Chuyên đề Công tác kế toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm tại xí nghiệp in I

và thành tiền trên phiếu xuất kho do kế toán tính vào cuối kỳ theo phương pháp bình quân cả kỳ). Ví dụ : Trong tháng 3/2004 xí nghiệp hoàn thành 4 đơn đặt hàng S010, S011, S012, S013 với yêu cầu của đơn đặt hàng S012 được trích dẫn như sau Bảng 2 : Trích mẫu đơn đặt hàng S 012 Tên sản phẩm Đặc điểm Số lượng Đơn giá Thành tiền Sách“Lập trình pascal cơ bản” Khổ 17 x 22 cm Bìa couche, in 4 màu, ruột giấy trắng inđo, cán láng 2 mặt Cán mờ 1200 14.783,75 17.740.500 Bảng 3: Công ty nhiếp ảnh và Diafim Phiếu xuất kho Số 25 Xí nghiệp in I Ngày 20 tháng 3 năm 2003 Nợ TK: 621 Có TK: 1521 Họ tên người nhận hàng: Anh Hải Bộ phận : Phân xưởng in Lý do xuất kho: In sách “lập trình pascal cơ bản” Xuất tại kho: Kho số 2: nguyên vật liệu Stt Tên nhãn hiệu quy cách Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền YC TX 1 Giấy indo (79x109) G1 1 Tờ 1.2560 1.2560 618,4 7.721.888 2 Giấy couche’ 58 G 4 Tờ 625 625 956 597.500 3 Mực TQ đen M 3 Kg 0,3 0,3 52.042 15612,6 4 Mực vàng M 7 Kg 0,1 0,1 62.530 6.253 5 Mực đỏ sen M 8 Kg 0.1 0,1 62.530 6.253 6 Mực xanh M 9 Kg 0,2 0,2 65.000 13.000 Tổng cộng 8.360.506,6 Xuất ngày 20 tháng 3 năm 2004 Thành tiền: Tám triệu ba trăm sáu mươi nghìn năm trăm linh sáu đồng. Phụ trách bộ phận sử dụng Người nhận Thủ kho (nguồn: phòng kế toán tài vụ) Vật liệu dùng trong sản xuất của xí nghiệp chủ yếu là mua ngoài, thuế giá trị gia tăng (GTGT) được tính toán, kê khai, nộp hàng tháng theo phương pháp khấu trừ, do đó giá trị thực tế vật liệu nhập kho là giá mua chưa có thuế GTGT trên hoá đơn cộng thêm chi phí thu mua, vận chuyển, bốc dỡ, lưu bến bãi (không thuế GTGT) Để tính giá nguyên vật liệu xuất kho, xí nghiệp dùng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Nghĩa là, giá xuất kho chỉ tính được vào cuối tháng. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho trong kỳ để vào sổ chi tiết nguyên vật liệu rồi lấy số liệu trên sổ này, tính ra giá nhập, xuất nguyên vật liệu dùng trong kỳ và giá trị nguyên vật liệu tồn cuối kỳ. Ví dụ: Tính giá trị xuất dùng của Giấy trắng Indo loại 58 g/m2, khổ 79x109 cm trong tháng 3 năm 2004. Biết giá trị dư đầu tháng là 380.673, tổng giá nhập trong tháng là 9.725.000, số lượng tồn đầu tháng là 613 tờ, số lượng mua là 15.736 tờ, số lượng xuất trong kỳ là 15.750 Cuối tháng, tính được đơn giá bình quân của giấy trắng indo là: Đơn giá bình 380.673 + 9.725.000 bình quân giấy indo = = 618,14 58, 79 x 109 cm 613 + 15.736 (đồng/tờ) Giá trị NVL giấy indo xuất kho = 15.750 x 618,14 = 9.735.705 trong kỳ cho sx = 380.673 + 9.725.000 - 9.735.705 = 370.266 Giá trị giấy indo tồn cuối kỳ là Số lượng tồn cuối kỳ = 613 + 15.736 - 15.750 = 599 (Tờ) Sau khi tính được đơn giá nguyên vật liệu xuất kho, kế toán ghi vào phiếu xuất kho. Trên phiếu xuất kho có ghi đầy đủ mục đích sử dụng cho đơn đặt hàng nào, chủng loại, số lượng vật tư ra sao, đây là căn cứ để hoàn thành sổ chi tiết nguyên vật liệu cho từng loại vật tư, cũng là căn cứ hoàn thành sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng đơn đặt hàng. (bảng 4 và bảng 5) Tương tự như nguyên vật liệu giấy, các loại vật tư khác như: mực, chỉ khâu, bản nhôm, băng dính ,...đều được tính giá trị xuất kho dùng cho sản xuất theo phương pháp bình quân gia quyền. Kế toán dựa trên số liệu cộng cuối tháng của sổ chi tiết vật liệu để vào sổ tổng hợp chi tiết. Mẫu sổ tổng hợp chi tiết của tháng 3 năm 2004 được trích ở bảng 6 Hiện nay, các loại vật liệu dùng cho ngành in rất đa dạng phong phú, lại rất sẵn có trên thị trường nên trên thực tế, xí nghiệp chỉ dự trữ một số lượng rất nhỏ nguyên vật liệu trong kho, số còn lại là mua dùng trực tiếp cho sản xuất; khi đó, giá trị nguyên vật liệu xuất dùng là giá mua không có thuế GTGT cộng thêm chi phí thu mua, vận chuyển (không thuế GTGT) Các khoản chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp được kế toán trên tài khoản 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”. Ngoài ra, các khoản chi phí về công cụ dụng cụ xuất dùng cho các mục đích ở phân xưởng và chi dùng cho quản lý cũng được hạch toán vào tài khoản này, như vậy sẽ làm khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong giá thành sản phẩm tăng lên. Sau đó các chi phí này sẽ được kết chuyển sang tài khoản 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” dùng để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm theo từng đơn đặt hàng. Sau đó kế toán xí nghiệp lấy số liệu trên các chứng từ nhập xuất để vào sổ nhật ký chung và sổ cái, cụ thể sổ cái 621 như sau: Bảng 7: Sổ cái TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tháng 3 năm 2004 Chứng từ Diễn giải Đã ghi TK ĐƯ Số phát sinh Số NT Nợ Có X13 03/03 XK couch cho sx 12789325 X14 08/03 XK giấy cho sx 1521 8256328 X15 15/03 XK giấy, mực cho sx 1521 1347028 X17 17/03 XK kẽm, đề can 1522 568852 X15 17/03 XK dầu, xăng cho sx 1522 120260 X19 18/03 XK băng dính và bột hồ 1522 520600 X20 20/03 XK mực đỏ sen cho sx 1521 8065000 X25 20/03 XK giấy mực cho sx 1521 7721888 ...V...V KC chi phí NVLTT 154 290253500 Cộng số phát sinh 290253500 290253500 Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp 2.1.Đặc điểm và tài khoản sử dụng: Chi phí nhân công trực tiếp là các khoản phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất gồm lương chính, lương phụ, thưởng, các khoản phụ cấp có tính chất lương và các khoản trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định. Trong giá thành sản phẩm thì chi phí nhân công trực tiếp là một yếu tố cấu thành cơ bản. Quản lý tốt tiền lương cũng như việc hạch toán đúng, đầy đủ chi phí tiền lương giúp công ty hạ thấp giá thành sản phẩm đồng thời bảo đảm thu nhập cho người lao động, khuyến khích sản xuất. Tại xí nghiệp in I, chi phí nhân công trực tiếp chiếm một tỷ lệ tương đối nhỏ trong giá thành sản phẩm (chỉ khoảng 7%) và được phân chia như sau: Tiền lương sản phẩm của công nhân trực tiếp sản xuất. Tiền lương thời gian của công nhân trực tiếp sản xuất Các khoản đóng góp BHXH, BHYT, KPCĐ mà xí nghiệp tính vào chi phí theo quy định Các khoản phụ cấp, tiền thưởng, ... Ngoài ra, xí nghiệp còn hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp các khoản lương của nhân viên quản lý doanh nghiệp Tiền lương Tiền lương công nhân trực