Chuyên đề Công tác hậu cần vật tư ở công ty cổ phần xây dựng và du lịch Quang Minh

g bộ vật tư với số lượng và chất lượng đảm bảo những yêu cầu của doanh nghiệp. Đồng thời doanh nghiệp cũng cần phải có quan hệ tốt với người cung ứng, có quan hệ tốt nhà cung ứng se có rất nhiều lợi thế. 1.3.2 Yếu tố chủ quan * Quy mố sản xuất của doanh nghiệp Quy mô sản xuất của doanh nghiệp lớn hay nhỏ sẽ quyết định mức độ phức tạp của công tác hậu cần vật tư bảo đảm cho sản xuất ở doanh nghiệp. thật vậy, nếu như quy mô sản xuất lớn thì lượng vật tư cân nhiều hơn vì thế công tác hậu cần vật tư cũng sẽ phức tạp hơn. * Tình hình tài chính của doanh nghiệp Bất cứ doanh nghiệp nào để có thể tiến hành sản xuất kinh doanh đều cần phải có chi phí, chính vì thế tài chính được coi là dong máu chảy vào các hoạt động và công tác hậu cần vật tư cũng vậy. Nếu sức mạnh tài chính của công ty là lớn thì công tác hậu cần vật tư của doanh nghiệp cũng sẽ được tiến hành suôn sẻ, ngược lại nếu như tài chính của công ty yếu kém thì công tác hậu cần vật tư của doanh nghiệp cũng gặp nhiều khó khăn. Như vậy công tác hậu cần vật tư cũng phải phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp. * Trình độ cán bộ lập và thực hiện kế hoạch hậu cần vật tư Con người là yếu tố quyết định và quan trọng trong mọi công việc nói chung và trong công tác hậu cần vật tư nói riêng. Lực lượng lao động hậu cần vật tư từ nhân viên quản lý đến nhân viên kho, vận chuyển, bảo quản đều phải có sự phối hợp ăn ý với nhau, kết quả lao động của người này sẽ là điều kiện để người khác hoàn thành công việc. Chương II: Thực tế công tác hậu cần vật tư ở Công ty Cổ phần Xây dựng và du lịch Quang Minh 2.1 Khái quát về Công ty Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty cổ phần xây dựng và du lịch Quang Minh là một công ty có tư cách pháp nhân riêng. Hoạt động của công ty chịu sự quản lý của Sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội. Tên gọi đầy đủ : Công ty cổ phần xây dựng và du lịch Quang Minh. Tên giao dịch : Công ty cổ phần xây dựng quốc tế Quang Minh. Địa chỉ : Số 8 tổ 22, phường Phương Liên, quận Đống Đa, Hà Nội. Điện thoại : 8.524113 Fax: 84.5723455 Email : quangminhintuorism@hotmail.com Tài khoản thuộc : Ngân hàng nông NN& PTNT Chi nhánh Thăng Long số 4 Phạm Ngọc Thạch. MST : 0101007851. Công ty cổ phần xây dựng và du lịch Quang Minh nằm tại số 8 tổ 22 phường Phương Liên, quận Đống Đa, Hà Nội. Khi mới thành lập công ty có tên là: công ty trách nhiệm hữu hạn Tân Lập (Tan Lạp company Limited). Công ty trách nhiện hữu hạn Tân Lập được thành lập theo quyết định số: 0102000273 do sở kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp ngày 31 tháng 03 năm 2000. Có trụ sở chính tại số 8 tổ 22 phường Phương Liên – Đống Đa – Hà Nội. Tuy mới thành lập, nhưng công ty trách nhiệm hữu hạn Tân Lập đã thừa kế các hoạt động khảo sát, thiết kế thi công móng công trình của trung tâm kỹ thuật nền móng công trình – trường Đại học Xây Dựng – Hà Nội. Công ty là nơi tập hợp đội ngũ kỹ sư, cán bộ và công nhân lành nghề. Đã có nhiều kinh nghiệm và hoạt động chuyên sâu trong việc xử lý thi công nền móng công trình trên địa bàn cả nước. Trong mấy năm vừa qua, công ty đã liên tục phấn đấu và phát triển, luôn bổ sung những thiết bị, phương tiện thi công tiên tiến, áp dụng công nghệ xây dựng mới, hiện đại, không ngừng nâng cao năng suất, sáng kiến cải tiến kỹ thuật, và đào tạo tiếp nhận thêm một đội ngũ cán bộ quản lý, kỹ sư, công nhân lành nghề, có trình độ chuyên môn giỏi phẩm chất tốt, đủ năng lực đáp ứng được với sự phát triển đi lên không ngừng của công ty. Từ hoạt động sản xuất kinh doanh và sự đầu tư đúng hướng công ty TNHH Tân Lập đã tạo cho mình một uy tín lớn mà không phải bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng làm được. Trong thời gian gần đây phát huy tiềm lực khoa học kỹ thuật của đội ngũ cán bộ công nhân trong công ty và sự hợp tác đắc lực của Đại Học Xây Dựng, Công ty đã đi sâu vào tổ chức đảm nhiệm thi công được các hạng mục lớn với chức năng: Thi công bằng phương pháp ép đối tải với máy móc có lực ép lớn đến 300 tấn. Liên kết khảo sát thiết kế phần móng công trình trọng điểm bằng kỹ thuật chuyên sâu và các máy móc hiện đại. Liên kết thực hiện thí nghiệm sức chịu tải của cọc với tiêu chuẩn chuyên ngành bằng các loại máy tiên tiến hàng đầu nước ta. Liên kết thực hiện đúc cọc bê tong các loại với năng lực sản xuất 1.500 m/ngày. Công ty là đơn vị hạch toán độc lập. Có đội ngũ cán bộ và công nhân kỹ thuật lành nghề, lại được cộng tác của chuyên gia đầu ngành của trường Đại học Xây Dựng, chắc chắn rằng sẽ đảm nhiệm được việc thi công, xử lý nền móng các công trình với khẩu hiệu đề ra: “ Chất lượng - Tiến độ - Giá cả ” Chính vì vậy công ty đã luôn đạt được tốc độ tăng trưởng và tích lũy cao hàng năm, có uy tín lớn trong quá trình thi công các công trình lớn và nhỏ trên toàn quốc, có chỗ đứng chắc chắn trên thị trường xây dựng, công ty có đủ năng lực nhận thầu và hoàn thành mọi công trình xây dựng, đảm bảo tiến độ thi công, chất lượng công trình, đảm bảo tính mỹ thuật, giá thành hợp lý. Công ty đã áp dụng khoa học công nghệ tiên tiến, hiện đại, đưa công nghệ mới vào sản xuất như: Trạm trộn bê tông, ráo PAL chịu lực, bơm bê tông cố định hoặc di động, các thiết bị đào lắp và vận chuyển hiện đại, thiết bị thi công chuyên dụng như: ép cọc, công nghệ đúc…., áp dụng tiêu chuẩn của Nhật Bản, Mỹ, Úc và của Châu Âu để thi công đảm bảo chất lượng, kỹ mỹ thuật, đảm bảo vệ sinh môi trường và an toàn vệ sinh lao động. Trong cơ chế thị trường hiện nay, công ty đã tham gia đấu thầu và thắng thầu rất nhiều công trình, đã và đang thi công nhiều công trình có quy mô lớn, công ty luôn đạt được tốc độ tăng trưởng và tích lũy cao hàng năm. Công ty TNHH Tân Lập là nhà thầu xây dựng khá mạnh và có uy tín trong việc xử lý nền móng, có đủ năng lực nhận thầu và hoàn thành mọi công trình xây dựng đảm bảo chất lượng, tiến độ công trình. Với sự phấn đấu không mệt mỏi và nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên, công ty đã đạt được kết quả sản xuất đáng khích lệ trong sản xuất kinh doanh thể hiện qua kết quả sản xuất năm sau cao hơn năm trước. Sau một thời gian dài hoạt động cùng sự phát triển của đất nước của khu vực, công ty đã quyết định thay đổi tên công ty, lấy tên là: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ DU LỊCH QUANG MINH. Công ty cổ phần xây dựng và du lịch Quang Minh được Sở kế hoạch đầu tư Hà Nội công nhận vào tháng 7 năm 2007 và tiếp tục đi vào hoạt động, kế thừa toàn bộ cơ sở vật chất cũng như mô hình hoạt động trước đây. Tổ chức bộ máy của Công ty Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty là một hình thức liên kết toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và đội ngũ cán bộ công nhân của doanh nghiệp nhằm đảm bảo sử dụng các nguồn lực này một cách hợp lý, có hiệu quả để đạt được các mục tiêu đặt ra của công ty. Theo chức năng và nhiệm vụ trên Công ty đa xây dựng một hệ thống quản lý phù hợp nhằm đảm bảo việc tổ chức quản lý có hiệu quả, đạt mục tiêu tổ chức gọn nhẹ. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty bao gồm: -Hội đồng quản trị -Ban giám đốc của công ty: +Giám đốc +Một phó giám đốc -Các phòng ban nhiệm vụ của công ty gồm có: +Phòng kế toán tài chính +Phòng kế hoạch kỹ thuật +Phòng điều hành +Phòng hành chính +Phòng đấu thầu và quản lý dự án -Các đội trực thuộc xây dựng của công ty: +Đội xây dựng số 1 + Đội xây dựng số 2 + Đội xây dựng số 3 + Đội xây dựng số 4 + Đội xây dựng số 5 + Đội xây dựng số 6 HỘI ĐỒNG QT P.KỸ THUẬT P.KẾ TOÁN P.HÀNH CHÍNH ĐỘI THI CÔNG 1 ĐỘI THI CÔNG 2 ĐỘI THI CÔNG 3 ĐỘI THI CÔNG 4 ĐỘI THI CÔNG 5 ĐỘI THI CÔNG 6 XƯỞNG ĐÚC BÊ TÔNG * ĐỘI THÍ NGHIỆM * ĐỘI VẬN TẢI * P.ĐIỀU HÀNH SẢN XUẤT SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY P.ĐẤU THẦU & QLDA GIÁM ĐỐC Tất cả các bộ phận có mối quan hệ mật thiết và chặt chẽ cũng như có những tác động qua lại, hỗ trợ với nhau trong từng công việc. Đó là một sự kết hợp hài hòa, hợp lý trong công việc để có được kết quả tốt trong hoạt động kinh doanh của công ty. Hội đồng quản trị(HĐQT): là cơ quan quản lý Công ty có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty.HĐQT có trách nhiệm định hướng chiến lược phát triển và phương án đầu tư của Công ty thông qua việc hoạch định các chính sách, ra nghị quyết hành động cho từng thời kỳ phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Phòng điều hành: Giám đốc Công ty, 01 Phó Giám đốc. Giám đốc là người điều hành và có quyền quyết định cao nhất về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Phó Giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về phần việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã được Giám đốc uỷ quyền và phân công theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước và Điều lệ của Công ty. Phòng kỹ thuật: Phòng kế hoạch kỹ thuật ngoài chức năng tham mưu giúp Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc công ty trong công tác quản lý kế hoạch và báo cáo thống kê, quản lý vật tư và sản xuât công nghiệp, lập các biện pháp thi công, quản lý thi công, quản lý tiến độ,... còn phải đảm bảo công tác quản lý kỹ thuật chất lượng, quản lý tiến độ thi công các công trình, ứng dụng công nghệ mới và tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất. Xây dựng, giám sát kế hoạch sản xuất, kinh doanh. Quản lý các hợp đồng thầu và thủ tục pháp lý. Cung cấp hoạt động sản xuất kinh doanh. Phòng kế toán: Là phòng chức năng giúp việc cho Hội đồng Quản trị và giám đốc công ty trong việc tổ chức, chỉ đạo công tác Tài chính - Kế toán trong toàn công ty theo đúng quy chế tài chính và điều lệ công ty. Hàng năm, Phòng tài chính kế toán đã bám sát và hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ được giao: Kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh, phân tích hiệu quả sản xuất kinh doanh, tài chính chặt chẽ, phục vụ nhu cầu chi tiêu kịp thời và đầy đủ, báo cáo kịp thời chính xác các chứng từ hợp đồng kinh tế, lập và gửi báo cáo thống kê, báo cáo tài chính hàng quý và cuối niên độ kế toán để gửi lên Hội đồng Quản trị và ban giám đốc công ty. Ngoài ra Phòng tài chính kế toán còn đảm bảo hoàn thành tốt công tác lên kế hoạch tài chính, báo cáo đột xuất các phát sinh. Phòng tổ chức hành chính: Nguồn nhân lực đóng vai trò then chốt với sự phát triển sống còn của một công ty. Nắm bắt được tinh thần đó, Phòng tổ chức hành chính công ty thể hiện tinh thần làm chủ và khả năng hoạt động độc lập cao trong việc trợ giúp cho Hội đồng quản trị và ban Giám đốc công ty quản lý, và hoạch định các chính sách phát triển nguồn nhân lực, cũng như đảm bảo tốt môi trường làm việc và đời sống vật chất, tinh thần cho đội ngũ cán bộ công nhân viên. Không ngừng được đào tạo nâng cao về trình độ chuyên môn, được làm việc trong môi trường có tính chuyên nghiệp và kỷ luât, được hưởng đầy đủ mọi quyền lợi và chính sách khen thưởng công minh dành cho người lao động, ... là lời hứa của công ty gửi tới cán bộ công nhân viên của mình. Phòng đấu thầu và quản lý dự án: là phòng tham mưu cho giám đốc tổ chức triển khai, chỉ đạo về mặt tiếp thị và kinh tế, thường xuyên quan hệ với các cơ quan hữu quan, khách hàng trong và ngoài nước để nắm bắt kịp thời các dự án đầu tư báo cáo cho lãnh đạo công ty để có kế hoạch tiếp thị tham gia xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Tham gia làm hồ sơ đấu thầu theo nội dung mời thầu của bên A. Phối hợp với phòng kế hoạch kỹ thuật, dự thảo hợp đồng với khách hàng. Mục tiêu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh: Công ty được thành lập để huy động và sử dụng vốn có hiệu quả trong việc sản xuất kinh doanh nhằm mục tiêu đạt lợi nhuận tối đa. Có nhiệm vụ chấp hành tốt các quy chế chính sách pháp luật của nhà nước quy định. Hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách cho nhà nước. Tổ chức phát huy khai thác sử dụng có hiệu quả công suất thiết bị kinh doanh có lãi, có tích luỹ để tái mở rộng sản xuất của