phải làm sao cho công nhân viên thực sự thi đua với nhau, nhưng vẫn đảm bảo sự kết hợp giữa các cá nhân, các bộ phận trong xí nghiệp. Nếu quy chế không chặt chẽ dẫn đến thưởng phạt không đúng sẽ có tác động ngược lại với mong muốn. Công ty cần có hình phạt nghiêm khắc nhưng vẫn mang tính giáo dục đối với các cá nhân vi phạm kỷ luật, kể cả đối với cá nhân thiếu tinh thần trách nhiệm, tạo lập một thói quen làm việc chặt chẽ, tự giác trong tổ chức.. Việc thực hiện thưởng, phạt được tiến hành ở những thời gian thích hợp nhằm đạt được hiệu quả mong muốn, tránh được sự mất đoàn kết nội bộ trong tập thể cán bộ công nhân viên xí nghiệp thông qua các tổ chức xã hội trong xí nghiệp (như tổ chức công đoàn, đoàn thanh niên...) kết hợp với ban thi đua, khen thưởng và ý kiến của đơn vị có thành viên cần phạt hay được thưởng. - Xí nghiệp cần có chính sách đào tạo bồi dưỡng cho cán bộ công nhân viên về nghiệp vụ kinh doanh trong cơ chế thị trường, về nghiệp vụ vật tư. Trong sự chuyển đổi từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trường có sự điều tiết của nhà nước, các quy định, chính sách, luật pháp của nhà nước thường xuyên thay đổi nhằm quản lý và hướng dẫn các doanh nghiệp hoạt động cho phù hợp với chế độ kinh tế mới. Do đó, xí nghiệp cần tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên luôn nắm bắt được sự biến đổi của quy định, chính sách, pháp luật cũng như sự biến đổi của thị trường. - Phổ biến kịp thời các quy định mới về công tác đảm bảo vật tư cho sản xuất kinh doanh của công ty đến cấp trên, đến từng tổ, đội sản xuất. Có thể có những quy định riêng cho bộ phận thực hiện công tác đảm bảo vật tư cho sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo tính kinh tế và pháp lý khi thực hiện nhiệm vụ của họ. Việc bố trí cán bộ có năng lực, có trình độ nên xem xét cả yếu tố phẩm chất cán bộ và xét đến tâm tư tình cảm của từng người nhằm xây dựng đội ngũ đảm bảo vật tư cho công ty hoạt động tốt, có kết quả cao hơn. Động viên toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật với tinh thần mọi thay đổi nhỏ trong công tác vật tư tạo điều kiện làm tốt hơn công tác này đều được coi là sáng kiến cải tiến và đều được khen thưởng kịp thời. Phần kết luận Đảm bảo vật tư cho quá trình sản xuất là một hoạt động cần thiết không thể thiếu được với việc ổn định và phát triển sản xuất kinh doanh đối với mọi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, với sự chuyển đổi của nền kinh tế nước ta trong những năm vừa qua từ cơ chế tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa đã cuốn theo những sự thay đổi lớn ở các doanh nghiệp, trong tất cả các thành phần kinh tế. Nhằm thích ứng với sự chuyển đổi ấy, các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp Nhà nước nói riêng phải đứng vững trước những thử thách to lớn là làm sao có thể thích ứng được với thị trường đầy sôi động trong nền kinh tế mở này. Qua đợt nghiên cứu và tìm hiểu về quá trình đảm bảo vật tư tại công ty cổ phần công nghiệp Thanh Hiền đã giúp em hiểu biết về cách thức và cơ cấu tổ chức quản lý, thấy được sự khó khăn trong công tác đảm bảo vật tư để có thể làm giảm mức dự trữ vật tư tại doanh nghiệp góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Cùng với xu thế phát triển của thị trường trong và ngoài nước ở hầu hết các doanh nghiệp ngày nay đều có các hoạt động dịch vụ của mình, những hoạt động này có tác dụng hỗ trợ cho việc tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp, tạo nguồn hoặc nó cũng chính là một sản phẩm đặc biệt - gọi là sản phẩm dịch vụ. Trong thời gian nghiên cứu có nhiều nguyên nhân nên việc tìm hiểu và viết báo cáo thực tập về vấn đề đảm bảo vật tư còn có nhiều sai sót và hạn chế, song nhờ sự hướng dẫn tận tình của giảng viên hướng dẫn Nguyễn Anh Tuấn đã giúp em hoàn thành báo cáo này. Rất mong được các thầy cô khoa Thương Mại cho ý kiến để em có thể hoàn thành tốt hơn báo cáo thực tập. Tài liệu tham khảo. 1. Giáo trình kinh tế thương mại, Nhà xuất bản thống kê năm 2003. 2. Giáo trình tài chính doanh nghiệp, Nhà xuất bản giáo dục năm 1998. 3. Giáo trình quản trị nhân lực, Nhà xuất bản giáo dục năm 1995. 4. Giáo trình thương mại doanh nghiệp, Nhà xuất bản thống kê năm 2002. 5. Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh, Nhà xuất bản giáo dục năm 1997. 6. Những vấn đề cơ bản về kinh doanh, thương mại - Trung tâm thông tin thương mại năm 1998. 7. Quản lý dự trữ hàng hoá trong nền kinh tế thị trường - Trung tâm thông tin thương mại năm 1993. 8. Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 3 năm 1998-2000 của Xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà Nội. 9. Kế hoạch sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà Nội. 10. Kế hoạch nhu cầu vật tư năm 2005-2006 của Công ty cổ phần công nghiệp Thanh Hiền. 11. Kế hoạch sản xuất năm 2007 của công ty cổ phần công nghiệp Thanh Hiền.