tiếp sản xuất được trả theo hai hình thức cơ bản là trả lương theo thời gian và trả lương theo sản phẩm. * Trả lương theo sản phẩm Hình thức này được áp dụng cho công nhân trực tiếp sản xuất tại phân xưởng in (phân xưởng offset). Lương của công nhân phân xưởng này được tính theo số trang in tiêu chuẩn (khổ 13cm x 19cm), cách quy đổi ra số trang in tiêu chuẩn được thông qua “hệ số quy đổi”, cụ thể như sau: = Hệ số Diện tích khổ thành phẩm quy đổi Diện tích trang in tiêu chuẩn Từ đó tính được số lượng trang in tiêu chuẩn và lương sản phẩm theo công thức x = Số lượng trang Số trang in Hệ số in tiêu chuẩn hoàn thành quy đổi Đơn giá lương cho một trang in tiêu chuẩn Số lượng trang in tiêu chuẩn từng công nhân I Lương sản phẩm từng công nhân = x Trong đó Bảng “đơn giá lương tiền lương” của một trang in tiêu chuẩn được lập trên cơ sở tính trung bình về yêu cầu kỹ thuật, độ phức tạp của công đoạn in (cụ thể là in couch hay giấy trắng, số mầu in, số mặt in..). Theo cách tính lương này sẽ khuyến khích lao động vì người làm nhiều sẽ hưởng nhiều, người làm ít hưởng ít phù hợp với cơ chế phân phối theo lao động ngày nay. Với công nhân phụ việc, tiền lương của họ được tính theo tiền lương của công nhân chính với tỷ lệ là 2/3. Nếu công nhân của bộ phận này làm thêm giờ, làm thêm vào ngày lễ, chủ nhật thì được hưởng thêm một khoản lương làm thêm giờ từ khoảng 1500 -> 4000 đồng/giờ tuỳ theo tính chất của việc làm thêm đó. Ngoài ra họ còn được hưởng những khoản phụ cấp (phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại..) khoản tiền thưởng (thưởng lễ tết, thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng làm vượt chỉ tiêu..) tuỳ theo từng trường hợp cụ thể. Căn cứ để xác định lương phải trả theo hình thức này đó là các phiếu giao việc. Trên phiếu có ghi rõ tên công việc phải làm, thời gian hoàn thành, tỷ lệ sai hỏng, người thực hiện công việc và phần tính toán lương của kế toán. * Trả lương theo thời gian Hình thức trả lương theo thời gian là hình thức trả lương cho người lao động dựa trên thời gian làm việc thực tế của họ. Tại xí nghiệp in I hình thức này được áp dụng cho công nhân thuộc bộ phận bình bản, bộ phận sách, bộ phận quản lý. Căn cứ để tính lương theo hình thức này là các bảng chấm công. Cách tính như sau: Tiền lương = số giờ công x Đơn giá một x Hệ số chênh giờ cấp bậc lệch cấp bậc + Đơn giá một giờ cấp bậc: Là chi phí nhân công cho một giờ làm việc theo cấp bậc, tương ứng với mỗi loại công việc cụ thể có một đơn giá tiền lương theo giờ của cấp bậc thợ tương ứng với mức độ công việc đó. + Hệ số chênh lệch cấp bậc: tuỳ thuộc vào cấp bậc được chọn để tính đơn giá giờ công định mức. Ví dụ: Chị Phan Thảo Nguyên, công nhân bậc 4, ở bộ phận bình bản có tổng số giờ công trong tháng 3 năm 2004 là 164 giờ. Trong đó: + 120 giờ chị làm công việc của thợ bậc 4, và có đơn giá một giờ công định mức cho thợ bậc 4 là 4320 đ/giờ + 44 giờ chị làm công việc của thợ bậc 2, với đơn giá lương một giờ công cho công việc bậc 2 là 4010 đ/giờ, chị là thợ bậc 4 làm công việc của thợ bậc 2 nên hệ số chênh lệch cấp bậc là 1,2 Lương theo thời gian của chị Nguyên là: 120 x 4320 + 44 x 4010 x 1,2 = 730.128 (đồng) Tiền phụ cấp: Gồm có các khoản phụ cấp công tác phí, phụ cấp làm thêm giờ, phụ cấp độc hại (Cho công nhân in).. Ví dụ chị Phan thảo Nguyên ở bộ phận in nên có tiền phụ cấp độc hại là 40.000 đồng, chị làm thêm 4 giờ vào ngày chủ nhật nên có tiền thưởng là 3.500 x 4 =14.000 Lương phép: Khi cán bộ công nhân viên của công ty nghỉ phép trong mức quy định thì lương phép được hưởng bằng 100 % lương cơ bản: Lương tối thiểu(290000) x hệ số lương Lương phép một ngày = 22 Tiền thưởng: Gồm các khoản nhằm khuyến khích người lao động, được quy định theo từng trường hợp cụ thể như: hoàn thành trước thời hạn, năng xuất cao, chất lượng tốt, tiết kiệm chi phí... Chị Nguyên đã hoàn thành trước thời hạn công việc được giao nên có tiền thưởng là 30.000 đồng Vậy tổng thu nhập mà chị Nguyên được nhận trong tháng 3 (chưa trừ các khoản trích theo lương) là 730.128 + 40.000 + 14.000 + 30.000 = 814.128 (đồng) Trích BHXH, BHYT,KPCĐ: Được tính vào chi phí và trừ vào thu nhập của người lao động theo quy định dựa theo lương cơ bản và tỷ lệ trích lập. Tài khoản sử dụng: Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, kế toán sử dụng tài khoản 622 “Chi phí nhân công trực tiếp”. Tài khoản này dùng để tập hợp tiền lương chính, lương phụ, các khoản trích theo lương cho công nhân sản xuất tại các phân xưởng. Đối với lương cho nhân viên quản lý toàn phân xưởng xí nghiệp dùng tài khoản 627 “Chi phí sản xuất chung” Trình tự hạch toán Cuối mỗi ngày, công nhân ở phân xưởng in sẽ tự ghi số sản phẩm hoàn thành của mình và thời gian làm việc tương ứng, nhân viên quản lý phân xưởng có nhiệm vụ theo dõi thời gian sản xuất, sản phẩm hoàn thành của từng công nhân rồi ghi sổ theo dõi (gọi là báo cáo kết quả sản xuất), đồng thời kiểm tra xem xét sự ghi chép của từng công nhân. Các bộ phận khác như bộ phận sách, bình bản (ngoài phân xưởng in), thì nhân viên quản lý sẽ tiến hành chấm công cho từng công nhân. Cuối tháng, bảng chấm công và báo cáo kết quả sản xuất sẽ được gửi lên cho phòng kế toán, kế toán sẽ căn cứ vào bảng chấm công để tính lương thời gian, phiếu giao việc và báo cáo kết quả sản xuất để tính lương theo sản phẩm cho từng bộ phận của xí nghiệp. Đồng thời trích lập các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, lập bảng thanh toán tiền lương, bảng phân bổ tiền lương và BHXH (bảng 8 và 9) sau đó lập sổ chi phí nhân công trực tiếp cho từng đơn đặt hàng (bảng 10) Tại xí nghiệp in I, tiền lương theo sản phẩm, tiền lương theo thời gian và các khoản có tính chất lương phát sinh trực tiếp cho từng đơn đặt hàng thì hạch toán vào tài khoản 622. Các khoản lương tính chung cho toàn phân xưởng ( ví dụ lương nhân viên quản lý, lương cho công nhân sản xuất nhưng đi hội họp, đi học..) thì hạch toàn vào tài khoản 627, sau đó phân bổ vào từng đơn đặt hàng theo tiêu thức là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Định khoản được ghi như sau: Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp (chi tiết theo ĐĐH) Có TK 334: phải trả công nhân viên Có TK 3382: KPCĐ (2% lương cơ bản) Có TK 3383: BHXH (15% lương cơ bản) Có TK 3384: BHYT (2% lương cơ bản) Bảng 10 : Sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp Tháng 3 năm 2004 Đơn đặt hàng số S 012 Đơn vị tính: đồng C. từ Diễn giải TK ĐU Ghi nợ tK 622 Số Nt Cộng Lương BHXH BHyt KpcĐ Tiền lương phải trả Trích KPCĐ Trích BHXH Trích BHYT 334 3382 3383 3384 1.665.600 33.312 249.840 33.312 1.665.600 249840 33.312 33.312 Cộng Phát sinh 1.982.064 1.665.600 249.840 33.312 33.312 Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Người lập biểu Kế toán trưởng (nguồn: phòng kế toán tài vụ) Kế toán lấy số liệu trên các bảng tính và phân bổ tiền lương để ghi sổ nhật ký chung, từ sổ nhật ký chung vào sổ cái tài khoản 622 “Chi phí nhân công trực tiếp”. Sổ này theo dõi chung các khoản chi phí về nhân công trực tiếp, chứ không theo dõi riêng cho từng đơn đặt hàng, do vậy khi muốn tính gía thành sản phẩm cho từng đơn đặt hàng, thì kế toán lấy số liệu trên sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp được mở chi tiết cho các đơn đặt hàng riêng biệt chứ không lấy số liệu trên sổ cái tài khoản 622 Bảng 11: Công ty nhiếp ảnh và Diafim Xí nghiệp in I Sổ cái TK 622 Chi phí nhân công trực tiếp Tháng 3 năm 2004 Đơn vị tính : đồng C. từ Diễn giải TK ĐƯ Phát sinh Số NT Nợ Có Tiền lương công nhân PX in - ( ĐĐH số S 010) (ĐĐH số S011) (ĐĐH số S012) Tiền lương phân xưởng bìnb bản (ĐĐH số S011) v...v... Trích BHXH, BHYT,KPCĐ Tiền trợ cấp sinh con cho chị Thái – bộ phận sách Lương cho PX offset ( ĐĐH số S 013) . .v..v... Kết chuyển chi phí NCTT giá thành 334 334 334 338 334 334 154 3.250.250 16.360.150 1.665.600 8.855.976 200.500 1.665.600 6.855.976 2.000.000 30.250.255 Cộng số phát sinh Trong tháng 30.250.255 30.250.255 Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Người lập biểu Kế toán trưởng (Phòng: kế toán tài vụ) Kế toán chi phí sản xuất chung 3.1. Đặc điểm chung Chi phí sản xuất chung là toàn bộ những chi phí cần thiết còn lại để sản xuất ra sản phẩm mà không nằm trong phần chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp, nó có tính chất phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh chung ở các phân xưởng, tại xí nghiệp in I, chi phí sản xuất chung được bao gồm các loại chi phí sau: Chi phí nhân viên phân xưởng Chi phí vật liệu phụ và nhiên liệu Chi phí khấu hao Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí khác bằng tiền Trên thực tế, các khoản chi phí mà theo đúng chế độ phải tính vào chi phí bán hàng như chi phí thuê xe vận chuyển, chi phí khấu hao của bộ phận bán hàng... xí nghiệp không hạch toán vào vào tài khoản 641, mà hạch toán vào tài khoản 627 “chi phí sản xuất chung”, điều này làm chi phí sản xuất chung tăng cao hơn so với thực tế. Tuy nhiên, do đặc điểm riêng của xí nghiệp chủ yếu sản xuất theo các đơn đặt hàng, khách hàng thường là khách quen nên khoản chi phí bán hàng là tương đối nhỏ. Hơn nữa, các chi phí về công cụ, dụng cụ (ví dụ như bóng đèn sấy giấy, vòng bi, lưỡi dao...) dùng trong phân xưởng không được hạch toán vào khoản mục chi phí sản xuất chung mà được hạch toán vào khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Điều này làm giảm chi phí sản xuất chung và làm tăng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Để phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng hợp đồng, xí nghiệp dùng tiêu thức là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Tính ra “hệ số phân bổ” chi phí sản xuất chung vào cuối mỗi tháng Ví dụ trong tháng 3 năm 2004, xí ngiệp nhận được 4 đơn đặt hàng S010, S011, S012, S013. Cuối tháng 3, kế toán tính ra được phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng đơn đặt hàng tương ứng là 25.520.000; 120.365.000; 11.296.100; 133.072.000. Từ đó tính ra hệ số phân bổ chi phí sản xuất chung như sau: Tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: 25.520.000+ 120.365.000+ 11.296.100 + 133.072.400 = 290.255.500 (đồng) = 0,0879 = Hệ số phân 20.520.000 bổ cho HĐ S010 290.255.500 Tương tự tính được hệ số phân bổ cho các đơn đặt hàng S011, S012, S013 tương ứng là : 0,4146; 0,039; 0,4585; 0,4585 Từ các hệ số phân bổ này sẽ tính ra khoản chi phí sản xuất chung từng loại cho từng đơn đặt hàng bằng cách lấy tổng chi phí sản xuất chung của từng loại nhân hệ số phân bổ cho từng đơn đặt hàng: = = Chi phí SXC từng loại Chi phí SXC Hệ số phân bổ cho từng ĐĐH từng loại phân bổ Để hạch toán chi phí sản xuất chung, kế toán sử dụng tài khoản 627, tài khoản này theo dõi toàn bộ các khoản chi phí trên mà không chi tiết cho từng khoản mục. Trình tự hạch toán Chi phí nhân viên phân xưởng: Khoản mục chi phí này bao gồm các khoản tiền lương, phụ cấp, các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý ở các phân xưởng, ngoài ra còn bao gồm lương của công nhân trực tiếp sản xuất mà đi hội họp, đi học...Tiền lương của nhân viên phân xưởng được tính theo thời gian làm việc (lương thời gian). Công thức tính lương như sau: = số ngày làm việc x đơn giá lương Lương một tháng của nhân viên quản lý Để xây dựng đơn giá lương, kế toán căn cứ vào tình hình doanh thu hàng tháng của xí nghiệp, sao cho đơn giá lương không thấp hơn đơn giá lương tối thiểu, và cũng không vượt quá một tỷ lệ nhất định của doanh thu. = Đơn giá lương lương tối thiểu(290.000) x hệ số lương tối thiểu 22 Ngoài ra, nhân viên quản lý còn được hưởng các khoản phụ cấp khác, các khoản tiền thưởng, các khoản làm thêm giờ,... Chi phí lương nhân viên phân xưởng được tính toán trên bảng phân bổ tiền lương, và được phân bổ theo từng hợp đồng theo tiêu thức là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Ví dụ trong tháng 3 năm 2004, chi phí nhân viên phân xưởng là 5231140, hệ số phân bổ chi phí sản xuất chung (tính ở phần trên) cho các đơn đặt hàng S010, S011, S012, S013 tương ứng là 0,0879; 0,4146; 0,039; 0,04585. Do vậy, chi phí sản xuất chung tính cho đơn các đặt hàng S010 là : 0,0879 x 5231140 = 459817 S011 Là: 0,4146 x 5231140 = 2168831 S 012 là : 0,0390 x 5231140 = 204014 S 013 là : 0,4585 x 5231140 = 2398478 Chi phí nguyên vật liệu phụ và nhiên liệu Tại xí nghiệp in I, khoản mục chi phí này bao gồm dầu pha, thuốc tút bản, bột hồ, xà phòng, phẩm, băng dính....Tuy có nhiều chủng loại nhưng nguyên vật liệu phụ chiếm tỷ lệ rất nhỏ trong giá thành sản xuất. Trên thực tế, xí nghiệp ít khi dự trữ các loại vật liệu này, mà dùng đến đâu thì mua đến đó. Do vậy, giá thực tế vật liệu phụ dùng ngay đó thường là giá mua cộng