công ty. Bảng 1: Một số chỉ tiêu kinh tế của công ty trong thời kỳ 2004 – 2007 Đơn vị: nghìn đồng CHỈ TIÊU NĂM 2004 NĂM 2005 NĂM 2006 NĂM 2007 1. Tổng tài sản 5.381.145 5.952.393 6.417.190 6.985.156 2. Tài sản có lưu động 3.722.089 3.438.552 4.201.051 5.025.146 3. Tổng nguồn vốn 5.381.145 5.952.393 6.417.190 6.985.156 4. Nợ phải trả ngắn hạn 2.385.981 2.958515 3.428.680 3.865.482 5. Doanh thu 3.053.979 3.345.432 4.251.913 4.987.561 6. Lợi nhuận 976.593 1.026.952 1.346.152 1.561.152 7. Lợi nhuận sau thuế 925.147 998.305 1.310.229 1.508.216 ( nguồn: Phòng kế toán tài chính ) Phân tích 2 chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận Doanh thu và lợi nhuận là hai chỉ tiêu quan trọng đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Trong những năm vừa qua với sự cố gắng của toàn bộ cán bộ công nhân viên và ban giám đốc công ty đã đạt được kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Cụ thể kết quả đó được chứng minh qua bảng sau: Bảng 2: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2004 – 2005 Chỉ tiêu Tình hình thực hiện(tr.đồng) Tốc độ tăng 2004 (1) 2005 (2) 2006 (3) 2007 (4) 2/1 3/2 4/3 Tr.đ % Tr.đ % Tr.đ % DT 3.054 3.346 4.251 4.987 292 9.6 905 27 736 17.3 LN 976 1.027 1.346 1.561 51 5.2 319 31 215 16 ( Nguồn: Phòng kế toán tài chính ) Từ bảng số liệu trên có thể đưa ra một số nhận xét sau: - Với những phấn đấu nỗ lực không ngừng của toàn thể cán bộ công nhân viên và ban giám đốc của công ty doanh thu của công ty đã tăng qua các năm. Năm 2005, giá trị doanh thu tăng so với năm 2004, đạt 3.346 triệu đồng tăng 292 triệu tương ứng với tốc độ tăng là 9.6%. Đến năm 2006, giá trị doanh thu tăng cao so với năm 2005, doanh thu đạt 4.251 triệu đồng tăng 905 triệu tương ứng với 27%. Nhưng đến năm 2007 giá trị doanh thu có tăng nhưng tốc độ tăng thấp hơn so với tốc độ tăng của năm 2006, cụ thể là doanh thu đạt 4.987 triệu đồng tăng 736 triệu so với năm 2006 tương ứng với 17.3%. - Về lợi nhuận: trong những năm đất nước đang trong quá trình hội nhập kinh tế với khu vực và thế giới, bên cạnh những thuận lợi cũng có rất nhiều khó khăn do quá trình hội nhập của đất nước. Trong tình hình như thế có rất nhiều doanh nghiệp trong toàn bộ nền kinh tế nói chung trong nghành xây dựng gặp rất nhiều khó khăn, làm ăn thua lỗ thì Công ty Cổ phần Xây dựng và du lịch Quang Minh với những cố gắng của mình vẫn kinh doanh có lãi. Năm 2005, mức lợi nhuận đạt 1.027 triệu đồng tăng 51 triệu so với năm 2004, tăng 5.2% so với năm 2004. Cũng như doanh thu, lợi nhuận năm 2006 đạt 1.346 triệu đồng tăng 319 triệu so với năm 2005 tương ứng với 31%, đây là năm mức lợi nhuận có tốc độ tăng cao nhất trong những năm vừa qua. Đến năm 2007 mức lợi nhuận tăng chậm hơn so với năm vừa qua, mức lợi nhuận đạt 1.561 triệu đồng, tăng 215 triệu so với năm 2006 tương ứng với 16%. Tóm lại trong 4 năm vừa qua thì kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong năm 2004 là tương đối tốt với kết quả cụ thể như sau: doanh thu đạt 3.054 triệu đồng, mức lợi nhuận là 976 triệu. Năm 2005 kết quả có khả thi hơn so với năm trước với số liệu cụ thể như sau: doanh thu đạt được cao hơn so với năm 2004 là 292 triệu tương ứng 9.6%, mức lợi nhuận cũng tăng nhưng với tốc độ thấp hơn sau với tốc độ doanh thu. Năm 2006 doanh thu và mức lợi nhuận có tốc độ tăng cao nhất trong 4 năm gần đây với tốc độ tăng doanh thu là 27% lợi nhuận là 31% so với năm 2005. Đến năm 2007 là năm công ty gặp nhiều khó khăn, với nhiệm vụ trung tâm là phấn đấu hoàn thành mọi thủ tục cần thiết để thực hiện Cổ phần hoá. Công ty theo chủ chương của Đảng và Nhà nước, nên hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có phần bị sao nhãng, do đó kết quả hoạt động kinh doanh của công ty không đạt được như năm trước với tốc độ tăng doanh thu là 17.3% thấp hơn so với năm trước, còn lợi nhuận có tốc độ tăng 16% cũng thấp hơn so với năm 2006 ( tốc độ tăng của năm 2006 là 31%). Hình 1 : Biểu đồ kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty giai đoạn 2004 – 2007 Đặc điểm sản phẩm của công ty Công ty sản xuất các nhóm sản phẩm chủ yếu sau: Cột điện li tâm, cột điện ứng suất trước li tâm các loại từ 8m – 20m. Ống thoát nước các loại với đường kính từ 200 – 2500mm Bê tông thương phẩm các loại mác từ 10Mpa – 60Mpa. Các cấu kiện bê tông ứng suất trước như cọc vuông, cọc tròn, dầm... Panel các loại. Trong mỗi nhóm sản phẩm trên bao gồm rất nhiều sản phẩm với các kích thước, độ sụt tải trọng... khác nhau, đáp ứng được nhu cầu đa dạng của khách hàng và đều được sản xuất trên các may móc, thiết bị của Nhật, Hàn, Nga, Việt Nam. Các sản phẩm của công ty phần lớn đều được tiêu chuẩn hoá, quy trình hoá nhằm đảm bảo sự ổn định và đồng nhất sản phẩm, đồng thời tạo được uy tín, sự tin cậy đối với khách hàng. Chính sách sản phẩm và dịch vụ của công ty tập trung vào chính sách giá cả hợp lý, cùng với dịch vụ cung ứng ngày càng hoàn thiện hơn và nhằm đáp ứng nhu cầu đồng bộ của khách hàng. 2.2 Phân tích thực trạng công tác hậu cần vật tư 2.2.1 Tình hình xác định nhu cầu vật tư Việc xác định nhu cầu vật tư ở Công ty cổ phần xây dựng và du lịch Quang Minh do phòng kế hoạch kỹ thuật đảm nhiệm. Với đặc trưng của công ty là sản xuất bê tông đúc sẵn là chính, đây là loại sản phẩm được sản xuất từ nhiều loại nguyên vật liêu khác nhau như xi măng, sắt thép, cát, đá sỏi…Chính vì thế trong những năm vừa qua công ty sử dụng phương pháp tính dựa trên cơ sở số liệu về thành phẩm chế tạo sản phẩm. Nhu cầu được tính theo ba bước: Bước 1: Xác định nhu cầu vật tư để thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Công thức: Nt = Qi Hi Trong đó : Nt: Nhu cầu vật tư để thực hiện KH tiêu thụ sản phẩm trong kỳ kế hoạch. Qi: Khối lượng sản phẩm thứ i theo kế hoạch tiêu thụ trong kỳ. Hi: Trọng lượng tinh của sản phẩm thứ i. Bước 2: Xác định nhu cầu vật tư cần thiết cho sản xuất sản phẩm có tính đến tổn thất trong quá trình sử dụng.Công thức : Nvt = Trong đó : Nvt: Nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm trong kỳ kế hoạch. K: Hệ số thu thành phẩm Bước 3: Xác định nhu cầu về từng loại vật tư hàng hóa Ni = Nvt hi Trong đó: Nhu cầu vật tư thứ i Tỉ lệ % của loại vật tư thứ i 2.2.2 Tình hình lập kế hoạch Kế hoạch hậu cần vật tư lập ra dựa trên nhu cầu sản xuất và định mức vật tư cho từng sản phẩm. Kế hoạch hậu cần vật tư tại Công ty cổ phần xây dựng và du lịch Quang Minh do phòng kế hoạch vật tư đảm nhiệm, phòng kế hoạch vật tư có nhiệm vụ nghiên cứu tình hình sản xuất thực tế năm trước do phòng kế toán gửi xuống rồi thông qua đó lập kế hoạch sản xuất từng kỳ( kỳ có thể là tháng, quý, năm ). Ngoài ra phòng kế hoạch vật tư còn phải thực hiện các việc liên quan đến vấn đề ký kết hợp đồng kinh tế với các đơn vị khác như: Marketing, quảng cáo sản phẩm, đưa các kế hoạch tham dự các hội chợ. Phòng kế hoạch phải tạo mối liên hệ chặt chẽ với khách hàng sẵn sàng cung ứng đầy đủ sản phẩm cho khách hàng. Ngoài việc phải lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ, phòng kế hoạch vật tư còn phải tổ chức sản xuất, đảm bảo cung ứng nguồn vật tư cần thiết cho sản xuất. Phải tính toán chi tiết lượng vật tư dự trữ, bảo hiểm cần thiết cho cả giai đoạn sản xuất trong kỳ. Phòng kế hoạch vật tư thông qua định mức tiêu hao vật tư do phòng điều hành sản xuất đưa ra và căn cứ vào số lượng sản phẩm kỳ kế hoạch, lượng phế phẩm thu hồi kỳ trước, lượng phế phẩm phát sinh cho phép rồi lập kế hoạch hậu cần vật tư. Sau khi lập kế hoạch hậu cần vật tư trong kỳ đưa lên trình giám đốc, nếu được giám đốc phê chuẩn phòng kế hoạch vật tư tiến hành thực hiện công tác hậu cần vật tư cho quá trình sản xuất của toàn công ty sao cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục và đảm bảo tiến độ thi công. Bảng 3: Bảng tiến độ cung ứng vật tư tháng 3/2007 Stt Tên vật tư đvt Nhu cầu Kế hoạch mua Lần 1 Lần 2 SL Ngày về dự kiến Ngày về thực tế So sánh tt/dk SL Ngày về dự kiến Ngày về thực tế So sánh tt/dk 1 Bê tông thương phẩm mác 250 m3 43 45 20 15/03 15/03 0 25 28/03 28/03 0 2 Bê tông thương phẩm mác 350 m3 7 8 4 14/03 13/03 -1 4 27/03 27/03 0 3 Cát xây m3 15 16 10 16/03 16/03 0 6 27/03 28/03 +1 4 Cốp pha m3 160 165 90 15/03 15/03 0 75 28/03 28/03 0 5 Thép các loại kg 1059 1065 900 14/03 12/03 -2 165 28/03 27/03 -1 6 Ván gỗ m3 360 365 190 13/03 13/03 0 175 29/03 29/03 0 7 Xi măng tấn 16 20 10 15/03 15/03 0 10 27/03 28/03 +1 ( Nguồn: Phòng kế hoạch kỹ thuật ) Qua bảng trên ta thấy tiến độ thi cung ứng vật tư thực tế của công ty hầu hết đáp ứng đúng như kế hoạch đề ra, thậm chí sớm hơn dự kiến 1, 2 ngày. Có một số trường hợp chậm hơn so với kế hoạch đề ra là 1 ngày, là do nguyên nhân khách quan. Với việc thực hiện đúng theo quy trình cung ứng đã đề ra giúp công ty bảo đảm được tiến độ cung ứng vật tư. 2.2.3 Tình hình tổ chức mua sắm vật tư * Quá trình mua vật tư: Phòng kế hoạch kỹ thuật dựa vào kế hoạch thi công và tình hình thực hiện công trình và tình hình sản xuất thực tế năm trước xác định nhu cầu vật tư về cả chủng loại, khối lượng và chất lượng từng loại. Sau đó trình lên giám đốc, giám đốc xem xét và phê duyệt. Sau khi đã được phê duyệt phòng kế toán tài chính sẽ chuyển tiền cho phòng kế hoạch kỹ thuật tiến hành mua sắm vật tư. Sau khi xác định nhu cầu vật tư cần mua trong kỳ, cán bộ vật tư sẽ tiến hành thu thập thông tin và đánh giá các nhà cung ứng. Với các vật tư chính như thép, xi măng, thì cần lựa chọn nhà cung ứng đáp ứng được các yêu cầu của chủ đầu tư. Còn với các vật tư như cát, đá sỏi thì cần đạt tiêu chuẩn kỹ thuật do bộ xây dựng ban hành hoặc theo TCVN6284-5-1997. Với các loại vật tư này công ty tận dụng các nhà cung ứng tại địa phương – nơi mà công trình đang thi công để giảm thiểu chi phí vận chuyển, và chi phí cho việc lưu kho vật tư và bảo quản vật tư. Sau khi đã lựa chọn được nhà cung ứng, cán bộ phụ trách mua sắm vật tư sẽ liên hệ với nhà cung ứng đó giao dịch và đàm phán các điều khoản trong hợp đồng, khi đã thỏa thuận xong thì tiến hành ký kết hợp đồng mua vật tư. Sau đó chuẩn bị phương tiện để chuyển vật tư về kho của công ty và chuẩn bị kho tàng để tiếp nhận vật tư trong trường hợp trong hợp đồng thỏa thuận công ty đảm nhận vận chuyển vật tư, còn nếu trong hợp đồng thỏa thuận công ty không chịu trách nhiệm chuyển vật tư mà nhà cung ứng phải chuyển vật tư đến tận kho công ty thì công ty chỉ cần chuẩn bị người và kho để tiếp nhận vật tư. Bảng 4: Bảng Kế hoạch mua sắm thiết bị máy móc của công ty năm 2007 stt Tên thiết bị Kế hoạch Nước sản xuất Thực tế 1 Máy ép cọc thủy lực 03 Việt Nam 03 2 Cần cẩu 02 Nga 02 3 Máy trộn 01 Việt Nam 01 4 Máy hàn 06 Việt Nam 06 5 Cẩu tháp 01 Hàn Quốc 01 6 Máy khoan phá bê tông 02 Nhật – Hàn Quốc 02 ( Nguồn: Phòng kế hoạch kỹ thuật ) Nói chung năm 2007 việc thực hiện kế hoạch mua sắm thiết bị của công ty là hoàn thành 100% theo đúng kế hoạch. Bảng 5: Bảng kế hoạch mua sắm vật tư của công ty năm 2007 Stt Tên vật tư đvt Kế hoạch Thực tế SL T.tiền SL t.tiền 1 Bê tông thương phẩm mác 250 m3 351 202176 351 202176 2 Bê tông thương phẩm mác 350 m3 25 14750 26 15340 3 Cát xây m3 197 10638 197 10638 4 Cốp pha m3 1747 599221 1746 598870 5 Thép các loại kg 127120 1144080 127120 1144080 6 Ván gỗ m3 4215 451005 4215 451005 7 Xi măng tấn 172 106812 172 106821 ( Nguồn: phòng kế hoạch kỹ thuật ) Theo bảng trên thì công tác mua sắm của công ty được tiến hành tốt tuy nhiên còn có một số loại vật tư khi thực hiện mua vẫn có tình trạng mua thừa hoặc thiếu nhưng số lượng thừa thiếu là không đáng kể. Đây sẽ là điều kiện để công ty hoàn thành tốt các công trình thi công, đảm bảo cung ứng đầy đủ kịp thời và đồng bộ vật tư cho các đội sản xuất, và là điều kiện để tiến hành thực hiện tiết kiệm vật tư. * Tổ chức tiếp nhận vật tư: Công tác tổ chức tiếp nhận vật tư ở Công ty cổ phần xây dựng và du lịch Quang Minh là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua và bộ phận quản lý vật tư. Theo chế độ hiện hành quy định, tất cả các loại vật tư về đến công ty đều phải tiến hành thủ tục nhập kho, việc thu mua