với chi phí thu mua vận chuyển không có VAT. Số vật liệu phụ dự trữ trong kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền như đối với vật liệu chính. Kế toán hạch toán chi phí nguyên vật liệu phụ như sau: Trong tháng 3 năm 2004, chi phí nguyên vật liệu phụ của xí nghiệp là 2210530. Và chi phí này cũng được phân bổ tương tự như trên. Chi phí khấu hao TSCĐ Xí nghiệp sử dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng, khung khấu hao áp dụng theo quyết định 166/1999/ QĐ - BTC. Nguyên giá TSCĐ bao gồm giá mua cộng với chi phí thu mua, lắp đặt, chạy thử. Thời gian sử dụng TSCĐ được xác định trên cơ sở tính năng kỹ thuật, công suất hoạt động, khung thời gian quy định của nhà nước và của cấp trên trực tiếp. Căn cứ vào thời gian sử dụng và nguyên giá TSCĐ để tính ra tỷ lệ khấu hao năm. Sau đó tính ra số khấu hao năm. Số khấu hao tháng: Chi phí khấu hao được tính và phân bổ trong bảng tính và phân bổ khấu hao (bảng 12), tiêu thức phân bổ là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, hạch toán trên tài khoản 627 theo định khoản sau: Trong tháng 3 năm 2004, xí nghiệp có số khấu hao được tính vào chi phí sản xuất chung là 20.520.000 Bảng 12 Công ty nhiếp ảnh và Diafim Xí nghiệp in I Bảng tính khấu hao Tháng 3 năm 2004 Đơn vị tính: đồng TT Loại máy Mục đích Nguyên giá Tỷ lệ KH Số Kh T.trước Tăng giảm KH SốKH T. này 1 In Offset 1 SX 595000000 20% 9916667 2 In Offset 1 SX 387050000 20% 6450833 3 In Offset 1 SX 438000000 20% 7300000 4 In Ha ma da SX 450050000 20% 3000000 7500083 5 Máy xén SX 230060000 10% 191717 6 v..v... Máy vi tính QL 70025000 30% 1750625 Tổng 35570000 3000000 32570000 Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Người lập Kế toán trưởng Bảng 13: Bảng Phân bổ khấu hao Chỉ tiêu Tổng HĐ số S010 HĐ số S 011 HĐ số S012 HĐ số S013 Hệ số phân bổ CP SXC 1 0,0879 0.4146 0,039 0,4585 Số KH tính vào CP SXC 20.520.000 1803708 8507592 800280 9408420 Ngày 31 tháng 3 năm 2004 (nguồn: phòng kế toán tài vụ) Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác Trên thực tế, xí nghiệp có các chi phí dịch vụ mua ngoài như sau: + Chi phí về chế bản, cán láng thuê ngoài: Chi phí này phát sinh khi có những đơn đặt hàng mà yêu cầu đặc biệt về thời gian hoặc chất lượng mà xí nghiệp chưa đáp ứng được, phải thuê bên ngoài làm. Ví dụ khi lập bảng biểu thống kê cho tỉnh Bắc Ninh, có những yêu cầu riêng về tranh ảnh và các bảng số liệu mà xí nghiệp không thể có đủ thời gian làm trong thời gian nhất định, do vậy phải thuê các doanh nghiệp in khác làm cho kịp tiến độ. + Chi phí tiền điện, điện thoại, tiền nước phục vụ cho các nhu cầu chung trong các phân xưởng. + Chi phí gia công : Khoản chi phí này phát sinh khi xí nghiệp cần đi gia công một số công đoạn sản xuất theo yêu cầu của khách hàng. + Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm các khoản chi phí phát sinh được thanh toán ngay như chi phí mua xà phòng, mua hoa quả, tiếp khách, hội họp... Các khoản chi phí này được hạch toán như sau: Nợ TK 627 Có TK 111, 112 Có TK 331 Cuối tháng, các khoản chi phí sản xuất chung được tập hợp và phân bổ theo “hệ số phân bổ” cho các hợp đồng (hệ số phân bổ được tính theo tiêu thức là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp như đã trình bày ở phần trên) (bảng 14). Như vậy, các loại chi phí sản xuất chung này có chung một tiêu thức phân bổ, điều này làm công việc của kế toán tương đối đơn giản, dễ làm, tốn ít thời gian và công sức. Hơn nữa tiêu thức này cũng tương đối hợp lý vì đặc điểm chung của ngành in là hầu như các khoản chi phí chung đều tỷ lệ thuận với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (chi phí về giấy và mực in) Sau khi lập bảng tổng hợp để tính và phân bổ khấu hao cho từng đơn đặt hàng (bảng 14). Kế toán lấy số liệu ghi vào sổ chi tiết chi phí sản xuất chung (bảng 15) Bảng 15: Công ty nhiếp ảnh và diafim Xí nghiệp in I Sổ chi tiết chi phí sản xuất chung Hợp đồng in số S012 Tháng 3 năm 2004 Đơn vị : đồng Diễn giải TK ĐƯ Ghi nợ TK 627 Lương NVl phụ KH TSCĐ DV ngoài CP khác CP nhân viên PX CP VLP CP khấu hao CP dịch vụ mua ngoài CP bằng tiền khác 334 1522 214 331 111 204014 86211 800280 333930 155077 Tổng 1.579.512 Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Nguồn: phòng kế toán tài vụ) Các chứng từ thể hiện khoản mục chi phí sản xuất chung như phiếu xuất kho, phiếu chi, bảng kê ...được xí nghiệp dùng làm căn cứ vào sổ nhật ký chung. Sau đó từ sổ này ghi vào sổ cái tài khoản 627 “Chi phí sản xuất chung” . Sổ này được mở chung cho tất cả các đơn đặt hàng (bảng 16) vì vậy khi lấy số liệu để tính toán giá thành sản phẩm cho từng đơn đặt hàng, kế toán lấy số liệu trên sổ chi tiết chi phí sản xuất chung. Bảng 16 Công ty nhiếp ảnh và Diafim Xí nghiệp in I Sổ cái TK 627 Chi phí sản xuất chung Tháng 3 năm 2004 đơn vị tính: đồng c. từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số NT Nợ có X37 X45 BK2 BK2 BK2 PC 240 5/3 15/3 31/3 31/3 31/3 31/3 Xuất dầu lau máy Xuất keo, băng dính Lương phân xưởng bình bản Lương bộ phận sách Trích theo lương ( phân xưởng BB) Chi phí tiền điện Chi phí mua dầu, thuốc tút bản v..v... Kết chuyển chi phí sản xuất chung 1522 1522 334 334 338 331 111 154 250.320 65.000 3.652.000 5.230.000 635.880 350.360 250.020 40.500.320 40.500.320 Số phát sinh trong tháng 40.500.320 40.500.320 Số dư cuối tháng 0 0 Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Nguồn: phòng kế toán tài vụ) Kế toán các khoản thiệt hại sản xuất Tại xí nghiệp in I các khoản thiệt hại có thể do ngừng sản xuất (mất điện, máy hỏng...) hoặc do sai hỏng: in sai màu, kích cỡ, sai thứ tự trang, cắt xén nhầm,..Những khoản này tuy không nhiều nhưng ít nhiều ảnh hưởng đến chi phí sản xuất kinh doanh. Những nguyên nhân dẫn đến các thiệt hại này có thể do khách quan hoặc chủ quan như: mất điện, do khách hàng thay đổi yêu cầu, do máy hỏng, do công nhân làm sai ... Những khoản thiệt hại này nếu do khách hàng thay đổi yêu cầu thì có thể hạch toán vào tài khoản 338 “Phải thu khác”, nếu do phía xí nghiệp làm sai thì hạch toán vào tài khoản 811 “Chi phí khác” Kế toán tập hợp chi phí, đánh giá sản phẩm dở dang, tính giá thành sản phẩm Kế toán tập chi phí sản xuất tại xí nghiệp Cuối tháng, kế toán tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm theo từng hợp đồng. Kế toán sử dụng tài khoản 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” để tập hợp chi phí sản xuất, tài khoản này được mở chi tiết cho từng hợp đồng (từng đơn đặt hàng). Định khoản được ghi như sau: Nợ TK 154: Chi phí SX KDDD (Chi tiết từng hợp đồng) Có TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Có TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp Có TK 627 : Chi phí sản xuất chung Đánh giá sản phẩm dở dang, tính giá thành sản phẩm tại xí nghiệp Cuối mỗi tháng, xí nghiệp tiến hành tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm cho những đơn đặt hàng hoàn thành. Với những đơn đặt hàng chưa hoàn thành, thì coi là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cuối kỳ. Tại xí nghiệp, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm một tỷ trọng lớn, do vậy, xí nghiệp áp dụng phương pháp xác định giá trị dở dang theo chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp. Các số liệu được tổng hợp, tính toán và ghi trên phiếu kiểm kê đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ (bảng 17) Bảng 17: Công ty nhiếp ảnh và diafim Xí nghiệp in I Phiếu kiểm kê đánh gía sản phẩm dở dang Tháng 3 năm 2004 Tên đơn đặt hàng chưa hoàn thành Giá trị SPDD cuối kỳ Hợp đồng số S 0014 (ngày 24/03) Hợp đồng số S 0015 ( ngày 26/3) Hợp đồng số S 0016 (ngày 29/30) 25.000.200 36.260.000 78.652.000 Tổng cộng 139.912.000 Ngày 31 tháng 3 năm 2004 (Nguồn: phòng kế toán tài vụ) Với đặc điểm là công việc sản xuất được tiến hành theo các đơn đặt hàng, công tác sản xuất được thực hiện ở các phân xưởng khép kín, qua nhiều công đoạn, sản phẩm chỉ được coi là hoàn thành khi qua giai đoạn công nghệ cuối cùng. Xí nghiệp xác định đối tượng tính giá thành là sản phẩm của các đơn đặt hàng hoàn thành. Kỳ tính giá thành được xác định là thời điểm mà đơn đặt hàng hoàn thành. Như vậy, phương pháp này có ưu điểm là việc tính toán tương đối đơn giản, không phải tính toán chi phí của sản phẩm dở dang khi tính giá thành của sản phẩm hoàn thành. Tuy nhiên, nhược điểm của nó là không phản ánh được tình hình tiết kiệm hay lãng phí của quá trình sản xuất, đặc biệt là khi một đơn đặt hàng nào đó kéo dài qua nhiều kỳ báo cáo Bảng 18 Bảng tính giá thành sản phẩm Hợp đồng số S 012 Sản phẩm: Sách “ Lập trình Pascal cơ bản” Số lượng: 1200 cuốn Khổ : 17 x 22 cm Chỉ tiêu Đơn vị Tổng số tiền Các khoản mục chi phí NVLTT NCTT SXC Tổng giá thành sản phẩm đồng 15.857.676 11.296.100 1.982.064 2.579.512 Giá thành ĐV sản phẩm đ/ c 13.214,73 9.413,42 1.651.72 2.149,59 Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Bảng 19 Công ty nhiếp ảnh và Diafim Xí nghiệp in I Sổ cái tài khoản 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang C. từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Dư đầu kỳ 120.213.025 Kết chuyển CP NVLTT Kết chuyển CPNCTT Kết chuyển CPSXC Kết chuyển TP 621 622 627 155 290.253.500 30.250.255 40.500.320 341.305.100 Cộng phát sinh 361.004.075 341.305.100 Dư cuối kỳ 139.912.000 IV. Kế toán phân tích chi phí, đánh giá hiệu qủa sản xuất kinh doanh tại công ty Một phần quan trọng trong công tác quản lý của bất kỳ một doanh nghiệp nào là công tác đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh thông qua phân tích chi phí. Tại xí nghiệp in I, công tác này được thực hiện thường xuyên thông qua các báo cáo quản trị mà cụ thể là các báo cáo phân tích chi phí. Trước hết, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch giá thành giữa các kỳ sản xuất, khi đánh giá, phân tích chung cần so sánh giá thành thực tế giữa các kỳ để nhận xét doanh nghiệp đã tiết kiệm chi phí hay chưa. Sau đó đi sâu vào các khoản mục chi phí để thấy sự biến động trong từng khoản mục. Để có thể so sánh về tình hình chi phí, kế toán lập bảng phân tích giá thành sản phẩm cho một trang in tiêu chuẩn (bảng 19) Bảng 20 Bảng tính giá thành một trang in tiêu chuẩn Khoản mục Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Chi phí sản xuất (đồng) 402.256.125 202.152.030 361.004.075 Số lượng trang in tiêu chuẩn (trang) 41.469.704 19.683.742 36.172.753 Giá thành đv một trang in tiêu chuẩn (đồng/trang) 9,7 10,27 9,98 (Nguồn: phòng kế toán tài vụ) Trong đó số lượng trang in tiêu chuẩn (khổ 13 x 19cm) được tính theo công thức: = Số trang in Diện tích thành phẩm tiêu chuẩn Diện tích trang in tiêu chuẩn Nhận thấy số lượng trang in tiêu chuẩn tháng 1 rất cao, đó là vì tháng 1 dương lịch thì trùng vào dịp tết âm lịch, có rất nhiều các hợp đồng in các loại báo tết, tạp chí, tập san đặc biệt chào mừng năm mới, do vậy xí nghiệp sử dụng hết công suất máy móc thiết bị và kỹ năng của công nhân, sản xuất hiệu quả, kéo theo doanh thu, lợi nhuận tăng rõ rệt. Cũng do vậy, giá thành một trang in tiêu chuẩn thấp hơn các tháng khác. Sang tháng 2 (vào đầu năm âm lịch) số lượng đặt in giảm đi đáng kể, trong khi các chi phí sản xuất chung vẫn phải bỏ ra một lượng tương đương như các tháng trước, (chi phí sản xuất chung cố định chiếm tỷ lệ tương đối lớn so với toàn bộ chi phí sản xuất chung), làm cho giá thành trung bình một trang in tiêu chuẩn tăng lên. Tình hình bắt đầu được phục hồi từ tháng 3 dương lịch và ổn định qua các tháng tiếp theo. Đây cũng là đặc điểm chung của ngành in. Như vậy, giá thành đơn vị sản phẩm tháng 2 tăng so với tháng 1 là 0,57 đ, tương ứng 5,87 %, giá thành đơn vị sản phẩm tháng 3 so với tháng 2 giảm 0,29 đ, tương ứng 2,82 %, tuy nhiên vẫn cao hơn tháng 1 là 0,28 đ, tương ứng 2,88 %. Điều này rõ ràng là ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí của kỳ báo cáo. Nguyên nhân cụ thể của sự tăng giảm chi phí trong giá thành sản phẩm được phân tích theo các khoản mục trong bảng sau Bảng 21 Bảng phân tích tỷ lệ chi phí Đơn vị: đồng Khoản mục Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Số tiền Tỷ lệ % Số tiền Tỷ lệ % Số tiền Tỷ lệ % CPNVL TT 306.358.265 76,16 148.137.008 73,28 290.253.500 80,4 CP NCTT 32.260.942 9,02 16.131.732 7,98 30.250.255 8,45 CP SXC 63.636.919 13.82 39.904.811 19,74 40.500.320 11,22 Cộng 402.256.126 100% 202.152.030 100% 361.004.075 100% Vậy các khoản mục chi phí luôn luôn biến động, kế toán sẽ tiến hành phân tích, lý giải sự biến động đó nhằm phục vụ công tác quản trị trong doanh nghiệp. Việc phân tích sâu hơn nữa để thấy sự biến động từng khoản mục trong giá thành sản phẩm được tiến hành như sau: Khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, quản