cung cấp vật tư cho sản xuất của công ty đều do phòng kế hoạch kỹ thuật đảm nhiệm. Phòng kế hoạch kỹ thuật có nhiệm vụ xem xét tất cả các sổ sách, hợp đồng trong kỳ sản xuất. Khi vật tư được nhà cung ứng vận chuyển đến kho của công ty, đại diện phòng kế hoạch sau khi nhận được hóa đơn hay phiếu xuất kho của người bán gửi đến thì tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng để quyết định chấp nhận hay ko chấp nhận lô hàng đó. Nếu không có sai sót gì thì đại diện phòng kế hoạch kỹ thuật làm thủ tục tiến hành nhập kho. Trước tiên vật tư mua về phải được kiểm nghiệm về chất lượng, số lượng, chủng loại, quy cách xem có hợp tiêu chuẩn không. Trường hợp vật tư không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ hóa đơn thì lập thêm một liên kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán vật tư để giải quyết. Đại diện phòng kế hoạch kỹ thuật phải chịu trách nhiệm về việc này, phải trình lên giám đốc, phải chờ ý kiến giải quyết của lãnh đạo. Còn nếu chất lượng cũng như số lượng của vật tư không có gì sai sót thì thủ kho tiến hành nhập kho theo đúng thủ tục. Trên cơ sở hóa đơn, giấy báo nhận hàng và các biên bản kiểm nghiệm, phòng kế hoạch kỹ thuật lập phiếu nhập kho thành ba liên, có thể lập chung nhiều loại vật tư cùng loại, cùng kho hoặc có thể riêng cho từng loại, trong đó một liên giao cho người nhập, một liên giao cho phòng kế hoạch kỹ thuật, một liên giao cho thủ kho làm căn cứ biên nhận vật tư, còn hóa đơn của người bán được chuyển lên phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán. 2.2.4 Tình hình dự trữ vật tư Bảng 6: Bảng tổng hợp một số loại vật tư chính stt Tên vật tư đvt Đgiá TB 2007 Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ SL T.tiền SL T.tiền SL T.tiền SL T.tiền 1 Bê tông thương phẩm mác 250 m3 576 13 7488 351 202176 358 206208 6 3456 2 Bê tông thương phẩm mác 350 m3 590 1 590 26 15340 26 15340 1 590 3 Cát xây m3 54 7 378 197 10638 199 10746 5 270 4 Cốp pha m3 343 63 21609 1746 598870 1751 600593 58 19894 5 Thép các loại kg 9 11947 107523 127120 1144080 127860 1150740 11207 100863 6 Ván gỗ m3 107 154 16478 4215 451005 4263 456141 106 11342 7 Xi măng tấn 621 6 3726 172 106812 175 108675 3 1863 157792 2528921 2548443 138270 ( Nguồn: Phòng kế hoạch kỹ thuật ) Công tác bảo quản: Vật tư sau khi tiếp nhận sẽ được chuyển vào kho để bảo quản trước khi sử dụng. Do hạn chế về điều kiện mặt bằng thi công, việc bố trí kho kín hay kho hở trên công trường đều dựa trên nguyên tắc các vật liệu thiết bị được tập kết đến chân công trình trước khi sử dụng tối đa là bảy ngày. Do lượng vật tư phục vụ cho thi công công trình xây dựng có khối lượng lớn và chủng loại rất đa dạng, mặt khác các công trình được thi công ngoài trời, tại nhiều địa điểm khác nhau nên chịu ảnh hưởng rất nhiều của thời tiết cũng như các yếu tố tự nhiên khác. Do đó, công tác bảo quản vật tư tại công ty rất được chú trọng. Ở công ty sử dụng các loại kho sau: - Kho động: là kho mà vật tư được di chuyển từ đầu này sang đầu khác của kho nhờ tác động của một lực để tới nơi cần cấp phát. Kho có hai lối đi cần thiết cho việc di chuyển vật tư. - Kho kín, kho hở: Do các đặc tính khác nhau của các loại vật tư mà công ty sử dụng cả hai loại vật tư này. Kho hở: Là loại kho mà kết cấu của chúng là bộ khung có mái lợp chống được mưa nắng, phần tường bao quanh chủ yếu là để bảo vệ. Với các loại vật tư cồng kềnh mà chất lượng không bị ảnh hưởng nhiều bởi yếu tố thời tiết mà công ty đặt trong các kho hở. Kho kín: Là loại kho có thể ngăn cách với mức độ nhất định ảnh hưởng trực tiếp của môi trường bên ngoài tới các hàng hóa dự trữ, bảo quản trong kho, vì thế loại kho này thường có phần mái, tường bao quanh phải kín chống được các tác động của tự nhiên như nắng mưa, mối mọt, ẩm ướt, với các kho này công ty để bảo quản các vật tư như xi măng, xăng dầu. Bãi: Còn được gọi là các kho lộ thiên, các bãi không có mái và tường bao quanh mà chỉ có phần móng được gia cố để chịu được trọng lực, loại kho này dùng để dự trữ và bảo quản những loại hang hóa ít bị ảnh hưởng trực tiếp ở điều kiện ngoài trời. Ở công ty thường dùng các bãi để chứa các loại vật tư như cát, đá, sỏi… - Do các công trình đều ở xa nhau và có nhu cầu sử dụng vật tư khác nhau nên công ty sử dụng kho phân tán đặt tại mỗi công trình. Điều này giúp công ty lập kế hoạch mua sắm vật tư chính xác hơn do các đội công trình sẽ căn cứ vào tiến độ thi công, tình hình dự trữ vật tư tại kho và nhu cầu sử dụng vật tư để đề xuất khối lượng mua sắm vật tư lên công ty. Hệ thống kho bãi của công ty được rải khắp các nơi, không tập trung tạo điều kiện thuận lợi cho việc cấp phát vật tư, và bảo quản vật tư, tuy nhiên bên cạnh đó cũng gây khó khăn trong việc quản lý vật tư do vật tư không tập trung ở một nơi mà rải rác ở nhiều nơi khác nhau. * Tình hình sử dụng và bảo quản một số loại vật tư chính của công ty Nhìn chung công ty luôn cố gắng bảo quản vật tư sao cho hao hụt là thấp nhất. Tuy nhiên trong quá trình thi công vẫn còn tồn tại những hao hụt mất mát nhiều loại vật tư là điều khó tránh khỏi, và những hao hụt mất mát đó là do các nguyên nhân sau: Sắt thép: hao hụt sắt thép là do cắt và nối thép, sau khi cắt nối còn các mẩu sắt thép thừa không đủ độ dài nên không sử dụng được, công ty phải bỏ đi thành phế liệu. Cát, sỏi: Trong quá trình bảo quản do tác động của điều kiện tự nhiên như mưa gió, làm cho lượng cát sỏi bị hao hụt một lượng không nhỏ. Ngoài ra các bãi chứa cát sỏi không cố định trong suốt quá trình thi công nên cát sỏi bị hao hụt do rơi vãi và dính sót trên nền bãi. Xi măng: Trong quá trình bảo quản không thế tránh được tình trạng xi măng bị hút ẩm nên bị vón cục, không sử dụng được. Mặc dù công ty đã tìm cách bảo quản như để xi măng ở trong kho kín và để ở nưoi thoáng mát, và có giá kê ở dưới để tránh bị nước tràn vào sàn kho làm vón cục xi măng. Bảng7: Bảng Tình hình sử dụng và bảo quản vật tư của công ty trong năm 2007 Stt Tên vật tư Đvt Xuất Hao hụt % 1 Bê tông thương phẩm