lý tốt chi phí nguyên vật liệu cũng là một công tác quan trọng của quản lý dể thực hiện giảm giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Bảng 22 Phân tích chi phí NVLTT Chỉ tiêu Tổng CP NVLTT (đồng) Số trang in tiêu chuẩn (trang) CP NVL TT trong 1 trang in (đ/tr) Tháng 1 306.358.265 41.469.704 7,57 Tháng 2 148.137.008 19.683.742 7,526 Tháng 3 290.253.500 36.172.753 8,024 Như vậy, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho một trang in tiêu chuẩn tháng 2 và tháng 1 tương đối ổn định, tháng 3 tăng so với tháng 2 là 0,498 đ/trang, tương ứng 6,62 %. Trên thực tế việc tăng này do nguyên nhân là giá nguyên vật liệu tăng đáng kể trong tháng 3. Hơn nữa, tháng 1 sản xuất nhiều, mua nhiều nên giá cũng được ưu đãi. Một phần nữa cũng là do xí nghiệp chưa tiết kiệm chi phí lắm trong tháng 3 nên tỷ lệ in sai hỏng tương đối cao. Vậy xí nghiệp cần tích cực hơn nữa trong việc tìm nguồn hàng mới nhằm giảm giá mua hàng, đồng thời khuyến khích công nhân thực hiện tiết kiệm chi phí nhằm giảm giá thành sản phẩm. Khoản mục chi phí nhân công trực tiếp Bảng 23 Bảng phân tích chi phí NCTT Chỉ tiêu Tổng CP NCTT Số trang in tiêu chuẩn CP NC TT trong 1 trang in Tháng 1 32.260.942 41.469.704 0,778 Tháng 2 16.131.732 19.683.742 0,819 Tháng 3 30.250.255 36.172.753 0,836 Vậy chi phí nhân công trực tiếp tăng cho một đơn vị trang in tiêu chuẩn, nếu xét thêm tỷ trọng chi phí nhân công trực tiếp trong giá thành sản phẩm thì tỷ trọng này cũng tăng lên, điều đó cho thấy sự tăng này không phải do doanh nghiệp sử dụng lãng phí lao động, không hiệu quả mà chủ yếu là do doanh nghiệp tăng lương, tăng nguồn thu nhập, cải thiện đời sống cho công nhân viên. Khoản mục chi phí sản xuất chung Bảng 24 Bảng phân tích chi phí SXC Chỉ tiêu Tổng CP SXC (đồng) Số trang in tiêu chuẩn (trang) CP SXC trong 1 trang in tiêu chuẩn (đ/tr) Tháng 1 63.636.919 41.469.704 1,534 Tháng 2 39.904.811 19.683.742 2,027 Tháng 3 40.500.320 36.172.753 1,120 (Nguồn: phòng kế toán tài vụ) Chi phí sản xuất chung tính cho đơn vị sản phẩm rất cao trong tháng 2; cao hơn so với tháng 1 là 0,494 đ/trang, tương ứng 32,22%; cao hơn so với tháng 3 là 0,907 tương ứng 79%. Nguyên nhân chủ yếu của sự bất ổn định trên là do tháng 2 có ít đơn đặt hàng, sản xuất ít, trong khi các khoản mục chi phí sản xuất chung vẫn phải bỏ ra tương ứng, đặc biệt là các khoản chi phí sản xuất chung cố định. Do đó, một điều dễ nhận thấy là chi phí sản xuất chung tính bình quân cho một đơn vị sản phẩm tăng cao. Doanh nghiệp cũng cần có biện pháp khắc phục tình trạng này bằng cách tiết kiệm những khoản mục chi phí sản xuất chung không cần thiết, đồng thời tích cực tìm kiếm hợp đồng, đẩy mạnh sản xuất trong tháng 2. Để đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh, kế toán sử dụng một số chỉ tiêu sau: Tổng chi phí sản xuất Chi phí cho 1000 đồng DT = x 1000 Tổng doanh thu tiêu thụ SP Chỉ tiêu này phản ánh chi phí sản xuất để đạt được 1000 đ doanh thu. Nếu chỉ tiêu này giảm thì đấy là dấu hiệu khả quan cho doanh nghiệp trong việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Ngược lại thì chứng tỏ doanh nghiệp đang gặp khó khăn, khó mà tăng lợi nhuận. Hơn nữa, để có thể tiến hành phân tích chi phí, xí nghiệp căn cứ trên chỉ tiêu lợi nhuận trên 1000 đ chi phí. Lãi thực hiện Lợi nhuận trên 1000 đ CP = x 1000 Tổng giá thành sản xuất Chỉ tiêu này cho biết, doanh nghiệp bỏ ra 1000 đ chi phí thì thu được thu được lãi là bao nhiêu. Chỉ tiêu này càng cao thì cho thấy quá trình sản xuất càng có hiệu quả, nếu ngược lại thì doanh nghiệp cần xem xét, tìm ra nguyên nhân để khắc phục. Ngoài ra, xí nghiệp còn xây dựng giá thành kế hoạch, tính tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch giá thành sản phẩm. x 100 = Tỷ lệ % thực hiện KH giá thành sản phẩm Trong đó: Q1i là sản lượng sản xuất thực tế Z1i là giá thành công xưởng thực tế Z0i là giá thành công xưởng kế hoạch Mức tiết kiệm (lãng phí) so với kế hoạch giá thành = _ của toàn bộ sản phẩm Ví dụ trong tháng 3 năm 2004, tổng giá thành công xưởng thực tế là 341.305.105 đồng, tổng giá thành công xưởng kế hoạch là 305.280.320 đồng. Từ đó: x 100 = 111,8 % = Tỷ lệ % thực hiện KH 341.305.105 giá thành sản phẩm 305.280.320 Mức tiết kiệm (lãng phí) so với kế hoạch giá thành = 341.305.105 - 305.280.320=36.024.785 của toàn bộ sản phẩm Vậy ta thấy tỷ lệ thực hiện kế hoạch giá thành sản phẩm là 111,8% cho thấy giá thành thực tế sản xuất ra cao hơn so với giá thành kế hoạch. Từ đó mức lãng phí giá thành so với kế hoạch là 36.024.785 đồng. Xí nghiệp cần có biện pháp xem xét tìm ra biện pháp tích cực để hạ giá thành sản phẩm. Ngoài ra, xí nghiệp còn dùng chỉ tiêu mức hạ giá thành sản phẩm Mức hạ giá thành sản phẩm = Trong đó Zti là giá thành công xưởng thực tế kỳ trước. Với chỉ tiêu này, xí nghiệp chỉ so sánh những loại sản phẩm được sản xuất trong nhiều kỳ như các ấn phẩm, tạp chí theo định kỳ ví dụ như tạp chí “Diễn đàn văn nghệ” ra hàng tháng, tạp chí “Pháp luật cuối tháng”,... Căn cứ vào các chỉ tiêu này, doanh nghiệp sẽ thấy được tình hình sản xuất trong kỳ thực hiện có hiệu quả hay không, có đạt mục tiêu đề ra hay không. Trong kỳ, xí nghiệp có tiết kiệm chi phí hay không, mức tiết kiệm, lãng phí là bao nhiêu. Từ đó tìm ra nguyên nhân cụ thể để có phương hướng khắc phục những mặt tiêu cực, tìm ra những mặt tích cực và phát huy trong thời gian tới. Phần III Nhận xét và kiến nghị hoàn thiện công tác kế toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm tại xí nghiệp in I Những thành tựu đạt được trong công tác kế toán Xí nghiệp in I là một đơn vị hạch toán nghĩa là đơn vị thực hiện đầy đủ quá trình hạch toán từ lập chứng từ hạch toán, ghi sổ kế toán, đến lập báo cáo kế toán (thực hiện một chu trình kế toán khép kín). Từ đó công tác kế toán là một hoạt động quan trọng không thể thiếu được nhằm thông tin, kiểm tra trong đơn vị, đáp ứng các yêu cầu về quản lý, cung cấp thông tin cho các nhà đầu tư, cơ quan thuế,... Trong những năm qua, cán bộ công nhân viên trong phòng kế toán luôn cố gắng, nỗ lực hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, tham mưu cho ban lãnh đạo xí nghiệp các mặt về tài chính, kế toán, giúp ban lãnh đạo đề ra các phương hướng kinh doanh, phương hướng đầu tư đúng đắn, kịp thời... Sau một thời gian thực tập tại xí nghiệp in I, tìm