mác 250 m3 358 4 1.05 2 Bê tông thương phẩm mác 350 m3 26 1 3.85 3 Cát xây m3 199 12 6.03 4 Cốp pha m3 1751 90 5.14 5 Thép các loại Kg 127860 420 0.33 6 Ván gỗ m3 4263 70 1.64 7 Xi mămg tấn 175 3 1.72 ( Nguồn: đội thi công trình ) Nhìn vào bảng trên ta thấy, sự hao hụt vật tư trong sản xuất của công ty năm 2007 là chấp nhận được, bởi như những nguyên nhân kể trên thì hao hụt là khó tránh. Theo bảng trên thì cát xây là vật tư bị hao hụt nhiều nhất ( phần trăm hao hụt là 6.03% ), nguyên nhân của sự hao hụt lớn này là do cát để ở bãi và bị dính sót lại ở bãi. Ngay sau cát xây là cốp pha, cốp pha hao hụt là 5.14%, nguyên nhân của sự hao hụt này cốp pha sau khi sử dụng một vài lần thì có những thanh bị hỏng hoặc gẫy không tiếp tục sử dụng được nữa. Cũng theo bảng trên thì ta thấy thép là loại có độ hao hụt ít nhất ( phần trăm hao hụt là 0.33% ), có được điều này là do công nhân đã biết tận dụng những mầu thép thừa do cắt nối thép sử dụng vào những việc khác. Còn những loại khác như bê tông, xi măng thì đều hao hụt ở mức bình thường( khoảng 1 – 2%). 2.2.5 Tình hình cấp phát vật tư Lập hạn mức cấp phát vật tư: Công tác lập hạn mức vật tư do phòng kế hoạch kỹ thuật đảm nhiệm. Dựa vào tình hình sử dụng vật tư thực tế của các đội thi công trong năm báo cáo, cán bộ phòng kế hoạch kỹ thuật lập hạn mức cấp phát vật tư cho từng đội sản xuất. Công ty thực hiện cấp phát vật tư tại kho công ty, tức là cán bộ vật tư của các đội sản xuất trực tiếp lên phòng kỹ thuật viết hóa đơn rồi dùng hóa đơn đã được ký nhận đó trực tiếp xuống kho để lĩnh vật tư. Thủ kho có trách nhiệm cấp vật tư theo đúng số lượng, chất lượng quy cách đã ghi trong hóa đơn. Thông thường, trong từng kỳ sản xuất, ngoài kế hoạch sản xuất đã được lập từ đầu kỳ, công ty còn có rất nhiều kế hoạch sản xuất bổ xung, dựa vào các hợp đồng phát sinh của khách hàng. Khi đó, giám đốc ký lệnh sản xuất rồi chuyển đến phòng kế hoạch kỹ thuật yêu cầu thực hiện. Thông qua lệnh sản xuất, phòng kế hoạch tính toán lượng vật tư bổ xung cho các đội sản xuất rồi chuyển xuống cho các đội. Các đội thực hiện các thủ tục lĩnh vật tư tại kho theo quy định rồi tiến hành sản xuất đúng theo tiến độ sản xuất đã đề ra. 2.2.6 Thanh quyết toán vật tư Tại Công ty cổ phần xây dựng và du lịch Quang Minh, công tác thanh quyết toán vật tư được tiến hành thường xuyên và liên tục. Vật tư cấp cho đội thi công để trực tiếp sản xuất sản phẩm đã kết thúc toàn bộ quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng. Nếu ở đây sử dụng không đúng mục đích, nghĩa là quy định cho việc này, cho sản xuất sản phẩm này đem dùng vào việc khác, cho sản xuất sản phẩm khác, không tuân thủ kỷ luật công nghệ, không tận dụng phế liệu phế phẩm, tăng mức tiêu dùng vật tư đã quy định thì tất yếu dẫn đến chi vật tư và ảnh hưởng xấu đến kinh tế của doanh nghiệp. Ngược lại, nếu các đội thi công sử dụng vật tư đúng mục đích, phấn đấu giảm mức tiêu dùng vật tư, tận dụng cao độ phế liệu và giảm phế phẩm thì ảnh hưởng tốt đến công ty. Chính vì nhận thức được điều đó nên các cán bộ vật tư tại Công ty cổ phần xây dựng và du lịch Quang Minh Liên tục tiến hành thanh quyết toán vật tư các đội sản xuất để từ đó tìm ra hạn chế va nguyên nhân gây ra tình trạng lãng phí vật tư, sử dụng vật tư không đúng mục đích. Phấn đấu tiêu dùng hợp lý và tiết kiệm vật tư là trách nhiệm của phân xưởng, tổ đội sản xuất, của công nhân, của các phòng và tóm lại là của cả công ty. Phòng kế hoạch kỹ thuật, là người chịu trách nhiệm quản lý vật tư, không chỉ lo mua vật tư và cấp phát đủ số lượng, chất lượng cho các đội sản xuất mà còn có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra việc tiêu dùng vật tư trong toàn công ty. Khi vật tư đến từng đội sản xuất quản đốc chịu trách nhiệm bảo quản và sử dụng khi đưa vào sản xuất. Trong phân xưởng mỗi đội nhận vật tư sản xuất phải chịu trách nhiệm về mọi vấn đề liên quan đến việc mất mát thiếu hụt vật tư. Trường hợp công nhân phát hiện thiếu hay thừa vật tư đều phải báo cáo ngay với quản đốc. Nếu cán bộ vật tư của công ty kiểm tra, phát hiện có vấn đề gian lận thì lập biên bản kỷ luật, tùy theo mức độ từ nhắc nhở đến đuổi việc. Còn nếu phân xưởng hay cá nhân nào thực hiện sản xuất tiết kiệm được nhiều vật tư thì cán bộ vật tư có quyết định khen thưởng. Cán bộ vật tư trong công ty không chỉ kiểm tra tình hình sử dụng vật tư trên cơ sỏ các tài liệu hạn mức cấp phát, số liệu hạch toán xuất kho của công ty cho các đội sản xuất sử dụng, báo cáo của các đội về tình hình sử dụng vật tư mà còn tiến hành kiểm tra thực tế việc tiêu dùng vật tư ở các đội và từng công nhân sử dụng để xác minh được sự đúng đắn của các tài liệu báo cáo, từ đó tìm ra các biện pháp giải quyết phù hợp với tình hình thực tế. Bảng 8: Bảng thanh quyết toán vật tư năm 2007 stt Tên vật tư Đvt Tồn ĐK Thực xuất Sử dụng Tồn CK 1 Bê tông thương phẩm mác 250 m3 13 358 354 6 2 Bê tông thương phẩm mác 350 m3 1 26 25 1 3 Cát xây m3 7 199 187 5 4 Cốp pha m3 63 1751 1661 58 5 Thép các loại kg 11947 127860 127440 11207 6 Ván gỗ m3 154 4263 4193 106 7 Xi măng tấn 6 175 172 3 ( Nguồn: phòng kỹ thuật ) Nhìn vào bảng trên ta thấy lượng vật tư thực xuất và lượng vật tư sử dụng gần bằng nhau, điều này cho thấy tình hình sử dụng vật tư của công ty là khá tốt, sự hao hụt trong sản xuất là điều khó tránh khỏi, tuy nhiên với sự cố gắng của các đội sản xuất và những người làm công tác hậu cần vật tư thì sự hao hụt là không đáng kể, đây là sự cố gắng của toàn bộ công nhân viên của công ty. Chương III: Những biện pháp hoàn thiện công tác hậu cần ở Công ty Cổ phần Xây dựng và du lịch Quang Minh Những biện pháp chủ yếu được sử dụng: 3.1 Hoàn thiện bộ máy đảm nhiệm công tác hậu cần vật tư Bất cứ một công việc nào khi thực hiện đều phải dựa vào yếu tố con người, công tác hậu cần vật tư cũng thế. Đó là những cán bộ của phòng vật tư và bộ máy thực thi công tác hậu cần vật tư có được tổ chức hợp lý hay không có làm việc khoa học hay không và có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận hay không. Nhận thức được sự cần thiết của những người làm công tác hậu cần vật tư, công ty trong thời gian qua đã tổ chức và thực hiện công tác hầu cần vật tư khá tốt, tuy nhiên vẫn còn có những phần cần thay đổi, đặc biệt là cần tổ chức và sắp xếp hợp lý hơn bộ máy làm công tác hậu cần vật tư theo hướng sau: + Bộ phận lập kế hoặch vật tư: cán bộ làm công tác này cần phải có sự phối hợp chặt chẽ với nhau phòng kế toán và phòng điều hành sản xuất để làm sao xây dựng được kế hoạch bảo đảm vật tư đạt được yêu cầu như vật tư phải được cưmg ứng đủ về số lượng, đúng chất lượng, kịp về thời gian và phải đảm bảo được tính đồng bộ. + Bộ phận mua sắm vật tư: các cán bộ làm công việc này cần phải có kiến thức về kỹ thuật để có thể chọn được những loại vật tư đảm bảo được những yêu cầu để ra, đồng thời cần phải có kỹ năng giao tiếp, giao dịch và đàm phán để hoàn thành tốt các bản hợp đồng. Chính vì những đòi hỏi trên, công ty cần phải có những đợt tập huấn nghiệp vụ cho các cán bộ làm trong bộ phận mua sắm vật tư, để nâng cao nghiệp vụ của mình và hoàn thành tốt công việc được giao. + Bộ phận đảm nhận công tác tiếp nhận và tổ chức cấp phát vật tư cho các đơn vị: đây là công việc đòi hỏi phải có sự cẩn thận và độ chính xác cao, do vậy những người làm công việc này đòi hỏi phải có sự kiên trì, cẩn thận và nhất là cần có kinh nghiệp làm nghiệp vụ kho. Nghiệp vụ này đỏi hỏi phải có độ chính xác cao, vì thế hàng hóa khi nhập vào hay xuất ra đều phải có giấy tờ đầy đủ, rõ ràng hợp lệ, phải được kiểm nhận chính xác chủng loại, chất lượng số lượng, và có biên bản xác nhận việc tiếp nhận, biên bản này phải ghi chép rõ ràng đầy đủ và phải có chứng từ kèm theo. Nhất là việc sắp xếp vật tư vào kho phải đảm bảo tính khoa học, sắp xếp sao cho việc lấy vật tư ra dễ dàng và việc nhập thêm vào cũng dễ dàng, và làm sao cho tiết kiệm được diện tích kho bãi nhất. 3.2 Hoàn thiện công tác mua sắm vật tư và tổ chức vận chuyển đưa vật tư về doanh nghiệp Do 100% vật tư công ty phải mua ngoài nên để lập được đơn hàng tốt thì phòng kế hoạch kỹ thuật phải tính được lượng vật tư phải nhập trong kỳ chính xác nhất. Để thực hiện được công tác này cán bộ lập kế hoạch phải nắm rõ lượng tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ và lượng dự trữ. Do vậy cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng kế hoạch kỹ thuật, phòng kế toán cũng như sự nỗ lực của mọi cá nhân. Nhân viên lập đơn hàng phải có trách nhiệm trực tiếp đối với công việc, cần có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng để mọi người cùng có ý thức cao với công việc của mình. Trên cơ sở các nhà thầu đã lựa chọn, phòng kế hoạch vật tư tiến hành kí kết hợp đồng. Ký hợp đồng phải chặt chẽ và đảm bảo tính pháp lý nên cán bộ vật tư phải là người có nhiều kinh nghiệm thực tế và kiến thức chuyên môn vững. Hợp đồng phải nêu rõ các điều kiện về chất lượng, số lượng, phương thức thanh toán, phương thức giao hàng, tránh tình trạng do thiếu kiến thức về thị trường và sản phẩm mà bị thua thiệt trong thực hiện hợp đồng làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của toàn công ty. Nghiêm túc thực hiện các điều khoản hợp đồng và theo dõi đốc thúc đối tác thực hiện hợp đồng. Công tác chuyển đưa vật tư về doanh nghiệp có thể thực hiện bằng hai phương án tập trung và phi tập trung. Thông thường phương pháp tập trung thường đem lại hiệu quả cao hơn đối với doanh nghiệp sản xuất như Công ty cổ phần xây dựng và du lịch Quang Minh khi mua vật tư trong nước. Hình thức này giải phóng công ty khỏi công tác vận chuyển, không phải có biện pháp bảo quản trong quá trình vận chuyển, đơn giản hóa thủ tục, góp phần đáng kể trong việc giảm chi phí lưu thông và hạ giá thành. Như vậy toàn bộ hoạt động vận chuyển công ty có thể phụ thuộc vào nhà cung cấp, hình thức này giải phóng công ty khỏi trách nhiệm vận chuyển cũng như tiết kiệm được đáng kể nguồn vốn đầu tư cho phương tiện vận chuyển nếu công ty tự túc thực hiện. Tuy nhiên thêm vào đó công ty cần phải tăng cường các hình thức mua hàng trước, thanh toán sau. Đây là biện pháp hữu hiệu để đơn vị hạn chế không thể chiếm dụng vốn của mình. Đồng thời điều hành thu mua nhịp nhàng với tiến độ sản xuất để tránh tình trạng vật tư bị thiếu hụt không đáp ứng được nhu cầu sản xuất khi cần hoặc có những loại vật tư tồn kho quá lâu gây ra thất thoát, giảm chất lượng, làm ảnh hưởng đến chất lượng đầu ra. 3.3 Đa dạng hóa nguồn vật tư và khai thác hiệu quả các nguồn vật tư Do điều kiện sản xuất của công ty là ở nhiều nơi khác nhau, và không cố định một địa điểm nhất định nên nhu cầu vật tư của công ty cũng không giống với những doanh nghiệp khác. Chính vì lý do trên mà việc đa dạng hóa nguồn vật tư cũng như khai thác hiệu quả các nguồn vật tư là hết sức quan trọng. Để quá trình sản xuất của công ty được diễn ra tốt cùng một lúc ở nhiều địa điểm khác nhau, công ty cần phải làm tốt công tác tạo nguồn vật tư. Muồn làm được điều đó công ty cần phải chủ động nghiên cứu về thị trường vật tư, và chủ động trong việc tìm kiếm nhà cung ứng cho minh ở các công trình khác nhau. Và khi đã tìm được nhà cung ứng cho mình rồi thì cần phải đàm phán với nhà cung ứng để đi đến ký kết hợp đồng và tổ chức thực hiện mua, vận chuyển về kho doanh nghiệp, tiếp nhận cất trữ và bảo quản vật tư. Việc tạo được nguồn vật tư phù hợp với yêu cầu của sản xuất sẽ tạo điều kiện cho quá trình sản xuất của toàn công ty được tiến hành thuận lợi. Hơn nữa làm tốt công việc này còn giúp cho việc quản lý và phân phối vật tư dễ dàng hơn, tránh được tình trạng thừa thiếu vật tư. Đối với những loại vật tư đóng góp trực tiếp vào thành phẩm như: cát, xi măng, bê tông, thép thì ngày càng có nhiều nhà cung ứng lớn, nên việc tạo nguồn không phải là vấn đề lớn đối với công ty. Công tác mà công ty cần quan tâm đến nhiều hơn là việc khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn vật tư. Hiện nay trên thị trường xuất hiện rất nhiều nhà cung ứng vật tư xây dựng, công ty cần phải tìm hiểu và khai thác các nguồn mới này để có thể mua vật tư với giá rẻ đồng thời cũng đảm bảo được chất lượng số lượng, đảm bảo được thời gian. Để làm được điều này công ty cần phải xây dựng đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình để tìm kiếm và nắm bắt thông tin thị trường. 3.4 Huy động và sử dụng vốn có hiệu quảcho công tác đảm bảo vật tư Vốn trong sản xuất cũng như vốn trong công tác hậu cần vật tư là điều kiện tiên quyết để tiến hành sản xuất kinh doanh. Vì vậy, việc huy động và sử dụng vốn là một trong những nội dung của việc nâng cao hiệu quả công tác đảm bảo vật tư tại Công ty cổ phần xây dựng và du lịch Quang Minh. Để sử dụng vốn có hiệu quả thì công ty cần phải thực hiện một số biện pháp sau: Một là: Thay đổi cơ cấu vốn, tăng tỷ trọng vốn lưu động trong cơ cấu vốn của công ty. Hai là: Trước khi tiến hành ký kết hợp đồng cần tìm hiểu kỹ về đối tác để tránh rủi ro, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Ba là: Để tăng cường vốn dùng cho hoạt động nhập khẩu, công ty nên tranh thủ nguồn hàng của bạn hàng bằng cách ký kết các hợp đồng nhập khẩu với phương thức thanh toán L/C trả chậm. Bốn là: huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau. Năm là: Đơn giản hóa các thủ tục thanh toán, giao nhận vật tư cho các đơn vị sản xuất nhằm tăng số vòng quay của vốn, giảm thiểu thời gian vốn bị đọng, hạn chế những chi phí phát sinh. Tóm lại, công ty cần phải lập kế hoạch sử dụng vốn lưu động một cách hợp lý, cụ thể trong từng giai đoạn, thời điểm nhất định tránh tình trạng ứ đọng vốn gây ách tắc cho hoạt động cung ứng vật tư. Tranh thủ huy động vốn từ các nguồn khác nhau với chi phí thấp nhất và có biện pháp nhằm sử dụng có hiệu quả nhất những đồng vốn vay được. 3.5 Sử dụng một cách có hiệu quả nhất nguồn vật tư cho sản xuất. Nguồn vật tư dùng để sản xuất một lượng sản phẩm luôn là một số hữu hạn, trong số hữu hạn ấy số thành phẩm càng nhiều thì hiệu quả sử dụng vật tư càng cao. Công tác này không chỉ là việc tiêu hao vật tư hợp lý mà còn là sự hỗ trợ của những quá trình sau như tổ chức quá trình sản xuất, quá trình tiêu thụ của công ty. Nội dung của công tác này là: - Xây dựng định mức tiêu hao vật tư hợp lý, duy trì định mức tiêu hao cho tất cả các loại sản phẩm, làm căn cứ cho việc xây dựng đơn hàng và tạo điều kiện cho công tác quản lý, cấp phát vật tư. Trên thực tế tình trạng sử dụng lãng phí, thất thoát vật tư vẫn còn xảy ra nhiều ở các doanh nghiệp, đặc biệt là ở các doanh nghiệp nhà nước. Vật tư không được kiêm soát chặt chẽ, bộ phận sử dụng trực tiếp sẽ không có ý thức tiết kiệm, không đặt ra những biện pháp cụ thể để sử dụng có hiệu quả. Phân công công việc không rõ ràng, khi giá thành bị đẩy lên, chất lượng không đảm bảo lợi nhuận giảm công ty không biết quy trách nhiệm cho bộ phận nào để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời. - Tổ chức phân tích tình hình sử dụng vật tư định kỳ. Sau mỗi kỳ thực hiện công ty tổ chức đánh giá toàn bộ quá trình cấp phát vật tư. Đơn vị thời gian có thể tính theo quý hoặc theo thời gian hoàn tất một đơn hàng tùy theo mức độ biến động và sự cần thiết sau mỗi quá trình. Nội dung đánh giá bao gồm từ khâu tiếp nhận vật tư, tổ chức cấp phát, các thủ tục chứng từddamr bảo tính pháp lý đến công tác bảo quản dự trữ, tình hình dự trữ tồn kho. Đáng giá phải làm rõ tình hình, nêu được mặt tốt, mặt khiếm khuyết và phương hướng trong thời gian tới, cũng như những kiến nghị để rút ra kinh nghiệm và đưa ra những biện pháp cải tạo kịp thời. - Phát động chính sách tiết kiệm vật tư tới từng khâu, từng cán bộ công nhân viên. Chính sách tiết kiệm không thể thực hiện đơn thuần bằng cách kêu gọi người lao động không gây lãng phí nguyên vật liệu mà phải trang bị cho họ những kiến thức để thực hành tiết kiệm, kiến thức đó chính là trình độ tay nghề của người lao động. Có được đội ngũ công nhân thành thạo tay nghề, công ty phải biết nâng cao ý thức lao động của họ, làm cho mọi người thấy được rằng khi lãng phí một nguyên vật liệu họ đã làm mất đi bao nhiêu đồng vốn và sự lớn mạnh của công ty gắn liền với sự đóng góp và quyền lợi của mỗi người. Kết luận Qua thời gian nghiên cứu thực tập tại Công ty Cổ phần Xây dựng và du lịch Quang Minh, em đã tìm hiểu về thực trạng công tác hậu cần vật tư của công ty. Thông qua đó trau dồi kiến thức thực tế để vận dụng vào trong công việc sau này, đồng thời mạnh dạn đưa ra một số giải pháp với hy vọng đóng góp một phần nhỏ bé của mình vào việc hoàn thiện hơn trong công tác hậu cần vật tư ở công ty. Đề tài đã phân tích đánh giá thực tế công tác hậu cần vật tư của Công ty Cổ phần Xây dựng và du lịch Quang Minh. Trong đó các vấn đề được đề cập: Tình xác định nhu cầu và lập kế hoạch hậu cần vật tư, tình hình mua vật tư, tình hình sử dụng vật tư, tình hình dự trữ bảo quản vật tư. Đề tài cũng nêu ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hậu cần vật tư ở Công ty Cổ phần Xây dựng và du lịch Quang Minh. Sau một thời gian thực tập tại công ty, em được làm quen với thực tế công tác hậu cần vật tư của công ty. Nhưng do kinh nghiệm thực tế của em còn hạn chế nên bài viết còn nhiều thiếu xót về nội dung cũng như phạm vi yêu cầu. Em rất mong các thầy cô giáo và ban lãnh đạo của công ty giúp đỡ đóng góp để em có thể hoàn thiện kiến thức của mình hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy cô trong khoa Thương Mại đã giúp đỡ em trong thời gian học tập tại trường, đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn đến thầy PGS.TS. Nguyễn Thừa Lộc đã giúp đỡ và hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề thực tập trong đợt thực tập này. Em xin chân thành cảm ơn ! Danh mục tài liệu tham khảo 1. Giáo trình Thương mại doanh nghiệp. Chủ biên GS.TS. Đặng Đình Đào. 2. Giáo trình Kinh tế thương mại. Chủ biên GS.TS. Đặng Đình Đào - GS.TS. Hoàng Đức Thân. 3. Giáo trình kinh doanh kho và bao bì. Chủ biên PGS.PTS. Hoàng Minh Đường 4. Các tài liệu của công ty trong những năm gần đây 5. Các tạp chí nghiên cứu kinh tế.