hiểu công tác kế toán nói chung và đặc biệt là công tác hạch toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm nói riêng, em đã nắm được một số kiến thức thực tế kế toán ở công ty, kết hợp với những kiến thức kế toán thu được ở nhà trường, em nhận thấy công tác kế toán ở xí nghiệp in I thể hiện rõ những ưu điểm sau: * Về tổ chức bộ máy kế toán: Phòng kế toán của công ty được tổ chức gọn nhẹ, khoa học, hợp lý với yêu cầu công việc, phù hợp với khả năng, chuyên môn của từng người. Công tác kế toán nề nếp, tương đối ổn định. Bộ máy kế toán đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời. Công tác kế toán đã vận dụng linh hoạt sáng tạo chế độ, chuẩn mực kế toán nói chung cho phù hợp với tình hình đặc điểm riêng của một xí nghiệp trong ngành in * Về hệ thống sổ sách, chứng từ: Hệ thống sổ sách, chứng từ rất hợp lý. Phản ánh được đầy đủ các thông tin cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh tại xí nghiệp. Công tác tổ chức và phân công nhiệm vụ trong trong việc lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, ghi hệ thống sổ sách tương đối khoa học, có quy củ. Việc thường xuyên đối chiếu chứng từ gốc với số liệu trên sổ sách thường xuyên giúp phát hiện sai sót, chênh lệch để có biện pháp sửa chữa kịp thời. * Về công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Tại xí nghiệp in I, công tác hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm đã thực sự được coi trọng, kế toán tập hợp chi phí cho từng hợp đồng là phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, đặc điểm quy trình công nghệ. Xác định đúng đắn đối tượng tập hợp chi phí, đối tượng tính giá thành sản phẩm còn giúp xí nghiệp tập hợp đầy đủ, chính xác các khoản mục chi phí, tính giá, định giá bán hợp lý, phù hợp khung giá chung trên thị trường. Công tác phân tích chi phí trong giá thành sản phẩm, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh được thực hiện thường xuyên, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho hoạt động quản lý. Từ đó có biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Hạch toán khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán thường xuyên đối chiếu, so sánh, kiểm tra để phục vụ đồng thời mục đích quản trị, từ đó đưa ra ý kiến xác đáng, biện pháp thích hợp nhằm tiết kiệm nguyên vật liệu. Với khoản mục chi phí nhân công trực tiếp, xí nghiệp đã xác định đúng đắn đối tượng để áp dụng hình thức tính lương theo sản phẩm và tính lương theo thời gian. Việc tính lương theo sản phẩm cho công nhân trực tiếp sản xuất đã khuyến khích lao động, nâng cao năng suất, đồng thời gắn trách nhiệm của công nhân đối với sản phẩm mà họ làm ra. Như vậy là nâng cao cả số lượng và chất lượng của sản phẩm. Những hạn chế và kiến nghị Bên cạnh những thành tựu đạt được, công tác kế toán trong doanh nghiệp còn những tồn tại sau: * Về công tác kế toán nói chung: Thứ nhất, kế toán của xí nghiệp vẫn dùng các phương tiện như bút xoá, giấy can để sửa chữa sai sót trên sổ. Mà đáng ra những sai sót này phải được sửa chữa theo quy trình riêng của kế toán (để vừa thấy được số đã ghi sai, số được sửa chữa, thấy chữ ký thể hiện trách nhiệm của người ghi sổ). Việc sửa chữa sai sót trên sổ nên tiến hành như sau: + Phương pháp cải chính số liệu trên sổ (khi phát hiện sớm, chưa cộng sổ). Dùng mực đỏ gạch ngang vào giữa dòng sai, sau đó ghi lại số đúng bằng mực xanh thường với cùng số hiệu chứng từ gốc. Người cải chính phải ký tên vào khoảng trống ở đó. + Phương pháp ghi bổ xung: Khi bỏ sót số liệu, ghi thiếu nghiệp vụ so với chứng từ hoặc thực tế kiểm kê trên sổ kế toán. Kế toán dùng mực xanh(đen) thường ghi thêm định khoản sót, ghi số tiền chênh lệch thiếu cùng với số hiệu, ngày tháng của chứng từ gốc đã lập khi phát sinh nghiệp vụ hoặc lập khi kiểm kê, đối chiếu. + Phương pháp ghi số âm: Dùng để điều chỉnh giảm số tiền đã ghi trên sổ bằng mực đỏ trong các tình huống ghi sai như số đã ghi trên sổ lớn hơn số thực kiểm kê hoặc số thực đã ghi trên chứng từ, ghi sai quan hệ đối ứng trên một trong các sổ tài khoản thuộc quan hệ đối ứng, ghi giá trị vật tư theo giá tạm tính mà giá này lớn hơn giá thực tế của tài sản. Thứ hai, công việc kế toán còn dồn quá nhiều vào cuối tháng, những ngày cuối tháng các nhân viên kế toán rất vất vả trong việc hoàn thành các nhiệm vụ được giao, trong khi vào đầu và giữa kỳ thì rất ít việc. Do vậy, doanh nghiệp cần phân công, sắp xếp lại công việc cho hợp lý hơn. Ví dụ như việc ghi sổ cái tài khoản nên ghi thường xuyên hơn, 10 ngày một lần thay vì mỗi tháng một lần như hiện nay. Về kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Khi hạch toán khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán đã tính cả một số khoản mà đáng ra phải tính vào chi phí sản xuất chung hoặc tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Cụ thể là xí nghiệp không dùng tài khoản 153 “Công cụ, dụng cụ”, mà hạch toán tất cả các loại công cụ dụng cụ (như bóng đèn sấy giấy, dây điện, kìm, kéo, lưỡi dao xén giấy, bàn ghế làm việc....) vào tài khoản 1522. Sau đó, khi xuất dùng những công cụ, dụng cụ này kế toán tính luôn vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dẫn đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tăng lên, làm giá thành phản ánh không chính xác nữa. Trên thực tế những chi phí này cũng không phải là nhỏ: Ví dụ bàn ghế văn phòng, bóng đèn sấy giấy, giá trị một bóng đèn có thể lên đến hàng triệu đồng Vậy kế toán nên sử dụng tài khoản 153 “Công cụ dụng cụ” để hạch toán. Đồng thời, khi sử dụng nên phân biệt mục đích sử dụng cho nhu cầu chung ở phân xưởng hay mục đích quản lý, bán hàng để hạch toán, nếu dùng cho phân xưởng thì định khoản được ghi như sau: Nợ TK 627 : Chi phí sản xuất chung Có TK 153 : Công cụ dụng cụ Có TK 111,112,331: (nếu mua dùng luôn) Nếu dùng cho mục đích quản lý thì ghi như sau: Nợ TK 642: Chi phí quản lý Có TK 153: công cụ dụng cụ Có TK 111, 112,331.: nếu mua dùng luôn Nếu công cụ dụng cụ đó được sử dụng cho nhiều kỳ (bàn ghế, lưỡi dao xén giấy, kìm, búa...) thì có thể được phân bổ dần vào chi phí thông qua tài khoản 142, 242. Khoản mục chi phí nhân công trực tiếp: khi tính toán các khoản trích theo lương, kế toán tính cả một số khoản lương, phụ cấp của nhân viên quản lý doanh nghiệp vào chi phí nhân công trực tiếp. Như vậy, khoản chi phí này sẽ cao hơn so với thực tế. Xí nghiệp có thể tính lại các khoản này theo đúng chuẩn mực, chế độ nhằm phản ánh chính xác hơn tình hình doanh thu chi phí tại đơn vị mình. Nghĩa là xí nghiệp nên hạch toán lại như sau: Các khoản lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý doanh nghiệp sẽ được hạch toán vào tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” chứ không phải chi phí nhân công trực tiếp Khoản mục chi phí sản xuất chung: Xí nghiệp sản xuất chủ yếu là theo các đơn đặt hàng, do vậy chi phí bán hàng là không đáng kể, cũng chính vì vậy mà khoản chi phí đáng ra phải phải hạch toán vào tài khoản 641 “Chi phí bán hàng” thì được kế toán xí nghiệp hạch toán vào tài khoản 627 “Chi phí sản xuất chung”. Điển hình nhất của các khoản chi phí này là chi phí thuê xe vận chuyển, thường là vận chuyển sản phẩm cho khách hàng bằng xe taxi, chi phí biếu tặng sản phẩm. Tuy nhiên các khoản này cũng không đáng kể so với toàn bộ chi phí sản xuất chung. Do vậy, kế toán hạch toán vào chi phí sản xuất chung nhưng nó làm chi phí sản xuất chung tăng lên không đáng kể. * Về hạch toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ. Do đặc điểm của ngành in là sản xuất chủ yếu dựa trên các đơn đặt hàng, nên có những tháng làm thêm ca rất nhiều, máy móc hoạt động hết công suất, có thể hay bị hỏng. Hàng năm, xí nghiệp đều tiến hành sửa chữa lớn để duy trì và nâng cấp TSCĐ nhưng trên thực tế xí nghiệp không trích trước khoản này, cũng không phân bổ chi phí này cho nhiều kỳ. Do vậy chi phí sản xuất có thể tăng đột biến trong tháng mà có sửa chữa TSCĐ. Để khắc phục tình trạng này, xí nghiệp nên tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, và phân bổ vào chi phí sản xuất chung cho các hợp đồng, hoặc hạch toán trên tài khoản 142, 242 để phân bổ dần cho các kỳ kinh doanh. Nếu trích trước thì chi phí trích trước này nên được tính theo căn cứ vào thực tế chi phí sửa chữa TSCĐ những lần trước và dự toán trong năm. Kế toán sẽ tính khoản này vào chi phí sản xuất chung, và phân bổ vào các hợp đồng theo số lượng trang in tiêu chuẩn. Tài khoản để hạch toán là tài khoản 335 “Chi phí phải trả”. Khi trích trước định khoản như sau: Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung Có TK 335: chi phí phải trả Khi thực tế phát sinh chi phí, hạch toán như sau: a) Nợ TK 2413: Sửa chữa lớn TSCĐ Có TK 111, 112, 331, ... b) Nợ TK 335: chi phí phải trả Có TK 2413: Sửa chữa lớn TSCĐ Nếu phát sinh chi phí sửa chữa lớn TSCĐ mà chưa có trích trước thì có thể hạch toán trên tài khoản 142, hoặc 242, sau đó phân bổ cho các hợp đồng cụ thể là các khoản chi phí thực tế được phản ánh trên 2413, sau đó được kết chuyển theo định khoản Nợ TK 142, 242 Có TK 2413 Và được phân bổ cho các hợp đồng Nợ TK 627: Chi tiết từng hợp đồng Có TK 142, 242: Một số ý kiến nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm Để hạ thấp giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh đòi hỏi công tác quản lý và kế toán chi phí sản xuất cũng như kế toán tính giá thành sản phẩm phải thật chặt chẽ, chính xác, phải thực hiện tiết kiệm vật tư, sử dụng có hiệu quả lao động, máy móc, thiết bị,... Trong thời gian thực tập tại xí nghiệp in I, công ty nhiếp ảnh và diafim, em đã tìm hiểu tình hình thực tế về quy trình sản xuất, đặc điểm kỹ thuật, công nghệ cũng như việc hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, em thấy rằng để hạ giá thành, xí nghiệp cần tập trung giải quyết theo những hướng sau: Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu Với một xí nghiệp in thì chi phí nguyên vật liệu luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm, bởi vậy tiết kiệm được chi phí nguyên vật liệu là giảm được một khoản chi phí đáng kể. Muốn vậy, trước hết, phải đề ra mức tiêu hao nguyên vật liệu hợp lý, giảm thiểu những khoản in hỏng, in sai, gấp lệch trang...Để thực hiện điều này, phải tích cực phân tích, kiểm tra định mức nhằm nâng cao ý thức tiết kiệm của công nhân sản xuất, có những hình thức thưởng cho các sáng kiến tiết kiệm nguyên vật liệu cũng như công nhân có ý thức tiết kiệm vật tư, đồng thời đưa ra các hình thức phạt như trừ lương, trừ thưởng đối với các trường hợp lãng phí nguyên vật liệu. Hơn nữa định mức phải thường xuyên được bổ xung, chỉnh sửa cho phù hợp với thực tế. Thứ hai, xí nghiệp nên chủ động tìm nguồn hàng mới với giá cả hợp lý, giảm các khoản chi phí thu mua, vận chuyển, bảo quản...Thứ ba, lựa chọn loại nguyên vật liệu phù hợp với từng hợp đồng. Ví dụ như giấy in có rất nhiều khổ giấy, sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng mà cũng có rất nhiều kích cỡ khác nhau, do vậy khi in nên chọn khổ giấy thích hợp để giấy thừa là ít nhất. Tại xí nghiệp, điều vẫn chưa được quan tâm nhiều, dẫn đến việc giấy thừa cắt bỏ rất nhiều, trở thành phế liệu và có giá trị không đáng kể, việc này làm tăng chi phí nguyên vật liệu, tăng giá thành sản xuất. Nâng cao năng suất lao động Thực hiện tăng năng suất lao động là mục tiêu của mọi doanh nghiệp, để có thể thực hiện tăng năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm, phải tăng cường cải tiến công nghệ, kỹ thuật sản xuất. Đồng thời không ngừng bồi dưỡng nâng cao kỹ năng lao động, trình độ kỹ thuật cho công nhân. Xem đây là yếu tố cơ bản quyết định đến chất lượng sản phẩm cũng như khuyến khích sự sáng tạo trong sản xuất của người lao động. Xí nghiệp cũng nên áp dụng các biện pháp làm giảm số giờ máy hỏng, cải thiện điều kiện làm việc cho công nhân viên, đưa việc sản xuất vào nề nếp, kỷ luật chung. Đồng thời làm cho người lao động cảm thấy gắn bó với xí nghiệp, có trách nhiệm hơn trong công việc bằng các chính sách đãi ngộ hợp tình, hợp lý. Tiết kiệm chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung bao gồm rất nhiều yếu tố như chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí mua ngoài... Tỷ lệ chi phí sản xuất chung trong giá thành sản phẩm thể hiện trình độ quản lý và tổ chức sản xuất của doanh nghiệp. Để có thể giảm bớt chi phí sản xuất chung, xí nghiệp phải tổ chức tốt sản xuất ở phân xưởng sao cho tiết kiệm điện, nước, sử dụng một cách tối ưu máy móc thiết bị, đầu tư mới dây chuyền sản xuất, giảm tối đa các máy móc cũ, hay hỏng hóc gây rối loạn quá trình sản xuất. Đồng thời giảm chi phí quản lý trong phân xưởng vì hiện nay tỷ lệ số lao động quản lý trong các phân xưởng vẫn còn cao.